CLOSURE _ CONSOLIDATION LONG RANGE PLAN by wuzhengqin

VIEWS: 0 PAGES: 3

									CLOSURE & CONSOLIDATION LONG RANGE PLAN 
DEVELOPMENT TASK FORCE 
Meeting Minutes 
March 19, 2009 

Present: 
Principal Reps: 
Teacher Reps:                    Patti Beacham, Steve McLaughlin 
Citizen/Parent Reps:             Cindy Gerhardt 
Ed Support Reps:                 Donna Blackmon 
School Board Reps:               Gary Bergosh, Norma Brittain, Carl Reeves, Joe Jones, 
                                 Evelyn Nachman 
Home Builders Assoc:             Pat Kozma 
C&I Reps:                        Paul Fetsko, Marcia Nowlin 
Operations Reps:                 Chuck Peterson, Ron Peacock, Eric Fritz 
HR Reps:                         Jerry Caine 
Finance Reps:                    Barbara Linker 


I.      Introduction 

        Mr. Fetsko greeted the committee and explained that numerous staff 
        meetings were occuring simultaneously and that many of our district 
        committee members were required to attend those. 

II.     Background 

        There was a time for questions and concerns. 

        Q – Before we finalize our decision to move any ESE parameters to 
        “Considerations”, will Mr. Ziolkowski have an opportunity to weigh­in his 
        thoughts? 
        A – Mr. Fetsko and Mr. Dennis will consult Mr. Ziolkowski before the final vote 
        for approval. 

III.    Approach 

        Work continued to specifically define assessment ranges for remaining 
        metrics. 

        Facility: 

        “Facility Age” – Mr. Peacock pointed out that age is not always relevant to 
        operating cost.  For example, R.C. Lipscomb is one of our newest elementary 
        facilities, but has a higher operating cost than Sherwood, which is one of our 
        oldest sites and relatively lower in cost to operate. 

        Q – Is this due to the size of the facility? 
        A – No, operating costs also include maintenance costs, such as painting and 
        repair.




Closure & Consolidation Long Range Plan Development Task Force 
March 19, 2009 Minutes 
        Mr. Peterson recommended that caution be used when determining status 
        according to cost to operate.  Many of our schools have equipment and 
        facilities, such as the pool at B.T. Washington, that cause the cost of 
        operation to be higher than others without the same amenities.  He also 
        pointed out that maintenance costs will fluctuate from year to year, since 
        schools who have received painting or repairs will not require those costs in 
        the years following such maintenance. 

        The committee was presented with two documents, the End of Year Report 
        2007­2008 and the Analysis of School Operating Cost.  The last 
        document also included administrative and support salaries and benefits. 

        Mrs. Linker also pointed out that total cost per square foot is used to calculate 
        operating cost. 

        Q – Is there a reason some of these schools are higher on the chart? 
        A – Some schools have a higher population of ESE students and may have 
        more sophisticated equipment to maintain. 

        Q – Are the salaries prorated in the operating costs? 
        A – No. 

        After Mr. Fritz suggested the use of the WFTE cost per student and adding the 
        maintenance costs to the operating costs, Mrs. Linker explained that those 
        costs were already included in the final figure. 

        “Facility Condition” 

        Q – When considering safety violations, how likely is it that these would come 
        into the dialogue when discussing the closing of a facility? 
        A – It’s very likely that it would be considered, but keeping in mind that all 
        wood frame structures are always in violation, as is copper wiring.  Most of 
        our older facilities deal with these issues. 

        Q – Is there a way to know about major violations that would give a school an 
        indicator for this assessment? 
        A – The district receives notification of all safety violations. 

        Q – Should we have all three indicator colors, or should any violations be 
        considered red? 
        A – If the committee wishes, one indicator can be used. 

        After much discussion and debate, the committee decided to move this metric 
        to “Considerations” and use “Facility Age” as a set parameter, with facilities 
        under 40 years of age as green, from 40­50 years as yellow, and all facilities 
        over 50 years, red. 

        The committee revisited the parameter “Level of Parent Involvement”. 
        After lengthy discussion on the how to measure this metric, as well as the 
        relevance to the decision to close and consolidate, the committee decided to 
        move this parameter to “Considerations” as well.




Closure & Consolidation Long Range Plan Development Task Force 
March 19, 2009 Minutes 
        Q – Are we assuming that all of these metrics have equal weight? 
        A – At this time, that is the assumption.  We will not know exactly until we 
        begin to run each school through the rubric. 

IV.     Wrap­up 

        The committee asked that each parameter be addressed by the 
        department/director that would assess and measure them.  Mr. Fetsko 
        explained that this task may take more than a few days to implement, and 
        asked if the committee would be willing to postpone the next meeting until 
        April 2, 2009.  The committee agreed.  Mr. Dennis and Mr. Fetsko will work 
        on making changes to the rubric and submit all revised documents to 
        committee members.  Next meeting:

        ·   April 2, 2009 

        Additional meetings will be scheduled as needed. 

Meeting adjourned.




Closure & Consolidation Long Range Plan Development Task Force 
March 19, 2009 Minutes 

								
To top