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DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIóN DE

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DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIóN DE Powered By Docstoc
					DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN
 DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
  PARA EMPRESAS FORESTALES COMUNITARIAS
           Documento Técnico 133/2003


                                                             Autores

                                                          Hugo Franck
                                                        Pedro Guevara
                                                       Milton Gutiérrez
                                                        Rafael Ramírez
                                                             Raul Lobo



                                Contrato USAID: 511-C-00-93-00027
                                          Chemonics International Inc.
                                                      USAID/Bolivia
                                                    Diciembre, 2003

                Objetivo Estratégico de Medio Ambiente (USAID/Bolivia)
                      Documento de Consulta
             para la Elaboración de Manuales
         de Funciones y Procedimientos para
           Empresas Forestales Comunitarias




                                                             Proyecto de Manejo
                                                             Forestal Sostenible
                                                                       BOLFOR




                                                                      Cuarto Anillo
                                                          esquina Av. 2 de Agosto
                                                                       Casilla 6204
                                                 Teléfonos: 3-480766 – 3-480767
                                                                     Fax: 3-480854
                                             e-mail: bolfor@bibosi.scz.entelnet.bo
                                           página web: http://bolfor.chemonics.net



                                                                    Santa Cruz, Bolivia




BOLFOR es un proyecto financiado por USAID y el Gobierno de Bolivia e implementado
                           por Chemonics International
Tabla de Contenido

RESUMEN EJECUTIVO

SECCION I     MÉTODO DE TRABAJO                                   I-1

SECCION II    ESTRUCTURA ORGANIZATIVA                             II-1

SECCION III   ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA PRÁCTICA            III-1

SECCION IV    COMPARACIONES ENTRE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS   IV-1

SECCION V     MANUAL DE FUNCIONES                                 V-1

SECCION VI    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS                            VI-1
Resumen Ejecutivo


El propósito de BOLFOR al presentar este documento es proveer una herramienta de consulta
para la definición de funciones y procedimientos al interior de Agrupaciones Sociales del Lugar
(ASL) y Tierras Comunitarias de Origen (TCO). Sobre el contenido de esta guía, las Empresas
Forestales Comunitarias (EFC) tendrán la oportunidad de evaluar la forma en que se ha
organizado y podrán hacer sus propias consideraciones y adecuaciones. De esta forma se
pretende promover la asignación de responsabilidades claras y precisas a los miembros de estos
grupos y, por otro lado, la implementación procedimientos administrativos sencillos y eficaces
para cada cargo.

La adecuada asignación de funciones y definición de procedimientos tiene como principal
finalidad mejorar la calidad de gestión de las EFC, tanto en lo que refiere a la administración
propiamente dicha, como al manejo transparente de los recursos. Paralelamente, coadyuva a que
éstas operen gradualmente con un enfoque empresarial, con un mayor grado de competitividad y
con una visión de cara al mercado.

Cabe remarcar que con este modelo de Manual no se pretende uniformizar la forma de
organización de las EFC, ni introducir un sistema rígido de operación. Tampoco se busca el
establecimiento de funcionarios, funciones o actividades predefinidas. Por el contrario, se
considera que el usuario de esta herramienta se halla conciente de que cada ASL y TCO tiene sus
propias particularidades y, por tanto, cada una cuenta con una visión individual y una dinámica
de trabajo específica que han de prevalecer en la forma de organizarse y operar.

Por otro lado, se debe resaltar que la asignación de funciones y definición de procedimientos no
es una acción estática o definitiva; por el contrario, se debe considerar más bien como un proceso
de adecuación gradual y permanente entre lo organizacional y lo administrativo, basado en el
análisis de capacidades y oportunidades, y el control y la evaluación de los resultados de las
gestiones pasadas.

La elaboración de este documento demandó la consulta de propuestas relacionadas a
organización y administración, la revisión de experiencias, y el análisis de la calidad de gestión
de EFC de Guarayos, Velasco, Chiquitos, Ixiamas, Santa Rosa del Sara y Chapare (TCO Yuqui-
CIRI).

Con esta información se elaboró un primer perfil del modelo “ideal” de organización y
operación, el cual, a su vez, incluía las principales funciones y procedimientos. Esta propuesta
fue puesta en consideración de las EFC a través de talleres en cinco zonas forestales distintas, en
las cuales se hizo un análisis amplio de las mismas y de la forma en que cada EFC en particular
venía operando.

La comparación entre el modelo propuesto, y los sistemas de organización y operación
implementados en la práctica por las EFC generó un amplio debate. Además de las
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




conveniencias e inconveniencias encontradas, las discusiones pusieron al descubierto conflictos
y problemas al interior de las empresas comunitarias como: indefinición de responsabilidades en
la mayoría de los cargos, atribución arbitraria de funciones, improvisación en la toma de
decisiones y en la ejecución de actividades, ausencia de sistemas de seguimiento y control, poca
o nula transparencia en el manejo de recursos, entre otros.

De esta manera, los talleres que se llevaron a cabo terminaron dando recomendaciones que se
han convertido en los principales insumos para la elaboración del presente documento o guía de
trabajo. Si bien en cuanto a procedimientos no se han encontrado mayores divergencias, en el
tema de funciones sí pueden existir diferencias que en el fondo se relacionan a la visión propia
de la viabilidad de una estructura organizativa, al dinamismo de las propias dirigencias y al grado
de avance de la EFC en la cadena productiva.

Consideramos que la forestería comunitaria en Bolivia está dando sus primeros pasos y que, pese
a los pocos los años de operación, existen experiencias acertadas y dignas de ser rescatadas y
transmitidas al resto de las organizaciones existentes en búsqueda de un bienestar común.
Esperamos que este documento pueda contribuir al logro de este objetivo y, a su vez, motivar
nuevos emprendimientos que permitan abarcar otros temas orientados a mejorar la calidad de
gestión de las empresas forestales comunitarias.

Agradecemos a todas aquellas personas que participaron en la elaboración de esta guía de
trabajo, tanto representantes de las EFC como técnicos del proyecto, asimismo a todos quienes
vienen mejorando la organización y la operación de las Empresas Forestales Comunitarias con su
trabajo cotidiano y aportando con nuevas ideas y propuestas.




ii   DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
      FORESTALES COMUNITARIAS
SECCION I

Método de Trabajo


El presente documento corresponde a un modelo que debe ser tomado en cuenta por las
Empresas Forestales Comunitarias como una guía para la elaboración de sus Manuales de
Funciones y Procedimientos. El propósito de este material es el de tomar ejemplos e ideas y
compararlos con el sistema organizativo establecido en la EFC, y no así la réplica de este
material sin un proceso previo de análisis y adecuación.

El contar con Funciones y Procedimientos claramente definidos permite llevar a cabo una mejor
administración de la empresa comunitaria, favorecer el movimiento transparente de los recursos,
y generar una mejor imagen frente a compradores y prestadores de servicios, entre otras ventajas.
Pero no basta con tener Manuales bien elaborados y detallados, más importante es su permanente
adecuación a las condiciones de operación y su correcta aplicación.

Al interior de cada ASL o TCO, y en especial a nivel de los socios de base, se espera que esta
guía ayude fundamentalmente a:

       1. Comprender las funciones que deben ser asignadas.
       2. Hacer respetar el orden establecido dentro de un marco organizativo.
       3. Distribuir las responsabilidades y asignarlas en cargos específicos para su correcta
          operación.
       4. Detallar las actividades y los procedimientos que debe cumplir cada uno de los
          directivos y funcionarios para establecer una administración adecuada.
       5. Demandar la implementación de otras herramientas complementarias e instrumentos
          de gestión como planes de trabajo, informes de gestión, uso de formularios, etc.

Para la aplicación de esta guía consideramos la conveniencia de conformar grupos de trabajo,
pues el análisis conjunto de la información presentada y su comparación con la experiencia o el
ideal de organización y operación es fundamental. Para ello, proponemos llevar a cabo el
siguiente procedimiento:

       Ø Lectura e interpretación de este Manual, para verificar si todas las funciones y
         atribuciones citadas en esta guía han sido contempladas por la ASL/TCO.

       Ø En la perspectiva de mejorar la comprensión de las bases, debatir el contenido del
         Manual por áreas y, en caso necesario, recurrir al asesoramiento externo.

       Ø Descartar funciones o procedimientos citados en la guía que no corresponden o
         ameritan por las características propias de la EFC o su modo de operación. Por el
         contrario, destacar los que se consideren como fundamentales e importantes.

       Ø La directiva y los socios que tengan experiencia en la administración de gestiones
         anteriores deben deliberar sobre las concordancias, conveniencias e inconveniencias
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




              del Modelo Guía y compararlas con las atribuciones, las funciones y los
              procedimientos establecidos por la EFC.

          Ø En esta instancia es importante rescatar de forma clara las falencias de las gestiones
            pasadas para ser consideradas en las enmiendas a ser tomadas.

          Ø El análisis comparativo realizado por la directiva y los líderes con mayor experiencia
            debe ser presentado a la asamblea o reunión de socios para su consideración. En este
            paso se debe reflejar qué puntos son rescatables de la Guía y qué modificaciones
            deben considerarse en la estructura implementada por la EFC, explicando los motivos
            o razones.

          Ø En base a ello, delinear de forma gráfica la nueva propuesta de la estructura
            organizativa de la EFC, separando áreas de atribución (toma decisiones, dirección,
            ejecución) y definiendo de forma clara cada uno de los cargos.

          Ø Tomar en cuenta que el nombre que se asigne a un cargo específico no es lo
            fundamental, sino más bien la claridad con la que se asignen sus atribuciones,
            responsabilidades y funciones.

          Ø Una vez establecidos todos los cargos (aún tentativos) dentro de la estructura, asignar
            las responsabilidades y funciones más importantes a cada uno de ellos siguiendo la
            lógica del sistema productivo. Ejemplo: planificación, censo, POAF, contratos de
            venta y servicios, apertura caminos, tumbado de árboles, transporte, etc.

          Ø Concluida esta etapa, la presente Guía puede utilizarse como marco de referencia para
            considerar otras funciones con mayor detalle. Considerar que las funciones que se
            vayan ha definir correspondan a las responsabilidades y acciones que se vayan a
            asumir o encarar en la presente gestión (inmediato y corto plazo), considerando en
            especial las falencias o debilidades de las gestiones pasadas. Descartar funciones a ser
            asumidas a largo plazo o en casos muy excepcionales. Asimismo eliminar funciones
            nominativas o figurativas que no conducen a nada operativo.

          Ø Luego, revisar detenidamente las líneas de mando y coordinación, parae dejar
            claramente establecido quién depende o reporta a quién y con qué otros cargos se
            vincula, antes y después, cada una de las funciones asignadas.

          Ø Una vez que las funciones hayan sido revisadas, debe procederse a la definición de
            procedimientos, siguiendo pasos similares a los arriba citados, tomando como base de
            ejemplo la presente Guía.

          Ø De ser posible, incluso establecer plazos o fechas tope para las funciones de mayor
            importancia; ejemplo: conciliación de cuentas cada 15 días, presentación de informes
            cada 30 de mes, etc.




I-2   DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
      FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                           .- PROYECTO BOLFOR
                                                 CHEMONICS INTERNATIONAL INC




Ø Concluidos estos procedimientos, todo lo definido debe ser detallado en un Manual
  propio de la EFC; algo similar al que se presenta como guía en este documento. Cada
  funcionario debería recibir al menos una copia de las funciones, atribuciones y
  procedimientos que le competen a su cargo.

Ø La implementación del Manual que sea elaborado por la EFC debe realizarse
  contemplando el carácter de gradualidad en función de los avances que se vayan
  logrando. Es decir que el Presidente y el Administrador deben revisar gradualmente la
  implementación de cada función y procedimiento, hasta que todo el sistema quede
  operando de forma fluida.

Ø Es imprescindible establecer un sistema de seguimiento y monitoreo, basado en las
  líneas de mando, que debe forzosamente fusionarse a nivel del Administrador y el
  Presidente. En ello habrá que definir qué documentos deben revisarse cada cierto
  tiempo para verificar que las operaciones responden a lo planeado.

Ø Deben establecerse tiempos prudenciales para revisar en conjunto el grado de
  eficiencia de las operaciones y, en caso necesario, hacer los ajustes correspondientes.




                                                                        IMETODO DE TRABAJO   I-3
SECCION II

Estructura Organizativa


A nivel de empresas comunitarias, aparentemente existen diferencias en las estructuras
organizativas. Sin embargo, éstas no son significativas y las existentes responden al carácter de
objetivos específicos, carácter de las estrategias o el sistema de trabajo, o bien por el grado de
especialización o avance logrado en la cadena de producción.

La mayoría de las empresas productivas o comerciales tienen una estructura organizativa muy
similar, pues éstas responden a un mismo patrón en cuanto al sistema de dirección, gestión
administrativa y operación productiva, donde se aplican los mismos niveles de intervención si se
persigue operar bajo un orden lógico y de eficiencia.

En este sentido, cualquier estructura organizativa a nivel de sociedades productivas o
agrupaciones consideran funciones básicas circunscritas en un ciclo, el cual denominamos
también como gestión.

Este ciclo se inicia con la toma de decisiones sobre una propuesta concreta de trabajo, la
planificación y dirección de actividades, y la ejecución y control de las mismas, para concluir en
la evaluación de los resultados obtenidos que, a su vez, se convierte en la base para dar inicio a
un siguiente ciclo o gestión.

Dentro de este ciclo y desde una perspectiva organizativa, se distinguen tres niveles
fundamentales de intervención:

Nivel 1: Asamblea de socios o miembros (toma de decisiones)

Este nivel está conformado por todos quienes componen o son considerados como propietarios
de la empresa. Se trata de la máxima instancia en la toma de decisiones, pues define las políticas
y los objetivos y es quien delibera sobre el destino que ha de tener la institución y la forma en
que ésta ha de organizarse. Para ello, ordena y controla al Directorio.

Nivel 2: Directorio (dirección y fiscalización)

Compuesto por miembros elegidos en Asamblea, encargados de la dirección, planificación,
supervisión, control y aprobación de actividades de ejecución y manejo de recursos, en
cumplimiento a las asignaciones que les define la Asamblea.

Fundamentalmente, el Directorio controla y fiscaliza al nivel ejecutivo, a través del
Administrador ó Coordinador, cuyos resultados son evaluados por el directorio y presentados a la
Asamblea bajo su responsabilidad directa.
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




Nivel 3: Ejecutivo (administrativo - operativo)

Es la instancia que ejecuta lo programado y planificado de forma conjunta entre las áreas o
secciones que la componen: operación técnica, comercialización y administración. Dentro de su
estructura se mantienen cadenas de mando, niveles de coordinación y sistemas de control; pero
todas dependen de un sólo responsable: el Administrador o Coordinador. En las empresas
privadas el cargo es conocido como gerente.

El área técnica depende primero del Administrador, cuyas responsabilidades son la elaboración
de inventarios y censos, y el aprovechamiento. Si las condiciones de operación de la EFC son
iniciales, el Administrador puede hacerse cargo de forma directa de estas tres actividades. Por el
contrario, cuando la EFC se halla en un nivel más especializado de operación, será necesario
nombrar un Responsable del Área Técnica, que dependerá directamente del Administrador.

En este caso, por ser el aprovechamiento la actividad más importante debido a la magnitud de las
operaciones y la inversión demandada, el Responsable de Área debería ser preferentemente el
Profesional Forestal y además ser quien asuma también las funciones de Encargado de
Aprovechamiento como responsabilidad prioritaria. Si bien en los organigramas ambos cargos se
presentan separados y en niveles diferentes, en la práctica una misma persona cumple a
cabalidad ambas responsabilidades.

Bajo esta circunstancia, el Responsable del Área Técnica estará también a cargo de las
actividades relacionadas a censos, inventarios y otras prácticas silviculturales o de manejo, pero
cuyas responsabilidades serán delegadas a otras personas.

En cuanto a censos, se requiere un responsable específico si estas labores se desarrollan de forma
paralela al aprovechamiento pero, en ese caso, deben depender del Responsable de Área Técnica.
Solamente durante las primeras gestiones, cuando las actividades aún no se han especializado,
estas labores podrán ser ejecutadas de forma directa por el Administrador.

En el caso de la Comercialización, al igual que en el caso anterior, estas funciones podrán ser
ejecutadas de forma directa por el Administrador mientras la magnitud de las operaciones sea
reducida. Conforme éstas se vayan especializando y demanden mayor actividad, la
comercialización podría pasar a depender del Responsable del Área Técnica o bien ser un área
independiente de la Técnica o la Administrativa.

Esta independencia podría darse especialmente si la EFC incursiona en la venta de madera más
allá de rodeo, ya sea en aserradero o bien aserrada y en diferentes calidades; también si se tratase
de otros productos no maderables. El Responsable de Comercialización, en ese caso, además de
promover las ventas y buscar concretar contratos, es responsable de todo lo concerniente al
relacionamiento permanente con los clientes y la entrega del producto en el punto final.

Asimismo, dependiente del Administrador se halla el Área Administrativa dentro de la cual se
encuentran dos cargos importantes: el Contador y el Encargado de Logística. Este último cuando
el suministro de materiales e insumos a los grupos de trabajo en el bosque sea importante.



II-2   DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
       FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
                                                         CHEMONICS INTERNATIONAL INC




La existencia de un Responsable del Área Administrativa generalmente no es necesaria, ni
conveniente por su costo, pues además el Administrador debe cumplir estas funciones y
coordinar de forma directa con el área técnica.

Dentro del área administrativa pueden requerirse otros funcionarios en casos específicos, como
auxiliares contables, secretarias u otros de servicio, como apoyo a tareas de logística, que no
revierten mayor importancia para su detalle.




                                                                          ESTRUCTURA ORGANIZATIVA   II-3
SECCION III

Estructuras Organizativas en la Práctica


Si bien todas las EFC cuentan con estructuras organizativas definidas dentro de sus Estatutos y
Reglamentos, en la práctica la mayoría opera bajo modalidades diferentes como resultado de su
capacidad de operación, su disponibilidad de recursos humanos y financieros, o bien según la
percepción y visión que puedan tener sus asociados o miembros.

Sólo a manera de ejemplarizar podemos citar que alrededor del 50% de las EFC son manejadas
por dos o tres personas que componen el Directorio. Bajo estas circunstancias, el Presidente
asume más bien un papel de Administrador de toda la gestión forestal, en vez de ser el orientador
y fiscalizador. En situaciones extremas se han visto casos en que la Asamblea no toma ninguna
acción y no es informada de las gestiones realizadas por la Directiva, ni de los resultados
alcanzados en el área operativa y es cuando se dan los mayores problemas por falta de
transparencia en el manejo de los recursos.

La existencia de una estructura bajo la modalidad arriba citada, sin los extremos citados, no
necesariamente debe ser considerada como una mala estructuración o deficiencia. Ésta es viable
en la medida que la Asamblea así lo defina y ésta se mantenga como instancia de decisiones
generales y fiscalización a través de un Comité de Vigilancia.

Bajo estas consideraciones el Directorio entonces asume, además de sus responsabilidades de
planificación y supervisión, también la ejecución de las operaciones de manejo. En estos casos,
el Presidente asume el papel de un Director Ejecutivo y el Tesorero viene a ser el administrador
financiero. En el nivel de ejecución, las labores se delegan a un responsable de bosque o bien, en
la práctica, el mismo Presidente es quien asume también estas funciones.

Cabe resaltar que esta modalidad organizativa es viable en los primeros años de gestión, cuando
el Plan General de Manejo Forestal (PGMF) y el primer Plan Operativo Anual Forestal (POAF)
están en elaboración o bien mientras que las ventas se realicen como árbol en pié o incluso
tumbado, pero en especial cuando se manejan bajos volúmenes de venta. La ventaja de esta
modalidad es la rapidez en la toma de decisiones operativas y menores costos de operación.
Gráficamente este modelo podría representarse de la siguiente manera:
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




        PRIMER MODELO:

                              ORGANIGRAMA DE UNA ASL EN SU FASE INICIAL

        Considerando un avance de las EFC desde una perspectiva de operación comercial de mayor
        envergadura y mayor especialización dentro de la cadena productiva consideramos viable la
        implementación de otras estructuras organizativas poco más complejas, bajo los siguientes modelos:




III-2    DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
        FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                .- PROYECTO BOLFOR
                                      CHEMONICS INTERNATIONAL INC



SEGUNDO MODELO:

              PROPUESTA DE ORGANIGRAMA PARA UNA ASL




                                       ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA PRACTICA   III-3
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




Este organigrama, en el segundo nivel, considera la definición de actividades por parte de la
Directiva, así como el control, la fiscalización y la negociación final con clientes y prestadores
de servicios. Cabe resaltar que el número de miembros dentro de este nivel está en función de la
envergadura de las operaciones. En una fase inicial e intermedia éste puede funcionar de forma
eficiente con tres funcionarios a cargo, pudiendo ampliarse a cuatro de acuerdo al incremento de
actividades; principalmente de seguimiento y fiscalización.

El tercer nivel en el modelo, el nivel de ejecución, se halla a cargo de un Administrador
responsable de todo el personal encargado de las actividades de manejo, aprovechamiento,
comercialización, administración, y suministro de insumos y materiales a las unidades de campo.
Éste debe rendir cuentas de las operaciones, el manejo de los recursos y los resultados al
Directorio, dejando en manos de este nivel la supervisión y las labores más importantes, como
definición de precios de venta, firma de contratos, manejo de fondos, autorización de gastos y
pagos, etc.

En el modelo presentado, la ventaja es que existe una coordinación directa en torno al
Administrador, se evita la dualidad de funciones, existe buen control de los recursos, se da
cumplimiento a normas y procedimientos y las actividades se orientan a la obtención de
resultados concretos. Acá, tanto el Directorio como la Asamblea cumplen sus roles establecidos
y los gastos por conceptos administrativos no se constituyen en una carga pesada.

Este modelo también puede ser aplicado cuando la EFC realiza la venta de troncas trozadas o en
rodeo, pero los cargos previstos se ajustan al mayor número de funciones que se asumen cuando
la empresa se hace cargo de labores de acarreo, carguío y transporte mediante prestadores de
servicios.

Si las condiciones de venta consideran mayor grado de avance en la cadena productiva o se
asumen estas labores por administración directa en vez de prestadores de servicios, además de
ventas como madera aserrada y simultáneamente a tres o más clientes, la estructura organizativa
puede ampliarse siguiendo el mismo patrón propuesto. De esta manera, habrá que considerar tres
unidades de trabajo independientes a cargo de tres Jefes de Área: Manejo Forestal,
Comercialización y Administración, donde se definan nuevos funcionarios en logística y
comercialización (incluyendo aserrío), pero coordinadas todas ellas bajo el Administrador
General. Para efectos de un mejor control y seguimiento, el número de funcionarios en el
Directorio también podrían ampliarse a cinco o seis personas.

Este mismo modelo se puede aplicar a nivel de las TCO en los Niveles 2 y 3, aunque
generalmente la denominación de los cargos difiere en la práctica con las ASL. En el Nivel 1 es
donde existen diferencias por tratarse de organizaciones que involucran a más de una comunidad,
además de tener ingerencia en aspectos políticos, sociales y económicos, fuera de la actividad
netamente forestal, existiendo en este sentido instancias como las Centrales y Subcentrales.

Particularmente en el caso de las TCO, si bien las Centrales Comunales tienen asignada una
función de fiscalización, es necesario que exista una instancia de control y seguimiento al
interior de las propias Unidades Forestales, tal como un Comité de Vigilancia. Ello, en el
entendido que muchas veces las actividades de seguimiento y monitoreo a nivel de las Centrales


III-4    DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
        FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
                                                         CHEMONICS INTERNATIONAL INC




pueden ser débiles, mientras que a nivel comunal o de Subcentral el control social es mayor,
además que la comunicación es más fluida y eficiente. El modelo gráfico para TCO podría
esquematizarse de la siguiente manera:


   TERCER MODELO:

             ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA UNIDADES FORESTALES EN TCO




                                                          ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA PRACTICA   III-5
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




En este caso, sólo para ilustrar otras alternativas, no se han considerado mayores actividades de
mercadeo que ameriten contar con un Encargado de Comercialización, suponiendo que las
ventas se realizan como troncas tumbadas al lado de tocón o bien en rodeo.

En resumen, en el tercer nivel de la estructura organizativa, es decir a nivel del equipo encargado
de la ejecución misma de las actividades forestales, es donde mayores alternativas o diferencias
se presentan, pues éstas deben ser establecidas en función al tipo de operaciones que se
desarrollen y a los volúmenes mismos que representen los contratos.

Lo más recomendable sería que de un Administrador o Coordinador dependan todos los
Responsables de Área o Encargados de las tareas específicas, proveyendo de esta manera fuentes
de empleo a mayor número de socios. Sin embargo ello no siempre es viable, al menos mientras
que las operaciones no estén lo suficientemente desarrolladas para que amerite ocupar un alto
número de funcionarios y que se puedan asumir los costos que representa para la empresa
forestal.

En la práctica, generalmente el socio elegido como Presidente es el mismo que se encarga de
ejecutar las funciones de Responsable de Aprovechamiento, apoyado por el Profesional Forestal,
además del Tesorero que cumple el papel de administrativo y contador, más dos o tres socios que
se encargan de trabajos de logística y control y entrega de troncas. Bajo estas condiciones las
funciones de fiscalización y control se mezclan con lo operativo y, por tanto, se pierde la
instancia que garantice la transparencia de las actividades. En otras palabras, el Directorio se
convierte en “juez y parte”, lo cual a su vez debilita toda la estructura y crea malestar.




III-6    DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
        FORESTALES COMUNITARIAS
SECCION IV

Comparaciones entre las Estructuras Organizativas


Las estructuras de las EFC no se diferencian sustancialmente de las Sociedades Anónimas (S.A.)
y Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.), por lo que las EFC pueden constituirse en
cualquiera de éstas. Las modificaciones realizadas al Régimen Impositivo en septiembre del
2003 pueden inducir a ello en el corto plazo, pues la Ley Tributaria plantea que todas las
empresas proveedoras de bienes y servicios emitan factura por todo ingreso generado y, con ello,
su incorporación dentro del Código de Comercio. A la fecha, tanto ASL como TCO son
organizaciones reconocidas por el Código Civil y dentro del Código de Comercio existe un vacío
legal para su reconocimiento como agrupación o territorio indígena.

Fuera de lo citado, las estructura organizativas dentro de una EFC o una sociedad anónima o de
responsabilidad limitada es indistinto, pues su asamblea tiene la potestad de determinar o
modificar la misma.

   Características            Sociedad de                                 Sociedad                      EFC. (ASL y TCO)
                         Responsabilidad Limitada                         Anónima
 ORGANIZACIÓN         - Personería Jurídica                    - Personería Jurídica               - Personería Jurídica
                      - Asamblea General                       - Asamblea General                  - Asamblea General
                      - Directorio                             - Directorio                        - Directorio
 Denominación o       Nombre seguido de la sigla “S.R.L”       Nombre seguido de la sigla “S.A.”   Nombre
 Razón social.
 Responsabilidad de   Responsables de las obligaciones         Responsables de las obligaciones    Responsables de las
 los socios.          sociales en forma limitada, o sea        sociales en forma limitada, o sea   obligaciones sociales en forma
                      hasta el monto de sus aportes.           hasta el monto de sus acciones.     limitada, o sea hasta el monto
                                                                                                   de sus aportes.
 Capital.             Esta representado por los aportes de     Esta representado por las           Esta representado por los
                      los socios.                              acciones.                           aportes de los socios.
 Distribución de      Se distribuye en proporción al capital   Se distribuye en proporción al      En las ASLs se distribuyen
 Utilidades           aportado                                 numero de acciones.                 entre todos los socios en forma
                                                                                                   equitativa.
                                                                                                   En las TCO se efectúan
                                                                                                   inversiones en la comunidad
                                                                                                   (inversiones sociales).
SECCION V

Manual de Funciones


El Manual de Funciones representa la descripción de las responsabilidades y tareas asignadas a
cada uno de los cargos establecidos dentro de la estructura organizativa y señala además la
dependencia y coordinación entre éstos. El contar con esta herramienta busca:

   a) Representar la conformación de la Empresa Forestal Comunitaria a través de una
      estructura organizativa, definiendo niveles y áreas de intervención: Toma de decisiones,
      Dirección, Ejecución, Control y Evaluación.

   b) Establecer claramente los niveles de coordinación interna.

   c) Establecer los sistemas de administración y el control de los recursos.

   d) Lograr que los miembros y funcionarios asuman responsabilidad por sus decisiones y
      acciones.

   e) Generar información útil, oportuna y confiable para la elaboración de informes
      económicos y de gestión para la toma de decisiones y planificación de nuevas
      actividades.

El Manual de Funciones parte del organigrama previamente estructurado, en el cual se deben
encontrar señaladas, a partir de la asamblea general, cada una de las carteras de la directiva y los
cargos que correspondan a asesoría, ejecución productiva, administración, apoyo logístico,
comercialización, etc. (cada uno de los cargos definidos dentro de un orden de intervención).

El Manual debe definir el grupo mínimo posible con el cual se puedan llevar a cabo todas las
actividades inherentes a la empresa, de manera ordenada y eficiente, identificando los niveles de
control y precautelando evitar:

   Ø   omisión de funciones,
   Ø   responsabilidades sobre entendidas,
   Ø   duplicación de cargos y de funciones,
   Ø   cargos figurativos y funciones innecesarias,
   Ø   coordinación o dependencia poco clara o ambigua,
   Ø   establecimiento de operaciones aisladas,
   Ø   restricciones al flujo de comunicación o información.

En la práctica, cuando se estén definiendo los cargos dentro de la estructura organizativa de la
Empresa Comunitaria y por ende en su Manual, éstos deben ser designados con nombres claros y
en lo posible en consenso, pues cada persona percibe y asigna de forma diferente un grado de
jerarquía en función a su percepción de cada título.
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Asimismo, se debería tratar de no dar demasiada importancia a la nominación del título, por la
existencia de sinónimos, sino de enfocarse más bien en las funciones que se le asigne a cada
cargo. Un ejemplo de ello es que mientras en una EFC el máximo responsable de la Directiva sea
nominado como Presidente, en otra puede ser Director y en una empresa será Gerente; sin
embargo en los tres casos esta persona cumplirá exactamente las mismas funciones.

En la elaboración de este Manual se contemplaron aspectos legales que están estrictamente
vinculados con la actividad forestal propiamente dicha, así como también con otras
disposiciones que norman y regularizan el desarrollo y comportamiento de las operaciones y
transacciones económicas de la EFC. Entre éstas, podemos citar los siguientes:

    q   Ley Forestal 1700
        En el Art. 33º de Inspecciones y Auditorías Forestales se otorgan amplias facultades a
        la Superintendecia Forestal para la verificación del cumplimiento del las obligaciones
        legales y contractuales. En este sentido, cada miembro de la EFC es responsable de un
        manejo acorde con las disposiciones forestales vigentes para la sostenibilidad del manejo
        de los recursos forestales

    q   Normas técnicas para la elaboración de instrumentos de manejo forestal
        A través de las resoluciones ministeriales 136/97 para TCO y 248/98 para ASL se
        reglamenta el manejo de los bosques en lo que refiere a su parte técnica, es decir:
        Inventario, Censo y Aprovechamiento.

    q   Estatuto orgánico y reglamento del estatuto
        Toda EFC tiene su correspondiente Estatuto y Reglamento, en los cuales se basan sus
        actividades de organización y la forma de operación.

    q   Código de comercio
        Reglamenta la vigencia de todas actividades comerciales agrupadas en uno de los
        diferentes tipos de sociedades.

    q   Normas de contabilidad (NC)
        La formulación de los estados financieros se sujeta a reglas fundamentales, cuyo objetivo
        es garantizar la información contenida en dichos estados.

    q   Normas de auditorías generalmente aceptadas
        Son ciertos requisitos que permiten medir la calidad del trabajo, constituyendo una
        evidencia en la ejecución y elaboración del examen.

    q    Régimen Impositivo
        La Ley 843 y el Código Tributario determinan los tributos de carácter general y las
        relaciones jurídicas emergentes de ellos.




V-2 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
    FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                .- PROYECTO BOLFOR
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Manual de Funciones

NIVEL 1: TOMA DE DECISIONES

CARGO: ASAMBLEA GENERAL

Depende de: La Asamblea General es el órgano máximo de autoridad de la EFC y en ella reside
su soberanía. Las resoluciones de la Asamblea tendrán carácter obligatorio para todos los
miembros que participen o no de ella, mientras no sean revocadas en otra Asamblea General.

Controla a: Directorio o Comité de Gestión
             Comité de Vigilancia
             Comité Electoral
             Presidente o Coordinador

Tipos de Asambleas:
q  Asamblea General Ordinaria: Se realiza obligatoriamente una vez por año.
q Asamblea General Extraordinaria: Se realizará cuantas veces sea convocada por el Directorio
   o la cuarta parte de los socios activos.

Responsabilidad:
- Analizar y definir la política general de la EFC.
- Revisar y fiscalizar las operaciones de la EFC.
- Elegir a los miembros del Directorio o Comités de Vigilancia.
- Nombrar a los miembros del Comité Electoral.
- Determinar sus estatutos orgánicos y reglamentos.

Funciones:
1. Considerar y aprobar el balance económico y el informe de actividades de la gestión.
2. Aprobar o modificar el presupuesto y el plan general de actividades propuesto por el
    Directorio o los Comités de Gestión.
3. Fijar cuotas de ingreso para los nuevos socios y aportaciones anuales.
4. Acordar la distribución de utilidades o beneficios y pérdidas de la gestión concluida.
5. Modificar los estatutos y reglamentos.
6. Autorizar al Directorio o Comité de Vigilancia el otorgamiento de poderes notariados.
7. Decidir sobre el ingreso de nuevos socios.
8. Decidir sobre la inclusión o expulsión de un socio.
9. Conocer y definir cualquier asunto de especial importancia para la agrupación.
10. Decidir sobre el cambio de razón social, fusión, disolución y liquidación de la EFC.




                                                                           MANUAL DE FUNCIONES   V-3
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




NIVEL 2: CONTROL Y FISCALIZACIÓN

CARGO: DIRECTORIO O COMITÉ DE GESTION

Depende de: Asamblea General
Controla a: Administrador o Coordinador
            Responsables de Área (si no hay mando intermedio)

Responsabilidad:
El Directorio o Comité de Gestión será responsable de elaborar políticas, normarlas y fiscalizar
la administración de los recursos de la EFC. También será responsable de la ejecución, el
control y la evaluación de planes y proyectos a realizarse, además delegará funciones a la
Administración y personal responsable de áreas.

Funciones:
1. Cumplir y hacer cumplir los estatutos y reglamentos, acuerdos y resoluciones de las
    asambleas generales.
2. Representar a la EFC ante autoridades, instituciones publicas y privadas.
3. Conferir poderes especiales o generales al Presidente, Administrador o a cualquier persona
    previamente autorizada por la Asamblea General.
4. Designar, previa autorización de la Asamblea, a un Administrador.
5. Conjuntamente con el Administrador, programar y presupuestar las actividades anuales y
    ponerlas en consideración de la Asamblea General.
6. Conjuntamente con el Administrador, definir las políticas y los procedimientos
    administrativos.
7. Conjuntamente con el Profesional Forestal y el Administrador, definir los contratos de
    prestación de servicios para el aprovechamiento.
8. Hacer el seguimiento y control a todas las labores de manejo (trabajo del Responsable de
    Área Técnica o Profesional Forestal y los prestadores de servicios).
9. Aprobar los informes de balance económico de la gestión concluida para presentarlos a la
    Asamblea General.
10. Aprobar la contratación de personal.
11. Coordinar el asesoramiento técnico y administrativo.
12. Conocer solicitudes de ingreso o retiro de la Asociación, verificar los requisitos y ponerlos a
    consideración de la Asamblea General.
13. Realizar reuniones de Directorio o Comité de Gestión una vez al mes.
14. Convocar a Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias de acuerdo a lo estipulado en
    los estatutos y reglamentos.
15. Otras atribuciones conferidas de acuerdo a las necesidades de la Agrupación o Unidad
    Indígena Forestal.




V-4 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
    FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                 .- PROYECTO BOLFOR
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NIVEL 3: OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO

CARGO: ADMINISTRADOR O COORDINADOR

Depende de: Presidente del Directorio
Controla a: Responsables de Área (Técnica, Administrativa y Comercialización)
            Todo el personal - Prestadores de servicios y contratistas

Perfil y requisitos:
- Experiencia en área administrativa, contable o afines.
- De preferencia, miembro de la Agrupación o Unidad Indígena Forestal con un liderazgo nato
   y capacidad de dirección, organización y control de personal y bienes.
- Todos los requisitos definidos por la Asamblea.

Responsabilidad:
- Ejecutar todas las decisiones tomadas en Asamblea y reuniones de Directorio
- Implementar procesos administrativos financieros, tendientes a optimizar los ingresos y
   racionalizar los gastos de la institución.
- Elaborar el programa operativo anual, la programación presupuestaria y preparar los estados
   financieros.
- Precautelar los bienes de la Asociación o Unidad Indígena Forestal.
- El Administrador es el funcionario ejecutivo de mayor jerarquía y ejerce la representación
   administrativa y operativa de la organización mediante un poder otorgado por el Directorio.
- Puede ser removido del cargo por alguna falta comprobada, sin perjuicio de las
   responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar.

Funciones:
1. Elaborar y presentar al Directorio o Comité de Gestión el Plan Operativo Anual, y el
    Presupuesto de Ingresos y Gastos para su aprobación.
2. Controlar la ejecución del plan anual y presupuestos..
3. Participar con derecho a voz en las Asambleas y Reuniones de Directorio o Comité de
    Gestión.
4. Emitir informes a requerimiento del Directorio o Comité.
5. Informar oportunamente al Directorio o Comité sobre la situación financiera y sobre el
    análisis de la situación económica de la EFC.
6. Informar periódicamente del manejo de los recursos en relación con la producción.
7. Establecer un sistema de información para asegurar el desarrollo eficiente de los procesos
    administrativos que garanticen los resultados planificados y tomar decisiones oportunas.
8. Velar por la aplicación de los sistemas de procedimientos administrativos y de control
    interno.
9. Firmar conjuntamente con el Presidente o Tesorero giros y endosos de cheques, aceptación
    de letras de cambio y otros documentos mercantiles, realizando todas las operaciones
    financieras de la EFC.
10. Revisar y presentar los estados financieros al Directorio o Comité de Gestión, para su
    posterior aprobación por la Asamblea General Ordinaria.
11. Designar y dirigir la contratación de prestadores de servicio.
12. Informar al Directorio o Comité y Asamblea de sus actividades.


                                                                            MANUAL DE FUNCIONES   V-5
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




CARGO: CONTADOR

Depende de: Administrador
Controla a: Auxiliar contable o Secretaria Contable.

Perfil profesional y requisitos:
- Capacitado en el área contable.
- Tener experiencia en el sector forestal y maderero.
- No ser familiar de ninguno de los miembros del Directorio y actuar de manera objetiva e
   independiente.
- Tener residencia en el lugar de trabajo.
- Y todos aquellos requisitos especificados en los términos de referencia.

Responsabilidad:
Es el responsable de la contabilidad de la EFC, es encargado del registro oportuno y preciso de
las operaciones y otros que sirvan de instrumentos para la toma de decisiones en asuntos
económicos y financieros.

Funciones:
1. Registrar todas las transacciones económicas y financieras.
2. Ver que todas las operaciones contables se encuentren respaldadas por los documentos
    correspondientes.
3. Mantener actualizados los registros contables.
4. Elaborar Estados Financieros en forma mensual y anual.
5. Realizar inventarios físicos y elaboración de Kardex.
6. Hacer el seguimiento de las deudas de la EFC.
7. Coordinar la compra de insumos o materiales de acuerdo a procedimientos.
8. Controlar los aportes y cuentas de los socios por anticipos y servicios prestados.
9. Girar los cheques emitidos por la EFC
10. Hacer las conciliaciones bancarias.
11. Supervisar el buen manejo de documentos y archivos.
12. Llevar el control de la ejecución presupuestaria.
13. Cumplir y hacer cumplir las normas tributarias.
14. Reemplazar al administrador en su ausencia.




V-6 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
    FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
                                                          CHEMONICS INTERNATIONAL INC




CARGO: RESPONSABLE ÁREA TECNICA O PROFESIONAL FORESTAL

Depende de: Administrador
Controla a: Responsables de inventario y censo
            Responsable de Aprovechamiento
            Prestadores de servicio o contratistas
            Despachadores
            Profesional Forestal (si hubiese)

Perfil y requisitos:
- Ser profesional del área forestal y tener registro en la Superintendencia Forestal.
   (si corresponde al cargo de Profesional Forestal)
- Experiencia en trabajo con agrupaciones comunitarias.
- Experiencia en inventarios, censos, elaboración de POAF y PGMF.
- Experiencia en aprovechamiento y manejo.
- Y los que señalen los términos de referencia.

Responsabilidad:
Es responsable de la elaboración, ejecución y aplicación de todo lo relacionado a la parte técnica
del PGMF y los POAF conforme a la ley Forestal y normas técnicas. Por otro lado, es el único
responsables del llenado y custodia de los Certificados Forestales de Origen (CFOs).

Funciones:
1. Ejecutar el Plan General de Manejo Forestal.
2. Elaborar POAF e IAPOAF.
3. Llenado y custodia de los CFOs.
4. Firmar los CFOs conjuntamente con el representante legal de la EFC.
5. Informar de todas las actividades de campo (Inventario, censo, aprovechamiento y
    transformación) al Administrador y al Directorio.
6. Supervisar el trabajo de los responsables de área y el rendimiento de los prestadores de
    servicio.
7. Elaborar planillas de cada uno de los prestadores de servicio.
8. Ejecutar los cambios necesarios del personal de servicio cuando las actividades de manejo
    forestal estén siendo seriamente perjudicadas.
9. Capacitar a los socios o empleados en técnicas de aprovechamiento.
10. Coordinar actividades con las Unidades Forestales Municipales con el objetivo de conseguir
    apoyo.




                                                                               MANUAL DE FUNCIONES   V-7
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




CARGO: RESPONSABLE DE INVENTARIO Y CENSO

Depende de: Responsable de Área Técnica ó Profesional Forestal
Controla a: Grupos de trabajo que realicen actividades de inventario y censo.

Perfil y requisitos:
- Tener capacitación en manejo forestal y experiencia en inventarios y censos.
- Tener conocimientos básicos de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Predisposición hacia la organización y trabajo de grupos.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y producir resultados.
- No tener conflictos de interés con ningún miembro del grupo ni con el Directorio.
- Y todos los que se especifiquen en los términos de referencia.

Responsabilidad:
Es el responsable de coordinar todo el trabajo de censo e inventario con el Profesional Forestal,
para que todas las actividades se realicen de acuerdo a lo planificado.

Funciones:
1. Participar en los reconocimientos de áreas.
2. Participar en la ejecución del inventario y censos forestales.
3. Responsable del manejo de fondos para financiar las actividades.
4. Hacer la rendición de gastos correspondientes.
5. Llenar los formularios de planificación de recursos económicos y humanos.
6. Distribuir equipos, instrumentos y materiales a los grupos de trabajo, y posteriormente recibir
   los mismos.
7. Organizar la entrada, salida y transporte del personal y logística.
8. Guiar la ejecución de las labores de campo en coordinación con los asesores.
9. Apoyar al Profesional Forestal en la revisión del contenido de los formularios de campo.




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    FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
                                                         CHEMONICS INTERNATIONAL INC




CARGO: RESPONSABLE DE APROVECHAMIENTO

Depende de: Profesional Forestal
Controla a: Grupos de trabajo que realicen actividades de corte, rodeo y transporte.
            Prestadores de servicios o contratistas

Perfil y requisitos:
- Experiencia en actividades de aprovechamiento.
- Tener conocimiento y experiencia en manejo forestal.
- Tener conocimientos básicos de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Capacidad para trabajar bajo presión y producir resultados.
- No tener conflictos de interés con ningún miembro del grupo ni con el Directorio.
- Y todos los que se especifiquen en los términos de referencia.

Responsabilidad:
Es el encargado de coordinar las actividades de aprovechamiento entre el profesional forestal y
los prestadores de servicio, verificando que estas actividades se realicen de acuerdo a la Ley
Forestal y sus normas técnicas.

Funciones:
1. Controlar que los prestadores de servicios cumplan con lo estipulado en el contrato de
   prestación de servicio.
2. Participar en la preparación de pliegos de especificaciones para la contratación de servicios y
   adquisiciones de material.
3. Cuando sea necesario, sugerir al profesional forestal cambios en la planificación de las
   actividades de aprovechamiento.
4. Capacitar al personal en temas forestales.
5. Participar en la apertura de caminos principales, secundarios, pistas de arrastre y rodeo, de
   acuerdo al mapa del POAF.
6. Control en la aplicación de las técnicas de corta y respeto por el DMC (diámetro mínimo de
   corta), semilleros y servidumbres ecológicas.
7. Seguimiento a cada grupo de trabajo e individual (en el cortado, trozado, arrastre y
   transporte).
8. Llenado y verificación de planillas de producción individual de cada contratista o grupo de
   trabajo.




                                                                              MANUAL DE FUNCIONES   V-9
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CARGO: CORTADOR O MOTOSIERRISTA

Depende de: Responsable de Aprovechamiento.
Controla a: Ayudantes.

Requisitos:
- Tener experiencia en la actividad de corte y trozado.
- Tener capacitación básica en manejo forestal.
- Tener conocimientos básicos de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y rendimiento.
- Y todas los que se especifiquen en los contratos de trabajo.

Responsabilidad:
Es responsable del cortado y trozado de árboles aprovechables identificados en el POAF, de
acuerdo a normas técnicas y la Ley Forestal.

Funciones:
1. Cortar todos los árboles señalados en las planillas de aprovechamiento.
2. No cortar los árboles semilleros y de futura cosecha.
3. Registrar en la planilla de aprovechamiento todos los árboles tumbados y entregarla al otro
   prestador de servicios (rodeador).
4. Respetar las servidumbres ecológicas.
5. No botar desechos sólidos en el área de corte, a no ser en lugares indicados.
6. Desarrollar toda su actividad de acuerdo a contrato suscrito con la EFC.




V-10 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
     FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
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CARGO: RODEADOR

Depende de: Responsable de Aprovechamiento.
Controla a: Ayudantes.

Requisitos:
- Tener experiencia en la actividad de arrastre o rodeo.
- Tener capacitación básica en manejo forestal.
- Tener conocimientos básicos de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y rendimiento.
- Y todos los que se especifiquen en los contratos de trabajo.

Responsabilidad:
Es el responsable de arrastrar las trozas hacia el lugar de rodeo, de acuerdo a las normas técnicas
y la Ley Forestal.

Funciones:
1. Arrastrar o rodear las todas trozas saneadas en el monte.
2. Registrar en las planillas de aprovechamiento todas las trozas rodeadas.
3. Entregar diariamente sus planillas de aprovechamiento totalizadas.
4. Respetar las servidumbres ecológicas.
5. No botar desechos sólidos en el área de corte, a no ser en lugares indicados.
6. Desarrollar toda su actividad de acuerdo a contrato suscrito con la EFC, causando el menor
   impacto al bosque.




                                                                              MANUAL DE FUNCIONES   V-11
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CARGO: TRANSPORTISTA

Depende de: Responsable de Aprovechamiento.
Controla a: Ayudantes.

Requisitos:
- Tener experiencia en transporte y trabajo en áreas de concesiones forestales.
- Tener conocimientos básicos de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Conocer e interpretar el contenido de los CFOs.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y rendimiento.
- Y todos los que se especifiquen en los contratos de trabajo.

Responsabilidad:
Es responsable de transportar todas las trozas a los centros de acopio, playa de aserraderos o
lugares que especifique el contrato de prestación de servicio, de acuerdo a las normas técnicas y
a la Ley Forestal.

Funciones:
1. Transportar todas las troncas del lugar de rodeo hacia las playas o centros de acopio.
2. Registrar en las planillas de aprovechamiento todas las trozas transportadas y entregar las
   mismas al responsable.
3. Desarrollar todo el servicio, respetando las servidumbres ecológicas, no echando desechos
   sólidos a no ser en lugares establecidos.
4. No dañar o deteriorar los caminos de acceso al área de concesión y los construidos para el
   aprovechamiento de la AAA.
7. Desarrollar toda su actividad de acuerdo a contrato suscrito con la EFC, causando el menor
   impacto al bosque.




V-12 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
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CARGO: SENDEADOR O MACHETERO

Depende de: Responsable de Aprovechamiento, Profesional Forestal o Jefe de Grupo
Controla a: Ayudantes

Requisitos:
- Tener experiencia en la apertura de sendas y el reconocimiento de bosques.
- Tener capacitación básica en manejo forestal.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y rendimiento.
- Y todos los que se especifiquen en los contratos de trabajo.

Responsabilidad:
Es el responsable de realizar la apertura de sendas que conectan a todos los árboles
aprovechables entre sí en el área de aprovechamiento, y construir pistas de arrastre, rodeos u
otros de acuerdo a lo solicitado.

Funciones:
1. Reconocimiento de áreas y apertura de sendas hacia los árboles que se le asignen.
2. Registrar en la planilla de aprovechamiento, totalizando los árboles sendeados en cada faja.
3. Construir sendas perpendiculares a la caída del árbol.
4. Planificar la dirección de caída de los árboles.
5. Trabajar de acuerdo a las exigencias del Profesional Forestal.
6. No echar desechos sólidos en el área a no ser en lugares indicados.
7. Realizar todo su trabajo de acuerdo a contrato suscrito con la EFC.




                                                                              MANUAL DE FUNCIONES   V-13
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CARGO: RESPONSABLE ÁREA DE COMERCIALIZACION O COMERCIALIZADOR

Depende de: Administrador (en algunos casos puede ser del Responsable de Aprovechamiento,
            en función a la estructura orgánica).
Controla a: Ayudantes

Requisitos:
- Tener experiencia en actividades de comercialización y negociación.
- Conocer el sector forestal local y regional.
- Tener contactos con clientes y prestadores de servicios locales.
- Tener conocimiento de especies y calidad de maderas.
- Tener amplio conocimiento de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y producir resultados.
- No tener conflictos de interés con ningún miembro del grupo, ni con miembros del Directorio
   o prestadores de servicios.
- Y todos los que se especifiquen en los términos de referencia.

Responsabilidad:
Es el responsable de proponer políticas de comercialización, estrategias de negociación y
definición de ventas. Asimismo está a cargo del manejo de instrumentos de comercialización
(contratos, precios referenciales, costos de operación, mantenimiento de calidad, mercadeo y
otros). Debe velar por la provisión de madera bajo los términos de contrato, la recepción y
entrega de madera, así como las conciliaciones con los clientes y prestadores de servicios, en
coordinación con el Responsable de Aprovechamiento, Profesional Forestal y el Administrador.

Funciones:
1. Identificar nuevos clientes potenciales y prestadores de servicios.
2. Preparar oferta de productos y carpetas de promoción.
3. Supervisar la recepción y entrega de productos con los prestadores de servicios y clientes.
4. Coordinar y conciliar el flujo de madera con compradores y prestadores.
5. Generar una base de datos con precios referenciales.
6. Recopilar información del mercado local y la actividad forestal local y regional.
7. Mantener comunicación permanente con todos los clientes y prestadores potenciales.




V-14 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
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CARGO: DESPACHADOR

Depende de: Responsable Aprovechamiento o Comercializador
Controla a: Ayudantes

Requisitos:
- Tener experiencia en recepción y despacho de productos y registro de Kardex.
- Tener experiencia en cubicación de trozas.
- Tener capacitación en manejo forestal y aprovechamiento.
- Tener conocimientos básicos de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y rendimiento.
- Y todos los que se especifiquen en los contratos de trabajo.

Responsabilidad:
Es responsable del movimiento y registro de la madera que entra y sale de rodeo o playa del área
de la EFC (recepción y despacho). Bajo ciertas circunstancias, también estará a cargo de la
aplicación de preservantes de madera o pesticidas.

Funciones:
1. Cubicar todo el producto maderable que llega y sale.
2. Registrar en Kardex de cada producto las entradas y salidas.
3. Preparar notas de remisión por todo lo que sale de rodeo/playa.
4. Coordinar llenado de CFOs.
5. Verificar cubicación de madera.
6. Acatar todas las exigencias de trabajo del Profesional Forestal y coordinar actividades con el
   Comercializador.
7. No botar desechos sólidos en el área a no ser en lugares indicados.
8. Realizar todo su trabajo de acuerdo a contrato suscrito con la EFC.




                                                                             MANUAL DE FUNCIONES   V-15
SECCION VI

Manual de Procedimientos


Las EFC que realizan actividades de aprovechamiento y que cuentan con personal dependiente
de forma directa o indirecta, sean los propios socios o contratistas externos, requieren un sistema
de PROCEDIMIENTOS que defina claramente el modo interno de operación.

Los procedimientos a ser establecidos deben responder a las políticas y estrategias de operación
definidas por la EFC y a su estructura organizativa; además de estar claramente formuladas,
detallando con claridad las responsabilidades, atribuciones y funciones de cada uno de los
miembros del Directorio y el personal existente. Con ello, las ventajas que se alcanzan son:

Ø Organización eficiente al asignar a cada funcionario las tareas mínimas a ser cumplidas y la
  forma de interrelacionarse con las demás áreas de trabajo; evita duplicación y ausencia de
  espacios de trabajo.

Ø Información exacta y oportuna para que el Directorio y la Administración tomen las
  decisiones más convenientes en cuanto a operación o presentación de propuestas para la
  adecuación de estrategias o políticas a nivel de la Asamblea.

Ø Operación orientada a resultados efectivos, minimizando riesgos y costos y maximizando
  resultados y ganancias. La implementación de niveles de control ayuda a promover la
  eficiencia en las operaciones de la EFC.

Ø Confiabilidad de que todas las decisiones tomadas por la Asamblea y el Directorio sean
  correctamente ejecutadas por el personal.

Ø Prevenir pérdidas por mal manejo o apropiación indebida de bienes, recursos y derechos
  que se generan en medios desorganizados y sin control.

A. Relevamiento del Sistema Contable

El instrumento más importante y eficaz para mantener un buen nivel de control al interior de la
EFC es su Sistema Contable, el cual debe estar adecuado a las necesidades de información y a la
magnitud de las operaciones productivas y financieras.

No existe control en una empresa si no hay una buena administración contable o si ésta no
funciona de forma adecuada. La empresa debe tener la capacidad de mantener saldos diarios de
caja, así como controlar las cuentas por pagar a proveedores o prestadores de servicios y el
manejo de saldos por cobrar de parte de los compradores o clientes.
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La contabilidad deberá incluir el manejo de presupuestos para poder controlar el flujo de
recursos en momentos en que se requieran reajustar o restringir gastos. Para este fin, el
departamento contable deberá informar mensualmente a la Administración sobre las ejecuciones
y sus respectivos saldos.

El departamento contable deberá estar en condiciones de generar información de saldos casi
inmediatamente después de registrar la transacción y el traspaso a los mayores de cada cuenta.
Las transacciones deberán registrarse en contabilidad en forma simultánea a su ejecución: La
numeración de los comprobantes de ingresos y egresos será correlativa y los mismos deberán ser
impresos mínimamente en dos ejemplares y deberán tener como contenido:

        Ø El lugar, día, mes y año (fecha de la transacción)
        Ø El concepto de la transacción
        Ø Los importes, tanto en numeral como literal
        Ø Los espacios para las apropiaciones contables y las respectivas firmas de seguridad
          (autorizado, contabilizado, recibí conforme).

Todos los comprobantes emitidos por el Contador deberán contar con la firma de autorización de
uno o dos funcionarios superiores; ya sea el Administrador, el Tesorero o el Presidente,
dependiendo la estructura organizativa establecida. Sin las firmas los comprobantes no se
considerarán válidos.

El departamento contable deberá brindar mensualmente y a requerimiento, la siguiente
información: estados de cuentas, saldos presupuestarios, saldos de proveedores, saldos de caja,
estados financieros y cualquier otra información que requiera la administración sobre las
finanzas de la EFC.

El Contador, a fin de no acumular trabajo para el cierre de gestión, deberá ir ajustando
gradualmente los saldos de las cuentas, realizando análisis de estados de cuentas que se vayan
mayorizando, elaborando los ajustes contables correspondientes; esto siempre con aprobación
del Administrador, Tesorero o Presidente.

Toda la información generada por el departamento contable deberá ser oportuna y precisa y debe
tomarse previsiones para que la misma llegue a ser altamente confiable.

Los estados financieros de fin de gestión generados por el departamento contable, para su total
validez, deberán ser conocidos y aprobados por el Administrador y el Directorio, que a su vez los
presentará para su aprobación a la Asamblea General, como resultado de su gestión económica.

B. Procedimientos para el Manejo de los Fondos en Efectivo

Debe existir un solo responsable de la custodia y manejo del efectivo, debiendo recaer esta
responsabilidad en el Tesorero/Cajero, el cual como responsable de caja será la única persona
que reciba los ingresos, realice los pagos y los registre en su propio libro de caja. Sin embargo,


VI-2 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
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también debe existir un Contador que registre los movimientos del efectivo y los asigne a las
partidas correspondientes.

En lo posible, el efectivo deberá estar depositado en una cuenta bancaria o en una cooperativa a
nombre de la EFC; las firmas deberán estar registradas a nombre del Tesorero y del Presidente o
del Administrador también. De esta forma, para el movimiento o retiro de fondos, se requiere
como mínimo de dos firmas conjuntas y simultáneas.

Para efectuar pagos de cualquier índole, el Tesorero necesariamente deberá contar con un
comprobante firmado por él y autorizado por el Administrador o el Presidente. Sin este
comprobante no se deberá efectuar ningún pago.

Todos los pagos deberán realizarse de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual y
se registrarán en los respectivos comprobantes de egreso. Bajo ningún motivo se realizarán pagos
con vales u otro tipo de documentos que no sean los oficiales. Para ello, los comprobantes de
egreso deben llevar el membrete de la EFC, las firmas autorizadas y deben ser enumerados
correlativamente.

Semanalmente el Tesorero conciliará con el Contador el movimiento de fondos e indicará el
saldo en el libro de caja, el cual debe ser igual al saldo real por él custodiado. El Contador
igualará este saldo con el que tiene registrado en su Mayor Analítico de la cuenta y ajustará las
diferencias.

El Presidente o Director deberá efectuar arqueos sorpresivos lo más frecuentemente posible y
cotejar el resultado con el Mayor de Caja. En todos los casos el Tesorero y Cajero deberán estar
presentes durante el arqueo y exigir una constancia escrita del resultado.

C. Informacion Gerencial

Para saber si los objetivos y los planes se están cumpliendo cabalmente y para evaluar la
situación y los resultados de la EFC se requiere que la Administración cuente con determinada
información con cierta regularidad.

Esta información debe ser confiable y precisa, y la mayor parte de ésta se genera en el
departamento de contabilidad. Por esta razón, necesariamente se debe contar con los registros
contables actualizados.

Al margen de los Estados Financieros tradicionales, Balance General y Estado de Resultados que
deben ser proporcionados en forma mensual, el Administrador por lo menos debería contar con
la siguiente información:

       1. Flujo de caja ejecutado, mostrando el origen y uso de fondos del mes.
       2. Saldos de los prestadores de servicios y sus anticipos durante el mes.
       3. Formas e importe de las ventas, las que se realizaron durante el mes y el monto
          acumulado desde el inicio de la gestión hasta la fecha de la presentación de los
          informes (mensualmente).



                                                                         MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-3
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        4. Ejecución de los presupuestos de ingresos, gastos e inversiones, mostrando los
           montos gastados hasta la fecha y los saldos del presupuesto, hasta la fecha en que se
           presente el informe.
        5. Saldos de inventarios, árboles censados, madera en tronca; árboles aprovechados y
           los castigos por defectos (mensualmente)




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                                                                                  .- PROYECTO BOLFOR
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                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


                   FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS SEGÚN ACTIVIDADES


1. FLUJO PARA LA ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE INGRESO


Actividad: Considera el registro de los ingresos de la EFC por cualquier motivo, cuyo
documento principal de respaldo es el Comprobante de Ingreso.

Procedimiento:
    ü Está conectado con el proceso de movimiento de efectivo.
    ü Se inicia con la recepción de los documentos de respaldo
    ü Se elabora el Comprobante de Ingreso adjuntando los documentos de respaldo,
       como ser: facturas, contratos de venta, recibos, cheques, etc.
    ü Se revisa el comprobante; si está mal elaborado se retorna al punto anterior, si está
       bien se procede con la firma.
    ü Se adjunta el comprobante firmado y revisado.
    ü Se registra el monto ingresado y los datos en el Libro de Caja.
    ü Iniciar el proceso de mayorización.
    ü Se archiva el Comprobante de Ingreso junto a la documentación de respaldo.
    ü Fin del proceso.

Unidades: Departamento de Contabilidad y Tesorería o Caja.

Formularios: Comprobante de Ingreso y Libro de Caja.

Firmas Autorizadas: Tesorero y Administrador o Presidente.

Operación: El Comprobante de Ingreso es llenado por el Contador. Este documento
deberá contener el nombre de la persona o empresa que está haciendo el pago, la fecha, el
concepto o motivo de dicho pago, la apropiación contable y el monto del pago tanto
numérico como literal. Las firmas corresponden al Contador y al Tesorero, más la del
interesado.

Archivo: La documentación original se archiva en el departamento de contabilidad y se
provee de copia al interesado o a la empresa que procedió al pago.




                                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-5
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                       FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE INGRESO




                                       RECEPCIÓN DOC.
                                        DE RESPALDO


                                         ELABORACIÓN
                                           COMP. DE
                                           INGRESO



                                            REVISIÓN
                     BIEN                                             MAL




                        FIRMA




                    REGISTRO EN
                    EL LIBRO CAJA



                    TRASPASO A
                     MAYORES



                       ARCHIVO
                      DEL COMP.
                        Ingreso




VI-6 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
     FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
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2. FLUJO ELABORACIÓN COMPROBANTES DE DIARIO


Actividad: La elaboración del Comprobante de Diario tiene por objeto respaldar el traspaso
de los ingresos de Caja al Banco para resguardar los mismos.

Procedimientos:
   ü Se inicia con el depósito del efectivo en el banco.
   ü Se recibe la papeleta de depósito emitida por el banco.
   ü Se elabora el Comprobante de Diario.
   ü Se realiza el Registro de la Salida en el Libro de Caja.
   ü Se elabora el Registro del Ingreso en el Libro de Bancos.
   ü Se procede al proceso de mayorización.
   ü Se archiva el Comprobante de Diario y su documentación de respaldo.
   ü Fin del proceso.

Unidades Funcionales: Tesorería y Contabilidad.

Formularios: Comprobante de Diario, Libro de Banco (Libreta Bancaria), Libro de Caja,
papeleta de depósito bancario.

Firmas autorizadas: Tesorero, Administrador y Contador.

Operativa: El Comprobante de Diario se llena en el departamento de contabilidad y debe
contener las firmas de las personas que autorizan el movimiento del efectivo, los
documentos de respaldo (papeleta de deposito bancario), fecha y apropiación contable.

La papeleta de depósito la llenará y firmará el Tesorero y éste realizará el deposito del
efectivo en el Banco. Esta papeleta deberá contener el número de cuenta de la EFC, fecha y
monto del depósito, tanto numeral como literal, y el sello del banco o cooperativa. Sin estos
requisitos, el documento no tiene validez.

El Libro de Bancos es llenado en contabilidad, dejándose registrado el número de
Comprobante de Diario, el monto del depósito y la fecha.

Archivo de la documentación: Al Comprobante de Diario se adjunta la papeleta de
depósito bancario y se procede a su archivo respectivo en contabilidad.




                                                                         MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-7
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                        FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE DIARIO




VI-8 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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3. FLUJO ELABORACIÓN COMPROBANTES DE EGRESOS


Actividad: Corresponde al registro de los egresos o salidas de fondos de EFC, ya sea en
efectivo o cheque, los cuales se respaldan con un Comprobante de Egreso.

Procedimientos para egresos o pagos en EFECTIVO:
    ü Está conectado con el proceso de movimiento de efectivo.
    ü Se inicia con la recepción de los documentos de respaldo.
    ü Se elabora el Comprobante de Egreso adjuntando los documentos de respaldo,
       como ser: facturas, informe de producción de cada prestador de servicios, recibos,
       etc.
    ü Se revisa el Comprobante, si esta mal elaborado retorna al punto anterior.
    ü Si está bien, se autoriza el mismo y se verifica el saldo disponible en Caja.
    ü Se adjunta el Comprobante firmado y se autoriza el pago del mismo.
    ü Se hace el registro respectivo del egreso o gasto en el Libro de Caja.
    ü Conectar al proceso de mayorización.
    ü Se archiva el Comprobante de Egreso y la documentación de respaldo.
    ü Fin del proceso.

Procedimientos para egresos o pagos en CHEQUE:
    ü Al igual que en el anterior paso, se elabora el Comprobante de Egreso adjuntando
       los documentos de respaldo, se revisan los mismos y se procede a la autorización de
       los mismos.
    ü Se verifica el saldo disponible en bancos.
    ü Se procede al llenado del cheque.
    ü Se verifica la correcta elaboración del cheque y se envía a que sea firmado por los
       funcionarios autorizados.
    ü Se registra en el Libro de Bancos.
    ü Se conecta al proceso de conciliación bancaria con el extracto bancario de fin de
       mes.

Unidades: Administración, Contabilidad y Tesorería o Caja.

Formularios: Comprobante de Egreso, Libro de Caja, Libro de Bancos y Cheques

Firmas Autorizadas: Tesorero y Administrador o Presidente.

Operación: El Comprobante de Egreso se llena en el departamento de contabilidad. Este
debe contener nombre de la persona que recibe el pago, la fecha, concepto del pago, las
firmas de las personas que autorizan y aprueban dicho pago y los respectivos documentos de
respaldo (facturas, notas de ventas, recibos, detalles de producción, etc.).

El cheque es girado por el Contador; cualquier cheque que se emita debe ser girado a
nombre del interesado o empresa, pero jamás al portador, por seguridad y control de la



                                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-9
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




empresa. Asimismo, se debe registrar en el talón de la chequera todo lo citado
anteriormente, además del importe del mismo cheque.

El Libro de Bancos es llenado en el departamento de contabilidad dejándose registrado el
número de cheque, el monto y el nombre de la persona o empresa a quien se giró el cheque.

Archivo: La documentación original se archiva en el departamento de contabilidad y se
debe proveer copia al interesado.




VI-10 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
     FORESTALES COMUNITARIAS
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FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE EGRESO
          (PAGO CON EFECTIVO DE CAJA)




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                       FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE EGRESO
                                    (PAGO CON CHEQUE)




VI-12 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
     FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
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4. FLUJO DE CONCILIACIÓN BANCARIA


Actividad: CONCILIACIÓN DE SALDOS DE LA CUENTA BANCOS
Este proceso sirve para controlar y conciliar saldos entre la EFC (registrados en sus Libros
de Bancos) con la entidad bancaria (Banco o Cooperativa), a través del documento de
Estado de Conciliación.

Procedimientos:
   ü Se inicia con la recepción del Extracto Bancario emitido por el Banco, (documento
      externo).
   ü Se elabora la comparación y conciliación de cuentas o saldos comparando la
      información del Libro de Bancos y el extracto bancario.
   ü De no estar correctos los saldos, se procede a determinar el saldo real y efectuar los
      asientos de ajuste para la regularización en la cuenta Bancos.
   ü Se elabora el Estado de Conciliación Bancaria, determinando los cheques pendientes
      de cobro y depósitos en tránsito.
   ü Se conecta al proceso de elaboración de Asientos de Ajustes.

Unidades: Contabilidad.

Formularios: Extracto bancario, Libro de Bancos, hoja de trabajo para Conciliación
Bancaria y Estado de conciliación.

Firmas autorizadas: Contador y Administrador.

Operación: El Extracto Bancario es emitido por la entidad bancaria, conteniendo todos
los retiros y depósitos que se hicieron a la cuenta de la EFC.

El Libro de Bancos (o libreta bancaria) es manejado por el Contador. En este documento se
registra, de manera cronológica, todos los importes de los depósitos y de los cheques
girados, el número de cheque y el nombre del beneficiario. De acuerdo a cada registro se va
arrastrando un saldo, el cual permite la emisión o no de un siguiente cheque, con el objetivo
de evitar el sobregiro y la correspondiente clausura de la cuenta bancaria.

La hoja de trabajo de Conciliación Bancaria y el Estado de Conciliación son documentos
internos que se elaboran para comparar los saldos de la cuenta bancos que tiene la empresa y
el banco y, así, determinar la exactitud del mismo.

Archivo de la documentación: La documentación se archiva en contabilidad.




                                                                         MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-13
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                         FLUJO ELABORACION DE CONCILIACION BANCARIA




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5. FLUJO DE CAJA CHICA


Actividad: Este proceso señala el flujo de entrega, descargo y reposición de fondos de Caja
Chica, mostrando el saldo del efectivo disponible para gastos menores.

Procedimientos:
   ü Se inicia con la presentación de una solicitud para la entrega de fondos para Caja
      Chica y posteriormente la entrega de fondos al responsable, por parte del Tesorero.
   ü El responsable de Caja chica administra los gastos, los mismos que son respaldados
      por facturas, recibos, notas de venta y otros documentos.
   ü Cuando se ha gastado aproximadamente el 80% de los fondos, se realiza la
      Rendición de Cuentas de Caja Chica.
   ü El 20% restante de los fondos queda en Caja para nuevos gastos, mientras que se
      realice la reposición de los gastos realizados.
   ü La Rendición de Cuentas de Caja Chica, junto a los documentos de respaldo, se
      presentan al Administrador para su revisión y aprobación.
   ü Si no está correcta, se determinan las fallas hasta encontrar el saldo correcto.
   ü Una vez autorizada la documentación por el Administrador, ésta pasa a contabilidad
      para su apropiación en Libros.
   ü El Responsable de la Caja Chica elabora una nueva solicitud a Tesorería para una
      reposición del monto total gastado.

Unidades: Contabilidad y Tesorería.

Formularios: Cheques, facturas, recibos y Rendición de Cuentas de Caja Chica.

Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero y Contador.

Operación: Con la solicitud de fondos para Caja chica debidamente autorizada por el
Administrador y el Tesorero, contabilidad gira un cheque, el cual debe ser elaborado
siguiendo el mismo procedimiento de Comprobante de Egreso.

Archivo: Se archiva en el departamento de contabilidad.




                                                                         MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-15
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                                    FLUJO MANEJO DE CAJA CHICA




VI-16 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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6. PROCESO DEL FLUJO DE VENTAS


Actividad: Señala el procedimiento para llevar a cabo y para registrar las ventas que realiza
la empresa.

Procedimientos:
     ü En base a una solicitud de compra, el Administrador (o el Encargado de
        Comercialización) verifica la existencia de la oferta existente.
     ü Se corrobora esta información con el Responsable de Aprovechamiento o
        Profesional Forestal y se determina la logística de aprovisionamiento.
     ü Sí existe oferta y las condiciones son favorables, se hace la consulta al Directorio
        para la aprobación de la solicitud y las condiciones de venta.
     ü Las solicitudes no aprobadas deben ser archivadas.
     ü Si por el contrario se autoriza la venta, se procede a la elaboración del Contrato de
        Venta y a la firma del mismo por el Representante Legal de la EFC y el
        Comprador, en dos ejemplares: un original para archivo y otro para el comprador.
     ü Es conveniente que los contratos sean protocolizados mediante notaría de fe
        pública.
     ü Se verifica el pago correspondiente a la venta o a las cláusulas de anticipos
        previstos en el contrato entre Tesorería y Administración para dar orden de
        aprovechamiento o de entrega de lo ofertado.
     ü Contabilidad procede a la elaboración de un Comprobante de Ingreso por el
        anticipo que sea otorgado por el comprador, en concordancia con el contrato. El
        ingreso de los fondos del anticipo y la emisión de documentos de respaldo y
        facturas se conectan con Comprobante de Ingreso.
     ü Por parte de la EFC, se entrega el producto ofertado acompañado de la Nota de
        Remisión (según el Informe Técnico de Producción o Aprovechamiento),
        Certificado Forestal de Origen (CFOs) y la respectiva factura si amerita.
     ü Se procede a elaborar el respectivo Comprobante de Ingreso por el saldo adeudado
        por el comprador.
     ü Se registra en Kardex la salida del producto para tener disponible el saldo de
        inventarios y comparar con el IAPOAF del Profesional Forestal.
     ü Se conecta al registro de la factura en el Libro de Ventas IVA.
     ü Se procede a archivar toda la documentación.

Unidades: Directorio, Administración, Contabilidad y Área Técnica.

Formularios: Solicitud de Venta, Contrato de Venta, Comprobante de Ingreso, Nota de
Remisión, Factura, Libro de Ventas IVA, Informe de Producción, Certificado Forestal de
Origen (CFO) e Informe Técnico del Profesional Forestal.

Firmas autorizadas: Presidente, Administrador, Tesorero, Contador y Profesional Forestal.




                                                                        MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-17
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




Operación:
      -  Se presenta la solicitud de compra, a cargo del Responsable de Comercialización
         o el Administrador.
      -  El contrato de venta es elaborado de común acuerdo y debe ser firmado por las
         personas que posean representación legal, tanto de la EFC como de la empresa
         compradora.
      -  La Nota de Remisión es elaborada por el Responsable de Aprovechamiento,
         dejándose registrado el volumen de la(s) especie(s) que se está entregando y el
         nombre completo de la persona que está recibiendo el producto, su firma y el
         número de su cédula de identidad.
      -  El Informe de Producción es proporcionado por el Profesional Forestal o el
         Responsable de Área.
      -  Los Certificados Forestales de Origen (CFOs) son llenados exclusivamente por el
         Profesional Forestal y firmados conjuntamente con el Representante Legal de la
         EFC o el Presidente del Directorio.
      -  La salida del producto maderable se registra en el Kardex de acuerdo al volumen
         que se indica en la factura y los CFOs. Esta operación la efectúan el Contador y
         el Responsable de Área, anotándose la fecha y el volumen.
      -  Los Kardex deberán manejarse independientemente por especie.
      -  El Comprobante de Ingreso lo elabora el Contador de acuerdo al contrato y los
         anticipo previstos.
      -  La factura es llenada por el Contador según el precio establecido en el contrato,
         el volumen registrado en los CFOs y el Informe de Producción.
      -  El Libro de Ventas IVA se llena de acuerdo a la factura emitida por la EFC; este
         registro lo hace el Contador.

Archivo: La documentación es archivada en contabilidad.




VI-18 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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FLUJO DEL PROCESO DE VENTAS




                                   MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-19
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7. PROCESO DE FLUJO DE COMPRAS


Actividad: Este proceso sirve para realizar compras de materiales e insumos o la
adquisición de otros bienes y servicios.

Procedimiento:
     ü Se elabora la solicitud de material de parte del encargado o responsable del uso de
        dichos bienes, en original y con dos copias.
     ü El Administrador verifica la existencia de dicho bien para su provisión.
     ü De no existir saldos, se hace la respectiva consulta al Presidente para su
        adquisición.
     ü Si no es aprobada dicha solicitud, ésta se archiva.
     ü Si por el contrario ésta se autoriza (puede ser insumo, bien o la contratación de un
        servicio) y dependiendo de la cantidad y precios se procede a:
     ü Recabar cotizaciones o pro-formas (con un mínimo de tres).
     ü Elaborar un cuadro comparativo de precios y condiciones con las tres mejores
        cotizaciones u ofertas y el Administrador adjudica a la más conveniente (puede
        consultar al Presidente).
     ü Si el monto de la compra es alto, se puede convocar a una licitación pública y
        quien define al proveedor será el Directorio.
     ü Si no se selecciona ninguna oferta, se procede al archivo de la documentación para
        volver al inicio.
     ü Cuando se haya asignado la compra, se procede a elaborar la Orden de Compra o
        el documento de Contrato de Servicios, en beneficio del adjudicatario o ganador.
     ü Se verifica si la base de la adjudicación es al contado o a crédito; si es a crédito se
        procede a elaborar el Documento de Pago y la firma del mismo por las personas
        autorizadas de la EFC y el proveedor.
     ü Si la compra fuera al contado se elabora el respectivo Comprobante de Egreso,
        adjuntando todos los documentos necesarios de respaldo para que se firme el
        mismo y pase a Tesorería o Caja, para su respectivo pago.
     ü Se debe registrar de forma inmediata en el Kardex el ingreso del material o insumo
        adquirido.
     ü Si la compra tiene factura, ésta se registra en el Libro de Compras IVA.

Unidades: Contabilidad, Administración y Directorio.

Formularios: Solicitud de Compra, Cotizaciones, Cuadro Comparativo, Licitación
(opcional), Documentos de Pago, Comprobantes de Egreso, Kardex, Libro de Compras IVA.

Firmas autorizadas: Administrador, Presidente y Contador.




VI-20 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                  .- PROYECTO BOLFOR
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Operación:
      -  Se llena el Pedido de Compra indicándose lo requerido, la fecha de solicitud y el
         nombre de quien está haciendo la solicitud.
      -  La recepción de los mismos se registra en el Kardex según su ingreso.
      -  El Comprobante de Egreso, de acuerdo al importe de la factura, es elaborado por
         el Contador y autorizado por el Tesorero y el Administrador.
      -  El Libro de Compras IVA se llena de acuerdo a la factura proporcionada por el
         proveedor y lo hace el Contador.

Archivo: La documentación es archivada en contabilidad.




                                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-21
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                  FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS




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8. FLUJO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR


Actividad: Este proceso señala los pasos para la cancelación de deudas o pagos pendientes
con proveedores de materiales o prestadores de servicios.

Procedimientos:
   ü Se inicia con la revisión de los compromisos contraídos, el Mayor de Cuentas por
      Pagar y el Kardex individual de los proveedores o prestadores de servicios.
   ü Si se confirma la deuda, se procede a la elaboración del Resumen de Cuentas por
      pagar en el mes.
   ü Con dicho documento se consulta la disponibilidad de fondos.
   ü Se elabora un plan de pagos, en función a clientes o según los pagos parciales que
      serán realizados.
   ü Si se decide no cancelar, se archivan los documentos hasta nueva orden.
   ü Si se autoriza la cancelación de alguna cuenta, se conecta al proceso de elaboración
      del Comprobante de Egreso, adjuntando toda la documentación de respaldo.

Unidades: Contabilidad, Administración y Tesorería.

Formularios: Resumen de Cuentas por Pagar, Mayores o Kardex individuales de los
proveedores y prestadores de servicios y Comprobante de Egreso.

Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Contador y el interesado.

Operación: El Comprobante de Egreso, el Resumen de Cuentas a Pagar y el Mayor
Individual son elaborados por el Contador y aprobado por las personas autorizadas:
Administrador, Tesorero o Presidente.

El Mayor Individual es el Kardex de cada proveedor o prestador de servicios donde se
registran todas las ventas o prestaciones de servicios hechas a crédito y los pagos parciales o
amortizaciones que se realizaron. Se debe especificar el monto, la fecha y el número de
documento que respalde dicho pago o prestación de servicios u producto.

Archivo de la documentación: La documentación originada en este proceso se archiva en
el departamento de contabilidad.




                                                                          MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-23
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                         FLUJO DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR




VI-24 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
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9. FLUJO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL


Actividad: Este proceso sirve para contratar personal o también prestadores de servicios.

Explicación:
   ü Se inicia el proceso con la solicitud que presente el Responsable de Área a cargo,
       según organigrama y la autorización del Administrador.
   ü Identificación de interesados o postulantes.
   ü Recepción de la documentación de los postulantes.
   ü Selección y entrevista de los postulantes.
   ü La evaluación se realiza en entrevistas, si es positiva se continúa con la firma del
       contrato de trabajo.
   ü Se procede a la asignación de responsabilidades de acuerdo al Manual de Funciones.
   ü La documentación se archiva en el file de personal respectivo.

Unidades: Administración.

Formularios: Solicitud de Personal, cuadro de selección de candidatos, cuadro de
entrevistas, Contrato de Trabajo y asignación de funciones.

Firmas autorizadas: Presidente y Administrador.

Operación: La solicitud de Requerimiento de Personal es llenada por el Responsable de
Área según el organigrama. La identificación, selección y entrevista de candidatos se llena
en cuadros específicos. El contrato de trabajo es llenado de acuerdo al Manual de Funciones
y Políticas de la Administración en dos ejemplares.

Archivo de la documentación: La documentación acumulada en este proceso es archivada
por el Administrador y en el file de cada empleado.




                                                                        MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-25
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                      FLUJO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL




VI-26 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                  .- PROYECTO BOLFOR
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10. FLUJO DE CONTROL DEL APROVECHAMIENTO


Actividad: Este proceso sirve para controlar y determinar la producción individual de cada
prestador de servicios durante todas las etapas que comprende el aprovechamiento y, en base
a ello, conciliar cuentas y establecer costos.

Procedimiento;
   ü Se inicia con la recepción de las planillas de aprovechamiento llenadas de forma
      progresiva por cada uno de los prestadores de servicio (cortador, rodeador y
      transportista) y las planillas del Responsable de Aprovechamiento.
   ü Se verifican los registros; si éstos coinciden de forma correcta se elabora el Detalle
      de Producción Individual.
   ü De haber discrepancias se compara con los datos del POAF, otros documentos e
      incluso se inspecciona en el área.
   ü Si no es aprobado, el Detalle de Producción retorna al punto anterior.
   ü Si es aprobado, se determina la cancelación al prestador de servicios y se inicia el
      proceso de elaboración del Comprobante de Egreso.
   ü Si se aprueba el informe pero éste no ha de cancelarse de forma inmediata, se
      procede con la elaboración del Comprobante de Diario.

Unidades: Unidad de Aprovechamiento, Administración, Contabilidad y Tesorería.

Formularios:    Planillas de Aprovechamiento, Detalle de Producción Individual,
Comprobante de Egreso o Comprobante de Diario.

Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero y Profesional Forestal.

Operación: Las planillas de aprovechamiento son proporcionadas por el Profesional
Forestal. El llenado de las mismas está a cargo de cada prestador de servicios, donde se
registran las especies, el diámetro menor y mayor de las troncas, el número de trozas que se
han sacado de cada una, la fecha del corte, el rodeo y transporte, entre otros.

El Registro de Salida de la madera está a cargo del Despachador o el Encargado de
Aprovechamiento quien, después de llenar la planilla de resumen, la entregan para su
revisión al Profesional Forestal.

El Detalle de Producción Individual es elaborado por el Profesional Forestal. Éste es un
resumen de todo el aprovechamiento que hace cada prestador de servicios, donde se
establece el aprovechamiento individual que, a su vez, se presenta en el IAPOAF.

El Comprobante de Egreso o Comprobante de Diario lo elabora el Contador.

Archivo: La documentación se archiva en contabilidad, pero debe quedar copia con el
Responsable de Aprovechamiento.




                                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-27
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                               FLUJO CONTROL DE APROVECHAMIENTO




VI-28 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
                                                         CHEMONICS INTERNATIONAL INC




11. FLUJO DE CANCELACIÓN A PRESTADORES DE SERVICIOS

Actividad: Orientado a cancelar el monto líquido a cada prestador de servicios.

Procedimientos:
   ü Se inicia con la recepción de la Liquidación Técnica presentada por el Responsable
      de Aprovechamiento (volúmenes, tiempo).
   ü Se determinación el monto líquido a ser cancelado, en función del volumen, precio
      unitario y anticipos entregados previamente.
   ü Se procede a la revisión del monto, si no es correcto retorna al proceso anterior. Si es
      correcto se procede a la elaboración del Comprobante de Egreso a cargo del
      Contador.
   ü Se verifica el saldo disponible en Caja; de haber fondos suficientes se procede a la
      cancelación, previa firma del respectivo comprobante de egreso por las personas
      autorizadas y el interesado como conformidad.
   ü Se retornan a contabilidad los respectivos comprobantes de pago y la documentación
      de respaldo, para su archivado.

Unidades: Contabilidad, Administración y Tesorería.

Formularios: Liquidación Técnica y Comprobante de Egreso.

Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Contador y la firma de conformidad del
interesado.

Operación: Toda determinación del líquido pagable (saldo a pagar) a cualquier prestador de
servicios será realizada por el Contador. Para ello se recurrirá al Detalle de Producción
Individual (proporcionado por el Profesional Forestal) y el Kardex de anticipos de cada
prestador de servicios. De esta forma realizará el respectivo cálculo del monto a pagar y se
procederá a elaborar el Comprobante de Egreso. Junto a la documentación de respaldo, se
presentará al Administrador para su autorización y posteriormente pasará al Tesorero para
proceder a su pago.

Archivo: La documentación se archiva en contabilidad y se provee copia al proveedor.




                                                                        MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-29
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




                       FLUJO CANCELACIÓN PRESTADORES DE SERVICIOS




VI-30 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
     FORESTALES COMUNITARIAS
                                                                                  .- PROYECTO BOLFOR
                                                        CHEMONICS INTERNATIONAL INC




12. FLUJO DE OPERACIÓN DEL CORTADOR/ARRASTRE O CARGADOR


Actividad: Este proceso sirve para determinar la producción individual de cada prestador de
servicios (contratista) involucrado en aprovechamiento: CORTADOR, ARRASTRE,
CARGADOR u otros ligados a actividad similares, para determinar su Detalle de
Producción Individual y el monto de su pago.

Procedimientos:
   ü Se inicia con la firma de contrato en dos ejemplares, entre la EFC y el contratista o
      prestador de servicios.
   ü Se prosigue a asignar funciones y el contratista firma esta asignación como señal de
      conformidad.
   ü Asignación de Fajas/Rodeos/LABORES relacionadas al aprovechamiento
   ü Asignación de Códigos (administrativos) a cada prestador de servicios.
   ü Entrega de las especificaciones técnicas o normas bajo las cuales realizará la
      actividad prevista: corte, arrastre o carguío.
   ü Se proporcionan las Planillas de Aprovechamiento, dándose así inicio al proceso
      mismo del trabajo.
   ü El contratista es el encargado de registrar los árboles tumbados, acarreados y
      rodeados de manera detallada en la planilla de aprovechamiento, la misma que será
      conectada al proceso con el siguiente prestador de servicios.

Unidades: Responsable de Aprovechamiento, Administrador, Contador y Tesorero.

Formularios: Planillas de Aprovechamiento, Detalle de Producción Individual.

Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Profesional Forestal y Contador.

Operación: La Planilla de Aprovechamiento es proporcionada por el Profesional Forestal,
para el llenado con el registro de los árboles tumbados, acarreados o cargados por el
contratista, quien deberá registrar números de troncas, dimensiones, fecha de la operación y
otros, para hacer entrega de este informe diariamente al Responsable de Aprovechamiento.

Estas planillas son base para la Hoja de Resumen del Aprovechamiento que será la base del
IAPOAF y los controles técnicos y administrativos.

El Detalle de Producción Individual es realizado por el Profesional Forestal. En éste se
detalla el aprovechamiento de cada prestador de servicios y se calcula el rendimiento
promedio de cada uno y el monto correspondiente a su pago.

Archivo: Con el Responsable de Aprovechamiento y copia en contabilidad.




                                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-31
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




                         FLUJO APROVECHAMIENTO DEL CONTRATISTA




VI-32 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
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13. FLUJO DE APROVECHAMIENTO DEL TRANSPORTISTA


Actividad: Este proceso sirve para determinar la Producción Individual de cada
Transportista, el control de movimiento de troncas y volúmenes, y los montos a ser
cancelados por este servicio.

Procedimientos:
   ü Se inicia con la firma de contrato en dos ejemplares.
   ü Se asignan los puntos de carguío y descargo y los cronogramas de trabajo; el
      interesado firma estas asignaciones como señal de conformidad.
   ü Asignación de códigos administrativos a cada prestador de servicios.
   ü Entrega de las normas bajo las cuales se realizará el transporte de las trozas.
   ü Se proporcionan las Planillas de Aprovechamiento que inicialmente fueron llenadas
      por el cortador, rodeador y cargador para que el transportista termine el ciclo del
      aprovechamiento primario.
   ü El transportista es el responsable del registro de las trozas transportadas, la misma
      será la base para determinar su monto a cancelar.
   ü El transportista es responsable de acompañar las entregas junto con la
      documentación legal de respaldo.

Unidades: Técnica, Administración, Contabilidad y Tesorería.

Formularios: Planillas de Aprovechamiento, Detalle de Producción Individual.

Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Profesional Forestal y Contador.

Operación: La Planilla de Aprovechamiento es proporcionada por el Profesional Forestal.
El registro de las trozas transportadas es responsabilidad del prestador de servicios. Se debe
registrar fecha, especies, dimensiones y número de las trozas transportadas.

Archivo de la documentación: La documentación queda en poder del Responsable de
Aprovechamiento para los informes correspondientes y copia a contabilidad.




                                                                         MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-33
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




                             FLUJO APROVECHAMIENTO TRANSPORTISTA




VI-34 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
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14.     FLUJO DE DESPACHO Y RECEPCIÓN


Actividad: Este proceso sirve para determinar la cantidad o volumen de entrega de madera
por parte del Despachador de la EFC (o Comercializador) al comprador y sirve para
documentar los montos a ser cobrados.

Procedimientos:
   ü Se inicia con la recepción de planillas de aprovechamiento (planillas llenadas por el
      cortador, rodeador, cargador y transportista).
   ü Se realiza la verificación y el cubicaje en presencia del comprador.
   ü Si no se está de acuerdo con los volúmenes a ser entregados, se retorna al punto
      anterior.
   ü Si hay acuerdo, se llena entre ambas partes el formulario de Nota de Entrega.
   ü Se firma la recepción de dicha madera como señal de conformidad.
   ü Posteriormente pasa a contabilidad para su liquidación.
   ü Se conecta al proceso de comprobante de ingreso.

Unidades: Técnica, Administración, Contabilidad y Tesorería.

Formularios: Planillas de Aprovechamiento y Nota de Entrega.

Firmas autorizadas: Responsable de Aprovechamiento, Despachador y comprador.

Operación: La Planilla de Aprovechamiento (según la instancia de venta: puesto tocón,
rodeo, cargada o puesta en aserradero) es proporcionada por el Profesional Forestal o el
Responsable de Aprovechamiento.

El Despachador (o quien haya sido asignado a cumplir esta función, aunque de manera
eventual) verifica en presencia del comprador los volúmenes por especies y registra estos
datos en el formulario de Nota de Entrega de madera en troza.

Una vez firmados, pasa a contabilidad para la liquidación correspondiente y para su registro
de entrada y salida en los Kardex respectivos.

Archivo: La documentación se archiva en dos instancias dentro de la EFC; una por el
Responsable de Aprovechamiento y otra por el Contador. Debe proveerse copia al
comprador para facilitar conciliaciones globales.




                                                                        MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-35
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




                            FLUJO PROCESO DE DESPACHO Y RECEPCIÓN




VI-36 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                   .- PROYECTO BOLFOR
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15. FLUJO DE FONDOS CON CARGO A RENDICIÓN DE CUENTAS


Actividad: Este proceso se utiliza para la entrega de fondos a algún miembro de la EFC con
un determinado fin, con cargo a rendición de cuentas (es decir para gastos futuros) sin la
presentación inmediata de facturas, recibos, informes u otros.

Procedimiento;
   ü Se inicia con la presentación de la solicitud de compra o descripción de una actividad
      o con el detalle de gastos, el tiempo estimado de la actividad y el monto total
      requerido.
   ü Se presenta la solicitud al Administrador para su respectiva aprobación.
   ü Si la solicitud es aprobada, se ordena la elaboración del Comprobante de Egreso para
      hacer el respectivo desembolso; si por el contrario es rechazada la solicitud se
      archiva.
   ü Los fondos recibidos son responsabilidad del solicitante, quien deberá hacer sólo los
      gastos indicados en su solicitud.
   ü Una vez realizados los mismos, se elabora la Rendición de Gastos.
   ü Si hubiera saldo a favor de la EFC se elaborara el respectivo Comprobante de
      Ingreso.
   ü Si por el contrario el solicitante tuviera un saldo a su favor, se le devolverá
      elaborando el respectivo Comprobante de Egreso.

Unidades: Administración, Tesorería y contabilidad.

Formularios: Solicitud de Gasto, Comprobante de Egreso, Rendición de Cuentas,
Comprobante de Ingreso o Egreso según el caso, Facturas, Recibos e informes.

Operación: La Solicitud de Gasto será presentada por el solicitante, al igual que la planilla
de Rendición de Cuentas (respalda con facturas, recibos, etc.) que deberán ser presentadas
en un plazo no mayor a los cuatro días de finalizada la tarea. Los Comprobantes de Egreso e
Ingreso serán preparados por el Contador.

Archivo de la documentación: El archivo queda en contabilidad.




                                                                        MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-37
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




                FLUJO DE FONDOS CON CARGO A RENDICIÓN DE CUENTAS




VI-38 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
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                                                                                    .- PROYECTO BOLFOR
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16. FLUJO DE ANTICIPO A PRESTADORES DE SERVICIOS


Actividad: Este proceso se utiliza para otorgar anticipos a los prestadores de servicios.

Explicación:
   ü Se inicia con la presentación del contrato firmado por el prestador de servicios.
   ü Se consulta al Administrador si se concede el anticipo o no.
   ü El Administrador consulta a contabilidad si el prestador de servicios tiene saldos
       pendientes con la EFC.
   ü Si el prestador de servicios tiene saldo en contra, se retorna al punto anterior para su
       respectivo análisis y una nueva decisión.
   ü Si no tiene saldo en su contra, se consulta el monto del anticipo según lo que estipula
       el contrato.
   ü Se procede a la elaboración del Comprobante de Egreso.
   ü Se procede al registro en el Kardex individual de cada prestador de servicios.

Unidades: Administración, Tesorería y Contabilidad.

Formularios: Comprobante de Egreso, contrato de prestación de servicios.

Operación: La elaboración del contrato estará a cargo del Directorio, la Administración y el
interesado quienes, en señal de conformidad, firmarán el mismo en dos ejemplares. En el
contrato queda establecida la duración de la actividad, el precio a pagar, las
responsabilidades y los anticipos a ser entregados.

El Comprobante de Egreso será elaborado por el Contador previa autorización del
Administrador.

Archivo: El archivo de la documentación se hace en contabilidad.




                                                                         MANUAL DE PROCEDIMIENTOS   VI-39
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR




                        FLUJO DE ANTICIPO A PRESTADORES DE SERVICIOS




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