Purchasing Purchasing A Maksud Bertanggung jawab

					Purchasing


A. Maksud

       Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian tunai maupun kredit untuk kepentingan
operasional dan mencatat semua kegiatan pembelian kemudian melaporkan kepada bagian
accounting.

B. Karakteristik

  Hal – Hal yang ditangani oleh Bagian Purchasing pada PT.Toso Industry Indonesia adalah :

   1. Eksport - import
      Eksport yang dituju adalah ke PT.Toso Jepang dan diterima oleh purchasing jepang yang
      akan memproses lebih lanjut barang yang sudah di eksport tersebut.

   2. Pembelian material
      Kebutuhan material yang ada di PT.Toso Industry Indonesia itu sendiri ada yang di
      import langsung dari luar dan ada juga yang local. Salah satu material yang di import
      langsung dari luar adalah Roll Blain Mytec (screen) yang di import langsung dari
      Amerika.

   3. Sub Cont
      Adalah barang setengah jadi yang diproduksi di PT.Toso Industry Indonesia yang
      nantinya akan dilanjut oleh vendor.

C. Wewenang

   1.   Melaksanakan pembelian order ke supplier
   2.   Melaksanakan pembuatan slip pembayaran
   3.   Melakukan input system symix ( input data)
   4.   Melakukan pencarian supplier local
   5.   Melakukan administrasi bea cukai

D. Jabatan

   1. Purchasing supervisor

        Tugas jabatan :

        melakukan perencanan,pelaksanaan, administrasi, pengawasan rencana kerja yang
        berhubungan dengan pembelian barang, serta membimbing dan mengasuh staf.
   Wewenang :

      Melakukan seleksi,evaluasi dan revaluasi terhadap supplier dan subcon
      Member proposal untuk promosi,demosi,rotasi, terhadap staf purchasing
      Memberi rekomendasi persetujuan pembelian
      Melakukan negosiasi dan proposal harga
      Membuat prosedur dan IK dibagian purchasing
      Bekerja sama dengan bagian lain dalam hal Meminta laporan atau data dari bagian
       lain yang berhubungan dengan pekerjaan purchasing.

2. Purchasing bahan baku local

   Tugas jabatan :

   membantu tugas purchasing supervisor atau purchasing manager dalam menjaga dan
   memelihara semua dokumen yang berhubungan dengan pekerjaan.

   Wewenang :

          melaksanakan pembelian order ke supplier
          Melaksanakan pembuatan slip pembayaran
          Melakukan input system symix ( input data)
          Melakukan pencarian supplier local
          Melakukan administrasi bea cukai

3. Purchasing subcon

   Tujuan jabatan :

   membantu tugas purchasing supervisor atau purchasing manager dalam menjaga dan
   memelihara semua dokumen yang berhubungan dengan pekerjaan.

   Wewenang :

          melaksanakan pembelian order ke supplier
          Melaksanakan pembuatan slip pembayaran
          Melakukan input system symix ( input data)
          Melakukan pencarian supplier local
          Melakukan administrasi bea cukai

4. Purchasing export – import

   Tujuan jabatan :

   membantu tugas purchasing supervisor atau purchasing manager dalam menjaga dan
   memelihara semua dokumen yng berhubungan dengan pekerjaan.
      Wewenang :

            Melaksanakan pembelian order ke supplier
            Melaksanakan pembuatan slip pembayaran
            Melakukan input system symix ( input data)
            Melakukan pencarian supplier local
            Melakukan administrasi bea cukai


E. Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Pada PT.Toso Industry Indonesia

      Adapun proses pembelian bahan baku pada PT TOSO INDUSTRY INDONESIA adalah
      sebagai berikut :

   1. Prosedur permintaan barang;

      pada saat persediaan bahan baku menunjukkan batas minimal, bagian PPC membuat List
      Material Plan dan diajukan ke bagian Purchasing

   2. Prosedur pemesanan barang;

      berdasarkan Permintaan Pembelian, bagian PPC Memastikan data-data yang tercantum
      dalam list material plan adalah benar. Bila ada yang tidak sesuai, segera bicarakan
      dengan bagian terkait untuk dibetulkan. Lalu Minta Approval dari Purchasing Section
      Manager (Purchasing Section Manager bertanggungjawab memastikan terlaksananya
      pembuatan Purchase Order Bahan Baku). Kemudian bagian purchasing membuat
      Purchase Order (PO) dengan jelas mengenai barang yang akan dipesan, Periksa dan
      pastikan bahwa semua data sudah tercetak dengan benar. Gunakan daftar harga yang
      sudah disetujui untuk dicocokkan. Mintakan paraf dari Purchasing Section Manager, serta
      tanda tangan dari Presiden Direktur/orang yang ditunjuk mewakili, dan distample perusahaan.

   3. Prosedur penerimaan barang;
      barang dari purchasing diterima oleh bagian gudang, kemudian dihitung / ditimbang dan
      diperiksa kualitasnya oleh bagian income Quality Control (QC). Apabila barang yang diterima
      sesuai dengan yang dipesan (sesuai PO) dan barang-barang tertentu saja, bagian gudang dan QC
      menandatangani Surat Jalan (SJ) dari purchasing dan bagian gudang membuat Buku Penerimaan
      Barang (BPB). Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian beserta SJ asli (yang sudah
      ditandatangani oleh bagian gudang) dan PO, diperiksa dan dicocokkan dengan order pembelian
      dan BPB kemudian dibuatkan bukti Tanda Terima dokumen tersebut. Setelah itu Tanda Terima,
      SJ dan Faktur diserahkan ke bagian Kasir untuk proses pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh
      temponya.
  4. Prosedur pembayaran;

     setelah menerima Tanda Terima, SJ dan Faktur, bagian Kasir menyiapkan pembayaran
     berupa cek / giro / tunai berdasarkan dokumen - dokumen dari hasil pembelian yang telah
     jatuh tempo. Kemudian memberi tahu purchasing untuk mengambil pembayaran tersebut
     apabila penyiapan pembayaran telah selesai dilakukan. Bagian Kasir membuat Bukti
     Pengeluaran kas yang akan dibayarkan ke purchasing yang kemudian ditandatangani oleh
     purchasing sebagai bukti pelunasan hutang.

  5. Prosedur pembuatan laporan;

     berdasarkan seluruh dokumen dari hasil pembelian kemudian bagian purchasing
     membuat Laporan Pembelian setiap bulannya dengan rinci serta dapat dipertanggung
     jawabkan kebenarannya dan kemudian melaporkannya kepada Accounting Manager.

  6. Prosedur penyimpanan dokumen;

     Setelah proses pembelian selesai,po 3rangkap di berikan untuk rangkap – 1 disimpan
     dibagian purchasing,untuk rangkap – 2 diberikan ke accounting,dan untuk lampiran – 3
     diberikan ke bagian gudang.

F. Struktur Organisasi
G. Permasalahan

       Setelah mempelajari sistem pembelian bahan baku pada PT. Toso Industry Indonesia,
tidak ada kendala yang dihadapi oleh PT.Toso Industry Indonesia dalam melakukan transaksi-
transaksi.
       Bagian-bagian yang mendukung proses pembelian tersebut sudah menggunakan sistem
komputerisasi sehingga informasi yang berkaitan dengan pembelian sudah efektif dan efisien dan
tidak menghambat proses pembuatan laporan pembelian.

H. Alternatif Pemecahan Masalah

       Pengolahan data yang ada pada PT.Toso Industry Indoneia saya rasa sudah menggunakan
sistem komputerisasi terpadu, dimana mulai dari permintaan, pemesanan, penerimaan,
pembayaran hingga pembuatan laporan pembelian dapat langsung di proses dengan sistem
komputerisasi. Dengan demikian informasi mengenai pembelian jadi lebih akurat dan lebih cepat
sehingga tidak akan terjadi keterlambatan dalam penanganan order pembelian.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:609
posted:2/11/2012
language:
pages:5