Docstoc

pengurusan aset

Document Sample
pengurusan aset Powered By Docstoc
					                                                                                                                                                     6/7/2011




                           KURSUS INDUKSI
                                                                                  PEKELILING PERBENDAHARAAN YANG BERKUATKUASA
        PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
                                                                                   BIL                 PERKARA                    RUJUKAN
                                                                                                                                 PEKELILING
                                  oleh:                                             1    TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH      PEKELILING
                                                                                         KERAJAAN (TPA)                     PERBENDAHARAAN
                   ROSNANI ABDUL RAZAK                                                                                      BIL.5 TAHUN 2007

         CA(MIA), MACC(UiTM) , BACC (UiTM),DIA (ITM)                                2    TATACARA PENGURUSAN ASET HIDUP PEKELILING
                                                                                         KERAJAAN                       PERBENDAHARAAN
                                                                                                                        BIL. 6 TAHUN 2008
                 PENOLONG BENDAHARI KANAN                                           3    TATACARA PENGURUSAN STOR           PEKELILING
                UNIT KEW.ZON 17 (PENYELIDIKAN)                                           KERAJAAN                           PERBENDAHARAAN
                      PEJABAT BENDAHARI                                                                                     BIL. 5 TAHUN 2009
                                                                              1                                                                      2




                                                                                                JENIS / KATEGORI ASET ALIH
                             PENDAHULUAN

                                                                                   HARTA MODAL                            INVENTORI
                                                                                   (JKP 101)                              (JKP 141 & 145)
         TPA adalah tatacara / panduan bagi menguruskan
         HARTA MODAL dan INVENTORI meliputi:                                                                    TANAH &   Bernilai > RM500 tapi
                                                                                   Bernilai RM3,000 atau       BANGUNAN   < RM3,000 setiap satu
         BAB A PENERIMAAN                                                          lebih ke atas setiap                   semasa perolehan
         BAB B PENDAFTARAN                                                         satu semasa                   ASET     (perabot, permaidani, langsir
                                                                                   perolehan                   TAK ALIH   tanpa mengira kos)
         BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
                                                                                   BEKALAN
                                                                                                                          ITEM STOR
         BAB D PENYELENGGARAAN                                                     (JKP 145)
         BAB E PELUPUSAN                                                                                                  Barang belum guna yang
                                                                                   Barang luak/tak luak
                                                                                                                          perlu disimpan bagi
          BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA                                            bernilai rendah (< RM500)
                                                                                                                          keperluan operasi,
                                                                                   dan tidak ekonomi untuk
                                                                                                                          peyelenggaraan dan lain-
                                                                                   dikesan
                                                                              3                                           lain.                      4




                      PENGURUSAN ASET ALIH                                                            BAB A – PENERIMAAN

         MULA                                                         AKHIR
                                                                                   OBJEKTIF :
                  HARTA       Penggunaan           Penyelenggaraan
                  MODAL &
                  INVENTORI
                                                                                   -      Memastikan setiap aset yang diterima menepati
                                Pemeriksaan/Verifikasi
                                                                                   spesifikasi yang ditetapkan;
                              Terimaan      Simpanan      Keluaran
                    ITEM                                                           -    Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut
                    STOR
                                                                                   pesanan;
                                 Pemeriksaan / Verifikasi
                                          stok
                                                                                   -    Memastikan aset diterima dalam keadaan baik,
                   BEKALAN                 Simpanan                                sempurna dan selamat untuk digunakan.
                              Terimaan                     Keluaran
                   PEJABAT               (Stok Operasi)


                                                                              5                                                                      6




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                         1
                                                                                                                                   6/7/2011




                                                                                        BAB A – PENERIMAAN
                          BAB A – PENERIMAAN
        BORANG YANG TERLIBAT :                                           PERATURAN PENERIMAAN :

        BIL              NAMA BORANG               RUJUKAN BORANG
                                                                         1)  SEMAK butiran di dalam dokumen yang sah bagi
                                                                         memastikan aset yang diterima adalah betul;
         1       BORANG LAPORAN PENERIMAAN            KEW.PA-1
                 ASET ALIH KERAJAAN
                                                                         2)     PERIKSA, KIRA, UKUR, TIMBANG atau UJI dengan
                                                                         serta merta sebelum mengesahkan penerimaannya;

                                                                         3)    Jika tidak dapat disahkan dengan serta merta, dokumen
                                                                         tersebut hendaklah dicatatkan “ Diterima dengan syarat
                                                                         ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur,
                                                                         ditimbang atau diuji”.
                                                                    7                                                              8




                          BAB A – PENERIMAAN                                            BAB B – PENDAFTARAN

        PERATURAN PENERIMAAN (sambungan) :                               OBJEKTIF:

        4)   SEDIA Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan          -    Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan
        KEW.PA-1 (jika terdapat kerosakan / perselisihan)                kemaskini;

        5)    HANTAR Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan &               -     Memudahkan pengesanan dan pemantauan
        ditandatangani Ketua Jabatan dengan serta merta kepada
        agen penghantaran / pembekal;                                    -     Membolehkan keadaan aset diketahui;

        6)    PASTIKAN aset yang diterima beserta dengan Surat           -    Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan
        Jaminan dari pembekal / manual penggunaan dan                    penggantian aset.
        penyelenggaraan (jika berkaitan).
                                                                    9                                                             10




                                                                                    FORMAT DAFTAR BUTIR-BUTIR
                          BAB B – PENDAFTARAN                                     PENYELENGGARAAN HARTA MODAL


        BORANG YANG TERLIBAT :
         BIL               NAMA BORANG              RUJUKAN BORANG
             1    DAFTAR HARTA MODAL                    KEW.PA-2
             2    DAFTAR INVENTORI                      KEW.PA-3
             3    SENARAI DAFTAR HARTA MODAL            KEW.PA-4
             4    SENARAI DAFTAR INVENTORI              KEW.PA-5
             5    DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL         KEW.PA-6
                  DAN INVENTORI
             6    SENARAI ASET ALIH KERAJAAN            KEW.PA-7
             7    LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL           KEW.PA-8
                  DAN INVENTORI BAGI TAHUN ………..
                                                                    11                                                            12




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                       2
                                                                                                                                                                         6/7/2011




                                           FORMAT DAFTAR                                                                  DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
                                     STOK BEKALAN PEJABAT                                                                               KEW 315 / KEW.PA-6

                                                      (KEW 314)




                                                                                                                13                                                      14




                       FORMAT BUKU DAFTAR HARTA BENDA
                                                                                                                           BORANG PEMESANAN PENGELUARAN BARANG-BARANG
      BIL    Tarikh     Jenis Barang       Kuantiti    Harga    Jumlah   No. Pesanan     No.     -Custodian    Catitan/
            Terima/       No. Siri                     Seunit   Harga      Borang      Baucer/   -Jawatan     Kod Tanda
                                                                                                                                           (KEW 300-A1)
             Belian   Model / Assesories                                 Pengeluaran   No. GRN   -Lokasi
                                                                         Barang Stor




                                                                                                                15                                                      16




                                                      K A D L E JA R                                                                      K A D PETA K




                                                                                                                17                                                      18




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                             3
                                                                                                                                  6/7/2011




                                                                                         BAB B – PENDAFTARAN
                     BAB B – PENDAFTARAN
                                                                                             PUNCA MAKLUMAT
                                                                             ASET YANG DIBELI    •Pesanan Jabatan
         TEMPOH PENDAFTARAN     Dalam tempoh 2 minggu dari                                       •Nota Penghantaran
                                tarikh pengesahan penerimaan                                     •Invois / bil
                                                                                                 •Dokumen Kontrak
         PENDAFTARAN ASET       TIDAK PERLU DI DAFTARKAN                                         •Kad Jaminan
         HADIAH (PAMERAN /      (Walau bagaimanapun, perlu wujudkan                              •Manual Pengguna
         LATIHAN /              senarai daftar aset berkenaan untuk
         PEMBELAJARAN)
                                                                                                 •Dokumen lain yang berkaitan
                                rekod)
         PENDAFTARAN ASET       PERLU DIDAFTARKAN (jika
         LUCUT HAK              bercadang menggunakannya)                   ASET YANG DISEWA     •Surat Ikatan Perjanjian
                                                                            BELI                 •Dokumen lain yang berkaitan

                                                                      19                                                        20




                      BAB B – PENDAFTARAN                                                 BAB B – PENDAFTARAN

                         PUNCA MAKLUMAT
                                                                                         DOKUMEN PENDAFTARAN
        ASET YANG             •Salinan Daftar (secara pindahan)
                                                                           Harta Modal        Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)
        DITERIMA DARI         •Surat kelulusan menerima hadiah
        SUMBER LAIN           beserta maklumat lengkap aset                Inventori            Daftar Inventori (KEW.PA-3)
                              •Salinan Sijil Lucuthak
                                                                           BUTIRAN MAKLUMAT di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3
                                                                           hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat
        ASET YANG TIADA       •Maklumat fizikal pada aset
        PUNCA MAKLUMAT                                                     PENGESAHAN PENDAFTARAN hendaklah dibuat dan dicop
                                                                           pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti :
                                                                           ‘Telah direkodkan pada ………(tarikh). Nombor siri
                                                                           pendaftaran aset …….. (seperti nombor pada daftar).
                                                                      21                                                        22




                 FORMAT DAFTAR HARTA MODAL
                                                                                       FORMAT DAFTAR INVENTORI
                      KEW 312/KEW.PA-2
                                                                                          KEW 313/(KEW.PA-3)




                                                                      23                                                        24




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                      4
                                                                                                                                                  6/7/2011




                    BAB B – PENDAFTARAN                                                BAB B – PENDAFTARAN

         Daftar aset hendaklah DIKEMASKINI apabila berlaku                                      PERLABELAN ASET
         perkara-perkara berikut:
                                                                            Aset (harta modal / inventori) perlu diberi TANDA
         - Penambahbaikan / penggantian / penaiktarafan aset.
                                                                            PENGENALAN dengan cara melabel, mengecat, emboss
         - Pemeriksaan aset.                                                bagi menunjukkan tanda HAK KERAJAAN MALAYSIA
         - Pelupusan.                                                       (HAK UiTM) dan nama Kementerian / Jabatan (KOD
         - Hapus kira.                                                      TANDA / PELEKAT BARCODE) di tempat yang mudah
                                                                            dilihat dan sesuai pada aset yang berkenaan.




                                                                   25                                                                            26




            Membuat penandaan dengan menampal pelekat kod                     Membuat penandaan dengan menampal pelekat kod
            tanda harta                                                       tanda inventori

              Contoh :                                                            Contoh :

              UiTM/SA01/A/0124001/20030303716                                     UiTM/0124001/07/05-035 (1/20)

       Kod K/Wang     Aset   Kod Pusat Kos             Kod Harta        Pusat Kos       Tahun   Bulan Beli (seperti di   No.       Bilangan
                                                                                         Beli   BAUCER)                  Baucer
       Pengurusan            Contoh : Pej. Bendahari                    Contoh:
       Shah Alam                                                        Pej.
                                                                        Bendahari
                                                                   27                                                                            28




                                                                                                                                  KEW PA UiTM - 6
                                                                                                                                    (KEW. 315)




               DAFTAR PERGERAKAN
                HARTA MODAL DAN
                    INVENTORI
                              KEW. PA-6
                               (KEW.315)


                                                                   29                                                                            30




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                      5
                                                                                                                                      6/7/2011




           BAB C – PENGGUNAAN , PENYIMPANAN DAN                                      BAB C – PENGGUNAAN , PENYIMPANAN DAN
                        PEMERIKSAAN /VERIFIKASI                                                 PEMERIKSAAN /VERIFIKASI
            OBJEKTIF:                                                                BORANG YANG TERLIBAT :
            -   Mengurangkan pembaziran                                                BIL          NAMA BORANG          RUJUKAN
                                                                                                                         BORANG
            -   Menjimatkan kos                                                        1     BORANG ADUAN KEROSAKAN      KEW.PA-9
            -   Mencapai jangka hayat                                                        ASET ALIH KERAJAAN
            -   Mencegah penyalahgunaan                                                2     LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA   KEW.PA-10
                                                                                             MODAL
            -   Mengelak kehilangan                                                    3     LAPORAN PEMERIKSAAN         KEW.PA-11
                                                                                             INVENTORI
                                                                                       4     SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN   KEW.PA-12
                                                                              31             HARTA MODAL DAN INVENTORI               32




                    BAB D – PENYELENGGARAAN
       OBJEKTIF:                                                                              BAB D – PENYELENGGARAAN

       -   Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat
           digunakan
                                                                                     JENIS:
       -   Memelihara dan memanjangkan jangka hayat
       -   Meningkatkan keupayaan                                                       1. PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN
       -   Mengurangkan kerosakan                                                          (PREVENTIVE MAINTENANCE)
       -   Menjimatkan perbelanjaan kerajaan
                                                                                        2. PENYELENGGARAAN PEMULIHAN
       -   Menjamin keselamatan pengguna                                                   (CORRECTIVE MAINTENANCE)
       -   Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif
       -   Memelihara imej kerajaan
                                                                              33                                                     34




                      BAB D – PENYELENGGARAAN                                                  BAB D – PENYELENGGARAAN

                     PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN
                                                                                             PENYELENGGARAAN PEMULIHAN
                        (PREVENTIVE MAINTENANCE)
                                                                                               (CORRECTIVE MAINTENANCE)
       TINDAKAN PENYELENGGARAAN BERJADUAL YANG
       DIAMBIL UNTUK MEMERIKSA, MENSERVIS, MEMBAIKI ATAU                           TINDAKAN MEMBAIKI ATAU MENGGANTI KOMPONEN ATAU
       MENGGANTIKOMPONEN ATAU SUMBER FIZIKAL SECARA                                SUMBER FIZIKAL SUPAYA DAPAT BERFUNGSI MENGIKUT
       TERATUR SUPAYA DAPAT BERFUNGSI DENGAN LANCAR                                STANDARD YANG DITETAPKAN.
       SECARA BERTERUSAN.



                                                                              35                                                     36




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                          6
                                                                                                                                                                      6/7/2011




                                                                                                                   FORMAT DAFTAR BUTIR-BUTIR
                                                                                                                 PENYELENGGARAAN HARTA MODAL

                     BAB D – PENYELENGGARAAN

         BORANG YANG TERLIBAT:

             BIL                    NAMA BORANG                                RUJUKAN
                                                                               BORANG
             1      SENARAI ASET YANG MEMERLUKAN                              KEW.PA-13
                    PENYELENGGARAAN
             2      DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA                              KEW.PA-14
                    MODAL



                                                                                                   37                                                                38




                                               CARTA
                                      PROSES PENYELENGGARAAN

                     Mengemaskini
                                              DAFTAR ASET
                                                                          Laporan
                                                                         Kecacatan/
                                                                         Kerosakan
                                               Pemeriksaan
                                                                                                                         BAB E - PELUPUSAN
                                                Berjadual



                                                                                  Maklumbalas
                                                   Boleh
                                                Digunakan?
                                                                 Tidak
                                                                               kepada Pengurusan            DEFINISI :
                                                                               untuk Perancangan

                                                          Ya
                                                                                                            Pelupusan adalah satu proses dimana sesuatu aset /
                      SDP untuk     Tidak       Perlu
                     Pemeriksaan
                      Berjadual
                                            Membaiki/Servis/                                                barang awam yang secara fizikalnya masih ada dalam
                                              Mengganti?

                                                            Ya
                                                                                                            simpanan tetapi tidak digunakan atau diperlukan dan
                                                   Oleh
                                                                                                            perlu dikeluarkan dari senarai simpanan dan rekod.
                                                Pembekal
                         Staf                    Kontrak                  Pembekal
                        Jabatan                                             Biasa
                                                  Kos/
                                               Belanjawan


                                               Perlaksanaan
                                            Kerja Selenggaraan



                                             Semakan Kerja
                                                  dan                                              39                                                                40
                                               Perekodan




                                     BAB E - PELUPUSAN                                                                        BAB E - PELUPUSAN
                                                                                                        BORANG YANG TERLIBAT :
         OBJEKTIF:
                                                                                                        BIL               NAMA BORANG               RUJUKAN BORANG
                                                                                                        1      SURAT LANTIKAN AHLI LEMBAGA             KEW.PA-15
         -       Memastikan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna /                                     PEMERIKSA
                 diperlukan
                                                                                                        2      PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)                KEW.PA-16
         -       Menjimatkan ruang simpanan / pejabat                                                   3      LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA               KEW.PA-17
         -       Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik                                                4      SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET        KEW.PA-18
         -       Membolehkan aset milik Jabatan dipindahkan ke Jabatan yang                                    ALIH KERAJAAN
                 lain atas sebab-sebab tertentu                                                         5      SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN      KEW.PA-19


                                                                                                        6      LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET          KEW.PA-20
                                                                                                               ALIH KERAJAAN
                                                                                                        7      KENYATAAN TAWARAN TENDER                KEW.PA-21
                                                                                                   41          PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN                          42




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                          7
                                                                                                                                                                  6/7/2011




                                  BAB E - PELUPUSAN                                                       BAB E - PELUPUSAN
        BORANG YANG TERLIBAT :
                                                                                       JUSTIFIKASI PELUPUSAN :
          BIL                 NAMA BORANG                   RUJUKAN BORANG
                                                                                           TIDAK EKONOMI DIBAIKI        DISYOR SELEPAS PEMERIKSAAN
           8     BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH              KEW.PA-22                                                          ASET
                 KERAJAAN
           9     JADUAL TENDER PELUPUSAN                        KEW.PA-23                           USANG                    MELEBIHI KEPERLUAN
          10     KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA                   KEW.PA-24                   ROSAK (TIDAK BOLEH          TIDAK LAGI DIPERLUKAN OLEH
                 PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN                                                     GUNA)                          JABATAN
          11     BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET               KEW.PA-25                     LUPUT TEMPOH                   TEKNOLOGI BERUBAH
                 ALIH KERAJAAN                                                                 PENGGUNAAN
          12     JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET               KEW.PA-26
                 ALIH KERAJAAN                                                             KEUPAYAAN ASET TIDAK           KHIDMAT SOKONGAN TIDAK
                                                                                             LAGI DI PERINGKAT              LAGI DIBERIKAN OLEH
          13     KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET                 KEW.PA-27
                                                                                                 OPTIMUM                         PEMBEKAL
                 ALIH KERAJAAN
          14     SENARAI ASET YANG DILELONG                    KEW.PA-27(A)     43
                                                                                             TIADA ALAT GANTI                                                    44




                              BAB E - PELUPUSAN                                                           BAB E - PELUPUSAN
                             KUASA MELULUS (UMUM)                                                            KUASA MELULUS (UiTM)

                                                                                           BENDAHARI           PENGARAH KAMPUS           NAIB CANSELOR (NC) /
               PERBENDAHARAAN                    KEMENTERIAN / JABATAN                                                                       TIMBALAN NC

                                                                                     •Kampus Shah Alam       •Kampus Negeri / Kota / •Kampus Shah Alam /
        •Nilai perolehan asal aset             •Nilai perolehan asal aset TIDAK                              Satelit                 Kampus Negeri / Kota /
        MELEBIHI RM50,000.00 atau              MELEBIHI RM50,000.00 atau jumlah                                                      Satelit
        jumlah keseluruhan melebihi            keseluruhan TIDAK MELEBIHI                     DAN                    DAN                     DAN
        RM500,000.00,                          RM500,000.00,
                        DAN                                     DAN                  •Nilai perolehan asal   •Nilai perolehan asal       •Nilai perolehan asal
        •Kaedah pelupusannya seperti           •Kaedah pelupusan yang melibatkan     aset TIDAK MELEBIHI     aset TIDAK MELEBIHI         aset MELEBIHI
        hadiah / pindah dari Jab.              pindah aset antara Jab.Persekutuan    RM50,000.00 atau        RM50,000.00 atau            RM50,000.00 atau
        Persekutuan ke Negeri / tukar beli /   bagi nilai perolehan asal TIDAK       jumlah keseluruhan      jumlah keseluruhan          jumlah keseluruhan
        tukar barang / lain-lain yang tidak    MELEBIHI RM500,000.00                 TIDAK MELEBIHI          TIDAK MELEBIHI              MELEBIHI
        dinyatakan dalam TPA ini.                                               45   RM500,000.00.           RM500,000.00.               RM500,000.00.           46




                              BAB E - PELUPUSAN                                                           BAB E - PELUPUSAN
                                                                                     TUGAS-TUGAS URUS SETIA PELUPUSAN:
        KUASA MELULUS OLEH : BENDAHARI
                                                                                      1.   Mengurus perlantikan Ahli Lembaga Pemeriksa
        Nilai perolehan asal aset TIDAK MELEBIHI RM50,000.00 atau
        jumlah keseluruhan TIDAK MELEBIHI RM500,000.00,                               2.   Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP)

                                                                                      3.   Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa
                  PEKELILING                     MESYUARAT LEMBAGA
                                               PEMERIKSAAN PELUPUSAN                  4.   Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan
                                                                                           teratur
        Nilai perolehan asal aset TIDAK        Nilai perolehan asal aset MELEBIHI
        MELEBIHI RM20,000.00 seunit            RM20,000.00 seunit atau jumlah         5.   Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus
        atau jumlah keseluruhan TIDAK          keseluruhan TIDAK MELEBIHI             6.   Memaklumkan kelulusan kepada pemohon
        MELEBIHI RM300,000.00.                 RM300,000.00.
                                                                                      7.   Memohon perlanjutan tempoh pelupusan

                                                                                      8.   Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan
                                                                                47                                                                               48




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                      8
                                                                                                                                                                                    6/7/2011




                                   BAB E - PELUPUSAN                                                                      BAB E - PELUPUSAN
        PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA - 16                                                  LEMBAGA PEMERIKSA
            -        Diperlukan bagi semua aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan           -        Perlantikan dibuat oleh Pegawai Pengawal atau Naib Canselor.
                     elektronik dan perkakasan komputer.                                      -        Perlantikan berdasarkan JAWATAN dan tempoh perlantikan TIDAK
            -        Ketua Jabatan / BPHB merujuk kepada JKR / Jabatan yang                            MELEBIHI DUA TAHUN.
                     mempunyai workshop sendiri / pakar – pakar khusus dalam peralatan        -        Keanggotaan :
                     tertentu.
            -
                                                                                                       i.     sekurang-kurangnya 2 orang pegawai (seorang pengerusi dan
                     Bagi perkakasan komputer, PEP disediakan oleh Pegawai Sistem                             seorang ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam
                     Maklumat Jabatan                                                                         pengendalian asset.
            -        PEP disahkan oleh 2 orang pegawai yang berpengalaman sekurang-                    ii.    Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset
                     kurangnya 3 tahun dan tidak terlibat dalam pengurusan asset
                     berkenaan.                                                                        iii.   Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan
            -
                                                                                                              Sokongan 1 atau yang setaraf.
                     Nilai semasa asset di PEP sah digunakan untuk tempoh SETAHUN
                     SAHAJA.     Jika melebihi tempoh, Jabatan perlu mendapatkan                       iv.    Pegawai dari Kementerian / Jabatan lain boleh dilantk (jika perlu)
                     pengesahan nilai semasa yang baru.
                                                                                         49                                                                                        50




                                   BAB E - PELUPUSAN                                                                      BAB E - PELUPUSAN
        LEMBAGA PEMERIKSA
        -       Tugas - tugas :
                                                                                                                      TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
                i.    Sedia dan kemukakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia                                        TPA                                 UiTM
                      Pelupusan.
                                                                                              3 BULAN dari tarikh kelulusan Minumum dalam masa 7 HARI dari
                ii. Periksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh SEBULAN
                    dari tarikh yang diarahkan (UiTM – 2 minggu).                                                           tarikh kelulusan (bergantung
                                                                                                                            kepada kaedah pelupusan)
                iii. Pastikan maklumat sulit / rahsia dalam peralatan yang hendak
                     dilupuskan di keluarkan.
                iv. Syor kaedah pelupusan yang sesuai.


                v.    Tandatangan Borang Laporan Lembaga Pemeriksa (rujuk) dan
                      kemukakan kepada Urusetia Pelupusan.

                                                                                         51                                                                                        52




                                   BAB E - PELUPUSAN                                                                      BAB E - PELUPUSAN
                 PERLANJUTAN TEMPOH                  PINDA KAEDAH PELUPUSAN                                                   KAEDAH PELUPUSAN
                (TINDAKAN PELUPUSAN)
                                                                                                                      TPA                                 UiTM
        -       Permohonan kepada Kuasa - Permohonan kepada Kuasa
                                                                                                  -
                Melulus perlu dikemukakan Melulus perlu dikemukakan                                   Jualan    tender    /   sebutharga/ - Jualan tender      /   sebutharga/
                2 MINGGU sebelum tamat    sebelum      tamat   tempoh                                 lelong                                kadar harga
                tempoh pelupusan.         kelulusan pelupusan.                                    -   Jualan sisa                         - Jualan besi buruk / sisa
                                                                                                  -   Tukar barang
        -       Jika tidak dapat diselesaikan - Jika tempoh pelupusan tamat,                      -   Tukar beli
                selepas     tamat     tempoh    kelulusan          TERBATAL                       -   Tukar ganti
                perlanjutan,        kelulusan   (Permohonan     baru   perlu
                                                                                                  -   Pindahan                            - Pindah Bahagian
                TERBATAL       (Permohonan      dikemukakan).
                                                                                                  -   Hadiah                              - Derma
                baru perlu dikemukakan).
                                                                                                  -   Musnah (tanam / baker / buang / - Musnah (tanam / baker / buang /
        -       Dibenarkan SEKALI sahaja.                                                             tenggelam)                        tenggelam
                                                                                         53       -                                                                                54
                                                                                                      Lain - lain                         - Jual kertas rincih / terpakai




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                                        9
                                                                                                                                                                                        6/7/2011




                                  BAB E - PELUPUSAN                                                                         BAB E - PELUPUSAN
        JUALAN TENDER                                                                               SEBUTHARGA
        -       Dibuat secara pelawaan.                                                             -   Dibuat secara pelawaan.
        -       Penyertaan dari syarikat / perseorangan.                                            -   Sekurang – kurangnya 10 syarikat / perseorangan
        -       Kenyataan tender perlu diiklankan melalui sekurang-kurangnya satu akhbar
                                                                                                    -   Tawaran menggunakan Borang KEW.PA-25.
                utama tempatan.
        -       Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Laporan Lembaga Pemeriksa.               -   Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Laporan Lembaga
                                                                                                        Pemeriksa.
        -       Mematuhi prosedur perolehan yang berkaitan.
        -       Jika, petender berjaya menolak tawaran, deposit tender TIDAK akan                   -   Mematuhi prosedur perolehan yang berkaitan.
                dikembalikan.
                                                                                                    -   Jika, Penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit sebutharga
        -       Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan bagi menimbangkan                      TIDAK akan dikembalikan.
                tawaran lain.
        -       Jika tawaran lain terlalu rendah, pelawa semula / rujuk Perbendaharaan              -   Jawatantankuasa Sebutharga perlu menimbang tawaran lain atau
                untuk kelulusan.                                                                        memutuskan pelawaan sebutharga semula.
        -       Jika tiada tawaran diterima, tender dipelawa semula / mohon panda kaedah
                                                                                           55                                                                                          56
                pelupusan daripada Kuasa Melulus.




                                  BAB E - PELUPUSAN                                                                         BAB E - PELUPUSAN
            LELONG
                                                                                                    JUALAN SISA
            -   Dilaksanakan ke atas aset yang mempunyai nilai pasaran / kuantiti yang
                banyak / adanya permintaan tinggi untuk membelinya.
                                                                                                    -    Melibatkan aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan
                                                                                                         fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam, besi, tembaga,
            -   Kenyataan lelong (tarikh, masa, tempat) diedar dan dipamerkan.                           getah, kayu, plastic yang mempunyai nilai jualan.
            -   Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Laporan Lembaga Pemeriksa.
            -   Urusan lelong di adakan di ruang terbuka.                                           -    Dilaksanakan secara tender / sebutharga / dipelawa kepada syarikat
            -   Aset yang dilelong perlu dipamerkan untuk dilihat sekurang-kurangnya 2
                                                                                                         Bumiputera mengikut Negeri atau setempat, berdaftar dengan
                hari dengan harga simpanan dipamerkan.                                                   Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang lusuh.
            -   Pembida perlu mendaftar dengan Pegawai Pelelong (nama penuh / no.kad
                pengenalan / alamat) semasa lelongan.                                               -    Kenderaan yang dilulus untuk jualan sisa TIDAK BOLEH didaftarkan
                                                                                                         semula.
            -   Deposit 5% daripada harga simpanan / maksima RM1,000.00.
            -   Bayaran penuh perlu dijelaskan dalam tempoh 7 hari dari tarikh lelongan
                bagi pembida yang berjaya.
            -   Jika tawaran tertinggi kurang daripada 70% harga simpanan, tawaran perlu
                dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.                          57                                                                                          58




                                  BAB E - PELUPUSAN                                                                         BAB E - PELUPUSAN
                                                                                                TUKAR BELI (TRADE IN)
            TUKAR BARANG (BARTER TRADE)
                                                                                                -       Melibatkan aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak
            -   Melibatkan pertukaran aset dari jenis yang sama / berbeza melalui                       diperlukan oleh Jabatan dan tiada Jabatan lain berminat melainkan pembekal
                tender terhad.                                                                          asal / pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan.
            -   Perlu mempunyai justifikasi dan kelulusan Perbendaharaan tanpa                  -       Perlu mempunyai justifikasi dan kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira
                mengira nilai perolehan asal.                                                           nilai perolehan asal.
            -   Perlaksanaan perlu berasaskan :                                                 -       Perlaksanaan perlu berasaskan :

                i.    Nilai aset dianggarkan oleh pihak yang pakar.                                       i.    Aset yang sama jenis.
                                                                                                         ii.    Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang.
                ii.   Aset yang mempunyai unsur keselamatan.
                                                                                                         iii.   Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu).
                iii. Pertukaran aset berasaskan nilai terbaik.
                                                                                                         iv.    Harga jualan dirundingkan antara Jabatan dengan pembekal.
                iv.   Pertukaran aset mengikut keperluan sebenar Jabatan.
                                                                                                         v.     Nilai semasa yang ditafsir oleh Jabatan Teknikal atau mengikut nilai
                v.    Dihadkan kepada 5 – 10 syarikat yang mempunyai lesen dan                                  pasaran.
                      mahir dalam urusan tukar barang.                                                   vi.    Peruntukan mencukupi       bagi membiayai harga penuh aset yang
                vi. Syarikat pengeluar / agen pembekal aset baru bertanggungjawab                               diganti.
                    memberi khidmat selepas jualan.                                        59            vii.   Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil kerajaan dan TIDAK BOLEH   60
                                                                                                                ditolak daripada harga sebenar aset yang dibeli.




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                                           10
                                                                                                                                                                                          6/7/2011




                                 BAB E - PELUPUSAN                                                                            BAB E - PELUPUSAN
                                                                                               PINDAHAN
        TUKAR GANTI ( CANNIBALIZE)
                                                                                                 - Melibatkan pindahan antara Jabatan bagi aset yang boleh digunakan
           - Melibatkan aset yang TIDAK EKONOMI dibaiki tetapi boleh
                                                                                                   dalam bentuk asalnya tetapi TIDAK DIPERLUKAN LAGI kerana:
             dikeluarkan bahagian – bahagian tertentu seperti bahagian jentera,
             kenderaan, perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai                             i.       Melebihi keperluan.
             alat / komponen ganti bagi pembaikan jentera / kenderaan,                                   ii.      Tidak diperlukan selepas projek siap.
             perkakasan komputer yang lain.
                                                                                                     iii.         obsolete.
           - Perlaksanaan perlu berasaskan :
                                                                                                 - Pindahan antara Jabatan Persekutuan ke Jabatan Persekutuan lain
              i.     Aset yang sama jenis dan kegunaannya.                                         tertakluk kepada Kuasa Melulus.
                                                                                                 - Pindahan antara Jabatan Persekutuan ke Jabatan Negeri perlu
              ii.    Diperiksa   dan   disahkan   kesesuaian   nya    oleh   Pegawai               mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan
                     Teknikal.                                                                     asal.
                                                                                                 - Perlaksanaan perlu berasaskan:
              iii.   Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan.
                                                                                                         i.       Permohonan / keperluan Jabatan penerima
                                                                                                         ii.      Tidak dikenakan apa-apa bayaran.
           - Alat / komponen tukar ganti yang dipasang pada aset penerima perlu           61                                                                                             62
             direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2 aset berkenaan.                                       iii.         Kos pengendalian ditanggung oleh penerima.




                                 BAB E - PELUPUSAN                                                                            BAB E - PELUPUSAN
                                                                                               HADIAH
         PINDAHAN (sambungan)
                                                                                                 - Memerlukan kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan
           - Perlaksanaan perlu berasaskan:
                                                                                                   asal.
              iv.    Daftar aset diserahkan kepada Jabatan penerima.
                                                                                                 - Ciri – cirri aset:
                                                                                                    i.          Boleh digunakan dalam bentuk / fungsi asal tetapi tidak
               v.    Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupuskan
                                                                                                                diperlukan.
                     oleh Jabatan penerima mengikut tatacara pelupusan
                     berkuatkuasa.                                                                  ii. Tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan /
                                                                                                        pameran.
              vi.    Surat Akuan Penerimaan dikemukakan kepada               Kuasa
                     Melulus selepas aset diterima oleh pemohon.                                 - Boleh dilaksanakan :
                                                                                                    i.          Antara Jabatan bagi tujuan latihan / pameran.
                                                                                                    ii. Antara Jabatan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan
                                                                                                        sukarela, badan –badan lain yang dianjur dan diiktiraf kerajaan.


                                                                                          63                                                                                             64




                                 BAB E - PELUPUSAN                                                                            BAB E - PELUPUSAN
        HADIAH (sambungan)                                                                     MUSNAH
          - Perlaksanaan perlu berasaskan:                                                        - Melibatkan aset yang tiada nilai jualan / nilai sisa / aset yang berunsurkan
              i.     Permohonan / keperluan penerima                                                keselamatan.
                                                                                                  - Aset akan ditanam / bakar / buang / tenggelam.

             iii.    Kos pengendalian      dan    pengangkutan       ditanggung   oleh            - Langkah yang perlu diambil sebelum aset dimusnahkan :
                     penerima.                                                                            i.       Mendapat kelulusan tempat permusnahan daripada pihak yang
                                                                                                                   berkuasa (Pihak Berkuasa Tempatan / Jabatan Alam Sekitar, Jabatan
             iv.     Cadangan pelupusan disokong dengan surat permohonan                                           Laut dan lain – lain.
                     daripada Jabatan / organisasi / pertubuhan sukarela dan lain –
                                                                                                          ii.      Patuh peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak
                     lain.
                                                                                                                   Berkuasa.
             vi.     Surat Akuan Penerimaan dan Sijil Pelupusan Aset dikemukakan                         iii.      Tanggal / keluarkan bahan – bahan yang boleh digunakan sebagai alat
                     kepada Perbendaharaan selepas aset diterima pemohon.                                          ganti.
             vii.    Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan         latihan /                  iv.       Ketuk, potong , gelek dan sebagainya agar tiada pihak dapat
                     pameran perlu diguna bagi maksud tersebut sahaja.                                             mengambil dan menjual semula atau tiada maklumat yang dapat
                                                                                                                   diakses (bagi aset yang mempunyai unsur keselamatan).
                                                                                          65              v.       Sedia Sijil Penyaksian Pemusnahan selepas tindakan selesai.           66




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                                             11
                                                                                                                                                                                                                                                  6/7/2011




                                                                                                                                                                               CARTA ALIRAN
                                                                                                                                                                       PROSES PELUPUSAN HARTA BENDA
                                                                                                                                    Pihak yang Bertanggungjawab                     Proses
                                                                                                                                                                                 Lengkapkan Borang KEW.
                                                                                                                                                                                  300V(1)atau(2)&Borang
                                                                                                                                    Fakulti/Bahagian/Cawangan/Unit
                                                                                                                                                                                 Sebab-Sebab Pelupusan
                                                                                                                                                                                      Harta Benda
                                                                                                                                     Unit Kewangan Zon/
                                        BAB E - PELUPUSAN                                                                            Pejabat Bendahari Cawangan                Penyemakan dan Pengesahan


                                                                                                                                     Unit Pelupusan                                Penyemakan Borang

          TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN                                                                                     Pegawai Pemeriksa & Pemohon
                                                                                                                                                                                   Pemeriksaan Fizikal

                                                                                                                                     Pegawai Pemeriksa
              - Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian /                                                                                                 Sedia Laporan Teknikal dan Cadangan

                Jabatan pada aset perlu dipadamkan.                                                                                   Kelulusan Bendahari /
                                                                                                                                                                                Tidak
                                                                                                                                                                                                         Melebihi RM 20,000.00 seunit
                                                                                                                                                                                            Nilai
                                                                                                                                      Pengarah Kampus Cawangan                                           Atau agregat RM 300,000.00
                                                                                                                                                                                                Ya
              - Jika pelupusan kenderaan, Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah                                                                                                    Mesyuarat Lembaga
                                                                                                                                                                                  Pemeriksa Pelupusan
                dimaklumkan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan.                                                                                                                                                         Pemohon Dipanggil
                                                                                                                                                                                                                                (Jika Perlu)
                                                                                                                                     Lembaga Pemeriksa                                      Syor
                                                                                                                                     Pelupusan
              - Kad Pendaftaran Kenderaan (geran kenderaan) diserahkan kepada                                                                                          Lupus                                Tidak Lupus

                                                                                                                                                                                  Tidak
                pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa.                                                                                                                                            Melebihi RM 50,000.00 seunit
                                                                                                                                                                                            Nilai
                                                                                                                                     Naib Canselor/                                                      Atau agregat RM 500,000.00
                                                                                                                                     Timb. Naib Canselor                                        Ya
                                                                                                                                                                                          Kelulusan         Tidak Lulus


                                                                                                                                                                                           Lulus

                                                                                                                                                                               Tindakan seperti Keputusan
                                                                                                                           67        Unit Pelupusan                                                                                              68
                                                                                                                                     Unit Harta Benda/Unit Kew. Zon/                 Kemaskini Rekod
                                                                                                                                     Pej. Bendahari Cawangan




                                               CARTA ALIRAN
                                PROSES
          Pihak yang Bertanggungjawab       PELUPUSAN KOMPUTER UiTM
                                                            Proses
        Bahagian /Fakulti/Pusat /Unit     Lengkapkan LampiranC, Sebab-Sebab
        / Cawangan                        Pelupusan Komputer dan Kertaskerja
                                                                                                                                   BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
        Unit Pelupusan /                                                                  1.     CPU < 5 thn. sertakan
                                                  Penyemakan Borang &                            laporan PSMB.
        Pej. Bendahari Cawangan                       Kertaskerja
                                                                                          2.     Atur mengikut bil. spt          OBJEKTIF HAPUSKIRA :
        Jawatankuasa Teknikal Pelupusan                                                          di Lampiran C
                                                      Pemeriksaan Fizikal
        Komputer & Pemohon                                                                3.     No.siri dilihatkan
        Jawatankuasa Teknikal
                                                                                                                                   - Mengawal kerugian yang ditanggung oleh kerajaan akibat
                                                Sedia Laporan Teknikal dan
        Pelupusan Komputer                              Cadangan                                                                     kehilangan aset.
        JKT Pelupusan Komputer                   Mesyuarat J/K Teknikal
                                                  Pelupusan Komputer                                                               - Menyelaraskan rekod aset.
        Jawatankuasa Teknikal                               Syor
        Pelupusan Komputer                                                                                                         - Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap
                                                                                                          Tidak Lupus                kepentingan keselamatan aset kerajaan.
                                                            Lupus

        Naib Canselor /                                                              Kelulusan
        Timb. Naib Canselor                                                                                                        - Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke
                                                                                       Lulus                 Tidak Lulus
                                                                                                                                     atas kecuaian pegawai.
        Unit Pelupusan / Pejabat
        Bendahari Cawangan                                                  Tindakan seperti Keputusan
                                                                                                                           69                                                                                                                    70
        Unit Harta Benda/ Unit Kewangan Zon/Pejabat
                                                                                Kemaskini Rekod
        Bendahari Cawangan/Bhg/Fakulti/Pusat/Unit




              BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA                                                                                    BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
        URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
                                                                                                                                                                                  DEFINISI
           - Unit Pengurusan Aset di Jabatan adalah sebagai Urusetia
             Kehilangan dan Hapus Kira
                                                                                                                                             KEHILANGAN                                                           HAPUS KIRA
           - Tugas –tugasnya :
                                                                                                                                Aset yang TIADA LAGI dalam Satu proses untuk membatalkan
                 i.        Mendapat maklumat mengenai aset yang hilang.                                                         simpanan    disebabkan    oleh rekod aset yang hilang.
                 ii.       Mendapat Laporan Awal (KEW.PA-28).                                                                   kecurian,          kemalangan,
                iii.       Menguruskan perlantikan Jawatankuasa Penyiasat.                                                      kebakaran,    bencana    alam,
                                                                                                                                penipuan atau kecuaian pegawai
                iv.        Mendapatkan           hasil          siasatan             polis         /     Bahagian               awam.
                           Keselamatan.
                 v.        Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA – 30)
                vi.        Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan
                           hapus kira lengkap dan teratur.
                                                                                                                           71                                                                                                                    72




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                                                                                                     12
                                                                                                                                                                                                   6/7/2011




                                                                                                                                               KEHILANGAN
                                                                                                                              TINDAKAN TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH
                                                                                                                                  KETUA JABATAN SETELAH KEHILANGAN
                 BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA                                                                                       BERLAKU/DIKENALPASTI
                                                         KUASA MELULUS

                                                                                                                       1. Ketua Jabatan hendaklah melaporkan kepada
                                     TPA                                                UiTM
               PERBENDAHARAAN                      PEGAWAI                      JKP                LPU
                                                  PENGAWAL                                                                pihak polis seberapa segera iaitu tidak lewat dari
           -   Nilai perolehan asal aset
               MELEBIHI RM50,000.00
                                             -   Nilai perolehan asal
                                                 aset TIDAK
                                                                        -   Tiada had      -   Memperakukan
                                                                                               keputusan   yang
                                                                                                                         dua hari bekerja dari tarikh kehilangan dikenalpasti
               seunit ATAU jumlah
               keseluruhannya MELEBIHI
                                                 MELEBIHI
                                                 RM50,000.00 seunit
                                                                                               telah diputuskan
                                                                                               oleh JKP.
                                                                                                                         (AP 315)
               RM500,000.00                      ATAU jumlah
                                                 keseluruhannya
                                                 TIDAK MELEBIHI
                                                 RM500,000.00
                                                                                                                       2. Sediakan Laporan Awal dengan menggunakan
           -   Semua           kehilangan                                                                                 format Lampiran J (AP 316)
               melibatkan           alatan
               elektronik, komunikasi dan

                                                                                                                       3. Pegawai Pengawal hendaklah mengaturkan
               ICT tanpa mengira nilai
               perolehan asal

                                                                                                                          siasatan dengan melantik pegawai atau pegawai-
               (telefon bimbit / kamera
               digital / walkie talkie /

                                                                                                                          pegawai penyiasat dengan menggunakan
               komputer riba dan lain –
               lain

                                                                                                                  73      Lampiran 1 kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil.                        74
                                                                                                                          3/1990




     4.    Tugas-tugas Pegawai atau Pegawai-Pegawai Penyiasat
          adalah:                                                                                                                         TATACARA TINDAKAN

          i) Memeriksa sendiri tempat kejadian                                                                                            PEKELILING BENDAHARI BIL. 2/2009
          ii) Memeriksa rekod-rekod                                                                                           Arahan Mengenai Tatacara Melaporkan Kehilangan Wang/Harta Benda
          iii) Meninjau peraturan kewangan dan perturan pentadbiran
                                                                                                                         1.   Ketua Jabatan melaporkan kehilangan kepada polis (AP315-a)
          iv) Meninjau dan mengenalpasti kelemahan dan kekurangan
                                                                                                                         2.   Kemuka Laporan Permulaan mengikut Lampiran ‘J’ (AP316) dengan
              yang wujud                                                                                                      serta merta
          v) Membuat laporan bertulis kepada Ketua Jabatan                                                               3.   Penyiasatan oleh Bahagian Keselamatan (dalam tempoh tidak lebih 4
          vi) Mengambil langkah keselamatan bagi mengelak kecurian                                                            bulan selepas tarikh terima Laporan Permulaan)
               berulang                                                                                                  4.   Kemuka Laporan Siasatan
                                                                                                                         5.   Penyiasatan diperingkat Jabatan - Laporan Akhir mengikut Lampiran
     5.    Pegawai Penyiasat menyediakan Laporan Akhir dengan                                                                 ‘K’ (AP317)
          menggunakan format Lampiran K ( AP 317) dan                                                                    6.   Kemuka ke Mesyuarat Lembaga Pemeriksa Pelupusan untuk beri
          mengemukakan kepada Pegawai Pengawal.                                                                               pandangan – boleh hapuskira/belum boleh hapuskira
                                                                                                                         7.   Boleh hapuskira – Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan
                                                                                                                         8.   Tidak boleh hapuskira – Jawatankuasa Eksekutif (ganti/bayar
                                                                                                                              gantirugi/surcaj/tatatertib)
                                                                                                                  75                                                                              76




                                                   KEHILANGAN

                                     ARAHAN PERBENDAHARAAN                                                                                      PEMERIKSAAN
                                ( PEKELILING BENDAHARI BIL.2/2009)
                                                                                                                         PENGIRAAN/
                                                                                                                                                                 PEGAWAI STOR
                   PELARASAN KEWANGAN SEMENTARA                                                                          PEMERIKSAAN       STOK

                   1. Pendahuluan diri – Ketua Jabatan atau
                          pegawai bertanggungjawab (custodian)
                   2. Jumlah pendahuluan – mengikut nilai harga                                                          VERIFIKASI STOK                          PEMVERIFIKASI STOK
                      pembelian aset yang telah hilang
                   3. Pelarasan :                                                                                       PEMERIKSAAN                                  DALAM / LUAR
                       1) dipersetujui hapuskira oleh JKP                                                               AUDIT
                       2) dibuat penggantian / bayar gantirugi
                       3) dikenakan surcaj                                                                                                          KEHILANGAN
                                                                                                                  77                                                                              78




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                                                                                      13
                                                                                                                                          6/7/2011




                                                                                     OBJEKTIF HAPUSKIRA
                    HAPUSKIRA
                                                                   • Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti
                                                                     akibat kehilangan aset alih.
          Adalah satu proses di mana sesuatu
          kehilangan aset / barang / wang telah                    • Menyelaraskan rekod aset alih Universiti/Jabatan.
          berlaku dan kelulusan diperlukan
                                                                   • Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab
          untuk        mengeluarkan           /                      terhadap kepentingan keselamatan aset alih
          membatalkannya daripada rekod                              Universiti/Jabatan.
          atau akaun Universiti/Jabatan.
                                                                   • Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib
                                                                     dukenakan disebabkan kecuaian pegawai
                                                          79                                                                             80




                                                                                           ISU-ISU AUDIT

                                                               • Am
        • Untuk membolehkan tindakAn surcaj terhadap               -   Ketiadaan Pegawai Aset (sama ada tidak dilantik atau tidak
          pegawai-pegawai awam atau tindakan sivil bagi                dimasukkan dalam senarai tugas)
          mendapatkan gantirugi daripada pihak yang                -   JKPAK (Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan) tidak
          mengakibatkan kehilangan atau kerugian wang                  bermesyuarat dan melaksanakan peranannya        dengan berkesan
          awam
                                                               •   Harta Modal dan Inventori
        • Untuk membolehkan tindakan jenayah diambil
          terhadap pegawai-pegawai dan orang awam                  -   Daftar tidak lengkap dan diselenggara dengan baik ( Pegawai

          yang menyalahgunakan wang awam                               Bertanggungjwb (Custodian) tidak tandatangan)

        • Untuk mendisplinkan pegawai-pegawai awam                 -   Daftar tidak meliputi semua harta modal/inventori
          yang cuai dalam menjalankan tugas.                       -   Pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori tidak dilakukan
                                                                   _   Penggunaan tidak rekod/tidak cekap/tidak mahir/dll.


                                                          81                                                                             82




             Sebarang pertanyaan sila hubungi:

                rosna818@salam.uitm.edu.my


                      : 03-55211386

              TERIMA KASIH
                                                          83




Taklimat Pengurusan Aset UiTM - JM                                                                                                             14

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:315
posted:2/13/2012
language:
pages:14
apidingin - apidingin - APB http://www.uitm.edu.my
About simple like SIMPLE