KOPERASI KOPKAR PLN SEKTOR GRESIK
SISTEM MANAJEMEN KOPKAR PLN GRESIK
PROSEDUR
PENGADAAN BARANG
LISVIANDI
DISUSUN OLEH
SPV Sekretariat & SDM
DIDIK PRASETYO
DITINJAU OLEH
Manajer Koperasi
MOHAMMAD HARIYADI
DISAHKAN OLEH
Ketua Koperasi
Revisi 00 Tanggal Berlaku 01 Maret 2011
Dokumen terkendali dan terkini Sistem Manajemen koperasi Gresik dapat diakses di http://www.k2pln-gresik.com
SISTEM MANAJEMEN KOPERASI GRESIK No. Dokumen K2PLN-PR-01-03-11
No. Revisi 00
PROSEDUR
Tgl. Berlaku 01 Maret 2011
KOPERASI PENGADAAN BARANG
Halaman 1 dari 3
1. TUJUAN
Prosedur ini digunakan sebagai pedoman untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang yang
diterapkan di Koperasi Karyawan PLN Seketor Gresik, untuk menjamin tercapainya visi dan misi
koperasi yang mampu mandiri, dan selalu berupaya untuk selalu meningkatkan kualitas pelayanan
dan profesionalisme kerja.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur Pengadaan Barang ini meliputi aktifitas sebagai berikut :
1. Proses Penawaran Harga
2. Proses Negosiasi Harga
3. Proses Pengadaan Barang
4. Proses Penagihan
3. REFERENSI
3.1. Anggaran Dasar Koperasi
3.2. Anggaran Rumah Tangga Koperasi
3.3. Peraturan Khusus
4. DEFINISI
No. Istilah/Singkatan Keterangan
4.1 PP Permintaan Penawaran yg diterbitkan oleh dinas UP/UPHT
4.2 PO atau SP Purchase Order atau Surat Pesanan
4.3 Porsekot Sejumlah uang yang diajukan oleh pejabat min setingkat
Supervisor, yang diperhitungkan dari : estimasi harga beli
barang yang akan diadakan, dengan masa : 10 (sepuluh)
hari.
4.4 BA Berita Acara : ada 2 jenis, yaitu : berita acara yang dibuat
oleh koperasi atas selesainya pekerjaan, serta berita acara
yang diterbitkan oleh pihak Gudang UP/UPHT yang
ditandatangani oleh pejabat dinas yang bertanggung jawab
atas pengadaan barang tersebut.
Dokumen terkendali dan terkini Sistem Manajemen koperasi Gresik dapat diakses di http://www.k2pln-gresik.com
SISTEM MANAJEMEN KOPERASI GRESIK No. Dokumen K2PLN-PR-01-03-11
No. Revisi 00
PROSEDUR
Tgl. Berlaku 01 Maret 2011
KOPERASI PENGADAAN BARANG
Halaman 2 dari 3
5. URAIAN PROSES
PT PJB UP GRK / UPHT KOPERASI
NO AKTIVITAS SPV SPV
GM UP / UPHT PENGADAAN GUDANG SPV DAAN BRG
1 PENERIMAAN PERMINTAAN PENAWARAN (PP) 1 1
dinas (bag Pengad UP / UPHT) memberikan PP untuk kop
tertuju ke SPV Pengad Barang Kop
prosedur : ACC tanda terima dari adm Pengad UP / UPHT
tertera tanggal pengembalian PP (maksimal)
2a-b
2 PROSES CARI HARGA
a. contact distributor, agen, dsb u/ mencari harga
b. proses pembandingan harga yg diperoleh
3a-d
3 PROSES PENGISIAN PERMINTAAN PENAWARAN (PP)
a. Penulisan Nomor Surat Keluar
b. Pencantuman Harga Penawaran, dgn rumusan :
[= Harga Beli + PPN + margin kop + estimasi nego]
c. Pembuatan Surat Pernyataan (sesuai standar)
d. Pengembalian PP ke PT PJB UP GRK / UPHT 4
4 PROSES NEGOSIASI
ada 2 peluang, yaitu : harga diterima,
harga ditolak oleh daan UP/UPHT
5
5 SURAT PESANAN (SP) / PURCHASE ORDER (PO)
PO diterbitkan (karena harga diterima)
ket : khusus utk Pengadaan Jasa, nilai berapapun ACC -
hrs s.d. GM UP GRK / UPHT
6
6 PROSES PORSEKOT
proses prosekot bisa dilakukan tanpa harus menunggu PO -
jadi, dalam penulisan "job number" bisa menggunakan
nomor 7
PP
7 PROSES PEMBELIAN BARANG
dgn menggunakan uang prosekot, maka proses pembelian di
-
lakukan, dengan "spesifikasi" sama persis dengan PP/PO,
agar
diterima gudang
8a-c
8 PENGIRIMAN BARANG KE GUDANG UP / UPHT
a. Pemeriksaan kelengkapan barang beserta syarat2 pe -
ngiriman, misal Surat Asal Usul Barang, Garansi, COM,- 8d
COO, dsb.
b. Penandatanganan Surat Jalan kepada Satpam sbg sya-
rat sah barang masuk di PT PJB UP GRK
c. Pengangkutan barang ke gudang PT PJB UP GRK dgn -
disertai Surat Jalan dan persyaratannya
d. Pemeriksaan dgn pihak gudang PT PJB UP GRK
Dokumen terkendali dan terkini Sistem Manajemen koperasi Gresik dapat diakses di http://www.k2pln-gresik.com
SISTEM MANAJEMEN KOPERASI GRESIK No. Dokumen K2PLN-PR-01-03-11
No. Revisi 00
PROSEDUR
Tgl. Berlaku 01 Maret 2011
KOPERASI PENGADAAN BARANG
Halaman 3 dari 3
PT PJB UP GRK / UPHT KOPERASI
NO AKTIVITAS GM UP / SPV
UPHT SPV PENGADAAN GUDANG SPV DAAN BRG
9 PEMBUATAN BERITA ACARA (BA) 9
a. Permintaan berkas2 BA dari PT PJB UP GRK
b. setelah BA diterima, maka dilakukan pemisahan tagihan
Asli utk ditagihkan, utk arsip dan utk Bukti Laporan Pajak
10 PROSES TAGIHAN
10
a. Permintaan Faktur Pajak ke Supplier
b. Pembuatan Surat Jalan, Nota, Faktur Pajak & Kuitansi
c. Penandatanganan tagihan s.d. SPV Pengadaan Brg dan -
Pengurus (Bendahara) utk Faktur Pajak
11
11 PENGEMBALIAN PORSEKOT
dengan mencantumkan : job number, jumlah porsekot, serta
realisasi disertai bukti pendukung : invoice, kuitansi dan/
faktur
pajak (bila ada)
12 PROSES PENAGIHAN KE DINAS
a. Pemisahan BA dan PO mim's 12a-e
b. Pembuatan rekapitulasi penagihan berdasar PJ yg masih
berlaku
c. Pembuatan Kuitansi dan Faktur Pajak
d. Penandatanganan kuitansi oleh SPV Pengadaan dan
Faktur
Pajak oleh Pengurus (Bendahara)
e. Pemisahan Kuitansi dan Faktur Pajak
12f
f. Penagihan lengkap diserahkan di bagian pengadaan PT -
PJB UP GRK / UPHT
Dokumen terkendali dan terkini Sistem Manajemen koperasi Gresik dapat diakses di http://www.k2pln-gresik.com