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					Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                             Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                     Regroupement thématique         Durée de conservation            Sort final                Remarques                                   Législation
A
                                                                                                                                                                                                                                Code des obligations, art 128 : "Se
                                                      Contrats, correspondance, fichier des                                            5 ans après la fin de validité
Abonnements à l'eau                                                                                                 Eau                                                  Elimination                                            prescrivent par cinq ans : [….] toutes
                                                      abonnés…                                                                                 du contrat
                                                                                                                                                                                                                                autres redevances périodiques".
                                                                                                        Aménagement du territoire /
Abornement                                            Modifications, frais, contestation, recours…                                                illimitée             Conservation
                                                                                                            Environnement
                                                                                                                                        jusqu'à remplacement par
Abri de protection civile : contrôle des abris                                                           Défense / Protection civile                                     Elimination
                                                                                                                                           une nouvelle version
                                                                                                                                        jusqu'à remplacement par
Abri de protection civile : liste des abris                                                              Défense / Protection civile                                     Elimination
                                                                                                                                           une nouvelle version
Abri de protection civile : plans des abris                                                              Défense / Protection civile              illimitée             Conservation

Acquisition d'œuvres d'art                            Titre, pièces justificatives, correspondance        Culture / Sports / Loisirs              illimitée             Conservation

Acte d'acquisition                                                                                         Patrimoine immobilier                  illimitée             Conservation

Acte de cession                                                                                            Patrimoine immobilier                  illimitée             Conservation

Acte de propriété                                                                                          Patrimoine immobilier                  illimitée             Conservation

                                                                                                                                                                                                                                Ordonnance sur l'état civil du 28 avril
                                                                                                                                                                                                                                2004 (RS 211.112.2), Art 32 al 1 : "Les
Acte d'origine périmé                                                                                            Population                       50 ans                 Elimination
                                                                                                                                                                                                                                pièces justificatives doivent être
                                                                                                                                                                                                                                conservées pendant 50 ans".
                                                                                                                                                                                       Ceux échus sont à conserver comme
Actes à bien plaire                                                                                       Autorités communales                    illimitée             Conservation
                                                                                                                                                                                       jurisprudence communale.
                                                                                                                                                                                                                                Ordonnance sur l'état civil du 28 avril
                                                      Requête, correspondance, acte d'adoption,                                                                                                                                 2004 (RS 211.112.2), Art 32 al 1 : "Les
Adoptions                                                                                                        Population                       50 ans                 Elimination
                                                      certificats…                                                                                                                                                              pièces justificatives doivent être
                                                                                                                                                                                                                                conservées pendant 50 ans".
                                                      Panneaux d'affichage : études, plans, projets,                                                                                   Conservation des dossiers les plus
Affichage public                                                                                        Travaux publics / Urbanisme               10 ans                 Sélection
                                                      devis...                                                                                                                         significatifs.
                                                      Correspondance, décisions de la commune et
Agrégation                                                                                                       Population                       illimitée             Conservation
                                                      du canton, acte d'agrégation...
                                                                                                                                                                                       Conservation des dossiers des
                                                                                                                                                                                                                                Loi sur l'action sociale du 25 juin 1996
                                                                                                                                                                                       personnes dont le nom commence
                                                                                                                                                                                                                                (RSN 831.0), art. 50 al. 2 :"Le droit au
                                                      Avis d'assistance, correspondance, situation                                                                                     par B et S, élimination des autres.
Aide sociale : dossiers individuels                                                                            Action sociale                     10 ans                 Sélection                                              remboursement s'éteint, dans tous les
                                                      financière…                                                                                                                      En cas de service social
                                                                                                                                                                                                                                cas, dix ans après le jour où l'aide
                                                                                                                                                                                       intercommunal, la conservation se fait
                                                                                                                                                                                                                                matérielle a pris fin[…]".
                                                                                                                                                                                       dans la commune siège.
                                                                                                                                                                                       En cas de service social
                                                      Documents de direction (correspondance,
Aide sociale : service social régional                                                                         Action sociale                     illimitée             Conservation   intercommunal, la conservation se fait
                                                      organisation…)
                                                                                                                                                                                       dans la commune siège.
                                                      Liste des membres du syndicat, procès-
Amélioration foncière                                                                                   Travaux publics / Urbanisme               illimitée             Conservation
                                                      verbaux, études et plans, subventions…
                                                      Approbation des plans et devis, mise à
                                                      l'enquête, devis et plans tels que construits,
Aménagement de routes, parcs et places de
                                                      projets non-réalisés, rapports d'inspection des   Travaux publics / Urbanisme               illimitée             Conservation
jeux publics, chemins pédestres…
                                                      travaux, calendrier des travaux, contrôle de la
                                                      qualité, partenariat avec association…
                                                      Listes des échantillons, procès-verbaux des
Analyses de denrées alimentaires                                                                              Santé publique                      10 ans                 Elimination
                                                      prélèvements…
                                                      Correspondance, résultats des analyses
Analyses d'eau                                                                                                      Eau                           10 ans                 Elimination
                                                      d'eau…
                                                      Liste des invités, comptes-rendus de la
Animations pour personnes âgées                       rencontre, photos, tout document significatif            Action sociale                     illimitée             Conservation
                                                      témoignant de l'événement.
Annonce de départ/arrivée                                                                                        Population                        1 an                  Elimination




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                  1/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                             Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                      Regroupement thématique        Durée de conservation         Sort final                 Remarques                                  Législation

                                                                                                                                                                                                                             Règlement d'exécution de la loi
                                                                                                                                                                                                                             cantonale sur les marchés publics du 3
                                                                                                                                                                                                                             novembre 1999 (RSN 601.720), Art. 44a
                                                      Appel d'offres, cahier des charges, analyses, pv                                                                                                                       : "Les pouvoirs adjudicateurs doivent
Appel d'offres                                        d'ouverture des offres, décisions prises, offre      Administration générale               illimitée           Conservation                                            conserver les dossiers relatifs aux
                                                      retenue                                                                                                                                                                marchés publics durant trois ans au
                                                                                                                                                                                                                             minimum, dès la fin de la procédure. [...]
                                                                                                                                                                                                                             La loi sur les archives de l'Etat est au
                                                                                                                                                                                                                             surplus réservée".

                                                                                                                                                                                                                             Code des obligations, art 128 : "Se
Apprentissage : apprentis employés par la                                                                                               5 ans paprès la cessation
                                                      Dossiers individuels : correspondance…                     Personnel                                            Elimination                                            prescrivent par 5 ans : (…) les actions
commune                                                                                                                                   d'activité de l'apprenti
                                                                                                                                                                                                                             (…) des travailleurs pour leurs services".
                                                      Avant 1964 (avant transfert de compétence de
Apprentissage : surveillance des apprentis
                                                      la commune au canton) : contrôles,                         Personnel                       illimitée           Conservation
(avant 1964)
                                                      recensements, registre des apprentis…
                                                                                                                                                                                                                             Code des obligations, art 127 : "Toutes
                                                                                                                                          10 ans après la fin de                                                             les actions se prescrivent par dix ans,
Architecte conseil                                    Correspondance, mandats…                           Travaux publics / Urbanisme                                  Elimination
                                                                                                                                           validité du mandat                                                                lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
                                                                                                                                                                                                                             pas autrement".
Arrêté cantonal concernant spécifiquement la
                                                                                                           Autorités communales                  illimitée           Conservation
commune
Arrêté d'approbation des comptes et budgets
                                                                                                           Comptabilité / Finances               illimitée           Conservation
communaux par l'Etat
Arrêtés communaux                                                                                          Autorités communales                  illimitée           Conservation
                                                      Documents d'information n'engageant pas la
Association dont la commune est membre :              commune, tels que rapport annuel, programme
                                                                                                           Autorités communales                   5 ans               Elimination
documents d'information                               d'activité, liste des membres, conditions
                                                      d'adhésion…
Association dont la commune est membre :
                                                      Convention, accord de subvention…                    Autorités communales                  illimitée           Conservation
documents engageant la commune
Assurance immobilière : correspondance                                                                      Patrimoine immobilier                10 ans               Elimination

Assurance immobilière : déclaration de                                                                                                 10 ans après le dénouement
                                                                                                            Patrimoine immobilier                                     Elimination
sinistres                                                                                                                                    de la procédure
                                                                                                                                                                                                                          Code des obligations, art 127 : "Toutes
                                                                                                                                                                                    Conservation illimitée des assurances
                                                                                                                                          10 ans après la fin de                                                          les actions se prescrivent par dix ans,
Assurance immobilière : police d'assurance                                                                  Patrimoine immobilier                                     Sélection     relatives aux propriétés communales
                                                                                                                                            validité du contrat                                                           lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
                                                                                                                                                                                    , élimination des autres
                                                                                                                                                                                                                          pas autrement".
Assurance Responsabilité Civile de la
                                                                                                           Administration générale               10 ans               Elimination
commune : correspondance
                                                                                                                                                                                    Conservation des cas litigieux
Assurance Responsabilité Civile de la                                                                                                  10 ans après le dénouement
                                                                                                           Administration générale                                    Sélection     importants de manière illimitée,
commune : déclaration de sinistres                                                                                                           de la procédure
                                                                                                                                                                                    élimination des autres
                                                                                                                                                                                                                             Code des obligations, art 127 : "Toutes
Assurance Responsabilité Civile de la                                                                                                     10 ans après la fin de                                                             les actions se prescrivent par dix ans,
                                                                                                           Administration générale                                    Elimination
commune : police d'assurance                                                                                                                validité du contrat                                                              lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
                                                                                                                                                                                                                             pas autrement".
                                                                                                                                                                                    En cas d'agence AVS
Assurance vieillesse et invalidité : agence           Documents de direction (correspondance,
                                                                                                               Action sociale                    illimitée           Conservation   intercommunale, la conservation se
AVS                                                   organisation…)
                                                                                                                                                                                    fait dans la commune siège
                                                                                                                                                                                                                             Code des obligations, art 127 : "Toutes
                                                                                                                                                                                    En cas d'agence AVS
Assurance vieillesse et invalidité : dossiers         Dossiers individuels de demande de prestations                                                                                                                         les actions se prescrivent par dix ans,
                                                                                                               Action sociale                    10 ans               Elimination   intercommunale, la conservation se
individuels                                           complémentaires                                                                                                                                                        lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
                                                                                                                                                                                    fait dans la commune siège
                                                                                                                                                                                                                             pas autrement".
Assurance-choses : correspondance                                                                          Administration générale               10 ans               Elimination

                                                                                                                                       10 ans après le dénouement
Assurance-choses : déclaration de sinistres                                                                Administration générale                                    Elimination
                                                                                                                                            de la procédure




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                              2/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                             Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                     Regroupement thématique        Durée de conservation           Sort final                 Remarques                                   Législation
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations, art 127 : "Toutes
                                                                                                                                         10 ans après la fin de                                                                les actions se prescrivent par dix ans,
Assurance-choses : police d'assurance                                                                     Administration générale                                      Elimination
                                                                                                                                           validité du contrat                                                                 lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
                                                                                                                                                                                                                               pas autrement".
Assurances du personnel communal
(assurance maladie, AVS, AI…) :                                                                                 Personnel                       10 ans                 Elimination
correspondance
Assurances du personnel communal                                                                                                                                                     Conservation illimitée des accidents
                                                                                                                                      10 ans après le dénouement
(assurance maladie, AVS, AI…) : déclaration                                                                     Personnel                                              Sélection     et maladies du travail, élimination des
                                                                                                                                            de la procédure
de sinistres                                                                                                                                                                         autres
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations, art 128 : "Toutes
Assurances du personnel communal                                                                                                         10 ans après la fin de
                                                                                                                                                                                                                               les actions se prescrivent par dix ans,
(assurance maladie, AVS, AI…) : police                                                                          Personnel             validité du contrat (dernière    Elimination
                                                                                                                                                                                                                               lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
d'assurance                                                                                                                                  version valable)
                                                                                                                                                                                                                               pas autrement".
Attestation de domicile                                                                                         Population                        1 an                 Elimination
                                                      Attestation fournie par la commune avant un
Attestation de solde de tout compte                                                                             Population                      10 ans                 Elimination
                                                      départ à l'étranger
Autorisation de transports de cadavres                                                                          Cimetière                         1 an                 Elimination
Autorisation d'ouverture des magasins, cafés          Demande d'autorisation, décision,
                                                                                                           Commerce / Industrie                 10 ans                 Elimination
et restaurants                                        correspondance…
                                                      Requête d'autorisation ( pour déversement eaux
                                                      usées, traitement de substances pouvant altérer
Autorisation liée aux eaux usées                                                                                   Eau                          illimitée             Conservation
                                                      les eaux…), plans, sanction cantonale, avis
                                                      communal
                                                                                                                                        jusqu'à la validation du
Avis de convocation aux séances                                                                           Autorités communales                                         Elimination
                                                                                                                                      compte-rendu de la séance
Avis de travaux                                                                                         Travaux publics / Urbanisme    jusqu'à la fin des travaux      Elimination
                                                      Reçu pour enregistrement dans le contrôle des
Avis de tutelle - curatelle                                                                                     Population                        1 an                 Elimination
                                                      habitants
B
                                                                                                                                       5 ans après l'échéance du                                                               Code des obligations, art 128 : "Se
Bail à loyer                                          Contrat de bail                                      Patrimoine immobilier                                       Elimination
                                                                                                                                                  bail                                                                         prescrivent par cinq ans : les loyers".
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations, art 128 : "Se
                                                                                                                                                                                                                               prescrivent par cinq ans : […] les actions
Bon de commande                                                                                           Administration générale                5 ans                 Elimination
                                                                                                                                                                                                                               […] des marchands en détail pour leurs
                                                                                                                                                                                                                               fournitures."
                                                                                                                                                                                     Conservation des dossiers des
                                                      Dossier d'attribution de bourses communales,
                                                                                                                                                                                     personnes dont le nom commence
Bourse                                                avant 2000 - Depuis 2000, géré par le canton :              Ecoles                        10 ans                 Sélection
                                                                                                                                                                                     par B et S, élimination des autres
                                                      n'existe plus dans les communes
                                                                                                                                                                                     dossiers
Budget communal                                       Exemplaire adopté par le Conseil communal           Comptabilité / Finances               illimitée             Conservation

Bulletin des communes                                                                                     Administration générale             Tant qu'utile            Elimination   Documents corbeille

Bulletin du Grand conseil                                                                                 Administration générale             Tant qu'utile            Elimination   Documents corbeille
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                               "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                               correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                               pendant dix ans. Le délai commence à
Bulletins de paie / salaire du personnel
                                                                                                                Personnel                       10 ans                 Elimination                                             courir à partir de la fin de l’exercice
communal
                                                                                                                                                                                                                               annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                               inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                               comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                               correspondance reçue ou expédiée".
Bulletins de patrouille de la police communale                                                                    Police                                               Elimination




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                3/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                           Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                    Documents                                           Description                   Regroupement thématique         Durée de conservation           Sort final                Remarques                                 Législation
                                                                                                                                                                                                                           Loi sur les droits politiques du 17 octobre
                                                                                                                                                                                                                           1984 (RSN141), Art 136 : "Le recours
                                                                                                                                                                                                                           ou la réclamation à la chancellerie d'Etat
                                                                                                                                      jusqu'à la fin du délai de                                                           doivent être interjetés dans les six jours
                                                                                                                                     recours (10 jours après la                                                            qui suivent la découverte des motifs du
Bulletins de vote                                                                                        Elections et votations     publication des résultats) ou     Elimination                                          recours ou de la réclamation mais au
                                                                                                                                    jusqu'au dénouement de la                                                              plus tard six jours après la publication
                                                                                                                                        procédure de recours                                                               des résultats de la votation ou de
                                                                                                                                                                                                                           l'élection.
                                                                                                                                                                                                                           Devant le Tribunal administratif, le délai
                                                                                                                                                                                                                           de recours est de dix jours".
C

                                                                                                                                                                                                                           Règlement sur le registre foncier du 25
                                                                                                                                                                                                                           septembre 1911 (RSN 215.411), Art 47
                                                                                                                                                                                                                           : "1Le cadastre existe en quatre
                                                                                                                                                                                                                           exemplaires: l'original et trois copies.
                                                                                                                                                                                    Conservation des registres et plans, 2L'original et une copie demeurent au
                                                                                                                                                                                    élimination des mises à jour annuelles bureau du géomètre cantonal. Les deux
                                                                                                      Aménagement du territoire /
Cadastre                                              Registres et plans                                                                    Tant qu'utile             Sélection     provenant du SITN (Système             autres copies sont déposées: l'une au
                                                                                                          Environnement
                                                                                                                                                                                    d'Information du Territoire            bureau du registre foncier et l'autre aux
                                                                                                                                                                                    Neuchâtelois)                          archives communales.
                                                                                                                                                                                                                           3L'exemplaire du cadastre déposé au
                                                                                                                                                                                                                           bureau du registre foncier doit être
                                                                                                                                                                                                                           constamment à jour; celui de la
                                                                                                                                                                                                                           commune est mis à jour chaque année".

Cahiers des charges du personnel communal                                                                     Personnel                        illimitée             Conservation
Caisse de pensions du personnel communal :
                                                                                                              Personnel                        10 ans                 Elimination
annonce de mutation, départ
Caisse de pensions du personnel communal :
                                                                                                              Personnel                        illimitée             Conservation
contrat
Caisse de pensions du personnel communal :
                                                                                                              Personnel                        10 ans                 Elimination
correspondance
Caisse de pensions du personnel communal :                                                                                          10 ans après la résiliation du
                                                                                                              Personnel                                               Elimination
statuts et règlements                                                                                                                         contrat
                                                      voir Construction de route/parking/pont/
Canalisations d'eau : construction                                                                               Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                      voir Entretien de route/parking/pont/
Canalisations d'eau : entretien                                                                                  Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                                                                                                      jusqu'à la fin du délai de
                                                                                                                                     recours (10 jours après la
Carte d'électeur                                                                                         Elections et votations     publication des résultats) ou     Elimination
                                                                                                                                    jusqu'au dénouement de la
                                                                                                                                        procédure de recours
                                                                                                                                                                                                                           Ordonnance du DFJP sur les documents
                                                                                                                                                                                                                           d'identité des ressortissants suisses du
                                                                                                                                                                                                                           16 février 2010 (RS 143.111), Art 36 al 2
Carte d'identité : formulaire de demande à                                                                                                                                                                                 : "La formule de demande remplie et non
                                                                                                              Population                       2 mois                 Elimination
partir de 2003                                                                                                                                                                                                             transmise à l’autorité d’établissement
                                                                                                                                                                                                                           compétente pour la poursuite du
                                                                                                                                                                                                                           traitement est périmée à l’expiration d’un
                                                                                                                                                                                                                           délai de deux mois".
Carte d'identité : formulaire de demande
                                                                                                              Population                       10 ans                 Elimination
d'avant 2003
                                                      Exposition organisée par la commune ou le
Catalogue d'exposition                                                                                 Culture / Sports / Loisirs              illimitée             Conservation   Conservation d'un exemplaire
                                                      musée communal
Certificat de bonnes mœurs                                                                                    Population                       1 an                   Elimination
                                                      Liste des chiens transmise par service                                         Jusqu'à remplacement par
Chiens                                                                                                        Population                                              Elimination
                                                      vétérinaire                                                                      une nouvelle version
                                                      (gestion cantonale) : Inscription au chômage,
Chômage : dossiers individuels après 1984                                                                   Action sociale                      5 ans                 Elimination
                                                      décisions…
                                                      (gestion communale) : demande d'admission à                                                                                   Conservation des dossiers des
Chômage : dossiers individuels avant 1984             l'assurance chômage, indemnités versées,              Action sociale                     10 ans                 Sélection     personnes dont le nom commence
                                                      feuilles de paiement…                                                                                                         par B et S




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                           4/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                       Regroupement thématique         Durée de conservation        Sort final                 Remarques                                    Législation
                                                                                                                                           Tant qu'utile ou jusqu'à
Circulaire cantonale                                                                                        Administration générale        remplacement par une        Elimination   Documents corbeille
                                                                                                                                              nouvelle version
Classification des fonctions                                                                                       Personnel                       illimitée          Conservation
                                                      Statuts, rapports, documentation… reçus pour
Clubs et sociétés locales                                                                                   Culture / Sports / Loisirs              2 ans              Elimination
                                                      information
                                                      Reçu de l'Office des poursuites pour notification                                  Jusqu'au remboursement de
Commandement de payer                                                                                       Comptabilité / Finances                                    Elimination
                                                      à l'habitant                                                                             la participation
Commission communale : rapports                                                                              Autorités communales                  illimitée          Conservation

Commission communale : procès-verbaux                                                                        Autorités communales                  illimitée          Conservation
                                                      (jusqu'en 2009, devient ensuite Conseil
                                                      d'établissement scolaire) Procès-verbaux des
Commission scolaire                                                                                                  Ecoles                        illimitée          Conservation
                                                      séances, rapports, nominations, démissions,
                                                      liste des membres, correspondance…
                                                      Factures, pièces comptables, journaux,
Comptabilité                                                                                                Comptabilité / Finances                10 ans              Elimination
                                                      justificatifs etc
                                                                                                                                                                                     En cas de bibliothèque
Comptes annuels de la bibliothèque
                                                                                                            Culture / Sports / Loisirs             illimitée          Conservation   intercommunale, la conservation se
communale
                                                                                                                                                                                     fait dans la commune siège
                                                                                                                                                                                     En cas de musée intercommunal, la
Comptes annuels du musée communal                                                                           Culture / Sports / Loisirs             illimitée          Conservation   conservation se fait dans la
                                                                                                                                                                                     commune siège
                                                                                                                                                                                     En cas de théâtre intercommunal, la
Comptes annuels du théâtre communal                                                                         Culture / Sports / Loisirs             illimitée          Conservation   conservation se fait dans la
                                                                                                                                                                                     commune siège
Comptes communaux                                     Exemplaire adopté par le Conseil général              Comptabilité / Finances                illimitée          Conservation

Comptes d'assistance                                                                                             Action sociale                    illimitée          Conservation

Concession                                                                                                         Cimetière                       illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                     La conservation se fait à l'office
Conférence régionale des Transports (CRT)             Correspondance, procès-verbaux…                     Transports / Communications            tant qu'utile         Elimination
                                                                                                                                                                                     cantonal des transports
                                                                                                                                                                                                                                Arrêté fixant les prestations des
                                                                                                                                                                                                                                communes en faveur de l'Eglise
                                                                                                                                                                                                                                réformée évangélique, des paroisses
                                                                                                                                                                                                                                catholiques romaines et de la paroisse
                                                                                                                                                                                                                                catholique chrétienne, du 19 novembre
                                                                                                                                                                                                                                1943 (RSN 176.10), "Art. 7 : Lorsqu'une
                                                                                                                                                                                                                                paroisse se compose de plusieurs
                                                      Procès-verbaux, liste des membres, nomination,                                                                                 La conservation se fait dans la            communes possédant un temple en
Conseil de paroisse                                                                                         Culture / Sports / Loisirs             illimitée          Conservation
                                                      démission, correspondance                                                                                                      commune siège                              commun, l'application des dispositions
                                                                                                                                                                                                                                qui précèdent est assurée par un
                                                                                                                                                                                                                                Conseil de paroisse.
                                                                                                                                                                                                                                Art. 8 Sauf dispositions contraires
                                                                                                                                                                                                                                approuvées par le Conseil d'Etat, le
                                                                                                                                                                                                                                Conseil de paroisse se compose de trois
                                                                                                                                                                                                                                délégués du Conseil communal de
                                                                                                                                                                                                                                chacune des communes intéressées".
                                                      A partir de l'année scolaire 2009-2010
                                                      (auparavant, Commission scolaire) : Procès-
Conseil d'établissement scolaire                      verbaux des séances, rapports, nominations,                    Ecoles                        illimitée          Conservation
                                                      démissions, liste des membres,
                                                      correspondance…

                                                      Approbation des plans et devis, mise à
                                                      l'enquête, devis et plans tels que construits,
Construction de route/parking/pont/
                                                      projets non-réalisés, pv des séances de             Travaux publics / Urbanisme              illimitée          Conservation
bâtiment/infrastructure communale...
                                                      chantier, calendrier des travaux, contrôle de la
                                                      qualité, comptes, factures…
Construction et entretien de routes cantonales Documents engageant la commune ou
                                                                                                          Travaux publics / Urbanisme              illimitée          Conservation
et nationales                                  témoignant de sa participation




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                5/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                               Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                             Description                     Regroupement thématique        Durée de conservation            Sort final                 Remarques                                 Législation
Construction et entretien de routes cantonales
                                               Documents informatifs                                     Travaux publics / Urbanisme           tant qu'utile             Elimination
et nationales
                                                                                                                                       jusqu'au dénouement de la
Consultation cantonale                                Projet de loi, rapport, avis de la commune           Autorités communales                                          Elimination
                                                                                                                                               procédure
Contestation relative aux élections, votations,
                                                Correspondance, décision…                                   Elections et votations                illimitée             Conservation
initiatives, référendums
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations, art 128 : "Se
                                                                                                                                       5 ans après la fin de validité
Contrat d'abonnement                                                                                       Administration générale                                       Elimination                                           prescrivent par cinq ans : [….] toutes
                                                                                                                                               du contrat
                                                                                                                                                                                                                               autres redevances périodiques".
Contrat de délégation de service public                                                                    Administration générale                illimitée             Conservation
                                                                                                                                       5 ans après l'échéance du                                                               Code des obligations, art 128 : "Se
Contrat de location                                                                                         Patrimoine immobilier                                        Elimination
                                                                                                                                                contrat                                                                        prescrivent par cinq ans : les loyers".
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations, art 127 : "Toutes
                                                                                                                                          10 ans après la fin de                                                               les actions se prescrivent par dix ans,
Contrat de prestation                                                                                      Administration générale                                       Elimination
                                                                                                                                            validité du contrat                                                                lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
                                                                                                                                                                                                                               pas autrement".
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations, art 127 : "Toutes
                                                                                                                                          10 ans après la fin de                                                               les actions se prescrivent par dix ans,
Contrat d'entretien/de maintenance                                                                         Administration générale                                       Elimination
                                                                                                                                            validité du contrat                                                                lorsque le droit civil fédéral n'en dispose
                                                                                                                                                                                                                               pas autrement".
                                                                                                                                                                                       N'est plus de la responsabilité de la
Contrôle des établissements publics                   Contrôle des horaires d'ouverture et fermeture        Commerce / Industrie                                         Elimination
                                                                                                                                                                                       commune depuis juillet 1993.
                                                      Avis d'ouverture et de fermeture de restaurants,                                                                                 Conservation des dossiers
Contrôle des établissements publics                                                                         Commerce / Industrie        10 ans après fin d'activité      Sélection
                                                      préavis communal                                                                                                                 intéressants au niveau historique
Convention de don                                     Donné accordé/reçu par la commune                    Autorités communales                   illimitée             Conservation

Convention de jumelage                                                                                     Autorités communales                   illimitée             Conservation

Convention intercommunale                                                                                  Autorités communales                   illimitée             Conservation

Convention passée avec la commune                                                                          Autorités communales                   illimitée             Conservation

Convocation des électeurs                             Arrêté du conseil communal                            Elections et votations                illimitée             Conservation
Correspondance et copie-lettres du Conseil
                                                                                                           Autorités communales                   illimitée             Conservation
Communal
Correspondance et copie-lettres du Conseil
                                                                                                           Autorités communales                   illimitée             Conservation
Général
                                             Correspondance générale chronologique (hors
Correspondance générale                                                                                    Administration générale                 2 ans                 Elimination
                                             dossier)
                                             voir Entretien de route/parking/pont/                       Aménagement du territoire /
Cours d'eau : entretien
                                             bâtiment/infrastructure communale                               Environnement
Crèche / garderie gérée ou subventionnée par Documents de direction : rapports annuels,
                                                                                                               Action sociale                     illimitée             Conservation
la commune                                   comptes, statuts…
Curatelles (dossiers pour lesquels la                                                                                                                                                  Les factures peuvent être éliminées
                                             Jugement du tribunal, correspondance…                               Population                       illimitée             Conservation
commune est curatrice)                                                                                                                                                                 après 10 ans
                                             Perception de taxes et transmission des
Cyclomoteurs                                                                                                       Impôts                         10 ans                 Elimination
                                             demandes de plaques d'immatriculation
D
Déclarations officielles du Conseil Communal                                                               Autorités communales                   illimitée             Conservation

Décomptes                                             Décomptes d'assistance, de primes etc                Comptabilité / Finances                10 ans                 Elimination
Demande de consultation des archives
                                                                                                           Administration générale                 2 ans                 Elimination
communales
                                                      Planification, ordre de mission, avis à la
Déneigement                                                                                              Travaux publics / Urbanisme              10 ans                 Elimination
                                                      population, devis, offre retenue…
                                                                                                                                                                                                                               Code des obligations, art 128 : "Se
                                                                                                                                       5 ans après la fin de validité
Dentiste scolaire : contrat                           Contrat, correspondance…                                     Ecoles                                                Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
                                                                                                                                               du contrat
                                                                                                                                                                                                                               […] des travailleurs pour leurs services".
Dentiste scolaire : rapport annuel                    Rapport annuel, bilans, organisation…                        Ecoles                         illimitée             Conservation

Documentation                                         Publicités, imprimés, publications diverses…         Administration générale             tant qu'utile             Elimination   Documents corbeille




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                 6/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                   Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                    Regroupement thématique          Durée de conservation              Sort final                    Remarques                                 Législation
                                                                                                                                                                                                                                    Loi sur les contributions directes (LCDir),
                                                                                                                                                                                                                                    du 21 mars 2000 (RSN 631.0), Art 186,
                                                      Pour la perception de l'impôt communal, avant                                                                                                                                 al.4 : "La prescription du droit de
Dossier de contribuables                                                                                          Impôts                         15 ans                    Elimination
                                                      l'introduction du bordereau unique (1981-2001)                                                                                                                                procéder à la taxation est acquise, dans
                                                                                                                                                                                                                                    tous les cas, quinze ans après la fin de
                                                                                                                                                                                                                                    la période fiscale".
Dossier de fouilles archéologiques                                                                       Culture / Sports / Loisirs              illimitée               Conservation

                                                                                                                                                                                             Conservation des documents les plus
                                                      Exposition organisée par la commune ou le                                                                                              significatifs, élimination du reste.
Dossier d'exposition                                  musée communal : affiche, catalogue, liste         Culture / Sports / Loisirs              10 ans                    Sélection         En cas de musée intercommunal, la
                                                      d'objets, assurances…                                                                                                                  conservation se fait dans la
                                                                                                                                                                                             commune siège.
                                                                                                                                                                                                                                    Par extension de l'Ordonnance
                                                                                                                                                                                                                                    concernant la protection des
                                                                                                                                                                                                                                    données personnelles dans
                                                      CV, lettre d'embauche, correspondance,
                                                      certificat de travail, lettre de démission,                                         10 après la cessation                                                                     l’administration fédérale du 3 juillet
Dossier du personnel communal                                                                                   Personnel                                                  Elimination                                              2001 (RS 172.220.111.4), art. 16 :
                                                      formations, entretiens d'évaluation, congés                                       d'activité du collaborateur
                                                      longue durée…                                                                                                                                                                 "[les dossiers du personnel] sont
                                                                                                                                                                                                                                    conservés pendant les dix ans qui
                                                                                                                                                                                                                                    suivent la cessation des rapports de
                                                                                                                                                                                                                                    travail."
                                                      Demande de permis de construire, préavis
                                                      cantonal, de l'architecte conseil, avis de la
Dossiers de permis de construire                      commune (autorisation ou non), plans             Travaux publics / Urbanisme               illimitée               Conservation
                                                      sanctionnés, photos, correspondance, recours
                                                      éventuels…
                                                      Inscription, correspondance avec les parents,                                       10 ans après la fin de
Dossiers d'élèves                                                                                                 Ecoles                                                   Elimination
                                                      notes….                                                                                   scolarité
                                                      Liste des membres du syndicat, procès-             Agriculture / Viticulture /
Drainage                                                                                                                                         illimitée               Conservation
                                                      verbaux, études et plans, subventions…                      Forêts
Droit de cité d'honneur                                                                                         Population                       illimitée               Conservation

E
                                                                                                                                                                        Conservation d'un
Echelle des salaires du personnel communal                                                                      Personnel                        illimitée            exemplaire de chaque
                                                                                                                                                                         nouvelle version
                                                                                                                                                                                             Conservation des chantiers les plus
Eclairage public                                      Etudes, plans, projets, devis…                   Travaux publics / Urbanisme               10 ans                    Sélection
                                                                                                                                                                                             significatifs
                                                                                                                                                                                                                                    Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                                    "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                                    correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                                    pendant dix ans. Le délai commence à
                                                      Répartitions des coûts, quittances,
Ecolage                                                                                                           Ecoles                         10 ans                    Elimination                                              courir à partir de la fin de l’exercice
                                                      correspondance…
                                                                                                                                                                                                                                    annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                                    inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                                    comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                                    correspondance reçue ou expédiée".
                                                                                                                                                                                                                                    Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                                    "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                                    correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                                    pendant dix ans. Le délai commence à
                                                                                                                                       10 ans après l'échéance du
Emprunt communal                                      Correspondance, reconnaissance de dettes…          Comptabilité / Finances                                           Elimination                                              courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                 contrat
                                                                                                                                                                                                                                    annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                                    inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                                    comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                                    correspondance reçue ou expédiée".
                                                      Conventions, autorisations, rapports d'expertise,
Entreprise                                                                                                 Commerce / Industrie                  illimitée               Conservation
                                                      procès-verbaux de séances…
Entretien de route/parking/pont/                      Planification, ordre de mission, devis, offre
                                                                                                        Travaux publics / Urbanisme              10 ans                    Elimination
bâtiment/infrastructure communale…                    retenue, contrat….
Etude d'aménagement                                   Rapport, plans, croquis, devis…                  Travaux publics / Urbanisme               illimitée               Conservation

Etude d'urbanisme                                     Rapport, plans, croquis, devis…                  Travaux publics / Urbanisme               illimitée               Conservation




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                    7/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                      Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                       Documents                                         Description                        Regroupement thématique        Durée de conservation              Sort final                     Remarques                                Législation

Exhumations                                           Procès-verbaux                                                 Cimetière                      illimitée               Conservation
                                                                                                                                           10 ans après l'exonération                            Conservation des décisions et/ou des
                                                      Demande de réduction ou d'exonération,
Exonération d'impôts                                                                                                  Impôts                ou le dénouement de la            Sélection          préavis, élimination des autres
                                                      décision, recours éventuel…
                                                                                                                                                   procédure                                     documents
                                                      Copies d'actes reçues pour enregistrement dans
Extrait d'état-civil                                                                                                Population                       1 an                    Elimination
                                                      le contrôle des habitants
F
                                                                                                                                                                                                                                        Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                                        "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                                        correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                                        pendant dix ans. Le délai commence à
Factures                                                                                                      Comptabilité / Finances               10 ans                   Elimination                                                courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                                                                                                        annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                                        inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                                        comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                                        correspondance reçue ou expédiée".
                                                      Avis d'ouverture de faillite, acte de défaut de                                     10 ans après le dénouement
Faillite                                                                                                      Comptabilité / Finances                                        Elimination
                                                      bien…                                                                                     de la procédure

Fichier des habitants                                                                                               Population                      illimitée               Conservation
                                                      Demande d'autorisation, décision,                                                                                                          Conservation des foires et marchés
Foires et marchés                                                                                              Commerce / Industrie                 10 ans                    Sélection
                                                      correspondance, surveillance…                                                                                                              les plus significatifs
                                                      voir Construction de route/parking/pont/
Fontaines d'eau : construction                                                                                         Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                      voir Entretien de route/parking/pont/
Fontaines d'eau : entretien                                                                                            Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                      Correspondance avec les organismes de
Formations                                            formation, documentation, offres de service,                  Personnel                        2 ans                   Elimination
                                                      inscriptions…
G

Grand livre                                                                                                   Comptabilité / Finances               illimitée               Conservation

H

Horaires de travail du personnel communal             Planning, feuilles d'heure                                    Personnel                        2 ans                   Elimination
                                                                                                                                           jusqu'à remplacement par
Horaires des transports publics                       Horaires, tarifs, circuits…                           Transports / Communications                                      Elimination
                                                                                                                                              une nouvelle version
I
Informations aux parents d'élèves                     Communications diverses                                         Ecoles                         5 ans                   Elimination

Inhumations et incinérations                          Registre, autorisations                                        Cimetière                      illimitée               Conservation
                                                      Texte de l'initiative, liste des membres du comité
Initiative communale                                  d'initiative, certificat de dépôt des signatures et      Elections et votations               illimitée               Conservation
                                                      attestation, rapport…
                                                                                                                                                                        Conservation dans le
Instructions de votations et élections
                                                      Recommandations de vote                                  Elections et votations               illimitée           dossier de votation ou
communales : recommandations de vote
                                                                                                                                                                               élection
Instructions de votations et élections
                                               Liste du personnel électoral, horaires, lieux…                  Elections et votations               10 ans                   Elimination
communales : instructions d'organisation
Inventaire des biotopes, objets géologiques et                                                              Aménagement du territoire /                                                          Conservation d'un exemplaire de
                                                                                                                                                    illimitée               Conservation
sites naturels                                                                                                  Environnement                                                                    chaque nouvelle version
                                                                                                                                           jusqu'à remplacement par
Inventaire du matériel et des équipements                                                                     Administration générale                                        Elimination
                                                                                                                                              une nouvelle version
Inventaires                                           Inventaire d'archives, d'objets de musée…               Administration générale               illimitée               Conservation

Invitations                                                                                                   Administration générale                2 ans                   Elimination




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                      8/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                             Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                       Regroupement thématique         Durée de conservation           Sort final                Remarques                                Législation
                                                                                                                                                                                                                              Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                              "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                              correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                              pendant dix ans. Le délai commence à
Journaux comptables                                   Journal de facturation, journal de paiement           Comptabilité / Finances                10 ans                 Elimination                                         courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                                                                                              annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                              inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                              comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                              correspondance reçue ou expédiée".
L
                                                                                                                                                                                                                              Loi sur les droits politiques du 17 octobre
                                                                                                                                                                                                                              1984 (RSN141), Art 136 : Le recours ou
                                                                                                                                                                                                                              la réclamation à la chancellerie d'Etat
                                                                                                                                           jusqu'à la fin du délai de                                                         doivent être interjetés dans les six jours
                                                                                                                                          recours (10 jours après la                                                          qui suivent la découverte des motifs du
Liste des candidats aux élections communales                                                                 Elections et votations      publication des résultats) ou    Elimination                                         recours ou de la réclamation mais au
                                                                                                                                         jusqu'au dénouement de la                                                            plus tard six jours après la publication
                                                                                                                                             procédure de recours                                                             des résultats de la votation ou de
                                                                                                                                                                                                                              l'élection.
                                                                                                                                                                                                                              Devant le Tribunal administratif, le délai
                                                                                                                                                                                                                              de recours est de dix jours.
                                                                                                                                          jusqu'à remplacement par
Liste des membres de la protection civile                                                                  Défense / Protection civile                                    Elimination
                                                                                                                                             une nouvelle version
                                                                                                                                          jusqu'à remplacement par
Liste des sapeur-pompiers volontaires                                                                                Police                                               Elimination
                                                                                                                                             une nouvelle version
                                                                                                                                                                                                                              Règlement d'exécution de la loi sur les
                                                                                                                                                                                                                              droits politiques du 17 février 2003
                                                      Signatures déposées lors d'une initiative ou d'un                                   jusqu'au dénouement de
Liste des signatures                                                                                         Elections et votations                                       Elimination                                         (RSN141.01), Art 55 : Une fois
                                                      référendum                                                                          l'initiative/du référendum
                                                                                                                                                                                                                              déposées, les listes de signatures ne
                                                                                                                                                                                                                              peuvent être ni restituées ni consultées.
Liste du patrimoine communal protégé                                                                        Culture / Sports / Loisirs             illimitée             Conservation
                                                                                                                                                                                                                              Loi sur les droits politiques du 17 octobre
                                                                                                                                                                                                                              1984 (RSN141), Art 136 : Le recours ou
                                                                                                                                                                                                                              la réclamation à la chancellerie d'Etat
                                                                                                                                           jusqu'à la fin du délai de                                                         doivent être interjetés dans les six jours
                                                                                                                                          recours (10 jours après la                                                          qui suivent la découverte des motifs du
Liste du personnel électoral                                                                                 Elections et votations      publication des résultats) ou    Elimination                                         recours ou de la réclamation mais au
                                                                                                                                         jusqu'au dénouement de la                                                            plus tard six jours après la publication
                                                                                                                                             procédure de recours                                                             des résultats de la votation ou de
                                                                                                                                                                                                                              l'élection.
                                                                                                                                                                                                                              Devant le Tribunal administratif, le délai
                                                                                                                                                                                                                              de recours est de dix jours.
Litige : voir procédure judiciaire                                                                          Administration générale
                                                                                                                                                                                                                              Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                              "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                              correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                              pendant dix ans. Le délai commence à
Livre de caisse                                                                                             Comptabilité / Finances                10 ans                 Elimination                                         courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                                                                                              annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                              inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                              comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                              correspondance reçue ou expédiée".
M
Manifestations culturelles organisées par la          Programmation, comptes-rendus, affiches et
                                                                                                                                                                                        Conservation des manifestations les
commune ou utilisant les infrasctructures             matériel publicitaires, photos, coupures de           Culture / Sports / Loisirs              5 ans                 Sélection
                                                                                                                                                                                        plus significatives
communales                                            presse…
Manifestations sportives organisées par la            Programmation, comptes-rendus, affiches et
                                                                                                                                                                                        Conservation des manifestations les
commune ou utilisant les infrastructures              matériel publicitaires, photos, coupures de           Culture / Sports / Loisirs              5 ans                 Sélection
                                                                                                                                                                                        plus significatives
communales                                            presse, circuit sur le territoire communal…
Matériel de vote d'un scrutin cantonal ou             Bulletins de vote, documentation relative au                                         jusqu'à la fermeture du
                                                                                                             Elections et votations                                       Elimination
fédéral                                               scrutin                                                                                  bureau de vote
                                                      Bulletins de vote, documentation relative au
Matériel de vote d'un scrutin communal                                                                       Elections et votations                illimitée             Conservation   Conserver un exemplaire
                                                      scrutin




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                              9/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                    Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                             Description                        Regroupement thématique          Durée de conservation            Sort final                Remarques                                  Législation
                                                                                                                                                                                                                                    Code des obligations, art 128 : "Se
                                                                                                                                            5 ans après la fin de validité
Médecin scolaire : contrat                            Contrat, correspondance…                                    Santé publique                                              Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
                                                                                                                                                    du contrat
                                                                                                                                                                                                                                    […] des travailleurs pour leurs services".
Médecin scolaire : rapport annuel                     Rapport annuel, bilans, organisation…                     Santé publique                         illimitée             Conservation
                                                                                                            Aménagement du territoire /
Mensurations cadastrales                              Arrêtés, correspondance, frais…                                                                  illimitée             Conservation
                                                                                                                Environnement
Mesures de lutte contre les animaux et                                                                      Aménagement du territoire /
                                                                                                                                                       illimitée             Conservation
végétaux nuisibles à l'agriculture                                                                              Environnement
Mesures relatives à la protection de                                                                        Aménagement du territoire /
                                                                                                                                                       illimitée             Conservation
l'environnement (nature, air, animaux...)                                                                       Environnement
                                                      Offre d'emploi, critères de sélection,
Mise au concours                                                                                                     Personnel                          2 ans                 Elimination
                                                      convocations, entrevues avec les candidats
Mobilisation                                          Correspondance, affiches…                              Défense / Protection civile               illimitée             Conservation

N
                                                      Demande de naturalisation, justificatifs, avis,
Naturalisation                                                                                                       Population                        illimitée             Conservation
                                                      arrêté de naturalisation
Notes de service à portée générale                                                                            Administration générale                   2 ans                 Elimination

O
                                                                                                                                                                                            La conservation se fait dans la
                                                      Procès-verbaux des séances, répartition des                                                                                           commune siège. Les communes
Office d'état civil intercommunal                                                                                    Population                        illimitée             Conservation
                                                      frais, correspondance…                                                                                                                membres peuvent éliminer leurs
                                                                                                                                                                                            exemplaires
Orthophonie scolaire                                  Rapport annuel, bilans, organisation…                            Ecoles                          illimitée             Conservation
                                                                                                                                                                                                                                    Code des obligations, art 128 : "Se
                                                                                                                                            5 ans après la fin de validité
Orthophonie scolaire                                  Contrat, correspondance…                                         Ecoles                                                 Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
                                                                                                                                                    du contrat
                                                                                                                                                                                                                                    […] des travailleurs pour leurs services".
P
                                                      Avis de réception, facture, copie de l'autorisation
Permis de séjour                                                                                                     Population                        10 ans                 Elimination
                                                      de séjour
                                                                                                                                                                                                                                    Loi cantonale sur les forêts du 6 février
                                                                                                                                                                                                                                    1996 (RSN 921.1), Art 50 al 1 : "Pour les
                                                                                                              Agriculture / Viticulture /                                                                                           forêts publiques, l'ingénieur forestier
Plan annuel des travaux forestiers                                                                                                                     25 ans                 Elimination
                                                                                                                       Forêts                                                                                                       d'arrondissement présente chaque
                                                                                                                                                                                                                                    année un plan des travaux,
                                                                                                                                                                                                                                    conformément au plan de gestion".
                                                                                                            Aménagement du territoire /
Plan d'affectation des zones                                                                                                                           illimitée             Conservation
                                                                                                                Environnement
Plan d'alignement                                                                                           Travaux publics / Urbanisme                illimitée             Conservation
                                                                                                            Aménagement du territoire /
Plan d'aménagement du territoire                                                                                                                       illimitée             Conservation
                                                                                                                 Environnement
Plan d'aménagement forestier                                                                                 Agriculture / Viticulture /               illimitée             Conservation
                                                                                                                                                                                                                                    Loi cantonale sur les forêts du 6 février
                                                                                                                                                                                                                                    1996 (RSN 921.1), Art 47 al 3 : "[le plan
                                                                                                              Agriculture / Viticulture /                                                   Conservation de chaque nouvelle
Plan de gestion des forêts                                                                                                                             illimitée             Conservation                                           de gestion] est adapté chaque fois que
                                                                                                                       Forêts                                                               version majeure.
                                                                                                                                                                                                                                    les circonstances l'exigent et soumis à
                                                                                                                                                                                                                                    révision tous les 25 ans au moins".
                                                                                                            Aménagement du territoire /
Plan des degrés de sensibilité au bruit                                                                                                                illimitée             Conservation
                                                                                                                Environnement
Plan des égoûts                                                                                                          Eau                                                 Conservation
                                                                                                                                                                                            A partir de 2005, la conservation se
Plan des mesures d'urgence                                                                                   Défense / Protection civile               illimitée             Conservation   fait dans la commune siège de
                                                                                                                                                                                            l'Organisation de Protection Civile
Plan des zones viticoles                                                                                      Agriculture / Viticulture /              illimitée             Conservation
Plan du cimetière                                                                                                     Cimetière                        illimitée             Conservation

Plan du port                                                                                                Travaux publics / Urbanisme                illimitée             Conservation

Plan d'urbanisme                                                                                            Travaux publics / Urbanisme                illimitée             Conservation




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                   10/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                           Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                    Regroupement thématique         Durée de conservation         Sort final                 Remarques                                 Législation

Planning et horaires pour l'année scolaire                                                                        Ecoles                         5 ans               Elimination
Plans de classement des archives
                                                                                                         Administration générale                illimitée           Conservation
communales
Plans de quartiers                                                                                     Travaux publics / Urbanisme              illimitée           Conservation

Plans de rues                                                                                          Travaux publics / Urbanisme              illimitée           Conservation
                                                                                                       Aménagement du territoire /
Plans des secteurs naturels protégés                                                                                                            illimitée           Conservation
                                                                                                           Environnement
                                                      voir Construction de route/parking/pont/
Pompage d'eau : construction                                                                                       Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                      voir Entretien de route/parking/pont/
Pompage d'eau : entretien                                                                                          Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                      Réponse au candidat, éventuellement CV et
Postulation non-retenue                               lettre de motivation si le dossier n'a pas été            Personnel                        2 ans               Elimination
                                                      retourné au candidat
                                                                                                                                                                                                                           Ordonnance sur la conservation des
                                                                                                                                                                                                                           pièces relatives aux poursuites et faillites
                                                      Acte de saisie, arrangement financier pour                                                                                                                           du 5 juin 1996 (RS 281.33), Art 2, al 1 :
                                                                                                                                      10 ans après le dénouement
Poursuite                                             factures impayées au niveau communal               Comptabilité / Finances                                     Elimination                                           "Les pièces des poursuites liquidées
                                                                                                                                            de la procédure
                                                      (débiteur)                                                                                                                                                           peuvent être détruites après
                                                                                                                                                                                                                           l'écoulement de dix ans, à compter du
                                                                                                                                                                                                                           jour de la liquidation".

Préavis du Conseil Communal                                                                              Autorités communales                   illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                                                           Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                           "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                           correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                           pendant dix ans. Le délai commence à
                                                                                                                                      10 ans après l'échéance du
Prêt accordé par la commune                           Correspondance, reconnaissance de dettes…          Comptabilité / Finances                                     Elimination                                           courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                contrat
                                                                                                                                                                                                                           annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                           inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                           comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                           correspondance reçue ou expédiée".
                                                      Mise en demeure, ordonnance, requête, citation
                                                                                                                                        10 ans après la fin de la                  Conservation des dossiers les plus
Procédure judiciaire                                  à comparaitre, rapport d'expertise,                Administration générale                                     Sélection
                                                                                                                                              procédure                            significatifs, élimination des autres
                                                      correspondance des avocats, jugement…
                                                                                                                                                                                                                           Règlement d'exécution de la loi sur les
                                                                                                                                                                                                                           droits politiques du 17 février 2003
                                                                                                                                                                                                                           (RSN141.01), Art 45, al 2 : "Un
Procès verbaux des élections et votations             Formulaire officiel de procès-verbal                Elections et votations                illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                                                           exemplaire du procès-verbal du scrutin
                                                                                                                                                                                                                           est remis au Conseil communal pour être
                                                                                                                                                                                                                           versé aux archives communales".
Procès verbaux des séances du Conseil
                                                                                                         Autorités communales                   illimitée           Conservation
Général
Procès-verbaux des séances du Conseil
                                                                                                         Autorités communales                   illimitée           Conservation
Communal
Programmes et horaires d'utilisation des
                                                      Salle de sports, patinoire, piscine…               Culture / Sports / Loisirs              5 ans               Elimination
infrastructures communales
                                                                                                                                                                                   Conservation des projets les plus
                                                                                                                                                                                   significatifs.
                                                      Projet, affiches, communications, brochures,
Promotion touristique                                                                                     Commerce / Industrie                  10 ans               Sélection     Pour les documents édités (affiches,
                                                      correspondance…
                                                                                                                                                                                   brochures…), conservation d'un
                                                                                                                                                                                   exemplaire.
                                                      Publication produite par la commune
                                                                                                                                                                                   Conserver un exemplaire de la
Publication, imprimé                                  (commémoration, jubilé, histoire de la             Administration générale                illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                   version finale
                                                      commune…)
Q




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                           11/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                             Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                          Description                   Regroupement thématique         Durée de conservation            Sort final                 Remarques                                   Législation
                                                                                                                                                                                                                             Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                             "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                             correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                             pendant dix ans. Le délai commence à
Quittances                                                                                            Comptabilité / Finances                 10 ans                 Elimination                                             courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                                                                                             annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                             inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                             comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                             correspondance reçue ou expédiée".
R
                                                                                                                                                                                                                             Code des obligations, art 128 : "Se
Raccordements aux réseaux de                                                                                                       5 ans après la fin de validité
                                                      Correspondance, contrats…                    Transports / Communications                                       Elimination                                             prescrivent par cinq ans : [….] toutes
télécommunication (cable tv, téléphone…)                                                                                                   du contrat
                                                                                                                                                                                                                             autres redevances périodiques".
Raccordements aux réseaux de                          Plans des réseaux de télécommunication (copie                                 jusqu'à remplacement par
                                                                                                    Transports / Communications                                      Elimination
télécommunication (cable tv, téléphone…)              pour information)                                                                une nouvelle version
Ramassage des ordures                                 Circuit de ramassage, horaires…               Travaux publics / Urbanisme                5 ans                 Elimination
                                                                                                                                                                                   En cas de police intercommunale, la
Rapport d'activité de la police communale                                                                      Police                         illimitée             Conservation   conservation se fait dans la
                                                                                                                                                                                   commune siège
                                                                                                                                                                                   En cas de bibliothèque
Rapports annuels de la bibliothèque
                                                                                                      Culture / Sports / Loisirs              illimitée             Conservation   intercommunale, la conservation se
communale
                                                                                                                                                                                   fait dans la commune siège
                                                                                                                                                                                   En cas de musée intercommunal, la
Rapports annuels du musée communal                                                                    Culture / Sports / Loisirs              illimitée             Conservation   conservation se fait dans la
                                                                                                                                                                                   commune siège
                                                                                                                                                                                   En cas de théâtre intercommunal, la
Rapports annuels du théâtre communal                                                                  Culture / Sports / Loisirs              illimitée             Conservation   conservation se fait dans la
                                                                                                                                                                                   commune siège
                                                                                                                                                                                   En cas de regroupement
Rapports d'activité des sapeurs-pompiers                                                                       Police                         illimitée             Conservation   intercommunal, la conservation se fait
                                                                                                                                                                                   dans la commune siège
Rapports d'exercices des sapeurs-pompiers                                                                      Police                         10 ans                 Elimination
                                                                                                                                                                                   Conservation des rapports des
Rapports d'incendie                                                                                            Police                         10 ans                 Sélection     incendies les plus significatifs,
                                                                                                                                                                                   élimination des autres
                                                                                                                                                                                                                             Règlement d'application de la loi sur la
                                                                                                                                                                                                                             police du feu du 24 juin 1996 (RSN
                                                                                                                                                                                                                             861.100), Art 22 : "1Conformément à
                                                                                                                                                                                                                             l'article 18 LPF, l'inspection aura lieu
                                                                                                                                    jusqu'à remplacement par
Rapports d'inspection de la police du feu                                                                      Police                                                Elimination                                             dans la période la plus favorable, de
                                                                                                                                       une nouvelle version
                                                                                                                                                                                                                             façon à assurer la visite complète de
                                                                                                                                                                                                                             tous les bâtiments sis sur sur le territoire
                                                                                                                                                                                                                             communal dans un délai de 8 ans, visite
                                                                                                                                                                                                                             renouvelée ainsi de 8 ans en 8 ans".
                                                                                                                                                                                   Conservation de quelques
Rapports d'intervention de la police
                                                                                                               Police                                                Sélection     exemplaires témoin, élimination des
communale
                                                                                                                                                                                   autres
                                                                                                                                                                                   Conservation de quelques
Rapports d'intervention des sapeur-pompiers                                                                    Police                         10 ans                 Sélection     exemplaires témoin, élimination des
                                                                                                                                                                                   autres
                                                                                                                                                                                   A partir de 2005, la conservation se
Rapports d'intervention suite à catastrophe,
                                                                                                     Défense / Protection civile              illimitée             Conservation   fait dans la commune siège de
désastre, sinistre
                                                                                                                                                                                   l'Organisation de Protection Civile
Rapports du Conseil Communal                                                                           Autorités communales                   illimitée             Conservation
Rapports et projets relatifs à la protection de                                                     Aménagement du territoire /
                                                                                                                                              illimitée             Conservation
l'environnement (nature, air, animaux...)                                                               Environnement
Rapports et projets relatifs au traitement des
                                                                                                    Travaux publics / Urbanisme               illimitée             Conservation
déchets
Rapports, enquêtes et suivi concernant les
                                                                                                    Aménagement du territoire /
problèmes relatifs aux nuisances publiques                                                                                                    illimitée             Conservation
                                                                                                        Environnement
(bruit, odeurs, animaux…)




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                             12/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                              Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                       Regroupement thématique         Durée de conservation       Sort final                  Remarques                                  Législation
                                                      Comptes, contrôles, recensements, enquêtes et
Ravitaillement                                        statistiques, coupons de rationnement,               Défense / Protection civile            illimitée          Conservation
                                                      correspondance…
                                                                                                                                                                                    Conservation des résultats définitifs,
                                                                                                                                          jusqu'à publication des
Recensement de la population communale                                                                             Population                                         Sélection     élimination des formulaires d'enquête
                                                                                                                                             résultats définitifs
                                                                                                                                                                                    renseignés par la commune
Recensement des cultures                                                                                    Agriculture / Viticulture /           illimitée          Conservation
Recensement des entreprises sur la                                                                                                        jusqu'à publication des                   Conservation des résultats définitifs,
                                                                                                             Commerce / Industrie                                     Sélection
commune                                                                                                                                      résultats définitifs                   élimination des questionnaires
Recensement du bétail                                                                                       Agriculture / Viticulture /           illimitée          Conservation
                                                      Programme, texte des discours, liste des invités,
Réceptions organisées par le Conseil                  comptes-rendus de la rencontre, photos, tout                                                                                  Conservation des réceptions les plus
                                                                                                            Autorités communales                   5 ans              Sélection
Communal                                              document significatif témoignant de                                                                                           importantes, élimination des autres
                                                      l'événement.
                                                                                                                                          Tant qu'utile ou jusqu'à
Recueil officiel des lois                             Législation cantonale et fédérale                     Administration générale       remplacement par une        Elimination   Documents corbeille
                                                                                                                                             nouvelle version
                                                      Texte du référendum, certificat de dépôt des
Référendum                                                                                                   Elections et votations               illimitée          Conservation
                                                      signatures et attestation…
                                                                                                                                                                                                                              Règlement général d'application de la loi
                                                                                                                                                                                                                              sur les contributions directes (RELCdir),
                                                                                                                                                                                                                              du 1er novembre 2000 (RSN 631.01),
                                                      Registre contenant les bases de taxation                                                                                                                                Art 36, al 1 : "Les bases de taxation
                                                                                                                                                                                    Taxation provisoire. Taxation finale
Registre de consultation d'impôts                     (revenu, fortune, bénéfice, capital), reçu du                  Impôts                        2 ans              Elimination                                             (revenu, fortune, bénéfice, capital)
                                                                                                                                                                                    conservée par le canton.
                                                      canton à partir de 1985                                                                                                                                                 contenues dans les registres d'impôt
                                                                                                                                                                                                                              peuvent être consultées gratuitement [...]
                                                                                                                                                                                                                              dans les bureaux des communes, aux
                                                                                                                                                                                                                              heures fixées par chacune d'elles".

Registre de familles                                                                                               Population                     illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                    Conservation de quelques
Registre des amendes de la police
                                                                                                                      Police                                          Sélection     exemplaires témoin, élimination des
communale
                                                                                                                                                                                    autres
Registre des animaux                                                                                        Agriculture / Viticulture /           illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                    Conservation de quelques
Registre des avertissements de la police
                                                                                                                      Police                                          Sélection     exemplaires témoin, élimination des
communale
                                                                                                                                                                                    autres
Registre des électrices et électeurs                  Liste des personnes ayant le droit de vote             Elections et votations               illimitée          Conservation

Registre des habitants                                                                                             Population                     illimitée          Conservation

Registre des ressortissants                                                                                        Population                     illimitée          Conservation

Registre des salaires                                                                                              Personnel                      illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                    A transmettre à l'office d'Etat civil
Registre d'état civil                                                                                              Population                     illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                    relatif
Registre du cimetière                                                                                               Cimetière                     illimitée          Conservation

Registres civiques                                    Liste des personnes ayant voté                         Elections et votations                                   Elimination
Registres des inspections des denrées                 Ne se fait plus au niveau communal mais
                                                                                                                Santé publique                                        Elimination
alimentaires / viandes                                cantonal
Règlement concernant les infrastructures                                                                                                                                            Conserver un exemplaire de chaque
                                                      Salle de sports, patinoire, piscine…                  Culture / Sports / Loisirs            illimitée          Conservation
communales                                                                                                                                                                          nouvelle version
                                                                                                          Aménagement du territoire /                                               Conservation d'un exemplaire de
Règlement d'aménagement                                                                                                                           illimitée          Conservation
                                                                                                              Environnement                                                         chaque nouvelle version
                                                                                                                                                                                    Conservation d'un exemplaire de
Règlement de la déchetterie                                                                               Travaux publics / Urbanisme             illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                    chaque nouvelle version
Règlement de l'école                                                                                                 Ecoles                       illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                    Conservation d'un exemplaire de
Règlement des constructions                                                                               Travaux publics / Urbanisme             illimitée          Conservation
                                                                                                                                                                                    chaque nouvelle version




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                             13/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                          Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                    Documents                                            Description                     Regroupement thématique       Durée de conservation        Sort final                Remarques                                  Législation
                                                                                                         Aménagement du territoire /                                              Conservation d'un exemplaire de
Règlement des secteurs naturels protégés                                                                                                       illimitée           Conservation
                                                                                                             Environnement                                                        chaque nouvelle version
                                                                                                                                                                                  Conservation d'un exemplaire de
Règlement du cimetière                                                                                           Cimetière                     illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                  chaque nouvelle version
                                                                                                                                                                                  Conservation d'un exemplaire de
Règlement d'urbanisme                                                                                    Travaux publics / Urbanisme           illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                  chaque nouvelle version
Règlements communaux                                                                                       Autorités communales                illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                                                          Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                          "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                          correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                          pendant dix ans. Le délai commence à
Relevés de comptes                                                                                         Comptabilité / Finances             10 ans               Elimination                                           courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                                                                                          annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                          inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                          comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                          correspondance reçue ou expédiée".
                                                      Liste des membres du syndicat, procès-             Aménagement du territoire /
Remaniement parcellaire                                                                                                                        illimitée           Conservation
                                                      verbaux, études et plans, subventions…                 Environnement
Remerciements, vœux, condoléances                                                                          Administration générale              2 ans               Elimination
                                                      Approbation des plans et devis, mise à
                                                      l'enquête, devis et plans tels que construits,
Rénovation d'un bâtiment/infrastructure
                                                      projets non-réalisés, pv des séances de               Patrimoine immobilier              illimitée           Conservation
communal
                                                      chantier, calendrier des travaux, contrôle de la
                                                      qualité, comptes, factures…
                                                      voir Construction de route/parking/pont/
Réservoir d'eau : construction                                                                                      Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                      voir Entretien de route/parking/pont/
Réservoir d'eau : entretien                                                                                         Eau
                                                      bâtiment/infrastructure communale
                                                                                                                                                                                                                          Code des obligations, art 128 : "Se
Résiliation d'un contrat de bail                                                                            Patrimoine immobilier               5 ans               Elimination
                                                                                                                                                                                                                          prescrivent par cinq ans : les loyers".
                                                      Copies des avis de révision reçues du service
Révision des citernes d'eau                                                                                         Eau                         2 ans               Elimination
                                                      cantonal de l'environnement
                                                      Pour la perception de l'impôt communal, avant
Rôle d'imposition                                                                                                  Impôts                      illimitée           Conservation
                                                      l'introduction du bordereau unique
Rôles de classes                                                                                                   Ecoles                      illimitée           Conservation

S

Servitude                                             Acte                                                  Patrimoine immobilier              illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                  Conservation des chantiers les plus
Signalisation routière                                Etudes, plans, projets, devis...                   Travaux publics / Urbanisme           10 ans               Sélection
                                                                                                                                                                                  significatifs
Spectacles, courses d'écoles, camps                   Programme, bilan, photos…                                    Ecoles                      illimitée           Conservation
Spectacles, courses d'écoles, camps :                 Inscriptions, listes des accompagnants,
                                                                                                                   Ecoles                      10 ans               Elimination
documents de gestion                                  locations, factures…
                                                                                                                                                                                                                          Code des obligations, art 128 : "Se
Stagiaires                                            Correspondance, contrat de stage…                          Personnel                      5 ans               Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
                                                                                                                                                                                                                          […] des travailleurs pour leurs services".
                                                      voir Construction de route/parking/pont/                                                                                    La conservation se fait dans la
Station d'épuration : construction et entretien       bâtiment/infrastructure communale et voir                     Eau
                                                                                                                                                                                  commune siège
                                                      Entretien de route/parking/pont/                                                                                            La conservation se fait dans la
Station d'épuration : documents de direction          Procès-verbaux, rapports de gestion...                        Eau                        illimitée           Conservation
                                                                                                                                                                                  commune siège
Statistiques relatives à la commune ou                                                                                                 jusqu'à publication des                    Conservation des résultats,
                                                      Formulaires d'enquête                                Administration générale                                  Sélection
institution communale                                                                                                                     résultats définitifs                    élimination des formulaires d'enquête

Statuts du personnel communal                                                                                    Personnel                     illimitée           Conservation
                                                                                                                                       10 ans après la fin de la
Subvention à la construction de logement                                                                       Action sociale                                       Elimination
                                                                                                                                            construction




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                         14/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                      Regroupement thématique         Durée de conservation            Sort final                Remarques                                   Législation
                                                                                                                                                                                                                                Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                                "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                                correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                                pendant dix ans. Le délai commence à
                                                                                                                                        10 ans après l'échéance de
Subvention accordée par la commune                                                                         Comptabilité / Finances                                        Elimination                                           courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                         la durée de la subvention
                                                                                                                                                                                                                                annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                                inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                                comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                                correspondance reçue ou expédiée".
                                                                                                                                                                                                                                Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                                "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                                correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                                pendant dix ans. Le délai commence à
Subvention reçue par la commune                                                                            Comptabilité / Finances                 10 ans                 Elimination                                           courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                                                                                                annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                                inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                                comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                                correspondance reçue ou expédiée".
                                                      Surveillance de la qualité des eaux effectuée                                      jusqu'à remplacement par
Surveillance des eaux de baignade                                                                                    Eau                                                  Elimination
                                                      par le canton                                                                         une nouvelle version
                                                      Procès-verbaux des séances, rapports,                                                                                             La conservation se fait dans la
Syndicat                                                                                                    Autorités communales                   illimitée             Conservation
                                                      correspondance…                                                                                                                   commune siège
T
                                                      Dans le cas de vente ou d'achat d'eau par la                                                                                      Conservation d'un exemplaire de
Tarification de l'eau                                                                                                Eau                           illimitée             Conservation
                                                      commune                                                                                                                           chaque nouvelle version
                                                                                                                                         jusqu'à remplacement par
Tarifs d'amarrage                                                                                          Culture / Sports / Loisirs                                     Elimination
                                                                                                                                            une nouvelle version
Tarifs de location des infrastructures                                                                                                   jusqu'à remplacement par
                                                      Salle de sports, patinoire, piscine…                 Culture / Sports / Loisirs                                     Elimination
communales                                                                                                                                  une nouvelle version
Taxe sur les chiens                                   Registre des chiens, taxations, exonérations…                 Impôts                         10 ans                 Elimination
                                                      Réglementation : conditions d'exploitation,
Taxi                                                                                                     Transports / Communications               illimitée             Conservation
                                                      tarifs…
                                                                                                                                                                                                                                Code des obligations (RS 220), art 962 :
                                                                                                                                                                                                                                "Les livres, les pièces comptables et la
                                                                                                                                                                                                                                correspondance doivent être conservés
                                                                                                                                                                                        Conservation de quelques                pendant dix ans. Le délai commence à
                                                                                                                                        10 ans après échéance ou
Titre                                                 Actions, obligations…                                Comptabilité / Finances                                        Sélection     exemplaires témoin, élimination des     courir à partir de la fin de l’exercice
                                                                                                                                                réalisation
                                                                                                                                                                                        autres                                  annuel au cours duquel les dernières
                                                                                                                                                                                                                                inscriptions ont été faites, les pièces
                                                                                                                                                                                                                                comptables établies et la
                                                                                                                                                                                                                                correspondance reçue ou expédiée".
                                                      Correspondance, estimation, promesse de
Transaction immobilière                                                                                     Patrimoine immobilier                  illimitée             Conservation
                                                      vente, acte d'acquisition / de vente…
                                                                                                                                                                                                                                Code des obligations, art 128 : "Se
                                                      Contrat, correspondance, abonnements, listes                                      5 ans après la fin de validité
Transports scolaires                                                                                                Ecoles                                                Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
                                                      d'élèves, horaires…                                                                       du contrat
                                                                                                                                                                                                                                […] des travailleurs pour leurs services".
Tutelles (dossiers pour lesquels la commune                                                                                                                                             Les factures peuvent être éliminées
                                                      Jugement du tribunal, correspondance…                       Population                       illimitée             Conservation
est tutrice)                                                                                                                                                                            après 10 ans
                                                                                                                                                                                                                                Loi fédérale régissant la taxe sur la
                                                                                                                                                                                                                                valeur ajoutée du 12 juin 2009 (RS
                                                                                                                                                                                                                                641.20), Art 70 : "2 L’assujetti doit
                                                                                                                                                                                                                                conserver dûment ses livres comptables,
                                                                                                                                                                                                                                pièces justificatives, papiers d’affaires et
                                                                                                                                                                                                                                autres documents pertinents jusqu’à
                                                                                                                                                                                                                                l’expiration de la prescription absolue de
                                                                                                                                                                                                                                la créance fiscale (art. 42, al. 6). Les art.
TVA                                                   Pièces justificatives pour des biens immobiliers     Comptabilité / Finances                 20 ans                 Elimination                                           957 et 962 du code des obligations sont
                                                                                                                                                                                                                                applicables.
                                                                                                                                                                                                                                3 Les documents commerciaux
                                                                                                                                                                                                                                nécessaires au calcul des prestations à
                                                                                                                                                                                                                                soi-même ou du montant du
                                                                                                                                                                                                                                dégrèvement ultérieur de l’impôt sur les
                                                                                                                                                                                                                                biens immobiliers doivent être conservés
                                                                                                                                                                                                                                pendant 20 ans (art. 31, al. 3, et 32, al.
                                                                                                                                                                                                                                2).
V




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                                                15/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                 Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                   Documents                                            Description                      Regroupement thématique        Durée de conservation    Sort final    Remarques                        Législation

Vacances du personnel communal                        Demande et autorisation de congés                          Personnel                      5 ans            Elimination

Vaccination                                           Bilan des campagnes de vaccination                       Santé publique                  illimitée        Conservation

Validation des élections                              Arrêté du conseil communal                            Elections et votations             illimitée        Conservation
                                                      Bans, autorisation de levée de ban, autorisation    Agriculture / Viticulture /
Vendanges                                                                                                                                      10 ans            Elimination
                                                      de vendanger...                                              Forêts
                                                                                                          Agriculture / Viticulture /
Vente de bois                                                                                                                                  10 ans            Elimination
                                                                                                                   Forêts
Vérification des comptes                              Rapport de la fiduciaire                             Comptabilité / Finances             illimitée        Conservation
                                                                                                          Agriculture / Viticulture /
Vignes communales                                     Exploitation de la vigne                                                                 10 ans            Elimination
                                                                                                                   Forêts




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.1, août 2011                                                                                                                                                                                16/17
                                                                         Guide d'archivage pour les communes neuchâteloises




                                Calendrier de conservation - Mode d'emploi

Le calendrier de conservation - ou tableau de tri - indique pour chaque type de document sa
durée de conservation ainsi que le sort à lui réserver au terme de ce délai.
Le calendrier de conservation est utile lors du tri de documents, mais également dès le début de
vie des documents, puisqu'il permet l'identification des documents essentiels, ceux qui devront
être conservés à long terme, auxquels on apportera donc une attention particulière.

Explication des différentes rubriques du calendrier
n Type de document : nom du document
n Description : description du document, facilitant son identification
n Regroupement thématique : domaine/thème auquel est rattaché le document
n Durée de conservation : durée d'utilité administrative et légale du document - Il s'agit d'une
durée de conservation minimale - Pour les documents pour lesquels rien n'est prévu dans la
législation, les délais de conservation ont été définis sur la base de la pratique des communes et
de l'avis de l'office des Archives de l'Etat, avec une validation du service juridique.
n Sort final : sort à réserver au document au terme de sa durée de conservation, déterminé en
fonction de sa valeur historique - 3 possibilités : élimination, conservation ou sélection - La
sélection permet de ne conserver qu'une partie des documents, en tant que témoins.
n Remarques : précisions sur le sort final
n Législation : bases légales sur lesquelles s'appuient les recommandations de durée de
conservation, lorsqu'elles existent

Fonctionnement du calendrier de conservation
n Par défaut, les documents sont listés dans l'ordre alphabétique.
n Pour obtenir un classement thématique, on peut :
 trier la liste sur la colonne Regroupement thématique,
 utiliser le filtre de la colonne Regroupement thématique, qui permet de sélectionner le ou les
thèmes voulus.
n Pour rechercher un document dans le calendrier, on peut également avoir recours à la
fonction Excel "Rechercher"

Actualisation du calendrier

Ce calendrier souhaite dresser une liste aussi exhaustive que possible des documents gérés par
une administration communale. Aussi, merci de communiquer aux Archives de l'Etat tout
document manquant, ce qui permettra de l'enrichir.




Archives de l'Etat de Neuchâtel, version 1.0, août 2010                                                              17/18

				
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posted:2/9/2012
language:French
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