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					                                    DONACIONES DEL   Fecha: 19/04/10
Biblioteca de Filosofía y Letras
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                                     PREHISTORIA




ÍNDICE

1. OBJETO
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
4. RESPONSABLES
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
6. ANEXOS




Elaborado y revisado por:
                                    DONACIONES DEL                  Fecha: 19/04/10
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1. OBJETO
Reflejar el procedimiento que se sigue con las publicaciones que la Biblioteca de
Filosofía y Letras recibe del Departamento de Prehistoria, Historia Antigua y
Arqueología.


2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este proceso se aplica a las publicaciones que el Departamento de Prehistoria,
Historia Antigua y Arqueología envía a la Biblioteca de Filosofía y Letras bien para
ubicarse en ella, bien para devolver a la Biblioteca del Departamento.

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Normativa de uso de los fondos bibliográficos y documentales de la UA.
Capítulo I Régimen de uso para el PDI, artículo 7 De las Bibliotecas de
Departamento Aprobado en Consejo de Gobierno del 26 de Febrero de 2003

4. RESPONSABLES
El gestor que se encarga de la preparación física de los materiales y el personal
Técnico que realiza la catalogación, indización y clasificación de los documentos.


5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

A) Comprobación del punteo que llevan los libros
Los libros procedentes de donación del Departamento de Prehistoria suelen estar
punteados en la parte superior de la hoja de guarda o de la portada del libro con la
siguiente nota manuscrita:
    “Para devolver al Departamento”.
           o En este caso los libros se sellan (como se explica más adelante) y NO
               se magnetizan

Si no aparece esa nota manuscrita serán libros para dejar en Biblioteca FL y vendrán
acompañados de una nota de entrega en la que se indicará que son libros para dejar
en Biblioteca FL. Esta nota de entrega se archiva en la en la carpeta “entrada” situada
en la parte inferior del armario situado entre el cuartito de café y la mesa de Carlos
Asensio.
           o En este caso, los libro se sellan (como se explica más adelante) y SI se
               magnetizan.

B) Sellado de libros
   • Los libros punteados en la parte superior de la hoja de guarda o de la portada
       del libro con “dejar en la Biblioteca” se sellan de la siguiente forma:
           o Sello de la Biblioteca FL: se pone en la portada; en las páginas 35 y las
                páginas terminadas en 35; en el canto del libro; en la última página del
                libro).
           o Sello de Donación: se pone en la portada
           o Sello del número de copia (en el verso de la portada)
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             o   Sello del Departamento de Prehistoria; ya viene puesto en la portada
                 del libro.

C) Cargar los libros en la base de datos, en access, de Donaciones
La base de datos, en access, está ubicada en el ordenador del mostrador, escritorio,
carpeta Donaciones, pinchar en Donaciones, buscar el nombre del donante (poner
Departamento) y escoger “Prehistoria”, ir al final de los registros y añadir un nuevo
registro completando los siguientes datos: AUTOR, TÍTULO, ISBN, DEPÓSITO LEGAL, FECHA
DE DONACIÓN (sale por defecto), ENVÍO A CATALOGACIÓN (si son libros para catalogar, si
solo es añadir copia o signatura se le entrega al técnico de 1ª planta responsable de
historia), Nº EJEMPLARES, LOCALIZACION (Biblioteca FL o Biblioteca de Prehistoria)
OBSERVACIONES (Devolver al Departamento; No devolver).

D) Entrega de libros en Proceso Técnico
   • Los libros son entregados al personal de esta Unidad quien los catalogará y
       preparará para su envío a la Biblioteca FL.

E) Recepción de libros, procedentes de Proceso Técnico.
   • Estos libros tienen un registro bibliográfico que contiene la etiqueta CAP y
      están pendientes de terminar de procesar en la Biblioteca FL. Por ello, los
      libros se dejan en la mesa del técnico (responsable de Historia en la 1ª planta)
      para que sean indizados, clasificados y completados con la información de
      copia y ejemplar.

F) Recogida de libros, ya procesados, de la mesa del técnico.
    • Comprobar en Symphony que los libros están terminados.
    • Los libros punteados con la nota “Para devolver al Departamento” se terminan
      de cargar en la base de datos de donaciones completando los siguientes
      campos: FECHA DE ENVÍO A DEPARTAMENTO
    • Los libros punteados con la nota “Para dejar en Biblioteca” serán dejados por
      el Técnico en la zona de libros para tejuelar.

G) Notas de entrega (de salida de documentos) realizadas por el personal de la
Biblioteca FL.
Los libros ya procesados y cargados en access tienen que devolverse al
Departamento de Prehistoria acompañados de una nota de entrega de donaciones
(salida). Para ello, puede utilizarse el modelo disponible ubicado en el ordenador del
mostrador, escritorio, carpeta Donaciones, Cartas. Completar la nota, imprimirla y
adjuntarla al grupo de libros pendientes de envío. En el Departamento de Prehistoria
escanean las notas de entrega que reciben por lo que no hace falta hacer un
duplicado.


H) Entrega de libros al personal de Tránsito para su envío al Departamento de
Prehistoria.
   • Bajar los libros y notas de entrega a Tránsito para que los entreguen en el
       Departamento.

I) Recepción de nota de entrega (de salida de documentos) en la Biblioteca FL.
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   •    Cuando el Departamento de Prehistoria reciba los libros que le hemos enviado,
        comprobará que todo está correcto, sellarán y firmarán las dos notas de
        entrega de donaciones (salida) y una de ellas la enviarán a la Biblioteca FL.

   •    Cuando se reciba esa nota de entrega se archivará en la carpeta “salida”
        situada en la parte inferior del armario situado entre el cuartito de café y la
        mesa de Carlos Asensio.

NOTA ACLARATORIA:
En la base de datos de donaciones, para buscar el departamento de filología Catalana
hay que buscar por departament, es decir en su forma catalana y no castellana.

En la base de donaciones, se introducen los datos con acentos, mayúsculas,
minúsculas, etc. Si en alguna ocasión no se encuentra, varias la ortografía pues
puede estar cargado.


6. ANEXOS




                          NOTA DE ENTREGA DE OBRAS
                                   DONACIONES
ENTREGA               FECHA
                     D. / DñA.
                   BIBLIOTECA                         FLTS 1ª Planta.
  RECIBE              FECHA
                     D. / DñA.
                   BIBLIOTECA                       DPTO. Prehistoria.
                    Nº COPIA                            TÍTULO




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