TEMA 6.- HOJAS DE C�LCULO by 374KWDcb

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									    TEMA 6.-

HOJAS DE CÁLCULO




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        Esquema
 6.1.           Definición
 6.2.           Utilización
 6.3.           Funciones
       6.3.1. Introducción de datos
       6.3.2.   Creación de fórmulas y vínculos
       6.3.3.   Edición de una hoja de cálculo
       6.3.4.   Dar formato a una hoja de cálculo
       6.3.5.   Creación de objetos gráficos
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       6.3.6.   Creación de un gráfico a partir de datos
       6.3.7.   Uso de gráficos en el análisis de datos
       6.3.8.   Leer datos de bases de datos externas
       6.3.9.   Exportar datos al procesador de textos
 6.4.           Características
 6.5.           Historia

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    1.- Definición
 Son programas creados para
  convertir                información
  desorganizada         en       datos
  organizados y realizar cálculos con
  ellos.
 La hoja de cálculo y el tratamiento
  de textos son las aplicaciones más
  utilizadas en la empresa.
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   Se define una hoja electrónica como una
    matriz formada por filas y columnas. La
    intersección de una fila y una columna es
    denominada celdilla o celda. Las celdillas
    están relacionadas, permitiendo realizar
    cálculos manual o automáticamente,
    escribir textos y copiar fórmulas.
   En cada celdilla se pueden introducir tres
    clases de datos: textos o entradas
    alfanuméricas, entradas numéricas y
    fórmulas o expresiones.
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   Las celdillas con entradas alfanuméricas o
    numéricas forman el conjunto de entradas
    independientes, ya que su valor no depende de
    ninguna otra posición de la hoja. Las celdillas cuyo
    contenido son fórmulas o expresiones constituyen
    el conjunto de entradas dependientes, el
    resultado depende del contenido de otras
    posiciones o de algún otro parámetro.
   Son útiles cuando los análisis que se desean hacer
    son cálculos sistemáticos y repetitivos entre filas y
    columnas, simulaciones del tipo ¿qué pasaría si
    ..?, ¿qué sucedería si un valor o dato de los
    introducidos en la hoja varía?. Al variar un valor,
    la hoja realiza un recálculo de todas las celdillas
    que dependen de ese valor.
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2.- Utilización
   Las áreas de mayor aplicación son: planificación
    y análisis financiero, análisis contable, control
    de balances, estudio de presupuestos,
    previsiones de ventas, análisis estadístico, etc.
   Debido a la facilidad para efectuar proyecciones
    y análisis de hipótesis, se ha convertido en la
    herramienta favorita de directivos y técnicos.
    Desde VisiCalc hasta las actuales, estos
    programas han ganado en tamaño y
    complejidad, pero su mayor atractivo es su
    fantástica capacidad de recálculo interactivo.
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     3.- Funciones
   Las celdas pueden contener textos, valores
    numéricos o fórmulas que establecen
    relaciones entre los valores que figuran en
    otras celdas de la misma hoja o en celdas de
    otras hojas almacenadas en disco.
   Su aprendizaje es rápido y sin necesidad de
    conocimientos informáticos previos. En
    pantalla aparece la información precisa
    según el contexto en que se encuentre el
    usuario.
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   Las funciones básicas que deben incluir todas las
    hojas de cálculo son:
       Introducción de valores numéricos, textos y fórmulas
        en las celdas.
       Protección contra borrado o escritura del contenido de
        las celdas.
       Formateo (cambio del aspecto en pantalla) de rangos
        de celdas, columnas y filas.
       Desplazamientos por la hoja.
       Copia del contenido de unas celdas en otras.
       Operaciones de almacenamiento de las hojas en disco
        y de carga desde disco.
       Posibilidad de combinar y enlazar (vincular) hojas de
        trabajo diferentes.


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   Una característica importante es el número de
    filas y columnas máximo que puede soportar
    (tamaño de las hojas). El limite físico real del
    tamaño de una hoja depende de la cantidad de
    memoria RAM que tenga el microordenador.
   Todas las hojas de cálculo realizan las cuatro
    operaciones aritméticas básicas: sumar, restar,
    multiplicar y dividir. Además, cuentan con
    numerosas funciones predeterminadas para
    cálculos más especializados y complejos, como:




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   Funciones       matemáticas:   funciones
    trigonométricas,       raíz    cuadrada,
    logaritmos, exponencial, etc.
   Funciones financieras (amortizaciones,
    capitalización, etc.).
   Funciones especiales de análisis y
    clasificación, como la determinación del
    valor máximo o mínimo de una parte de
    la hoja de trabajo, la ordenación,
    además de otras funciones de tipo
    estadístico, como medias, varianzas o
    desviaciones.
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 Funciones lógicas, que permiten
  establecer       comparaciones       y
  condicionar el valor de una celda al
  resultado de una operación lógica.
 Funciones recursivas, orientadas a los
  cálculos por iteraciones sucesivas.
 Algunos       programas,      además,
  permiten incluir nuevas funciones
  predefinidas por el usuario.

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   Casi todas las hojas de cálculo disponen de un
    propio lenguaje de órdenes y de programación
    integrado.
   Facilidad para dividir la pantalla en ventanas. En
    cada ventana se podrá visualizar el contenido de
    una parte de la hoja, y así, en una misma pantalla
    es posible ver áreas que están situadas en lugares
    distantes.
   Visualizar hojas distintas en la misma pantalla,
    cada una en una ventana.
   Anclar zonas de la hoja para que permanezcan
    fijas.


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   También hay hojas con facilidades
    gráficas. Estas facilidades gráficas, si
    el hardware lo permite, suelen
    consistir en poder representar celdas
    con valores numéricos en forma de
    gráficos de barras, líneas o sectores.
   Actualmente,     varias    casas    han
    desarrollado software de hojas de
    cálculo tridimensionales. Estos nuevos
    productos     requieren     capacidades
    físicas del hardware mucho más
    grandes que sus predecesores.
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    4.- Características
   Responden a los siguientes requerimientos:
       Hoja de cálculo: introducir, analizar y calcular datos.
       Gráficos: representan los datos de manera gráfica.
       Base de datos: administran grandes cantidades de
        información. Trabajan en la hoja de cálculo haciendo
        funciones de base de datos (ordenación, clasificación,
        etc.).
       Macros: se automatizan tareas repetitivas y se
        personaliza la hoja de cálculo.
       Formato y gráficos avanzados: se crean informes
        impresos o por pantalla, Se pueden formatear datos,
        intercalar gráficos y seleccionar los atributos de
        impresora
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    5.- Historia
   En el año 1979, dos estudiantes de la célebre
    Harvard Business School, Bob Framkston y Daniel
    Bricklin, resolvían una serie de problemas
    relacionados con otros a través de una serie de
    fórmulas. Cuando algunos datos se variaban por
    mala estimación inicial, la cantidad de trabajo para
    rehacer la hoja era desorbitante.
   Los ejercicios de planificación financiera eran casos
    típicos de cálculo sobre unos datos básicos. Se
    necesitaba saber qué pasaría si se variaban tales
    previsiones o se registraban determinadas
    tendencias.
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   Los    dos    estudiantes,    forofos  de    los
    microordenadores, trabajaron en un programa
    capaz de solucionar problemas similares a los
    que ellos tenían. El objetivo consistía en que
    todas las cifras cambiaran al modificar un dato
    con el que estuvieran relacionadas.
   El programa se llamó VisiCalc y pronto se hizo
    muy popular. Puede decirse que los programas
    de hoja de cálculo han ayudado a la popularidad
    de los microordenadores.




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   En 1982 surge Lotus 1-2-3, que se convertirá en
    un estándar. Este programa se ha completado
    con una serie de programas adicionales,
    desarrollados por otras casas comerciales. En
    1988 nacieron Quattro y Plan Perfect, fueron
    una nueva generación hasta que Microsoft saco,
    en 1988, Excel, una hoja de cálculo de
    extraordinarias cualidades.
   El año 1990 fue el año de las hojas de cálculo
    de 4ª generación. En USA se habla de hojas de
    triple   entrada    o    tridimensionales,  con
    prestaciones     gráficas,     matemáticas    y
    estadísticas aún más sofisticadas y el
    intercambio de ficheros.

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   Ante el usuario de las hojas clásicas, surgen
    los directivos, con muy poca experiencia, pero
    que utilizan modelos de hojas mucho más
    complejos, que son, sin embargo, mucho más
    fáciles de manejar gracias a menús y ventanas
    de apoyo.
   Tras una larga espera, Lotus 1-2-3 sacó la
    versión 3.0. La característica más importante
    es su tridimensionalidad, cada hoja puede
    disponer de hasta 256 tableros diferentes. 1-
    2-3 ofrece la posibilidad de visualizar tres
    tableros al mismo tiempo en perspectiva.


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   Además, puede recurrirse a la función de zoom
    para ampliar o reducir el tamaño de las ventanas
    mostradas. Otra posibilidad es emplear la
    información      contenida     en    otras    hojas
    (interrelacionar ficheros) diferentes de la actual
    para elaborar expresiones de cálculo propias.
    Estos enlaces no exigen que se encuentre en
    memoria, ya que Lotus se relaciona con
    documentos en disco.
   La enorme base de usuarios de LOTUS ha
    propiciado     la    aparición    de     programas
    complementarios. Son aplicaciones residentes en
    memoria y que complementan a 1-2-3.

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   Lotus ha sacado versiones de la hoja para
    ordenadores de las compañías SUN y
    DIGITAL. Sun añade a las características
    propias de la hoja, las del sistema operativo
    UNIX de Sun (Sun OS), como son servicios
    distribuidos de red, trabajos con varias
    ventanas, multitarea y gran capacidad de
    memoria.
   Lotus ha desarrollado el Datalens Developer
    Toolkit, que permitirá a los programadores de
    aplicaciones crear controladores para que
    tengan acceso directo, desde Lotus 1-2-3 a
    datos externos, entre los que se incluyen
    Sybase, Ingres y Oracle.
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   Lotus Development ha presentado Lotus 1-2-3
    versión 4.0. Además de la presentación
    Windows y los smarticons de los productos de
    Lotus, tiene mejoras en la modificación de
    datos en una celda; incorporación del Auditor
    con el que se puede rastrear la
    interdependencia de celdas e incorporación de
    un Administrador de versiones que permite
    realizar cálculos de persecución de objetivos.

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   En Excel se integran una base de datos y un paquete
    de gráficos. Se diferencia de Lotus en que almacena las
    macros, guardándolas independientemente de cada
    hoja, mientras que Lotus las graba en celdas
    individuales de las hojas de cálculo.
   Excel tiene una gran capacidad gráfica, dispone de 44
    formatos y 7 tipos de gráficos como son el área de
    barras,    columnas,     líneas,   pastel,   difusión   y
    combinación. Es rápida y fácil la presentación gráfica de
    los datos en pantalla. La hoja puede albergar hasta
    65.536 registros, cada uno de ellos dividido entre uno y
    256 campos.
   Todas las herramientas Office permiten la creación de
    macros para registrar entradas de teclado y ratón y
    poder llamarlas mas tarde como funciones. Se pueden
    modificar su funcionamiento con Visual Basic.

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Funciones Excel 2000




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Menú Archivo




               25
Menú Archivo -Nuevo




                      26
Menú Archivo -Abrir




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Menú Archivo –Guardar Como




                             28
Menú Archivo –Configurar, página




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Menú Archivo –Configurar, márgenes




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Menú Archivo –Configurar, Encabezados y pies de
página




                                                  31
Menú Archivo –Configurar, Encabezados y pies de
página- Opciones




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Menú Archivo –Configurar, Hoja




                                 33
Menú Archivo –Imprimir




                         34
Menú Archivo –Propiedades




                            35
Menú Edición




               36
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Menú Ver




           39
Menú Ver- Vista Previa




                         40
Menú Ver- Vistas




                   41
Menú Ver- Informes




                     42
Menú Ver- Informes




                     43
Menú Insertar




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Menú Insertar- Celda




                       45
Menú Insertar- Función




                         46
Menú Insertar- Nombres




                         47
Menú Insertar- Hipervínculo




                              48
Menú Formato




               49
Menú Formato- Celdas, Número




                               50
Menú Formato- Celdas, Alineación




                                   51
Menú Formato- Celdas, Fuentes




                                52
Menú Formato- Celdas, Bordes




                               53
Menú Formato- Celdas, Tramas




                               54
Menú Formato- Columnas




                         55
Menú Formato- Hoja




                     56
Menú Formato- Autoformato




                            57
Menú Formato- Condicional




                            58
Menú Formato- Estilo




                       59
Menú Herramientas




                    60
Menú Herramientas- Autocorrección




                                    61
Menú Herramientas- Compartir




                               62
Menú Herramientas- Compartir




                               63
Menú Herramientas- Control de Cambios




                                   64
Menú Herramientas- Buscar Objetivo




                                     65
Menú Herramientas- Escenarios




                                66
Menú Herramientas- Auditoria




                               67
Menú Herramientas- Seguridad




                               68
Menú Herramientas- Macro




                           69
Menú Herramientas- Personalizar




                                  70
Menú Datos




             71
Menú Datos- Ordenar




                      72
Menú Datos- Filtro, Autofiltro




                                 73
Menú Datos- Formularios




                          74
Menú Datos- Subtotales




                         75
Menú Datos- Agrupar, Esquema




                               76
Menú Datos- Informe Tablas




                             77
Menú Datos- Tablas Dinámicas




                               78
Menú Ventanas




                79
Menú Ventanas- Nueva ventana-Organizar




                                         80
Menú Ventanas- Dividir




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