TUGAS KKP DIKLAT PIM TKT III ANALISIS SWOT KINERJA KECAMATAN LEMBEH UTARA by SemMh

VIEWS: 2,809 PAGES: 37

More Info
									        KERTAS KERJA PERORANGAN

      DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III




  Analisis SWOT Rencana Kerja

Peningkatan Koordinasi pada Kantor

    Kecamatan Lembeh Utara




                     1
                                  BAB I

                             PENDAHULUAN



A.     Latar Belakang

       Penyelenggaraan tugas – tugas pemerintahan, pembangunan dan

kemasyarakatan sebagaimana diamanatkan oleh Undang – Undang Nomor 32

tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah telah memberikan kewenangan

kepada daerah untuk mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan

menurut asas otonomi dan tugas pembantuan yang dalam pelaksanaan fungsi

– fungsi pemerintahan daerah dilakukan oleh pemerintah daerah Kota Bitung

dan Dewan Perwakilan Daerah Kota Bitung.

       Kepala Daerah adalah Kepala Pemerintah Daerah yang dalam

melaksanakan tugasnya dibantu oleh perangkat daerah antara lain kecamatan

yang dipimpin oleh Camat dimana dalam pelaksanaan tugasnya memperoleh

pelimpahan sebagian wewenang Walikota untuk menangani sebagian urusan

otonomi daerah.

       Berkaitan dengan hal tersebut diatas, pemerintah kecamatan khususnya

kecamatan Lembeh Utara mutlak memerlukan dukungan aparat kecamatan

yang    memadai     baik   kuantitas       maupun   kualitas   yang   mampu

mengkoordinasikan tugas – tugas pemerintahan secara optimal.

       Untuk menghasilkan pelaksanaan tugas yang berkualitas, perlu dijamin

dengan koordinasi yang mantap. Fungsi koordinasi menjadi penting ketika
                                       2
semua kegitan pembangunan dan kemasyarakatan akan di implementasikan

secara menyeluruh kepada masyarakat. Disinilah arti penting koordinasi yang

diangkat penulis sebagai Camat Lembeh Utara dalam penulisan kertas kerja

perseorangan ini, dengan mengambil judul “ Rencana Kerja Peningkatan

Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara”.

        Kendala – kendala utama yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas yang

diangkat dalam penulisan KKP ini kemudian di analisis secara menyeluruh

untuk mendapatkan prioritas strategi agar koordinasi dapat berjalan efektif dan

efisien dalam kewilayahan Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara.



B.      Isu Aktual Prioritas

        Dalam pelaksanaan tugas sehari – hari, kita dapat diperhadapkan oleh

berbagai isu aktual disertai sikap atau tindakan kita terhadap isu tersebut. Ada

beberapa isu aktual yang mempengaruhi optimalisasi kinerja Pemerintah

Kecamatan Lembeh Utara yaitu :

     a. Rendahnya kualitas pelayanan air bersih

     b. Belum optimalnya penyiapan bahan informasi

     c. Masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi

     d. Rendahnya kualitas pelayanan listrik

     e. Rendahnya kualitas pelayanan jasa transportasi

        Untuk menentukan skala prioritas isu aktual, ditentukan melalu matriks

penilaian isu aktual prioritas yang mencakup empat kriteria penilaian yaitu :



                                        3
Aktual (A), Kekhahalayakan (K), Problematika (P) dan Layak ( L ) terhadap

masing –masing isu aktual. Skala penilaian setiap kriteria menggunakan skala

nilai likert (1 – 5) sebagai berikut :

           1. Nilai 5 :       sangat         aktual     /   sangat      memenuhi   kriteria

               Kekhahalayakan / sangat                memiliki nilai problematik / sangat

               layak.

           2. Nilai 4 :       aktual     /     memenuhi      kriteria    Kekhahalayakan   /

               memiliki nilai problematik / layak.

           3. Nilai 3 :       Cukup          aktual     /   cukup       memenuhi   kriteria

               Kekhahalayakan / cukup memiliki nilai problematik / cukup layak.

           4. Nilai 2 :       Kurang         aktual     /   kurang      memenuhi   kriteria

               Kekhahalayakan / kurang memiliki nilai problematik / kurang

               layak.

           5. Nilai 1 :       Tidak          aktual     /   tidak       memenuhi   kriteria

               Kekhahalayakan / tidak memiliki nilai problematik / tidak layak

               Hasil skoring prioritas isu aktual yang diangkat tersebut diatas

               dapat dilihat sebagaimana tertera dalam tabel berikut ini




                                                4
                                      Tabel 1.1
                                 Matriks Isu aktual
N          Isu Aktual            Aktu   Kekha     Proble   Layak   Tot   Rank
o                                 al    layak     matik             al
                                          an
1    Rendahnya      kualitas      5        5          5      2     17     III
     pelayanan air bersih
2    Belum       optimalnya       4        4          5      5     18     II
     penyiapan informasi

3    Masih      rendahnya         5        4          5      5     19     I
     penyelenggaraan
     koordinasi

4    Rendahnya        kualitas    4        5          5      2     16     IV
     pelayanan listrik



5    Rendahnya       kualitas     4        5          4      2     15     V
     pelayanan          jasa
     transportasi




Berdasarkan hasil analisa setiap faktor sesuai dengan kriteria penilaian

terhadap setiap isu aktual yang ada, maka yang mempunyai nilai tertinggi atau

isu aktual prioritas adalah masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi.



C.     Perumusan Masalah

       Dengan kajian yang logis dan berdasarkan fakta di lapangan dapat di

jelaskan rangkaian faktor – faktor penyebab dari isu tersebut . Masih rendahnya

penyelenggaraan koordinasi merupakan akibat dari berbagai faktor penyebab

yang dapat diketahui dengan menggunakan kriteria USG sebagai berikut :
                                   5
                                     Tabel 1. 2

                          Matriks Faktor Penyebab

N        Faktor penyebab                U         S   G   Total   Rank
o
1   Rendahnya kualitas aparatur         5         5   5    15      I


2   Rendahnya          partisipasi      4         4   3    11      III
    masyarakat

3   Egoisme sektoral                    4         4   2    10      IV


4   Terbatasnya dana                    5         4   3    12      II



5   Terbatasnya sarana                  4         4   2    10      V




      Dengan demikian permasalahan yang dihadapi harus dirumuskan

secara jelas sebagai berikut : “ Rendahnya Kualitas Aparatur dalam

Penyelenggaraan Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara“.




                                         6
                                 BAB II

                    GAMBARAN KEADAAN SEKARANG



A.   VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN

           .

     1. VISI

           Penetapan visi sebagai bagian dari perencanaaan stratejik

        merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi.

        Visi tidak hanya penting pada waktu mulai berkarya, tetapi juga pada

        kehidupan organisasi. Visi yang tepat bagi masa depan suatu instansi

        pemerintah akan mampu menjadi akselator kegiatan instansi

        tersebut.

           Adapun tujuan penetapan visi adalah :

        a. mencerminkan apa yang ingin dicapai

        b. memberikan arah dan focus strategi yang jelas

        c. menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan stratejik

        d. memiliki orientasi terhadap masa depan

        e. menumbuhkan      komitmen    seluruh    jajaran   dalam   lindungan

           organisasi

        f. menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi

           Visi Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara adalah :

        “ Melayani untuk masyarakat dengan menjaga budaya dan

        kearifan lokal “
                                    7
2. MISI

     Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, setiap organisasi

  harus memiliki misi yang jelas. Misi merupakan pernyataan yang

  menetapkan tujuan instansi pemerintah dan sasaran yang ingin

  dicapai .

     Adapun misi dari Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara yaitu :

  1. Mengedepankan pelayanan publik yang handal dan bemutu

  2. Memelihara budaya lokal sebagai kekayaan daerah

  3. Mampu bersinergi dalam pembinaan kemasyarakatan

  4. Menciptakan penyelenggaraan tugas –tugas pemerintahan umum

     yang efisien dan efektif

  5. Mendorong terwujudnya masyarakat yang hidup sehat ramah

     lingkungan



3. Tujuan dan Sasaran

     Tujuan adalah sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan

  dalam jangka waktu 1 (satu) tahun sampai dengan 5 (lima) tahunan.

  Sedangkan sasaran merupakan penjabaran dari tujuan yang akan

  dicapai atau dihasilkan. Oleh instansi pemerintah dalam jangka waktu

  tahunan, semesteran, triwulanan atau bulanan.

     Menyikapi tugas pemerintah yang ada pada hakekatnya sebagai

  pelayanan   masyarakat        maka   setidaknya   perlakuan   terhadap

  masyarakat sebagai objek perlu di prioritaskan. Berangkat dari
                                 8
          permasalahan ini maka kelurahan dan kecamatan perlu menyatukan

          persepsi layanan masyarakat, dan yang menjadi tujuan adalah

          bagaimana meningkatkan pelayanan kepada masyarakat serta

          perumusan sasaran adalah Meningkatnya Koordinasi pada Kantor

          Kecamatan Lembeh Utara.



B.   TUGAS      POKOK     DAN   FUNGSI,   KEBIJAKAN     OPERASIONAL,

     PROGRAM DAN KEGIATAN

     1.      Tugas Pokok dan Fungsi

                Berpedoman pada Undang – Undang Nomor 32 tahun 2004

     tentang Pemerintahan Daerah, Peraturan Daerah Kota Bitung Nomor 8

     tahun 2000 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi kecamatan

     dan Kelurahan se – Kota Bitung serta Keputuan Walikota Bitung Nomor

     30 tahun 2001 tentang Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan se – Kota

     Bitung yang merupakan landasan penyelenggaraan pemerintah dan

     kebijakan pembangunan di wilayah kecamatan dan kelurahan, mak

     Camat mempunyai tugas Menjalankan            Pelimpahan sebagian

     wewenang otonomi daerah yang dilimpahkan oleh Walikota.

                Selain tugas sebagaimana dimaksud tersebut Camat juga

     menyelenggarakan tugas umum pemerintahan meliputi :

          a. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

          b. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan

             ketertiban umum.
                                    9
     c. Mengkoordinasikan    penerapan   dan    penegakan     peraturan

        perundang – undangan.

     d. Mengkoordinasikan    pemeliharaan   prasarana   dan    fasilitas

        pelayanan umum.

     e. Mengkkordinasikan penyelengaaraan kegiatan pemerintahan di

        tingkat kecamatan.

     f. Membina penyelenggaraan pemerintahan kelurahan.

     g. Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup

        tugasnya dan atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan

        kelurahan.

     Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud diatas,

     Camat mempunyai fungsi sebagai berikut :

     a. Memimpin pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah diwilayah

        kecamatan.

     b. Membantu Sekretaris Daerah dalam menyiapkan informasi

        mengenai wilayah kecamatan yang dibutuhkan dalam perumusan

        kebijakan bagi Kepala Daerah.

     c. Mengkoordinasikan pelayanan lintas kecamatan.


2.      Kebijakan Operasional

        Adapun kebijakan opersional pembangunan pada dasarnya

adalah penetapan pokok – pokok pikiran sebagai suatu upaya untuk

melanjutkan dan mempertajam penyelesaian masalah – masalah


                                10
mendesak,       sekaligus     sebagai    percepatan   upaya       pemberdayaan

masyarakat dalam melaksanakan program pemerintah kecamatan

sehingga masyarakat di wilayah kecamatan Lembeh Utara akan lebih

maju, sejahtera dan mandiri.


3.      Program dan kegiatan

        Adapun untuk menjabarkan tujuan sasaran, dan kebijakan

operasional yang telah dibuat maka program dan kegiatan yang ingin

ditingkatkan adalah :

a. Program

      Pembinaan dan peningkatan sumber daya manusia yang handal,

        inofatif dan kreatif melalui pelatihan seperti diklat.

      Pembinaan        dan     sosialisasi   pelayanan     dan        tersedianya

        administrasi yang baik pada pemerintah kecamatan Lembeh

        Utara    melalui    kegiatan     kemasyarakatan     seperti     sosialisasi

        program       pemerintah    kepada     masyarakat        dan    sosialisasi

        peningkatan kesadaran masyarakat untuk memiliki KTP, KK, dan

        lain – lain


b. Kegiatan

      Program pelayanan administrasi perkantoran

      Program peningkatan sarana prasarana dan aparatur

      Program peningkatan disiplin aparatur

      Program Apel bersama seluruh Perangkat Pemerintahan
                                    11
         Program konsolidasi aparatur Pemerintah dengan Masyarakat




C.   PENGUKURAN DAN PENCAPAIAN KINERJA


           Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan untuk berperan sebagai

     mekanisme untuk memberikan penghargaan ataupun hukuman tetapi

     penguluran   kinerja   berperan      sebagai      alat   komunikasi       dan   alat

     manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi.

           Tujuan pengukuran kinerja antara lain :

      menilai pencapaian – secara kuantitatif – setiap indikator kinerja

        sebagai   bahan     kontribusi        bagi   proses   penilaian    /    evaluasi

        keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan

        program, kebijakan, sasaran dan tujuan.

      Memberikan pemahaan bahwa pengukuran kinerja tidak hanya

        difokuskan kepada indikator input saja tetapi yang lebih penting

        adalah indikator output, outcomes, manfaat dan dampak.

      Memberikan dasar pengukuran dan evaluasi kinerja yang lebih

        sistematis, terukur dan dapat diterapkan.

             Pengukuran kinerja saat ini adalah dengan menggunakan

     satuan ukuran presentase (%) indikator kinerja dalam mewujudkan

     sasaran prioritas sebagaimana dalam tabel berikut ini:




                                         12
                                Tabel 2.1

                        Pengukuran Tingkat Kinerja

     Tujuan         Sasaran          Indikator Kinerja   Satuan     Tkt

                    Prioritas                            ukuran   kinerja

                                                                  saat ini

Meningkatkan    Meningkatnya        1.Keterpaduan          %         75

koordinasi      kualitas aparatur        Program Kerja

Pemerintah pada dalam               2. Akurasi dan         %        75

Kecamatan       penyelenggaraan          Kelengkapan

Lembeh Utara    koordinasi pada data                       %        80

                Kantor              3. Kecepatan Ideal

                Kecamatan                Proses

                Lembeh Utara        pelaksanaan            %        75

                                         Kegiatan

                                    4.Evaluasi

                                    pelaksanaan

                                         Kegiatan




                                    13
                                  BAB III

                 GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN



A.     TUJUAN DAN SASARAN

       1. Tujuan

          Bertitik tolak dari tugas pokok dan fungsi serta permasalahan yang

dihadapi maka untuk lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam

pelaksanaan tugas, maka perlu mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan dan

hendak dicapai yaitu : “ Meningkatkan Koordinasi Pada Kantor Kecamatan

Lembeh Utara “



       2. Sasaran

          Untuk mencapai tujuan dimaksud harus dipilih kegiatan yang tepat

untuk di upayakan agar tujuan yang ditetapkan dapat terealisasi sesuai dengan

harapan. Oleh karena itu maka dalam kurun waktu 1 (satu) tahun sasaran

prioritas yang ditetapkan adalah : “ Meningkatnya kualitas aparatur dalam

penyelenggaraan koordinasi pemerintah Kecamatan Lembeh Utara “.



B.      TINGKAT KINERJA YANG DIINGINKAN

            Dalam kurun waktu 1 (satu) tahun mendatang tingkat kinerja yang

diinginkan adalah tercapainya sasaran yaitu Meningkatnya koordinasi pada

Kantor Kecamatan Lembeh Utara Yang telah ditetapkan berdasarkan indikator

– indikator sebagai berikut :
                                     14
1. Keterpaduan program kerja

2. Akurasi dan kelengkapan data

3. Kecepatan ideal proses pelaksanaan kegiatan

4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan

               Gambaran kinerja sekarang dan yang akan datang dapat dilihat

pada tabel 3 dibawah ini:

                                                   Tabel 3.1

                          Kinerja saat ini dan Yang akan datang
  Tujuan            Sasaran           Indikator         Satuan Tingkat     Kinerja           yang
                                        Kinerja         ukuran kinerja     akan datang
                                                                sekarang
                                                                           3     6     9      12
                                                                           bln   bln   bln    bln


Meningkatkan     Meningkatnya        1.Keterpaduan         %       75      80    85    90     100
koordinasi       kualitas aparatur    Program
pada    Kantor   dalam                kerja.
Kecamatan        penyelenggaraan
Lembeh Utara     koordinasi   pada   2.Akurasi dan         %       75      80    85    90     100
                                       Kelengkapan
Kota Bitung      Kantor
                                       data
                 kecamatan
                                     3. Kecepatan          %       80      85    90    95     100
                 Lembeh Utara
                                       ideal proses
                                       pelaksanaan
                                       kegiatan

                                     4. Evaluasi           %       75      80    85    90     100
                                       Pelaksanaa
                                       kegiatan




                                               15
Dari tabel tersebut diatas dapat dilihat pencapaian kinerja yang diinginkan

sebagai berikut :

1.   Diperlukan koordinasi yang mantap antar instansi terkait. Apabila

     mekanisme jelas akan diperoleh program kerja yang terpadu. Berarti akan

     menghindar tumpang tindih program kerja dan kegiatan yang dilaksanakan

     berbagai instansi.

2.   Akurasi dan kelengkapan data merupakan hal penting dalam suatu

     program kerja, sebab bila tidak adanya data yang lengkap dan akurat akan

     berdampak serius bagi rancangan program kerja terutam pemerintahan

     kecamatan yang memadukan berbagai sektor terkait. Hal – hal seperti

     kesalahan analisis dan penanganan masalah, pengambilan keputusan

     yang keliru merupakan hal – hal yang dapat terjadi bila data tidak akurat

     dan lengkap.

3.   Sering kali program kerja pemerintahan harus segera dilaksanakan untuk

     mengatasi      permasalahan   yang    mendesak.   Apabila   proses   untuk

     menyiapkan sebuah program kerja sangat lama maka akan berdampak

     berkembangnya masalah yang sedang dihadapi.

4.   Setiap program kerja yang telah dilaksanakan perlu dilakukan evaluasi

     agar dapat diketahui apakah masih sesuai dengan perkembangan situasi

     dan kondisi atau malah sudah menghambat kegiatan Pemerintahan

     Kecamatan. Evaluasi juga dapat di pakai sebagai informasi baru dalam

     program kerja selanjutnya.



                                      16
C.    KERANGKA PENGUKURAN DAN EVALUASI KINERJA

               Sebagaimana pembahasan terdahulu bahwa tingkat kinerja yang

diinginkan adalah terciptanya sasaran yaitu meningkatnya kualitas aparatur

dalam penyelenggaraan koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara

Kota Bitung.

               Jika dilakukan pengukuran kinerja dan pencapaian tingkat kinerja

terhadap indikator – indikator keberhasilan berdasarkan sistim akuntabilitas

kinerja instansi pemerintah di kaitkan dengan sasaran maka diharapkan

diperoleh hasil untuk satu tahun mendatang yaitu :

     1. Keterpaduan program kerja bisa mencapai 100 %

     2. Akurasi dan kelengkapan data dapat dipenuhi.

     3. Kecepatan ideal proses pelaksanaan kegiatan bisa tepat waktu.

     4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan semakin baik.

               Melalui pengukuran dan evaluasi kinerja akan diperoleh informasi

kemajuan kinerja yang dicapai, penyimpangan dan kesulitan yang dihadapi

serta rencana tindak lanjut yang akan dilakukan. Rapat evaluasi dapat dijadikan

sebagai forum pengkajian peningkatan kinerja organisasi serta dapat juga

dianggap sebagai penyampaian pertanggungjawaban atau akuntabilitas

pegawai kepada atasannya.

               Evaluasi dilakukan secara berkala sesuai kebutuhan atau menurut

jadwal yang ditetapkan berdasarkan tahapan peningkatan kinerja yang telah

ditentukan. Evaluasi pelaksanaan koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh

Utara dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
                                        17
                             Tabel 3.2

                        Pengukuran Kinerja

   Kegiatan          Aspek yang dinilai       Target   Realisasi

                                                   %        %

Pelaksanaan   Keterpaduan program kerja      100       75

koordinasi    Akurasi dan kelengkapan data   100       75

              Ketepatan waktu                100       80

              Evaluasi / monitoring          100       75




                                 18
                                      BAB IV

                 ANALISIS MASALAH DAN RENCANA KERJA



A.   Identifikasi Dan Analisis Masalah

       Analisis adalah suatu proses merinci suatu objek dengan alat tertentu

kedalam beberapa komponen yang saling berhubungan dengan menilai

urgensi, dukungan dan keterkaitannya terhadap terjadinya sesuatu. Untuk

mengkaji dan menganalisis lingkungan strategis berkaitan dengan kesenjangan

yang muncul, maka penulis menggunakan teknik analisis SWOT (Strenght,

Weakness, Opportunity, Threat). Dengan mempergunakan pendekatan analisis

ini maka teridentifikasi faktor pendorong dan penghambat organisasi baik yang

bersifat internal maupun eksternal.

       Dengan analisis lingkungan internal dan eksternal diharapkan dapat

memberikan informasi gambaran kemampuan organisasi dan posisi kekuatan

organisasi serta factor kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam mencapai

visi dan misi. Berdasarkan konsep pemikiran seperti diatas, sudah sangat tepat

menerapkan analisis SWOT terhadap keadaan lingkunganinternal dan

eksternal organisasi sebagai suatu analisis yang komprehensip sebagaimana

tabel berikut ini :




                                        19
                                   Tabel 4.1

              Identifikasi Faktor-Faktor Pendorong dan Penghambat

                                 FAKTOR INTERNAL

NO     STRENGHTS                      NO              WEAKNESSES

S1     Adanya dukungan Pimpinan      W1 Rendahnya        pengetahuan          &
                                        pemahaman aparatur
S2     Adanya program kerja          W2 Terbatasnya jaringan kerja

S3     Adanya Uraian tugas yang W3 Sarana & Prasarana yang belum
       jelas                       memadai
                         FAKTOR EKSTERNAL

NO     OPPORTUNITY                    NO                   THREATS

O1     Adanya pelatihan Aparatur      T1    Banyaknya unit kerja yang akan
                                            dikoordinasikan
O2     Tingginya partisipasi          T2    Terbatasnya Teknologi Informasi
       masyarakat
O3     Adanya peraturan               T3    Ego sektoral
       perundang-undangan yang
       mendukung




B.    Faktor Kunci Keberhasilan

      1. Memilih dan Menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan

           Setelah faktor Kekuatan, Kelemahan, peluang dan ancaman

     diidentifikasi melalui analisa SWOT, selanjutya dilakukan penilaian untuk

     mengetahui dan menentukan faktor pendorong dan faktor penghambat serta

     faktor yang menjadi kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam

     mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Faktor strategis adalah faktor yang

     mempunyai nilai yang lebih besar dibandingkan dengan faktor lainnya yang

                                       20
terkait dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Penilaian yang dilakukan

dengan menentukan Nilai Urgensi (NU) mencari Bobot faktor (BF), Nilai

Dukungan (ND) keterkaitan antar faktor.

1. Penentuan Nilai Urgensi (NU) dilakukan dengan memakai model rating

   scale (model skala nilai) 1 – 5.. Untuk memudahkan penilaian, terlebih

   dahulu dirancang suatu format penilaian yaitu :

   Sangat Baik = 5

   Baik         =4

   Cukup        =3

   Kurang       =2

   Buruk        =1

2. Penentuan Bobot Faktor (BF), yaitu menggunakan prosentase 1 – 100%.

   Nilai BF ditentukan dengan membandingkan Nilai satuan Urgensi dibagi

   jumlah Nilai Urgensi masing – masing faktor (internal dan eksternal)

   dikalikan dengan 100%. Dan hasil tersebut dapat diketahui tingkat

   urgensinya dan total urgensi masing – masing faktor.

3. Penentuan Nilai Dukungan (ND) dan nilai Bobot Dukungan (NBD).

   Dalam hal ini faktor pendorong dan penghambat yang berpotensi

   sebagai unggulan dalam mencapai keberhasilan diberi nilai dengan

   skala 1 – 5. Sedangkan Nilai Bobot Dukungan (NBD) diperoleh dengan

   mengalikan Bobot Faktor (BF) dengan Nilai Dukungan (ND) atau NBD =

   ND x BF



                                   21
4. Menentukan Nilai Keterkaitan (NK) dan Nilai Rata – rata Keterkaitan

   (NRK). Nilai keterkaitan antara suatu faktor dengan faktor lainnya dinilai

   dengan skala 0 – 5. Nilai Rata – rata Keterkaitan semua faktor dibagi

   unsur yang dinilai.

5. Penentuan Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) dan Total Nilai Bobot (TNB).

   Nilai Bobot keterkaitan diperoleh dengan mengalikan Nilai BF setiap

   faktor dengan NRK sedangkan TNB diperoleh dengan menjumlahkan

   NBD dengan NBK.

6. Penentuan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK). Setelah mengetahui hasil

   TNB masing – masing faktor baik internal maupun eksternal pada

   kategori Strenghts, Weaknessen, Opprtunities dan Threaths. Jumlah

   yang paling besar masing – masing kategori diberi nilai bobot 1, nilai

   dibawahnya diberi nilai bobot 2 dan nilai dibawahnya lagi diberi nilai

   bobot 3. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut ini..



                                   Tabel 4.2
                         Matriks Urgensi Faktor Internal




                                     22
Dari tabel diatas dapat kita lihat bahwa faktor internal yang paling urgen dan
dominan sebagai kuncu keberhasilan adalah adanya dukungan pimpinan dan
adanya uraian tugas yang jelas dengan bobot faktor 27 %.


                                   Tabel 4.3
                        Matriks Urgensi Faktor Eksternal




Dari tabel diatas dapat kita ketahui bahwa dari faktor eksternal yang paling
dominan sebagai kunci keberhasilan adalah adanya pelatihan aparatur,
tingginya partisipasi masyarakat serta adanya peraturan yang mendukung
dimana masing – masing memperoleh bobot faktor urgensi sebesar 27 %.




                                     23
            TABEL 4.4
Evaluasi Matriks Eksternal Dan Internal




                 24
Penentuan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) atau Kekuatan Kunci atau Faktor

Strategis adalah dengan cara :

      a.     Memilih faktor yang mempunyai TNB terbesar diantara faktor

             yang berpengaruh terhadap sasaran yang akan dicapai.

      b.     Kalau TNB sama, dipilih NBD yang terbesar.

      c.     Kalau NBD sama, dipilih NBK yang terbesar.

      d.     Kalau NBK sama dipilih BF yang terbesar

      e.     Kalau    BF    sama,     dipilih    berdasarkan   pengalaman     dan

             pertimbangan yang rasional.

      Berdasarkan kriteria diatas, dan hasil evaluasi dari tabel 4.4 maka Faktor

Kunci Keberhasilan yang dipilih adalah seperti pada tabel 4.5 berikut ini :


                                    Tabel 4.5
                         Faktor Kunci Keberhasilan ( FKK )

                              FAKTOR INTERNAL

               STRENGTH                                 WEAKNESS

1   Adanya dukungan pimpinan                 1    Rendahnya Pengetahuan dan
                                                      pemahaman aparatur
2   Adanya Pembagian Tugas Yang 2                Terbatasnya jaringan kerja
    jelas
                       FAKTOR EKSTERNAL

              OPPORTUNITY                                  THREATS

1   Adanya pelatihan aparatur           1        Terbatasnya teknologi informasi
2   Adanya       peraturan         yang 2        Banyaknya unit kerja yang
    mendukung                                    dikoordinasikan




                                        25
    2. Peta Posisi Kekuatan Organisasi

      Dengan membandingkan Total Nilai Bobot (TNB) Strengths = 6,33;

Weakness = 1,53; Opportunities = 5,60; Theaths = 1,20 maka kekuatan

organisasi berada pada kuadran I, dimana peta kekuatan organisasi dengan

kuadran I ini menggambarkan situasi / kondisi organisasi yang sangat

menguntungkan dalam pencapaian sasaran karena memiliki peluang dan

kekuatan sebagaimana tergambar pada Peta Kekuatan Organisasi, pada

gambar dibawah ini :

                                 GAMBAR    1

                       PETA POSISI KEKUATAN ORGANISASI




                                    26
    3. Perumusan Tujuan

      Berdasarkan penentuan formula strategi matriks SWOT dengan cara

mengintegrasi faktor – faktor kunci keberhasilan yang terdapat pada tabel

sehingga tercipta kesatuan arah dan bersinergi dalam persiapan tujuan. Matriks

SWOT dapat digunakan sebagai sarana dalam memproses beberapa strategi

utama pada ke empat kuadran yang saling terkait dan fokus kearah tujuan yang

telah dirumuskan sesuai peta kekuatan organisasi. Dari 8 alternatif terdapat 2

strategi ekspansi dirumuskan pada kuadran 1 (satu). Pada kuadran 1 ini dapat

diinteraksikan kekuatan kunci sebagai suatu strategi. SO kearah ekspansi

dalam mencapai tujuan organisasi pada kuadran 1 ini dianggap memiliki

keunggulan untuk dikembangkan dalam pencapaian tujuan. Tahap selanjutnya

adalah merumuskan tujuan sebagaimana pada tabel 4.6 :

                                  Tabel 4.6

                             Perumusan Tujuan
                             ( Pada Kuadran 1 )


                    FAKTOR KEKUATAN KUNCI

       NO       KEKUATAN              PELUANG           ALTERNATIF TUJUAN

                   KUNCI                KUNCI

        1    Adanya dukungan       Adanya pelatihan       Meningkatkan
                Pimpinan              aparatur           kualitas aparatur

        2    Adanya Pembagian       Adanya aturan         Meningkatkan
              Tugas Yang Jelas     yang mendukung      pemahaman aparatur



C. Strategi dan Rencana Kegiatan



                                     27
         Berdasarkan tabel faktor kunci keberhasilan maka didapatkan

formulasi strategi dalam menyiapkan kegiatan sebagaimana tabel di bawah ini :

                                      Tabel 4.7
                            Formulasi Strategi SWOT




                                     28
Keterangan :

Strategi S          : Memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang

Strategi ST         : Menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman



Strategi WO         : Memperbaiki kelemahan yang masih potensial

                     mendukung kekuatan meraih peluang atau sasaran yang

                     akan dicapai

Strategi WT         : Meminimalkan kelemahan atau memperbaiki kekurangan

                     agar ancaman tidak menjadi penghambat meraih

                     peluang.



        Berdasarkan formulasi strategi SWOT diatas maka dapat ditetapkan dan

dipersiapkan rencana kerja sebagai berikut :

                                      Tabel 4.8

                           Strategi yang Aplikatif

   No                Strategi (Program)                     Kegiatan

    1    Strategi SO :                                Mengadakan
         Manfaatkan dukungan pimpinan dengan           kerjasama dengan
         mengikuti pelatihan aparatur                  instansi terkait
    2    Strategi WO :                                Mengikutsertakan
         Tingkatkan pengetahuan dan pemahaman          aparatur         dalam
         aparatur dengan mengikuti pelatihan           kegiatan diklat
         aparatur                                     melakukan training
                                                       atau workshop

    3    Strategi ST :                                membangun
          Manfaatkan dukungan pimpinan untuk           jaringan informasi
         mengantisipasi keterbatasan teknologi
         informasi



                                      29
 4    Strategi WT :                                             mengadakan bimtek
      Tingkatkan pengetahuan dan pemahaman                      Membangun
      aparatur untuk mengimbangi keterbatasan                    jaringan
      teknologi                                                   Informasi



     1. Rencana Kegiatan Terkoordinasi

        Berdasarkan formulasi rumusan strategi dan program kegiatan yang

     telah disepakati, maka disusunlah rencana kegiatan terkoordinasi untuk

     masing – masing strategi sebagaimana tabel berikut :

                                          Tabel 4.9

                           Strategi dan Kegiatan Terkoordinasi

Sasaran dan                                                                   Biaya
                   Strategi                      Penanggung
 Indikator                        Kegiatan                          Waktu     ( Rp )
                  (Program)                         jawab

Meningkatnya      Strategi SO    1.Bentuk Tim    Walikota            Jan      25 Jt
 kompetensi                       koordinasi
                  Optimalkan
  aparatur                       2.Buat          Camat
                  dukungan
                                  program                            feb
                   pimpinan
                                 3.Lakukan       Kabag Tapem                  10 jt
  Indikator                       Monev
                 Strategi WO     Mengikut        Camat            Sepanjang
1 Kompetensi                     sertakan
  dalam meng     Tingkatkan      aparat dalam                     Tahun       30 jt
  identifikasi   kemampuan       Diklat-Diklat
  masalah        aparatur
2.Kompetensi
  Merumuskan       Strategi ST   1. Bentuk         Asisten I        Maret     10 jt
  program                           jaringan
3 Kompetensi        Antisipasi   informasi                           April
koordinasi dgn    keterbatasan   2. In house
bagian/bidang       teknologi        taining     Kabag Tapem         Mei
Yang ada.
                  Strategi WT    1. Lakukan          Sekot           Juni     25 jt
                                    bimtek
                   Tingkatkan    2. Bangun       Kabag Tapem         Juli
                     kualitas       Jaringan
                    aparatur        informasi                      Agustus




                                         30
     2. Penetapan Tolok Ukur

     Selanjutnya untuk lebih dapat diukur maka perlu ada penetapan tolok

     ukur dari semua kegiatan yang dilakukan seperti pada tabel 13 berikut:

                                  Tabel 4.10

                                 Tolok Ukur

No               Kegiatan                  waktu              Tolok ukur

1    Membentuk tim koordinasi       Jan            Terbentuknya                 tim
                                                   koordinasi
2    Menyusun rencana kerja         Jan, febr.     Terbitnya          Dokumen
                                                   rencana kerja
3    Melakukan monitoring dan Maret,           Juni Dokumen Monev
     evaluasi                       sept. des
4    Mengikuti Diklat-Diklat        Sepanjang      Pasca Diklat
                                    tahun
5    In house training              Juli           Terlaksananya      in    house
                                                   training
6    Bimbingan teknis               Agustus        Tersedianya aparatur yang
                                    sept           kompeten
7    Membangun              jaringan Nov, Des      Terbangunnya            jaringan
     informasi                                     kerja yang baik




                                      31
          3. Perkiraan Kesulitan dan rencana Antisipasi

                                         Tabel 4.11

                   Perkiraan kesulitan dan rencana antisipasi

     No         Kesulitan-kesulitan yang          Strategi/Upaya mengatasi
                 diperkirakan akan terjadi
     1      Tingkat     kesibukan     berbagai Mengirim jadwal pelaksanaan
            instansi pemerintah yang saling sedini mungkin kepada instansi
            berbeda-beda,     sehingga     sulit terkait,   agar   mereka    dapat
            mempertemukan        dalam    satu menyusun        rencana    persiapan
            tempat dan waktu yang sama            pengiriman peserta.
     2      Terbatasnya anggaran pemerintah       Mengupayakan adanya lembaga
                                                  donor, disamping upaya untuk
                                                  memperjuangkan            kepada
                                                  pemerintah



          Terkait dengan adanya rencana antisipasi yang simultan dengan

          kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai suatu siklus input – proses –

          output dan feed back sebagai kelanjutan dari selurh kegiatan.




D.       Monitoring dan Evaluasi

         a. Monitoring

                 Pemantauan pelaksanan kegiatan bertujuan untuk memastikan

         bahwa pelaksanaan rencana kegiatan dan sumber daya digunakan secara

         efektif dan efisien. Untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksana

         kegiatan evaluasi dilakukan terhadap :



                                          32
                           -      Aspek Input

                           -       Aspek Output

                           -       Aspek Outcome

                           -       Masalah diselesaikan dengan benar dan

                                   baik.

    Umpan balik diberikan dengan tehnik komparasi atau membandingkan

    realisasi dengan cara yang telah ditetapkan. Sehingga dapat diketahui

    kemajuan pelaksanaan kegiatan dan kinerja yang dicapai.

    Adapun jadwal monitoring dan evaluasi seperti pada tabel berikut :

                                    Tabel 4.12

                           Monitoring dan Evaluasi

                                                   WAKTU
NO       KEGIATAN
                          Triwulan          Triwulan           Triwulan          Triwulan
                              I                 II                III               IV
1     Pemantuan         Minggu      I     Minggu        I   Minggu        I   Minggu       I
                        bulan januari     bulan     april   bulan      juli   bulan oktober
                        sampai            sampai            sampai            sampai
                        dengan akhir      dengan akhir      dengan akhir      dengan akhir
                        bulan maret       bulan juni        bulan             bulan
                                                            september         desember
2     Evaluasi          Minggu            Minggu            Minggu            Minggu
                        terakhir bulan    terakhir bulan    terakhir bulan    terakhir bulan
                        maret             juni              september         desember
                        dilaksanakan      dilaksanakan      dilaksanakan      dilaksanakan
                        evaluasi          evaluasi          evaluasi          evaluasi
                        pelaksanaan       pelaksanaan       pelaksanaan       pelaksanaan
                        tugas             tugas             tugas             tugas
3     Laporan           Setiap            Setiap            Setiap            Setiap
                        Triwulan          Triwulan dan      Triwulan          Triwulan dan
                        dibuat            mengakhiri        dibuat            mengakhiri
                        laporan           semester      I   laporan           semester II
                        sesuai hasil      dibuat            sesuai hasil      dibuat
                        evaluasi          laporan           evaluasi          laporan
                                          sesuai hasil                        sesuai hasil
                                          evaluasi                            evaluasi




                                     33
b. Evaluasi

          Evaluasi   kinerja   merupakan     kegiatan   lebih   lanjut   dari

 pembahasan yang telah diungkapkan sebelumnya yaitu pengukuan

 kinerja. Evaluasi merupakan suatu proses umpan balik yang berguna

 untuk meningkatkan produktivitas dimasa mendatang.

          Evaluasi    dilakukan     dengan     tehnik   komparasi        atau

 membandingkan realisasi dengan cara yang telah ditetapkan. Sehingga

 dapat diketahui kemajuan pelaksanaan kegiatan dan kinerja yang

 dicapai. Evaluasi memerankan berbagai fungsi yaitu :

 -   memberi informasi yang valid

 -   memberi sumbangan pada klarifikasi dan kritik

 -   memberi sumbangan pada aplikasi kebijakan

 -   melihat seberapa besar kesenjangan antara pencapaian kinerja

     kegiatan dan program dengan harapan atau rencana yang sudah

     ditetapkan.




                                  34
                                   BAB V

                                  PENUTUP



     Berdasarkan uraian pada bab – bab dalam KKP ini penulis menarik

kesimpulan sebagai berikut :

1.   Meningkatnya    koordinasi    pemerintah      yang   sasarannya   adalah

     meningkatkan kualitas aparatur pemerintah Kecamatan Lembeh Utara,

     dapat mendorong efektifitas pelaksanaan tugas dalam membantu Walikota

     Bitung melaksanakan sebagian kewenangan otonomi daerah.

2.   Dengan melaksanakan analisis manajemen SWOT terhadap lingkungan

     internal dan eksternal yang berpengaruh pada organisasi pemerintah

     Kecamatan Lembeh Utara, ditemukanlah faktor – faktor yang merupakan

     kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi.

3.   Untuk meningkatkan asa koordinasi pada Pemerintah Kecamatan Lembeh

     Utara, diperlukan peningkatan profesionalisme aparatur kecamatan

     melalui bimbingan tehnis yang komprehensif.




                                     35
                         DAFTAR PUSTAKA



1. Undang – Undang Nomor 32 tahun 2004 ;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000 tentang Pendidikan dan

   Pelatihan pegawai Negeri Sipil ;

3. Peraturan Daerah Kota Bitung Nomor 8 tahun 2000 tentang

   Pembentukan dan Susunan Organisasi Kecamatan dan Kelurahan se –

   Kota Bitung ;

4. Modul Teknis Penulisan Kertas Kerja Perseorangan (KKP) ;

5. Modul Teknis Analisis Manajemen ( LAN – RI)




                                      36
37

								
To top