R�zen� rozpoctu a financn� r�zen� SAP

							Trendy řízení rozpočtu
  ve veřejné správě
          Jan Renc
    Product manager, SAP ČR
Finanční řízení a rozpočet

Standardizace a integrace

Plánování

Reference
 Treasury Reference Model (IMF)

                          Procesy (Government Financial Management Cycle)
                                             příprava rozpočtu
                                             čerpání rozpočtu
                                             řízení likvidity a dluhová služba
                                             finanční výkaznictví
                                             audit a vyhodnocení

                          Základní data
                                             fondy – zdroje financování
                                             organizační členění – kapitoly státního rozpočtu
                                             ekonomická klasifikace – rozpočtové položky
                                             odvětvová klasifikace – paragrafy
                                             investiční programy (dotace)

                          Kompletní rozpočtový cyklus

                          Kompletní výdajový cyklus

                          Vazba na mezinárodní statistiky a klasifikace


 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 3
        Government Financial Management Cycle
                                                                                               Source: Hashin, Ali, Allan, Bill, Treasury Reference Model
Odhady příjmů a výdajů
Odhady personálních nákladů
Dluhová služba                                                                  Příprava                                     Dodatky, krácení
                                                                                rozpočtu                                     a transfery rozpočtu
                                                                                                                             Limitky
                                                                                                   Uvolňování
                                                    Audit                                           a změny
Dostupnost dat
                                                                                                    rozpočtu                 Nákup zboží a služeb
Průkaznost záznamů                                                                                                           Vytváření pracovních míst
                                                                                                                             Zvýšení mezd
                                                                  Vyšší transparentnost využití                              Investice
                                                                        veřejných zdrojů

                                     Roční                                  Efektivní nákupy                   Finanční
                                    závěrky                                                                    závazky
                                                                           Kvalitní řízení
                                                                    na základě dostatku on-line
Závěrkové práce                                                              informací
                                                                                                                       Ověření dodávky zboží a služeb
Legislativní výkaznictví
                                                                                                                       Výplaty mezd
                                                                                                                       Příjmy
                                                   Řízení
                                                                                                      Platby
Krátkodobé odhady                                 likvidity
příjmů a výdajů
Monitoring hotovosti
                                                                                 Půjčky
Strategie výpůjček
                                                                                a dotace
                                                                                                      Dluhová služba
                                                                                                      Sledování grantů a dotací

        SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 4
 Pokladní a akruální princip

         Pokladní princip
                       transakce se evidují jenom tehdy, když se uskuteční příjem nebo
                       výplata peněz
                       nutnost dodatečných informací o závazcích a povinnostech, které
                       vyplývají z realizace rozpočtu


         Akruální princip
                       „Plně akruální účetnictví vykazuje operace a události v momentu, kdy
                       nastanou, bez ohledu na to, kdy byla přijata nebo vyplacena peněžní
                       částka. Příjmy se vykazují v rozsahu, ve kterém měly v daném roce
                       nastat, bez ohledu na to, zda byly vybrány, nebo nebyly. Výdaje
                       odrážejí objem zboží a služeb, který se spotřeboval během daného
                       roku, bez ohledu na to, zda za ně bylo zaplaceno. Náklady spojené s
                       majetkem se časově rozkládají a vykazují se, když jsou využívány při
                       poskytování služeb.“ (IFAC, 1991)



 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 6
 Finanční řízení: Klíčové vlastnosti



                               Podpora účetních standardů US GAAP, HGB, IAS
                               Aktualizace hlavní knihy a vedlejších knih
                                v reálném čase
                               Volné používání měn
                                tabulka kursů, firemní měna, transakční měna, ...
                               Podpora přechodu lokálních měn na EURO
                               Vícenásobný volně definovatelný účetní rozvrh
                               Automatická účtování
                                leasing, nájem, párování otevřených položek, ...
                               Dohledání změn, princip dokladovosti
                               Uživatelsky definovatelné odpisové plány


 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 7
 Řízení rozpočtu: Klíčové vlastnosti



                             Kontrola konzistence rozpočtu
                             Paralelní víceúrovňová kontrola disponibility
                             Rezervace prostředků
                             Střednědobý rozpočet
                             Výkonnostní rozpočtování
                             Mimorozpočtové zdroje
                             Přenos obliga a rozpočtu do následujícího roku
                             Kmenová data závislá na roce
                             Statusy – roční kalendář rozpočtových prací
                             Rozšiřitelnost řešení


 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 8
Finanční řízení a rozpočet

Standardizace a integrace

Plánování

Reference
 Oborová řešení SAP



SAP podporuje 25 oborových řešení



 Standardní produkt

                    mySAP ERP

 Produkty se společným základem

                    Správa dávek a poplatků

 Specifické produkty

                    Řízení rozpočtu

                                                                      Stadt Wien



 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 10
       Mapa řešení SAP



Strategické řízení
                                                                     Podpora rozhodování a Příprava a financování
                                       Strategické plánování                                                           Příprava rozpočtu            Měření výkonu
                                                                         datové sklady           programů

Finanční řízení                                                                                                                                   Řízení hotovosti &
                                         Finanční účetnictví          Manažerské účetnictví     Čerpání rozpočtu           Správa grantů
                                                                                                                                                      Treasury

Řízení provozu                                                   Správa vybavení,                                             Řízení programů a     Správa cestovních
                                        Spisová služba                            Správa nemovitostí     Správa majetku
                                                                     zařízení                                                      projektů             nákladů
Řízení lidských zdrojů                Nábor, pracovní          Personální                                       Analytické a         Strategické
                                                                                Řízení času a
                                      poměr a rozvoj          administrace,                     Zúčtování mezd samoobslužné           plánování         e - Learning
                                                                                nepřítomnosti
                                        pracovníků            systemizace                                         služby          lidských zdrojů
Správa materiálu a služeb                                                                                                        Analýza a
                                              Nákup             Elektronický nákup     Řízení tendrů     Správa kontraktů       monitorování          Řízení zásob
                                                                                                                                  nákupu
Vládní programy
                                                                  Správa dávek a                             Veřejné
                                         e Government                                 Sociální služby                              Obrana             Krizové řízení
                                                                     poplatků                              zdravotnictví




       SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 12
  Integrace vnitřních procesů



Controlling
                                                obligo                   obligo       předběžný
                                                                                                       náklad
                                              požadavek                objednávka       náklad



Logistika
                                                                                        příjem         příjem
                                                 požadavek              objednávka
                                                                                       materiálu       faktury


Účetnictví
                                                                                       hlavní kniha   dodavatelé   hlavní kniha
                                                                                     stav materiálu     faktura       platba



Rozpočet
                                                 požadavek                   objednávka                faktura       platba




  SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 13
 Integrace vnějších procesů

                                                     Manažerský informační systém

  Občan                                     Úřad                            Občan           Správa dávek       Účetnictví
                                                                                             a poplatků       Hlavní kniha

                                                                                           Otevřené položky




Vytvoření                Zpracování požadavku                  Vydání        Odeslání
požadavku                 integrace s ostatnímy              rozhodnutí     rozhodnutí
                         systémy veřejné správy




                                                                          Spisová služba

                                                       Monitoring a audit zpracování


 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 14
Finanční řízení a rozpočet

Standardizace a integrace

Plánování

Reference
Příprava rozpočtu
Personální plánování
Plánování personálních nákladů
Systemizace majetku
Plánování projektů
 Příprava rozpočtu - proces
                     Oddělení                                            Odbor rozpočtu                       Vedení úřadu


                                                                  Návrh výdajového stropu

                                                                        Spuštění plánování
                                                                           (bottom-up)

                                          Plánování rozpočtu

                                       Odeslání rozpočtových
                                            požadavků

                                                                      Kontrola a konsolidace


                                                                       Odeslání požadavku
                                                                                     Konsolidace a modifikace
                                                                                            požadavku

                                                                      Aplikace změn rozpočtu

                                           Aplikace změn rozpočtu

                                                                                        Konečné schválení

                                                                                          Uvolnění rozpočtu
                                                                         Rozpis rozpočtu
                                                                         v provozním ERP


 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 17
 Příprava rozpočtu – plánovací schémata
                                                                         Krok 1: úroveň 1
                                                                          Decentralizovaný návrh rozpočtu
                                                                         paragrafy, rozpočtové položky,
                                                                         investiční akce, detailní org. členění

                                                          Vedení úřadu   Krok 2: úroveň 2
                                                                          Konsolidace návrhu
                                                                         pododdíly, podseskupení položek,
                                                                         projekty, základní org. členění

                                                                         Krok 3: úroveň 3
                                                                          Redefinice základních parametrů
                                                                         závazné ukazatele, důležité projekty,
                                                                         (oddíly, seskupení rozp. položek)
                                               Odbor rozpočtu            hrubé org. členění

                                                                         Krok 4: úroveň 2
                                                                          Distribuce rozpočtu
                                                                         pododdíly, podseskupení položek,
                                                                         projekty, základní org. členění

                                                                         Krok 5: úroveň 1
                                                                          Distribuce rozpočtu
         Oddělení 1                                    Oddělení 2        paragrafy, rozpočtové položky,
                                                                         investiční akce, detailní org. členění



 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 18
 Personální plánování

                                                            Profese
                                                                 hrubá úroveň plánování
                                                                 klasifikace speciálních aktivit
                                                                 např. odborný referent




                                                            Pozice
                                                                 detailní úroveň plánování
                                                                 funkce
                                                                 např. odborný referent odboru nákupu



                                                            Osoba
                                                                     konkrétní úroveň plánování
                                                                     individuální
                                                                     např. Karel Novák


 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 19
        Plánování personálních nákladů

Zaměstnanec                                               Pozice                 Profese                  Organizační jednotka
   Základní mzda                                          Plánovaná mzda        Plánovaná mzda          Plánování limitů
   Srážky                                                 Data souvisejících    Data souvisejících      Náklady na vzdělávání
   Odměny                                                  objektů                objektů
                                                            (např. průměr pro      (např. průměr pro
   Mzda
                                                            neobsazené pozice)     danou profesi)
    (simulovaná/reálná data)
   Plánovaná mzda - rekvalifikace
    (simulovaná)
   Rozdíl aktuální/ plánovaná
    mzda
   Data z „Training and Event
    Management“                                                                                         Detailní plánování
    Jednorázové složky                                                                                 pro liniové manažery
    Mzdová pravidla


                                                                              Plán
                                                                          personálních
                                                    Scénář 1
                                                                            nákladů
                                     Scénář 2

                 Scénář N …


                                        mySAP ERP HCM                       SAP BW            mySAP Financials
     SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 20
 Systemizace majetku

                                                            Objekt materiálového plánování
                                                                 hrubá úroveň plánování
                                                                 konceptuální přehled modelů
                                                                 např. nákladní automobil, střední kategorie



                                                            Číslo materiálu
                                                                 detailní úroveň plánování
                                                                 materiálová reference
                                                                 např. Mercedes Benz 1017




                                                            Sériové číslo
                                                                     konkrétní úroveň plánování
                                                                     fyzický materiál
                                                                     např. Y-500 305


 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 22
 Plánování projektů

     Návrh                             Základní                        Schválení          Vytvoření projektu
    projektu                             plán                           přípravy        v provozním systému



                                                                                        Plánování termínů

                                                                                        Plánování nákladů

                                                                                        Plánování materiálu
  Strategické plánování
                                                                                        Plánování zdrojů
    Portfolio projektů
                                                                                        Příprava rozpočtu

                                                                                        Spolupráce s partnery
      Simulace vývoje
      Stanovení priorit                                               Sumarizace        Simulace projektu
                                                                       Integrace
                                                                        Analýzy         Definitivní schválení

          Globální                                                                      ...
      plánování zdrojů
                                                                                                   cProjects
 SAP xRPM                                                                          Project Management System

 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 24
    Plánování projektů – hlavní funkce

                                                                          Projekty
                                            Dílčí etapy                                 Lidské zdroje


                                                                                Org.                      Projekt
                                                                                     Odbor               Tým
                                                                                         Odd.     Role


Finanční řízení                                                          SAP xRPM                         Znalosti

                              Monitoring průběhu                                       Expertní znalosti




                                                                         Spolupráce

    SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 25
Finanční řízení a rozpočet

Standardizace a integrace

Plánování

Reference
 Reference: Rakousko

    Rakousko                                   Cíle projektu
    rozloha: 84,000 km2                        reorganizace správy rozpočtu a účetnictví
    obyvatelstvo: 8,1 mil.
                                               automatizace procesů namísto dílčí automatizace úloh
    st. rozpočet: 114 mld. €
                                               implementace projektu dle centrálně připravených rolí
    Federální ministerstvo
    financí                                        integrace 12 ministerstev a více než 130 centrálních úřadů
    160,000+ zaměstnanců                       Nová úroveň software podporujícího internet/intranet, e-commerce,
    130+ úřadů                                     etc.
    5,000 uživatelů SAP                        Řešení:                mySAP.com
    verze: 4.62                                kontrakt:              1998
                                               produktivní start:     červenec 2001
                                               proč SAP:              SAP je schopen využít své znalosti optimálních
                                                                      procesů komerční sféry v kontextu veřejné správy

                                               Přínosy projektu
                                               zeštíhlení administrativních procesů
                                                   SAP = „Slim Administrative Processes“
                                               zvýšení efektivity – např. proces nákupu: 14 kroků namísto 25
                                               zlepšení kvality dat pro řídící úroveň
                                               moderní controlling
                                               plně integrovaný datový sklad

 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 27
 Reference: City of Cape Town

    Kapské město                               Cíle projektu
    Projekt Ukuntinga                                  zvýšení efektivnosti služeb občanům
    28 000 zaměstnanců                                 snížení transakčních nákladů
    1,15 mil. transakcí
                                                       zpřístupnění služeb města kdekoliv a kdykoliv
    denně                                              one-stop-shop
    6 500 uživatelů SAP                                orientace města na občany
    500 přístupových míst
                                                       zlepšení podpory rozhodování
    nahrazeno 113
    původních systémů
                                               Řešení:                               mySAP ERP + IS-U
                                                       zahájení projektu:       3/2002
                                                       produktivní běh–1.fáze: 12/2002
                                                       produktivní běh–2.fáze: 9/2003

                                                                        ComputerWorld Honors
                                                             2004 AWARD RECIPIENTS FOR THE 21ST CENTURY
                                                                         ACHIEVEMENT AWARDS
                                                           Judged best IT application in the world in Government & Non-Profit
                                                                                        Organizations

                                                     The world’s largest local government enterprise resource planning system
                                                       enhances the ability of 28,000 municipal employees to provide service to
                                                        more than 3 million citizens, providing a consistent and easily accessed
                                                                                  level of service to all.
                                                                            http://www.cwheroes.org
 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 29
       Reference: Evropská komise

Evropská komise                                 Cíle modernizačního projektu
Projekt modernizace                                      implementace mezinárodních účetních pravidel pro veřejnou správu
účetního systému                                         začlenění principů akruálního účetnictví
New Financial Regulation                                 integrace finančních a účetních systémů
                                                         rozšíření využívané funkcionality
International Public Sector
                                                         zvýšení zabezpečení a konzistentnosti dat
Accounting Standards (IFAC)

                                                Řešení:                            mySAP ERP
Decentralised implementation
Centralised information                                  zákazník SAP:             10.11.1995
                                                         přípravné studie:         2000
                                                         start projektu:           17.12.2002
                                                         konec projektu:           2005



                                                    „This is very ambitious project in its scope and in its timetable.
                                                  It will bring the Commission in the avantgarde of the public sector
                                                                               accounting.“
                                                                             Budget Commissioner Schreyer


                                                       http://europa.eu.int/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/04/141


       SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 30
 Reference

    celkem více než                          2000                 zákazníků v oblasti veřejné správy

    Amerika
         City of Phoenix, Washington D.C., City of Richmond, City of Toronto,
          State of California, State of Arkansas, State of Pennsylvania, Florida
          Department of Revenue, US Army, US Navy, Guanjuato State
          Government Mexico, City of Vancouver Canada

    Evropa
         City of Basel, Ministry of Finance Germany, Hampshire County
          Council UK, Highways of Austria, Government of Finance Austria,
          Office for Foreign Affairs Germany, Ministry of Justice Netherlands,
          Ministry of Finance Netherlands, London Borough of Enfield UK,
          Government of Upper Austria, Government of Switzerland, City of
          Vienna, City of Manheim

    Česká Republika
         Ministerstvo vnitra, Ministerstvo zemědělství, Magistrát města Plzně,
          Magistrát města Liberce, DP hl.m. Prahy, DP města Brna, Nejvyšší
          kontrolní úřad
 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 31