Minist�rio da Educa��o by CP6oI6v

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									Ministério da Educação


 Aplicação da CAF na
 Secretaria Geral

 Paula Ochôa


 Lisboa, Março 2004
Aplicação da CAF : O FOCO ESTRATÉGICO
    VISÃO                      VALORES
 Onde é que queremos          Como é que queremos
        estar?       MISSÃO     fazer as coisas?
                            Qual é a nossa área de actuação?
                             Quem são os nossos clientes?


        FINS
     O que vamos fazer?
                                             Auto-Avaliação
                                                        CAF


         OBJECTIVOS
             Para onde vamos?
                                                       ESTRATÉGIAS
                                                       Como é que o vamos fazer?

                                 Gestão da Qualidade                               2
Aplicação da CAF : O FOCO ESTRATÉGICO
              VISÃO                                                                    VALORES
       Onde é que queremos estar?              MISSÃO                          Como é que queremos fazer as coisas?


                                         Quem são os nossos clientes   ?

                    FINS
           Porque é que estamos aqui?

               2000-2001
               O que vamos fazer?


    Centro de Documentação
                                                                       3 Momentos



                             2002                                                              2003
                              Geral
               Secretariavamos?
                   OBJECTIVOS
                    Para onde
                                                                               Secretaria Geral
                                                                            ESTRATÉGIAS
                                                                            Como é que o vamos fazer?


                                        Gestão da Qualidade                                                           3
 Papel da Liderança

Articular a visão
Liderar fazendo, mais do que dizendo
Estimular a cooperação interna
Criar expectativas
Estimular o desenvolvimento da confiança
 e justiça na organização: reconhecimento
 intelectual e emocional

                Gestão da Qualidade     4
Áreas de actuação da liderança
                 DESENVOLVER
ESTIMULAR
                    Formação            RENOVAR
    Gestão                                 Cultura
                 Desenvolvimento
 participativa
                 de competências        organizacional
 Trabalho de
                  Aprendizagem              Clima
   equipa
                  organizacional        organizacional
  Gestão de                              Informação /
                   Partilha de
  projectos
                  conhecimento           Comunicação
Benchmarking
                    Cidadania           Comportamento
    Auto-
                  organizacional         organizacional
 avaliação do
 desempenho
                  Gestão da Qualidade               5
A estratégia
 1 objectivo: a melhoria contínua
 3 princípios: ênfase no cidadão-
  cliente, melhoria dos processos e
  envolvimento
 6 elementos de apoio: liderança,
  aprendizagem e formação, uma
  estrutura de apoio, comunicação
  interna, reconhecimento e medição
  do desempenho
              Gestão da Qualidade     6
A Auto-avaliação
 Visa a melhoria do desempenho a
  qualquer nível da organização e a sua
  integração deve ser feita no
  planeamento e assumir destaque na fase
  de controlo e revisão
 Trata-se de um exame , completo,
  sistemático e regular das actividades e
  dos resultados de uma organização,
  permitindo a identificação dos pontos
  fortes, das áreas a melhorar, das acções
  planificadas e das etapas de controlo.
               Gestão da Qualidade           7
O CICLO DE GESTÃO
«PDCA» (E. Deming)
   PLANEAR: definir os
     fins/ objectivos e                     EXECUTAR: executar
 estabelecer um plano de                    as tarefas conforme o
  acção para os alcançar                            plano




   AGIR/CORRIGIR:
    adoptar as acções                   CONTROLAR: medir e
  adequadas p/ corrigir                 comparar os resultados
desvios/erros detectados                   com os objectivos
ou p/ evitar problemas no                fixados e identificar e
          futuro                             avaliar desvios

                      Gestão da Qualidade                           8
            1ª etapa - Informação

             Meios                                    Resultados
            Política e                             Resultados




                                                                   Resultados - Chave
            Estratégia                            Orientados




                              Processos e da




                                                                    do Desempenho
                                                Cliente/Cidadão


                                Gestão de

                                Mudança
Liderança




            Gestão Rec.                           Resultados-
             Humanos                               Pessoas
                                                (Funcionários)
             Parcerias
             externas e                           Impacte na
             Recursos                              Sociedade

      MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
                          Gestão da Qualidade                              9
CAF: Metodologias de aplicação

Sessões de trabalho temáticas
jornadas de informação
Sessões abertas de auto-avaliação
Círculos de aprendizagem
Sessões de benchmarking



                Gestão da Qualidade   10
                      2ª etapa -
            Sensibilização/envolvimento

                Meios                                    Resultados
               Política e                             Resultados




                                                                      Resultados - Chave
               Estratégia                            Orientados




                                 Processos e da




                                                                       do Desempenho
                                                   Cliente/Cidadão


                                   Gestão de

                                   Mudança
Liderança




               Gestão Rec.                           Resultados-
                Humanos                               Pessoas
                                                   (Funcionários)
                Parcerias
                externas e                           Impacte na
                Recursos                              Sociedade

      MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
                             Gestão da Qualidade                            11
   Fases de desenvolvimento

Constituição da equipa da Qualidade
Divulgação Geral da CAF/Acções de
 Sensibilização
Diagnóstico da organização
Definição de objectivos de melhoria
Revisão das estratégias de actuação


                Gestão da Qualidade    12
Uma experiência em marcha
Secretaria-Geral
 Na fase de planeamento
 Constituição   da Equipa da
 Qualidade
 Seminário   de Caparide (2/4//03)
                                                     Conhecimen
 Jornadas de Informação e                           Transformad


 Envolvimento                            Conhecimento
                                                      SG
                                                              C
                                            Tácito
      para   dirigentes (6 e 7/05/03)
                                                    Conhecimento
      para colaboradores-pivot (8 e                  Explícito

      9/05/03)
      para  colaboradores-interessados
                    Gestão da Qualidade             13
      (22 e 23/05/03)
     Uma experiência em marcha
                Secretaria-Geral
Na fase de planeamento
Modelos   conceptuais
    Análise   SWOT
                                                  Conhecimen
                                                  Transformad
    Análise   TOWS
                                  Conhecimento
                                                SG
                                                      C
    Modelo EFQM (listas de auto-    Tácito
    avaliação do SMA)                       Conhecimento
                                                   Explícito

    CAF-  Estrutura Comum de
    Avaliação
                   Gestão da Qualidade            14
        Uma experiência em marcha
                   Secretaria-Geral
Na fase de implementação
Análise,reflexão     e diálogo
  4Jornadas de Informação e
  Envolvimento dinamizadas pelos
  Secretários-Gerais Adjuntos (145                         Conhecim
  colaboradores)                                              Tácito

  Questionário   de avaliação da         Conhecimento
  satisfação dos colaboradores (29/05) Explícito SG
  Auto-avaliação com os gestores de
                                                      Conhecimen
  topo (23 a 27/06)                                    Transmitid


  Questionário de avaliação da
  satisfação dos clientes internos e
  externos            Gestão da Qualidade            15
      Uma experiência em marcha
                 Secretaria-Geral

Nos cenários
prospectivos
Promover   o desempenho
                                                 Conheciment
de qualidade nos serviços                         Transmitido


do Ministério da Educação             Conhecimento         C
                                                      SG
                                      Transformado
Desenvolver   comunidades                      Conhecimento
                                                   Tácito
de práticas e interesses
com outras organizações
                Gestão da Qualidade              16
                 Fase de desenvolvmento
           Perguntas essenciais
Podemos mudar alguma coisa?
Quais são os alvos de mudança?
Quais os objectivos prioritários?
Como desenvolver as nossas
 competências?
Qual o estado de espírito da nossa
 equipa? Que fazer para a melhorar?

                Gestão da Qualidade   17
                Fase de desenvolvimento
           Perguntas essenciais
O que procuram os cidadãos/clientes?
Quais os seus critérios para um
 desempenho aceitável?
Quais os critérios para uma satisfação
 excepcional?




                 Gestão da Qualidade      18
Itinerário de Aprendizagem da CAF

Construtor do seu           Conhecimento                Catalisador
 conhecimento                Transmitido



                                  SG            Conhecimen-
           Conhecimento                          to Trans-
              Tácito                              formado


                          Conhecimento
                           Codificado
      Reflexivo                                      Treinador

                          Gestão da Qualidade                    19
  O modelo de envolvimento progressivo
                                           com a CAF



                                  Ao vivo / Simulado
               Apresentação / Ensino
       Argumentação / Defesa
    Acção / Discussão
Leitura /
Reflexão
                 Gestão da Qualidade                   20
 A curva da aprendizagem da CAF

                                         Competência

                                          Prática e feedback

Desconhecimento                    Descoberta e
                                   Interiorização
                    Experimentação
                  Curiosidade
 Confusão          Gestão da Qualidade                 21
 O que aprendemos

A utilizar um modelo de análise
 organizacional
A aplicar de forma contínua e sistemática
 exercícios de auto-avaliação
 A desenvolver uma cultura de serviço
 público orientado para o cidadão
A desenvolver a gestão estratégica
 baseada na qualificação e
 responsabilização das pessoas
                 Gestão da Qualidade       22
        = Aplicação da CAF
                          com sucesso
LIDERANÇA



+
    VISÃO CLARA E
     PARTILHADA


       +     CAPACIDADE PARA
               A MUDANÇA



                     +
                              PRIMEIROS PASSOS
                               CONCRETIZÁVEIS

            Gestão da Qualidade                  23
Aplicação da CAF = cauda
          das prioridades


  VISÃO CLARA E
   PARTILHADA

          CAPACIDADE PARA
            A MUDANÇA

                           PRIMEIROS PASSOS
                            CONCRETIZÁVEIS

         Gestão da Qualidade                  24
Aplicação da CAF = início
      rápido que fracassa
LIDERANÇA




            CAPACIDADE PARA
              A MUDANÇA

                              PRIMEIROS PASSOS
                               CONCRETIZÁVEIS

            Gestão da Qualidade                  25
  APLICAÇÃO DA CAF =
  ansiedade e frustração
LIDERANÇA


    VISÃO CLARA E
     PARTILHADA




                              PRIMEIROS PASSOS
                               CONCRETIZÁVEIS

            Gestão da Qualidade                  26
    Aplicação da CAF = esforços
desordenados e partidas em falso
   LIDERANÇA


       VISÃO CLARA E
        PARTILHADA

                  CAPACIDADE
                PARA A MUDANÇA




               Gestão da Qualidade   27
Rumo a uma cultura da
qualidade


   O que se passa na nossa
    organização não é algo
  feito para nós, é algo feito
            por nós.


           Gestão da Qualidade   28
   RUMO A UMA CULTURA DA
               QUALIDADE


Áreas funcionais / departamentos tratados como
 clientes internos
Rotatividade de funções = experiência
Reuniões frequentes
Estilo de decisões consensual
Partilha de informações / estratégias de
 resolução de problemas com outras
 organizações
                  Gestão da Qualidade        29
O futuro
                                        EFQM
                                  CAF



           Ministério da
            Educação



            Gestão da Qualidade            30
              O futuro



Missão e estratégia de uma organização


 Conjunto de medidas de desempenho


Sistema de medição e gestão estratégica


             Gestão da Qualidade          31
Sistema de Gestão Estratégica
                 Clarificar e
              Traduzir a Visão &
                  Estratégia



Comunicar e        Balanced           Feedback e
 Associar          Scorecard         Aprendizagem
                                      Estratégica


                   Planear e
               Estabelecer Alvos
               Gestão da Qualidade             32
A CAF como uma
oportunidade de mudança
Qualidade é o              Fazer o futuro é
 extremo prazer de           arriscado. É menos
 estar sempre a              arriscado, no entanto,
 aprender.                   do que tentar não o
Alvin Tofler                fazer.
                            Peter Drucker




                 Gestão da Qualidade              33

								
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