CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ ĐÀO TẠO NAM VIỆT
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
(Tài liệu tham khảo)
HÀ NỘI, 2011
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Lời đầu tiên, Nam Việt xin gửi tới quý khách hàng lời chào trân trọng nhất và kính
chúc quý khách hàng an khang thịnh vượng.
Cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp Việt Nam, chúng tôi nhận thấy có rất
nhiều nhà quản lý đã và đang quan tâm đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu
quả và nhiều vấn đề cụ thể liên quan đến lĩnh vực quản trị của doanh nghiệp. Hiện nay,
trên thế giới đang có rất nhiều mô hình quản lý khác nhau, một số mô hình quản lý đã
được tiêu chuẩn hóa để có thể triển khai áp dụng cho các công ty khác nhau, một số
khác là những mô hình quản lý thành công của các tập đoàn, công ty lớn trên thế giới.
Các mô hình này được đưa ra nhằm các mục tiêu khác nhau nhưng có thể được triển
khai một cách có hệ thống từ ban lãnh đạo tới các cán bộ nhân viên ở các cấp hay từng
bộ phận/từng mảng chức năng quản trị trong doanh nghiệp. Tùy điều kiện cụ thể, mỗi
doanh nghiệp có thể lựa chọn và triển khai áp dụng các mô hình quản lý này một cách
có hiệu quả.
Với mong muốn đáp ứng nhu cầu đó, Công ty CP Tư vấn và Đào tạo Nam Việt
với đội ngũ chuyên gia trong nước và nước ngoài giàu kinh nghiệm về quản lý và được
đào tạo bài bản trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp đã nghiên cứu và cung cấp một số
dịch vụ sau đây:
o Tư vấn và đào tạo về các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế (ISO
9001, ISO 14001, ISO 13485, ISO 15189, ISO 22000/HACCP, ISO/TS 16949,
ISO/IEC 17025…);
o Tư vấn và đào tạo các chức năng quản trị doanh nghiệp (Chiến lược,
Marketing/Bán hàng, Nhân sự, Tài chính, Sản xuất);
o Tư vấn và đào tạo các công cụ cải tiến năng suất chất lượng (Kaizen/5S, TQM,
TPM, SPC, QC tools, GMP, Lean…);
o Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng quản lý cho doanh nghiệp.
Đối với Nam Việt:
o Phương pháp tư vấn mang tính thực tiễn cao phù hợp với điều kiện của khách
hàng;
o Luôn thấu hiểu và không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng các yêu cầu của
khách hàng.
o Chi phí hợp lý và luôn phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Với sự quy tụ các chuyên gia tư vấn, giảng viên có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng làm
việc với nhiều doanh nghiệp trong nước và quốc tế, Nam Việt đảm bảo sẽ đem lại cho
khách hàng các dịch vụ chất lượng và hiệu quả cao nhất, được các tổ chức chứng nhận
trong và ngoài nước cấp chứng chỉ phù hợp với các tiêu chuẩn mà tổ chức áp dụng.
Trong tài liệu này, chúng tôi mong muốn giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ và các
khía cạnh cần phải đặc biệt quan tâm trong hoạt động kiểm soát nội bộ một doanh
nghiệp. Rất mong nhận được sự góp ý và hợp tác của các đồng nghiệp và anh chị em
trong nghề.
Mọi thông tin xin gửi về:
Công ty CP Tư vấn và Đào tạo Nam Việt – P.2304B Tòa nhà Long Giang – 173
Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội. Email: lmcuong@namvietjsc.com
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
NỘI DUNG CỦA TÀI LIỆU BAO GỒM:
1. Giới thiệu về hoạt động kiểm soát nội bộ: Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ,
những yếu tố ảnh hướng đến việc thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ, vai trò của
kiểm toán nội bộ.
2. Kiểm soát bán hàng và giao hàng: Kiểm soát thời gian giao hàng, Kiểm soát về điều
khoản và điều kiện trong đơn hàng, kiểm soát mức tín dụng cho khách hàng, Kiểm soát
số lượng và chủng loại bàn giao cho khách hàng, Kiểm soát việc xuất hóa đơn, Kiểm
soát lượng tiền mặt bán hàng.
3. Kiểm soát mua hàng: Kiểm soát thẩm quyền đề nghị mua hàng, Kiểm soát nội dung
mua hàng, Kiểm soát khoản hoa hồng, Kiểm soát chủng loại hàng hóa mua, Kiểm soát
hóa đơn của nhà cung cấp, Kiểm soát hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp.
4. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định: Kiểm soát lượng hàng tồn kho, Kiểm soát
thông tin tài sản cố định.
5. Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng: Kiểm soát lưu lượng tiền mặt, Kiểm soát
các giao dịch ngân hàng, Kiểm soát người thực hiện giao dịch trên tài khoản ngân hàng.
6. Kiểm soát hệ thống thông tin: Kiểm soát việc tiếp cận tài liệu của công ty, Kiểm soát
cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty, Kiểm soát hệ thống máy tính của công ty.
7. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty: Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội
bộ, Các bước xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để một hệ thống kiểm
soát nội bộ vận hành hiệu quả.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
1. Giới thiệu về Kiểm soát Nội bộ
1.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian
lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ
các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ
giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân
viên của công ty gây ra;
Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công
ty;
Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty;
và
Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy
đủ.
Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ
cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc
giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của
bản thân.
Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ
thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông.
Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ
thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có
nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có
rủi ro thấp hơn.
1.2 Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ
Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số nguyên tắc
chung:
Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân
công trách nhiệm rõ ràng;
Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng
văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;
Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;
Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
1.3 Vai trò của kiểm toán nội bộ
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm
soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên cua phòng kế
toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.
Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:
Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm
soát nội bộ của công ty;
Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính
chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và
Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng
kế hoạch giảm thiểu những điều này.
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị.
Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ
của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có
trên 11 cổ đông phải có Ban Kiểm soát. Mặc dù vai trò và quyền hạn của Ban Kiểm soát
theo Luật Doanh nghiệp không rõ ràng ở một mức nào đó, nhưng có khả năng Ban
Kiểm soát đóng vai trò của kiểm toán nội bộ như miêu tả trên.
2. Kiểm soát Bán hàng và Giao hàng
2.1 Cam kết hợp lý về lịch giao hàng
2.1.1 Rủi ro
Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà
máy không thể đáp ứng.
2.1.2 Giải pháp
Công ty nên áp dụng một cách thức là nhân viên bán hàng cần nhận được từ trước sự
phê duyệt của phòng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một
cách thức khác là phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòng kinh doanh bản báo
cáo về công suất sản xuất còn lại.
2.2 Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện
2.2.1 Rủi ro
Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không
chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.
2.2.2 Giải pháp
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước và phải
được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn này nên phản
ánh cụ thể:
Quy trình bán hàng liên quan;
Từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các
đơn hàng khác nhau;
đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng; và
đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc, đối với những khách
hàng mới thì cần có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ
phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.
2.3 Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý
2.3.1 Rủi ro
Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy
mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
2.3.2 Giải pháp
Người hoặc phòng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt
khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng.
Hơn nữa, công ty nên xác định rõ ràng những chính sách bán chịu phản ánh rủi ro tín
dụng liên quan đến thông tin về khách hàng. Trong điều kiện lý tưởng, công ty nên có
một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp
dụng hạn mức bán chịu chặt trẽ hơn đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và
những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ
lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Vì các công ty Việt Nam có thể có khó
khăn trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng nước ngoài, chúng tôi gợi
ý các công ty nên luôn luôn dùng L/C đối với khách hàng nước ngoài và ngân hàng phát
hành L/C phải lớn và có uy tín.
2.4 Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng
2.4.1 Rủi ro
Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chính xác làm
cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hoá đã giao hoặc dẫn đến những chi
phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận
chuyển phụ thêm.
2.4.2 Giải pháp
Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần
được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu
giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể
tiến hành giao hàng.
Nếu có thể áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói
trước khi vận chuyển1. Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu
giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó.
Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về
khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
2.5 Lập hoá đơn chính xác
2.5.1 Rủi ro
Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai
hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế
không giao hàng.
2.5.2 Giải pháp
Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào:
1. Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận;
2. Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng; và
3. Hợp đồng giao hàng, nếu có. Công ty nên ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách
kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp
kiểm tra tham chiếu.
Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi
chính xác giá bán trên hoá đơn.
Một người độc lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên tiến hành kiểm tra giá
bán và việc cộng trừ trên hoá đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là đối với những
hoá đơn vượt quá một giá trị nhất định.
2.6 Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt
2.6.1 Rủi ro
Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước
khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
2.6.2 Giải pháp
Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và
kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không
hạch toán. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân
viên thu ngân ăn cắp tiền.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm
giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt.
Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hoá đơn ở các điểm bán hàng
trong một số trường hợp cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và
bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từđược khoá trong máy. Tệp
tin hoặc băng từ không được để cho thủ quỹ tiếp cận.
Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ
ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn.
Cuối cùng, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức
năng hạch toán thu tiền trên tài khoản.
Hệ thống đo lường hoặc cân nặng nên đáng tin cậy và nếu hệ thống này có lỗi thì cần
cố gắng khắc phục để hệ thống đáng tin cậy ở mức 100%. Tuy nghe có vẻ hiển nhiên
nhưng chúng tôi nhận thấy một vấn đề phổ biến đối với các công ty Việt Nam là giao sai
số lượng hàng cho khách hàng, đôi khi dẫn đến tăng chi phí đáng kể.
3. Kiểm soát Mua hàng
3.1 Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng
3.1.1 Rủi ro
Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được.
3.1.2 Giải pháp
Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng
ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện
tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác.
Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài
khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.
3.2 Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp
3.2.1 Rủi ro
Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này
sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến
khoản mua hàng hư cấu đó.
3.2.2 Giải pháp
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi
việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các
phòng khác.
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng
tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số
trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên
quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt
hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị
mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.
3.3 Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp
3.3.1 Rủi ro
Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù
hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không
được phép từ nhà cung cấp.
3.3.2 Giải pháp
Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối
mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó.
Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có
quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty
nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng
không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.
Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý
kiến phản hồi vềhoạt động của phòng thu mua.
3.4 Nhận đúng hàng
3.4.1 Rủi ro
Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng,
chất lượng hay quy cách.
3.4.2 Giải pháp
Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thểđược,
và chức năng đặt hàng.
Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã
nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng
được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá
nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một
nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá
phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thểđánh giá chính xác được. Biên bản nhận
hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp.
Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho
phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm
bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành.
3.5 Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành
3.5.1 Rủi ro
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành
hoá đơn đúp.
3.5.2 Giải pháp
Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh
số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra vềtính liên tục của các số hoá đơn có thể
giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán.
Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham
chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết
tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối
chiếu chứng từ.
Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao
hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá
đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch
mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.
3.6 Thanh toán mua hàng chính xác
3.6.1 Rủi ro
Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh
toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất
thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai
lần liền.
3.6.2 Giải pháp
Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế
toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán
phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có
thẩm quyền ký duyệt thanh toán.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì
liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như
thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào
như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán.
Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước.
Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc,
uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.
4. Kiểm soát Hàng tồn kho và Tài sản Cố định
4.1 Bảo vệ hàng tồn kho
4.1.1 Rủi ro
Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Một khả năng
khác là công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt
về những sản phẩm đó.
4.1.2 Giải pháp
Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức
năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ).
Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới có
khoá mở chỗ đó.
Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có
phiếu nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được
dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập
nhật sổ kho và để kế toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ
cái và sổ phụ.
Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này
phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với
phiếu xuất hàng.
Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhãn và theo dõi ở quy
mô lô hàng nhỏ nhất có thể được và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được –
để có thể dễ dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hoá nào thất lạc. Hệ thống theo dõi thường
bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn hoặc mã vạch trên hàng
hoá.
Khi di chuyển sản phẩm dở dang giữa các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất, phiếu lưu
chuyển sản phẩm cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm hoặc
công đoạn sản xuất đó.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Ít nhất là hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với sổ kho
và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
4.2 Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ
4.2.1 Rủi ro
Các giao dịch mua và thanh lý tài sản cố định có thể bị hạch toán sai. Điều này dẫn đến
sai các số dư tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ số hoạt
động liên quan đến tài sản hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định.
4.2.2 Giải pháp
Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định như là sổ phụ ghi chi tiết từng
hạng mục tài sản cố định. Các thông tin cơ bản của một bản đăng ký tài sản cốđịnh là
nguyên giá từng tài sản và giá trịtăng thêm hay thay đổi, và khấu hao luỹ kế của tài sản
đó. Các thông tin khác bao gồm mã số, vị trí đặt để, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp
hoặc nhà sản xuất. Số dư trên bản đăng ký tài sản cốđịnh phải được đối chiếu định kỳ
với giá trị ròng của các tài khoản tài sản cố định trên sổ cái.
Ít nhất là hàng năm, công ty nên tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định, và đối chiếu số
lượng kiểm kê thực tế với bản đăng ký tài sản cố định. Việc kiểm kê và đối chiếu cũng
phải tìm ra bất kỳ tài sản nào không sử dụng, hư hỏng hay đã khấu hao đủ mà vẫn còn
tiếp tục tính khấu hao.
Những bản sao của bản đăng ký tài sản cốđịnh nên được gửi cho phòng hành chính và
bộ phận mà tài sản cốđịnh đặt ởđó vì điều này giúp các bộ phận trong việc bảo vệ các
tài sản này hàng ngày. Ngoài ra, nên có một hệ thống để cập nhật bản đăng ký tài sản
cốđịnh được kịp thời thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán.
5. Kiểm soát Tiền mặt và Tài khoản Ngân hàng
5.1 Kiểm soát tiền mặt
5.1.1 Rủi ro
Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp.
5.1.2 Giải pháp
Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền mặt.
Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền
mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất
định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ
trong hộp có khoá.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân viên này
không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trên sổ cái
cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
5.2 Đối chiếu ngân hàng
5.2.1 Rủi ro
Công ty có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc
rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi.
5.2.2 Giải pháp
Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư
trên sổ sách kếtoán của công ty. Việc đối chiếu này nên được một người có thẩm quyền
kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền.
Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Bất kỳ
chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng
xử lý hoặc các séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào
không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài
chính đểcó biện pháp xử lý.
5.3 Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không
được phép
5.3.1 Rủi ro
Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể chỉ thị việc
chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên
có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng
do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹđến chứng từ mà người đó ký.
5.3.2 Giải pháp
Công ty nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá
một khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính
và một chữ ký của Tổng Giám đốc.
Mọi chuyển khoản chỉđược phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên. Các
chứng từ này bao gồm
i) phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt;
ii) đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và
iii) biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp.
6. Kiểm soát Hệ thống Thông tin
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
6.1 Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty
6.1.1 Rủi ro
Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân
viên,…) có thể bịsửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có
thẩm quyền phá huỷ.
6.1.2 Giải pháp
Từng người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy
nhất và bất kỳ phầm mềm nào cũng cần được thiết kế để vận hành với đúng tài khoản
người sử dụng đó.
Các phần mềm cụ thể cũng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ
thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần
hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản vềđiều này
và chính sách này nên được Cán bộ Quản lý IT hoặc một người khác có thẩm quyền
lưu giữ và thực hiện.
Sổ ghi người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi có thể. Những
người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi sổ ghi
(nghĩa là họ không được có quyền của cán bộ quản lý IT). Định kỳ công ty nên tiến hành
kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định những người sử dụng không được phép.
6.2 Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty
6.2.1 Rủi ro
Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty và phần mềm độc quyền của công ty có thể bị hư
hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp.
6.2.2 Giải pháp
Các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng
ngày nhưng nhất định không được ít hơn mức hàng tuần.
Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất
giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng.
Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi
tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong
những tệp tin dự phòng bị hỏng.
Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữở máy chủ trung tâm, hoặc hệ thống lưu giữ
mạng, và không nên lưu giữở các máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các
đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa cứng đó.
Máy chủ và hệ thống lưu giữ mạng nên sử dụng RAID hoặc các hệ thống khác để ngay
cả khi một đĩa cứng bị hỏng, dữ liệu cũng không bị mất.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, và các đĩa dự phòng
nên được đểởnơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận.
6.3 Bảo vệ hệ thống máy tính
6.3.1 Rủi ro
Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép
hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại.
6.3.2 Giải pháp
Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn như Norton Anti-Virus, trên tất cả
các máy tính và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần
mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc
mở ra.
Công ty nên có quy định không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản
quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không được sự phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ
quản lý IT hoặc cấp quản lý phù hợp. Trong khi đó, người sử dụng bình thường mà
dùng máy chạy trên môi trường Windows chỉ nên có quyền của “người sử dụng” để họ
không thể cài đặt các phần mềm vào máy tính của họ. Theo cách này, chỉ cán bộ quản
lý IT mới có thể cài đặt phần mềm vào các máy tính.
Nếu công ty có hệ thống mạng máy tính mà kết nối với Internet thì công phải bắt buộc
phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với internet. Nếu các máy tính đơn lẻ kết
nối trực tiếp với internet, thì từng máy tính nên có bức tường lửa cho phần mềm, chẳng
hạn như Norton Firewall, cài đặt trong từng máy và cần được thiết kế chính xác.
7. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
7.1 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội
bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần có đủ
năm thành phần:
a) Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ
thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành
viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay
không. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và
đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy
nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy
trình SXKD... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động
hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
b) Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ
tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên
ngoài tác động.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề
nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của
trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự
thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự
kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...
Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay
đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi
thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị
phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt
động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro
hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác
định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
c) Các hoạt động kiểm soát: là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban
lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra
được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện
sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn
mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành…
d) Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời,
đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
e) Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực
hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi
trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm
tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh
giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực
ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không.
7.2 Các bước xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
a) Xác định các rủi ro trong quá trình hoạt động: Các phòng ban phải xác định được các
quá trình hoạt động của mình và trong từng quá trình cần xác định các rủi ro có thể xảy
ra với từng hoạt động. Đánh giá mức độ của từng rủi ro đó: Có thể mô tả bằng lời hoặc
bằng các con số cụ thể đổi với từng rủi ro. Chúng ta có thể tham khảo tiêu chuẩn ISO
31000:2009 – Quản lý rủi ro.
b) Xác định các biện pháp phòng ngừa: Với từng rủi ro đã được xác định trong các quá
trình thì biện pháp phòng ngừa là gì nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế các rủi ro xảy ra.
c) Quy trình hóa các quá trình hoạt động: Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống các quy
trình, quy định, quy chế, hướng dẫn cụ thể và chi tiết trong đó quy định các rủi ro có thể
xảy ra và các biện pháp phòng ngừa, đồng thời quy định các biện pháp xử lý cho các
sai phạm xảy ra khi thực hiện quy định đó.
d) Thường xuyên đánh giá và giám sát sự hoạt động của hệ thống: Hệ thống kiểm soát
phải được đánh giá và giám sát thường xuyên nhằm xác định sự tuân thủ và hiệu quả
của hệ thống đề ra và có các biện pháp để ngăn chặn, xử lý các sai phạm. Đồng thời,
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950
Nam Viet JSC Tài liệu tham khảo
xác định các lỗ hỗng vẫn đang còn trong hệ thống để từ đó tiếp tục đưa ra các biện
pháp để phòng ngừa.
7.3 Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả
Hội đồng quản trị phải thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù
hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số
nguyên tắc như:
- Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp
cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
- Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền
đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức.
- Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải
được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ
thống kiểm soát nội bộ.
- Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp
kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội
bộ.
Ths. Lê Minh Cương Handphone: 0912323950