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REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
PREAMBULE
Le présent règlement d’ordre intérieur régit le fonctionnement de l'Association et de ses différents organes. Il
vient en complément des statuts de l'Association et constitue un code de conduite pour ses membres.
En référence à l’objet de l'Association, les associés sont animés par la volonté constante et tangible de
promouvoir la Foi, la Solidarité et la Charité auprès des catholiques en général et des catholiques africains en
particulier dans un esprit de fraternité et d’accueil.
L‘Assemblée Générale définit et oriente la politique de la Fraternité Karibu; elle prend des décisions au nom de
la Fraternité Karibu en tenant toujours compte des avis et considérations des différents organes. Le Conseil
d’Administration gère quotidiennement le fonctionnement de la Fraternité Karibu.
La FCA-Karibu est une association catholique; de ce fait, tout acte posé au sein de celle-ci doit cadrer avec la
doctrine catholique. Tout membre est tenu de respecter l’éthique catholique qui est d’application au sein de
l’association.
De par son objet (article 3 des statuts), la FCA-Karibu se veut multiculturelle et s’inspire essentiellement des
directives de la Commission Episcopale Pro Migrantibus contenues dans le document intitulé «Les
Communautés Catholiques d’origine étrangère en Belgique. Application de Erga Migrantibus Caritas Christi (17
Mars 2007», spécialement les sections 2.1 et 2.2, pp. 5-8).
SECTION I : MEMBRES
La qualité de membre de l'Association fait l'objet du titre 3, art.5 à 16 des statuts de l'Association. En outre, le
règlement prévoit que:
1.1. Est membre effectif, toute personne qui :
- accepte l'objet de l'Association,
- est agréée en cette qualité par le CA,
- s'est acquittée de sa cotisation annuelle (12 €) et
- participe activement et régulièrement dans les services de l'Association ;
Le membre effectif s'engage à participer de façon active et assidue au sein de l’un ou l’autre service lié
à la vie courante de l'Association, à savoir :
- Contribuer au bon déroulement des activités de l’office telles que les lectures, offrandes, etc.
- Faire partie de la chorale ;
- Participer à la préparation et la réalisation des activités telles que les messes, recollections, fêtes,
dîners et soirées, etc. ;
- Participer aux permanences organisées à la Cafétéria de FCA-Karibu;
- Rester en contact avec les autres membres et se montrer solidaire en cas de besoin
- Se tenir informé de l'évolution des activités de l'Association ;
- Contribuer à faire connaître FCA-Karibu, ses objectifs et ses activités
- Suggérer toutes propositions susceptibles de promouvoir l'Association ;
1.2. Est membre adhérent, toute personne qui :
- accepte l'objet de l'Association,
- est agréée en cette qualité par le CA et
- s'est acquittée de sa cotisation annuelle (12 €) ;
1.3. Est membre d'honneur, toute personne physique ou morale à laquelle le CA accorde cette qualité en
raison des services rendus à l'Association.
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1.4. Qu'ils soient effectifs ou adhérents, les membres sont tenus de participer activement, dans la mesure
de leurs possibilités, aux activités organisées par l'Association et contribuer à sa promotion, par exemple par la
diffusion des activités auprès des tiers.
1.5. Les Fidèles qui préfèrent rester en dehors de l’ASBL participent pleinement aux activités religieuses. Ils
peuvent aussi servir la Fraternité au sein de l’un de ses différents services de leur choix:
2. La demande d'adhésion écrite, adressée au président du CA, précise si le candidat/la candidate désire
devenir membre effectif ou membre adhérent.
3. Le candidat refusé ou accepté en sera informé par écrit endéans les dix jours suivant la décision du CA.
4. Une personne morale ne peut être ni membre effectif ni membre adhérent de l'Association.
5. Tout membre effectif ou adhérent est tenu de verser une cotisation annuelle de 12 €, payable en une
seule fois au début de l’année civile, avant le 30è jour du mois de janvier.
La cotisation des nouveaux membres doit être payée avant le 30è jour du mois suivant la date de leur
adhésion.
6. Les couples officiels, où le mari et la femme sont membres effectifs de l'Association, paieront une
cotisation unique annuelle de 20 €, dans les mêmes conditions citées ci-dessus.
7. En cas de retard de paiement, le membre se verra remettre un rappel écrit, qui, s'il n'est pas suivi de
l'effet voulu, sera réitéré un mois plus tard. Si après deux rappels consécutifs le paiement n'a pas été effectué,
le CA pourra, à titre provisoire, décider de la suspension du membre. Il reviendra à la prochaine AG de
confirmer ou d'infirmer la mesure de suspension, de prononcer la perte de la qualité de membre (effectif ou
adhérent) ou l'exclusion pure et simple du membre, avec ou sans effet rétroactif.
8. La procédure de suspension à l'égard d'un membre effectif, avec perte provisoire des droits et
obligations, peut être engagée, sur décision du CA, pour tout motif précisé en l'art. 13 des statuts.
9. Un membre adhérent peut être exclu, pour un des motifs prévus en l'art. 13 des statuts, par la seule
décision du CA, dûment notifiée à l'intéressé. L'AG en sera informée.
10. La démission de tout membre doit être demandée par écrit au président du CA. Elle n'est entérinée que
sur décision du CA. Ce dernier peut refuser temporairement la démission d'un membre effectif si celle-ci
comporte des risques importants pour le fonctionnement de l'Association. Les cotisations à l'Association
restent dues jusque et y compris l’année lors de laquelle la démission est entérinée par le CA.
La décision devient effective à la date de signification par écrit du CA à l’intéressé.
11. L’exclusion est l’étape finale, après avoir essayé toutes les voies de médiations possibles.
Un membre exclu ou dont la démission a été entérinée par le CA garde le statut de Fidèle qui préfère
rester en dehors de l’ASBL et participe pleinement aux activités religieuses
SECTION II : ORGANES
A. L'Assemblée Générale (AG)
L'AG fait l'objet du titre 4, art. 17 à 21 des statuts de l'Association. En outre, le règlement prévoit que :
12. L’AG siège valablement lorsqu’au moins les 2/3 des membres effectifs sont présents ou représentés.
13. Le vote à l'AG se fait à main levée sauf dans le cas (1°) de l'élection à une fonction d'administrateur, et
(2°) lorsque l'AG réunie en décide autrement. Dans ces deux cas, le bulletin secret est utilisé.
14. Un membre effectif peut se faire représenter à l'AG par un autre membre, qui sera nécessairement un
autre membre effectif de l'Association. La procuration de vote est toujours écrite, datée et signée. Un même
membre ne peut se prévaloir que d'une seule procuration.
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15. Lorsque le quorum n'est pas atteint (cf. art. 12/4° des statuts), une nouvelle assemblée est convoquée
régulièrement dans les quinze jours qui suivent. Elle statue quel que soit le nombre de membres effectifs
présents à la majorité de 2/3 des suffrages exprimés.
B. Le Conseil d'Administration (CA)
Le CA fait l'objet du titre 4, art. 22 à 26 des statuts de l'Association. En outre, le règlement prévoit que :
16. Le CA est l'organe exécutif de l'Association. Il organise, gère et dirige les activités de l'Association. Il
est chargé de la mise en œuvre du programme d'activités fixé par l'AG. Il défend les intérêts de l'Association,
pourvoit à la bonne marche de l'Association et prend les initiatives qui s'imposent. Il convoque l'AG, anime,
contrôle et centralise le travail de tous les services de la Fraternité ainsi que l’exécution des tâches que l’AG lui
confie ou de celles qu’il initie lui-même.
Pour la gestion courante, il engage les fonds de l'Association par la signature du président contresigné par le
trésorier. Il statue sur l'admission de nouveaux membres et sur la démission de tout membre.
17. Les membres du CA exercent leurs fonctions à titre bénévole. Ils travaillent en collégialité et évitent
autant que possible qu’une personne ou un groupe de personnes ne s’en serve pour promouvoir/assouvir des
intérêts personnels ou claniques/clientélistes. Pour résoudre toute question controversée; il faut prendre le
temps de réflexion et d’échanges nécessaires. Toute décision prise dans la précipitation n’est pas conseillée,
surtout que la majorité votante n’est pas toujours raison.
18. Selon les statuts; le CA comprend sept membres qui, à l’exception de l’aumônier principal, sont élus à
la majorité simple des votes exprimés, par l’AGO pour un mandat de deux ans renouvelable une seule fois.
Les candidatures à une fonction d'administrateur sont adressées par écrit, au moins 7 jours avant la date
prévue de l'élection, au secrétaire de l'Association.
Pour être candidat (e) à un poste au sein du CA, il faut avoir été actif dans l'un des différents services pendant
deux ans au moins.
Avant de procéder aux votes, chaque candidat présente devant l’AG sa vision de la fonction et comment il
entend remplir son mandat.
Si aucun candidat n'obtient la majorité au premier tour pour une fonction donnée, un second tour décisif est
organisé aussitôt entre les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
En cas de candidature unique, le candidat est élu si l'AG ne s'y oppose pas par un vote majoritairement
défavorable.
En l'absence de candidats préalablement déclarés ou lorsqu’une candidature unique est rejetée par l'AG, le CA
sortant lance un nouvel appel séance tenante aux candidatures et/ou propose un candidat au poste vacant.
Les membres du CA sortant assurent la continuité de leurs fonctions au sein du CA tant que leur succession
n'est pas dûment entérinée.
19. Le CA siège valablement lorsque (1) ses sept membres en ont été informés au moins une semaine à
l'avance, (2) l'ordre du jour a été communiqué et (3) lorsque quatre membres au moins sont présents.
Les décisions propres au CA sont prises à la majorité simple de ses membres. Le recours à la procuration est
permis.
L'unanimité est requise lorsque le CA prend ses décisions en présence de seulement quatre membres, si
aucun d'eux ne possède une procuration écrite d'un des membres absents.
20. Tout empêchement prolongé, 1 mois, d'un membre du CA doit être signifié par écrit au président ou au
secrétaire. Le CA se réunit dès lors en vue de pourvoir aux activités en souffrance. Lorsque l'indisponibilité d'un
membre du CA excède trois mois, le CA peut décider de son remplacement par un membre effectif de
l'Association jusqu'aux prochaines élections statutaires du CA.
21. Le président du CA coordonne les activités de l’Association dont il est le porte-parole. Il est le
représentant légal de l'Association. Il signe tous les documents engageant l’Association.
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Il convoque et préside le CA. Il convoque et préside l'AG et toutes les réunions de travail qu'il juge utiles. Il
veille au bon fonctionnement de tous les services. De ce fait, il dispose d’un droit de regard sur toutes les
activités de l’Association.
Il délègue, en cas de besoin, l'une ou plusieurs de ses responsabilités au vice-président ou à un autre membre
du CA.
22. Le vice-président du CA assiste et conseille le président dans l'exercice de toutes ses fonctions. Il
coordonne les activités de l’Equipe Sociale. Il est chargé des relations directes avec la paroisse hôte et KMS.
Il assume l'intérim du président en l'absence de celui-ci.
23. Le secrétaire rédige les procès verbaux du CA et de l'AG, veille à consigner et à communiquer à qui de
droit les décisions de l'AG, du CA et des différents comités de travail ad hoc ou permanents constitués par
l'Association. Il conserve les archives de l'Association sous forme électronique et sur papier, il réserve des
copies au président et au vice président. Il remplace le président et le vice président en cas de leurs absences
simultanées.
Il supervise la gestion et la diffusion des communiqués lors des célébrations eucharistiques.
24. Le secrétaire-adjoint du CA assiste et conseille le secrétaire dans l'exercice de toutes ses fonctions. Il
assume l'intérim du secrétaire en l'absence de celui-ci. Il préside et coordonne le service « Informations et
Communications ». Il prend part avec le vice-président aux rencontres avec la paroisse hôte.
25. Le trésorier gère les flux financiers de l'Association. Il tient à jour les pièces justificatives et les livres de
compte et contresigne toute dépense engagée par l'Association. Il s'assure de la régularité des cotisations des
membres. Il centralise la trésorerie des différents services.
26. Le commissaire aux comptes veille à la tenue et à la régularité de la comptabilité de l'Association. Il
vérifie la mise à jour des livres des comptes et les mouvements financiers. Il contrôle toutes les recettes et
dépenses de l'Association. Il prépare et présente le bilan financier à l'AG.
27. L’aumônier principal est le conseiller spirituel de l'Association : A ce titre, il est le garant du respect de
l’esprit chrétien et de la doctrine catholique au sein de la FCA-Karibu. Il coordonne les activités de l’Equipe
Pastorale.
Il est le trait d’union entre la fraternité FCA Karibu et le diocèse.
28. Les décisions prises par le Conseil d’Administration sont cosignées par le (la) Président(e) et le (la)
Secrétaire. Sauf celles autrement définies dans les statuts, les décisions se prennent à la majorité simple des
membres présents.
29. Peut exercer une fonction de responsabilité au sein des différents services, tout fidèle faisant preuve
d’une maturité suffisante et jouissant d’une bonne ligne de conduite vis-à-vis de la morale chrétienne.
30. Toute acquisition, toute cession, tout prêt, tout emprunt, toute location et toute mise en location de
biens, meubles ou immeubles doit avoir l’approbation préalable du Conseil d’Administration. Cette règle
s’applique également à toute acquisition ou cession de droit et à toute prise d’engagement vis-à-vis de tiers.
C. Les différents organes techniques
31. L’Equipe pastorale et l’Equipe sociale constituent les organes techniques de la FCA Karibu.
Les activités pastorales de la FCA Karibu sont gérées par l’Equipe pastorale, tandis que celles qui relèvent
du domaine social, sont gérées par l’Equipe sociale.
Chaque organe technique est tenu de faire rapport de ses activités au CA.
32. Les décisions au sein des organes techniques sont prises par consensus. En cas de divergence, c’est
la décision du CA qui prévaudra.
33.1 L’Equipe Pastorale (EP) est chargée des activités pastorales et liturgiques. L’EP organise les
recollections, les retraites et les pèlerinages et encadre les groupes de prière rattachés à la FCA-Karibu.
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33.2. L’EP est constituée des services suivants :
- La Commission Liturgique composée de :
o La Chorale
o L’Acolytat
o Le service de la Sacristie
- Le service de la Catéchèse
- Le service de la Diaconie
- Le(s) Groupe(s) de Prière.
33.3. L’EP se réunit une fois tous les deux mois, en session ordinaire, et autant de fois que nécessaire, en
session extraordinaire.
34.1. L’Equipe Sociale (ES) est chargée des activités sociales et éducatives au sein de l’Association FCA
Karibu.
34.2. L’Equipe Sociale est constituée des services suivants :
- Service Fêtes et Loisirs
- Service Jeunesse
- Service Informations et Communications
34.3. L’ES se réunit une fois tous les deux mois, en session ordinaire, et autant de fois que nécessaire, en
session extraordinaire.
D. Les différents services de l’Association
35. Chaque service se compose d'au moins deux responsables.
36. Les responsables de chaque service sont nommés par le CA sur proposition du responsable de
l’organe technique concerné en consultation avec les membres dudit service.
37. Tous les services font semestriellement rapport de leurs activités à l’organe technique dont il dépend,
qui le transmet au CA.
38. En plus du présent ROI, en vue de son bon fonctionnement, chaque service est régi par des
principes internes de travail approuvés par le CA.
39. Tous les services sont tenus de faire un rapport financier détaillé auprès du Trésorier pour chaque
activité qu’ils organisent ou à laquelle ils participent. Les comptes de l’association étant centralisés, aucun
service ne peut avoir de caisse propre.
40. Le responsable principal de chaque service en est le porte-parole et le représente au sein de l’organe
technique concerné.
41.1 La Commission liturgique est chargée de l'organisation pratique de la messe, de la promotion du
rite africain, de l’accueil des fidèles, du bon déroulement des célébrations eucharistiques et du respect des
horaires.
Elle se compose des services suivants : Chorale, Acolytat et le service de la Sacristie.
41.2. La Chorale veille à l’harmonisation du contenu des chants à celui de l’eucharistie.
Les animateurs du service Chorale s’enquièrent de la préparation des chants, de la promotion du rite africain
et s’assurent de la présence de chantres au début de chaque célébration eucharistique.
Ils communiquent à l’EP le calendrier des prestations de la chorale en dehors de la Fraternité.
41.3. Le service de la Sacristie a pour tâches de :
- préparer l’autel,
- préparer les offrandes
- désigner les lecteurs
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- préparer les intentions
41.4. Le service Acolytat a pour rôle de former et superviser les acolytes.
Son animateur doit s’assurer qu’il y a au moins un acolyte à chaque célébration eucharistique.
42. La Catéchèse s’occupe de la préparation des fidèles de la Fraternité à recevoir les sacrements.
Les catéchistes travaillent sous la supervision de l’aumônerie.
43. La Diaconie veille au service fraternel du partage et à l'assistance morale et s’assure que la
Fraternité soit attentive aux personnes qui sont dans le besoin.
Le responsable du service Diaconie identifie les fidèles de la fraternité qui doivent bénéficier d’une aide. Il
travaille en étroite collaboration avec l’aumônier principal.
44. Le Groupe de Prière constitue un cadre de l’approfondissement spirituel des fidèles. Il organise et
anime les séances de prières en dehors de la célébration eucharistique.
Il travaille sous la supervision de l’aumônier principal.
45. Le service Fêtes et Loisirs s’occupe de l’organisation des fêtes et des loisirs au sein de la Fraternité
dans un esprit chrétien et de la gestion de la Cafétéria.
46. Le Service Jeunesse a pour but d’organiser l’encadrement et l’éducation des jeunes afin d’assurer la
relève. Ainsi, il les aide à assumer leur rôle au sein de la Fraternité en particulier et de la société en général.
Ses animateurs veillent à l’intégration et la participation effective des jeunes dans les différentes activités
organisées au sein des services de l’Association.
47. Le service Informations et Communications mène ses activités par le biais de Karibu-Info qui est le
bulletin d’information de la Fraternité Karibu et par celui de son Site Internet.
Le secrétaire adjoint supervise les travaux du service Informations et communications. Il veille à
l’harmonisation du contenu de l’information transmise sur toute forme de support au nom de la FCA-Karibu
avec la ligne éditoriale définie par le CA, dans l’esprit catholique tel que stipulé dans le préambule du présent
ROI.
SECTION III : FINANCES
Les Finances de l'Association font l'objet du titre 5, art. 27 à 29 des statuts de l'Association. En outre, le
règlement prévoit que :
48. Les collectes issues des célébrations eucharistiques organisées par la Fraternité Karibu constituent
des fonds à allouer au fonctionnement de l’asbl FCA Karibu. Cette règle s’applique également aux dons
octroyés à la Fraternité Karibu.
L’association est également financée par les cotisations des membres, les dons des membres et les dons des
tiers.
49. Les avoirs financiers de l’association sont gérés collégialement par le Trésorier et le Commissaire aux
comptes.
Le Trésorier est responsable des opérations d'encaissement et de décaissement avec les pièces justificatives y
afférentes et le Commissaire aux Comptes est responsable de la comptabilité et est tenu à faire rapport au CA.
50. L’Association détient un seul compte bancaire (N°000-3257943-04) ouvert à la Banque de la Poste.
Le Trésorier, le Secrétaire et le Président sont les seuls mandataires habilités à effectuer des opérations sur
ce compte. Toute opération de décaissement nécessite les signatures de deux des mandataires du compte.
51. Afin d’éviter des comptabilités parallèles et dans le souci de promouvoir le principe chrétien de la
mise en commun des avoirs, les mouvements financiers des différents services de la FCA-Karibu seront
repris dans l’unique comptabilité de l’association. Le schéma comptable appliqué est celui de la
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centralisation au départ de différents livres que sont les services qui génèrent des fonds et/ou occasionnent
des sorties de fonds.
52. Une caisse doit être tenue pour faciliter les affaires courantes. Le montant de cette caisse ne devra
pas excéder 250 €.
53. Le Conseil d’Administration peut mettre en place un comité économique et financier chargé d'élaborer
et de mettre en œuvre les projets d'activités susceptibles de générer les ressources financières nécessaires au
bon fonctionnement de l'Association.
SECTION IV : RELATIONS PUBLIQUES
54. De par son objet (article 3 des Statuts), l’asbl FCA-Karibu se veut multiculturelle et s’inspire
essentiellement des directives de la Commission Episcopale Pro Migrantibus contenues dans le document
intitulé «Les Communautés Catholiques d’origine étrangère en Belgique. Application de Erga Migrantibus
Caritas Christi (17 Mars 2007», spécialement les sections 2.1 et 2.2, pp. 5-8).
SECTION V : GESTION DES CONTENTIEUX
55. En cas de conflit interne, le Conseil d’Administration s’érige en arbitre entre les parties en cause en vue
d’obtenir la solution la plus favorable possible au bon fonctionnement de l’association.
SECTION VI : DISPOSITIONS GENERALES
56. Le présent règlement d'ordre intérieur peut être amendé sur proposition du CA. Il doit alors être soumis
à l'AG qui l'adopte à la majorité simple.
57. Le présent règlement d’ordre intérieur entre en vigueur dès son adoption par l'AG.
Fait à Anvers, le 21 novembre 2009
Pour l’Association :
Le Président, Le Secrétaire,
Danny Mulumba-Kashala Jean-Claude Karibuhoye
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