Circuito de Compras - Assembla

							Circuito de Compras
       En dicho circuito, se trata el manejo de la información para la realización de
compras no provenientes de caja chica, o de pedidos de materiales de cualquier área de la
organización.
        El área de Compras es la encargada de realizar las operaciones necesarias para
adquirir bienes o servicios, en la máxima calidad acorde a un precio adecuado que esté
dispuesto a pagar por la cantidad de producto o tiempo de servicios que requiera, según lo
indicado por el presupuesto de su sector, previamente confeccionado siguiendo las pautas
del área de Administración y Finanzas.

Alcance
        El sector solicitante es el que activa el circuito de compras. En el caso de la
necesidad de materiales comunes de consumo constante, necesarios para el normal
funcionamiento de la empresa, dicho sector envía un pedido de materiales al sector de
Almacén. En caso de no tener stock necesario para satisfacer el pedido, se genera una
solicitud de compras para el sector de Compras, que será la encargada de buscar la
cotización más adecuada y de realizar la compra con toda la tramitación necesaria. El sector
de Recepción realizará un control cuantitativo del suministro en coordinación con el sector
de Control de Calidad que realiza los controles de calidad del producto, generando
Informes de control de calidad aceptados o rechazados según la materia prima entrante
cumpla o no con las especificaciones técnicas establecidas por el sector de Ingeniería de
producto. Por último, el sector de Contabilidad es quien se encarga de registrar el ingreso o
egreso de dinero a la organización.

Subsectores
      Activación: Se encarga del control de los tiempos de entrega, colabora con los
       proveedores para que la empresa no sufra de desabastecimientos.
      Administración de Compras: Es la responsable de la emisión de órdenes de
       compra y otros documentos que requieran firmas de una persona autorizada,
       verificando que tenga disponible suficientes permisos de presupuesto.
      Inspección de Fabricación: Revisa los procesos productivos de los proveedores in-
       situ.
      Investigación de Mercado: Es el sector que se encarga de la investigación de
       nuevos proveedores según zona, tiempos de entrega y disponibilidad de volumenes
       de material que la empresa requiera.
      Seguimiento: Vigila los contratos con proveedores según lo establecido por las
       órdenes de compra.
Modalidades
Por Forma
      Compras de bienes de uso: Bienes que no requieren de reposiciones permanentes,
       solo eventuales como lo pueden ser Rodados, maquinarias, inmuebles, entre otros, y
       que deben ser autorizadas por altos niveles de decisión como gerentes generales ó
       inclusive la presidencia.
      Compras menores: Bienes de escaso valor y de necesidad circunstancial y/ó de
       urgencia, abonadas generalmente en efectivo mediante un fondo fijo llamado caja
       chica.
      Compras normales: Insumos de reposición permanente necesarios para el
       desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción,
       comercialización o administración. En general son bienes sobre los que se conoce el
       punto de pedido, stock mínimo/máximo, posibilitando que las compras sean
       presupuestadas mediante pedidos de cotización del sector de Compras.
      Importaciones: Compras realizadas a un proveedor extranjero, lo que hace
       necesario considerar una serie de particularidades como seguros de cambio,
       transporte, derechos de importación, y las legislaciones de dos países. Requieren de
       la intervención de una institución bancaria, y el producto debe circular por dos
       aduanas.

Por tipo de Bien
      Materia prima o insumos: directamente relacionados con la producción
      Materiales para servicios administrativos
      Servicios

Relaciones

Control de Calidad: Realiza los controles cualitativos valiéndose de la requisición de la
compra.

Finanzas: Indica las condiciones de pago que deben registrarse en las Órdenes de Compra.

Ingeniería de producto: Indica al sector de compras la requisición de la compra, un anexo
a la orden de compra: un conjunto de especificaciones, estándares, planos, normas y
procedimientos que debe cumplir el producto que se adquiere.

Planeamiento de la Producción: Establece las necesidades de aprovisionamiento de
materias primas a lo largo del tiempo en función al programa general de la empresa.

Recepción: Coordina la forma y el tiempo de entrega, adicionalmente realiza los controles
cuantitativos de la compra.
Normas de Control Interno
     Separación de funciones: La función de compra debe estar separada del manejo
      físico de los bienes y de la registración de los mismos para evitar fraudes dentro de
      la organización. En consecuencia, el sector de Compras debe estar separado
      orgánicamente del de Recepción, de Contaduría, del Almacén y de Cuentas a Pagar.
     Responsabilidad por el pedido: El mismo debe estar respaldado por un pedido
      formal emitido en un documento conocido como Pedido de Materiales, debidamente
      autorizado e indicando una requisición precisa, conteniendo características físicas,
      muestras, modelos de un determinado producto, catálogos, entre otros.
     Obtención de cotizaciones: Para compras superiores a un determinado valor,
      independientemente de que la compra se realice habitualmente con un determinado
      proveedor, se deben poseer por lo menos tres fuentes alternativas de
      aprovisionamiento, que nos provean cotizaciones con el fin de tener alternativas
      ante problemas inesperados, como falta de suministros, problemas de logística o
      aumentos inusuales de precios.
     Aprobación de la compra: Debe estar establecido orgánicamente quien puede
      aprobar y autorizar una compra, correspondiéndose con una carta de autorización
      que establece los distintos montos de compra que puede aprobar dicha autoridad.
     Punto de pedido y lote de compra: Se tiene un punto de pedido que se trata de un
      nivel que se debe tener en el almacén de stock mínimo para no detener la
      producción, para tener el tiempo necesario para obtener cotizaciones y obtener la
      materia prima según el precio, calidad, cantidad y tiempo requeridos. El lote de
      compra es la cantidad de materia prima a comprar cuando se realiza el pedido para
      que el mismo sea razonable, para se puedan obtener descuentos por cantidad, y para
      economizar en la logística.
     Control de la mercadería recibida: Se deben realizar elaboración de informes de
      Recepción y de controles de calidad, archivando copias para controles estadísticos.
     Constitución de seguros sobre mercaderías en tránsito. Indica que los productos
      que viajan hacia la empresa, deben tener seguros para evitar pérdidas de capital ante
      eventuales accidentes o robos.
     Prenumeración de formularios: Los formularios que se utilizan dentro de en la
      organización deben tener prenumeración correlativa, con sus correspondientes
      controles de correlatividad sorpresivos para evitar duplicación de los mismos.
Cursograma de Compras
Manual del Cursograma
Leyenda

                 Abreviatura   Descripción
                  C            Cotización
                  FS           Ficha de Stock
                  IA           Informe de Aceptación
                  IR           Informe de Rechazo
                  LP           Lista de Proveedores
                  NR           Nota de Rechazo
                  O/C          Orden de Compra
                  PC           Pedido de Cotización
                  PM           Pedido de Materiales
                  PR           Parte de Recepción
                  R            Remito
                  SC           Solicitud de Compra
                  VM           Vale de Materiales
Emisiones

  1. En el Sector Solicitante se emite el Pedido de Materiales por duplicado.
         a. Original: Para el Almacén de Materias Primas.
         b. Duplicado: Para uso interno del sector.
  2. En el Almacén de Materias Primas se emite el Vale de Materiales por duplicado.
         a. Original: Para el Sector Solicitante.
         b. Duplicado: Para el Sector Solicitante, que lo firma y lo devuelve al Almacén.
  3. En el Almacén de Materias Primas emite la Solicitud de Compra por duplicado.
         a. Original: Para Compras.
         b. Duplicado: Para uso interno del sector.
  4. En Compras se consulta la Lista de Proveedores y se emite el Pedido de Cotización,
     una copia para cada proveedor.
  5. Cada Proveedor consulta su Lista de Precios y emite la Cotización por duplicado.
  6. En Compras se emite la Orden de Compra por cuadriplicado.
         a. Original: Para el Proveedor.
         b. Duplicado: Para Contaduría
         c. Triplicado: Para Recepción.
         d. Cuadriplicado: Para uso interno del sector.
  7. El proveedor confecciona el Remito por triplicado.
         a. Original: Para Recepción.
         b. Duplicado: Para Recepción, que lo firma y lo envía nuevamente al
             Proveedor.
         c. Triplicado: Para uso interno del Proveedor.
  8. Basándose en el Remito, se confecciona en Recepción el Parte de Recepción por
     triplicado.
         a. Original: Para Control de Calidad.
         b. Duplicado: Para Control de Calidad.
         c. Triplicado: Para uso interno del sector.
9. En Control de Calidad se confecciona el Informe de Rechazo o el Informe de
   Aceptación, según corresponda.
       a. Original: Para Recepción.
       b. Duplicado: Para uso interno de Control de Calidad.
10. En Recepción se emite la Nota de Rechazo por duplicado.
       a. Original: Para el Proveedor.
       b. Duplicado: Para uso interno de Recepción.
Firmas

  1. En el Sector Solicitante se firma el Pedido de Materiales, el original y la primer
     copia.
  2. En el Sector Solicitante se firma el duplicado del Vale de Materiales.
  3. En el Almacén de Materias Primas se firma el original y el duplicado de la Solicitud
     de Compra.
  4. En Compras se firma cada ejemplar del Pedido de Cotización.
  5. Cada Proveedor firma la Cotización, el original y el duplicado.
  6. En Compras se firman todos los ejemplares de la Orden de Compra.
  7. En Recepción se firma el duplicado del Remito.
  8. En Recepción se firman todos los ejemplares del Parte de Recepción.
  9. En Control de Calidad se firma el Informe de Rechazo o el Informe de Aceptación,
     original y duplicado.
  10. En Recepción se firma la Nota de Rechazo, el original y el duplicado.
  11. En el Almacén de Materias Primas se firma el original y el triplicado del Parte de
     Recepción.
Distribuciones

  1. El Sector Solicitante envía el original del Pedido de Materiales al Almacén de
     Materias Primas.
  2. El Almacén envía el original y el duplicado del Vale de Materiales al Sector
     Solicitante.
  3. El Sector Solicitante envía el duplicado del Vale de Materiales al Almacén de
     Materias Primas.
  4. El Almacén de Materias Primas envía el original de la Solicitud de Compra a
     Compras.
  5. Compras envía un Pedido de Cotización a cada proveedor.
  6. Cada Proveedor envía el original de la Cotización a Compras.
  7. Compras envía el original de la orden de compras al Proveedor, el duplicado a
     Contaduría y el triplicado Recepción.
  8. El proveedor envía el original y el duplicado del Remito a Recepción.
  9. Recepción devuelve el duplicado del Remito firmado al Proveedor.
  10. Recepción envía el original del Parte de Recepción, y el triplicado de la Orden de
     Compra a Control de Calidad.
  11. Control de Calidad envía el triplicado de la Orden de Compra y los originales del
     Informe de Aceptación o de Rechazo, y el del Parte de Recepción a Recepción.
  12. Recepción envía el original de la Nota de Rechazo al Proveedor.
  13. Recepción envía todos los ejemplares del Parte de Recepción al Almacén de
     Materias Primas.
  14. Recepción envía el triplicado y el original firmados del Parte de Recepción, a
     Compras.
  15. Compras envía el triplicado firmado del Parte de Recepción a Recepción.
  16. Recepción envia el original del Remito a Contaduría.
Operación y Control

  1. En el Almacén de Materias Primas se controla el stock de materias primas en la
     Ficha de Stock con el Pedido de Materiales original.
  2. En Compras se controlan y comparan, las cotizaciones entregadas por cada
     proveedor, y se selecciona el proveedor.
  3. El Proveedor compara el original de la Orden de Compra con su copia de la
     Cotización que fue enviada al comprador.
  4. En Recepción se controla la cantidad de materiales recibidos, y el Remito con la
     Orden de Compra.
  5. En Control de la Calidad se analiza cualitativamente la mercadería.
  6. En Recepción se analiza el informe enviado por Control de Calidad.
Registros

  1. Basándose en el duplicado firmado del Vale de Materiales, el almacén actualiza la
     Ficha de Stock
  2. Basándose en el Parte de Recepción, el almacén actualiza el stock.
Operaciones o Actividades

  1. En Compras se arma el legajo de la compra que contiene el original de la Solicitud
     de Compra, la última copia del Pedido de Cotización, el triplicado de la Orden de
     Compra y los originales de la Cotizaciónes enviadas por los proveedores.
  2. Con original del Parte de Recepción se da por finalizada la compra, asignando el
     número al Legajo, y se agrega el original del Parte de Recepción al mismo.
Toma de decisiones

  1. El Almacén de Materias Primas determina si hay stock suficiente para satisfacer el
     pedido. Si el stock es insuficiente, entonces inicia todos los trámites necesarios
     para adquirir los materiales, en caso contrario continúa con el envío de los
     materiales al Sector Solicitante.
  2. En Compras se decide si se acepta o rechaza la Cotización.
  3. El Proveedor determina si acepta o rechaza la Orden de Compra. Si la rechaza la
     devuelve al comprador, en caso contrario continúa con la venta.
  4. En Recepción se determina si se aceptan o rechazan los materiales enviados por el
     proveedor. Si se los rechaza se devuelve el Remito original y duplicado sin firmar,
     además de los materiales, al Proveedor.
  5. En Control de la Calidad se decide si se acepta o rechaza la mercadería.
  6. En Recepción se decide si se acepta o rechaza la mercadería, luego del examén
     realizado por Control de Calidad. Si se resuelve rechazar la mercadería, esta es
     devuelta al Proveedor junto con el original de la Nota de Rechazo.
Archivos Transitorios

  1. En el Sector Solicitante se archiva transitoriamente el duplicado del Pedido de
     Materiales.
  2. En el Almacén se arma un archivo transitorio con el original del Pedido de
     Materiales, el duplicado de la Solicitud de Compra y la Ficha de Stock.
  3. En el Almacén se arma un archivo transitorio con el original del Pedido de
     Materiales y el duplicado de la Solicitud de Compra.
  4. En Compras se almacena en un archivo la última copia del Pedido de Cotización y
     el original de la Solicitud de Compra.
  5. Cada proveedor arma un archivo transitorio con su copia del Pedido de Cotización
     y el duplicado de la Cotización.
  6. El proveedor arma un archivo con la Lista de Precios, el original del Pedido de
     Cotización, el duplicado de la Cotización, el triplicado del Remito y el original de la
     Orden de Compra.
  7. En Recepción se archiva transitoriamente el triplicado de la Orden de Compra.
  8. En Recepción se archiva el original del Remito y, el duplicado y triplicado del Parte
     de Recepción.
  9. En Recepción se arma un archivo con el original del Remito y el triplicado de la
     Orden de Compra.
  10. En Compras se archiva transitoriamente el Legajo de la Compra.
  11. En Contaduría se archiva transitoriamente el duplicado de la Orden de Compra.
Archivos Definitivos

  1. Del Sector Solicitante, que contiene el original del Vale de Materiales y el
     duplicado del Pedido de Materiales.
  2. Del Almacén de Materias Primas, compuesto por el original del Pedido de
     Materiales, el duplicado de la Solicitud de Compra, la Ficha de Stock y el duplicado
     del Parte de Recepción.
  3. De Cotizaciones Rechazadas, que contiene además de dichas cotizaciones, el
     motivo por el cual fueron rechazadas las mismas.
  4. De Control de Calidad, donde se almacenan los Informes de Aceptación o Rechazo
     de la mercadería.
  5. De rechazo de mercadería en Recepción, que contiene el original del Informe de
     Rechazo, el duplicado de la Nota de Rechazo y el triplicado del Parte de Recepción.
  6. De compras, que contiene el Legajo de Compras.
  7. De Recepción, que contiene el triplicado del Parte de Recepción, el triplicado de la
     Orden de Compra y el original del Informe de Aceptación.
Formulario Orden de Compras


                                                                      Nº               3
            1                             2
                                                                      4         / /

                                                 14        / /             15
               5
                                                 16


  6        7                      8                        9     10        11         12




Manual del Formulario de O/C

  1) Datos de la empresa (logotipo, razón social, dirección, localidad, CP, teléfono, Nº
       CUIT, Tipo de IVA, N° de Ingresos Brutos.).                          13
  2)   Nombre del formulario (“ORDEN DE COMPRA”)
  3)   Número del formulario.
                                                      17
  4)   Fecha de emisión de la Orden.
  5)                                      domicilio, localidad, CP, C.U.I.T, tipo IVA).
       Datos del proveedor (razón social, 18
  6) Número de ítem (correlativo: 1, 2, 3...).
   / /                                         / /
  7) Código del ítem.
             19                                                       20
  8) Descripción del ítem.
  9)   Unidad de medida del ítem.
Manual del formulario Orden de Compras

  1) Cantidad de unidades.
  2) Precio unitario.
  3) Precio Total (Precio Unitario x Cantidad).
  4) Subtotal, Total General, Total con IVA.
  5) Fecha de Entrega.
  6) Lugar de Entrega.
  7) Condiciones de pago.
  8) Fórmulas de reajuste de precios.
  9) Observaciones.
  10) Fecha y Firma de la persona que confeccionó el formulario.
  11) Fecha y Firma de la persona responsable de Compras que autoriza.
Formulario Solicitud de Compras


        1


                                                        3                       4
                        2                      Nº                    / /


        5                     6                7




 8      9       10    11                           12           16         17




Manual del formulario de Solicitud de Compra


         13                 14                              1
                                                            5
                            Cor
                            red
                            or
Manual del formulario Solicitud de Compras

  1) Datos de la empresa (logotipo, razón social, Nº CUIT, N° de Ingreso Bruto, nombre,
     Dirección, tipo de IVA).
  2) Nombre del formulario (“SOLICITUD DE COMPRA”)
  3) Número del formulario.
  4) Fecha de la Solicitud.
  5) Sector solicitante.
  6) Lugar de recepción.
  7) Forma de entrega.
  8) Número de ítem (correlativo: 1, 2, 3...).
  9) Código del ítem solicitado.
  10) Cantidad pedida.
  11) Unidad de medida del ítem.
  12) Detalle del ítem.
  13) Firma Solicitante.
  14) Firma Autorizante.
  15) Observaciones.
  16) Precio unitario.
  17) Precio Total (Precio Unitario x Cantidad).
Narrativa
En el Sector Solicitante se emite el Pedido de Materiales por duplicado. Original para el
Almacén de Materias Primas y duplicado para uso interno del sector. Se firma ambas
copias y se envía el original al Almacén de Materias Primas, archivando el duplicado.
En el Almacén de Materias Primas se controla el stock de materias primas en la Ficha de
Stock con el Pedido de Materiales original. Si el stock es suficiente, continúa con el envío
de los materiales al Sector Solicitante. Caso contrario, emite y firma la Solicitud de
Compra por duplicado, original para Compras y duplicado para uso interno del sector. Se
arma un archivo transitorio con el original del Pedido de Materiales y el duplicado de la
Solicitud de Compra.
En Compras se consulta la Lista de Proveedores y se emite el Pedido de Cotización, una
copia para cada proveedor. La firma y la envía a los proveedores. Se almacena en un
archivo la última copia del Pedido de Cotización y el original de la Solicitud de Compra.
Cada Proveedor consulta su Lista de Precios y emite la Cotización por duplicado. Enviando
el original de la Cotización a Compras. Arma un archivo transitorio con su copia del Pedido
de Cotización y el duplicado de la Cotización.
En Compras se controlan y comparan, las cotizaciones entregadas por cada proveedor, y
se selecciona el proveedor. Se decide si se acepta o rechaza la Cotización. Si no se acepta,
se archiva definitivamente las Cotizaciones Rechazadas, que contiene además de dichas
cotizaciones, el motivo por el cual fueron rechazadas las mismas. Si es aceptada, se emite
la Orden de Compra por cuadriplicado. Original para el Proveedor, duplicado para
Contaduría, triplicado para Recepción y cuadriplicado para uso interno del sector. Se firma
cada ejemplar y se lo envía a los sectores mencionados. Luego se arma el legajo de la
compra que contiene el original de la Solicitud de Compra, la última copia del Pedido de
Cotización, el triplicado de la Orden de Compra y los originales de las Cotizaciones
enviadas por los proveedores. Se archiva transitoriamente el Legajo de la Compra.
El Proveedor compara el original de la Orden de Compra con su copia de la Cotización que
fue enviada al comprador. Si la rechaza la devuelve al comprador, en caso contrario
continúa con la venta. El proveedor confecciona el Remito por triplicado. Original para
Recepción, duplicado para Recepción, que lo firma y lo envía nuevamente al Proveedor y
triplicado para uso interno del Proveedor. Envía el original y el duplicado del Remito a
Recepción, junto con la mercadería. Arma un archivo con la Lista de Precios, el original del
Pedido de Cotización, el duplicado de la Cotización, el triplicado del Remito y el original de
la Orden de Compra.
En Recepción se controla la cantidad de materiales recibidos, y el Remito con la Orden de
Compra. Si se los rechaza se devuelve el Remito original y duplicado sin firmar, además de
los materiales, al Proveedor. Si se acepta, se firma el duplicado del Remito. Devolviendo el
último al Proveedor.
Basándose en el Remito, se confecciona en Recepción el Parte de Recepción por
triplicado. Original para Control de Calidad, duplicado para Control de Calidad y triplicado
para uso interno del sector. Se firma cada ejemplar y envía el original del Parte de
Recepción, y el triplicado de la Orden de Compra a Control de Calidad junto con la
mercadería. Archivando el original del Remito y, el duplicado y triplicado del Parte de
Recepción.
En Control de la Calidad se analiza cualitativamente la mercadería. Se confecciona y firma
el Informe de Rechazo o el Informe de Aceptación, según corresponda. Original para
Recepción, duplicado para uso interno de Control de Calidad.
Envía, junto con la mercadería, el triplicado de la Orden de Compra y los originales del
Informe de Aceptación o de Rechazo, y el del Parte de Recepción a Recepción. Luego
archiva definitivamente los Informes de Aceptación o Rechazo de la mercadería.
En Recepción se analiza el informe enviado por Control de Calidad. Si se resuelve rechazar
la mercadería, se emite la Nota de Rechazo por duplicado. Original para el Proveedor y
duplicado para uso interno de Recepción. La mercadería es devuelta al Proveedor junto
con el original de la Nota de Rechazo. Luego se archiva definitivamente el original del
Informe de Rechazo, el duplicado de la Nota de Rechazo y el triplicado del Parte de
Recepción.
Si se decide aceptar la mercadería, Recepción envía todos los ejemplares del Parte de
Recepción al Almacén de Materias Primas.
En el Almacén de Materias Primas se firma el original y el triplicado del Parte de
Recepción. Envía el triplicado y el original firmados del Parte de Recepción, a Compras.
En Compras, con original del Parte de Recepción se da por finalizada la compra, asignando
el número al Legajo, y se agrega el original del Parte de Recepción al mismo.
Se envía el triplicado firmado del Parte de Recepción a Recepción y se archiva el Legajo de
Compras. Recepción envía el original del Remito a Contaduría y archiva definitivamente el
triplicado del Parte de Recepción, el triplicado de la Orden de Compra y el original del
Informe de Aceptación.
Basándose en el Parte de Recepción, el almacén actualiza el stock. Se emite el Vale de
Materiales por duplicado. Original para el Sector Solicitante y duplicado para el Sector
Solicitante, que lo firma cuando recibe el pedido y lo devuelve al Almacén. Basándose en
el duplicado firmado del Vale de Materiales, el almacén actualiza la Ficha de Stock
El Sector Solicitante, archiva el original del Vale de Materiales y el duplicado del Pedido
de Materiales. Mientras que el Almacén de Materias Primas, archiva el original del Pedido
de Materiales, el duplicado de la Solicitud de Compra, la Ficha de Stock y el duplicado del
Parte de Recepción.