สาเหตุ ดั ง กล่ า วก็ คื อ “บทบาทหน้ าที่ ความรั บ ผิ ด ชอบ 1.3 Job/Personnel Competency
ไม่ ชัดเจน” นาไปใช้ในการประเมินค่างานและการแยกประเภทงาน
ดัง นั้น เราจึ ง ต้อ งมี ห น้า ที่ ค วามรั บ ผิ ด ชอบ ขอบเขต 2. ก าหนดผู้ รั บ ผิด ชอบในการเขี ย น Job Description
เ งื่ อ น ไ ข ก า ร ท า ง า น ซึ่งอาจจะประกอบด้วย
***** ***** และคุ ณ สมบัติ ข องผู ้ด ารงต าแหน่ ง งานนั้ นอย่ า งชั ด เจน 2.1 ผู้ บั ง คั บ บั ญ ช า
และมีหลักฐานอ้างอิงได้ ซึ่งก็คือ Job Description เป็ นผูที่รู้ดีที่สุดเกี่ยวกับลักษณะงานของผูใต้บงคับบัญชาในแ
้ ้ ั
การจัดทาบทพรรณนางาน ต่ละตาแหน่ง
ปัญหาในการจัดทาบทพรรณนางาน
(Job Description : JD) 1. ไม่มีบทพรรณนางาน ้
2.2 ผู้ดารงตาแหน่ งงาน เป็ นผูรู้รายละเอียดของงาน
2. บทพรรณนางานตาม ISO ้ ้ ั
และสามารถให้ขอมูลกับผูบงคับบัญชารับทราบหน้าที่งานที่รั
ั
บทพรรณนางานเปรี ยบเสมือนป้ ายชี้ทางในการปฏิบติงา
3. ไม่เคยเห็นบทพรรณนางาน บ ผิ ด ช อ บ
นของบุคลากรแต่ละตาแหน่งงาน
4. อ่านครั้งเดียว / ไม่ได้นามาใช้ แต่อาจจะมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหน่วยงานไม่ชดเจนเท่า ั
ช่วยให้เราได้ทราบถึงภาระกิจ หน้าที่ ของตนเอง
5. ไม่ UPDATE ้ ั
กับผูบงคับบัญชา
ทั้งยังช่วยกาหนดแนวทางในการพัฒนาและปรับปรุ งงานอีกด้
6. งานที่ทาไม่ตรงกับที่เขียน 2.3 ฝ่ า ย บุ ค ค ล เ ป็ น ผู ้ คุ ้ น เ ค ย กั บ ก า ร จั ด ท า
วย
7. มีหน้าที่หลัก-แฝงปนกันอยู่ Job Description
ทาไม ต้อง JD
8. เขียนไม่เป็ น / ต้นสังกัดไม่ให้ความร่ วมมือ 3. กาหนดดัชนีความสาเร็ จของงาน (Key Performance
1. เป็ นเอกสารแสดงถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ
9. หลากหลายรู ปแบบ Indicators : KPIs)
2. สะดวกในการศึกษางานในตาแหน่ง
10. ฝ่ ายบุคคลเขียนให้ KPIs คื อ
3. ช่วยในการปรับปรุ งวิธีการทางาน
11. ้
ผูดารงตาแหน่งเขียนเอง ั
เครื่ องมือที่ใช้วดหรื อประเมินผลการดาเนิ นงานในด้านต่าง ๆ
4. ช่วยทบทวนการกาหนดตาแหน่งงาน
5. ช่วยในการบริ หารงานด้านทรัพยากรบุคลให้ง่ายขึ้น ขั้นตอนในการเขียน Job Description ขององค์กร ซึ่ งสามารถแสดงในรู ปของตัวเลขหรื ออัตราส่ วน
1. วิ เ ค ร า ะ ห์ ง า น ( Job Analysis) เพื่อวัดหรื อสะท้อนประสิ ทธิภาพการทางานขององค์กรหรื อห
ปัญหาทีมกจะพบบ่อยในการทางาน คือ
่ ั น่วยงาน ต่าง ๆ
เป็ นกระบวนการศึกษาและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับการปฏิบั
1. ไม่มีผลงานทั้งที่ทางานมาก
ติ ง า น แ ล ะ ค ว า ม รั บ ผิ ด ช อ บ ใ น ง า น ที่ ศึ ก ษ า นั้ น ประโยชน์ ของ KPIs
2. ทาทุกอย่างยกเว้นงานในหน้าที่ที่ตนรับผิดชอบ
ผลการวิเคราะห์จะได้ขอมูลสาคัญเกี่ยวกับงาน 3 ประการ คือ
้ ทราบถึงศักยภาพในการบริ หารงาน
3. ความยากล าบากในการท างาน การประสานงาน
1.1 การแสดงรายละเอียดงาน (Job Description) ั ั
เพื่อเปรี ยบเทียบผลลัพธ์กบเป้ าหมายที่ต้ งไว้
การแก้ปัญหา อานาจในการตัดสิ นใจ ตลอดจนการพัฒนางาน
1.2 ก า ร ร ะ บุ ลั ก ษ ณ ะ เ ฉ พ า ะ ข อ ง ง า น ( Job เพื่อใช้ในการทบทวนและตั้งเป้ าหมาย
4. ผลการประเมินมักไม่เป็ นที่พอใจของแต่ละฝ่ าย
Specification) เพื่อทราบจุดอ่อนหรื อจุดที่ควรปรับปรุ งขององค์กร
5. ขาดความไว้วางใจระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง
เพื่อการตัดสิ นใจ 5. วัตถุดิบสิ นค้าและบริ การ 3. เขี ย นให้ ถู ก ต้ อ งตรงกั บ งานที่ ท าจริ ง ไม่ ใ ช่
เพื่อการจัดสรรทรัพยากร 6. การควบคุม ความเห็นของผูเ้ ขียน
เพื่อการปรับปรุ งและพัฒนาองค์กร ั
7. ความสัมพันธ์กบงานอื่น 4. เขียนให้ “เข้าใจ” ไม่ใช่ เพื่อ “ประทับใจ”
เพื่อยกระดับความสามารถในการแข่งขันขององค์ก 8. ความสามารถในการใช้ความคิด 5. เขี ยน ให้ ส้ ั น กระ ชั บ ใช้ เ ฉ พ าะ ค าที่ จ าเ ป็ น
ร 9. ความต้องการในการใช้กาลังกาย ุ่
แต่ได้ใจความไม่ฟมเฟื อย
10. ความชานาญในร่ างกาย ั
6. ให้คาหรื อข้อความที่ชดเจนไม่คลุมเครื อ
ั
4. ส่ วนประกอบของการเขียน JD โดยมี KPI เป็ นตัวชี้วด
11. ความรับผิดชอบ 7. เขียนให้สมบูรณ์และครอบคลุมงานทั้งหมด
ส่วนที่ 1 ข้อมูลทัวไป
่
12. สภาพการทางาน 8. ศัพท์เทคนิคหรื อภาษาต่างประเทศให้วงเล็บคาศัพ
ส่วนที่ 2 หน้าที่ความรับผิดชอบ
13. อันตรายอันเกิดจากการทางาน ท์เดิมหรื อทับศัพท์
ส่วนที่ 3 ความสัมพันธ์ของงานอื่น ๆ
14. การศึกษา 9. ถ้ า จ า เ ป็ น ต้ อ ง อ้ า ง อิ ง ห น่ ว ย ง า น
ส่วนที่ 4 อานาจในการตัดสิ นใจ
15. การเตรี ยมตัวด้านอาชีพ (Basic Training Need) หรื อบุคคลให้ใส่ชื่อหน่วยงานหรื อตาแหน่งงานของบุคคลนั้น
ส่วนที่ 5 สภาพการทางาน
16. สมรรถภาพ (Competencies) ้
10. ไม่นาคุณสมบัติพิเศษเฉพาะตัวของผูดารงตาแหน่ง
ส่วนที่ 6 คุณสมบัติประจาตาแหน่ง
ที่จาเป็ นของงานของบุคคล ั
ปั จจุบนเป็ นตัวกาหนดคุณสมบัติประจาตาแหน่งงานนั้น
การวิเคราะห์ งาน (Job Analysis)
วิธีการวิเคราะห์ งาน กระบวนทัศน์ ใหม่ [ I AM READY ]
เป็ นกระบวนการศึกษาและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยว
1. การสังเกต I Integrity ปฏิบติงานอย่างมีศกดิ์ศรี คุณธรรม ซื่อสัตย์
ั ั
ั
กับการปฏิบติงาน และความรับผิดชอบในงานที่ศึกษานั้น
2. การออกแบบสอบถาม เป็ นอันหนึ่งอันเดียวกัน
ผลการวิเคราะห์จะได้ขอมูลสาคัญเกี่ยวกับงาน 3 ประการ
้
3. การสัมภาษณ์ A Activeness ปฏิบัตงานเชิงรุก ไม่นิ่งดูดาย
ิ
1. การแสดงรายละเอียดงาน (Job Description)
4. การเลือกรายการ (Check List) ขวนขวายพัฒนา
2. ก า ร ร ะ บุ ลั ก ษ ณ ะ เ ฉ พ า ะ ข อ ง ง า น ( Job
5. การเก็บบันทึกประจาวัน M Morality มีใจเป็ นธรรม คุณธรรม
Specification)
6. การประชุมผูเ้ ชี่ยวชาญ ปฏิบติงานด้วยใจบริ สุทธิ์และกุศลเจตนา
ั
3. Job/Personnel Competency
7. วิธีผสม ั
R Relevancy มีการเรี ยนรู ้ ปรับตัวให้ทนโลก
เพื่อนาไปใช้ในการประเมินค่างานและการแยกประเภทงาน
8. การใช้ที่ปรึ กษา ทันปั ญหาสิ่ งท้าทายต่าง ๆ
ข้ อมูลในการวิเคราะห์ งาน เทคนิคในการเขียน Job Description E Efficient มีการทางานที่มีประสิทธิภาพ
ั
1. ชื่องานและสถานที่ต้ งของงาน 1. เ ขี ย น ง า น ข อ ง “ต า แ ห น่ ง ง า น ” ไ ม่ ใ ช่ สามารถวัดและแสดงผลได้ชดเจน ั
2. สรุ ปงาน “ผูดารงตาแหน่งงาน”
้ A Accountability
3. หน้าที่งาน 2. เขี ย นงานที่ ป ฏิ บั ติ อ ยู่ จ ริ งในปั จจุ บั น ไม่ ใ ช่ รับผิดชอบต่อผลสาเร็ จของงานต่อสาธารณะ
4. เครื่ องจักร เครื่ องมือ อุปกรณ์ที่ใช้ในการทางาน
ั
อนาคตที่ยงไม่แน่นอน
D Democracy มีใจและการกระทาทีเ่ ป็ นประชาธิปไตย
มีส่วนร่ วม โปร่ งใส โดยคานึงถึงเสรี ภาพ เสมอภาค
ภราดรภาพ และหลักนิติธรรม
Y Yield มีผลงานเป็ นที่ประจักษ์
่
ปฏิบติงานโดยมุงเน้นผลสัมฤทธิ์เป็ นสาคัญ
ั
งานนโยบายและแผน
ฝ่ ายพัฒนาคุณภาพการศึกษาและบุคลากร