PPT presentation CRICIB avec annexe decembre2010

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Mise en œuvre d’un dispositif de
contrôle interne budgétaire (CIB)


          Décembre 2010




             MACIB
                   SOMMAIRE                                2




1 Introduction


2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition,
composantes)

3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire

4 Les outils mis à disposition des ministères
1- Introduction                                                                3



 La gestion des politiques publiques d’un ministère a des
objectifs :
    de régularité : respect des lois et règlements,
    de fiabilité du compte rendu pour permettre un meilleur contrôle
     démocratique,
    de performance (efficacité, qualité de service, efficience) fixés dans les
     PAP, et déclinés en objectifs opérationnels dans les services.


 La mise en œuvre du contrôle interne renforce l’assurance
pour le ministère d’atteindre ces objectifs.
    Dans l’expression « contrôle interne », le terme contrôle est à entendre
     dans le sens qui est le sien en anglais, à savoir « maîtrise » : le
     contrôle interne fait partie du dispositif plus global de maîtrise des
     risques des entités.
    Le contrôle interne contribue ainsi à la maîtrise des activités, à
     l’efficacité des opérations et à l’utilisation efficiente des ressources en
     permettant aux services de maîtriser le risque de ne pas atteindre leurs
     objectifs.
1- Introduction                                                   4



 Le contrôle interne budgétaire est un sous-ensemble du
dispositif de maîtrise des risques ministériels.

Focalisé sur l’atteinte des objectifs de qualité de la comptabilité
budgétaire et de soutenabilité budgétaire, le contrôle interne
budgétaire (CIB) est donc un sous-ensemble du contrôle interne
et participe à ce titre pleinement de la gouvernance de l’Etat.

Il vise à s’assurer :
       du respect des lois de finances et de programmation des
        finances publiques
       de la qualité de la comptabilité budgétaire nécessaire à la
        fiabilité du compte rendu et au contrôle démocratique.
1- Introduction                                                         5



 Vers un déploiement généralisé obligatoire du contrôle et de l’audit
  internes
    une décision du CMPP du 30 juin 2010 et un projet de décret
     pour rendre obligatoire le déploiement, sous la conduite des
     secrétaires généraux, de dispositifs de contrôle et d’audit
     internes, visant à assurer la maîtrise des risques liés à la gestion
     des politiques publiques de chaque ministère ;
    un projet de décret relatif à la gestion budgétaire et comptable
     réformant le règlement général sur la comptabilité publique et
     instituant l’obligation pour les ministères de déployer des
     dispositifs de contrôle interne budgétaire et de contrôle interne
     comptable ;
    s’agissant du contrôle interne budgétaire, un cadre de référence
     interministériel facilitant les travaux de déploiement dans les
     ministères (identification des risques budgétaires génériques,
     dispositifs de contrôle-types).
1- Introduction                                                   6



 Le contrôle interne budgétaire constitue une démarche
  complémentaire du contrôle interne comptable, permettant de
  couvrir, avec des méthodes et des outils cohérents et articulés
  entre eux, l’ensemble des processus de dépense et de recette,
  depuis la programmation jusqu’au règlement ou à l’encaissement.


 Ainsi s’agissant de la chaîne de la dépense, le contrôle
  interne budgétaire :
    est focalisé sur la programmation budgétaire de la gestion
      fondée sur une programmation des activités, la mise en place
      des crédits et l’engagement des dépenses,
    bénéficie des travaux du contrôle interne comptable sur la
      qualité des paiements et des opérations de fin de gestion,
    contribue, au titre de la fiabilisation des engagements, à la
      qualité de la comptabilité générale (engagements hors bilan).
Champs respectifs des comptabilités budgétaire et générale, du CIB et du CIC
                                                                       7


                                                        Comptabilité budgétaire (recettes)
                  Comptabilité budgétaire (dépenses)
           AE
           CP                               Disponibles (1) = (2) - (3)
           Emplois                                                                                                                               Rapport de la
           Découverts                                                                                                                            Cour des
           AE                               Ouvertures et mouvements                                                                             comptes sur les
           CP                               en gestion (2)                                                                                       résultats et la
                                                                                                             Prévisions de                       gestion
           Plafonds des emplois autorisés
           Découverts autorisés                                                                                recettes                          budgétaire
           AE             Impact en AE      Consommation des
                                                                                   Impact en CP              Encaissements
           CP                               autorisations (3)                                                Impact en recettes
           Emplois                                              Consommations d’emplois en ETPT
           Découverts                                                        Impact en découvert


                                              Suivi des tranches fonctionnelles


               Programmation budgétaire et son actualisation (AE, CP, emplois, recettes)

                        Mise à disposition des crédits (AE et CP) et des emplois

  Budget                        Engagement
               Affectation                              Livraison / service fait                   Paiement / encaissement        Opérations de fin de gestion
   voté
                                juridique                                                                                         Etablist des états financiers


                                                                                        Comptabilité générale
                                    Incidence sur la
                                    qualité de la                                                   Bilan
                                                                                                                                                      Certification
                                    tenue
                                                                                          Compte de résultat                                          des
                                    des charges et
                                                                                                                                                      Comptes de
                                    élément
                                                                                    Tableau des flux de trésorerie                                    L’Etat
                                    d'évaluation du
                                    hors bilan
                                                                              Annexe (dont engagements hors bilan)
1- Introduction                                                                            8



 CIB et contrôle budgétaire (1/3) : distincts mais
convergents
 Le contrôle budgétaire ne fait pas partie du contrôle interne
budgétaire :
        – Il n’est ni décidé ni mis en œuvre par le ministère ;
        – Il est exercé pour le compte du ministre chargé du budget par des agents
          placés sous l’autorité du directeur du budget.


 Mais ses objectifs rejoignent ceux assignés au contrôle interne
budgétaire :
        – La qualité de la comptabilité budgétaire, notamment des engagements,
          fait déjà partie des critères de délivrance du visa sur les actes (imputation,
          exactitude) ;
        – La qualité de la programmation et la soutenabilité de la gestion sont au
          cœur des missions du contrôle budgétaire exercées à travers l’avis sur
          les BOP et l’examen de l’exécution.
1- Introduction                                                                                       9



 CIB et contrôle budgétaire (2/3) : des synergies à
exploiter
 L’exercice du contrôle budgétaire bénéficie de la mise en place d’un contrôle
interne budgétaire dès lors que ce dernier est effectif et efficace :
         – En donnant des assurances sur la qualité de la comptabilité budgétaire, le CIB
           fiabilise les informations financières à la disposition du contrôleur budgétaire (restes
           à payer, échéanciers de CP…) ;
         – En contribuant à améliorer la qualité de la programmation budgétaire et de son suivi
           en exécution, il facilite la surveillance de la soutenabilité à partir des documents
           soumis au contrôleur budgétaire ;
         – En donnant des assurances sur la soutenabilité de la gestion, il permet au contrôleur
           budgétaire d’alléger ses procédures de visa à l’acte.


 Inversement, les services de contrôle budgétaire contribuent à améliorer
l’efficacité du dispositif de contrôle interne budgétaire :
         – En apportant au ministère leur éclairage sur les risques budgétaires auxquels le
           ministère est confronté ;
         – En proposant au ministère des pistes de maîtrise tirées de leur expérience et leur
           observation.
1- Introduction                                                                              10



 CIB et contrôle budgétaire                              (3/3) : le nouveau
positionnement du contrôle budgétaire
 Ayant intérêt à la mise en place d’un CIB efficace, et réunissant les
compétences pour en susciter l’amélioration :
        – Les services du contrôle budgétaire promeuvent et accompagnent la mise en place
          d’un contrôle interne budgétaire dans les ministères ;

        – Ils doivent aussi être placés en position de pouvoir juger de l’effectivité et de
          l’efficacité du CIB : à ce titre, dans chaque ministère, le CBCM a vocation à siéger
          dans les instances de pilotage du CIB ainsi qu’au comité d’audit ministériel.


 La mise en place du CIB ouvrira ainsi la voie à la réforme du contrôle
budgétaire :
        – Un positionnement plus en amont sur la détection des risques pesant sur la gestion
          au regard de la soutenabilité ;

        – Un positionnement plus stratégique et centré sur les risques les plus significatifs.
1- Introduction                                                11



   Des questions parmi d’autres qui se posent aux responsables
    de la gestion des ministères…

       Comment identifier suffisamment tôt les risques majeurs
        relatifs à ma gestion budgétaire?
       Quel est vraiment le degré de rigidité de mon budget?
       Suis-je certain que ma comptabilité budgétaire retrace
        fidèlement tous mes engagements, et donc mes restes à
        payer?
       Quelle est la fiabilité de mes prévisions de paiement sur
        l’année en cours (et sur les suivantes)?

   … et auxquelles le déploiement du contrôle interne budgétaire
    doit permettre de répondre.
                   SOMMAIRE                                12




1 Introduction

2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition,
composantes)

3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire

4 Les outils mis à disposition des ministères
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                   13


 Le contrôle interne budgétaire vise à donner une assurance
raisonnable quant à l’atteinte des 2 objectifs suivants :

            La qualité
   de la comptabilité budgétaire              La soutenabilité budgétaire

   Appréciée      selon     des   critères   Evaluée au travers de :
   opérationnels, dans ses différents        - la qualité de la programmation
   éléments :                                initiale,
   - autorisations en AE, CP, emplois,       - son suivi,
   - évaluation de recettes non fiscales,    - son actualisation en gestion,
   - consommations en AE, CP, ETPT,          - la soutenabilité de la gestion
   - recettes non fiscales,                  proprement dite.
   - tranches fonctionnelles,
   - états financiers.




 La CAC, la performance et la JPE ont vocation à faire l’objet de
dispositifs de contrôle interne propres.
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                     14


   La soutenabilité budgétaire correspond au respect de
    l’autorisation parlementaire budgétaire à la fois dans sa
    déclinaison annuelle et dans ses prescriptions pluriannuelles.
   Elle découle de la programmation de la gestion. Celle-ci, qui
    est rendue obligatoire dans le projet de décret relatif à la
    gestion budgétaire et comptable, met en adéquation l’activité
    des services avec les crédits et les emplois notifiés ou
    attendus. En conséquence :
       Elle s’appuie sur une nomenclature d’activités qui articule les décisions
        ou actes de gestion et leur impact budgétaire (traduction en termes
        physico-financiers, échelonnement dans le temps) ;
       Elle se décline à la fois de manière infra-annuelle (détailler la gestion) et
        de manière pluriannuelle (prendre en compte les conséquences des
        gestions passées et configurer la gestion sur les exercices ultérieurs), le
        cas échéant, à des mailles différentes ;
       Elle est établie sur un horizon pluriannuel pertinent (au moins deux ans) ;
       Elle est actualisée régulièrement en lien avec la gestion ;
       Elle est instituée comme élément structurant de la gestion budgétaire
        publique par le projet de refonte du RGCP.
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                                     15

                Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire

La qualité de la comptabilité budgétaire se décline selon des critères
opérationnels analogues à ceux qui s’appliquent en matière de qualité
comptable.
Critère 1- Régularité (réalité, justification, présentation et bonne information,
générée par des personnes habilitées) : les opérations financières conduisant à des
enregistrements en comptabilité budgétaire sont conformes aux lois et règlements en
vigueur.
Exemples de pratiques concourant à l’objectif

- Les affectations correspondent à des opérations d’investissement prêtes à être lancées.

- Les consommations d’AE résultent d’engagements juridiques enregistrés conformément aux règles
(faits générateurs, montants) spécifiées par le référentiel de comptabilité budgétaire.

- La consommation des crédits ouverts par voie de fonds de concours respecte l'intention de la partie
versante.

- Les engagements relevant du visa de l'ACCB sont adressés à cet acteur dans le workflow pour
validation.

- Le référentiel par destination de la loi de finances est respecté.
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                                        16

               Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire
Critère 2 - Exactitude : correcte évaluation des engagements, des paiements, des
encaissements et des consommations d’emplois.
Exemples de pratiques concourant à l’objectif

- L’évaluation des consommations d’emplois est conforme aux règles de décompte définies par la DB
(dans le macro processus MP8 Pilotage de la masse salariale et des emplois).
- Les engagements juridiques font l’objet d’une valorisation la plus exacte possible et non forfaitaire,
incluant l’ensemble des éléments connus.

Critère 3 – Exhaustivité (totalité : tous les engagements, tous les paiements, toutes
les consommations d’emplois et tous les encaissements de l’entité sont enregistrés,
non-contraction : engagements, paiements, consommations d’emplois et
encaissements sont enregistrés sans contraction entre eux).
Exemples de pratiques concourant à l’objectif

- La totalité des rémunérations donnant lieu à consommation des plafonds d’emplois est prise en
compte pour établir les consommations d’ETPT.
- Pour les dépenses ayant une consommation d'AE préalable à la validation de la demande de
paiement dans Chorus (flux 1 à 3), des procédures permettent de garantir que la consommation de
ces autorisations d'engagement est systématiquement enregistrée dans Chorus lors du fait
générateur (notification).
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                        17

             Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire


Critère 4 - Imputation : correcte et régulière imputation par nature et
destination s’agissant des engagements, dépenses, consommations
d’emplois, sur un fonds de concours ou une attribution de produits, sur le
budget général ou un compte spécial ou un budget annexe, par ligne de
recettes pour les recettes, destination le cas échéant (ouverture associée de
crédits).
Exemples de pratiques concourant à l’objectif

- Les éléments de paye sont correctement imputés par nature, en particulier s’agissant
des comptes ne conduisant pas à décompte de consommation des plafonds d’emplois.
- Les règles d’imputation par destination (programmes, actions, voire sous-actions) sont
respectées.
- Les opérations d’annulation de dépenses (en AE et en CP) effectuées dans le cadre
d’un rétablissement de crédits respectent au niveau le plus fin (compte PCE) la nature
initiale des dépenses annulées, sauf exceptions prévues par les règles de comptabilité
budgétaire.
- Les opérations relevant des comptes d’affectation spéciale ou des budgets annexes
sont imputées sur ces périmètres budgétaires conformément à leurs règles de
spécialisation.
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                         18

             Objectif : qualité de la comptabilité budgétaire

Critère 5 - Rattachement : au bon exercice budgétaire, à la bonne tranche
fonctionnelle, au bon engagement.
Exemple de pratiques concourant à l’objectif
- Les opérations afférentes à la gestion anticipée sont enregistrées sur le bon exercice
budgétaire.
- Les EJ sont rattachés aux tranches fonctionnelles les concernant.
- Les paiements sont rattachés au bon engagement.

Critère 6 - Sincérité : traduction de la réalité et de l’importance des éléments
comptabilisés par l’application stricte des règles de comptabilité budgétaire.

Exemples de pratiques concourant à l’objectif
- Les états de consommation des fonds de concours sont justifiés.
- Pour une opération d’investissement, l’affectation d’AE à une tranche fonctionnelle est
effectuée de sorte que « l’autorisation d’engagement couvre un ensemble cohérent et
de nature à être mis en service ou exécuté sans adjonction » (principe de fonctionnalité
des investissements, art. 8 de la LOLF).
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                      19


 Les données des états de comptabilité budgétaire doivent
permettre d’apporter à leurs destinataires une information
budgétaire :

   Claire
      • univoque et sans ambiguïté
   Pertinente
      • directement utilisable par le destinataire et concentrée sur l’essentiel
   Lisible
      • directement compréhensible par tous
   Périodique
      • transmise régulièrement, et dans des délais permettant son utilisation

 La qualité et la crédibilité de l’information des états de comptabilité
 budgétaire résultent de la rigueur de chaque saisie et dépendent
 ainsi de chacun des acteurs qui y contribuent.
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                                   20

                         Objectif : soutenabilité budgétaire
Critère 1- La qualité de la programmation budgétaire initiale, établie selon une
nomenclature d’activités pertinente, permet d’assurer l’adéquation entre la mise en
œuvre opérationnelle des objectifs stratégiques du programme et les prescriptions des
lois de finances et de la loi de programmation des finances publiques en vigueur. Elle
inclut la programmation des décisions ou actes de gestion sous-jacents. Elle se déploie
à la fois en infra-annuel et en pluriannuel.
Exemples de pratiques concourant à l’objectif

- Une stratégie de mise en œuvre des politiques est définie par programme et déclinée
opérationnellement.
- Un référentiel d’activités par programme est défini, documenté et diffusé.
- Une méthode d’évaluation des dépenses obligatoires et inéluctables est définie, partagée et
appliquée.
- Une méthode de programmation des activités est arrêtée au niveau du programme, elle est diffusée
et mise en œuvre par tous les acteurs.
- La programmation sert de support au pilotage de la gestion, à l’allocation des ressources et au
dialogue de gestion.
- L’estimation des dépenses et des recettes est fondée sur des données justes et complètes, dont la
cohérence fait l’objet d’un contrôle et la réalisation d’un suivi.
- Le scénario de gestion RH repose sur des données fiables. Il retient des hypothèses réalistes et
conformes à la politique RH du ministère.
- Un dispositif de réserve de précaution permet de faire face aux risques de dérive des engagements
ou des paiements, qui font l’objet d’une identification formelle et d’une valorisation selon des
méthodes définies et partagées.
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                      21

                      Objectif : soutenabilité budgétaire


Critère 2- La qualité du suivi et de l’actualisation de la programmation
assure la mise en cohérence, dans le respect des enveloppes fixées, de la
programmation avec les actes de gestion et la prise en compte des
modifications d’hypothèses en cours de gestion.
Exemples de pratiques concourant à l’objectif

- La consolidation du suivi de l’exécution est effectuée à terme régulier, selon une
méthode appropriée (et non arithmétique ou forfaitaire) et un calendrier qui permet de
prendre des mesures correctrices éventuellement nécessaires.
- Les échéanciers de paiement sont systématiquement saisis dans Chorus à l’appui des
engagements juridiques (EJ), sont justifiés et mis à jour en tant que de besoin.
- Les engagements ou paiements afférents à des types de dépenses faisant l’objet
d’une réservation de crédits sont systématiquement rattachés à la réservation
correspondante.
- Les EJ sont mis à jour et soldés, à l’issue des opérations.
2- Le contrôle interne budgétaire / Objectifs                                                       22

                        Objectif : soutenabilité budgétaire
Critère 3- La soutenabilité de la gestion se traduit par l’adéquation des projets de
dépenses d’un responsable administratif aux droits d’engagement et de paiement qui lui sont notifiés
ou qui sont susceptibles d’être mis à sa disposition ainsi que la maîtrise de leur impact sur les années
ultérieures, compte tenu de la couverture des dépenses obligatoires et inéluctables.



Exemples de pratiques concourant à l’objectif

- Les réformes prises en compte dans la construction du budget sont effectivement mises en œuvre.
- La mise en œuvre d’une méthode d’appréciation de la fonctionnalité des tranches permet d’affecter
les montants idoines de crédits (AE) à une tranche fonctionnelle. Les montants affectés concernent
des projets d’investissement aboutis et suffisamment définis.
- Il est vérifié que les opérations d’achat, de travaux et de subvention préparées par les opérationnels
sont cohérentes avec les différents aspects de la programmation (dont priorisation de la
programmation et prévisions de mise à disposition de CP).
- Les dépenses obligatoires et inéluctables font l’objet d’une priorisation impérative dans la mise en
œuvre de la programmation.
- La gestion des personnels contractuels de l’Etat est conforme à la politique définie par le ministère,
notamment quant aux conditions de transformation de leur contrat de travail en CDI et de
revalorisation de leur rémunération.
- Les plans de recrutements et la politique de rémunération sont adaptés en fonction des éventuelles
erreurs de prévision sur les départs ou le GVT.
2- Le contrôle interne budgétaire / Définition                                        23


 Il résulte des objectifs du contrôle interne budgétaire la
définition suivante de celui-ci :

Le contrôle interne budgétaire est :


          l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents

             décidés par chaque ministère
               mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux pour
               maîtriser le fonctionnement de leurs activités
                en vue de fournir une assurance raisonnable de la qualité des
                informations de comptabilité budgétaire et de la soutenabilité
                budgétaire.


 Ces dispositifs sont arrêtés par le directeur en charge des affaires financières sous
 l’autorité du secrétaire général de chaque ministère.

 Ils doivent avoir pour effet de réduire le risque d’erreur ou d’omissions significatives
 dans la comptabilité budgétaire et d’assurer le respect de l’autorisation parlementaire.
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes               24



 Les dispositifs de contrôle interne comportent
  cinq composantes étroitement liées :

     un environnement favorable à la maîtrise des risques ;
     une évaluation des risques;
     des activités de contrôle ;
     de l’information et de la communication ;
     un pilotage du dispositif de contrôle interne.


 Dans le champ du dispositif de contrôle interne
  budgétaire, ces cinq composantes déterminent la
  manière de conduire et d’opérer les activités de
  gestion budgétaire.
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes                          25


 Un environnement favorable à la maîtrise des risques
    Découlant du degré de sensibilité des responsables au contrôle
    interne, il constitue le socle du dispositif de CIB.


Illustrations :
 Des instances d’arbitrage, de coordination et de pilotage de la gestion
fonctionnant conformément aux processus budgétaires cibles et identification
d’un responsable du bon fonctionnement des processus.
 Des schémas d’organisation définissant les rôles associés aux processus,
les modalités de leur coordination et le dialogue de gestion.
 Des responsabilités et des pouvoirs clairement définis : les habilitations
(juridiques et outils) sont conformes aux rôles identifiés.
 Des procédures budgétaires définies et diffusées, en cohérence avec les
procédures interministérielles.
 Des agents sensibilisés et formés, une filière « gestion budgétaire »
valorisée.
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes                         26



 L’évaluation des risques
    Le ministère met en place des méthodes de recensement, d’analyse
    et de gestion des risques budgétaires.

Illustrations :
 Les missions ainsi que les objectifs et les indicateurs de qualité de la
comptabilité budgétaire et de soutenabilité sont connus et appropriés par
chaque entité ayant un rôle dans les processus budgétaires.


 Une cartographie des risques budgétaires identifiant et hiérarchisant les
risques majeurs est établie et régulièrement mise à jour.


Les responsables relaient les différents changements (organisationnels,
réglementaires…) en direction de leurs services et veillent à leur mise en
œuvre adaptée au contexte du ministère.
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes                       27



 Les activités de contrôle
    Elles sont destinées à assurer l’exécution des directives émises par
    les responsables en vue de maîtriser les risques budgétaires
    identifiés.

Illustrations :
 Des actions de traitement des risques proportionnées aux enjeux sont
définies et associées à un plan de mise en œuvre.


 Des dispositifs de contrôle de la correcte application des règles et
procédures budgétaires internes sont mis en place.
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes                            28


         L’information et la communication
 L’information et la communication
   Les systèmes d’information et de communication doivent permettre
   aux responsables et à toute personne concernée d’exercer leurs
   responsabilités.

Illustrations :
 Le directeur en charge des affaires financières définit la politique
ministérielle de contrôle interne budgétaire et s’assure de son appropriation.
 Les responsables financiers s'assurent que les applications informatiques
dans le domaine budgétaire sont disponibles, fiables, conformes aux
besoins.
 Les systèmes d’information comportent des contrôles clés et des accès
sécurisés.
 La gestion des habilitations en interne au ministère est conforme aux
préconisations de l’AIFE, qu’il s’agisse de l’application Chorus ou des
applications interfacées.
2 Le contrôle interne budgétaire / 5 composantes                          29



 Le pilotage du CIB
    Il repose sur une organisation claire du dispositif et sur son
    évaluation.

Illustrations :
 Sous la responsabilité du directeur en charge des affaires financières,
l’organisation de contrôle interne budgétaire est précisée, en tenant compte
des travaux conduits au titre du déploiement de Chorus.
 Une instance de pilotage du dispositif de CIB et un comité d’audit
ministériels sont organisés.
 Un reporting du CIB s’appuyant sur des tableaux de bord et des indicateurs
est organisé.
 Des évaluations régulières du CIB sont menées.
                 SOMMAIRE                             30




1 Introduction

2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition,
périmètre, composantes)

3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire


4 Les outils mis à disposition des ministères
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                     31



 Pourquoi mettre en place un contrôle interne budgétaire ?

 Pour garantir le respect des principes et règles établis dans le
référentiel de comptabilité budgétaire (circulaire n°DF-MNC-09-3004 du 22
janvier 2009 du ministre du budget, des comptes publics et de la fonction
publique) et dans le futur décret relatif à la gestion budgétaire et comptable.

 Pour fiabiliser l’information financière, y compris la comptabilité générale
de l’Etat, qui est alimentée, notamment, par la comptabilité budgétaire.

 Pour mieux assurer le respect de l’autorisation budgétaire annuelle et
pluriannuelle, par le développement et la qualité de la programmation
initiale, de son suivi et de son actualisation en cohérence avec les actes
de gestion.
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                               32


Les bénéfices du déploiement du CIB dans les ministères

       Pour les gestionnaires                        Pour chaque agent

• Fluidification de la gestion : réduction • Clarification et sécurisation des
des délais de réalisation des activités, tâches assignées aux agents, en levant
donc des coûts.                            les facteurs d’incertitude sur les règles à
                                           appliquer ou les procédures à respecter,
• Exécution de la plus grande part
                                           grâce notamment à la documentation et à
possible du budget alloué.
                                           la traçabilité des opérations à effectuer.
• Optimisation des choix de gestion
par rapport aux objectifs poursuivis.      • Organisations       de    travail    mieux
• Meilleure visibilité sur la gestion.     définies et moins variables, opérant
                                           dans un calendrier prévu et respecté.
• Amélioration de la qualité de la
budgétisation (par rapport à la stratégie
et aux objectifs).                        • Allégement    des   tâches    par   la
                                          mutualisation des bonnes pratiques et le
•Adaptation des contrôles aux risques partage d’un socle commun de méthodes
et aux enjeux.                            prédéfinies.
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                33


 Les leviers de la mise en place du CIB :
 des procédures et des outils

   – les normes de comptabilité budgétaire et le cadre de référence du
     contrôle interne budgétaire ;

   – des procédures formalisées et documentées portant sur les
     processus budgétaires (programmation, suivi de l’exécution, circuits
     de décision de la dépense, tenue de la comptabilité des
     engagements);

   – une cartographie et un dispositif de maîtrise des risques établis
     au regard des objectifs du contrôle interne budgétaire ;

   – des outils supports notamment de la programmation et de la
     comptabilité budgétaire, permettant le rapprochement des deux
     (Chorus).
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                  34



 une organisation et des ressources

   – des structures de pilotage du contrôle interne aux différents
     niveaux de responsabilité ;

   – un dispositif de communication et de reporting ;

   – des ressources de contrôleurs internes ;

   – une fonction d’audit interne ministérielle permettant d’évaluer le
     contrôle interne et de contribuer à l’améliorer et pouvant faire appel
     au vivier des auditeurs du CGEFI ;

   – le concours des services des CBCM et des contrôleurs
     budgétaires en région.
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                                             35


 Les acteurs du CIB au sein du ministère (1/2)
 le responsable de la politique de contrôle interne budgétaire :
         – directeur en charge des affaires financières, par délégation du secrétaire général
           chargé de l’ensemble du contrôle interne du ministère ;
         – définit, met en place et suit les dispositifs de contrôle interne budgétaire ;
         – préside l’instance de pilotage du CIB.
 les responsables du contrôle interne budgétaire à tous les niveaux en
administration centrale et en services déconcentrés :
         – tous ceux dont l’activité peut avoir un impact sur la qualité budgétaire ;
         – précisent, mettent en place et font vivre le contrôle interne budgétaire au sein de leurs
           entités pour leurs activités et celles qu’ils ont déléguées (contrôle interne budgétaire dit
           de 1er niveau) ;
         – conformément à la politique arrêtée par le ministère (DAF).
 les correspondants du contrôle interne budgétaire au niveau des entités
opérationnelles :
         – animent et mettent en œuvre le contrôle interne budgétaire au sein de ces entités ;
         – rapportent fonctionnellement au responsable du contrôle interne budgétaire ;
         – peuvent exercer le contrôle dit de 2e niveau et être choisis parmi les correspondants du
           contrôle interne comptable.
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                                         36




 Les acteurs du CIB au sein du ministère (2/2)
 le responsable du contrôle interne budgétaire et la cellule de contrôle interne
budgétaire au niveau ministériel, placés auprès du DAF :
         – pilotent le déploiement du contrôle interne budgétaire et apportent un soutien
           méthodologique aux gestionnaires ;
         – organisent le dispositif de reporting du contrôle interne budgétaire ;
         – animent et forment les correspondants du contrôle interne budgétaire ;
         – ont un rôle en matière de communication et de coordination entre les acteurs clés des
           chantiers de contrôle interne ainsi qu’un rôle d’assistance (au pilotage, à la
           formalisation des procédures, etc.).

 la mission ministérielle d’audit interne :
         – réalise des audits en vue d’évaluer la qualité du contrôle interne budgétaire et d’en
           améliorer les modalités et l’efficacité ;
         – opère dans les conditions et selon les modalités définies par les standards de l’audit,
           en particulier, la fonction d’audit interne est indépendante (en termes de relations de
           hiérarchie et de reporting) des activités qu’elle audite.
3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                                         37



 Les instances ministérielles du CIB
 l’instance de pilotage du contrôle interne budgétaire :
         – présidée par le directeur en charge des affaires financières du ministère ;
         – propose à l’instance de type comité financier les orientations stratégiques de la
           fonction contrôle interne budgétaire et en valide l’organisation ;
         – pilote la cartographie des risques et son actualisation et se prononce sur le plan
           d’actions annuel qui en résulte ; valide l’aboutissement des principales étapes des
           différents chantiers de déploiement du CIB et de la mise en œuvre du plan
           d’actions ;
         – valide le dispositif de reporting du contrôle interne budgétaire et prépare le rapport
           annuel d’évaluation du contrôle interne budgétaire du ministère ;
         – ses fonctions peuvent être assurées par le comité financier (instance chargée de
           l’évaluation et du pilotage de la soutenabilité de la gestion du ministère).

 le comité d’audit :
         – établit la programmation annuelle des audits du ministère et s’assure de la mise en
           œuvre et du suivi des actions décidées à l’issue des audits ;
         – peut être en lien avec la Cour des comptes et les auditeurs internes du ministère ;
         – présidé par le ministre, ou son représentant, par délégation ; ses membres
           comprennent des personnalités qualifiées, y compris en matière de contrôle des
           systèmes d’information ;
         – le CBCM, en tant que représentant du ministre du budget et des comptes, fait partie
           du comité d’audit et peut proposer des audits.
 3- Mise en œuvre d’un dispositif de CIB                                                                                                          38

  Les étapes de la mise en place du CIB
 1-Constituer                        2 -Sensibiliser                3-Recenser et                    4-Arrêter la                  5-Déployer le
 une cellule                         les acteurs au                 hiérarchiser                     politique de                  dispositif de
 projet CIB                          projet                         les risques                      CIB et le plan                    CIB
                                                                                                     d’actions

1- La cellule projet :         2- Sensibiliser les acteurs   3- Identifier les tâches       4- Arrêter la politique (les   5- Réaliser le plan
                               aux objectifs du contrôle     élémentaires qui ont un        composantes) de contrôle       d’actions :
 arrête le calendrier des     interne :                     impact budgétaire ou           interne budgétaire du           mettre en place une
travaux de mise en place        expliquer les enjeux du     correspondent à une            ministère et son plan          organisation structurée
du CIB,                        déploiement du CIB pour le    activité des macro-            d’actions associé, dans un     via une définition et une
                               ministère et les agents,      processus budgétaires :        document formalisé             attribution claire des
 identifie les acteurs à      expliciter la contribution                                  précisant :                    tâches,
mobiliser et organise la       de chaque entité à la          identifier dans la                                           définir des points de
conduite du changement,        qualité de la comptabilité    réalisation de ces activités    les objectifs poursuivis,    contrôle tout au long des
                               budgétaire et à la            des risques susceptibles                                      processus,
 évalue la charge à mettre    soutenabilité.                d’avoir un impact sur la        l’organisation mise en
                                                                                                                            élaborer et diffuser une
en œuvre.                       mettre en avant les         réalisation des objectifs,     place, concernant les 5
                                                                                            composantes du CIB,            documentation
                               tâches de contrôle interne                                                                  formalisée (guides de
 assure le suivi du           déjà intégrées aux             hiérarchiser les risques
                                                                                             le calendrier, les étapes,   procédures,
déroulement du chantier        activités.                    identifiés (en fonction de
                                                                                            les jalons et les modalités    organigrammes),
selon les orientations                                       leur gravité et de leur
                               Cette sensibilisation peut                                                                   organiser la traçabilité
retenues.                                                    probabilité de survenance),    de suivi du plan d’actions,
                               être conduite au travers de                                                                 des opérations :
                               formations portant sur les                                                                  possibilité de remonter, à
Elle a vocation à constituer   éléments théoriques, les       identifier les dispositifs    les ressources
la cellule contrôle interne                                  existants visant à maîtriser   auxquelles les entités         partir de la trace d’une
                               concepts, les outils du
budgétaire à l’issue de la                                   les risques les plus           peuvent recourir.              opération, à son fait
                               CIB, ainsi que de
phase projet de mise en                                      importants et évaluer leur                                    générateur.
                               l’organisation du chantier
place.                         de mise en place du projet.   degré de maîtrise des
                                                             risques.

                                                                                                    Instruction
   Lettre de mission             Kit de sensibilisation          Cartographie des               ministérielle sur le          Tableau de suivi du
   de l’équipe projet            à la démarche de CIB          risques ministérielle           CIB et plan d’actions             plan d’action
                                                                                                      associé
                 SOMMAIRE                             39




1 Introduction

2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition,
périmètre, composantes)

3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire


4 Les outils mis à disposition des ministères
4- Les outils mis à disposition des ministères                                                                   40



                        Il s’agit d’un cadre méthodologique global, à décliner par les ministères.
                        Il a été conçu par la MACIB, en lien avec l’AIFE pour être articulé avec CHORUS et avec
                        la DGFiP pour compléter le référentiel de CIC.
Le cadre de référence
       du CIB           Il définit les objectifs et le périmètre du CIB et présente :
                        • les principes directeurs du CIB à mettre en place au sein des ministères ;
                        • les acteurs et les organes de gouvernance, à adapter par les ministères en fonction de
                        leurs structures et choix d’organisation.



                        Ils proposent, pour chaque processus financier, une documentation de référence sur la
                        doctrine, les processus, les règles de gestion, les rôles des acteurs de la fonction
Les macro-processus     financière et des préconisations en matière d’organisation financière.
    budgétaires
                        Ils sont mis en ligne à l’adresse suivante :
                        http://www.performance-publique.gouv.fr/les-ressources-documentaires/la-performance-
                        de-laction-publique/referentiels-budgetaires-et-comptables.html




                        Présentées en second volet du cadre de référence du CIB, elles documentent pour
                        chaque groupe d’activités décrit dans les macro-processus :
Les fiches de risque    • les risques susceptibles d’avoir un impact négatif sur la réalisation des objectifs de
                        qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité budgétaire ;
                        • pour chaque risque décrit, le dispositif de contrôle à même de le maîtriser (pré
                        requis procéduraux et/ou contrôles opérationnels).
                        Elles servent d’aide aux ministères pour l’identification de leurs risques et des dispositifs
                        de contrôle à mettre en place pour les maîtriser.
4- Les outils mis à disposition des ministères                   41

4.1- Fiches de risques
 Description systématique :
    des risques potentiels (inhérents) attachés aux opérations de
     gestion budgétaire et menaçant l’atteinte des objectifs de
     qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité,
    des dispositifs de contrôle interne budgétaire à même de les
     maîtriser (bonnes pratiques).

 Appui pour l’établissement des matrices de contrôle
interne budgétaire (ou matrices de risques) ministérielles.
 Présentation des risques potentiels identifiés pour
chacun des groupes d’activités des macro processus
budgétaires (MP1, MP2, MP3, MP5 et MP8).
Fiches de risques                                         42




   Illustration avec le MP2 Allocation et mise à
   disposition des ressources




  MP2R1 – Absence de scénario de gestion RH ministériel


  MP2R2 – Cadrage non opérationnel de la programmation des BOP

  MP2R3 – Absence de normalisation des formats de programmation




  MP2R4 – Association insuffisante des UO à la programmation

  MP2R5 – Mauvaise qualité de la programmation des BOP et UO

  MP2R6 – Non prise en compte des enjeux territoriaux
                                               Contenu des fiches de risques                                                                          43

                                                                                     Numéro du risque (référencement du risque en lien avec le macro
              Identification                                                                        processus auquel il se rattache)

                         Groupe d’activités concerné du macro processus budgétaire portant le risque, suivi de l’indication du macro processus, du
Groupe d’activités
                         processus et le cas échéant du sous-processus auxquels appartient ce groupe d’activités

Risque                   Libellé court du risque

                         Description du risque identifié susceptible de compromettre l’objectif de qualité de la comptabilité budgétaire ou de soutenabilité
Description
                         budgétaire

Objectif                 Objectif dont l’atteinte est en cause (soutenabilité budgétaire ou qualité de la comptabilité budgétaire)

                         Critère de qualité de la comptabilité budgétaire ou critère de soutenabilité budgétaire mis en cause par le risque identifié
Critère                  Le cas échéant, éléments de comptabilité impactée, s’agissant de l’objectif de qualité de la comptabilité budgétaire (Ex. : crédits
                         ouverts en AE, disponibles en CP, suivi des tranches fonctionnelles, emplois autorisés)

                                                               Dispositif de maîtrise du risque
Procédures et méthodes
Description des procédures et méthodes dont la mise en œuvre permet d’optimiser la maîtrise du risque

Acteur(s)                                                 Documentation
Acteurs impliqués dans l’élaboration et / la mise en      Documentation support des procédures et méthodes décrites
œuvre des procédures et méthodes décrites

Contrôles
Description des activités de contrôle résultant de la mise en œuvre des procédures et méthodes ou des actions de contrôle de l’application de ces procédures
et méthodes

Acteur(s)                                                 Support(s)
Acteurs impliqués dans les contrôles décrits              Support(s) des contrôles
                                                          Ne sont détaillés dans cette rubrique que les éléments du (des) dossier(s) support(s) qui sont
                                                          apparus les plus pertinents pour le(s) contrôle(s) et ne représentent pas l’intégralité du (des)
                                                          dossier(s).

Contrôles de supervision / suivi de la qualité du dispositif
Description des actes valant validation des activités / actions de contrôle ou permettant de corriger leur défaillance / absence.
Le cas échéant, indicateurs de suivi de la qualité du dispositif

Acteur(s)                                                 Support(s)
Acteurs impliqués dans les contrôles de supervision       Support(s) des contrôles
décrits                                                   Ne sont détaillés dans cette rubrique que les éléments du (des) dossier(s) support(s) qui sont
                                                          apparus les plus pertinents pour le(s) contrôle(s) et ne représentent pas l’intégralité du (des)
                                                          dossier(s).

              Dispositif de maîtrise du risque (DMR)
Contenu des fiches de risques : identification du risque                                                                      44




 Illustration avec le R5 du MP2                                                               MP2R5


 Groupe(s)     02 - Elaborer la programmation détaillée N+1 des activités des BOP et des UO / MP2 - P1 Programmation, allocation
 d’activités   et mise à disposition initiale des ressources


 Risque        Mauvaise qualité de la programmation des BOP et UO



               Les méthodes d'élaboration de la programmation ne sont pas définies ou diffusées.
               La programmation effectuée n'est pas conforme à ces méthodes ou au cadrage, notamment :
               - l'estimation des dépenses ou des ETPT n'est pas ancrée sur une maille opérationnelle (activité),
               - l'estimation des dépenses, des recettes et/ou des ETPT, et des besoins en AE et CP qui en découlent, sont
               fondées sur des données erronées ou incomplètes, ne prennent pas en compte ou de façon incorrecte les
 Description
               rétablissements de crédits,
               - les échéanciers d'AE / CP / recettes sont irréalisables ou erronés,
               - la prévision d'emploi des crédits ouverts au titre des fonds de concours n'est pas conforme à l'intention de la
               partie versante.
               La programmation n'est pas justifiée.



 Objectif      Soutenabilité budgétaire

 Critère       Qualité de la programmation budgétaire initiale
Contenu des fiches de risques : DMR                                                                                  45


                        Illustration de DMR avec le R5 du MP2 (1/2)

                                        Dispositif de maîtrise du risque
Procédures et méthodes
Définition et diffusion d'une procédure de programmation formalisée qui s'appuie sur :
a/ l'adossement de la programmation à un référentiel d'activités partagé par tous les services relevant d'un ministère ;
b/ la prise en compte des éléments de cadrage ;
c/ des méthodes d'évaluation des besoins en AE / CP (dont évaluation des CP sur la base des échéanciers de
paiement mis à jour) tenant compte des rétablissements de crédits, des projets et de l'appréciation de la fonctionnalité
des investissements conformément aux éléments issus de la méthode d'instruction, de valorisation, de documentation
de projet / marché / subvention ;
d/ des méthodes de calcul et de budgétisation du titre 2 ainsi que de contrôle de sa cohérence avec la programmation
en ETPT (élaboration du scénario RH) ;
e/ des méthodes d'appréciation des dépenses obligatoires et inéluctables ;
f/ des méthodes de programmation et d'évaluation des recettes externes (niveau UO et BOP) :
- identification de toutes les recettes possibles par type d'activité s'appuyant sur un dispositif de veille juridique,
- évaluation de leur montant et identification de leur origine (convention, tiers, acte réglementaire, décision de
cession...).
Diffusion de la nomenclature des fonds de concours et des règles d'imputation associées
Elaboration et diffusion des règles de sauvegarde et d’archivage des versions de programmation en vue de leur
exploitation les années ultérieures.
Acteur(s)                     Documentation
-DAF,                         Procédure de programmation (méthodes d'élaboration des éléments de programmation)
-DRH,                         Référentiels et nomenclatures budgétaires à jour (notamment référentiel d'activités)
-RPROG,                       Nomenclature des fonds de concours
-RBOP,
-service bénéficiaire
Contenu des fiches de risques : DMR                                                                                   46


                      Illustration de DMR avec le R5 du MP2 (2/2)

Contrôles
Contrôle de la qualité de la programmation et de sa conformité aux méthodes de programmation et au cadrage, y
compris sur les prévisions de recettes.
Contrôle de la justification de l'évaluation des dépenses obligatoires et inéluctables dans la programmation et des
prévisions de recettes (historique par origine : convention, tiers, acte réglementaire, décision de cession...).

Acteur(s)            Support(s)
-RBOP                Dossier de programmation du BOP (programmation initiale, UO)
-service             Programmation et cadrage du BOP saisis dans le module programmation de Chorus et, dans
bénéficiaire         le cas d’une programmation plus détaillée, dans le SI ministériel

Contrôles de supervision / suivi de la qualité du dispositif
Contrôle de cohérence des données de programmation (par comparaison des BOP entre eux et avec les années
antérieures) notamment sur la part des dépenses obligatoires et inéluctables et sur les prévisions de recettes
(historique par type : convention, tiers, acte réglementaire, décision de cession...).
Contrôle par sondage de la valorisation des postes à enjeu
Suivi de l'indicateur :
- écart entre les montants notifiés et les montants programmés du BOP

Acteur(s)            Support(s)
-RPROG               Dossier de programmation du BOP (programmation initiale, UO)
                     A partir des données Chorus, tableau de suivi de l'écart entre les montants notifiés et les
                     montants programmés du BOP
                     Programmation et cadrage du BOP saisis dans le module programmation de Chorus et, dans
                     le cas d’une programmation plus détaillée, dans le SI ministériel pour l'année en cours et les
                     années antérieures (sauvegarde des programmations des années antérieures)
Fiches de risques : synthèse pour le MP2                                                47


 Synthèse des risques identifiés
 La quasi-totalité des risques menacent l’atteinte de l’objectif de
  soutenabilité budgétaire, décliné au travers des critères de qualité de la
  programmation initiale, de soutenabilité de la gestion et de qualité du suivi
  et de l’actualisation de la programmation.

 Au titre du risque principal d’absence de maîtrise de la soutenabilité
  budgétaire des actes de programmation et d’allocation, sont présentés
  notamment des risques liés à :

         – la sous-optimisation de la gestion budgétaire des ressources (crédits en AE,
           en CP et ETPT) ;
         – l’insuffisance de visibilité donnée aux responsables budgétaires et
           opérationnels, qui limite leur capacité d’anticipation et de réactivité face aux
           aléas ;
         – des défauts dans le suivi, l’analyse et la prévision de l’exécution aboutissant
           à réduire les marges de manœuvre des responsables budgétaires ;
         – des délais trop importants de mise à disposition des crédits ;
         – la mauvaise articulation entre les rôles et l’absence d’association de certains
           acteurs au travaux de programmation budgétaire.
Fiches de risques : synthèse pour le MP2                                            48

 Synthèse des principaux dispositifs de maîtrise de ces risques :
     Procédure de programmation budgétaire formalisée, partagée et
      diffusée fixant les termes :
         des éléments de cadrage de la programmation destinés à alimenter le
          dialogue de gestion entre responsables de programme, de BOP et d’UO ;
         d’un cadre normalisé pour l’élaboration des différents éléments composant
          la programmation ;
         d’un cadre normalisé pour l’élaboration du scénario de gestion RH sous-
          jacent à la programmation ;
         de méthodes et formats de notification des ressources et de construction
          de la PBI ;
         d’une méthode de suivi, d’analyse et de prévision de l’exécution pour piloter
          l’exécution et en tirer le bilan sur le contenu de la programmation.

     Procédure de mise à disposition des ressources formalisée (dans
      la charte de gestion du programme), partagée et diffusée fixant les
      termes :
         des mises à disposition des ressources permettant d’assurer une visibilité
          aux BOP et aux UO ;
         des contrôles de conformité aux pièces (convention, arrêté) des répartitions
          des crédits ouverts suite à recettes externes ;
         de la procédure exceptionnelle de notification et de mise à disposition
          provisoire.
4- Les outils mis à disposition des ministères                                                         49

4.2- Aide à l’élaboration des matrices de CIB

                                              Finalité
 L’établissement de la cartographie des risques ministérielle vise à aboutir au
  recensement des risques qui menacent l’atteinte des objectifs de qualité de la
  comptabilité budgétaire et de soutenabilité budgétaire. Ce recensement permet de
  définir les dispositifs de contrôle à mettre en place.
 Cette cartographie peut se présenter sous diverses formes, notamment graphiques.
  Elle correspond à une liste de risques, associés à leurs éléments de description et de
  caractérisation et aux dispositifs de contrôle à même de les maîtriser.
                                    Champ d’application
 Le recensement des risques doit porter :
      sur l’ensemble des composantes du contrôle interne budgétaire :
         • environnement ministériel ;
         • pratiques d’évaluation des risques ;
         • activités de contrôle ;
         • systèmes d’information et de communication ;
         • pilotage du contrôle interne ;
      sur les opérations des processus budgétaires à proprement parler ;
      sur les opérations des activités métier (ou transverses) ayant un impact sur la qualité de la
       comptabilité budgétaire ou la soutenabilité.
 Les risques peuvent être endogènes ou exogènes.
4.2- Aide à l’élaboration des matrices de CIB                                   50


                                Qualification des risques
 La qualification de la gravité des risques, de leur occurrence et de leur
  poids.
     L’utilisation d’une échelle de gravité de l’impact ou de fréquence permet de
      normaliser les appréciations portées.

       exemple d’échelle d’impact




       exemple d’échelle de fréquence
4.2- Aide à l’élaboration des matrices de CIB                     51




 Proposition de structure cible : partie identification des risques
4.2- Aide à l’élaboration des matrices de CIB                       52



   Proposition de structure cible : partie évaluation des risques
4.2- Aide à l’élaboration des matrices de CIB                                        53



                           Adaptation des maquettes


 La structure cible proposée correspond à la référence habituellement préconisée en
  matière de cartographie des risques pour un public déjà familiarisé avec les concepts
  de contrôle interne.

 Elle peut être adaptée (par exemple en ne reprenant pas la rubrique d’évaluation du
  risque inhérent ou en modifiant l’ordre des rubriques).


 L’essentiel est que le travail d’élaboration des matrices débouche sur
  une cartographie présentant les risques effectivement encourus par le
  ministère et hiérarchisés en fonction de leur importance réelle.
4- Les outils mis à disposition des ministères                               54

4.3- Une équipe dédiée mise à disposition par la DB



 La MACIB accompagne les ministères candidats dans la mise en place du
 contrôle interne budgétaire avec, si nécessaire :
  l’appui de consultants spécialisés pour la conduite du chantier au sein
 de la direction ou du ministère,
  et/ou l’assistance du CBCM et de ses équipes, expérimentés en
 matière d’appréciation des risques sur la qualité de la comptabilité
 budgétaire et la soutenabilité budgétaire ainsi qu’en termes de
 connaissance des processus budgétaires et des dispositifs de maîtrise
 des risques.
                 SOMMAIRE                             55




1 Introduction

2 Le contrôle interne budgétaire (objectifs, définition,
périmètre, composantes)

3 La mise en place d’un contrôle interne budgétaire


4 Les outils mis à disposition des ministères


  Annexes
Annexe : les fiches de risques                                   56




 Description systématique :
    des risques potentiels (inhérents) attachés aux opérations de
     gestion budgétaire et menaçant l’atteinte des objectifs de
     qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité,
    des dispositifs de contrôle interne budgétaire à même de les
     maîtriser (bonnes pratiques).

 Appui pour l’établissement des matrices de contrôle
interne budgétaire (ou matrices de risques) ministérielles.
 Présentation des risques potentiels identifiés pour
chacun des groupes d’activités des macro processus
budgétaires (MP1, MP2, MP3, MP5 et MP8).
                Annexe : les macro processus budgétaires                                                  57


 Constitués de processus


    MP1                                                  P3 Programmer
Elaboration          P1 Mettre à
                                       P2 Préparer le      et piloter la
                   jour la stratégie
ministérielle                            PLF N+1         mise en œuvre
                          N+1
d'un budget                                               opérationnelle




    MP2                    P1
 Allocation        Programmation,
 et mise à           allocation et      P2 Gestion
                         mise à        ultérieure des
disposition           disposition       ressources
    des               initiale des
ressources           ressources




   MP3
 Exécution         P1 Décider une        P2 Réaliser
    des               dépense           une dépense
 dépenses




    MP5
 Exécution         P1 initialiser la                        P2 Avec        P3 Enregistrer
     des             recette et        récupération de      créance         une recette      inter MP:
  recettes         enregistrer la           l'indu       préalablement     sans créance     facturation
     non              créance                             enregistrée        préalable
  fiscales
                            Annexe : MP1 Elaboration ministérielle d'un budget                                                                                                                          58

  Les « groupes d’activités » du MP1

 MP1
 Elaboration ministérielle d'un budget




                                                                 Proposer des    Proposer des       MAJ les
                                    Analyser la
                                                                  orientations    orientations   perspectives
                                      prévision   consolider la
 P1 Mettre à          Analyser                                  stratégiques (y stratégiques (y stratégiques (y
                                   d'exécution N programmation
                  l'exécution N-1                                compris RH)     compris RH) compris RH) N
    jour la             des
                                         des      des BOP par
                                                                     supra-          supra-         à N+x :
stratégie N+1                     programmes et programme (N
                    programmes                                   programme /     programme /     performance,
                                        supra        et N+x)
                                                                  programme       programme        réformes,
                                   programmes
                                                                  N+1 à N+x       N+1 à N+x     ressources, …




                                                                                                                                         Préparer les
                   Préparer le                                                                         Décliner les
                                                                                                                     Affiner / revoir   arbitrages sur    Finaliser le
                  compte rendu        Finaliser les                                     Préparer les plafonds ETPT                                                       Finaliser le    Préparer la
                                                                      Décliner les                                    les objectifs /   les éléments     budget global
 P2 Préparer      de la gestion      prévisions de     Préparer et                     arbitrages sur et crédits par                                                      PLF et les        phase
                                                                      perspectives                                     indicateurs            de             et la                                       Finaliser les
                   N-1 pour le      reports N-1 sur    produire le                    les ressources programmes /                                                        documents        d'examen
 le PLF N+1                                                             N+1 par                                      N+1 à N+x par      performance      performance                                        DPT
                    contrôle         N programme        RAP N-1                       / réformes N+1     actions /                                                       budgétaires    parlementaire
                                                                      programme                                        programme           N+1 du           N+1 du
                  externe (CC,                                                                         catégories
                                                                                                                                         programme        programme
                    Parlem)




       P3
                   Actualisation                                      Actualiser la
 Programmer            de la          Ajuster le
                                                       Actualisation
                                                                     programmation
                                                                                      Actualiser les
  et piloter la                                            de la                       besoins RH
                  programmation      scénario de                      des activités
                                                      programmation                   N+1 et N+2 à
   mise en        N des activités    gestion RH                       N+1 et N+2 à
                                                        N+1 à N+x                     N+x des BOP
                     des BOP         N+1 à N+x                        N+x des BOP
     œuvre
opérationnelle
                                 Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                                                      59

    Les risques liés aux groupes d’activités du MP1 Elaboration ministérielle d'un budget

   MP1
   Elaboration ministérielle d'un budget


                                                                                                               Proposer des                Proposer des                    MAJ les
                                                        Analyser la
                                                                                                                orientations                orientations                perspectives
                                                          prévision               consolider la                                                                        stratégiques (y
   P1 Mettre à              Analyser                                                                          stratégiques (y             stratégiques (y
                                                       d'exécution N             programmation
                        l'exécution N-1                                                                        compris RH)                 compris RH)                 compris RH) N
      jour la                 des
                                                             des                  des BOP par
                                                                                                                   supra-                      supra-                      à N+x :
  stratégie N+1                                       programmes et              programme (N
                          programmes                                                                           programme /                 programme /                  performance,
                                                            supra                    et N+x)                                                                              réformes,
                                                                                                                programme                   programme
                                                       programmes
                                                                                                                N+1 à N+x                   N+1 à N+x                  ressources, …




MP1R1 Analyse de l'exécution de l’année antérieure
non pertinente

MP1R2 Données d'exécution non disponibles



                      MP1R3 Analyse de la prévision d'exécution de l’année en cours
                       non pertinente

                      MP1R4 Prévision d'exécution non disponible

                      MP1R5 Consolidation défectueuse des prévisions d'exécution



                                          MP1R6 Consolidation défectueuse des programmations des BOP


                                                                                 MP1R7 Insoutenabilité des orientations stratégiques


                                                                                                               MP1R8 Mauvaise prise en compte des projets de réforme


                                                                                                                                MP1R9 Perspectives stratégiques insuffisamment explicitées
                                    Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                                                                            60

    Les risques liés aux groupes d’activités du MP1 Elaboration ministérielle d'un budget
   MP1
   Elaboration ministérielle d'un budget

                                                                                                                                      Préparer les
                     Préparer le                                                                    Décliner les
                                                                                                                  Affiner / revoir   arbitrages sur    Finaliser le
                    compte rendu      Finaliser les                                  Préparer les plafonds ETPT                                                       Finaliser le    Préparer la
                                                                    Décliner les                                   les objectifs /   les éléments     budget global
  P2 Préparer       de la gestion    prévisions de    Préparer et                   arbitrages sur et crédits par                                                      PLF et les        phase
                                                                    perspectives                                    indicateurs            de             et la                                       Finaliser les
                     N-1 pour le    reports N-1 sur   produire le                  les ressources programmes /                                                        documents        d'examen
  le PLF N+1                                                          N+1 par                                     N+1 à N+x par      performance      performance                                        DPT
                      contrôle       N programme       RAP N-1                     / réformes N+1     actions /                                                       budgétaires    parlementaire
                                                                    programme                                       programme           N+1 du           N+1 du
                    externe (CC,                                                                    catégories
                                                                                                                                      programme        programme
                      Parlem)




MP1R10 Mauvaise qualité des données
de comptabilité budgétaire




MP1R11 Justification insuffisante des demandes
de report


              MP1R12 Absence de reprogrammation suite à la clôture




                             MP1R13 Mauvaise qualité du budget du programme




                                                  MP1R14 Mauvaise qualité du dossier d'arbitrage




                                                                               MP1R15 Mauvaise qualité du projet de budget après arbitrages


                                                                                                                MP1R16 Mauvaise qualité du projet de budget PLF


                                                                                                                                                      MP1R17 Mauvaise qualité des documents budgétaires
Risques associés au MP1 – élaboration ministérielle d’un budget61

 Synthèse des risques identifiés

 Objectif de soutenabilité : 15 risques (/17) résultant en particulier :
    – de l’insuffisance de la programmation et / ou du budget (mauvaise
      qualité des données prises en compte) ;
    – d’une prise en compte défectueuse des orientations stratégiques ou
      des projets de réformes.
 Objectif de qualité de la comptabilité budgétaire : 2 risques (/17)

 Principaux dispositifs de maîtrise
 procédure de programmation incluant une méthode de suivi,
  analyse et prévision de l’exécution ;
 procédure ministérielle de préparation du PLF ;
 procédure de clôture de la comptabilité budgétaire ;
 dispositif ministériel d’instruction, de pilotage et de suivi des
  réformes.
                  Annexe : MP2 Allocation et mise à disposition des ressources                                                                                                                             62

   Les « groupes d’activités » du MP2


  MP2
  Allocation et mise à disposition des ressources




        P1                                                                                                                 04-Arrêter le
                    00- Réaliser        01 - Donner les                                                                                                                                                    06B - Finaliser
Programmation,                                                                                                                montant                                05- Notifier les    06A - Finaliser
                      bouclage          orientations sur   02 - Elaborer la                                                                      Allouer les                                                les projets de
                                                                                                                           réserves de                                objectifs, les     les projets de
  allocation et    ministériel (titre     les objectifs,   programmation
                                                                                Elaborer le           03 - Elaborer le      précaution/
                                                                                                                                                 ressources
                                                                                                                                                                       ressources       BOP et notifier
                                                                                                                                                                                                           BOP et notifier
      mise à           2/HT2),            les crédits et    détaillée N+1                                                                      prévisibles aux                                                les crédits
                                                                                scénario de            projet de BOP      aléas gestion/                                probables       les crédits HT2
   disposition        préparer          les emplois (du      des BOP et                                                                             BOP                                                     HT2, ETPT et
                                                                                gestion RH                  N+1           notification aux                               (crédits,        et ETPT aux
   initiale des       dialogue             programme           des UO                                                                                                                                      titre 2 aux UO
                                                                                                                                BOP                                   emplois) aux            UO
                     gestion (yc            aux BOP)
  ressources                                                                                                                                                               BOP
                         RH)




                                                                                                              07 - Mettre à
                                                                Mettre à                                                          08 - Procédure
                                                                                        Demander               disposition
                                                             disposition les                                                      exceptionnelle
                                                                                         l'avis de             ressources
                                                               ressources                                                         de notification         Gestion
                                                                                      l'ACCF sur le             certaines
                                                              certaines (et                                                        et de mise à          anticipée
                                                                                            BOP              (crédits/ETPT)
                                                             ouvertes) aux                                                          disposition
                                                                                                                   UO
                                                                  BOP                                                               provisoire




                                                                                                       12- Accroître                                                                     15- Allouer et
                          09 -                                                     11 bis-                                13 - Analyser
                                          10 - Mettre à                                                 /réduire les                               14 –                  14bis-             notifier
  P2 Gestion       Programmer et                           11 Libérer les       Demander la                              l'évolution des
                                        disposition des                                               ressources LFI                            Reprogram-           Ajustement du      ressources au
 ultérieure des       allouer des                           crédits et/ou      modification de                            crédits/ETPT
                                          crédits liés à                                              du programme                              mation des            scénario de           sein du
  ressources         crédits liés à                         ETPT mis en        crédits notifiés                           et mise à jour
                                        des recettes en                                                   en cours                              ressources            gestion RH        programme en
                   des recettes en                            réserve           et/ou ETPT                               de prévision de
                                         cours d'année                                                    d'année                                                                       cours d'année
                    cours d'année                                                                                             conso
                                        Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                                                                                      63

     Les risques liés aux groupes d’activités du MP2 Allocation et mise à disposition des ressources
  MP2
  Allocation et mise à disposition des ressources
         MP2R1 Absence de scénario de gestion RH ministériel                                                      MP2R8 Insoutenabilité des arbitrages entre UO

                                                                                                                  MP2R9 Programmation du titre 2 défectueuse
                            MP2R2 Cadrage non opérationnel de la programmation des BOP


                            MP2R3 Absence de normalisation des formats de programmation
                                                                                                                              MP2R10 Calcul de la réserve de précaution erroné

                                               MP2R4 Association insuffisante des UO à la programmation
                                                                                                                              MP2R11 Mauvaise évaluation réserve aléas de gestion (programme)

                                               MP2R5 Mauvaise qualité de la programmation des BOP et UO
                                                                                                                                                                             MP2R12 Notification aux BOP non soutenable
                                               MP2R6 Non prise en compte des enjeux territoriaux
                                                                                                                                                                             MP2R13 Notification aux BOP partielle

                                                                         MP2R7 Scénario de gestion                                                                           MP2R14 Ecart notification / PBI
                                                                          RH défectueux



        P1                                                                                                                 04-Arrêter le
                    00- Réaliser        01 - Donner les                                                                                                                                                           06B - Finaliser
Programmation,                                                                                                                montant                                05- Notifier les       06A - Finaliser
                      bouclage          orientations sur   02 - Elaborer la                                                                      Allouer les                                                       les projets de
                                                                                                                           réserves de                                objectifs, les        les projets de
  allocation et    ministériel (titre     les objectifs,   programmation
                                                                                  Elaborer le         03 - Elaborer le      précaution/
                                                                                                                                                 ressources
                                                                                                                                                                       ressources          BOP et notifier
                                                                                                                                                                                                                  BOP et notifier
      mise à           2/HT2),            les crédits et    détaillée N+1                                                                      prévisibles aux                                                       les crédits
                                                                                  scénario de          projet de BOP      aléas gestion/                                probables          les crédits HT2
   disposition        préparer          les emplois (du      des BOP et                                                                             BOP                                                            HT2, ETPT et
                                                                                  gestion RH                N+1           notification aux                               (crédits,           et ETPT aux
   initiale des       dialogue             programme           des UO                                                                                                                                             titre 2 aux UO
                                                                                                                                BOP                                   emplois) aux               UO
                     gestion (yc            aux BOP)
  ressources                                                                                                                                                               BOP
                         RH)




                                                                                                              07 - Mettre à
                                                                  Mettre à                                                        08 - Procédure
                                                                                        Demander               disposition
                                                               disposition les
                                                                                         l'avis de             ressources
                                                                                                                                  exceptionnelle                           MP2R15 Absence d’actualisation de la programmation
                                                                 ressources                                                       de notification        Gestion
                                                                                      l'ACCF sur le             certaines                                                   suite à notification initiale (BOP)
                                                                certaines (et                                                      et de mise à          anticipée
                                                                                            BOP              (crédits/ETPT)
                                                               ouvertes) aux                                                        disposition
                                                                                                                   UO
                                                                    BOP                                                             provisoire
                                                                                                                                                                           MP2R16 Mauvaise évaluation réserve aléas de
                                                                                                                                                                           gestion (BOP)

                                                                                                                                                                           MP2R17 Notification aux UO non opérationnelle

                                                                                                                                                                           MP2R18 Absence d’actualisation de la programmation
                  MP2R19 Retard dans la mise à disposition des ressources           MP2R21 Absence de visibilité sur mise à disposition des ressources aux UO
                                                                                                                                                                            suite à notification initiale (UO)

 MP2R20 Absence de visibilité sur mise à disposition des ressources aux BOP
                                      Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                                                       64

    Les risques liés aux groupes d’activités du MP2 Allocation et mise à disposition des ressources
   MP2
   Allocation et mise à disposition des ressources



                                                                                                      12- Accroître                                                                  15- Allouer et
                          09 -                                                        11 bis-                            13 - Analyser
                                            10 - Mettre à                                              /réduire les                              14 –                 14bis-            notifier
   P2 Gestion      Programmer et                              11 Libérer les       Demander la                          l'évolution des
                                          disposition des                                            ressources LFI                           Reprogram-          Ajustement du     ressources au
  ultérieure des      allouer des                              crédits et/ou      modification de                        crédits/ETPT
                                            crédits liés à                                           du programme                             mation des           scénario de          sein du
   ressources        crédits liés à                            ETPT mis en        crédits notifiés                       et mise à jour
                                          des recettes en                                                en cours                             ressources           gestion RH       programme en
                   des recettes en                               réserve           et/ou ETPT                           de prévision de
                                           cours d'année                                                 d'année                                                                    cours d'année
                    cours d'année                                                                                            conso




MP2R22 Absence d’actualisation de la
programmation suite à des recettes imprévues


MP2R23 Répartition erronée (BOP, UO) des recettes externes


    MP2R28 Justification insuffisante des demandes de libération de réserve


                                       MP2R29 Justification insuffisante des mouvements de crédits ou d'emplois

                                       MP2R30 Traçabilité insuffisante des mouvements de crédits ou d'emplois


                                                                                MP2R24 Scénario de gestion RH non mis en œuvre

                                                                                MP2R25 Suivi d'exécution insuffisant


                                                                                                                           MP2R26 Insoutenabilité de la gestion


                                                                                                                       MP2R27 Insoutenabilité du titre 2 (crédits, emplois)


                                                                                                                                              MP2R31 Notifications modificatives non soutenables

                                                                                                             MP2R32 Absence d’actualisation de la programmation suite à notification modificative
Risques associés au MP2 – allocation et mise à disposition des ressources
                                                                              65


     Synthèse des risques identifiés
     Objectif de soutenabilité budgétaire : 31 risques (/32) résultant de
         –   la sous-optimisation de la gestion budgétaire des ressources (crédits
             en AE, en CP et ETPT) ;
         –   l’insuffisance de visibilité donnée aux responsables budgétaires et
             opérationnels, qui limite leur capacité d’anticipation et de réactivité
             face aux aléas ;
         –   des défauts dans le suivi, l’analyse et la prévision de l’exécution
             aboutissant à réduire les marges de manœuvre des responsables
             budgétaires ;
         –   des délais trop importants de mise à disposition des crédits ;
         –   la mauvaise articulation entre les rôles et l’absence d’association de
             certains acteurs au travaux de programmation budgétaire.
     Principaux dispositifs de maîtrise
     procédure de programmation ;
     procédure de mise à disposition des ressources.
                                              Annexe : MP3 Exécution des dépenses                                                                                                                                  66

  Les « groupes d’activités » du MP3


 MP3
 Exécution des dépenses




                                                                                                04 -                                                10 - Instruire
                                                                                                                                 09 - Vérifier la                                             12 -         13 - Réaliser le
                  00 Définir la                                                           Enregistrer et      05 - Réaliser le                       au fond le      11 - Formaliser
P1 Décider une                                         02 - Vérifier                                                              recevabilité                                            Enregistrer et   suivi et la mise
                   stratégie        01 - Exprimer                       03 - Formaliser        notifier       suivi et la mise                       dossier de       l'acte attributif
                                                       l'opportunité                                                             formelle de la                                             notifier la       à jour du
   dépense          d'achat           un besoin                           un contrat       l'engagement        à jour des EJ                        demande de       de subvention
                                                          d'achat                                                                  demande                                                 subvention      référentiel des
                                                                                          juridique de la                                            subvention
                                                                                                                                                                                                            subventions
                                                                                              dépense




                                                                                      14 - Vérifier la
                 06 - Vérifier la   07 Traiter les                                                          15 Traiter la    16 Valider la
                                                     08 -valider la                   conformité des
  P2 Réaliser      conformité       demandes de                        09 Décaisser                         demande de       demande de
                                                     demande de                           pièces                                               17 décaisser
 une dépense      Engagement          paiement                                                              paiement de       paiement
                                                      paiement                         justificatives
                   /Livraison                                                                                subvention
                                         Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                                                                                              67

    Les risques liés aux groupes d’activités du MP3 Exécution des dépenses
   MP3                                                                                                                                                                      MP3R18 Pièces justificatives manquantes ou erronées

   Exécution des dépenses                                                            MP3R3 Non maîtrise de la fonctionnalité des investissements
                                                                                                                                                                            MP3R20 Absence de mise à jour des affectations
                                                                                     MP3R4 Insuffisance d'AE affectées par rapport au besoin de l’opération
                      MP3R1 Décalage entre le besoin exprimé                                                                                                                MP3R21 Absence de mise à jour des EJ
                      et la programmation                                            MP3R5 Excès d'AE affectées par rapport au besoin de l’opération
                                                                                                                                                                            MP3R22 Suivi erroné des TF et ou des EJ

                     MP3R2 Non maîtrise de la valorisation du besoin                 MP3R6 Omission de l'avis ou du visa de l'ACCF (affectation)
                                                                                                                                                                            MP3R23 Recyclage irrégulier des AE des années antérieures




                                                                                                        04 -                                               10 - Instruire
                                                                                                                                        09 - Vérifier la                                               12 -         13 - Réaliser le
                        00 Définir la                                                             Enregistrer et    05 - Réaliser le                        au fond le        11 - Formaliser
 P1 Décider une                                               02 - Vérifier                                                              recevabilité                                              Enregistrer et   suivi et la mise
                         stratégie          01 - Exprimer                       03 - Formaliser        notifier     suivi et la mise                        dossier de         l'acte attributif
                                                              l'opportunité                                                             formelle de la                                               notifier la       à jour du
    dépense               d'achat             un besoin                           un contrat       l'engagement      à jour des EJ                         demande de         de subvention
                                                                 d'achat                                                                  demande                                                   subvention      référentiel des
                                                                                                  juridique de la                                           subvention
                                                                                                                                                                                                                     subventions
                                                                                                      dépense



MP3R7 Omission de l'enregistrement de l'EJ au moment du fait générateur

                                         MP3R8 Erreur de valorisation de l'EJ
                                                                                                               MP3R7 Omission de l'enregistrement de l'EJ
        MP3R9 Contractualisation sans enregistrement d’EJ dans Chorus                                          au moment du fait générateur

                              MP3R10 Erreur d'imputation des EJ (activité)                                                 MP3R8 Erreur de valorisation de l'EJ                      MP3R18 Pièces justificatives manquantes ou erronées

               MP3R11 Erreur d'imputation des EJ (nature ou destination)                  MP3R9 Contractualisation sans enregistrement d’EJ dans Chorus                                              MP3R21 Absence de mise à jour des EJ

           MP3R12 Omission d'imputation des EJ aux fonds de concours                                            MP3R10 Erreur d'imputation des EJ (activité)                                       MP3R22 Suivi erroné des TF et ou des EJ
            / attributions de produits
                                                                                                  MP3R11 Erreur d'imputation des EJ (nature ou destination)                   MP3R23 Recyclage irrégulier des AE des années antérieures
                 MP3R13 Irrégularité de la gestion des fonds de concours
                                                                                             MP3R12 Omission d'imputation des EJ aux fonds de concours
          MP3R14 Dépassement des AE ouvertes sur fonds de concours
                                                                                              / attributions de produits
          / attributions de produits
                                                                                                    MP3R13 Irrégularité de la gestion des fonds de concours
               MP3R15 Erreur d'imputation des EJ (tranche fonctionnelle)
                                                                                                                           MP3R16 Echéanciers de CP erronés
                                         MP3R16 Echéanciers de CP erronés

                                                                                                            MP3R17 Suivi erroné des réservations de crédits
                          MP3R17 Suivi erroné des réservations de crédits

                                                                                                      MP3R18 Pièces justificatives manquantes ou erronées
                    MP3R18 Pièces justificatives manquantes ou erronées

                                                                                                                    MP3R19 Omission du visa de l'ACCF (EJ)
                                 MP3R19 Omission du visa de l'ACCF (EJ)
                                  Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                              68

 Les risques liés aux groupes d’activités du MP3 Exécution des dépenses


MP3
Exécution des dépenses



                                                                                   14 - Vérifier la
               06 - Vérifier la   07 Traiter les                                                      15 Traiter la   16 Valider la
                                                   08 -valider la                  conformité des
 P2 Réaliser     conformité       demandes de                       09 Décaisser                      demande de      demande de
                                                   demande de                          pièces                                         17 décaisser
une dépense     Engagement          paiement                                                          paiement de      paiement
                                                    paiement                        justificatives
                 /Livraison                                                                            subvention




                             MP3R24 Absence de mise à jour des échéanciers de CP

                             MP3R25 Insuffisance de pilotage et de suivi de l'exécution

                             MP3R26 Recours indu à une demande de paiement directe

                             MP3R27 Erreur d'imputation des demandes de paiement directes (nature, destination, ETPT)

                             MP3R28 Erreur d'imputation des demandes de paiement directes (activité)

                             MP3R29 Erreur d'imputation des demandes de paiement directes (fonds de concours / attributions de produits)

                             MP3R30 Irrégularité de la gestion des fonds de concours (demandes de paiement directes)

                             MP3R31 Insuffisance de pilotage et de suivi de l'exécution (demandes de paiement directes)

                             MP3R32 Insuffisance de pilotage et de suivi de la masse salariale et des emplois (demandes de paiement directes)
Risques associés au MP3 – exécution des dépenses                                            69



 Synthèse des risques
 Les risques (14/32) portant sur la soutenabilité budgétaire proviennent
  pour l’essentiel de :
    – l’insuffisance de programmation et de pilotage de l’exécution des dépenses en AE -
      CP.
 Pour 18 risques (/32) la qualité de la comptabilité budgétaire est en
  cause :
    – la régularité et/ou l’imputation et/ou l’exactitude et/ou la sincérité et/ou l’exhaustivité
      des éléments de comptabilité des AE (consommées, disponibles), des CP, des
      ETPT et des tranches fonctionnelles ;
    – l’imputation et/ou la régularité et/ou l’exactitude des consommations des fonds de
      concours et des attributions de produits.

 Principaux dispositifs de maîtrise
   procédure de traitement des engagements juridiques ;
   procédure de traitement des demandes de paiements ;
   procédure de traitement des recyclages d’AE ;
   méthode d’instruction, de valorisation, de documentation des
    dépenses.
                          Annexe : MP5 Exécution des recettes non fiscales                                                                           70

 Les « groupes d’activités » du MP5 Exécution des recettes non fiscales
MP5
Exécution des recettes non fiscales


                                                                                              04. Suivre        05. Enregistrer la
      P1 initialiser la       01. Vérifier /                         03. Mettre à jour,
                                                  02. Enregistrer                         l'engagement de          créance en        Constituer le
        recette et              gérer les                              le cas échéant,
                                                l'engagement de                                tiers et          référence à un       dossier de
                           informations du                           l'engagement de
      enregistrer la                                   tiers                              enregistrer le fait    engagement de         recettes
                             tiers débiteur                                  tiers
         créance                                                                             générateur.              tiers




                              08. Traiter le
         P2 Avec                                   09. Gérer le                            11. Gérer les
                               moyen de
         créance                                  compte tiers /       10. Gérer le          créances
                              paiement et
                                                   effectuer le       recouvrement        supplémentaires
      préalablement            enregistrer
                                                 rapprochement          (affaires)
       enregistrée          l'encaissement




      P3 Enregistrer
       une recette         12. Enregistrer la
                               recette en
      sans créance           comptabilité
        préalable




                           06. Emettre et
                                                07. Enregistrer la
                           envoyer l'avis
                                                  créance sans
     récupération de       des sommes à
                                                 référence à un
                          payer / l'appel de
          l'indu              fonds au
                                                 engagement de
                                                      tiers
                              débiteur




                                                    14. Valider
                            13. Enregistrer                                                   Liquider la
                                                l'engagement de      15. Enregistrer la
         inter MP:        l'engagement de                                                 facture interne et
                                                    tiers et ses        créance et
                          tiers interne pour                                                   générer le
        facturation                                   éléments           générer la
                            une prestation                                                 virement interne
                                                   budgétaires        facture interne
                                interne
                                  Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                                                         71

   Les risques liés aux groupes d’activités du MP5 Exécution des recettes non fiscales
  MP5
  Exécution des recettes non fiscales


                                                                                                        04. Suivre        05. Enregistrer la
            P1 initialiser la       01. Vérifier /                            03. Mettre à jour,
                                                       02. Enregistrer                              l'engagement de          créance en          Constituer le
              recette et              gérer les                                 le cas échéant,
                                                     l'engagement de                                     tiers et          référence à un         dossier de
                                 informations du                              l'engagement de
            enregistrer la                                  tiers                                   enregistrer le fait    engagement de           recettes
                                   tiers débiteur                                     tiers
               créance                                                                                 générateur.              tiers




MP5R1 Insuffisance de la programmation des recettes


MP5R2 Suivi d'exécution des recettes insuffisant


MP5R3 Tenue défectueuse des engagements de tiers


MP5R4 Erreur d'imputation de l’engagement de tiers


MP5R5 Pièces justificatives manquantes ou erronées



                                MP5R6 Absence de mise à jour des engagements de tiers




                                                                         MP5R7 Suivi défectueux des faits générateurs

                                                                                                                          MP5R8 Absence ou retard de génération de la facture


                                                                                                                          MP5R5 Pièces justificatives manquantes ou erronées
                            Les fiches d’appui aux matrices ministérielles de CIB                                                  72

 Les risques liés aux groupes d’activités du MP5 Exécution des recettes non fiscales
MP5
Exécution des recettes non fiscales



                                06. Emettre et
                                                      07. Enregistrer
                                envoyer l'avis
                                                     la créance sans
         récupération           des sommes à
                                                      référence à un
                                payer / l'appel
           de l'indu             de fonds au
                                                     engagement de
                                                           tiers
                                   débiteur




                                                      MP5R8 Absence ou retard de génération de la facture

                                                      MP5R9 Enregistrement à tort de facture sans engagement de tiers

                                                      MP5R5 Pièces justificatives manquantes ou erronées



                                13. Enregistrer        14. Valider                                                 Liquider la
                                 l'engagement        l'engagement                  15. Enregistrer               facture interne
           inter MP:            de tiers interne     de tiers et ses                la créance et                 et générer le
          facturation               pour une            éléments                      générer la                    virement
                                    prestation         budgétaires                 facture interne                   interne
                                     interne




MP5R5 Pièces justificatives manquantes ou erronées


                                                                        MP5R10 Insuffisante qualité de la facturation interne
Risques associés au MP5 – exécution des recettes                             73




 Synthèse des risques
 3 risques (/10) portent sur la qualité de la comptabilité budgétaire sur
  différents critères (régularité, imputation, exactitude et sincérité).
 7 risques (/10) concernent l’objectif de soutenabilité budgétaire en lien
  avec :
        – l’insuffisance de programmation, de prévision, de pilotage et de suivi
          des recettes ;
        – des défaillances dans l’identification et l’enregistrement des créances.


 Principaux dispositifs de maîtrise
 procédure de programmation des recettes ;
 procédure de traitement des recettes.
                           Procédure de programmation                                74

                                                            priorités stratégiques,
                                                            orientations en matière de
adossement à un                                             financement, d’emplois et de
référentiel d’activités,     Des éléments de cadrage        performance, projets de
méthode                                                     réforme, politique RH, méthode
d’appréciation des           de la programmation            d’arbitrage entre UO par les
dépenses obligatoires                                       RBOP, calendrier…
et inéluctables,
méthode d’évaluation         Un cadre normalisé pour
des besoins en
AE/CP, méthode de
                             l’élaboration des différents   adossement à la
programmation et             éléments                       programmation des ETPT par
d’évaluation des                                            activité, à la politique
recettes externes…                                          ministérielle de gestion des
                             Un cadre normalisé pour        contractuels, à des tableaux de
                                                            suivi des effectifs par âge et des
                             l’élaboration du scénario de   mouvements prévisionnels…
                             gestion RH

                             Des méthodes et formats        priorisation des AE puis des CP
modalités de fixation                                       au regard des dépenses
des réserves aux             de notification des            obligatoires et inéluctables,
niveaux                      ressources et de               suivi des délégations de
programmes et BOP,                                          gestion, des convergences de
priorisation des             construction de la PBI         ressources / consommations,
dépenses                                                    analyse régulière des écarts
(dépenses                                                   entre prévision et exécution sur
obligatoires),               Une méthode de suivi,          les axes activité, nature,
emplois et scénarios
de gestion RH                d’analyse et de prévision de   destination, reprogrammation
                                                            en ligne avec le suivi de
associés…                    l’exécution                    l’exécution…
       Procédure ministérielle de préparation du PLF                               75



                           Séminaire ministériel de
synthèse supra-                                           explication des impacts de
programmes des
                           lancement de préparation       l’exécution N-1 et de la
contraintes                du PLF                         prévision d’exécution N sur les
budgétaires globales                                      exercices ultérieurs, premiers
ressortant de la lettre                                   éléments de cadrage des
de cadrage, priorités                                     orientations stratégiques N+1 à
stratégiques et leurs      Dossier de perspectives        N+x et esquisse de leurs
                                                          impacts budgétaires,
déclinaisons par           stratégiques                   présentation des stratégies RH
programme…
                                                          interministérielle et
                                                          ministérielle…
                           Préparation des réunions
                           d’arbitrage
                                                          à partir d’un modèle de
                                                          justification des demandes
                                                          d’arbitrage prévoyant les
                           Préparation des                impacts des arbitrages sur la
à partir des fiches
d’impact par arbitrage     conférences de répartition     programmation et la gestion RH
et de l’actualisation du                                  ainsi que sur la prise en compte
projet de budget                                          des dépenses obligatoires et
conformément aux                                          inéluctables
méthodes
                           Elaboration du projet de
d’élaboration des          budget PLF
éléments de la
programmation et aux                                            selon des critères
arbitrages rendus          Elaboration et livraison des         analogues à ceux fixés
                                                                pour la préparation des
                           documents budgétaires                conférences de
                                                                répartition
   Procédure de clôture de la comptabilité budgétaire                           76




                                                        calendrier,
                           Opérations de clôture à
                                                        modèle de dossier,
                           proprement parler            liste des différents contrôles
                                                        à effectuer – cohérence
                                                        entre les comptabilités –
                                                        contrôles de conformité –
                                                        contrôles d’exhaustivité,
AE, tranches               Préparation des              corrections
fonctionnelles,
fonds de concours,         conférences de répartition
attributions de produits
     Procédure de mise à disposition des ressources                           77



permettant
d’assurer une
visibilité aux BOP
et aux UO :            Mises à disposition des
définition d’un
pourcentage
                       ressources
minimal de crédits
mis à disposition
dès le début de la
gestion par rapport
                       Contrôle des                   conformité aux pièces
                                                      (convention, arrêté)
aux crédits            répartitions des crédits
notifiés, calendrier   ouverts suite à recettes
de mise à
disposition,           externes
globalisation des
crédits…
                       Procédure exceptionnelle             pour pallier les éventuels
                       de notification et de mise à         retards dans la mise à
                                                            disposition des
                       disposition provisoire               ressources en début de
                                                            gestion
        Procédure de traitement des engagements juridiques                 78



transmission
systématique des
propositions d’EJ et
des éléments           Circuits d’information et
d’actualisation des    de décision
EJ saisis au service
en charge de
                                                   y compris pour les fonds de
l’exécution de la      Règles relatives aux        concours, attributions de
dépense, respect                                   produits, tranches
des étapes de
                       éléments de justification   fonctionnelles, réservations de
validation prévues     d’imputation des EJ         crédits
par le workflow
Chorus,
référencement
croisé des PJ et
des EJ saisis,
                       Tenue des échéanciers et
modalités de           de la programmation          établissement pas le service
conservations des                                   bénéficiaire des échéanciers
PJ                                                  prévisionnels de CP à
                                                    l’appui des ses propositions
                                                    d’EJ, renseignement
                                                    obligatoire des échéanciers
                                                    de CP lors du traitement de
                                                    l’EJ par le service
                                                    d’exécution de la dépense
Procédure de traitement des demandes de paiement                                                79


 (y compris DP directe)

                                                                                 systématique au
                                                                                 moment du traitement
                                                                                 d’une demande de
                             Mises à jour des                                    paiement
                             échéanciers de CP


                             Règles relatives aux
                             demandes de paiement
                             directes


liste limitative des dépenses de flux 4,
liste limitative des dépenses de titre 2 à imputer sur des comptes ne conduisant pas à
décompte d’ETPT,
transmission à l’appui des demandes des éléments de justifications d’imputation par
activité, nature, destination, ETPT, à un fonds de concours, une attributions de
produits, une réservation de crédits
       Procédure de traitement des recettes non fiscales                                      80



                                                               transmission par le service métier au
 Référence à                                                   service en charge de l’exécution des
 l’engagement de tiers         Circuits d’information et       recettes des engagements de tiers
 et justification du non                                       (ET) et des PJ permettant
 recours à un ET               de décision                     notamment la détermination du prix
 préalable                                                     et la correcte identification du tiers,
                                                               ainsi que de manière systématique,
                               Règles relatives aux types de   tous les éléments impliquant une
                                                               mise à jour des ET et des faits
                               procédures d’enregistrement     générateurs des factures ;
 modalités de fixation                                         référencement croisé des PJ et des
 des réserves aux                                              ET, factures ou encaissements
 niveaux programmes                                            enregistrés ; modalités de
 et BOP, priorisation                                          conservation des PJ
 des dépenses
 (dépenses                     Tenue des échéanciers et de
 obligatoires), emplois
 et scénarios de               la programmation
 gestion RH
 associés…

                               Procédure de                    recensement de l’ensemble des cas
                                                               de recettes justifiant un ET préalable
                               rétablissement de crédits       (notamment fonds de concours
règles à respecter en
termes d’imputation, de                                        éligible AEC) avec leurs méthodes
montant, de délai et de                                        d’évaluation, leurs types de fait
critère ; PJ à fournir à                                       générateur et d’échéanciers de
l’appui de l’ET ;                                              facturation et d’encaissement ;
                               Une méthode de suivi,           enregistrement systématique du fait
identification des
annulations opérées afin de    d’analyse et de prévision de    générateur dans le dossier de
                                                               recettes …
pouvoir en tenir compte
dans le suivi de l’exécution   l’exécution
et dans la mise à jour de la
programmation des BOP et
des UO (dépenses);
           Procédure de traitement des recyclages d’AE   81




                         Cas autorisés de recyclage
justification, compte
rendu de l’utilisation
des crédits suite à
ces réductions           Réduction d’EJ sur
                         années antérieures

                         Circuit de validation des
                         opérations menées
                    Méthode d’instruction d’un projet                           82

      (Instruction, valorisation, documentation d’un projet/
      marché/subvention)

                       Articulation
Y compris              programmation,
dépenses induites      valorisation, échéanciers
                       de crédits associés
                                                        Et des tranches fonctionnelles
                                                        associées
                       Méthode d’appréciation
                       de la fonctionnalité des
                       investissements

                       Circuits d’information et de           Permettant de gérer au
                       décision                               mieux les tranches
                                                              fonctionnelles
Dispositif ministériel d’instruction, pilotage et suivi des réformes   83




                         Instance(s) de pilotage,
  cohérente avec les     arbitrage et suivi des
  orientations
  interministérielles
                         réformes
  et les autres
  projets ministériels
  (notamment, en
  matière RH), et        Méthode d’instruction
  mettant en
  évidence les
                         des projets de réformes
  éléments des
  projets de réforme
  à prendre en
  compte dans la
  programmation
  (impact chiffré et
  calendrier)

				
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posted:2/12/2012
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