Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out

TUGASAN KUMPULAN-kump 3-ida

VIEWS: 158 PAGES: 12

									                  KURSUS INDUKSI UMUM BIL. 74/05
                        PUSAT LATIHAN UiTM
                 KG. GAJAH, PERAK DARUL RIDZUAN




                          TAJUK KERTAS KERJA
5.   Terdapat banyak surat-surat dan dokumen yang diuruskan di sesebuah
     jabatan kerajaan :
     5.1    Nyatakan tindakan-tindakan yang perlu diambil apabila menerima
            surat atau dokumen terperingkat.
     5.2    Huraikan ancaman-ancaman yang wujud terhadap keselamatan
            rekod-rekod kerajaan




                  Disediakan oleh :

                  1.     Abu Deen bin Busu
                  2.     Ansar bin Hj Jaafar
                  3.     Azly Razak bin Hussin
                  4.     Azril bin Mohamed Sharuddin
                  5.     Fazlianah binti Buliga
                  6.     Maisi Tiyukok
                  7.     Mohamad Khairul bin Jamaluddin
                  8.     Mohd Hadafi bin Jaafar
                  9.     Mohd Syarul Nizam bin Mohd Arshad
                  10.    Nasrullah bin Abd Kadir
                  11.    Noor Fazliana binti Abdul Aziz
                  12.    Noraidah binti Marmin
                  13.    Sharoon Juandee bin Abd Rahman
                  14.    Siti Juliana binti Jailaini
                  15.    Siti Mariyani binti Mohd Dawad
                  16.    Suzetty Ezzra binti Mohd Sanusi
                  17.    Wan Azlan bin Mat Isa
                  18.    Yusniza binti Yaacob
                  19.    Zainal bin Jamal




                                                                             1
Assalamualaikum w.b.t
     Dengan rasa bersyukur kehadrat Allah S.W.T diatas limpah dan izin-
NYA, kami dapat berkongsi bersama dalam menjayakan progarm induksi
bagi siri 74/2005. Sesungguhnya program seperti ini banyak memberi erti
kepada kami semua.
     Dengan rendah hati, kami berterima kasih yang tidak terhingga kepada
semua yang terlibat terutama sekali kepada fasilitator, penceramah-
penceramah dan rakan-rakan seangkatan yang banyak menjayakan dan
memberi dorongan serta galakan kepada kami dalam menyiapkan tugasan
yang telah diamanahkan dengan penuh rasa tanggungjawab. Sokongan dan
galakan serta kerjasama yang kami terima selama ini, ternyata merupakan
tunjang penggerak utama dalam menjayakan tugasan ini. Tanpa dorongan
dari semua pihak, kami yakin kumpulan kami tidak akan mampu untuk
sampai ketahap ini.
Sesungguhnya kenangan di Batu Gajah sukar untuk kami lupakan dengan
celoteh penceramah yang membuatkan kami tidak kering gusi disamping
tidak mengenal erti penat lelah melatih dan menunjuk ajar kami. Kenangan
manis kami semua antaranya sesi program gambaran, penglibatan individu,
pengucapan awam yang kami lalui dapat dilalui dengan tenang.
     Situasi daripada pelbagai bahagian dan jawatan tidak langsung
menghalang kami memberi komitmen padu malahan penyumbang tenaga
ideal yang begitu jitu dan teguh. Berkat doa kami,tugasan yang diberikan
akhirnya berjaya dilaksanakan dengan jayanya.
      Sekian, Terima Kasih. ……………………




                                                                          2
Dengan penuh berbesar hati, kami ingin memperkenalkan kumpulan kami yang
diberi nama kumpulan WAWASAN.
      Wawasan yang membawa maksud satu arah dasar yang meliputi pelbagai
aspek dengan pembangunan negara selaras dengan moto kami iaitu Berilmu,
Berinovatif, Produktif menuju ke arah wawasan.
      Dengan kekuatan jentera yang diwakili oleh 11 orang putera dan 8 orang puteri
maka tugasan yang telah diamanahkan dapat disempurnakan dalam tempoh yang
telah ditetapkan. Kami berharap agar hasil tugasan kumpulan kami ini dapat
memenuhi kehendak tajuk yang diberikan.




                                                                                 3
SENARAI NAMA AHLI KUMPULAN WAWASAN

BIL                NAMA AHLI            T/TANGAN
 1    ABU DEEN B.BUSU

 2    ANSAR B.HJ JAAFAR

 3    AZLY RAZAK B.HUSSIN

 4    AZRIL B.MOHAMED SHARUDDIN

 5    FAZLIANAH BT BULIGA

 6    MAISI TIYUKOK

 7    MOHAMAD KHAIRUL B.JAMALUDDIN

 8    MOHD HADAFI B. JAAFAR

 9    MOHD SYARUL NIZAM B.MOHD ARSHAD

 10   NASRULLAH B.ABD KADIR

 11   NOOR FAZLIANA BT.ABDUL AZIZ

 12   NORAIDAH BT MARMIN

 13   SHAROON JUNDEE B.ABD RAHMAN

 14   SITI MARIYANI BT MOHD DAWAB

 15   SITI JULIANA BT JAILANI

 16   SUZETTY EZZRA BT MOHD SANUSI

 17   WAN AZLAN B.MAT ISA

 18   YUSNIZA BT YAACOB

 19   ZAINAL B.JAMAL




                                                   4
KANDUNGAN

1.0   Pengenalan/Pendahuluan                                    3

      1.1   Ringkasan tajuk                                     6
      1.2   Ringkasan perbincangan                              6
      1.3   Huraian Tambahan                                    7


2.0   Surat-surat atau Dokumen Terperingkat                     7
      2.1    Tindakan-tindakan penerimaan surat atau
             dokumen terperingkat                               7-8
      2.2    Ancaman-ancaman keselamatan rekod-rekod kerajaan   8-10

3.0   Peraturan-Peraturan Tetap                                 11
      3.0   Akta Rahsia Rasmi 1972
      3.1   Arahan Perkhidmatan 1974 (AP. 74)
      3.2   Arahan Perbendaharaan 71

4.0   Kesimpulan                                                11

5.0   Rujukan/Bibliografi                                       12




                                                                       5
1.1   Ringkasan tajuk

      Pentadbiran pejabat kebanyakannya diuruskan melalui rekod bertulis dan surat
      menyurat merupakan satu aspek yang paling penting. Peraturan-peraturan
      tertentu telah diberi di dalam Arahan Perkhidmatan sebagai panduan umum.
      Menurut peruntukan-peruntukan yang telah disediakan dalam Buku Arahan
      Keselamatan kerajaan, dokumen terperingkat perlu diberi perlindungan dari
      diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui atau
      melihatnya. Keselamatan dokumen perlu dititik beratkan bagi mengelakkan
      daripada kebocoran, kecurian dan kebakaran.

1.2   Ringkasan Perbincangan

      Kerajaan telah mengadakan peraturan-peraturan tentang pengurusan dokumen-
      dokumen rasmi dan peraturan ini mestilah dipatuhi oleh semua Pegawai-Pegawai
      Awam. Penjelasan tentang tatacara pengurusan dokumen-dokumen tersebut telah
      dinyatakan di dalam sumber rujukan seperti Panduan Keselamatan Pejabat,
      Arahan Perkhidmatan Bab 3, Surat Menyurat Para 11 dan Bab 4, Fail-memfail Para
      4(1) dan (b), Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987, Peraturan Pengurusan Rahsia
      Rasmi serta Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987

      Langkah Kerajaan mengadakan peraturan-peraturan sedemikian adalah untuk
      memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset kerajaan tidak terjatuh ke
      tangan orang-orang atau pihak-pihak yang boleh mengancam keselamatan negara.
      Aset yang paling berharga kepada kerajaan adalah maklumat yang dilindungi.

      Dua aspek penting dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 dan Akta Rahsia
      Rasmi 1972, Pindaan 1987 ialah
          Perlantikan dan kuasa pegawai awam untuk mengkelaskan dokumen/surat
           rasmi Jabatan;
          Kuasa untuk mengkelaskan semula dokumen/suratan rahsia rasmi Jabatan
           supaya ianya terhenti menjadi rahsia rasmi.

1.3   Huraian Tambahan

      TATACARA KESELAMATAN DOKUMEN TERPERINGKAT
      DI PERPUSTAKAAN NEGARA MALAYSIA
      Di bawah pengurusan dokumen-dokumen terperingkat di Jabatan ini, terdapat 4
      kategori iaitu :

      (i)     Penyediaan dokumen
      (ii)    Penyimpanan dokumen
      (iii)   Penghantaran/pergerakan/pengedaran dokumen
      (iv)    Pemusnahan dokumen




                                                                                    6
1.3.1   Penyediaan Dokumen

        Semua penyediaan dokumen terperingkat hendaklah mematuhi Akta Rahsia
        Rasmi 1972 (Pindaan 1987) dimana hanya pegawai yang diberikan kuasa secara
        bertulis oleh YB Menteri Pendidikan sahaja yang dibenarkan untuk menentukan
        taraf keselamatan sesuatu dokumen yang dikeluarkan. Diperingkat Jabatan, surat
        Arahan Pentadbiran akan dikeluarkan dengan memberi kuasa kepada pegawai-
        pegawai tertentu.
        Semua pegawai Jabatan perlulah mematuhi prosedur berikut dalam menyediakan
        dokumen/suratan terperingkat :
               (a)    Dokumen tersebut hendaklah ditentukan taraf keselamatanterlebih
                      dahulu sama ada rahsia besar, rahsia, sulit atau terhad sebelum
                      dokumen tersebut disediakan;
               (b)    Sekiranya dokumen tersebut boleh dikategorikan sebagaidokumen
                      terperingkat, dokumen tersebut hendaklah dikemukakan kepada
                      Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk tujuan
                      pengkelasan. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut telah
                      ditentukan taraf keselamatannya di atas arahan yang telah diberikan
                      atau berdasarkan fail yang digunakan, pengkelasan tidak perlu
                      dilakukan;
               (c)    Semua draf dan salinan yang tidak diperlukan hendaklah
                      dimansuhkan mengikut kesesuaiannya;
               (d)    Bilangan salinan dokumen yang disediakan hendaklah seboleh-
                      bolehnya menepati jumlah yang diperlukan sahaja;
               (e)    Pegawai/staf yang mengendalikan dokumen dalam kategori rahsia
                      besar dan rahsia hendaklah telah lulus tapisan keselamatan halus dan
                      bagi pegawai-pegawai/staf yang mengendalikan kategori sulit,
                      hendaklah telah lulus tapisan keselamatan kasar.

2.0     Surat-surat atau Dokumen Terperingkat

        Surat-surat atau Dokumen Terperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi
        maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan
        dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan.

        2.1    Tindakan-tindakan penerimaan surat atau dokumen terperingkat.

              Terdapat 2 tindakan-tindakan bagi menguruskan dokumen terperingkat
              iaitu tindakan umum dan tindakan khusus. Tindakan-tindakan umum
              terdiri daripada Pendaftaran Rahsia dan merangkumi Tugas Pendaftar
              Rahsia. Manakala tindakan khusus pula termasuklah kaedah
              mengendalikan surat-surat seperti surat untuk Jabatan, Perhatian, tersalah
              alamat, pembukaan sampul kecil sebagai tindakan sementara dan surat
              yang mengandungi Wang atau Barang Berharga. Huraian mengenai
              tindakan-tindakan umum adalah seperti berikut :




                                                                                        7
a)   Pendaftaran rahsia

      i) Semua jabatan yang menguruskan dokumen-dokumen
         terperingkat hendaklah mewujudkan satu sistem bagi menerima,
         memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen
         terperingkat supaya ianya diuruskan berasingan daripada surat-
         surat tidak berperingkat

      ii) Bahagian itu hendaklah dilaksanakan di satu tempat terasing
          yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. Tugas dan Tanggungjawab
          bagi menyelia bahagian ini hendaklah diberikan kepada seorang
          penjawat dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia.

      iii) Dalam pejabat-pejabat kecil mungkin tidak boleh ditubuhkan
           Pendaftaran Rahsia yang berasingan. Tetapi prinsip bahawa
           dokumen-dokumen terperingkat diterima, diproses disimpan
           dan dihantar berasingan daripada surat-surat tidak terperingkat
           hendaklah diikuti dan hanya boleh diuruskan oleh penjawat-
           penjawat awam yang dibenarkan sahaja.

      iv) Di dalam keadaan-keadaan tertentu selain daripada
          menubuhkan Pendaftaran Rahsia, satu atau lebih Pendaftaran
          Kecil Rahsia, boleh diwujudkan. Tetapi rujukan kepada Pegawai
          Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat dahulu dalam perkara
          ini.

b)   Tugas-tugas dan tanggungjawab seorang Pendaftar Rahsia

     i)   Menyimpan suatu rekod yang diperingkatkan tidak rendah
          daripada SULIT mengandungi senarai fail terperingkat
          mengikut peringkat di Pendaftaran Rahsia.

     ii) Menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta
         mengedarkannya kepada semua pegawai yang surat yang
         bertulis PERSENDIRIAN mestilah diserahkan dengan tidak
         dibuka kepada pegawai yang dialamatkan. Surat yang
         dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan kerajaan

     iii) …………………. kepentingan dengan selamat & menentukan
          supaya akaun terima dengan menggunakan Borang jadual bagi
          dokumen-dokumen yang dihantar itu diterima.

     iv) Menyelanggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat
         dan semua fail terperingkat hendakalah direkodkan. Pendaftar
         rahsia mestilah mengetahui tempat kedudukan setiap fail
         terperingkat. Audit fail berkala hendaklah dibuat bagi



                                                                        8
                  menentukan fail-fail terperingkat yang masih ada dalam
                  simpanan penerima.

            v)    Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai
                  Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara
                  terperingkat.

            vi) Menyelenggara ‘Daftar surat-surat terperingkat yang diterima’
                dan ‘Daftar surat-surat yang dihantar keluar’. Rekod atau
                kawalan pergerakan fail-fail terperingkat.

2.2   Penjelasan mengenai tindakan-tindakan khusus yang perlu diambil apabila
      menerima surat atau dokumen terperingkat adalah seperti berikut :

             a)     Surat untuk Jabatan :
                      Buka
                      Cop tarikh terima
                      Rekod dalam Daftar Mel
                      Failkan dalam fail berkenaan
                      Minitkan – surat dari siapa?, no rujukan? tarikh difail?

             b)      Surat untuk perhatian :
                      Cop tarikh terima di atas sampul
                      Surat tidak boleh dibuka oleh orang lain kecuali orang
                        tersebut meninggalkan pejabat, jawatan atau meninggal
                        dunia

             c)      Surat Persendirian – tidak boleh dibuka oleh orang lain

             d)      Surat tersalah alamat – kembalikan ke Pejabat Pos

             e)      Membuka sampul kecil sebagai Tindakan Sementara.
                     Di mana-mana fail berkenaan, tidak dapat dikesan dengan
                     serta-merta dan kandungan surat yang diterima memerlukan
                     tindakan yang segera, bahagian pendaftaran fail hendaklah
                     membuka sampul kecil sebagai langkah sementara. Apabila
                     fail berkenaan dijumpai, maka sampul kecil dan
                     kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu

             f)      Surat yang mengandungi Wang/Barang Berharga.
                     Semua surat-surat yang diterima yang mengandungi Wang
                     atau lain-lain barang berharga hendaklah didaftarkan
                     mengikut peraturan dalam Arahan Perbendaharaan 71
                     tentang surat-surat sedemikian. Peraturan ini meliputi semua
                     surat-surat yang diterima, iaitu tidak kira sama ada surat-




                                                                                  9
                  surat itu terbuka, berdaftar atau yang diterima melalui
                  hantaran tangan.

2.3   Keselamatan dokumen bermaksud memberi perlindungan terhadap surat -
      surat terperingkat. Perlindungan diperlukan kerana terdapat pelbagai
      ancaman-ancaman yang wujud terhadap keselamatan rekod-rekod
      kerajaan. Berikut di bawah adalah huraian mengenai ancaman-ancaman
      yang wujud :

            a)    Sabotaj
                  Ia adalah satu perbuatan atau omitan bertujuan menyebabkan
                  kerosakan fizikal untuk kepentingan-kepentingan sebuah
                  kuasa asing atau sesuatu tujuan politik yang subversif.
                  Contohnya pada 11 September 2003, World Trade Centre di
                  New York telah di rempuh dengan pesawat.

            b)    Espionaj
                  Ia adalah kegiatan untuk memperolehi perkara atau
                  maklumat terperingkat dengan cara tersembunyi atau salah
                  di   sisi  undang-undang    bagi     tujuan-tujuan yang
                  memudaratkan keselamatan atau kepentingan-kepentingan
                  Malaysia. Contohnya penyamaran, perisikan

            c)    Subversif
                  Ia adalah kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan-
                  pertubuhan atau orang perseorangan yang bermaksud
                  menghancur dan membinasakan ketenteraman yang ada
                  dengan cara-cara yang salah di sisi undang-undang.
                  Contohnya kedatangan Komunis di Tanah Melayu yang cuba
                  menukar fahaman orang Melayu.

            d)    Kelemahan Manusia
                  Ia boleh dikaitkan dengan keinginan menunjuk-nunjuk,
                  kecuaian mematuhi arahan-arahan keselamatan, kebocoran
                  kerana mungkin sampulnya terkoyak, cuai kerana ketagihan
                  minuman keras atau dadah, tidak cermat dan berhati-hati
                  ketika bercakap melalui alat komunikasi seperti telefon di
                  tempat awam.




                                                                         10
3.0   Peraturan-Peraturan Tetap

      3.1   Akta Rahsia Rasmi 1972
            Akta Rahsia Rasmi 1972 adalah satu akta undang-undang untuk memberi
            perlindungan terhadap rahsia-rahsia rasmi kerajaan daripada jatuh ke
            tangan orang-orang yang tidak dibenarkan. Semua penjawat awam
            dikehendaki menandatangani perakuan berkenaan dengan Akta Rahsia
            Rasmi 1972 semasa memegang jawatan kerajaan dan perakuan yang kedua
            semasa meninggalkan jawatan.

      3.2   Arahan Perkhidmatan 1974 (AP. 74)
            Menurut Arahan Perkhidmatan 1974, pentadbiran pejabat kebanyakkannya
            diuruskan melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan satu aspek
            yang paling penting.

      3.3   Arahan Perbendaharaan 71
            Untuk merekod surat-surat masuk yang mengandungi wang atau lain-lain
            barang-barang berharga, sama ada surat terbuka, berdaftar atau yang
            diterima melalui penghantar. Cara merekodkan surat berpengelasan
            peringkat keselamatan adalah seperti merekodkan tarikh tandatangan
            pengirim surat dan juga nombor fail yang surat-surat itu telah dimasukkan.

4.0   Kesimpulan

      Langkah keselamatan perlu dipertingkatkan dari masa ke semasa. Dengan adanya
      sistem keselamatan elektronik, peti keselamatan, menghadkan jualan keluar
      masuk, ia menghujudkan pas keselamatan dan sebagainya. Maka kesejahteraan
      dan keselamatan dapat diperolehi. Sebagai individu yang bertanggungjawab dan
      berwawasan, kita sepatutnya bersama-sama mencegah segala ancaman-ancaman
      yang timbul diantaranya sabotaj, espinaj, subversif, kelemahan manusia,
      pencerobohan sistem maklumat dan ancaman pelampau samada dari segi
      keagamaan mahupun politik, kegiatan seperti inilah yang memudaratkan
      keselamatan dan kepentingan negara kita. Tidak mustahil dengan bakat kerjasama
      semua saling memahami dan kesediaan memberi khidmat bakti kita mampu
      mentadbirnya dengan cermerlang.




                                                                                   11
5.0   Rujukan/Bibliografi

      5.1   Nota Kursus Induksi Modul Umum UiTM Bil. 74/2005 Kumpulan II & III.

      5.2   Nota Penceramah, Pn. Yang Aini bt. Othman, Institut Tadbiran Awam, Arahan
            Perkhidmatan & Kawalan Rahsia Kerajaan.

      5.3   Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) semua Pindaan Hingga Mei
            1994 : MDC Penerbit Pencetak Sdn Bhd

      5.4   Perintah-perintah Am & Arahan Pentadbiran hingga 1 Julai 2003 : International Law
            Book Services.




                                                                                          12

								
To top