INFORME DEFINITIVO DE LA AUDITORíA A LOS ESTADOS

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					 INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA REVISIÓN DE LA CUENTA
  RENDIDA EN EL SIREC Y RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS PRESENTADOS POR LA INSTITUCION EDUCATIVA
           EXALUMNAS DE LA PRESENTACION.




   Periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010




                       RAFAEL ENRIQUE BERNAL POVEDA
                              Contralor Municipal
                                     2011

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      cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
 INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA REVISIÓN DE LA CUENTA
  RENDIDA EN EL SIREC Y RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS, PRESENTADOS POR LA INSTITUCION EDUCATIVA
           EXALUMNAS DE LA PRESENTACION.




   Periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010




                              Comisión de auditoria
                         CARMEN SORAYA ARIZA SUAREZ
                                 Coordinadora

                     CAROL TATIANA VARGAS ORTIZ
                    GLORIA ANDREA PINZON PARADA
                Pasantes Universidad Cooperativa de Colombia




                           JOSE ROBERTO VASQUEZ
                     Director Técnico de Control fiscal Integral.




                       RAFAEL ENRIQUE BERNAL POVEDA
                              Contralor Municipal
                                     2011

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                                      TABLA DE CONTENIDO


              INTRODUCCION

1.            DICTAMEN

2.            NO FENECIMIENTO

3.            ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD
3.1           ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD
3.1.1.        Naturaleza Jurídica
3.1.2.        Normas Vigentes aplicables a la Institucion Educativa Exalumnas
              de la presentacion.
3.1.3.        Estructura Organizacional

3.2           ESTRUCTURA FILOSOFICA
3.2.1         Misión
3.2.2         Visión
3.2.3         Principios fundamentales

4.            RESULTADOS DE LA AUDITORIA
4.1           SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
4.1.1         Evaluar y calificar el sistema de control interno contable

4.2           SISTEMA DE CONTROL INTERNO
4.2.1         Seguimiento al sistema de control interno institucional.

4.3           ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTAL
4.3.1         Emitir Dictamen sobre la razonabilidad o no de los saldos
              reflejados en los estados financieros a 31 de diciembre de 2010,
              presentados por la Institución Educativa.
4.3.2         Evaluar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos a 31 de
              diciembre de 2010, teniendo en cuenta su buen manejo y
              disposición de los recursos.

4.4           REVISION DE LA CUENTA
4.4.1         Emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta
              presentada a 31 de diciembre de 2010.


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4.5          CONTRATACION
4.5.1        Evaluar el      grado de cumplimiento de los compromisos
             económicos y financieros propuestos por la Institución Educativa,
             la ejecución de los planes, programas y proyectos, durante el
             proceso contractual, en sus diferentes etapas (previa a la
             ejecución de los contratos, durante el desarrollo del contrato y una
             vez terminado), para establecer en términos de calidad, cantidad y
             oportunidad los resultados obtenidos de la contratación, durante la
             vigencia 2010.

4.6          PLAN DE MEJORAMIENTO
4.6.1        Evaluar el cumplimiento de las metas, de los planes de
             mejoramiento suscritos, producto de auditorías anteriores.

4.7          LEY 594 DE 2000
4.7.1        Verificar el cumplimiento de la ley 594 de 2000

4.8          QUEJAS, DENUNCIAS Y DERECHOS DE PETICION
4.8.1        Analizar, evaluar y dar respuesta a las quejas, denuncias                                             y/o
             derechos de petición que se remitan al grupo auditor.

4.9          HALLAZGOS
4.9.1        Hallazgos administrativos
4.9.2        Consolidación de hallazgo




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                                            INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de las funciones constitucionales y legales asignadas a La
Contraloría Municipal de Ibagué, en desarrollo de su Plan General de
Auditoria, y de conformidad al Memorando de Encargo emitido el 5 de
Agosto de 2011, mediante el cual el Director Técnico de Control Fiscal
Integral, solicita efectuar auditoria de revisión de la cuenta, rendida en el
SIREC y razonabilidad de los estados financieros a 31 de diciembre de
2010, presentados por la Institución Educativa Exalumnas de la
Presentacion, la comisión de auditoría realizó el trabajo encomendado
teniendo en cuenta los siguientes parámetros.

Se evaluó el Sistema de Control Interno de la entidad verificando la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005,
emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la guía
034 emitida por el Ministerio de Educación Nacional para todas las
Instituciones Educativas; el cual analiza el esquema que adoptó la
organización; el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, y
procedimientos; mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la
Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion, con el fin de procurar
que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con
las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas
trazadas por la dirección, en atención a las metas u objetivos previstos por la
misma. Esta evaluación se realizó a través de mesa de trabajo en la que
participaron funcionarios de la Institucion Educativa Exalumnas de la
Presentacion, y con la confrontación de los soportes por parte de la
comisión de auditoría. Igualmente se examinó el Sistema de Control Interno
Contable, teniendo en cuenta que los entes públicos requieren de controles
que garanticen su fiabilidad, transparencia, claridad y objetividad en su
gestión, como también en las operaciones y en la situación socioeconómica
de la información contable en los términos previstos en las normas
particulares aplicables a su presentación y difusión.

Se estableció que el Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Institucion
Educativa Exalumnas de la Presentacion, para la vigencia 2010, fue
aprobado mediante Acuerdo del Consejo Directivo número 005 del 26 de
Noviembre de 2009, por la suma de $147.421.000. durante la vigencia fiscal
2010, se realizaron adiciones al presupuesto de Ingresos en la suma de
$50.096.000; así mismo no presento reducciones, resultando como
apropiación definitiva la suma de $197.517.000. ejecutándose por valor de
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$147.421.000.; mientras el presupuesto de gastos tuvo créditos y contra
créditos por la suma de $7.550.000. y adiciones por valor de $50.096.000,
finalmente se ejecutó en la suma de $147.421.000

El Balance General refleja que el Activo y el Pasivo más Patrimonio de la
Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion, para la vigencia fiscal
2010, ascienden a la suma de $162.528.429. El estado de actividad
financiera, económica y social consolidado a 31 de diciembre de 2010 de la
Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion, presenta Ingresos por
valor $187.096.930, costo por ventas de servicios $170.768.468, obteniendo
como utilidad del ejercicio de $16.328.462.

Igualmente se efectuó seguimiento y evaluación del plan de mejoramiento
suscrito, por auditorías realizadas a los estados financieros vigencia 2009,
también se verificó el manejo del archivo constándose que se esta
implementando la Ley 594 de 2000. Este informe fue remitido a la Institución
como preliminar para que se efectuara la controversia respectiva, por lo cual
esta, ejerció el derecho de contradicciónel cual fue analizado por la comisión
de auditoria y aceptadas las observaciones que a criterio de la Contraloria
subsanaron algunos hallazgos. La Contraloría Municipal de Ibagué, espera
que este informe contribuya a su mejoramiento continuo y con ello a una
eficiente administración de los recursos públicos, que le son entregados para
su administración, lo cual conllevara al mejoramiento de la calidad de vida,
de la comunidad Ibaguereña, en especial a las niñas y jóvenes de los
estratos 1,2 y 3 de la ciudad de Ibagué.




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                                            1.      DICTAMEN

                                                       Ibagué, 14 de septiembre de 2011


Especialista
JAVIER ECID VÁZQUEZ RODRIGUEZ
Rector Institución Educación
Exalumnas Presentación
Ibagué - Tolima


La Contraloría Municipal de Ibagué con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria a
los estados financieros con cierre a 31 de diciembre de 2010, presentados
por la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación, el examen del
Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y
Ambiental, mediante la comprobación de las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a los procedimientos
aplicables de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública, la evaluación del
Sistema de Control Interno, así como la evaluación al Sistema de Control
Interno Contable.

Es responsabilidad de la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación,
el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la
Contraloría Municipal de Ibagué. La función de la Contraloría consiste en
emitir la opinión, que incluye en pronunciamientos sobre el acatamiento a las
disposiciones de la Contaduría General de la Nación, la calidad y eficiencia
del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la razonabilidad de los
Estados Contables.

Nuestro examen fue practicado de acuerdo con normas y procedimientos de
auditoría acordes con la normatividad expedida por la Contraloría Municipal
de Ibagué, las cuales son compatibles con las de aceptación general,
requiriéndose para ello, la planificación y realización de nuestro trabajo, con
el objeto de lograr un razonable grado de seguridad, para fundamentar la
opinión de los Estados Financieros presentados a 31 de diciembre de 2010,
la auditoria comprendió el examen basado en pruebas y evidencias que
respaldan las cifras y las informaciones reveladas en los estados financieros,
así como la evaluación de los principios de contabilidad aplicados,

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verificación de las estimaciones de importancia realizadas por la Institución
Educativa y análisis sobre la presentación general de los estados financieros.

Evaluación Control Interno contable

En las políticas, procesos y procedimientos contables se definen de manera
general los usuarios del proceso contable a quienes se les debe suministrar
los productos de este; no se cuenta con un cronograma que defina como
debe fluir la información al proceso contable, que fije la periodicidad y las
fechas de entrega del mismo; los costos se registraron interpretándose de
manera diferente a lo establecido en concepto emitido por la Contaduria
General de la Nación.

Se desconoce los tratamientos contables diferenciales existentes entre
entidades del gobierno general y empresas publicas, se posee un software
pero no se cuenta con un ambiente integrado de la información.

Las notas explicativas a los estados contables no cumplen con las
formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, puesto
que son generales y no explican exactamente los hechos ocurridos con cada
cuenta; el contenido de las notas a los estados contables no revela en forma
suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que
corresponde, no se realiza la revelación de la información cualitativa y
cuantitativa de manera esepcifica; en cuanto a la verificación de la
consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados
en los estados contables, al respecto falto la nota numero 8.

No se cuenta con un área contable debidamente estructurada de
conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura
organizacional de la Institución Educativa, asi mismo una sola persona es la
encargada de las actividades de tesorería, almacen y contabilidad, cuenta
con una contrista contadora para el registro y manejo de la contabilidad.

Estados financieros

Se registro como costo los pagos realizados por la prestación de servicos a
los contratistas que realizan operaciones administrativas de planeación y
apoyo logístico, sin que se deban considerar como costos, igualmente no
esta documentado el procedimiento para realizar la asignación de costos
como lo establece el concepto emitido por la Contaduira General de la
Nación entregado por la Institución.


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Efectuado el Análisis de los Estados Financieros Básicos presentados por la
Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion, a 31 de diciembre del
2010, se obtuvo como resultado calificación satisfactorio en la Evaluación al
Sistema de Control Interno Contable, se realizo examen selectivo al Balance
General y al Estado de la Actividad financiera, Económica, Social y
Ambiental, asi como a los soportes y libros de contabilidad correspondientes
a 31 de diciembre de 2010, determinándose que los Estados Financieros de
la entidad Auditada presentan RAZONABLEMENTE la situación financiera
excepto por la cuenta de costos de venta ,la cual se encuentra
sobreestimada.


Cordialmente,




                                                         DIANA YARITZA CUBILLOS R
                                                         Contralor Municipal ( E )


Reviso: José Roberto Vásquez, Director Técnico Control Fiscal integral.
VoBo. Maria Margarita Lombana Nuñez, Jefe oficina Asesora Jurídica
Elaboró: Carmen Soraya Ariza Suarez




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                                               150.01.P03.
                                     Código                  Fecha Emisión   01-06-2011
          AUTO DE FENECIMIENTO O                   F01
          NO DE LA CUENTA FISCAL     Versión        04          Pagina        10 de 84




                          2.   NO FENECIMIENTO

                  AUTO DE NO FENECIMIENTO No. 016
                    FECHA: Septiembre 14 de 2011


ENTIDAD:                           INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS
                                   DE LA PRESENTACION
REPRESENTANTE LEGAL:               JAVIER ECID VÁZQUEZ RODRIGUEZ
CARGO:                             RECTOR
PERIODO DE LA CUENTA:              Vigencia 2010


Una vez analizada y evaluada la información de la cuenta de la Institución
Educativa se identificaron inconsistencias, que afectaron el desarrollo normal
y eficiente de dicha entidad, por lo tanto se debe proceder a hacer los
correctivos por parte de la entidad, siendo las siguientes:

Sistema de Control Interno:

El resultado de la evaluación del control interno contable fue satisfactorio,
obteniendo para cada una de las etapas que comprenden el Proceso
Contable la calificación mencionada; encontrándose las siguientes
debilidades entre otras:

    Las políticas, procesos y procedimientos contables se definen de
     manera general los usuarios del proceso contable a quienes se les
     debe suministrar los productos de este; no se cuenta con un
     cronograma que defina como debe fluir la información al proceso
     contable, que fije la periodicidad y las fechas de entrega del mismo.
    Los costos se registraron interpretándose de manera diferente a la
     norma, lo cual fue confirmado mediante concepto allegado por la
     Contaduria General de la Nación.
    Se desconoce los tratamientos contables diferenciales existentes entre
     entidades del gobierno general y empresas publicas.
    Se posee un software pero no se cuenta con un ambiente integrado de
     información.
    Las notas explicativas a los estados contables no cumplen con las
     formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública,
     puesto que son generales y no explican exactamente los hechos
                                              150.01.P03.
                                    Código                  Fecha Emisión   01-06-2011
          AUTO DE FENECIMIENTO O                  F01
          NO DE LA CUENTA FISCAL    Versión        04          Pagina        11 de 84

     concurridos con cada cuenta; el contenido de las notas a los estados
     contables no revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo
     y cuantitativo físico que corresponde, no se realiza la revelación de la
     información cualitativa y cuantitativa de manera esepcifica.
    En cuanto a la verificación de la consistencia entre las notas a los
     estados contables y los saldos revelados en los estados contables, al
     respecto falto la nota numero 8.
    Se evidencio que no se cuenta con un área contable debidamente
     estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico
     y estructura organizacional de la Institución Educativa, asi mismo una
     sola persona es la encargada de las actividades de tesorería, almacen y
     contabilidad, cuenta con una contrista contadora para el registro y
     manejo de la contabilidad.

En cuanto al control interno institucional se evidenciaron las siguientes
inconsistencias:

    No se realiza inducción a los contratista.
    No se elaboró informe consolidado del proceso de inducción.
    No esta documentado la evaluación de la inducción, por parte de los
     funcionarios.
    El normograma, no se ha actualizado.
    Se tienen definidos, los controles preventivos y correctivos pero no se
     encuentran documentados.
    Se evidencio que la información de respuesta no es controlada en el
     libro radicador.

Cuenta Rendida en el SIREC:

Estudiados formatos del SIREC se evidenció que: En el formato numero 2A
resumen caja menor, se diligencio los saldos de las cuentas caja menor y
bancos sin que corresponda; en el formato numero 4 polizas de
aseguramiento se registran dos polizas, al verificar con los documentos
soportes solo existe una. El Plan Anual de Caja, no se presenta como un
acto administrativo que lo formalice. El Acto Administrativo de constitución
de la caja menor, la Resolución numero 001 del 18 de enero de 2010, por el
cual se apertura la caja menor para el periodo del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2010, en la parte motiva y considerando b, se registra el
Decreto 1857 de 1994, sin tener en cuenta que el mismo fue derogado con
el Articulo 21 del Decreto 4791 de 2008. La entidad auditada reporto al
SIREC un Plan de Compras por el periodo de Enero a Diciembre de 2010,
que no coincide en cifras tanto en lo proyectado como en lo ejecutado, este
                                               150.01.P03.
                                     Código                  Fecha Emisión   01-06-2011
          AUTO DE FENECIMIENTO O                   F01
          NO DE LA CUENTA FISCAL     Versión        04          Pagina        12 de 84

último presenta un valor de $181.986.919,00, con respecto a la Ejecución
Presupuestal de Gastos, que contempla un compromiso y pago por valor de
$187.241.504,00; presentándose una diferencia de $5.254.685,00; no
obstante, en el transcurso de la auditoria, los responsables señalaron, que
esta situación corresponde a error en la parametrización del sistema.

De conformidad a lo expuesto en el parrafo anterior y en el cuerpo de este
informe, la cuenta serindió la cuenta en los formatos correspondientes,
encontrandose inconsistencias, consolidadas en hallazgos Administrativos.

Control Financiero :

Ante los resultados que arrojó la aplicación del cuestionario de control interno
contable y la verificación de los respectivos documentos soportes, Se
determinó que falta el pago de estampillas procultura y proancioanos en las
compras realizadas por caja menor según lo establecido en los Acuerdos
Municipales números 007 y 011 de 2009. Los pagos realizados por la
prestación de servicios a los contratistas que realizan operaciones
administrativas de planeación y apoyo logístico no se deben considerar como
costos, igualmente no esta documentado el procedimiento para realizar la
asignación de costos como lo establece el concepto emitido por la
Contaduira General de la Nación entregado por la Institución.

Por lo expuesto consideró el grupo auditor, que el balance correspondiente a
la vigencia auditada, es razonable ecepto por las inconsistencias ques e
evidenciaron y se reflejan en el cuerpo del informe.

Control de la Contratación:

La entidad auditada rindió el respectivo formato relacionado con la
contratación a través del SIREC, el grupo auditor practicó ejercicio fiscal a
dicha información, encontrándose que: Las ordenes de prestación de servicio
que celebra la entidad, no presentan la documentación técnica necesaria
para garantizar la buena utilización de los recursos, en lo que tiene que ver
con planos y especificaciones técnicas. La entidad no archiva registro
fotográfico ni bitácora de los trabajos junto con las órdenes de pago, lo cual
dificulta la identificación de cada uno de ellos.
                                                150.01.P03.
                                      Código                  Fecha Emisión   01-06-2011
            AUTO DE FENECIMIENTO O                  F01
            NO DE LA CUENTA FISCAL    Versión        04          Pagina        13 de 84

Control de Legalidad:

Por lo expuesto en el informe se evidencio incumplimiento al Regimen de
Contabilidad Publica, Acuerdos del Concejo Municipal números 011 y 007 de
2009, Decreto 4791 de 2008 y Decreto 111 de 1996.

Cumplimiento a la Ley de Archivo:

La Institución Educativa por falta de espacio y personal sin embargo se ha
logrado organizar el archivo de gestión y el archivo central, ya que la gestión
documental no es la mejor por la falta de personal y espacio, y en próximos
días de acuerdo a la documentación apórtala obtendrá la aprobación de las
tablas de retención documental.

Hallazgos

Se evidenciaron hallazgos administrativos, durante el desarrollo del
procedimiento de auditoria de la Rendición          de la Cuenta      SIREC,
Certificación y razonabilidad de los Estados Financieros presentados por la
Institución Educativa Exalumnas de la Presentación por el periodo
comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2010.

Concepto sobre el No Fenecimiento

Por lo descrito en los párrafos anteriores NO SE FENECE la cuenta rendida
por la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación, correspondeinte
al periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010.


Atentamente,




                                       JOSE ROBERTO VASQUEZ
                                       Director Técnico Control Fiscal Integral


Elaboro: Carmen Soraya Ariza Suarez
                       3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD


3.1            ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

3.1.1          Naturaleza Jurídica

La Institución Educativa Exalumnas de la presentación es una entidad
publica de carácter municipal con Nit.800.018.761-8, Registro Educativo
Numero 10011676 Código ICFES 030106 Código Dane 17300100341,
domicilio: 1° Numero 62-62 Barrio Jordán de Ibagué, departamento del
Tolima, dirigido por la comunidad católica de la Hermana Dominicas de la
presentación hasta mediados del mes de Julio de 2008 según resolución
Numero 81-1139 de la Secretaria de Educación de Municipio de Ibagué por
medio de la cual es aceptada la renuncia al cargo de Directivo – Docente
como Rectora de la Hermana Myriam Eugenia Gómez Bermeo, pasando la
rectoría a cargo del Laico JAVIER ECID VASQUE RODRIGUEZ,
establecimiento educativo de carácter académico y técnico.

El compromiso social de un gran número de Exalumnas del Colegio de la
Presentación del Centro de Ibagué, encabezado por la Hermana Elisa
Londoño, superiora provincial de la Comunidad de las Hermanas Dominicas
de la Presentación y por la Hermana Mabel Jaramillo, coordinadora de las
Exalumnas, fue la semilla sembrada que dio fruto en el Barrio Jordán de
Ibagué, donde hoy funciona esta Institución, construida con ayudas de la
Comunidad de La Presentación, del gobierno Departamental y de las
Exalumnas, obra reconocida y valorada por la ciudadanía. El primer paso fue
conseguir el terreno; el doctor Daniel Jáuregui, gerente del Instituto de
Crédito Territorial, hizo donación del lote de terreno, por solicitud realizada
por la Hermana Elisa, lo cual se hizo mediante escritura pública, previa
presentación de los requisitos indispensables para estos casos, diligencia
hecha por parte de la Asociación “Exalumnas de La Presentación”.

En el año 1963, mes de noviembre se hace la bendición de la primera piedra,
como inicio a la fundación de la Concentración Escolar Exalumnas de la
Presentación de Ibagué, en terreno cedido por el Inscredial –
medianteescritura pública - ante las gestiones realizadas por egresadas del
Colegio de la Presentación de la Plaza de Bolívar de Ibagué y las Hermanas
Dominicanasde la Presentación. En el año 1967, por Resolución 134 del 29
de mayo de la Secretaría de Educación del Tolima se da la Licencia de
funcionamiento de los grados deprimero a cuarto de bachillerato, con el
      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
           cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                     14
nombre para el bachillerato, de Colegio Exalumnas de la Presentación. En el
año de 1981, el Colegio cuenta con la Básica primaria y la Básica Secundaria
completa y el nivel de Media. El Decreto 1457 de octubre de 1981 de la
Gobernación del Tolima, crea el Colegio Exalumnas de la Presentación y se
legaliza la planta de personal Docente y Administrativo oficial, para laborar en
éste plantel. En el año de 1982 por Resolución No. 1522 del 22 de febrero
del M.E.N., seaprueban los estudios por ese año, de los grados sexto a
undécimo y el Colegio puede expedir título de bachillerato académico. En el
año 1983 por Resolución No. 22828 del 14 de diciembre del M.E.N. se
legaliza la adscripción al C.A.S.D., y el Colegio es autorizado para otorgar EL
TITULO DE BACHILLER, en las modalidades C.A.S.D., hasta cuando esté
vigente la adscripción.

En el año 1994, por Resolución 370 del 21 de julio de la Gobernación el
Tolima y aclarada por la Resolución No. 714 del 21 de noviembre de 1994,
expedida por la Gobernación del Tolima, se aprueban los estudios de los
grados sexto a undécimo hasta el año 2001. El Colegio puede otorgar el
título de bachiller en media académica con énfasis en ciencias naturales y
media técnica con especialidades en industrial, salud y comercial, mientras
exista la adscripción al C.A.S.D. En el año 2002, 26 de julio, con la
expedición de la Resolución No. 0751, de la Secretaría de Educación del
Tolima, se fusiona la Concentración Escolar Exalumnas de la Presentación
con el Colegio Exalumnas de la Presentación y queda una sola razón social:
Institución Educativa Exalumnas de la Presentación y que atiende los niveles
de Preescolar, Básica (Ciclos de primaria y secundaria) y Media.

Las Resoluciones 714 de 1994, 270 de 2004 y 81-1710 de noviembre 10 de
2006 que autoriza y aprueba los estudios en los niveles de educación
Preescolar con grado de transición, Educación Básica ciclo Primaria y
secundaria (grados 1° a 9°) y Educación media Académica (grados 10| y 11°)
con especialidad en procesamiento de datos. Resolución numero 0751 de
julio 26 de 2002 de la Secretaria de Educación y Cultura del Tolima modifica
parcialmente la razón social quedando como INSTITUCION por fusión con la
concentración escolar Exalumnas de la Presentación. El manejo financiero y
presupuestal conforme al Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008 del
Ministerio de Educación Nacional y ley 715.

La INSTITUCIÓN EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESETNACIÓN, Se
encuentra ubicada en la CRA 1ª #62-62 barrio Jordán 1 Etapa, teléfono
2748904, correo Electrónico ex.presentacion@hotmail.com

3.1.2 Normas Vigentes aplicables a la Institución Educativa

     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    15
              Leyes
                 NORMA                                                         OBJETO
Constitución Política de Colombia.                La norma que rige la normatividad Colombiana.
Ley 115 de 1994                                   Ley General de Educación.
                                                  Estatuto      general      de    contratación        de     la
Ley 80 de 1993
                                                  administración publica.
                                                  Por la cual se establecen normas para el ejercicio
Ley 87 de 1993                                    del Control Interno en las entidades y organismos
                                                  del Estado y se dictan otras disposiciones.
                                                  Regulación del ejercicio de la función administrativa
Ley 489 de 1998                                   determinante de la estructura y definición de los
                                                  principios y reglas básicas de la organización y
                                                  funcionamiento de la Administración Pública.
                                                  Establece las reglas y principios generales que
Ley 594 de 2000,
                                                  regulan la función archivística del estado.
                                                  Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de
                                                  recursos y competencias de conformidad con los artículos
                                                  151, 288, 356 y 357, (Acto Legislativo 01 de 2001) de la
Ley 715 de 2001
                                                  Constitución Política y se dictan otras disposiciones para
                                                  organizar la prestación de los servicios de educación y
                                                  salud, entre otros.
Ley 734 de 2002                                   Código Único Disciplinario.
                                                  Marco fiscal a mediano plazo, se constituye en
                                                  instrumento de planeación fiscal municipal que
Ley 819 de 2003
                                                  permite asegurar la sostenibilidad de la deuda
                                                  pública.
                                                  "Por la cual se fijan parámetros y criterios para organizar el
                                                  sistema de evaluación de resultados de la calidad de la
Ley 1324 de 2009                                  educación, se dictan normas para el fomento de una
                                                  cultura de la evaluación, en procura de facilitar la
                                                  inspección y vigilancia del Estado y se transforma el Icfes".
                                                  "Por medio de la cual se regula lo atinente a los requisitos
                                                  y procedimientos para ingresar al servicio educativo estatal
Ley 1297 de 2009                                  en las zonas de difícil acceso, poblaciones especiales o
                                                  áreas de formación técnica o deficitarias y se dictan otras
                                                  disposiciones."

              Decretos
                 NORMA                                                         OBJETO
Decreto 2277 de 1979                              Estatuto docente.
                                                  Reglamenta parcialmente la ley 115 en los aspectos
Decreto 1860 de 1994
                                                  pedagógicos y organizativos generales.
                                                  Por el cual se reglamenta la atención educativa para
Decreto 2082 de 1996                              personas con limitaciones o con capacidades o talentos
                                                  excepcionales.
Decreto 1278 de 2002                              Estatuto de profesionalización docente.
                                                  Por el cual se reglamenta la organización de la jornada
                                                  escolar y la jornada laboral de directivos docentes y
                                                  docentes de los establecimientos educativos estatales de
Decreto 1850 de 2002
                                                  educación formal administrados por los departamentos,
                                                  distritos y municipios certificados y se dictan otras
                                                  disposiciones.
                                                  Por el cual se dictan normas en materia de currículos,
Decreto 230 de 2002
                                                  evaluación y promoción de los educandos y la evaluación
      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
           cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                     16
                 NORMA                                                         OBJETO
                                                  institucional.
                                                  Por el cual se reglamenta el articulo 22 de la ley 715 de
Decreto 3222 de 2003                              2001 en relación con traslados de docentes y directivos
                                                  docentes de los establecimientos educativos estatales.
                                                  Por el cual se organiza el sistema de calidad de formación
Decreto 2020 de 2006
                                                  para el trabajo. (educación no formal)
                                                  Por el cual se establece el procedimiento para la fijación o
                                                  reajuste de tarifas de matrículas, pensiones y cobros
                                                  periódicos para establecimientos educativos privados de
Decreto 529 de 2006
                                                  educación preescolar, básica y media clasificados en el
                                                  régimen de libertad regulada, y se dictan otras
                                                  disposiciones.
                                                  Por el cual se reglamenta el ejercicio de la suprema
Decreto 907 de 1996
                                                  inspección y vigilancia del servicio publico educativo.
                                                  Por el cual se reglamenta la organización y funcionamiento
                                                  de los programas de educación para el trabajo y el
Decreto 3870 de 2006
                                                  desarrollo humano en el área de idiomas y se establecen
                                                  las condiciones mínimas de calidad.
Decreto 2170 de 2002                              Reglamentario de contratación estatal.
Decreto 841 de 1990 reglamenta la ley             Creación BPPIM.
38 de 1989
                                                  Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 11, 12,
                                                  13 y 14 de la Ley 715 de 2001 en relación con el fondo de
Decreto 4791 de 2008
                                                  servicios educativo de los establecimientos educativos
                                                  estatales.

              Acuerdos
                   NORMA                                                            OBJETO
Acuerdo 007 de 2009                                          Por el cual se reglamenta el uso de estampillas
                                                             Procultura del Municipio de Ibagué.
Acuerdo 0011 de 2009                                         Por el cual se reglamenta el uso de estampillas
                                                             Pro dotación y funcionamiento de los centros de
                                                             bienestar del adulto mayor en el Municipio de
                                                             Ibagué.
Acuerdo 005 de noviembre 26 de 2009                          Por medio del cual se expide el presupuesto de
                                                             ingresos y egresos del fondo de servicios
                                                             educativos del plantel para el periodo fiscal
                                                             comprendido entre el 1 de enero y el 31 de
                                                             diciembre de 2010.
Acuerdo 005 de 29 de julio de 2010                           Por el cual se adopta el manual de contratación
                                                             de la Institución Educativa de Exalumnas de la
                                                             presentación.

              Resoluciones
                 NORMA                                                        OBJETO
                                                  Por la cual se organiza el proceso de matrícula oficial de la
Resolución 5360 de 2006                           educación preescolar, básica y media en las entidades
                                                  territoriales certificadas.
                                                  Por la cual se adopta el manual de evaluación y
Resolución 4444 de 2006                           clasificación de establecimientos educativos privados.

Resolución 4434 de 2006                           Por la cual se establecen las condiciones y mecanismos
                                                  para la validación de los modelos de gestión de calidad de
      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
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                                                                                                                     17
                 NORMA                                                        OBJETO
                                                  los establecimientos de educación preescolar, básica y
                                                  media.
                                                  Por la cual se establecen directrices, criterios y
                                                  procedimientos para la prestación del servicio educativo a
Resolución 2620 de 2004                           niños, niñas y jóvenes desvinculados del conflicto armado
                                                  y menores de edad hijos de personas desmovilizadas de
                                                  grupos armados al margen de la ley.
                                      Por la cual se reglamenta el artículo 5 numeral 5.3 de la
                                      ley 715 de 2001 en relación con la asignación de recursos
                                      a las entidades territoriales para ampliar y mantener
Resolución 1457 de 2006               cobertura de la población vulnerable, mediante la
                                      contratación de la prestación del servicio educativo, se
                                      determinan criterios para su aplicación y se dictan otras
                                      disposiciones.
                                      Por la cual se establecen las directrices, criterios,
Resolución 1515 de 2003               procedimientos y cronograma para la organización del
                                      proceso de asignación de cupos y matrícula para los
                                      niveles de preescolar, básica y media de las instituciones
                                      de educación formal de carácter oficial.
                                      Por la cual se establecen parámetros y criterios para la
Resolución 2565 de 2004               prestación del servicio educativo a la población con
                                      necesidades educativas especiales.
                                      Por la cual se modifica parcialmente la resolución 277 de
Resolución 7170 de 2006
                                      febrero 17 de 2003.
                                      Por la cual se establece reglas generales para la
Resolución 4210 de 1996
                                      organización y el funcionamiento del servicio social
                                      estudiantil obligatorio
                                      Por medio de la cual se establecen las condiciones del
                                      reporte de información para la implementación de la
Resolución 166 de 2003
                                      primera etapa del sistema de información del sector
                                      educativo.
                                      Por la cual se adoptan acciones para el fomento de la
Resolución 7.1-2985 de 2009           lectura en las Instituciones Educativas Oficiales del
                                      municipio de Ibagué.
                                      Por la cual se reglamenta la metodología para el Acta de
Resolución Orgánica numero 008 del 19
                                      Informe de Gestión y se modifica parcialmente la
de junio de 2007
                                      resolución orgánica 014 de 2006.
                                      Por la cual se deroga la Res. 7.1-2866 y se establece el
Resolución 7.1-3435 de 2009           calendario académico para las instituciones y centros
                                      educativos oficiales de Ibagué para el año 2010.
                                      Por medio de la cual se reglamenta la rendición de la
                                      cuenta, su revisión y se unifica la información que se
Resolución numero 020 de 2010
                                      presenta a la Contraloría Municipal de Ibagué.




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3.1.3          Estructura Organizacional




3.2            ESTRUCTURA FILOSOFICA

3.2.1          Misión

Somos una comunidad Educativa Oficial al servicio de la niñez y de la
juventud que forma para el mundo laboral y de la ciencia, mediante el
desarrollo de los principios del Evangelio y los valores propios de la cultura
      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
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ciudadana democrática para promover mujeres constructoras de familia y
sociedad.

3.2.2        Visión

En el año 2015 la Institución educativa Exalumnas de la Presentación
contara con un sistema de gestión de calidad reconocido a nivel local,
regional y nacional, formando desde los principios del Evangelio, mujeres
líderes para el mundo laboral, de la ciencia, la tecnología y la conservación
del medio ambiente

3.2.3 Principios fundamentales

       En Jesús como nuestro Maestro y guía principal.
       En los valores que nos brinda el Evangelio y que son fundamentales
        para la formación de nuestras niñas.
       En que las niñas son seres humanos individuales y diferentes.
       En que la escuela es un espacio donde se educa y se forma al ser
        humano.
       Que la Educación es l base fundamental del progreso de los pueblos.
       Que la pedagogía es uno de los pilares fundamentales para tener éxito
        en la educación y formación de las niñas.
       En que la Institución posee un equipo docente y administrativo idóneo
        capaz de brindar una educación de calidad a las niñas.
       Que nuestras niñas estudiantes son personas nobles, humildes con
        buenos sentimientos y siempre dispuestas a adquirir los
        conocimientos.
       En la capacidad de inteligencia de nuestras niñas para captar los
        conocimientos impartidos.
       En la calidad de los conocimientos científico orientado por nuestros
        docentes.




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                                4. RESULTADO DE LA AUDITORIA


4.1            SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

4.1.1          Evaluar y calificar el sistema de control interno contable

              Analizar la operativa del sistema de control interno contable
               existente.

En cumplimiento de las funciones constitucionales y legales que se le han
asignado a la Contraloría Municipal de Ibagué, se efectúo la evaluación del
control interno contable previa aplicación del cuestionario contenido en el
formulario CGN2007 Control Interno Contable, con corte a 31 de diciembre
de 2010, basándose en la respuesta entregada por la Contadora contratada
por la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación a cada una de las
preguntas y verificación de algunos documentos soportes, se efectúo la
calificación, con el fin de verificar la aplicabilidad del Régimen de
Contabilidad Pública, con las limitantes que pudieran existir para la
respectiva calificación a 31 de diciembre de 2010, se observa que la
Institución presenta oportunamente los formatos que requiere la Contuduria
General de la Nación, Formato CGN 2005_001 catalogo de cuentas informe
que se rinde cada tres meses a la Secretaria de Hacienda para ser
consolidado y remitido a la Contaduría, con este se presenta el CGN
2005_002, el FUT_ Ingresos y FUT_ Gastos Funcionamiento, Estado de
Cambios en el Patrimonio, con el fin de que consolide su información en los
Estados Financieros del Municipio de Ibagué.

Este análisis corresponde al grado de cumplimiento y efectividad de cada
acción de control, según sea que se cumpla plenamente, en alto grado,
aceptablemente, insatisfactoriamente, o no se cumple; contando con rangos
de interpretación de los resultados obtenidos en la calificación de: Adecuado,
satisfactorio, deficiente e inadecuado según el caso.

              EVALUACIÓN DEL CONTROL
NÚMERO                                                    PUNTAJE OBTENIDO                INTERPRETACIÓN
              INTERNO CONTABLE
          1   CONTROL INTERNO CONTABLE                               3,50                  SATISFACTORIO
        1.1   ETAPA DE RECONOCIMIENTO                                3,40                  SATISFACTORIO
      1.1.1     IDENTIFICACIÓN                                       3,50                  SATISFACTORIO
      1.1.2     CLASIFICACIÓN                                        3,30                  SATISFACTORIO
      1.1.3     REGISTRO Y AJUSTES                                   3,60                  SATISFACTORIO
        1.2   ETAPA DE REVELACIÓN                                    3,80                  SATISFACTORIO
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                                                                                                                     21
            EVALUACIÓN DEL CONTROL
NÚMERO                                                  PUNTAJE OBTENIDO                INTERPRETACIÓN
            INTERNO CONTABLE
              ELABORACIÓN DE ESTADOS
    1.2.1   CONTABLES Y DEMÁS
            INFORMES                                               4,00                  SATISFACTORIO
              ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN
    1.2.2   Y COMUNICACIÓN DE LA
            INFORMACIÓN                                            3,50                  SATISFACTORIO
            OTROS ELEMENTOS DE
      1.3   CONTROL                                                3,30                  SATISFACTORIO
    1.3.1     ACCIONES IMPLEMENTADAS                               3,30                  SATISFACTORIO


En el cuadro se observa el promedio de calificación obtenida por la
Institucion Educativa, cuyo resultado de la evaluación del control interno fue
satisfactorio, obteniendo para cada una de las etapas que comprenden el
Proceso Contable la calificación mencionada.

A continuación se especifica cada una de las etapas del proceso y la
calificación obtenida por la Institución Educativa, detallando dentro de cada
una de estas etapas las actividades que la componen, la calificación de las
acciones de control y el promedio de calificación obtenida.

            Etapa de reconocimiento.

De conformidad con lo establecido en el Régimen Contabilidad Pública, el
Reconocimiento es la etapa mediante la cual se efectúa la captura de los
datos teniendo en cuenta la realidad económica y jurídica, es un análisis
desde la óptica del origen, la aplicación de recursos y el proceso de
incorporación a la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos
de medición, que incluye el reconocimiento inicial de las transacciones,
hechos u operaciones, así como las actualizaciones de valor que se realicen
durante la ejecución del proceso, la cual obtuvo calificación de satisfactorio.

La etapa de reconocimiento se ejecuta con las siguientes actividades:

            Identificación

Corresponde a la actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos,
transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica,
social y ambiental, y por lo tanto deben ser objeto de reconocimiento y
revelación. Con esta acción se busca evaluar que la totalidad de los hechos,
transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable.

Esta tarea revela una valoración de 3.5, lo que quiere decir que esta
actividad obtuvo como resultado satisfactorio. Sin embargo se hace
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necesario emprender acciones encaminadas al mejoramiento de los
aspectos contenidos para esta labor.

             Fortalezas

Se observa en los soportes y los resultados de la encuesta que:

Se tiene identificados los productos del proceso contable; igualmente se
identifican los productos de los demás procesos que constituyen insumos
para este proceso; se identifican los procesos que generaran transacciones,
hechos y operaciones y que se constituyen en proveedores; los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad son
de fácil medición monetaria; las cifras existentes en los estados financieros,
informes y reportes contables se encuentran soportados con el documento
idóneo, se tiene formato en el cual se observa las fechas para la rendición de
los informes y entrega de la información.

             Debilidades

En las políticas, procesos y procedimientos contables se definen de manera
general los usuarios del proceso contable a quienes se les debe suministrar
los productos de este; no se cuenta con un cronograma que defina como
debe fluir la información al proceso contable, que fije la periodicidad y las
fechas de entrega del mismo; los costos se registraron interpretándose de
manera diferente a la norma , lo cual fue aclarado durante el proceso auditor
mediante concepto allegado por la Contaduria General de la Nación,
solicitado por el Asesor apoyo a la Gestión, contratista de la Institución.

En la controversia emitida el dia 8 de septiembre la Institución Educativa,
allega tablero de control de informes de gestión fianciera, el cual fue aportado
durante el proceso auditor, estudiado por la comisión de auditoria
determinandose que efectivamente se muestra los ususarios de proceso de
manera general, se tiene registrada las fechas de presentación de los
informes o plazo de rendición, más no se especifica cuando debe ser
entregado para registro y revelación del proceso contable como tal, para
poder cumplir con los plazos reflejados. En cuanto al registro de los costos
efectuado por la Institución Educativa esta claramente expuesta esta
situación en el analísis efectuado por el Ente de control a los folios 39 y 40
del informe preliminar; por lo tanto se mantiene el hallazgo debiéndose incluir
en el plan de mejoramiento. Este se registra como hallazgo administrativo
numero 1, en el informe remitido.


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             Clasificación

Acción mediante la que, de acuerdo con las características del hecho,
transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación
conceptual según el Catálogo General de Cuentas. Esta actividad evalúa que
el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con
todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.

Esta operación, obtuvo como resultado en la evaluación una calificación de
3.30, lo que quiere decir que alcanzo rango de satisfactorio.

             Fortalezas

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la
entidad contable publica son de fácil y confiable clasificación en el catalogo
general de cuentas; son adecuadas las cuentas utilizadas para la
clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por el
ente contable.

             Debilidades

Debe analizarse lo referente a la conciliación periódica de saldos recíprocos
con otras entidades públicas, puesto que no se esta considerando esta
información, por lo cual no se están realizando. Igualmente los costos se no
se clasificaron adecuadamente de acuerdo a la interpretación dada por la
Institución Educativa. Respecto a lo expuesto por la Institución en la
controversia, no es de recibo del ente de control las afirmaciones realizadas,
puesto que a los 39 y 40 se realiza el análisis de la clasificación de los
cosotos la cual no concuerda con el concepto emitido por la Contaduria
Genral de la Nación, respecto a los procedimeitnos que se deben efectuar,
respetuosamente les sugerimos consultar la GUIA FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS DEL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL, la cual en el
numeral d. los remite a los procedimientos y estandarización emitidos por la
Contaduira General de la Nación, quien es el ente emisor y regular de la
gestión contable para los entes públicos de nuestro país.Por lo expuesto se
mantiene el hallazgo debiéndose programar las acciones de mejoramiento
requeridas. Se enumero como hallazgo numero 2 en el informe preliminar.

             Registro y ajustes

Labor en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan
los registros en los libros respectivos, también se debe realizar la verificación
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de la información producida durante las actividades precedentes del proceso
contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la
revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así
las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse
atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

Para efectos del Registro, las entidades contables públicas deben establecer
las bases de evaluación que sean aplicables en aras de tasar
adecuadamente las magnitudes físicas o monetarias de los recursos.

             Fortalezas

Esta actividad la Institución, logro calificación de 3.60 durante la vigencia
2010; se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las
áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos
de la Institución.

             Debilidades

Se desconoce los tratamientos contables diferenciales existentes entre
entidades del gobierno general y empresas publicas, se posee un software
pero no se cuenta con un ambiente integrado de información.

La Institución en la controversia remite pantallazos del software SYSCAFE
OFICAL, en la cual se observa, los modulos para el amnejo delos registros
de contabilidad, tesorería y presupuesto, faltando lo relativo a los
movimientos de almacen. En cuanto al manejo de los tratamientos
diferenciales en la encuenta aplicada la contadora manifestó que no se
tenían estos, por lo cual es importate que se analice por parte delos
profesionales contratados, el procedimeitno adecuado para la Insttiución de
manejar estos de acuerdo a las normas y procedimientos emitidos por la
Contaduria General de la Nación ente encargo de estas.Por lo expuesto se
mantiene el hallazgo, y se identifico como hallazgo numero 3, en el informe
preliminar.

             Etapa de revelación.

El Régimen de Contabilidad Pública, define la Revelación como la etapa que
sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la
capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en
estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y
comprensibles.
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Con el fin de garantizar el cumplimiento de las características de los estados,
informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del
conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de
reconocimiento, así como la manifestación de que la información necesaria
para la comprensión de la realidad esta razonablemente reflejada en la
información contable pública contenida en los estados, informes y reportes
contables.

La calificación obtenida por la Institución Educativa fue de 3.80,
encontrándose en el rango de satisfactorio; hacen parte de la etapa de
revelación las siguientes actividades:

            Elaboración de los estados, informes y reportes contables.

Con esta tarea se obtiene el resultado del proceso contable, expuesto en el
diseño y entrega oportuna de los estados contables, informes y reportes
contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que
sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de
los hechos, transacciones y operaciones realizadas, lo que permite que los
usuarios de esta información puedan efectuar indicadores de seguimiento y
evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de
avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.

Por lo cual los estados contables básicos, mediante la aplicación del
procedimiento para la estructuración y presentación de estos, contenido en el
Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a las
políticas de información contable establecidas por cada entidad pública para
este caso la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación. Así mismo
de debe verificar y confrontar los saldos de los libros frente a los saldos de
los Estados Contables, Informes y Reportes Contables. Por lo cual para la
mejor comprensión de la información, deben determinarse los aspectos o
situaciones que ameritan ser explicados a través de las notas a los estados
contables.

Esta actividad reflejo calificación de 4.0, encontrándose en el rango de
satisfactorio, en la Institución.

            Fortalezas

Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los
parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Publica; se elaboran
oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante
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legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección,
vigilancia y control y a los demás usuarios de la información.

            Debilidades

De conformidad a lo evaluado las notas explicativas a los estados contables
no cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad
Pública, puesto que son generales y no explican exactamente los hechos
cocurridos con cada cuenta; el contenido de las notas a los estados
contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y
cuantitativo físico que corresponde, no se realiza la revelación de la
información cualitativa y cuantitativa de manera esepcifica; En cuanto a la
verificación de la consistencia entre las notas a los estados contables y los
saldos revelados en los estados contables, al respecto falto la nota numero 8.
En la controversia la Institución, manifiesta que realiza las notas de
conformidad a lo estableido por la Contaduria General de la Nación, sin que
esta afirmación sea de recibo para el Ente de Control, puesto que al
analizarlas no revela de manera especifica y clara el contenido de la
información financiera, refleja en los estados entregados, por lo cual
respetuosamente solicitamos analizar esta situación y efectuar las acciones
correctivas a que haya lugar. Este hallazgo corresponde al numero 4 en el
informe preliminar.

               Análisis, interpretación y comunicación de la información.

Mediante esta acción que corresponde a la lectura que se hace de los
estados contables, informes y reportes contables, con el propósito de concluir
sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las
perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su
comunicación sea suficientemente útil para ejecutar y tomar decisiones
relativas a la administración de los recursos públicos.

Si se realiza adecuadamente esta actividad se materializa los objetivos de
gestión pública, control público, y divulgación y cultura que tiene la
información contable, en procura de lograr los propósitos del Sistema
Nacional de Contabilidad Pública relacionados con la transparencia, gestión
eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos.

La institución Edcuativa obtuvo como calificación 3.5, lo cual la sitúa en el
rango satisfactorio.



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            Fortalezas

Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al
representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a través de la
Secretaria de Hacienda Municipal, a los organismos de inspección, vigilancia
y control.

            Debilidades

La Institución Educativa, cuenta con indicadores para analizar e interpretar la
realidad financiera, económica, social y ambiental, pero no se observaron, los
análisis e interpretaciones que acompañen la información contable para
facilitar su comprensión.

La Institución Educativa, remite en la controversia , los indicadores
financieros, que utilizan, sin embargo respetuosamente se aclara por parte
del ente de control que esta información no fue entregada durante el
procedimiento de auditoria, a lo cual se refiere el hallazgo numero 5, sin
embargo es preciso recordar lo expuesto por la Contaduira General de la
Nación para que se tenga en cuenta al efectuar este análisis: “Las entidades
públicas se pueden evaluar en función de su cometido estatal, en el sentido
de determinar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos por
cada una de ellas, y el impacto a nivel de agregados sectoriales, situación
que se puede medir mediante indicadores de gestión y financieros, que
permitan cuantificar el estado en que se encuentra el avance de alguna de
estas metas.” En virtud a que se anexo en la controversia el análisis
financiero se retira el hallazgo numero 5.

            Otros elementos de control.

Con la ejecución de las actividades propuestas en esta etapa se pretende
lograr una información contable con las características de confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad, las entidades públicas deben observar, como
mínimo, los siguientes elementos:
 • Depuración contable permanente y sostenibilidad.
• Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.
• Registro de la totalidad de las operaciones.
• Individualización de bienes, derechos y obligaciones.
• Reconocimiento de cuentas valuativas.
• Actualización de los valores.
• Soportes documentales.
• Conciliaciones de información.
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•    Libros de contabilidad.
•    Estructura del área contable y gestión por procesos.
•    Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
•    Responsabilidad de los Contadores de las entidades públicas que agregan
    información.
•    Actualización permanente y continuada.
•    Responsabilidad en la continuidad del proceso contable.
•    Eficiencia de los sistemas de información.
•    Cierre contable.
•    Elaboración de estados, informes y reportes contables.
•    Análisis, interpretación y comunicación de la información.

La Institución educativa, en esta actividad obtuvo calificación de 3.3, que la
sitúa en el rango de satisfactorio.

                Acciones implementadas.

En la Institución auditada realizada la calificación de control interno contable
en estas actividades estuvo dentro del rango de satisfactorio con calificación
de 3.3.

               Fortalezas

Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la
ejecución de las diferentes actividades del proceso contable; los bienes
derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la
contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos de datos que
se manejan.

               Debilidades

Se evidencio que no se cuenta con un área contable debidamente
estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y
estructura organizacional de la Institución Educativa, asi mismo una sola
persona es la encargada de las actividades de tesorería, almacen y
contabilidad, cuenta con una contrista contadora para el registro y manejo de
la contabilidad.

La Institución en la controversia acepta este hallazgo, aduciendo que debe
direccionarse hacia el apoyo que deben darse através de la Secretaria de
Educación, por lo cual la Contraloria efectuara función de advertencia frente
a este hecho y otros resultantes de la Gestión del Municipio con respecto a
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las Intituciones Educativas. Este se formulo como hallazgo numero 6, en el
informe preliminar, debiéndose programar por parte de la Institución las
acciones que el competen para solucionar esta inconsistencia.


4.2            SISTEMA DE CONTROL INTERNO

4.2.1.         Seguimiento al sistema de control interno institucional

              Verificar la eficiencia y eficacia del sistema de control interno
               institucional

Para la evaluación del Sistema de Control Interno se aplico cuestionario
diseñado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a las
vigencias 2010 y 2011, para determinar la implementación y desarrollo del
MECI y SGC.

La interpretación de los resultados de la encuesta de auto evaluación, se hizo
con base en la siguiente metodología dada por el DAFP, de acuerdo con el
grado de implementación del MECI y Calidad.

                                    METODOLOGÍA IMPLEMENTACIÓN MECI

                         90 - 100                              Cumplimiento
                          60 - 89                          Incumplimiento Medio
                           0 - 59                           Incumplimiento Alto



            Componente 1. Ambiente de control

             Elemento 1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos

Se verificó la interiorización de los principios y valores por parte de todos los
servidores públicos de la Institución Educativa Exalumnas de la
Presentación, Informandose a la comisión de auditoria que el código de ética
que se adopto, a través de la Secretaria de Educación para instituciones
educativas corresponde al documento Pelusa, socializado en el año de 2008;
del cual se ha realizado la socialización con los funcionarios de la Institución,
con las niñas, con los padres de familia pero faltaría con los contratistas. Esta
socialización se realizado periódicamente desde el año 2008 cuando se
empezó el proceso del código de ética. Esta incluido en el manual de calidad
como un capitulo, citado en el manual de procedimientos y el manual de
convivencia. La inducción en el caso de los contratista no se hace; pero
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cuando llega un profesor el proceso de inducción lo realiza directamente la
rectoría y coordinadores académico, disciplinario y servicio de orientación
escolar, se cuenta un video institucional y el blog institucional. De acuerdo al
banco de datos que se maneja en rectoría aquí no existen investigaciones
disciplinarias; el banco de datos se refiere a la hoja de vida de los
funcionarios de la institución.

En la controversia el plantel educativo, acepta el hallazgo numero 7, y
considera realizar acciones de mejoramiento las cuales se deben programar
en el plan respectivo.

             Elemento 2. Desarrollo del talento humano

Se determinaron y adoptaron las políticas y prácticas del talento humano, las
cuales están contenidas en el manual de funciones establecido por la
Secretaria de Educación en el cual están contenidas las competencias para
los cargos de la Institución, las políticas están en las circulares que envía la
SEM, en diario vivir se mantiene la información sobre los valores éticos.

En cuanto al seguimiento al cumplimiento de las políticas de Talento
Humano, la Institución informa que hemos realizado encuestas con los
estudiantes para evaluar el desempeño de los docentes, y nos acogemos a
las directrices del MEN quien emite los protocolos, así como la SEM a través
de sus circulares. Asi mismo se informa al ente de control que de acuerdo al
seguimiento se han fomulado planes de mejora o acciones a desarrollar, en
cada protocolo.

Respecto a la realización de la inducción en los últimos dos años el señor
rector informa que, la Institución acogió el proyecto LÍDERES SIGLO XXI,
propuesto por el MEN, realizándose jornadas pedagógicas para este
proceso, en el año 2009, durante el 2010, se realizaron tres logros, el trabajo
de las cinco S. El segundo proceso de integración con el SENA, se mostro
logro de trabajo en equipo que es muy importante en el trabajo de calidad
mostramos dos experiencias desde el área de tecnología informática el tema
de las TICS, tenemos una aula de tecnología nueva. Tercer logro es un
proceso de convivencia social, que la Secretaria de Educación Municipal
tomo de modelo, llamado CONVITREN, sobre el existen talleres que se
realizan cada 15 días, lo aplican los directores de grupo.

En cuanto al clima laboral se informa a la Contraloria que: Se maneja una
encuesta de satisfacción, en la cual el padre de familia, las estudiantes, y los
funcionarios, valoran la aceptación del servicio que presta la institución la
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cual se realiza cada año y se tabula obteniendo y analizando los resultados
los cuales son socializados.

En cuanto a la pregunta si cuenta con el informe consolidado del proceso de
inducción. La Institución manifiesta que se realiza la inducción, se hace
seguimiento de la misma se informa de la gestión efectuada, pero no de
manera especifica. En cuanto al interrogante si los funcionarios al evaluar la
inducción, consideran que contribuye al conocimiento de la entidad: La
Institución informa que: Si, una vez se realiza la inducción se pregunta al
funcionario, si le parece adecuado y si esta suficientemente enterado del
proceder de la Institución. Esta evaluación no esta documentada.

En la controversia el plantel educativo remite documentos, que no evidencian
el informe consolidado que se requiere, por lo cual se mantiene hallazgo
numero 8. Igualmente respecto al hallazgo numero 9 no se remite
documento que pruebe la evaluación de la inducción por parte de los
funcionarios; por lo que se reitera el hallazgo mencionado, debiéndose incluir
en el plan de mejoramiento acciones que subsanen estas dos observaciones.

                Elemento 3. Estilo de dirección

Respecto a la evidencia del compromiso y respaldo para el ejercicio del
control interno. Se informa al Ente de Control que: Se ha realizado jornadas
de capacitación y sensibilización, de las cuales se tiene, actas de comité de
calidad, se realizan jornadas pedagógicas de las cuales existen algunas
actas de años anteriores. En cuanto al seguimiento realizado al cumplimiento
de los acuerdos de gestión. Se informa que están documentados en el
manual de procedimientos en el folio 3 y 4, y el seguimiento se evidencia en
el informe de gestión anual presentado a la comunidad, y al Consejo
Directivo.

Producto del seguimiento a los acuerdos de gestión se han generado
acciones correctivas, preventivas o de mejora. Si, están documentados en el
plan de mejoramiento por gestiones, publicado en el SIGCE, que
corresponde al Sistema de Calidad de Gestión Educativa direccionado por el
MEN. (Ministerio de Educación Nacional)

Al interrogar si se realiza por parte del nivel directivo seguimiento y control a
las políticas adoptadas en el sistema de Control Interno. Se indica al
Organismo de Control que: Si, las políticas de control interno se evidencian
en el folio 4 del manual de procedimientos, que es lo que enmarca el
horizonte institucional y el mapa de procesos. El seguimiento se realiza
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mediante la autoevaluación institucional la cual esta documenta en el formato
que lleva este nombre, el cual se encuentra en rectoría y cada dueño del
proceso realiza el seguimiento requerido, por lo cual se aporta plan de
mejoramiento Institucional vigencia 2010 en medio magnético.

Durante el último año han disminuido el número de quejas y reclamos
relacionados con la prestación del servicio. Muchísimo, se realizó evaluación
y en los resultados mejoro mucho la tabulación de la quejas. Se entrega en
medio magnético. En cuanto al manual de inducción la Institución señala que
no se tiene documentado como tal pero existen elementos inmersos en el
manual de calidad. En cuanto al código del buen gobierno se esta trabajando
en el por lo tanto no se tiene todavía. Respecto al manual de incentivos se
que no esta como documento, pero que tienen programas como: la noche de
las mejores, es muy académico, izadas de bandera, reconocimiento público,
reconocimiento por meritos especiales, beca de estudios entre otros.

            Componente 2. Direccionamiento Estratégico

            Elemento 4. Planes y programas

La Misión, Visión, Objetivos Institucionales, acciones, cronogramas,
responsabilidades y metas acordes con el qué hacer misional de la entidad.
El ente de control observo el Manual de Calidad, establecido que en el están
contenidas, igualmente se registran en avisos y también en el manual de
procedimientos en el manual de convivencia; el normograma, no se ha
actualizado.
En la controversia remitida se acepta el hallazgo identificado con el numero
10, por lo cual se menciona que se realizara la acción de mejoramiento
requerida.

Para la formulación de los planes y programas de la Institución Educativa
tuvo en cuenta: Los tabulados de las encuestas, se desarrollo la planeación
de los planes y programas, con las necesidades que plasmaron las niñas que
son nuestros clientes, asi como la ciudadanía que son los padres de familia,
también los requerimientos legales que son plasmados en las resoluciones
de costos educativos y políticas de gratuidad, emitidas por la Secretaria de
Educación Municipal.

            Elemento 5. Modelo de operación por proceso

A la pregunta de muestra las diferentes interrelaciones y cadenas de valor,
que permiten el desarrollo y alcance de la misión y visión institucionales, El
rector de la Institución informa que: Nuestro mapa de procesos identifica los
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macro procesos, con sus respectivos, procesos enmarcados en la gestión
directiva, de la comunidad académica y la administrativa financiera, basada
en necesidades y expectativas tanto de clientes internos como externos y así
generar unos productos para nuestro caso servicios como elementos de
salida que se enmarcan en la satisfacción de la prestación de un servicio de
calidad. Documentado en los folios 9 y 10 del manual de procedimientos.

             Elemento 6. Estructura organizacional

Se tiene definido el organigrama, se cuenta con manual de calidad, con
manual de procedimientos, con plan estratégico, caracterización de los
procesos, se efectua seguimiento al plan operativo trimestralmente,
igualmente se realiza el informe de gestión anual.
.
         Componente 3. Administración de riesgos

La Institución cuenta con mapa de riesgos, para la gestión administrativa y
financiera faltando integrar las otras gestiones; se continuara con este
procedimiento una vez se tenga actualizado el manual de convivencia, el cual
se ha construido con toda la comunidad educativa.

            Elemento 7. Contexto estratégico
Al interrogante se encuentran establecidos los lineamientos para el proceso
de identificación, manejo y control de los riesgos; la Institución informa que:
Se informa que si, están incluidos en las causas, en los riesgos establecidos
y en sus efectos.

            Elemento 8. Identificación de riesgos

Formulandose la pregunta si, se divulgó el mapa de riesgos institucional y
políticas de administración del riesgo; la Institución señala que se han
realizado acciones tendientes a mejorar las políticas de Administración del
Riesgo, las cuales están definidas a través del mismo mapa, identificando el
responsable y el cronograma de ejecución.

            Elemento 9. Análisis de riesgos

Respecto a la Administración del Riesgo, se formula pregunto si ha
contribuido a disminuir la materialización del riesgo en la vigencia 2010, a lo
cual la institución responde que: Si claro puesto que ya existe planeación por
lo tanto el impacto u ocurrencia del riesgo disminuye.

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             Elemento 10. Valoración de riesgos

En cuanto al seguimiento a la efectividad de los controles de los riesgos
identificados; se informa que estan documentados en los indicadores
construidos.


             Elemento 11. Políticas de Administración de Riesgos

Indagando sobre las acciones tendientes a mejorar las políticas de
Administración de Riesgo, se informa que: Si, están definidas a través del
mismo mapa identificando el responsable y el cronograma de ejecución.


            Componente 4. Actividades de control

Frente a la pregunta se tiene adoptadas las políticas de operación que han
facilitado la ejecución de los procesos y las actividades, en cumplimiento de
los objetivos Institucionales. La Institución informa que las políticas de
operación han facilitado la ejecución de los procesos y las actividades, en
cumplimiento de los objetivos institucionales.


             Elemento 12. Políticas de operación

Las políticas de la operación de la entidad están adoptadas y divulgadas; el
rector de la institución informa que si mediante reuniones en mesas de
trabajo, jornadas pedagógicas y demás actividades institucionales.

             Elemento 13. Procedimientos

La Institución cuenta con manual de procedimientos el cual se ha divulgado
y socializado.

             Elemento 14. Controles

Respecto a la pregunta la entidad tiene definidos los controles preventivos y
correctivos para los procesos o actividades. La Institución manifiesta y
documenta que los controles se tienen definidos, mediante mesas de trabajo,
jornadas pedagógicas, reuniones de áreas, pero no se han compilado en un
documento. Respecto a esta hallazgo la Institución lo acepta y manifiesta que
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formulará la acción de mejoramiento respectiva, se enumeró como hallazgo
11.

             Elemento 15. Indicadores

En virtud al interrogante la entidad cuenta con indicadores que le permiten
realizar la evaluación de su gestión. La Institución Educativa, señala que: Si,
de manera parcial puesto que falta algunas gestiones por definir sus
indicadores.

              Elemento 16. Manual de operación

Ante la pregunta efectuada sobre si el manual de operación o procesos fue
diseñado, construido, adoptado y divulgado a partir de la recopilación e
integración de la información que regula las acciones de la entidad. El
represntante de la Institución Educativa indica que: Si. Como un modelo
propio de la Institución.

Respecto al interrogante el manual de procedimientos u operaciones es de
fácil acceso para todos los servidores de la entidad, la Institución informa
que: Si, pero falta más la cultura de la consulta lo maneja mas cada dueño
del proceso. Con relación al hallazgo anterior la Institución lo acepta e
informa que efectura la acción de mejoramiento necesaria, se enumero como
hallazgo 12.

             Componente 5. Información

              Elemento 17. Información primaria

En cuanto a la identificación de las fuentes externas de información y los
mecanismos para su administración y manejo; la Institución educativa
manifiesta que: Si tenemos dos fuentes la Secretaria de Educación Municipal
y el Ministerio de Educación Nacional. Los instrumentos que manejamos son:
SIGCE, SIMAT, SIGAWEB, como también contamos con el grupo de
educación social de la Universidad del Tolima; y la ventanilla única.

Se evidencio por parte del Ente Auditor que la información de respuesta no
es controlada en el libro radicador. En virtud al hallazgo anterior la Institución
en la controversia lo acepta e indica que efectuará la accioón de
mejoramiento respectiva, se enumeró como hallazgo 13.



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             Elemento 18. Información secundaria

Tiene identificados los mecanismos para la administración de la información
que se origina y procesa en su interior. Si. Cuando se hace el proceso de
radicación, se revisa y se da solución de manera inmediata a cada
requerimiento dependiendo de nuestra disponibilidad de tiempo. En cuanto a
la información con otros entes públicos directamente relacionados con
nuestro quehacer institucional se revisa dos veces al día los correos, para
verificar las exigencias y requerimientos de la SEM, se da respuesta, se
verifica que se encuentre la información requerida

            Elemento 19. Sistemas de información

Conoce y tiene en cuenta para sus procesos de atención a la ciudadanía los
lineamientos establecidos en la Ley 962 de 2005 (Antitrámites). Si.
Cumplimiento de manera inmediata de acuerdo al volumen de trabajo.

            Componente 6. Comunicación pública

           Elemento 20. Comunicación organizacional
Se ha identificado la política de comunicación de la entidad. Si, en el Manual
de calidad, SIGCE y manual de convivencia, se establece el conducto regular
para realizar, reclamos, sugerencias etc.

             Elemento 21. Comunicación informativa

Las herramientas o instrumentos tecnológicos utilizados en la Entidad, han
garantizado a los ciudadanos y partes interesadas el fácil acceso para la
obtención de los servicios ofrecidos, indicar caso específico. Si, tenemos el
blogpot., las carteleras actualizadas; en reuniones con los padres de familia,
con las alumnas y con los profesores, utilizamos equipo de sonido nuevo
para optimizar la comunicación con todos.

             Elemento 22. Medios de comunicación

Al interrogarse si la Rendición de Cuentas ha contribuido a aumentar la
participación y reconocimiento por parte de la ciudadanía. La Institución
manifiesta que: La rendición de cuentas se realiza iniciando año el Rector se
reúne con la comunidad educativa, y en cada entrega de boletines se informe
sobre los avances de la gestión institucional. Se observa mucho compromiso
de parte de los padres de familia, en cuanto al interés de apoyar al colegio
en sus diferentes actividades que nace de los proyectos institucionales
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            Componente 7. Autoevaluación

              Elemento 23. Autoevaluación de Control

En cuanto a los mecanismos de verificación y evaluación por parte de los
líderes de proceso, que determinan la efectividad del Sistema de Control
Interno. La Institución indica que: Se efectúa a través de los planes de
mejoramiento por proceso y con la implementación del SIGCE.

En cuanto a la producción y prestación del servicio se han mejorado como
resultado de los controles establecidos en los procesos misionales y los
demás procesos relacionados, la Institución informa que le ha permitido
lograr un 95% de satisfacción reconocido por la Secretaria de Educación nos
han remitido una mención en este sentido.

             Elemento 24. Autoevaluación de gestión

La Institución Educativa indica que tiene definidos los mecanismos de
verificación y evaluación por parte de los líderes de proceso para determinar
el cumplimiento de la gestión institucional.

            Componente 8. Autoevaluación independiente

            Elemento 25. Evaluación del Sistema de Control Interno

En la Institución educativa se evidencio que la Oficina de Control interno o
quien haga sus veces en el municipio de Ibagué: Solicita información
mediante circulares por lo cual la Institución remite los informes requeridos o
y atienden las observaciones que ellos emitan en caso de presentarse; que
se efectúan ajustes en virtud a los planes de mejoramiento de las auditorias
realizadas por La Contraloría Municipal de Ibagué.

            Elemento 26. Auditoría interna

En cuanto al interrogante si se cuenta con un programa anual de auditoría
aprobado. La Institución informa que no es nuestro alcance, puesto que no
se conoce un programa que haya socializado, la Oficina de Control Interno
de la Alcaldía, sin embargo en mayo nos solicitaron que informáramos si
presentábamos cuenta en el SIREC, para ellos organizar su cronograma de
actividades esto se deduce del texto de la circular.


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            Componente 9. Planes de mejoramiento

            Elemento 27. Plan de mejoramiento institucional

A la pregunta si se cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional que da
respuesta a las observaciones de los organismos de control y a las
recomendaciones de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. El
rector de la Institución informa que: Si. Existe plan mejoramiento formulado
con la Contraloría Municipal de acuerdo al proceso auditor de la cuenta
rendida en el SIREC. En cuanto al Plan de mejoramiento institucional
corresponde a las cuatro áreas de gestión que se desarrolla en la Guía 34,
del MEN; con la Oficina de Control Interno del Municipio no tenemos plan de
mejoramiento.

            Elemento 28. Plan de mejoramiento por procesos


Se han realizado planes de mejoramiento con base en los informes de la
evaluación de la gestión. Si. Precisamente el documento soporte es la
autoevaluación Institucional, se realiza con la comunidad integrada por los,
estudiantes, padres de familia y profesores, el SIGCE nos provee estos
elementos mediante los cuales vamos a mejor mucho este año.

             Elemento 29. Plan de mejoramiento individual

Se encuentran establecidos de acuerdo al desempeño de los servidores
públicos, con relación a las funciones y competencias de cada empleo. El
plan de mejoramiento lo tenemos estructurado de acuerdo a las 4 gestiones,
en las directiva se incluye coordinadores y administrativos, en la académica
docentes a través de los planes de área, y las estudiantes del plan de
mejoramiento o seguimiento personal que se hace, para ello se estableció un
esquema donde se incluye al estudiante al padre de familia y al docente
regidos por el decreto 1290 y por el SIE, que la Ley da autonomía para que
cada institución lo construya. Y aparece el plan de mejoramiento en el área
administrativa de los procesos administrativos concertados con la Contraloría
Municipal. El gran impedimento es el presupuesto que antes era de
$270.000.000, pero actualmente se ve afectado por la gratuidad. Por ejemplo
comprar un archivo rodante que cuesta por lo menos $8.000.000. el
municipio no apoya a las Instituciones en este sentido.

De conformidad al análisis efectuado se estableció, que la calificación
obtenida por la Institución educativa es de 70,     con un nivel de
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 incumplimiento medio de conformidad a la información aportamente con la
 aplicación del cuestionario y en la metodología de interpretación dada por el
 DAFP.


 4.3            ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTAL

 4.3.1          Emitir dictamen sobre la razonabilidad o no de los saldos
                reflejados en los estados financiersos a 31 de diciembre de 2010,
                presentados por la Institución Educativa.

 Analizar las cuentas que forman parte de los estados financieros básicos

               Balance general

 La Institución Educativa Exalumnas de la Presentación en el Balance
 General de a 31 de Diciembre de 2010, presenta los siguientes saldos:

                   BALANCE GENERAL CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2010
                                    ACTUAL             ANTERIOR                 HORIZONTAL                   VERTICAL
         CUENTA                                                                             Variación
                                       2010                2009           Diferencia                                  %
                                                                                                %
         ACTIVOS
TOTAL DE ACTIVOS                  162.528.429         140.352.772         22.175.657           15.80              0.0
ACTIVO CORRIENTE                   96.544.647          72.627.611         23.917.036           24.77             59.40
EFECTIVO                           34.959.647          72.627.611         37.667.964           -51.86            21.51
Caja                                     -                   -                  -                 -                   -
Depósitos en Instituciones
                                   34.959.647          72.627.611         37.667.964           -51.86           100.00
Financieras

DEUDORES                           61.585.000                -            61.585.000           100.00            37.89

ACTIVO NO CORRIENTE                65.983.782                                                                    40.60
PROPIEDAD PLANTA Y
                                   39.474.144          43.970.023         -4.495.879           -10.22            24.29
EQUIPO
Bienes Muebles en Bodega
Maquinaria y equipo                71.279.802          71.279.802               -                 -             180.57
Muebles, enseres y equipo
                                   94.704.973          82.382.947         12.322.026           14.96            239.92
de oficina
Equipos de Comunicación y
                                  207.035.016         207.035.016               -                 -             524.48
Computo
Equipo     de    Comedor,
Cocina     Despensa     y           1.318.000           1.318.000               -                 -              3.34
Hotelería
Depreciación Acumulada            -334.863.647        -318.045.742       -16.817.905            5.29            -848.31
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                    BALANCE GENERAL CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2010
                                     ACTUAL             ANTERIOR                 HORIZONTAL                   VERTICAL
         CUENTA                                                                              Variación
                                        2010                2009           Diferencia                                  %
                                                                                                 %
OTROS ACTIVOS                       26.509.638          23.755.138          2.754.500          11.60              16.31
Bienes de arte y cultura            23.131.378          18.978.978          4.152.400           21.88             87.26
Intangibles                         17.219.182          17.219.182               -                 -              64.95
Amortización acumulada de
                                    -13840922           -12443022           -1397900            11.23            -52.21
bienes de arte y cultura
PASIVOS
TOTAL PASIVOS MAS
                                   162.528.429         140.352.772         22.175.657           15.80             0.00
PATRIMONIO
TOTAL PASIVOS                       96.280.000          72.217.000         24.063.000           33.32             0.00
PASIVO CORRIENTE                    96.280.000          72.217.000         24.063.000           33.32             0.00
CUENTAS POR PAGAR                         -                   -                  -                 -                   -
Acreedores                                -                   -                  -                 -                   -

OTROS PASIVOS                       96.280.000          72.217.000         24.063.000           33.32            100.00

Ingresos Recibidas por              96.280.000          72.217.000         24.063.000           33.32            100.00
Anticipado
PATRIMONIO
PATRIMONIO                          66.248.429          68.135.772         -1.887.343            -2.77            40.76
INSTITUCIONAL
HACIENDA PUBLICA                    66.248.429          68.135.772         -1.887.343            -2.77           100.00
Capital Fiscal                       68135772            89008883          -20.873.111          -23.45            41.92
Resultados del Ejercicio            16.328.462           4.342.948         11.985.514           275.98            24.65
Provisiones, Agotamiento            -18.215.805         -25.216.059         7.000.254           -27.76           -27.50
Depreciación.

 De conformidad a lo expuesto en la tabla que precede en el Balance General
 presentado por la Institución Educativa la variación de la vigencia 2010
 respecto al 2009 con relación al Balance General refleja que: La más
 representativa corresponde al grupo de los Activos Corrientes que alcanzo
 un crecimiento del 24.77%, debido a que el rubro Deudores muestra
 incremento del 100%, en virtud a que se contabilizó la proyección de
 ingresos de acuerdo a concepto emitido por la Contaduria General de la
 Nación, en cuanta a las cuentas por cobrar de la vigencia 2010, no se
 registra como tal puesto que se reglamento que las alumnas que no estén a
 paz y salvo no pueden acceder a la matricula para el año siguiente por lo
 cual los padres pagan durante el año como le queda más comodo los costos
 educativos; en el activo no corriente aparece incrementó en el rubro Muebles
 y enseres y equipo de oficina del 14.96%, puesto que en la vigencia 2010 se
 realizaron adquicisiones necesarias para el funcionamiento de la Institución.
 El Pasivo se incremento respecto a la vigencia 2009 en 33.32%, debido al
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crecimiento del rubro Ingresos recibidos por anticipado que estuvo por el
orden de 33.32%, clasificado en el grupo de Otros Pasivos. El patrimonio
decrecio en 2.77% asi mismo el Patrimonio Institucional, como la Hacienda
Publica debido a la disminución presentada en el Capital fiscal por la
aplicación realizada al rubro Provisiones, Agotamiento y Depreciación que
correspondio a la suma de $18.215.805, la disminución de este rubro con
respecto a la vigencia 2009, estuvo por el orden del 27.76%.

Para la vigencia 2010 la Institucion Educativa Exalumnas de la
Presentancion, refleja en el Balance General que el activo corriente tiene
una participación del 59.40% con respecto al activo total, mientras que el
activo no corriente representa el 40.60% del activo, del cual la cuenta mas
representativa es Deudores con una participacion de 37.89%, seguida por la
cuenta Propiedad Planta y Equipo con el 24.29% y otros activos con el
16.31%. El total pasivo más patrimonio corresponde al 100% repecto del total
activo, evidenciando que la cuenta de otro pasivos tiene participación del
100%, con relación al Pasivo corriente, que corresponden a los valores
recibidos de manera anticipada por Servicios Educativos representados por
la suma de $96.280.000, y las cuentas del patrimonio corresponden al
40.76%, frente al total activo, observandose en el saldo de $ 68.135.772,
verificándose que el       patrimonio Institucional muestra el 40.76% de
participación con relación al total activo; El rubro Hacienda publica con
respecto al Patrimonio institucional participa con el 100%, mientras que el
Capital fiscal representa el 41.92%; que corresponde al valor de los recursos
asignados para la creación y desarrollo de la Institucion, además de la
acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, tales como los
resultados de cada ejercicio y resultado del ejercicio de la vigencia 2010, que
aporto el 24.65%. Es de aclarar que el excedente del año 2010, estuvo por el
orden de $16.328.462.

            ACTIVO

El Activo en el Balance General para la vigencia fiscal 2010 ascendió a la
suma de $162.528.429, creciendo respecto a la vigencia fiscal 2009 en la
suma de $22.175.657., con una variación relativa del 15.80%.

El Activo para el presente análisis se distribuyo como se muestra en la tabla
a continuación presentándose también la participación de estos grupos
durante la vigencia 2010 :

                      ACTIVO                                2.010                   % PARTICIPACIÓN
          Total Activo Corriente                        96.544.647                            59.40
          Total Activo no Corriente                     65.983.782                            40.60
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                          ACTIVO                                2.010                   % PARTICIPACIÓN
              TOTAL ACTIVOS                                 162.528.429                           100%
             FUENTE; Balance General INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2010




El activo corriente y el activo no corriente están conformados por las
siguientes cuentas para la vigencia 2010 que se comportaron como se
muestra en el cuadro a continuación:

                  CUENTA                                2010                       % DE PARTICIPACION
    ACTIVO CORRIENTE                                 96.544.647                               59.40
    EFECTIVO                                         34.959.647                               21.51

    DEUDORES                                        61.585.000                                37.89

    ACTIVO NO CORRIENTE                             65.983.782                                40.60

    PROPIEDAD            PLANTA          Y
                                                    39.474.144                                24.29
    EQUIPO

    OTROS ACTIVOS                                   26.509.638                                16.31
    FUENTE; Balance General INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2010


El Activo Corriente para la vigencia fiscal 2010, representa el 59.40% del
total activo, compuesto por los rubros de efectivo que participa con el 21.51%
y el rubro Deudores que refleja el 37.89% con respecto al Activo total, el
activo no Corriente representa el 40.60% del Activo total, conformado por las
cuentas Propiedad Planta y equipo que equivale al 24.29%, asi mismo otros
activos que aportan el 16.31%.

                 Activo Corriente

             INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
             ACTIVO CORRIENTE CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2010
                                             EFECTIVO         DEUDORES

                                             64%



                                                                     36%




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                                                                                                                       43
              Efectivo

NOMBRE CUENTA                         AÑO 2009                       AÑO 2010                   DIFERENCIA
EFECTIVO                              72.627.611                     34.959.647                  -37.667.964
CAJA                                     0.00                           0.00                         0.00
DEPOSITOS EN
INSTITUCIONES
FINANCIERAS                           72.627.611                     34.959.647                  -37.667.964
FUENTE; Balance General INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2010


El grupo efectivo para la vigencia 2010 se incremento en la suma de
$37.667.964, respecto al años 2009, el cual presento saldo por valor de
$72.627.611, mientras que el saldo del efectivo para el 2010 corresponde a
la suma de $34.959.647, distribuidos así: Bancos en las cuentas corrientes
y de ahorro de la entidad por valor de $34.959.647. El efectivo dentro del
activo corriente representa el 36%.

El efectivo: Con corte a 31 de diciembre de 2010, presenta los siguientes
saldos en Caja general $0.00 mientras que Bancos esta representada por
dos cuentas una cuenta corriente y otra de ahorro con la entidad Colpatria
por valor de $34.959.647. Los valores de los saldos que se encuentran en
Bancos a 31 de Diciembre del 2010, para la cuenta corriente la cual para la
vigencia auditada se observa saldo de $0 en razón a que su movimiento
depende de los traslados en efectivo de la cuenta de ahorros, mientras que
esta presenta saldo de $34.959.647. una vez realizada la revisión de los
libros y soportes contables.

                                         CONCEPTO                                             AÑO 2010
         CAJA                                                                                      0.00
         TOTAL CAJA                                                                                0.00
         NUMERO DE CUENTA
         CUENTAS CORRIENTES
         Cuenta corriente Banco COLPATRIA No.001651007344.
         TOTAL CUENTAS CORRIENTES                                                                      o.oo
         CUENTAS DE AHORRO
         Banco Colpatria No. 0016520366078.                                                    34.959.647
         TOTAL CUENTAS DE AHORRO                                                               34.959.647
         TOTAL CUENTAS CORRIENTES Y DE AHORRO                                                  34.959.647
         TOTAL EFECTIVO                                                                        34.959.647
       FUENTE:Notas al Balance General INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2010




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                Deudores

    NOMBRE CUENTA                          AÑO 2009                     AÑO 2010                    DIFERENCIA
    DEUDORES                                           0.00                   61.585.000                  61.585.000
    FUENTE; Balance General INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2010


El rubro Deudores con respecto a la vigencia de 2009 tuvo un crecimiento del
100%, registrándose la proyección de ingresos por derechos académicos y
otros costos para el año 2011, que participó con el 64% con un valor de
$61.585.000.

                Activos no corrientes

Los activos no corrientes se encuentran clasificados, en propiedad planta y
equipo y otros activos reflejando los siguientes valores:

       NOMBRE CUENTA                   AÑO 2010                AÑO 2009                %          DIFERENCIA
       PROPIEDAD
       PLANTA Y EQUIPO                    39.474.144                43.970.023       24.29          -4.495.879
       OTROS ACTIVOS                      26.509.638                23.755.138       16.31          2.754.500
       ACTIVO NO
       CORRIENTE                          65.983.782                67.725.161       40.60          -1.741.379
     FUENTE; Balance General INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2010

El activo no corriente presento una variación del 40.60%, respeto a la
vigencia anterior y en términos monetarios correspondió para el año 2009 a
$67.725.161, mientras que para el año 2010, la suma de $65.983.782
decreciendo en $ -1.741.379. Este grupo del activo esta compuesto por los
rubros propiedad planta y equipo, rubro que disminuyo en el 2010 con
respecto al 2009 en 24.29% mientras que la cuenta otros activos se
incremento en el 16.31% para la vigencia 2010.

                              INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE
                              LA PRESENTACION ACTIVO NO CORRIENTE
                              CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2010.

                              PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO                   OTROS ACTIVOS

                                            40%


                                                                    60%



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             cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                       45
En la composición del Activos no Corrientes se refleja las cuentas de:
Propiedad, Planta y Equipo con una participación del 60% respecto al total
activo corriente mientras que los otros activos contribuyen con el 40%, para
la conformación de este durante la vigencia 2010.

             Propiedad planta y Equipo

Realizada la revisión de los soportes y documentos entregados por la
Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion, relativos a la propiedad
planta y equipo se determinó que:

Se aplica el marco conceptual de la contabilidad publica y las normas
técnicas establecidas en el Plan General de la Contabilidad Publica vigente,
se reconoce el avalùo de acuerdo a los criterios y normas relacionadas con la
constitución de depreciacion y amortizacion utilizando el método de línea
recta para el valor individual de cada activo según su vida útil, los activos de
la Institucion estan salvaguardados para la vigencia 2010, con poliza de la
compañia Mapfre Seguros de Colombia, por todo Riesgo Pyme. En cuanto a
los elementos de propiedad planta y equipo se realizó verificación selectiva
de estos en los diferentes rubros encontrándose todos ellos al servicio de la
Institución.

                                               CONTABILIDAD
           Depreciación Acumulada Anterior 31-12-2009                                  -$318.045.742
           Variación                                                                   -$16.817.905
           Depreciación Acumulada Final 31/12/2010                                     -$334.863.647


             Otros activos

El rubro otros activos para la vigencia 2010 presenta el siguiente
comportamiento, establecido mediante el análisis horizontal y vertical de los
saldos obtenidos:

   NOMBRE                                                                                              % DE
                       AÑO 2010            AÑO 2009           DIFERENCIA          VARIACION
   CUENTA                                                                                          PARTICIPACION
OTROS
ACTIVOS                  26.509.638          23.755.138             2.754.500             11.60                     16.31
CARGOS
DIFERIDOS                        0.00                 0.00                0.00              100                      0.00
MATERIALES Y
SUMINISTROS                       0.00                0.00                0.00              100                      0.00

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          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                      46
BIENES DE
ARTE Y
CULTURA                 23.131.378          18.978.978             4.152.400             21.88                     87.26
LIBROS Y
PUBLICACIONES
DE
INVESTIGACION
Y CONSULTA              23.131.378          18.978.978             4.152.400            21.88                        100
INTANGIBLES             17.219.182          17.219.182                   0.00              0.00                    64.95
DERECHOS                  1.493.712           1.493.712                  0.00              0.00                     8.67
LICENCIAS                   929.682             929.682                  0.00              0.00                     5.40
SOFTWARE                14.795.788          14.795.788                   0.00              0.00                    85.93
AMORTIZACION
ACUMULADA DE
INTANGIBLES            -13.840.922         -12.443.022            -1.397.900             11.23                     -52.21
DERECHOS                 -1.493.712          -1.493.712                  0.00              0.00                    10.79
LICENCIAS                  -929.682            -929.682                  0.00              0.00                     6.72
SOFTWARE               -11.417.528         -10.019.628            -1.397.900             13.95                     82.49


El grupo Otros activos está conformado por rubros cargos diferidos, que para
la vigencia 2010 no presenta saldo, bienes de arte y cultura que muestra
saldo de $23.131.378., intangibles que obstenta saldo de $17.219.812. y
amortización acumulada de intangibles que refleja saldo de $-13.840.922.,
configurándose con estos el saldo para el grupo de otros activos para
vigencia del 2010 por valor de $26.509.638., mientras que para la vigencia de
2009 presento saldo por la suma de $23.755.138, mostrándose incremento
de $2.754.500, que representa una variación relativa del 11.60%; la
variación más representativa se encuentra en los libros y publicaciones de
investigación y consulta con un incremento de $4.152.400, que en términos
porcentuales participa en este grupo con un crecimiento de una vigencia a
otra del 21.88%; aportando al grupo en la vigencia 2010 el 87.26%.

             Pasivo

Para la vigencia fiscal 2010, el Pasivo de la Institucion Educativa Exalumnas
de la Presentacion, reflejado en el Balance General ascendió a la suma de
$96.280.000., el cual se incremento en la suma de $24.063.000., que
comparado con el saldo reflejado para este grupo en la vigencia 2009, fue de
$72.217.000., presentándose un         incremento de       $ 22.175.657, que
porcentualmente corresponde al 33.32%.

El pasivo de conformidad con los reportes y soportes entregados, por la
Institucion Educativa presenta el siguiente comportamiento:


    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
         cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                      47
                                                                                                            %
      CUENTA              AÑO 2010             AÑO 2009             DIFERENCIA           VARIACION         PART
  PASIVO                   96.280.000              72.217.000             24.063.000              33.32       100
  OTROS
  PASIVOS                  96.280.000              72.217.000             24.063.000              33.32       100
  INGRESOS
  RECIBIDOS POR
  ANTICIPADO               96.280.000              72.217.000             24.063.000              33.32       100


  VENTAS                   61.585.000              72.217.000            -10.632.000             -14,72     63.96
  OTROS
  INGRESOS
  RECIBIDOS POR
  ANTICIPADO               34.695.000                      0.00           34.695.000                100     36.04
  TOTAL PASIVO             96.280.000              72.217.000             24.063.000              33.32            -




            COMPOSICION DEL PASIVO INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA
                  PRESENTACION CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2010



                                                  OTROS PASIVOS,
                                                      100%




La conformación del pasivo esta dada por las Cuentas por Pagar que
participan con un 0.0%; y Otros Pasivos que contribuyen con el 100% .

Revisados los documentos soportes de las declaraciones de retención en la
fuente se evidencio que la Institución educativa auditada practico, causo,
liquido, declaro y pago la respectiva retención en la fuente en los términos de
ley.

En cuanto al análisis efectuado por información exógena año gravable 2010
presentada por la institución auditada a la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales – DIAN, de acuerdo a los plazos y condiciones establecidas en
virtud del artículo 631 del Estatuto Tributario y de la Resolución 8660 de
agosto 30 de 2010, revisados los datos contenidos en el anexo del archivo
plano, con los documentos soportes allegados, tal como libros auxiliares,
declaraciones tributarias, se evidencia que: La entidad auditada dio
    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
         cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                       48
cumplimiento con lo establecido por la norma tributaria con respecto al
Formato 1001, en plazos, condiciones y especificaciones técnicas.

Efectuado el análisis por retenciones en la fuente practicadas en el año
gravable 2010 por industria y comercio y tasa bomberil por la Institución
Educativa Exalumnas de la Presentación, una vez se reviso los documentos
soportes allegados, tal como egresos, libros auxiliares, libro diario, libro
mayor y declaraciones tributarias, se evidencia que: La entidad auditada
practico, causo, liquido, declaro y pago la respectiva retención en la fuente
por industria y comercio y la tasa bomberil en los términos de ley.

        Patrimonio

       CUENTA                   AÑO 2010            AÑO 2009           DIFERENCIA          VARIACION         % PART
PATRIMONIO                       66.248.429           68.135.772            -1.887.343              -2.77                -

HACIENDA PUBLICA                 66.248.429           68.135.772            -1.887.343              -2.77             100
CAPITAL FISCAL                   68.135.772           89.008.883          -20.873.111             -23.45        102.85


MUNICIPIO                        68.135.772           89.008.883          -20.873.111             -23.45              100
RESULTADOS DEL
EJERCICIO                        16.328.462             4.342.948          11.985.514             275.98            24.65
EXCEDENTE DEL
EJERCICIO                        16.328.462             4.342.948          11.985.514             275.98              100
PROVISIONES,
AGOTAMIENTO,
DEPRECIACIONES Y
AMORTIZACIONES                  -18.215.805          -25.216.059             7.000.254            -27.76            -27.50

DEPRECIACION DE
PROPIEDAD PLANTA Y
EQUIPO                          -16.817.905          -20.402.719             3.584.814            -17.57            92.33
AMORTIZACION DE
OTROS ACTIVOS                     -1.397.900           -4.813.340            3.415.440            -70.96             7.67
TOTAL PATRIMONIO                 66.248.429           68.135.772            -1.887.343              -2.77                -


La composición del Patrimonio de la Institucion Educativa Exalumnas de la
Presentacion, vigencia fiscal 2010, se refleja de la siguiente manera: El rubro
Hacienda publica que participa con el 100%, que en términos moneratios
tiene un valor de $66.248.429., del total patrimonio, la cuenta Capital fiscal el
cual representa el 102,85%, con un valor de $68.135.772., el rubro
Resultado del ejercicio que contribuye con el 24.65%, con la suma de
$16.328.462.,el rubro Provisiones, agotamiento, depreciaciones y


     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                       49
amortizaciones que aporto el 27.50 %, de decremento de este grupo,
reportando un valor de $18.215.805.

El grupo Patrimonio, presenta un saldo por valor de $68.135.772.00 a
diciembre de 2009, de acuerdo al analisis efectuado este se disminuyo en
$1.887.343., que obedece a la disminución del            capital fiscal que
corresponde al desarrollo de la Institucion, además de la acumulación de los
traslados de otras cuentas patrimoniales, y la partida correspondiente
provisión, agotamiento, depreciación y amortización que reconoce la
disminución gradual de la capacidad operacional de las propiedades; planta y
equipo como resultado del uso; con base en el valor de los bienes y la vida
útil estimada. El patrimonio presenta saldo a 31 de diciembre de 2010 de
$66. 248.429.

            Estado de la situación económica, financiera, social y ambiental

La Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion. presenta estado de
la actividad financiera, Económica y Social de acuerdo a lo siguiente:

                     Estado de Actividad Financiera, Económica y Social
               INTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
                                          31-12-2010
      Venta de Servicios                                                187.096.930
      Transferencias                                                     47.482.000
      Total Ingresos operacionales                                      234.578.930
      Costo de Ventas de Servicios                                      170.768.468
      Gastos de Administración                                                 0.00
      Provisiones agotamiento, depreciaciones y amortizaciones                 0.00
      Total Gastos Operacionales                                               0.00
      excedente operacional                                                    0.00
      Otros Ingresos no Operacionales                                          0.00
      Otros Gastos                                                             0.00
      Excedente no operacionales                                          9.648.771
      Total excedente (déficit) Operacional                               9.648.771
      Ingresos Operacionales + No Operacionales
      Costo de Ventas de Servicios                                      170.768.468
      Gastos Operacionales + No Operacionales
      Excedente (déficit) del ejercicio                                  16.328.462


El Gasto se disminuyo de conformidad al concepto emitido por la Contaduría
General de la Nación en el 100%, de acuerdo a lo informado por la
Institucion Educativa, se realizó la reclasificación del total de los gastos a
costos de venta y operación; sin embargo teniendo en cuenta el concepto
radicado con el expediente 20117-156533, emitido por la Contaduiria General
de Nación, es preciso aclarar que con respecto a los pagos realizados por la
    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
         cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                   50
prestación de servicos a los contratistas que realizan operaciones
administrativas de planeación y apoyo logístico no se deben considerar como
costos, igualmente no esta documentado este procedimiento como lo
establece el concepto, por lo tanto no se efectuo de acuerdo a lo establecido
en la conclusión; puesto que esta indica lo siguiente:

“La determinación de los costos de producción de los servicos prestados
corresponde directamente a la Institución Educativa, en donde previo un
análisis de la operación y roles desempeñados por el personal vinculado se
deberán identificar las actividades de dirección, planeación y apoyo logístico
a las cuales se asocian los gastos de administración, y las actividades de
prestación de servicos educativos, a las cuales se osocian los costos como
tal.

Las erogaciones asociadas a la prestación de los servicos vendidos por la
entidad corresponden al costo de venta, el cual comprende el costo de
producción acumulado de los servicos prestados que debe ser trasladado al
costo de ventas, si el servicio es vendido a un precio económicamente
significativo. Si por el contrario, el servicio prestado es suministrado a la
comunidad gratuitamente o a un precio economicamente no significativo, el
costo de producción se traslada al gasto en la proporción a los servicios
suministrados en tales condiciones, previa distribución de los costos
indirectos como minimo al finalizar el mes.”

Con respecto al hallazgo numero 14, el plantel educativo, remite un
documento en el cual advierte que es el procedimiento, para realizar la
asignación de costos en palicación al concepto emitido por la Contaduria
General dela Nación, el cual una vez analizado por el Organismo de control
Fiscal Municipal , no es claro ni, obedece a los lineamientos expuestos por la
Contaduria en el concepto radicado con el expediente 20117-156533. Por lo
tanto se mantiene el hallazgo numero 14 debiéndose programar la acción de
mejoramiento requerida.

 ANALISIS DEL ESTADO DE SITUACION ECONOMICA, FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL
                                 Actual             Anterior                 Horizontal                 Vertical
       Cuenta
                                  2010                2009            Diferencia       Variación            %
INGRESOS                        187.096.930        147.988.643         39.108.237            20.94              100
VENTAS DE
                                132.726.500        123.177.200           9.549.300            7.19            70.94
SERVICIOS
SERVICIOS                                         124.337.200.
                                133.169.500                              8.832.300            6.63          100.33
EDUCATIVOS                                                 00

Devoluciones, rebajas               -443.000         -1.160.000           717.000.             161            23.68
y descuentos
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          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                      51
    ANALISIS DEL ESTADO DE SITUACION ECONOMICA, FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL
                                   Actual             Anterior                 Horizontal                 Vertical
         Cuenta
                                    2010                2009            Diferencia       Variación            %
OPERACIONES
INTERINSTITUCIONA                  47.482.000         24.440.000         23.042.000            48.53            25.38
LES

TRANSFERENCIAS                                 0      24.440.000        -24.440.000              100


FONDOS RECIBIDOS                  47.482.000.                     0      47.482.000              100            25.38

TOTAL       ING.
                                  187.096.930        147.988.643         39.108.237            2094               100
OPERACIONALES
OTROS   ING.           NO
                                     6.679.691          8.276.372         -1.596.681          -23.90              3.57
OPERACIO
TOTAL   INGRESOS
OPERACIONALES Y
                                  193.766.621        156.265.015         37.511.606            19.36          103.56
NO
OPERACIONALES
GASTOS
TOTAL    GASTOS
                                            0.00     151.922.067       -151.922.067              100
OPERACIONALES
COSTOS DE VENTAS
                                  170.768.468                  0.00     170.768.468              100              100
Y OPERACIÓN
COSTOS DE VENTAS
                                  170.768.468                  0.00     170.768.468              100              100
DE SERVICIOS
                                                                                                         Con relación
EXCEDENTE             DEL
                                   16.328.462          4.342.948.        11.985.514            73.40       al ingreso
EJERCICIO                                                                                                        8.72
EXCEDENTE             DEL                                                                                Con relación
                                   16.328.462          4.342.948.        11.985.514            73.40     al gasto 9.56
EJERCICIO



                Venta de servicios

                                                                                                        % DE
                      AÑO 2010          AÑO 2009          DIFERENCIA            VARIACION
     CUENTA                                                                                         PARTICIPACION
    VENTAS DE
                     132.726.500 123.177.200                9.549.300                7.19                   70.94
    SERVICIOS
FUENTE; Estado de Actividad Financiera,Economica y Social INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
2010.




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                                                                                                                         52
                        INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA
                           PRESENTACION VENTA DE SERVICIOS
                         INCREMENTO 2010 CON RELACION AL 2009

                                                  132,726,500                   9.549.300



                       123.177.200




                       AÑO 2009                    AÑO 2010                   DIFERENCIA


La cuenta ventas de servicios de la Institucion Educativa Exalumnas de la
Presentacion, para la vigencia fiscal 2010, se incrementaron en 7.19% con
relación a la vigencia anterior representado monetariamente en $9.549.300.
la participación de este rubro para la vigencia 2010 fue del 70.94% con
respecto al total de los ingresos.

Las ventas de servicios de la Institucion Educativa Exalumnas de la
Presentacion por valor de $132.726.500, para la vigencia 2010 se
distribuyeron de la siguiente manera:

                                   RUBRO                                            VALOR $
         VENTAS DE SERVICIOS                                                                   132.726.500
         SERIVICO EDUCATIVOS                                                                   133.169.500

         EDUCACION FORMAL – PREESCOLAR                                                           3.545.500

         EDUCACION FORMAL – BASICA PRIMARIA                                                     34.121.000

         EDUCACION FORMAL - BASICA SECUNDARIA                                                   67.157.000

         EDUCACION FORMAL – MEDIA ACADEMICA                                                     25.202.500

         SERVICIOS CONEXOS A LA EDUCACION                                                        3.143.500

        DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS                                                  -443.000
        FUENTE; Estado de Actividad Financiera,Economica y Social INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS
        DE LA PRESENTACION 2010.


            Operaciones interinstitucionales

La cuenta Operaciones Interinstitucionales registra las fondos recibidos por la
Institución Educativa por gratuidad, provenientes de la Secretartia de
Educación Municipal, registrados durante los meses de junio , agosto y
septiembre de 2010, por los siguientes valores respectivamente:
$19.002.000., $9.400.000., $19.080.000,00, realizado el comparativo
    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
         cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                   53
respecto a la vigencia 2009 se establecio que estos ingresos se
incrementaron en $23.042.000., con una variación porcentual del 48.53%,
participando en el total de ingresos con el 25.38%.

                                   2010               2009        DIFERENCIA        VARIACION          % PART
         CUENTA

OPERACIONES                      47.482.000         24.440.000       23.042.000             48.53            25.38
INTERINSTITUCIONALES

                                             0      24.440.000       -24.440.000              100
TRANSFERENCIAS

                                 47.482.000.                  0      47.482.000               100            25.38
FONDOS RECIBIDOS



               Otros ingresos no operacionales

                             VIGENCIA            VIGENCIA                                                 % DE
                                                              DIFERENCIA         VARIACION
       CUENTA                  2010                2009                                               PARTICIPACION

OTROS INGRESOS                   6.679.691        8.276.372       -1.596.681             -23.90                      3.57
NO OPERACIONALES
FUENTE; Estado de Actividad Financiera,Economica y Social INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2010.


El rubro Otros ingresos no operacionales de la Institucion Educativa
Exalumnas de la Presentacion, para la vigencia fiscal 2010 refleja saldo a 31
de diciembre de 2010, por valor de $6.888.430, con respecto a la vigencia
fiscal 2009 se observa disminución en este ingreso en la suma de
$1.596.681, que corresponde al 23.90%. Este rubro genero sus ingresos
como se observa a continuación en la tabla:

                                CUENTA                                                 VALOR $
              OTROS INGRESOS                                                               6.888.430
              FINANCIEROS                                                                    208.739
              INTERESES SOBRE DEPOSITOS EN INSTITUCIONES
              FINANCIERAS                                                                       208.739
              OTROS INGRESOS ORDINARIOS                                                       6.677.000
              ARRENDAMIENTOS                                                                  6.677.000
              EXTRAORDINARIOS                                                                       2.691


               Gastos

Durante la vigencia 2010 los gatos fueron reclasificados en costos de venta
de operación, sin tener en cuenta el procedimiento establecideo en el
concepto emitido por la Contaduria General Nación, por lo cual no presenta
saldo para la vigencia auditada como se observa en la tabla a continuación:

      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
           cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                     54
                             VIGENCIA           VIGENCIA                                                   % DE
                                                                  DIFERENCIA         VARIACION
       CUENTA                  2010               2009                                                 PARTICIPACION
GASTOS
TOTAL GASTOS                          0.00     151.922.067        -151.922.067                  100
OPERACIONALES
FUENTE; Estado de Actividad Financiera,Economica y Social INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION 2.010.


               Costos de ventas y operación

                         VIGENCIA            VIGENCIA
                                                             DIFERENCIA          VARIACION         % PARTICIPACION
    CUENTA                 2010                2009
COSTOS DE
VENTAS Y                  170.768.468                0.00       170.768.468                 100                      100
OPERACIÓN
COSTOS DE
VENTAS DE                 170.768.468                0.00       170.768.468                 100                      100
SERVICIOS
EXCEDENTE DEL                                                                                            Con relación al
                           16.328.462          4.342.948.        11.985.514               73.40
EJERCICIO                                                                                                  ingreso 8.72
EXCEDENTE DEL                                                                                      Con relación al gasto
                           16.328.462          4.342.948.        11.985.514               73.40
EJERCICIO                                                                                                           9.56
FUENTE; Estado de Actividad Financiera,Economica y Social INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
2010.


Para el año 2009 la Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion no
refleja la cuenta Costo de ventas de servicios, mientras que para la vigencia
2010 se presenta saldo por la suma de $170.768.468, incrementándose por
esta razón en el 100%. Distribuidos así:

            COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN                                                   170.768.468
            COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS                                                  170.768.468
            SERVICIOS EDUCATIVOS                                                           170.768.468
            EDUCACION FORMAL – PREESCOLAR                                                      7.018.584
            EDUCACION FORMAL – BASICA PRIMARIA                                               71.398.296
            EDUCACION FORMAL – BASICA SECUNDARIA                                             67.009.547
            EDUCACION FORMAL – MEDIA ACADEMICA                                               25.342.041



De acuerdo al concepto emitido por la Contaduira General de la Nación,
previo a realizar el registro mensual en esta cuenta se debe efectuar un
análisis de la operación y roles desempeñados por el personal vinculado,
debiéndose identificar las actividades de dirección, planeación y apoyo
logístico a las cuales se asocian los gastos de administración, y las
actividades de prestación de servicos educativos, a las cuales se asocian los
costos como tal, documento que no se observo durante el proceso auditor.

      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
           cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                     55
Durante la vigencia 2010, de acuerdo a lo reflejado en el Estado de la
situación económica, financiera, social y ambiental, se presenta el rubro
excedente del ejercicio por valor de $16.328.462. el cual se incremento con
respecto a la vigencia 2009 que estuvo por el orden de $4.342.948., en
$11.985.514. con incremento porcentual del 73.40%, producto del incremento
de los fondos percibidos por gratuidad.

Efectuado el Análisis de los Estados financieros Básicos presentados por la
Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion, a 31 de diciembre del
2010, se obtuvo como resultado calificación satisfactorio en la Evaluación al
Sistema de Control Interno Contable, se realizo un examen selectivo
efectuado al Balance General y al Estado de la Actividad financiera,
Económica, Social y Ambiental, en los soportes y libros de contabilidad
correspondientes a 31 de diciembre de 2010, se determina que los Estados
Financieros de la entidad Auditada presentan razonablemente la situación
financiera eceptopor las situaciones descritas en el presente informe.


4.3.2        Evaluar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos a 31 de
             diciembre de 2010, teniendo en cuenta su buen manejo y
             disposición de los recursos


El presupuesto aprobado para la vigencia 2010, por el Consejo Directivo de
la Insttiución Educativa aprobado mediante Acuerdo numero 005 del 26 de
noviembre del 2009, por la suma de $147.421.000. efectuándose adiciones
por valor de $50.096.000, apropiándose la suma de $197.517.000,
ejecutándose por valor de $187.504.850.00, tanto para el ingreso como para
el gasto.

            Ejecucion presupuestal de ingresos vigencia 2010.


De conformidad a la ejecución del presupuesto de Ingresos presentado por
Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion a 31 de diciembre de
2010 y de conformidad a las apropiaciones iniciales efectuadas según lo
aprobado mediante Acuerdo 005 del 2009, la Institucion Educativa
Exalumnas de la Presentacion, realizó las siguientes modificaciones durante
la vigencia fiscal 2010.




    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
         cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                   56
                INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
                    PRESUPUESTO DE INGRESOS INTITUCION EDUCATIVA
                                 VIGENCIA FISCAL 2010
              Apropiación             Reduccion    Apropiación Recaudos                              Saldo por
Conceptos                 Adiciones
                inicial                  es         definitiva acumulado                             Recaudar
PPTO DE
               147.421.000      50.096.000                 0       197.517.000      187.504.850     10.012.150
INGRESOS
INGRESOS
POR VENTA      129.420.000         937.000                 0       130.357.000     129.583.000         774.000
DE SERV.
OTROS                                                                                                7.000.000
                  7.000.000                0               0                  0                 0
INGRESOS


Durante la vigencia fiscal 2010, se realizaron adiciones al presupuesto de
Ingresos en la suma de $50.096.000; resultando como apropiación definitiva
la suma de $197. 517.000.

                                   RECAUDO PRESUPUESTO INGRESOS
                                INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA
                                             PRESENTACION
                         15%                     2010



                                                                        Recaudos Acumulados

                                                                        Saldo Recaudado


                                                            85%


El presupuesto definitivo de ingresos presento recaudos acumulados de
$187.504.850, equivalente a un 85%, quedando por recaudar el 15% que
equivale a $10.012.150.

                                                  RECAUDO ACUMULADO
                                               PRESUPUESTO DE INGRESOS
                                                 INSTITUCION EDUCATIVA
                                                    EXALUMNAS DE LA
                                                   PRESENTACION 2010 por venta
                                                                Ingersos
                                                        0%      de servicios




                                                               100%



     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    57
El valor más representativo de recaudos acumulados del presupuesto
ejecutado corresponde al rubro ingresos por venta de servicios por la suma
de $187.504.850 que participa con el 100%, siguiéndole el rubro otros
ingresos que no se refeleja ningún valor por lo tanto se identifica con el 0%.

En la ejecución presupuestal de Ingresos el valor más representativo del
saldo por recaudar, corresponde a ingresos por venta de servicios por valor
de $774.000, el valor más representativo, por recaudar corresponde al
ingreso de Secundaria con $ 67.157.000 seguido de Primaria con
$34.320.000, seguido de Media Academica con $25.250.000, seguido SGP
con $ 47.483.000, seguido por Arrendamiento tienda Escolar, Bienes
Muebles e Inmuebles $6.677.000, seguido de $ 4.000.000, seguido de Nivel
Preescolar con $ 3.630.000.

                   INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
                           EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS
                                       VIGENCIA 2010

      Nombre Rubro                  Presupuesto
                                                          Adiciones          Reducciones             Recaudos
      Presupuestal                     Inicial

 Nivel Preescolar                         3.630.000                     0                    0            3.545.500


 Primaria                               34.320.000                      0                    0           34.121.000

 Secundaria                             66.220.000              937.000                      0           66.714.000

 Media Academica                        25.250.000                                           0           25.292.500

 Certificados y Constancias               4.000.000                                          0            3.143.500
 Arrendamientos Tienda
 Escolar. Bienes Muebles e                5.000.000           1.677.000                      0            6.677.000
 Inmuebles
 Transferencias o Aportes
                                               1.000        47.482.000                       0           47.482.000
 del presupuesto Municipal
 Recursos del Balance                     2.000.000                     0                    0              410.611

 Rendimientos Financieros                 3.000.000                     0                    0              208.739

 Donaciones de
 Instituciones y                        4.000.0000                      0                    0                      0
 Asociaciones
 TOTAL                                 147.421.000          50.096.000                       0         187.504.850


Verificada la ejecución presupuestal con la las modificaciones realizadas
durante la vigencia 2010 obteniéndose el análisis que se refleja en las
siguientes tablas:
     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    58
                   INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
         EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS RELACIONADO CON LAS MODIFICACIONES
     Fecha del  Nombre Rubro / Acto
                                      Adiciones   Reducciones    Recaudos  Diferencia
       Acto       Administrativo

    17/06/2010
                   ACUERDO 002                         9.000.000                     0
                   SUBTOTAL                            9.000.000                     0

    17/06/2010

                   ACUERDO 003                        10.002.000                     0

                   SUBTOTAL                           10.002.000                     0

    02/09/2010

                   ACUERDO 006                         9.40.0000                     0

                   SUBTOTAL                            9.400.000                     0

    23/09/2010

                   ACUERDO 007                        19.080.000                     0

                   SUBTOTAL                           19.080.000                     0

    06/12/2010

                   ACUERDO 011                         1.677.000                     0

                   SUBTOTAL                            1.677.000                     0

    06/12/2010

                   ACUERDO 011                           937.000                     0

                   SUBTOTAL                              937.000                     0




Mediante ACUERDO Nº 005 NOVIEMBRE DE 2009, Por el cual se adiciona
al presupuesto de ingresos y gastos de la Institucion Educativa Exalumnas
de la presentacion, vigencia de 2010. Se evidencio los diferentes rubros que
pertenece al Sistema General de Participación, Rubro 12100112010402 y el
Rubro 1215011201030100 de la misma cuenta; Con una adición de
$50.096.000 sin presentar reducción, la información reportada por el SIREC,
es verificada con la Ejecución Presupuestal del Ingreso de la Institucion
Educativa Exalumnas de la presentación.

                Ejecucion presupuestal de egresos vigencia 2010.

El consejo Directivo de la Institucion Educativa Exalumnas de la
presentación, mediante Acuerdo número. 005 del 26 de Noviembre de 2009,
aprobó el presupuesto de gastos, para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31
de diciembre de 2010, por la suma de $147.421.000, efectúo créditos y
       Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
            cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                      59
contra créditos por la suma de $7.550.000 y adición al presupuesto por la
suma de $50.096.000. de acuerdo a los actos administrativos verificados por
este ente de control.

                      INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
                          EJECUCIÓN DE GASTOS A 31 DE DIDEIMBRE DE 2010
Apropiación       Créditos      Contra    Adiciones    Apropiación  Compromisos                               Saldo por
  inicial                      créditos                 definitiva                                          comprometer
  147.421.000      7.550.000        7.550.000        50.096.000        197.517.000         187.241.504         10.275.496


La Institucion Educativa Exalumnas de la Presentacion,           efectúo
compromisos durante la vigencia 2010, por la suma de $187.241.504,
quedando un saldo por comprometer de $10.275.496. Según la ejecución de
Gastos presentada a 31 de diciembre de 2010, de la Institucion Educativa
Exalumnas de la Presentacion, presenta los siguiente valores ejecutados
relacionados con cancelación de prestacion de servicos así:


             INSTITUCION EDUCATIVA EXALUMNAS DE LA PRESENTACION
                              GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
                                        Vigencia 2010
                  Nombre Rubro Presupuestal               Pago   EJECUCION
                                                                  PPTAL DE
                                                                   GASTOS
        Remuneracion Servicios Tecnicos y Profesionales 28715500    28.880.000
        Compra de Muebles y Enseres. Equipo de Oficina. 15736026                               10.500.000
        Comunicación y Computo
        Materiales y suministros                        77827203                               45.941.000
        Material Didactico                                                    2399400            3.000.000
        Mantenimiento                                                       46140000           37.500.000

        Viaticos y Gastos de Viaje                                                     0           500.000
        Impresos y Publicaciones                                              5968300            3.500.000
        Comunicaciones y Transporte                                            143500            3.300.000
        Seguros Generales                                                     3545370            5.000.000
        Inscripcion   y     Participacion    en    Competencia                      0              500.000
        Deportivas. Culturales y científicas
        Servicios Publicos                                                    5663920            6.000.000
        Actividades científicas, Deportivas y Culturales                            0              500.000
        Gastos Bancarios                                                      1102285            1.800.000
        Otros Gastos Generales                                                         0           500.000


El Plan Anual de Caja, no se presetna como un acto administrativo que lo
formalice.


     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    60
La Institución educativa señala en la controversia que esta realiza las
modificaciones al presupuesto mediante acuerdos emitidos por el Consejo
Directivo de la Institución y que por políticas de austeridad del gasto y de
celeridad de seguimiento del PAC. Sin embargo respetuosamente este ente
de control transcribe la definición de PAC de acuerdo al Decreto 111 de
1996, la cual registra en el Articulo 73 en umno de sus párrafos: “El PAC
correspondiente a las apropiaciones de cada vigencia fiscal, tendrá como
límite máximo el valor del presupuesto de ese periodo.“…”podrá reducir el
PAC en caso de detectarse una deficiencia en su ejecución. Igualmente, se
podrán reducir las apropiaciones cuando se compruebe una inadecuada
ejecución del PAC”. De conformidad a la Guia de Fondos de Servicos
Educativos, emitida por el Ministerio de Educación Nacional, “denomina el
PAC, como el flujo de caja, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 4791
de 2008, el cual indica que: Es el instrumento que permite las programación
mensual de los recaudos de ingresos que hacen parte dl presupuesto y delos
pagos correspondientes alos gastos del presupuesto. Adcicionalmente facilita
la programación de disponibilidad de recursos ene tesorería, para efectuar
oportunamente los pagos. Esta herrameinta reviste una importancia especial
teniendo en cuenta que de conformidad con el Decreto 4791 de 2008, las
transferencias o giros que las entidades territoriales realicen al fondo no
pueden ser comprometidas hasta tanto se recxiban efectivamente en el
establecidmiento educativo.” En vista de lo expuesto es necesario que se
tenga el acto administrativo debidamente aprobado por el Consejo Directivo.
Por lo tanto se mantiene el hallazgo numero 16, debiéndose efectuar la
programación de la acción de mejoramiento.

              Plan de compras

El siguiente corresponde a análisis efectuado entre la ejecución presupuestal
de gastos y el plan de compras de la vigencia fiscal 2010, reportado en el
SIREC por la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación,
determinándose lo siguiente:

                 Según Formato SIREC              Según Formato                                            Diferencia
                 Ejecución Presupuestal        Reportado a SIREC Plan                                         entre
                                                                              Diferencia
                        Gastos $                   de Compras $                          Ejecución          Pagos de
                                                                             entre Pagos
                                                                                         de Plan de        Ejec Pptal
                                                                               de Ejec.
                                                                                          Compras              Vs
                                                                               Pptal Vs
                                                                                         entregado         Ejecución
Nombre Rubro                                                                   Ejec. de
                                                                                          por parte        de Plan de
                  Apropiación                                                  Plan de
                                     Pagos     Proyectado      Ejecución                  del Ente          Compras
                   Definitiva                                                 Compras
                                                                                          Auditado         entregado
                                                                             reportado a
                                                                                              $             por parte
                                                                               SIREC $
                                                                                                            del Ente
                                                                                                           Auditado $
Remuneración                        28.715.                    28.715.500                     28.715.500
                      28.880.000,               28.880.000,                            $ 0,                         0,
Servicios                              500,                             ,                              ,

     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    61
                   Según Formato SIREC              Según Formato                                             Diferencia
                   Ejecución Presupuestal        Reportado a SIREC Plan                                          entre
                                                                                 Diferencia
                          Gastos $                   de Compras $                           Ejecución          Pagos de
                                                                                entre Pagos
                                                                                            de Plan de        Ejec Pptal
                                                                                  de Ejec.
                                                                                             Compras              Vs
                                                                                  Pptal Vs
                                                                                            entregado         Ejecución
Nombre Rubro                                                                      Ejec. de
                                                                                             por parte        de Plan de
                    Apropiación                                                   Plan de
                                       Pagos     Proyectado      Ejecución                   del Ente          Compras
                     Definitiva                                                  Compras
                                                                                             Auditado         entregado
                                                                                reportado a
                                                                                                 $             por parte
                                                                                  SIREC $
                                                                                                               del Ente
                                                                                                              Auditado $
Técnicos y
Profesionales
Compra de
Muebles y
Enseres.
Equipo de               15.750.000, 15.736.       15.750.000, 12.322.026          3.414.000, 15.736.026                 0,
Oficina.                               026,                            ,                              ,
Comunicación y
Computo
Materiales y
                        77.843.000, 77.827.       77.843.000,                                   77.827.203              0,
Suministros
                                       203,                      83.539.203                              ,
                                                                                  3.312.600,
                                                                          ,
Material
                         3.000.000, 2.399.4        3.000.000,                                   2.399.400,              0,
didáctico
                                        00,
                                    46.140.                      46.140.000                     46.140.000
Mantenimiento           46.180.000,               46.180.000,                              0,                           0,
                                     000,                             ,                                  ,
Viáticos y
                           500.000,         0,              0,             0,              0,            0,             0,
Gastos de Viaje
Impresos y
                         6.000.000, 5.968.3        6.000.000,    1.917.300,       4.051.000,    5.968.300,              0,
Publicaciones
                                        00,
Comunicacione
                         4.914.000,    143.50      4.914.000,                           0,00      143.500,              0,
s y Transporte                                                   143.500,00
                                           0,
Seguros
                         5.500.000, 3.545.3        5.500.000,    3.545.370,                0,   3.545.370,              0,
Generales
                                        70,
Inscripción y
participación en
competencias
                           500.000,         0,              0,             0,              0,            0,             0,
deportivas.
culturales y
científicas
Servicios
                         6.000.000, 5.663.9        6.000.000,              0,           0,00    5.663.920,              0,
Públicos
                                        20,
Actividades
científicas.
                           500.000,         0,              0,             0,           0,00        $ 0,00              0,
deportivas y
culturales
Gastos
                         1.450.000, 1.102.2                 0,             0,     1.102.285, 1.102.284,73             0,27
Bancarios
                                        85,
Otros gastos
                           500.000,         0,              0,             0,           0,00             0,             0,
generales
                                   187.241       $194.067.00 181.986.91                      187.241.50
    TOTAL             197.517.000,                                                5.254.685,                          0,27
                                      .504                 0      9                                   3




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La entidad auditada reporto al SIREC un Plan de Compras por el periodo de
Enero a Diciembre de 2010, que no coincide en cifras tanto en lo proyectado
como en lo ejecutado, este último presenta un valor de $181.986.919,00, con
respecto a la Ejecución Presupuestal de Gastos, que contempla un
compromiso y pago por valor de $187.241.504,00; presentándose una
diferencia de $5.254.685,00; no obstante, en el transcurso del desarrollo de
la auditoria, los responsables señalaron, que esta situación corresponde a
error en la parametrización del sistema cuando se hizo la respectiva
validación de la información que fue enviada al SIREC, prueba de lo anterior
se anexa documento físico firmado por los mismos, en el que se señala por
fecha, tercero, detalle y valor , totalizado por rubro, un valor total de ejecución
de $187.241.503,73, demostrando una diferencia de 0,27. Ante lo cual se
configura un hallazgo administrativo, por error en los sistemas de información
en cuanto a la parametrización del programa utilizado. La Institución
Educativa acepta el hallazgo numero 21, debiéndose realizar las acciones
de mejoramiento respecto a la Parametrización.


4.4            REVISION DE LA CUENTA

4.4.1          Emitir pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta
               presentada a 31 de diciembre de 2010.

Verificar y emitir concepto de la cuenta y cada uno de los formatos, de
conformidad con la Resolución Nº 020 de diciembre 27/2010

En cumplimiento a lo dispuesto en la resolución No. 020 de 2010, emitida
por la Contraloría Municipal de Ibagué, La Institución Educativa Exalumnas
de la Presentacion, hizo entrega a través de SIREC de los formatos
diligenciados correspondiente a la vigencia fiscal 2010 ASI: 1) Catalogo de
Cuentas; 2A ) Resumen caja menor, 2B) Relación de gastos caja menor; 3)
Cuentas Bancarias; 4) pólizas de aseguramiento; 5A ) Propiedad planta y
equipo adquisiciones y bajas, 5B ) Propiedad planta y equipo – Inventarios
6) Ejecución presupuestal de Ingresos, 7 ) Ejecución presupuestal de gastos;
8A ) Modificación al presupuesto de Ingresos y 8B) Modificación al
presupuesto de Egresos; 9) Ejecución PAC de la vigencia; 11) Ejecución
presupuestal de cuentas por pagar; 12) Adquisición y Proyectos de Inversión;
20) 13. Contratación, 20 13B) Consorcio. 21) Inventario recurso tecnológico.

Evidenciandose que todos los formatos se rindieron de acuerdo al tiempo
establecido en la Resolución 020 de 2010 y se adjuntaron los anexos
señalados en el instructivo guía de revisión de formatos contenido en el
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SIREC. Sin embargo se encontraron inconsistencias en los siguientes
formartos.

            Formato 2A. resumen caja menor

Revisados los datos contenidos en el formato, con los documentos soportes
allegados se evidencia que:

                           F0RMATO 2A - RESUMEN DE CAJA MENOR
                                                   SALDO              SALDO
NÚMERO DE   TOTAL                  TOTAL          EFECTIVO            LIBRO                  OBSERVACION
 LA CAJA  INGRESOS                GASTOS            CAJA             BANCOS
                                                                                  Se presenta saldo en caja,
                                                                                  sin tener en cuenta la
                                                                                  consignación efectuada el
                                                                                  día 10 de diciembre de
            1       3353945          3163343            190602             190602 2010.
                                                                                  Se presenta saldo en el
                                                                                  libro de bancos sin tener en
                                                                                  cuenta lo reflejado en el
                                                                                  extracto de la cuenta a la
                                                                                  cual     se     realizó     la
                                                                                  consignación,           como
                                                                                  tampoco el saldo en
                                                                                  contabilidad,     según     lo
                    3353945          3163343            190602             190602 registrado en el formato 3.


En cuanto al diligenciamiento del formato se observa saldo en las columnas
que corresponen a saldo de efectivo y libros de bancos sin tener encuenta la
consignación efectuada la cual deja sin saldo la cuenta caja menor,
igualmente se presenta saldo enlibros de bancos sin tenr encuenta que para
el manejo de caja menor no se abrió cuenta alguna en entidad fianciera, ni el
saldo en el extracto de la cuenta a la cual se consigno a 31 de diciembre de
2010. En la controversia la Institución explica como diligencio este formato
sin que exste argumento sea, de recibo para el ente de control puesto que en
las instrucciones contenidas en el SIREC, se explica que debe contener este
formato, en cuanto a las polizas revisadoe el formato existente en el SIREC
se evidencian dos casillas diligenciadas sin que el numero de poliza
corresponda al que se anexa, por lo cual se mantiene el hallazgo numero
15, debiéndose realizar la acción de mejoramiento respectiva.

El Acto Administrativo de constitución de la caja menor, la Resolución
numero 001 del 18 de enero de 2010, por el cual se apertura la caja menor
para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010, en la parte motiva
y considerando b, se registra el Decreto 1857 de 1994, sin tener en cuenta
que el mismo fue derogado con el Articulo 21 del Decreto 4791 de 2008. No
    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
         cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                   64
es de recibo del ente de control lo expuesto por el establecimiento educativo
en virtud a que este Ente Fiscalizador en ningún momento advirtió nulidades
en el acto administrativo, pero evidencio el hallazgo administrativo numero
17, en cuanto a que menciona una norma derogada, por lo cual se debe
plantear las acciones de mejoramiento necesarias.

Igualmente se determinó que falta el pago de estampillas procultura y
proancioanos en las compras realizadas por caja menor según lo establecido
en los Acuerdos Municipales números 001 y 007. Por lo cual se configura
como hallazgos administrativos las situaciones reflejadas en esta planilla. La
Institución acepta el hallazgo y tomará las acciones correctivas necesarias,
incluyéndolas en el Plan de Mejoramiento para el Hallazgo numero 18.

            Formato 4. pólizas de aseguramiento

Realizada la verificación se evidencia que el número de las pólizas
registradas en este formato no corresponde al que se observa en el soporte
remitido mediante documento pdf en el SIREC, el cual registra una sola
póliza numero 360120900478, y que de acuerdo a los datos reflejados se
refiere a la póliza que ampara a los bienes faltando de acuerdo a lo
informado la póliza de manejo para los funcionarios responsables.
Una vez en la Institución se observo la póliza numero 360120900478, que
efectivamente ampara los bienes y asegura la infidelidad de dos empleados
por valor de $50.000.000,00 sin que se especifique quienes son, por lo cual
es evidente que no existen dos polizas como se registraron en el Formato 4
si no una sola poliza. Es preciso aclarar que para la vigencia 2011 la poliza
especifica los funcionarios responsables.

            Concepto de la cuenta rendida

En cumplimiento de la Resolución 020 de 2010, expedida por el ente
fiscalizador, la Institucion Educativa Exalumnas de la Presentación, rindió la
respectiva cuenta electrónica vigencia 2010, diligenciando los formatos, de
conformidad a lo expuesto en el cuerpo de este informe, la Contraloría
Municipal de Ibagué, en virtud a su función constitucional, emite
pronunciamiento de no fenecimiento a la cuenta presentada por La
Institución, puesto que si bien es cierto rindió la cuenta en los formatos
correspondientes, efectuado el análisis a la información remitida y evaluada
con la entregada durante el procedimiento de auditoria ejecutado se
encontraron inconsistencias, consolidadas en hallazgos Administrativos,
Fiscales y Disciplinarios, que no permiten el fenecimiento de la cuenta, por
lo tanto NO SE FENECE esta con corte a 31 de diciembre de 2010.
    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
         cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                   65
4.5            CONTRATACION

4.5.1          Evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos económicos
               y financieros propuestos por la Institución Educativa, la ejecución
               de los planes, programas y proyectos, durante el proceso
               contractual en sus diferentes etapas (previa a la ejecución de los
               contratos, durante el desarrollo del contrato y una vez terminados),
               para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los
               resultados obtenidos de la contratación, durante la vigencia 2010.


La Institución Educativa Exalumnas de la Presentación durante la vigencia
2010 ejecuto 54 contratos, cuyo valor ascendió a la suma de
$173.398.886,00, contando con un presupuesto definitivo de conformidad a
lo registrado en el en el SIREC de $196.410.000,00; por la cual la
contratación pactada tuvo una participación del 88% del presupuesto de la
vigencia auditada.

Se hallo la muestra a evaluar tomando como base al formato 20_13A rendido
por la Institución Educativa, a través del SIREC, utilizándose el programa
estadístico para seleccionar los contratos a revisar (STATS), arrojando una
selección de 35 contratos que corresponden al 65% de los contratos
ejecutados el valor de la muestra a auditar, ascendió a la suma de
$125.542.260.00, lo que equivale a una participación del 72% del valor total
de la contratación de la vigencia 2010.

Revisados los 35 contratos se encontraron las siguientes inconsistencias:

NOMBRE DEL                                                     VALOR                      OBSERVACIONES
CONTRATISTA            OBJETO DEL CONTRATO                     INICIAL
                                                                             No se observa el acta de liquidación en el
              SUMINISTRO DE PINTURAS Y                                       contrato ejecutado. Al igual que no existe
AVILA SANCHEZ MATERIALES PARA RESANE Y                                       documento de Certificación de Cámara y
MELQUISEDEC   PINTURA DE LA PLANTA FISICA                      8724600       comercio
                                                                             No se observa certificado de cámara y
             AMPLIACION Y ADECUACION DE                                      comercio
SILVA   PEÑA SALON PARA BODEGA EN LA
ALEXANDER    INSTITUCION A TODO COSTO                          4900000
                                                                             No se observa documento de certificación
                                                                             de cámara y comercio, no se encuentra el
              ADECUACION Y CONTRUCCION                                       certificado de antecedentes disciplinarios,
SOLER         DE PISO EN CERAMICA Y 3                                        no se encuentra Certificado de la
CERQUERA      PUERTAS PARA OFICINA DE                                        Contraloría para investigación juicios
FERNANDO      SECRET                                           3470000       fiscales y jurisdicción coactiva.
              SUMINISTRO     UTILES    DE                                    No se observa documento de pago de
ORTIZ BONILLA PAPELERIA Y ESCRITORIO PARA                                    seguridad social,
HERMES IVAN   LA INSTITUCION                                   7687600



      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
           cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                     66
NOMBRE DEL                                                     VALOR                      OBSERVACIONES
CONTRATISTA          OBJETO DEL CONTRATO                       INICIAL
                  SUMINISTRO      MATERIALES                                 No se observa certificado de cámara y
CASTRO            ELECTRICOS           PARA                                  comercio ni tampoco se observa Certificado
MARTINEZ          MANTENIMIENTO   DE  REDES                                  de la Contraloría para investigación juicios
HENRY             ELECTRICAS                                    519300       fiscales y jurisdicción coactiva
                                                                             se evidencia una certificacion de fecha
                                                                             26 de agosto de 2009 expedida por
                                                                             una empresa cooperativa de servicios
                                                                             de salud, en la que se señala que se
                                                                             encuentra activo en el servicio como
                                                                             beneficiario,    existe    orden     de
                                                                             suministro no. 008 remitida al
                                                                             contratista, sin embargo no suscrita
PALMA BALLEN SUMINISTRO       1         AIRE                                 por el mismo. no se precisa quien
JORGE        ACONDICIONADO          MARCA                                    realiza la supervision.
MAURICIO     SAMSUNG MINI SPLIT 24000. 220V                    2410000
                                                                             Se evidencia copia de carnet del
                                                                             contratista   afiliado al   regimen
             REPARACIONES DE TEJAS DE                                        subsidiado en salud – sisben. No es
SILVA   PEÑA ETERNIT. PLASTICAS. TANQUES                                     prueba suficiente.
ALEXANDER    DE AGUA Y VATERIAS SANITARS                       1600000
                                                                             Se evidencia carnet del contratista como
                                                                             afiliado al regimen contributivo en salud, no
RODRIGUEZ   SUMINISTRO PINTURA PARA LA                                       es prueba suficiente
RUBIO EDGAR PARTE INTERIOR DE TECHOS Y
NORMAN      EXTERIOR DE LA INSTITUCI                           8173000
                                                                             estudios      previos   no    fueron     lo
                                                                             suficientemente explicativos, existe orden
                                                                             de suministro no. 013 remitida al
                                                                             contratista, sin embargo no suscrita por el
                                                                             mismo. no se precisa quien realiza la
ORTIZ BONILLA SUMINISTRO DE PAPELERIA Y                                      supervision.
HERMES IVAN   MATERIALES PARA OFICINA.                         4384500
                                                                             Se evidencia certificado suscrito por
                                                                             contador publico en el que se señala que
                                                                             se encuentra al día en el pago de los
                                                                             aportes al pago de seguridad social. no es
            SUMINISTRO DE CARTUCHOS                                          prueba suficiente, no se preciso quien
QUIROGA     PARA     IMPRESORAS     DE                                       realizara la supervisión y no se folio los
TAFUR MARIA SECRETARIAS.  CARTULINA  Y                                       estudios     previos     no   fueron    lo
YOLANDA     AMBIENTADOR                                        2481000       suficientemente explicativos.
                                                                             Se evidencia copia de carnet del
             REÀRACIONES LOCATIVAS EN LA                                     contratista   afiliado al   regimen
SILVA   PEÑA PLANTA FISCA CONSISTENTE EN:                                    subsidiado en salud – sisben. No es
ALEXANDER    SUMINISTRO E                                      1497000       prueba suficiente.
                                                                             Existe orden de suministro no. 018 remitida
              MATERIALES ELECTRICOS PARA                                     al contratista, sin embargo no suscrita por
ORTIZ BONILLA EL MANTENIMIENTO DE LAS                                        el mismo. no se precisa quien realiza la
HERMES IVAN   REDES ELECTRICAS                                 2537800       supervisión.
                                                                             Se evidencia certificado suscrito por
                                                                             contador publico en el que se señala que
            SUMINISTRO              DE TINTA PARA                            se encuentra al día en el pago de los
QUIROGA     IMPRESORA.              CARTULINA POR                            aportes al pago de seguridad social. no es
TAFUR MARIA OCTAVOS.                PAPEL    CARTA.                          prueba suficiente, no se precisa quien
YOLANDA     SOBRES                                             5800000       realiza la supervisión sin foliar.
                                                                             EXISTE ORDEN DE SUMINISTRO No. 021
                                                                             REMITIDA AL CONTRATISTA, SIN
TOVAR VARON SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS                                        EMBARGO NO SUSCRITA POR EL
JAIME       DE ASEO Y CAFETERIA                                2990600       MISMO. NO SE PRECISA QUIEN

      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
           cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                     67
NOMBRE DEL                                                     VALOR                      OBSERVACIONES
CONTRATISTA            OBJETO DEL CONTRATO                     INICIAL
                                                                             REALIZA LA SUPERVISION.

                                                                             Existe Acta operativa de evaluación de
                                                                             propuesta, 27 de octubre de 2010, cuando
                                                                             la orden de prestación de servicos se
                                                                             sucribio el 27 de septiembre; igualmente se
                                                                             observa estudios previos dela contratación
                                                                             de l suministro de fecha 20 de sptiembre de
RAMIREZ                                                                      2010.No se observa certificado de cámara
SARABIA           SUMINISTRO DE GRAMA PARA                                   y comercio, no se manifestó quien realizara
HAMES             REPARACION ZONAS VERDES                      1585000       la supervisión al contrato.
                                                                             Se encontro Planillas de pago de seguridad
                                                                             social pero no como establecimiento de
                                                                             comercio aportante, si no como afiliado ya
                                                                             que no concuerda con la certificacion que
                                                                             suministro en calidad de represdentanten
CARBONEL                                                                     legal .
CEDIEL GLADIS     RECARGA DE 11 EXTINTORES                      400000
                                                                             No se manifiesta quien realizará la
                                                                             supervisión de esta orden de suministro.
GARCIA ROJAS
GERMAN       SUMINISTRO DE 50 SILLAS RIMAX
AUGUSTO      COLOR BEINS                                       1750000
                  1     IMPRESORA   HEWLETH                                  No se manifiesta quien realizará la
QUIROGA           PACKARD-1102W.          70                                 supervisión de esta orden de suministro.
TAFUR MARIA       DICCIONARIOS      ESPAÑOL.
YOLANDA           ACCESORIOS COMPUTADO                         2200000
GARCIA ROJAS                                                                 No se observa documento de pago de
GERMAN            MANTENIMIENTO Y PINTURA DE                                 seguridad sociaL
AUGUSTO           45 SILLAS UNIVERSITARIAS                      540000
                                                                             No se observa certificación de cámara y
                                                                             comercio, ni tampoco se observa
             CONSTRUCCION     DE    20.50                                    Certificado de Antecedentes, Certificado de
SILVA   PEÑA METROS DE BARANDA FRENTE A                                      la Contraloría para investigación juicios
ALEXANDER    LOS SALONES PARTE ALTA                            2900000       fiscales y jurisdicción coactiva
                                                                             No se manifiesta quien realizará la
                                                                             supervisión de esta orden de suministro.
GARCIA ROJAS
GERMAN            SUMINISTRO DE 06 BANCAS
AUGUSTO           METALICAS DE JARDINERIA                      1752000
PALMA                                                                        No se manifiesta quien realizará la
GUEVARA                                                                      supervisión de esta orden de suministro.
NOHORA            SUMINISTRO IMPLEMENTOS DE
CECILIA           ASEO                                         1766170
                                                                             No se observa certificado de cámara y
                                                                             comercio, cedula de ciudadanía, rut, No se
TOVAR VARON SUMINISTRO                     MATERIALES                        manifiesta quien realizará la supervisión de
JAIME       ELECTRICOS                                         2240000       esta orden de suministro.




              Evaluar la cantidad y calidad de obras, bienes, servicios,
               sobrecostos y utilidad del contrato.

Con orden de suministro No. 013 de fecha 23 de Julio de 2010, se dio
entrada a elementos de papelería y materiales para oficina según facturas
No. 0207 y 0208 expedidas por el contratista Hermes Iván Ortiz Bonilla, C.C.
      Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
           cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                     68
No. 93.376.856. Entre los suministros, se incluyo compra de cartuchos para
impresoras de varias dependencias, así:

CANTIDAD             DETALLE                          VALOR UNITARIO                 VALOR TOTAL
       4        CARTULLOS HP 22                               $70.000                     $280.000
       4        CARTULLOS HP 21                               $65.000                     $260.000

No obstante en la misma fecha, pero con orden de suministro No. 014, se dio
entrada a elementos de papelería y materiales para oficina según factura No.
0521 expedida por la contratista María Yolanda Quiroga Tafur, C.C No.
38.252.571. Entre los suministros, se incluyo compra de cartuchos para
impresoras de Secretarías, así:

 CANTIDAD              DETALLE                        VALOR UNITARIO                VALOR TOTAL
         4        CARTULLOS HP 22                             $52.000                   $312.000
         4        CARTULLOS HP 21                             $46.000                   $368.000


Por lo anterior, es evidente que no se realizó el análisis de planeación de
compra, ni se efectúo en debida forma los estudios previos, aun cuando
aparece registros de haber hecho la respectiva consulta de los precios de
mercado, encontrándose en los rangos de los precios de referencia según el
SICE o en el rango de precios de mercado de la localidad, suscrita por el
Rector de la Institución Educativa.

Se presenta entonces, configurado un hallazgo fiscal por valor de $140.000,
por las razones expuestas en el párrafo anterior, así:

 CANTIDAD                DETALLE                    VALOR TOTAL              VALOR TOTAL             DIFERENCIA
          4    CARTULLOS HP 22                               $280.000                 $312.000               $32.000
          4    CARTULLOS HP 21                               $260.000                 $368.000             $108.000
                                                                                        TOTAL              $140.000




En la controversia la Institución Educativa remitió consignación numero 026N
del 7 de septiembre del 2011, consignado a la cuenta de ahorros numero
165203660-7 Banco Colpatria denominada Fondo de Servicios Educativos
Institución educativa Exalumnas de la Presentación, realizándose de esta
forma el resarcimiento por la suam de $140.000, por lo tanto se retira el
hallazgo fiscal.



    Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
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                                                                                                                   69
             Verificar que se hayan cumplido los objetivos para los cuales se
              realizó la contratación.

El control que efectúa la auditoria revisión de la cuenta rendida en el SIREC y
razonabilidad de los estados financieros a 31 de diciembre del 2010,
presentados por la Institución Educativa Exalumnas de la presentación de
Ibagué en la vigencia 2010, contenida y programada dentro del PGA 2011
de La Contraloría Municipal de Ibagué.

Por tal razón se realiza la revisión técnica a los Contratos de obra y
mantenimiento, así como los de suministros de estos para la vigencia de
2010 como se muestra a continuación.

                                                                                                     VALOR
                                                                                                     INICIAL
      #                                   OBJETO DEL CONTRATO                                          DEL
                                                                                                    CONTRAT
                                                                                                        O
                   RESTAURACION Y PINTURA DE LA PLANTA FISICA DE LA
    OPS 02         INSTITUCION                                                                          10280000
                   SUMINISTRO DE PINTURAS Y MATERIALES PARA RESANE Y
    SUM 01         PINTURA DE LA PLANTA FISICA                                                           8724600
                   SUMINISTRO MATERIALES ELECTRICOS PARA REPARACIONES
    SUM 02         VARIAS EN LA INSTITUCION                                                              2238500


                   AMPLIACION Y ADECUACION DE SALON PARA BODEGA EN LA
    OPS 06         INSTITUCION A TODO COSTO                                                              4900000


                   ADECUACION Y CONTRUCCION DE PISO EN CERAMICA Y 3
    OPS 08         PUERTAS PARA OFICINA DE SECRET                                                        3470000



    OPS 09         CONSTRUCCION DE 2 DIVISIONES EN ARCHIVO Y ALMACEN                                     3500000

                   REPARACIONES DE TEJAS DE ETERNIT. PLASTICAS. TANQUES DE
    OPS 12         AGUA Y BATERIAS SANITARS                                                              1600000

                   SUMINISTRO PINTURA PARA LA PARTE INTERIOR DE TECHOS Y
    SUM 12         EXTERIOR DE LA INSTITUCI.                                                             8173000


                   REÀPACIONES LOCATIVAS EN LA PLANTA FISCA CONSISTENTE
    OPS 14         EN: SUMINISTRO E                                                                      1497000


    SUM 17         MATERIALES PARA LA CONSTRUCCIO DEL AULA ECOLOGICA                                     2232290

                   MATERIALES ELECTRICOS PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS
    SUM 18         REDES ELECTRICAS                                                                      2537800

    SUM 22         SUMINISTRO DE GRAMA PARA REPARACION ZONAS VERDES                                      1585000

     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    70
                                                                                                     VALOR
                                                                                                     INICIAL
      #                                   OBJETO DEL CONTRATO                                          DEL
                                                                                                    CONTRAT
                                                                                                        O

   OPS 17          CONSTRUCCION AULA ECOLOGICA A TODO COSTO                                              3800000


                   CONSTRUCCION DE 20.50 METROS DE BARANDA FRENTE A LOS
   OPS 19          SALONES PARTE ALTA                                                                    2900000

   SUM 31          SUMINISTRO MATERIALES ELECTRICOS                                                      2240000


Una vez se recibió el encargo de manera oral, por parte de la Dirección de
Control Fiscal Integral, se efectuó la revisión de los contratos de obra o
mantenimiento y las ordenes de suministro de la vigencia 2010 relacionados
en la tabla anterior. En su parte técnica, la cual fue solicitada por el
coordinador de la auditoría.

Una vez terminada la revisión de los documentos, se tienen las siguientes
observaciones:

Las órdenes de suministro revisadas se encuentran acorde con lo solicitado y
completas en su documentación.
         Orden de prestacion de servicio 02.

Los trabajos a realizar no están especificados ni cuantificados, la Institución
Educativa debe plasmar en un cuadro las cantidades de obra con unidad de
medida y precio, este cuadro debe hacer parte integral del contrato o la OPS,
esto con el fin de facilitar la ejecución, pago y posterior revisión.

Antes de la invitación para cotizar un trabajo por pequeño que sea se deben
realizar las especificaciones técnicas, para este caso debe tener claro el tipo
de pintura a utilizar, aditivos imprimantes o numero de manos por aplicar.

Se realizo la pintura de toda la planta física de la institución educativa,
incluyendo la fachada principal.




     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    71
             Orden de prestacion de servicio 06.

Los estudios previos están incompletos ya que no se encontró la
cuantificación y cualificación de los trabajos a realizar para la ampliación de
la bodega.




    La ampliación realizada no es funcional lo cual nos indica que falto hacer
    un diseño previo a la ejecución de las obras.




Orden de prestacion de servicio 08
     Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
          cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                                    72
Las cantidades de obra no están definidas y no tienen especificaciones
técnicas.




    El objeto dice que son tres puertas pero no hay ningún documento que
    especifique en que material, de que medidas y si deben quedar
    instaladas.




Dos de las tres puertas son de madera entamborada y la otra es metálica.

             Orden de trabajo 09

No hay descripción alguna de la forma de la división, ni especificaciones a
cerca del perfil.




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No se encontró registro fotográfico dentro de los archivos del pago.

             Orden de prestacion de sevicios 012

No existe un registro fotográfico detallado dentro de los archivos del pago, los
daños a reparar son esporádicos por lo tanto deben estar bien soportados.




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            Orden de prestacion de servicio 014

Por el objeto de la OPS los trabajos deben tener una lista detallada de las
actividades realizadas, ya que son bastantes y distintas.




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Los diseños y especificaciones de los trabajos a realizar deben estar en los
estudios previos.

                Orden de prestacion de servicio 017

No se encontraron planos para la construcción del aula ecológica.




    Aunque sea una estructura sencilla, con la realización de diseños y
    especificaciones, se optimizan los recursos y se obtienen mejores
    resultados en cuanto a la calidad de los trabajos.




          Orden de prestacion de servicio 019

La baranda tiene una longitud aproximada de 150 mts.

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La OPS es por la construcción 20.5 mts pero no se encuentra definido con
fotografías y de manera escrita en el documento de recibo final.




             Observaciones generales

Las ordenes de prestación de servicio que celebra la entidad, no presentan la
documentación técnica necesaria para garantizar la buena utilización de los
recursos, en lo que tiene que ver con planos y especificaciones técnicas. El
establecimietno educativo acepta el hallazgo numero 19, por lo cual realizará
las acciones correctivas que se requieran.

En la muestra revisada correspondiente a obras o mantenimiento, no se
exigieron los pagos de salud y pensión a los contratistas, con excepción de la
orden de prestación de servicio numero 17 de 2010, determinándose
hallazgo disciplinario por este incumplimiento .

Los contratos u órdenes de prestación de servicio no incluyen en su
documento la discriminación de los ítems, cantidades, valor, etc. De los
trabajos a realizar.

La entidad no archiva registro fotográfico ni bitácora de los trabajos junto con
las órdenes de pago, lo cual dificulta la identificación de cada uno de ellos. El
establecimietno educativo acepta el hallazgo numero 20, por lo cual
realizará las acciones correctiva que se requieran.

La planta física de la institución educativa se encuentra en buen estado en
términos generales, al igual que el aseo.



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La entidad tiene archivo fotográfico en medio magnético de todas las
actividades de obra y mantenimiento que realiza.

La institución educativa de conformidad a la muestra revisada
correspondiente a obras o mantenimiento y demás ordenes de prestación de
servicios, no exigió los pagos de salud y pensión a los contratistas,
determinándose hallazgo disciplinario por este incumplimiento, al Articulo 41
de la Ley 80 de 1993, modificada por el Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 y
del Articulo 23 del Decreto 1703 del 2002, como también del Articulo 2 del
Decreto Ley 129 del 2010. En razón a la contorversia emitida por el
establecimiento educativp, en la cual manifiesta que de acuerdo a lo
expuesto alos folios 51 al 53 se allegan los argumentos para desvituar el
hallazgo disciplinario, respetuosamente aclaramos a la Institución que el
hallazgo esta formulado únicamente para las ordenes de prestació n de
servicos tal como se registra en el hallazgo y no para las ordenes de
suministro. Es preciso manifestar que estudiadas los soportes se evidencio
que se remitieron los documentos relativos a la segurdad social faltante, en
la consulta realizada en el sistema a través del Fosyga por lo cual se retira el
hallazgo disciplinario.

Incumplimiento en clausula contractual del contrato numero 003, a nombre
del ingeniero Hector Fabian Mendez.


4.6            PLAN DE MEJORAMIENTO

4.6.1          Evaluar el cumplimiento de las metas, de los planes de
               mejoramiento suscritos, producto de auditorias anteriores.

La Insttiución Educativa Exalumnas de la Presentación suscribió Plan de
Mejoramiento con la Contraloria Municipal de Ibagué, el dia 25 de 0ctubre de
2010, por la auditoria realizada a la Revisión dela cuenta rendida en el
SIREC y presentación de Estados fiancieros vigencia 2009, cuyo periodo d
eejecución se pacto del 1 de noviembre de 2010 al 31 de octubre del 2011,
en virtud a 9 hallazgos administrativos.

              Evaluar las metas cumplidas al 29 de Julio de 2011, de los planes
               de mejoramiento suscritos en auditorias anteriores.

Se efectuo el seguimiento mediante mesa de trabajo evidenciándose con
soportes del cumplimiento o no de las metas pactas como se observa en
cuadro a continuación.
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                                                                                                                     78
      RELACION DE
                                      CRONOGRAMA                  METAS
     OBSERVACIONES                                                                             OBSERVACIONES
                                      DE EJECUCION            CUANTIFICABLES
  FORMULADAS POR LA CMI
1, El ingreso de dinero mensual       Noviembre 01 de 10      Consignaciones          Se verifico el cumplimiento de este
por concepto del arrendamiento de     2010 a Octubre 31 por    concepto   de          objetivo      encontrándose       10
la tienda escolar según libro         de 2011           arrendamiento tienda          consignaciones que corresponden al
auxiliares no es por lo acordado                        escolar.                      canon de arrendamiento de la tienda
dentro      del      contrato    de                                                   escolar, durante la vigencia de 2010.
arrendamiento; con esto no se                                                         Se cumplió la meta, anticipada
cumple lo pactado en él, lo cual                                                      mente. Obteniendo cumplimiento del
era en cuotas de igual valor por 10                                                   100%.
meses.
2. Según libros auxiliares los        Noviembre 01 de 10      Consignaciones Se observaron 10 consignaciones.
ingresos que fueron percibidos por    2010 a Octubre 31 por    concepto   de Se     cumplió    anticipadamente.
este concepto son los detallados      de 2011           arrendamiento tienda Obteniendo cumpliento del 100%
en el cuadro plasmado en el folio                       escolar.
58 del informe de auditoría. Con lo
anterior    se     evidencia     un
detrimento fiscal por $52.000, el
cual fue en el desarrollo de la
Auditoria consignado en la cuenta
de la Institución operando como
un resarcimiento. Sin embargo
esta situación prevalece como un
hallazgo     administrativo     por
razones ya evidenciadas y de
carácter correctivo.

3- Se evidencia que dentro de la Noviembre 01 de Hojas     de    trabajo              Guarda relación directa a los dos
contabilidad el total de los 2010 a Marzo 31 anexas a los ingresos                    hallazgos anteriores.
ingresos por el concepto de de 2011              reportados          por              Se realizó la suma de las
arrendamiento de la tienda escolar               Pagaduría          que               consignaciones obteniendo como
según libros de contabilidad a 31                soporten             la              resultado $5.290.000,00, faltando
de diciembre de 2009 fue de                      concordancia con los                 $10.000.00,       que           fueron
$4.798.000; pero verificadas la                  registros    de     las              consignados el día 9 de febrero de
totalidad de las consignaciones se               cuentas de ingresos                  2011.
evidencio un total de $4.811.000                 en contabilidad                      Se observa dos hojas de trabajo
que fueron omitidos dentro de la                                                      para la liquidación de los respectivos
respectiva contabilidad.                                                              contratos, Sin embargo de acuerdo
Se presento el arrendamiento del                                                      a lo observado esta consignación no
espacio       físico    para     el                                                   quedo incluido en los ingresos de
funcionamiento         de        la                                                   2010. Puesto que la consignación se
fotocopiadora; este contrato se                                                       realizó en el 2011, pero se
pacto por valor de $800.000 el                                                        contabilizo en los ingresos por
cual mediante la verificación del                                                     arrendamiento de tienda escolar del
saldo en la cuenta del ingreso                                                        2011 durante el término pactado en
específicamente en la 480817                                                          el plan de mejoramiento. Se anexa
Arrendamientos por el tercer Luis                                                     comprobante giro presupuestal de
Alejandro Acevedo Guzmán, se                                                          ingresos 0000000001 de febrero 9
percibe un ingreso por $400.000,                                                      de 2011, registrando $10.000.00 por
encontrándose diferencia con el                                                       concepto de arrendamiento tanto en
valor total de las consignaciones                                                     presupuesto como en contabilidad.
hechas en cuenta de ahorros de la                                                     La meta se cumplió. Cumplimiento
Institución de $800.000; se                                                           100%.
presume de la omisión del
ingresos a contabilidad dentro de
la respectiva cuenta. Con lo
anterior se presume incertidumbre
con el valor restante.
4- Se evidencio error en la Noviembre 01 de Cruce comprobantes Se entrega el cruce de presupuesto
elaboración del acto administrativo 2010 a Febrero 28 de contabilidad vs con contabilidad en folios que
resolución No. 002 de enero 02 de de 2011             Acuerdos           corresponde a: Apropiación inicial
       Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
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      RELACION DE
                                         CRONOGRAMA               METAS
     OBSERVACIONES                                                                             OBSERVACIONES
                                         DE EJECUCION         CUANTIFICABLES
  FORMULADAS POR LA CMI
2009 por el cual se liquida el                               Presupuestales.          2010 numero 0000000001 en dos
presupuesto de ingresos y gastos                                                      folios de fecha enero primero de
implementado el decreto 4791 de                                                       2010. Adición presupuestal numero
2008 por valor de $148.791.000,                                                       0000000001, 0000000002 de junio
dicho valor se diferencia con el                                                      17 de 2010, 0000000003, de
aprobado en primera instancia por                                                     septiembre 2 de 2010, 0000000004,
acuerdo de Consejo Directivo el                                                       de septiembre 23 de 2010, y la
cual   tiene    un    valor    de                                                     0000000005 de diciembre 10 de
$148.971.000.                                                                         2010;     y traslado presupuestal
                                                                                      numero 0000000001 de fecha 29 de
                                                                                      junio de 2010. Se entrega fotocopia
                                                                                      de estos documentos. Se cumplió la
                                                                                      meta. Cumplimiento del 100%.
5- La suma total de las adiciones        Noviembre 01 de Anexar                  el   Este hallazgo se relaciona con la
al rubro materiales y suministros        2010 a Febrero 28 comprobante          de    acción correctiva del hallazgo
según los actos administrativos          de 2011           contabilidad a cada        anterior.   Se     allegaron    los
corresponden a $14.118.406,                                acto     administrativo    documentos descritos en la anterior
diferenciándose con lo observado                           modificatorio       del    observación de acuerdo a lo
en la ejecución de ingresos el cual                        presupuesto                registrado en los Acuerdo de
es por un valor de $13.191.026; e                                                     Consejo Directivo números: 005 de
valor de $927,380 es la diferencia                                                    noviembre 26 de 2009, 002 de junio
entre ejecución de ingresos y                                                         17 de 2010, 003 de junio 17 de
actos        administrativos       que                                                2010, 005 de junio 29 de 2010, 006
corresponde a valores que debían                                                      septiembre 2 de 2010, 007 de
ser      adicionados       al    rubro                                                septiembre 23 de 2010 y 11 de
mantenimiento el cual también                                                         diciembre 6 de 2010. Se cumplió la
presento      diferencias      y   que                                                meta. Cumplimiento del 100%.
corresponden a lo restante
adicionado por error en el rubro
materiales y suministros.
6- Se debe tener en cuenta que           Noviembre 01 de Mínimo un informe Se          revisaron   34    contratos
una factura de venta no es lo            2010 a Marzo 31 mensual            de verificando que cada uno tiene el
mismo que una cotización, en             de 2011         evaluación de los informe de evaluación de los
algunos       contratos       no    se                   procesos           de procesos de contratación firmados
evidenciaron las cotizaciones y                          contratación a futuro por los responsables. Se cumplió la
análisis de mercado que trato la                         celebrados            meta. Cumplimiento 100%.
ley     respecto     a     la    etapa
precontractual para llevar a cabo
la respectiva orden y contrato.
Para los rangos 2 – 3
respectivamente no es suficiente
la constancia de mercado, según
el     manual      de    contratación
establecido por la Institución
Educativa, para estos rangos se
estableció que para la orden de
suministros mayores a 3 SMLMV
se     tendrá      en     cuenta     2
cotizaciones.
7- A la relación de órdenes y/o          Noviembre 01 de Revisar                       Se observaron 22 documentos
contratos relacionados en el folio       2010 a Marzo 31 mensualmente          la     titulados ficha técnica control de
61 del informe de Auditoría, no se       de 2011         ficha de control de          documentos y archivo. Sin embargo
les anexo el certificado de recibí a                     documentos        para       no se observa en ellos que todas
satisfacción del servicio el cual                        verificar que estén los      contenga el certificado de recibí a
está contemplado dentro del                              soportes             de      satisfacción durante los primeros
manual de contratación de la                             contratación                 meses de la vigencia de 2010, pero
Institución.                                             completos de acuerdo         en septiembre y octubre se
                                                         al      Manual       de      observaron varios certificados de
                                                         Contratación interno.        recibí a satisfacción, se verifico los

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      RELACION DE
                                        CRONOGRAMA                METAS
     OBSERVACIONES                                                                             OBSERVACIONES
                                        DE EJECUCION          CUANTIFICABLES
  FORMULADAS POR LA CMI
                                                                                      certificados de recibí a satisfacción
                                                                                      de 2011, encontrándose 26 de
                                                                                      febrero a junio de 2011. Se cumplió
                                                                                      la meta. Cumpliento 100%.
8- En cuanto a los formatos del         Noviembre 01 de Registrar en un Acta           Se entrega copia del acta operativa
SIREC se estableció que:                2010 a Octubre 31 la    aplicación  del       del comité de sostenibilidad contable
Formato      05     las   siguientes    de 2011           autocontrol    en  la       del 8 de febrero de 2011, en la cual
falencias: Los números de las                             elaboración de los          se     desarrollaron     los   temas
pólizas son iguales; se presenta                          formatos del SIREC a        pertinentes a esta observación. En
inconsistencia ya que cada póliza                         cargar       en    la       la cual se manifiesta que se
es una completamente diferente.                           plataforma.       13        revisaron los formatos para rendir la
En la cuarta columna F vigencia                           formatos                    cuenta del 2010, de acuerdo a la
final no se relaciona la fecha final                      diligenciados. 1 Acta       afinidad del funcionario, por lo cual
de vigencia de cada póliza.                               de autocontrol.             se efectuó la revisión de los
Formato 13; nueva contratación:                                                       formatos por varias personas
en la casilla de adiciones la                                                         responsables           de          su
Institución relaciona una serie de                                                    diligenciamiento.       Se       esta
ellas en cada uno de los contratos;                                                   cumpliendo con la evaluación de los
al verificarse ninguno de ellos tuvo                                                  formatos la meta se vence el 31 de
adiciones. En el objeto de la orden                                                   octubre se encuentra en ejecución.
de suministro No. 14 el numero de
copias es de 4376 y que dentro
del formato se relaciono un
numero de copias de 4137. Por lo
anterior, y el mal diligenciamiento
de los formatos 5 y 13 se
establece         un        hallazgo
administrativo que deberá ser
incluido dentro del plan de
mejoramiento.8
9- La Institución Educativa no ha       Noviembre 01 de Cronograma         de Se ha efectuado el diagnostico
cumplido con la Ley 594 de 2000,        2010 a Octubre 31 gestión     para  la integral de archivos del cual se
ley     de     archivo;    con     la   de 2011           implementación de la entrega copia. Esta meta se
administración de archivo, Gestión                        ley 594 de 2000.     encuentra en ejecución.
de documentos entre otros.
                                                            Informes y evidencias
                                                            de la implementación
                                                            del    Sistema     de
                                                            Gestión Documental.


De conformidad al seguimeinto efectuado se verifico que 6 metas se
cumplieron en el 100%, faltando dos metas que se encuentran en ejecución,
por lo tanto no se puede evaluar el mejoramiento según lo establecido en el
Parágrafo 1 del Artículo 32 de la Resolución 020 del 27 de diciembre de
2010.

4.7             LEY 594 DE 2000

4.7.1           Verificar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000

La Institución Educativa esta ejecutando acciones de mejoramiento para dar
cumplimiento a la Ley 594 de 2000, ley de archivo; a la fecha se ha
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efectuado el diagnostico integral de archivos, igualmente se esta en proceso
de implementación del sistema de gestión documental, se cuenta con
funcionarios el SENA para lograr este cometido. El gran el impedimento para
cumplir con este propósito es el presupuesto que antes era de $270.000.000,
y la falta de apoyo del Municipio de acuerdo a lo informado por el rector de la
Institución Educativa, quien manifiesta “por ejemplo comprar un archivo
rodante que cuesta por lo menos $8.000.000. el municipio no apoya a las
Instituciones en este sentido.”


4.8            DENUNCIAS Y DERECHOS DE PETICION

4.8.1          Analizar , evaluar y dar respuesta a las denuncias y /o derechos
               de petición que se remitan al grupo auditor.

Efectuar seguimiento a las Denuncias y Derechos de petición existentes.

No se ha entregado durante el proceso de auditoria ninguna queja ni derecho
de petición.

4.9            HALLAZGOS

4.9.1          Hallazgos administrativos

          NUMERO DE
                                                              DESCRIPCION
            ORDEN
                               Las políticas, procesos y procedimientos contables definen de
                               manera general los usuarios del proceso contable a quienes se
                               les debe suministrar los productos de este; no se cuenta con un
                  1            cronograma que defina como debe fluir la información al proceso
                               contable, que fije la periodicidad y las fechas de entrega del
                               mismo; los costos se registraron interpretándose de manera
                               diferente a la norma .
                               No se analiza lo referente a la conciliación periódica de saldos
                  2            recíprocos con otras entidades públicas; igualmente los costos se
                               no se clasificaron adecuadamente .
                               Se desconoce los tratamientos contables diferenciales existentes
                               entre entidades del gobierno general y empresas publicas; se
                  3
                               posee un software pero no se cuenta con un ambiente integrado
                               de información.
                               Las notas explicativas a los estados contables no cumplen con las
                               formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública,
                               puesto que son generales, no se explica exactamente los hechos
                               ocurridos con cada cuenta; el contenido de las notas a los
                  4
                               estados contables no revela en forma suficiente la información de
                               tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde, no se realiza
                               la revelación de la información cualitativa y cuantitativa de manera
                               esepcifica; en cuanto a la verificación de la consistencia entre las
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    NUMERO DE
                                                        DESCRIPCION
      ORDEN
                         notas a los estados contables y los saldos revelados en los
                         estados contables, al respecto falto la nota numero 8.
                         No se cuenta con un área contable debidamente estructurada de
                         conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y
                         estructura organizacional de la Institución Educativa, asi mismo
            5
                         una sola persona es la encargada de las actividades de tesorería,
                         almacen y contabilidad, cuenta con una contrista contadora para
                         el registro y manejo de la contabilidad.
            6            no se realiza inducción a los contratista.
            7            No se elaboró informe consolidado del proceso de inducción.
                         No esta documentado la evaluación de la inducción, por parte de
            8
                         los funcionarios.
            9            El normograma, no se ha actualizado.
                         Se tienen definidos, los controles preventivos y correctivos pero
           10
                         no se encuentran documentados.
           11            Falta más la cultura de consulta del manual de procedimientos.
                         Se evidencio que la información de respuesta no es controlada en
           12
                         el libro radicador.
                         Los pagos realizados por la prestación de servicios a los
                         contratistas que realizan operaciones administrativas de
                         planeación y apoyo logístico no se deben considerar como costos,
           13
                         igualmente no esta documentado el procedimiento para realizar la
                         asignación de costos como lo establece el concepto emitido por la
                         Contaduira General de la Nación entregado por la Institución.
                         En el formato numero 2A .resumen caja menor, se diligencio los
                         saldos de las cuentas caja menor y bancos sin que corresponda;
           14
                         en el formato numero 4 polizas de aseguramiento se registran dos
                         polizas, al verificar con los documentos soportes solo existe una.
                         El Plan Anual de Caja, no se presenta como un acto
           15
                         administrativo que lo formalice.
                         El Acto Administrativo de constitución de la caja menor, la
                         Resolución numero 001 del 18 de enero de 2010, por el cual se
                         apertura la caja menor para el periodo del 1 de enero al 31 de
           16
                         diciembre de 2010, en la parte motiva y considerando b, se
                         registra el Decreto 1857 de 1994, sin tener en cuenta que el
                         mismo fue derogado con el Articulo 21 del Decreto 4791 de 2008.
                         Se determinó que falta el pago de estampillas procultura y
                         proancioanos en las compras realizadas por caja menor según lo
           17            establecido en los Acuerdos Municipales números 011 y 007. Por
                         lo cual se configura como hallazgo administrativo las situaciones
                         reflejadas.
                         Las ordenes de prestación de servicio que celebra la entidad, no
                         presentan la documentación técnica necesaria para garantizar la
           18            buena utilización de los recursos, en lo que tiene que ver con
                         planos y especificaciones técnicas; tampoco se observaron los
                         pagos a seguridad social.
                         La entidad no archiva registro fotográfico ni bitácora de los
           19            trabajos junto con las órdenes de pago, lo cual dificulta la
                         identificación de cada uno de ellos.
                         La entidad auditada reporto al SIREC un Plan de Compras por el
           20            periodo de Enero a Diciembre de 2010, que no coincide en cifras
                         tanto en lo proyectado como en lo ejecutado, este último presenta
Calle 9 2-59 Ibagué Tolima, Telefax: (8)2 61 12 44 Teléfonos: (8)2 61 89 30, 2 61 20 40, Correo electrónico:
     cmibague@contraloriaibague.gov.co - contraibague@hotmail.com - Web www.contraloriaibague.gov.co
                                                                                                               83
        NUMERO DE
                                                                 DESCRIPCION
          ORDEN
                               un valor de $181.986.919,00, con respecto a la Ejecución
                               Presupuestal de Gastos, que contempla un compromiso y pago
                               por valor de $187.241.504,00; presentándose una diferencia de
                               $5.254.685,00; no obstante, en el transcurso del desarrollo de la
                               auditoria, los responsables señalaron, que esta situación
                               corresponde a error en la parametrización del sistema.



4.9.2        Consolidación de hallazgos

En desarrollo de la auditoría practicada, de revisión de la cuenta, rendida en
el SIREC y razonabilidad de los estados financieros a 31 de diciembre de
2010,el grupo auditor determino los siguientes hallazgos:
                                    CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS
                                                                                              VALOR
                    TIPO DE HALLAZGO                            CANTIDAD
                                                                                            (EN PESOS)
             ADMINISTRATIVOS                                          20
             SANCIONATORIOS                                           0
             FISCALES                                                 0
             DISCIPLINARIOS                                           0
             PENALES                                                  0
             Fuente: Estados Financieros y soportes entregados de la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación



Todo hallazgo debe conducir a la propuesta de una acción de mejoramiento
por parte de la Institución Educativa Exalumnas de la Presentación, sin
menoscabo de las acciones adicionales que por su naturaleza se
desprendan.




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