MODELOS DE CARTAS II
Antes de iniciar la redacción de una carta, es necesario decidir el tipo de
mensaje se quiere transmitir:
- Hacer una petición
- Información (solicitar o transmitir)
- Comunicar buenas noticias o malas noticias
- Convencer
- Disculparse
- Otros (trámites administrativos, exponer una queja, ...)
Cuando se ha definido el tipo de mensaje, conviene realizar un boceto de lo
que finalmente constituirá la carta.
La redacción se facilita utilizando lo que se denomina el "Método 1-2-3". La
estructura de 1-2-3 incluye:
1. Introducción (corto resumen o párrafo de inicio).
Habitualmente consiste en una o dos frases que resumen lo que a
continuación constituirá la parte esencial de la carta, es decir, el
objeto del mensaje.
2. Mensaje principal (descripción, explicación o parte esencial del mensaje).
Desarrolla el mensaje principal, en uno o dos párrafos, si ello es
posible.
3. Conclusión (resumen de lo anterior)
Resume lo expuesto en el mensaje principal, y cierra la carta con una
despedida, que por ningún concepto, debe de ser un cliché.
Cuerpo de la carta
Como continuación al primer modelo de cartas publicado se analiza aquí con
mayor profundidad el cuerpo de la carta, que en principio no deben exceder
las dos páginas, procurando utilizar un lenguaje sencillo y evitando fórmulas
rígidas y excesivamente formales.
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EXPRESIONES LENGUAJE
FORMALISTAS SENCILLO
Sírvase proveernos de Envíenos o le agradece-
remos el envío de
Debido al hecho de que Ya que
En el momento presente Ahora
Acusamos recibo de Hemos recibido
Estamos en disposición Podemos
de
Someta a deliberación Considere
Asimismo resultan inadecuadas las redundancias, no es necesario decir lo
mismo dos veces.
REDUNDANCIAS LENGUAJE
CORRECTO
Se incluye adjunto Se incluye, o
Se adjunta
Rellene y complete Complete, o
Cumplimente, o
Rellene
Los fundamentos Los fundamentos, o
básicos La base
la actual tendencia es alinear el texto al margen izquierdo o con un pequeño
sangrado en la primera línea de cada uno de los párrafos.
Si la carta tiene más de una página, la segunda deberá estar perfectamente
identificada, aunque no es necesario que el impreso contenga todos los
datos de la compañía, es suficiente con el logotipo.
Esta segunda página debe contener al menos un párrafo, además de la
despedida y la firma y antefirma.
El formato de la carta debe ser atractivo visualmente y el texto debe de
equilibrarse con respecto al papel.
Se muestra en la página siguiente una carta que tiene como objetivo realizar
trámites administrativos.
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El texto de esta carta tiene una carácter específicamente administrativo;
el objeto de la carta es ordenar una transferencia, se cita la fecha en la que
se desea se realice la mencionada transferencia, el número de la cuenta y la
cantidad. Se anuncia el envío de un anexo adjunto a la carta y se cita
claramente de que se trata.
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EJEMPLO DE CARTA PARA REALIZAR TRÁMITES DE
CARÁCTER ADMINISTRATIVO
LOGOTIPO
DIRECCIÓN
LOCALIDAD
TELÉFONO – FAX
BANCO DE LA CIUDAD
Paseo de la Castellana, 222 - 3ª planta
28046 MADRID
Madrid, 22 de noviembre de 2005
Muy Sres. nuestros:
Rogamos que con fecha 24 de Septiembre, con cargo a la cuenta nº 000-
2222-33-000000 que mantenemos con Vds., se sirvan efectuar las
transferencias de la relación adjunta, en concepto de nómina de septiembre,
por un importe de SEIL MIL EUROS CON CINCUENTRA Y TRES CÉNTIMOS
(6.000,53 €).
Acompañamos la misma relación en soporte magnético y listado.
Sin otro particular, aprovechamos la ocasión para saludarles muy
atentamente,
ISABEL PÉREZ
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Anexo: s/texto
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