Handleiding, Financi�le Database systeem by JMH30jW

VIEWS: 12 PAGES: 29

									   Handleiding, Financiële Database systeem




Kijk ook eens op www.fds-online.nl voor de knowledgebase en
                        het forum.




                                        1/29        8-2-2012
Inhoudsopgave:
HET MENU SYSTEEM .......................................................................................... 3
  SNELKOPPELINGMAKEN ............................................................................................. 3
  SNELKOPPELING VERWIJDEREN/VERPLAATSEN .................................................................. 3
  ALLE SNELKOPPELINGEN VERWIJDEREN........................................................................... 3
  INSTELLEN SNELINVOER ............................................................................................ 3
SJABLONEN EN BLADWIJZERS. .......................................................................... 4
  FAKTUUR SJABLOON ................................................................................................ 6
ACTIES .............................................................................................................. 8
INVOEREN REKENINGEN CREDITEUREN/DEBITEUREN .................................... 10
  SNELBOEKINGEN: ................................................................................................. 11
DAGLIJST ........................................................................................................ 12
WBS, WEB BASED SERVICES. ........................................................................... 13
MAPPEN STRUCTUUR ....................................................................................... 14
SOORTEN RESOURCE ....................................................................................... 16
OMZETGROEPEN .............................................................................................. 17
RESOURCES ..................................................................................................... 18
HULPMIDDELEN ............................................................................................... 19
FINA5/FINA8 OMZETTING, AANMAKEN NIEUW BEDRIJF ................................ 20
INRICHTEN ADMINISTRATIE(S) ...................................................................... 23
BIJLAGE: GROOTBOEKSCHEMA ........................................................................ 25
BIJLAGE: TECHNISCHE ACHTERGROND INFORMATIE: ..................................... 26
BIJLAGE: BERICHTEN VERSTUREN ................................................................... 27
BIJLAGE: INDELING BBG. ................................................................................ 28
BIJLAGE: SNELINVOER .................................................................................... 29




                                                                                          2/29                      8-2-2012
Het menu systeem
Het menu systeem van F.D.S. is zeer uitgebreid. Zo heeft het meerdere niveaus, submenus waar
veelal meerdere keuzes staan en zo een flexibel systeem is. Van de menukeuzes kan een
snelkeuze-koppeling gemaakt worden naar het snelkeuzemenu. Dit snelkeuzemenu staat aan de
linkerkant van het hoofdscherm en dit kan door de gebruiker zijn of haar wensen ingesteld worden.
Uiteraard kan dit snelkeuzemenu ook aan of uit gezet worden. In het snelmenu kunt u aan de
rechteronderkant een snelinvoer ingeven. Deze snelinvoer kan door de systeembeheerder ingesteld
worden.
Een voorbeeld hiervan is:
Menu keuze offertes  snelinvoer 200
Als u in het vakje snelinvoer 200 gevolgd door <enter> ingeeft dan zal het onderdeel Offerte
gestart worden. Uiteraard kan deze keuze alfa numeriek worden ingegeven.



Snelkoppelingmaken
Onder de verschillende menu’s staan meestal veel keuze’s, deze keuze’s gebruikt u in de praktijk niet
allemaal. Een aantal van deze keuze’s gebruikt u wel veel en het is dan makkelijk om daar een snelkoppeling
te hebben in het snelkeuze menu.
Zodra u een menu open heeft staan er verschillende keuze’s, op deze keuze’s klikt u meestal met de
linkermuistoets en de keuze word uitgevoerd. Door nu met de rechtermuisknop te klikken verschijnt er een
menu met de keuze snelkoppeling maken. Als u op die keuze klikt dan word er een snelkoppeling gemaakt in
het snelkeuze menu.


Snelkoppeling verwijderen/verplaatsen
U kunt in het snelkeuze menu ook de snelkoppeling verwijderen, dit doet u door op het scrollwieltje
te klikken. Zodra u op het scrollwieltje klikt dan krijgt u een menu op het scherm waarop de keuze
verwijder snelkoppeling. Klikt u weer met links en de snelkoppeling is verwijderd.
Door de rechtermuisknop in te drukken , en ingedrukt houden,kunt u de snelkoppelingen
verplaatsen.


Alle snelkoppelingen verwijderen
Als u alle snelkoppelingen wilt verwijderen dan kunt u in het systeemmenu Weergave het menu
snelkeuzemenu kiezen, daarop volgt er een submenu waar uit de keuze Resetten ziet. Deze keuze
verwijdert alle snelkoppelingen.
Let op: Deze reset optie kan niet worden teruggedraaid.


Instellen snelinvoer
Indien u voldoende rechten heeft dan staat er in het snelmenu een menu dat heet Systeembeheer.
Onder dit menu staat de keuze Snelinvoer.
Bij deze keuze word er een scherm weergegeven met alle mogelijke menukeuze’s.
Bij al deze keuze’s kunt u zelf uw eigen systeem instellen.
Het snelinvoer systeem werkt met cijfers en letters en er kunnen 8 karakters gebruikt worden. Zie
ook bijlage: snelinvoer




                                                                          3/29                 8-2-2012
Sjablonen en bladwijzers.
F.D.S. maakt gebruik van Word sjablonen die u zelf kunt aanmaken/aanpassen. Voor de
verschillende onderdelen hebben we aparte sjablonen gemaakt. D.w.z. voor offerte heet de
sjabloon offerte.dot, wilt u meerdere lay-out voor offertes gebruiken dan gaan we de sjablonen
nummeren. Dit gaat dan als volgt; offerte1.dot; offerte2.dot.
Op deze manier kunnen er 9 sjablonen voor elk onderdeel worden gemaakt. Met onderdelen
bedoelen we offertes, orders, facturen, aanmaningen.


Hiernaast een voorbeeld van de                                                           gebruikte
sjablonen.
Hier ziet u dat er 2 soorten
aanmaningen zijn en 1 factuur.




U kunt met de verkenner zelf deze                                                        sjablonen
opzoeken en wijzigen. Standaard                                                          sjablonen
staan op het forum. Deze kunt u downloaden en in de juiste map opslaan.
(over sjablonen wordt nog verder nagedacht of we sjabloon beheer gaan maken)



Actieve sjablonen:

Soms zijn er sjablonen die wat meer interactie nodig hebben met het programma dit kan b.v. zijn
dat u meer bladwijzers heeft in uw sjabloon maar deze worden niet ingevuld in het pakket. U kunt
dit oplossen door een macro te maken in uw word programma. Deze macro kunt u zelf maken in
word of als u niet thuis bent in macro’s kunt u ons altijd vragen of wij die voor u kunnen
ontwerpen.
Deze macro moet heten AutoStart. Deze wordt automatisch aangeroepen door het programma. Een
klein voorbeeld:

Sub autostart()
aantal = InputBox("Aantal", "Hoeveel mensen gaan er mee?")
Me.Application.ActiveDocument.Bookmarks("aantal").Select
Application.Selection.TypeText aantal
End Sub




                                                                   4/29               8-2-2012
Bladwijzers
Om op de formulieren de juiste gegevens te printen maken we gebruik van
bladwijzers. Deze bladwijzers worden automatisch vanuit het pakket ingevuld.
Hieronder staat een lijst van de gebruikte bladwijzers. Om in de sjabloon een bladwijzer te plaatsen
kiest u in word het menu invoegen en kies dan bladwijzer en geef daarna de naam in.
Een bladwijzer ziet u normaal niet in u document staan, wilt u deze zien kies dan in word het menu
extra, opties , tabblad weergave en dan de optie bladwijzer aanvinken.


Bladwijzer         Omschrijving                                Opmerking
NAW1               Naam van de relatie                         Naw gegevens worden
NAW2               Naam2                                       automatisch opgeschoven
NAW3               Adres
NAW4               Postcode en woonplaats
NAW5               Land
NAWTEL             Telefoonnummer
NAWFAX             Faxnummer
NAWMOB             Mobielnummer
NAWKLANT           Klantnummer
NAWBTW             B.T.W. nummer van de klant
NAWBET             Betalingsconditie                           “14 dagen netto”
UWREF              Uw referentie
ONZEREF            Onze referentie
BETREFT            Betreft

FAKTUUR            De tekst “Factuur”
FAKTNR             Offerte-, Order- , Factuurnummer
AANBIEDING         Aanbiedingsprijs (offertes)
DEBNO              Relatiecode
DTM                Datum
BETAALDAGEN        Geeft de tekst “Betalen binnen…
AANHEF             Aanhef tekst
EXTRATEKST         Sluittekst of extra tekst
GREK               G-rekening informatie                       Vaste lay-out *1


*1:    Plaats de grek bladwijzer in een tekstvak, dit oogt veel mooier, zet ook een tab op 2/3 van
       het vak, hier komt het valuta teken,en daarna een decimale tab om de getallen netjes uit te
       lijnen.
Prijsafspraken , speciale bladwijzers
Bladwijzer         Omschrijving                                Opmerking
WRK0               Werk:                                       Vaste tekst
WRK1               Plaats werk
WRK2               Adres
WRK3               Naam




                                                                    5/29               8-2-2012
Actie bladwijzers
Bladwijzer            Omschrijving
START                 Start van de offerte/order/factuurregels
TRANSPORT             Vanaf hier wordt de volgende pagina gestart
A5                    Met dit wordt aangegeven dat er naar een A5 wordt geprint
GEENKOP               Geen kop van de ingave regels
STREPEN               De ingaveregels worden onderstreept geprint
SPECIAAL              De speciale prijsafspraken
GEEN_MEER8            Geen kolom meer dan 8 uur




Faktuur sjabloon
De faktuur sjabloon heeft een speciale variant zodat er op verschillende printers en bakken geprint
kan worden. Vaak is het dat de kopie op een andere printer word geprint dan het origineel. Dit kan
handig zijn als je het origineel op briefpapier print en de kopie op blanco papier.
Om dit te laten functioneren maken we een speciaal bestand aan. Dit bestand heeft dezelfde naam
als het faktuur sjabloon en is een tekstbestand.
Dit tekstbestand staat in dezelfde map als de sjablonen. Heeft u meerdere sjablonen voor de
fakturen dan maakt u voor al deze sjablonen ook allemaal tekstbestanden.
In dit bestand kunnen de volgende regels ingevoerd worden:


Variable               Omschrijving
BAK=                   1 = Bovenste , 2 = Onderste , 3 = Middelste , 4 = Handmatig
BAKKOPIE=              1 = Bovenste , 2 = Onderste , 3 = Middelste , 4 = Handmatig
PRINTER=               Printernaam , kan ook share naam zijn
PRINTERKOPIE=          Printernaam , kan ook share naam zijn


Opmerking:
Het kan zijn dat de baknummers niet overeenkomen met de nummers die op de printer staan vermeld.
De nummers die wij gebruiken in ons pakket zijn de standaard nummers uit Word.

Voorbeeld: FAKTUUR.TXT
BAK=2
BAKKOPIE=1
PRINTER=\\Server\Kleurenlaserprinter
PRINTERKOPIE=\\Server\Laserprinter

Extra opmerking:
Als u hier niet uit komt kunt u altijd kontakt met ons opnemen om het e.e.a. in te stellen.




                                                                              6/29                 8-2-2012
Printen vanuit F.D.S.
Al het lijstwerk gaat in principe naar de standaard printer die u heeft ingesteld.
Wilt u in het pakket naar een andere printer printen dan kunt u in de statusbalk (onderaan het
scherm) op het printervlak klikken en het printer instel venster word geopend.




U kunt in dit venster de gewenste printer instellen, deze printer word dan de standaardprinter.

Opmerking:
Fakturatie kan ingesteld worden op andere printers,zie Faktuur sjabloon.




                                                                           7/29        8-2-2012
Relatie sjablonen


Voor de relaties kunnen ook sjablonen gemaakt worden deze moeten worden opgeslagen onder de
map <Drive>: \muishuis\fds\B001\sjablonen\relaties. Hierbij is B001 het bedrijfsnummer. Deze
sjablonen kunnen dan bij de relaties opgeroepen worden . Een voorbeeld wordt hieronder
weergegeven.




                                                     Tabblad: documenten.
                                                    Klik hier op Nieuw en het
                                                    overzicht van aanwezige
                                                         sjablonen wordt
                                                          weergegeven..




Indien er heel veel sjablonen zijn voor de relaties dan is er een mogelijkheid om categorieën te
maken. Dit kan door extra mappen te maken in de relatie sjablonen map, b.v. :

<Drive>: \muishuis\fds\B001\sjablonen\relaties\brieven
<Drive>: \muishuis\fds\B001\sjablonen\relaties\faxen

Zo krijgen we 2 categorieën waar we uit kunnen kiezen, sla je de sjablonen op in de juiste map.

Actieve sjablonen:




Acties

                                                                       8/29             8-2-2012
Een vrij nieuw onderdeel in het systeem is acties, hiermee is het mogelijk om
verschillende acties bij te houden voor bijvoorbeeld relaties, projecten,
gebruikers. Onder een actie kan b.v. worden verstaan offerte maken,
terugbellen, in de gaten houden etc.
Deze acties kunnen zowel eenmalig als wel meerdere keren laten terugkomen in de actie lijsten.




                                                                  9/29               8-2-2012
Invoeren rekeningen crediteuren/debiteuren

In het hoofdstuk Invoeren staan de keuze’s crediteuren rekeningen en debiteuren rekeningen deze
behandelen we in één keer want het is vrijwel indentiek.

Opmerking:
Faktureert u via ons pakket dan hoeft u de rekeningen debiteuren niet te boeken.

Het invoerscherm ziet er als volgt uit:




Journaal:
Normaliter heeft een bedrijf één inkoopjournaal maar het is mogelijk om met meerde
inkoopjournalen te werken, b.v. een euro inkoop journaal en een engelse ponden inkoopjournaal.
Heeft u maar één inkoopjounraal dan wordt deze vraag automatisch overgeslagen.

Boeknummer:
U begint bij het boeknummer, dit nummer wordt automisch verhoogt met 1 zodra u een boeking
heeft gemaakt, dit nummer vermeld u op de originele rekening die u in uw ordner stopt. Dit
nummer is uniek en u kunt dan altijd terug zoeken in uw ordner.
De manier waarop u uw rekeningen opslaat in uw ordner kan u uiteraard zelf bepalen.
Tip: Nummer per jaar om een goede scheiding te houden, dus rekeningen in 2006 begint u met 20060001 en in 2007 begint
u met 20070001.

De boekdatum:
Deze staat vermeldt op de rekening.

Crediteur/Debiteur:
Geef de code in gevolgd door een <enter>, de gegevens worden opgehaald als dit een bestaande
code is. Is de ingevulde code geen bestaande code dan wordt het raadpleeg scherm geopend.

Opmerking:

                                                                               10/29                  8-2-2012
U kunt de code ook opzoeken door op <F6> te drukken of op zoeken te klikken.
U kunt een nieuwe relatie aanmaken door op <F10> te drukken.



Totaalbedrag:
Geef hier het totaalbedrag in van de rekeningen inclusief B.T.W. gevolgd door <enter>. Staat er
Kredietbeperking op de rekening druk dan of <F7> en het vakje kredietbeperking wordt geopend,
vul hier het bedrag in van de kredietbeperking, wederom gevolgd door <enter>. U zult zien dat het
restant bedrag van de boeking veranderd.

Boekingsregels:
U kunt nu het grootboeknummer ingeven waarop geboekt moet worden.
Indien u op <enter> drukt in combinatie van het grootboeknummer gaat de cursor naar de
omschrijving.
Heeft het grootboeknummer een B.T.W. koppeling dan kunt u op <F4> i.p.v. op <enter>, het
programma berekend dan automatisch het B.T.W. bedrag.

Bij de omschrijving vult u meestal de naam in van de relatie, deze word als standaard tekst
weergegeven, door op <enter> te drukken komt u terecht bij het bedrag.

Het bedrag kunt u op 2 manieren ingeven dit is, bedrag met <enter> of bedrag met <F4>. Op de
laatste manier wordt de B.T.W. uit het bedrag gehaald.

Voorbeeld: bedrag 119<F4> geeft als bedrag 100,-- en het BTW bedrag als 19,--

Voor het invullen van het B.T.W. bedrag wordt altijd een bevestiging gevraagd, u kunt dus zelf nog
het B.T.W. bedrag aanpassen. Dit kan voorkomen met bepaalde kortingen.

Los boeken van het B.T.W. bedrag:
Als u klaar bent met het boeken van de regels en het enige is wat overblijft is het B.T.W. bedrag
dan kunt u op <F4> drukken (ook de B zoals in Fina5 werkt) bij het grootboeknummer. Het bedrag
wordt weergegeven en met <enter> bevestigd.

U gaat door met het invullen van de boekingsregels totdat het restant bedrag op nul staat.

Crediteuren rekeningen:
Als u met de bankbetalingsmodule werkt dan wordt de vraag bankbetalingstekst gevraagd. Vul hier
het faktuurnummer in van de rekening, indien u bij de relatie het klantnummer heeft ingevuld zal
deze ook bij de bankbetaling worden vermeld.

Doorboeken:
Als de rekening correct is ingevuld kunt u doorboeken, u kunt hierop klikken op <enter> op geven,
de gegevens worden verwerkt in de database en zal het boeknummer verhogen. U komt weer
terecht bij de boekdatum.



Snelboekingen:
Heeft u bij uw relaties één vast grootboeknummer waarop u boekt dan kunt u gebruik maken van
snelboekingen. U vult in bij de relatie gegevens op het tabblad crediteur of debiteur het vast
grootboeknummer.

Dit grootboeknummerlijstje stelt u zelf in bij het muteren van het grootboekschema.
(dit is de vraag BTW koppeling).

Opmerking voor Fina5/Fina8 gebruikers:
Vroeger gaf je hier ook het type BTW in, het grootboeknummer heeft nu een vast BTW type koppeling en is daarom komen
te vervallen.

                                                                                11/29                  8-2-2012
Zodra u de relatie gegevens goed heeft ingesteld dan kunt u nu een
snelboeking maken door bij het totaalbedrag niet op <enter> te drukken maar
op <F4>, wel in combinatie met het bedrag, de regels worden nu automatisch ingevuld en de
cursus komt bij het B.T.W. bedrag te staan. De boekingsregels zijn in één keer ingevuld u kunt nu
verder met doorboeken of in het geval van de bankbetalingsmodule wordt de bankbetalingstekst
gevraagd.



Daglijst
Als u wilt zien wat u een bepaalde dag heeft geboekt dan kunt met de keuze printen daglijst een
overzicht printen. U kunt de daglijst oproepen onder het hoofdstuk Verslaggeving. Het scherm ziet
er als volgt uit.




U kunt hier op 2 verschillende data de lijst uit printen, heeft u al eerder op deze data geprint dan
wordt deze niet meer geprint tenzij u het vinkje inclusief al geprinte mutaties aanzet. Per journaal
zal er geprint worden wat er is geboekt.
Indien u met meerdere gebruikers boekt kunt u de gebruikers informatie mee laten printen, de
boekdatum en de gebruikersnaam worden dan geprint.




                                                                     12/29               8-2-2012
WBS, Web Based Services.
Wij als makers van FDS vinden dat back-ups maken een essentieel onderdeel is van het pakket.
Zonder een goed back-up systeem loopt uw bedrijf gevaar. Het gevaar van data verlies door b.v.
virussen, hackers, hardware, etc. is te groot. Om voor dit gevaar beschermd te zijn hebben wij een
nieuwe service ontwikkeld, n.l. WBS.
Web Based Services biedt u de mogelijkheid om een back-up te maken naar een FTP server. Op
deze FTP server heeft uw bedrijf een eigen afgeschermde plaats (webspace) om de back-up op te
slaan.
Deze webspace wordt door ons ook weer ge-backup-ed zodat er dubbele back-ups zijn. Ook een
onderdeel van WBS is de update van het programma en stambestanden via internet. Deze worden
gedownload via FDS en uw programma is dan altijd up to date.
Op het forum van FDS worden ook de wijzigingen bijgehouden van de programmaversies. Ook kan
de gebruiker hier zelf vragen stellen en verder kijken hoe iets moet of gedaan kan worden.
Het forum kunt u bereiken door via internet te gaan naar de site
forum.fds-online.nl. U kunt daar inloggen nadat u zichzelf heeft aangemeld.




                                                                   13/29              8-2-2012
Mappen structuur




                   14/29   8-2-2012
Afdelingen
Per bedrijf kan er gewerkt worden met afdelingen, dit kan gebruikt worden om
b.v. de offertes van verschillende afdelingen apart te behandelen. Deze afdelingen hebben gevolg
bij planning,offertes, orders, facturen en aanmaningen.

In de status balk, helemaal onderaan het hoofdscherm, in het vijfde vakje word de afdeling
vermeld indien van toepassing. Zodra u met de linkermuisknop op het vijfde vakje klikt krijgt u
een scherm waar u van afdeling kunt wisselen.
Ook kunt u daar kiezen voor alle afdelingen zodat u alles kunt overzien wat er op elke afdeling
gebeurt qua offertes, orders en facturen.




                                                                   15/29              8-2-2012
Soorten resource




Met deze soorten gaan we de verschillende resources indelen.
Dit kan zijn: Heistellingen, kranen, vrachtwagens, personeel, etc.
Hier bepalen we eigenlijk wat we gaan inplannen, het menu van de planborden wordt ook zodanig
ingesteld naar deze soorten.

Naam:
Omschrijving van de soort.

Soort planning:
Op wat voor manier gaan we deze soort plannen.
Momenteel in het pakket hebben we de volgende soorten:
1: Kranen, 2: Heistellingen, 3: Vrachtwagen, 4: Personeel,
5: Hoogwerkers, 6: Rups/vastwerk

Afdeling:
Bij welke afdeling hoort deze soort, zo kunnen we planningen gescheiden houden.
De 1e afdeling plant personeel en de 2e afdeling de vrachtwagens.

Kleurcode:
In de planning wordt deze kleur ingesteld.

Icon:
Nog niet gebruikt, de bedoeling zal zijn dat er aan elke soort een apart icon wordt toegewezen.

Opmerking:
Opmerking voor eigen gebruik.




                                                                   16/29               8-2-2012
Omzetgroepen




Hier gaan we de soorten resources beschrijven, voor b.v. kranen wil dit zeggen dat we alle
tonnages hier gaan vermelden. Voor personeel gaan we hier instellen wat voor werk er is , bv.
Timmeren, afmonteren, kabeltrekken, etc.

Omschrijving:
Geef hier de omschrijving in,deze wordt op de factuur vermeld.

Korte omschrijving:
Geef hier een verkorte omschrijving in van de omschrijving, b.v. in geval van kranen 35 als het een
35 tonner is, deze korte omschrijving wordt bij de planning weergegeven.

Minimale huur:
Dit is belangrijk voor de facturatie van de order, als een resource korter wordt gebruikt dan wordt
dit aantal uren gebruikt.

Standaard prijs <8 uur:
Dit is het uur tarief van de resource, dit is het tarief voor minder dan 8 uur.

Prijs >8 uur:
Als de resource meer dan 8 uur wordt gebruikt dan wordt dit uur tarief gebruikt.

Soort resource:
Hiermee kunnen we de resource splitsen in groepen, b.v. kranen, hoogwerkers, etc.

Interne groep:
Om de prijsafspraken per groep uit te kunnen printen geven we hier een intern nummer mee. Dit
nummer is voor de sjabloon die we printen belangrijk. Deze sjablonen beginnen met “prijsafspraak”
gevolgd door het interne nummer. Kijk onder hoofdstuk sjablonen voor uitleg hiervan.




                                                                       17/29           8-2-2012
Resources




Hier geven we alle soorten resources in die we tot onze beschikking hebben.

Omschrijving:
Omschrijving van de resource.

Soort resource:
Onder welk soort valt deze resource.

Type:
Type van de resource.

Werknemer:
Indien er een werknemer aan deze resource is gekoppeld dan kan je deze hier invullen.

Interne koppeling:
Dit is in principe een artikelnummer, deze wordt voor de facturatie gebruikt en in de artikelhistorie
zodat wel hieruit omzetgegevens etc. hiermee kunnen bepalen.

Omzetgroep:
Om de prijs te bepalen van de resource.

Geblokkeerd:
Indien de resource niet gebruikt mag worden dit vinkje op aan zetten.




                                                                     18/29               8-2-2012
Hulpmiddelen




Hulpmiddelen zijn extra middelen die worden gebruikt bij een resource.
Bij een kraan hoort vaak een kubel, deze vullen we dan hier in, u kunt uiteraard al uw eigen
hulpmiddelen hier invoeren.

Omschrijving:
Omschrijving van het hulpmiddel.

Interne koppeling:
Dit is in principe een artikelnummer, deze wordt voor de facturatie gebruikt en in de artikelhistorie
zodat wel hieruit omzetgegevens etc. hiermee kunnen bepalen.

Standaard vragen:
Bij de order wordt deze vraag standaard gevraagd als dit vinkje op aan staat.

Soort planning:
Bij welk soort planning behoort dit hulpmiddel.

Kleurcodes:
Hulpmiddelen, in het planbord, worden in het                                                 planvak
gedeelte in een kleur weergeven. Deze waarden                                                zijn:
0 = rood
1 = blauw
2 = geel
3 = wit
4 = magenta
5 = cyaan
6 = groen
7 = zwart

kleurcode 7 wordt wel gebruikt voor als er meerdere hulpmiddelen ingepland zijn dus gelieve deze
niet gebruiken. Het plaatje hierboven geeft een voorbeeld weer.

                                                                     19/29               8-2-2012
Fina5/Fina8 omzetting, aanmaken nieuw bedrijf


VOOR DE GEBRUIKERS DIE NOG MET FINA5 WERKEN IS ER EEN OMZET PROGRAMMA GEMAAKT
DIE DE GEGEVENS GEREED MAAKT VOOR GEBRUIK MET DE FINA8 VERSIE. DIT PROGRAMMA GAAT
VIA EEN DOSBOX EN KAN OP DE VOLGENDE MANIER WORDEN UITGEVOERD. KLIK OP START EN
KIES DE KEUZE UITVOEREN ZIE ONDERSTAAND PLAATJE, EN TIK IN CMD EN KLIK OP OK.


U KOMT NU IN DE DOSBOX
TERECHT EN GA VIA DE DOS
COMMANDO’S NAAR DE JUISTE                                                    SCHIJF
EN DE MAP WAAR DE FINA5
GEGEVENS STAAN.


AAN TE RADEN IS OM EEN APARTE                                                MAP AAN
TE MAKEN WAAR U DE FINA5
GEGEVENS NAAR TOE KOPIEERT                                                   EN DAAR
DAN DE GEGEVENS OMZET.
V.B:. EEN MAP F:\FINA8.WIJ GAAN                                              IN DE
VOLGENDE VOORBEELDEN WERKEN MET F:\FINA8.
U KUNT NA HET KOPIËREN VAN DE GEGEVENS HET PROGRAMMA OPSTARTEN OM DE GEGEVENS TE
CONVERTEREN NAAR DE FINA8 VERSIE, DIT GAAT MET HET VOLGENDE COMMANDO:


F:\SBA\PROG\WZBASIS {XX}


BIJ {XX} VULT U HET BEDRIJFSNUMMER IN , VERGEET NIET OM MET TWEE CIJFERS TE WERKEN ,
BEDRIJFSNUMMER 1 WORDT 01, ETC. HIERONDER STAAT EEN VOORBEELD MET BEDRIJFSNUMMER
10, ALLE BENODIGDE BESTANDEN ZIJN OMGEZET.




                                                         20/29            8-2-2012
NADAT DE BEDRIJVEN ZIJN OMGEZET KUNT U DE DOSBOX AFSLUITEN.
Nu start u F.D.S. op en logt u in als hoofdgebruiker die de minimale rechten heeft van niveau 8.
Indien u niet voldoende rechten heeft kunt u namelijk geen nieuwe bedrijven aanmaken. In het
systeemmenu kunt u nu onder Bedrijf kiezen voor Beheer en daarna het submenu
Bedrijfsbeheer en wederom Bedrijfsbeheer u krijgt het volgende scherm voor u. (U kunt ook in
de snelinvoer intikken : BED.BHR)
Om de gegevens te importeren naar F.D.S. moet u eerst een bedrijf aanmaken,dit kunt u door op
Nieuw te klikken, indien u het bedrijfsnummer zelf wilt bepalen dan geeft u dit nummer in bij
bedrijfsnummer, wilt u dat F.D.S. het bepaalt klik dan op de knop Zoek een vrij nummer, in dit
geval wordt er een vrij nummer opgezocht. Daarna kunt u de bedrijfsnaam ingeven, deze wordt bij
het importeren van Fina8 gegevens wel overschreven!. Nadat de bedrijfsnaam ingegeven is kunt u
op Doorvoeren klikken en wordt het bedrijf aangemaakt.




Als alle tabellen, mappen structuur zijn aangemaakt wordt het bedrijf geopend.
Er zijn nog helemaal geen gegevens in F.D.S. wilt u het nieuwe bedrijf verder inrichten ga dan naar
hoofdstuk Inrichten administraties

Opmerking voor Activa gebruikers
Maakt u gebruik van Activa in Fina5/Fina8 dan moeten de gegevens worden geëxporteerd naar
ASCII. Dit zit al in de Fina8 versie en kan via het activa programma keuze 5, Ascii-export. Als u dit
niet doet dan kunnen de activa gegevens niet worden ingelezen in F.D.S., (F8Akte), loop ook de
categorie omschrijvingen na inclusief de groepsnummers.

Nu we een nieuw bedrijf hebben aangemaakt dan kunnen we gaan importeren van Fina8 gegevens,
u kiest in het systeemmenu Bedrijf wederom Beheer en daarna het submenu Bedrijfsbeheer en
dan Importeren uit Fina8 of snelinvoer keuze BEH.IMP.




                                                                     21/29               8-2-2012
Het onderstaande figuur geeft weer wat u te zien krijgt:




In dit scherm kunt u op een simpele manier de schijf en de map selecteren waar de Fina8 gegevens
staan. In ons voorbeeld kiezen we schijf F: en de map Fina8.
Let op in welk bedrijf u zit, dit wordt aangegeven bij huidig bedrijf, bij gevonden bedrijven ziet u
welke bedrijven er zijn om ingelezen te worden.
De F.D.S. importmodule selecteert zelf voor u welke bestanden er ingelezen kunnen worden. Met
het kleine knopje achter debiteuren worden alle vinkjes uitgezet, deze kunt u gebruiken om b.v.
één bestand te importeren. Achter projecten staat een extra vinkje en deze word gebruikt voor
Project Facturatie (speciale module).
Indien u het juiste bedrijf heeft geselecteerd om te importeren klikt u op Importeren.
Nu worden alle gegevens ingelezen en in de juiste tabellen ingevoerd.




                                                                    22/29              8-2-2012
Inrichten administratie(s)

Om uw financiële gegevens goed te kunnen verwerken moeten er voor het echte inboeken eerst
een paar stamgegevens ingevuld worden.

Stap 1:
Het belangrijkste is het grootboekschema, een voorbeeld hiervan vindt u in de bijlage
Grootboekschema.
Belangrijk voor het inboeken zijn de systeemgrootboeknummers, indien u gebruik wilt maken van
het standaard grootboekschema zoals vermeld in deze handleiding geef dan de keuze WIZ.GRB in
bij de snelinvoer, alle rekening worden automatisch ingevuld.

Stap 2:
Ten tweede gaat u journalen aanmaken, standaard journalen zijn:

Nummer       Omschrijving                        Tegenrekening                   Grootboek BTW
5            Balans
10           Inkoop                              Systeem Crediteuren (1600) 1700
20           Verkoop                             Systeem Debiteuren (1500) 1710
30           kas                                 Kas (1000)
40           Bank                                Bank (1100)
41-89        Overige bank/gironummer             Volgens grootboekschema
90           Memoriaal


Opmerking: journaal 5,10,20,90 zijn standaard aanwezig in een nieuw bedrijf.


STAP 3:
Ten derde gaat u de BTW tabellen instellen, standaard waarden zijn:

Nummer       Omschrijving                        Bijhouden teller
0            0% B.T.W.                           Nee
L            6% B.T.W.                           Ja
H            19% B.T.W.                          Ja

De soorten spreken voor zich, indien u met het margesysteem/landbouwtarief werkt kunt u deze
zelf toevoegen.

Opmerking: Mocht u hierover vragen hebben neem dan gerust kontakt met ons op.




                                                                                23/29            8-2-2012
24/29   8-2-2012
Bijlage: Grootboekschema
Hieronder hebben wij een redelijk standaard grootboekschema opgezet.
Nummer       Type     Rapportage       BTW koppeling Omschrijving
                      code
0100         B                                         Inventaris
0600         B                                         Vervoermiddelen
1000         B                                         Kas
1100         B                                         Bank
1500         SD                                        Debiteuren
1600         SC                                        Crediteuren
1700/2400 SI                                           Inkoop B.T.W.
1710/2410 SV                                           Verkoop B.T.W.
1720/2420 B                                            Afgedragen B.T.W.
1800         B                                         Kapitaal
1810         B                                         Privé opnames
1850         B                                         Privé stortingen
2000         B                                         Kruisposten
2010         B                                         Nog uit te zoeken
3xxx         R                         3, inkoop       Inkooprekeningen
4000         R                                         Lonen
4010         R                                         LB/PVV
4400         R                                         Reclame kosten
4401         R                                         Reis- en verblijfkosten
4402         R                                         Administratiekosten
4403         R                                         Telefoonkosten
4404         R                                         Assurantie
4405         R                                         Energie en water
4406         R                                         Representatiekosten
4407         R                                         Internetkosten
4408         R                                         Bedrijfskleding
4409         R                                         Kantoorartikelen
4410         R                                         Porti en vracht
4411         R                                         Abonnementen en contributies
4417         R                                         Verteer
4450         R                                         Diverse algemene kosten
4500         R                                         Brandstof
4501         R                                         Reparatie onderhoud
4502         R                                         Assurantie auto
4503         R                                         Wegenbelasting
4505         R                                         Diverse autokosten
4700         R                                         Rente/kosten bank
4710         R                                         Rente/kosten belasting
4720         R                                         Rente lening bank
49xx         R                                         Afschrijvingen
7xxx         R                         3, inkoop       Inkooprekeningen
8xxx         R                         2, Verkoop      Verkooprekeningen
8600         R                                         Verschillen rekening
Opmerking: Indien er geen btwkoppeling is word er in het programma automatisch de waarde 1 ingezet, deze waarde 1
staat voor Geen koppeling




                                                                                25/29                  8-2-2012
Bijlage: Technische achtergrond informatie:

Gebruikte DLL, OCX bestanden:

Ccrpdtp6.ocx           -        datepicker control
Ccrpucw6.dll           -        datepicker control
Vbsendmail.dll         -        mail verzenden
Smartsubclass.dll      -        subclassing control




                                                      26/29   8-2-2012
Bijlage: Berichten versturen
In netwerk situaties is het soms erg handig om elkaar wat te kunnen melden, omdat niet iedereen
een intercom installatie heeft of msn gebruikt zit erin FDS een kleine messageboard. Dit kan
gebruikt worden om simpele booschappen naar elkaar te sturen.
Een voorbeeld hiervan is dat er van afstand wordt gewerkt in F.D.S. en de gebruiker meld even
dat hij/zij in het systeem zit.

Het berichtenscherm kunt u oproepen door MSG <enter> in te geven in de snelinvoer.


U geeft de gebruikersnaam in gevolgd                                                    door
enter en daarna kunt u uw bericht                                                       ingeven,
zodra u klaar bent klik dan op verstuur.                                                Zodra
de gebruiker is aangemeld of later zich                                                 aan
meldt krijgt de gebuiker de meldingen                                                   op zijn
scherm.




                                                                 27/29               8-2-2012
Bijlage: Indeling BBG.
De indeling van de Basis Bedrijfs gegevens tabel is als volgt:


Code                Omschrijving
1                   Bedrijfsnaam
2                   Adres
3                   Postcode
4                   Plaats
5                   Telefoonnummer
6                   Fax.nummer
7                   Mobiel
8                   KvK
9                   BTW nummer
10                  Website
11                  Emailadres
12-19               (leeg)
20                  Banknummer
21                  Gironummer
22                  G-rekening
23                  Inkoop uitsplitsing
24                  Verkoop uitsplitsing
25                  Balans datum
26                  Opmerkingen
27                  Betaaldagen factuur
28-39               (leeg)
40-79               Module instellingen
80                  WBS – URL
81                  WBS – Gebruiker
82                  WBS – Toegangscode
83-200              (leeg)
201                 Soort etiket
202                 Max. kolom
203                 Max. rij
204                 Tussen tab
205-249             (leeg)
250                 G-rek percentage
251                 Factuurlay-out
..




                                                                 28/29   8-2-2012
Bijlage: Snelinvoer

In het menu systeem zitten vaste snelinvoer codes, hieronder staat een lijst van deze codes.

Code                 Omschrijving
CALC                 Start de rekenmachine op
SAVE                 Slaat het snelmenu op zoals deze op het scherm staat
MSG                  Berichten sturen naar andere fds gebruikers
FORUM                Naar het forum
EINDE                Einde programma, (q,end,quit)
SYSMENU              Geeft het snelmenu weer op gebruikersniveau
REGISTER             Registratie e-mail
SYS.UPD              Update
SYS.BUP              Backup
MAIL.INST            Instellen email gegevens, per gebruiker
SNEL.MENUxx          Snelkeuze menu grafische weergave , xx = 0,1,2,3 of 4
BALK.KLEURxx         Grafische weergave van , xx = 0 tot 64, kleurintensiteit
BALK.STIJLxx         Stijl van de balken, xx=0 volle balk, xx=1 omlijnd
BALK.OMDExx          Balk worden weergegeven om de xx balken
MAIL                 E-mail versturen via programma
SQL                  SQL console
PLAN.TIMERxx         Ververs snelheid van het planbord
XLS                  Open excel met de laatst geprinte gegevens

U kunt zelf ook codes toewijzen aan bepaalde menu keuzes , dit kan in het snelmenu,
systeembeheer en dan de menukeuze Snelinvoer.




                                                                    29/29             8-2-2012

								
To top