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Fecha: 03/10/2011
RECURSOS TECNOLOGICOS
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RECURSOS
TECNOLOGICOS
Responsable: DIRECTOR DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Director de Sistemas y Director de la Calidad Representante de la Dirección
Tecnología
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1. Objetivo
Asegurar el adecuado suministro y mantenimiento de los recursos tecnológicos, utilizados en el
desarrollo de los procesos establecidos en la compañía y establecer parámetros claros que permitan dar
el uso adecuado a los recursos informáticos de la organización minimizando el riesgo de daños o
pérdida de información por uso inapropiado de equipos y/o archivos.
2. Alcance
Aplica para todos los recursos tecnológicos (computadores, servidores, ups, red telecomunicaciones,
circuito cerrado, telefonía móvil) requeridos en la ejecución de las labores de Dicermex S.A.
3. Definiciones
Red Local: Conjunto de computadoras conectadas entre si para compartir recursos como archivos,
unidades de CD, impresoras, programas, conexiones a Internet, etc
Internet: Es una red informática de cobertura mundial; realmente se trata de un conjunto de
computadoras conectadas entre sí intercambiándose información de todo tipo.
Correo Electrónico: Más conocido como e-mail, es toda correspondencia, mensaje, archivo, dato u
otra información electrónica que se transmite a una o más personas por medio de una aplicación de
Internet (SMTP).
Servidor: Un servidor es simplemente una computadora que cumple con una función específica
dentro de una red. Los servidores, como su nombre lo indica, se utilizan para dar servicios a las
demás computadoras que se encuentran interconectadas entre si.
Software Espía: Son programas que se instalan clandestinamente en los equipos, generalmente
vienen ocultos en el software gratuito descargado de Internet, cuando se instalan mantienen una
conexión abierta permanentemente con Internet y entre otras funciones envía información privada
del usuario, como costumbres de navegación por Internet, contraseñas, números de tarjetas de
crédito, números de cuenta, claves, etc.
Malware: (del inglés malicious software), también llamado badware, software malicioso o
software malintencionado es un tipo de software que tiene como objetivo infiltrarse o dañar una
computadora sin el consentimiento de su propietario. El término malware es muy utilizado por
profesionales de la informática para referirse a una variedad de software hostil, intrusivo o molesto.
El término virus informático es utilizado en muchas ocasiones para referirse a todos los tipos de
malware, incluyendo los verdaderos virus
Spam: Se llama spam, correo basura o sms basura a los mensajes no solicitados, no deseados o
de remitente desconocido, habitualmente de tipo publicitario, enviados en grandes cantidades
(incluso masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor. La acción de enviar dichos
mensajes se denomina spamming.
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4. Contenido
4.1. Generalidades
4.1.1. Para todos los equipos eléctricos de resguardo de energía (UPS), de cómputo y de
comunicación de Dicermex S A, se realizaran como mínimo dos mantenimientos al año el cual
quedara registrado el último en el sistema SYSAID cuya responsabilidad será del Director de
Sistemas y Tecnología, controlado semestralmente por el Gerente Administrativo y Financiero.
El mantenimiento correctivo se realizará de acuerdo a las fallas detectadas en los equipos y se
registrara en el formato de F_D08_182 Mantenimientos Correctivos.
4.1.2. Para la compra de computadores y equipos de tecnología que se realicen por DELL solo será
necesario una cotización, para las demás compras que se realicen se solicitarán 3
cotizaciones, evaluando precio y características del equipo, estas cotizaciones serán llevadas
al comité de compras para su aprobación.
4.1.3. Cuando se requiere la adquisición o el cambio de algún equipo de cómputo se deberá solicitar
por e-mail dirigido al Área de Sistemas y Tecnología con copia a la Gerencia Administrativa.
4.1.4. El soporte técnico que requieran los usuarios estará a cargo del Auxiliar de Sistemas bajo la
supervisión del Director de Sistemas y Tecnología. Los requerimientos por parte de alguna de
las gerencias serán atendidos solamente por el Director de Sistemas y Tecnología. Todas las
solicitudes podrán ser vía telefónica o e-mail.
4.1.5. Una computadora entendiéndose como hardware (CPU, memoria, unidades de
almacenamiento, periféricos) y software (sistema operativo, aplicaciones, archivos) es una
herramienta suministrada por la compañía para desarrollo de una labor, por lo tanto es
responsabilidad del usuario el buen uso que haga del mismo.
4.1.6. Por política empresarial todas las estaciones de trabajo deben permanecer apagadas en
horario no laboral (monitor y CPU). El usuario en caso de retirarse por un largo tiempo (más de
10 minutos) de su estación de trabajo debe salvar la información y salir de las aplicaciones que
se encuentren abiertas.
4.1.7. Previo al ingreso de algún dispositivo de almacenamiento (USB, CD, DISKET, DISCOS
DUROS EXTRAIBLES), para Bogotá y las agencias se tiene habilitado el auto run del antivirus
para que no se pueda acceder al dispositivo sin antes ser analizado.
4.1.8. Al momento de realizar un borrado completo en algún equipo (Formateo), debido a cualquier
daño en el sistema operativo, el usuario deberá verificar que en el backup realizado se
encuentre toda la información necesaria para sus labores. Posteriormente el auxiliar de
sistemas deberá diligenciar el formato F_D8 177 Control Backup Archivos y deberá ser firmado
por el usuario del equipo.
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4.1.9. Todos los usuarios que soliciten equipos de cómputos en préstamo para ser utilizados fuera
de las instalaciones de Dicermex S A, deberán notificar vía mail o telefónica al Director de
Sistemas con 24 horas de anticipación, también deberán diligenciar el F D8 056 Formato de
Salidas y Entrada de Equipos de Computo. Al ingresar nuevamente el equipo, éste deberá ser
entregado al área de sistemas y el Auxiliar de Sistemas deberá terminar de diligenciar el
mismo formato.
4.1.10. Para la solicitud de recarga de cartuchos se debe enviar un correo al área de sistemas
haciendo dicho requerimiento, el cual será solucionado en el transcurso del día.
4.1.11. Se debe tener una estructura de directorios y archivos fácilmente entendible por otro usuario
diferente al que la genera. Para esto se debe hacer uso del directorio “Mis Documentos” que
se encuentra en todos los sistemas operativos Windows y a partir de allí crear una estructura
de directorios asociada a la naturaleza de los archivos, con nombre descriptivo de su
contenido, los nombres no deben contener más de 50 caracteres, ni contener caracteres
como tildes, signos de ortografía, interrogación, admiración, paréntesis, espacios o algún
carácter extraño, se acepta el signo guión bajo (_); esto porque en algunos procedimientos de
backup al encontrar alguno de estos caracteres genera error haciendo que las copias queden
incompletas. Los nombres son fundamentales a la hora de querer identificar un archivo en
particular no es buena práctica usar nombre como archivo01.doc, archivo02.doc,
archivoayer.doc, archivobueno.doc, pepito01.xls pepito03.xls, pepito00.xls.
4.1.12. Únicamente está permitido compartir impresoras; para compartir información se debe utilizar
el directorio “Publico” en el servidor DICERMEX o las unidades de CD-ROM. No está permitido
compartir discos duros o carpetas de las estaciones de trabajo.
4.1.13. Un identificador de usuario eliminado, no se volverá a asignar a otra persona en el futuro.
4.1.14. No se permitirá la existencia de perfiles de usuarios genéricos, en todos los sistemas
operativos y en los sistemas informáticos de la empresa.
4.1.15. Los sistemas de computo finalizaran toda la sesión interactiva cuando el equipo desde
donde se esté ejecutando no verifique uso durante un periodo de (15) minutos. Se deberá
deslogear al usuario y limpiar la pantalla.
4.1.16. Las estaciones de trabajo (PC) deben tener instalado un protector de pantalla con
contraseña.
4.1.17. Se bloqueara el perfil de todo usuario que no haya accedido (logeado) al sistema durante un
periodo de 72 días.
4.1.18. Los usuarios del sistema solo podrán abrir una sesión de cada aplicación, por tanto no
podrán abrir dos (2) sesiones del mismo aplicativo en diferentes estaciones de trabajo ni en la
misma estación.
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4.1.19. Todo el personal de Dicermex S A es responsable de la seguridad de la información a su
cargo, por lo cual deberá responder por su confidencialidad, integridad y disponibilidad de
acuerdo a su alcance.
4.2. Descripción
4.2.1. Copias de Seguridad de la Información
Se tiene en el servidor Dell Poweredge 1435 SC identificado en la red como DICERMEX un
directorio compartido como Backup para que los días Jueves (Cali), viernes (Bogotá) y lunes
(Medellín) se realice la copia de la información de cada equipo de la red. La carpeta a la cual se le
realizará el backup llevara por nombre el cargo que desempeña (ej. compras, cadenas, despachos,
etc.), manteniendo en ella los archivos que son utilizados en sus labores diarias. La ruta de
ubicación de la mencionada carpeta deberá ser dentro de la carpeta Mis Documentos, para que el
backup se haga automáticamente en el horario correspondiente. Los archivos guardados en el
directorio de red PUBLICO son responsabilidad de cada usuario, si el usuario desea que se realice
backup de su información en Publico deberá mover dicha información a la carpeta de backup
ubicada en mis documentos; Una vez guardada la información se almacenara en discos extraíbles
de capacidad de 1 Tera ( 1000 GB), con la misma periodicidad y al final del mes se hará una copia
que contendrá el archivo mas reciente copiado, el tiempo de vida de esta información es semestral,
periodo del cual se mantendrá una copia permanente.
Así mismo es responsabilidad del usuario crear y guardar en el directorio de Backup una copia de
sus carpetas de correo, procedimiento que se encuentra en el instructivo de copia de seguridad.
De la información ingresada al aplicativo contable UNOEE se realizara un Full Backup de la base de
datos Dicermex-Real, WMS y Dicermex Nomina diariamente utilizando la herramienta Agent SQL
Server la cual está configurada para realizar 2 copias diarias una a las 9:00 A.M y otro a las 6:00
P.M. Esta copia quedara alojada en la unidad Backup del servidor PowerEdge 1453. El tiempo de
vida de esta información es anual.
Se deben realizar 2 copias de la información, una para que permanezca en las instalaciones de la
compañía custodiada por el Ingeniero de Sistemas en la caja fuerte y la otra se entregará al Gerente
General para ser custodiada por fuera de la compañía.
4.2.2. Uso del directorio Público
El directorio Público que corresponde a la unidad Z:\PUBLICO en el servidor DICERMEX se creo
con el objeto de ser un sitio para intercambio de información de los usuarios en la red no es un
directorio de trabajo ni un directorio de almacenamiento de archivos, es un directorio temporal, al
cual se le realiza mantenimiento semestralmente por parte del Director de Sistemas.
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Se exceptúan algunos archivos que por ser de interés general son mantenidos y consultados por
varias dependencias.
Cuando se necesite un directorio de trabajo común se debe crear otro directorio dentro del mismo
PÚBLICO identificado con el nombre del área. El funcionario que lo crea es responsable del
mantenimiento de la información almacenada al igual que de mantener una copia en su disco local y
de requerirse incluirla dentro de su copia de seguridad semanal.
4.2.3. Creación de usuarios
Cuando ingresa un usuario nuevo al sistema se crean las contraseñas para acceso a la red, sistema
de correo y aplicativo contable y financiero, no existe periodicidad para el cambio de estas,
solamente se cambian a solicitud del usuario;
Para crear a un usuario en UNOEE existirá un correo formal por parte del Coordinador del área
solicitante dirigido al Director de Sistemas y Tecnología con copia a la Gerencia Administrativa y
Financiera. Este correo deberá tener los siguientes datos para la creación del usuario:
o Número del documento de identificación del usuario, deberá ser única e
irrepetible.
o Nombre y apellido
o Ciudad y área donde trabaja.
o Rutas de accesos a los cuales ingresará el nuevo usuario
o Fecha de expiración del password, si la persona es temporal en el puesto.
Una vez recibido el correo y con la aprobación de la Gerencia Administrativa y Financiera se tendrá
un plazo máximo de 8 horas para la creación del usuario en el sistema UNOEE.
Las contraseñas creadas inicialmente por el Director de Sistemas y Tecnología deben ser
cambiadas una vez se ingrese al sistema.
La contraseña, debe ser personal e ingresada por el usuario.
No podrán existir usuarios sin grupos asignados, de estos depende los permisos que se asignen.
Las contraseñas deberán ajustarse a los siguientes parámetros:
Los contraseña deben tener las siguientes características:
o Conjunto de caracteres alfa-numéricos
o Longitud mínima de 6 y máxima de 10 caracteres.
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o Contener por lo menos un carácter en mayúscula
El password se debe inicializar como expirado para obligar el cambio.
La fecha de expiración del password debe ser de 4 meses. El sistema debe exigir
automáticamente el cambio, una vez cumplido el plazo.
El password no debe contener el nombre de la empresa, el nombre del usuario ni palabras
reveladas
Siempre que sea posible, la contraseña no debe ser compartida, para permitir la identificación de la
persona que lo está utilizando. No obstante lo anterior, cada usuario deberá reportar al jefe
inmediato y a la Gerencia Administrativa y Financiera todas las claves que utiliza para ingresar a su
equipo, al correo electrónico, a UNOEE, a WMS y a cualquier otro aplicativo o archivo que contiene
información de la compañía.
Para crear una cuenta de correo existirá un correo formal por parte del Coordinador del área
solicitante. Este correo deberá tener los siguientes datos para la creación del usuario:
o Número del documento de identificación del usuario, deberá ser única e
irrepetible.
o Nombre y apellido completo
o Ciudad y área donde trabaja.
o Cargo a desempeñar
Una vez recibido el correo el Director de Sistemas y Tecnología tendrá un plazo máximo de 8 horas
para la creación de la cuenta de correo. Se entiende por cuenta de correo electrónico la asignación
por parte del área de sistemas de DICERMEX S A de:
Una dirección electrónica por cada usuario con la siguiente nomenclatura
xxxx@dicermex.com.co. En donde xxxx será el nombre de usuario de la cuenta que se generara
de la siguiente manera: cargo a desempeñar el empleado, por ejemplo el nombre de usuario del
auxiliar de sistemas será auxsistemas@dicermex.com.co en caso de existir una cuenta con
este nombre de usuario se adicionara el número 1 quedaría auxsistemas1@dicermex.com.co.
Un buzón (espacio en disco dentro del servidor de correo) para almacenar los mensajes, el cual
tendrá una capacidad máxima de 10 Megabytes para los jefes de cada área y 3 Megabytes para
los demás usuarios.
Una palabra clave o password para acceder de manera privada a la cuenta. Esta será
inicialmente el indicado por el área de sistemas cuando cree la cuenta, una vez que el usuario
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haya recibido su cuenta de correo electrónico (nombre de usuario y contraseña), deberá
proceder a cambiar su contraseña por motivos de seguridad.
Todo buzón de correo es personal e intransferible y su seguridad depende de la privacidad con
que el usuario proteja su clave de acceso. Es responsabilidad exclusiva del usuario, preservar
cuidadosamente la seguridad de su clave de acceso.
4.2.4. Eliminación de usuarios
Para eliminar un usuario el Coordinador del área deberá enviar un correo, solicitando la
anulación de la cuenta. Con esta información el Director de Sistemas realizará el bloqueo de la
cuenta tanto de correo como de UNOEE, quedando estos datos registrados en logs históricos de
control.
El administrador del sistema deberá realizar un chequeo semestral de los usuarios de correo y
de UNOEE, comprobando que existen solo los usuarios que están autorizados y que sus
permisos sean adecuados, posteriormente a este chequeo se enviara un informe a la gerencia
administrativa.
4.2.5. Manejo de súper – usuarios
Existe un administrador total del sistema (root, Administrador), que estará a cargo del Director de
Sistemas y Tecnología. En caso de ausencia y sea necesaria la utilización del usuario
administrador, la Gerencia Administrativa y Financiera mantiene información sobre contraseñas
y accesos al sistema.
Un segundo administrador (un súper - usuario), que está creado con privilegios similares al
anterior a cargo del administrador del sistema para sus labores de administración
especializadas, pero no tendrá permitida la eliminación del usuario administrador total (root,
Administrador)
4.2.6. Seguridad de la información
La información en los sistemas de información solo podrá ser accedida mediante los programas
que la conforman.
La información de carácter confidencial y estratégico para la entidad será trasferida solo por
medios magnéticos seguros.
La información que se puede acceder a través de un programa específico está sujeta a la
autorización que para ello tenga la identificación que está utilizando. De esta forma la
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autorización individual primara sobre la de los grupos o sobre aquellas que se pueda adoptar por
la ejecución de determinados programas.
Se mantendrá actualizado los mecanismos que garanticen la privacidad y seguridad de la
información de acuerdo al medio en que se encuentre almacenada y a los avances tecnológicos,
puesto que cada tipo de medio tiene sus características físicas que lo hacen vulnerables a
diversas situaciones. Por consiguiente se establecerán mecanismos para asegurar que la
información almacenada o reproducida no sea adulterada durante el periodo de almacenamiento
o durante su reproducción.
La información que este en producción no podrá ser modificada por programas que estén en
proceso de desarrollo.
Las pruebas de los sistemas en desarrollo deberán realizarse con datos de prueba y no datos
reales
El acceso y actualización de los programas (fuentes y ejecutables) y los datos de los sistemas
productivos serán exclusividad del administrador del sistema.
Se deberá garantizar que no se afectara la integridad de la información en el proceso de recuperación
de datos de un sistema de copia de respaldo, al sistema de información en producción
4.2.6.2 Disponibilidad de la Información
Toda la información sobre instalación, soporte, solución de problemas y operación de los sistemas
de información está actualizada y disponible en la unidad compartida Z:
//Publico/Bogotá/sistemas/Manuales para las personas autorizadas cuando se requieran.
Se cuenta con un manual para la recuperación rápida de los programas ante cualquier evento que
involucre la disponibilidad de los mismos, los cuales pueden ser accedidos por cualquier usuario.
4.2.7 Políticas para el uso de Internet
A continuación se definen las políticas de uso del servicio de Internet que son aceptadas en la
empresa:
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1. El uso de Internet es exclusivamente para las actividades laborales.
2. Para evitar problemas de virus informáticos y horas de trabajo en la re-configuración o servicio,
se prohíbe la instalación de programas y la modificación de los programas, paquetes y
configuraciones ya instalados en las estaciones o red. En caso de requerir algún software nuevo
o la modificación de alguno ya instalado, se debe informar por vía email o telefónica al área de
Sistemas.
3. Se pide a los usuarios reportar inmediatamente cualquier anomalía en el funcionamiento del
equipo o programas a área de sistemas después de la descarga de algún archivo por cualquier
método.
4. No se pueden descargar archivos de Internet sin previa autorización ya que estos pueden
contener virus y troyanos que pueden generar serios inconvenientes en los equipos de computo
y a la red DICERMEX S A en general.
5. El incumplimiento de las políticas del uso de Internet, ocasionará sanciones administrativas en
los términos que establece DICERMEX S A para sus empleados.
a. está prohibido descargar archivos de Internet, ejemplo: mp3, mpeg, wav, mp4, exe, etc.
b. Instalar programas ajenos al entorno laboral.
c. Está terminantemente prohibido el acceso a páginas de Chat, juegos, pornografía y a
páginas que no tengan nada que ver con el entorno laboral.
d. Las paginas tipo Messenger y de hacking, cracking y phreaking están terminantemente
prohibido ya que estas en especial generan problemas de seguridad graves a la red ya
que es fácil conocer las identificaciones de los equipos desde estos sitios.
6. Si cuenta con un equipo portátil el cual se ha conectado a Internet a través de conexiones
diferentes a las corporativas, antes de conectar su equipo nuevamente a la red DICERMEX S A
deben realizar un escaneo con el antivirus para verificar si contiene o no virus.
7. Está prohibido el uso de programas P2P tales como IMESH, EMULE, ARES, KAZAA entre otros,
al igual que todo programa de mensajería instantánea a menos que sea aprobado por el área de
sistemas y que sea usado para objetivos laborales. Estos programas pueden ser Microsoft
Messenger, AMSN, Yahoo Messenger, Jabber, Skype, ETC.
Les recordamos que el monitoreo se realiza por equipo por lo cual deben evitar que otras personas
accedan al Internet desde su PC sin autorización o supervisión.
4.2.8 Políticas de uso del correo electrónico
El correo electrónico es un sistema de mensajería informática similar en muchos aspectos al
correo ordinario, pero mucho más rápido. Sin embargo es importante tener claro que este es un
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medio de comunicación asincrónico y no de conexión, ya que permite enviar mensajes sin tener la
certeza que el destinatario este en ese momento disponible para recibir y/o leer el mensaje
Junto con los mensajes se pueden enviar archivos de texto, presentaciones, música, video, etc.
Es responsabilidad del usuario hacer buen uso de su cuenta, entendiendo por buen uso:
- El empleo de su cuenta solamente con fines laborales.
- La Información transmitida es responsabilidad única y exclusivamente del titular de la cuenta
de correo electrónico. No permitir que segundas personas hagan uso de su cuenta, ni usar
cuentas de otros usuarios.
- Leer diariamente su correo y borrar aquellos mensajes obsoletos, para liberar espacio en su
buzón de correo.
- No tener carpetas de correo de más de 1.8 GB
- Hacer uso de un lenguaje apropiado en sus comunicaciones.
- Es responsabilidad de los usuarios tener copias de respaldo (Backups) de sus carpetas de
correo y de su agenda de direcciones electrónicas.
- Es responsabilidad de los usuarios tener clave de seguridad a su carpeta de correo para
evitar que personas ajenas puedan acezarlo.
- Desactivar la opción de: Mantener una copia de los mensajes en el servidor, esto con el fin
de no ocupar espacio innecesario en el servidor de correos descargados.
- Desactivar por default las opciones:
- Solicitar confirmación de entrega
- Solicitar confirmación de lectura
- Activar esta solamente en los mensajes (correos) que lo requieran.
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Evitar el envío de respuestas con copia A TODOS los destinatarios de un mensaje recibido, y en
particular cuando se trata de mensajes que originalmente haya sido dirigido a un grupo grande de
usuarios, salvo cuando se trate de una respuesta que por su naturaleza y/o contenido,
necesariamente requiera ser conocida por todos ellos.
Se prohíbe el envío de mensajes de correo no solicitados tipo spam, mensajes electrónicos masivos
sin previa solicitud y autorización del área de sistemas, o enviar archivos adjuntos (attachments) que
pudieran contener información nociva para otro usuario.
Está prohibido el uso del correo para enviar o contestar mails tipo cadenas ya que esto genera
tráfico alto el servidor de correo o cualquier otro esquema de "pirámide" de mensajes.
No se debe usar el correo corporativo para inscribirse a paginas, diarios o cursos por Internet ya que
de manera inmediata son incorporados en bases de datos mundiales y las cuales se pueden utilizar
para enviar spam y correo basura en general. Para este caso utilice correos públicos como Hotmail o
Gmail.
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Está prohibido utilizar la cuenta para enviar y recibir archivos adjuntos de un tamaño mayor a 3 MB
(Megabytes), a menos que esto sea permitido por el área de sistemas, ya que el envío, transmisión y
almacenamiento de mensajes muy grandes va en detrimento de los recursos disponibles para toda
la empresa.
También está prohibido usar la cuenta para enviar archivos adjuntos de música, presentaciones y/o
video que no implique cuestiones laborales.
Solamente abrir archivos con extensión .pps y/o protectores de pantalla, etc. Cuando provenga
de un usuario conocido y se haya confirmado su veracidad, ya que es probable que estos archivos
contengan virus, o programas dañinos. Si no es posible comprobar el envío de este mail se debe
borrar inmediatamente el mensaje.
El servidor de correo cuenta con un servicio de revisión de virus para los mensajes de correo
entrante, este filtrará los archivos anexos para verificar la ausencia de virus. La entrega de todo
mensaje a su destinatario final estará sujeta a que esta comprobación sea exitosa. Sin embargo los
usuarios del correo electrónico deben ser cuidadosos al abrir los anexos (attachments) colocados en
mensajes de remitentes desconocidos o sospechosos.
A través del correo corporativo de Dicermex no pueden enviarse correos con archivos adjuntos de
extensiones tales como:
*.exe;*.com;*.wsh;*.mas;*.reg;*.bat;*.xnk;*.mat;*.cnf;*.sct;*.scr;*.mav;*.hta;*.shb;*.mad;*.maw;*.ins;*.s
hs;*.maf;*.jse;*.vbe;*.mag;*.lnk;*.vbs;*.mam;*.pif;*.wsc;*.maq;*.scf;*.wsf;*.mar;*.cpl;*.ceo;*.dll;*.pi;*.cm
d;*.drv. Esto se hace ya que este tipo de archivos pueden contener virus o afectan directamente el
sistema operativo de su computador.
La clave de acceso o password se debe cambiar periódicamente a través del SquirrelMail, el
realizar dichos cambios aumenta el nivel de protección hacia la integridad de sus datos y del resto
de los usuarios.
Los usuarios del correo electrónico también podrán revisar sus cuentas de correo desde una
conexión a Internet externa a la empresa a través de la dirección http://190.27.197.131/webmail o
http://dicermex.com.co/webmail con la cual tendrán acceso al SquirrelMail en el cual podrán enviar y
recibir correo además de otras opciones como el cambio de contraseña, o desde la red interna por
http://192.168.1.11/webmail. Aquí se debe ingresar el nombre de usuario así: si la cuenta de correo
es auxsistemas@dicermex.com.co solo se debe ingresar auxsistemas y la contraseña actual.
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Para prevenir la ejecución de posible código malicioso es necesario que los usuarios tengan
desactivadas las opciones de vista previa del mensaje así:
Para los usuarios de Microsoft Outlook: En el menú “Ver”, desactivar las opciones de Panel de vista
previa y Vista previa automática.
Para los usuarios de Outlook Express: En el menú “Ver”, en la opción “Diseño...” desactivar las
opciones de Mostrar panel de vista previa.
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4.2.9 Backup De Los Correos
Todos los usuarios son responsables de realizar una copia de seguridad de sus correos
electrónicos la cual debe permanecer en una carpeta llamada Backup Correos ubicada en Mis
Documentos.
La copia debe realizarse todos los fines de mes.
Pasos para realizar la copia del backup:
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1- Ingresamos al panel de control
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2- Hacemos click en Correos
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3- Hacemos doble click en archivos de datos
Abrircarpetas
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Y seleccionamos todos los archivos que se encuentran en esa carpeta y los guardamos en el
destino que se utilizará como backup.
4.2.10 Licenciamiento
Antivirus: esta licencia se renueva anualmente.
Office: Se adquieren cada vez que se compra un equipo o se actualiza la versión.
Windows: no requiere actualización ni adquisición, viene instalada con cada equipo y en caso
de formatearse la unidad, se utiliza la que tenía.
UNOEE: se adquiere cuando se incremente el número de usuarios a más de 51.
Terminal server: se adquiere cuando se incremente el número de usuarios a más de 51.
WMS: se adquiere cuando se incremente el número de usuarios a más de 51.
5 Referencias
N/A
6 Actividades de seguimiento y control
Revisión del producto/servicio comprado
7 Registros
F D8 056 Orden de salida de Equipos
F_D8 177 Control Backup Archivos
Registro de mantenimiento
El manejo de estos registros se regirá bajo el procedimiento P D2 001 “Control de Registros y
Documentos del Sistema de Calidad”.
8 Anexos
N/A
9 Control de Actualizaciones
VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA
2.0 4.2.5 Se implementó el registro permanente e informe semestral 29/07/2005
de mantenimiento de equipos
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4.2.6 Se incluyó la política de contraseñas
3.0 A raíz de la separación de los procedimientos de recursos 25/09/07
tecnológicos e infraestructura se unen el procedimiento de
sistemas y el de recursos tecnológicos
4.0 4.1.1 se implementa el sistema SYSAID en el cual se lleva la 04/04/2011
hoja de vida y cronograma de mantenimiento de los equipos
4.1.2 el formato de hoja de vida de equipo queda implementado
en el sistema SYSAID.
4.1.3 se crean políticas de uso del internet, correo y equipos de
cómputo.
4.1.4 se crea el procedimiento de seguridad lógica
5.0 Debido al cambio de erp y por mejoras es necesario realizar 03/10/2011
algunos ajustes en el procedimiento de recursos tecnológicos.
(4,1,2 4,1,11 4,2,10)