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Registros_mejora_Continua

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									                                                                                                                      Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                               SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                                 Fecha Aprobación:
                                                                                                                        7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                               Versión: 3
   DEL HUILA           LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                          Página 1 de 8

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                                                                                  CRITERIOS               TIEMPO DE
                 NOMBRE                                                                                                 DE
                                                                                   PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
    CODIGO         DEL          NOMBRE             UBICACIÓN          MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                 CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                 PROCESO                                                                                            AMIENTO
                                                                                     ON                    GESTIÓN
                                                                                                                    ARCHIVO
                                                 Archivo Proceso
                  Mejora    Solicitud Control
SGN-P-801-F-01                                   Mejora Continua      Físico     Por Proceso   Gerente del SGI    2 años     0 años     Eliminación
                 Continua   de Cambios
                                                Secretaría General
                                                 Archivo Proceso
                                                 Mejora Continua
                                                                                               Gerente del SGI   Hasta que
                  Mejora    Caracterización     Secretaría General Físico -      Por nombre
SGN-P-801-F-11                                                                                    Lider del        pierda    0 años     Eliminación
                 Continua   de Proceso            (Medio Físico)   Magnético     de proceso
                                                                                                  Proceso         vigencia
                                                 Intranet (Médio
                                                   magnético)
                                                 Archivo Proceso
                                                 Mejora Continua
                                                                                                                 Hasta que
                  Mejora    Información         Secretaría General    Físico -
SGN-P-801-F-08                                                                   Por Proceso   Gerente del SGI     pierda    0 años   Eliminación
                 Continua   Primaria              (Medio Físico)     Magnético
                                                                                                                  vigencia
                                                 Intranet (Médio
                                                   magnético)
                                                 Archivo Proceso
                                                 Mejora Continua
                                                                                                                 Hasta que
                  Mejora    Información         Secretaría General    Físico -
SGN-P-801-F-09                                                                   Por Proceso   Gerente del SGI     pierda    0 años   Eliminación
                 Continua   Secundaria            (Medio Físico)     Magnético
                                                                                                                  vigencia
                                                 Intranet (Médio
                                                   magnético)
                                                 Archivo Proceso
                                                 Mejora Continua
                                                                                 Por Sistema                     Hasta que
                  Mejora    Sistemas de         Secretaría General    Físico -
SGN-P-801-F-10                                                                        de       Gerente del SGI     pierda    0 años   Eliminación
                 Continua   Información           (Medio Físico)     Magnético
                                                                                 Información                      vigencia
                                                 Intranet (Médio
                                                   magnético)
                                                                                                                      Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                              SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                                  Fecha Aprobación:
                                                                                                                        7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                               Versión: 3
   DEL HUILA             LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                          Página 1 de 8

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                                                                                 CRITERIOS               TIEMPO DE
                 NOMBRE                                                                                                DE
                                                                                  PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
    CODIGO         DEL          NOMBRE            UBICACIÓN          MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                 PROCESO                                                                                           AMIENTO
                                                                                    ON                    GESTIÓN
                                                                                                                   ARCHIVO
                                                Archivo Proceso
                                                Mejora Continua
                            Matriz de                                                                            Hasta que
                  Mejora                       Secretaría General    Físico -
SGN-C-048-F-01              Información y                                     Por Proceso      Gerente del SGI     pierda    0 años   Eliminación
                 Continua                        (Medio Físico)     Magnético
                            Comunicaciones                                                                        vigencia
                                                Intranet (Médio
                                                  magnético)
                                                Archivo Proceso                   Orden
                  Mejora    Control Copia de
SGN-P-801-F-07                                  Mejora Continua      Físico     Cronologico    Gerente del SGI    2 años     0 años   Eliminación
                 Continua   documentos
                                               Secretaría General               de entrega
                                                Archivo Proceso
                                                Mejora Continua
                            Listado maestro                                                                      Hasta que
                  Mejora                       Secretaría General    Físico -    Por Tipo de
SGN-P-801-F-02              de documentos                                                      Gerente del SGI     pierda    0 años     Eliminación
                 Continua                        (Medio Físico)     Magnético    Documento
                            Internos                                                                              vigencia
                                                Intranet (Médio
                                                  magnético)
   GOBERNACION
 GOBERNACION     DEL
                   DEL                          Archivo Proceso
                            Listado maestro     Mejora Continua
                                                                                Por Proceso y Gerente del SGI    Hasta que
                  Mejora    de Documentos      Secretaría General    Físico -
SGN-P-801-F-03                                                                       Por         Lider del         pierda    0 años     Eliminación
                 Continua   Externos-            (Medio Físico)     Magnético
                                                                                 Documento       Proceso          vigencia
                            Normograma          Intranet (Médio
                                                  magnético)
  GOBERNACION
 GOBERNACION                                    Archivo Proceso
                                                Mejora Continua
                                                                                Por proceso y Gerente del SGI    Hasta que
                  Mejora    Listado maestro    Secretaría General    Físico -
SGN-P-801-F-04                                                                  por código de    Lider del         pierda    0 años     Eliminación
                 Continua   de registros         (Medio Físico)     Magnético
                                                                                   registro      Proceso          vigencia
                                                Intranet (Médio
                                                  magnético)
                                                                                                                         Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                                SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                                   Fecha Aprobación:
                                                                                                                           7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                                  Versión: 3
   DEL HUILA           LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                             Página 1 de 8

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                                                                                    CRITERIOS               TIEMPO DE
                 NOMBRE                                                                                                   DE
                                                                                     PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
    CODIGO         DEL          NOMBRE             UBICACIÓN            MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                   CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                 PROCESO                                                                                              AMIENTO
                                                                                       ON                    GESTIÓN
                                                                                                                      ARCHIVO
                                                 Archivo Proceso
                            Listado de           Mejora Continua                                 Gerente del SGI    Hasta que
                  Mejora
SGN-P-837-F-01              propiedad del       Secretaría General     Magéntico   Por proceso      Lider del         pierda    0 años     Eliminación
                 Continua
                            cliente              intranet (Medio                                    Proceso          vigencia
                                                    magnético)
                                                 Archivo Proceso
                            Listado de           Mejora Continua                                 Gerente del SGI    Hasta que
                  Mejora
SGN-P-805-F-02              productos no        Secretaría General     Magéntico   Por proceso      Lider del         pierda    0 años     Eliminación
                 Continua
                            conformes            intranet (Medio                                    Proceso          vigencia
                                                    magnético)
                                                 Archivo Proceso
                                                 Mejora Continua
                                                                                                 Gerente del SGI    Hasta que
                  Mejora    Ficha técnica del   Secretaría General      Físico -
SGN-I-820-F-01                                                                   Por Proceso        Lider del         pierda    0 años   Eliminación
                 Continua   producto/servicio     (Medio Físico)       Magnético
                                                                                                    Proceso          vigencia
                                                 Intranet (Médio
                                                   magnético)

                                                  Original archivo
                            Registro Del                                                             Líder del
                                                  dependencia que
                  Mejora    Producto /                                             Por nombre    proceso misional
SGN-P-805-F-01                                  trata el PNC y copia    Físico                                       2 años     0 años     Eliminación
                 Continua   Servicio No                                            de proceso      y Gerente del
                                                  Archivo Proceso
                            Conforme                                                                  sistema
                                                  Mejora Continua
                                                                                                                       Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                                  SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                               Fecha Aprobación:
                                                                                                                         7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                                Versión: 3
   DEL HUILA           LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                           Página 1 de 8

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                                                                                  CRITERIOS               TIEMPO DE
                 NOMBRE                                                                                                 DE
                                                                                   PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
    CODIGO         DEL          NOMBRE              UBICACIÓN         MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                 CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                 PROCESO                                                                                            AMIENTO
                                                                                     ON                    GESTIÓN
                                                                                                                    ARCHIVO
                                                  Archivo Proceso
                                                  Mejora Continua
                            Hoja De Vida De                                                     Gerente del SGI   Hasta que
                  Mejora                         Secretaría General Físico -
SGN-P-830-F-07              Indicadores Por                                       Por Proceso      Lider del        pierda    0 años   Eliminación
                 Continua                          (Medio Físico)   Magnético
                            Proceso                                                                Proceso         vigencia
                                                  Intranet (Médio
                                                    magnético)

                                                  Físico (Informe de
                            Matriz de                                               Por
                  Mejora                         Revisión Gerencial y Físico -
SGN-P-830-F-13              efectividad del                                    dependencia y Gerente del SGI       8 años     0 años   Eliminación
                 Continua                         virtual PC Gerente Magnético
                            SGI                                                 por proceso
                                                      del Sistema

                            Seguimiento al          Intranet y PC                     Por
                  Mejora
SGN-P-830-F-11              sistema de           Gerente del Sistema Magnético   dependencia y Gerente del SGI     8 años     0 años   Eliminación
                 Continua
                            medición del SGI     de gestión Integrado             por proceso

                            Seguimiento a las    Intranet y PC                        Por
                  Mejora
SGN-P-830-F-10              acciones de       Gerente del Sistema Magnético      dependencia y Gerente del SGI     8 años     0 años   Eliminación
                 Continua
                            mejora del S.G.I. de gestión Integrado                por proceso

                            Seguimiento a la        Intranet y PC                     Por
                  Mejora
SGN-P-831-F-05              Gestión de           Gerente del Sistema Magnético   dependencia y Gerente del SGI     8 años     0 años   Eliminación
                 Continua
                            riesgos del SGI      de gestión Integrado             por proceso

                                                  Archivo Proceso                               Gerente del SGI
                  Mejora    Seguimiento al                                       Orden
SGN-P-830-F-05                                    Mejora Continua      Físico                    con apoyo de      2 años     0 años   Eliminación
                 Continua   Programa OLAS                                        cronológico
                                                 Secretaría General                               Contratista
                                                                                                                        Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                               SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                                   Fecha Aprobación:
                                                                                                                          7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                                 Versión: 3
   DEL HUILA           LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                            Página 1 de 8

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                                                                                    CRITERIOS               TIEMPO DE
                 NOMBRE                                                                                                   DE
                                                                                     PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
    CODIGO         DEL          NOMBRE              UBICACIÓN           MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                   CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                 PROCESO                                                                                              AMIENTO
                                                                                       ON                    GESTIÓN
                                                                                                                      ARCHIVO
                                                   Original archivo
                            Acciones              dependencia que                                  Líder del       Hasta que
                  Mejora    Correctivas,         genera las acciones               Por nombre     proceso y       sea cerrada
SGN-P-803-F-01                                                          Físico                                                  0 años   Eliminación
                 Continua   Preventivas y de       y copia Archivo                 de proceso     Gerente del     eficazmente
                            Mejora                 Proceso Mejora                                  sistema          la acción
                                                       Continua
GOBERNACION                                       Archivo Proceso
                                                  Mejora Continua
                            Plan de                                                             Gerente del SGI
                  Mejora                         Secretaría General     Físico -   Por nombre
SGN-P-830-F-15              mejoramiento por                                                       Lider del        2 años      0 años   Eliminación
                 Continua                          (Medio Físico)      Magnético   de proceso
                            proceso                                                                Proceso
                                                  Intranet (Médio
                                                    magnético)

                            Matriz de             Archivo Proceso
                            Identificación de     Mejora Continua
                                                                                                Gerente del SGI   Hasta que
                  Mejora    Riesgos y Analisis   Secretaría General     Físico -   Por nombre
SGN-P-831-F-01                                                                                     Lider del        pierda      0 años   Eliminación
                 Continua   de Factores            (Medio Físico)      Magnético   de proceso
                                                                                                   Proceso         vigencia
                            Generadores de        Intranet (Médio
                            Riesgos                 magnético)

                                                  Archivo Proceso
                                                  Mejora Continua
                            Matriz de                                                                             Hasta que
                  Mejora                         Secretaría General     Físico -   Por nombre   Gerente del SGI
SGN-P-831-F-04              Vulnerabilidad de                                                                       pierda      0 años   Eliminación
                 Continua                          (Medio Físico)      Magnético   de proceso
                            Riesgos                                                                                vigencia
                                                  Intranet (Médio
                                                    magnético)
                                                                                                                        Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                               SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                                   Fecha Aprobación:
                                                                                                                          7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                                 Versión: 3
   DEL HUILA           LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                            Página 1 de 8

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                                                                                    CRITERIOS               TIEMPO DE
                 NOMBRE                                                                                                   DE
                                                                                     PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
    CODIGO         DEL          NOMBRE               UBICACIÓN          MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                   CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                 PROCESO                                                                                              AMIENTO
                                                                                       ON                    GESTIÓN
                                                                                                                      ARCHIVO
                                               Archivo Proceso
                                               Mejora Continua
                            Matriz de                                                            Gerente del SGI   Hasta que
                  Mejora                      Secretaría General        Físico -    Por nombre
SGN-P-831-F-02              Valoración y Mapa                                                       Lider del        pierda    0 años   Eliminación
                 Continua                       (Medio Físico)         Magnético    de proceso
                            de Riesgos                                                              Proceso         vigencia
                                               Intranet (Médio
                                                 magnético)
                                                   Archivo Proceso
                            Plan de                Mejora Continua
                                                                                                 Gerente del SGI   Hasta que
                  Mejora    Tratamiento o         Secretaría General    Físico -    Por nombre
SGN-P-831-F-03                                                                                      Lider del        pierda    0 años   Eliminación
                 Continua   Mejoramiento del        (Medio Físico)     Magnético    de proceso
                                                                                                    Proceso         vigencia
                            Riesgo                 Intranet (Médio
                                                     magnético)
                            Evaluación
                                                   Archivo Proceso
                  Mejora    externa dirigida a                                     Orden
SGN-P-830-F-01                                     Mejora Continua      Físico                   Gerente del SGI    2 años     0 años   Eliminación
                 Continua   Alcaldes                                               cronológico
                                                  Secretaría General
                            Municipales

                            Evaluación             Archivo Proceso
                  Mejora                                                           Orden
SGN-P-830-F-02              externa dirigida al    Mejora Continua      Físico                   Gerente del SGI    2 años     0 años   Eliminación
                 Continua                                                          cronológico
                            Cliente Interno       Secretaría General

                            Evaluación
                            Externa dirigida a     Archivo Proceso
                  Mejora                                                           Orden
SGN-P-830-F-03              Oferentes y            Mejora Continua      Físico                   Gerente del SGI    2 años     0 años   Eliminación
                 Continua                                                          cronológico
                            Prestadores de        Secretaría General
                            Servicios
  GOBERNACION
 GOBERNACION
                                                                                                                        Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                                 SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                                 Fecha Aprobación:
                                                                                                                          7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                                 Versión: 3
   DEL HUILA           LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                            Página 1 de 8

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                                                                                   CRITERIOS               TIEMPO DE
                 NOMBRE                                                                                                  DE
                                                                                    PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
    CODIGO         DEL          NOMBRE              UBICACIÓN          MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                  CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                 PROCESO                                                                                             AMIENTO
                                                                                      ON                    GESTIÓN
                                                                                                                     ARCHIVO
                            Evaluación            Archivo Proceso
                  Mejora                                                          Orden
SGN-P-830-F-04              Externa dirigida a    Mejora Continua      Físico                      Gerente del SGI   2 años   0 años     Eliminación
                 Continua                                                         cronológico
                            la comunidad         Secretaría General
                                                                                        Por
                  Mejora                                                           funcionario -     Servidores
SGN-P-830-F-06              Bitácora                  Intranet        Magnético                                      1 año    0 años     Eliminación
                 Continua                                                              Orden          Públicos
                                                                                    cronológico
                                                  Archivo Proceso
                                                  Mejora Continua
                  Mejora    Cronograma de        Secretaría General Físico -          Orden        Gerente del SGI
SGN-P-830-F-08                                                                                                       2 años   0 años     Eliminación
                 Continua   Actividades            (Medio Físico)   Magnético      cronológico       y Procesos
                                                  Intranet (Médio
                                                    magnético)
  GOBERNACION
 GOBERNACION                                      Archivo Proceso
                  Mejora    Lista De                                                  Orden        Gerente del SGI
SGN-P-830-F-09                                    Mejora Continua      Físico                                        2 años   0 años     Eliminación
                 Continua   Asistencia                                             cronológico       y Procesos
                                                 Secretaría General
                                                  Archivo Proceso
                            Diagnostico
                                                  Mejora Continua                                                                       Microfilma el
                            Organizacional
                  Mejora                         Secretaría General   Físico -                                                            100% y
SGN-M-804-F-01              del Sistema de                                         Por vigencia    Gerente del SGI   1año     10 años
                 Continua                          (Medio Físico)    Magnético                                                          Conservación
                            Desarrollo
                                                  Intranet (Médio                                                                          Total
                            Administrativo
                                                    magnético)
                                                                                                                        Código: SGN-P-801-F-04
 GOBERNACION                                SISTEMA DE GESTION INTEGRADO                                                  Fecha Aprobación:
                                                                                                                          7 de Mayo de 2009
  GOBERNACION                                                                                                                 Versión: 3
   DEL HUILA             LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PROCESO: MEJORA CONTINUA
                                                                                                                            Página 1 de 8

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                                                                                   CRITERIOS               TIEMPO DE
                   NOMBRE                                                                                                DE
                                                                                    PARA SU   RESPONSABLE ALMACENA           DISPOSICION
     CODIGO          DEL          NOMBRE            UBICACIÓN          MEDIO                                         ALMACEN
                                                                                  CLASIFICACI DE SU MANEJO MIENTO EN            FINAL
                   PROCESO                                                                                           AMIENTO
                                                                                      ON                    GESTIÓN
                                                                                                                     ARCHIVO
                                                  Archivo Proceso
                                                  Mejora Continua                                                                       Microfilma el
SGN-M-804-F-02      Mejora    Plan de Desarrollo Secretaría General    Físico -                                                           100% y
                                                                                  Por vigencia   Gerente del SGI     1 año    10 años
(TRD: 180-41-03)   Continua   Administrativo       (Medio Físico)     Magnético                                                         Conservación
                                                  Intranet (Médio                                                                          Total
                                                    magnético)

                                           REVISO                                                                  APROBO
NOMBRE Y
FIRMA
CARGO

								
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