Kontierung der Rechnung by ZtAYe89

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									Kontierung der Rechnung
Wurde die Rechnung geprüft und sind alle erforderlichen Angaben enthalten, kann
sie im nächsten kontiert werden. Kontierung heißt, dass alle Rechnungen und
Auszahlungen immer mit der Kostenstelle/Projektnummer (Auftrag) und dem
zugehörigen Sachkonto zu versehen sind.
Jede Rechnung ist mit einem Kontierungsstempel zu versehen. Die Felder des
Kontierungsstempels sind nachfolgende erläutert:




Schritt : Kostenstelle/Projektnummer

Im ersten Schritt ist zu erfassen, ob die Rechnung auf eine Kostenstelle oder ein
(Drittmittel-)Projekt gebucht werden soll. Ziel ist die Zuordnung der Kosten zum
Verursacher/ Besteller. Hierfür ist in diesem Feld die Kostenstelle oder die
Projektnummer angegeben. Nicht zutreffendes ist dabei zu streichen. Soll eine
Rechnung zum Beispiel auf zwei Kostenstellen oder Projektnummern abgerechnet
werden, bedarf es eines zweiten Kontierungsstempels.

Die Kostenstellen orientieren sich an der Organisationsstruktur der Goethe-
Universität. Die Kostenstelle soll die Zuordnung der Kosten zu den verursachenden
Organisationseinheiten ermöglichen. Alle Aufwendungen, die aus Landesmitteln
finanziert werden, sind auf Kostenstellen zu buchen.
Drittmittelprojekte werden mit eigenen Projektnummern erfasst, d. h. bei der
Kontierung werden nicht Kostenstellen, sondern Drittmittelprojekte oder
Dienstleistungsaufträge verwendet. Werden also Anschaffungen getätigt, die aus
Drittmitteln bezahlt werden sollen, so sind hierfür die jeweiligen Projektnummern
anzugeben.

Die Drittmittelprojektnummern basieren auf einem „sprechenden“ Code. Was die
einzelnen Stellen der achtstelligen Nummer bedeuten, finden Sie im Anhang unter
Zur Vergabe von Drittmittelprojektnummern.

Eine Erläuterung und die Bedeutung der Kostenstellenrechnung finden sie im
Glossar.

Grundsätzlich gilt, wenn eine klare Zuordnung zu einem Drittmittelprojekt nicht
getroffen werden kann, ist auf Kostenstelle zu kontieren.


Schritt : Sachkonto

Im zweiten Schritt ist nun das Sachkonto anzugeben. Sind auf der Rechnung
mehrere Positionen, die unterschiedliche Sachkonten erfordern, sind diese in den
nachfolgenden Zeilen anzugeben bzw. es muss ein weiterer Stempel angebracht
werden.

Das Sachkonto ist dem Kontenrahmen der Universität entnommen werden. Der
jeweils aktuelle Kontenrahmen findet sich hier:
http://www.uni-frankfurt.de/org/ltg/admin/rewe/dokumente/kontenplan.xls

Für die Verwaltung sind hauptsächlich die unten Kontenklassen 0,5,6 und 7 relevant,
die restlichen werden lediglich für weiter Verrechnungen der Buchführung benötigt
und finden hier keine Beachtung.

Nun sollen kurz die wesentlichen Kontenklassen vorgestellt werden. Eine etwas
ausführlichere Beschreibung der einzelnen Sachkonten finden sie im Kontenrahmen
selbst, oder im Anhang unter Beschreibung der Kontenklassen.



Schritt : Rechnungsposition

In diesem Feld ist anzugeben, welche Rechnungspositionen dem jeweiligen
Sachkonto in der gleichen Zeile des Kontierungsstempels zugeordnet werden sollen.


Schritt : Rechnungsbetrag

Hier ist der Endbetrag mit Angabe der Währung einzutragen (inkl. Mehrwertsteuer,
ohne Skontoabzug). Bei einer Position Bruttobetrag, bei mehreren Positionen
Nettobetrag. Versand-, Fracht-, oder Portokosten werden nicht getrennt, sondern hier
mitangegeben. Eventuelle Rabatte werden auf der Rechnung mitangegeben und
dann abgezogen.
Schritt : Inventarnummer / DFG-Schlüssel

Falls es sich um ein Gut/Gerät des Anlagevermögens handelt, muss hier, falls
vorhanden, der DFG-Schlüssel angegeben werden. Wird das Gerät in eine bereits
vorhandene Anlage eingebaut, so ist die vorhandene Inventarnummer zu nennen.


Schritt : Sachliche/Rechnerische Richtigkeit

In diesem Feld ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung von
einem Unterschriftsberechtigten zu bestätigen.

Durch die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit werden folgende Prüfschritte
dokumentiert:

    Die Leistung wurde bereits erbracht.
    Die Leistung wurde entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder
     Bestellung ausgeführt.
    Die der Leistung zugrundeliegenden Zahlenangaben (Zeitraum, Menge,
     Gewicht, Maßzahl, Einheitssatz, Entfernung) sind richtig.
    Der Rechnungsleger hat die ihm sonst obliegenden Verpflichtungen erfüllt.

Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind für Ihren Verantwortungsbereich
alle Beamten, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören (ab A9), oder
Angestellte, die in einer entsprechenden Vergütungsgruppe (ab BAT Vb) des BAT
eingestuft sind, befugt (LHO § 70 13.1)
Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterschrift des Vermerkes
„Sachlich richtig“ mit der Angabe der Amtsbezeichnung oder der Vergütungsgruppe
zu bescheinigen (LHO § 70 14.1)

Bedienstete dürfen Feststellungsbescheinigungen (Sachlich richtig) in
Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben (LHO §70 11.2)


Durch die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit werden folgende Prüfschritte
dokumentiert:

    Die Rechnung liegt im Original vor und ist glaubwürdig und vollständig.
    Der Beleg weist den Empfangsberechtigten aus.
    Der Beleg ist rechnerisch richtig, und die Berechnung entspricht den
     zugrundeliegenden Zahlenangaben und maßgebenden Vorschriften,
     Verträgen etc.
    Bei einer Schlussrechnung wurden die bereits geleisteten Vorauszahlungen
     abgezogen. Darüber gelegte Teilrechnungen sind als solche zu bezeichnen.

								
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