Los documentos electr�nicos de archivo

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Los documentos electr�nicos de archivo Powered By Docstoc
					Los documentos electrónicos de archivo


      Contexto: la Administración Electrónica

      Conceptos básicos y particularidades


Elementos de un sistema de gestión de documentos
                   electrónicos

          Recomendaciones generales

          Recomendaciones específicas


                                                   1
                  Algunas notas sobre
               Legislación y normativa


- Planes europeos: e-Europa; i2010 (2005-2010).
- Ley 30/92 de RJAP y PAC (art. 45): los documentos
  electrónicos “gozarán de la validez y eficacia de
  documento original siempre que quede garantizada su
  autenticidad, integridad y conservación…”
- Ley 59/2003 de firma electrónica
- RD 209/2003 por el que se regulan los registros y
  notificaciones telemáticas.

  Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico
  de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
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           Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
        electrónico de los ciudadanos a los Servicios
                           Públicos


- Derechos de los ciudadanos a relacionarse con las
  administraciones públicas por medios electrónicos (art. 6)
- La sede electrónica
- Creación de la figura del Defensor del usuario de la A.E.
- Admisión de los sistemas de firma electrónica que
  garanticen la autenticidad e integridad de los documentos
  electrónicos. (Ley 59/2003 de Firma Electrónica).
  Interoperabilidad y plataforma de verificación de revocación
  de certificados.
- Registros electrónicos (Cap. III, Sección 1ª, art. 24- )
- Gestión electrónica de los procedimientos                 3
      Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
      electrónico de los ciudadanos a los
      Servicios Públicos



Plazos de implantación:
- AGE y organismos públicos vinculados o
  dependientes de ésta: a partir del 31 de diciembre de
  2009.
- CCAA y entidades de Administración Local: a partir
  del 31 de diciembre de 2009, siempre que lo
  permitan sus disponibilidades presupuestarias.



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  Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios
                           Públicos.

     Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos



Art. 29. Documento administrativo electrónico
- Las AAPP podrán emitir por medios electrónicos los documentos
   administrativos… siempre que incorporen una o varias firmas
   electrónicas.
- Incluirán referencia temporal (a través de medios electrónicos) cuando
   la naturaleza del documento lo requiera. (Sellado de tiempo).

La definición de documento electrónico en esta ley (Anexo):
   “Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada
   en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible
   de identificación y tratamiento diferenciado.”

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      Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios
                               Públicos.

        Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos

Art. 30. Copias electrónicas

-   Consideración de copias auténticas siempre que el documento
    electrónico original se encuentre en poder de la Administración y
    previa comprobación de la firma electrónica y en su caso sellado de
    tiempo.
-   Copias electrónicas realizadas por las AAPP de documentos emitidos
    por éstas en soporte papel.
-   Imágenes electrónicas de documentos privados aportados por los
    ciudadanos a través de procesos de digitalización que garanticen su
    autenticidad, integridad y conservación.
-   Posibilidad de destrucción de originales de documentos en soporte
    papel de los que las AAPP hayan efectuado copias electrónicas…
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     Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios
                              Públicos.

       Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos

Art. 31. Archivo electrónico de documentos

2) “Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos
    que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán
    conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo
    formato…o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad
    de la información necesaria para reproducirlo.

3) Medidas de seguridad que garanticen: integridad, autenticidad,
   confidencialidad, calidad, protección y conservación. Asegurar la
   identificación de los usuarios, el control de accesos y protección de
   datos.


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     Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios
                              Públicos.

       Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos




Art. 32. Expediente electrónico

-   Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un
    procedimiento administrativo.
-   Foliado mediante índice electrónico firmado por el órgano… para
    garantizar su integridad y permitir su recuperación.
-   Derecho del interesado a obtener copia del mismo.




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Los documentos electrónicos de archivo


       Contexto: la Administración Electrónica

       Conceptos básicos y particularidades


 Elementos de un sistema de gestión de documentos
                    electrónicos

           Recomendaciones generales

           Recomendaciones específicas


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        Los documentos electrónicos de archivo.
        Definición


“Información en soporte informático registrada, producida o recibida en el
   inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una
   institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto
   y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor
   probatorio” (ICA-CIA).

      Las características que identifican un documento como documento de
       archivo no varían al cambiar de formato.
      Sin embargo, presentan unas particularidades que hacen necesaria la
       adopción de políticas y estrategias específicas por parte de las
       organizaciones para asegurar su organización, conservación y acceso a lo
       largo de su ciclo de vida.

       Necesidad de crear archivos electrónicos completos,
       manejables y accesibles a través del tiempo, que puedan
       servir como evidencia de las organizaciones.
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        Los documentos electrónicos.
        Particularidades
         Problemática de Identificación, localización y control


- Elevado volumen de documentos producidos
- Identificación y captura de los documentos de archivo a partir de los
sistemas o programas informáticos que los contienen o producen (según su
ciclo de vida establecido).
- Dispersión en el almacenamiento de la información (disquetes, discos
duros, soportes ópticos, bases de datos…) y distintos tipos de ficheros
(temporales, acumulativos, etc.)
- Dependencia tecnológica (hardware y software)
- El grado de separación del contenido, la estructura y el contexto crece a
medida que los documentos informáticos son más complejos (documentos
compuestos, distribuidos y/o dinámicos).
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      Los documentos electrónicos.
      Particularidades

   Ante la problemática de Identificación, localización y control

                            DIRECTRICES
 Identificar desde su origen los documentos electrónicos que
constituyen archivo (intervención “a priori”)
 Establecer criterios para su selección y captura.
 Recoger la información técnica necesaria para su acceso.
 Definir el ciclo de vida = Evaluación documental (valores primarios y
secundarios) y establecimientos de criterios de conservación y/o
eliminación).
Normalizar los programas y formatos en uso en una organización
(preferentemente software libre y formatos abiertos)
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     Los documentos electrónicos.
     Particularidades

       Problemática de control de fiabilidad y autenticidad

La facilidad de copia y modificación de los documentos informáticos
hace necesario el establecimiento de medidas para:

• Controlar el contexto de creación del documentos y la legitimidad de la
autoría para asegurar su fiabilidad.

• Conservar la integridad del documento a lo largo de su ciclo de vida
para controlar su autenticidad.


                Firma digital y Sellado de tiempo
   (A medio plazo hay que tener en cuenta su problemática para archivos
  permanentes debido al plazo de revocación y tecnología de encriptación)
                                                                        13
      Los documentos electrónicos.
      Particularidades.
 Problemática de conservación de los soportes y los contenidos

                         Doble problemática:
 Conservación física de los soportes (ver recomendaciones del
manual de archivos de la UA)
 Conservación del contenido ( causas: cambio de formatos,
obsolescencia de los programas, sistemas operativos, equipos…)



• Intervención “a priori” (programas, modelos de formatos
normalizados, estrategias según ciclo de vida de los documentos…)
• Intervención “a posteriori” (migración a formatos de conservación:
pdf-A(ISO19005), XML (ejem.: Open Document-ISO/IEC 26300).
                                                                    14
        Criterios de seguridad, normalización y conservación de las
        aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades (2.003-
        CSAE Antes CSI)


 SEGURIDAD. Requisitos, criterios y recomendaciones para implantar las
   medidas de seguridad en el diseño, desarrollo, implantación y explotación de las
   aplicaciones de la AGE.
 NORMALIZACIÓN. Pautas para normalizar las aplicaciones y facilitar la
   compatibilidad técnica, disponibilidad, interoperabilidad y conformidad con las
   normas nacionales e internacionales.
 CONSERVACIÓN. (Apartado más archivístico).
    •    Documentos administrativos y de los ciudadanos
    •    Almacenamiento de la información en soporte electrónico
    •    Ciclo de vida de la información en soporte electrónico
    •    Diseño de la estrategia de gestión
    •    Traspaso de la información al archivo
    •    Acceso y difusión a la información de soporte electrónico
    •    Software libre y de fuentes abiertas
    •    Conservación del Sistema de Archivos
                                                                                15
Los documentos electrónicos de archivo


       Contexto: la Administración Electrónica

       Conceptos básicos y particularidades


 Elementos de un sistema de gestión de documentos
                    electrónicos
           Recomendaciones generales

           Recomendaciones específicas



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             Sistema de gestión de documentos
                        electrónicos



Un sistema de gestión y preservación de documentos electrónicos se
enmarca en el sistema de gestión de documentos corporativo (Norma
ISO/UNE 15489).
                       Elementos del sistema
               Políticas de gestión de los documentos
                           Ciclo de vida
                            Clasificación
                             Metadatos
                  Plan de preservación (migración)

                                                                 17
            Sistema de gestión de documentos
                       electrónicos


Las estrategias de preservación digital de documentos dependerán de:
                             Los valores
                            El ciclo de vida
                       Necesidades de acceso



Necesidad de incorporar requisitos archivísticos en las aplicaciones
   de gestión corporativas, en el proceso de creación y archivado
   (captura) de los documentos electrónicos y en las aplicaciones
informáticas de archivado permanente o a largo plazo (repositorios)



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        Estrategias de preservación de documentos
             electrónicos (Universidades de Quebeq)

Conservación según Formato            Actuaciones requeridas
calendario         inicial
Corta duración      Propietario       -Almacenamiento en servidor.
(menos de 5 años)                     -Eliminación en el plazo previsto
Media y larga                         -Validación de la codificación
duración                              -Integración y almacenamiento en los
(conservación       Abierto           sistemas de información
prolongada o                          -Eliminación en el plazo previsto o
permanente)                           conservación permanente
                    ---------------   -----------------------------------------
                                      -Conversión de datos en formato abierto
                    Propietario       -Integración y almacenamiento en los
                                      sistemas de información
                                      -Eliminación en el plazo previsto o
                                      conservación permanente                   19
        Sistema de gestión de documentos electrónicos

 MoReq = Modelo de requisitos para la gestión de los documentos
                         electrónicos (SGDE)
 Sistema de clasificación: identificación de los documentos y
agrupaciones de documentos y sus relaciones (expedientes y series)
según las funciones y actividades de la organización.
 Controles y seguridad (control de acceso y pistas de auditoría).
 Metadatos

 Calendarios de conservación, que automatice las acciones de
informe y destrucción de datos y que cuente con instrumentos integrados
para exportar registros y metadatos.
 Requisitos sobre conservación a largo plazo y tecnología obsoleta.
 Búsqueda y recuperación documental. Reproducción de documentos
                                                                     20
             Sistema de gestión de documentos electrónicos



    Uso de Metadatos(*) en un archivo de documentos electrónicos
                            (ISO/UNE 23081)
a) Metadatos de descripción: (contenido, estructura y contexto)
b) Metadatos administrativos: se utilizan para la gestión y administración.
c) Metadatos técnicos: requisitos técnicos de acceso
d) Metadatos de uso: (nivel de utilización y tipos de usuarios)
e) Metadatos de conservación: para gestionar la preservación de los
   documentos

  Pueden o no generarse automáticamente y acompañan
   a los e-documentos a lo largo de todo su ciclo de vida
                                                                    21
Los documentos electrónicos de archivo


       Contexto: la Administración Electrónica

       Conceptos básicos y particularidades


 Elementos de un sistema de gestión de documentos
                    electrónicos
           Recomendaciones generales

           Recomendaciones específicas



                                                    22
        Recomendaciones o buenas prácticas para la gestión
        de los documentos electrónicos en las universidades




Documento de recomendaciones aprobado en 2007 por:


-La Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU)
-La Comisión Sectorial de Secretarios Generales (CRUE)




                                                                 23
                      Recomendaciones generales


 Definición de políticas y normativas:
    - Reconocimiento legal de los archivos
    - Políticas de gestión documental aprobadas por el más alto nivel de
    la organización.
Aplicar metodología y estrategias siguiendo ISO/UNE 15489
 Requisitos archivísticos para asegurar la fiabilidad, autenticidad,
integridad y conservación de los e-documentos.
 Identificación y valoración de series: (intervención en la fase de
diseño): Inventario de bases de datos e identificación de series formadas
por documentos electrónicos.
 Captura y definición de metadatos
 Estrategias de preservación (conservación y/o migración).
                                                                     24
                   Recomendaciones generales


                                  Formatos
 Uso de formatos abiertos en el proceso de creación
 Migración periódica. Formatos recomendados:
    -Texto: .txt, .pdf(A), .xml, .html
    -De datos estructurados: .xml, .mimi
    -Gráficos: .jpg, ISO10918, .tiff
                                   Soportes
De almacenamiento óptico no reescribible (CD-R, DVD-R)
               Acceso a largo plazo. Varias posibilidades
Mantenimiento en el sistema original y eliminación en el calendario
previsto.
Copia o traspaso a ficheros históricos planos (previa documentación
de su formato y estructura)
Conservación permanente: copia en ficheros históricos en formato
XML con su correspondiente DTD.
                                                                 25
Los documentos electrónicos de archivo


       Contexto: la Administración Electrónica

       Conceptos básicos y particularidades


 Elementos de un sistema de gestión de documentos
                    electrónicos
           Recomendaciones generales

           Recomendaciones específicas



                                                    26
                   Recomendaciones específicas.
                   Documentos ofimáticos


 Separar los documentos de archivo del
  resto de los documentos (personales,
  borradores, etc.).

 Reproducir    la   agrupación     de    los
  documentos de archivo a partir del sistema
  de carpetas y subcarpetas del ordenador.

 Estructurar los directorios a partir del
  cuadro de clasificación.

 Uso de modelos y plantillas de documentos
  normalizados.

 Aplicar calendario de transferencia (copia
  de las carpetas y subcarpetas en CD sólo
  lectura) documentada con información
  técnica (programa, versión, etc.).
                                                  27
Directorio de carpetas (archivo definitivo)




                                              28
             Recomendaciones específicas.
             Bases de datos




• Inventario exhaustivo de las bases de datos en uso o en proyecto.
• Valoración archivística: 2 modelos
    - Base de datos = serie documental  valoración global.
    - Base de datos contiene documentos pertenecientes a distintas
    series documentales fijar formato final y estructura de los
    documentos.




                                                                  29
                 Recomendaciones específicas.
                 Bases de datos


                     Tipos de bases de datos

-   Bases de datos cerradas

-   Bases de datos de actualización periódica:
     - Determinar calendario de validación
     - Archivo periódico de la base de datos en un momento
       determinado ó
     - Archivo inicial + posteriores modificaciones

     En todos los casos es necesario documentar la estructura de la
    base de datos, formatos, modificaciones, software, cambios de
    versiones, etc.

                                                                  30
                  Recomendaciones específicas.
                  Mensajes de correo electrónico


• Identificar los mensajes que constituyen documentos de archivo
  de los mensajes informales que no proporcionan evidencias de
  políticas oficiales o transacciones dentro de la organización.
• Configuración de carpetas para guardar los mensajes enviados o
  recibidos desde el primer momento en el mismo programa de
  correo, siguiendo el cuadro de clasificación.
• Copia periódica en CD de las carpetas con sus mensajes y
  documentos anexos.
• Sistemas alternativos de archivado para los documentos de
  archivo de conservación permanente.
Tipos de mensajes: políticas, directrices, correspondencia, planes de trabajo,
agendas, convocatorias, actas de reuniones, cualquier documento que inicia,
autoriza o completa una transacción, informes y recomendaciones.
                                                                           31
Carpetas de correo electrónico




                                 32
                   Recomendaciones específicas.
                   Sitios web

  Necesidad de preservar, conservar y poder acceder en un futuro a los sitios web
  corporativos, en tanto que testimonio de la imagen, actividades, vida e historia de la
  organización.

Estrategias:
- Sitios web formados por páginas estáticas:
        - Copias periódicas de todo el conjunto del sitio
        - Archivado de “logs” de cambios
- Sitios web de páginas dinámicas (combinación de bases de datos y hojas de estilo).

Importancia de asignación de metadatos para documentar su archivado:
      - Detalles técnicos sobre el diseño del sitio web
      - Detalles sobre el software usado para crear los recursos web
      - Detalles de las aplicaciones (plug-ins, adobe acrobat, scripts, buscadores, etc.)
      - Documentar las migraciones, copiado, reformateado etc de los documentos web.

Necesidad de mantener colecciones master de preservación almacenadas en diferentes
equipos.
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posted:2/12/2012
language:Spanish
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