Howtowriteyourproposalebook1 by PAFlanagan

VIEWS: 20 PAGES: 41

									     
 
        P A Flanagan




Copyright © 2012 P A Flanagan 

     All rights reserved. 




              ii
                     CONTENTS

 1   Proposal Letter                                  1

 2   Proprietary Notice                               3

 3   Executive Summary                                4

 4   Introduction                                     6

 5   XYZ Corporation Needs – The Training Task        10

 6   Outcomes and Benefits – The Project Definition   11

 7   How Your Needs Will Be Met                       13

 8   Timetable                                        20

 9   Quality Management Plan                          21

10   Schedule of Fees                                 23

11   Experience and Capability of ABC Consulting      24

12   Conclusion                                       25

     Attachment A – The Recommended Option            27

     Attachment B - Inspection and Test Sheet         32

     Attachment C – Contract and Schedules            33
                        1 PROPOSAL LETTER

2nd February, 2012 

Mr. Brian Brown 

Department of Leisure and Tourism 

XYZ Corporation 

P.O Box 123 

Boston 1234 

 

Dear Mr. Brown, 

                Provision of Trainers and Training Project 

                        Project Definition Stages 

The proposal describes the deliverables which ABC Consulting will provide 
to you to complete the Initiation and Concept Phase of the Project to 
Provide Trainers and Training for the Sporting Event Volunteers. 

We have developed a strong and successful working relationship with you 
through the precursors to this stage, being the Needs Analysis and Project 
Appraisal. At each of these important milestones you have provided us 
with comments and suggestions to refine and focus the areas being 
covered. You have endorsed the basic direction and approach that we 
have used in satisfying your needs for the project, and have retained ABC 
Consulting as Project Manager for the following stages. 

Your requirements are for project management services which will ensure 
that XYZ Corporation receives an optimal Project Definition Report. Our 
proposal addresses your needs and stands out in a highly competitive 
environment. This final step is to gather the results of the previous two 

                                     1
                                P A Flanagan


stages, to address all outstanding items and merge all into a readily 
accessible document. 

Our early approach was to provide for you a single communication point 
with our internal management structure. You can be assured of our 
continuing application of these successful approaches to this, the Project 
Definition Stage. Through engaging ABC Consulting to project manage this 
concluding portion of Initiation and Concept, you will receive a thorough 
report which utilizes the comprehensive research and innovation already 
described. It will build on this to give you a clear basis for the decision to 
proceed with the Design and Execution phases. 

We look forward to continuing our established working relationship 
through working with you and your representatives on this final stage of 
what has already proven an exciting project. 

 

Yours faithfully 

 

 

ABC Consulting 

 

Max Smyth 




                                      2
                     2 PROPRIETARY NOTICE:

The ideas set out herein are the property of ABC Consulting and shall not 
be disclosed to third parties without the express written permission of 
ABC Consulting. 




                                    3
                      3 EXECUTIVE SUMMARY

ABC Consulting will provide XYZ Corporation with a Project Definition 
Report which will be a secure foundation for decision making and further 
action towards the fulfilment of training for the major sporting event. The 
report’s second stream will cover the development and realisation of 
marketing opportunities for further penetration of qualified market areas. 

Our management structure has been employed successfully in earlier 
assignments for you in this area. It has meant that you have had and will 
continue to have, a single point of accountability and contact for all 
matters relating to the brief and its fulfilment. We have thus removed a 
major barrier to the successful integration of the four different subject 
areas which are required to come together coherently for this project to 
be a success. 

Through the prosecution of this project, XYZ Corporation will be able to 
accomplish two major tasks, as described in our recommendations to you 
in our earlier report. 

The first of these will be to successfully organize and deliver non‐
vocational training to some 20,000 volunteers. The volunteers will receive 
training tailored to their needs and become members of a unique 
community. The cost estimate for the XYZ Corporation at this stage is $1.4 
million. 

The second major task will be to establish and capitalize on new 
marketing opportunities in the domestic and overseas markets. Profits are 
due to one‐off recurring activities, reflecting those marketing 
opportunities which conclude to around the holding of the sporting event 
itself, and the remainder due to sustainable ongoing opportunities. These 
profits are at present estimates, some $3.5 million once off, and $240,000 
per annum recurring. 

 


                                     4
                    How To Write Your Business Proposal


The Project Definition Report will provide you with a more detailed scope 
definition, building on the Project Appraisal Report. Your comments on 
that report will be incorporated to provide complete coverage of the 
areas which we recommended and you endorsed for further investigation 
and now, definition. 

The scope definition will provide a work breakdown structure with 
associated costs, timings and resources. These will provide you with 
improved accuracy in the description of the scope, define a baseline for 
the project, and clearly allocate responsibility for the execution of 
components. 

The Project Definition Report will enable you to confidently evaluate the 
overall project, and obtain approval for following stages through to 
completion. 




                                     5
                            4 INTRODUCTION

In this document we present you with a proposal to provide Project 
Management services covering the Project Definition Report for a major 
new undertaking for XYZ Corporation. 

XYZ Corporation has taken on the role of Trainer for Volunteers for a 
major sporting event.  

The brief is for the integration of the four sub‐projects, which 
incorporates the following; 

Provision of Trainers, and Training 

Plan the provision of training and trainers. Training will include motivating 
staff and volunteers. Training manuals and training schedules will be part 
of the completed plan. 

The Organisation of the Physical Facilities 

Plan the provision of physical facil
								
To top