®
FedEx Ship Manager
Logiciel
Manuel d’installation et d’utilisation
Logiciel FSM® V3
Compatible avec Windows® XP et versions plus récentes
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Avis
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2 Logiciel FedEx® Ship Manager
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
TABLE DES MATIÈRES
1 Introduction ................................................................................................................6
1.1 Présentation du logiciel FedEx® Ship Manager ....................................................................... 6
1.2 Utilisation de ce manuel ........................................................................................................... 7
1.2.1 Conventions typographiques .......................................................................................... 7
1.2.2 Connaissances et compétences requises ....................................................................... 7
1.3 Configuration requise............................................................................................................... 8
1.3.1 Configuration système .................................................................................................... 8
1.3.1.1 Configuration matérielle .............................................................................................................................................8
1.3.1.2 Configuration logicielle ...............................................................................................................................................8
1.3.2 Configuration des communications ................................................................................. 8
2 Installation ..................................................................................................................9
2.1 Aperçu ....................................................................................................................................... 9
2.2 Installation du logiciel .............................................................................................................. 9
2.2.1 Notions préalables à l'installation .................................................................................... 9
2.2.2 Installation du logiciel FedEx ® Ship Manager .................................................................. 9
2.2.2.1 Pour démarrer l'installation.........................................................................................................................................9
2.2.2.2 Pour continuer l'installation ......................................................................................................................................10
2.3 Configuration du logiciel ........................................................................................................ 13
2.3.1 Démarrage de la configuration ...................................................................................... 13
2.3.2 Paramètres de communication ..................................................................................... 14
2.3.2.1 Dans le cas d'une connexion au moyen d’un réseau local : ...................................................................................14
2.3.2.2 Dans le cas d'une connexion par numérotation ......................................................................................................15
2.3.2.3 Lorsque vous ne disposez pas d'une connexion par numérotation. ......................................................................16
2.3.3 Saisie de vos paramètres ............................................................................................. 17
2.3.3.1 Pour saisir les paramètres d'installation, d'identification et d'imprimante .............................................................. 17
2.3.4 Téléchargement des détails de suivi, de services et d'acheminement ........................... 18
2.3.4.1 Pour mettre à jour les informations de suivi, de service et d'acheminement .........................................................19
2.4 Lancement du logiciel FedEx® Ship Manager ....................................................................... 20
3 Configuration ............................................................................................................21
3.1 Aperçu ..................................................................................................................................... 21
3.2 Paramètres système ............................................................................................................... 21
3.2.1 Définition des paramètres système ............................................................................... 21
3.2.1.1 Pour accéder à l'écran Paramètres système...........................................................................................................21
3.2.1.2 Paramètres d'envois .................................................................................................................................................22
3.2.1.3 Paramètres d'enlèvement ........................................................................................................................................23
3.2.1.4 Paramètres des étiquettes .......................................................................................................................................23
3.2.1.5 Paramètres de suivi ..................................................................................................................................................24
3.3 Sauvegarde de la base de données ....................................................................................... 25
3.3.1 Configuration de la sauvegarde de la base de données ................................................ 25
3.4 Préférences ............................................................................................................................. 26
3.4.1 Catégories de préférences............................................................................................ 26
3.4.2 Niveaux de préférences ................................................................................................ 26
3.4.3 Définition des préférences ............................................................................................ 27
3.4.3.1 Définir les préférences des Enlévements. ...............................................................................................................27
3.4.3.2 Pour définir les préférences d'envoi.........................................................................................................................28
3.4.3.3 Pour définir les préférences de la fonction ShipAlert .............................................................................................. 29
4 Envoi..........................................................................................................................31
4.1 Aperçu ..................................................................................................................................... 31
4.2 Saisie des envois .................................................................................................................... 31
4.2.1 Saisie des informations générales ................................................................................ 31
4.2.1.1 Informations Expéditeur ...........................................................................................................................................31
4.2.1.2 Informations Destinataire .........................................................................................................................................32
4.2.1.3 Date, service et emballage.......................................................................................................................................32
4.2.1.4 Colis et poids ............................................................................................................................................................33
®
Logiciel FedEx Ship Manager 3
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.2.1.5 Valeurs, références et notes ....................................................................................................................................34
4.2.1.6 Contenu de l'envoi ....................................................................................................................................................35
4.2.1.7 Détails de la facturation ............................................................................................................................................36
4.2.1.8 Achèvement .............................................................................................................................................................. 36
4.2.2 Sélection des options de traitement spécial .................................................................. 37
4.2.3 Saisie des détails pour la fonction ShipAlert .................................................................. 38
4.2.4 Création d'une facture commerciale .............................................................................. 38
4.3 Impression des documents d'envoi ....................................................................................... 41
4.3.1 Généralités................................................................................................................... 41
4.3.2 Types de documents .................................................................................................... 41
4.3.2.1 Bordereau d'expédition ............................................................................................................................................41
4.3.2.2 Facture commerciale ................................................................................................................................................41
4.3.2.3 Rapport de manifeste Visa .......................................................................................................................................41
4.3.2.4 Autres documents d'envoi ........................................................................................................................................41
4.3.3 Étiquetage de l'envoi .................................................................................................... 42
4.3.3.1 Pour étiqueter un envoi ............................................................................................................................................42
4.4 Gestion et contrôle des envois .............................................................................................. 42
4.4.1 Accès aux envois en cours ........................................................................................... 42
4.4.2 Utilisation de la fonction Envois en cours ...................................................................... 43
4.5 Historique des envois............................................................................................................. 44
4.6 Transmission des envois vers le système FedEx ................................................................. 45
5 Enlèvement ...............................................................................................................47
5.1 Aperçu ..................................................................................................................................... 47
5.2 À propos de l'enlèvement....................................................................................................... 47
5.2.1 Planification de l'enlèvement d'un envoi ........................................................................ 48
5.2.1.1 Pour planifier un enlèvement ...................................................................................................................................48
5.2.2 Récapitulatif de l'enlèvement ........................................................................................ 49
5.2.2.1 Pour récupérer un numéro de confirmation pour une réservation d’enlèvement...................................................49
6 Historique des envois et suivi .................................................................................50
6.1 Aperçu ..................................................................................................................................... 50
6.2 À propos de l'historique des envois et du suivi .................................................................... 50
6.2.1 Accès à l'aperçu de l'historique des envois ................................................................... 51
6.2.2 Utilisation de l'aperçu de l'historique des envois ............................................................ 51
6.2.2.1 Sélection des envois à inclure dans l'aperçu...........................................................................................................51
6.2.2.2 Utilisation des détails de l'historique des envois .....................................................................................................52
6.2.3 Suivi par numéros ........................................................................................................ 52
6.2.3.1 Suivi des envois par leurs numéros de suivi ...........................................................................................................52
6.2.3.2 Importation de numéros de suivi à partir d'un fichier texte .....................................................................................52
6.2.3.3 Suivi des envois par leurs numéros de référence ...................................................................................................53
6.3 Paramétrage des préférences de suivi .................................................................................. 53
7 Documents d'exportation ........................................................................................54
7.1 À propos des documents d'exportation ................................................................................ 54
7.2 Documents d'exportation ....................................................................................................... 54
8 Bases de données ....................................................................................................56
8.1 À propos des bases de données ........................................................................................... 56
8.1.1 Accès à la base de données Carnet d'adresses ............................................................ 56
8.2 Gestion de la base de données Carnet d'adresses ............................................................... 56
8.2.1 Gestion des expéditeurs ............................................................................................... 56
8.2.1.1 Pour ajouter un expéditeur .......................................................................................................................................57
8.2.1.2 Pour définir des valeurs par défaut pour les envois d'un expéditeur - Envoi .........................................................58
8.2.1.3 Définition de valeurs par défaut des envois effectués par un expéditeur - ShipAlert ............................................61
8.2.1.4 Modification des détails d'un expéditeur ..................................................................................................................62
8.2.1.5 Copie des détails d'un expéditeur ............................................................................................................................63
8.2.1.6 Suppression d'un expéditeur ....................................................................................................................................63
8.2.2 Gestion des destinataires ............................................................................................. 63
8.2.2.1 Ajout d'un destinataire ..............................................................................................................................................63
8.2.2.2 Définition de valeurs par défaut des envois vers un destinataire - Envoi............................................................... 65
4 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.2.3 Définition de valeurs par défaut des envois vers un destinataire - ShipAlert .........................................................67
8.2.2.4 Modification des détails d'un destinataire ................................................................................................................68
8.2.2.5 Copie des détails d'un destinataire ..........................................................................................................................69
8.2.2.6 Suppression d'un destinataire ..................................................................................................................................69
8.2.3 Gestion de groupes de destinataires ............................................................................. 69
8.2.3.1 Ajout d'un groupe de destinataires ..........................................................................................................................70
8.2.3.2 Modification des détails d'un groupe de destinataires ............................................................................................71
8.2.3.3 Copie des détails d'un groupe de destinataires ......................................................................................................71
8.2.3.4 Suppression d'un groupe de destinataires ..............................................................................................................71
8.2.4 Gestion des importateurs et des courtiers ..................................................................... 72
8.2.4.1 Ajout d'un importateur ..............................................................................................................................................72
8.2.4.2 Édition, copie ou suppression d'un importateur ......................................................................................................72
8.2.4.3 Ajout d'un courtier .....................................................................................................................................................73
8.2.4.4 Édition, copie ou suppression d'un courtier .............................................................................................................73
8.3 La base de données Articles .................................................................................................. 74
8.3.1 À propos des articles .................................................................................................... 74
8.3.2 Gestion des articles ...................................................................................................... 74
8.3.2.1 Ajout d'un article .......................................................................................................................................................74
8.3.2.2 Copie ou suppression d'un article ............................................................................................................................75
8.4 Importation et exportation de bases de données.................................................................. 75
8.4.1 Masques d’importation/exportation ............................................................................... 75
8.4.1.1 Pour accéder à la section Masques d’Importation/exportation ...............................................................................75
8.4.1.2 Importation/exportation de modèles ........................................................................................................................76
9 Rapports....................................................................................................................78
9.1 À propos des rapports ........................................................................................................... 78
9.2 Rapports standard .................................................................................................................. 78
9.2.1 Pour accéder aux rapports standard ............................................................................. 78
9.2.2 Pour travailler avec des rapports standard .................................................................... 78
9.3 Rapports avancés ................................................................................................................... 79
9.3.1 Pour accéder aux rapports avancés.............................................................................. 79
9.3.2 Pour travailler avec des rapports avancés..................................................................... 79
10 Informations supplémentaires ................................................................................82
10.1 Généralités .............................................................................................................................. 82
10.2 Glossaire ................................................................................................................................. 82
10.3 Liens........................................................................................................................................ 83
10.4 Info .......................................................................................................................................... 83
11 Services et emballages FedEx ................................................................................85
11.1 Services .................................................................................................................................. 85
11.1.1 FedEx International Priority........................................................................................... 85
11.1.2 FedEx International Economy ....................................................................................... 85
11.1.3 FedEx International First ............................................................................................... 85
11.1.4 FedEx Europe First....................................................................................................... 85
11.1.5 FedEx International Economy Freight ........................................................................... 85
11.1.6 FedEx International Priority Freight ............................................................................... 85
11.1.7 FedEx 10 kg Box .......................................................................................................... 85
11.1.8 FedEx 25 kg Box .......................................................................................................... 86
11.2 Emballage ............................................................................................................................... 86
11.2.1 FedEx Envelope ........................................................................................................... 86
11.2.2 FedEx Pak ................................................................................................................... 86
11.2.3 FedEx Box ................................................................................................................... 86
11.2.3.1 FedEx Box - petite ....................................................................................................................................................86
11.2.3.2 FedEx Box - moyenne ..............................................................................................................................................86
11.2.3.3 FedEx Box - grande..................................................................................................................................................86
11.2.3.4 FedEx Tube .............................................................................................................................................................. 86
11.2.3.5 Votre emballage .......................................................................................................................................................86
12 Glossaire ...................................................................................................................87
®
Logiciel FedEx Ship Manager 5
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
1 Introduction
1.1 Présentation du logiciel FedEx® Ship Manager
FedEx vous présente FedEx ® Ship Manager, une solution d'envois innovante et
unique dans la technologie des expéditions pour améliorer les délais, l'efficacité et
la rentabilité de vos envois.
FedEx® Ship Manager est un logiciel autonome fonctionnant sous Windows qui
peut être installé par l'utilisateur. Il a été conçu pour vous permettre d'exécuter
rapidement toutes les opérations quotidiennes d'envoi, de suivi et de création de
rapports. Doté d'un large éventail de fonctionnalités et d'une interface conviviale, il
constitue une solution d'envois complète utilisable sur votre propre PC.
®
FedEx Ship Manager permet d'imprimer des documents d'envoi directement sur
votre imprimante, ce qui réduit le travail administratif, vous évite d'avoir à remplir
des formulaires manuellement et facilite l'organisation de votre bureau. Vous
pouvez notamment imprimer les documents suivants :
Bordereaux d'expédition internationaux
Factures commerciales
Autres documents de douane dont l'utilisation est largement répandue
L'application conserve également un inventaire de tous vos envois jusqu'à 40 jours
par défaut. À partir de cet inventaire, vous pouvez :
Copier et répéter des envois
Modifier et supprimer des envois
Réaliser le suivi de colis
®
Outre la gestion des informations sur les envois, FedEx Ship Manager vous
permet de gérer les informations sur les destinataires et les expéditeurs, ainsi que
les détails relatifs aux documents et aux articles. Vous pouvez ainsi extraire très
rapidement les informations dont vous avez besoin pour vos envois.
La quatrième grande fonction proposée par FedEx ® Ship Manager est ShipAlert /
ShipDelivery, qui permet d'informer le destinataire et l'expéditeur (vous-même) de
la préparation d'un envoi.
Remarque Le logiciel FedEx® Ship Manager étant entièrement personnalisable, il est possible
que certaines options du logiciel décrites dans le présent manuel diffèrent des
options apparaissant sur votre écran. Si vous avez des questions sur l'accès à ces
options, veuillez contacter le Service d’assistance clientèle de FedEx.
6 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
1.2 Utilisation de ce manuel
Le présent manuel s'adresse spécialement aux utilisateurs finaux du logiciel
FedEx® Ship Manager et n'est pas prévu pour les spécialistes ou les utilisateurs
chargés de la gestion de grands comptes, qui ont accès à des fonctions
d'administration avancées. L'aspect pédagogique du manuel est renforcé par la
présence d'une section complète consacrée à l'installation, qui figure au chapitre
suivant.
Dans les grandes lignes, ce manuel traite de l'installation du logiciel, fournit des
instructions permettant d'effectuer certaines tâches relatives aux envois et offre un
aperçu des différents menus et options disponibles dans le logiciel. Plus
spécifiquement, les rubriques du présent manuel sont les suivantes :
Installation du logiciel FedEx ® Ship Manager
Définition des valeurs par défaut des fonctions d'envoi, de suivi et
d'enlèvement
Préparation des envois
Planification des enlèvements
Suivi des envois
Création des documents d'envoi et d'exportation
Modification d'éléments dans les bases de données Adresses et
Marchandises (et autres aspects de la maintenance de base de
données)
Modification de rapports
1.2.1 Conventions typographiques
Pour vous aider à utiliser ce manuel, vous devez vous familiariser avec les
conventions typographiques suivantes :
Les éléments de menus et de fenêtres, ainsi que les noms d'onglets
figurant dans l'application sont représentés par cette police sans-serif
en gras.
Les noms de boutons, d'options et d'icônes sont représentés en PETITES
MAJUSCULES.
Les noms de champs sont indiqués par une police sans-serif ordinaire.
Les termes particuliers apparaissent en italique. Ceci concerne les
termes figurant dans le glossaire de la page 86.
Les paramètres d’acheminement et de communication sont indiqués
par une police de type machine à écrire.
1.2.2 Connaissances et compétences requises
Nous partons du principe que vous savez utiliser une interface utilisateur
graphique. Cela signifie que vous savez comment passer d'une application à une
autre et, au sein d'une même application, que vous savez comment accéder aux
différents composants de l'application ou naviguer entre ceux-ci. En outre, vous
savez également ce que signifient les expressions « sélectionner » (par exemple,
choisir une option), « cliquer » et « cliquer deux fois».
®
Logiciel FedEx Ship Manager 7
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
1.3 Configuration requise
1.3.1 Configuration système
®
Avant d'installer le logiciel FedEx Ship Manager sur votre PC, vérifiez que
l'ordinateur dispose de la configuration matérielle et logicielle suivante, ou
demandez à votre administrateur système ou réseau de s'en assurer.
1.3.1.1 Configuration matérielle
PC compatible IBM disposant d’un CPU d’au moins 1.5 GHz
Minimum 512 MB RAM
Minimum 500 MB d’espace disponible sur le disque dur après
l’installation
Une connexion Internet (solution préférée) ou un accès direct par
réseau commuté correctement configuré (modem ou ISDN)
Une imprimante laser
1.3.1.2 Configuration logicielle
Microsoft Windows® XP ou une version plus récente de ce système
d’exploitation
®
Remarque * Durant l’installation, le logiciel FedEx Ship Manager exécutera une vérification
du système. Si les conditions matérielles ci-dessus ne sont pas remplies, le
processus d’installation sera annulé.
1.3.2 Configuration des communications
Pour fonctionner correctement, le logiciel FedEx ® Ship Manager doit pouvoir
communiquer avec les serveurs back-end FedEx. Si la connexion avec FedEx ne
s’établit pas, suivez les étapes décrites ci-dessous.
1. Contactez l’administrateur de votre système ou réseau pour qu’il établisse la
connexion. Demandez-lui de vérifier que vous disposez bien des privilèges
nécessaires pour pouvoir utiliser cette connexion lorsque vous êtes connecté
à votre appareil local.
Ce type de communication nécessite une connexion TCP/IP sécurisée au serveur
FedEx Tunnel Gateway. La connexion doit être établie de la façon suivante :
Adresse : https://wprogip.ts.dmz.fedex.com
Port : Port 443
2. Contactez votre centre d’assistance technique local.
Remarque Il est primordial que la connexion et vos droits d’accès soient correctement
configurés avant de commencer l'installation du logiciel FedEx® Ship Manager.
8 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2 Installation
2.1 Aperçu
Ce chapitre couvre tous les aspects de l'installation du logiciel FedEx ® Ship
Manager. Ce sont :
Un rappel de la configuration requise avant de commencer l'installation
La procédure d'installation proprement dite, qui comprend :
Des aspects préalables à l'installation
La marche à suivre pour démarrer, continuer et terminer le processus
d'installation
La configuration logicielle, qui comprend :
Le démarrage de la configuration
La spécification de vos paramètres
2.2 Installation du logiciel
Remarque Avant de commencer l'installation de FedEx® Ship Manager, vérifiez que vous
remplissez bien les critères préalables à l'installation décrits à la section
« Configuration requise » à la page 8.
Cette section vous guidera tout au long du processus d'installation de FedEx ® Ship
Manager. Elle traite de certaines notions préalables à l'installation et décrit la
procédure d'installation proprement dite du logiciel.
2.2.1 Notions préalables à l'installation
Cette installation est destinée aux utilisateurs finaux de FedEx ® Ship Manager. Dès
lors, lorsque le programme d'installation vous demandera de choisir le type
d'installation souhaité, vous devrez sélectionner l'option TYPICAL INSTALL.
L'option d'installation TYPICAL INSTALL permet en outre de garantir le bon
fonctionnement du logiciel en tant qu'application autonome, et non comme
application réseau.
2.2.2 Installation du logiciel FedEx® Ship Manager
2.2.2.1 Pour démarrer l'installation
Cliquez deux fois sur le fichier setup.exe
®
Logiciel FedEx Ship Manager 9
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2.2.2.2 Pour continuer l'installation
1. Dans l'écran « Choose Setup Language », sélectionnez la langue de votre
choix.
Cliquez sur OK.
Remarque: L'installation illustrée ici utilise l'anglais comme langue d'installation. Par
conséquent, il se peut que les illustrations figurant dans ce manuel diffèrent de ce
que vous verrez réellement sur votre écran.
2. L'écran d'accueil s'affiche.
Cliquez sur SUIVANT.
3. L'écran Fichier Lisezmoi comportant le texte de la licence s'affiche.
Lisez l’Accord de licence et acceptez-le.
Cliquez sur SUIVANT.
10 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4. Saisissez vos renseignements personnels.
Cliquez sur SUIVANT.
5. L'écran Choisissez une installation standard/personnalisée s'affiche.
Si vous ne l'avez pas déjà sélectionnée, cliquez sur l'option Installation
standard.
Cliquez sur SUIVANT.
6. L'écran Démarrer l’installation s'affiche.
Cliquez sur INSTALLER.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 11
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
7. Cliquez sur SUIVANT.
L'écran d'installation s'affiche.
8. A la fin de l'installation automatique, l'écran Installation terminée s'affiche.
9. Cliquez sur TERMINER.
12 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2.3 Configuration du logiciel
2.3.1 Démarrage de la configuration
Le premier démarrage de l'application lance le processus de configuration. Vous
devez d'abord achever cette configuration avant de pouvoir utiliser FedEx ® Ship
Manager pour le traitement de vos envois. Les étapes décrites dans les sections
suivantes expliquent comment démarrer et exécuter le processus de configuration
de FedEx® Ship Manager.
Pour ouvrir l’écran de configuration, procédez comme suit :
®
1. Cliquez sur DÉMARRER, sélectionnez PROGRAMMES \ FEDEX SHIP MANAGER \
LOGICIEL FEDEX SHIP MANAGER. Le logiciel FedEx® Ship Manager est lancé,
affichant l'écran Configuration.
2. Poursuivez la configuration comme la section suivante (« Paramètres de
communication »).
Remarque Vous pouvez également lancer FedEx® Ship Manager en cliquant deux fois sur
l'icône FEDEX SHIP MANAGER de votre bureau Windows.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 13
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2.3.2 Paramètres de communication
Cette section consacrée aux paramètres de communication explique comment
configurer le logiciel FedEx ® Ship Manager pour utiliser :
un réseau local (LAN) ;
une connexion Internet par numérotation (si vous souhaitez utiliser
votre propre connexion par numérotation) ;
une connexion créée par FedEx, en sélectionnant la ville où vous vous
trouvez et quel modem vous utilisez.
2.3.2.1 Dans le cas d'une connexion au moyen d’un réseau local :
1. Sélectionnez l’option J’AI UNE CONNEXION LAN lorsque vous accédez à Internet
par votre réseau local.
®
Remarque L'option UTILISER LES PARAMÈTRES DU NAVIGATEUR ne s'affiche que si FedEx Ship
Manager reconnaît les paramètres de votre navigateur. À l'heure actuelle, seuls les
navigateurs Netscape Communicator et Windows Internet Explorer sont pris en
charge.
2. Sélectionnez l'option UTILISER LES PARAMÈTRES DU NAVIGATEUR si vous
souhaitez utiliser les paramètres de votre navigateur pour vous connecter au
système FedEx. Si votre navigateur utilise un serveur proxy pour se connecter
à Internet, les détails relatifs au proxy s'afficheront automatiquement, sauf
l'identifiant d'utilisateur et le mot de passe.
Important Si vous souhaitez seulement spécifier les paramètres de votre serveur proxy,
passez à l'étape 4 ci-dessous. Si vous ne souhaitez utiliser aucune de ces deux
options, passez aux étapes décrites dans la section « Téléchargement des détails
de suivi, de services et d’acheminement » à la page 18.
14 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
3. Si vous sélectionnez seulement l'option UTILISER SERVEUR PROXY, spécifiez
l'adresse du serveur proxy dans le champ Adresse et les paramètres de votre
port dans le champ Port.
4. Dans le champ Utilisateur, spécifiez le nom d'utilisateur que vous utilisez pour
vous connecter au serveur proxy.
5. Dans le champ Mot de passe, spécifiez le mot de passe de votre serveur proxy.
6. Passez aux étapes décrites dans « Saisie de vos paramètres » à la page 17.
2.3.2.2 Dans le cas d'une connexion par numérotation
1. Sélectionnez l’option J'AI UNE CONNEXION PAR NUMÉROTATION si vous vous
connectez à Internet par numérotation.
2. Dans la liste déroulante Connexion par numérotation, sélectionnez le nom ou
l'alias de la connexion à utiliser.
3. Passez aux étapes décrites dans « Saisie de vos paramètres » à la page 17.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 15
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2.3.2.3 Lorsque vous ne disposez pas d'une connexion par numérotation.
Cette série d'instructions donne les grandes lignes des paramètres de
communication si vous ne disposez pas d’une connexion Internet par numérotation
et souhaitez que FedEx en crée une pour vous en sélectionnant la ville où vous
êtes situé et quel modem utiliser.
1. Veuillez sélectionner un pays d’installation dans la liste déroulante.
2. Dans la liste déroulante Ville, sélectionnez l'agence FedEx de la ville la plus
proche de chez vous, à laquelle vous souhaitez vous connecter.
La sélection d'une agence FedEx, a pour effet de saisir automatiquement le
numéro de téléphone correspondant.
Remarque Les valeurs figurant dans la liste déroulante varient en fonction du pays choisi. Le
pays choisi ici étant la Belgique, la liste affiche les options de connexion
correspondant à ce pays.
3. Dans le champ du préfixe, saisissez les numéros nécessaires à une
numérotation à l'extérieur de votre zone.
4. Type de modem : Veuillez sélectionner votre type de modem.
5. Passez aux étapes décrites à la section suivante (« Saisie de vos
paramètres »).
16 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2.3.3 Saisie de vos paramètres
Les étapes suivantes expliquent où saisir les différents types de valeurs et de
paramètres.
2.3.3.1 Pour saisir les paramètres d'installation, d'identification et
d'imprimante
1. Dans la liste déroulante Imprimante de la section IMPRIMANTE, sélectionnez
l'imprimante que vous souhaitez utiliser.
Tous les documents générés par l'application seront imprimés sur cette
imprimante.
2. Dans la liste déroulante Pays d'installation de la section Installation,
sélectionnez votre pays.
Remarque Dans le présent manuel, nous avons choisi la Belgique comme pays d'installation
dans tous nos exemples. Par conséquent, les illustrations et les paramètres utilisés
pour le manuel peuvent être différents des vôtres.
3. Dans le champ N° compte FedEx, tapez votre numéro de compte FedEx
personnalisé à 9 chiffres.
4. L’identifiant de lieu sera récupéré automatiquement à l’issue des étapes
décrites dans la section « Téléchargement des détails de suivi, de services et
d’acheminement » à la page 18.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 17
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2.3.4 Téléchargement des détails de suivi, de services et
d'acheminement
1. Vérifiez que tous vos détails de configuration sont corrects.
2. Cliquez sur TÉLÉCHARGER et l'écran Informations Expéditeur s'affiche.
Veuillez saisir vos coordonnées.
3. Cliquez sur OK pour commencer le téléchargement des principales données
d'envoi : numéros de suivi, informations sur les services, tarifs des services et
informations sur l'acheminement. Ces données sont nécessaires à l'utilisation
de FedEx® Ship Manager.
Attendez que le téléchargement soit terminé.
À l’issue du téléchargement, l'écran Configuration coche en rouge les données
téléchargées avec succès. Si vous devez ou souhaitez réaliser un nouveau
téléchargement (si par exemple certaines données sont manquantes), vous
pouvez cliquer deux fois sur un des marqueurs à gauche des données
téléchargées. Cela aura pour effet de télécharger les données en question.
18 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4. Dans l'écran Configuration, cliquez sur OK pour terminer le processus de
configuration.
L'installation et la configuration de FedEx ® Ship Manager sont réussies et
terminées.
2.3.4.1 Pour mettre à jour les informations de suivi, de service et
d'acheminement
Si vous devez ou souhaitez actualiser les détails de suivi, de service et/ou
d'acheminement (si par exemple certaines données sont manquantes), vous
pouvez cliquer deux fois sur un des drapeaux rouges à gauche des données
téléchargées. Ceci fera disparaître la coche rouge. Vous pouvez maintenant
télécharger à nouveau les données concernées en cliquant sur TÉLÉCHARGER.
Important Si vous souhaitez actualiser les tarifs des services actuels, vous devez télécharger
à nouveau les informations relatives aux services.
Remarque Il est facile de revenir à l’écran Configuration en cliquant sur Configuration dans
la liste déroulante Configuration.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 19
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2.4 Lancement du logiciel FedEx® Ship Manager
®
Le logiciel FedEx Ship Manager se lancera automatiquement à l’issue de l’étape 4
décrite ci-dessus, ou vous pouvez lancer FedEx ® Ship Manager par la touche
Démarrer de Windows en cliquant sur DÉMARRER et en sélectionnant PROGRAMMES \
®
FEDEX SHIP MANAGER \ LOGICIEL FEDEX SHIP MANAGER.
Sinon, vous pouvez cliquer sur le logo FEDEX® SHIP MANAGER présent sur votre
bureau :
20 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
3 Configuration
3.1 Aperçu
Ce chapitre traite des actions à exécuter et des données à spécifier au préalable
avant de pouvoir commencer à utiliser FedEx ® Ship Manager pour le traitement
des envois. Ce sont :
La définition des paramètres système
Création d'une sauvegarde de la base de données
La définition de vos préférences
3.2 Paramètres système
Maintenant que vous avez installé l'application avec vos informations personnelles
spécifiques, vous pouvez passer à la configuration des paramètres système. Ces
paramètres sont nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de la saisie et du
traitement des informations concernant les détails de livraison, et faire en sorte que
les informations soient conservées et gérées dans un laps de temps minimal.
3.2.1 Définition des paramètres système
Cette section présente la marche à suivre pour configurer vos paramètres
système.
3.2.1.1 Pour accéder à l'écran Paramètres système
1. Lancez FedEx® Ship Manager par la touche Démarrer de Windows en
cliquant sur DÉMARRER et en sélectionnant PROGRAMMES \ FEDEX® SHIP
MANAGER \ LOGICIEL FEDEX SHIP MANAGER
2. Sélectionnez Configuration dans le menu Configuration. Le même écran de
configuration que celui de votre installation va s'afficher.
3. Dans le menu Configuration, sélectionnez Paramètres système.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 21
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
3.2.1.2 Paramètres d'envois
1. Sur l'écran Paramètres système, cliquez sur l'onglet Envoi.
2. Dans le champ Période de conservation de l'historique des envois, saisissez le
nombre de jours durant lesquels vous voulez conserver l'historique des
envois.
Important Le nombre par défaut est 40. C'est la valeur recommandée. Cette valeur couvre
une période d'au moins un mois et neuf jours, ce qui vous permet de générer des
rapports mensuels.
3. Dans le champ Nbre de copies de la facture commerciale, spécifiez le nombre
d'exemplaires de chaque facture commerciale à imprimer.
4. L'option ESTIMATION DE TARIF est sélectionnée par défaut. Veuillez
désélectionner cette option si vous ne souhaitez pas d'estimation de tarif dans
votre écran d'envoi. Si les tarifs ne sont pas téléchargés, l'option d'estimation
de tarif ne sera pas cochée.
5. Cliquez sur OK.
22 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
3.2.1.3 Paramètres d'enlèvement
1. Sur l'écran Paramètres système, cliquez sur l'onglet Enlèvement.
2. Dans le champ Période de conservation de l'historique des enlèvements, saisissez
le nombre de jours durant lesquels vous souhaitez conserver l'historique des
enlèvements.
3. Cliquez sur OK.
3.2.1.4 Paramètres des étiquettes
1. Sur l'écran Paramètres système, cliquez sur l'onglet Étiquettes.
2. Dans le champ Étiquettes principales pour l'envoi de documents, saisissez le
nombre d'étiquettes principales que vous souhaitez générer.
Important Le nombre par défaut est 2. C'est la valeur minimale.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 23
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
3. Dans le champ Étiquettes principales pour les envois autres que documents,
saisissez le nombre d'étiquettes principales que vous souhaitez générer.
Important Le nombre par défaut est 4. C'est la valeur minimale.
4. Dans le champ Copies étiquettes MPS/CRN, spécifiez le nombre de copies
d'étiquettes MPS/CRN que vous souhaitez générer.
Important Le nombre par défaut est 1. C'est la valeur minimale.
5. Dans le champ Étiquettes principales pour les envois autres que documents en
Europe, saisissez le nombre d'étiquettes principales que vous souhaitez
générer.
Important Le nombre par défaut est 2. C'est la valeur minimale. Cette option ne s'affiche que
pour les pays de l'Union Européenne.
6. Cliquez sur OK.
3.2.1.5 Paramètres de suivi
1. Sur l'écran Paramètres système, cliquez sur l'onglet Suivi.
2. Dans le champ Période de conservation des colis saisis manuellement pour le suivi,
saisissez le nombre de jours requis.
Important Le nombre par défaut est 32.
3. Cliquez sur OK.
24 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
3.3 Sauvegarde de la base de données
Pour assurer l’intégrité de vos données d’envoi, la réalisation d’une sauvegarde de
manière régulière – chaque semaine ou chaque mois– est une étape cruciale qui
garantit que les informations d’envoi les plus récentes sont toujours disponibles.
3.3.1 Configuration de la sauvegarde de la base de données
Cette section décrit les opérations nécessaires à la configuration d’une sauvegarde
de base de données.
1. Lancez FedEx® Ship Manager par la touche DEMARRER de Windows en
cliquant sur DEMARRER et en sélectionnant PROGRAMMES \ FEDEX® SHIP
MANAGER \ LOGICIEL FEDEX SHIP MANAGER
2. Dans le menu Configuration, sélectionnez Sauvegarde de base de
données. L'écran Sauvegarde de base de données s'affiche.
3. La localisation par défaut de la sauvegarde introduite dans le Répertoire de
Sauvegarde (« Backup Directory ») doit être la suivante :
\\Documents and Settings\All users\Application
Data\FedEx\GSMW\DATABASE\FEDEX_BACKUP\
ou
C :\ProgramData\FedEx\GSMW\Database\FedEx_Backup (VISTA et
Windows 7)
4. Pour changer d’emplacement de sauvegarde, cliquez sur le bouton Parcourir
afin de parcourir votre ordinateur ou votre réseau local à la recherche d’un
emplacement où stocker les fichiers de sauvegarde.
5. Sélectionnez SAUVEGARDER pour réaliser une sauvegarde de vos données
d’envoi sur l’emplacement de sauvegarde.
6. Cliquez sur APPLIQUER pour enregistrer l’emplacement de sauvegarde que
vous avez saisi sans réaliser de sauvegarde
7. Cliquez sur FERMER pour quitter l’écran Sauvegarde de base de données sans
enregistrer de modification.
Remarque Il n’est pas possible d’utiliser le logiciel FedEx® Ship Manager pour réaliser un
envoi durant l’exécution d’une sauvegarde.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 25
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Remarque Une sauvegarde automatique sera réalisée si vous transférez un envoi vers le
système FedEx. Cette sauvegarde automatique ne sera réalisée que si vous avez
transféré votre envoi précédent vers le système FedEx plus de 7 jours auparavant.
3.4 Préférences
Si vous devez traiter un nombre important d'envois comportant des
caractéristiques similaires, vous pouvez définir les valeurs à utiliser par défaut pour
vos envois, ce qui vous évite d'avoir à spécifier les mêmes informations plusieurs
fois.
3.4.1 Catégories de préférences
La sélection de l'onglet principal Préférences sur l'écran principal de FedEx Ship
Manager donne accès aux trois sous-onglets Préférences :
Enlèvement
Préférences relatives à la planification des enlèvements de colis par
les coursiers.
Envoi
Préférences relatives au traitement de vos envois.
ShipAlert
Préférences relatives à la fonction ShipAlert de notification par courrier
électronique de FedEx® Ship Manager.
3.4.2 Niveaux de préférences
FedEx® Ship Manager vous permet de spécifier les valeurs par défaut pour l'envoi
et la fonction ShipAlert à 3 niveaux :
Valeurs par défaut sur toute l'application : valeurs par défaut pour
chaque envoi réalisé à l'aide de votre installation de FedEx ® Ship
Manager.
Ces valeurs par défaut sont expliquées en détail dans ce chapitre.
26 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Pour des informations supplémentaires concernant les valeurs par
défaut de l'expéditeur, consultez les sections « Saisie des valeurs par
défaut pour les envois réalisés par un expéditeur - Envoi » à la
page 57, et « Saisie des valeurs par défaut pour les envois réalisés
par un expéditeur - ShipAlert » à la page 60.
Valeurs par défaut pour les envois à un destinataire spécifique.
Pour des informations supplémentaires concernant les valeurs par
défaut du destinataire, consultez les sections « Saisie des valeurs par
défaut pour les envois à un destinataire - Envoi » à la page 64, et
« Saisie des valeurs par défaut pour les envois à un destinataire -
ShipAlert » à la page 66.
Remarque Les valeurs par défaut pour l'expéditeur ainsi que pour le destinataire remplacent
les valeurs par défaut de l'application. Lorsque vous spécifiez des valeurs par
défaut pour un expéditeur ou un destinataire, les dernières valeurs spécifiées
prévalent.
3.4.3 Définition des préférences
3.4.3.1 Définir les préférences des Enlévements.
1. Cliquez sur le sous-onglet Enlévement.
2. Saisissez les informations relatives au lieu d'enlèvement ou sélectionnez un
expéditeur dans la liste déroulante Identifiant de l'expéditeur.
Remarque Les expéditeurs doivent avoir été ajoutés au préalable dans le carnet d'adresses
afin de pouvoir être sélectionnés dans la liste déroulante Identifiant de l'expéditeur.
Pour des informations supplémentaires sur la procédure d'ajout d'expéditeurs au
carnet d'adresses, reportez-vous à la section « Pour ajouter un expéditeur » à la
page 56.
3. Dans le champ Heure de fermeture, spécifiez jusqu'à quelle heure au plus tard
l'enlèvement peut avoir lieu.
4. Si nécessaire, utilisez le champ Commentaires pour ajouter des instructions
spéciales destinées au coursier FedEx Express chargé de l'enlèvement de
vos colis.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 27
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
5. Dans le champ Enlèvements visibles pour, sélectionnez une des trois options
suivantes : TOUS LES UTILISATEURS, MON GROUPE ou MOI UNIQUEMENT.
6. Enlèvement jour suivant : Vous pouvez déposer une demande d'enlèvement
pour le jour ouvrable suivant. Cette planification est possible au plus tard un
jour à l'avance. Par exemple, vous pouvez réserver le jeudi un enlèvement
pour le vendredi. Pour cela, le champ de date de réservation de l'écran
Réserver un enlèvement peut être édité. Lorsque vous modifiez la date de
réservation, la liste des envois n'affiche que ceux dont la date a été saisie.
7. Cliquez sur ENREGISTRER.
3.4.3.2 Pour définir les préférences d'envoi
1. Cliquez sur le sous-onglet Envoi.
Les éléments de la liste des préférences correspondent aux champs que vous
devez renseigner lors de la saisie d'un nouvel envoi.
2. Faites défiler l'écran Préférences - Envoi vers le bas, puis sélectionnez ou
saisissez les valeurs par défaut requises.
3. Pour chaque information d'envoi, vous pouvez également sélectionner les
options suivantes :
OMETTRE
Les champs marqués OMETTRE seront omis lorsque vous ferez défiler
les différents champs du formulaire d'envoi à l'aide de la touche TAB.
APPLIQUER
Lorsque vous saisirez les détails d'un nouvel envoi à l'aide du
formulaire d'envoi, les valeurs saisies dans les champs marqués
APPLIQUER seront réutilisées pour l'envoi suivant.
28 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4. Si nécessaire, vous pouvez saisir ou sélectionner vos paramètres de
préférence pour les factures dans la zone située au bas de l'écran.
5. Cliquez sur ENREGISTRER lorsque vous avez terminé.
3.4.3.3 Pour définir les préférences de la fonction ShipAlert
1. Cliquez sur le sous-onglet ShipAlert.
L'écran Préférences - ShipAlert s'affiche.
2. Vous pouvez envoyer des avis d'expédition ShipAlert par courrier électronique
à cinq personnes : l'expéditeur, le destinataire, le courtier et deux autres
personnes. Lorsque l'envoi sera livré, ces destinataires recevront un courrier
électronique les informant de la livraison de l'envoi.
3. Dans le champ Ajouter votre propre message, vous pouvez ajouter un message
qui sera joint aux courriers électroniques d'avis d'expédition.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 29
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Remarque Pour que cette option fonctionne correctement, l'adresse électronique de
l'expéditeur doit être correctement saisie sur l'écran Informations Expéditeur de
la base de données Carnet d’adresses (voir « Gestion des expéditeurs » à la
page 55.). Ceci s'applique également aux adresses électroniques du destinataire
comme du courtier.
4. Vous pouvez saisir l'adresse électronique d'une ou de deux personne(s) dans
les champs Autre 1 et Autre 2 afin qu'elles reçoivent des avis d'expédition.
5. Cliquez sur ENREGISTRER.
30 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4 Envoi
4.1 Aperçu
FedEx® Ship Manager vous permet d'automatiser le processus d'envoi en le
rendant plus simple et plus rapide. Les bordereaux d'expédition peuvent être
imprimés sur du papier ordinaire et les informations récurrentes telles que les
adresses et les marchandises peuvent être enregistrées et récupérées à partir
d'une base de données.
Remarque Les éléments de la base de données sont expliqués de façon très détaillée dans la
section « Bases de données » à la page 55.
Le présent chapitre traite des points suivants :
Création d'un nouvel envoi
Impression des documents d'envoi et d'autres documents
Gestion et contrôle des envois
Transmission de vos informations sur les envois vers le système
d'envois FedEx
4.2 Saisie des envois
4.2.1 Saisie des informations générales
4.2.1.1 Informations Expéditeur
1. Sur l'écran principal de FedEx Ship Manager, cliquez sur l'onglet Envoi. La
situation suivante se présente alors :
®
Logiciel FedEx Ship Manager 31
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2. Vous pouvez soit sélectionner un expéditeur à partir de la liste déroulante
Identifiant de l'expéditeur, auquel cas les champs correspondants sont
automatiquement complétés par l'application, soit cliquer sur le bouton Éditer
pour saisir manuellement les informations relatives à l'expéditeur sur l'écran
Informations Expéditeur. Si votre carnet d'adresses ne comporte qu’un seul
expéditeur, il sera automatiquement chargé par défaut.
Remarque Les expéditeurs doivent avoir été ajoutés au préalable dans le carnet d'adresses
afin de pouvoir être sélectionnés dans la liste déroulante Identifiant de l'expéditeur.
Pour des informations supplémentaires sur la procédure d'ajout d'expéditeurs au
carnet d'adresses, reportez-vous à la section « Pour ajouter un expéditeur » à la
page 56.
4.2.1.2 Informations Destinataire
1. Sélectionnez UNIQUE pour un envoi à un seul destinataire, ou GROUPE pour un
envoi à un groupe de destinataires.
2. Vous pouvez soit sélectionner un destinataire à partir de la liste déroulante
Identifiant du destinataire, auquel cas les champs correspondants sont
automatiquement complétés par l'application, soit saisir manuellement les
informations relatives au destinataire dans la zone INFORMATIONS
DESTINATAIRE.
3. Sélectionnez l'option AVIS D'EXPÉDITION SHIPALERT À si vous souhaitez que
votre destinataire soit averti de l'envoi. Si vous sélectionnez cette option,
vérifiez que l'adresse électronique du destinataire figure bien dans le champ
de texte correspondant. Cette option sera déjà sélectionnée si elle a été
spécifiée dans les préférences ShipAlert.
4. Si vous avez saisi ou modifié manuellement les informations relatives au
destinataire, cliquez sur l'option ENREGISTRER DANS / ACTUALISER LE CARNET
D'ADRESSES pour enregistrer ces détails dans la base de données des
destinataires.
5. Si vous avez créé un nouvel identifiant de destinataire et saisi manuellement
de nouvelles informations relatives au nouveau destinataire, cliquez sur
l'option ENREGISTRER DANS / ACTUALISER LE CARNET D'ADRESSES pour
enregistrer ces détails dans la base de données des destinataires.
4.2.1.3 Date, service et emballage
1. Dans la zone DETAILS ENVOI, acceptez la date du jour qui est automatiquement
insérée dans le champ Date d'envoi, ou saisissez une date ultérieure (jusqu'à
10 jours plus tard).
Remarque La date d'envoi représente la date effective à laquelle l'envoi est remis à un
coursier FedEx Express ou déposé à l'une des agences FedEx.
2. Dans la liste déroulante Service, sélectionnez le service requis. Pour des
informations supplémentaires concernant les services FedEx disponibles,
reportez-vous à la section « Services » à la page 84.
3. Cliquez sur TRAITEMENT SPÉCIAL si vous souhaitez sélectionner l'une des
options de traitement spécial disponible. Pour des informations
supplémentaires, reportez-vous à la section « Sélection d'options de
traitement spécial » à la page 36.
32 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4. Dans la liste déroulante Emballage de l'écran Envoi, sélectionnez le type
d'emballage requis. Pour des informations supplémentaires concernant les
emballages FedEx disponibles, reportez-vous à la section « Emballage » à la
page 85.
5. Cliquez sur SHIPALERT si vous souhaitez vérifier ou modifier les paramètres
définis pour la fonction ShipAlert. Pour des informations supplémentaires,
reportez-vous à la section « Saisie de détails pour ShipAlert » à la page 37.
4.2.1.4 Colis et poids
1. Dans le champ Colis de la zone DETAILS ENVOI, spécifiez le nombre de colis
que comporte votre envoi. Si l'envoi comporte plusieurs colis, un bouton
INFORMATION ENVOI PLUSIEURS COLIS s’affichera.
2. Si vous n'utilisez pas les emballages proposés par FedEx, veuillez spécifier
les dimensions pour la longueur, la largeur et la hauteur de chaque colis, dans
les champs L, l et H. En cliquant sur le bouton associé aux champs L, l et H,
vous pouvez accéder à la liste des poids et dimensions standard.
3. Si l'envoi ne comporte qu'un seul colis, saisissez le poids du colis dans le
champ Poids total.
Si l'envoi comporte plusieurs colis, cliquez sur le bouton INFORMATION ENVOI
PLUSIEURS COLIS et saisissez les dimensions et le poids des colis dans chaque
champ associé à un colis. Depuis cette liste, vous pouvez également accéder
à la liste des poids et dimensions standard.
4. Dans la deuxième partie du champ Poids total, sélectionnez kg comme unité
de poids (système métrique) ou lb (livre, système impérial).
Remarque L'unité de poids de votre choix peut être fixée par défaut dans la liste des
préférences d'envoi (reportez-vous à la section « Pour définir les préférences
d'envoi » à la page 28).
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Logiciel FedEx Ship Manager 33
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.2.1.5 Valeurs, références et notes
1. Dans le champ Valeur de transport, spécifiez la valeur déclarée du colis pour le
transport.
2. Dans le champ Valeur douanière, saisissez la valeur déclarée du colis pour les
douanes et sélectionnez une devise dans la liste déroulante.
Remarque La valeur de transport ne peut jamais être supérieure à la valeur douanière.
3. Le champ Références d'envoi vous permet de saisir une référence pour votre
envoi. Vous pouvez également sélectionner une référence d'envoi en cliquant
sur le bouton associé au champ.
L'écran Référence d'envoi s'affiche, à partir duquel vous pouvez saisir ou
sélectionner une référence d'envoi.
Toute référence d'envoi saisie ici figurera également sur votre bordereau
d'expédition et votre facture commerciale, si vous avez choisi d'en créer une.
Généralement, les références d'envoi sont très utiles pour le suivi et la
création de rapports.
4. Le champ Service / Notes vous permet de saisir le nom du service ou de saisir
des informations supplémentaires concernant votre envoi.
Vous pouvez également sélectionner le nom d'un service ou ajouter des
informations en cliquant sur le bouton associé au champ.
L'écran Service s'affiche.
5. Sélectionnez NOUVEAU pour saisir un nouveau service ou créer une note ou
cliquez sur la flèche pour choisir une note ou un service existants.
6. Cliquez sur OK pour saisir les informations relatives au service et revenir à
l'écran Envoi. Ces informations ne s'imprimeront pas sur les étiquettes
d'envoi. Elles ne peuvent être utilisées qu'en vue de créer des rapports.
34 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.2.1.6 Contenu de l'envoi
Le logiciel FedEx ® Ship Manager permet de traiter :
Les envois de documents
Les envois de marchandises, désignés également sous le terme
« Envois autres que documents »
Pour réaliser un envoi de documents, procédez comme suit :
1. Vérifiez que l'option DOCUMENTS UNIQUEMENT est sélectionnée. Sélectionnez
l'option DOCUMENTS UNIQUEMENT lorsque votre envoi est composé de lettres,
de certificats ou de formulaires.
2. Dans la zone DESCRIPTION, saisissez une description des documents envoyés
ou cliquez sur le bouton pour choisir une description existante à partir de
l'écran Types de document. Si un message s'affiche, vous avertissant que la
description saisie est incomplète ou inexacte, vous devrez modifier les
données pour pouvoir imprimer votre envoi.
En revanche, si votre (vos) colis comporte(nt) des marchandises, procédez comme
suit :
1. Dans la zone CONTENU DE L'ENVOI de l'écran Envoi, sélectionnez l'option
MARCHANDISES. La zone CONTENU DE L'ENVOI de l'écran Envoi est modifiée :
2. En fonction de la destination de votre colis, répondez OUI ou NON à la question
IMPRIMER FACTURE COMMERCIALE ? Si vous sélectionnez OUI, vous pouvez
spécifier le contenu de l'envoi sur l'écran Détails du contenu de l'envoi.
Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à la section « Création
d'une facture commerciale » à la page 38. Si vous sélectionnez NON, passez à
l'étape suivante.
3. Saisissez manuellement les informations relatives aux marchandises que
vous envoyez ou cliquez sur le bouton associé au champ Article pour
sélectionner les articles à partir de l'écran Aperçu des articles.
Remarque Cette description figure sur les documents d'envoi de FedEx® Ship Manager,
notamment la facture commerciale. Elle doit donc être aussi complète et détaillée
que possible et doit comporter au moins le nom qui désigne chaque article.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 35
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.2.1.7 Détails de la facturation
Sur l'écran Envoi, la section consacrée à la facturation est la dernière partie à
renseigner pour créer un nouvel envoi. La saisie de ces informations s'effectue
selon les étapes suivantes.
1. Dans la liste déroulante Facturer les frais de transport à, sélectionnez
EXPEDITEUR, DESTINATAIRE ou TIERS selon le cas.
2. Dans le champ N° de compte, saisissez le numéro de compte FedEx de
l'expéditeur, du destinataire ou du compte tiers. Lorsque vous sélectionnez
EXPÉDITEUR, le numéro de compte est saisi automatiquement. De même, le
numéro de compte du destinataire ou d’un tiers apparaît également
automatiquement si vous l’avez saisi dans le champ prévu à cet effet dans la
base de données des destinataires
3. Dans la liste déroulante Facturer les droits et taxes à, sélectionnez
EXPEDITEUR, DESTINATAIRE ou TIERS selon le cas.
4. Dans le champ N° de compte, saisissez le numéro de compte FedEx de
l'expéditeur, du destinataire ou du compte tiers. Lorsque vous sélectionnez
EXPÉDITEUR, le numéro de compte est saisi automatiquement. De même, le
numéro de compte du destinataire ou d’un tiers apparaît également
automatiquement si vous l’avez saisi dans le champ prévu à cet effet dans la
base de données des destinataires
Remarque Un numéro de compte FedEx valide est toujours requis si une facture doit être
adressée à l'expéditeur, au destinataire ou au tiers devant s'acquitter des droits et
taxes.
4.2.1.8 Achèvement
1. Sélectionnez l'option APPLIQUER LES INFORMATIONS A L'ENVOI SUIVANT si vous
voulez réutiliser les informations que vous avez saisies pour votre prochain
envoi.
2. En bas de l'écran, cliquez sur :
ENVOIpour poursuivre le processus d'envoi et imprimer tous les
documents d'envoi nécessaires.
ENREGISTRER pour enregistrer l'envoi nouvellement créé. Vous pouvez
enregistrer l'envoi sous forme d'envoi ouvert (si vous souhaitez y
revenir et l'achever ultérieurement) ou l'enregistrer sous forme de
modèle (si vous souhaitez réutiliser ultérieurement ces informations
pour un envoi similaire). Les envois ouverts et les modèles sont
ensuite transférés vers la liste de l'écran Envois en cours.
36 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.2.2 Sélection des options de traitement spécial
Sur l'écran Traitement spécial, vous pouvez spécifier des options
supplémentaires pour le service que vous avez choisi dans le champ Service de la
zone DETAILS DE L’ENVOI.
Vous devez sélectionner des options de traitement spécial dans les cas suivants :
L'envoi contient des produits dangereux, de l'alcool, de la glace
carbonique ou des fleurs coupées.
Remarque Si votre envoi contient de la glace carbonique, saisissez la formule suivante dans
la zone de description : GLACE CARBONIQUE,9,UN1845,ZxZZKG, « Z »
désignant le nombre de colis contenant de la glace carbonique et « ZZ » désignant
le poids d'un colis. Par exemple : GLACE
CARBONIQUE,9,UN1845,5x2KG,3x8KG.
Vous avez besoin d'un numéro de réservation pour le service de
International Priority Freight.
Ce champ ne s'affiche que si le service requiert un numéro de
réservation.
Vous voulez utiliser le service de livraison le samedi, le service
d'enlèvement le samedi.
®
Le logiciel FedEx Ship Manager ne permet pas les envois
International Priority Freight dont le poids ou les dimensions sont
inférieurs aux valeurs maximales autorisées pour International Priority.
Le poids ou les dimensions doivent être supérieurs aux valeurs
maximales autorisées autorisés pour International Priority. Une
exception a été ajoutée aux envois International Priority Freight sur
une palette ou des cales. Ces envois doivent être traités en tant
qu'envois International Priority Freight car le transport International
Priority n'autorise pas les envois International Priority sur une palette
ou des cales. L'écran de traitement spécial affiche l'option COCHER
CETTE CASE SI VOTRE ENVOI EST SUR UNE PALETTE OU DES CALES.
Lorsque vous cochez cette option, les minimums requis pour
International Priority Freight ne s'appliquent pas à cet envoi.
Vous voulez déposer vous-même vos colis auprès d'une agence
FedEx.
Vous ne souhaitez pas que votre envoi soit expédié directement au
destinataire, mais qu'il soit mis en consigne à une agence FedEx.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 37
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.2.3 Saisie des détails pour la fonction ShipAlert
L'écran suivant présente les informations relatives à ShipAlert à saisir lors de la
création d'un nouvel envoi.
Toute préférence ou donnée déjà connue est automatiquement incluse dans les
paramètres ShipAlert. Dans l'exemple précédent, il s'agit des adresses
électroniques de l'expéditeur, du destinataire et du courtier. En outre, vous pouvez
ajouter jusqu'à deux adresses électroniques supplémentaires ainsi que votre
propre message qui sera joint aux courriers électroniques de notification ShipAlert.
Remarque L’e mail de notification ShipAlert sera envoyé à tous les destinataires spécifiés lors
de la procédure de chargement des données. (Pour plus d’informations sur la
procédure de chargement des données, veuillez consulter la page 44. L’e mail de
notification d’exception sera envoyé à tous les destinataires spécifiés dans le cas
d’un retard de dédouanement ou d’exception de livraison. Lorsque l’envoi est
expédié ou livré, ou dans le cas d’un retard de dédouanement ou d’exception de
livraison, ces destinataires recevront un e mail les informant du statut de l’envoi.
4.2.4 Création d'une facture commerciale
La facture commerciale est une facture devant être imprimée et envoyée avec les
autres documents d'envoi. Elle est nécessaire pour tous les envois assujettis aux
droits de douane, car elle est demandée lors du dédouanement. La création de
factures commerciales s'effectue à l'aide de l'écran Détails du contenu de
l'envoi.
38 Logiciel FedEx® Ship Manager
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
L'écran Détails du contenu de l'envoi est composé des champs suivants :
Article
Saisissez manuellement les informations relatives aux marchandises
que vous envoyez ou cliquez sur le bouton associé au champ Article
pour sélectionner les articles à partir de l'écran Aperçu des articles.
Remarque Pour pouvoir sélectionner une marchandise à partir de l'écran Aperçu des
articles, vous devez avoir ajouté au préalable la marchandise dans la base de
données des marchandises. Pour des informations supplémentaires sur la
procédure d'ajout d'articles à la base de données, reportez-vous à la section
« Pour ajouter un article » à la page 73.
Description
Description de l'article.
Code harm.
Code harmonisé de l'article. En cliquant sur le bouton, vous pouvez
sélectionner le code harmonisé d'un article dans a liste.
Pays de fab.
Indique le pays de fabrication de l'article. Si l'article est fabriqué dans
plusieurs pays, veuillez sélectionner Plusieurs pays de fabrication.
Quantité
Indique le nombre d'articles constituant le colis.
Poids unitaire
Poids de l'article. Vérifiez que vous avez sélectionné l'unité de poids
souhaitée (kg ou lb) dans le champ Unité de mesure ci-dessous.
Unité de mesure
Sélectionnez ici l'unité de mesure de la marchandise (douzaine, unité
de volume, paire, pièces, etc.).
Valeur unitaire
Spécifiez ici la valeur douanière d'une unité de l'article.
Valeur douanière totale, avec une liste déroulante permettant de sélectionner
la devise
Spécifiez ici la valeur douanière, exprimée dans la devise sélectionnée
à partir de la liste déroulante située à droite du champ Valeur douanière.
La valeur totale est calculée automatiquement.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 39
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Poids total, avec une liste déroulante permettant de sélectionner l'unité de
poids (kg ou lb)
Ce champ indique la somme des poids individuels de chaque article
contenu dans le colis, exprimée selon l'unité choisie dans la liste
déroulante située à droite du champ Poids total.
Dans la partie inférieure de cet écran, vous pouvez préciser d'autres détails relatifs
à la facture commerciale :
Les conditions de vente et les frais de port de l'envoi (dans la zone
CONDITIONS DE VENTE)
Choisissez entre une facture commerciale et une facture pro forma.
Ajoutez d'autres détails relatifs à la facture commerciale (dans la zone
INFORMATIONS FACTURE COMMERCIALE).
40 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.3 Impression des documents d'envoi
4.3.1 Généralités
Pour imprimer vos documents, cliquez sur le bouton ENVOI situé au bas de l'écran
Envoi une fois que vous avez saisi toutes les informations relatives à l'envoi.
Vous pouvez également imprimer des envois ouverts ou des modèles
préalablement définis en les sélectionnant, puis en cliquant sur le bouton IMPRIMER
sur l'écran Envois en cours.
Les documents d'envoi sont :
Le bordereau d'expédition en plusieurs exemplaires
Le rapport de manifeste VISA
La facture commerciale (si vous l'avez sélectionnée sur l'écran Envoi)
Remarque Vous pouvez configurer le nombre de copies du bordereau d'expédition à imprimer
dans l'onglet Étiquettes de la fenêtre Paramètres système. Pour des informations
supplémentaires sur les informations de l'étiquette, reportez-vous à la section
« Paramètres de l'étiquette » à la page 23.
4.3.2 Types de documents
4.3.2.1 Bordereau d'expédition
Si un envoi contient plusieurs colis, un bordereau d'expédition supplémentaire est
imprimé pour chaque colis. Le premier bordereau d'expédition est appelé
bordereau d'expédition principal. FedEx® Ship Manager prépare un bordereau
d'expédition international supplémentaire pour chaque colis de l'envoi.
Si l'impression est interrompue, FedEx ® Ship Manager met l'envoi en attente.
Relancez l'impression à partir de l'écran Envois en cours.
4.3.2.2 Facture commerciale
Une facture commerciale est utilisée par la douane pour dédouaner les envois d'un
pays à un autre. Elle est requise pour les envois autres que documents.
4.3.2.3 Rapport de manifeste Visa
Pour chaque envoi, le rapport de manifeste Visa s'imprime automatiquement avec
les autres documents d'envoi.
Pliez et placez le rapport de manifeste Visa dans la pochette avec le bordereau
d'expédition et la facture commerciale, s'ils ont déjà étés sélectionnés, et remettez
les à votre coursier FedEx en accompagnement de chaque envoi.
4.3.2.4 Autres documents d'envoi
Certains pays ou produits nécessitent une déclaration ou la production de
documents de douane particuliers. Si vous avez besoin d'imprimer d'autres
documents d'exportation, consultez la section « Documents d'exportation » à la
page 53 pour des informations supplémentaires.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 41
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.3.3 Étiquetage de l'envoi
Ce paragraphe décrit les étapes à suivre pour étiqueter correctement votre envoi
après que vous ayez imprimé les documents d’envoi pertinents.
4.3.3.1 Pour étiqueter un envoi
1. Placez le bordereau d'expédition dans une pochette en plastique, le code-
barres visible.
2. Pliez et placez tous les exemplaires de la facture commerciale, le cas
échéant, dans la pochette contenant le bordereau d'expédition.
3. Le rapport de manifeste Visa ne doit pas être joint aux autres documents ;
remettez-le au coursier.
4. Retirez le revêtement protecteur de la pochette.
5. Fixez la pochette sur le premier colis.
6. Si l'envoi comporte plusieurs colis, placez chaque bordereau supplémentaire
dans une pochette distincte.
7. Retirez le revêtement protecteur de toutes les autres pochettes et collez les
pochettes sur les colis correspondants.
Remarque Le Bhoutan et la Mongolie n'acceptent pas les bordereaux d'expédition imprimés
au laser. Lorsque vous préparez des documents d'envoi et sélectionnez pour
destination un pays qui n'accepte pas les bordereaux imprimés au laser, un
message vous l'indique. Si vous effectuez régulièrement des envois vers ces pays,
veuillez contacter le service d'assistance technique pour essayer de trouver
d'autres options matérielles.
4.4 Gestion et contrôle des envois
La gestion et le contrôle des envois s'effectue via la fonction Envois en cours de
FedEx® Ship Manager. Cette fonction vous permet d'assurer le contrôle de vos
envois.
4.4.1 Accès aux envois en cours
Pour accéder aux ENVOIS EN COURS, cliquez sur l'onglet Envoi sur l'écran principal
FedEx Ship Manager et sélectionnez l'option ENVOIS EN COURS.
42 Logiciel FedEx® Ship Manager
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.4.2 Utilisation de la fonction Envois en cours
L'écran Envois en cours vous permet d'afficher, d'imprimer, de modifier ou de
supprimer des envois. Pour chaque envoi figurant dans la liste Envois en cours,
la colonne États affiche l'une des valeurs suivantes :
Ouvert
Il s'agit d'un envoi qui n'a fait l'objet d'aucune impression de document.
Lorsque vous envoyez un colis, vous pouvez enregistrer les
informations et les garder « ouvertes » pour les reprendre
ultérieurement. Vous pouvez ensuite modifier, copier ou achever
l'envoi et imprimer les documents correspondants. Vous pouvez
également supprimer les envois ouverts.
Imprimé
Il s'agit d'un envoi dont les documents ont été imprimés mais qui n'a
pas encore été traité. Vous pouvez modifier, copier ou supprimer un
envoi imprimé de l'écran Envois en cours. Si vous modifiez les
informations relatives à un envoi imprimé, n'oubliez pas de réimprimer
les documents et d'utiliser ces nouveaux documents pour étiqueter
l'envoi.
Modèle
Il est possible d'expédier à nouveau un envoi enregistré en tant que
modèle, en sélectionnant l'envoi à partir de l'écran Envois en cours,
puis en cliquant sur IMPRIMER. Vous pouvez également modifier, copier
ou supprimer les modèles.
Cliquez sur SELECTIONNER pour afficher ou modifier un envoi, sur SUPPRIMER pour
supprimer un ou plusieurs envois sélectionnés, ou sur IMPRIMER pour imprimer
l'envoi de votre choix.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 43
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.5 Historique des envois
®
L'historique des envois de FedEx Ship Manager vous propose un aperçu des
envois traités par FedEx ® Ship Manager au cours des 40 derniers jours.
Remarque La période de conservation des données d'historique est fixée par défaut à
40 jours. Vous pouvez modifier cette valeur à partir de l'écran Paramètres
système. Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à la section
« Paramètres d'envoi » à la page 22.
Procédez comme suit pour afficher l'historique de vos envois.
1. Sélectionnez l'onglet Envoi.
2. Cliquez sur l'option HISTORIQUE DES ENVOIS.
L'écran Historique des envois affiche un aperçu des envois traités à l'aide
®
de FedEx Ship Manager Software.
3. Sélectionnez un ou plusieurs envoi(s) dans l'aperçu de l'historique des envois
en cochant les cases correspondantes.
4. Cliquez sur SUPPRIMER pour supprimer les envois sélectionnés de l'historique
des envois
5. Cliquez sur SÉLECTIONNER, puis sur :
AFFICHER pour afficher les détails de l'envoi sélectionné.
COPIER pour copier les envois sélectionnés en tant que nouveaux
envois.
Remarque Pour des informations supplémentaires concernant l'historique des envois,
consultez la section « Historique des envois et suivi »à la page 49.
44 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
4.6 Transmission des envois vers le système FedEx
Une fois les documents d'envoi prêts, vous devez transmettre les données
relatives à l'envoi vers le système FedEx. Cette fonction peut être utilisée plusieurs
fois par jour, pour transmettre les informations relatives aux envois déjà finalisés.
Procédez comme suit pour transmettre vos envois vers le système FedEx.
1. Sélectionnez l'onglet Envoi.
2. Cliquez sur l'option TÉLÉCHARGEMENT DE DONNÉES.
L'écran Téléchargement de données affiche les informations d'envoi qui
seront transmises au système FedEx.
3. Cliquez sur le bouton TÉLÉCHARGEMENT DE DONNÉES situé au bas de l'écran
pour commencer le transfert Si vous ne cliquez pas sur le bouton, le transfert
de données commence automatiquement dès l'arrêt du logiciel.
Remarque Une option est disponible pour télécharger des mises à niveau logicielles durant le
processus Téléchargement de données. Si vous utilisez cette option, l'écran
suivant s'affiche :
Si vous sélectionnez OUI, la mise à niveau logicielle sera téléchargée, le logiciel
®
FedEx Ship Manager s'arrêtera et la mise à niveau sera exécutée.
Si vous sélectionnez ME RAPPELER PLUS TARD, le système recherchera une mise à
niveau logicielle durant le processus Téléchargement de données suivant et vous
enverra le même avis de mise à niveau.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 45
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
En cas de problème, veuillez contacter le service d'assistance.
À l'arrêt du logiciel Fedex Ship® Manager et au lancement du téléchargement de la
mise à niveau, vous pouvez interrompre la mise à niveau en appuyant sur le
bouton ANNULER ou QUITTER des dialogues de mise à niveau logicielle. Dans ce
cas, au lancement suivant du logiciel FedEx® Ship Manager, le système détectera
qu'une mise à niveau logicielle a été téléchargée mais non encore exécutée, et
affichera l'écran suivant :
46 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
5 Enlèvement
5.1 Aperçu
Ce chapitre décrit la phase suivante du traitement des envois : les dispositions
pour l'enlèvement de l'envoi (on parle également de distribution de l'envoi). Les
rubriques sont les suivantes :
Informations générales sur l'enlèvement
Planification d'un enlèvement
Récapitulatif de l'enlèvement
Définition des préférences d'enlèvement
5.2 À propos de l'enlèvement
La fonction Enlèvement vous permet de réserver un coursier FedEx afin qu'il
vienne prendre un colis sur votre site. Cette fonction est accessible à partir de
l'onglet Enlèvement de l'écran principal de FedEx Ship Manager. Vous pouvez
également utiliser cet outil pour des enlèvements qui n'ont pas été créés à l'aide de
cette application.
La fonction Enlèvement est utilisée dans deux situations :
Lorsque vous ne voulez pas déposer vous-même vos colis mais
préférez que ceux-ci soient enlevés par un coursier FedEx Express.
Si votre société n'applique aucun planning d'enlèvement régulier.
Remarque Cette fonctionnalité n'étant pas encore disponible dans tous les pays, veuillez vous
informer auprès de votre service d'assistance local.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 47
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
5.2.1 Planification de l'enlèvement d'un envoi
Avant de pouvoir planifier un enlèvement, prenez soin d'achever l'envoi (en
appuyant sur ENVOI sur l'écran Envoi).
5.2.1.1 Pour planifier un enlèvement
1. Sur l'écran principal de FedEx Ship Manager, cliquez sur l'onglet
Enlèvement.
2. Dans la zone LIEU D'ENLEVEMENT, vérifiez les informations relatives au lieu
d'enlèvement de votre envoi.
3. Le cas échéant, apportez les modifications requises.
4. Sur l'écran Envoyer commentaires, cliquez le cas échéant sur
COMMENTAIRES.
Important L'écran Envoyer commentaires est destiné à l'ajout d'instructions particulières à
l'attention du coursier FedEx Express chargé de l'enlèvement.
5. Dans la zone DETAILS COLIS de l'écran, sélectionnez le(s) colis dont vous
souhaitez l'enlèvement.
6. Vérifiez (et modifiez, le cas échéant) la date d'enlèvement. Veuillez noter
qu'un enlèvement peut être réservé au plus tard un jour à l'avance.
7. Dans le champ Heure de disponibilité, saisissez l'heure à laquelle les colis
seront prêts à être enlevés.
8. Dans le champ Heure de fermeture de la zone HEURE D'ENLÈVEMENT, spécifiez
l'heure à laquelle les colis peuvent être enlevés au plus tard.
9. Cliquez sur CONFIRMER L'ENLÈVEMENT .
Important En retour, vous devez recevoir du logiciel un numéro de confirmation de
réservation. Si vous n'avez pas reçu de numéro, cela signifie que votre réservation
n'a pas été effectuée. Si personne ne vient enlever vos colis, contactez le Service
Clientèle et fournissez-lui ce numéro.
48 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
5.2.2 Récapitulatif de l'enlèvement
5.2.2.1 Pour récupérer un numéro de confirmation pour une réservation
d’enlèvement
1. Sur l'écran principal Logiciel FedEx Ship Manager, cliquez sur l'onglet
Enlèvement.
2. Cliquez sur Récapitulatif de l'enlèvement
Important Cet écran permet de récupérer l’historique des numéros de confirmation des
réservations. Pour connaître les paramètres système relatifs à la modification des
paramètres de délai de rétention, veuillez consulter la section 3.2.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 49
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
6 Historique des envois et suivi
6.1 Aperçu
Ce chapitre traite des fonctionnalités d'historique des envois et de suivi de FedEx ®
Ship Manager, ainsi que des points suivants :
Présentation de l'historique des envois
Présentation de la fonction de suivi
Différentes manières d'effectuer le suivi des envois
Paramétrage des préférences pour la fonction de suivi
6.2 À propos de l'historique des envois et du suivi
L'historique des envois de FedEx ® Ship Manager vous propose un aperçu des
envois traités par FedEx ® Ship Manager au cours des 40 derniers jours.
Remarque La période de conservation des données d'historique est fixée par défaut à
40 jours. Vous pouvez modifier cette valeur à partir de l'écran Paramètres
système. Pour des informations supplémentaires, reportez-vous à la section
« Paramètres d'envoi » à la page 22.
Afin de faciliter l'accès aux informations dont vous avez besoin, l'aperçu de
l'historique des envois vous permet de trier et de filtrer vos envois antérieurs selon
les critères que vous aurez spécifiés. Pour chaque envoi figurant dans l'aperçu,
vous pouvez :
afficher, enregistrer et imprimer les informations détaillées du suivi
afficher les détails concernant l'envoi tels qu'ils sont saisis dans
FedEx® Ship Manager
réutiliser les données de l'envoi en les copiant en tant qu'envoi ouvert
sur l'écran Envois en cours.
Outre les possibilités offertes par l'aperçu de l'historique des envois, vous pouvez
également obtenir des informations concernant le suivi et l'état d'envois ne figurant
pas dans l'aperçu (par exemple, les envois réalisés par un tiers).
50 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
6.2.1 Accès à l'aperçu de l'historique des envois
Vous pouvez accéder à l'aperçu de l'historique des envois en cliquant sur
l'onglet Suivi / Historique de l'écran principal de FedEx Ship Manager.
6.2.2 Utilisation de l'aperçu de l'historique des envois
Par défaut, cet aperçu vous propose une liste des envois traités au cours des 40
derniers jours. Outre des informations générales d'envoi, cette liste comprend
également :
Le dernier état connu d'un envoi (dans la colonne État )
L'indication de toute preuve de livraison obtenue pour un envoi (dans
la colonne PDL)
6.2.2.1 Sélection des envois à inclure dans l'aperçu
1. Dans la zone HISTORIQUE DES ENVOIS, indiquez les envois que vous souhaitez
inclure dans l'aperçu à l'aide de la liste déroulante Modifier les résultats à
afficher.
Vous pouvez inclure :
Tous les colis
Les colis avec preuve de livraison
Les colis sans preuve de livraison
Les colis suivis
Les critères de suivi
Les colis non suivis
2. Si vous avez sélectionné Critères de suivi, cliquez sur AUTRES CRITÈRES, puis
sur l'écran Critères de sélection des envois pour spécifier les envois à
inclure dans l'aperçu.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 51
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
6.2.2.2 Utilisation des détails de l'historique des envois
1. Sélectionnez un ou plusieurs envoi(s) dans l'aperçu de l'historique des envois
en cochant les cases correspondantes.
2. Cliquez sur :
AFFICHER LES RÉSULTATS DÉRAILLÉS pour consulter les informations de
suivi et l'état actuel des envois sélectionnés
AFFICHER LES DÉTAILS DE L'ENVOI pour consulter les détails de l'envoi
sélectionné
RAPPORT pour imprimer ou enregistrer un rapport contenant des
informations relatives au suivi et à l'état des envois sélectionnés
SUPPRIMER pour supprimer les envois sélectionnés de l'historique des
envois
SUIVIpour contacter le système FedEx et télécharger des informations
de suivi concernant les envois sélectionnés
COPIER pour copier les envois sélectionnés en tant qu’envois ouverts
vers l'écran Envois en cours
Remarque Le numéro de bordereau d'expédition ne sera pas copié avec les détails de
l'historique des envois. Un nouveau numéro de bordereau d'expédition sera
attribué.
6.2.3 Suivi par numéros
Le logiciel FedEx ® Ship Manager permet également d'obtenir des informations de
suivi sur des envois ne figurant pas dans l'historique des envois (par exemple des
envois qui vous sont expédiés par un tiers). Vous pouvez effectuer un suivi des
envois en fournissant soit leurs numéros de suivi, soit un numéro de compte
FedEx ainsi que les numéros de référence des envois.
6.2.3.1 Suivi des envois par leurs numéros de suivi
1. Dans la zone SUIVRE UN AUTRE ENVOI, vérifiez ou sélectionnez l'option
NUMÉROS DE SUIVI FEDEX dans la liste déroulante Suivi par.
2. Sous l'option NUMÉROS DE SUIVI FEDEX, saisissez les numéros de suivi des
envois dont vous souhaitez effectuer le suivi.
3. Cliquez sur SUIVI.
6.2.3.2 Importation de numéros de suivi à partir d'un fichier texte
1. Dans la zone SUIVRE UN AUTRE ENVOI, cliquez sur IMPORTER NUMÉROS DE SUIVI.
L'écran Importer les numéros de suivi à partir du fichier s'affiche.
52 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2. Si nécessaire, sélectionnez l'option UTILISER SÉPARATEUR ? et saisissez le
caractère de séparation des numéros de suivi dans le champ Séparateur.
3. Sélectionnez ou saisissez le nom du fichier avec vos numéros de suivi dans le
champ Rechercher le fichier.
4. Cliquez sur OK.
6.2.3.3 Suivi des envois par leurs numéros de référence
1. Dans la zone SUIVRE UN AUTRE ENVOI, vérifiez ou sélectionnez l'option
NUMÉROS DE RÉFÉRENCE dans la liste déroulante Suivi par.
Les champs N° de compte FedEx et Date d'envoi s'affichent.
2. Si les envois ont eu lieu depuis plus de 9 jours, saisissez la date d'envoi dans
le champ Date d'envoi.
3. Sous l'option NUMÉROS DE RÉFÉRENCES, saisissez les références des envois
dont vous souhaitez effectuer le suivi.
4. Cliquez sur SUIVI.
6.3 Paramétrage des préférences de suivi
Le paramétrage des préférences de la fonctionnalité de suivi s'effectue dans le
cadre de la configuration de l'application. Pour des informations supplémentaires,
reportez-vous à la section « Paramètres de suivi » à la page 24.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 53
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
7 Documents d'exportation
7.1 À propos des documents d'exportation
Le logiciel FedEx ® Ship Manager vous permet de générer les documents
d'exportation couramment requis.
7.2 Documents d'exportation
Certains pays ou produits nécessitent une déclaration ou une documentation
particulière pour le passage en douane. Vous pouvez imprimer tout document
d'exportation via l'onglet Documents d'exportation. Lorsqu'il est sélectionné, cet
onglet affiche l'écran Liste de documents comportant la liste des documents que
vous pouvez imprimer.
Pour imprimer un document d'exportation :
1. Sélectionnez le document d'exportation que vous souhaitez imprimer sur
l'écran Liste de documents.
2. Dans la liste déroulante à droite du type de document sélectionné, cliquez sur
le bouton.
L'écran N° d'envoi s'affiche.
3. Sélectionnez l'envoi pour lequel vous souhaitez imprimer le document, puis
cliquez sur SÉLECTIONNER.
4. Cliquez sur OPTIONS pour sélectionner une imprimante et spécifiez le nombre
d'exemplaires à imprimer.
5. Cliquez sur SÉLECTIONNER. Le document à imprimer s'affiche intégralement.
6. Complétez le document d'exportation.
54 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Remarque Même si tous les champs obligatoires ne sont pas remplis, le document sera
imprimé. Veuillez vous assurer d'avoir saisi toutes les informations nécessaires.
7. Faites défiler le document entièrement vers le bas, puis cliquez sur IMPRIMER
pour envoyer le document vers l'imprimante.
Remarque Vous pouvez consulter une liste de documents supplémentaires requis en cliquant
sur le lien « FedEx Global Trade Manager ».
®
Logiciel FedEx Ship Manager 55
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8 Bases de données
8.1 À propos des bases de données
La gestion de base de données dans FedEx® Ship Manager s'applique à deux
bases de données, CARNET D'ADRESSES et ARTICLES. Vous pouvez y enregistrer
toutes les données relatives aux adresses et aux articles. Ainsi, vous ne devrez
pas les saisir à nouveau ultérieurement.
Vous pouvez ajouter, modifier, copier et supprimer les informations Expéditeurs,
Destinataires, Groupes de destinataires, Importateurs et Courtiers dans la base de
données CARNET D'ADRESSES. Vous pouvez faire de même avec les informations
relatives aux articles dans la base de données ARTICLES.
8.1.1 Accès à la base de données Carnet d'adresses
Sur l'écran principal de FedEx Ship Manager, cliquez sur l'onglet Bases de
données. Si l'écran d'accueil Carnet d'adresses n'apparaît pas, vous pouvez y
accéder en cliquant sur l'option CARNET D'ADRESSES en haut de l'écran.
8.2 Gestion de la base de données Carnet d'adresses
8.2.1 Gestion des expéditeurs
Ouvrez la base de données CARNET D'ADRESSES, puis cliquez sur EXPÉDITEURS afin
d'afficher la liste des expéditeurs déjà enregistrés dans la base de données. La
liste est vide si aucun expéditeur n'a été enregistré.
56 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.1.1 Pour ajouter un expéditeur
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS.
2. Cliquez sur NOUVEAU.
Un écran Informations expéditeur vierge s'affiche.
3. Saisissez comme suit les informations concernant l'expéditeur :
N° de compte FedEx
Il s'agit du numéro de compte à 9 chiffres que FedEx vous a transmis
par courrier postal ou par courrier électronique.
Identifiant de l'expéditeur
Il s'agit d'une combinaison unique de lettres et de chiffres servant à
identifier l'expéditeur (par exemple ACME0).
Société, Nom du contact , Pays (liste déroulante), Adresse Ligne 1, Adresse
Ligne 2, Ville, Code postal et N° de téléphone principal
®
Logiciel FedEx Ship Manager 57
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Signature
Il s'agit de la personne ayant validé l’envoi.
Expéditeur accessible pour
Vous pouvez spécifier ici si l'expéditeur que vous créez sera
accessible à toute personne de votre groupe d'utilisateurs, vous
uniquement ou tous les utilisateurs.
Remarque Les champs suivants sont facultatifs : Deuxième n° de téléphone, Télécopie, Adresse
électronique, Service, Compte bancaire, n° Ch. Commerce, matricule de TVA / matricule
d'employeur. Ces informations servent uniquement à la facturation et à l'avis
d'expédition ShipAlert. En outre, le champ Adresse Ligne 2 n'est utilisé que
lorsqu'une deuxième l’igne d’ adresse est nécessaire.
4. Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT si vous souhaitez saisir des valeurs par
défaut d'envoi et d'avis d'expédition pour cet expéditeur. Passez à la section
« Pour définir des valeurs par défaut pour les envois d'un expéditeur – Envoi »
5. Pour ajouter ces détails concernant l'expéditeur, cliquez sur OK pour l'ajouter à
la base de données.
Remarque Pour chaque nouvel expéditeur saisi dans la base de données des expéditeurs,
FedEx® Ship Manager devra télécharger les données essentielles d'envoi telles
que les numéros de suivi, les informations relatives aux services, la plage de
bordereaux d'expédition, les tarifs des services et les informations
d'acheminement. Ces données sont nécessaires à l'utilisation de FedEx® Ship
Manager.
8.2.1.2 Pour définir des valeurs par défaut pour les envois d'un expéditeur -
Envoi
Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT pour afficher l'écran Valeurs par défaut de
l'expéditeur. Vous pouvez y définir les valeurs par défaut d'envoi et d'avis
d'expédition pour des envois effectués par l'expéditeur.
Important Ces paramètres par défaut sont prioritaires par rapport aux valeurs par défaut de
l'application décrits dans la section « Préférences » à la page 26.
Remarque Les valeurs par défaut d'un expéditeur peuvent être outrepassées pour un envoi
donné.
58 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
1. En cliquant sur VALEURS PAR DÉFAUT, l'écran Valeurs par défaut de
l'expéditeur s'affiche.
Cet écran contient deux onglets : Envoi pour les valeurs par défaut d'envoi et
ShipAlert pour les valeurs par défaut d'avis d'expédition ShipAlert.
2. Cliquez sur l'onglet Envoi (si celui-ci n'est pas déjà sélectionné).
3. Vous pouvez sélectionner ou saisir les valeurs par défaut suivantes pour les
envois effectués par cet expéditeur :
Identifiant du courtier
L'identifiant du courtier et le nom de l'entreprise. Pour des informations
supplémentaires sur la saisie d'un nouveau courtier, reportez-vous à la
section « Ajout d'un courtier » à la page 72.
Identifiant de l'importateur
L'identifiant de l'importateur et le nom de l'entreprise. Pour des
informations supplémentaires sur la saisie d'un nouvel exportateur,
reportez-vous à la section « Ajout d'un exportateur » à la page 71.
Service
Le service FedEx par défaut pour les envois. Pour des informations
supplémentaires concernant les services FedEx disponibles, reportez-
vous à la section « Services » à la page 84.
Emballage
Le type d'emballage par défaut. Pour des informations
supplémentaires concernant les emballages FedEx disponibles,
reportez-vous à la section « Emballage » à la page 85.
Facturer l'envoi à
La partie qui paiera les frais d'envoi.
N° de compte
Le numéro de compte FedEx de la partie sélectionnée pour un
paiement.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 59
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Facturer les droits et taxes à
La partie qui paiera les droits et les taxes.
N° de compte
Le numéro de compte FedEx de la partie sélectionnée pour un
paiement.
Référence de l'envoi
Un ou plusieurs mot(s) clé(s), ou un texte court servant de référence.
Puisque les références d'envoi apparaîtront sur les factures que vous
recevrez de FedEx, une utilisation judicieuse des informations des
références d'envoi peut faciliter votre suivi interne.
Service / Notes
Le nom du service au sein de votre société ou tout autre
renseignement complémentaire.
Description du document
La description par défaut pour des envois de documents
Description de l'article
La description par défaut des articles.
Code d'article
Le code d'article par défaut et la description des envois comportant un
article. Pour des informations supplémentaires sur l'ajout d'un nouvel
article, reportez-vous à la section « Pour ajouter un article » à la
page 73.
Devise
La devise par défaut. Lors de la sélection du code de devise, le nom
de la devise s'affiche dans le champ de texte adjacent.
Type d'envoi
Le type d'envoi par défaut : DOCUMENTS UNIQUEMENT ou NON
DOCUMENT .
Spécifier les articles
Indique si les informations relatives aux articles s'appliquent à L'ENVOI
COMPLET ou à UN COLIS.
Imprimer la facture commerciale
Indique si vous souhaitez inclure une facture commerciale.
4. Cliquez sur OK pour sauvegarder les valeurs par défaut des envois effectués
par cet expéditeur.
60 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.1.3 Définition de valeurs par défaut des envois effectués par un
expéditeur - ShipAlert
1. Cliquez sur l’onglet ShipAlert (s’il n’est pas encore sélectionné).
2. Vous pouvez envoyer des e-mails de notification d’envoi ShipAlert à cinq
destinataires : l’expéditeur, le destinataire, le courtier et deux autres
personnes. Cette notification les informera de l’expédition de l’envoi.
3. Vous pouvez envoyer des e-mails de notification ShipAlert d’envoi,
d’exception et de livraison à cinq destinataires : l’expéditeur, le destinataire, le
courtier et deux autres personnes. Lorsque l’envoi est expédié ou livré, ou
dans le cas d’un retard de dédouanement ou d’exception de livraison, ces
destinataires recevront un e-mail les informant du statut de l’envoi.
4. Dans le champ Add Your Own Message (ajoutez votre message personnel), vous
pouvez introduire un message qui sera ajouté aux e-mails de notification de
l’envoi.
Remarque Pour que cette option fonctionne correctement, l'adresse électronique de
l'expéditeur doit être correctement saisie sur l'écran Informations Expéditeur de
la base de données Carnet d’adresses (voir « Gestion des expéditeurs » à la
page 55).
5. Vous pouvez saisir l'adresse électronique d'une ou de deux personne(s) dans
les champs Autre 1 et Autre 2 afin qu'elles reçoivent des avis d'expédition.
6. Cliquez sur OK.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 61
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.1.4 Modification des détails d'un expéditeur
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS.
2. Sélectionnez l'expéditeur dans la liste.
3. Cliquez sur ÉDITER.
4. Modifiez des détails concernant l'expéditeur (y compris les valeurs par défaut
si nécessaire).
5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
62 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.1.5 Copie des détails d'un expéditeur
Si vous souhaitez ajouter un expéditeur dont les informations sont presque
identiques à celles d'un autre expéditeur figurant déjà dans la base de données,
vous pouvez copier les données de ce dernier pour ensuite les adapter si
nécessaire. Pour copier un expéditeur, procédez comme suit :
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS.
2. Cliquez sur l'expéditeur dont vous souhaitez copier les détails et cliquez sur
COPIER.
L'écran Informations Expéditeur s'affiche à nouveau, mais sans les détails
relatifs à Identifiant de l'expéditeur.
3. Dans le champ Identifiant de l'expéditeur, saisissez le nouvel identifiant
d'expéditeur.
4. Modifiez un ou plusieurs des détails requis ou validez les autres détails non
modifiés.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouvel expéditeur.
8.2.1.6 Suppression d'un expéditeur
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur EXPÉDITEURS.
2. Sélectionnez l'expéditeur que vous souhaitez supprimer
3. Cliquez sur SUPPRIMER, puis sur OUI pour confirmer.
8.2.2 Gestion des destinataires
Ouvrez la base de données CARNET D'ADRESSES et cliquez sur DESTINATAIRES pour
accéder à la liste des destinataires déjà saisis dans la base de données. La liste
est vide si aucun destinataire n'a été enregistré.
8.2.2.1 Ajout d'un destinataire
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 63
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2. Cliquez sur NOUVEAU.
Un écran Informations Destinataire vierge s'affiche.
3. Saisissez comme suit les informations concernant le destinataire :
Identifiant du destinataire
Il s'agit d'une combinaison unique de lettres et de chiffres servant à
identifier un destinataire (par exemple ACME0).
Société, Nom du contact , Pays (liste déroulante), Adresse Ligne 1, Adresse
Ligne 2, Ville, Code postal et N° de téléphone principal
N° de compte FedEx
Saisissez ici le numéro de compte FedEx du destinataire.
N° de compte tiers
Saisissez ici le numéro de compte FedEx d'un tiers. Ces informations
serviront lors de la facturation à un tiers des frais d'envoi ou des droits
et taxes.
Destinataire accessible pour
Vous pouvez spécifier ici si le destinataire que vous créez sera
accessible à toute personne de votre groupe d'utilisateurs, vous
uniquement ou tous les utilisateurs.
Remarque Les champs suivants sont facultatifs : Deuxième n° de téléphone, Télécopie, Adresse
électronique, Compte bancaire, n° Ch. Commerce, matricule de TVA / matricule
d'employeur. Ces informations servent uniquement à la facturation et à l'avis
d'expédition ShipAlert. En outre, le champ Adresse Ligne 2 n'est utilisé que
lorsqu'une deuxième adresse est nécessaire.
4. Cliquez sur VALEURS PAR DÉFAUT si vous souhaitez accéder aux valeurs par
défaut de ce destinataire. Reportez-vous à la section « Définition de valeurs
par défaut des envois vers un destinataire – Envoi » ci-dessous.
5. Si vous souhaitez ajouter les détails du destinataire tels quels, cliquez sur OK
pour ajouter le destinataire à la base de données.
64 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.2.2 Définition de valeurs par défaut des envois vers un destinataire -
Envoi
En cliquant sur VALEURS PAR DÉFAUT, vous affichez l'écran Valeurs par défaut du
destinataire dans lequel vous pouvez définir les valeurs par défaut d'envoi et
d'avis d'expédition pour des envois vers un destinataire. Ces paramètres par
défaut sont prioritaires par rapport aux valeurs par défaut des expéditeurs décrites
plus haut dans ce chapitre et par rapport aux autres paramètres par défaut de
l'application décrits à la section « Préférences » à la page 26.
1. En cliquant sur VALEURS PAR DÉFAUT, l'écran Valeurs par défaut du
destinataire s'affiche.
Cet écran contient deux onglets : Envoi pour les valeurs par défaut d'envoi et
ShipAlert pour les valeurs par défaut d'avis d'expédition ShipAlert.
2. Cliquez sur l'onglet Envoi (si celui-ci n'est pas déjà sélectionné).
3. Vous pouvez sélectionner ou saisir les valeurs par défaut suivantes pour les
envois effectués vers ce destinataire :
Identifiant du courtier
L'identifiant du courtier et le nom de l'entreprise. Pour des informations
supplémentaires la saisie d'un nouveau courtier, reportez-vous à la
section « Ajout d'un courtier » à la page 72.
Identifiant de l'importateur
L'identifiant de l'importateur et le nom de l'entreprise. Pour des
informations supplémentaires sur la saisie d'un nouvel exportateur,
reportez-vous à la section « Ajout d'un exportateur » à la page 71.
Service
Le service FedEx par défaut pour les envois. Pour des informations
supplémentaires concernant les services FedEx disponibles, reportez
vous à la section « Services » à la page 84.
Conditionnement
Le type d'emballage par défaut. Pour des informations
supplémentaires concernant les emballages FedEx disponibles,
reportez-vous à la section « Emballage » à la page 85.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 65
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Facturer l'envoi à
La partie qui paiera les frais d'envoi.
N° de compte
Le numéro de compte FedEx de la partie sélectionnée pour un
paiement automatique.
Facturer les droits de douane et taxes à
La partie qui paiera les droits et les taxes.
N° de compte
Le numéro de compte FedEx de la partie sélectionnée pour un
paiement automatique.
Référence de l'envoi
Un ou plusieurs mot(s) clé(s), ou un texte court servant de référence.
Puisque les références d'envoi apparaîtront sur les factures que vous
recevrez de FedEx, une utilisation judicieuse des informations des
références d'envoi peut faciliter votre suivi interne.
Notes de service
Le nom du service au sein de votre société ou tout autre
renseignement complémentaire.
Description du document
La description par défaut pour des envois de documents.
Description de la marchandise
La description par défaut des articles.
Code d'article
Le code d'article par défaut et la description des envois comportant un
article. Pour des informations supplémentaires sur l'ajout d'un nouvel
article, reportez-vous à la section « Pour ajouter un article » à la
page 73.
Devise
La devise par défaut. Lors de la sélection du code de devise, le nom
de la devise s'affiche dans le champ de texte adjacent.
Type d'envoi
Le type d'envoi par défaut : DOCUMENTS UNIQUEMENT ou NON
DOCUMENT.
Spécifier les articles
Indique si les informations relatives aux articles s'appliquent à L'ENVOI
COMPLET ou à UN COLIS.
Imprimer la facture commerciale
Indique si vous souhaitez inclure une facture commerciale.
4. Cliquez sur OK pour sauvegarder les valeurs par défaut des envois vers ce
destinataire.
66 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.2.3 Définition de valeurs par défaut des envois vers un destinataire -
ShipAlert
1. Cliquez sur l'onglet ShipAlert (si celui-ci n'est pas déjà sélectionné).
2. Vous pouvez envoyer des e-mails de notification d’envoi ShipAlert à cinq
destinataires : l’expéditeur, le destinataire, le courtier et deux autres
personnes. Cette notification les informera de l’expédition de l’envoi.
3. Vous pouvez envoyer des e-mails de notification ShipAlert d’envoi,
d’exception ou de livraison à cinq destinataires : l’expéditeur, le destinataire,
le courtier et deux autres personnes. Lorsque l’envoi est expédié ou livré, ou
dans le cas d’un retard de dédouanement ou d’exception de livraison, ces
destinataires recevront un e-mail les informant du statut de l’envoi.
4. Dans le champ Add Your Own Message (ajoutez votre message personnel), vous
pouvez introduire un message qui sera ajouté aux e-mails de notification de
l’envoi.
Important Pour que cette option fonctionne correctement, l'adresse électronique de
l'expéditeur doit être correctement saisie sur l'écran Informations Expéditeur de
la base de données Carnet d’adresses (voir « Gestion des expéditeurs » à la
page 55).
5. Vous pouvez saisir l'adresse électronique d'une ou de deux personne(s) dans
les champs Autre 1 et Autre 2 afin qu'elles reçoivent des avis d'expédition.
6. Cliquez sur OK pour sauvegarder les valeurs par défaut des avis d'expédition
des envois vers ce destinataire.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 67
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.2.4 Modification des détails d'un destinataire
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES.
2. Sélectionnez l'expéditeur dans la liste.
3. Cliquez sur ÉDITER.
4. Modifiez un ou plusieurs détails du destinataire (y compris les valeurs par
défaut si nécessaire).
5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
68 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.2.5 Copie des détails d'un destinataire
Si vous souhaitez ajouter un destinataire dont les informations sont presque
identiques à celles d'un autre destinataire figurant déjà dans la base de données,
vous pouvez copier les données de ce dernier pour ensuite les adapter si
nécessaire. Pour copier un destinataire (avec un nouvel identifiant de destinataire),
procédez comme suit :
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES.
2. Cliquez sur l'expéditeur dont vous souhaitez copier les détails et cliquez sur
COPIER.
L'écran Informations Destinataire s'affiche à nouveau, mais sans détails
relatifs à l'identifiant du destinataire.
3. Dans le champ Identifiant du destinataire, saisissez un nouvel identifiant de
destinataire.
4. Modifiez un ou plusieurs des détails requis ou validez les autres détails non
modifiés.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouveau destinataire.
8.2.2.6 Suppression d'un destinataire
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur DESTINATAIRES.
2. Sélectionnez le destinataire que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur SUPPRIMER, puis sur OUI pour confirmer.
8.2.3 Gestion de groupes de destinataires
Si vous souhaitez envoyer des colis identiques à plusieurs destinataires, vous
pouvez utiliser des groupes de destinataires afin de n'organiser qu'un seul envoi.
Ouvrez la base de données CARNET D'ADRESSES et cliquez sur GROUPES DE
DESTINATAIRES pour accéder à la liste des destinataires figurant déjà dans la base
de données. La liste est vide si aucun groupe de destinataires n'a été enregistré.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 69
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.3.1 Ajout d'un groupe de destinataires
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur GROUPES DE DESTINATAIRES.
2. Cliquez sur NOUVEAU.
Un écran Informations groupe vierge s'affiche.
3. Saisissez les informations relative au groupe de destinataires comme suit :
Code du groupe
Saisissez dans ce champ une combinaison unique de lettres et de
chiffres servant à identifier un groupe de destinataires (par exemple
ACME100).
Description du groupe
Saisissez dans ce champ une courte description du nouveau groupe
de destinataires.
70 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Groupe accessible pour
Vous pouvez spécifier ici si le group de destinataire que vous créez
sera accessible à toute personne de votre groupe d'utilisateurs, vous
uniquement ou tous les utilisateurs.
4. Dans la zone DESTINATAIRES, cochez les cases concernées pour sélectionner
un ou plusieurs destinataires.
5. Cliquez sur AJOUTER AU GROUPE.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau groupe de destinataires.
8.2.3.2 Modification des détails d'un groupe de destinataires
1. Sur l'écran Carnet d'adresses - Groupes de destinataires, sélectionnez un
groupe.
2. Cliquez sur ÉDITER.
L'écran Informations groupe s'affiche.
3. Modifiez les détails du groupe de destinataires.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
8.2.3.3 Copie des détails d'un groupe de destinataires
Si vous souhaitez ajouter un groupe de destinataires dont les informations sont
presque identiques à celles d'un autre groupe de destinataires figurant déjà dans la
base de données, vous pouvez copier les données de ce dernier pour ensuite les
adapter si nécessaire. Pour copier un groupe de destinataires, procédez comme
suit :
1. l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur GROUPES DE DESTINATAIRES.
2. Cliquez sur le groupe de destinataires dont vous souhaitez copier les détails
et cliquez sur COPIER. L'écran Informations groupe s'affiche à nouveau, mais
sans code de groupe.
3. Dans le champ Code de groupe, saisissez un nouveau code de groupe.
4. Si nécessaire, modifiez la composition du groupe de destinataires.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouveau groupe de
destinataires.
8.2.3.4 Suppression d'un groupe de destinataires
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur GROUPES DE DESTINATAIRES.
2. Sélectionnez le groupe de destinataires que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur SUPPRIMER, puis sur OUI pour confirmer.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 71
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.4 Gestion des importateurs et des courtiers
La gestion dans la base de données des détails des importateurs et des courtiers
est analogue à la gestion des informations relatives aux expéditeurs, destinataires
et groupes de destinataires. Les écrans relatifs aux importateurs et aux courtiers
sont presque identiques à ceux des destinataires.
8.2.4.1 Ajout d'un importateur
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur IMPORTATEURS.
2. Cliquez sur NOUVEAU.
3. Dans le champ Identifiant de l'importateur, saisissez une combinaison unique
de lettres et de chiffres permettant d'identifier l'importateur.
4. Complétez les détails restants comme vous le feriez pour ajouter un
destinataire (voir la section « Ajout d'un destinataire » à la page 62).
5. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouvel importateur.
8.2.4.2 Édition, copie ou suppression d'un importateur
Les procédures d'édition, de copie ou de suppression d'importateurs sont
identiques à celles des destinataires. Reportez-vous aux sections respectives
« Modification des détails d'un destinataire » à la page 67, « Copie des détails d'un
destinataire » à la page 68 et « Modification des détails d'un destinataire » à la
page 67.
72 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.2.4.3 Ajout d'un courtier
1. Sur l'écran Carnet d'adresses, cliquez sur COURTIERS.
2. Cliquez sur NOUVEAU.
3. Dans le champ Identifiant du courtier, saisissez une combinaison unique de
lettres et de chiffres permettant d'identifier le courtier.
4. Complétez les détails restants comme vous le feriez pour ajouter un
destinataire (voir la section « Ajout d'un destinataire » à la page 62).
5. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails du nouveau courtier.
8.2.4.4 Édition, copie ou suppression d'un courtier
Les procédures d'édition, de copie ou de suppression de courtiers sont identiques
à celles des destinataires. Reportez-vous aux sections respectives « Modification
des détails d'un destinataire » à la page 67, « Copie des détails d'un destinataire »
à la page 68 et « Modification des détails d'un destinataire » à la page 67.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 73
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.3 La base de données Articles
8.3.1 À propos des articles
La base de données Articles a les mêmes fonctions que celle du carnet
d'adresses. Les actions s'effectuent par les boutons NOUVEAU, ÉDITER, COPIER et
SUPPRIMER affichés à l'écran.
8.3.2 Gestion des articles
8.3.2.1 Ajout d'un article
1. Sur l'écran Aperçu des articles, cliquez sur NOUVEAU.
L'écran Article s'affiche.
74 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2. Saisissez comme suit les informations relatives à l'article :
Code d'article
Saisissez une combinaison unique de lettres et de chiffres servant à
identifier l'article.
Code harmonisé
Vous avez également la possibilité de saisir le code harmonisé officiel
à 10 chiffres, au format suivant : ####.##.####.
Courte description et Description
Saisissez une description courte (facultative) et une description plus
longue.
Unité de mesure
Vous avez la possibilité de sélectionner l'unité de mesure adéquate
pour l'article concerné (facultatif).
Valeur unitaire et Poids unitaire
Saisissez les détails concernés dans ces champs (facultatif). N'oubliez
pas de vérifier ou de sélectionner la mesure de poids adaptée.
Numéro de référence au catalogue
Saisissez un numéro de pièce (facultatif).
Pays de fabrication
Sélectionnez le pays dans lequel l'article a été fabriqué.
N° de licence d'exportation, Date de licence d'exportation, N° de licence
d'importation et Date de licence d'importation
Saisissez les numéros et dates de licence qui conviennent (facultatif).
Article disponible à
Spécifiez si l'article que vous créez sera accessible à toute personne
de votre groupe d'utilisateurs, vous uniquement ou tous les utilisateurs.
Exp. N° de contrôle de fret
3. Cliquez sur OK pour enregistrer les détails de l'article.
8.3.2.2 Copie ou suppression d'un article
Les procédures de copie ou de suppression d'articles sont presque identiques à
celles des destinataires (reportez-vous aux sections respectives « Copie des
détails d'un destinataire » à la page 68 et « Suppression d'un destinataire » à la
page 68).
8.4 Importation et exportation de bases de données
8.4.1 Masques d’importation/exportation
Le logiciel FedEx® Ship Manager vous permet de créer des masques pour
importer ou exporter des enregistrements des différentes bases de données :
expéditeurs, destinataires, articles…
8.4.1.1 Pour accéder à la section Masques d’Importation/exportation
La section Masques d’Importation/exportation est accessible en sélectionnant
Importer/exporter modèles dans le menu Fichier. L'écran
Importation/exportation de modèles s'affiche.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 75
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
8.4.1.2 Importation/exportation de modèles
L’écran Importation/exportation de modèles vous permet de gérer tous les
modèles que vous utilisez pour répondre à vos besoins en matière d’envois.
Vous pouvez importer, exporter, créer ou modifier des modèles pour améliorer
votre expérience des envois avec le logiciel FedEx ® Ship Manager.
1. Dans la liste déroulante Sélectionner modèle, sélectionnez LE MODELE DE
VOTRE CHOIX. Le champ type sera automatiquement rempli en fonction du
modèle sélectionné.
2. Sélectionnez le comportement d’importation de votre choix si vous importez
un modèle.
3. Sélectionnez ou saisissez dans le champ Nom du fichier le nom du modèle à
partir duquel vous voulez importer ou vers lequel vous voulez exporter.
4. Cliquez sur une des six touches en bas de l’écran.
5. Cliquez sur :
AFFICHERpour afficher les informations disponibles concernant votre
modèle sur l’écran Affichage/édition du modèle.
ÉDITER pourmodifier le modèle sélectionné sur l’écran
Affichage/édition du modèle.
NOUVEAU pour créer un nouveau modèle sur l’écran Affichage/édition
du modèle.
76 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
L’écran Affichage/édition du modèle vous permet de
Saisir des informations relatives au modèle, par exemple
l’identifiant du modèle, la description, le type de modèle
(importation ou exportation). Cet écran vous permet également
de sélectionner un des tableaux de base de données
suivants :
Courtier
Article
Importateur
Destinataire
Expéditeur
Sélectionner les champs de base de donnée qui seront
disponibles dans le nouveau modèle. Pour chacun des
champs de base de données sélectionnés, une position de
début et une longueur de champ devront être saisis.
Sélectionner le format (délimité ou fixe) et le format de date de
votre choix. Si vous sélectionnez Délimité comme format, vous
devrez saisir un séparateur de champ et un délimiteur
d’enregistrement.
Cliquez sur OK pour enregistrer votre nouveau modèle.
SUPPRIMER pour supprimer le modèle sélectionné.
EXECUTER pour importer ou exporter le modèle sélectionné.
FERMER pour quitter l’écran Affichage/édition du modèle sans
enregistrer de modification.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 77
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
9 Rapports
9.1 À propos des rapports
Le logiciel FedEx ® Ship Manager propose un ensemble de rapports par défaut que
vous pouvez personnaliser. Si vous préférez créer et exécuter vos propres
rapports détaillés, vous pouvez le faire dans la section Rapports avancés.
9.2 Rapports standard
9.2.1 Pour accéder aux rapports standard
La fonctionnalité Rapports est accessible en cliquant sur l’onglet Rapports de
l’écran principal Logiciel FedEx Ship Manager ou en sélectionnant Rapports
standard dans le menu Rapports. L'écran Rapports standard s'affiche.
9.2.2 Pour travailler avec des rapports standard
L’écran Rapports standard propose les sept modèles de rapports prédéfinis que
vous pourrez utiliser immédiatement pour générer et imprimer des rapports.
Les rapports peuvent être imprimés, envoyés par télécopie, affichés à l'écran ou
enregistrés en tant que fichiers texte. Certains rapports peuvent également être
exportés dans un format de fichier délimité permettant leur exploitation dans une
autre application.
Définissez votre tâche de rapport en cliquant sur un des quatre boutons au bas de
l'écran :
Cliquez sur OPTIONS pour modifier certains des paramètres du rapport
sélectionné.
Cliquez sur EXECUTER RAPPORT pour générer et imprimer le type de
rapport sélectionné.
Cliquez sur AJOUTER pour ouvrir l’écran Mise en page de rapport
avancé afin de créer un nouveau rapport avancé.
Cliquez sur MODIFIER pour modifier un rapport existant et l’enregistrer
en tant que rapport avancé.
78 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
9.3 Rapports avancés
Si vous voulez créer d’autres rapports avancés concernant vos envois, vous
pouvez créer vos propres rapports personnalisés dans la section Rapports
avancés.
9.3.1 Pour accéder aux rapports avancés
La section Rapports avancée est accessible en cliquant sur l’onglet Rapports de
l’écran principal Logiciel FedEx Ship Manager puis sur l’onglet de niveau
inférieur Rapports avancés, ou en sélectionnant Rapports avancés dans le
menu Rapports. L'écran Rapports avancés s'affiche.
9.3.2 Pour travailler avec des rapports avancés
L’écran Rapports avancés présente une liste des rapports avancés créés
précédemment et que vous pourrez utiliser immédiatement pour générer et
imprimer des rapports.
Les rapports avancés peuvent être imprimés, envoyés par télécopie, affichés à
l'écran ou enregistrés en tant que fichiers texte. Certains rapports peuvent
également être exportés dans un format de fichier délimité permettant leur
exploitation dans une autre application.
1. Sélectionnez un des rapports avancés sur l’écran Rapports avancés, et
définissez votre tâche de rapport en cliquant sur un des cinq boutons du bas
de l’écran.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 79
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
2. Cliquez sur :
OPTIONS pour afficher les options disponibles pour votre rapport
avancé.
L’écran Options pour les rapports avancés vous permet de :
Sélectionner une plage de dates pour votre rapport avancé
(disponible uniquement pour les rapports relatifs à la date
d’envoi)
Éditer l’en-tête et/ou le pied de page de votre rapport
Afficher les sous-totaux et les totaux généraux sur plusieurs
lignes
Sélectionner un format de sortie pour votre rapport avancé.
Les options disponibles sont : Imprimante, Écran, Fichier PDF,
Fichier CSV, Fichier Excel, Image PNG et Autre (pour spécifier
un format de sortie de votre choix)
Cliquez sur :
CONFIGURER LE FILTRE DE RAPPORT pour passer à
l’écran contextuel Critères de données pour les
rapports avancés
APERÇU DU RAPPORT pour enregistrer les modifications
sur l’écran Options de rapport avancé et pour afficher
à l’écran un aperçu du rapport avancé.
EXÉCUTER LE RAPPORT pour enregistrer toutes les
modifications et exécuter le rapport
ENREGISTRER pour enregistrer toutes les modifications
sur l’écran Options de rapport avancé sans exécuter le
rapport.
ANNULER pour fermer l’écran Options de rapport
avancé sans enregistrer de modification.
80 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
AJOUTER pour ouvrir l’écran Mise en page de rapport avancé afin de
créer un nouveau rapport.
L’écran Mise en page de rapport avancé vous permet de :
Saisir un nom pour le nouveau rapport avancé que vous êtes
sur le point de créer.
Choisir un modèle de rapport prédéfini dans la liste déroulante
« Rapport basé sur ».
Sélectionner les champs et données qui figureront sur votre
rapport avancé. Cet écran vous permet également de modifier
leur ordre d’apparition dans le rapport.
Sélectionner un certain nombre d’options pour votre rapport
avancé sur l’écran Options pour les rapports avancés (voir
page 78).
MODIFIER pour modifier les paramètres du rapport avancé sélectionné
SUPPRIMER pour supprimer le rapport avancé sélectionné.
®
Logiciel FedEx Ship Manager 81
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
10 Informations supplémentaires
10.1 Généralités
Le logiciel FedEx ® Ship Manager est doté d’un système d'aide. Comme dans la
plupart des logiciels, le menu AIDE figure sur la barre de menus, tout à fait à
droite. Cette option d'aide est également accessible via le bouton AIDE RAPIDE situé
à droite sous les onglets. Le système d'aide se compose des éléments suivants :
Glossaire
Liens
Info
10.2 Glossaire
Le glossaire contient une liste alphabétique des termes utilisés dans le logiciel.
Si vous cliquez sur un des termes, vous obtenez des informations au sujet de cet
élément particulier dans un écran contextuel.
82 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
10.3 Liens
Les quatre liens de cette section correspondent à quatre options vous permettant
d'accéder à d'autres services et sources d'information en ligne. Ces options sont :
ACCÈS À FEDEX.COM
Ce lien permet d'accéder au principal site web de FedEx.
NOUS CONTACTER
Cette option permet d'accéder à la page du Service Clientèle et des
contacts sur le site web de FedEx.
COMMANDE DE FOURNITURES
Ce lien permet d'accéder au service en ligne FedEx permettant de
commander des consommables tels que des emballages FedEx, des
pochettes en plastique, des étiquettes et des cartouches de toner.
ASSISTANCE À L'ENVOI DE DOCUMENTS
Ce lien permet d'accéder aux pages du site web de FedEx contenant
des informations relatives aux documents d'envoi internationaux et à
d'autres aspects des envois internationaux.
10.4 Info
La troisième partie de l'écran Aide rapide comporte deux options :
NUMÉROS DU SERVICE D'ASSISTANCE
Cette option lance les numéros de l'assistance technique disponibles dans votre
pays d'installation. Le bouton AFFICHER TOUT permet de visualiser les numéros de
l'assistance technique.
Important Lorsque vous contacterez l'assistance technique, un opérateur vous demandera
®
d'indiquer votre identifiant FedEx Ship Manager et votre numéro de compte
FedEx. Ces informations peuvent être obtenues à partir de l'écran À propos du
logiciel FedEx Ship Manager illustré ci-dessous.
À PROPOS DU LOGICIEL FEDEX SHIP MANAGER
®
Logiciel FedEx Ship Manager 83
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Cette dernière option fournit des informations relatives à l'application.
Outre les informations à propos du logiciel, cet écran vous permet également de
consulter la licence d'utilisation et d'obtenir des informations système.
84 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
11 Services et emballages FedEx
11.1 Services
11.1.1 FedEx International Priority
Service de livraison express de documents et colis de porte à porte, dédouané,
rapide et fiable vers plus de 210 pays à travers le monde, pour les envois de tous
poids composés de pièces individuelles pouvant peser jusqu'à 68 kg. Choisissez
cette option si votre envoi correspond à ces critères.
11.1.2 FedEx International Economy
Une solution économique pour vos envois moins sensibles au facteur temps. Un
service porte à porte dédouané et fiable entre les principaux marchés européens
pour vos envois allant jusqu’à 68 kilos par paquet.
11.1.3 FedEx International First
Un service de livraison express porte à porte avant 8 heures du matin jusqu’à
environ 5000 codes postaux à travers les États-Unis pour des envois de tous les
poids. Les pièces individuelles d’un envoi peuvent peser jusqu’à 68 kilos. Optez
pour cette option si votre envoi correspond à ces critères.
11.1.4 FedEx Europe First
C’est une option de service International Priority de livraison sous 24 heures intra-
européen et de première qualité, de porte à porte, avec dédouanement (le cas
échéant), avec livraison le matin à 9h00, 9h30 ou 10h00 selon le code postal de
destination.
11.1.5 FedEx International Economy Freight
La solution pour tous vos envois lourds moins urgents de 68 à 1000 kilos par
pièce. Ce service sur mesure destiné aux pièces lourdes ou volumineuses
conditionnées en palettes, en caisses ou en boîtes multiples vous garantit une
livraison à vos clients dans des délais déterminés.
11.1.6 FedEx International Priority Freight
Service de livraison express souple pour des envois de fret d'une valeur déclarée
maximale de 100.000 dollars US et d'un poids quasiment illimité.
11.1.7 FedEx 10 kg Box
Conditionnement FedEx pratique, solide et étanche, permettant une livraison
express dédouanée rapide, fiable et de porte à porte pour des envois vers plus de
210 pays à travers le monde. Un tarif forfaitaire s'applique jusqu'à 10 kg. Au-delà
de ce poids, un supplément par kilo est facturé. Dimensions : Hauteur 41 cm,
largeur 43 cm, profondeur 33 cm.
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Logiciel FedEx Ship Manager 85
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
11.1.8 FedEx 25 kg Box
Conditionnement FedEx pratique, solide et étanche, permettant une livraison
express dédouanée rapide, fiable et de porte à porte pour des envois vers plus de
210 pays à travers le monde. Un tarif forfaitaire s'applique jusqu'à 25 kg. Au-delà
de ce poids, un supplément par kilo est facturé. Dimensions : Hauteur 51 cm,
largeur 43 cm, profondeur 33 cm.
11.2 Emballage
11.2.1 FedEx Envelope
Emballage spécial offert gratuitement par FedEx. Pour les envois pesant au
maximum 500 g.
11.2.2 FedEx Pak
Emballage spécial offert gratuitement par FedEx. Pour les colis pesant au
maximum 5 kg. Un tarif FedEx Pak s'applique jusqu'à 5 kg si l’emballage FedEx
Pak est utilisé. Ce service est destiné aux documents volumineux ou autres
articles compacts. Pour les autres aspects, cette option est similaire à la formule
FedEx International Priority. Choisissez cette option si vous utilisez le
conditionnement FedEx Pak pour le service FedEx International Priority.
Dimensions : Hauteur 30,4 cm, largeur 39,3 cm.
11.2.3 FedEx Box
11.2.3.1 FedEx Box - petite
Une petite boîte conçue pour contenir une bobine de bande magnétique ou de
petits documents. Dimensions : Hauteur 29,2 cm, largeur 26,9 cm, profondeur
2,8 cm.
11.2.3.2 FedEx Box - moyenne
Une boîte de taille moyenne conçue pour les classeurs et les grands documents.
Dimensions : Hauteur 29,2 cm, largeur 33 cm, profondeur 6 cm.
11.2.3.3 FedEx Box - grande
Une boîte de grande taille conçue pour de grandes rames de papier, des
impressions de fichiers, des pièces de machines, etc. Dimensions : Hauteur
31,4 cm, largeur 44,4 cm, profondeur 7,6 cm.
11.2.3.4 FedEx Tube
Tube scellé idéal pour les dessins, photocalques, diagrammes, photographies,
échantillons de tissu et tout autre article pouvant s'enrouler. Dimensions : Hauteur
96,5 cm, largeur 15,2 cm, profondeur 15,2 cm.
Remarque Vous pouvez vous procurer les emballage FedEx auprès du Service Clientèle
FedEx ou de votre coursier FedEx.
11.2.3.5 Votre emballage
Vous pouvez utiliser votre propre emballage si nécessaire.
86 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
12 Glossaire
Ce glossaire contient les termes les plus fréquemment utilisés dans FedEx ® Ship
® ®
Manager, FedEx Ground et FedEx Express Freight. Chaque entrée du glossaire
est expliquée en détail et spécifie (entre parenthèses) si elle se rapporte à un
terme de FedEx® Ship Manager, FedEx® Ground ou FedEx® Express Freight.
Numéro de confirmation de réservation
Un numéro de confirmation de réservation est attribué à chaque envoi ayant fait
l'objet d'une réservation d'espace à bord d'un avion. Ce numéro prouve qu'une
« réservation » a bien été faite pour l'envoi dans le système KIAC (Key Information
Air Cargo) de FedEx.
Valeur de transport
Voirvaleur déclarée pour le transport.
CR
Voir Contre remboursement
Contre remboursement
Service spécial pour lequel FedEx perçoit auprès du destinataire au moment de la
livraison le type de paiement spécifié par l'expéditeur. Le montant perçu est
ensuite transmis à l'expéditeur. Ce service n'est pas disponible partout. Veuillez
vous renseigner auprès du Service Clientèle.
Facture commerciale
La facture commerciale est le document officiel consignant la transaction entre un
exportateur et un importateur. Les douaniers se basent sur ce document ainsi que
sur le document d'envoi de FedEx ® Ship Manager pour l'acceptation des envois
internationaux transfrontaliers. Habituellement, cette facture est requise pour des
envois internationaux de marchandises soumises à des droits de douane ; elle
varie en fonction du pays, ainsi que de la taille, du poids, de la quantité et de la
valeur de la marchandise.
Pays de fabrication
Le pays où la marchandise a été fabriquée ou produite à l’origine.
Devis
La fonction Devis vous permet de connaître le coût d'envoi de votre colis avant son
envoi. Cette estimation est basée sur les tarifs associés à votre numéro de compte
FedEx et tient compte des éventuelles réductions qui peuvent s'appliquer.
N’oubliez pas que le montant du devis peut être différent des frais réels dont vous
devrez vous acquitter pour l'envoi. Certaines différences peuvent exister en
fonction du poids réel de l'envoi, de ses dimensions ou d'autres facteurs.
Consultez le Guide des services FedEx applicable pour obtenir des explications
détaillées du mode de calcul des frais d'envoi.
Devise
Le type de devise (exemples : dollar US, euro) utilisé pour déclarer la valeur de
l'envoi, que ce soit pour la valeur de transport ou la valeur douanière.
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Logiciel FedEx Ship Manager 87
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Identifiant douanier / Matricule d'employeur (EIN)
Aux États-Unis, le matricule EIN correspond au matricule d’employeur d'une
société, d'une société en nom collectif ou d'une entreprise individuelle ; il s'agit
d’un numéro de sécurité sociale si l'envoi est à titre personnel. Le matricule EIN
peut également s'appeler numéro IRS, numéro d'identification fédérale de
l'employeur ou numéro de charges sociales. Pour tout autre pays, il s'agit d’un
matricule fiscal, comme l'exigent les douanes locales, les organismes de régulation
et les entreprises.
Valeur douanière
Voir Valeur déclarée pour la douane.
Produits dangereux
Le logiciel FedEx ® Ship Manager permet d'envoyer tous les types d'articles. Ces
articles nécessitent un conditionnement spécial ainsi que des documents
d'exportation particuliers. Veuillez vous renseigner auprès du Service Clientèle
pour des informations détaillées.
Valeur déclarée
Voir Valeur déclarée pour le transport.
Valeur déclarée pour le transport
La valeur déclarée de transport d'un envoi représente la responsabilité maximale
de FedEx relative à l'envoi, notamment mais pas exclusivement pour les pertes,
retards, dégâts, erreurs de livraison, absences de livraison, informations erronées,
ou incapacités à fournir des informations relatives à l'expédition. Le risque encouru
et le risque de perte au-delà de la valeur déclarée sont à la charge de l'expéditeur.
La responsabilité de FedEx en cas de pertes ou de dégâts occasionnés à votre
envoi international est limitée par la Convention de Varsovie, sauf si vous déclarez
une valeur supérieure et vous acquittez des droits supplémentaires. L'interprétation
des limites de responsabilité applicables selon la Convention de Varsovie peut
différer selon le pays de destination. Si la Convention de Varsovie amendée par le
Protocole de Montréal n°4 s'applique à votre envoi, la responsabilité de FedEx est
limitée à 17 droits de tirage spéciaux (DTS) par kilo, sauf si vous avez déclaré une
valeur supérieure. Dans tous les autres cas et lorsque la convention de Varsovie,
selon les amendements mentionnés ci-dessus, ne s'applique pas, la responsabilité
de FedEx est limitée, comme prévu par le Guide des services, à 9,07 dollars US
par livre (20,38 dollars US par kilo), sauf déclaration d'une valeur supérieure.
Valeur déclarée pour la douane
La valeur douanière déclarée correspond au prix de vente ou au coût de
remplacement du contenu d'un envoi international. Si une facture commerciale est
demandée, elle doit porter la même valeur douanière que celle indiquée sur le
®
document d'envoi de FedEx Ship Manager. La valeur déclarée pour le transport
ne doit pas dépasser la valeur totale déclarée pour la douane. Pour connaître les
détails et les restrictions, consultez le tarif applicable, le Guide des services FedEx
applicable ou les Conditions générales applicables.
Supprimer l'envoi imprimé
Indique que l'utilisateur ne souhaite plus effectuer l'envoi. Si une étiquette d'envoi a
été imprimée, vous devez la supprimer de l'écran Envois en cours. Si vous décidez
d'annuler un envoi, l'annulation doit avoir lieu avant la remise du colis à FedEx. Si
l'envoi a déjà été accepté par FedEx, vous devez avertir votre agence FedEx
locale pour organiser l'annulation et la disposition de l'envoi.
88 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Description
Libellé et description complète détaillée de chaque article constituant l'envoi,
notamment mais sans s’y limiter le nom qui désigne chaque article. Cette
description figure sur les documents d'envoi de FedEx ® Ship Manager, notamment
la facture commerciale.
Poids volumétrique
Le poids volumétrique est un calcul du poids de l'envoi à partir du poids standard
correspondant à son volume plutôt qu'à son poids réel. Le poids volumétrique se
calcule en multipliant la longueur de chaque colis par la largeur et par la hauteur
(en centimètres ou en pouces) puis en divisant le résultat par un diviseur de poids
volumétrique. Ce diviseur varie selon le service et l'unité de mesure utilisée
(centimètres ou pouces). Par exemple, pour les envois à l'intérieur des Etats-Unis
mesurés en pouces, le diviseur est 194 alors que pour les exportations à partir des
États-Unis mesurées en pouces, le diviseur est 166.
Dépôt
Indique que l'expéditeur déposera lui-même ses colis auprès de FedEx (par
exemple un centre de services ou une boîte de dépôt FedEx) et qu'aucun
enlèvement n'est demandé.
Numéro de licence d'exportation
Numéro du document officiel autorisant l'exportation de marchandises spécifiques
d'un pays d'origine donné, dans des quantités précisées et vers une destination
donnée.
FedEx ShipAlert®
FedEx ShipAlert® informe vos destinataires qu’un envoi FedEx Express est en
cours. Vous pouvez également être averti que votre envoi a atteint sa destination
ou être informé en cas de retard de dédouanement ou d’exception de livraison.
Une notification par e mail peut vous être envoyée à vous, à votre destinataire, à
votre courtier et à trois autres personnes.
Libre circulation (Union Européenne)
Les biens en libre circulation sont des biens importés d'un pays hors Union
Européenne, ayant satisfait à toutes les formalités d'importation et pour lesquels
tous les frais d'importation ont été réglés.
Les pays de l’Union Européenne sont :
Autriche Italie République Tchèque
Belgique Luxembourg Estonie
Danemark Pays-Bas Chypre
Finlande Portugal Lettonie
France Espagne Lituanie
Allemagne Suède Hongrie
Grèce Royaume-Uni Malte
République d'Irlande Slovénie Pologne
Slovaquie
Envois pour un jour ultérieur
Dans le cadre d'envois pour un jour ultérieur, vous pouvez demander une date
d'envoi jusqu'à 10 jours à l'avance. Vous ne pouvez commander un coursier que le
jour même de l'envoi.
Pour les envois FedEx® Express au départ des États-Unis, l'enlèvement est
disponible uniquement le jour même ou le lendemain. Pour les envois Future Day
au-delà du lendemain, l'enlèvement n'est pas disponible en ligne via FedEx Ship
®
Logiciel FedEx Ship Manager 89
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Manager. Pour planifier un enlèvement, vous devez appeler le 1-800-Go-FedEx®
((800) 463-3339) le jour où votre colis doit être enlevé. Pour planifier un
enlèvement FedEx Express Freight, appelez le (800) 332-0807.
Code harmonisé
Le code harmonisé est un système de classement universel qui permet de fournir
le montant des droits de douane pour pratiquement tout article. Un code
d'identification à 10 chiffres est affecté à chaque article exporté. Chaque article à
10 chiffres appartient à une série de catégories de produits de plus en plus larges.
Par exemple, selon le système harmonisé, le numéro désignant le jus de pomme
concentré surgelé est : 2009.70.0010. Pour les exportations à partir des États-
Unis, le code à 10 chiffres peut être un code harmonisé ou le numéro d'article du
tableau B (au format ####,##,####). Le gouvernement américain précise que ces
données sont obligatoires pour toute exportation depuis les États-Unis nécessitant
une déclaration d'exportation.
Consigne à l'agence FedEx
Lorsqu'un destinataire souhaite récupérer un colis FedEx ® Express dans une
agence FedEx plutôt que de se le faire livrer, l'expéditeur doit indiquer dans la
partie Consigne à l'agence FedEx l'adresse de l'agence FedEx où le colis doit être
mis à disposition. Le service de consigne à l'agence FedEx n'est pas disponible
dans toutes les agences FedEx ; veuillez contacter l'agence FedEx la plus proche
pour plus de renseignements. Disponible uniquement pour les envois FedEx
Express et FedEx Express Freight.
Service de livraison le samedi
Le service de livraison le samedi est disponible dans certaines agences dans le
monde. Veuillez contacter l'agence FedEx la plus proche pour des informations
supplémentaires. Des frais de manutention spéciale peuvent s'appliquer pour
certains services. Disponible uniquement pour les envois FedEx ® Express.
Service d'enlèvement le samedi
Le service d’enlèvement le samedi est disponible dans certaines agences à travers
le monde. Vous pouvez également déposer vos envois le samedi dans de
nombreuses agences FedEx. Veuillez contacter l'agence FedEx la plus proche
pour des informations supplémentaires. Des frais de manutention spéciale peuvent
s'appliquer pour certains services. Disponible uniquement pour les envois FedEx ®
Express. (Non disponible pour les envois FedEx Express Freight).
Planifier un enlèvement
Indique que vous n'avez pas établi de planning d'enlèvement régulier avec FedEx
et que vous demandez à ce qu'un chauffeur FedEx soit envoyé sur votre site. Vous
®
pouvez planifier un enlèvement en ligne via FedEx Ship Manager au départ des
États-Unis, du Canada, de Porto Rico, ainsi qu'à partir de certains pays d'Europe,
d'Amérique latine et d'Asie. Si le lieu à partir duquel vous effectuez l'envoi ne
permet pas l'enlèvement en ligne, contactez votre service clientèle local pour
planifier un enlèvement. Pour des informations concernant le Service Clientèle,
reportez-vous aux informations de contact FedEx.
SED
Voir Déclaration d'exportation de l'expéditeur
Licence d'exemption de déclaration d'exportation du système AES.
Format spécifique d'une licence d'exemption de déclaration d'exportation pour les
déclarants auprès du système AES. La légende d'exemption de déclaration
d'exportation indique le statut de la déclaration d'exportation.
90 Logiciel FedEx® Ship Manager
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
ShipAlert
FedEx ShipAlert® informe vos destinataires qu’un envoi FedEx Express est en
cours. Vous pouvez également être averti que votre envoi a atteint sa destination
ou être informé en cas de retard de dédouanement ou d’exception de livraison.
Une notification par e-mail peut vous être envoyée à vous, à votre destinataire, à
votre courtier et à deux autres personnes.
Date d'envoi
La date d'envoi est la date réelle à laquelle le client a remis un colis à FedEx. Un
envoi peut être enlevé par FedEx ou déposé dans une agence FedEx. Dans le
cadre d'un envoi Pour un jour ultérieur, vous pouvez demander une date d'envoi
jusqu'à 7 jours à l'avance (5 jours dans le cas du fret).
Dans le cadre d'envois Pour un jour ultérieur, vous pouvez demander une date
d'envoi jusqu'à 7 jours à l'avance. Vous ne pouvez commander un coursier que le
jour même de l'envoi.
Pour les envois FedEx Express au départ des États-Unis, l'enlèvement par un
coursier est disponible uniquement le jour même ou le lendemain. L'enlèvement
par coursier d'envois Pour un jour ultérieur n'est pas disponible au-delà du
lendemain. Pour planifier un enlèvement, vous devez appeler le 1•800•Go•FedEx®
((800) 463-3339) le jour où votre colis doit être enlevé. L'enlèvement par coursier
d'envois Pour un jour ultérieur n'est pas disponible pour les envois FedEx Express
au départ de pays autres que les États-Unis. Pour commander un coursier, vous
devez appeler le service clientèle le jour où votre colis doit être enlevé.
Référence de l'envoi
Afin de faciliter votre suivi interne, vous disposez d'un espace vous permettant de
noter tout numéro de facturation interne ou code que vous souhaitez
éventuellement affecter à l'envoi. Ces informations de référence figureront sur
votre facture.
Numéro de référence de l'envoi
Il s'agit de l'identifiant attribué par le déclarant auprès du système d'exportation
automatisé (AES) afin d'identifier l'envoi de manière unique. Cet identifiant, associé
au numéro d'identification du déclarant AES (matricule d'employeur EIN ou numéro
de sécurité sociale), constitue le numéro de référence d'envoi. Le déclarant AES
peut être l'exportateur, l'agent, le commissionnaire de transport ou tout autre
acteur transmettant les données AES.
Déclaration d'exportation de l'expéditeur (SED)
La déclaration d'exportation de l'expéditeur sert à compléter les statistiques
officielles du « Bureau of the Census » américain ainsi que pour le contrôle des
exportations. Elle est requise pour certaines exportations depuis les Etats-Unis,
Porto Rico ou les Îles Vierges américaines. FedEx est affilié au « Bureau of the
Census » et déposera la déclaration d'exportation pour vous si vous le désirez, le
cas échéant.
Suivi / Historique
L'historique des envois vous permet d'assurer le suivi des d'envoi effectuées via
FedEx® Ship Manager au cours des 40 derniers jours. Vous pouvez trier votre
historique de diverses manières : par date d'envoi, par destinataire, par numéro de
suivi (voir « Numéro de suivi ») ou par destination. Cette fonction permet
également de vérifier l'état d'avancement d'un envoi, de consulter et d'imprimer les
informations relatives à un envoi et d'obtenir une preuve de livraison.
Signature requise pour Express
Une signature est requise au moment de la livraison. Les colis doivent être remis
en main propre. Un avis de livraison signé par le destinataire ne constitue pas une
preuve de signature acceptable. Aucun frais supplémentaire ne s'applique.
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Logiciel FedEx Ship Manager 91
®
Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Conditions de vente
Le point où un vendeur a rempli ses obligations de sorte qu'on puisse considérer
au sens légal que les articles ont bien été livrés à l'acheteur. Il s'agit d'expressions
en abrégé qui définissent les droits et les obligations de chaque partie pour le
transport des marchandises. Les différents types de conditions de vente sont :
Vente:
CIP (Port et assurance payés) / CIF Coût, assurance et fret). Paiement de
l'assurance de transport à un port de débarquement étranger (importation). Selon
cette condition, le vendeur propose un prix pour la marchandise comprenant
l’assurance ainsi que tous les frais de transport et frais divers encourus jusqu'au
point de débarquement du navire.
CPT (Port payé jusqu'à) / C&F (Coût et fret). « Transport payé jusqu'à »
correspond au port de débarquement étranger indiqué (importation). Selon cette
condition, le vendeur propose un prix pour la marchandise comprenant le coût du
transport jusqu'au point d'importation nommé. Le coût de l'assurance reste à la
charge de l'acheteur.
DDP (Livré, droits acquittés) Selon cette condition, le vendeur a rempli son
obligation de livraison dès la mise à disposition de la marchandise à l'endroit
précisé dans le pays d'importation. Le vendeur doit prendre en charge les risques
et les coûts, notamment les droits, taxes et autres frais associés à la livraison de la
marchandise.
DDU (Livré, droits non acquittés [nom de la destination]). Selon cette
condition, le vendeur a rempli son obligation de livraison dès la mise à disposition
de la marchandise à l'endroit précisé par le nom de la destination. Le vendeur doit
prendre à sa charge les coûts et les risques associés au transport de la
marchandise jusqu'à l'endroit indiqué ainsi que les coûts et les risques relatifs au
passage à la douane.
EXW (Départ usine) Selon cette condition, le prix proposé s'applique uniquement
au point de départ, et le vendeur s'engage à mettre la marchandise à la disposition
de l'acheteur à un endroit précis, à la date ou dans la période convenue. Tous les
autres frais sont à la charge de l'acheteur.
FCA / FOB (Franco transporteur / Franco à bord) Franco transporteur à un port
de sortie désigné. Le vendeur propose à l'acheteur un prix comprenant tous les
coûts jusqu'à (et y compris) la livraison de la marchandise à bord d'un moyen de
transport international (par exemple un avion).
Destinataire tiers
Le service de destinataire tiers (TPC) est offert aux expéditeurs qui ne veulent pas
que leurs destinataires connaissent la valeur commerciale de l’envoi. Ce service
permet de livrer des envois aux destinataires finaux sans que les envois soient
accompagnés d’une facture commerciale.
Numéro de suivi
Numéro attribué à tout envoi par FedEx.
Unité de mesure
L'unité de mesure utilisée pour décrire une unité de l'article. Il peut s'agir d'une
pièce, boîte, unité, douzaine, paire, etc. (par exemple : 1 paire de chaussures)
Quantité unitaire
Le nombre d'unités (de mesure) par article décrit dans l'envoi.
92 Logiciel FedEx® Ship Manager
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Manuel d’ installation et d’ utilisation du logiciel FedEx Ship Manager
Valeur unitaire
Valeur unitaire (de mesure) pour la douane.
Poids unitaire
Poids par unité de mesure
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