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Policy_Flash_2012-11_Attachment_2

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Policy_Flash_2012-11_Attachment_2 Powered By Docstoc
					                                         Procurement Cost Improvements ($ Actuals)
                                    Do Not               Strategic        Acquisition Cost       Total Savings      Projected
                         SITE
                                   Double Count          Sourcing          Improvements             FY2011        Savings FY2012

                     DOE/Site
                                 Q1 Actual           $               -   $              -    $                -
                                 Q2 Actual           $               -   $              -    $                -
                     Site A      Q3 Actual           $               -   $              -    $                -
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                                 Site Total Actual   $               -   $              -    $                -   $                  -
                                 Q1 Actual           $               -   $              -    $                -
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                                 Site Total Actual   $               -   $              -    $                -   $                  -
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                     Site D      Q3 Actual           $               -   $              -    $                -
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                     Site E      Q3 Actual           $               -   $              -    $                -
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                     Site G      Q3 Actual           $               -   $              -    $                -
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                                 Q1 Actual           $               -   $              -    $                -
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                                 DOE Total           $               -   $              -    $                -   $                  -




5adae32a-3b35-486e-b82d-0f407e3545f4.xlsx                                1 of 3                                                          As of October 3, 2011
                                                                                                                          Procurement Cost Improvements ($ Actuals)
                                                                                                                                                                        Transactional
                                                                  Estimated                               Strategic        Additional Scope          Volume              Savings via                             P-Card
                    DO NOT DOUBLE           eSourcing                                   Other                                                                                                                                       OTHER         Acquisition                            Projected
            SITE                                                Savings from                              Sourcing         Achieved Within        Discounts or       eCommerce and         P-Card Rebates     Transactional                                            Total Savings
                        COUNT                Savings                               (Approved by CO)                                                                                                                            (Approved by CO) Savings Subtotal                       Savings FY2012
                                                                 Agreements                               Subtotals            Estimate             Rebates             other System                             Savings
                                                                                                                                                                       Improvements
        DOE/Site                                                       Strategic Sourcing                                                                                          Acquisition Cost Improvements
                    Q1 Actual           $               -   $               -    $               -    $               -    $            -     $                  -   $               -   $              -   $              -   $            -   $             -    $               -
                    Q2 Actual           $               -   $               -    $               -    $               -    $            -     $                  -   $               -   $              -   $              -   $            -   $             -    $               -
        Site A      Q3 Actual           $               -   $               -    $               -    $               -    $            -     $                  -   $               -   $              -   $              -   $            -   $             -    $               -
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                    Q2 Actual           $               -   $               -    $               -    $               -    $            -     $                  -   $               -   $              -   $              -   $            -   $             -    $               -
        Site H      Q3 Actual           $               -   $               -    $               -    $               -    $            -     $                  -   $               -   $              -   $              -   $            -   $             -    $               -
                    Q4 Actual           $               -   $               -    $               -    $               -    $            -     $                  -   $               -   $              -   $              -   $            -   $             -    $               -
                    Site Total Actual   $               -   $               -    $               -    $               -    $            -     $                  -   $               -   $              -   $              -   $            -   $             -    $               -   $              -
                                                                                                                                                                                                                                                                                       Total Projected
                                                                                                                                                                                                                                                                       Total Savings
                                                                                                                                                                                                                                                                                           FY2012
                    Q1 Actual           $               -   $                  -   $             -    $               -    $            -     $                  -   $              -   $              -    $              -   $            -   $             -    $               -
                    Q2 Actual           $               -   $                  -   $             -    $               -    $            -     $                  -   $              -   $              -    $              -   $            -   $             -    $               -
          TOTALS    Q3 Actual           $               -   $                  -   $             -    $               -    $            -     $                  -   $              -   $              -    $              -   $            -   $             -    $               -
                    Q4 Actual           $               -   $                  -   $             -    $               -    $            -     $                  -   $              -   $              -    $              -   $            -   $             -    $               -
                    DOE Total           $               -   $                  -   $             -    $               -    $            -     $                  -   $              -   $              -    $              -   $            -   $             -    $               -   $              -




5adae32a-3b35-486e-b82d-0f407e3545f4.xlsx                                                                                                               2 og 3                                                                                                                              As of October 3, 2011
                                               Type                                                           Definition
                                                                 In order for an acquisition activity to be considered "Strategic Sourcing", it must follow the basic
                                                                 steps as outlined below. Strategic Sourcing is an institutional procurement process that
                                                                 continuously improves and re-evaluates the purchasing activities of a company. The steps in a
                                                                 strategic sourcing process are:
                                                                 1.      Assessment of a company's current spend (what is bought where?)
                                                                 2.      Assessment of the supply market (who offers what?)
                              Strategic Sourcing Savings         3.      Total cost analyses (how much does it cost to provide those goods or services?)
                                                                 4.      Identification of suitable suppliers
                                                                 5.      Development of a sourcing strategy (where to buy what considering demand and supply
                                                                 situation, while minimizing risk and costs)
                                                                 6.      Negotiation with suppliers (products, service levels, prices, geographical coverage, etc.)
                                                                 7.      Implementation of new supply structure
                                                                 8.      Track results and restart assessment (continuous cycle)
                                                                 All other acquisition activities that result in cost savings. These savings are captured in the
                              Other Acquisition Savings
                                                                 categories shown in the worksheet entitled Procurement Cost Improvements Tab.
                                            Category                                                          Definition
                                                                 Savings resulting from the use of an eSourcing tool. The savings reported herein must utilize a
                                                                 consistent predetermined method for calculating savings; 1) comparison to current award price to
                                                                 the last price paid, 2) comparison of current award price to an independently prepared estimate
                              eSourcing Savings                  (example: comparison of construction award value to independent estimate prepared by outside
                                                                 firm), 3) comparison of current award value to requisitioner's estimate included on approved
                                                                 purchase requisition, 4) comparison of current award price to proposal received in response to a
                                                                 current solicitation. Example: Negotiation with selected offerors.
                                                                 Savings resulting from the use of an Agreement. An agreement is defined as a long term,
                              Estimated Agreements Savings       indefinite quantity, indefinite delivery award intended to establish pricing and best business values
                                                                 for the period of award. Examples include ICPT, SCMC, and Corporate Agreements, EWA, GSA,
                                                                 FSS. Savings must meet one of the following methods: 1) comparison to current award price to
                                                                 Value of additional products and/or services awarded within the authorized funded amount of the
                              Additional Scope Achieved Within
                                                                 approved purchase requisition that were not included in estimate included on the purchase
                              Estimate
                                                                 requisition. Example: Added options/scope negotiated into current contract award

                                                                 Savings resultant from the site/facility need relative to economic ordering quantity discounts
                              Volume Discounts or Rebates
                                                                 offered by supplier. Example: Current requirement is qty=80, next price break qty=100

                              Transactional Savings via
                                                                 Operational savings to organization realized through process improvements. Example: Current
                              eCommerce and other System
                                                                 estimate is $79 per eCommerce transaction
                              Improvements

                              P-Card Rebates                     Amount of rebate received from financial institution on P-Card transactions

                                                                 Operational savings to organization realized through use of P-Card program Example: Current
                              P-Card Transactional Savings
                                                                 estimate is $79 per P-Card transaction

                                                                 Any other cost improvement scenario discussed with approved by site contracting officer that
                              OTHER (Approved by CO)
                                                                 represents cost improvement resultant from activities undertaken by the Procurement Organization




5adae32a-3b35-486e-b82d-0f407e3545f4.xlsx                                                    3 of 3                                                                      As of October 3, 2011

				
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