Docstoc

hdsd_webmail

Document Sample
hdsd_webmail Powered By Docstoc
					HCMULAW _ Trung tâm CNTT                        Tài liệu HDSD Zimbra Webmail




             Tài liệu hướng dẫn sử dụng
                             Webmail Client


                                           October 20, 2009




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                    October 20, 2009
39400989 – 141/142                Page 1
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                                                      Tài liệu HDSD Zimbra Webmail


Nội Dung

1.     Giới thiệu về hệ thống Webmail Client................................................................................3
2.     Các tính năng của Webmail Client ......................................................................................5
     2.1.     Tính năng gửi nhận mail (Mail) ....................................................................................5
     2.2.     Tính năng lưu địa chỉ (Address Book) .........................................................................6
     2.3.     Tính năng lập lịch làm việc (Calendar) ........................................................................7
     2.4.     Tính năng quản lí công việc (Tasks) .............................................................................9
     2.5.     Tính năng chat nội bộ (IM Beta)...................................................................................9
     2.6.     Tính năng tổ chức tài liệu (Documents) .....................................................................10
     2.7.     Tính năng lưu trữ tài liệu (Briefcase) .........................................................................11
     2.8.     Tính năng tìm kiếm mail .............................................................................................12
3.     Tùy chọn (Preferences) ........................................................................................................12
4.     Hướng dẫn training spam mail...........................................................................................14
5.     Hỗ trợ ....................................................................................................................................14




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                                                                           October 20, 2009
39400989 – 141/142                                                  Page 2
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                     Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

1. Giới thiệu về hệ thống Webmail Client
        Ngày nay, với sự phát triển nhanh của phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống mail đã
trở thành một phần không thể thiếu trong vấn đề trao đổi thông tin liên lạc. Để đáp ứng được
nhu cầu trên, Trung tâm CNTT đã đưa vào triển khai một hệ thống mail mới với đầy đủ tính
năng như: khả năng lọc spam (thư rác), quét virus tốt, đảm bảo an toàn dữ liệu của mail, cho
phép lưu trữ liên hệ (Address Book), lập lịch làm việc (Calendar), khả năng chat nội bộ, tổ chức
và lưu trữ document, khả năng tìm kiếm thư nhanh,… Đặc biệt, hệ thống mail mới này có giao
diện rất thân thiện (sánh như Microsoft Outlook) giúp người sử dụng nhanh chóng làm quen. Có
thể nói đây là một bộ tích hợp tất cả các tính năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của người sử
dụng.
        Để sử dụng hệ thống mail mới này, người dùng cần đăng nhập vào webmail của Trường
Đại Học Luật TP.HCM ở địa chỉ http://mail.hcmulaw.edu.vn/. Bạn có thể sử dụng các trình
duyệt web như Firefox hoặc Internet Explorer để truy xuất webmail. Tuy nhiên, do hệ thống hỗ
trợ tốt hơn đối với trình duyệt Firefox nên chúng tôi khuyến khích sử dụng trình duyệt Firefox
để truy xuất vào hệ thống webmail.




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                                  October 20, 2009
39400989 – 141/142                          Page 3
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                    Tài liệu HDSD Zimbra Webmail




                           Hình 1: Màn hình đăng nhập webmail
* Đối với cán bộ công nhân viên của trường đại học Luật TP.HCM thì đăng nhập bằng cách:
      User name : “Tên đăng nhập” và chọn @hcmulaw.edu.vn


* Đối với sinh viên trường Đại học luật thì đăng nhập bằng cách :
      User name : “Mã số Sinh viên” và chọn @email.hcmulaw.edu.vn




                    Hình 2: Chọn tên miền đăng nhập tuỳ theo đối tượng


quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                               October 20, 2009
39400989 – 141/142                          Page 4
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                      Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

2. Các tính năng của Webmail Client
   2.1. Tính năng gửi nhận mail (Mail)
      Mặc định khi đăng nhập vào hệ thống mail của Trường đại học Luật TP.HCM, chúng ta
sẽ được đưa đến tab Mail. Panel bên trái chứa các Folder phục vụ cho việc lưu trữ mail, nhận
mail về, …bao gồm: Inbox, Sent, Drafts, Junk, Trash, …
      Trên thanh công cụ, có các button để phục vụ cho nhu cầu gửi nhận mail, bao gồm:
       Chọn By Conversation hoặc By Message để nhóm các message theo cuộc hội thoại
(Conversation) hoặc theo từng message. Đây là tính năng rất hay của hệ thống mail mới. Điều
này giúp cho chúng ta dễ dàng theo dõi cuộc hội thoại với những user khác.
       Chọn Button New  New Email để thực hiện việc gởi mail.




                                    Hình 3: Tạo 1 email mới



      Bạn cần nhập đầy đủ thông tin trước khi gửi mail:
             To: địa chỉ mail của người nhận message (Ví dụ: "Abc@hcmulaw.edu.vn).
             Cc: gửi Cc mail cho người nào đó (tùy chọn).
             Subject: tên chủ đề.
             Soạn thảo nội dung message trong Text field.

quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                                   October 20, 2009
39400989 – 141/142                          Page 5
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                   Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

       Nếu bạn cần gửi một số tập tin cùng message thì chọn Button Add Attachment 
Browser  Chọn tập tin cần gửi. Sau khi đã hoàn thành các bước tên, bạn chọn Button Send
để tiến hành gửi mail.
        Chọn Button Get Mail để nhận mail về. (Mặc định, sau 5 phút hệ thống sẽ tự động
nhận mail về. Bạn có thể chỉnh thời gian này trong tab Preferences Mail).
        Ngoài ra còn một số button khác như: gắn Tag cho message (Button Tag), xóa
message, di chuyển message được chọn vào folder nào đó, in message, Reply hoặc Forward
message, đánh dấu message như là Junk…


   2.2. Tính năng lưu địa chỉ (Address Book)
       Ở màn hình làm việc chính, bạn chọn tab
Address Book để xem các địa chỉ liên hệ. Address
Book của hệ thống mail mới được phân loại theo thứ
tự ABC do đó rất dễ cho việc quản lí và liên hệ khi
cần.
       Mặc định khi bạn gửi mail cho một người nào đó, địa chỉ mail của người này sẽ được
thêm vào Emailed Contacts.


       Khi bạn cần thêm một Contact cụ thể
nào đó, bạn chọn Folder Contacts  New
 Contact và nhập các thông tin cần thiết.




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                               October 20, 2009
39400989 – 141/142                           Page 6
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                  Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

Màn hình tạo một Contact mới
Màn hình cung cấp thông tin của Contact mới.
      Sau khi bạn cung cấp đầy đủ các thông tin, bạn chọn Button Save để lưu lại Contact mới
này. Ngoài ra còn một số Button khác như: Edit, Delete, Move Contact, … bạn có thể sử dụng
tùy theo yêu cầu.
      Đặc biệt, hệ thống mail mới
cho phép quản lí Contact theo
Group. Bạn vào New  Chọn New
Contact Group  Gõ tên của
Group  Thêm các user vào
Group.




   2.3. Tính năng lập lịch làm việc (Calendar)
      Để sử dụng tính năng này, bạn chọn tab Calendar. Từ đây, bạn có thể tạo ra các
Calendar mới hay các cuộc hẹn (Appointment).
      Từ tab Calendar, bạn tạo ra một Calendar mới cho mình bằng cách: Chọn New  New
Calendar  Nhập tên cho Calendar (Ví dụ: Nhân viên).




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                              October 20, 2009
39400989 – 141/142                        Page 7
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                   Tài liệu HDSD Zimbra Webmail




Màn hình tạo một Calendar mới
      Từ Calendar mới này, bạn có
thể tạo ra lịch làm việc hay các cuộc
hẹn. Bạn chọn New  Appointment
để tạo một cuộc hẹn mới.




.
      Sau khi cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho cuộc họp, bạn nhấn Button Save để
lưu lại thông tin này. Hệ thống sẽ gửi mail đến những người tham dự cuộc họp (trong Attendees)
để thông báo thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp. Tính năng này sẽ giúp cho những người tổ
chức cuộc họp thuận lợi trong việc gửi thông báo đến các thành phần tham dự.
      Từ Schedule Calendar, bạn có thể
view các cuộc hẹn trong ngày, trong tuần,
trong tháng.




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                                October 20, 2009
39400989 – 141/142                          Page 8
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                   Tài liệu HDSD Zimbra Webmail



   2.4. Tính năng quản lí công việc (Tasks)
      Tính năng Task cho phép người sử
lập ra các tác vụ công việc, dễ dàng dàng
theo dõi tiến độ công việc cũng như việc
quản lí công việc một cách dễ dàng.
      Để tạo một Task mới, bạn vào tab
Tasks  New Task  Nhập thông tin về
Subject, Location, ngày bắt đầu và kết thúc
công việc … Sau khi hoàn tất các thông
tin, chọn button Save để lưu lại Task này.


   2.5. Tính năng chat nội bộ (IM Beta)
      Bằng cách sử dụng tính năng IM, người dùng có thể trao đổi thông tin trong nội thông tin
qua cửa sổ chat thân thiện, hạn chế được việc lây lan virus qua các chương trình chat như
Yahoo, gmail, …
      Từ tab IM[Beta], chúng ta thêm một bạn mới (nickname
hay buddy) bằng cách chọn New  New Buddy




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                                October 20, 2009
39400989 – 141/142                            Page 9
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

Người dùng cần nhập các thông tin như sau:
       Buddy Address: địa chỉ mail của người mà
mình muốn chat.
       Buddy Name: tên đầy đủ của người mà mình
muốn chat.
       Buddy Groups: chọn một group cho buddy
này.




       Để chat với buddy này, chúng ta chỉ
cần double-click vào buddy chúng ta vừa
thêm, màn hình chát xuất hiện và chúng ta
có thể bắt đầu chat.




   2.6. Tính năng tổ chức tài liệu (Documents)
       Tính năng Documents cho phép tổ chức lưu
trữ tài liệu dưới dạng wiki document, dễ dàng chia sẽ
với các đồng nghiệp khác.
       Ngoài một Notebook mặc định của hệ thống,
chúng ta có thể tạo ra các Notebook khác để dễ dàng
quản lí và chia sẽ bằng cách: Trong tab Documents,
chọn New  New Notebook  Chọn tên (ví dụ:
Van Ban)  OK




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                          October 20, 2009
39400989 – 141/142                           Page 10
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                    Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

      Bây giờ chúng ta có thể tự tổ chức tài liệu cho riêng chúng ta dưới dạng wiki document
và chia sẽ với người khác bằng cách: Chọn New  New Page  Đặt tiêu đề cho trang này và
tổ chức nội dung  Save.




   2.7. Tính năng lưu trữ tài liệu (Briefcase)
      Với tính năng này, hệ thống cho phép người sử
dụng có thể lưu trữ các tập tin document như: .doc, .xls,
… để có thể truy xuất ở bất cứ đâu thông qua giao diện
webmail.
      Ở tab Briefcase, bạn có thể tạo một Briefcase mới
bằng cách chọn New  New Briefcase  Chọn tên cho
Briefcase này (Ví dụ: DATA)  OK


      Để upload tài liệu lên hệ thống webmail,
chọn Upload File  Chọn tập tin cần upload  OK.




quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                              October 20, 2009
39400989 – 141/142                           Page 11
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                 Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

      Chia sẽ briefcase :
             Nhấp chuột phải
trên thư mục cần chia sẻ chọn
Share folder như hình bên
Sau đó chọn phân quyền truy
cập trên thư mục đó
- Internal users or groups :
nhóm và người dùng nội bộ
- Extenal Guest (view only) : cho khách bên ngoài chỉ có quyền
xem
- Public : Cho tất cả quyền được xem mà không cần phải đăng nhập


   2.8. Tính năng tìm kiếm mail
      Tính năng này cho phép bạn tìm kiếm
theo Email, Contacts, Task, Appointments….
Bạn có thể chọn tìm kiếm trong Inbox, Sent hay
Trash, … Để tìm kiếm, bạn chỉ cần gõ chuỗi
cần tìm vào trong mục Search và nhấn Enter.




3. Tùy chọn (Preferences)
      Trong tab Preferences có rất nhiều
tùy chọn cho phép bạn cấu hình Mailbox
theo ý của bạn. Chúng tôi sẽ giới thiệu các
tính năng này theo tuần tự như sau:


   General
      Tab này cho phép bạn cấu hình để


quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                           October 20, 2009
39400989 – 141/142                            Page 12
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                    Tài liệu HDSD Zimbra Webmail

các tùy chọn trong quá trình đăng nhập vào webmail như: Giao diện sử dụng (Standard hoặc
Advanced), Theme, Search, … Bạn có thể sử dụng các tính năng này tùy theo nhu cầu.




   Mail
      Các tùy chọn trong tab này cho phép bạn
cấu hình một số tính năng cho việc gửi nhận
mail. Để sử dụng một tính năng nào đó, bạn chỉ
cần check chọn vào checkbox bên cạnh tính
năng nào đó.
      Một số tính năng hay sử dụng:
               Display: số message hiển thị trên
một trang.
               Check for new mail every: hệ thống sẽ nhận mail về sau bao nhiêu phút.
               Display mail: nội dung soạn thảo mail theo chế độ Text hoặc HTML.




   Signatures
      Tab này cho phép chúng ta thiết lập
chữ kí (Signature) đính kèm theo message
muốn gửi. Để thực hiện điều này, trong tab
Signatures  Chọn Edit  Nhập vào
thông tin cần thiết như trong hình minh họa
 Chọn Save



quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                                October 20, 2009
39400989 – 141/142                            Page 13
HCMULAW _ Trung tâm CNTT                                     Tài liệu HDSD Zimbra Webmail



   Mail Filters
      Tùy chọn này cho phép bạn tạo ra các
filter cho mailbox. Để tạo ra các filter, bạn
chọn New Filter trong tab Mail Filters  Gõ
tên cho Filter  Gõ nội dung cần filter 
thực hiện hành động (Keep in Inbox, …) 
OK. Như vậy là bạn đã tạo ra một filter
riêng cho mình.


Màn hình hiển thị tạo một filter


      Ngoài ra còn các tùy chọn khác cho Address Book, Calendar, Accounts, Composing,
Instant Messaging, Shortcuts. Người dùng có thể tùy chọn cấu hình theo nhu cầu.


4. Hướng dẫn training spam mail
      Để tiến hành training spam mail cho mailbox của mình, người sử dụng cần đăng nhập
vào Webmail của Trung tâm CNTT.
      Cụ thể, đối với các mail là spam nhưng hệ thống hiểu là không phải spam thì người dùng
cần click vào mail này và nhấn button Junk.
      Đối với các mail không phải là spam nhưng hệ thống hiểu là spam thì người dùng cần
vào Junk folder (task pane bên trái), click chọn mail cần training và nhấn button Not Junk.
      Hệ thống mail sẽ được lập lịch để training toàn bộ các mail này mỗi đêm.


5. Hỗ trợ
      Nếu gặp bất cứ vấn đề gì về mail, các anh chị có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận kỹ
      thuật: Trung Tâm CNTT :
                    Email : quantrimang@hcmulaw.edu.vn
                    Tel    : (84.8) 39400989 ext : 141-142

quantrimang@hcmulaw.edu.vn                                                  October 20, 2009
39400989 – 141/142                              Page 14

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:4
posted:2/25/2012
language:
pages:14