Anforderungen an ein Fahrtenbuch

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Anforderungen an ein Fahrtenbuch Powered By Docstoc
					Anforderungen an ein Fahrtenbuch aus steuerlicher Sicht

Das Fahrtenbuch ist ein Rechenschaftsbericht über die Fahrzeugnutzung. Anhand
der aufgeführten Informationen muss man genau entscheiden können, ob das Auto
betrieblich oder privat genutzt wurde. Insbesondere muss der Übergang (km-Stand)
zwischen der beruflichen und privaten Nutzung und umgekehrt dokumentiert sein.
Die Finanzverwaltung hat umfangreiche Anforderungen aufgestellt, die im
Folgenden aufgeführt sind.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch (BMF vom 21.01.02, BStBl. 2002 I S. 148):

Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben pro Fahrt enthalten (vgl. R 31
Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR 2002) und BFH vom 16.03.2006, VI R 87/04:
-      Amtliches Kennzeichen zu Beginn des Fahrtenbuches
-      Datum jeder Fahrt
-      Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich
       veranlassten Fahrt,
-      Reiseziel,
-      Reisezweck und
-      aufgesuchte Geschäftspartner
-      Umwege sind aufzuzeichnen
-      jeweilige Abfahrts- und Ankunftszeit, soweit Verpflegungsmehraufwendungen
       geltend gemacht werden.
-      Privatfahrten müssen im Einzelnen, jedoch ohne Angabe des Reisewegs,
       aufgezeichnet werden.
-      Für die arbeitstäglichen Fahrzeiten zwischen Wohnung und Betriebs-
       /Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.


Dabei geht das Finanzamt davon aus, dass man grundsätzlich die kürzeste Strecke
wählt. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser
Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im
Einzelfall die betriebliche/berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der
Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht
beeinträchtigt werden. So sind z.B. folgende berufsspezifisch bedingte
Erleichterungen möglich:

a)     Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere
       Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große
       Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen
       Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben,
       welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den
       Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer
       Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern
       erforderlich.

b)     Taxifahrer, Fahrlehrer
       Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf
       Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend,
       täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand
       anzugeben mit der Angabe “Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet” o.Ä. Wurden


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       Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die
       genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.




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Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und
aufgesuchten Geschäftspartner “Lehrfahrten”, “Fahrschulfahrten” o.Ä. anzugeben.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z.B. bei Lieferverkehr, und
werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter
einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen
keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches zu Reiseziel,
Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der
Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten
Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch
beizufügen.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung
und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Hier noch einige Ergänzungen aus der aktuellen Rechtsprechung (BFH vom 16.03.06):

Ein Fahrtenbuch sei steuerlich nur anzuerkennen, wenn sich aus den Aufzeichnungen
das Verhältnis der privaten Fahrten zu den beruflichen Reisen ergibt. Ein solches
Fahrtenbuch müsse lückenlos sein, zeitnah geführt werden und durch glaubhafte
Angaben über die Nutzungsverhältnisse "die nötige Gewähr für seine Richtigkeit
bieten". Unterlässlich sind vor allem lückenlose und nachvollziehbare Angaben über
die beruflichen Reisen, insbesondere über den Reiseanlass bzw. den aufgesuchten
Geschäftspartner. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus,
wenn sich daraus der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt.

Mehrere Teilabschnitte einer Geschäfts-/Dienstreise dürfen lt. BFH zu einer
"zusammenfassenden" Eintragung verbunden werden. Es genüge dann die
Eintragung des Gesamtkilometerstandes am Ende der gesamten Reise.
Vorausgesetzt:

1.     Die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner            sind    im
       Fahrtenbuch in ihrer zeitlichen Reihenfolge aufgeführt und
2.     das Fahrzeug wird zwischendurch nicht privat genutzt.

Grundsätzlich müssen alle Eintragungen ausgeschrieben sein. Abkürzungen und
Kürzel schaden nur dann nicht, wenn dadurch der geschlossene Charakter der
Fahrtenbuchaufzeichnungen nicht beeinträchtigt wird. Das heißt, dass verwendete
Kürzel aus dem Fahrtenbuch selbst verständlich sind. Die Anerkennung eines
Fahrtenbuchs ist nur dann nicht gefährdet, wenn die verwendeten Abkürzungen

-      entweder aus sich heraus schon verständlich sind (gängige Abkürzungen für
       Ortsnamen) oder
-      sich aus einem im Fahrtenbuch z.B. vorne enthaltenen Abkürzungsverzeichnis
       oder einem ihm beigefügten Erläuterungsblatt erklären.

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben
Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim
Ausdrucken     von    elektronischen Aufzeichnungen    müssen   nachträgliche



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Veränderungen der aufgezeichneten     Angaben   technisch   ausgeschlossen,
zumindest aber dokumentiert werden.




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