DATABASE
EXCEL
Database merupakan range dari sel yang terdiri dari susunan suatu daftar data
tertentu. Database merupakan daftar dari data yang saling berhubungan
dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data
field. Baris pertama terdiri dari label untuk setiap kolom.
Fungsi Database
Sebelumnya kita telah mengenal fungsi statistik seperti SUM()
untuk menjumlah, AVERAGE() untuk merata-rata, dan COUNT()
untuk menghitung banyak data. Di samping itu Excel
menyediakan fungsi database untuk nnelakukan perhitungan
statistik pada data-data yang memenuhi suatu kriteri. Fungsi
database antara lain DSUM() untuk menjumlah data dengan
criteria tertentu, DAVERAGE untuk merata-rata data dengan
criteria tertentu, dan DCOUNT()untuk menghitung banyak data
dengan criteria tertentu. Bentuk fungsi database adalah sebagai
berikut :
=DSUM(range database; nomor kolom; range criteria)
=DAVERAGE(range database; nomor kolom; range criteri
=DCOUNT(range database; nomor kolom; range criteria)
Dimana range database adalah range sel database berada, nomor kolom
adalah nomor kolom yang datanya akan dijumlahkan, dirata-rata, atau
dihitung banyaknya, dan range criteria adalah range yang berisi criteria.
Sebagai contoh, di bawah ini terlihat daftar penjualan barang pada
beberapa toko Field pertama adalah Nama Pembeli sebagai nama
pembeli barang, field kedua adalah Pembelian sebagai jumlah pembelian
barang, dan field ketiga adalah Keterangan sebagai status kelunasan
penjualan barang. Lunas menunjukkan penjualan barang sudah lunas
dan Belum Lunas menunjukkan penjualan barang tersebut belum lunas.
Kita ingin mengetahui nilai total penjualan barang pembeli Gusti. Untuk
itu pada sel F2 dan F3 ketikkan criteria sebagai berikut:
Nama Pembeli
Gusti
Kriteria ini merupakan range criteria yang terdiri dari dua baris, yaitu
baris judul (Nama Pembeli) dan baris isi (Gusti).
Untuk menghitung jumlah total penjualan barang dengan nama Pembeli
Gusti, pada sel F9 ketikkan formula =DSUM(B2:D11;2;F2:F3)
Setelah diformat sesuai dengan data jumlah pembelian, nilai hasil
fungsi database ini terlihat seperti pada gambar dibawah
Untuk mengetahui jumlah pembelian dengan nama pembeli lain, gantilah
nama pembeli pada range criteria yaitu F3 dengan nama pembeli lain.
Selain dengan satu criteria, kita dapat menggunakan lebih dan satu
criteria. Jika kita ingin mengetahui jumlah penjualan dengan nama
pembeli Gusti yang Belum Lunas, buatlah criteria seperti berikut:
Nama Pembeli Keterangan
Gusti Belum Lunas
Di sini range criteria adalah F2:G3. kriteria ini menggunakan dua field,
yaitu Nama Pembeli dan Keterangan. Untuk mengetahui jumlah
pembelian dengan nama pembeli Gusti yang belum lunas, ketikkan
formula =DSUM(B2:D11;2;F2:G3) pada sel G9 seperti gambar berikut
4. Klik tomnol OK, maka pada layar monitor akan muncul kotak dialog Function
Arguments DSUM. Pada kotak database, pilih range database (B2:D11). Pada
kotak Field, ketikkan nomor indeks kolom yang akan dihitung (2). Pada kotak
Criteria, pilih range criteria (F2:F3), sehingga kotak dialog fungsi terlihat seperti :
5. Setelah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog.
MENGELOLA DATABASE
Kumpulan data-data merupakan database. Jika data pada database sedikit, kita
tidak akan kesulitan dalam mengelolanya. Tetapi jika data pada database sangat
banyak, tentu kita akan kesulitan. Untuk memudahkan dalam mengelola database,
kita dapat menggunakan fasilitas database Excel.
Lembar kerja Microsoft Excel merupakan range berisi data yang disusun
berdasarkan baris dan kolom. Setiap kolom mengandung data-data yang sejenis,
seperti NAMA, ALAMAT, KOTA dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut field dan
setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field. Setiap baris
mengandung data-data dari suatu subjek. Baris-baris ini disebut record.
Contoh Lembar kerja dalam bentuk database dapat dilihat dari table penjualan
barang di bawah ini.
Aturan Penulisan dan Penyusunan Database
Untuk membuat suatu database pada lembar kerja Excel, kita harus
memperhatikan beberapa aturan penulisan dan penyusunan database
sebeagai berikut:
Nama field (judul kolom) database harus berada di suatu baris judul.
Jika kita menuliskan judul dalam dua baris, maka yang dianggap
sebagai nama field hanya baris kedua saja.
Pada suatu database, tidak boleh ada nama field(judul kolom) yang
sama
Kita tidak boleh menggunakan nama field (judul kolom) yang sama
dengan alamat sel, seperti A25, C80 dll
Semua isi baris yang ada dibawah nama field merupakan data. Oleh
karena itu sebaiknya antara field dengan data tidak boleh ada baris
kosong atau baris yang berisi lambang-lambang lain, karena baris
tersebut akan dianggap sebagai data.
Mengelola Database dengan Data Form
MengeLola database merupakan kegiatan yang sering dilakukan.
Dengan menggunakan Excel, kita mempunyai banyak cara untuk
membuat database baru, menambah data, menghapus data, dan
mengedit data. Fasilitas Data Form merupakan salah satu cara untuk
nnengelola database.
2. Kemudian berilah nama lembar kerja yang berisi judul kolom tersebut. Nama
lembar kerja harus kita sesuaikan dengan tabel database karena judul formulir
data yang akan dibuat diberi nama lembar kerja. Sebagai contoh, disini kita
memberi nama lembar kerja Form Input Data
3. Pilihlah range yang mencakup seluruh judul kolom. Disini kita memilih range
B5:G5. Kemudian kliklah menu data dan perintah Form, maka pada layar monitor
terlihat kotak pesan Microsoft Excel
4. Jika Kita menggunakan baris pertama range yang dipilih sebagai label form dan
bukan data, kliklah tombol OK, maka pada layar monitor terlihat formulir untuk
pengelolaan database yang akan kita buat. Judul formulir berisi nama lembar kerja
database.
5. Ketikkan data-data penjualan barang diatas ke dalam kotak teks dengan label yang
sama dengan judul kolom. Jika kita mengetikkan data pada suatu kotak, tekanlah
tombol Tab untuk pindah ke kotak berikutnya. Setelah kita mengetikkan data-data
dari suatu record, kliklah tombol New untuk memasukkan data-data baris
berikutnya. Setelah record pertama dimasukkan, formulir pengelolaan database
terlihat seperti gambar dibawah
6. Setelah kita selesai menggunakan formulir pengelolaan data, klik tombol Close.
Database penjualan barang yang kita buat terlihat seperti gambar dibawah
Menampilkan Data dalam Data Form
Setelah memasukkan data-data ke dalam database, mungkin kita ingin memeriksa data-data
yang telah dimasukkan dengan menampilkannya dalam formulir pengelolaan database. Untuk
itu ikuti langkah-langkah berikut :
1.Pilihlah range dan database yang akan kita sunting. Range yang dipilih harus mencakup
seluruh judul kolorn dan seluruh data yang ada di bawahnya. Sebagai contoh database di atas
kita nnernilih range seluas B5:G20
2.Kliklah menu Data dan perintah Form, maka pada layar monitor terlihat formulir untuk
pengelolaan database kernbali.
3.Untuk menampilkan data-data yang lain, kita menggunakan bar penggulung vertical (vertical
scroll bar). Klik tornbol tanda panah ke bawah untuk menampilkan data baris berikutnya. Klik
tornbol tanda panah ke at as untuk menampilkan data bans sebelunnnya. Hal ini atas dapat
kita lakukan juga dengan menyeret kotak penggulung yang ada di tengah bar penggulung ke
bawah atau ke atas.
Mengedit Data
Setelah menampilkan data-data dan memeriksanya, mungkin data-data tersebut
memiliki kesalahan dan kita ingin mengeditnya. Untuk itu tampilan baris data
yang akan diedit dengan menggunakan bar penggulung vertical, kemudian klik
kotak teks yang berisi data tersebut dan editlah.
Membatalkan Pengeditan
Jika kita belum pindah ke baris data lain atau keluar dari baris data yang sedang
kita edit, kita dapat membatalkan pengeditan data dengan mengklik tombol
perintah Restore
Menghapus Baris Data
Jika baris data tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi, kita dapat menghapusnya.
Untuk itu tampilkan baris data yang ingin dihapus, kemudian klik tombol
Delete, maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Microsoft Excel yang
berisi pertanyaan konfirmasi penghapusan data seperti pada gambar dibawah.
Jika kita menghapusnya klik OK.
Pengguna an Operato r Pemband in g untuk Pencari a n
Data
U n t u k data berupa nilai, kita dapat menggunakan operator pembanding
sama dengan (=), lebih kecil dari (), lebih kecil atau sama
dengan ( , dan tidak sama ( ) pada
kriteria. Sebagai contoh kita ingin mencari data-data penjualan yang jumlahnya
lebih besar dan 20. Untuk itu pada kotak teks Junnlah ketikkan >20, lalu tekan
Enter, maka data dengan jumlah penjualan lebih besar dari 20 ditampilkan pada
formulir. Untuk menampilkan data-data yang lain gunakan tornbol Find Prev atau
Find Next. Jika sudah selesai, kliklah tornbol Close.
Mengurutkan Data dalam Database
Pencarian data tertentu dari database yang terurut akan lebih mudah dan cepat
dibandingkan jika data tersusun secara acak. Untuk memudahkan pencarian data-
data tertentu dalann database Excel, kita akan mengurutkan data-data. Langkah-
Langkahnya sebagai berikut :
1.Pilihlah range dan database yang akan diurutkan. Pilihan ini harus mencakup
seluruh judul kolom dan seluruh data yang ada dibawahnya. Untuk contoh database
di atas, kita memilih range B5:G11.
2.Kliklah menu Data dan klik perintah Sort, maka pada layar monitor terlihat
kotak dialog Sort. Dan kotak dialog terlihat bahwa kita dapat mengurutkan
data dengan menggunakan tiga kunci pengurutan. Kotak Sort by digunakan
sebagai kunci pengurutan pertama dan dua kotak Then by digunakan sebagai
kunci pengurutan kedua dan ketiga. Artinya untuk data, yang sama
pada kunci pengurutan pertama, akan diurutkan dengan kunci pengurutan
kedua. Untuk data yang sama pada kunci pengurutan keduan diurutkan
dengan kunci pengurutan ketiga.
3. Di sini kita akan mengurutkan data dengan kolom tanggal sebagai kunci
pengurutan pertama secara menaik, kolom Pelanggan sebagai kunci
pengurutan kedua secara menaik, dan kolom Keterangan sebagai kunci
pengurutan ketiga secara menaik juga. Untuk itu pada kotak Sort by
pilihlah Tanggal dan klik kotak pilihan Ascending pada kotak Then by
pertama pilihlah Pelanggan dan klik kotak pilihan Ascending, dan pada
kotak Then by kedua pilihlah Keterangan dan kLik kotak pilihan Ascending,
sehingga kotak dialog terlihat seperti di bawah.
Menggunakan Fasilitas Validasi Data Untuk Memasukkan Data
Agar tidak memasukkan sembarang data kedalam database, kita dapat membatasi
pemasukkan data dengan menggunakan fasilitas validasi data. Disini kita akan membatasi
pengisian data pada kolom tanggal penjualan dengan data berjenis tanggal yang dapat
dimasukkan hanya boleh berkisar antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006. Untuk membatasi
pemasukkan data pada kolom Tanggal, lakukan langkah-langkah berikut:
1. Pilihlah range yang akan kita batasi pemasukkan datanya. Disini kita memilih range dari
kolom tanggal D6:D11. kemudian kliklah menu Data dan perintah Validation maka pada
layar monitor terlihat dialog data Validation.
2. Pada kotak Allow Date, dan pada kotak Data pilihlah operator between, karena data yang
akan kita masukkan dibatasi antara 1 April 2006 hingga 30 April 2006.
Menyaring data
Menggunakan fasilitas Auto filter memungkinkan anda untuk menampilkan
semua record yang memenuhi criteria