Docstoc

YEA_Minutes_Montreal_6-27-11

Document Sample
YEA_Minutes_Montreal_6-27-11 Powered By Docstoc
					                         Young Engineers in ASHRAE Committee Minutes 
                     Monday, 6/27/11, 8:00 am – 12:00 pm, Montreal, QC, Canada 
                                                  
                                                  
Members Present                      Members Absent               Guests                   Staff 
Nicolas Lemire, Chair                Vivi Koutsogianni, RAL       Samir Traboulsi          Ashley Pruett 
Matt Rowe, Vice Chair                Steve Spentzas, Region VI    Tim Dwyer                Rhiannon Loomis 
Jason Alphonso, Consultant           Ron Jarnagin, CO             Roger Jones              Mike Vaughn 
Cara Martin, Region I                Eckhard Groll, DAL           Russell Lavitt            
Aaron Smith, Region II                                            Victor Goldschmidt        
Chris Albright, Region III                                        Joseph Higham             
Mike Collarin, Region IV                                          Francis Lacharite         
Osi Okonkwo, Region V                                             Ken Cooper                
Chris Gray, Region VII                                            Charles Culp              
Carrie Kelty, Region VII                                          Chuck Wilkin              
Bo Twumasi, Region VIII                                                                     
Tim Hughes, Region IX                                                                       
Cindy Hyatt, Region X                                                                       
Tariq Amlani, Region XI                                                                     
Megan Tosh, Region XII                                                                      
Dennis Alejandro, Region XIII                                                               
    
       I. Call to Order (Lemire) 
            8:14 a.m. 
             
       II. Introductions 
                a. Guests Charles Wilkin, Chair of Technical Activities Committee, and Charles Culp, 
                    incoming Chair of Technical Activities Committee, expressed their interest in 
                    establishing a long term relationship with YEA: 
                           i. Many Technical Committees do not have a strong presence of young ASHRAE 
                              members and they would like for YEA to encourage participation among 
                              themselves and their colleagues. 
                          ii. They want to be a resource for YEA, encouraged YEA members to become active 
                              on Technical Committees, and invited YEA members to attend Technical 
                              Committee meetings to learn about what they do and how they can contribute. 
                        iii. They would like to have a networking mixer for YEA, where they will bring in 
                              chairs from various Technical Committees. 
                b. Ken Cooper of the Standards Committee spoke about the importance of also having 
                    younger ASHRAE members participate on Standards Committees: 
                           i. Since many individuals who are involved on Standards Committees started out 
                              on Technical Committees, he shared the importance of getting involved now. 
                          ii. He believes that many younger ASHRAE members have the ability to bring new 
                              knowledge and new perspectives to Standards Committees. 
                c. Victor Goldschmidt of the Scholarship Trustees  wants to identify ways to get 
                    scholarship recipients to stay active in ASHRAE: 


                                                       
                    i. Goldschmidt requests that someone from YEA act as a formal representative 
                       and attend the Scholarship meeting the following day. He will implement a 
                       method that allows YEA to have a liaison to Scholarship. 
            d. Committee Roster 2011‐2012 (Lemire) 
            e. Leadership (Lemire) 
                    i. Matt Rowe is the incoming YEA Chair and Carrie Kelty is the incoming Vice Chair 
            f. Outgoing/Incoming Members (Lemire) 
                    i. The only outgoing member is consultant, Jason Alphonso 
            g. Subcommittee Assignment (Rowe) 
                    i. Rowe explained that with the increase of new YEA members, it was decided to 
                       put people in subcommittees to help accomplish specific action items. 
                   ii. Moving forward, if someone wants to be in a different subcommittee, they 
                       should talk to Rowe. If a member finds value on a certain subject, Rowe wants 
                       them to be able to contribute to that subject’s subcommittee. You typically 
                       serve a one‐year term on a subcommittee and then the following year you can 
                       change or move up to chair of that subcommittee. 
                  iii. We need to keep about the same number of individuals on each subcommittee. 
 
    III. Coordinating Officer and Board Ex‐Officio 
 
    IV. Approval of Minutes from the Las Vegas Meeting (Lemire) 
        Lemire motioned to approve the minutes from the Las Vegas Meeting, Martin seconded. Vote: 
        unanimous. 
         
    V. Chair’s Report (Lemire) – Attachment A 
 
    VI. Subcommittee Reports and Group Discussion 
           a. Leadership Weekend (Megan Tosh) – Attachment B 
                   i. Report on last YLW – April 1, 2, 3 
           b. Membership Communications (Carrie Kelty) – Attachment C 
                   i. Samir Traboulsi, Director at Large, addressed the low number of students who 
                      convert to ASHRAE members: 
                          1. The conversion percentage is low for many reasons. Some students may 
                               join to please their professors and others may change careers. This 
                               dilutes the conversion numbers. 
                          2. Many students don’t know that they can join ASHRAE at a discounted 
                               rate for three years with the SmartStart Program. 
           c. YEA Regional Coordinator (Tariq Amlami) – Attachment D 
                   i. YRC duties – proposition 
           d. YEA Institute (Bo Twumasi) – Attachment E 
                   i. Leadership U – Plan of action for 2011‐2012 
                  ii. Response to Members Council on clarification of fund dispensation 
 
    VII. New Business (Lemire) 
            a. Tim Dwyer and CIBSE Competition/Grant program – Attachment F 
                    i. Twumasi shared that YEA would like to reward the New Face in Engineering 
                        winner by sending them to the CIBSE conference 



                                                       
                      ii. We will know who the recipient is in December 
                     iii. Dwyer shared that there would be the opportunity for the winner to speak if 
                          they would like, but at a minimum they can present the winner in front of an 
                          assembled crowd 
                     iv. The winner will document their experience at CIBSE 
            b.   Update on 2010‐2011 MBOs (Lemire) – Attachment G 
            c.   Presentation of 2011‐2012 MBOs (Rowe) – Attachment H 
            d.   Action Items – Attachment I 
            e.   YEA Institute Future & Brainstorming 
                       i. Lemire encouraged YEA members to send their new ideas to Rowe and Kelty 
            f.   Open Discussions 
                       i. It was decided that YEA should have liaisons for MP and SAC. Cynthia Hyatt 
                          volunteered to act as the MP liaison and Megan Tosh volunteered to act as the 
                          SAC liaison during the Winter Conferences. Both committees meet on Saturday 
                          morning from 8:00 a.m. – 3:00 p.m. 
                      ii. Chris Gray was selected to represent YEA at the Scholarship meeting the 
                          following day 
                    iii. YEA will lose our logo with the rebranding of the ASHRAE logo 
 
    VIII.   Adjournment (Lemire) 
            11:56 p.m. 




                                                     
                                                ASHRAE
                                              Technology for a Better Environment
1791 Tullie Circle, NE  Atlanta, GA 30329-2305 USA  Tel 404.636.8400  Fax 404.321.5478  http://www.ashrae.org

Nicolas Lemire, P.E., M.A.Sc.
LEED AP, ASHRAE HFDP                                                                     Reply to:   Pageau Morel
Chair                                                                                                210 Cremazie W., Suite 110
Young Engineers in ASHRAE Committee                                                                  Montreal, Qc, Canada H2P 1C6
                                                                                                            514-382-5150
                                                                                                     Fax     514-384-9872
                                                                                                     nlemire@pageaumorel.com
                                                                 

 To:                  Young Engineers in ASHRAE

 From:                Nicolas Lemire

 Date:                June 27, 2011

 Subject:             Chair’s Report
                      2011 Annual Meeting in Montréal, QC


 Since the 2011 ASHRAE Winter Meeting in Las Vegas, the YEA Committee has been very active on
 recruitment since we needed to fill up 8 member positions. Starting in Montreal, the committee will have
 full representation from every regions.


 1. The motion presented in Las Vegas passed and we will now have 25 000$ more into the budget of
    YEA promotion to include the programs we wanted to create the YEA Institute. Details still need to be
    finalized.

 2. Subcommittees action items are getting addressed as per our demands in Las Vegas making good
    progress and using monthly conference calls as needed. We held our Spring/West YLW in Denver on
    the first week-end of April (1-3). More details in the Activities subcommittee report.

 3. We held our first Spring/West YLW in Denver on the first week-end of April (1-3) where 30 youngs
    members attended. More details in the Activities subcommittee report.

 4. Our staff liaison, Colleen Knight, has left ASHRAE to move back to her hometown in May. We now
    have a new Staff liaison, hired in June, Rhiannon Loomis.

 The past six months have been challenging at some points. Finding good members to fill-up the positions
 was not an easy task. But also, having so many more people was a challenge. The Committee structure
 had to be ajusted. Thus, we decided to make structure changes at the beginning of the Montreal meeting
 so we can get the most out of all members. Also, ExComm discussed a few other matters like our
 leadership plan for the upcoming year at the head of the Committee. An ad hoc Committee was created
 on the retention and transfer rate along with the Student Activities Committee and the Membership
 Promotion Committee. Only two conference calls where held and we feel like YEA shall lead the effort to
 increase the effectiveness of this ad hoc.



                         American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers, Inc.

                           A N        I N T E R N A T I O N A L       O R G A N I Z A T I O N
                                                                 
                                                ASHRAE
                                              Technology for a Better Environment
1791 Tullie Circle, NE  Atlanta, GA 30329-2305 USA  Tel 404.636.8400  Fax 404.321.5478  http://www.ashrae.org

Nicolas Lemire, P.E., M.A.Sc.
LEED AP, ASHRAE HFDP                                                                     Reply to:   Pageau Morel
Chair                                                                                                210 Cremazie W., Suite 110
Young Engineers in ASHRAE Committee                                                                  Montreal, Qc, Canada H2P 1C6
                                                                                                            514-382-5150
                                                                                                     Fax     514-384-9872
                                                                                                     nlemire@pageaumorel.com

 The YEA Institute, our main program, is slowly getting to life as programs are starting to fly. A lot of work
 has to be done to continue and populated this program. A few of those program shall be finalized during
 the Montreal meeting and will be establish for the 2011-2012 year.

 The main focus for 2011-2012 shall be the new presence of a representative of the YEA Committee in
 each regions. All YEA Regional Coordinator shall be as present as possible and very available to their
 DRC to show the benefits of having a full representation and also help the struggling chapters so they can
 establish their YEA Committees.

 As Montreal will be my last official meeting as a voting member of YEA, I would like to express how strong
 I feel about the importance of the YEA Committee for the future of the Society. This group of young
 professionals remains the key for a strong ASHRAE Society for the future and we need to continue our
 efforts to retain and attrack the young professionals into our industry. As for the Committee itself, we have
 a strong group, leaded by Matt Rowe and Carrie Kelty and I am looking forward on being helpful as a
 consultant for year 2011-2012. I will definitely miss this Committee as it was probably the most
 challenging one that I have been involved into since I started my implication with ASHRAE.

 Respectfully Submitted,


 Nicolas Lemire
 YEA Committee Chair




                         American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers, Inc.

                           A N        I N T E R N A T I O N A L       O R G A N I Z A T I O N

                                                                 
        YLW Subcommittee Report (ASHRAE Annual Conference – Montreal, June 2011) 
                                                   
‐   Spring YLW Summary 
         o Took place on April 1‐3 2011. NREL tour was very interesting. We toured one of their 
            four buildings on campus; the Research Support Facility. It is a net zero energy building. 
         o The new presenter, Ralph Kison, was magnificent and got rave reviews.  
         o The “fun” event was the Colorado Rockies game. 
         o This event also marked the first time we instituted a cap on the number of participants. 
            It made for a more manageable, close knit group. 
‐   Fall YLW 
         o September 30 – October 2, 2011 ‐ hotel TBD 
         o Will aim to practice sustainability at our meeting 
         o Tweaks/changes to the schedule – will start at 2pm 
         o Dinner and entertainment events to be planned after hotel booked 
         o Continue to think about alternate locations for YLW west coast – send RFPs for Seattle, 
            San Diego 
         o Registration, marketing, and sponsorships – coordinate sponsorships with YEA Institute 
            Subcommittee 
         o Schedule a conference call 
‐   Ask  YEA members for membership increase ideas 
‐   Ask YEA members for effective advertising/marketing ideas 
‐   Past YLW Contacts 
         o Gather all YLW attendee contact info. Use for newsletter and connecting young 
            members. 




                                                  
Communications Subcommittee Meeting Agenda 
Notes are in red 
 
Social Networking  
     Summer meeting YEA table pros/cons   
            o Business cards, ribbons, brochure, and tri‐fold sufficient to draw people in?  Additional 
                suggestions to get more visitors? Pre‐stuff envelopes for YEA members? 
            o Possible to have someone man the booth during the day?  Keep using the blow‐up 
                pictures that were used in Las Vegas.  What are the challenges with pre‐stuffing 
                envelopes? Is there a problem because temps are used to help with registration? Is 
                there a way to create a “priority lane” for YEA members at registration (separate from 
                the alphabetical list).   
            o There are no envelopes anymore – all electronic.  Could make stickers to put on 
                schedule books; could include website that would have link to YEA speakers and tech 
                sessions, etc. 
            o Priority lane is not allowed in registration. 
            o What information do we want to get out to YEA members at registration? List TCs 
                looking for involvement; highlighting seminars that would be interesting for YEA 
                members (or anything that would be related to YEA Institute) – does not necessarily 
                have to just be YEA speaker seminars.  Help staff to select the programs that would be 
                listed. 
     Hospitality Suite pros/cons  
            o Sponsors? 
            o Revisit after hospitality suite tonight 
            o Ensure the suite is not too click‐ish with committee members 
            o Ask for high tables and less seating  
     Additional ways to welcome YEA members at the summer meeting 
            o Physical activity – running or biking? Tour of some kind? Time frame is a challenge? 
                Should this be moved to Programs subcommittee?  More appropriate at the winter 
                meeting?  How does scheduling work? What are our limitations? 
            o This is feasible; could do it formally or informally.  Work specifically with regional 
                coordinator for that meeting to determine an activity.  No problem in putting it on the 
                schedule – up to us how we would like to do.  MOVE to programs. 
     Social Networking Coordinator for Winter Meeting in Chicago ‐ DENNIS 
            o Oversees YEA table, Hospitality Suite, YEA/SA mixer, etc. 
            o Headquarters handles this primarily, but would like a communications subcommittee 
                member for input. 
            o Develop a schedule of what needs to be done and when. 
            o Ashley suggested a format that would help to automatically schedule content on any 
                social media source. 
     Ways to reach out to the Region At Large specifically 
            o Disseminate information at grassroots level.  Discuss with Vivi.  Designate or 
                encourage YEA chairs at chapter level.  Consider drafting an email to chapter presidents 
                in that Region (could do for all regions to help promote YEA chair position). 
 
Electronic Media 
     Update on blog /website – continue?  



                                                     
            o  ASHRAE is revamping the website.  The blog has been unsuccessful in the past, though it 
               did help to show ASHRAE that the website needed to be changed.  We will discontinue 
               use of the blog, but we will maintain a YEA page on the ASHRAE website. 
     Update on Facebook 
            o Doing well.  Appear to have post about once a week.  Continue with once a week; 
               potential once a month regional highlight. 
            o Highlight YEA speakers at winter and annual meetings  
     Facebook Coordinator until Winter Meeting in Chicago ‐ TIM 
            o Oversees content and methodology for acquiring content from committee members 
            o Highlight regional activities each month, etc.  Set up a schedule for regions.  Provide few 
               sentences of description and a picture. 
     Update on Newsletter 
            o Want to maintain quarterly schedule. (March, June, September, December) 
     Newsletter Coordinator until Winter Meeting in Chicago ‐ TIM 
            o Oversees content and methodology for acquiring content from committee members 
            o Send entire roster of under 35 to each regional coordinator 
     Any added items to discuss/add to improve Facebook and newsletter? 
            o Twitter – have a feed, but do not use it often enough.  A lot of content to keep up with.  
               Decided not to pursue. 
        Develop an email tree/communication tree to reach out to regional contacts for material, etc. 
         
Retaining and Recruiting Members 
     A plan to retain student members to become YEA members that addresses the following issues: 
            o How do we follow student members after graduation? 
            o Incentives for student members to update membership information prior or just after 
               graduation. 
            o Highlighting incentives for being a YEA member. 
            o Communication is important; contacting students prior to graduation to get their new 
               contact information.   
                    Need to promote networking and the importance of networking.  It’s not over 
                        just because you get a job.  Promoting networking at local ASHRAE chapter 
                        meetings. 
                    Target employers as well to encourage ASHRAE involvement.   
                    Develop incentives for maintaining membership/transferring membership.   
                    Highlighting employment opportunities on the ASHRAE website – ASHRAE can 
                        help students get a job.   
                    Could you follow people if they are hired for a job posted on the ASHRAE 
                        website?  
                    How can we solve the issue that students are likely to start a job in the summer 
                        when ASHRAE is on break.   
                    Can we get lists of the instructors/professors by chapter for YEA members to 
                        reach out to students? 
     Student Activities Coordinator  ‐ CARA 
            o Works with SA committee to help provide information about YEA and vice versa. 
            o Wait until tomorrow to meet with them and develop agenda items. 
            o http://www.acementor.org/  
            o Atlanta group is: http://www.acementor.org/666 ‐ ask Atlanta chapter to test 



                                                     
   A plan to retain and recruit new YEA members that addresses the following issues: 
        o How do we reach new members? 
        o How do we increase employer awareness of programs for younger employees? 
        o Push needs to be from employers and chapters.  Developing more social events to 
            promote awareness and bring new members.  What will make employers want to bring 
            their younger members to ASHRAE events?  Mentoring events (promote mentorship 
            program).  How do we promote the culture that training our young engineers is 
            important?  Could we develop mentoring partnerships with TC members?  Develop 
            mentoring relationships with other groups, such as ASHRAE Board or Excom? Discuss 
            idea of exit interviews for members leaving ASHRAE – i.e. discuss with them why they 
            left ASHRAE. 
   Membership Promotion Coordinator ‐ CARA 
        o Works with MP committee to help provide information about YEA and vice versa. 
        o Wait until tomorrow to meet with them and develop agenda items. 




                                               
YEA Regional Coordinator Subcommittee Report (2011 ASHRAE Annual Conference, Montreal) 
 
   1. Establish goals and responsibilities for YRC and YEA Chapter Chairs 
          1. YRC responsibilities: 
                    i. Attend the annual and winter YEA committee meetings. 
                   ii. Attend Regional planning meeting with Regional officers 
                           1. Identify target chapters that the YRC will attend this year in order to 
                                promote YEA 
                           2. Relay Chapter operations meeting presentation slides to Regional 
                                officers to also utilize in chapter visits. 
                  iii. Establish relationships with each chapter and regional leadership 
                           1. Ensure each chapter has a YEA Chair – work with nominating committee 
                           2. YRC to contact each chapter President/YEA Chair and make sure they 
                                know what YEA is (can do this at the CRC). Remain available for 
                                consultation from any chapter representative for guidance and help.  
                           3. Visit target chapters and present on YEA in order to promote YEA in the 
                                region. 
                           4. Provide each chapter YEA Chair with a POAE summary for YEA 
                                associated points 
                           5. Link regional websites YRC pages to chapter YEA articles 
                           6. Select minimum one chapter YEA articles per year for publication in the 
                                YEA connection newsletter. 
                           7. Establish contact with the MP‐RVC and obtain report on current number 
                                of YEA eligible members in region (by chapter). 
                           8. Establish contact with the Students Activities RVC to align YEA and SA 
                                activities  
                           9. Relay presentation for YEA Chairs to give to their chapters.  
                                     a. Connection newsletter 
                                     b. Mentorship 
                                     c. Getting involved in ASHRAE TC 
                                     d. Facebook, Linked In, and Blog 
                  iv. Submit semi‐annual updates to the DRC. Cc report to YEA Society Committee 
                       Chair. 
                           1. Summarize the monthly chapter reports 
                           2. Identify YEA membership numbers for the Region. 
                   v. Host annual CRC workshop to provide guidelines and instruction for chapter 
                       chairs. 
                           1. Develop CRC presentations 
                                     a. Presentation for workshop 
                                     b. Two or three slides for Chapter Operations Meeting 
                  vi. Contact each chapter and invite them to the YEA CRC workshop.  




                                                   
    2. YEA Chapter Chair Responsibilities: 
             i. Host semi‐annual Technical or Social sessions for YEA Chapter Members 
            ii. Each Chapter to post a minimum of one article about YEA activities in their 
                chapter on to their chapter website. 
          iii. Promote career development for members 
                   1. Identify YEA Chapter members interested in participating in the 
                        mentorship program 
                   2. Facilitate connection with the ASHRAE mentorship program. 
           iv. Work with chapter BOG to establish YEA chapter budget 
            v. Contact Student Activities chair and align YEA activities with Student activities. 
           vi. Chapter YEA Chair to update with Region YRC semi‐annually 
                   1. Update will identify: 
                            a. What is your next activity? 
                            b. How did your last activity go (participants, cost, location, 
                                success level)? 
                            c. Mentorship program update. 
                            d. What do you need in terms of support from YRC? 
                            e. How many YEA PAOE points have you earned? 
          vii. Attend CRC YEA Workshop (recommended) 
 




                                              
                                 YEA Institute Subcommittee Report 
                                                    
General Concept: 
YEA members are professional ASHRAE members who are 35 years old or younger. The YEA Institute will 
work to offer more YEA‐focused educational and networking programs. Ideally, there will also be 
sponsors/supporters of the Institute and the sponsorship money will subsidize the programs requiring 
additional funding.  
 
Programs to include: 
    1. HVAC Bootcamp  
             a. YEA Institute will create a program to donate to HVAC Bootcamp Program. 
             b. Notify and send local YEA Members to talk to Attendees. 
             c. Make $1,000 sponsorship donation. 
             d. Create a program to reduce YEA Member registration fees. 
             e. Track Bootcamp participation after event. 
    2. New Faces of Engineering 
             a. The YEA Institute proposes that we send the New Face to the CIBSE Conference, starting 
                in 2012. 
             b. There, he/she will be hosted by a CIBSE member, receive the award at a CIBSE Event, 
                attend other events of his/her choice, and document their travel experiences to bring 
                back to ASHRAE. 
    3. Leadership U 
             a. YEA Institute will select two attendees to the ASHRAE Winter & Annual Conferences, 
                starting in Chicago 
             b. The candidates will be selected via application process and DRC Recommendation. 
             c. During the meetings, candidates will be matched up with Society Officers and 
                participate in all of their events and board meetings, including social activities. 
             d. Candidates will document their experiences, and present them to the YEA Committee, 
                their chapter, and their region. 
             e. This program will look to be expanded upon at a later date. 
    4. Mentoring Program 
             a. The YEA led Mentoring program needs to be expanded to the Society level 
             b. YEA Institute will set up the Society level program and help make a marketing push to 
                attract participants. 
    5. YEA Institute Sponsorship 
             a. The YEA Institute will set up a program that lets sponsors contribute and have their 
                contributions shown in all YEA Programs. 
             b. This funding will allow YEA to make donations of their own, and also provide discounts 
                to YEA members for selected ASHRAE Functions (such as HVAC Bootcamp). 
    6. Additional Ideas/Action Items 
             a. Evaluate Training Programs and educational programs and provide information to new 
                engineers.  
             b. Implement new YEA program at Winter Meeting 


                                                    
7. Proposed MBO’s 
      a. Send 2 selected Leadership U candidates to the Winter Meeting in Chicago 
      b. Raise $20,000 of Sponsorship funding




                                              
 
ASHRAE/CIBSE
                                Young Engineers in ASHRAE (YEA) Committee 
                                                      
Concept 
In an effort to recognize the successes of ASHRAE’s young engineers, the New Faces of Engineering 
program was created in conjunction with National Engineers Week. The YEA Committee would like to 
honor this selection by rewarding them with a trip to the CIBSE Conference. CIBSE already has this 
program in place so we would be “returning the favor.” 
New Face winners would be sent to the Annual CIBSE Meeting and attend events of their choice. The 
recipient would be honored at one of the CIBSE Receptions. This would be one candidate per year. 
 
 Duties of Recipient 
     Attend CIBSE Conference 

       Attend events of his/her own choice 

       Serve as Liason of young engineer’s group in CIBSE 

        Document travel experience 

 
Duties of Escort (Selected by Tim Dwyer) 
     Availability and time for Candidate 

       Show Recipient around conference 

       Outgoing personality 

 
Selection Process 
     The New Face of Engineering will automatically receive this honor.  

Timeline 
The idea is to start with the 2012 New Face of engineering, which is awarded in February. Cost of travel, 
room, and board will be supported by ASHRAE. 




                                                     
2010-2011 MBO's - Young Enginners in ASHRAE

                                                                                                                                                                  ASHRAE
                                                                                                                                                                  Strategic
 MBO #   Description                                                                                                       Who              Due         Status    Planning

   1     In addition to the Fall YLW, organise a West Coast Spring YLW                                                   Activities     Spring 2011   Complete
         a. To help touch people throughout North America
         b. Ease travel and touch reach more attendees


   2     Increase attendance at YLW to 2 x 35 people                                                                     Activities      June 2011    Complete
         a. Leadership to our demographic is key
         b. Produce more leaders to help local Chapters


   3     Recruit sponsors to help offset the YLW costs                                                                   Activities       Fall 2010   Complete
         a. Interest in huge on these events
         b. Budget is always a challenge for our young committee


   4     Create a new social activity for YEA members at Society Meeting                                                 Activities    Winter Mtg 2011 Complete
         a. Increase awareness of YEA throughout the membership
         b. Increase the added value of attending the Meetings for young professionals


   5     Improve Website/Blog hits by 200%                                                                             Communication     June 2011    Closed
         a. Make sure our communication tool is known by everybody


   6     Increase student transfer rate by 20%?                                                                        Communication     June 2011    Complete
         a. Retention is an ongoing challenge and key issue

         b. Continue to identify and promote how ASHRAE can help young graduates with their early careers and beyond
         c. Work with Membership and SAC Committtees to share ideas for maximizing value perception for transfers




                                                                                          
2011-2012 MBO's - Young Enginners in ASHRAE

                                                                                                                                                           ASHRAE
                                                                                                                                                           Strategic
 MBO #   Description                                                                                                    Who           Due         Status   Planning

   1     Send four participants to Leadership U in Chicago and San Antonio 2012                                          YEA       Winter Mtg
         a. To develop and encourage young engineers to be future leaders                                              Institute     2012
         b. Encourage participants to continue their ASHRAE membership and aspire to leadership positions

   2     YEA presentation by YRC at every CRC                                                                           YRC        Aug 2011/
         a. Encourage communication between YEA regional coordinator and each chaper in their region                               May 2012
         b. Introduce YRC to each DRC, RVCs, and chapters

   3     Recruit sponsors to help offset the YLW & YEA Institute costs                                                   YEA        Fall 2011
         a. Interest is huge on these events                                                                           Institute
         b. Budget is always a challenge for our young committee

   4     Educate 20 YEA members at YLWs from chapters who have not sent people to YLW before                            YLW         Fall 2011 /
         a. Increase awareness of YEA at different chapters than we have reached before                                            Spring 2012
         b. Help to continue to develop young engineers at the grass roots level

   5     Increase student transfer by 50% (from 242 in 2010-11 to at least 363 in 2011-2012)                           Comm.        6/30/2012
         a. Utilize Membership Promotion, YEA, Student Activities Specialty Ad-hoc committee to indentify issues
         b. Promote importance to employers of ASHRAE for young engineers/new hires out of college

   6     Increase YEA membership by 8% (6,793 at end of 2010-11, for a goal of 7,336 in 2011-12)                       Comm.        6/30/2012
         a. Retention is an ongoing challenge and key issue

         b. Continue to identify and promote how ASHRAE can help young graduates with their early careers and beyond

         c. Work with Membership and SAC Committtees to share ideas for maximizing value perception for transfers




                                                                                           
YEA Action Items – Montreal, June 2011 
 
                                  COMMUNICATIONS SUBCOMMITTEE 
                                                     
#  Assigned  Action                                                           Date Due    Status 
    To                                                                                     
                                      Social Networking / Events 
1  Staff        Establish YEA table at Annual Meeting                         6/2012       
                Event cards and/or stickers – Alejandro, Staff 
                Tri‐fold – Staff 
                Ribbons – Staff 
2  Staff,       Confirm sponsor for annual YEA Hospitality Suite              5/2012       
    Alejandro 
3  Staff,       Create a more entertaining aspect for the Hospitality         10/2011      
    Alejandro  Suite 
4  Staff,       Have a YEA person staffed in the registration area to help    1/2012;      
    Alejandro  attract members to the YEA table                               6/2012 
5  Staff,       Reach out to Region‐at‐Large via blast e‐mail to chapter      8/2011       
    Alejandro  presidents to highlight YEA activities and encourage 
                creation of YEA chairs. 
                                               Website 
1  All; Staff,  Post on Facebook weekly; highlight regional activities        Monthly     In progress 
    Hughes                                                                    through 
                                                                              6/2012 
2    Staff;      Issue quarterly newsletter (March, June, September,          9/1/2011;  In progress 
     Hughes      December)                                                    12/1/2011; 
                                                                              3/1/2012; 
                                                                              6/1/2012 
                          Student Retention and Membership Recruitment 
1    Martin      Meet with SA liaison and develop student recruitment    7/1/2011          
                 and retention action items 
2    Martin      Meet with MP liaison and develop MP recruitment action  7/1/2011          
                 items 
 

                                   YEA INSTITUTE SUBCOMMITTEE 
                                                   
#    Assigned    Action                                                       Date Due     Status 
     To                                                                                     
                                                YEA TC 
1    All         Incorporate this program into the YEA Institute after it     2012          
                 has gained ground 
                                             YEA Seminar 
1    Twumasi     Contact Dave Meredith to discuss the logistics of a PE       8/1/2011      
                 training session 
                                    Young Leader of the Year Award 
1    Spentzas    Notify the 2012 New Face of Engineering that they have       3/1/2012      


                                                     
                    won a trip to the CIBSE Conference 
2    Twumasi        Select CIBSE liaison who can escort the attendee around     11/1/2011     
                    the CIBSE Conference 
                                                HVAC Bootcamp 
1    Twumasi,       Make a YEA Institute donation and provide discounts for     11/1/2011     
     Staff          YEA members who attend 
                                                 Leadership U 
1    All            Finalize concept and activities for Chicago 2012            8/15/2011     
2    Twumasi,       Finalize application form, contact DRCs                     8/15/2011     
     Staff 
3    Staff          Identify/Nominate up to four initial participants if     11/15/2011   
                    possible 
                                             Mentoring Program 
1    All            Revamp Mentoring Program to be installed at the Society  11/15/2011   
                    level 
                                           Sponsorship Program 
1    All            Heavily market YEA Institute sponsorship                 11/15/2011   
 

                                YEA LEADERSHIP WEEKEND SUBCOMMITTEE 
                                                   
#    Assigned       Action                                                      Date Due     Status 
     To                                                                                       
1    Tosh           Draft Fall YLW schedule                                     7/8/2011     In progress; 
                                                                                             Finalize by 
                                                                                             9/1/2011 
2    Tosh, Staff    Book Ralph for Fall and Spring YLW                          7/8/2011     In progress 
3    Tosh,          Book travel for Fall YLW                                    9/1/2011     In progress 
     Okonkwo 
4    Tosh           Finalize Fall YLW schedule                                  9/1/2011     In progress 
5    Tosh, Staff    Finalize location for Spring YLW (Seattle, Denver, etc.)    10/1/2011    In progress 
6    Tosh, Staff    Survey past YLW attendees and determine who paid for        7/31/2011    In progress 
                    registration and transportation for them to attend 
7    Staff          Determine what chapters have never sent a member to         9/1/2011     In progress 
                    YLW 
 

                              YEA REGIONAL COORDINATOR SUBCOMMITTEE 
                                                  
#    Assigned       Action                                                      Date Due     Status 
     To                                                                                       
1    Amlani,        Communicate YEA local chapter chair duties to chapters      7/31/2011     
     Staff                                                                       
2    Amlani,        Gather and review feedback from DRCs regarding YRC          7/15/2011    In progress 
     Staff          position duties 
3    Staff          Send detailed duties of both the YRCs and the YEA chairs    7/15/2011    Complete 
                    to all DRCs following the Annual Conference 


                                                        
4    All         Have each YRC set up introductory meeting with DRC       8/1/2011      
5    All         Establish YEA workshops or presentations at all CRCs     1/15/2012     
 

                                       EXECUTIVE COMMITTEE 
                                                  
#    Assigned    Action                                                   Date Due     Status 
     To                                                                                 
1    Rowe,       Committee structure to be revisited at the end of the    12/1/2011     
     Kelty,      year 
     Staff 
2    Staff       Book at least two separate rooms for subcommittee       11/1/2011      
                 meetings 
3    Kelty       Attendance to PAOE subcommittee                         1/31/2012      
4    Rowe,       Organize ExComm conference call in September, October,  Ongoing       In progress 
     Kelty,      November and December for follow‐up 
     Twumasi, 
     Tosh, 
     Amlani, 
     Martin, 
     Staff 
5    Rowe        Mentoring of new committee members by older              9/1/2011     In progress 
                 members 
6    Rowe,       Leadership plan for future                               12/1/2011    In progress 
     Kelty, 
     Staff 
 

 

 




                                                    

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:2
posted:2/25/2012
language:
pages:19