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									  OFICINA DE CONTROL INTERNO
      DIVISIÓN FINANCIERA



 MANEJO Y CONTROL DE
RECURSOS DE CAJA MENOR
                              Marco Normativo
Ley 30 de 1992 - Art.84-92 Autonomía Financiera
Ley 87 de 1993 - Del Control Interno
Ley 734 de 2002 - CDU.-Arts. 34 y 35
Acuerdo. No. 043 /02 - Manejo y Custodia de Bienes
Acuerdo No 051/ 07 - Estatuto financiero y
 presupuestal
Resolución R-067 de 2008 por la cual se reglamenta
 el funcionamiento de las Cajas Menores
Resolución R-068 de 2008 Constitución Cajas
 Menores.



                  Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                                Objetivo General

Contribuir a una mejor gestión en el manejo de los
 recursos de los Fondos de Caja Menor, para que se
 ajusten a los principios de eficiencia, eficacia y
 austeridad del gasto.




                  Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                    Definición de Caja Menor

La Caja Menor es un fondo en efectivo, fijo y renovable,
cuyo manejo se confía a un funcionario, con el fin de
atender gastos IMPREVISTOS y URGENTES y de
menor cuantía que requiera la Universidad del Cauca,
en el cumplimiento de sus objetivos misionales.




                   Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                   Responsable del Manejo


Las Cajas Menores serán administradas, de manera
exclusiva, por el funcionario designado en la Resolución
de constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal,
tributaria y penalmente, por las acciones y omisiones en
la administración y manejo.




                   Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                     Funciones del Responsable
 Recibir los recursos del fondo, dentro del              tercer día a
  informarse del giro.

 Llevar un control diario Y cronológico de las operaciones de
  caja menor, con los documentos que respaldan los
  movimientos

 Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/o
  servicios autorizados en la Resolución de creación y
  solicitados por la Universidad.

 Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes
  de los gastos.

                       Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                     Funciones del Responsable

 Reportar a la División Financiera, dentro del tercer día hábil
  del mes siguiente al pago, las facturas que registran IVA.

 Aplicar las retenciones de Ley y consignarlas, a fin de cada
  mes, en la cuenta bancaria de la Universidad.

 Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.

 Presentar, dentro de los quince días de cada mes la
  conciliación bancaria para las cajas menores que se
  manejan a través de cuentas bancarias.


                       Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                               El Dinero en Tránsito
Cuando una compra deba ser realizada por empleado
distinto del responsable de Caja Menor, se deberá diligenciar
el comprobante de dinero en tránsito.


El término de legalización de estos dineros será de un (1)
día para compras dentro y tres (3) días par compras fuera de
la ciudad .


Una vez legalizado el dinero en tránsito, se anulará la
constancia de su entrega, en presencia del funcionario que
efectuó la compra y se conservará en el archivo de soportes.


                     Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                        Destinación de Recursos

Los dineros del Fondo de Caja Menor solamente podrán
utilizarse para sufragar los gastos identificados y definidos
en la Resolución de Constitución de Caja Menor y en las
demás disposiciones que regulen la materia.

La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor
de las Facultades, se hará por los Decanos, Directores de
Instituto Y Secretarios Generales.




                     Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                         Destinación de Recursos

La solicitud de bienes y servicios con cargo a la caja menor
de las dependencias administrativas, se hará por el Rector,
el Profesional Universitario de Rectoría, los Vicerrectores, el
Secretario General, los Jefes de Oficina, de División, los
Coordinadores de Centro y Áreas.

La solicitud de bienes y servicios con destino a otras
dependencias se harán por estos mismos funcionarios.




                      Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                                          Prohibiciones

Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios.
Cancelar viáticos y gastos de viaje, excepto los que se
 causen al empleado en comisión fuera de la ciudad, por
 daños de vehículos oficiales, si se dispone del rubro
 específico.
Pagos de servicios personales y contribuciones de Ley sobre
 nóminas, y, servicios públicos.
Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales.
Guardar en la caja fuerte de Caja Menor elementos
 diferentes.
Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.

                    Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                                          Prohibiciones

Realizar Gastos suntuarios
Fraccionar compras o servicios
Sobrepasar en gastos la cuantía autorizada.
Gastos anteriores al recibo de los recursos de caja menor.
Presentar soportes sin requisitos para su legalización.

Adquisición de elementos en proceso de compra, salvo
 autorización de la Vicerrectoría Administrativa.
Pagos no contemplados en los rubros de Caja Menor.


                    Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                                                      Reembolso
Máximo uno cuatrimestral, se autoriza en la cuantía de los
 gastos realizados sin exceder el monto previsto en el rubro
 presupuestal, cuando se haya consumido más del 60% de uno
 o todos los rubros.

Se Presentan los comprobantes de pago por cada rubro
 autorizado , correspondientes al período de solicitud de
 reembolso.




                      Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                                                   Reembolso

 La adquisición de elementos devolutivos, deberá contar
  con el comprobante A-22 expedido en el Área Comercial.

 A los pagos con retenciones tributarias se anexará el
  comprobante de consignación.

 Los documentos para el reembolso se presentarán a la
  Oficina de Control Interno, quien avalará la solicitud.



                   Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                                            Legalización

Se legaliza la Caja menor:

 Por cambio del responsable del manejo.

 Por cierre de vigencia, dentro de los cinco (5) primeros
  días de diciembre de cada año

 Por cancelación de la Caja.




                    Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                  Mecanismos de Control de los
                        Fondos de Caja Menor
 El control a los Fondos de Caja Menor se verifica, a través
 de:

Autocontrol de los responsables del manejo

Arqueos periódicos y sorpresivos por la Tesorería de la
 Universidad.

Arqueos por la Oficina de Control Interno o por
 Organismos externos.



                     Manejo y Control de Recursos de Caja Menor
                     Modelo de Libro




Manejo y Control de Recursos de Caja Menor

								
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