Document Sample
    The University of Mississippi Medical Center
       The University Hospitals and Clinics
               Jackson, Mississippi
                    June - 2008
Dr. Daniel W. Jones              I/                    Date
Vice Chancellor for Health Affairs

Associate Vice Chancellor for Administrative Affairs

                                                        /Q    - 2-0   3
Dr. William Fernianv   L=/                             Date
Associate Vice chancellor for Health Systems and
CEO of Hospitals & Clinics

          -7                                            /G/f,/d?
D& Benjamin ~ i l l d d                                Dat
 o-chair, Disast r Preparedness Committee

/ " /
Pamela D. ~ e r b h i l l M S ~
                          ,                            Date
Co-Chair, is aster Preparedness Committee

Revised June 2007
                      EMERGENCY PREPAREDNESS PLAN 
                                             Table of Contents 

Tab A................................................................................................ Environment of Care 
                 A­1  Hazard Vulnerability Analysis 

Tab B....................................................................................................Activating the Plan 
                 B­1  Incident Command Center Plan 
                 B­2  Critical External Contact List 
                 B­3  Critical Internal Contact List 
      All should consist of Core Administrative Services – H.R., Legal, Financial, 
      Education, Research, Health Care – Business Continuity Planning Process 

Tab C ................................................................................. Communications/Call for Plan 

Tab D .........................................................................UMMC Medical Disaster Response 
                 D­1 Alternate Patient Care Sites Outpatient – Satellite Capacity – 
                 Holding Areas ­ Immunizations 

Tab E  ...............................................................  Department of Pediatrics’ Disaster Plan 
                E­1  Phase I 
                E­2  Phase II – Pediatric Specialist after hour pager numbers 
                E­3  Communication Protocol 
                E­4  Individual Functions 
                E­5  Responsibilities of Clinical Services 
                E­6  Patient Care – Phase I 
                E­7  Patient Care – Phase II 
                E­8  Post Disaster Debriefing 

Tab F................................................................................................ Hazardous Materials 
                 F­1  Patient Accident Record 
                 F­2  Patient Survey Form 
                 F­3  Self Decontamination 
                 F­4  Exposure Information 
                 F­5  Action Sheets 
                 F­6  Full­Scale Decontamination Plan 

Tab G ......................................................................................................Biologic Disaster 
                 G­1  Management of Influx of Infectious Patients 
                 G­2  Influenza with Respiratory Droplet Transmission 
                 G­3  Agent Specific Recommendation:  Anthrax 
                 G­4  Agent Specific Recommendation:  Botulism 
                 G­5  Agent Specific Recommendation:  Plague 
                 G­6  Agent Specific Recommendation:  Smallpox 

Tab H ............................................................................................................. Fact Sheets 
                 H­1  Fact Sheets:  Anthrax 
                 H­2  Fact Sheets:  Smallpox
Tab I ............................................................................................................Bomb Threats 
                   I­1        Bomb Threat Report Form 

Tab J ...................................................................................................... Civil Disturbance 

Tab K.......................................................................................... Equipment/Utility Failure 
                 K­1  Failure of Medical Compressed Air System 
                 K­2  Failure of Primary Electrical Distribution System 
                 K­3  Failure of Piped Natural Gas System 
                 K­4  Failure of Piped Nitrogen System 
                 K­5  Failure of Nitrous Oxide System 
                 K­6  Failure of Oxygen System 
                 K­7  Failure of Steam System 
                 K­8  Failure of Vacuum System 
                 K­9  Failure of Water System 

Tab L ..................................................................................................... Hostage Situation 

Tab M .................................................................................................. Inclement Weather 
                 M­1  Tornado Procedure 
                 M­2  Earthquake 

Tab N ............................................................................................. Infant/Child Abduction 

Tab O .......................................................................................................................... Fire 

Tab P..................................................................................................Building Evacuation 

Tab Q .............................................................................................Morgue Overflow Plan 

Tab R ........................................................................................................... Security Plan 

Tab S....................................................................................................... Community Plan 
                 S­1  Emergency Credentialing – Agreements – Networking 
                 S­2  Credentialing Form 

Tab T.......................................................................................... Patient Registration Plan 

Tab U ................................................................................................. Disaster Equipment 

Tab V........................................................................................... Pharmacy Disaster Plan 
                                                  Inpatient/Outpatient – Satellite Areas ­ Immunizations 

Tab W.......................................................................... Manpower Pool Organization Plan 

Tab X.................................................................................................Employee Rest Plan 

Tab Y............................................................................ Critical Care Bed Expansion Plan

Tab Z......................................................................................................................... Drills 
                 Z­1  Emergency Preparedness Quick Reference 

Tab AA ................................................................................................ Mental Health Plan 

Tab BB .............................................................................................. Transfer Surge Plan 

Tab CC ..................................................................................................Media Interaction 

Tab DD......................................................................................... Special Needs Patients 
                          Dialysis – Chemo ­  Long term care 

Tab EE .................................................................................................Employee Support 
                EE­1  Transportation 
                EE­2  Food 
                EE­3  Fuel 
                EE­4  Child Care 

Tab FF...............................................................................................Information Systems 

Tab GG ..................................................................................... Avian Flu/Pandemic Plan


Appendix A                Organizational Chart 

Appendix B                UMMC Briefing/Incident Command 

Appendix B­1              Jackson Area Hospital Contact 

Appendix U                Equipment Listing 

Appendix U­1              Resource Listing 

Appendix V                Pharmacy Exhibits 

Appendix AA               Psychological Operations Guide 

Appendix DD               Guide for People with Disabilities 

Appendix EE­1             Transportation Agreement 

Appendix EE­2             Food Services Agreement 

Appendix EE­4             Childcare Forms 

Appendix GG               Influenza Checklist 

Appendix GG­1             Memorandum of Understanding 

                        EMERGENCY PREPAREDNESS PLAN

 ENVIRONMENT OF CARE                                                             Tab A

The Emergency Preparedness Plan is designed in order to establish procedures by
which the institution can respond in an informed and organized manner to any
situation or event that may occur, which has the potential to disrupt normal activities.
These events can be either internal or external, and include natural disasters, severe
weather, industrial accidents, utility systems failures, or weapon of mass destruction
incidents. The plan is based on a hazard vulnerability analysis, which is evaluated
and up-dated annually. This plan is designed to be a general guideline for
responsibilities and duties to be implemented by the institution in the event of a
catastrophe. All University Hospital and Medical Center departments are expected
to develop and maintain an emergency plan, including a current call list. A
Departmental Emergency Preparedness Guideline template is available online that
coordinates with the institutional plan. Four phases of emergency management -
mitigation, preparedness, response, and recovery - are addressed by the plan.

Further information and training resources are available on the UMC disaster website   -

Mitigation is the actions taken to lessen the severity and impact emergency 
situations would have on routine operations.  The institution's Emergency 
Preparedness Plan is designed to compliment and coordinate with those of the 
Mississippi Emergency Management Agency (MEMA), State Department of Health, 
State Department of Mental Health, State Department of Radiological Health, Hinds 
County Emergency Management Agency, Metropolitan Medical Response System 
(MMRS), the Jackson­Vicksburg Hospital Council, the Mississippi Hospital 
Association Emergency Radio Network, Institutes of Higher Learning (IHL) and the 
regional National Disaster Medical System (NDMS).  The life safety portion of the 
plan provides coordination with the Jackson Fire Department by conducting facility 
tours with personnel on all shifts from responding stations, and preplanning with 
District Chiefs for equipment placement during an actual response.  Radiation 
emergency procedures were developed in conjunction with the State Department of 
Radiological Health and the Grand Gulf Nuclear Power Station. Safety and 
Emergency department personnel have been trained for response to nuclear, 
biological, and chemical incidents. The Mississippi Regional Poison Control Center 
is located on this campus, and there are toxicologists on the emergency department 
staff.  Medical Center personnel have been actively involved in both metropolitan 
and state planning for weapon of mass destruction (WMD) response planning. 


Preparedness includes all activities undertaken to ensure facilities have the 
necessary resources available to effectively respond to an incident.  The Medical 
Center's focus is on events that were given a high probability of occurrence in the 
Hazard Vulnerability Analysis.  Contingency procedures to be followed in the event 
of utility failures are developed and maintained by Physical Facilities.  The institution 
maintains a three­day stock of medical consumable supplies, and agreements are in 
place with vendors for emergency procurement of necessary supplies.  Food Service 
maintains a five day supply, with a contingency plan for emergency resupply from 
the vendors. Decontamination supplies and personal protective equipment are 
maintained in a storage room adjacent to the Emergency Room, in the event of a 
biological, chemical or radiological incident.  As a part of the MMRS plan, personnel 
from the Jackson Fire Department Haz/Mat Team will respond to the facility to assist 
with patient decontamination.  An agreement for unscheduled interruption of 
services is in effect between all health care facilities in the Jackson­Vicksburg 
Hospital Council area.  Personnel from the Medical Center have conducted and 
participated in numerous training sessions to prepare for chemical, biological, or 
radiological terrorism events. 


Response activities are the actions undertaken during actual emergencies or 
simulated events (drills).  These are the actual written response plans that have 
been prepared for implementation in the event of a wide variety of possible 
catastrophes.  This institution has chosen to use a phased response system, in 
order to provide the most efficient usage of resources and manpower.  There are 
four phases that can be activated during an emergency response situation.  The

level of response is dictated by the magnitude and expected duration of the 
emergency situation.  All activities will be coordinated and directed from the Incident 
Command Center, which will be established by the Vice Chancellor and/or his 
designee.  The decision to shift activities to a higher phase is made in the Incident 
Command Center. Once the decision to activate the incident command center is 
made, all activities will follow the Hospital Emergency Incident Command System 
(HICS) and NIMS (National Incident Management System) from integration of ICS 
100, 200, and IS 700, 800 level courses as well as 300 and 400 for upper 
Administration.  Job action sheets will be given to all personnel as the command 
center is activated. 

Disaster Alert: 
First notification is received of an event that may produce victims in sufficient 
numbers to exceed normal staffing and facility capabilities.  Any employee who 
becomes aware of the imminent situation immediately contacts the Hospital 
Administrator­on­Call (AOC). The AOC contacts the Vice Chancellor, Associate Vice 
Chancellor, Emergency Medical Director, Emergency Preparedness Coordinator, 
Public Affairs, and the Medical Director, to establish the Incident Command Center, 
and begin the mobilization, notification, and preparation activities. 

Phase I: 
Operation at this level begins with the arrival of the initial victims, and remains in 
effect until the number of victims exceeds the capabilities of the Emergency 
Department to adequately treat.  As soon as this situation is recognized, the senior 
medical person in the Emergency Department will notify the Incident Commander. 

Phase II: 
The decision to move to this phase is made in the Incident Command Center, by the 
Vice­Chancellor, Associate Vice Chancellor, Chief of Staff, Medical Director, 
Administrator on Call, and the Emergency Preparedness Coordinator.  During 
activities in this phase, all available personnel will be called to the Manpower pool. 
The Incident Command Center will be expanded as required by the extent and 
duration of the emergency.  The Incident Commander will make decisions on how to 
effectively utilize personnel in the manpower pool. 

All Clear: 
The decision to announce all­clear is made by the command staff in the Incident 
Command Center, after consultation with the Medical Director and appropriate 
Local, County, and State emergency management headquarters.  At this point, the 
facility begins recovery procedures designed to return the institution to normal 

Plans that have been developed for the following external and internal emergency 
situations are included as tabbed annexes: 

1.    Bioterrorism 
2.    Bomb Threat 
3.    Civil Disturbance 
4.    Communications Failure 
5.    Electrical Power Failure

6.  Facility Evacuation 
7.  Fire 
8.  Hazardous Materials Incident (chemical or radioactive) 
9.  Hostage Situation 
10. Inclement Weather/ Tornadoes 
11. Infant/Child Abduction 
12. Mass Casualty Incident 
13. Piped Gasses Systems Failure 
14. Steam System Failure 
15. Vacuum System Failure 
16. Water System Failure 


Recovery activities are the actions that are taken to return the facility to normal 
operations.  Most of these activities are departmental in nature.  (See Appendix A) 
The Department of Psychiatry and Coordinated Care (Social Work Section) will 
provide support as needed for information regarding post disaster response, the 
expected psychological soliloquy, and various management methods available for 
persistent disaster related problems. 

                             UMMC PURPOSE & SCOPE 


The University of Mississippi Medical Center Emergency Preparedness Plan 
outlines the University's procedures for managing major emergencies that may 
threaten the health and safety of the campus community, disrupt its programs and 
activities, or require assistance for the surrounding communities.  The Plan 
identifies departments, agencies and individuals responsible for emergency 
planning, emergency response, business continuity and business recovery 
planning.  The Plan establishes procedures to prepare for emergencies, as well as 
the management structure for coordinating and managing response to emergency 


The University of Mississippi Medical Center Emergency Plan guides preparedness, 
response and recovery operations and business continuity and recovery actions. It 
applies to a broad range of emergencies and may be activated during natural or 
man­made emergency incidents, to include but not limited to: fire, flood, hazardous 
material spills, severe storms, terrorist attack or other situations requiring evacuation 
of facilities. 


All departments located at the University of Mississippi Medical Center should 
prepare and coordinate emergency preparedness, business continuity and 
business recovery plans in accordance with the Emergency Preparedness 


The University of Mississippi Medical Center Emergency Preparedness Plan is the 
responsibility of the Disaster Preparedness Committee under guidance and 
recommendations from the Institutional Disaster Preparedness Committee. 

Deans, Department Heads, and Directors should develop emergency, contingency, 
business continuity and business recovery plans for their organizations and/or 
departments.  The Emergency Preparedness Coordinator is available to assist in 
preparation of these supporting plans, and can retain a copy of any organizational 
level plans.  A template is available on the disaster website to assist in the creation 
of departmental plans and guidelines ( . 

Definition of Terms 

The Emergency Preparedness Plan for emergency management provides guidance 
in the form of emergency plans for continuous or long­term threats to the University. 
The Emergency Preparedness Plan explains the general responsibilities and 
procedures for managing emergency incidents on campus.  The Emergency 
Preparedness Plan will be reviewed by the Disaster Preparedness Committee 
annually, and updated as required.

   ·   Appendices in University level plans provide additional information or 
       supporting information.  Appendices often include graphics or maps, asset 
       listings or other details.

   ·   Supporting plans are prepared by all departments/organizations named in a 
       University plan with a specific responsibility.

   ·   Business continuity plans address how an organization will continue to 
       provide critical services through an incident, to include a short­term problem 
       or event. Situations to be covered by business continuity plans could include 
       temporary office closure due to water pipe breaks or utility failures as well as 
       more serious dislocations or relocations due to fire or natural disaster.

   ·   Business recovery plans address the issues related to restoring complete 
       operations following major disruption due to serious incidents such as natural 
       disasters or structure fires.  Business recovery plans include discussions on 
       cost recovery and mitigation. 

Both business continuity and recovery planning utilize the concept of business 
impact analysis to identify critical and time sensitive functions.  A business impact 
analysis will also help identify vital resources and prioritize recovery assets.  This 
analysis can be useful in determining any special needs such as business 
interruption insurance.

Hazard Vulnerability Analysis                                        Tab A-1

                   University of Mississippi Medical Center

                                   June 2008


Potential events were evaluated in each of the three categories of probability,
risk, and preparedness. The potential events evaluated were determined
based on documents available through the American Society of Healthcare
Engineers’ website, Joint Commission publications, and local experience.

      Issues affecting probability included:

                    Known risk
                    Geographic location
                    Historical data
                    Presence of local high-risk industry
                    Manufacturer/vendor statistics
                    Discussions with local emergency management office

      Issues affecting risk included:

                    Threat to life and/or health
                    Disruption of services
                    Equipment or facility damage/failure possibilities
                    Loss of community trust
                    Financial impact
                    Legal issues

      Issues affecting preparedness included:

                    Status of current emergency plans
                    Status of staff training
                       • Performance during tests of plans
                       • Performance during actual emergencies
                       • Availability of back-up systems with redundancies
                       • Availability of community resources

The ratings for each event in the area of probability, risk and preparedness were
multiplied. The total values, in descending order, represent the events most in
need of organization focus and resources for emergency planning. Management
determined that there was no significant risk for events with values below 3, and
that no further actions were necessary at this time.

Natural Events:

Weather-related events constitute the greatest hazards resulting from natural events.
An average of 26 tornadoes is reported in Mississippi annually. Compared to other
states by the frequency per square mile, Mississippi ranks number 3 for the frequency of
tornadoes, number 2 for fatalities, number 2 for injuries per area, and number 7 for costs
per area (source: National Weather Service data, 2008). Spring weather brings
thunderstorms, tornadoes, and rains known to generate occasional local flooding in the
community. Weather systems can be accompanied by generously sized hail, the size
capable of inflicting significant injury and damage to property.

Severe heat is occasionally encountered during the summer, with highs averaging
between 90-92° F and lows averaging from 68-70° F. The record high temperature is
106° F.

During the winter months, the average high temperature ranges from 56-59° F, with lows
averaging 34-37° F. The lowest recorded temperature since 1970 is 2° degrees F.
Snow (average of 0.9 inches per year) and sleet/freezing rains are generally limited to
sporadic events. However, these at time can paralyze the local community, occasionally
making it difficult for medical center employees to report for duty or return home.

Weather’s greatest potential impact is related to utility issues, discussed in the following

Technological Events:

Failure of electrical power is considered to be a significant hazard. Although the
community electric service has a reliable record, the probability of power outages
remains significant due to the challenges brought by wind and ice storms. To mitigate
these risks, the medical center has installed new switchgear and a more reliable second
(redundant) commercial electrical feed. While we are equipped with effective backup
emergency generators, unforeseen problems could still result in a power failure that
potentially could affect patient care.

This medical center faces the same life-threatening risk of fire found in any large medical
facility. While the probability of fire is low (due to numerous fire prevention and
suppression upgrades) and preparedness is good (fire drills, new employee orientation,
refresher training, etc.), the consequences of a major fire remain high. Failure of the fire
suppression (sprinkler) system is considered a low probability. However, the potentially
serious consequences are mitigated by the close proximity (within one mile) of three
Jackson Fire Department stations.

In the past, the medical center has been affected by failure of the municipal water
supply, primarily due to water main breaks during cold weather. The City of Jackson has
repaired many of its older water supply lines, including the intake valves for the water
purification plant at the Ross Barnett Reservoir. Medical center preparedness,
response, and recovery plans for water and other utility emergencies are described in
Tab K of this plan.

Other technological events with the potential for high disruption include steam 
failure, HVAC failure, telephone/telecommunications failure, information systems 
failure, structural damage, and an external natural gas leak.   Each of these potential 
disruptions has been determined to be of low probability, with good preparedness, 
both externally and internally.  Specific preparedness, response, and recovery plans 
are described in various annexes and appendices as listed in the Table of Contents. 

Human Events: 

Two security issues­­workplace violence and a hostage situation—are considered to 
be the medical center’s areas of highest vulnerability, primarily because of previous 
events in the local community and at the medical center. To mitigate and prepare for 
these possibilities, the number of entrances to the medical center is being 
minimized.   Metal detectors and armed police officers screen all personnel entering 
the emergency department. Specialized programs have been presented to medical 
center police officers. 

Terrorism is not a new phenomenon in the United States but has existed in most 
locales at a low and almost unnoticeable level.  The terrorist threat in this country 
during the 60s, 70s, and 80s consisted primarily of leftist­oriented extremist groups. 
The current domestic terrorist threat involves right wing and special interest 
extremists.  Militia and Patriot groups advocating extreme antigovernment doctrines 
now exist throughout the United States.  Extremist factions of special interest groups 
(anti­abortion, anti­gay, animal rights, and environmental advocates, for example) 
pose a potential terrorist threat, as do cults (especially doomsday and destructive 
cults) and extremist religious organizations. 

Even before the events of September 11, 2001, it was known that the United States 
is a priority target for foreign terrorists.  National intelligence also estimated that the 
use of chemical, biological, or radiological weapons was not a question of if they 
would be used, but when.  A hoax weapon of mass destruction device can have an 
impact equal to a real one ­ causing community disruption, public panic, fear, etc. 
This medical center continues to participate actively with local emergency 
management agencies, the Mississippi State Department of Health, and community 
healthcare facilities through the Metropolitan Medical Response System (MMRS) to 
prepare for a coordinated response to a terrorist/WMD event occurring in the local 
area.  The medical center has also prepared plans for recognizing and responding to 
a terrorist/WMD event (chemical, biological, radiological, or nuclear) occurring within 
the medical center.  Any explosion, whether purposeful or accidental, would be 
treated initially as a criminal act until proven otherwise. 

A small external hazardous materials (hazmat) incident with few victims would only 
be moderately disruptive to the medical center, if at all.  A large­scale hazmat event, 
on the other hand, would be highly disruptive to medical center operations.  First, the 
number of casualties alone could tax the medical center’s capabilities, similar to a 
large number of casualties arriving from a traumatic event such as a passenger train 
derailment.  Second, many of the victims would be self­referred, presenting to the 
medical center before being decontaminated at the scene.  (The Jackson Fire 
Department would handle on­scene decontamination, in accordance with community
plans.)  Third, the number of worried well demanding medical attention would put 
additional strains on the medical center’s response capabilities.  This third factor 
would be compounded by fears that the incident was the result of terrorist activity. 
For these reasons, plans have been developed in concert with the local community 
for a coordinated response.  The medical center’s plan reflects our role in the 
community’s overall response plans. 

The University of Mississippi Medical Center has a commitment to providing 
necessary educational support to assure outstanding graduate medical education 
programs.  In the event these programs could not be sufficiently supported during a 
time of disaster, the office of graduate medical education has policies and 
procedures in place to ensure timely placement in an alternate center so that training 
can be continued with the least amount of interruption.

      Hazard Vulnerability Analysis for the University of Mississippi Medical Center - 2008

EVENT                     PROBABILITY                                    RISK                                       PREPAREDNESS                 TOTAL
                          HIGH MED LOW        NONE    LIFE      HEALTH   HIGH             MODERATE     LOW          POOR           FAIR   GOOD
                                                      THREAT    SAFETY   DISRUPTION       DISRUPTION   DISRUPTION
                  SCORE      3      2     1       0        5         4            3                2            1              3      2      1
MASS CASUALTY (TRAUMA)              2                       5                                                                                1      10
RECEPTION                           2                                                 3                                                      1       6
(HAZMAT)                            2                       5                                                                                1      10
EXTERNAL                            2                       5                                                                                1      10
VISITING/INJURED VIP                2                                                 3                                                      1       6
INFANT ABDUCTION                    2                                                 3                                               2             12
HOSTAGE SITUATION                   2                                                 3                                               2             12
CIVIL DISTURBANCE                   2                       5                                                                                1      10
LABOR ACTION                                      0         5                                                                  3                     0
BOMB THREAT                         2                       5                                                                                1      10
WORKPLACE VIOLENCE                  2                       5                                                                                1      10
CHEMICAL                            2                       5                                                                                1      10
BIOLOGICAL                          2                       5                                                                                1      10
RADIOLOGICAL                        2                       5                                                                                1      10
(TRAUMA)                            2                       5                                                                                1      10
CHEMICAL                                  1                 5                                                                                1       5
BIOLOGICAL                          2                       5                                                                                1      10
RADIOLOGICAL                        2                       5                                                                                1      10
(TRAUMA)                                  1                 5                                                                                1       5

                                 FORMULA: PROBABILITY X RISK X PREPAREDNESS = TOTAL

EVENT                  PROBABILITY                                              RISK                                           PREPAREDNESS                       TOTAL 
                       HIGH    MED     LOW     NONE     LIFE         HEALTH     HIGH           MODERATE         LOW            POOR         FAIR     GOOD 
                                                        THREAT       SAFETY     DISRUPTION     DISRUPTION       DISRUPTION 
             SCORE        3       2       1        0            5          4              3                2              1            3        2            1 
HURRICANE                                 1                                               3                                                     2                     6 
TORNADO                   3                                     5                                                                               2                    30 
THUNDERSTORM/WINDS        3                                                               3                                                     2                    18 
HAIL                              2                                                                                       1                                  1        2 
SNOW FALL                                 1                                                                               1                                  1        1 
BLIZZARD                                           0                                                                      1                                  1        0 
ICE STORM                         2                                                       3                                                     2                    12 
EARTHQUAKE                                1                                               3                                            3                              9 
TIDAL WAVE                                         0            5                                                                      3                              0 
SEVERE COLD                       2                                        4                                                                    2                    16 
SEVER HEAT/HUMIDITY               2                                        4                                                                    2                    16 
DROUGHT                                   1                                                                               1                                  1        1 
FLOOD, EXTERNAL                                    0                                      3                                            3                              0 
WILD FIRE/SMOKE                                    0                       4                                                           3                              0 
LANDSLIDE                                          0                                      3                                            3                              0 
SINKHOLES                                          0                                      3                                            3                              0 
VOLCANO                                            0            5                                                                      3                              0 
EPIDEMIC                          2                             5                                                                               2                    20 

                               FORMULA:  PROBABILITY X RISK X PREPAREDNESS = TOTAL

EVENT                         PROBABILITY                                              RISK                                          PREPAREDNESS               TOTAL 
                              HIGH    MED     LOW     NONE     LIFE         HEALTH     HIGH           MODERATE         LOW           POOR     FAIR     GOOD 
                                                               THREAT       SAFETY     DISRUPTION     DISRUPTION       DISRUPTION 
                SCORE            3       2       1        0            5          4              3                2             1        3        2        1 
ELECTRICAL FAILURE                               1                     5                                                                                   1        5 
GENERATOR FAILURE                                1                     5                                                                                   1        5 
TRANSPORTATION FAILURE                           1                                               3                                                         1        3 
FUEL SHORTAGE                                    1                                               3                                       3                          9 
NATURAL GAS FAILURE                              1                                                                              1                          1        1 
WATER FAILURE                                    1                                4                                                                        1        4 
SEWER FAILURE                                    1                                4                                                                        1        4 
STEAM FAILURE                                    1                     5                                                                                   1        5 
FIRE ALARM FAILURE                               1                     5                                                                                   1        5 
FIRE SUPPRESSION FAILURE                         1                     5                                                                                   1        5 
MEDICAL GAS FAILURE                              1                     5                                                                                   1        5 
MEDICAL VACUUM FAILURE                           1                                                                2                                        1        2 
HVAC FAILURE                                     1                                                                2                                        1        2 
TELEPHONE/TELECOMMUN.                    2                                                       3                                                2                12 
OVERHEAD PAGING SYSTEM                   2                                                                        2                               2                 8 
PERSONAL PAGING SYSTEM                   2                                                       3                                                         1        6 
INFORMATION SYSTEMS FAIL                 2                                                       3                                                2                12 
CCTV SURVEILLANCE SYSTEM                         1                                                                              1                 2                 2 
ENTRANCE DOOR SYSTEM                                      0                                                                     1                 2                 0 
EGRESS ALARM SYSTEM                              1                                                                              1                 2                 2 
FIRE ­ INTERNAL                                  1                     5                                                                                   1        5 
FLOOD ­ INTERNAL                                 1                                               3                                                         1        3 
LEAK                                             1                     5                                                                                   1        5 
UNAVAILABILITY OF SUPPLIES                                0            5                                                                                   1        0 
STRUCTURAL DAMAGE                                1                     5                                                                          2                10 
EXTERNAL                                         1                                4                                                                        1        4 

                                      FORMULA:  PROBABILITY X RISK X PREPAREDNESS = TOTAL

Activating the Plan:                                                                Tab B 
Identification and Notification of a Potential Disaster 

       A. What to do if you learn of a potential Disaster 
            Any employee who learns of an occurrence that might constitute a disaster 
            should attempt to obtain the following information:
                · The nature of the occurrence
                · Is the occurrence internal or external
                · Estimated number of casualties
                · Type of injuries
                · Expected number and estimated time of arrival of victims 

       B. Who to notify of a potential Disaster 
                §  The same action shall be taken for all potential Disasters 
                §  The employee who learns of the occurrence must notify their 
                   immediate Supervisor a.s.a.p. 
                §  The Supervisor will notify the Vice Chancellor 984­1010 and/or 
                   Associate Vice Chancellor for Administrative Affairs 984­1018.  One 
                   of these offices will then notify the CEO/COO of University Hospitals 
                   & Clinics during the day at ext. 984­4100, President of University 
                   Physicians 984­6447, and the UMMC Police Department at ext. 
                   815­7777 as deemed necessary. 
                §  The CEO/COO of University Hospitals & Clinics will notify the 
                   Senior ED Physician on site. 
                §  The Vice Chancellor and/or Associate Vice Chancellor for 
                   Administrative Affairs, and/or the CEO/COO of University Hospitals 
                   & Clinics will decide if the occurrence requires activation of the 
                   UMMC Emergency Management Plan. During after hours, the 
                   CEO/COO of University Hospitals & Clinics will confer with the 
                   Senior ED Physician on site before activation of the plan. 
                §  Only the Vice Chancellor, Associate Vice Chancellor for 
                   Administrative Affairs, as well as the CEO/COO of University 
                   Hospitals & Clinics have the authority to initiate the Emergency 
                   Management Plan for Disasters. 

Initiation of the Emergency Management Plan: 
The Emergency Management Plan may be initiated in two distinct phases:
         · Alert
         · Activation. 

The Alert Phase of the EMP is when a potential disaster situation exists that could effect the 
medical center but may not warrant full activation of the plan (distant severe weather, terrorist 
threat, major event in the city).

The Alert Phase is also for situations where there is an emergency situation at the medical 
center that partially compromises our ability to fulfill the hospital’s mission (partial utility failure, 
ED crowding, VIP patient, planned utility shutdown, equipment failures, etc). 

The Alert Phase is to be utilized as a time for senior administration to evaluate the potential 
needs of the facility and make contingency plans for the specific event. This will include, but not 
be limited to:
    · Opening the command center
    · Appointment of the Incident Commander
    · Appointment of one Command Center Recorder
    · Key personnel list (see below) paged by operator to command center
    · Appointment of the top positions of the ICS/HICS  (Top 8 positions)
    · Review of the Job Action Sheets for appointed positions (See Appendix)
    · Review of staffing and bed count
    · Review status of Academic Schools/Staff/Instructors 

Page operator to page personnel: 984­1001 

           KEY Personnel List           Phone Number       NAME 
Vice Chancellor                           984­1010    Dr. Jones 
Associate Vice Chancellor for             984­1018    Dr. Powe 
Administrative Affairs 
CEO of University Hospitals & Clinics     984­4118    Dr. Ferniany 
COO of University Hospitals & Clinics     984­4118    Mr. Putt 
President of University Physicians        984­6447    Dr. Stringer 
Associate Vice Chancellor for Nursing     984­6220    Dr. Bender 
& Dean of School of Nursing 
Associate Vice Chancellor for             984­5009    Dr. Turner 
Academic Affairs 
Associate Dean                            984­5006    Dr. Woodward 
Associate Vice Chancellor for Clinical    815­4700    Dr. Keeton 
Associate Vice Chancellor for Research    815­5000    Dr. Hall 
Student Services                          815­5900    Mr. Clark 
University Police                         984­1745    Mr. Girod 
Human Resources                           984­1130    Mr. Trussell 
Public Affairs                            984­1100    Ms. McKenzie 
Legal                                     984­1776    Mr. Jenkins 
Office of the Dean                        815­4715    Dr. McMullan 

Incident Command Center Personnel 
Chief of Staff                                             984­5571          Dr. Phillips 
Safety Officer                                             984­1982          Mr. Saffle 
Emergency Preparedness Coordinator                         815­6015          Ms. Hemphill 
Pharmacy                                                   984­2055          Dr. Todero 
Medical Supply                                             984­4286          Mr. Allen 
Physical Facilities                                        984­1420          Mr. Bogan 
Patient Registration                                       815­1650          Mr. Pride
Surgery                                               984­5100        Dr. Mitchell 
Critical Care                                         984­2294        Ms. Gillespie 
OBGYN                                                 984­5306        Dr. Cowan 
Pediatrics/ Ped ED                                    984­5212        Dr. Evans 
Anesthesiology                                        984­5900        Dr. Brunson 
Volunteer Services                                    984­2068        Ms. Crecink 
Morgue/Pathology                                      984­1530        Dr. Bigler 
Food Services                                         984­2074        Mr. Goodwin 
Medical Mall                                          984­4086        Mr. Shirley 
Emergency Department                                  984­5572        Dr. Galli 
SHRP                                                  984­6100        Dr. Mitchell 
Dental                                                984­5900        Dr. Hupp 
Nursing                                               984­4130        Dr. Rachel 
IT                                                    815­3760        Mr. Singleton 
Pavilion                                              815­4934        Dr. Skinner 
Medicine                                              984­5600        Dr. DeShazo 
Employee/Student Health                               984­1185        Dr. Waterer 

Senior Administrators: 
Associate Vice Chancellor for Strategic               815­5330        Dr. Dzielak 
Research Alliances 
Associate Vice Chancellor for Financial               984­1027        Mr. Lightsey 
Associate Vice Chancellor for Multicultural           984­1340        Dr. Taylor 
Dean of the School of Dentistry                       984­6000        Dr. Hupp 
Dean of School of Graduate Studies in                 984­1195        Dr. Granger 
Health Sciences 
Assistant Vice Chancellor for Veteran                 364­1206        Dr. Kirchner 
Dean of School of Health Related                      984­6300        Dr. Mitchell 
Assistant Vice Chancellor for Academic                984­2810        Dr. Rockhold 

Activation of Emergency Management Plan 
The Activation Phase of the EMP is to be utilized when a disaster has occurred at the medical 
center or outside the facility and it is expected to compromise or impact the operations of the 
hospital.  Once the decision to activate the incident command center is made, all 
activities will follow the NIMS (National Incident Management System) and the 
Hospital Emergency Incident Command System (HICS). 

The Vice Chancellor and his/her designee is the final authority for approval of the 
institutional plan.  Activation of the emergency plan will follow a chain of command.  The 
Vice Chancellor and/or Associate Vice Chancellor for Administrative Affairs and his/her

designee, President of University Physicians, and/or CEO/COO of University Hospitals & 
Clinics are responsible for the following actions to initiate the full EMP:
    · Establish Incident Command
    · Open the Command Center and initiate NIMS/HICS
    · Appoint two Command Center Recorders
    · Incident Commander notifies UMMC Police to activate the disaster announcement to be 
    · Notify the page operator to page Key Personnel to the command center
    · Notify the page operator to announce and instruct personnel to follow their departmental 
       disaster plans via the overhead page
    · Appointment of the top of the NIMS/HICS  (Top 8 positions – National Incident 
       Management System/Hospital Incident Command System)
    · Review of the Job Action Sheets for appointed positions
    · Review of staffing and bed count
    · Ensure each department will activate their disaster plan under the administrative control 
       of the Incident Commander
    · Establish operating status of Academic Schools/Staff/Students/Instructors
    · Access the Mississippi Hospital Alert System ­ 

UMMC Police: 
Once notified by the Incident Commander that the Activation Phase of the EMP has been 
initiated, an announcement will be given over the paging system. 

The UMMC Police shall have a representative in the command center that is to be appointed as 
the Security Officer. They should verbally confirm with the Incident Commander that the 
announcement was given. 

Hospital Police will follow their internal SOPs related to emergency situations. 

Page Operator: 
Page operator will notify the Vice Chancellor, Associate Vice Chancellor for Administrative 
Affairs, and his/her designee, the AOD, and UMMC Police of any disaster situations. 

Page operator shall page the “Key Personnel” List at the instruction of the Command Center. 

The Page operator will also notify UMMC Police of any “disaster” situation called into the 

Summary of Phases of EMP Initiation: 
Phase                    Notification                 Staff                 Clinical Space 
Alert                    Limited                      Not called, no        Prepare to 
                         notification to key          change of activity    expand 
                         personnel                    or function 
Activation               Key personnel                Notified and          Expand as 
                         and all staff via            departmental          required
                         overhead page                plans activated 

Activation Check List 
This sheet is to be completed by the Vice Chancellor or his/her designee assigned to open the 
Command Center 

Open Command Center 
Appoint Incident Commander 
Appoint Command Center Recorder(s) 
Key Personnel paged by operator to Command Center 
Time that Key Personnel returns calls is recorded 
Top of NIMS/HICS appointed (Top 8 Positions) 
Job Action Sheets reviewed for appointed positions 
Order and control evacuation if necessary 
Initiate contact with key emergency offices off campus – Emergency 
Preparedness Coordinator will contact County/State and other 
agencies as requested by Incident Commander 

DAILY ACTIONS                                                               YES 
Establish Incident Command Rotation Plan 
Make plan to deal with staff information and personal needs 
Evaluate buildings for usability 
Initiate plan to work from alternate locations if needed 
Monitor media and emergency management sources – Ongoing 
Media/Emergency Management Services, and information sources 
Evaluate communication systems – phone, computer, internet, etc. 
Evaluate network – restore or work around 
Retrieve and respond to messages 
Initiate contact with key emergency offices off campus 
Develop staffing plan needed in acute phase 
Gather needed additional supplies and operational materials 
Gather disaster related resource information 
Prepare disaster bulletins with media 
Disseminate bulletins to staff, students, contact lists, and faculty 
Maintain records of disaster related expenditures 
Maintain disaster activity log 
Develop plan for work in long­term recovery 
Maintain situational awareness of area/state hospitals/agencies 

ACTIONS TO BE COMPLETED AT END OF DISASTER                                  YES 
When appropriate, declare end of disaster phase 
Establish time­line for debriefing 
Complete expenditure lists within 60 days 
Gather written documentation for end­of­phase assessment

See Appendix B for UMMC Departmental Briefings Outline 

**If a statewide emergency has been declared and initiated by the 
Governor and/or MEMA, the following procedures will take place: 
 ­ The Department of Health coordinates all ESF #8 Functions for the state of Mississippi – 
Emergency Support Functions.  UMMC is listed as a support agency for the state of Mississippi; 
therefore, in a statewide alert status, UMMC is to function under the directive of the local 
Emergency Management Agency (Hinds County EMA), the Mississippi State Department of 
Health, and the Institutes of Higher Learning.  Any requests concerning deployment of personnel 
to various sites, gasoline requests, etc. are to be requested directly through the local EMA 
Director and they will contact the State Health Department under the direction of the Vice 
Chancellor and his/her designee.  Proper procedures must be followed in order to insure the 
safety and well­being of personnel and to expedite the procedures needed for reimbursement 
under the NIMS compliance guidelines.  Appropriate forms are to be used to maintain tracking of 
resources and accountability of personnel.  These are listed as ICS forms and are available at the 
following site:

INCIDENT COMMAND CENTER                                                    B ­ 1 


Incident Command System (ICS) Structure 

Once the decision to activate the incident command center is made, all activities 
will follow the NIMS (National Incident Management System) and the Hospital 
Emergency Incident Command System (HICS). During an emergency or large scale 
event, the University will utilize the Incident Command System (ICS) to control and 
manage operations.  This system utilizes the principles of management by objective and 
is recognized and utilized by public safety services of the surrounding communities and 
by the State Office of Emergency Management.  A nationally recognized system, the 
Incident Command System allows establishment of an integrated organizational 
structure tailored to the complexity and demands of single or multiple incidents.  The 
Incident Command System is proven effective in managing multiple agency and multiple 
jurisdiction incidents of any nature.  To better coordinate the needs associated with 
emergency preparedness, a classification system may be utilized as follows: 

      Class 1: The incident will be handled completely by University assets.  Routine 
            events (non­ injury vehicle accidents, minor university police responses) 
            are Class 1 events requiring no mutual aid response from city or county 
            units. Usually Class 1 incidents will not require Emergency Operations 
            Center activation. 

      Class 2: The incident will require mutual aid but the University retains Incident 
            Command.   Large routine events (graduation), incidents requiring minimal 
            mutual aid (injury accidents or minor fires), and incidents with prepared 
            contingency plans may be Class 2 incidents.  Class 2 incidents may 
            include Emergency Operations Center activation but usually such activities 
            are of limited scope.  Special Note ­ minor fire incidents on campus are 
            handled as Class 2 incidents ­ if Jackson Fire Department is called, joint 
            command will be exercised for the incident command at the scene. 

      Class 3: The incident requires significant mutual aid and the University 
            requests an outside agency assume joint/unified Incident Command.  A 
            major incident (gas explosion or building collapse) on campus, an 
            incident beyond the scope of University plans and capabilities (aircraft 
            accident on campus), or an incident crossing the University property line 
            (fire, hazardous material spill) could trigger a Class 3 requirement.  In a 
            Class 3 event the University Emergency Operations Center is activated 
            and a full Incident Command System organization staffed.  Joint 
            command may be established with direction from the Vice Chancellor 
            and/or his/her Designee. 

      Class 4: The incident requires mutual aid above and beyond Jackson, Hinds 
            County, and State or Federal agency – Unified Incident Command is 
            requested. A Class 4 event is most likely to be declared when a regional 
            level incident occurs (earthquake, severe storm) and the University and
              the County are brought under State or Federal Unified Incident Command 
              System jurisdiction, or statute requires State or Federal involvement 
              (terrorist incident, martial law declaration).  In Class 4 the University 
              Emergency Operations Center is activated and full Incident Command 
              System organization staffed and integrated into State or Federal Unified 
              Incident Command System structure. 

The Incident Command System structure for an incident on the University campus can 
range from simple to complex, based upon the scope and requirements of the incident. 
A full Incident Command System structure (such as that required for a Class 3 or a 
Class 4 incident) for the University is discussed below. 

At the University of Mississippi Medical Center, the Vice Chancellor and/or his designee, 
provides the authority for incident management to a single designated Incident 

The Incident Commander (IC) is responsible for the overall management of the 
incident.  A Command Staff and a General Staff assist the Incident Commander.  The 
Command Staff usually includes a Safety Officer, Information Officer (IO) and a Liaison 
Officer who report directly to the Incident Commander. The General Staff usually 
includes Operations, Planning, Logistics and Finance/Administration Sections.  Based 
on the complexity of the incident, the General Staff may report directly to the Incident 
Commander or to a deputy Incident Commander. 

The Incident Commander (IC) can be drawn from almost any department/organization 
of the University or any supporting agency.  In a fire incident or event involving the 
Jackson Fire Department as the principal responding agency, the Incident Commander 
will usually be the responding Chief; the Incident Commander for a major event in the 
Emergency Department would be the Department Head; the Incident Commander for a 
shelter operation could be from the Facilities and/or Student Affairs department.  The 
Incident Commander may change during an incident due to changes in the scope, 
duration or complexity of the incident. 

The Command Staff may include Safety, Information and Liaison Officers.    The 
Safety Officer recommends measures to assure the safety of personnel responding to 
the incident.  The Safety Officer should not be responsible for any other functions. The 
University of Mississippi Medical Center Police Department, Facilities Management, or 
the Incident Commander’s recommendation of an outside organization will usually 
provide the Safety Officer.  For example, in an incident with a Jackson Fire Department 
Incident Commander the Safety Officer will usually come from the Jackson Fire 
Department.  However, any principal university department could provide a Safety 
Officer based on the nature of the incident.  The Information Officer (IO) ­ referred to in 
many organizations as the Public Information Officer ­ develops and releases 
information about the incident to the media, incident personnel, and other appropriate 
agencies and organizations.  The Information Officer should be the only source of media 
releases, and should manage all information flow to agencies/organizations external to 
the incident.  The Information Officer should provide regular media releases and 
information briefings, and should attend all operations briefings.  The Public Affairs
Department will provide the Information Officer.  The Liaison Officer coordinates 
incident activities with assisting and cooperating agencies and serves as the University 
representative to the Jackson emergency agencies, Hinds County agencies and/or the 
Mississippi Office of Emergency Management.  The University Emergency 
Preparedness Coordinator will usually serve as the Liaison Officer. 

The General Staff consists of Incident Command System Sections directed by Section 
Chiefs.  The size and composition of this staff is tailored to the scope and complexity of 
the incident and may include Operations, Logistics, Planning and Finance sections. 

Generally for short duration or routine incidents (Class 1 or Class 2) the Command 
Staff and Operations Section of the General Staff are utilized.  Other sections should 
be considered for incidents of increased complexity or duration), such as those lasting 
longer than 8­10 hours or more than one Operational Period (complex Class 2 or any 
Class 3 / 4 incidents). 

The Operations Section manages tactical operations at the incident.  The Operations 
Section Chief usually acts as principal deputy to the Incident Commander.
         · In a fire type incident, the Operations Section Chief may be provided from 
             the University Safety Department and/or Jackson Fire Department.
         · For other type incidents on campus, University of Mississippi Medical 
             Center Police Department may provide the Operations Section Chief.
         · The Operations Section is usually composed of several critical branches 
             and may include: Staging, Law Enforcement, Fire, Medical, Public Works, 
             Coroner, and Air Operations Branches.
         · The University of Mississippi Medical Center Facilities Department may 
             provide a Staging Manager.
         · The University of Mississippi Medical Center Police Department will 
             usually provide a Law Enforcement Branch Director, Safety Department 
             and/or Jackson Fire Department a Fire Branch Director, the county 
             ambulance service provider or the University Emergency Department a 
             Medical Branch Director, Facilities Management a Public Works Branch 
             Director, the University Pathology Department and/or Hinds County 
             Coroner a Coroner Branch Director if required, and the University AirCare 
             and Air Operations Branch Director if required. 

Note ­ the Medical Branch Director in the Operations Section is responsible for medical 
planning, triage, evacuation and treatment of victims or casualties caused by the 
incident that are not incident personnel (i.e. not responding public safety personnel). 

The Planning Section manages all information relevant to the incident and provides the 
operational support required for long term incidents.  The Planning Section prepares 
formal briefings, consolidates and disseminates Incident Action Plans, maintains records 
and manages demobilization.
           · Planning Sections are usually required only for complex incidents 
              expected to last beyond 8­10 hours.
           · The Planning Section Chief could be drawn from the Facilities Department 
              or University Police Department.
           ·   The Planning Section may include Resource, Situation, and 
               Documentation Units as well as technical specialists as required.  The 
               Resource and Situation Unit Leader could be provided by Facilities 
               Management, the Documentation Unit Leader from the Printing 
               Department and/or an administration office, and technical specialists from 
               the University IT Department as required. 

 The Logistics Section provides facilities, materials and services for the incident and is 
 composed of a Service Branch and a Support Branch.
          · The Logistics Section Chief and branch directors may be drawn from the 
             organization most knowledgeable with the incident or best suited to serve 
             in a capacity to support the incident.  For example, in a Student evacuation 
             incident the Logistics Chief could be drawn from Student Affairs, but in an 
             incident involving power or utilities the Logistics Chief could be from 
          · The Service Branch may include Communications, Medical and Food 
             units, which provide support to incident personnel. 
                 o  Usually the Communications Unit Leader will be the University of 
                     Mississippi Medical Center Communications Director, the Medical 
                     Unit Leader will be drawn from the Emergency Department, and the 
                     Food Unit Leader from Food Services.
          · The Support Branch may include Supply, Facilities/Shelter and 
             Transportation Units, which provide support to the incident ­ both incident 
             personnel and victims/casualties of the incident. 
                 o  Usually the Supply Unit Leader will be provided by the Supplies and 
                     Receiving Department and the Transportation Unit Leader from the 
                     Physical Plant; the Facilities Unit Leader may be provided from 
                     Facilities, Student Affairs, or the Jackson office of the American Red 
                     Cross and/or Salvation Army if the incident involves sheltering 
                     University personnel off campus. 

 The Finance Section manages all financial aspects of the incident to include 
 purchasing and contract support.
          · The Financial and Business Department of the Associate Vice Chancellor 
             for Administration will usually provide the Finance Section Chief and the 
             Finance Section may include: Time, Procurement, Compensation/Claims 
             and Cost units.
          · The Time Unit Leader could be drawn from Human Resources, the Claims 
             Unit Leader from Risk Management, and the Cost Unit Leader from 
             Financial or Business Services.
          · While often not activated in routine or short­term incidents, this section is 
             vital in complex incidents involving extensive recovery or cost recovery 
             and in such incidents it is often the last section demobilized. 

Note: The diagram following this section shows a full Incident Command System structure. 
The structure used at an incident depends upon the nature and complexity of the incident. 
Not all positions shown below need to be filled, and the organization of an incident command

           structure is not limited to these positions. This example is provided to show a possible 
           structure. (See Appendix B) 

                                         Physical Layout of UMMC Departments 
                        All areas will have at least 1 hand­held radio and 1 telephone. 

                                                     Dean and/or 
                                                      Designee                                 Department of 
                                                                                                Health Rep 

                                                      + 1 Secretary 

         Human                Chief of Staff         CNO               Campus Police             Public Affairs 

         Pharmacy             Medical Supply          Physical             Patient                  Liaison 
                                                      Facilities           Registration and         Officer 
                                                                           Bed Board 

           CFO                     Surgery         Critical Care            OBGYN                   Peds ED 

                Peds            Anesthesiology      Services/Child      Morgue/Pathology             Food 
                                                         Care                                       Services 

Medical Mall                 ED                    SHRP                   Dental                   Student 

    Nursing                        IT              Legal                Pavilion                   Med School 

                        15 Work Stations 
                        1 Large Screen TV 
                        10 Computers 
                        2 Printers 
                        2 Satellite Linked Phones 
                        1 Conference Table 
                        10 Wall/Flip Charts 
                        10 UMMC Maps/Physical Plant Diagrams 
                        2 Fax Machines 
                        1 Coffee Machine 
                        1 Hand Held Charger Bank w/Extra Batteries 
                        10 Copies of UMMC Disaster Plan 
                        1 Box of Administrative Supplies 
                        1 Large Dry Erase Board­ Wall Mounted 
                        2 Tandberg Units 
                               INCIDENT COMMAND CENTER FORMAT

                                                  Vice Chancellor 

                                                  Incident Commander 
                                                                                     Safety Officer – Health 
                                                                                     & Safety 
              Emergency Operations 
              Center ­ ED 
                                                                                     Liaison Officer – 
                                                                                     Emergency Preparedness 

                                                                                     Information Officer – 
                                                                                     Public Affairs 

    Operations               Planning                      Finance/Administration      Logistics 

                                      Resource               Time ­                      Service        Support 
                                      Tech Services 
Coroner                                                      Claims – Risk 
                                                             Management               Medical 

AirCare                               Demob                                                              Facilities 
                                                             Cost                                        /Shelter 


Activation of Emergency Operations Center 

The Emergency Operations Center is activated through the direction of the Vice Chancellor 
and/or designee at the University of Mississippi Medical Center. 

When activated, the individuals can convene at the Vice Chancellor’s Conference Room or 
the site so designated by the Vice Chancellor and/or designee. 

PURPOSE:  Ground level emergency operations – Feeds information to ICC 

Staffing of the Emergency Operations Center 

The Emergency Operations Center may be established in the Emergency Department 
conference room or any other suitable location that best serves the Incident Commander 
(IC); for example, a command post functioning as an Emergency Operations Center for 
mass casualty incidents is activated and staffed in the Emergency Department Trailer 
located in the Emergency Department Parking Lot. 

The Emergency Operations Center will usually be staffed by all sections of the Incident 
Command System not required by the Incident Commander at the incident scene.

   ·   While Section Chiefs will usually locate in the Emergency Operations Center, 
       subordinate units/groups/divisions may operate either from their usual work areas or 
       the Emergency Operations Center based upon direction of their Section Chiefs. 

                 §  For example, the Information Officer may initially work out of the 
                    Emergency Operations Center; 

                 §  The Communications Unit will usually continue to conduct normal 
                    operations from the dispatch center while providing an incident 
                    dispatcher to the Emergency Operations Center; 

                 §  The Transportation Unit will continue to operate out of the Physical 
                    Facilities Department with a liaison present in the Logistics Section in the 
                    Emergency Operations Center. 

                 §  In an incident of complexity and duration requiring full Finance and 
                    Planning Sections, units of those sections will usually be established in 
                    or around the Emergency Operations Center. 

Other Incident Command System Terms (in alphabetical order) 

Demobilization is the process to terminate an incident, and must be accomplished in an 
orderly fashion.  The Planning Section provides a demobilization plan in larger incidents to 
ensure site security, property and personnel accountability are maintained throughout the 

Incident Action Plan (IAP) 
The Incident Action Plan states the objectives to be accomplished in an operational period 
by incident personnel.  The Incident Action Plan provides enough detailed information to 
direct activities to achieve stated objectives in a period while reflecting the overall incident
strategy.  Verbal or written, when in writing an Incident Action Plan will include a map and 
traffic, safety and communication portions of the action plan.  The Incident Action Plan 
must be approved by the Incident Commander. 
Joint Information Center (JIC).  A Joint Information Center may be established by the 
Information Officer to facilitate media briefings. 

Media Releases 
Under the Incident Command System, media releases are channeled through the Information 
Officer (IO). Only the Information Officer’s staff provides information to the media, usually 
through scheduled briefings.  The Information Officer may establish a Joint Information 
Center (JIC) and use this facility for briefings.  Media personnel at the scene should be 
escorted by a member of the Information Officer's staff. This ensures the safety of the media 
personnel, minimizes disruption of ongoing operations, and prevents incorrect information 
from being released. 

Operational Periods (Ops Periods) 
An operational period is the time scheduled to accomplish objectives specified in the 
Incident Action Plan. Usually operational periods are 12 hour increments and rarely exceed 
24 hours.  Operational periods commence and conclude with an operations briefing and are 
also referred to as "Ops Periods." 

Operations Briefings 
Operations briefings are held at the start and finish of an operational period and provide 
the Incident Commander an opportunity to brief key incident personnel on the Incident 
Action Plan, objectives, and incident progress.  These briefings are also referred to as 
end of period briefings or operational period change (OPC) briefings. 

Planning Meetings 
Planning meetings are held throughout the duration of an incident to select specific strategies 
and tactics for incident control operations and ensure adequate service and support for the 
incident.  Planning meetings are held prior to an operational period change and operations 
briefing.  In incidents requiring a Planning Section Chief, that individual is responsible for 
managing the planning meetings. 

Record Keeping 
In larger incidents, accurate and timely record keeping is absolutely vital to successful 
incident termination and cost recovery.  Often information lost early in an incident cannot be 
accurately recovered.  At a minimum, an Incident Commander should maintain or assign the 
task to maintain an incident log, activation log, and listing of actions/expenditures authorized 
in support of an incident.  In a large incident the Planning Section maintains detailed 
records, but much of the initial response paper trail depends upon the incident command 
staffs attention to detail early in the incident.  Incident Command System Unit Logs (such as 
the ICS Form 214) can capture much of this vital information.  (Form in Appendix) 

Staging is the concept of gathering and controlling assets responding to an incident at a 
location separate from the actual incident.  Staging allows assets to be logged in, briefed, 
and then dispatched to the location those assets are required. While in smaller incidents 
staging usually occurs at the scene of the incident and is managed by the Incident 
Commander, in larger incidents a staging area is established and managed for the Incident 
Commander by a member of the operations staff.  When a staging area is established, all
personnel responding to the incident must first report to staging for accountability and 

Organization for Planning 

The Disaster Preparedness Committee in cooperation with the various departments with the 
University of Mississippi Medical Center coordinates University level emergency 
preparedness plans under the direction of the Institutional Disaster Preparedness 

Deans, Department Heads and Directors should appoint planners and oversee preparation of 
emergency preparedness and business continuity and recovery plans for their departments. 
Planners may additionally serve as liaisons to the Disaster Preparedness Committee and 
Emergency Operations Center. 

Preparation and Coordination of Plans 

The Emergency Preparedness Coordinator prepares draft University level emergency plans 
as directed, and coordinates draft plans with all departments/organizations identified as 
action agencies.  Draft University level emergency plans are additionally coordinated with the 
Institutional Disaster Preparedness Committee. 

If a department or directorate level emergency and contingency plan requires support by 
another department or organization, coordination with that department/organization is 
required.  The Department Planner of the originating department/organization will coordinate 
such plans through the Disaster Preparedness Committee.  Should a plan be prepared by a 
Dean, Department Head or Director without change after an organization answered non­ 
concur with comment, a copy of that non­concurrence will be forwarded with the plan to the 
Chair of the Disaster Preparedness Committee for review by the committee. 

Publication of Approved Emergency Preparedness Plans 

Approved University level plans will be published and distributed to all Disaster 
Preparedness Committee members as well as the Institutional Disaster Preparedness 
Committee members.  Representatives from these groups will distribute plans to Deans, 
Department Heads and Directors. 

Preparation of Business Continuity and Business Recovery Plans 

The purpose of business continuity and business recovery plans is to allow the University 
to continue its critical missions of providing medical care, teaching, research and 
community service through any emergency incident.  Business continuity plans focus on 
continuing critical functions through an incident, while business recovery plans focus on re­ 
establishing complete services and functions following a major incident and recovering 
extraordinary costs caused by the event.

The Business Continuity Planning Process 

Step One.  Identify critical functions of the organization to include critical products, 
services and operations. 

Critical functions of your department/organization are those essential to the continued 
accomplishment of the University mission of providing medical care, teaching, research and 
community service.  If the failure of your department/organization to perform a function will 
result in irrevocable disruption of student education, irrecoverable loss of research data, 
irrecoverable loss of operational data, or significant financial loss to the University that 
would be a critical function. 

Determine the critical business functions your organization performs for the University in 
terms of:

   ·   Products – to include deliverables, such as procedural guides for 
       patients/students/staff/faculty and equipment to University facilities.
   ·   Services – to include support activities such as transportation / housing / feeding 
       patients and students, custodial or maintenance services to research facilities, utility 
       services for University structures and fire protection or emergency services.
   ·   Administrative & Regulatory functions – to include permits or licensing actions, 
       required financial actions, publications or notices. 

Identify the customers, volume and frequency of these functions.  Determine the result of 
not accomplishing these functions (Result of Non­Delivery).  Note any additional remarks 
concerning the functions. 

Step Two.  Prioritize and establish Recovery Time Objectives for critical functions. 

Categorize those activities performed by your department/organization identified in Step 
One using the following criteria:

   ·   Immediately essential to the critical functions of the University; list these as CRITICAL 
   ·   Not immediately essential to University critical functions but recommended to be 
       continued; list these as RECOMMENDED ACTIVITIES.
   ·   Not essential to critical functions of the University that may be temporarily 
       discontinued; list these as NON­ESSENTIAL ACTIVITIES. 

Prioritize the activities, with the most essential activity being priority number one. 


   ·   Any other department/organization of the University providing the same or similar 
       critical functions.
   ·   Where these departments/organizations are located.
   ·   Which functions they can perform during the disruption of your operations. 

Note functions that may be provided by a contractor temporarily during the disruption of 
your operations (POTENTIAL CONTRACTOR ACTIVITIES).  Note the priority of the
activity the contractor may provide in brackets.  List the contractor and contact information 
for that contractor. 

The remaining actions will focus on those functions identified as CRITICAL ACTIVITIES – 
those immediately essential to the critical functions of the University.  As time permits, 
your plan may be expanded to include the other functions (RECOMMENDED and NON­ 
ESSENTIAL); however, initial planning should focus on the CRITICAL ACTIVITIES. 

Establish Recovery Time Objectives. 

For each critical activity (Product, Service or Administrative & Regulatory Action) 
categorized in Step Two as immediately essential to the critical functions of the University, 
develop a specific Recovery Time Objective (RTO) which states how soon that function 
must be resumed. 

For example, one Recovery Time Objective for a telephone service provider may read 
"Restore service within one hour to 25% of customers; restore service within two hours to 
50% of customers; service must be restored within three hours to 100% of customers." 

Develop these Recovery Time Objectives in order using the priority established. 

Now, complete Step Three for each Recovery Time Objective. 

Step Three. Identify Assets required and any shortfalls for accomplishing each 
Recovery Time Objective for Critical Functions. 

Identify and list all assets required to meet the Recovery Time Objectives prepared in Step 
Two. Include the following requirements:

   ·   Personnel
   ·   Work Area
   ·   Equipment and Supplies
   ·   Services 

Personnel should be identified by job classification or description of duties, number required 
to accomplish a specified requirement, location they will be required to report, and remarks 
(such as special training required, additional duties they may be able to perform, or length 
required if not continually needed to maintain a critical function). 

Work Area should be described in terms of the type of space required (e.g. classroom, 
office, shop area, etc), activity to be conducted in the area, number of personnel required to 
be accommodated in the area, location required (in the most general terms as on campus 
or off campus; at a specific location if known). 

Equipment and Supplies should include location and types of equipment to include 
computers, telephone lines, and other equipment or supplies required to meet the 
Recovery Time Objective. 

Services should include such issues as mail and transportation services, warehousing, 
special requirements such as specific power requirements or water if beyond normal office 
use, data storage and access and any other special requirements.

Identify resources available. 

Identify internal resources your organization can provide to meet the Recovery Time 
Objectives using the same categories (Personnel, Work Area, Equipment & Supplies, and 

Services could include any services required which can be immediately provided by 
contractors (e.g. through standing contracts, current contracts).  List the contractors and 
their contact information. 

Identify shortfalls. 

Identify the resource requirements that your organization cannot meet which prevent your 
department/organization from meeting the Recovery Time Objectives using the same 
categories (Personnel, Work Area, Equipment & Supplies, and Services). 

Step Four. Identify solutions. 

Identify possible solutions to overcome or compensate for the shortfalls (Personnel, Work 
Area, Equipment & Supplies, and Services) identified in Step Six. Determine if manual work­ 
around techniques are possible and applicable.  List the actions required to overcome the 
shortfalls identified in Step Six and meet the Recovery Time Objectives identified in Step 
Three.  Step Seven provides the core of the business continuity plan for the 

Prepare and distribute the plan. 

Once finished with these steps, the core of the business continuity plan is completed. 
Consolidate the worksheets and solutions and distribute within the department, and brief 
the plan to the department. 

This process completes the business continuity planning sequence.  The detailed 
procedures to meet the Recovery Time Objectives serve as the Business Continuity Plan, 
allowing the continuation of critical functions and services through an incident. 

Describe the procedures to utilize all internal resources to accomplish the Recovery Time 
Objectives. Where applicable, prepare standing contracts to assist in the accomplishing 
Recovery Time Objectives. Consider availability of contractors in a major or regional 

From this process, identify any shortfalls without solutions at your level and detail 
these for Vice Chancellor consideration or elevation to University level for 
prioritization and planning. 

Business Continuity Plan Format

   ·   Situation – describe the situation requiring the plan.
   ·   Situation Recovery Time Objectives assignments – detail the assignment of 
       departmental/organizational assets to accomplish specific Recovery Time Objectives.
   ·   Shortfalls / solutions – describe possible solutions to each identified shortfall with 
       details on how to overcome or compensate for the shortfall (such as implementing 
       standing contracts, requesting mutual aid from another department providing that
   ·   Shortfalls without solutions – describe any identified shortfalls which your 
       department/organization cannot overcome or compensate for and will require action at 
       University level. 

Business Recovery Plans 

The business recovery plan expands upon the business continuity plan by identifying 
actions required to completely re­establish all operations.  As is true in all plans, not all 
aspects of the business recovery plan will be required in all recovery situations. 

A complete business recovery plan will include identification and instructions for salvage, 
service restoration and mitigation teams.  Additionally, an event requiring activation of a 
business recovery plan will probably have been fairly destructive or disruptive.  For this 
reason, a business recovery plan should address actions to support employee and employee 
problems, such as critical stress debriefings and employee assistance programs.  The 
business recovery plan must also address cost recovery, insurance, and mitigation issues. 

Identify the salvage team.  In a major event requiring activation of a recovery plan, it is likely 
significant damage or destruction of facilities and assets will have been incurred. In order to 
minimize loss, a salvage team should attempt to recover any usable assets.  Additionally, 
the salvage team assists in determining the extent of the clean­up and repair necessary to 
re­occupy a facility, if re­occupation is an option. 

 Identify a service restoration team.  The service restoration team ensures those actions 
critical to restoration of full services are properly accomplished. In the event a facility can be 
re­occupied, the service restoration team activates standing contracts for facility clean­up or 
repair.  The service restoration team prioritizes establishment of utility, communications, data 
processing, supply delivery and storage services.  Additionally, the service restoration team 
ensures revenue collection and accounting activities (where applicable) are properly 
established.  In the event a facility cannot be re­occupied, the service restoration team 
determines what replacement facilities and equipment purchases are required to restore full 

The  service  restoration  will  work  closely  with  the  University  Risk  Management  office  in 
beginning cost recovery efforts and business continuity insurance claims (if applicable). 

Identify a  mitigation team.  The  mitigation team  works to capture all lessons learned during 
the event and to formulate policies and procedures to minimize or avoid reoccurrence of the 

Business Recovery Plan format.
  · Situation – describe the situation requiring the plan.
  · Employee recovery issues and instructions.
  · Salvage team instructions.
  · Service restoration team instructions.
  · Mitigation team instructions.

                              GENERAL RESPONSIBILITIES 

Deans, Department Heads and Directors 

Deans, Department Heads and Directors should appoint planners and oversee 
preparation of emergency preparedness and business continuity and recovery plans for 
their departments/organizations. 


University organization planners appointed by Deans, Department Heads and Directors 
   · Prepare emergency preparedness, business continuity and business recovery plans 
      for their organizations in accordance with the examples and templates provided.
   · Coordinate these plans or annexes with all organizations identified or tasked in their 
   · Review plans annually and update as required.
   · Serve as liaisons to the University emergency preparedness staff and the Emergency 
      Operations Center. 

Non­University Emergency Service Providers 

The Jackson Fire Department and the AMR ambulance service provider currently under 
contract with Hinds County are primary emergency response agencies for incidents on the 
University campus if deemed needed by the Vice Chancellor and/or designee. The Jackson 
Fire Department and AMR ambulance service provider will respond to all fire and 
hazardous material calls on the University campus. 

The Jackson Police Department, Hinds County Sheriff's Office and the Mississippi 
Department of Public Safety support the University of Mississippi Medical Center Police 
Department in accordance with standard operating procedures. 

The Mississippi State Health Department, Institutes of Higher Learning, Hinds County 
Emergency Management Agency and Mississippi Emergency Management Agency 
(MEMA) are principal assisting agencies for the University in the event of major 
emergencies and the channel for requesting assistance from state agencies and the state 
or federal government (see Page 24). 

Incident Command Structure Information and Timeline: 

1.    Location: Vice Chancellor’s Designated Area and/or Hospital Administration Office 
      Alternate Location: Determined by Vice Chancellor or his/her designee according to 

2.    Activation Criteria: 

      A.     Discretion of Vice Chancellor 
      B.     Anytime an internal/external event is likely to either disrupt normal operations or 
             will require excess personnel/equipment not currently available.
3.    Event Sequence: 

                                     Within 15 minutes 
      A.    Notification Process (Vice Chancellor and/or Designee, and/or AOC and 
                   Safety Officer 
                   Administrative Staff (Administrators, CNO, CFO, etc) 
                   Chief of Staff 
                   Department Chairmen 
                   Public Affairs, Director 
                   Campus Police, Director 
                   Physical Facilities, Director 
                   Pharmacy, Director 
                   Materials Management, Director 
                   Emergency Preparedness Coordinator 
                   Chair of Disaster Preparedness Committee 
      B.    ICC Setup Begins 
      C.    Emergency Department – decision to augment staff 

                                     Within 1 Hour 

      A.    Key Personnel Arrive­ Briefed by Vice Chancellor and/or designee 
      B.    Departments begin “discharge planning” 
      C.    ICC Setup continues 
      D.    Alternate Patient Care Area Setup 
      E.    Discharge Holding Area Setup 
      F.    Disaster Call Team Arrives to assigned work areas 
      G.    Hand Held Radios distributed to key personnel 
      H.    Review Disaster Supplies Inventory 
      I.    Establish Security Alert Level 

                                    Within 2 Hours 

      A.    ICC Fully Functional 
      B.    Alternate Patient Care and Discharge Holding Areas established 
      C.    Manpower Pool Processing Site Setup 
      D.    Critical Telephone Contacts Made 
      E.    Local area hospital status checked 
      F.    Initial situation briefing to Dean 
      G.    ICC checklist covered 
      H.    Determination of meeting schedule/attendance 
      I.    ICC Staffing posture 

                           Priority & Assignments of Work 

      NOTE: All Section Leaders prepared to brief Vice Chancellor with hourly 
      updates or as requested 

      ·   Tracks non­medical staffing
      ·   Constant contact with Manpower Pool Processing site 

Chief of Staff:
      · Physician staffing
      · Advises Vice Chancellor on Medical Decisions 

Chief Nursing Officer:
      · Tracks nursing staff
      · ICU Bed status
      · Assists nursing augmentation of alternate patient care site(s) 

Campus Police:
    · Tracks police/security positions
    · Interacts with JPD
    · Establishes security posture as designated by Vice Chancellor 

Public Affairs:
      · Media Interaction 

     · Tracks critical levels of pharmaceuticals
     · Contact vendors/adjacent hospital pharmacies 

Medical Supply:
     · Tracks critical levels of supplies
     · Contact vendors/adjacent hospitals 

Physical Plant:
      · Maintains status of physical facilities
      · Tracks manpower 

Patient Registration:
      · Tracks patient locations
      · Tracks bed status 

Student Affairs:
     · Tracks student status and locations
     · Tracks faculty/staff status and locations 

Volunteer Services:
   · Coordinates volunteer processing site
   · Coordinate childcare site 

   · Provides updates on legal issues 

Medical School:
  · Coordinates use of Medical Students
   ·   Coordinates use of Medical School faculty 

Food Services:
  · Updates on days of supplies
  · Feeding Plan
  · Establishes surge plan 

  · Coordinates receipt of bodies
  · Coordinates dispersion of remains

Critical External Contact List                                                      B­2 

Hinds County Emergency Management Agency – 601­960­1476 or 
      Larry Fisher  ­  (601) 960­1245    Fax: 960­1247 

911 on campus is linked to:  UMMC Dispatch – Dispatch will direct calls to: 

                    Jackson Police Department 
                    Jackson Fire Department 

Department of Public Safety – (601) 987­1212 

Hinds County Sheriff’s Department – 
      Emergency (601) 857­2600 
      Administration (601) 974­2902 
      Radio Room (601) 857­2600 

State Department of Health 
      Art Sharpe, Office of Emergency Planning and Response 
      601­576­7270 fax 

      Pam Nutt  ­ District Coordinator 
      601) 576­7725 (daytime)  (601) 576­7400 (nights and weekends) 

      Reporting hotline:  1­800­556­0003 

VA Hospital 
     Ron Kirkpatrick, NDMS Regional Coordinator  (601) 364­1339 – office 
                                                 (601) 946­6040 (cell) 

Jackson Area Hospitals: (See Appendix B­1) 
     River Oaks 
     Baptist Medical Center 
     St. Dominic 
     Rankin Medical Center 

Mississippi Institute of Higher Learning: 
      Dr. Thomas Meredith, Commissioner – 601­432­6623 
      Cliff Tucker – Director of Insurance and Risk Management – 
                                   601­432­6688 (cell) 573­4383 
      Annie Mitchell – Director of Media Relations – 601­432­6493 (cell) 573­6836

 Other Numbers: 
     Radiation Safety Office personnel                      Pager (601) 929­3886 
                                                            Pager (601) 929­3883 
                                                            Pager (601) 929­3882 
     Chemical/Biological Safety Office                      Pager (601) 929­3884 
                     Infection Control                            (601) 984­3942 
      Department of Nuclear Medicine                              (601) 984­2575 
                 Radiation Oncology                               (601) 984­2550 
          MSDH, Radiological Health                               (601) 987­6893 
         Branch Director MSDH/DRH                           Pager (601) 471­7953 
  MS Emergency Management Agency                                 1­800­222­6362 
                                                                04 601­933­6875 

MS Highway Patrol, State Warning Point                             (601) 987­1530 
                  State Epidemiologist                       (601) 576­7725 (day) 
                                            (601) 576­7400 (nights and weekends) 

Hinds County  Emergency Numbers: 

Administration                                                                 974­2902 
Radio Room                                                                     857­2600 
Patrol                                                                         857­8781 
Booking                                                                        857­4807 
Byram Patrol Substation                                                        968­6530 
Raymond Patrol Substation                                                      857­8781 
Warrants Division                                                              857­4802 
Raymond Detention Center                                                       857­4800 
Penal Farm                                                                     857­8058 
Investigations Unit                                                            974­2914 
Juvenile Investigations                                                        974­2919 
Victim Assistance                                                              974­2933 
Human Resources                                                                974­2943 
Narcotics Unit                                                                 346­0277

CRITICAL INTERNAL CONTACT NUMBERS                                               B­3 

                                      Phone                    Pager 

*Vice Chancellor                      984­1010 

*Associate Vice Chancellor            984­1018           228­326­9593 (cell) 

*Public Affairs                       984­1100 

Hospital Administration               984­4100 

Administrator­on­Call (AOC)           (601) 984­1000 (Ask to page the AOC) or 929­1007 

Asst. Director of Nursing (ADON)      984­4114                 471­0230 

Medical Director                      984­4874                 306­2069 

Emergency Preparedness 
Coordinator                           815­6015 or (c) 955­5880  (p)929­0100 

Environmental Health & Safety Officer  601­984­1980 

Infectious Diseases                   984­5560 

Infection Control                     984­2188 

Campus Police                         984­1360 

Safety Officer                        984­1982                 929­3885 
Fire Safety                           984­1983                 929­0227 

Physical Facilities                   984­1420                 519­­3893 

President of University Physicians    984­6447 

Research                              984­1814 

Student Affairs                       815­5900 

All Department Chair Personnel: 

Departmental and personnel numbers may be accessed through the UMMC website ­

COMMUNICATION/DISASTER CALL SCHEDULE                                               Tab C 

1.    Communication Equipment: 
      A.  Motorola Hand­Held Radios 
      B.  Extra Batteries 
      C.  Complete Charger Banks 
      D.  Pagers 
      E.  Satellite Radio/Phone System – State Wide Network 

2.    Assignment of Hand­Held Radios: 
      A.   Incident Command Center 
      B.   Emergency Department 
      C.   Alternate Patient Care Site 
      D.   Patient Discharge Holding Area 
      E.   Childcare/Rest Area 
      F.   Patient Registration 
      G.   Physical Facilities 
      H.   Pharmacy 
      I.   Department Of Nursing 
      J.   Manpower Pool 
      K.   MICU 
      L.   SICU 
      M.   NSICU 
      N.   PICU 
      O.   CICU 
      P.   Department Chairs 
      Q.   Blood Bank 
      R.   Medicine Team 
      S.   PEDS Team 
      T.   Surgery Team 
      U.   Chief of Anesthesia 
      V.   OBGYN Team 

3.    Discrete Frequencies: 
      Campus Police – Linked with County Emergency Management Agency 
      Emergency Department 
      Alternate Patient Care Site 1 
      Alternate Patient Care Site 2 
      Physical Plant 
      Department of Surgery 

      RADIO NETWORK – Consists of 4 Channel and 16 Channel Radios, 
      with one Base Station housed in the Emergency Manager’s Office. 

4.  MISSISSIPPI MED­COM – State Wireless Integration Network System 

      *The common net will be the Emergency Department frequency. 
      *Call signs will be your title (i.e.: Triage Team, Minor Illness Team, ICC, etc.); proper 
      names are not to be used.

UMMC MEDICAL DISASTER RESPONSE                                                 Tab  D 
The goal of the Medical Disaster Response Plan (MDRP) is to mobilize the medical 
resources of UMMC in a manner that will provide the best patient care with the least 
disruption of normal hospital function. To accomplish this, whenever possible, the MDRP 
utilizes medical personnel working in areas in which they are trained. In a disaster situation, 
excessive manpower or individuals attempting to perform unfamiliar functions can be as 
detrimental as insufficient manpower. Additionally, the MDRP is designed around the use of 
staff physicians. Although residents may provide support functions, intimate involvement of 
the Medical Center's most highly trained physicians is critical in a disaster situation. 
Disasters are most likely to happen during non­business hours. The MDRP is designed to 
be implemented during any hours of operation. 

UMMC Emergency Department and Hospital routinely operate at or near capacity. This 
presents a difficulty in a situation when many acutely injured patients present 
simultaneously. Even if all patients were stabilized in the Emergency Department, routine 
resources of the Surgical Suites and inpatient hospital beds would rapidly be overwhelmed. 
This plan attempts to obviate these problems by initiating several processes simultaneously. 
The Emergency Department will manage all initial patient care. Additional emergency 
medicine staff will be called in for this function. The Surgical Suites will call in all necessary 
staff to manage the anticipated number of operative cases. Upon notification of a medical 
disaster, the general medical staff will immediately evaluate all current hospital inpatients 
and decide who can be safely discharged or moved out of the intensive care units. The 
initial role of Unit Nurse Managers will be to facilitate patient discharges and to notify the 
hospital nursing supervisor of all available beds. The hospital lobby will serve as the holding 
area for discharged patients waiting on rides. After all patient discharges have been 
arranged, each clinical service will keep a senior level physician in the hospital for 
immediate consultation. 

Communication is a critical part of any disaster response. In any stressful situation, 
individuals or departments who perform critical functions may not be notified. The MDRD 
contains strict protocols for contacting all necessary departments and individuals. In addition, 
contact lists have been compiled to obviate the task of searching for numbers. These lists will 
be updated annually by Hospital Administration. Protocols for contacting all ancillary services 
and determining staffing needs from them are included. 

Organization of the MDRP is centered on the position of the Disaster Medical Director. This 
individual will be responsible for maintaining staffing and medical resources in the hospital as 
well as coordinating the dissemination of information to medical departments and 
administration. The Chair of Emergency Medicine or their designee will perform this function. 
The Hospital Disaster Coordinator is part of the administrative staff who has been designated 
to coordinate all administrative functions of the UMMC complex in the event of a disaster. 

The UMMC MDRP is presented below. It is impossible to develop a plan for every 
situation. The amount and type of resources needed will vary for each situation. 
Therefore, the plan was developed to function within a flexible framework. Some 
medical units chose to develop and maintain their own internal plans for achieving 
adequate staffing in a disaster situation.

ALTERNATE PATIENT CARE SITES                                           D­1 

Alternate Patient Care Ward 

Site:  Jackson Medical Mall and/or Pavilion OR SMAT (Two 50 bed hospitals) 

Staffing:    2 IM or FP Residents 
             1 Faculty 
             4 RN 
             1 Tech 
             1 Clerk 

Supplies:    20 cots 
             40 sets linens/blankets 
             Assorted bandages, tape, anggio, cathes, dressings, Band­Aids 
             6 E cylinders NC 
             Syringes/needles – 2 central line kits 
             2 propaq monitors 
             Code cart/defibrillator 
             Waste container 2 
             Sharps buckets 2 
             8 IV poles 
             2 wheelchairs 
             1 table 
             6 chairs 
             4 BP cuffs 
             4 stethoscopes 

       Keflex 500 mg                 TNG 
       Ancef 20 vials                Albuterol 
       Cleocin 20 vials              Prednisone 
       Cipro                         Decadron 
       Tylenol                       Bacitracin 
       Phenegan                      Betadine 
       Benedryl                      Alcohol wipes 
       Motrin                        Claridine 
       Lortab                        Cabetolol 
       Morphine                      Pepcid 
       Demerol                       Lidocaine 
       Throat lozenges

Alternate Clinic Site 

Site:  Jackson Medical Mall and/or Pavilion OR SMAT (Two 50 bed hospitals) 

4 Pelican Cases 

Staffing:    4 Residents          2 Pharmacists 
             2 Faculty 
             4 RN 
             1 Tech 
             1 Clerk 

Equipment:  5 tables 
            2 laptops 
            2 cell phones 
            20 chairs 
            10 clipboards 
            Progress notes – registration forms 
            Generic prescription packs 
            BP cuffs – 6 
            Temp probes 
            Alcohol preps 
            Hand cleaners 
            Sharps buckets 2 
            Waste containers 4 
            1 VF 
            Code cart 
            Litter 2 

        Flexeril           Motrin 
        Tyolenol           Lortab 
        Pepcid             Dulcolax 
        Keflex amroil      Cleocin 
        Cipro              Doxcy 
        Albuterol          Predinisone 
        Hctz               Tng 
        Catopril           Kcl 
        Alenolol           Eye drops 
        Throat lozenges    Labels 
        Ziplock bags

DEPARTMENT OF PEDIATRICS’ DISASTER PLAN                                          Tab E 

  1.    UMMC Disaster Plan and Department of Pediatrics’ Disaster Plan “Always 
        Available” in the Pediatric Library and Residents’ Lounge. 

  2.    Incident Commander notifies Chair of the Department. 

  3.    Pediatric Command Center (located in vicinity of Children’s Hospital) 

           Chair – Pediatric Department – Dr. Owen (Bev) Evans 
           (601) 984­5214 – office          471­4393 – pager 

           Director Surgical Services Children’s Hospital 
           (601) 815­1454 – office           368­6144 – pager 

           Administrator for Children’s Hospital 
           (601) 815­7020 – office           306­3954 – pager 

  4.    It is the responsibility of the Department Chairman or his designee to notify all 
        Division Chiefs who in turn must notify their M.D. personnel and to notify the Chief 
        Resident who is to notify all residents. 

  PHASE I – Use of ED Only                                                        E­1 
    A.    One pediatrician in Manpower Pool – S/123 (Chief Resident – Ext. 5207) 
    B.    Emergency Room 
          1.    Director – Pediatric ER in charge 
          2.    Director – Pediatric OPD 
          3.    Pediatric Residents assigned to OPD 
          4.    Chief of Pediatric Surgery 
          5.    Pediatric Orthopedic 
          6.    Pediatric Neurosurgery 
          7.    Pediatric Anesthesia 

  PHASE II – Chief Resident and Division Chiefs are to direct all non­assigned 
  personnel to report to S­123.                                                 E­2 
     A.    Pediatric OPD – Minor Surgery Area 
           1.    Director – OPD in charge 
           2.    Pediatric residents assigned to sub­specialties 
           3.    All pediatricians assigned to OPD 
           4.    Pediatric Surgery faculty called by OPD 

    Pediatric GU –            601­815­1454 
    Pediatric ENT –           601­984­5162 
    Pediatric Ophthalmology – 601­984­5024 
    Pediatric CV –            601­984­5250
Pediatric Dental –           601­984­6100 
Pediatric Plastic –          601­984­5180 
Pediatric Neuro –            601­984­5700 
Pediatric Ortho –            601­984­5150 

B.     In­Patient Service 
       1.     Newborn Unit – Neonatal faculty not assigned elsewhere and residents 
              report to the Nursery and remain there unless called for help elsewhere. 

       2.     Floors – 1C, 2C, 3C, 4C, 5C 
              a.     The Chief Resident will be responsible for these floors.  All 
                     patients on these units will be screened to discover which patients 
                     could be moved and/or discharged if the need arises for 
                     emergency admission. 

                             i. Pediatric Surgery Faculty and/or Resident coordinate 
                                discharge of surgical patients. 

              b.       Pediatric Ward Team 1 (faculty and residents):  Report to Floors 
                       1C and 2C 

                       Pediatric Ward Team 2 (faculty and residents):  Report to Floors 
                       4C and 5C 

                       Pediatric Ward Team 3 (faculty and residents):  Report to Floor 

                       If an attending faculty person has a primary assignment 
                       elsewhere, or if a resident or faculty is not available, the 
                       Manpower Pool in S/123, Extension 4566 is to be contacted to 
                       ask for additional personnel. 

              c.       All other pediatric faculty members are to report to the Manpower 
                       Pool in S/123. 

              d.       Pediatric OR – Pediatric Surgery & Anesthesia Faculty and OR 

Communications Protocol                                                              E­3 

The communication protocol for the MDRP is shown schematically in Figure 1. The initial 
notification of any potential disaster situation needs to go to the Emergency Department and 
to the PBX operator. If only one of these is notified, they will notify the other. Most 
notifications of potential disaster situations will come through the Emergency Department 
through its system of radio contacts with area EMS. The Emergency Department will 
contact the Hospital Administrator­on Call (AOC) and the Disaster Medical Director. The 
AOC will contact the Hospital Disaster Coordinator. The Disaster Medical Director, with 
input from the Emergency Department attending physician and the Hospital Disaster 
Coordinator, with input from the AOC will determine if the MDRP is to be activated. 

Once this decision is made, the communication protocol will proceed. The AOC will call the 
PBX operator, who will begin notifying the attending staff for all clinical services. The 
Disaster Medical Director will notify the Vice­Chancellor, Chief of Staff, and Chairs of all 
clinical departments. The Emergency Department will notify the Directors of Trauma Surgery 
or Medical Toxicology depending on the nature of the disaster, Anesthesiology, Radiology, 
Administrative Nursing Supervisor, Emergency Department Nurse Manager, and the Air 
Care team. 

Notification Lists 

Notification lists, including contact numbers are provided for the following individuals or 
departments: a) Disaster Medical Director b) Emergency Department c) Administrative 
Nursing Supervisor d) Emergency Nursing Supervisor 

Individual Functions                                                                           E­4 

Disaster Medical Director – Designated by ICC 

          1.  The Disaster Medical Director will oversee and help coordinate all medical 
              functions and medical resources during the disaster operation. The first function 
              will be to determine if and when the MDRP should be activated. The Disaster 
              Medical Director will obtain as much information as possible concerning the 
              situation and then confer with the Emergency Department staff physician, the 
              AOC, and the Disaster Coordinator to make this determination. 
          2.  The Disaster Medical Director will help coordinate medical staffing needs in 
              critical departments during the disaster response. If the Emergency 
              Department resources are exceeded, the Disaster Medical Director will 
              contact Chairs of other departments and request additional medical 
          3.  If medical specialty services are required and they do not maintain a senior 
              level physician in the hospital for consultations, The Disaster Medical Director 
              will contact the departmental chair to fulfill this staffing requirement. 
          4.  The Disaster Medical Director will be responsible for the dissemination of 
              information to the ICC, prior to release to the media and public. No medical 
              staff or other individual should release any information to the media without this 
              being cleared by the Disaster Medical Director and the ICC. 
          5.  The Disaster Medical Director will be responsible for keeping the Vice

               Chancellor, Medical Chief of Staff, and departmental chairs informed of the 
               status of the disaster operation. 
           6.  Initially the disaster response will begin in a Level I status. If the resources 
               of the Emergency Department, Surgical Suites, or hospital in­patient 
               management are overwhelmed, then the hospital will go to Level II status. 
               After conferring with the appropriate clinical services, the Disaster medical 
               Director will be responsible for determining if the hospital should move into 
               a Level II status. 

Administrative Nursing Supervisor 

If the disaster occurs during normal work hours, the Director of Nursing for Emergency 
Services will perform this function. If the disaster occurs during non­working hours, the 
Administrative Nursing Supervisor will perform this function. 
           1.  The ANS will be responsible for coordinating all nursing functions and staffing 
               during the disaster response 
           2.  Upon notification of the disaster status, the ANS will contact the Head Nurses 
               for all in­patient units and have them immediately report to the hospital. A 
               contact list is provided for this function. 
           3.  The ANS will assist the clinical units in discharging patients and fill in for 
               functions of the unit supervisors until they arrive. 
           4.  The ANS will assist in assuring adequate nurse staffing for all clinical units. If 
               one unit is unable to call in sufficient staffing, the ANS will assist in transferring 
               personnel from other units to meet the most critical needs. 
           5.  The ANS will obtain information on all available in­patient and intensive care 
               hospital beds and keep the Disaster Medical Director informed of the hospital's 
               bed status. A list of all available beds in intensive care and non­intensive care 
               units will be compiled and kept updated during the disaster. The hospital 
               admissions department will assist the ANS in this function. 

Page Operator 

           1.  The hospital AOC will notify the page operator when the disaster plan 
               goes into effect. 
           2.  The page operator will contact attending physicians for all clinical services and 
               notify them that the hospital has gone into disaster status. If there is more than 
               one clinical service for a specialty, attending physicians for each of these 
               should be contacted. Home phone numbers should be used as an initial contact 
               for attending physicians. 
           3.  If the page operator is unable to contact the attending physician for a clinical 
               service, the department chairperson and the Disaster Medical Director should 
               be informed of this.

Responsibilities of Clinical Services                                                         E­5 

Emergency Department 

1) Upon initial notification of a potential disaster situation: 
   a) Notify the AOC 
   b) Notify the disaster coordinator 
   c) Notify the disaster medical director 
   d) If during normal hours, contact the Director of nursing1Emergency Services. If during 
   non­working hours contact the Administrative Nursing Supervisor 
   e) Attempt to verify the magnitude of the situation. 

2)  As soon as sufficient information is obtained, the Emergency Department Attending 
    Physician will consult with the Disaster Coordinator to determine if the situation is likely 
    to exceed typical hospital resources. The Disaster Medical Director has the ultimate 
    responsibility to put the disaster plan into effect. 

3)  Notification responsibilities of the Emergency Department will require several individuals. 
    The Emergency Department Charge Nurse and Attending Physician will assign 
    notification tasks to the personnel present. Once the decision had been made to put the 
    disaster plan into effect, the following individuals should be notified: 
       a) Emergency Department Head Nurse 
        b) Air Care flight team should be placed on­call 
        c) If trauma is involved, 
                 i.) Director of Trauma Service 
                 ii.) Staff physician and resident on call for Trauma 
                 iii) Clinical Director of Anesthesiology 
                 iv.) Staff physician on call for Anesthesiology 

       d) If involving a hazardous materials incident 
               i) Director of Medical Toxicology Service 
               ii) Mississippi Poison Control Center, who will notify their director 
               iii) UMMC Radiation Safety Officer 
               iv) UMMC Chemical Safety Officer 

4)  The Emergency Department will maintain a list phone numbers for all Emergency 
    Medicine staff physicians, residents, nurses, and EM technicians. The Emergency 
    Department Attending Physician will consult with the Disaster Medical Coordinator and 
    the Emergency Department Nursing Supervisor to determine the number of additional 
    physician and nursing staff required. Optimal staffing for the Emergency Department is 
    shown in Figure 2 and should include: 
       a) five (5) Emergency Medicine staff physicians 
       b) ten (10) Emergency Medicine resident physicians 
       c) fourteen (14) nurses 
       d) eight (8) EMT paramedic/EM technician personnel 

5)  The Emergency Department will begin contacting physician and nursing staff. Care 
    should be taken to avoid calling staff who is scheduled to work the next 12­hour shift. If 
    sufficient nursing staff is not available; the Emergency Department Nursing Supervisor 
    will contact the Administrative Nursing Supervisor and ask for additional staff.
6)  The Emergency Department Charge Nurse or Head Nurse will contact the following 
    ancillary services and inform them of the situation. Where needed, additional staff should 
    be called in immediately. The supervisor of each individual service will be responsible for 
    calling in the necessary staff. Supervisors of all ancillary services will maintain phone lists 
    of all their staff at UMMC and at home. 
        a)  Radiology Technologists ­a minimum of six (6) technologists will be required for 
                 the Emergency Department and two (2) others for CT. A minimum of three (3) 
                 portable X­ray machines will be brought to the Emergency Department. The 
                 main Radiology Department will be opened and used for film processing and 
                 radiographs of non­critical patients. 
         b)  Respiratory Therapy ­a minimum of three (3) therapists 
                 will be required in the Emergency Department 
         c)  Pharmacy Director ­a minimum of two (2) pharmacists 
                 will be required in the Emergency Department 
         d)  Nutrition Supervisor ­ 
         e)  Environmental Service Supervisor ­sufficient staff should be called in to 
                 efficiently clean the emergency department and to clean hospital rooms 
                 after discharges. 
         f)  Laboratory Supervisor ­should call in sufficient staff for the laboratory and blood 
                 bank to handle a disaster situation. 
        g)  Social Work Department ­should have at least three (3) social workers available to 
                 the Emergency Department. 
        h)  Materials Management ­should call in sufficient staff to immediately provide all 
                 supply needs of the Emergency Department and Surgical Suites. 

Trauma Surgery 

   1.) Initial notification of disaster status will go to the on­call attending physician for the 
       trauma service and the Director of Trauma Surgery. The Director of Trauma Surgery 
       will inform the surgery department chair. If the Director of Trauma Surgery cannot be 
       reached, the on­call attending physician for the trauma service will assume this role. 

   2.) The Director of Trauma Surgery will confer with the Emergency Department 
       Coordinator to estimate the necessary number of surgery support personnel needed. 
       This will be communicated to the Surgery Department Chairman and the appropriate 
       number of staff and resident physicians will be called in. 

   3.) The Director of Trauma Surgery will confer with the Anesthesiology Medical Director to 
       determine the operating suite staff necessary to manage the disaster situation. 

   4.) During the disaster situation, the Director of Trauma Surgery will keep the Disaster 
       Medical Director informed of UMMC's ability to accept additional surgical cases. 


   1.) Initial notification of disaster status will be made to the attending physician in­house for 
       Anesthesiology and the Anesthesiology Medical Director. The Medical Director will 
       inform the department chairman.

       2.) The attending physician in­house for Anesthesiology will assume initial responsibility 
           for operating suite staffing and function. When the Anesthesiology Medical Director 
           arrives, he or she will assume this responsibility. 

       3.) These individuals will consult with the Director of Trauma Surgery to determine the 
           operating suite staffing necessary to manage the disaster situation. 

       4.) The Anesthesiology Charge Nurse will maintain a list of contact numbers of all 
           Anesthesiology nursing and technical personnel. This list should be kept in an 
           accessible location. 

       5.) The Anesthesiology Medical Director will discuss the situation with the Anesthesiology 
           Charge Nurse and the appropriate number of personnel will be called in. 

       6.) If the disaster occurs during normal working hours, the Anesthesiology Medical 
           Director and the Director of Trauma Surgery will consult with other surgical services to 
           prioritize non­emergent surgeries. 


1.)  Radiology will maintain one (1) staff and one (1) resident in the Emergency 
     Department and one (I) staff and one (1) resident in the CT reading area. 


1.)       If needed, an Orthopedic Clinic will be set­up and run in the orthopedic room of the 
          Emergency Department. 

2.)       This clinic will be staffed by one (1) Orthopedic attending physician and one (1) or two 
          (2) Orthopedic residents. If these individuals are required to go to surgery, other 
          orthopedic surgeons must be called in to replace them. 

3.)       This should be discussed with the Disaster Medical Director prior to leaving the 
          Emergency Department. 

Internal Medicine 

1.)       Two (2) internal medicine senior residents or staff is required to staff the Major 
          Medical Team and the Observation Admitting Team in the Emergency Department. 
          The attending physician on­call and .the chief resident will perform these functions 
          unless these individuals or the department chair makes other arrangements. 

2.)       Internal Medicine staff covering in­patient services should follow the procedures 
          outlined under "All Clinical Services" below. 

All Clinical Services 

1.)       After notification that the hospital has gone into disaster status, attending physicians 
          for all clinical services will contact the chief residents for their respective services and

       both the attending physician and the chief residents will report to the hospital. 

2.)    The attending physician and the chief resident for each clinical service will review all 
       in­house patients and write discharge orders for all patients who can be safely 

3.)    The attending physician and chief resident for each clinical with patients occupying 
       ICU beds will review each patient and determine which patients can be safely 
       transferred to non­ICU beds and write transfer orders for these patients. 

4.)    The attending physician for each clinical service will report to the Disaster Medical 
       Director in the command center. A list of patients that are to be transferred from ICU 
       beds of discharged from the hospital will be supplied to the Hospital Nursing 

5.)    Each clinical service will maintain one (1) senior resident or staff physician in the 
       hospital on­call to the Emergency Department. These physicians will remain in the 
       hospital either in the Command Center or will provide the Disaster Medical Director a 
       contact number. Interns and junior residents will not suffice for Emergency 
       Department consults during a disaster situation. If the on­call physician for a service 
       must go into surgery, another physician for that service should be called to the 

Head Nurses 

Head Nurse Supervisors for all inpatient units will be contacted and asked to report in. 
Duties will include the following: 

1.)    Call in enough personnel to ensure adequate staffing and open all available patient 
       care beds. 

2.)    Discharge all patients who have had discharge orders written immediately and ready 
       these rooms for patient care. Patients waiting for rides should be sent to the hospital 

3.)    Assure that all rooms are cleaned immediately. If Environmental Services is unable to 
       immediately clean an empty bed, other unit personnel will perform that service. 

4.)    During the disaster Head Nurse will keep the Administrative Nursing Supervisor 
       informed of any changes of bed status immediately. 

5.)    During the disaster situation, all admissions to inpatient units will be accepted without 
       delay. Patients may also be accepted without admission orders. In these cases, the 
       unit will contact the admitting service for admission orders. 

Hospital Security 

1.)    The Disaster Coordinator of the situation will notify the supervisor of campus police. 

2.)    After consultation concerning the situation, sufficient staff will be called in to handle
       security needs of the hospital. 

3.)    All personnel called in to assist in the situation will be allowed to park in Lot 2. Security 
       personnel will assist employees in getting in and out of this lot. 

4.)    The waiting area for the Emergency Department will be moved to the lobby of the 
       Children's Hospital. All family members of patients will be moved to this area. 

5.)    Security personnel will be required in the main lobby of the hospital, where all hospital 
       discharges will be waiting for rides. 

6.)    All non­essential traffic will not be allowed in the Emergency Department ambulance 
       area.  If patients are to be dropped off, the cars must be moved immediately. 

7.)    During a disaster situation, a strong security presence must be maintained in the 
       Emergency Department. Traffic from family members and non­essential employees 
       should be kept at a minimum.

Patient Care                                                                          E­6 
                                       Phase I 

Emergency Department 

1.  Upon initial notification of a disaster situation, the Emergency Department patient waiting 
    area will be cleared and this area will be made ready for patient triage.  Security will assist 
    in clearing the area. The lobby of the Children's hospital will be  used for the patient 
    waiting area. 

2.  Patients will be triaged by the Triage Team. Patients will be triaged into one of three 
    (3) categories: (I) those who have critical, life­threatening injuries, (2) those who have 
    serious injuries, but are not in imminent danger of death, and (3) those whose injuries are 
    such that a delay in treatment will not result in any serious consequences. It will be 
    explained to all patients that the time of treatment will be based on the severity of their 
    injuries. No patients should be asked to leave the Emergency Department without an 

3.  Patients in triage Category I will be brought immediately into the main Emergency 
    Department and have treatment initiated. Patients in Triage category 2 will be brought in 
    the Emergency Department as space permits. Patients in category 3 will be evaluated 
    after all category 1 and 2 patients have been cared for. It will be acceptable to administer 
    pain medications to patients with painful injuries who must wait a significant time prior to 
    evaluation and treatment. This will be performed on the judgment of the physicians on the 
    Triage Team. 

4.  Registration personnel will obtain information form all patients in the waiting room and 
    emergency department. This will require a minimum of one (1) registration worker in the 
    Emergency Department, two (2) in the waiting triage area and one (1) at the normal 
    Emergency Department registration station. Only Triage category 3 patients may be 
    expected to wait in line for registration. The registration workers will initiate a list of 
    patients who have arrived in the Emergency Department since the disaster situation 
    began and each patient's triage category. This list will be made available to the 
    Emergency Department Charge Nurse, Attending Physician, Disaster Medical Director, 
    and Social Work Coordinator at all times. 

5.  Members of the social work department will be responsible for keeping family members 
    informed of the status of patients. They will also help update the patient log with patient 
    disposition information. 

6.  All medical consults are expected to see patients soon after requested. If a consultant is 
    unable to evaluate and treat a patient in a timely manner, then the service's attending 
    physician or department chairperson will be asked to assist. 

Surgical Suites 

1.     Patient care in the surgical suites should proceed as per usual protocols, with priority 
       given  to the most critical cases. The Director of Trauma Surgery and the 
       Anesthesiology Medical Director will be responsible for prioritizing cases.

2.     The Director of Trauma Surgery and the Anesthesia Medical Director are responsible 
       for keeping the Disaster Medical Director informed of the status and capacity of the 
       surgical suites. If the capacity of the surgical suites or the surgical recovery area is 
       exceeded, the Disaster Medical Director should be informed immediately. The 
       Disaster Medical Director will then attempt to have surgical patients diverted to other 
       area hospitals. 

In­Patient Units 

1.     All patients will be promptly discharged and all rooms promptly cleaned and readied 
       for patient care. Patients waiting for rides should wait in the hospital lobby if able. The 
       Administrative Nursing Supervisor will assign a nurse and social worker in this area to 
       assist with obtaining transportation. 

2.     As soon as each bed is made ready, the Administrative Nursing Supervisor and 
       hospital bed control will be notified. 

3.     Admissions from the Emergency Department or Surgical Suites will be accepted 
       promptly, even if the complete admission orders or nursing report are not available. 

4.     If an in­patient unit feels that it has exceeded its resources to provide adequate patient 
       care, this should be communicated to the Head Nurse for that unit and to the 
       Administrative Nursing Supervisor. 

                                         Phase 2                                      E ­ 7 

1.     When the Emergency Department has exceeded its resources to medically manage its 
       patient volume, the Emergency Department Disaster Director and the Disaster Medical 
       Coordinator will decide to move the hospital to Phase 2­disaster status. 

2.     The outpatient Pediatric area will be converted into an evaluation and treatment area 
       for patients presenting with non­critical problems that are medical, OBIGYN, or minor 
       trauma in nature. Staff and residents from the departments of Internal Medicine, 
       Family Medicine, OBGYN, and Pediatrics will supply medical staff for this area. If 
       additional space is needed, additional clinic space in the Pediatric Hospital will be 

3.     The Disaster Medical Coordinator will contact the chairs of Internal Medicine, Family 
       Medicine, Obstetrics and Gynecology, and Pediatrics and ask them to obtain faculty 
       and residents to staff the overflow clinic. 

4.     No patients will be told to leave our facility because there are not sufficient resources 
       to treat them. 

5.     If the capacity of the surgical suites or the surgical recovery area is exceeded, the 
       Disaster Medical Coordinator should be notified immediately. The Disaster Medical 
       Director will then attempt to have surgical patients diverted to other area hospitals.

                              Post­disaster Debriefing                              E ­ 8 

Disasters can create considerable stress for those providing medical care as well as 
those that are victims or their families. When the medical response to the disaster 
situation is stabilized, the Disaster Medical Director, Associate Vice Chancellor, and the 
Emergency Preparedness Coordinator will confer with the Dean for establishing post­ 
disaster support.

   UMMC Hazardous Materials                                                              Tab F 


This  section  of  the  Emergency  Preparedness  Plan  is  written  to  generally  address  how 
health care providers in a hospital emergency department should respond to patients who 
have  been  determined  to  be  involved  in  a  chemical,  biological,  radiological  or  nuclear 
emergency  (CBRN).    An  emergency  may  vary  in  magnitude  from  a  simple  injury  with 
contamination sustained by a single laboratory technician to a major industrial accident or 
terrorist induced event involving large groups of victims. 

Patients  with  CBRN  exposures  should  be  monitored  by  medical  and  safety  personnel  to 
determine  the  potential  risk  to  personnel  providing  medical  care.      Protection  of  staff  and 
facilities  takes  on  major  significance  in  an  emergency  that  involves  contamination. 
Exposure  of  staff  must  be  minimized,  while  avoidance  of  spread  of  contamination  in  the 
Emergency Department is imperative if an extensive shutdown for decontamination is to be 

Types of Exposure 

Ideally, victims of a hazardous materials incident will be completely decontaminated at the 
site  of  the incident prior  to  bringing  them  to  the  Emergency  Department.    Realistically  the 
Emergency Department cannot count on this being done.  A determination must be made 
as to whether the incident involves exposure to a hazardous material, contamination with a 
hazardous  material,  or  both.    The  steps  that  follow  will  be  determined  by  the  type  of 
incident that has occurred. 

The most common routes of CBRN exposure include inhalation, dermal contact, ingestion, 
or irradiation. 

Exposures to biological agents are most likely to occur by inhalation of biological aerosols. 
Ingestion may occur via hand­to­mouth contact or by swallowing contaminated secretions. 
Intact  skin  provides  a  protective  barrier  from  biological  agents,  but  depending  on  which 
agent  is  used  and  whether  a  victim  may  have  puncture  wounds  in  the  skin,  a 
dermatological exposure to biological agents may present a slight risk. 

Exposure  to  chemical  agents  is  most  likely  to  occur  by  inhalation  of  chemical  gases  or 
vapors.  Exposure may also occur by direct contact of the eyes or skin to chemical vapor or 
liquid.    Mucous  membranes  are  particularly  vulnerable,  since  moisture  promotes  the 
absorption of many chemicals.  Ingestion is a minor route of exposure. 

Exposure  to  radiation  will  typically  be  through  one  of  two  ways;  contaminated  with 
radioactive materials deposited in or on the body, or externally exposed by irradiation from 
outside the body.  Contaminated patients come into contact with radioactive gases, liquids 
or particles.

Internal  contamination  with  radioactive  material  occurs  via  hand­to­mouth  transfer  of 
contaminants, through an open wound, or less likely, inhalation of highly radioactive dust or 
ingestion of contaminated food and/or drink.  Depending on the nature of the incident and 
the  source  of  radiation  involved,  the  possibility  exists  that  patients  may  be  exposed  in 
multiple ways. 

External  irradiation is  typically  caused by  exposure  to  a radiation­producing  machine  or  a 
sealed  source.    This  type  of  exposure  does  not  necessarily  involve  direct  contact  of  the 
victim  to  the  source  of  radiation.    It  is  possible  for  a  victim  to  be  exposed  to  external 
radiation  at  levels  high  enough  to  require  treatment  without  ever  touching  the  source. 
Treatment of an externally exposed patient does not require decontamination of the patient 
or any other special precaution for admission for treatment.  An externally exposed patient 
does not pose any health risks to healthcare professionals. 

Exposures to a nuclear detonation will result in victims of fire burns and blast injuries, flash 
blindness, irradiation by the nuclear blast, and contamination from the fallout. 

Contamination  with  CBRN  agents  poses  a  potential  risk  of  spreading  from  the  patient  to 
surfaces or people.  Therefore, caregivers must be careful not to spread contamination to 
uncontaminated  parts  of  the  victim's  body,  themselves  or  the  surrounding  area. 
Decontamination will be required and healthcare professionals caring for this patient must 
follow special precautions.  If the injuries to a patient are minor, decontamination should be 
addressed  first  to  prevent  the  spread  of  contamination.    If  the  injuries  are  more  severe, 
efforts  should  be  made  to  stabilize  the  patient  before  beginning  the  decontamination 
process.    All  patients  should  be  decontaminated  prior  to  being  taken  into  the  Emergency 

Identification of Emergency 

In the event that a hazardous material event occurs, notification that CBRN agents may be 
involved  prior  to  the  arrival  of  the  patients  will  aid  in  proper  preparation  to  handle  the 
situation.  When speaking to responders who have identified the incident as CBRN, obtain 
as much of the following information as possible: 

       1.    Number of potential patients 
       2.    Severity of injuries 
       3.    Potential for physical contamination 
       4.    Type of exposure (chemical, biological, radiological, or nuclear) 
       5.    Source of exposure 
       6.    Material to which exposure occurred 

Upon  determination  that  hazardous  materials  victims  will  be  arriving  in  the  Emergency 
Department, the person receiving such information shall contact the Administrator on Call. 
The  Administrator  on  Call  shall  implement  the  Incident  Command  Center  and  notify  the 
Safety  Office  and  other  necessary  personnel  under  the  standard  emergency  notification 
process.  Outside agencies may be called if necessary.

Emergency Contact Numbers: 

                             Administrator on Call                       (601) 984­1000 
                                                                   Ask to page the AOC 
          Environmental Health and Safety Office                         (601) 984­1980 
                Radiation Safety Office personnel                 Pager (601) 929­3886 
                                                                  Pager (601) 929­3883 
                                                                  Pager (601) 929­3882 
       Chemical/Biological Safety Office personnel                Pager (601) 929­3884 
                                  Infection Control                      (601) 984­3942 
                 Department of Nuclear Medicine                          (601) 984­2575 
                              Radiation Oncology                         (601) 984­2550 
                      MSDH, Radiological Health                          (601) 987­6893 
                     Branch Director MSDH/DRH                     Pager (601) 471­7953 
            MS Emergency Management Agency                              1­800­222­6362 
         MS Highway Patrol, State Warning Point                          (601) 987­1530 
                             State Epidemiologist                  (601) 576­7725 (day) 
                                                  (601) 576­7400 (nights and weekends) 

Additional Resources 

Radiation Emergency Assistance Center/Training Site (REAC/TS) 
Phone: (865) 576­3131 
           M­F, 8am­4:30pm EST 
           (865) 576­1005 (after hours) 

Centers for Disease Control and Prevention (CDC) 
Phone: (800) CDC­INFO 

Armed Forces Radiobiology Research Institute, medical Radiobiology Team 
Phone: (301) 295­0530 

Personal Protective Equipment for Personnel 

Training  for  appropriate  use  of  personal  protective  equipment  (PPE)  shall  be 
commensurate with cited minimum and preferred levels. 

Awareness  Training  should  be  structured  pursuant  to  applicable  hazardous  waste 
operations and emergency response standards, which may include:

1.  An understanding of what hazardous substances are, and the risks associated with 
    them in an incident. 
2.  An understanding of the potential outcomes associated with an emergency created 
    when hazardous substances are present. 
3.  The ability to recognize the presence of hazardous substances in an emergency. 
4.  The ability to identify the hazardous substances, if possible. 
5.  An  understanding  of  the  role  of  the  first  responder  awareness  individual  in  the 
    employer’s  emergency  response  plan  (including  site  security  and  control),  and  the 
    U.S. Department of Transportation’s Emergency Response Guidebook. 
6.  The  ability  to  realize  the  need  for  additional  resources,  and  to  make  appropriate 
    notifications to the communication center. 
    A.  Self Decon module 
    B.  Hospital­specific decon policy and procedure training 
    C.  Recommended  pre­requisite:  Awareness  training  as  listed  in  Minimum 
    D.  Operations  Training  to  should  be  structured  pursuant  to  applicable  hazardous 
        waste operations and emergency response standards, which may include: 
            1.  Knowledge of the basic hazard and risk assessment techniques. 
            2.  Know  how  to  select  and  use  proper  PPE  provided  to  the  first  responder 
                operational level. 
            3.  An understanding of basic hazardous materials terms. 
            4.  Know  how  to  perform  basic  control,  containment,  and/or  confinement 
                operations  and  rescue  injured  or  contaminated  persons  within  the 
                capabilities of the resources and PPE available with their unit. 
            5.  Know  how  to  implement  basic  equipment,  victim,  and  rescue  personnel 
                decontamination procedures. 
            6.  An  understanding  of  the  relevant  standard  operating  procedures  and 
                termination procedures. 

   E.  Respirator protection program (OSHA) 
              Level of Protection                             Personal Protective Equipment 


                   PPE level: D                      Liquid splash protection: 
 Level D is the minimum level of PPE required        ü  Full face shield 
 for securing, isolating, and denying entry of an    ü  Hood or hair covering 
 ambulatory victim.                                  ü  Gloves 
                                                     ü  Water­repelling gown 
 These PPE recommendations provide                   ü  Rubber boots 
 minimal protection, and act primarily as a 
 barrier for the following conditions: 
 ü  No staff contact or exposure is anticipated  Respiratory Protection: 
 ü  The agent is known AND is a low risk         No respiratory protection needed for decontamination.

 Decontamination should be performed 
 outdoors or in a well ventilated area. 

The patient must be ambulatory and able to 
fully understand and perform self­ 


                 PPE Level: C 
These preferred PPE recommendations                   Liquid splash protection: 
provide hazardous materials protection for the        ü  Full face shield 
following conditions:                                 ü  Chemical­resistant gloves* 
1.  Non­ambulatory patients or ambulatory             ü  Chemical­resistant suit* 
     patients requiring direct assistance.            ü  Waterproof, chemical­resistant boots*. 
2.  Potential or actual staff contact or 
     exposure is anticipated 
3.  For decontamination purposes, level C is          Respiratory protection: 
     adequate unless there is a known 
     contraindication for the filter cartridge in     ü  Powered Air Purifying Respirator (PAPR) with 
     the PAPR or APR.                                    loose fitting hood and appropriate filter cartridge*. 
Note:  If the event or the chemical exposure          ü  Air Purifying Respirator with appropriate filter 
exceeds the preferred protection and safe                cartridge*. 
patient decontamination and staff protection                                   OR 
cannot be assured, policy decisions should            ü  Supplied Air Respirator with loose fitting hood. 
    1.  Remove staff and uncontaminated               * Note: The use of specific types of cartridges or 
         patients from the area and do not            filters, chemical resistant suits, gloves and boots are 
         provide decontamination.  Lock down          determined by the contaminant to which exposure is 
         of facility to protect patients and staff    encountered.  The type of equipment obtained and 
         may be required.                             utilized by the hospital should be based on the hazard 
    2.  Call for assistance from 9­1­1 or             vulnerability analysis and community risk. 
         hazardous materials teams. 

Provide personal protective equipment listed 
in “Specialized Protection”. 


              PPE Level: B or A 
The PPE recommendations provide the                   Protective Equipment 
specialized hazardous materials protection for 
the following conditions:                             ü  Level A: Vapor protective suit 
ü  Potential or actual staff contact with             ü  Level B:
    patient or contaminant is anticipated                   · Chemical­resistant suit with hood*
ü  There is a known contraindication for                    · Chemical­resistant gloves and boots* 
    the use of the PAPR or APR.                       ü  Waterproof­chemical resistant boots*. 

                                                      Respiratory protection: 
The provision by each facility of specialized         ü  ASR (Atmosphere supplying respirator) such as: 
personal protection should be based on: 
ü  Hazard Vulnerability Assessment                                    Supplied Air Respirator 
ü  Community Risk                                                             (SAR) 
ü  Facility choice to enhance the facility 
    capacity.                                                                   OR 

                                                             Self­Contained Breathing Apparatus (SCBA)

                                                       * Note:  The use of specific types of cartridges or 
                                                       filters, chemical resistant suits, gloves and boots is 
                                                       determined by the contaminant to which exposure is 
                                                       encountered.  The type of equipment obtained and 
                                                       utilized by the hospital should be based on the hazard 
                                                       vulnerability analysis and community risk. 

For radiological or nuclear events radiation exposure monitors may be required.  This may 
include the use of a body badge to be worn on the upper front portion of the chest and a 
ring badge for each hand. 

Supplies for Decontamination Area 

Some  supplies  and  equipment  may  be  stocked  in  the  storage  location  designated  for 
Emergency Preparedness.  However, most of the supplies listed below are readily available 
in  large  quantities  within  the  hospital  storeroom  and  can  be  brought  to  the  Emergency 
Department  as  needed.    The  supplies  needed  for  each  emergency  are  contingent  on  the 
nature and degree of the incident. 
       Survey instruments (if applicable)                             Shoe covers 
       Radiation caution signs (if applicable)                        Towels ­ #500 
       Radiation monitoring badges (provided by RSO)                  Disposable sheets 
       Record books with patient report sheets                        Aperture drapes 
       Potassium iodide tablets (for radiological or nuclear)         Plastic wash pans 
       Plastic adhesive drapes for wound isolation                    Cotton swabs 
       Assorted plastic bags                                          Surgical scrub 
       Wastebaskets with liners                                       Sterile saline 
       Plastic tubes for samples                                      Wash bottles 
       Felt­tip marking pens                                          Caps 
       30­gallon plastic tanks (2)                                    Masks 
       Surgical scrub brushes                                         Surgical gloves 
       Disposable aprons                                              Diluted Clorox 
       Disposable coveralls                                           Gauze sponges 
       Large Syringes, 35 and 50 ml                                   Floor Cover 
       Ivory liquid detergent                                         Scissors 
       H2O2  (3%)                                                     Tissue paper 
       Rope to form barriers                                          Long tongs 
       Masking tape and/or radiation warning tape                     Water hoses 

Radiological Survey Instrumentation 

The Radiation Safety Office will provide the necessary radiation detection equipment. 
UMMC does not have an alpha detector.  The Radiation Safety Office has on­hand, in 
trailer 13, three portable instruments for mid to upper range beta/gamma emissions, two 
portable instruments for low energy gamma emissions, and an ion chamber for radiation 
area monitoring.  Stored in room G039 in the basement of the Guyton Research building is 
another portable instrument for mid to upper range beta/gamma emissions.  A liquid 
scintillation counter used for the detection of low energy beta emissions is located in trailer 
13.  Instruments at the Jackson Medical Mall include a neutron detector, an instrument for 
mid to upper beta/gamma emissions and an ion chamber for area monitoring.  In addition to 
the instruments provided by the Radiation Safety Office, Nuclear Medicine, Nuclear

Cardiology, Radiation Therapy and research laboratories have a wide range of 

Mississippi Emergency Management Agency has portable whole­body counters that may 
be delivered to the scene of the incident and/or to UMMC’s triage area for detection of 
contamination on non­injured or ambulatory victims suspected to be contaminated. 

Portable instrumentation and equipment will be covered with plastic to prevent 
contamination of the equipment itself.  Personnel trained to use the equipment will be 
called as needed. 

When surveys for contamination on a patient are taken, standard survey procedures shall 
apply.  Move the probe of the survey instrument slowly over the patient's body at a distance 
of approximately 1/2 inch from skin surfaces. Counts per minute as detected by the 
(radiation­detecting) instrument are not equal to disintegrations of the radionuclide atoms 
per minute.  Simple conversions can be made by multiplying counts/minute (alpha) x 2 and 
counts/minute (beta­gamma) x 10 to be approximately equal to disintegrations per minute. 
Remembering that 2.2 x 10  dis/min equals one microcurie or 2.2 dis/min equals one 
picocurie will help in making the necessary translations.  On beta­gamma instruments 
(Geiger­Mueller type), 2500 counts/minute are approximately 1 mR/hr.  Many survey 
instruments are calibrated in mR/hr. 

Triage Procedures 

Patients are brought to the Emergency Department.  The Environmental Health and Safety 
Office  and  Emergency  Department  healthcare  professionals  will  meet  the  ambulance  or 
ambulatory patient(s) at the outside entrance of the triage area to determine the needs of 
the patient(s) based on severity of injury, type of exposure and/or degree of contamination. 

The triage area is located in the Emergency Department parking area.  When activated, the 
triage area will be isolated as a controlled area. Campus Security will aid in maintaining a 
secure  environment  for  the  entirety  of  the  triage  and  decontamination  process.    Triage 
stations  will  be  designated  as  needed  and  appropriate  equipment  and  materials  will  be 
provided at each station. 

       Potential Staffing of Triage and Decontamination Area: 
       Security          6 officers (in addition to standard staffing) 

       Monitoring        7 radiation detector operators; or 
                         2 chemical detector operators; or 
                         1 biological detector operator 

       Triage            1 staff physician 
                         2 residents 
                         4 nurses 
                         1 ER technologist

Hazardous materials victims are received at the outside entrance to the triage area by the 
triage  team  and  by  personnel  experienced  in  hazardous  materials  detection  techniques. 
The  triage  physician  will  perform  a  medical  evaluation;  severely  injured  patients  will  be 
stabilized as needed. 

It should be noted that thorough decontamination of patients may take up to several hours 
to complete.  For this reason, it is suggested that Emergency Department personnel assess 
each patient to determine the severity of their injuries and the urgency with which medical 
treatment is required. 

Surveys will be conducted to determine the absence or presence of contamination and the 
location of contamination.  For radiologically contaminated patients, if the patient is stable 
enough  and  time  permits,  accident  forms  will  be  completed  for  each  victim,  documenting 
the  location  of  contamination  and,  after  decontamination,  the  results  of  decontamination 
efforts.    Clothing  and  personal  belongings  will  be  removed  and  collected  for  surveying. 
(Removal of clothing often removes approximately 80­90% of the contamination found on a 
radiation accident victim.) 

Baseline hematological and other studies may be required.  Samples of blood, urine, and/or 
feces may be collected and swabs may be taken for determining the possibility of ingestion 
or  inhalation  of  hazardous  materials.    Decontamination  of  the  patient's  body  will  be 
performed in accordance with standard decontamination procedures. 

Contaminated  victims  with  minor  or  no  injuries  shall  be  taken  to  the  decontamination 
location  as  designated  in  the  triage  area.    Clothing  and  personal  belongings  will  be 
surveyed and collected if found to be contaminated.  Successfully decontaminated victims 
may  be  taken  to  the  hospital  for  admission  or  to  the  Emergency  Room  Observation  Area 
where  baseline  hematological  and  other  studies  are  performed.    Injured  patients  still 
exhibiting contamination shall be held in isolation rooms within the Observation Area of the 
Emergency Room. 

Patients  or  victims  suspected  to  be  or  previously  found  to  be  contaminated  will  not  be 
permitted to enter any portion of the hospital until complete and effective decontamination 
has  been  verified.    Personnel  will  be  surveyed  prior to leaving  the  triage  area  and  before 
entering  unrestricted  areas  not  designated  for  the  emergency.    Any  personnel  exhibiting 
contamination will be decontaminated prior to being permitted to leave the area.

Decontamination Procedure 

              EQUIPMENT           Staff PPE: 
                                  □ Full face shield 
                                  □ Chemical­resistant gloves* 
                                  □ Chemical­resistant suit* 
                                  □ Waterproof chemical­resistant boots* 
                                  □ Respirator: 
                                        ○ Air purifying respirator (APR) 
                                        ○ PAPR with loose­fitting hood 
                                        ○ Supplied air with loose fitting hood 
                                  □ Appropriate filter cartridge for APR or PAPR 

                                         □ All equipment listed in minimum level PLUS; 
                                         □ Ambulation assistance and transportation devices 
                                         □ Instant developer camera for evidence collection or 
                                         identification of patient belongings. (optional) See 
                                         evidence collection procedure for more information. 

                                         *Note: The use of specific types of cartridges or filters, 
                                         chemical resistant suits, gloves and boots is determined 
                                         by the contaminant to which exposure is encountered. 
                                         The type of equipment obtained and utilized by the 
                                         hospital should be based on the hazard vulnerability 
                                         analysis and community risk

               LEVEL                    LEVEL B or A: 
                                        Staff PPE: 
                                        □ Level A: 
                                              ○ Vapor protective suit with hood 
                                              ○ SCBA 
                                        □ Level B: 
                                              ○ Chemical­resistant gloves* 
                                              ○ Chemical­resistant suit with hood* 
                                              ○ Waterproof chemical­resistant boots* 
                                              ○ Supplied Air Respirator or Air Purifying 

                                        □ All items listed in minimum and preferred levels PLUS; 
                                        □ Chemical resistant and water proof litters (i.e. Raven, 
                                        Stokes, Morgue) or gurneys 
                                        □ Plastic (non­porous) backboard 

                                        *Note: The use of specific types of cartridges or filters, 
                                        chemical resistant suits, gloves and boots is determined 
                                        by the contaminant to which exposure is encountered. 
                                        The type of equipment obtained and utilized by the 
                                        hospital should be based on the hazard vulnerability 
                                        analysis and community risk 

1.      Priority 
  Resuscitation  and  stabilization  of  a  contaminated  patient  should  be  the  first  priority. 
  Personnel  monitoring  for  hazardous  materials  will  inform  physicians  and  nurses 
  treating the patient of the level of hazard involved. 

  Prioritize decontamination of the patient in the following order: 
            1.  Wounds 
            2.  Orifices 
            3.  High­level contamination areas 
            4.  Low­level contamination areas 

2.      Skin contamination 
      a.  Remove clothes, place clothes in a bag and label it with patient identification. 
           Do not discard contaminated clothing. 
      b.  Survey  body  of  patient  with  a  detector  if  applicable,  marking  areas  of  high 
           level contamination.  Indicate areas of contamination on accident forms. 
      c.  Cover  any  open  wounds  to  prevent  contamination  from  getting  into  the 
      d.  Wash contaminated areas with a liberal amount of soap and lukewarm water. 
           Hot  water  will  increase  pore  size  and  increase  absorption  through  the  skin. 
           Cold water will not effectively remove body oils that may be contaminated. 
           1.  Skin ­ Use a soft bristle brush vigorously but lightly on as small an area as 
               possible.    Try  not  to  spread  the  contamination  to  surrounding

               uncontaminated  areas.  Do  not  abrade  skin.    Do  not  shave  skin.    Pay 
               particular  attention  to  cleaning  around  and  under  fingernails,  between 
               fingers, at the back of the fingers, palms, folds of the skin, and in creases 
               of  jointed  areas.    Repeat  until  contamination  has  been  effectively 
           2.  Hair  ­  Wash  the  hair  vigorously  using  a  liberal  amount  of  soap  and 
               lukewarm water.  Try not to get the contaminated water from the hair into 
               the  eyes,  ears,  nose  or  mouth.    Be  careful  not  to  abrade  the  skin  of  the 
               scalp.    Repeat  washes  until  effective  decontamination  has  been 
               completed.  If after three washes the hair is still contaminated, cutting the 
               hair may be required. 

3.      Wound contamination 
      a.  Survey wound with detector, if applicable, to determine contaminated portion 
          of wound. 
      b.  Irrigate with copious amounts of normal saline.  Irrigate from the inside of the 
          wound  out,  being  careful  to  keep  contaminated  irrigation  runoff  from 
          contaminating an uncontaminated portion of the wound.  Retain contaminated 
          saline in plastic container.  If debris remains in the wound, remove the debris, 
          being careful not to touch uncontaminated portions of the wound.  Retain the 
      c.  Re­survey and repeat washing if necessary. 
      d.  Record results. 

4.      Eye contamination 
      a.  Survey  eye  area  for  surface  contamination  in  and  around  the  eye.    If  outer 
           surfaces of the eye (eyelids, lashes, etc.) are contaminated, be careful not to 
           spread this contamination into the eye during irrigation of the eye. 
      b.  Use copious irrigation with water for cornea contamination. 
      c.  Re­survey and repeat if necessary. 
      d.  Record results. 

5.      Body cavity contamination 
      a.  Survey  to  determine  if  the  cavity  or  the  surrounding  area  is  contaminated. 
          The  use  of  cotton  swabs  may  be  helpful  for  swiping  inside  the  cavity.    Be 
          gentle but firm with the swab; do not abrade the cavity tissues while obtaining 
      b.  Irrigate the cavity with water or normal saline.  Retain the wash solution in a 
          plastic container. 
      c.  Re­survey and repeat washing if necessary. 
      d.  Record results. 

6.      Inhalation or ingestion of radioactive material 
      a.  Contamination of the face indicates the possibility of inhalation or ingestion of 
           contamination.    If  radioiodine  is  involved,  the  administration  of  potassium 
           iodide  may  inhibit  the  uptake  of  the  radioiodine.    Call  MSDH  for  guidance

                before  administering  potassium  iodide,  allergic  reactions  to  the  potassium 
                iodide may be deadly. 
         b.     With  a  moistened  cotton  swab  wipe  around  the  nose  and  obtain  a  count  for 
                radioactivity.  (Place the swab in front of the survey instrument detector.) 
         c.     With moistened cotton swab wipe within the mouth and count swab. 
         d.     If possible, ask patient to gargle about one ounce of water for 20­30 seconds. 
                Retain water in a plastic container and count for radioactivity. 
         e.     If  the  above  tests  are  positive,  a  24­hour  collection  of  both  urine  and  feces 
                should be obtained.  Continue collections if first samples are positive. 

Note: Blood samples for baseline hematological data should be taken as soon as feasible 
after the patient arrives. 

Record keeping is an integral part of the decontamination process that should be assigned 
to  a  designated  person.    This  will  ensure  that  adequate  patient  and  hospital  personnel 
records  are  obtained.    These  records  include  the  patient  accident  records  for  individual 
patients, assurance that baseline samples are obtained for patients and exposure records 
for hospital personnel working with the patients. 

Patient Self Decontamination 

Patients or victims presenting to the facility with minor injuries who are suspected of being 
contaminated can be referred to a location appropriate for self­decontamination. 

               Personnel needed to staff this area: 

               2 personnel familiar with survey instrumentation 
               1 nurse 
               1 ER Technologist 
               1 Escort Technician 

       PPE for staff assigned to patient self­decontamination station 

       Full face shield                            Gloves 
       Hood or hair covering                       Water­repelling gown 
       Rubber boots 

       Equipment List: 
       Patient Identification and Belongings 
       Waterproof triage tags 
       Sealed plastic bags, size small and large for belongings and clothing 
       Paper bags 
       Permanent marker 
       Hoses/Water Supply 
       Towels ­ #100

       Cleaning Supplies: 
       Mild soap 
       Long handled brushes 

       Water Sources/Containment Devices: (use any type below) 
       Hoses with gentle flow, controlled nozzles with hot and cold water 
          Single with flex head (minimal) 
          Multiple heads (recommended) 
       Plastic pallets to prevent slippage (minimum of 3) 
       Water containment/collection system 
          Wading pools, barrels and pump 
          Built­in decontamination collection and storage systems 

       Patient Privacy: 
       Gowns and/or suits for patient to don post decontamination 
       Towels and blankets 
       Self Decon “trash bag” kits (optional) 
       Tents or pre­fabricated decon tents 
       Modesty screens, portable screens 
       Ropes and tarps, barrier tapes 

       Miscellaneous Supplies: 
       Duct Tape 
       Traffic cones 
       Plastic totes for hospital equipment 

       Patient Education: 
       Laminated  decon  instructions  in  different  languages  (community  specific)  AND 
                           interpreter services 

Decontamination of Vehicles and Equipment 

Emergency  personnel  are  requested  to  stay  in  the  triage  area  after  delivering  a  patient. 
First responders coming from the scene of the accident can give vital information about the 
incident.  Also, in the process of caring for the patient in route to the hospital they may have 
contaminated  themselves  and  the  ambulance.    The  safety  staff  will  survey  the  first 
responders and decontaminate as necessary.  Also, the ambulance and its equipment will 
be surveyed and decontaminated as necessary.

Waste Collection 

        Tier                        Description                          Recommendations 
Decontamination      Decontamination operations for the           Waste water from decontamination 
Operations for       planned capacity are the provision of        must be contained. 
Planned Capacity     patient decontamination and 
                     containment of waste water based on          Considerations to address in 
                     the facility hazard vulnerability            hospital policy and procedure 
                     assessment.                                  include:
                                                                  · Identification of the agent 
                     Each facility must provide plans and             o  Field/Fire/Haz Mat reports 
                     procedures for:                                  o  Laboratory testing of waste 
                     · Victim/patient decontamination                      water
                     · Waster water containment                   · Waste water containment.
                     · Waster water disposal for planned          · Waste water disposal that may 
                        facility capacity                             include contracts with waste 
                                                                      pumping and disposal 
                                                                  · Facility clean up and readiness 
                                                                      for return to normal operations. 

       Mass          Mass decontamination is defined as an        Due to the location of the 
  Decontamination    incident that involves increased             decontamination area and the large 
    Operations       numbers of victims exceeding the             quantities of runoff produced, the 
                     planned capability of the facility to        sanitary sewer may not be an 
                     decontaminate those victims.                 option to route the runoff of waste 
                     Attempts must be made to contain             water and the storm drain or ground 
                     waste water.                                 leaching may be necessary in an 
                     Life safety of victims, current patients 
                     and personnel is the primary mission.        Considerations to address in 
                     Protection of the environment is a           hospital policy and procedure 
                     secondary consideration.  Local fire         include:
                     and/or hazmat resources may not be           · Involve the proper regulatory 
                     able to respond to the facility to assist        authorities (POTW/MS4) and 
                     in the decontamination efforts.  The             first responders providing 
                     facility must anticipate                         decontamination services in 
                     decontamination requirements that                planning for mass 
                     exceed the planned capacity.                     decontamination and waste 
                                                                      water including the use of 
                     Large quantities of water are required           berms and dikes.
                     to sagely and completely                     · Ensure large quantities of water 
                     decontaminate victims, resulting in              are available for 
                     large quantities of waste water with             decontamination to dilute the 
                     dilute contaminants.                             agent as much as possible.
                                                                  · Direct excess waste water to 
                     The facility must work closely with the          the sanitary sewer and 
                     POTW or MS4 to plan for                          immediately notify the POTW 
                     decontamination that exceeds the                 and/or MS4.
                     planned facility capabilities and 

investigate the options for containment    ·   Should the sanitary sewer not 
of mass quantities of waste water and          be available, immediately notify 
runoff during the process.                     the proper regulatory authorities 
                                               (MS4, POTW, etc.)
In consultation with local authorities,    ·   Investigate procedures for 
berm the decontamination area and              containment and disposal of the 
dike the waste water runoff to the             contained waste water: 
extent possible as follows:                    o  Contracts with waste 
· Containment                                      pumping and disposal 
· Diverting to sanitary sewer                      companies
· Diverting to storm drains                ·   Agreements with the 
· Diverting to ground leaching.                POTW/MS4 to allow waste 
                                               water to flow into sanitary 
Notification of proper regulatory              sewer.
authorities when waste water cannot        ·   Identification of the agent 
be contained should be in accordance           o  Field/Fire/Haz Mat reports 
with the Health and Safety Code,               o  Laboratory testing of excess 
Chapter 6.95, section 25500.                       waste water.
                                           ·   Establish procedures for facility 
                                               clean up and readiness for 
                                               return to normal operations.

     University of Mississippi Medical Center                                          F­1 

                                 Patient Accident Record 
Patient Name: 
Incident Date:                           Incident Time: 
Location and Description of Incident: 

Exposure ­ Injury Status (Please circle appropriately) 

Injuries ­Yes/No  Major/Minor    General Condition ­ Good/Not Good 

External Exposure ­ Yes/No       Whole Body/Local 

Exposure Type ­a (alpha) ­b (beta) ­g (gamma) ­x­ray –neutron –biological ­chemical 

Dose Estimate                    rems 

Skin Contamination ­Yes/No­ Where? (Mark on attached drawing)­ 
Nuclide(s)              Chemical                                Biological 
Internal Contamination ­Yes/No ­ Inhalation/Ingestion/Wound(s) 
Nuclide(s)              Chemical                                Biological 

Measures Taken 

Medical Treatment 

Decontamination Results 

Samples Taken ­ Blood / Urine / Feces / Vomitus 
Swipes Taken ­ Nose / Mouth / Skin 

Follow­up Notes 

                 Emergency Room Physician on Duty

                             Attachment 2 

Patient Survey Form              F­2

           Patient Self Decontamination                                                                  F­3 
Patient Instructions: 

 You have been exposed to a hazardous contaminate that has been detected on your clothing or your 
 body.    For  your  own  health  and  safety,  and  to  prevent  exposure  to  others,  you  must  be  thoroughly 
 decontaminated (cleaned of contaminate) before we can allow you to enter the facility for treatment. 
 You are capable of removing most, if not all, of the contaminate yourself by following the steps listed 

     Step 1:       Go to the designated decontamination area. 
     Step 2:       Speak with UMMC personnel in the designated decontamination area to inform them 
                   of your presence and your name. 
     Step 3:       UMMC personnel will give you plastic bags to place your personal items and clothing 
     Step 4:       When instructed to do so, go behind the privacy curtain and prepare to undress. 
     Step 5:       Open plastic bags for personal items and place all non­clothing items inside. 
     Step 6:       Open plastic bags for clothing items and place all clothing items inside the bag.  (A 
                   gown  or  some  form  of  clothing  will  be  provided  for  you  to  put  on  after  the 
                   decontamination shower.) 
     Step 7:       Give  the  bags  with  personal  belongings  and  clothing  to  UMMC  personnel  at  the 
                   decontamination  station.    (They  will  put  your  name  on  the  bags  so  they  can  be 
                   returned to you if effectively decontaminated.) 
     Step 8:       Use the available water supply and soap solution to shower or bathe.  Do not scrub 
                   hard enough to irritate the skin, wash firmly but not aggressively. 
                   a.  Wet  yourself  all  over in  the  shower,  keeping  water  from  running into  your  eyes, 
                         ears, nose and mouth. 
                   b.  Thoroughly  wash  with  soap  and  water,  paying  attention  to  hair  and  folds  or 
                         crevices in the skin. 
                   c.  Rinse  thoroughly,  again  paying  attention  to the  hair  and  folds  or  crevices  in the 
                   d.  Step out of the shower area and a towel will be provided for you to dry off. 
     Step 9:       UMMC  personnel  will  perform  a  post­decontamination  survey  to  determine  if 
                   contamination  remains  on  your  body.    A  repeat  shower  may  be  required  if 
                   contamination is found. 
     Step 10:      If all contamination has been removed, you will be given a gown or some other form 
                   of clothing to cover yourself.  Then you will be taken for treatment. 
     Step 11:      After  the  emergency  situation  is  over,  UMMC  personnel  will  check  your  belongings 
                   and  clothing  for  contamination.    If  contamination  is  not  found,  your  items  will  be 
                   returned  to  you  as  soon  as  possible.    If  contamination  is  found,  an  attempt  will  be 
                   made  to  decontaminate  all  items  of  value  and  return  them  to  you  as  soon  as 
                   possible.  If decontamination of personal items is ineffective, the items may be held 
                   for  decay  and  returned  to  you  at  a  later  date.    If  items  are  contaminated  with 
                   materials  that  will  not  decay,  your  belongings  will  have  to  be  disposed  of  as 
                   radioactive waste. 

                                 For  questions  regarding  your  belongings,  you  can  contact  the  UMMC 
                                 Radiation Safety Office in the Department of Risk Management at (601) 

       Radiation Exposure Information                                                                              F­4 

Table 1. Findings of the prodromal phase of acute radiation syndrome. 
                                                ARS Degree and the Approximate Dose of Acute WBE, Gy 
Symptoms and                 Mild             Moderate             Severe           Very Severe                 Lethal 
Medical                    (1­2 Gy)            (2­4 Gy)           (4­6 Gy)            (6­8 Gy)                 (>8 Gy)* 
Onset                2 h after exposure  1­2 h after          Earlier than 1    Earlier than 30 min    Earlier than 10 min 
                     or later             exposure            h after           after exposure         after exposure 
Incidence, %         10­50                70­90               exposure          100                    100 
Diarrhea             None                 None                Mild              Heavy                  Heavy 
Onset                                                         3­8 h             1­3 h                  Within in minutes or 
Incidence, %                                                  <10               >10                    1h
                                                                                                       Almost 100 
Headache             Slight               Mild                Moderate          Severe                 Severe 
Onset                                                         4­24 h            3­4 h                  1­2 h 
Incidence, %                                                  50                80                     80­90 
Consciousness        Unaffected           Unaffected          Unaffected        May be altered         Unconsciousness 
                                                                                                       (may last 
Onset                                                                                                  seconds/minutes) 
Incidence, %                                                                                           Seconds/minutes 
                                                                                                       100 (at >50 Gy) 
Body                 Normal               Increased           Fever             High fever             High fever 
temperature                               1­3 h               1­2 h             <1 h                   <1 h 
Onset                                     10­80               80­100            100                    100 
Incidence, % 
Medical              Oupatient            Observation in      Treatment in      Treatment in           Palliative treatment 
response             observation          general hospital,  specialized        specialized hospital  (sympthomatic only) 
                                          treatment in        hospital 
                                          hospital if 
ARS, Acute radiation syndrome; WBE, whole­body exposure. 
*With appropriate supportive and marrow resuscitative therapy, individuals may survive for 6 to 12 months with whole­body 
doses as high as 12 Gy.  Adapted from International Atomic Energy Agency, Diagnosis and Treatment of Radiation Injuries, 
Safety Report Series No. 2 Vienna; 1998. 

Table 2. Findings of the critical phase of acute radiation syndrome. 
                                                Degree of ARS and Approximate Dose of Acute Whole­Body Exposure, Gy 
                             Mild           Moderate                  Severe              Very Severe                  Lethal 
                          (1­2 Gy)*           (2­4 Gy)               (4­6 Gy)               (6­8 Gy)                  (>8 Gy) 
Onset of signs         >30 d           18­28 d                0­18 d                   <7 d                    <3 d 
Lymphocytes,           0.8­1.5         0.5­0.8                0.3­0.5                  0.1­0.3                 0.0­0.1 
G/L                    60­100          30­60                  25­35                    15­25                   <20 
Platelets, G/L         10­25%          25­40%                 40­80%                   60­80%                  80­100% 
                       Fatigue,        Fever, infections,     High fever,              High fever,             High fever, diarrhea, 
Clinical               weakness        bleeding,              infections, bleeding,  diarrhea,                 unconsciousness 
    Manifestations                     weakness, epilation  epilation                  vomiting, 
                                                                                       dizziness and 
                                                                                       disorientation,         100 
                                       0­50                   20­70                    hypotension             1­2 wk 
Lethality, %           0               Onset 6­8 wk           Onset 4­8 wk             50­100                  Symptomatic only 
                                       Special                Special prophylactic  Onset 1­2 wk 
Medical response  Prophylactic         prophylactic           treatment from days  Special treatment 
                                       treatment from         7­10; isolation from     from the first day; 
                                       days 14­20;            the beginning            isolation from the 
                                       isolation from days                             beginning 
GL, International parlance (SI units) for concentration and refers to Giga per Liter/or 10 to the 9  (a billion) of the items per 
liter.   Adapted from international Atomic Engery Agency, Diagnosis and Treatment of Radiation Injuries, Safety Report Series 
No. 2, Vienna; 1998. 
*One Gray=100 rad. 
†In very severe cases, with a dose >50 Gy, death precedes cytopenia. 
‡Hair loss.

Table 3. Findings of the latent phase of acute radiation syndrome. 
                                              Degree of ARS and Approximate Dose of Acute Whole­Body Exposure, Gy 
                            Mild             Moderate               Severe       Very Severe                  Lethal 
                         (1­2 Gy)*           (2­4 Gy)              (4­6 Gy)         (6­8 Gy)                 (>8 Gy) 
Lymphocyte, G/L,      0.8­1.5            0.5­0.8             0.3­0.5          0.1­0.3                 0.0­0.1 
   days 3­6 
Granulocytes, G/L  >2.0                  1.5­2.0             1.0­1.5          ≤0.5                    ≤0.1 
Diarrhea              None               None                Rare             Appears on days         Appears on days 4­5 
Epilation (loss of    None               Moderate,           Moderate,        6­9                     Complete earlier 
hair)                                    beginning on day  beginning on days  Complete earlier        than day 10 
                                         15 or later         11­21            than day 11             None 
Latency period, d     21­35              18­28                                ≤7                      Symptomatic 
Medical response      Hospitalization  Hospitalization       8­18             Hospitalization         treatment only 
                      not necessary  recommended             Hospitalization  urgently 
                                                             necessary        necessary 
Adapted from international Atomic Energy Agency, Diagnosis and Treatment of Radiation Injuries, Safety Report Series No. 
2. Vienna; 1998 

Table 4. Expected patient outcome based on absolute lymphocyte count over time after acute penetrating whole­body 
Minimal Lymphocyte  Count with         Approximate Absorbed Dose, Gy           Prognosis 
first 48 h After Exposure 

1,000­3,000 Normal range                   0­0.5                                   No significant injury 
1,000­1,500                                1­2                                     Significant but probably nonlethal injury, 
                                                                                   good prognosis 
500­1,000                                  2­4                                     Severe injury, fair prognosis 
100­500                                    4­8                                     Very severe injury, poor prognosis 
<100                                       >8                                      High incidence of lethality even with 
                                                                                   hematopoietic stimulation 

Table 5. Specific therapies for internal contamination. 
Radionuclide                        Therapy 

Tritium                            Dilution (force fluids) 
Iodine­125 or 131                  Blocking (SSKI or potassium iodide) 
                                   Mobilizing (antithyroid drugs) 
Cesium­134 or 137                  Blocking (Prussian blue) 
Strontium­89 or 90 Ingestion       Decrease absorption (aluminum phosphate gel antacids) 
                                   Blocking (strontium lactate) 
                                   Mobilization (ammonium chloride or parathyroid extract) 
Plutonium and other                Chelating (Zn or Ca­DTPA; investigational) 
transuranics                       Reduce absorption; consider emetics, lavage, charcoal, laxatives 
Unknown ingestion 

SSKI, Saturated solution of potassium iodine

              Top 10 Key Points for Radiation Incidents 
1.  All patients should be medically stabilized from their traumatic injuries, without 
    delay,  before  radiation  injuries  are  considered.    Patients  are  then  evaluated 
    for either external radiation exposure or radioactive contamination. 
2.  An  external  radiation  source  with  enough  intensity  and  energy  can  cause 
    tissue damage (e.g., skin burns or marrow depression).  This exposure from a 
    source outside the person does not make the person radioactive.  Even such 
    lethally exposed patients are no hazard to medical staff. 
3.  Nausea,  vomiting,  diarrhea,  and  skin  erythema  within  4  hours  may  indicate 
    very  high  (but  treatable)  external  radiation  exposures.    Such  patients  will 
    show  obvious  lymphopenia  in  8  to  24  hours.    Evaluate  with  serial  CBCs. 
    Primary  systems  involved  will  be  skin,  intestinal  tract,  and  bone  marrow. 
    Treatment may involve fluids, antimicrobial agents, transfusions, and marrow­ 
    stimulating  factors.    In  cases  involving  explosions,  during  the  emergency 
    department  phase  of  treatment,  early  hypotension  and  central  nervous 
    system changes from radiation effects may be indistinguishable from trauma­ 
    related  causes.    If  there  are  early  central  nervous  system  findings  or 
    unexplained hypotension, survival is unlikely. 
4.  Radioactive  material  may  have  been  deposited  on  or  in  the  person 
    (contamination).  More than 90% of surface radioactive contamination may be 
    removed  by  removal  of  the  clothing.    Most  remaining  contamination  on 
    exposed skin is effectively removed with soap, warm water, and a washcloth. 
    Do not damage skin by over­vigorous scrubbing. 
5.  Protect  yourself  from  radioactive  contamination  by  observing  standard 
    precautions, including protective clothing, gloves, and a mask. 
6.  Radioactive contamination in wound or burns should be handled as if it were 
    simple  dirt.    If  an  unknown  metallic  object  is  encountered,  it  should  be 
    handled  only  with  instruments  such  as  forceps  and  saved  in  a  protected  or 
    shielded area for forensic analysis. 
7.  In  a terrorist  incident,  there  may  be  continuing  exposure  of  the  public  that is 
    essential to evaluate.  Initially suggest sheltering and a change of clothing or 
    showering.    Evacuation  may  be  necessary.    Administration  of  potassium 
    iodide  is  indicated  only  when  there  has  been  a  confirmed  release  of 
8.  When there is any type of radiation incident, many persons will want to know 
    whether they have been exposed or are contaminated.  Provision needs to be 
    made to potentially screen thousands of such persons. 
9.  Radiation  doses  to  people  are  expressed  in  gray  (Gy)  or  sievert  (Sv).    The 
    older  units  for  these  are  rad  and  rem.    1  Gy=100  rad,  and  1  Sv=100  rem. 
    Clinically significant acute radiation syndrome seldom if ever occurs in people 
    receiving  less  than  1  Gy  of  whole­body  radiation.    The  risk  of    developing 
    cancer  after  exposure  to  radiation  is  a  function  of  the  dose  received  and 
    begins  to  accrue  even  with  very  low  doses  (i.e.,  there  is  no  minimum 
    threshold  dose).    For  contaminated  patients,  the  amount  of  radioactivity

    present  is  measured  in  becquerels  (Bq)  (1  disintegration  per  second). 
    Sometimes, it may be also expressed in counts per minute.  Decontamination 
    is usually stopped if the item is reduced to 2 or 3 times the background count 
    rate  or if repeated  decontamination  efforts  are  ineffective  at  further  reducing 
    the count rate. 
10. The principles of time/distance/shielding are key.  Even in the treatment or 
    Chernobyl workers, doses to the medical staff were only about 10 mGy or 10 
    mSv.  Doses to first responders at the scene, however, can be much higher, 
    and appropriate dose­rate meters must be available for evaluation.  Radiation 
    dose is diminished by reducing time spent in the radiation area (moderately 
    effective), increasing distance from a radiation source (very effective), or 
    using metal or concrete shielding (less practical).

               University of Mississippi Medical Center 
              Emergency Procedure Radiation Safety Action 
Position Assigned to:                                               Date 

You Report to:       Radiation Safety Officer 

Location:  Emergency Department or other areas specified by Radiation Safety Officer 


Position:            Radiation Safety Assistance 

Mission:             Conduct radiological survey and assist with decontamination 

Immediate:           ‫  ٱ‬Obtain briefing from Radiation Safety Officer 
                     ‫  ٱ‬Identify  equipment  to  be  used  during  assistance  with  the 
                     ‫  ٱ‬Don appropriate personal protective equipment 
                     ‫  ٱ‬Assist  ED  staff  in  setting  up  equipment  and  spaces  for 
                        identifying and handling radiological contamination 
Intermediate:        ‫  ٱ‬Survey  patients  for  contamination  and  assist  ED  staff  during 
                     ‫  ٱ‬Assist with movement of contaminated victims 
                     ‫  ٱ‬Set  up  mass  screening  area  for  non­injured,  potentially 
                        contaminated victims 
Extended:            ‫  ٱ‬Monitor ED and environs for spread of contamination 
                     ‫  ٱ‬Collect  and  properly  package  contaminated  items  for  future 
                     ‫  ٱ‬Communicate to the Radiation Safety Officer that hazards and 
                        conditions are no longer of concern 
Resources:           ‫  ٱ‬Personnel:    Members  of  Radiation  Safety  Office,  Medical 
                        Physicists,  Nuclear  Medicine  and  Nuclear  Cardiology  staff, 
                        research laboratory personnel 
                     ‫  ٱ‬Radiation  detectors  stored  in  Emergency  Preparedness  storage 
                        facility, Radiation Safety Office, Clinical departments, research 
                     ‫  ٱ‬Mounted radiation monitors in trash dumpster areas University 
                        of Mississippi Medical Center Emergency Procedure 
                        Biological Safety Action Sheet

               University of Mississippi Medical Center 
              Emergency Procedure Chemical Safety Action 

Position Assigned to:                                               Date 

You Report to:       Chemical Safety Officer 

Location:  Emergency Department or other areas specified by Chemical Safety Officer 


Position:            Chemical Safety Assistance 

Mission:             Conduct Chemical survey and assist with decontamination 

Immediate:           ‫  ٱ‬Obtain briefing from Chemical Safety Officer 
                     ‫  ٱ‬Identify  equipment  to  be  used  during  assistance  with  the 
                     ‫  ٱ‬Don appropriate personal protective equipment 
                     ‫  ٱ‬Assist  ED  staff  in  setting  up  equipment  and  spaces  for 
                        identifying and handling chemical contamination 
Intermediate:        ‫  ٱ‬Survey  patients  for  contamination  and  assist  ED  staff  during 
                     ‫  ٱ‬Assist with movement of contaminated victims 
                     ‫  ٱ‬Set  up  mass  screening  area  for  non­injured,  potentially 
                        contaminated victims 
Extended:            ‫  ٱ‬Monitor ED and environs for spread of contamination 
                     ‫  ٱ‬Collect  and  properly  package  contaminated  items  for  future 
                     ‫  ٱ‬Communicate to the Chemical Safety Officer that hazards and 
                        conditions are no longer of concern 
Resources:           ‫  ٱ‬Personnel:  Members of Chemical Safety Office, ED Staff 
                     ‫  ٱ‬Chemical  detectors  stored  in  Emergency  Preparedness  storage 

                              DECONTAMINATION OPERATIONS 

          Tier                           Description                             Recommendations 
Decontamination           Decontamination operations for the         Waste water from decontamination must be 
Operations for Planned    planned capacity are the provision of      contained. 
Capacity                  patient decontamination and containment 
                          of waste water based on the facility     Considerations to address in hospital policy 
                          hazard vulnerability assessment.         and procedure include:
                                                                   · Identification of the agent 
                          Each facility must provide plans and              o  Field/Fire/Haz Mat reports 
                          procedures for:                                   o  Laboratory testing of waste 
                              · Victim/patient decontamination                  water
                              · Waster water containment           · Waste water containment.
                              · Waster water disposal for planned  · Waste water disposal that may include 
                                 facility capacity                     contracts with waste pumping and 
                                                                       disposal companies. 
                                                                   Facility clean up and readiness for return to 
                                                                   normal operations.

     Tier                         Description                                Recommendations 
     Mass          Mass decontamination is defined as an           Due to the location of the 
Decontamination    incident that involves increased numbers        decontamination area and the large 
  Operations       of victims exceeding the planned                quantities of runoff produced, the 
                   capability of the facility to decontaminate     sanitary sewer may not be an option to 
                   those victims.  Attempts must be made to        route the runoff of waste water and the 
                   contain waste water.                            storm drain or ground leaching may be 
                                                                   necessary in an emergency. 
                   Life safety of victims, current patients and 
                   personnel is the primary mission.             Considerations to address in hospital 
                   Protection of the environment is a            policy and procedure include:
                   secondary consideration.  Local fire          · Involve the proper regulatory 
                   and/or hazmat resources may not be able           authorities (POTW/MS4) and first 
                   to respond to the facility to assist in the       responders providing 
                   decontamination efforts.  The facility must       decontamination services in 
                   anticipate decontamination requirements           planning for mass decontamination 
                   that exceed the planned capacity.                 and waste water issues. Make 
                                                                     reasonable efforts to contain the 
                   Large quantities of water are required to         excess waste water including the 
                   safely and completely decontaminate               use of berms and dikes.
                   victims, resulting in large quantities of     · Ensure large quantities of water are 
                   waste water with dilute contaminants.             available for decontamination to 
                                                                     dilute the agent as much as 
                   The facility must work closely with the           possible.
                   POTW or MS4 to plan for                       · Direct excess waste water to the 
                   decontamination that exceeds the                  sanitary sewer and immediately 
                   planned facility capabilities and                 notify the POTW and/or MS4.
                   investigate the options for containment of  · Should the sanitary sewer not be 
                   mass quantities of waste water and runoff         available, immediately notify the 
                   during the process.                               proper regulatory authorities (MS4, 
                                                                     POTW, etc.)
                   In consultation with local authorities, berm  · Investigate procedures for 
                   the decontamination area and dike the             containment and disposal of the 
                   waste water runoff to the extent possible         contained waste water: 
                   as follows:                                            o  Contracts with waste 
                   · Containment                                              pumping and disposal 
                   · Diverting to sanitary sewer                              companies
                   · Diverting to storm drains                   · Agreements with the POTW/MS4 to 
                   · Diverting to ground leaching.                   allow waste water to flow into 
                                                                     sanitary sewer.
                   Notification of proper regulatory             · Identification of the agent 
                   authorities when waste water cannot be                 o  Field/Fire/Haz Mat  reports 
                   contained should be in accordance with                 o  Laboratory testing of excess 
                   the Health and Safety Code, Chapter                        waste water.
                   6.95, Section 25500.                          · Establish procedures for facility 
                                                                     clean up and readiness for return to 
                                                                     normal operations.



1.    POTW:  Publicly Owned Treatment Works are the local authority who runs 
      the water treatment plans and collection systems in the jurisdiction.  These 
      plants receive effluent (waste water) for treatment and they are, in many 
      cases, one of the largest concentrations of hazardous chemicals to treat 
      the effluent. 

2.    MS4:  Municipal Separate Storm Sewer Systems are the storm runoff 
      system within a jurisdiction.  The runoff contained in these systems may 
      flow directly to waterways (rivers, ocean, and streams). 

3.    Berm is a long mound of material (dirt, clay, cement, sandbags) to dam 
      and contain or divert waste water. 

4.    Dike is a material used to contain waste water and materials away from 
      an area.

                                Evidence Collection 

The evidence collection appendix serves as a foundation for hospitals and first 
responders to collect and maintain the chain of evidence.  In the event of a 
suspected or actual criminal event including CBRNE events, a variety of 
responders, ranging from health care providers to law enforcement and federal 
authorities, will play a role in the coordinated response.  The identification of 
victims as well as the collection of evidence will be a critical step in these efforts.

·   The health care provider's first duty is to the patient; however interoperability 
    with other response agencies is strongly encouraged.
·   The performance of evidence collection while providing required patient 
    decontamination, triage and treatment should be reasonable for the situation.
·   Information gathered from the victims and first responders may aid in the 
    epidemiological investigation and ongoing surveillance. 

It is imperative that individual healthcare providers work with the local law 
enforcement agencies and prosecutors in the development and customization of 
these policies. 

                            Recommended Procedure 

Collection of Belongings… 


    ü  Ambulatory and non­ambulatory patients who are able to undress without 
       assistance will be directed to place their valuables (wallets, jewelry, cell 
       phones, etc.) in a clear, pre­labeled, plastic re­sealable bag. 
    ü  Direct the person to place a form of picture identification in the bag so that 
       it is visible from the outside. 
    ü  Assistive devices such as glasses, canes, hearing aids, etc. and 
       car/house keys should be kept by the patient and be decontaminated with 


    ü  Ambulatory and non­ambulatory patients who are able to undress without 
       assistance will be directed to place their clothing in a pre­labeled plastic 
    ü  Place the labeled patient’s valuables bag in the clothing bag. 
    ü  If the clothing is contaminated with chemical agent that may pose a risk of 
       secondary contamination, the bag should be placed in a large clear, pre­ 
       labeled, plastic re­sealable bag. 
    ü  Label the bag with patient identification and event information.

      ·   Patient name
      ·   DOB
      ·   Medical record #
      ·   Date and Time
      ·   Valuables list (if known and time allows)
      ·   Geographical site where contamination occurred. (This information is 
          critical to the epidemiological surveillance of the event and causative 
          agent.  Information may include proximity to the release site, location 
          at time of the event, etc,) 

Other Considerations: 

   ü  If time and staffing allow, a picture of the patient taken with an instant 
      developing camera prior to clothing removal should be taken and attached 
      to or inserted into the labeled bag.  This will enhance identification of 
      belongings with patients post event.  The use of digital cameras is not 
      recommended due to the ability to modify the pictures. 

   ü  A hospital security personnel, hospital police officer or city police officer 
      should oversee the collection of clothing and valuables.  Efforts should be 
      made to store each bag separately (i.e., not touching each other) in order 
      to maintain the chain of evidence. 

   ü  Release of patient belongings and valuables to law enforcement 
      authorities should be according to local law enforcement and hospital 

Decontamination of Valuables and Belongings 

1.  In the event that law enforcement determines that the patient valuables and 
    belongings are not needed as evidence, the property should be released to 
    the patient upon discharge in accordance with hospital policy. 

2.  The designated decontamination leader will determine the need for 
    decontamination of the clothing and valuables.  If valuables and/or belongings 
    are released to law enforcement, it will be their responsibility to 
    decontaminate the articles.

Full Scale Decontamination Plan    F­6

BIOLOGIC DISASTER                                                       Tab G 

I.     Introduction 
       This Biologic Disaster policy is an addendum to the hospital’s external 
       disaster plan.  Bioterrorism may occur as a covert event, in which persons 
       are unknowingly exposed and an outbreak is suspected only upon 
       recognition of unusual disease clusters or symptoms.  Bioterrorism may 
       also occur as announced events, in which persons are warned that an 
       exposure has occurred. 

II.    Epidemiologic Features 
       Epidemiologic principles must be used to assess whether a patient’s 
       presentation is typical of an endemic disease or is an unusual event that 
       should raise concern.  Features that should alert healthcare providers to 
       the possibility of a bioterrorism­related outbreak include:

       ·   A rapidly increasing disease incidence (e.g., within hours or days) in a 
           normally health population.
       ·   An epidemic curve that rises and falls during a short period of time.
       ·   An unusual increase in the number of people seeking care, especially 
           with fever, respiratory, or gastrointestinal complaints.
       ·   An endemic disease rapidly emerging at an uncharacteristic time or in 
           an unusual pattern.
       ·   Lower attack rates among people who had been indoors, especially in 
           areas with filtered air or closed ventilation systems, compared with 
           people who had been outdoors.
       ·   Clusters of patients arriving from a single locale.
       ·   Large numbers of rapidly fatal cases.
       ·   Any patient presenting with a disease that is relatively uncommon and 
           has bioterrorism potential (e.g., pulmonary anthrax, tularemia, or 

UMMC may be the initial site of recognition and response to a bioterrorism event. 
If a bioterrorism event occurs or is suspected management of the event will be 
the responsibility of the Medical Director, Chief of Staff, Hospital Epidemiologist, 
and Administrator on call.  It will be their responsibility to notify the following of 
the suspicion of a bioterrorism event. 

Internal Contacts 

Vice Chancellor             (601) 984­1010 

Infection Control           (601) 984­3942

Administrator on Call        (601) 984­1000       Ask to page the AOC 

External Contacts 

State Epidemiologist         (601) 576­7725 (day) 
                             (601) 576­7400 (nights and weekends) 

Infection Control Practices for Patient Management 

III.    Isolation Precautions 
        Agents of bioterrorism are generally not transmitted from person to 
        person; re­aerosolization of these agents is unlikely.  All patients in 
        healthcare facilities, including symptomatic patents with suspected or 
        confirmed bioterrorism­related illnesses should be managed utilizing 
        Standard Precautions. 

        Standard Precautions are designed to reduce transmission from both 
        recognized and unrecognized sources of infection in healthcare facilities, 
        and are recommended for all patients receiving care, regardless of their 
        diagnosis or presumed infection status.  For certain diseases or 
        syndromes (e.g., smallpox and pneumonic plague), additional precautions 
        may be needed to reduce the likelihood for transmission.  See Section II 
        for specific diseases and requirements for additional isolation precautions. 

IV.     Standard Precautions prevent direct contact with all body fluids 
        (including blood), secretions, excretions, non­intact skin (including 
        rashes), and mucous membranes.  Standard Precautions routinely 
        practiced by healthcare providers include:

           ·   Hand washing 
               Hands are washed after touching blood, body fluids, excretions, 
               secretions, or items contaminated with such body fluids, whether or 
               not gloves are worn.  Hands are washed immediately after gloves 
               are removed, between patient contacts, and as appropriate to avoid 
               transfer of microorganisms to other patients and the environment. 
               Either plain or antimicrobial­containing soaps may be used.

           ·   Gloves 
               Clean, non­sterile gloves are worn when touching blood, body 
               fluids, excretions, secretions, or items contaminated with such body 
               fluids.  Clean gloves are put on just before touching mucous 
               membranes and non­intact skin.  Gloves are changed between 
               tasks and between procedures on the same patient if contact 
               occurs with contaminated material.  Hands are washed promptly 
               after removing gloves and before leaving a patient care area.

           ·   Masks/Eye Protection or Face Shields 
               A mask and eye protection (or face shield) are worn to protect 
               mucous membranes of the eyes, nose, and mouth while performing 
               procedures and patient care activities that may cause splashes of 
               blood, body fluids, excretions, or secretions.

           ·   Gowns 
               A gown is worn to protect skin and prevent soiling of clothing during 
               procedures and patient­care activities that are likely to generate 
               splashes or sprays of blood, body fluids, excretions, or secretions. 
               Selection of gowns and gown materials should be suitable for the 
               activity and amount of body fluid likely to be encountered.  Soiled 
               gowns are removed promptly and hands are washed to avoid 
               transfer of microorganisms to other patients and environments. 

V.      Patient Placement 
        In small­scale events, routine facility placement and Infection Control 
        Practice will be followed.  If greater than five patients are admitted they will 
        be cohorted to the end of Ward 6W.  If additional patients must be 
        admitted they will also be placed on Ward 6W with patients transferred to 
        other wards or discharged.  If Ward 6W exceeds capacity patients will be 
        cohorted to successive wards. 

        The Incident Commander, with input from the Hospital Epidemiologist, 
        Administrator on Call, and Director of Nursing, will designate additional 
        resources as necessary to accommodate additional patients.  Wards to be 
        used will be determined according to the type of event. 

VI.     Patient Transport 
        Most infections associated with bioterrorism agents cannot be transmitted 
        from patient­to­patient.  Patient transport requirements for specific 
        potential agents of bioterrorism are listed in Section II.  In general, the 
        transport and movement of patients with bioterrorism­related infections, as 
        for patients with any epidemiologically important infections (e.g., 
        pulmonary tuberculosis, chickenpox, measles), should be limited to 
        movement that is essential to provide patient care, thus reducing the 
        opportunities for transmission of microorganisms within healthcare 

VII.    Cleaning, disinfection, and sterilization of equipment and 
        Cleaning and disinfection policies currently in place at UMMC are 
        adequate in virtually all Bioterrorism sections and should be strictly

       followed.  Standard Precautions will be followed at all times.  See specific 
       disease entities in Section II. 

VIII.  Discharge Management 
       Ideally, patients with bioterrorism­related infections should not be 
       discharged until they are deemed non­infectious.  However, large 
       numbers of individuals exposed may preclude hospitalization of all 
       exposed individuals.  In this event, family members should be supplied 
       with a copy of the appropriate information sheet found in Section III. 

IX.    Management of those not acutely ill 
       In the event of a bioterrorism event, campus security will attempt to limit 
       access of the Emergency Department to only those in acute need.  The 
       “worried well” i.e. those needing only some reassurance but manifesting 
       no symptoms of an agent of bioterrorism will be referred to a clinic site at 
       the University Hospital Pavilion.  The Administrator on call will contact the 
       Chairman of the Department of Medicine, Chairman of the Department of 
       Emergency Medicine, Chief of Nursing Services and Chief of the Division 
       of Infectious Diseases to arrange emergency staffing of this clinic.  Ideally 
       the clinic would be staffed by faculty of the Division of Infectious Diseases 
       and Emergency Medicine Department and resident physicians from the 
       same programs.  Further sites could be opened at the Medical Mall or 
       Student Union if the need arose. 

*After coordination with the ED Faculty, mechanism for rapid evaluation/triage of 
less ill patients may be implemented.

Management of Influx of Infectious Patients                                                 G­1 

   1.  PURPOSE:  To describe procedures for management of an influx of 
       infectious patients from a community or inpatient outbreak. 

   2.  POLICY:  The Vice Chancellor and/or Administrator on Call, or Hospital 
       Epidemiologist, or designee will initiate immediate action where a cluster, 
       endemic, epidemic, bioterrorism event, or other dangerous situation 
       exists.  This may include ordering cultures, isolation of a patient group, 
       unit closing, halting services or other quarantine measures or initiating the 
       Medical Center Emergency Plan.  Further analysis, epidemiological 
       investigation and action will occur as directed by the Hospital 
       Epidemiologist or designee and/or the Emergency Operating Center. 
       Refer to Attachment A for details specific to a pandemic influenza 

   3.  DESCRIPTION:  An influx of infectious patients would involve an outbreak 
       (epidemic) or increase of infections above the expected norm. The 
       increase can occur with or without warning and may involve the facility, 
       region, nation or across nations (pandemic).  It may be naturally occurring 
       or involve an act of bioterrorism.  In most cases, it will occur gradually with 
       some warning detected through surveillance systems which allows the 
       Medical Center to plan and transition from daily operations to emergency 
       treatment.  There are two major elements of the Medical Center mission if 
       an influx of infectious patients should occur:  treatment of infectious 
       patients and containment or prevention of transmission of infection. 


       Notification of an Influx of Infectious Patients: 
       1.  Unannounced – Clinics may be the first to recognize unusual disease 
           occurrence and initiate a response.  The situations and symptoms may 
           alert you to the possibility of an event: 
                      a.  An unusual increase in patients, especially with fever, 
                             respiratory, or gastrointestinal complaints. 
                      b. Clusters of patients arriving from a single locale. 
                      c. A rapid increase in disease (e.g. within hours or 
                             days) in a normally healthy population. 
                      d. A single patient with possible bioterrorism­related 
                             disease (e.g. anthrax, tularemia, or plague). 
       2.  Announced – An outbreak may be detected through routine infection 
           control surveillance or notification may be received through 
           communication with public health agencies.  Depending on the 
           urgency of the infectious event, notices will be distributed by the 
           hospital Chief Executive Officer via intranet, telephone and/or pager to

   key medical center staff, including the Administrators, Hospital 
   Epidemiologist, Infection Control Nurses, Safety Officer, Nurse 
   Managers, and Police. 

3.  The first person to become aware of an actual or suspected influx of 
    infectious patients should immediately notify their supervisor or during 
    non­administrative hours, the Administrator on Call, who will notify the 
    Hospital Epidemiologist and/or the Infection Control Nurses who will 
    then notify the Medical Directors, Nurse Managers and the Chief of 

Validation of Influx of Infectious Patients: 

Upon notification of an event or impending event the Infection Control 
Department will verify the occurrence and nature of the infectious disease 
process, geographic locations, and transmission route.  It may be 
necessary to initiate a response based on symptoms, rather than lab 
results.  Upon verification of the event the Administrator on Call or 
designee at the recommendation of the Infection Control Department will 
activate the treatment and control measures below, in their entirety or any 
segment of the plan appropriate to the event. 


1.  Events limited in scope will be managed through Hospital 
Administration and the Infection Control Department with daily briefings to 
leadership.  The Chief Executive Officer will identify and appoint key 
personnel to the team including the Hospital Epidemiologist, Infection 
Control Nurses, Microbiologists, and applicable Medical Directors and 
Nurse Managers. 

2.  Large­scale events will trigger activation of the Medical Center 
Emergency Plan.  The Infection Control Department will be 
represented in the emergency Operating Center: 

       *Early decisions will be made in reference to establishing 
       designated wards for management of these patients with 
       appropriate isolation procedures. 

3.  The management team will: 

       a.     Validate and determine the scope of influx event. 
       b.     Direct implementation of emergency control actions. 
       c.     Communicate with key personnel. 
       d.     Establish communications with appropriate community, state 
              and federal agencies.

          e.     Maintain a chronological list of event activities. 
          f.     Ensure adequate assignment of medical and other 
                 personnel as required by the influx event. 
          g.     Disseminate any necessary information to key staff for 
                 distribution to all staff. 
          h.     Designate one or more wards as infectious disease wards. 
          i.     Establish appropriate staffing levels. 
          j.     Implement increased level/placement of hand 
                 washing/barriers material stations 
          k.     Establish/publish guidelines for accelerated discharge. 
          l.     Establish/publish guidelines for MedControl/ED/AMR 
                 management to allow refusals to transport for cases where 
                 medical indications/triage issues limit this resource. 

General Control Measures: 

1.  Manage patients utilizing isolation precautions appropriate to the tentative 
    diagnosis.  Use standard precautions, including when  appropriate to the 
    disease, respiratory hygiene/cough etiquette on all patients. 

                     A.     Wear gloves if hand contact with respiratory 
                            secretions or potentially contaminated surfaces is 
                     B.     Wear a gown if soiling of clothes with patient’s 
                            respiratory secretions is expected. 
                     C.     Change gloves and gowns after each patient 
                            encounter and before touching any non­ 
                            contaminated items or touching another patient, 
                            and perform hand hygiene. 
                     D.     Decontaminate hands before and after touching 
                            the patient, after touching the patient’s 
                            environment or after touching the patient’s 
                            respiratory secretions, whether or not gloves are 
                     E.     When hands are visibly soiled or contaminated 
                            with respiratory secretions, wash hands with either 
                            a non­antimicrobial or an antimicrobial soap and 
                            water.  Hand hygiene with plain soap or detergent 
                            for at least 15 seconds under running water is an 
                            effective method of removing soil and transient 
                            microorganisms.  If sinks for hand hygiene are not 
                            readily available, alcohol­based agents can be 
                     F.     If hands are not visibly soiled and after glove 
                            removal, use an alcohol­based hand rub for

                               routinely decontaminating hands in clinical 
                               Alternatively, wash hands with an antimicrobial 
                               soap and water. 

                        o  Respiratory Hygiene/Cough Etiquette:  For an 
                           organism that primarily is transmitted by respiratory 
                           secretions, efforts to decrease the spread of 
                           secretions and droplets may help limit transmission. 
                           A new program called Respiratory Hygiene/Cough 
                           Etiquette has been developed to do so.  This program 
                           should be implemented at the first point of contact 
                           with a potentially infected person to prevent the 
                           transmission of all respiratory tract infections in 
                           healthcare settings, including influenza.  A 
                           Respiratory Hygiene/Cough Etiquette program 
                           includes posting visual alerts instructing patients and 
                           persons who accompany them to inform healthcare 
                           personnel if they have symptoms of respiratory 
                           infection; providing tissues to patients and visitors to 
                           cover their mouth and nose when coughing and 
                           sneezing; providing dispensers of alcohol­based hand 
                           rubs; offering mask to persons who are coughing and 
                           encouraging coughing persons to sit at least 3 feet 
                           from others. 

                    G.  Appropriate use of masks for personnel or for patient 
                        should be reviewed under the individual disease in the 
                        attachment (i.e., Influenza Attachment A). 

2.  A triage area for patients and visitors may be set up outside the Emergency 
    Department in the ambulance bay.  It may be necessary to triage non­acute 
    cases to an alternate location/clinic (Jackson Medical Mall) and accept only 
    acute cases into the Emergency Department or hospital. 
3.  The Nurse Manager of each inpatient service will do inventory on existing bed 
    capabilities in the hospital, arrange to discharge patients if necessary and 
    report the number of available beds on an on­going basis. 

4.  Patients may be cohorted in a designated ward (i.e., 6W in the adult hospital, 
    2C in pediatric hospital) and follow appropriate isolation precautions if 
    indicated.  Limit new non­infected admission to the designated cohort area. 
    Determination should be made at the recommendation of the Infection Control 
    Department whether cohorting of staff (only designated personnel care for 
    “outbreak” patients) is necessary.  Movement of staff between wards should 
    be restricted and minimize the number of staff having contact with infected 
    patients to a single small group of healthcare providers if possible.  As

   applicable assign only vaccinated nursing personnel to work in the cohort 
   when vaccination is possible. 

5.  The Administrator on Call or designee based on available beds, staff and 
    service may halt elective admissions and procedures, cancel clinics, delay 
    transfers, restrict patent movement/activities, limit visitors and activate any 
    other control measures deemed necessary. 

6.  If additional isolated rooms are needed, the following units/locations are 
    designated as alternative for admission of patients.  These locations were 
    chosen because of suction and oxygen availability, availability of negative­ 
    pressure if needed, and proximity  to medical services: 

                          o  Cohort cases on 6W in adult hospital, 2C in pediatric 
                          o  Create treatment rooms into patient rooms 
                          o  If for some reason cohorting is not achievable, at least 
                             three feet spatial separations should be maintained 
                             between the infected patient and other patients and 
                          o  Patients with known similar infectious diseases or in a 
                             confirmed outbreak with similar symptoms may be 
                             placed in a room together. 

7.  Movement and transport of patients with the outbreak infection should be 
    limited as much as possible. In settings where patient transport is common, 
    such as from the Emergency Department to radiology, the Infection Control 
    Department should consider using alternate routes for persons with possible 
    infection and those who have no symptoms of the outbreak infection. 

8.  Follow routine cleaning procedures.  Instructions will be disseminated as 
    needed if the cleaning schedule and waste removal schedule is changed. 

9.  Visitors with illness should be restricted.  Post notices at entrances.  If visiting 
    is authorized, develop protocol outlining who can visit, when and limitations 
    including options as only vaccinated visitors, not caring for anyone else, 
    appropriate use of lounges, barrier use and hand hygiene. 

10. Personnel with illness should be restricted.  Similarly movement of staff 
   between wards should be restricted and minimize the number of staff having 
   contact with infected patients to a single small group of healthcare providers if 
   possible.  As applicable, assign only vaccinated nursing personnel to work in 
   the cohort. 

11. In the event of multiple ill staff, nursing education will provide education to 
   non­trained and non­specialized workers to assist in patient areas.

a.    Treatment: 

                i.  Current recommendations for treatment, 
                      post­exposure prophylaxis and 
                      immunization will be used.  The Center for 
                      Disease Control and Prevention or 
                      Mississippi State Department of Health may 
                      be consulted, if necessary. 
                ii.  If mass prophylaxis or treatment with 
                      medications, antiviral or vaccinations 
                      becomes necessary, alternate sites for 
                      medication/vaccine administrations will be 
                      set up and information disseminated by 
                      Public Affairs. 
                iii.  Ideally, patients with infections will not be 
                      discharged until they are deemed 
                      noninfectious.  However, in the event that 
                      large numbers of persons exposed may 
                      preclude admission of all infected patients, 
                      home care instructions should be provided 
                      (use of appropriate barrier precautions, 
                      hand washing, waste management, and 
                      cleaning and disinfection of the 
                      environment and patient­care items). 
                iv.  During a large­scale infection­related event, 
                      fear and panic can be expected from both 
                      patients and healthcare providers. 
                      Psychological responses may include 
                      anger, unrealistic concerns about infection, 
                      and fear of contagion.  Minimize panic early 
                      by explaining risks, offering careful but 
                      rapid medical evaluation/treatment and 
                      information to all involved. 
                v.  Suspend routine environmental practices to 
                      support cleaning priority to high­risk areas. 
                      Disseminate instructions regarding methods 
                      of cleaning, priority areas, waste removal 
                      and use of barriers. 
                vi.  In the event that supplies become limited, 
                      instructions regarding conservation re­use, 
                      and cleaning will be issued based on 
                      recommendations from the ICT in 
                      conjunction with each of the services. 
                vii. Establish priorities for laboratory studies in 
                      the event of overwhelming demand.

                                      viii.Continue surveillance for healthcare­ 
                                           acquired illness and secondary cases. 
                                           Collect data related to the number of cases, 
                                           disposition and clinical data to track the 
                                           extent and severity of the outbreak. This will 
                                           be led by the Infection Control Department. 

       (Reference:  International Infection Control Council, Strategies for Pandemics and 
       Disasters  Toolkit,  2002;  National  Center  for  Infectious  Diseases  and  National 
       Immunization Program, Detection and Control of Influenza Outbreaks, 20) 

Influenza or Infectious Agent with Respiratory Droplet Transmission  G ­ 2 
University of Mississippi Hospitals and Clinics 
Surge Plan for an Outbreak or Epidemic 

1.  Control of Influenza Outbreak or Epidemic 

   The primary control measure in a flu outbreak is the utilization of a vaccine 
   that matches the outbreak strain.  Other measures are to be utilized to limit 
   the spread of the disease but utilization of vaccine is the primary control 
2.  Surveillance/ Confirmation of Diagnosis 
   The Infection Control Department will establish flu syndromic surveillance in 
   the Emergency Department and Outpatient areas and with hospital 
   admissions during the flu season, (traditionally Oct – March).  If an outbreak 
   occurs, this surveillance will be utilized to track the percentage of flu­like 
   illness that is seen at UMMC.  Active surveillance for nosocomial influenza 
   illness will include any patient with the onset of acute febrile respiratory illness 
   or pneumonia (onset > 48 hours after admission). The former would include a 
   new onset of fever > 100 degrees F, with or without myalgia, malaise, or 
   headache, and with one or more of sore throat, cough, rhinorrhea, or nasal 
   congestion. Respiratory specimens should be sent to the laboratory to 
   determine whether influenza is the etiology.  Syndromic surveillance utilized 
   by the CDC will be followed. 
   If the etiologic agent of a respiratory illness outbreak has not yet been 
   established, the Infection Control Department will obtain nasopharyngeal 
   swabs on appropriate patients and work with the microbiology laboratory and 
   the MSDH to confirm the presence of influenza and whether it is Type A or B. 
3.  Triage 
   In a known outbreak or epidemic hospital personnel should refer to infection 
   control procedures listed below for influenza as soon as possible to protect

   themselves and other non­infected patients. Also refer to infection control 
   measures below for placement of patients on the floors and/or transport to 
   and from tests or admission to the hospital. 
   This section is to serve as a guide for triage.  The actual course of action 
   taken at the time will be based upon the numbers of patients seen and the 
   decision of the Incident Commander in consultation with the Infection Control 
   The Triage Officer (or their designees) will establish a triage area for patients 
   and visitors with flu­like illness.  It may become necessary to triage non­acute 
   cases to an alternate location/clinic (Jackson Medical Mall) and accept only 
   acute cases into the Emergency Department or hospital. 
                        A.      Infection Control 
    Hand washing remains the primary infection control tool!!! 
            a.  Flu Transmission:  Human influenza is transmitted from person 
                to person primarily via virus­laden large droplets (particles >5 µm 
                in diameter) that are generated when infected persons cough or 
                sneeze; these large droplets can then be directly deposited onto 
                the mucosal surfaces of the upper respiratory tract of susceptible 
                persons who are near (i.e., within 3 feet) the droplet source. 
                Transmission also may occur through direct and indirect contact 
                with infectious respiratory secretions. 
            b.  Use of Masks: A combination of infection control strategies is 
                recommended to decrease transmission of influenza in health­ 
                care settings. These include placing influenza patients in private 
                rooms when possible and having health­care personnel wear 
                masks for close patient contact (i.e., within 3 feet) and gowns and 
                gloves if contact with respiratory secretions is likely. The use of 
                surgical, N­95, or procedure masks by infectious patients may 
                help contain their respiratory secretions and limit exposure to 
                others. Likewise, when a patient is not wearing a mask, as when 
                in an isolation room, having health­care personnel mask for close 
                contact with the patient may prevent nose and mouth contact with 
                respiratory droplets. However, no studies have definitively shown 
                that mask use by either infectious patients or health­care 
                personnel prevents influenza transmission. 

MASKS/Symptomatic or Infected Patients 
During periods of increased respiratory infection activity in the community, masks 
should be offered as part of a respiratory hygiene/cough etiquette strategy to 
patients who are coughing or have other symptoms of a respiratory infection 
when they present for health­care services (see Respiratory Hygiene/Cough 
Etiquette in Healthcare Settings). Masks should be worn by these patients until it

is determined that the cause of symptoms is not an infectious agent that requires 
isolation precautions to prevent respiratory droplet transmission or the patient 
has been appropriately isolated, either by placement in a private room or by 
placement in a room with other patients with the same infection (cohorting). Once 
isolated, the patient does not need to wear a mask unless transport outside the 
room is necessary. 

MASKS/Health­care Personnel 
A surgical mask should be worn by health­care personnel who are in close 
contact (i.e., within 3 feet) with a patient who has symptoms of a respiratory 
infection, particularly if fever is present. These precautions should be maintained 
until the patient has been determined to be noninfectious or for the duration 
recommended for the specific infectious agent. (See the general information on 
the influx of infectious patients for recommendations on other control measures). 

                        B.      Prophylaxis 

   Vaccination – Vaccination with the pandemic strain vaccine should 
   occur among those exposed but not ill as soon as it becomes available. 

   Chemoprophylaxis –  2004­05 Chemoprophylaxis and Treatment 

   Patients/residents ­ Using antiviral drugs for treatment and prophylaxis of 
   influenza is a key component of influenza outbreak control in institutions. 
   When confirmed or suspected outbreaks of influenza occur in institutions that 
   house persons at high risk, chemoprophylaxis should be started as early as 
   possible to reduce the spread of the virus.  When outbreaks occur in 
   institutions, chemoprophylaxis should be administered to all residents, 
   regardless of whether they received influenza vaccinations during the 
   previous fall, and should continue for a minimum of 2 weeks. The dosage for 
   each resident should be determined individually. 

   Staff ­ Chemoprophylaxis also can be offered to unvaccinated staff that 
   provides care to persons at high risk. Prophylaxis should be considered for all 
   employees, regardless of their vaccination status, if the outbreak is caused by 
   a variant strain of influenza that is not well­matched by the vaccine. 
6.  Treatment ­ (See appendix A for complete dosing information) 
   In the United States, four antiviral medications (amantadine, rimantadine, 
   oseltamivir, and zanamivir) are approved for treatment of influenza. When 
   used for treatment within the first two days of illness, all four antiviral 
   medications are similarly effective in reducing the duration of illness by one or 
   two days.  People who are at high risk of serious complications from 
   influenza may benefit most from antiviral medications. Therefore, in general, 
   people who fall into these high risk groups should be given priority for use of

             influenza antiviral medications if there is any question of the supply 
             available for the outbreak: 
                                Treatment Priorities in an outbreak setting:
                    ·   Any person experiencing a potentially life­threatening influenza­ 
                        related illness should be treated with antiviral medications.
                    ·   Any person at high risk for serious complications of influenza and 
                        who is within the first 2 days of illness onset should be treated with 
                        antiviral medications. 
          7.  Cohorting ­ To limit the potential transmission of drug­resistant virus during 
              outbreaks in institutions, whether in chronic or acute­care settings or other 
              closed settings, measures should be taken to reduce contact as much as 
              possible between persons taking antiviral drugs for treatment and other 
              persons, including those taking chemoprophylaxis. 
                 If at all possible, patients with flu­like illness should be placed on a ward of 
                 patients with similar symptoms who likely have the flu.  Dedicated staff 
                 should be assigned to these wards.  6 West in the adult hospital and 
                 2CHH in the pediatric hospital will serve as the primary locations if 
                 cohorting is deemed necessary. 
          8.  Patient Transport – Movement and transportation of an influenza infected 
              patient should be limited as much as possible. If patient must be transported, 
              the patient should wear a surgical mask.  If appropriate and feasible, 
              dedicated routes and/or elevators for persons with flu­like symptoms and 
              those who have no symptoms of influenza may be designated by the Infection 
              Control Department. 
          9.  Disinfection ­ Any EPA approved veridical solution is appropriate for 
              cleaning. The influenza virus can live in the environment upwards to 6 hours. 
              (See the general information). 

                   (Dosing Guidelines – Check for any updates) 

Table 7

Persons Aged >65 Years

Amantadine. The daily dosage of amantadine for persons aged >65 years should 
not exceed 100 mg for prophylaxis or treatment, because renal function declines 
with increasing age. For certain older persons, the dose should be further 
Rimantadine. Among older persons, the incidence and severity of central 
nervous system (CNS) side effects are substantially lower among those taking 
rimantadine at a dosage of 100 mg/day than among those taking amantadine at 
dosages adjusted for estimated renal clearance (287). However, chronically ill 
older persons have had a higher incidence of CNS and gastrointestinal 
symptoms and serum concentrations 2­­4 times higher than among healthy, 
younger persons when rimantadine has been administered at a dosage of 200 
mg/day (235). 
For prophylaxis among persons aged >65 years, the recommended dosage is 
100 mg/day. For treatment of older persons in the community, a reduction in 
dosage to 100 mg/day should be considered if they experience side effects when 
taking a dosage of 200 mg/day. For treatment of older nursing home residents, 
the dosage of rimantadine should be reduced to 100 mg/day (286). 
Zanamivir and Oseltamivir. No reduction in dosage is recommended on the basis 
of age alone. 
Persons with Impaired Renal Function 

Amantadine. A reduction in dosage is recommended for patients with creatinine 
clearance <50 mL/min/1.73m  . Guidelines for amantadine dosage on the basis of 
creatinine clearance are located in the package insert. Because recommended 
dosages on the basis of creatinine clearance might provide only an 
approximation of the optimal dose for a given patient, such persons should be 
observed carefully for adverse reactions. If necessary, further reduction in the 
dose or discontinuation of the drug might be indicated because of side effects. 
Hemodialysis contributes minimally to amantadine clearance (288,289). 
Rimantadine. A reduction in dosage to 100 mg/day is recommended for persons 
with creatinine clearance <10 mL/min. Because of the potential for accumulation 
of rimantadine and its metabolites, patients with any degree of renal insufficiency, 
including older persons, should be monitored for adverse effects, and either the 
dosage should be reduced or the drug should be discontinued, if necessary. 
Hemodialysis contributes minimally to drug clearance (290). 
Zanamivir. Limited data are available regarding the safety and efficacy of 
zanamivir for patients with impaired renal function. Among patients with renal 
failure who were administered a single intravenous dose of zanamivir, decreases 
in renal clearance, increases in half­life, and increased systemic exposure to 
zanamivir were observed (246,291). However, a limited number of healthy 
volunteers who were administered high doses of intravenous zanamivir tolerated 
systemic levels of zanamivir that were substantially higher than those resulting

from administration of zanamivir by oral inhalation at the recommended dose 
(292,293). On the basis of these considerations, the manufacturer recommends 
no dose adjustment for inhaled zanamivir for a 5­day course of treatment for 
patients with either mild to moderate or severe impairment in renal function (246). 
Oseltamivir. Serum concentrations of oseltamivir carboxylate (GS4071), the 
active metabolite of oseltamivir, increase with declining renal function (247,294). 
For patients with creatinine clearance of 10­­30 mL/min (247), a reduction of the 
treatment dosage of oseltamivir to 75 mg once daily and in the prophylaxis 
dosage to 75 mg every other day is recommended. No treatment or prophylaxis 
dosing recommendations are available for patients undergoing routine renal 
dialysis treatment. 
Persons with Liver Disease 
Amantadine. No increase in adverse reactions to amantadine has been observed 
among persons with liver disease. Rare instances of reversible elevation of liver 
enzymes among patients receiving amantadine have been reported, although a 
specific relation between the drug and such changes has not been established 
Rimantadine. A reduction in dosage to 100 mg/day is recommended for persons 
with severe hepatic dysfunction. 
Zanamivir and Oseltamivir. Neither of these medications has been studied 
among persons with hepatic dysfunction. 
Persons with Seizure Disorders 
Amantadine. An increased incidence of seizures has been reported among 
patients with a history of seizure disorders who have received amantadine (296). 
Patients with seizure disorders should be observed closely for possible increased 
seizure activity when taking amantadine. 
Rimantadine. Seizures (or seizure­like activity) have been reported among 
persons with a history of seizures who were not receiving anticonvulsant 
medication while taking rimantadine (297). The extent to which rimantadine might 
increase the incidence of seizures among persons with seizure disorders has not 
been adequately evaluated. 
Zanamivir and Oseltamivir. Seizure events have been reported during 
postmarketing use of zanamivir and oseltamivir, although no epidemiologic 
studies have reported any increased risk for seizures with either zanamivir or 
oseltamivir use. 
Amantadine, rimantadine, and oseltamivir are administered orally. Amantadine 
and rimantadine are available in tablet or syrup form, and oseltamivir is available 
in capsule or oral suspension form (298,299). Zanamivir is available as a dry

powder that is self­administered via oral inhalation by using a plastic device 
included in the package with the medication. Patients will benefit from instruction 
and demonstration of correct use of this device (246). 
Approximately 90% of amantadine is excreted unchanged in the urine by 
glomerular filtration and tubular secretion (258,300­­303). Thus, renal clearance 
of amantadine is reduced substantially among persons with renal insufficiency, 
and dosages might need to be decreased (see Dosage) (Table 7). 
Approximately 75% of rimantadine is metabolized by the liver (251). The safety 
and pharmacokinetics of rimantadine among persons with liver disease have 
been evaluated only after single­dose administration (251,304). In a study of 
persons with chronic liver disease (the majority with stabilized cirrhosis), no 
alterations in liver function were observed after a single dose. However, for 
persons with severe liver dysfunction, the apparent clearance of rimantadine was 
50% lower than that reported for persons without liver disease (286). 
Rimantadine and its metabolites are excreted by the kidneys. The safety and 
pharmacokinetics of rimantadine among patients with renal insufficiency have 
been evaluated only after single­dose administration (251,290). Further studies 
are needed to determine multiple­dose pharmacokinetics and the most 
appropriate dosages for patients with renal insufficiency. In a single­dose study 
of patients with anuric renal failure, the apparent clearance of rimantadine was 
approximately 40% lower, and the elimination half­life was approximately 1.6­fold 
greater than that among healthy persons of the same age (290). Hemodialysis 
did not contribute to drug clearance. In studies of persons with less severe renal 
disease, drug clearance was also reduced, and plasma concentrations were 
higher than those among control patients without renal disease who were the 
same weight, age, and sex (286,305). 
In studies of healthy volunteers, approximately 7%­­21% of the orally inhaled 
zanamivir dose reached the lungs, and 70%­­87% was deposited in the 
oropharynx (246,306). Approximately 4%­­17% of the total amount of orally 
inhaled zanamivir is systemically absorbed. Systemically absorbed zanamivir has 
a half­life of 2.5­­5.1 hours and is excreted unchanged in the urine. Unabsorbed 
drug is excreted in the feces (246,293). 
Approximately 80% of orally administered oseltamivir is absorbed systemically 
(294). Absorbed oseltamivir is metabolized to oseltamivir carboxylate, the active 
neuraminidase inhibitor, primarily by hepatic esterases. Oseltamivir carboxylate

has a half­life of 6­­10 hours and is excreted in the urine by glomerular filtration 
and tubular secretion via the anionic pathway (247,307). Unmetabolized 
oseltamivir also is excreted in the urine by glomerular filtration and tubular 
secretion (308). 
                        Side Effects and Adverse Reactions 
When considering use of influenza antiviral medications (i.e., choice of antiviral 
drug, dosage, and duration of therapy), clinicians must consider the patient's age, 
weight, and renal function (Table 7); presence of other medical conditions; 
indications for use (i.e., prophylaxis or therapy); and the potential for interaction 
with other medications. 
Amantadine and Rimantadine 
Both amantadine and rimantadine can cause CNS and gastrointestinal side 
effects when administered to young, healthy adults at equivalent dosages of 200 
mg/day. However, incidence of CNS side effects (e.g., nervousness, anxiety, 
insomnia, difficulty concentrating, and lightheadedness) is higher among persons 
taking amantadine than among those taking rimantadine (308). In a 6­week study 
of prophylaxis among healthy adults, approximately 6% of participants taking 
rimantadine at a dosage of 200 mg/day experienced one or more CNS 
symptoms, compared with approximately 13% of those taking the same dosage 
of amantadine and 4% of those taking placebo (308). A study of older persons 
also demonstrated fewer CNS side effects associated with rimantadine 
compared with amantadine (287). Gastrointestinal side effects (e.g., nausea and 
anorexia) occur among approximately 1%­­3% of persons taking either drug, 
compared with 1% of persons receiving the placebo (308). 
Side effects associated with amantadine and rimantadine are usually mild and 
cease soon after discontinuing the drug. Side effects can diminish or disappear 
after the first week, despite continued drug ingestion. However, serious side 
effects have been observed (e.g., marked behavioral changes, delirium, 
hallucinations, agitation, and seizures) (288,296). These more severe side 
effects have been associated with high plasma drug concentrations and have 
been observed most often among persons who have renal insufficiency, seizure 
disorders, or certain psychiatric disorders and among older persons who have 
been taking amantadine as prophylaxis at a dosage of 200 mg/day (258). Clinical 
observations and studies have indicated that lowering the dosage of amantadine 
among these persons reduces the incidence and severity of such side effects 
(Table 7). In acute overdosage of amantadine, CNS, renal, respiratory, and 
cardiac toxicity, including arrhythmias, have been reported (288). Because 
rimantadine has been marketed for a shorter period than amantadine, its safety 
among certain patient populations (e.g., chronically ill and older persons) has 
been evaluated less frequently. Because amantadine has anticholinergic effects 
and might cause mydriasis, it should not be used among patients with untreated 
angle closure glaucoma (288). 

In a study of zanamivir treatment of influenza­like illness among persons with 
asthma or chronic obstructive pulmonary disease where study medication was 
administered after use of a B2­agonist, 13% of patients receiving zanamivir and 
14% of patients who received placebo (inhaled powdered lactose vehicle) 
experienced a >20% decline in forced expiratory volume in 1 second (FEV1) after 
treatment (246,248). However, in a phase­I study of persons with mild or 
moderate asthma who did not have influenza­like illness, 1 of 13 patients 
experienced bronchospasm after administration of zanamivir (246). In addition, 
during postmarketing surveillance, cases of respiratory function deterioration 
after inhalation of zanamivir have been reported. Certain patients had underlying 
airways disease (e.g., asthma or chronic obstructive pulmonary disease). 
Because of the risk for serious adverse events and because the efficacy has not 
been demonstrated among this population, zanamivir is not recommended for 
treatment for patients with underlying airway disease (246). If physicians decide 
to prescribe zanamivir to patients with underlying chronic respiratory disease 
after carefully considering potential risks and benefits, the drug should be used 
with caution under conditions of appropriate monitoring and supportive care, 
including the availability of short­acting bronchodilators (277). Patients with 
asthma or chronic obstructive pulmonary disease who use zanamivir are advised 
to 1) have a fast­acting inhaled bronchodilator available when inhaling zanamivir 
and 2) stop using zanamivir and contact their physician if they experience 
difficulty breathing (246). No definitive evidence is available regarding the safety 
or efficacy of zanamivir for persons with underlying respiratory or cardiac disease 
or for persons with complications of acute influenza (277). Allergic reactions, 
including oropharyngeal or facial edema, have also been reported during 
postmarketing surveillance (246,253). 
In clinical treatment studies of persons with uncomplicated influenza, the 
frequencies of adverse events were similar for persons receiving inhaled 
zanamivir and those receiving placebo (i.e., inhaled lactose vehicle alone) (236­­ 
241,253). The most common adverse events reported by both groups were 
diarrhea; nausea; sinusitis; nasal signs and symptoms; bronchitis; cough; 
headache; dizziness; and ear, nose, and throat infections. Each of these 
symptoms was reported by <5% of persons in the clinical treatment studies 
combined (246). 
Nausea and vomiting were reported more frequently among adults receiving 
oseltamivir for treatment (nausea without vomiting, approximately 10%; vomiting, 
approximately 9%) than among persons receiving placebo (nausea without 
vomiting, approximately 6%; vomiting, approximately 3%) (242,243,247,309). 
Among children treated with oseltamivir, 14.3% had vomiting, compared with 
8.5% of placebo recipients. Overall, 1% discontinued the drug secondary to this 
side effect (245), whereas a limited number of adults who were enrolled in clinical 
treatment trials of oseltamivir discontinued treatment because of these symptoms 
(247). Similar types and rates of adverse events were reported in studies of

oseltamivir prophylaxis (247). Nausea and vomiting might be less severe if 
oseltamivir is taken with food (247,309). 
                              Use during Pregnancy 
No clinical studies have been conducted regarding the safety or efficacy of 
amantadine, rimantadine, zanamivir, or oseltamivir for pregnant women; only two 
cases of amantadine use for severe influenza illness during the third trimester 
have been reported (134,135). However, both amantadine and rimantadine have 
been demonstrated in animal studies to be teratogenic and embryotoxic when 
administered at substantially high doses (286,288). Because of the unknown 
effects of influenza antiviral drugs on pregnant women and their fetuses, these 
four drugs should be used during pregnancy only if the potential benefit justifies 
the potential risk to the embryo or fetus (see manufacturers' package inserts) 
(246, 247,286,288). 
                                Drug Interactions 
Careful observation is advised when amantadine is administered concurrently 
with drugs that affect CNS, including CNS stimulants. Concomitant administration 
of antihistamines or anticholinergic drugs can increase the incidence of adverse 
CNS reactions (235). No clinically substantial interactions between rimantadine 
and other drugs have been identified. 
Clinical data are limited regarding drug interactions with zanamivir. However, no 
known drug interactions have been reported, and no clinically critical drug 
interactions have been predicted on the basis of in vitro data and data from 
studies using rats (246,310). 
Limited clinical data are available regarding drug interactions with oseltamivir. 
Because oseltamivir and oseltamivir carboxylate are excreted in the urine by 
glomerular filtration and tubular secretion via the anionic pathway, a potential 
exists for interaction with other agents excreted by this pathway. For example, 
coadministration of oseltamivir and probenecid resulted in reduced clearance of 
oseltamivir carboxylate by approximately 50% and a corresponding approximate 
twofold increase in the plasma levels of oseltamivir carboxylate (247,307). 
No published data are available concerning the safety or efficacy of using 
combinations of any of these four influenza antiviral drugs. For more detailed 
information concerning potential drug interactions for any of these influenza 
antiviral drugs, package inserts should be consulted. 

                   Antiviral Drug­Resistant Strains of Influenza 
Amantadine­resistant viruses are cross­resistant to rimantadine and vice versa 
(311). Drug­resistant viruses can appear in approximately one third of patients 
when either amantadine or rimantadine is used for therapy (257,312,313). During 
the course of amantadine or rimantadine therapy, resistant influenza strains can 
replace susceptible strains within 2­­3 days of starting therapy (312,314). 
Resistant viruses have been isolated from persons who live at home or in an

institution where other residents are taking or have recently taken amantadine or 
rimantadine as therapy (315,316); however, the frequency with which resistant 
viruses are transmitted and their effect on efforts to control influenza are 
unknown. Amantadine­ and rimantadine­resistant viruses are not more virulent or 
transmissible than susceptible viruses (317). The screening of epidemic strains 
of influenza A has rarely detected amantadine­ and rimantadine­resistant viruses 
Persons who have influenza A infection and who are treated with either 
amantadine or rimantadine can shed susceptible viruses early in the course of 
treatment and later shed drug­resistant viruses, including after 5­­7 days of 
therapy (257). Such persons can benefit from therapy even when resistant 
viruses emerge. 
Resistance to zanamivir and oseltamivir can be induced in influenza A and B 
viruses in vitro (320­­327), but induction of resistance requires multiple passages 
in cell culture. By contrast, resistance to amantadine and rimantadine in vitro can 
be induced with fewer passages in cell culture (328,329). Development of viral 
resistance to zanamivir and oseltamivir during treatment has been identified but 
does not appear to be frequent (247,330­­333). In clinical treatment studies using 
oseltamivir, 1.3% of post treatment isolates from patients aged >13 years and 
8.6% among patients aged 1­­12 years had decreased susceptibility to 
oseltamivir (247). No isolates with reduced susceptibility to zanamivir have been 
reported from clinical trials; although the number of post treatment isolates tested 
is limited (334) and the risk for emergence of zanamivir­resistant isolates cannot 
be quantified (246). Only one clinical isolate with reduced susceptibility to 
zanamivir, obtained from an immunocompromised child on prolonged therapy, 
has been reported (331). Available diagnostic tests are not optimal for detecting 
clinical resistance to the neuraminidase inhibitor antiviral drugs, and additional 
tests are being developed (334,335). Postmarketing surveillance for 
neuraminidase inhibitor­resistant influenza viruses is being conducted (336).

Table 7

November 3, 2004 Page 1 of 3 
Influenza Antiviral Medications: 
2004­05 Interim Chemoprophylaxis and Treatment 
November 3, 2004 (Revised with updated information on antiviral use in children) 
Influenza antiviral medications are an important adjunct to influenza vaccine in the prevention and 
treatment of influenza. In the setting of the current vaccine shortage, CDC has developed interim 
recommendations on the use of antiviral medications for the 2004­05 influenza season. These 
interim recommendations are provided, in conjunction with previously issued recommendations 
on use of vaccine, to reduce the impact of influenza on persons at high risk for developing severe 
complications secondary to infection. The recommendations are not intended to guide the use of 
these medications in other situations, such as outbreaks of avian influenza. These interim 
recommendations may be updated as more information on the supply of influenza vaccine and 
antiviral medications becomes available. 
Influenza antiviral medications have long been used to limit the spread and impact of institutional 
influenza outbreaks. They also are used for treatment and chemoprophylaxis of persons in other 
settings. In the United States, four antiviral medications (amantadine, rimantadine, oseltamivir, 
and zanamivir) are approved for treatment of influenza, though limited supplies of zanamivir are 
currently available. When used for treatment within the first two days of illness, all four antiviral 
medications are similarly effective in reducing the duration of illness by one or two days. Only 
three antiviral medications (amantadine, rimantadine, and oseltamivir) are approved for 
chemoprophylaxis of influenza. More detailed information about each medication, including 
dosage and approved persons for use, may be found in Antiviral Information for Health Care 
2004­05 Antiviral Medications Usage Guidelines 
CDC is issuing interim recommendations for the use of antiviral medications during the 2004­05 
season. Local availability of these medications may vary from community to community, which 
could impact how these medications should be used. 
1. CDC encourages the use of  amantadine or rimantadine for chemoprophylaxis and  use of 
oseltamivir or zanamivir for treatment as supplies allow, in part to minimize the development of 
adamantane resistance among circulating influenza viruses. 

2. People who are at high risk of serious complications from influenza may benefit most from 
antiviral medications. Therefore, in general, people who fall into these high risk groups should be 
given priority for use of influenza antiviral medications: 
• Any person experiencing a potentially life­threatening influenza­related illness should be treated 
with antiviral medications. 
Influenza Antiviral Medications: 2004­05 Interim Chemoprophylaxis and Treatment 

• Any person at high risk for serious complications of influenza and who is within the first 2 
days of illness onset should be treated with antiviral medications. (Pregnant women should 
consult their primary provider regarding use of influenza antiviral medications.) 

• All persons who live or work in institutions caring for people at high risk of serious 
complications of influenza infection should be given antiviral medications in the event of an 
institutional outbreak. 
This includes nursing homes, hospitals, and other facilities caring for persons with 
Immunosuppressive conditions, such as HIV/AIDS. When vaccine is available, vaccinated staff 
requires chemoprophylaxis only for the 2­week period following vaccination. Vaccinated and

Unvaccinated residents should receive chemoprophylaxis for the duration of institutional outbreak 
activity. Rapid tests or other influenza tests should be used to confirm influenza as the cause of 
outbreaks as soon as possible. However, treatment and chemoprophylaxis should be initiated if 
influenza is strongly suspected and test results are not yet available. Other outbreak control 
efforts such as cohorting of infected persons, and the practice of respiratory hygiene and other 
measures also should be implemented. For further information on detection and control of 
influenza outbreaks in acute care facilities see Detection and Control of Influenza Outbreaks in 
Acute Care Facilities. 
• All persons at high risk of serious influenza complications should be given antiviral medications 
if they are likely to be exposed to others infected with influenza. For example, when a high­risk 
person is part of a family or household in which someone else has been diagnosed with 
influenza, the exposed high­risk person should be given chemoprophylaxis for 7 days. 

3. Antiviral medications can be considered in other situations when the available supply of such 
medications is locally adequate. 
• Chemoprophylaxis of persons in communities where influenza viruses are circulating, which 
typically lasts for 6­8 weeks: 
• Persons at high risk of serious complications who are not able to get vaccinated. 
• Persons at high risk of serious complications who have been vaccinated but have not had time 
to mount an immune response to the vaccine. In adults, chemoprophylaxis should occur for a 
period of 2 weeks after vaccination. In children aged <9 years, chemoprophylaxis should occur 
for 6 weeks after the first dose, or 2 weeks after the second dose, depending on whether the child 
is scheduled to receive one or two doses of vaccine. 
• Persons with immunosuppressive conditions who are not expected to mount an adequate 
antibody response to influenza vaccine. 
• Health­care workers with direct patient care responsibilities that are not able to obtain vaccine. 
Influenza Antiviral Medications: 2004­05 Interim Chemoprophylaxis and Treatment 
Guidelines (continued from previous page) 
• Treatment of infected adults and children aged >1 year who do not have conditions placing 
them at high risk for serious complications secondary to influenza infection. 

4. Where the supplies of both influenza vaccine and influenza antiviral medications may not be 
sufficient to meet demand, CDC does not recommend the use of influenza antiviral medications 
for chemoprophylaxis of non­high risk persons in the community. 

Private Sector Sources of Influenza Antiviral Medications 
Pharmaceutical distributors should be contacted directly for availability and procurement of 
antiviral medications. 

Strategic National Stockpile 
The United States has a limited supply of influenza antiviral medications stored in the Strategic 
National Stockpile for emergency situations. Efforts are underway by Health and Human Services 
to procure additional supplies of antiviral medications. Some of the supply will be held in reserve 
in the event of an influenza pandemic. However, some of the supply will be made available to 
States and Territories for use in outbreak settings, as might occur in a hospital or long term care 

Requesting Influenza Antiviral Medications from the SNS 
Influenza antiviral medications in the SNS can be requested only by State or Territory Health 
Departments. Institutions (hospitals or long­term care facilities) experiencing an urgent need for 
such medications should convey their request to the State or Territory Health Department. 

1. The State or Territory Health Department should call (770) 488­7100, the CDC 24/7 
emergency number, to make a request for antiviral medications. A logistics plan is being drafted 
and will be available to all state and territorial health departments in the near future.

2. The State or Territory Health Department should indicate that there is an urgent priority use 
situation (as defined previously) that can be addressed by use of antiviral medications, and 
should indicate that all reasonable efforts have been made to procure influenza antiviral 
medications from private distributors. 
Agent­Specific Recommendations                                                              G­3 


1. Description of Agent / Syndrome 
a.  Etiology 
    Anthrax is an acute infectious disease caused by Bacillus anthracis, a spore 
    forming, gram­positive bacillus.  Associated disease occurs most frequently in 
    sheep,  goats,  and  cattle,  which  acquire  spores  through  ingestion  of 
    contaminated  soil.    Humans  can  become  infected  through  skin  contact, 
    ingestion, or inhalation of B. anthracis spores from infected animals or animal 
    products (as in “woolsorter’s disease” from exposure to goat hair). Person­to­ 
    person transmission of inhalational disease does not occur.  Direct exposure 
    to  vesicle  secretions  of  cutaneous  anthrax  lesions  may  result  in  secondary 
    cutaneous infection. 

b.  Clinical features 
    Human anthrax infection can occur in three forms: pulmonary, cutaneous, or 
    gastrointestinal,  depending  on  the  route  of  exposure.  Of  these  forms, 
    pulmonary  anthrax  is  associated  with  bioterrorism  exposure  to  aerosolized 
    spores. Clinical features for each form of anthrax include: 

    · Non­specific  prodrome  of  flu­like  symptoms  follows  inhalation  of 
       infectious spores.
    · Possible brief interim improvement.
    · Two  to  four  days  after  initial  symptoms,  abrupt  onset  of  respiratory 
       failure  and  hemodynamic  collapse,  possibly  accompanied  by  thoracic 
       edema and a widened mediastinum on chest radiograph suggestive of 
       mediastinal lymphadenopathy and hemorrhagic mediastinitis.
    · Gram­positive  bacilli  on  blood  culture,  usually  after  the  first  two  or  three 
       days of illness.
    · Treatable  in  early  prodromal  stage.    Mortality  remains  extremely  high 
       despite  antibiotic  treatment  if  it  is  initiated  after  onset  of  respiratory 
    · Local skin involvement after direct contact with spores or bacilli.
    · Commonly seen on the head, forearms or hands.
    · Localized  itching,  followed  by  a  papular  lesion  that  turns  vesicular,  and 
       within 2­6 days develops into a depressed black eschar.
    · Usually non­fatal if treated with antibiotics. 

   ·    Abdominal  pain,  nausea,  vomiting,  and  fever  following  ingestion  of 
        contaminated food, usually meat.
    · Bloody diarrhea, hematemesis.
    · Gram­positive  bacilli  on  blood  culture,  usually  after  the  first  two  or  three 
        days of illness.
    · Usually fatal after progression to toxemia and sepsis. 
c.  Modes of transmission 
    The spore form of B. anthracis is durable.  As a bioterrorism agent, it could be 
    delivered as an aerosol.  The modes of transmission for anthrax include:
    · Inhalation of spores.
    · Cutaneous contact with spores or spore­contaminated materials.
    · Ingestion of contaminated food. 
d.  Incubation period 
    The incubation period following exposure to B. anthracis ranges from 1day to 
    8 weeks (average 5days), depending on the exposure route and dose:
    · 2­60 days following pulmonary exposure.
    · 1­7 days following cutaneous exposure.
    · 1­7 days following ingestion. 
e.  Period of communicability 
    Transmission of anthrax infections from person to person is unlikely. Airborne 
    transmission does not occur, but direct contact with skin lesions may result in 
    cutaneous infection. 

2.  Preventive Measures 
a.  Vaccine availability
    · Inactivated,  cell­free  anthrax  vaccine  (Bioport  Corporation  517/327­1500, 
       formerly Michigan Biologic Products Institute*) – limited availability. 

*Use of trade names and commercial sources is for identification only and 
does not constitute endorsement by CDC or the U.S. Department of Health 
and Human Services 

b.  Immunization recommendations
    · Routinely  administered  to  military  personnel.    Routine  vaccination  of 
      civilian populations not recommended. 

3.  Infection Control Practices for Patient Management 
    Symptomatic patients with suspected or confirmed infections with B. anthracis 
    should  be  managed  according  to  current  guidelines  specific  to  their  disease 
    state.    Recommendations  for  chemotherapy  are  beyond  the  scope  of  this 
    document.    For  up­to­date  information  and  recommendations  for  therapy, 
    contact  the  local  and  state  health  department  and  the  Bioterrorism 
    Emergency Number at the CDC Emergency Response Office, 770/488­7100. 
a.  Isolation precautions

      Standard  Precautions  are  used  for  the  care  of  patients  with  infections 
      associated  with B.  anthracis.  Standard  Precautions include  the  routine  use 
      of gloves for contact with nonintact skin, including rashes and skin lesions. 
b.    Patient placement 
      Private room placement for patients with anthrax is not necessary.  Airborne 
      transmission  of anthrax  does  not  occur.    Skin  lesions  may  be infectious,  but 
      requires direct skin contact only. 
c.    Patient transport 
      Standard Precautions should be used for transport and movement of patients 
      with B. anthracis infections. 
d.    Cleaning, disinfection, and sterilization of equipment and environment 
      Principles  of  Standard  Precautions  should  be  generally  applied  for  the 
      management  of  patient­care  equipment  and  for  environmental  control  (see 
      Section I for more detail). 
e.    Discharge management 
      No special discharge instructions are indicated. Home care providers should 
      be  taught  to  use  Standard  Precautions  for  all  patient  care  (e.g.,  dressing 
f.    Post­mortem care 
      Standard  Precautions  should  be  used  for  post­mortem  care.    Standard 
      Precautions  include  wearing  appropriate  personal  protective  equipment, 
      including  masks  and  eye  protection,  when  generation  of  aerosols  or  splatter 
      of body fluids is anticipated. 

4. Post Exposure Management 
a.  Decontamination of patients / environment 
    The risk for re­aerosolization of B. anthracis spores appears to be extremely 
    low  in  settings  where  spores  were  released  intentionally  or  were  present  at 
    low  or  high  levels.    In  situations  where  the  threat  of  gross  exposure  to  B. 
    anthracis  spores  exists,  cleansing  of  skin  and  potentially  contaminated 
    fomites  (e.g.  clothing  or  environmental  surfaces)  may  be  considered  to 
    reduce the risk for cutaneous and gastrointestinal forms of disease.  The plan 
    for decontaminating patients exposed to anthrax may include the following:
    · Instructing patients to remove contaminated clothing and store in labeled, 
        plastic bags.
    · Handling clothing minimally to avoid agitation.
    · Instructing  patients  to  shower  thoroughly  with  soap  and  water  (and 
        providing assistance if necessary).
    · Instructing  personnel  regarding  Standard  Precautions  and  wearing 
        appropriate  barriers  (e.g.  gloves,  gown,  and  respiratory  protection)  when 
        handling contaminated clothing or other contaminated fomites.
    · Decontaminating environmental surfaces using an EPA­registered, facility­ 
        approved  sporicidal/germicidal  agent  or  0.5%  hypochlorite  solution  (one 
        part household bleach added to nine parts water). 
b.  Prophylaxis and post­exposure immunization

    Recommendations  for  prophylaxis  are  subject  to  change.    Up­to­date 
    recommendations  should  be  obtained  in  consultation  with  local  and  state 
    health departments and CDC. Prophylaxis  should  be  initiated  upon 
    confirmation of an anthrax exposure (Table 1). 

Table 1. Recommended post­exposure prophylaxis for exposure to Bacillus anthracis 

Antimicrobial agent                  Adults                           Children § 

Oral Fluoroquinolones 
  One of the following: 
        Ciprofloxacin                500 mg twice daily               20­30  mg  per  kg  of  body  mass 
                                                                      daily, divided into two doses 

        Levofloxacin                 500 mg once daily                Not recommended 

        Ofloxacin                    400 mg twice daily               Not recommended 

If fluoroquinolones are not 
available or are contraindicated 
         Doxycycline                 100 mg twice daily               5  mg  per  kg  of  body  mass  per 
                                                                      day divided into two doses 

§  Pediatric  use  of  fluoroquinolones  and  tetracyclines is  associated  with  adverse 
effects that must be weighed against the risk of developing a lethal disease.  If B. 
anthracis  exposure  is  confirmed,  the  organism  must  be  tested  for  penicillin 
susceptibility.    If  susceptible,  exposed  children  may  be  treated  with  oral 
amoxicillin  40mg  per  kg  of  body  mass  per  day  divided  every  8  hours  (not  to 
exceed 500mg, three times daily). 

Prophylaxis  should  continue  until  B.  anthracis  exposure  has  been  excluded.    If 
exposure  is  confirmed,  prophylaxis  should  continue  for  8  weeks.    In  addition  to 
prophylaxis,  post­exposure  immunization  with  an  inactivated,  cell­free  anthrax 
vaccine is also indicated following anthrax exposure.  If available, post­exposure 
vaccination  consists  of  three  doses  of  vaccine  at  0,  2  and  4  weeks  after 
exposure.    With  vaccination,  post­exposure  antimicrobial  prophylaxis  can  be 
reduced to 4 weeks. 

c. Triage and management of large scale exposures / potential exposures 
       Advance planning should include identification of:
    · Sources  of  prophylactic  antibiotics  and  planning  for  acquisition  on  short 
    · Locations,  personnel  needs  and  protocols  for  administering  prophylactic 
       post­exposure care to large numbers of potentially exposed individuals.
    · Means  for  providing  telephone  follow­up  information  and  other  public 
       communications services.

d. Intensive care unit managers will need to consider in advance:
    · How  limited  numbers  of  ventilators  will  be  distributed  in  the  event  of  a 
       large number of patients arriving with abrupt pulmonary decompensation.
    · How additional ventilators can be obtained.
    · In  the  event  of  severely  limited  ventilator  availability,  whether  and  when 
       ventilator support will be discontinued for a terminally ill individual. 
(See  Section  I  for  additional  general  details  regarding  planning  for  large­scale 
patient management.) 

5.  Laboratory Support and Confirmation 
    Diagnosis  of  anthrax  is  confirmed  by  aerobic  culture  performed  in  a  BSL­2 
a.  Diagnostic samples 
        Diagnostic samples to obtain include:
    · Blood cultures.
    · Acute serum for frozen storage.
    · Stool culture if gastrointestinal disease is suspected. 
b.  Laboratory selection 
    Handling  of  clinical  specimens  should  be  coordinated  with  local  and  state 
    health departments, and undertaken in BSL ­2 or ­3 laboratories.  The FBI will 
    coordinate collection of evidence and delivery of forensic specimens to FBI or 
    Department of Defense laboratories. 
c.  Transport requirements 
    Specimen  packaging  and  transport  must  be coordinated  with local and  state 
    health  departments,  and  the  FBI.    A  chain  of  custody  document  should 
    accompany  the  specimen  from  the  moment  of  collection.  For  specific 
    instructions,  contact  the  Bioterrorism  Emergency  Number  at  the  CDC 
    Emergency  Response  Office,  770/488­7100.    Advance  planning  may 
    include identification of appropriate packaging  materials and transport media 
    in collaboration with the clinical laboratory at individual facilities.

Botulism                                                                          G ­ 4 

1.  Description of Agent / Syndrome 
a.  Etiology 
    Clostridium botulinum is an anaerobic gram­positive bacillus that produces a 
    potent  neurotoxin,  botulinum  toxin.    In  humans,  botulinum  toxin  inhibits  the 
    release  of  acetylcholine,  resulting  in  characteristic  flaccid  paralysis.  C. 
    botulinum  produces  spores  that  are  present  in  soil  and  marine  sediment 
    throughout  the  world.  Foodborne  botulism  is  the  most  common  form  of 
    disease in adults. An inhalational form of botulism is also possible.  Botulinum 
    toxin exposure may occur in both forms as agents of bioterrorism. 
b.  Clinical features 
    Food­borne  botulism  is  accompanied  by  gastrointestinal  symptoms. 
    Inhalational  botulism  and  foodborne  botulism  are  likely  to  share  other 
    symptoms including:
    · Responsive patient with absence of fever.
    · Symmetric  cranial  neuropathies  (drooping  eyelids,  weakened  jaw  clench, 
        difficulty swallowing or speaking).
    · Blurred vision and diplopia due to extra­ocular muscle palsies.
    · Symmetric descending weakness in a proximal to distal pattern (paralysis 
        of arms first, followed by respiratory muscles, then legs).
    · Respiratory dysfunction from respiratory muscle paralysis or upper airway 
        obstruction due to weakened glottis.
    · No sensory deficits. 
c.  Mode of transmission 
    Botulinum  toxin  is  generally  transmitted  by  ingestion  of  toxin­contaminated 
    food.  Aerosolization  of  botulinum  toxin  has  been  described  and  may  be  a 
    mechanism for bioterrorism exposure. 
d.  Incubation period
    · Neurologic  symptoms  of  foodborne  botulism  begin  12  –  36  hours  after 
    · Neurologic  symptoms  of  inhalational  botulism  begin  24­  72  hours  after 
        aerosol exposure. 
e.  Period of communicability 
        Botulism is not transmitted from person to person. 

2.  Preventive Measures 
a.  Vaccine availability 
    A  pentavalent  toxoid  vaccine  has  been  developed  by  the  Department  of 
    Defense.    This  vaccine  is  available  as  an  investigational  new  drug  (contact 
    USAMRIID,  301/619­2833).    Completion  of  a  recommended  schedule  (0,  2, 
    12 weeks) has been shown to induce protective antitoxin levels detectable at 
    1­year post vaccination. 
b.  Immunization recommendations

   Routine  immunization  of  the  public,  including  healthcare  workers,  is  not 

3.  Infection Control Practices for Patient Management 
    Symptomatic  patients  with  suspected  or  confirmed  botulism  should  be 
    managed  according  to  current  guidelines.  Recommendations for therapy  are 
    beyond  the  scope  of  this  document.    For  up­to­date  information  and 
    recommendations for therapy, contact CDC or state health department. 
a.  Isolation precautions 
    Standard Precautions are used for the care of patients with botulism. 
b.  Patient placement 
    Patient­to­patient  transmission  of  botulism  does  not  occur.    Patient  room 
    selection and care should be consistent with facility policy. 
c.  Patient transport 
    Standard Precautions should be used for transport and movement of patients 
    with botulism. 
d.  Cleaning, disinfection, and sterilization of equipment and environment 
    Principles  of  Standard  Precautions  should  be  generally  applied  to  the 
    management  of  patient­care  equipment  and  environmental  control  (see 
    Section I for more detail). 
e.  Discharge management 
    No special discharge instructions are indicated. 
f.  Post­mortem care 
    Standard Precautions should be used for post­mortem care. 

4.  Post Exposure Management 
    Suspicion of even single cases of botulism should immediately raise concerns 
    of  an  outbreak  potentially  associated  with  shared  contaminated  food.    In 
    collaboration  with  CDC and local /state health  departments,  attempts  should 
    be  made  to  locate  the  contaminated  food  source  and  identify  other  persons 
    who  may  have  been  exposed.  Any  individuals  suspected  to  have  been 
    exposed  to  botulinum  toxin  should  be  carefully  monitored  for  evidence  of 
    respiratory compromise. 
a.  Decontamination of patients / environment 
    Contamination with botulinum toxin does not place persons at risk for dermal 
    exposure  or  risk  associated  with  re­aerosolization.    Therefore, 
    decontamination of patients is not required. 
b.  Prophylaxis and post­exposure immunization 
    Trivalent  botulinum  antitoxin  is  available  by  contacting  state  health 
    departments  or  by  contacting  CDC  (404/639­2206  during  office  hours, 
    404/639­2888 after hours). This horse serum product has a <9% percent rate 
    of  hypersensitivity reactions.    Skin  testing  should be  performed  according  to 
    the package insert prior to administration. 
c.  Triage and management of large scale exposures / potential exposures 
    Patients affected by botulinum toxin are at risk for respiratory dysfunction that 
    may  necessitate  mechanical  ventilation.    Ventilatory  support  is  required,  on

   average, for 2 to 3 months before neuromuscular recovery allows unassisted 
   breathing.    Large­scale  exposures  to  botulinum  toxin  may  overwhelm  an 
   institution’s  available  resources  for  mechanical  ventilation.    Sources  of 
   auxiliary  support  and  means  to  transport  patients  to  auxiliary  sites  if 
   necessary  should  be  planned  in  advance  with  coordination  among 
   neighboring  facilities.  (See  Section  I for  additional general  details  regarding 
   planning for large­scale patient management.) 

5.  Laboratory Support and Confirmation 
a.  Obtaining diagnostic samples 
    Routine  laboratory  tests  are  of  limited  value  in  the  diagnosis  of  botulism. 
    Detection of toxin is possible from serum, stool samples, or gastric secretions. 
    For advice regarding the appropriate diagnostic specimens to obtain, contact 
    state  health  authorities  or  CDC (Foodborne  and  Diarrheal  Diseases  Branch, 
b.  Laboratory selection 
    Handling  of  clinical  specimens  should  be  coordinated  with  local  and  state 
    health  departments.  The  FBI  will  coordinate  collection  of  evidence  and 
    delivery of forensic specimens to FBI or Department of Defense laboratories. 
c.  Transport requirements 
    Specimen  packaging  and  transport  must  be coordinated  with local and  state 
    health  departments,  and  the  FBI.    A  chain  of  custody  document  should 
    accompany  the  specimen  from  the  moment  of  collection.    For  specific 
    instructions,  contact  the  Bioterrorism  Emergency  Number  at  the  CDC 
    Emergency  Response  Office,  770/488­7100.    Advance  planning  may 
    include identification of appropriate packaging  materials and transport media 
    in collaboration with the clinical laboratory at individual facilities. 

6.  Patient, Visitor, and Public Information 
    Fact  sheets  for  distribution  should  be  prepared,  including  explanation  that 
    people exposed to botulinum toxin are not contagious.  A clear description of 
    symptoms including blurred vision, drooping eyelids, and shortness of breath 
    should be provided with instructions to report for evaluation and care if such 
    symptoms develop.

Plague                                                                              G­5 

1.  Description of Agent / Syndrome 
a.  Etiology 
    Plague  is  an  acute  bacterial  disease  caused  by  the  gram­negative  bacillus 
    Yersinia  pestis,  which  is  usually  transmitted  by  infected  fleas,  resulting  in 
    lymphatic  and  blood  infections  (bubonic  and  septicemia  plague).    A 
    bioterrorism­related  outbreak  may  be  expected  to  be  airborne,  causing  a 
    pulmonary variant, pneumonic plague. 
b.  Clinical features 
        Clinical features of pneumonic plague include:
    · Fever, cough, chest pain.
    · Hemoptysis.
    · Muco­purulent or watery sputum with gram­negative rods on gram stain.
    · Radiographic evidence of bronchopneumonia. 
c.  Modes of transmission
    · Plague is normally transmitted from an infected rodent to man by infected 
    · Bioterrorism­related  outbreaks  are  likely  to  be  transmitted  through 
        dispersion of an aerosol.
    · Person­to­person  transmission  of pneumonic  plague is  possible  via large 
        aerosol droplets. Incubation period
    · The incubation period for plague is normally 2 – 8 days if due to fleaborne 
        transmission.  The  incubation  period  may  be  shorter  for  pulmonary 
        exposure (1­3 days). 
d.  Period of communicability 
    Patients  with  pneumonic  plague  may  have  coughs  productive  of  infectious 
    particle droplets. Droplet precautions, including the use of a mask for patient 
    care,  should  be  implemented  until  the  patient  has  completed  72  hours  of 
    antimicrobial therapy. 

2.  Preventive Measures 
a.  Vaccine availability 
    Formalin­killed vaccine exists for bubonic plague, but has not been proven to 
    be  effective  for pneumonic  plague.    It is  not currently  available in  the  United 
b.  Immunization recommendations 
    Routine vaccination requires multiple doses given over several weeks and is 
    not  recommended  for  the  general  population.  Post­exposure  immunization 
    has no utility. 

3.  Infection Control Practices for Patient Management 
    Symptomatic  patients  with  suspected  or  confirmed  plague  should  be 
    managed  according  to  current  guidelines.    Recommendations  for  specific 
    therapy  are  beyond  the  scope  of  this  document.    For  up­to­date  information 
    and recommendations for therapy, contact CDC or state health department.

a.  Isolation precautions 
    For  pneumonic  plague,  Droplet  Precautions  should  be  used  in  addition  to 
    Standard Precautions.
    · Droplet  Precautions  are  used  for  patients  known  or  suspected  to  be 
        infected  with  microorganisms  transmitted  by  large  particle  droplets, 
        generally  larger  than  5m in  size,  that  can  be  generated  by  the  infected 
        patient  during  coughing,  sneezing,  talking,  or  during  respiratory­care 
    · Droplet  Precautions  require  healthcare  providers  and  others  to  wear  a 
        surgical­type  mask  when  within  3  feet  of  the  infected  patient.    Based  on 
        local policy, some healthcare facilities require a mask be worn to enter the 
        room of a patient on Droplet Precautions.
    · Droplet  Precautions  should be  maintained  until  patient has  completed  72 
        hours of antimicrobial therapy. 
b.  Patient placement 
    Patients  suspected  or  confirmed  to  have  pneumonic  plague  require  Droplet 
    Precautions.  Patient  placement  recommendations  for  Droplet  Precautions 
    · Placing infected patient in a private room.
    · Cohort  in  symptomatic  patients  with  similar  symptoms  and  the  same 
        presumptive  diagnosis  (i.e.  pneumonic  plague)  when  private  rooms  are 
        not available.
    · Maintaining spatial separation of at least 3 feet between infected patients 
        and others when cohorting is not achievable.
    · Avoiding  placement  of  patient  requiring  Droplet  Precautions  in  the  same 
        room with an immunocompromised patient.
    · Special air handling is not necessary and doors may remain open. 
c.  Patient transport
    · Limit  the  movement  and  transport  of  patients  on  Droplet  Precautions  to 
        essential medical purposes only.
    · Minimize  dispersal  of  droplets  by  placing  a  surgical­type  mask  on  the 
        patient when transport is necessary. 
d.  Cleaning, disinfection, and sterilization of equipment and environment 
    Principles  of  Standard  Precautions  should  be  generally  applied  to  the 
    management  of  patient­care  equipment  and  for  environmental  control  (see 
    Section I for more detail). 
e.  Discharge management 
    Generally,  patients  with  pneumonic  plague  would  not  be  discharged  from  a 
    healthcare  facility  until  no  longer  infectious  (completion  of  72  hours  of 
    antimicrobial therapy) and would require no special discharge instructions.  In 
    the event of a large bioterrorism exposure with patients receiving care in their 
    homes,  home  care  providers  should  be  taught  to  use  Standard  and  Droplet 
    Precautions for all patient care. 
f.  Post­mortem care 
    Standard  Precautions  and  Droplet  Precautions  should  be  used  for  post­ 
    mortem care.

4.  Post Exposure Management 
a.  Decontamination of patients / environment 
    The  risk  for  re­aerosolization  of  Y.  pestis  from  the  contaminated  clothing  of 
    exposed  persons  is  low.  In  situations  where  there  may  have  been  gross 
    exposure  to  Y.  pestis,  decontamination  of  skin  and  potentially  contaminated 
    fomites  (e.g.  clothing  or  environmental  surfaces)  may  be  considered  to 
    reduce  the  risk  for  cutaneous  or  bubonic  forms  of  the  disease.  The  plan  for 
    decontaminating patients may include:
    · Instructing  patients  to  remove  contaminated  clothing  and  storing  in 
        labeled, plastic bags.
    · Handling clothing minimally to avoid agitation.
    · Instructing  to  patients  to  shower  thoroughly  with  soap  and  water  (and 
        providing assistance if necessary).
    · Instructing  personnel  regarding  Standard  Precautions  and  wearing 
        appropriate  barriers  (e.g.  gloves,  gown,  face  shield)  when  handling 
        contaminated clothing or other contaminated fomites.
    · Performing  environmental  surface  decontamination  using  an  EPA­ 
        registered,  facility­approved  sporicidal/germicidal  agent  or  0.5% 
        hypochlorite  solution  (one  part  household  bleach  added  to  nine  parts 
b.  Prophylaxis 
    Recommendations  for  prophylaxis  are  subject  to  change.  Up­to­date 
    recommendations  should  be  obtained  in  consultation  with  local  and  state 
    health departments and CDC.  Post­exposure prophylaxis should be initiated 
    following  confirmed  or  suspected  bioterrorism  Y.  pestis  exposure,  and  for 
    post­exposure  management  of  healthcare  workers  and  others  who  had 
    unprotected face­to­face contact with symptomatic patients (Table 2).

Table 2. Recommended post­exposure prophylaxis for exposure to Yersinia pestis. 

Antimicrobial agent                    Adults                           Children § 

First choice 
                                       100 mg twice daily               5  mg  per  kg  of  body  mass  per 
                                                                        day divided into two doses 

2  choice 
                                       500 mg twice daily               20­30  mg  per  kg  of  body  mass 
                                                                        daily, divided into two doses 

§  Pediatric  use  of  tetracyclines  and  flouroquinolones is  associated  with  adverse 
effects that must be weighed against the risk of developing a lethal disease. 

           o  Prophylaxis  should  continue  for  7  days  after  last  known  or 
               suspected Y. pestis exposure, or until exposure has been excluded. 
           o  Facilities  should  ensure  that  policies  are  in  place  to  identify  and 
               manage  health  care  workers  exposed  to  infectious  patients.    In 
               general,  maintenance  of  accurate  occupational  health  records  will 
               facilitate  identification,  contact,  assessment,  and  delivery  of  post­ 
               exposure care to potentially exposed healthcare workers. 
c.  Triage and management of large scale exposures / potential exposures 
    Advance  planning  should  include  identification  of  sources  for  appropriate 
    masks  to  facilitate  adherence  to  Droplet  Precautions  for  potentially  large 
    numbers of patients and staff.  Instruction and reiteration of requirements for 
    Droplet  Precautions (as  opposed  to  Airborne  Precautions)  will  be  necessary 
    to  promote  compliance  and  minimize  fear  and  panic  related  to  an  aerosol 
        Advance planning should also include identification of:
        · Sources of bulk prophylactic antibiotics and planning for acquisition on 
           short notice.
        · Locations,  personnel  needs  and  protocols  for  administering 
           prophylactic  post­exposure  care  to  large  numbers  of  potentially 
           exposed individuals.
        · Means  for  providing  telephone  follow­up  information  and  other  public 
           communications services.  See Section I for additional general details 
           regarding planning for large­scale patient management. 

5.  Laboratory Support and Confirmation 
    Laboratory  confirmation  of  plague  is  by  standard  microbiologic  culture,  but 
    slow  growth  and  misidentification  in  automated  systems  are  likely  to  delay

    diagnosis.  For  decisions  regarding  obtaining  and  processing  diagnostic 
    specimens, contact state laboratory authorities or CDC. 
a.  Diagnostic samples 
        Diagnostic samples to obtain include:
    · Serum for capsular antigen testing.
    · Blood cultures.
    · Sputum  or  tracheal  aspirates  for  Gram’s,  Wayson’s,  and  fluorescent 
        antibody staining.
    · Sputum or tracheal aspirates for culture. 
b.  Laboratory selection 
    Handling  of  clinical  specimens  should  be  coordinated  with  local  and  state 
    health  departments,  and  undertaken  in  Bio­Safety  Level  (BSL)  ­2  or  ­3 
    laboratories.  The  FBI  will  coordinate  collection  of  evidence  and  delivery  of 
    forensic specimens to FBI or Department of Defense laboratories. 
c.  Transport requirements: 
    Specimen  packaging  and  transport  must  be coordinated  with local and  state 
    health  departments,  and  the  FBI.    A  chain  of  custody  document  should 
    accompany  the  specimen  from  the  moment  of  collection.  For  specific 
    instructions,  contact  the  Bioterrorism  Emergency  Number  at  the  CDC 
    Emergency  Response  Office,  770/488­7100.    Advance  planning  may 
    include identification of appropriate packaging  materials and transport media 
    in collaboration with the clinical laboratory at individual facilities.

Smallpox                                                                             G­6 

1.  Description of Agent / Syndrome 
a.  Etiology 
    Smallpox  is  an  acute  viral illness  caused  by  the  variola  virus.  Smallpox  is  a 
    bioterrorism  threat  due  to  its  potential  to  cause  severe  morbidity  in  a 
    nonimmune  population  and  because  it  can  be  transmitted  via  the  airborne 
    route. A single case is considered a public health emergency. 
b.  Clinical features 
    Acute  clinical  symptoms  of  smallpox  resemble  other  acute  viral  illnesses, 
    such  as influenza.  Skin lesions  appear, quickly  progressing  from  macules  to 
    papules  to  vesicles.    Other  clinical  symptoms  to  aid  in  identification  of 
    smallpox include:
    · 2­4 day, non­specific prodrome of fever, myalgias.
    · rash  most  prominent  on  face  and  extremities  (including  palms  and 
        soles) in contrast to the truncal distribution of varicella.
    · rash scabs over in 1­2 weeks.
    · In  contrast  to  the  rash  of  varicella,  which  arises  in  “crops,”  variola  rash 
        has a synchronous onset. 
c.  Mode of transmission 
    Smallpox is transmitted via both large and small respiratory droplets. Patient­ 
    to­patient  transmission  is  likely  from  airborne  and  droplet  exposure,  and  by 
    contact  with  skin  lesions  or  secretions.    Patients  are  considered  more 
    infectious if coughing or if they have a hemorrhagic form of smallpox. 
d.  Incubation period 
    The incubation period for smallpox is 7­17 days; the average is 12 days. 
e.  Period of communicability 
    Unlike varicella, which is contagious before the rash is apparent, patients with 
    smallpox  become  infectious  at  the  onset  of  the  rash  and  remain  infectious 
    until their scabs separate (approximately 3 weeks). 

2.  Preventive Measures 
a.  Vaccine availability 
    A live­virus intradermal vaccination is available for the prevention of smallpox. 
b.  Immunization recommendations 
    Since the last naturally acquired case of smallpox in the world occurred more 
    than  20  years  ago,  routine  public  vaccination  has  not  been  recommended. 
    Vaccination against smallpox does not reliably confer lifelong immunity. 
    Even  previously  vaccinated  persons  should  be  considered  susceptible 
    to smallpox. 

3.  Infection Control Practices for Patient Management 
    Symptomatic  patients  with  suspected  or  confirmed  smallpox  should  be 
    managed  according  to  current  guidelines.    Recommendations  for  specific 
    therapy  are  beyond  the  scope  of  this  document.    For  up­to­date  information

    and  recommendations  for  therapy,  contact  the  CDC  or  state  health 
a.  Isolation precautions 
    For patients with suspected or confirmed smallpox, both Airborne and Contact 
    Precautions should be used in addition to Standard Precautions.
    · Airborne  Precautions  are  used  for  patients  known  or  suspected  to  be 
        infected with microorganisms transmitted by airborne droplet nuclei (small 
        particle  residue,  5m or  smaller  in  size)  of  evaporated  droplets  containing 
        microorganisms  that  can  remain  suspended  in  air  and  can  be  widely 
        dispersed by air currents.
    · Airborne  Precautions  require  healthcare  providers  and  others  to  wear 
        respiratory  protection  when  entering  the  patient  room.    (Appropriate 
        respiratory  protection  is  based  on  facility  selection  policy;  must  meet  the 
        minimal NIOSH standard for particulate respirators, N95).
    · Contact  Precautions  are  used  for  patients  known  or  suspected  to  be 
        infected or colonized with epidemiologically important organisms that can 
        be  transmitted  by  direct  contact  with  the  patient  or  indirect  contact  with 
        potentially contaminated surfaces in the patient’s care area.
    · Contact precautions require healthcare providers and others to:
        · Wear clean gloves upon entry into patient room.
        · Wear gown for all patient contact and for all contact with the patient’s 
             environment. Based on local policy, some healthcare facilities require a 
             gown  be  worn  to  enter  the  room  of  a  patient  on  Contact  Precautions. 
             Gown must be removed before leaving the patient’s room.
        · Wash hands using an antimicrobial agent. 
b.  Patient placement 
    Patients  suspected  or  confirmed  with  smallpox  require  placement  in  rooms 
    that  meet  the  ventilation  and  engineering  requirements  for  Airborne 
    Precautions, which include:
    · Monitored negative air pressure in relation to the corridor and surrounding 
    · 6 – 12 air exchanges per hour.
    · Appropriate  discharge  of  air  to  the  outdoors,  or  monitored  high  efficiency 
        filtration of air prior to circulation to other areas in the healthcare facility.
    · A door that must remain closed.
    · Healthcare  facilities  without  patient  rooms  appropriate  for  the 
        isolation  and  care  required  for  Airborne  Precautions  should  have  a 
        plan  for  transfer  of  suspected  or  confirmed  smallpox  patients  to 
        neighboring facilities with appropriate isolation rooms.
    · Patient placement in a private room is preferred.  However, in the event of 
        a  large  outbreak,  patients  who  have  active  infections  with  the  same 
        disease  (i.e.,  smallpox)  may  be  cohorted  in  rooms  that  meet  appropriate 
        ventilation and airflow requirements for Airborne Precautions. 
c.  Patient transport
    · Limit the movement and transport of patients with suspected or confirmed 
        smallpox to essential medical purposes only.

   ·    When  transport  is  necessary,  minimize  the  dispersal  of  respiratory 
        droplets by placing a mask on the patient, if possible 
d.  Cleaning, disinfection, and sterilization of equipment and environment 
    A  component  of  Contact  Precautions  is  careful  management  of  potentially 
    contaminated equipment and environmental surfaces.
    · When possible, noncritical patient care equipment should be dedicated to 
        a single patient (or cohort of patients with the same illness).
    · If  use  of  common  items  is  unavoidable,  all  potentially  contaminated, 
        reusable  equipment  should  not  be  used  for  the  care  of  another  patient 
        until  it  has  been  appropriately  cleaned  and  reprocessed.  Policies  should 
        be in place and monitored for compliance. 
e.  Discharge management 
    In  general,  patients  with  smallpox  will  not  be  discharged  from  a  healthcare 
    facility  until  determined  they  are  no  longer  infectious.  Therefore,  no  special 
    discharge instructions are required. 
f.  Post­mortem care 
    Airborne and Contact Precautions should be used for post­mortem care. 

4.  Post Exposure Management 
a.  Decontamination of patients / environment
    · Patient decontamination after exposure to smallpox is not indicated.
    · Items  potentially  contaminated  by  infectious  lesions  should  be  handled 
       using Contact Precautions. 
b.  Prophylaxis and post­exposure immunization 
    Recommendations  for  prophylaxis  are  subject  to  change.    Up­to­date 
    recommendations  should  be  obtained  in  consultation  with  local  and  state 
    health departments and CDC. 
           o  Post­exposure immunization with smallpox vaccine (vaccinia virus) 
              is  available  and  effective.    Vaccination  alone  is  recommended  if 
              given  within  3  days  of  exposure.    Passive  immunization  is  also 
              available  in  the  form  of  vaccinia  immune­globulin  (VIG)  (0.6ml/kg 
              IM).    If  greater  than  3  days  has  elapsed  since  exposure,  both 
              vaccination  and  VIG  are  recommended.  VIG  is  maintained  at 
              USAMRIID, 301/619­2833. 
           o  Vaccination  is  generally  contraindicated  in  pregnant  women,  and 
              persons with immunosuppression, HIV–infection, and eczema, who 
              are at risk for disseminated vaccinia disease.  However, the risk of 
              smallpox  vaccination  should  be  weighed  against  the  likelihood  for 
              developing  smallpox  following  a  known  exposure.  VIG  should  be 
              given concomitantly with vaccination in these patients. 
           o  Following  prophylactic  care,  exposed  individuals  should  be 
              instructed  to  monitor  themselves  for  development  of  flu­like 
              symptoms or rash during the incubation period (i.e., for 7 to 17 days 
              after  exposure)  and  immediately  report  to  designated  care  sites 
              selected to minimize the risk of exposure to others.

           o  Facilities  should  ensure  that  policies  are  in  place  to  identify  and 
              manage  health  care  workers  exposed  to  infectious  patients.    In 
              general,  maintenance  of  accurate  occupational  health  records  will 
              facilitate  identification,  contact,  assessment,  and  delivery  of  post­ 
              exposure care to potentially exposed healthcare workers. 

c.  Triage and management of large scale exposures / potential exposures 
    Advance  planning  must  involve  IC professionals in  cooperation  with  building 
    engineering staff, to identify sites within the facility that can provide necessary 
    parameters  for  Airborne  Precautions.    See  Section  I  for  additional  general 
    details regarding planning for large­scale patient management. 

5.  Laboratory Support and Confirmation 
a.  Diagnostic samples to obtain 
    For  decisions  regarding  obtaining  and  processing  diagnostic  specimens, 
    contact state laboratory authorities or CDC. 
b.  Laboratory selection 
    Handling  of  clinical  specimens  must  be  coordinated  with  state  health 
    departments, CDC, and USAMRIID.  Testing can be performed only in BSL ­ 
    4 laboratories.  The FBI will coordinate collection of evidence and delivery of 
    forensic specimens to FBI or Department of Defense laboratories. 
c.  Transport requirements 
    Specimen  packaging  and  transport  must  be coordinated  with local and  state 
    health  departments,  and  the  FBI.    A  chain  of  custody  document  should 
    accompany  the  specimen  from  the  moment  of  collection.  For  specific 
    instructions,  contact  the  Bioterrorism  Emergency  Number  at  the  CDC 
    Emergency  Response  Office,  770/488­7100.    Advance  planning  may 
    include identification of appropriate packaging  materials and transport media 
    in collaboration with the clinical laboratory at individual facilities.

FACT SHEETS                                                                 Tab H 

      ANTHRAX (Bacillus anthracis) FACT SHEET                              H ­ 1 

1.      WHAT IS ANTHRAX?  Anthrax is an acute, infectious disease caused by 
        the bacterium Bacillus anthracis.  In the past, humans would become 
        infected through skin contact, ingestion or inhalation of the germ from 
        infected animals (most frequently sheep, goats and cattle) or animal 
        products (as in “woolsorter’s disease” from exposure to goat hair). 
        Person­to­person transmission of inhalational disease DOES NOT occur. 
        Direct exposure to fluids from skin lesions may result in a secondary 
        cutaneous (skin) infection.  In a bioterrorism situation, the organism would 
        most likely be aerosolized to deliver the organism by breathing it in. 
2.      WHAT ARE THE SYMPTOMS OF ANTHRAX? There are three forms of 
        Anthrax:  pulmonary, cutaneous (skin), or gastrointestinal, depending on 
        the route of exposure.  The symptoms of each are: 
        a.      Pulmonary­
                · 2­60 day incubation period (time before you get sick)
                · Non­specific flu­like symptoms with brief interim improvement
                · 2­4 days after initial symptoms, abrupt onset of respiratory 
                   failure and circulatory collapse.
                · Treatable in early stage.  Mortality high if treatment initiated 
                   after onset of respiratory collapse. 
        b.      Cutaneous (skin)­
                · 1­7 day incubation period
                · Local skin involvement after direct contact with organism
                · Commonly seen on head, forearm or hands
                · Localized itching, followed by papular lesion that turn into a 
                   blister  and within 2­7 days develop into a depressed black 
                   eschar (like a black scab)
                · Usually non­fatal if treated with antibiotics 
        c.      Gastrointestinal­
                · 1­7 day incubation period
                · Abdominal pain, nausea, vomiting and fever following ingestion 
                   of contaminated food, usually meat.
                · Bloody diarrhea, vomiting blood
                · Usually fatal after progression to toxemia and sepsis 
3.      HOW IS ANTHRAX DIAGNOSED?  Physical findings are typically non­ 
        specific.  A widened mediastinum may be seen on Chest x­ray in later 
        stages of illness.  Pneumonia generally does not occur. Bacillus anthracis 
        is detectable by Gram stain of blood and blood culture late in the course of 
        illness.  Hemorrhagic meningitis may occur in up to 50% of cases, and the 
        organism may also be found in CSF.

      Transmission of Anthrax from person to person is unlikely.  Airborne 
      transmission does NOT occur, but direct contact with skin lesions may 
      result in a cutaneous infection.  Special precautions should be taken to 
      avoid aerosolization of spores during laboratory procedures and autopsy 
      Needlestick injuries from a bacteremic person would require treatment. 
      EXPOSED TO ANTHRAX?  Antibiotics (Ciprofloxacin, Doxycycline) would 
      be given for 4­8 weeks along with the Anthrax vaccine, if available, at 0, 2 
      and 4 weeks after exposure. 
      patient with Anthrax will be treated with Standard Precautions.  Standard 
      Precautions include wearing gloves for contact with nonintact skin, 
      including rashes and skin lesions. 
      MEMBERS SAFE?  If the patient was involved in a gross exposure to the 
      bacterium, cleansing of the skin and potentially contaminated objects 
      (clothes, environmental surfaces) should be undertaken.  Decontamination 
      would include:
              · Remove contaminated clothing and store in labeled, plastic bag. 
                  Handle clothes minimally to avoid agitation.
              · Shower thoroughly with soap and water.
              · Wear gloves and appropriate barriers (e.g., gowns, masks) 
                  when handling contaminated clothing or environmental objects.
              · Decontaminate environmental surfaces using an EPA registered 
                  sporicidal/germicidal agent or 10% hypochlorite solution (one 
                  part household bleach to 9 parts water).  Do not use bleach on 
                  skin or hair. 
              · Make sure you understand the dosage and side effects of any 
                  medications that are prescribed for you or your family members.
              · People recently exposed to Anthrax are not contagious to 

SMALLPOX FACT SHEET                                                           H ­ 2 

1.    WHAT IS SMALLPOX?  Smallpox is an acute, viral illness caused by the 
      Orthopox virus, Variola.  It was declared eradicated from the World in 
      1980 but both the U.S. and Russia have stocks of the virus.  It is an agent 
      of choice for a bioterrorist since the World’s population is considered non­ 
      immune, and it is easily transmitted by the airborne route. 
2.    WHAT ARE THE SYMPTOMS OF SMALLPOX?  The acute, clinical 
      symptoms are similar to influenza for 2­4 days.  Skin lesions appear 
      quickly on the face and extremities (including palms and soles) 
      progressing from macules to blisters.  The rash scabs over in 1­2 weeks. 
      The rash differs from chickenpox in that it has a synchronous onset as 
      opposed to the ‘waves’ of vesicles that chickenpox has.  Chickenpox is 
      also mainly distributed on the trunk. 
      transmitted by both large and small respiratory droplets.  You can breathe 
      the tiny viral particles into your lungs if you have close contact with 
      someone with the disease.  You can also get the viral particles into your 
      body if you touch the smallpox lesions of a patient, or handle their 
      contaminated linens. 
      AND THE SYMPTOMS OF THE DISEASE?  The incubation period for 
      smallpox is 7­17 days with the average being 12 days. 
      PERSON?  Smallpox is very contagious and person to person 
      transmission is very likely from airborne and droplet exposure and by 
      contact with skin lesions or secretions.  Patients are considered most 
      infectious if they are coughing or have a hemorrhagic form of smallpox. 
      Patients with smallpox become contagious at the onset of the rash and 
      remain infectious until the scabs separate in about 3 weeks. 
      WITH SMALLPOX?  A smallpox vaccine alone is recommended if given 
      within three days of exposure.  If greater than three days since exposure, 
      Vaccinia Immune Globulin (VIG) and vaccination are recommended. 
      patient with smallpox is very contagious.  They will be placed on airborne 
      and contact isolation in the hospital, in rooms that are under negative 
      pressure.  Any persons going in the room will wear an N­95 respirator 
      along with gloves and gowns.  Only essential personnel will enter these 
      rooms.  Transport of patients will be strictly limited.  If a smallpox patient 
      must leave a room, she/he will wear a mask, a cover gown and gloves. 
      Patients who die of smallpox should be cremated whenever possible. 
      Cleaning and disinfection of environmental surfaces or patient care 
      equipment should be done with an EPA­registered hospital disinfectant 
      (i.e., Stat III).  All disposable items will be double­bagged and autoclaved

      or incinerated.  All bedding and clothing of smallpox patients will be double 
      bagged and autoclaved prior to laundering. 

      After consulting a healthcare professional as to the need for vaccination 
      and immune globulin, exposed individuals should monitor themselves 
      daily for the development of a temperature higher than 38°C (101°F).  A 
      temperature or flu­like symptoms during the 17­day period following 
      exposure would suggest the development of smallpox.  They should 
      immediately report to designated care sites or be isolated at home in order 
      to minimize the risk of exposure to others. 
      Generally, vaccination with the smallpox vaccine is contraindicated in 
      pregnant women, persons who are immunosuppressed, have HIV disease 
      or have eczema.  However, the risk of smallpox vaccine should be 
      weighed against the likelihood for developing smallpox following a known 
      exposure.  Vaccinia Immune Globulin should be given at the same time to 
      these groups of patients.

BOMB THREAT                                                                   Tab I 

1.  Immediately, upon receipt of a written communication, telephoned bomb 
    threat, or identification of a suspicious package, the recipient will notify the 
    Vice Chancellor 4­1010 and/or his/her designee, and Administrator­on­Call 
    (AOC) by calling extension 4­4100 (Monday through Friday from 8 a.m. until 5 
    p.m. excluding official University holidays) or by notifying the nursing 
    supervisor at 4­4130 after hours.  The recipient should not alert patients or 
    visitors that a bomb threat, or a suspicious package, has been 

2.  Upon notification, the Vice Chancellor and/or his/her designee and the AOC 
    will immediately call the Director of Campus Security (or designee) at 4­7777, 
    the Hospital Director (or designee) at 4­4100, the Vice Chancellor designee at 
    4­1010, the Emergency Preparedness Coordinator 955­5880, and Public 
    Affairs at 4­1100. 

3.  The Hospital Director (or designee), after consulting with the Vice Chancellor 
    (or designee) and the Director of Campus Security (or designee), will 
    determine the appropriate response in accordance with the form of threat. 
    The Hospital Director (or designee) will notify Hospital Administrators (or 
    designees) of the appropriate response. 

4.  If deemed necessary, Hospital Administrators (or designees) will contact each 
    of their Department Directors and inform them of the appropriate response to 
    the bomb threat. Department Directors will then communicate the plan to their 
    staff and will remain available to receive additional instructions. 

5.  Search Procedure 

   o  Campus Police and any external special police units will be given authority 
      during the bomb search. Cooperation with the police is essential. 
   o  Selected hospital personnel may be instructed by authorized individuals to 
      search for and identify suspicious objects. 
   o  The search of the facilities should be thorough, eliminating those areas 
      that are locked and unavailable to the public. If a caller indicates a specific 
      area, it should receive immediate attention. Security must be maintained 
      until the entire investigation is completed. 
   o  All hospital business should proceed normally and calmly as searches are 
   o  If an object matching the description of the bomb is found, it should not be 
      moved. Clear the area and obtain professional assistance. Also try to 
      isolate the object as much as possible by keeping the area free of people 
      and equipment.

   o  Searches should be conducted in a manner that does not alarm patients, 
      family members, and visitors.  Personnel should seek to immediately 
      comfort any patients, family members, or visitors who become disturbed in 
      the course of the search. 

6.  Evacuation 

      The decision to evacuate, if necessary, will be made by a joint decision of 
      the Vice Chancellor (or designee), the Hospital Director (or designee), the 
      Chief of the Medical Staff (or designee), and the AOC. However, if there is 
      an extreme emergency as determined by the Director of Campus Security 
      and AOC, the AOC may authorize a partial evacuation in an orderly 
      fashion using procedures found in the Nursing Service Policy and 
      Procedure Manual.

CIVIL DISTURBANCES SECURITY PLAN                                        Tab J 
I.      Purpose: 

        To provide for the adequate and systematic deployment of personnel and 
        utilization of resources in response to a Civil Disturbance in order to 
        maintain the safety and security of the Medical Center. 

II.     Policy: 

        The Department of Campus Police/Security, in the event of a Civil 
        Disturbance, will ensure that sufficient police department resources are 
        deployed to maintain public order, safety, and provide for the security of 
        the institution in order to allow for the continued uninterrupted operation of 
        the Medical Center. 

III.    Definition: 

        A Civil disturbance is a situation that exists when civil unrest/riotous 
        activity occurs of such a magnitude that local law enforcement can not 
        adequately respond to calls for service with the resources immediately 

        Levels of alert or operational response for local law enforcement have 
        been developed so that the UMMC Campus Police Department can 
        prepare and monitor the situation as it develops in order to appropriately 

IV.     Alert Stages/Response Posture 

        Generally law enforcement agencies are capable of handling daily 
        activities, even when confronted with unusual circumstances or events, 
        with a normal compliment of personnel.  However, civil disturbances may 
        occur of varying magnitudes, which can severely tax on­hand resources 
        available to law enforcement.  Such events may occur outside of this 
        jurisdiction which may directly or indirectly impact the Campus of the 
        University of Mississippi Medical Center and its operational ability to 
        deliver health care. 

        Civil Disturbances, riots, etc. are handled in the same manner as a natural 
        disaster.  Civil disturbances and the exceptional circumstances they 
        create, have added a new dimensions to disaster planning and to the roll 
        of hospitals.  However, basic considerations remain constant.  There are 
        additional problems in civil disturbances, and they are that persons in a

      riot area may seek refuge in the hospital and the patients brought to the 
      hospital from riot areas may be militant. 

      Law enforcement agencies establish four levels of alert or response 
      A.     Level I:      Consist of routine police operations.  Normal staffing 
             levels and daily security measures are adequate for the department 
             to complete it mission, 

      B.    Level II:     A calamitous event restricted to a confined 
            geographic area which can be/is controlled with the deployment of 
            resources readily available by the department without affecting 
            other routine operations. 

      C.    Level III:    A calamitous event affecting a wide geographic area 
            and may involve massive destruction and/or resulting in massive 
            numbers of injuries or death.  Department response requires the 
            massive deployment of personnel and resources achieved through 
            the cancellation of personnel’s days off and/or alternate scheduling 
            of personnel. 

      D.    Level IV:     A wide spread calamitous event of which the effects 
            are so massive that the response requirements exceeds the 
            department resources when all departmental personnel are 
            deployed.  Such circumstances generally result in the declaration of 
            a “State of Emergency” and “Curfew”, and require the mobilization 
            of other law enforcement agencies and/or the National Guard. 

V.    Operational Procedure 

      A.    Level I:       Routine staffing levels are established by the Campus 
            Police Command staff based upon post assignments, crime 
            patterns, calls for service, and institution activities.  Operational 
            effectiveness is routinely monitored and personnel adjustments are 
            made as required.   Operations are conducted consistent with daily 
            standard operating practices and procedures. 

      B.    Level II: 

            1.    Should an event occur within the jurisdictional boundaries of 
            the Campus Police Department the Watch Commander will: 

                   a.     Redeploy personnel in order to effectively respond to 
                          the circumstances.

             b.      Disseminate all pertinent information relative to the 
                     situation via the chain of command to the Campus 
                     Police Command Staff. 
             c.      Monitor the circumstances of the event accessing the 
                     possibility of a potential threat increase which may 
                     require a greater response. 

      2.     In the event that area law enforcement agencies or other 
      governmental emergency response agencies encounter and event 
      of a Level II category the Watch Commander or Ranking Officer in 
      Charge will: 

             a.      Monitor the local agency’s activity and coordinate with 
                     the primary jurisdictional agency’s ranking officer or 
                     incident commander to obtain up­dates regarding the 
                     situation in order to access what impact the event 
                     may have on the Medical Center.  (e.g.: security 
                     concerns, extent of violence, extent and type of 
                     injuries, etc.) 
             b.      Deploy campus police personnel in order to respond 
                     to circumstances 
             c.      Disseminate all pertinent information relative to the 
                     event via the chain of command, to the hospital 
                     administrator on call, and emergency department. 

      3.     The Director and/or Chief of Campus Police will authorize 
             the department’s response level based on the severity of the 
             situation and the anticipated impact that the event may have 
             on this institution. 

C.    Level III & IV: 

      3.  Watch Commander or Ranking Officer in Charge will: 

               a.        Establish communication and coordinate with the 
                         emergency response agency having jurisdiction in 
                         order to determine the magnitude of the situation. 
               b.        Deploy on­duty personnel as circumstances dictate 
                         to ensure facility security, access to emergency 
                         areas, and traffic control. 
               c.        Notify the command staff of the situation 
               d.        If instructed initiate “Emergency Call­up” or 
                         “Activation” of campus police personnel. 
               e.        Coordinate the initial police response with the 
                         hospital’s Administrator on Call (AOC), who until 
                         relieved will assume the responsibility of “Incident

              Commander” relative to the delivery of health care 
              and hospital operations. 
        f.    Direct the institution’s “Card Access System” into 
              closed hours to restrict entrance into buildings or it 
              critical conditions an emergency lock down of the 
              access control system. 

4.  Campus Police Command Staff will: 

        a.    Establish a staging area for law enforcement 
              personnel being mobilized in response to the event. 
        b.    Assign a member of the command staff as liaison to 
              the Medial Center’s Disaster Command Center 
        c.    Assign a supervisor to personally supervise 
              perimeter and external security, traffic control, 
              emergency department security, building interior, 
              and institution command center. 
        d.    In the event that the emergency department may be 
              inundated with trauma victims, the campus police 
              department will coordinate with the medical center 
              incident commander to ensure appropriate security 
              measures are in place at alternate sites designated 
              as treatment locations.  (e.g.: Medical Pavilion, 
              Nelson Student Union Building, Jackson Medical 
              Mall, Batson Children’s Hospital Out Patient Clinic, 
              etc.) and the lobby of the Batson Children’s Hospital 
              which will serve as the Emergency Department 
              waiting area. 
        e.    Should the emergency circumstances appear to 
              continue for an extended duration of time campus 
              police personnel will be deployed to twelve hours 
              shifts and cancellation of days of off.  Evening shift 
              personnel will be assigned tours of duty and 
              assignments following a condition assessment. 
        f.    In the event that the UMMC Campus Police 
              Department is unable to appropriately respond or 
              deal with an emergency situation with available 
              resource, the Director of Campus Police or in his 
              absence his designee, will request mutual aid 
              assistance from other city, county, or state law 
              enforcement agencies and when appropriate the 
              National Guard.

    VI.          Activation of Personnel 

                 Campus Police Department personnel can be activated for an 
                 emergency response or alert by the UMMC Vice Chancellor,  UMMC 
                 Vice Chancellor of Administrative Affairs, Director of Campus Police, or 
                 Chief of Police when circumstances dictate. 

                 Activation or Emergency Call­up: 

                           1.     Supervisors will be contacted and briefed regarding 
                                  the circumstances of the emergency response. 

                           2.     Supervisors will be responsible for contacting and 
                                  relaying specific instructions to subordinates under 
                                  their command 

                           3.     In the event telephone communications are 
                                  inoperable the command staff shall request the 
                                  assistance of other government agencies and/or the 
                                  electronic news media in contacting and/or relaying 
                                  notification to department personnel. 

                           4.     Campus Police personnel, upon hearing of an event 
                                  via the local and/or national news media which may 
                                  require an emergency response by the Campus 
                                  Police Department are responsible for contacting the 
                                  department for instructions 

VII.       Critical Issues: 

           A.       Staffing:  Emergency activation of Campus Police personnel will 
                    provide for the deployment of: 

                    1.     Ten Supervisors ­ (10) 
                    2.     Forty­nine Police Officers – (49) 
                    5.  Twenty three Security Officers – (23) 
                    6.  Three Administrative personnel – (3) 

           B.       Communications:  Routine campus police communications is 
                    facilitated by utilizing the infrastructure of the Hinds County Sheriff’s 
                    Department digital communication system which allows for 
                    interagency interoperability.   In the event of a failure of the county’s 
                    communications system infrastructure, local communications for 
                    campus security purposes can be achieved by tuning radios to the 
                    Zone 2 Talk­a­Round frequency.

       C.     Access Control System:  During critical incidents access to the 
              Medical Center will be controlled by use of the institution’s card 
              access control system which can be electronically manipulated. 
              After hours activation restricts entry to the main hospital entrance 
              and the emergency department except for personnel who have 
              been granted “After Hour Access Privileges”.  Should 
              circumstances become critical the access control system may be 
              placed into emergency lockdown, which will disable access to 
              everyone except those possessing “Executive Privilege.”  In the 
              event of a system failure, Campus Police Personnel will hard lock 
              secondary entrances and deploy personnel to those remaining 

       D.     Base of Operations:  Campus Police Headquarters will be utilized 
              as the primary base of operations, staging location for campus law 
              enforcement operations, and holding location for prisoners.  Should 
              campus police headquarter become unusable or the subject of 
              utility failures police dispatch operations will be relocated to the 
              basement telecommunications office.  Other police operations will 
              be moved to ground floor level of the Dental School. 


Civil Disturbances, riots, etc. are handled in the same manner as a natural 
disaster. Civil disturbances and the exceptional circumstances they create, have 
added a new dimension to disaster planning and to the role of hospitals. 
However, the basic considerations remain constant. There are additional 
problems in civil disturbances, and they are that persons in a riot area may seek 
refuge in the hospital and the patients brought to the hospital from riot areas may 
be militant. 

Generally, these steps will be followed meeting the need for medical care: 
     1.  Key personnel will be notified by radio stations, police or portable 
          communication devices concerning the emergency if the telephone 
          system is inoperable. 
     2.  During a civil disturbance or riot, department heads and supervisory 
          personnel will assume the situation is a 5­day emergency. 
     3.  Patients may be discharged and sent home from the hospital if it 
          appears necessary. All elective surgery will be cancelled until further 
          notification; routine visits to the hospital will stop. 
     4.  The Blood Bank Director or his designee in charge will contact the 
          Hospital's blood source (Mississippi Blood Services 981­3232) to 
          arrange for adequate delivery and the American Red Cross (353­5442 
          or 353­5443) to check on the availability of cots and blankets.

5.  Hospital Administration will contact the Jackson­Hinds EOC (968­ 
    6771) concerning the availability of supplies and personnel. 
6.  Policemen, firemen and military patients will be kept separate from 
    patients who participated in the riot. 
7.  Campus police and employees will be instructed to lock all doors and 
    windows in the hospital leaving only Receiving and the Emergency 
    Room entrances as the entrances to and exit from the complex.

EQUIPMENT/UTILITY FAILURE                                                Tab K 

        Failure of Medical Compressed Air System                                K­1 

  I.      Purpose: 
          To provide guidelines by which the loss of compressed air for any reason, 
          other than a planned shutdown, is reported and remedial action initiated. 

 II.      Policy: 
          In the event of a loss of medical compressed air, the Division of Physical 
          Facilities and the Hospital Administrator­On­Call must be notified quickly. 
          They, in turn will determine if repairs can be made in an expeditious 
          manner or whether emergency compressed air supplies must be 
          procured. In any event, nursing personnel in affected areas must ensure 
          that ventilator­dependent patients receive priority attention until 
          emergency compressed air supplies arrive, the patient is relocated to an 
          unaffected area, or the primary system is restored. 

III.      Procedure: 
             1.  Notification of Loss of Medical Compressed Air: 
                  a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and 
                        report the loss of compressed air and the location. 

                  b.     Nursing unit personnel should quickly assess the need for 
                         emergency compressed air supplies and contact the primary 
                         Respiratory Therapy Supervisor (extension 42090 or after 
                         hours by pager 929­5083 or the secondary supervisor by 
                         pager 929­1493) and report the number of patients in need 
                         of such supplies. 

                  c.     Physical Facilities must contact the Administrator­On­Call 
                         (extension 44100 during normal working hours and 
                         extension 41001 after hours) regarding the system failure 
                         and initiate steps to determine whether the problem is 
                         localized, is due to a repairable mechanical failure or is 
                         wide­spread with  probable severe repair delays. 

                  d.      The Administrator­On­Call will contact Nursing Services 
                          Administration (extension 44130) to initiate: 
                        1)  Oversight of communications and emergency compressed 
                            air supply deliveries between Respiratory Therapy and 
                            affected nursing units. 
                        2)  Contingency plans in the event that patient relocations, 
                            discharges or transfers are necessary.

                 e.    The Administrator­On­Call will contact the switchboard 
                       operator (extension 41001)and request that an overhead 
                       paging  system announcement be made which specifies: 
                       1)  The location and extent of the compressed air shortage or 
                       2)  An estimate of the time duration, if known, before the 
                           system is fully repaired and functional. 

                 f.     If  it  is  determined  that  the  loss  of  compressed  air  service  is 
                        wide­spread  and  not  quickly  correctable,  the  Administrator­ 
                        On­Call will notify the Office of the Vice Chancellor (extension 
                        41010),  the  Hospital  Director  (extension  44100)  and  Public 
                        Affairs (extension 41100). 

                 g.     The Administrator­On­Call should also contact the 
                        departments who would be either directly or indirectly affected 
                        by the failure of the compressed air system. 

             2.  Resource Contingencies 
                 a.  In the event that medical compressed air service is severely 
                     impaired or lost the following sources may be considered: 
                     1)  Nordan­Smith, Inc. (601­355­0791) 
                     2)  Capital Welding Supply, Inc. (601­354­1444) 
                     3)  NexAir, Inc. (601­936­9353) 

Reviewed/Revised: 7/02, 4/04, 1/05, 1/06

Failure of Primary Electrical Distribution System                               K­2 

  I.    Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of the Hospital's primary 
        distribution system for any reason, other than a planned shutdown, is 
        reported, adjustments to Hospital operations are implemented, and 
        remedial actions initiated. 

 II.    Policy: 
        All hospital departments have the responsibility to plan continued 
        operations in the event of an electrical system failure. While there is 
        emergency wiring throughout the facility and on­site auxiliary electrical 
        generation, departments must ensure that essential equipment, 
        particularly patient life­support devices either are, or can immediately be 
        connected to such emergency service. 

III.    Procedure: 
           1. Notification of Primary Electrical System Failure 
           a.  It is not necessary for individual departments or nursing units to 
                contact Physical Facilities should a power failure occur and only 
                auxiliary electrical outlets (red in color) and selected lighting are 
                available.  Indicator panels in the boiler room and Physical 
                facilities (areas manned 24­hours) will warn personnel of the 
                existence and extent of any power failure and the automatic 
                cutover to auxiliary generators. 

                 The primary response of nursing personnel in all patient units is 
                 to ensure that all patients who require life­support equipment 
                 have such equipment connected to red­colored, emergency 
                 electrical outlets. 

           b.    Physical Facilities must immediately contact the Administrator­ 
                 On­Call (extension 44100 during normal working hours and 
                 extension 41001 after hours) regarding the electrical system 
                 failure and initiate steps to determine whether the problem is 
                 localized, is due to a repairable mechanical failure or is wide­ 
                 spread with probable severe repair delays. 

           c.    If it is determined that the failure of the primary electrical service 
                 is wide­spread and not quickly correctable, the Administrator­On­ 
                 Call will notify the Office of the Vice Chancellor (extension 
                 41010), the Hospital Director (extension 44100) and Public Affairs 
                 (extension 41100).

             d.     The Administrator­On­Call will contact the switchboard operator 
                    and request that an overhead paging system announcement be 
                    made which specifies: 
                    1)  The extent and location of the electrical system outage. 
                    2)  That the telephone, overhead paging, and radio­paging 
                        system are fully operable. 
                    3)  An estimate of the time duration, if known, before the primary 
                        electrical system is restored. 

             e.     The Administrator­On­Call will contact Nursing Services 
                    Administration (extension 44130) to initiate: 
                    1)  Oversight of nursing unit actions to ensure that all life­support 
                        dependent patients have such equipment connected to 
                        auxiliary power. 
                    2)  Contingency plans in the event that patient relocations, 
                        discharges or transfers are necessary. 
                    3)  In the event that an electrical system failure occurs at the 
                        University Rehabilitation Center, the Administrator­On­Call will 
                        notify the Nurse Manager to initiate steps similar to “section e” 

Reviewed/Revised:  7/02, 4/03, 1/05, 3/05, 1/06

Failure of Piped Natural Gas System                                              K­3 

I.      Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of natural gas for any reason, 
        other than a planned shutdown, is reported and remedial action initiated. 
        In University Hospital and in the Wiser Hospital, natural gas is piped from 
        the Boiler Room to the Kitchen. The University Rehabilitation Center is 
        independently supplied with natural gas to operate its heating system. 

II.     Policy: 
        In the event of a loss of natural gas at either site, the Division of Physical 
        Facilities and the Hospital Administrator­On­Call should be notified 
        quickly. They, in turn, will determine if repairs can be made in an 
        expeditious manner or whether the affected boilers, ovens, or stoves 
        should be converted to accept bottled propane gas. 

III.    Procedure: 
        1.  Notification of the Loss of Natural Gas 
         a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and report 
               the loss of natural gas. 

         b.     Physical Facilities will contact the Administrator­On­Call ((extension 
                44100 during normal working hours and extension 41001 after 
                hours) regarding  the  system failure and initiate steps to determine 
                whether the problem is localized, is due to a repairable mechanical 
                failure or is system­wide with probable severe repair delays. 

         c.     If the failure occurs at the hospital site, and if it is determined that 
                the loss of piped natural gas is not quickly correctable, Physical 
                Facilities will notify the Director of Food and Nutrition and Physical 
                Facilities will contact Atmos Energy (601­961­6933) and request an 
                emergency response to the following: 
                    1)  Replacement of gas solenoids for ovens and gas jets in 
                        stoves and fryers to accommodate propane. 
                    2)  The delivery of a 500 lb. propane tank with regulator to the 
                        service courtyard adjacent to the kitchen. 

          d.    If delays to the conversion to propane gas are probable, the 
                Director of Food and Nutrition should consider adjustments to 
                patient diet plans and menus as appropriate. 

Reviewed/Revised:  7/02, 4/03, 1/05, 3/05, 1/06

Failure of Piped Nitrogen System                                              K­4 

I.      Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of piped nitrogen for any reason, 
        other than a planned shutdown, is reported and remedial action initiated. 
        In University Hospital, nitrogen is piped from the acute services wing 
        compactor room (E003) to the Operating Room suite. 

II.     Policy: 
        In the event of a loss of piped nitrogen, the Division of Physical Facilities 
        and the Hospital Administrator­On­Call should be notified quickly. They, in 
        turn will determine if repairs can be made in an expeditious manner or 
        whether emergency nitrogen supplies must be procured. 

III.    Procedure: 
        1.  Notification of the Loss of Piped Nitrogen 
         a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and report 
               the loss of piped nitrogen and the location. In the Adult Emergency 
               Room, an alarm will sound on the back wall of the nurse's station. 
               In the Operating Room suite, the alarm panel is located behind the 
               Control Desk (E109­1). 

         b.    In the event that the Surgical Suite is affected, the Charge Nurse 
               should be contacted immediately (extension 42440). There are six 
               (6) reserve H­size nitrogen cylinders located in the Surgical Suite in 
               the alcove outside room E­144. 

         c.    Physical Facilities must contact the Administrator­On­Call 
               (extension 44100 during normal working hours and extension 
               41001 after hours)  regarding the system failure and initiate steps 
               to determine whether the problem is localized, is due to a 
               repairable mechanical failure or is system­wide with probable 
               severe repair delays. 

         d.    If it is determined that the loss of piped nitrogen is wide­spread and 
               not quickly correctable, the Administrator­On­Call will notify the 
               Office of the Vice Chancellor (extension 41010), the Hospital 
               Director (extension 44100) and Public Affairs (extension 41100). 

        2.  Resource Contingencies 
         a.  In the event that piped nitrogen service is severely impaired or lost 
               the following sources may be considered: 

                  1)  Nordan­Smith (601­355­0791)

                   2)  Capital Welding Supply, Inc. (601­354­1444) 
                   3)  NexAir (601­936­9353). 
Reviewed/Revised:  7/02, 4/03, 2/04, 3/05, 1/06

Failure of Nitrous Oxide System                                                K­5 

I.      Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of nitrous oxide for any reason, 
        other than a planned shutdown, is reported and remedial action initiated. 

II.     Policy: 
        In the event of a loss of nitrous oxide, the Division of Physical Facilities 
        and the Hospital Administrator­On­Call should be notified quickly. They, in 
        turn will determine if repairs can be made in an expeditious manner or 
        whether additional emergency nitrous oxide supplies must be procured. 

III.    Procedure: 
        1.  Notification of the Loss of Nitrous Oxide 
         a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and report 
               the loss of nitrous oxide and the location.  In the Operating Room 
               suite, the alarm panel is located behind the Control Desk (E109­1). 

         b.    In the event that the Surgical Suite is affected, the Anesthesiology 
               attending on­call should be contacted immediately (pager 929­ 
               3070).  In the event of a pipe line failure, each anesthesia machine 
               is equipped with an E cylinder and a key to turn the cylinder on. 
               There are six (6) reserve E­size nitrous oxide cylinders located in 
               the Anesthesiology Work Room (E134), closet #3.  In the Wiser 
               Hospital, the anesthesia machines are also equipped with an E 
               cylinder and a key to turn the cylinder on.  There are three (3) 
               reserve E­size nitrous oxide cylinders in a cylinder rack located in 
               the anesthesia work suite. 

         c.    Physical Facilities must contact the Administrator­On­Call 
               (extension 44100 during normal working hours and extension 
               41001 after hours)  regarding system failure and initiate steps to 
               determine whether the problem is localized, is due to a repairable 
               mechanical failure or is system­wide with  probable severe repair 

         d.    If it is determined that the loss of piped nitrous oxide is wide­spread 
               and not quickly correctable, the Administrator­On­Call will notify the 
               Office of the Vice Chancellor (extension 41010), the Hospital 
               Director (extension 44100) and Public Affairs (extension 41100). 

        2.  Resource Contingencies 
         a.  In the event that piped nitrous oxide service is severely impaired or 
               lost the following sources may be considered: 
                  1)  Nordan­Smith (601­355­0791)

                   2)  Capital Welding Supply, Inc. (601­354­1444) 
                   3)  NexAir (601­936­9353) 

Reviewed/Revised: 7/02, 4/03, 1/05, 3/05, 1/06

Failure of Oxygen System                                                      K­6 

I.      Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of piped oxygen for any reason, 
        other than a planned shutdown, is reported and remedial action initiated. 

II.     Policy: 
        In the event of a loss of piped oxygen, the Division of Physical Facilities 
        and the Hospital Administrator­On­Call must be notified quickly. They, in 
        turn will determine if repairs can be made in an expeditious manner or 
        whether oxygen supplies beyond reserve bulk and bottle stores must be 
        procured. In any event, nursing personnel in affected areas must ensure 
        that ventilator­dependent patients receive priority attention until 
        emergency cylinder supplies arrive, the patient is relocated to an 
        unaffected area, or the primary system is restored. 

III.    Procedure: 
         1. Notification of Loss of Piped Oxygen 
           a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and report 
               the extent of piped oxygen loss and its location. In the Acute 
               Services wing and in renovated nursing units, an automatic low­ 
               pressure alarm will sound at the nurse's station. 

           b.  Nursing unit personnel should quickly assess the need for 
               emergency oxygen supplies and contact Respiratory Therapy 
               Supervisor (extension 42090 or after hours by pager 929­5083 or 
               the secondary supervisor by pager 929­1493) and report the 
               number of patients in need of such supplies. (Each nursing unit's 
               Emergency Cart contains a manual resuscitator that can be used 
               for urgent, short­term needs). 

           c.  Physical Facilities must contact the Administrator­On­Call 
               (extension 44100 during normal working hours and extension 
               41001 after hours) regarding the situation and initiate steps to 
               determine whether the problem is localized, is due to a repairable 
               mechanical failure or is bulk­supply related. 

           d.  The Administrator­On­Call will contact Nursing Services 
               Administration (extension 44130) to initiate: 
                 1)  Oversight of communications and emergency oxygen supply 
                     deliveries between Respiratory Therapy and affected nursing 
                 2)  Contingency plans in the event that patient relocations, 
                     discharges or transfers are necessary.

           e.  The Administrator­On­Call will contact the switchboard operator 
               (extension 41001) and request that an overhead paging system 
               announcement be made which specifies: 
                  1)  The location and extent of the oxygen shortage or loss. 
                  2)  An estimate of the time duration, if known, before the system 
                      is fully repaired and functional. 

           f.  If it is determined that the loss of oxygen service is wide­spread 
               and not quickly correctable, the Administrator­On­Call will notify the 
               Office of the Vice Chancellor (extension 41010), the  Hospital 
               Director  (extension 44100) and Public Affairs (extension 41100). 

           g.  The Administrator­On­Call should also contact departments who 
               would be either directly effected by an oxygen shortage or loss or 
               who would re­direct future patient admissions or services. 

         2.  Resource Contingencies 
           a.  In the event that oxygen service is severely impaired or lost, the 
               following sources may be considered: 
                     1)  Nordan­Smith (601­355­0791) 
                     2)  Capital Welding Supply, Inc. (601­354­1444) 
                     3)  NexAir (601­936­9353) 

Reviewed/Revised: 7/02, 4/04, 2/05, 3/05, 1/06

Failure of Steam System                                                        K­7 

I.      Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of steam for any reason, other 
        than a planned shutdown, is reported and remedial action initiated.  At 
        University Hospital, Wiser Hospital, Critical Care Hospital, and the Blair E. 
        Batson Hospital steam serves to heat all buildings (except University 
        Rehabilitation Center), has applications in the Laundry and Dietary 
        departments, and is the primary agent used in sterilization. 

II.     Policy: 
        In the event of a loss of steam, the Division of Physical Facilities and the 
        Hospital Administrator­On­Call should be notified quickly. They, in turn, 
        will determine if repairs can be made in an expeditious manner or whether 
        alternative laundering, food preparation, or Central Supply sterilization 
        measures should be implemented or in the event of a major loss during 
        cold weather, if evacuation measures are necessary. 

III.    Procedure: 
        1.  Notification of the Loss of Steam 
          a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and report 
                the loss of steam and the location. 

         b.    Physical Facilities must contact the Administrator­On­Call 
               (extension 44100 during normal working hours and extension 
               41001 after hours) regarding the system failure and initiate steps to 
               determine whether the problem is localized, is due to a repairable 
               mechanical failure or is system­wide with probable severe repair 

         c.    If it is determined that the loss of steam is wide­spread and not 
               quickly correctable, the Administrator­On­Call will notify the Office 
               of the Vice Chancellor (extension 41010), the Hospital Director 
               (extension 44100) and Public Affairs (extension 41100). 

        2.  Contingency Options 
          a.  In the event that steam service is severely impaired or lost during 
               winter weather, the Vice Chancellor, the Hospital Director, and the 
               Chief of Staff will determine whether or not to affect the discharge 
               or evacuation/transfer of patients to other local hospitals. 

         b.    If the system failure is confined to the Kitchen, the Director of Food 
               and Nutrition should determine whether or not to effect patient diet 
               alterations (within the diet parameters ordered by patient's 
               physician).  Cafeteria services would continue, but at a reduced 
               level of menu options.

                The back­up, three­sink manual washing station should be utilized 
                to ensure that all re­useable china, glassware and utensils are 
                washed, rinsed and chemically sanitized. 

                The use of disposable dishware and flatware should be 
                implemented in all areas until the problem is corrected due to 
                inability to achieve proper water temperature with mechanical 

          c.    If the loss of steam is localized in Central Supply, the remaining 
                steam sterilizing equipment in the Surgical Suite and the ethylene 
                oxide sterilizers in Central Supply, Respiratory Therapy and the 
                Surgical Suite should be utilized fully for instrument sterilization. 

                While disposable surgical packs may be available for a short 
                period, arrangements should be made with the Veteran's 
                Administration Medical Center (601­362­4471) to furnish steam 
                sterilization backup for surgical (linen) packs. 

Reviewed/Revised: 7/02, 4/03, 1/05, 1/06

Failure of Vacuum System                                                       K­8 

I.      Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of the central vacuum system for 
        any reason, other than a planned shutdown, is reported and remedial 
        action initiated. 

II.     Policy: 
        In the event of a loss of the central vacuum system, the Division of 
        Physical Facilities and the Hospital Administrator­On­Call must be notified 
        promptly. They, in turn will determine if repairs can be made in an 
        expeditious manner or whether portable suction equipment, beyond 
        reserve units located in the Hospital, must be procured. In any event, 
        nursing personnel in affected areas must ensure that patients with artificial 
        airways and those in need of tracheal suction receive priority attention 
        until, the patient is relocated to an unaffected area, or the primary, central 
        vacuum system is restored. 

III.    Procedure: 
        1.  Notification of Vacuum System Failure 
          a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and report 
                the extent of vacuum loss and its location.  In the Acute Services 
                wing and in renovated nursing units, an automatic low­pressure 
                alarm will sound at the nurse's station. 

         b.    Nursing unit personnel should quickly assess the need for portable 
               suction equipment (aspirator or thermiotic) and contact Central 
               Supply (extension 44285) and report the number of patients in 
               need of each type of suction equipment.  (Each nursing unit's 
               emergency cart should contain an aspirator­type machine). 

         c.    Physical Facilities must contact the Administrator­On­Call 
               (extension 44100 during normal working hours and extension 
               41001 after hours) regarding the situation and initiate steps to 
               determine whether the problem is localized, is due to a repairable 
               mechanical failure or is system­wide with probable severe repair 

         d.    The Administrator­On­Call will contact Nursing Services 
               Administration (extension 44130) to initiate: 
                 1)  Oversight of communications and portable suction unit 
                     deliveries between Central Supply and affected nursing 
                 2)  Contingency plans in the event that patient relocations, 
                     discharges or transfers are necessary.

         e.      The Administrator­On­Call will contact the switchboard operator 
                 (extension 41001) and request that an overhead paging system 
                 announcement be made which specifies: 

                      1)  The location and extent of the vacuum loss. 
                      2)  An estimate of the time duration, if known, before that 
                          system is fully repaired and functional. 

         f.       If it is determined that the loss of vacuum service is wide­spread 
                  and not quickly correctable, the Administrator­On­Call will notify 
                  the Office of the Vice Chancellor (extension 41010), the Hospital 
                  Director (extension 4100) and Public Affairs (extension 41100). 

         g.       The Administrator­On­Call should also contact departments who 
                  would be either directly affected by a central vacuum system loss 
                  or who would re­direct future patient admissions or services. 

         2.  Resource Contingencies 
           a.  In the event that vacuum service is severely impaired or lost and 
               there are insufficient numbers of thermiotic or aspirator suction 
               equipment, the Directors of Nursing or Nursing Supervisor should 
               contact the Nursing departments of the following hospitals to 
               arrange for loaner equipment: 
                   1)  Veteran's Administration Medical Center (601­362­4471) 
                   2)  Baptist Medical Center (601­968­1000) 

           b.     Other resource contingencies include: 
                     1)  Apria Healthcare (601­362­0523). 

Reviewed/Revised: 7/02, 4/03, 1/05, 3/05, 1/06

Failure of Water Service                                                      K­9 

I.      Purpose: 
        To provide guidelines by which the loss of domestic water for any reason, 
        other than a planned shutdown, is reported and remedial action initiated. 

II.     Policy: 
        In the event of a loss of domestic water service, the Division of Physical 
        Facilities and the Hospital Administrator­On­Call must be notified quickly. 
        They, in turn will determine if repairs can be made in an expeditious 
        manner or whether contingency plans must be activated. In any event, 
        priority should be given to obtaining water in the following order: 

                      System/Use                  Water Type 

                      Boilers/Steam               Potable or Non­potable 

                      Cooking/Drinking            Potable 

                      Fire Suppression            Potable or Non­potable 

                      Sanitary                    Potable 

III.    Procedure: 
        1.  Notification of Water Loss 
            a.  Immediately notify Physical Facilities (extension 41420) and 
                  report the extent of water pressure loss and its location. 

           b.    Physical Facilities must contact the Administrator­On­Call 
                 (extension 44100 during normal working hours and extension 
                 41001 after hours) regarding the alert and initiate steps to 
                 determine whether the problem is localized, is due to a repairable 
                 mechanical failure or is wide­spread with probable severe repair 

           c.    If it is determined that the loss of water service is wide­spread 
                 and not quickly correctable, the Administrator­On­Call will notify 
                 the Office of the Vice Chancellor (extension 41010), the Hospital 
                 Director (extension 44100) and Public Affairs (extension 41100). 

           d.    The Administrator­On­Call will contact the switchboard operator 
                 (extension 41001) and request that an overhead paging system 
                 announcement be made which specifies: 

                    1)  The extent and location of the water shortage or loss.

                      2)  Whether immediate water­use restrictions must be 
                          effected, e.g., bathing, cooking. 
                      3)  An estimate of the time duration, if known, of the water­use 

            e.    The Administrator­On­Call will contact Nursing Services 
                  Administration (extension 44130) to initiate: 
                     1)  Oversight of water use conservation on patient units 
                     2)  Contingency plans in the event that patient relocations, 
                         discharges or transfers are necessary. 

            f.    In the event that a water system failure occurs at the University 
                  Rehabilitation Center, and is determined not to be easily 
                  correctable, the Hospital Administrator­On­Call will contact the 
                  Nurse Manager, University Rehabilitation Center, and implement 
                  water conservation measures and/or prepare for a possible 
                  evacuation if conditions warrant. 

            g.    The Administrator­On­Call should also contact departments who 
                  would be either directly affected by a water shortage or loss or 
                  who would re­direct future patient admissions or services. 

        1.  Water Resource Contingencies 
            a.  In the event that domestic water service is lost, the following 
                water sources may be considered: 
                            1)  Excell Bottled Water, Inc. ­ 3 & 5 gallon containers 
                                of potable water (601­981­1231). 
                            2)  Dixie Springs Spring Water ­ 3 & 5 gallon 
                                containers of potable water (601­948­8555). 

Reviewed/Revised:  9/02, 4/03, 1/05, 3/05, 1/06

HOSTAGE SITUATION                                                      Tab L 

I.      Purpose: 

        To provide guidelines by which the discovery of a possible hostage 
        situation is reported and appropriate and authorized law enforcement 
        personnel respond and/or are brought to the scene. 

II.     Policy: 

        In hostage/barricaded subject situations it shall be the policy of the 
        Campus Police Department to consider the lives and safety of hostages, 
        civilians, and officers involved to be of the utmost importance;  whenever 
        possible to enhance the prospects of peacefully resolving the incident; 
        develop and maintain the ability to use alternative approaches to resolve 
        the incident should negotiations/communications fail; and to make every 
        reasonable effort to effect the safe release of the hostages. 

III.    Definitions 

        Barricaded Subject:  any individual who is reasonably believed to be a 
        threat to commit serious bodily injury or death to hostages, officers or 
        others and who is in a stronghold or fortified position. 

        Hostage:  any person held by another against his/her will by force or threat 
        of force, expressed or implied. 

IV.     Procedure 

        1.     Notification of a Hostage Situation. 

               In the event Medical Center personnel should encounter or 
               discover a hostage/barricaded subject situation they should 

                     a.    Notify Campus Police (extension 41360 or 47777) and 
                           relay all pertinent information.  e.g.:  location, 
                           descriptions, weapons, current circumstances, etc.  The 
                           Campus Police dispatcher after dispatching first 
                           responders and a supervisor to the incident scene will 
                           contact The Director of Police/Security, Chief of Police, 
                           and Captain of Patrol.

           b.    Notify the Administrator on Call of the situation and relay 
                 details as to the nature and circumstances of the 

2.    Initial Response 

           a.    Campus Police Officers confronting hostage/barricaded 
                 incidents shall not initiate tactical actions other than 
                 those necessary to protect the lives and safety of 
                 themselves or others consistent with the department’s 
                 use of force policy. 
           b.    First responders will notify a supervisory officer of the 
                 incident and circumstances.  Responders should develop 
                 a means of communications with the hostage 
                 taker/barricaded subject in an effort to negotiate a quick 
                 and safe resolution. 
           c.    Officers shall contain and isolate the incident scene, 
                 establishing an inner containment perimeter to provide a 
                 reasonable degree of safety while maintaining contact 
                 with the incident scene and – as time and resources 
                 permit – establish an outer containment perimeter to 
                 control access into the area. 
           d.    Whenever possible officers shall evacuate occupants of 
                 affected areas to a point beyond the outer containment 
                 perimeter.  Care should be taken to debrief those having 
                 relevant information which may be useful in police efforts 
                 to resolve the situation. 
           e.    The ranking officer at the scene shall be in command 
                 until relieved by a superior 

3.    Tactical Response 

           a.    The Officer in Command (OIC) shall establish a 
                 command post/staging location for tactical operations 
           b.    The Hospital Administrator­On­call will assign a medical 
                 response team to the command post and notify the 
                 Public Affairs office of the incident. 
           c.    The Department of Public Affairs will contact the 
                 Associate Vice Chancellor of Administrative Affairs. 
           d.    When it is determined that the Campus Police 
                 Department’s on­site resources cannot successfully 
                 remedy the situation the OIC will request assistance 
                 from the Hinds County Sheriff’s Office (HCSO) pursuant 
                 to the respective agencies mutual aid agreement.

           e.    The Hospital Administrator­On­Call will designate a 
                 representative of the Department of Physical Facilities 
                 for assignment to the Command Post to coordinate and 
                 facilitate the procurement of floor plans, maps, diagrams, 
                 installation of communications equipment, logistical 
                 assistance, or the interruption of utilities and/or elevator 
           f.    The Department of Public Affairs will establish a 
                 secondary location separate from the command post and 
                 incident scene for briefing the media. 
           g.    The OIC will ensure that the necessary fire department 
                 equipment is made available on site. 
           h.    The commander of the HCSO tactical response team 
                 shall assist the OIC in assessing the situation and 
                 formulate and provide the OIC with recommended 
                 tactical alternatives should negotiations/communications 
                 with the suspect fail to resolve the incident. 
           i.    The HCSO tactical response team commander will be 
                 responsible for determining equipment needs and the 
                 assignment of specialized response team members. 
           j.    The OIC and HCSO Commander will ensure that 
                 personnel manning the inner perimeter maintain firearms 
                 discipline and are provided with periodic relief by 
                 appropriate tactical response team members. 
           k.    All available means will be utilized to obtain intelligence 
                 information regarding the suspect, hostages, site 
                 location, etc., which may be useful in negotiations or 
                 dynamic tactical operations. 
           l.    The OIC will maintain contact and keep the command 
                 post informed of all developments and operations. 

4.    Follow­up Investigation 

      Primary responsibility for the follow­up criminal investigation of the 
      critical incident is vested with the UMMC Campus Police 

      In the event of special circumstances, the Director of Campus 
      Police/Security or Chief of Police may defer follow­up investigative 
      responsibility to another state or local agency vested with 
      concurrent jurisdiction.

INCLEMENT WEATHER                                                           Tab M 

I.      Purpose: 

        Inclement weather policy and procedure relates to staffing needs of the 
        hospital and the basic operating procedure as it relates to the 
        transportation of employees and other ways in which the normal operation 
        of the hospital can be maintained. 

II.     Policy: 

        It is the hospital's policy to continue operations as close to normal as 
        possible during inclement weather. It is the employee's responsibility to 
        make every reasonable attempt to come to work as assigned and to be 
        willing to work additional shifts as may be required in emergency 
        situations. It is the department head's responsibility to assess the situation 
        and determine the staffing needs for the individual department in each 

III.    Procedure: 

        A.     Based on the service needs of the institution, the department head 
               will make an assessment of the number of personnel needed to 
               carry on an appropriate activity level. In the event of bad weather 
               that would cause a hardship for employees to return home, it may 
               be possible to relieve the employees early. Early release from work 
               responsibilities may be allowed provided employees are not 
               required to maintain an adequate level of patient care or provide 
               other such functions as are necessary for the hospital to be 
               maintained. Approval must be secured from the appropriate 
               administrator (extension 4­4100). 

        B.     Employees requiring help in obtaining transportation to return home 
               should contact their supervisor or department head, who will, in 
               turn, relay the information to Hospital Administration. Under no 
               circumstances should Campus Police be contacted by anyone 
               other than Hospital Administration. Employees not scheduled to 
               work should call in to see if their services are needed. 

        C.     Department heads will put in priority order the transportation needs 
               of essential personnel who are experiencing extreme difficulty in 
               coming to work and notify Hospital Administration.  The hospital will 
               make whatever efforts it can to transport essential employees (as 
               identified by the department head) to work during inclement 
               weather when other normal means of transportation are

unavailable. The hospital does not guarantee transportation but will, 
if possible, transport employees on the basis of priority need for 
patient care and other necessary services. This service will be 
discontinued as soon as other modes of normal transportation 
services are available.

TORNADO PROCEDURES                                                            M­1 

I.      Purpose: 

        This procedure has been developed to assist all employees, patients, 
        visitors, and students in conducting themselves in a safe manner when 
        threatening weather conditions exist that may result in a tornado watch, 
        warning, or an actual occurrence. 

II.     Policy: 

        It is the policy of the University Medical Center to provide all employees, 
        patients, visitors, and students with a specific plan of action designed to 
        provide optimum safety in the event of tornado activity. 

III.    Definitions: 

        A.  Tornado Watch – issued when sever thunderstorms and/or tornadoes 
            are most likely to occur.  Watches usually cover large geographic 
            areas for periods up to six hours.  If a tornado watch is issued for your 
            area, continue to monitor information sources.  Tornado watches are 
            issued by the National Weather Service and relayed by local media. 
            The term “watch” means that weather conditions in the area are such 
            that a tornado could develop. 
        B.  Warning ­ A funnel shaped cloud or a tornado has been sighted in the 
            area.  When a tornado warning is issued, take shelter immediately. 

IV.     Procedure: 

        A.  Warning 

            Campus Police will notify the hospital switchboard when Hinds 
            County is placed under a tornado warning.  The switchboard operator 
            will announce: 

            "All personnel: Attention please, Weather Alert". 
            "All personnel: Attention please, Weather alert." 

            Personnel will now activate the following procedures: 

            1.  Non­Clinical Areas 

                a.  Close all windows, blinds, and drapes in the area. 
                b.  Move away from windows, either to an interior wall or 
                    preferably a hallway.

       c.  Make only emergency telephone calls until the "All Clear" is 
       d.  Remain calm and remain in your area unless called to assist in 
           another area. 

    2.  Clinical Areas 

       a.  Close all windows, blinds, and drapes in the area. 
       b.  Have ambulatory patients assemble in an inside hallway. 
       c.  Move all occupied beds as far from windows as possible. 
       d.  Use blankets to cover bed patients as well as possible. 
       e.  Make only emergency telephone calls until the "All Clear" is 
       f.  Patients in beds are moved into the hallways or evacuated to 
           other parts of the hospital only when directed to do so by the 
           Incident Commander, in response to immediate danger or 
           actual damage. 
       g.  Stay calm.  The "Weather Alert" does not necessarily mean 
           that the hospital is in the direct path of the tornado, only that a 
           tornado has been sighted in the area. 

B.  The Dean and/or designee, as well as the Hospital Administrator­on­ 
    call will evaluate the need to activate the Emergency Preparedness 

C.  Anyone who is injured will be treated in the Emergency Department, 
    or alternative area as decided by the Incident Commander. 

D.  If evacuation becomes necessary, the Incident Commander and 
    Emergency Preparedness Coordinator will coordinate activity with 
    local hospitals, local Emergency Operations Center, and ambulance 

E.  After the danger has passed, Campus Police will notify the 
    switchboard operator  to announce: 

    "Attention Please, Weather Alert, All Clear" 
    "Attention Please, Weather Alert, All Clear" 

F.  If a tornado touches down, severe damage will result including 
    downed power lines, fractured gas lines, and broken water pipes.  Be 
    cautious in any area hit by a tornado for these hazards. 

G.  Heavy hail and rainfall often accompany tornadoes.  Hail damage and 
    flash flooding are definite risks following a tornado.

EARTHQUAKE                                                                   M­2 
When you feel an earthquake, duck under a desk or sturdy table. Stay away from 
windows, bookcases, file cabinets, heavy mirrors, hanging plants, and other 
heavy objects that could fall. Watch out for falling plaster and ceiling tiles. Stay 
undercover until the shaking stops and hold onto your cover. If it moves, move 
with it. Here are some additional tips for specific locations:
   ·   If you are in a HIGH­RISE BUILDING, and not near a desk or table, move 
       against an interior wall and protect your head with your arms. Do not use 
       the elevators. Do not be surprised if the alarm or sprinkler systems come 
       on. Stay indoors. Glass windows can dislodge during the quake and sail 
       for hundreds of feet.
   ·   If you're OUTDOORS, move to a clear area away from trees, signs, 
       buildings, electrical wires and poles.
   ·   If you're on a SIDEWALK NEAR BUILDINGS, duck into a doorway to 
       protect yourself from falling bricks, glass, plaster, and other debris.
   ·   If you're DRIVING, pull over to the side of the road and stop. Avoid 
       overpasses, power lines, and other hazards. Stay inside the vehicle until 
       the shaking is over.
   ·   If you're in a CROWDED ROOM OR OTHER PUBLIC PLACE, do not rush 
       for exits. Move away from display shelves containing objects that could 
   ·   If you're in a WHEELCHAIR, stay in it. Move to cover, if possible, lock your 
       wheels, and protect your head with your arms.
   ·   If you're in the KITCHEN, move away from the refrigerator, stove, and 
       overhead cupboards. (Take time NOW to anchor appliances, and install 
       security latches on cupboard doors to reduce hazards.)
   ·   If you're in a THEATER ROOM, stay in your seat and protect your head 
       with your arms. Do not try to leave until the shaking is over then leave in a 
       calm, orderly manner. Avoid rushing toward exits. 

   ·   Be prepared for aftershocks, and plan where you will take cover when 
       they occur.
   ·   Check for injuries. Give first aid, as necessary.
   ·   Remain calm and reassure others.
   ·   Avoid broken glass.
   ·   Check for fire. Take appropriate actions and precautions.
   ·   Tune to the emergency broadcast station on radio or television. Listen for 
       emergency bulletins.
   ·   Stay out of damaged buildings.

INFANT/CHILD ABDUCTION                                                    Tab N 
I. Policy: 

       Hospital personnel will be knowledgeable on the proper procedures to be 
       implemented in the event of infant/child abduction. To ensure on­going 
       readiness, infant abduction drills will be conducted at least bi­annually. 

II. Purpose: 

       To provide guidelines for emergency preparedness and designation of 
       duties for hospital personnel during an actual or suspected infant/child 
       abduction. The following guidelines will facilitate the locating and reuniting 
       of the infant/child with its family as soon as possible. 
       Notation: for the purposes of this policy, the term administrative nursing 
       supervisor is generic and refers to the level of nursing management above 
       the Nurse Manager that is on duty when the abduction is announced. 


       Notification Process 
       A.     Upon suspicion that an infant/child may be missing the staff 
              member discovering the possible abduction shall: 

                1. Immediately notify the Campus Police Department (Emergency 
                    Number 57777) and furnish the following information to the 
                           ♦ Name of Staff Member/ Reporting Party 
                           ♦ Location of Staff Member/Reporting Party 
                           ♦ Location of incident 
                           ♦ Description of missing child/infant (i.e.: age, sex, race, 
                           ♦ Time missing child/infant was last accounted for 
                           ♦ Suspect description & information (if known) 

                2. Notify the Hospital Switchboard/Paging Operator (41001) of 
                    incident and furnish the Operator the following information: 

                          ♦ Location 
                          ♦ Age and sex of missing child/infant 

                3. Contact the Clinical Director, Nurse Manager or administrative 
                    nursing supervisor on duty. 

       B. The Hospital Switchboard/Paging Operator will:

                     ♦ Announce a CODE PINK via the overhead paging 
                     system including in the announcement the age sex, and 
                     location of incident. (i.e.: “CODE PINK, TWO WEEK OLD 
                     MALE, 4C) 
                     ♦ Notify the Hospital Administrator on Call of the incident. 


     A.    After completing the notification process, personnel shall: 
                    ♦ Remain on duty until authorities have completed 
                    questioning appropriate personnel 
                    ♦ Not discuss or release information to anyone other than 
                    ♦ Assist in protecting the area where the abduction 
                    occurred in order to preserve evidence. 

                     ♦ If near an exit, remain in the area until Campus Police 
                     arrive. Observe for suspicious behavior, persons with 
                     babies or children, bags or bulky clothing. 
                     ♦ Perform duties as assigned to assist with the 

     B.    All other hospital staff outside of the area of abduction shall: 
                      ♦ Immediately deploy staff for surveillance purposes to 
                      strategic locations such as exits, stairwells, elevators, 
                      and hallways within and adjacent to the unit vigilant of 
                      suspicious behavior. 
                      ♦ Staff will secure pre­determined points of egress 
                      relative to the unit/area 
                      ♦ Anyone carrying an infant/child, or appears capable of 
                      concealing an infant/child by clothing or other means 
                      should be detained using reasonable efforts and escorted 
                      to the nearest Nursing Station and Campus Police 
                      ♦ Staff will remain at their assigned locations until the 
                      Code Pink is either cancelled or until relieved by other 
                      Medical Center personnel. 

     C.    Search the effected area (i.e.: Women’s & Infants Hospital, 
           Children’s Hospital Units, etc.) verifying and accounting for all 

D.    In the event that the missing infant/child is subsequently accounted 
      for, the Nurse Manager, nursing supervisor or Administrator On Call 
                 ♦ Instruct the Hospital Switchboard/Paging Operator to 
                 cancel the Code Pink 
                 ♦ Promptly report the circumstances to the first 
                 responding police unit 

E.    Upon verification that an infant/child is unaccounted for, nursing 
      and the administrative nursing supervisor shall: 
                ♦ Secure the area where the infant/child was last known 
                to be located (crime scene) and utilize reasonable efforts 
                to detain all individuals present until police arrive. 

                 ♦ In the event an infant/child may be abducted from a 
                 location other than an area occupied by parents or other 
                 family members then the medical staff shall utilize 
                 reasonable efforts to sequester them until police are 
                 ♦ Establish a temporary command post on the unit where 
                 the abduction occurred. 
                 ♦ Disseminate supplemental information regarding the 
                 incident to the first responding police unit. 
                 ♦ Procure admission and medical records for 
                 investigative purposes. 
                 ♦ Have unit medical personnel remain on duty until 
                 authorities have completed their investigation. 

F.    The Hospital Administrator on Call, after initial response procedures 
      have been completed will: 
               ♦ Notify the UMMC Public Affairs Office of the incident. 
               ♦ Notify the Vice Chancellor for Health Affairs 

G.    After initial response procedures have been completed, the 
      administrative nursing supervisor or designee shall: 
                  ♦ Initiate a plan to inform other mothers/families 
                  occupying the effected unit (i.e.: Women’s & Infants 
                  Hospital, Children’s Hospital, etc.) of the incident and 
                  reassure them of their infant/child’s safety. If the parent 
                  or family member appears apprehensive or voices 
                  concern for the safety of their infant/child the 
                  administrative nursing representative should: 

                    1. For infants, if possible, take the infant to the 
                    mother; if this is not practical take the mother to the 

                        2. For children, encourage a family member to stay 
                        with their child. 
                        3. Explain changes in Hospital routine for parents and 
                        families to provide increased security. 

                     ♦ In the event that the infant/child is not located or 
                     recovered within thirty minutes of the incident having 
                     been reported, relocate the mother/family members to 
                     another area of the Hospital, if her condition permits, to 
                     further ensure privacy. 
                         1. Procure a room large enough to accommodate 
                         family members. 
                         2. Assign an alias if requested. 
                         3. Assign a designated UHC staff member to 
                         accompany parent(s) at all times, to provide 
                         consistent support, serve as a liaison and protect 
                         parents/family members from unwanted contact. 
                         4. Staff shall assess the mother to determine her 
                         preference regarding visitors, phone calls, and any 
                         assistance she might request to notify other family 


     A.    UMMC Campus Police will assume primary jurisdiction and 
           investigative responsibility. 

                     ♦ The first Officer on the scene will use standard law 
                     enforcement procedures for securing the area, locating 
                     and detaining witnesses, and disseminating 
                     supplemental information to other police units. 
                     ♦ Police and Security Officers will deploy to strategic 
                     locations for surveillance and interdiction. 

     B.    The first line supervisor will assume tactical command until relieved 
           by a ranking officer. The on­scene tactical commander will: 

                     ♦ Coordinate a response with the Clinical Director, Nurse 
                     Manager or designee and Administrator at the temporary 
                     command post. 
                     ♦ Conduct a thorough search of the immediate area in an 
                     attempt to obtain additional information regarding the 
                     ♦ Coordinate a floor by floor search of the effected unit 
                     increasing the search perimeter as circumstances 

                ♦ Solicit assistance as needed from the appropriate local, 
                state, or federal law enforcement agencies. 

C.    Should the incident not be resolved promptly, the UMMC Public 
      Affairs Office will be notified of the incident. 

                ♦ The UMMC Public Affairs Office designee shall: 

                   1. Handle all communications with the media and 
                   questions from the general public. 
                   2. Deploy a representative to the Command Post to 
                   act as liaison with law enforcement and medical staff. 

D.    The supervisor will notify members of the command staff consistent 
      with UMMC Campus Police General Orders & Policies.

Unit Assignments – Batson Hospital 
One staff member of the Admissions Office will monitor the Children’s Hospital 

Children’s Cancer Clinic staff will monitor the front and rear entrances (C097­03) 
to the clinic and the east entrance (C059). 

Pediatric Clinic staff will monitor the corridor leading to the Emergency 
Department and Pediatric X­ray. 

Pediatric Clinic staff will monitor the door leading to designated smoking areas 
outside the Children’s Hospital. The receptionist at the information desk in 
Children’s Hospital will notify these areas when a code pink is called. 

The Pediatric Emergency Department staff will monitor the corridor leading to the 
Pediatric Clinic. 

4C staff will monitor the first floor corridor connecting the three hospitals. 

3C staff will monitor the first floor elevator lobby. 

2C staff will monitor the basement elevator lobby. 

1C staff will monitor the entrance to the Children’s Hospital. 

PICU staff will monitor the basement connection (central stairwell) between 
Batson and Wiser Hospitals. 

Unit Assignments – Wiser Hospital 
One staff member from each Nursing Unit on every floor will monitor the East 
and West Stairwells. 

One staff member from Recruitment will monitor the Ground Level Entrance, 
South (Front Door). 

A member of Campus Police will monitor the Basement Level, West. 

One staff member from OB Receiving will monitor the Basement Level, North 
(Ambulance Bay W097­05). 
One staff member from the NICU will monitor the First Floor Corridor, Catwalk to 
parking garage (W­19908 and W­19909). 

One staff member from each Nursing Unit on every floor will monitor the Elevator 
Lobby, Public access side.

One staff member from each Nursing Unit on every floor will monitor the Elevator 
Lobby, Staff access side. 

Cafeteria staff will close and monitor the Courtyard exit (W097­10). 

Cafeteria staff will monitor both Basement Level exits (W097­11) and (W009). 

Unit Assignments – Adult Hospital 
Basement Level: 
Staff from Campus Police will monitor the: Loading Dock (7p­5a) 
Children’s Hospital Entrance (4:30p­7:30a) 
Emergency Room Exit 

One staff member from the Dietary Department will monitor the Loading Dock 
from (5a­7p). 

One staff member from the Emergency Department will monitor the Emergency 
Department Support Corridor. 

The Environmental Services Supervisor will monitor the Environmental Services 
Dock Area. 

Nursing Services Department will monitor the Smoking Area (East) doorway 

Print Shop personnel will monitor the Print Shop Stairwell Exit. 

Information Systems personnel will monitor the Information Systems Exit. 

Campus Police will monitor the Critical Care Tower Stairwell/elevator exit and 
MRI exit. 

First Floor: 
Cafeteria Staff will monitor the Pavilion Crosswalk 
Environmental Services staff will monitor the Medical School Foyer. 
Human Resource Personnel will monitor the Research Wing Exit and the Library. 
Campus Police will monitor the Critical Care Tower Stairwell/elevator exit. 
Notation: Campus Police monitors exits that lead to the exterior of the building 
and those exits manned by departments that are closed after normal business 

FIRE SAFETY PROGRAM                                                         Tab O 

                           FIRE EMERGENCY ­ EXTENSION 46666 

The Medical Center Fire Safety Program encompasses seven major steps: 

I.       An Internal Fire Prevention Program; 
II.      Safety to Life­Protection to Those in Immediate Fire Danger; 
III.     Reporting a Fire; 
IV.      Confining and Attempting to Extinguish the Fire; 
V.       Evacuation, if necessary; 
VI.      General Instructions; 
VII.     Specific Responsibilities in the Event of Fire in Non­patient Care Areas 
         and Buildings. 

                                              PART I 

I.       An Internal Fire Prevention Program: 

        A.  Semiannual safety inspections of all areas by the Safety Officer covering 
            all areas of General Safety and Life Safety policies and codes. 

        B.  Semiannual reports are sent to Hospital Administration, Physical Facilities, 
            or the appropriate department for corrective action if the problem is not 
            corrected during the inspection. 

        C.  Routine checks are made by Campus Police Officers around the clock, 
            particularly between the hours of 9:00 p.m. and 7:00 a.m. and on 
            weekends and holidays, with special attention to uninhabited and 
            construction areas of the building for the purpose of fire detection. 

        D.  A smoking policy has been adopted that prohibits smoking in any building 
            at the Medical Center. Smoking is allowed in designated areas outside the 

        E.  Good housekeeping is a requirement and one of the best guarantees 
            against fire. 

        F.  All staff members are prepared through education and training to activate 
            the fire safety capabilities of the building. Training is provided at initial 
            employee orientation and through yearly in­service and drills with 
            emphasis on the R.A.C.E(Rescue, Alert, Confine, Extinguish) system 
            developed by the A.H.A. (American Hospital Association). 

        G.  The Medical Center has a Fire Response Team that responds to all drills 
            and alarms.
     H.  Adoption of Interim Life Safety Measures (ILSM, NFPA 241, NFPA 101) 
         during construction and renovation periods to see that the buildings 
         continue to be designed and constructed with the capability of being fire 

     I.  There is a maintenance program for the inspection and servicing of 
         portable fire extinguishers. 

     J.  Fire alarm detection and suppression systems are maintained, cleaned, 
         and tested according to the appropriate NFPA regulations. 

     K.  Fire drills will be held in the hospital and clinic areas according to the 
         requirements of the Joint Commission on Accreditation of Healthcare 
         Organizations and other regulatory agencies.  Fire drills will be held in 
         other areas of the Medical Center to comply with NFPA 101. 

          1.  Fire Drill Procedures: 

              a. Fire Safety Specialist will begin drill by placing appropriate fire drill 
                  flag in the area; 

              b. All staff members will respond to the drill flag as if it were an actual 
                 fire by following the procedures outlined in Part II, Part III, and Part 
                 IV.  Participants will not use an extinguisher, but should bring one 
                 to the area of the fire drill, to show they know the location of the 
                 nearest extinguisher. 

                                             PART II 

II. Safety to Life in the Event of Fire or Fire Drill: 

     A.  Staff will follow the steps established by the A.H.A. in the R.A.C.E. 

          1.  Remove any person in immediate danger from room where fire is 

          2.  Alert other staff members to the problem in a manner so as not to 
              cause panic among patients and visitors, DO NOT SHOUT FIRE. 
              Make sure that the alarm is transmitted by dialing 46666 and pulling a 
              manual fire alarm pull station; 

          3.  Confine the fire to the room of origin by closing the door after making 
              sure all persons are safely out of the room.  Close all other doors in 
              the area to prevent the spread of fire and smoke into unaffected 
              spaces on the wing;

          4.  Extinguish the fire if at all possible.  Do not put yourself in 
              unnecessary danger in attempting to do so. 

                                            PART III 

III. Report Fire: 

       A.  Notify Physical Facilities dispatcher – extension 46666 and Activate fire 
           alarm by pulling lever down on the nearest fire alarm pull station. 

       B.  When reporting by phone, speak in a moderate tone of voice and state 
           your name, location, and extent of fire.  If available, give a room 
           number. Stay on the phone until the dispatcher has all the information 

       C.  Physical Facilities personnel and Campus Police: 

            1.  Physical Facilities dispatcher on duty will receive the notification from 
                the location of the fire by telephone or activation of the Fire Alarm 

            2.  The dispatcher will notify the Jackson Fire Department by using the 
                direct telephone line; 

            3.  He will announce Code 1 and fire location over Physical Facilities 
                radios.  This announcement will be made three (3) times, pausing 
                between each announcement; 

            4.  The Physical Facilities dispatcher will notify the PBX operator and 
                the Campus Police dispatcher of the fire location; 

            5.  After all of the required notifications have been made, the Physical 
                Facilities dispatcher will announce over the fire alarm system voice 
                circuit: "DR. RED", and location ­ three (3) times, with a pause 
                between each announcement.  A false alarm should also be 
                announce so staff  can downgrade their response; 

            6.  The Medical Center Fire Response Team will report to the scene of 
                the fire and take appropriate action to locate and extinguish the fire. 
                The first person on the scene should report their findings to the 
                dispatcher. Any member of the Fire Response Team can give the 
                “All Clear” after checking the scene and determining it is a false 

            7.  During times other than the regular 40 hour, Monday ­ Friday work 
                week, the Physical Facilities dispatcher will contact needed 
                personnel via telephone or radio.  The order of  contact will be: (1) 
                Fire Safety Specialist, (2)Safety Officer, (3) Director of Hospital,
          (4)Assistant Hospital Director, (5) and others according to the current 
          fire response assignment; 

       8.  The Physical Facilities dispatcher will call­ out others as the need 
           indicates in reports from the scene of the emergency; 

       9.  The Campus Police dispatcher will announce Code 1 and location 
           over Campus Police radios three (3) times with a pause between 
           each announcement. 

D. PBX Operators: 

       1.  Upon notification from the dispatcher of a fire alarm in the hospital 
           and/or CRC (Children’s Rehabilitation Center) PBX personnel will: 

             a.  Announce "DR. RED & Location" over the P.A. system three 
                 (3) times, pausing between each announcement ­ (In­ 
                 Hospital Area Only). 

            b.  Call Nursing Service Office ­ Ext. 44130; 

            c.  Page Hospital Administrator on call; 

            d.  Page Nursing Supervisor on duty; 

            e.  Page Public Relations personnel on call; 

            f.  Page Respiratory Therapy Supervisor; 

   o  Announce "DR. RED ­ ALL CLEAR" over the P.A. system three (3) 
      times, pausing between each announcement, when directed to by the 
      Fire Safety Specialist or other person(s) in charge at the scene; 

                  NOTE: In the event a fire is reported first to a PBX operator 
                  rather than the Physical Facilities dispatcher, the PBX 
                  operator will:

                     ·   Take the information;
                     ·   Relay the information to the Physical
                     ·   Facilities dispatcher via the fire phone;
                     ·   Then proceed according to the procedures as outlined 

        2.  Until "ALL CLEAR" is announced, all Medical Center personnel will 
            realize that an emergency exists and will not call PBX operators, 
            Physical Facilities dispatcher, or the Power Plant, except for an 
            emergency, or if the call is related to duties of those personnel 
            directly connected with the emergency. The "ALL CLEAR" will be
               authorized to the PBX and Physical Plant dispatcher by (1) Fire 
               Safety Specialist, (2) Safety Officer, (3) Hospital Administrator on 
               call, or (4) Campus Police Captain at the scene of the emergency. If 
               it is known to be a false alarm, the first arriving member of the Fire 
               Response team can cancel the code and call for the “All CLEAR”. 

                                          PART IV 

IV.  Confining and Attempting to Extinguish the Fire: 

  A. To confine fire to a small area: 

             1. Close all doors and make certain all vertical shafts are closed, i.e., 
             stairwells, elevator shafts, laundry chutes, dumbwaiters, etc.; 

             2. Turn off fans, blowers, and other equipment that 
                may spread the fire; 

             3. Never take a burning bed out of a room. Remove patient, not the 
             bed, and close the door. 

  B. Extinguishing a Fire: 

          1.  Fires are divided into three (3) classes: A, B, and C, and so are the 
              extinguishing agents. 

               A.  A Class A fire is one involving ordinary combustible materials, such 
                   as wood, paper, and cloth, in which extinguishment is accomplished 
                   by cooling or smothering; 

               B.  A Class B fire is one involving flammable liquids, such as 
                   alcohol, toluene, xylene, etc., in which extinguishment is best 
                   accomplished by smothering; 

               C.  A Class C fire is one involving energized electrical equipment, 
                   appliances and wiring. The fire itself is either a Class A or B fire. 
                   The extinguishment is best accomplished by smothering; 

               D.  Appropriate fire extinguishers are located in the hose cabinets 
                   and utility rooms on each nursing unit; 

               E.  Fire extinguishers in the nursing units are multipurpose ABC 
                   units and can be safely used on all classes of fires. Certain 
                   laboratories have Carbon Dioxide (CO2)extinguishers, which are 
                   painted red with large black plastic horns; 

               F.  To use any fire extinguisher, remember the word PASS, you Pull 
                   the safety pin, Aim the discharge nozzle at the source of the fire,
                   Squeeze the two (2) handles to operate, and Sweep the fire with 
                   the extinguishing agent. 

                                     PART V 
V.  Evacuation of Patient in Emergency: 

         A.  Know whether evacuation is to be horizontal or general: 

           1.  Horizontal evacuation means moving your patients to a 
               neighboring "safe" area.  (This "safe" area may be on the same 
               nursing division or another division on the same level). 

           2.  General evacuation will be under the direction of the Hospital 
               Administrator on call, the Nursing Supervisor on call, the City Fire 
               Officer in charge on the scene and the UMMC Fire Safety 
               Specialist.  Egress will be to a floor on a lower level or to the 
               outside of the building. 

        B. Handling of Patient for Evacuation: 

         1.  Order of evacuation is determined according to patient’s physical 

             a.      Ambulatory ­ Assemble patients, appoint a leader to go with 
                     them and lead to safest part of the same floor (toward an exit) 
                     and instruct the leader where to take them if they must leave 
                     the floor.  Do not leave ambulatory patients without an 
                     attendant for fear of panic; 

             b.      Wheel chair cases ­ Use wheel chairs to remove these 
                     patients to a safe place on other wings of the same level. 
                     Take wheel chairs back for additional patients; 

             c.      Non­ambulatory patients ­ Move by means of stretcher or 
                     occupied bed to safe area. If necessary, place patient in 
                     blanket and drag along floor by holding corner of blanket. 
                     Give wet towel to cover face. Area near floor is most 
                     comfortable in smoke filled atmosphere. If water is falling, 
                     place sheet, blanket, towel, etc. over patient’s head; 

             d.      Ventilator dependent patients must be maintained during a fire 
                     emergency.  Every effort must be made to keep these 
                     patients in place unless conditions dictate that they be 
                     evacuated.  Adequate numbers of personnel must be 
                     available to safely and expeditiously move ventilator 
                     dependent patients. Portable oxygen apparatus should be 
                     made available to facilitate the evacuation process.  In the

                     event portable oxygen is not available manual devices will be 
                     employed for life support; 

               e.    Orthopedic patients fastened in traction are the greatest 
                     problem.  Give them wet towels to cover their faces. 
                     Reassure them that help will come. Have an attendant stay 
                     with such patients if at all possible until evacuated or the 
                     emergency is over. Move patients in bed, if possible.  If bed 
                     will not easily go through door and/or corridor without blocking 
                     other activities, ropes and straps will have to be cut if it is 
                     absolutely necessary to move the patient. Save stretchers for 
                     these cases; 

               f.    Newborn babies are the most helpless of our patients. 
                     Incubator babies should be kept in the nursery as long as 
                     possible. Take along a small emergency oxygen tank, if 
                     oxygen is being used.  A nurse must stay with these babies at 
                     all times. 

                                           PART VI 

VI.  General Instructions: 

   A.  The Campus Police will meet the City Fire Department in the service court 
       and at the West (main) entrance; they will guide the fire department to the 
       location of the fire. 

   B.  No elevator will be used to arrive at floor on which fire is reported unless in 
       opposite wing from reported fire. 

   C.  The operation of building fire extinguisher equipment will be the 
       responsibility of the Hospital Fire Response Team, Environmental Services 
       and/or Nursing Services personnel. All assigned personnel will be properly 
       instructed in the use of existing fire fighting equipment in their area. 

   D.  Avoid panic ­ never shout "FIRE". 

   E.  The evacuation of patients will be in accordance with the instructions 

   F.  Persons not directly engaged with containment and/or fighting the fire will 
       clear the area for the Fire brigade and the City Fire department personnel. 

   G.  The "ALL CLEAR" will be authorized to the Physical 
          a.  Facilities dispatcher and the PBX operator only by the Fire Safety 
              Specialist, Safety Officer, Hospital Administrator on call, or the 
              Campus Police Captain on duty.

       b.  If it is known to be a false alarm, the first arriving member of the Fire 
           Response team can cancel the code and call for the “All CLEAR”. 

                      UNIVERSITY HOSPITAL AREAS: 

A.  The Fire Safety Specialist or his designee is the Fire Marshall: 

   He will give reports to all departments as to the progress of the fire so that 
   they can prepare to remove patients if necessary, or can assure patients 
   that the fire is of a minor nature; 

   1.  Send employees to departments where most needed; 

   2.  Notify Campus Police if their help is needed, and call other hospital 
       personnel if their assistance is desired; 

   3.  Assign personnel to keep all stairways and exits clear; 

   4.  Use office personnel to keep all stairways and exits clear; 

   5.  Advise Public Relations personnel of conditions so that press  releases 
       may be made as deemed appropriate; 

   6.  Supervise general evacuation of patients when necessary. 

B.  Nursing Services: 

   1.  The Assistant Director of Nursing for the area experiencing the 
       emergency shall respond to the scene and assume charge for Nursing 
       Services.  Others will be directed to report to the scene as the need 
       requires.  Designated Nursing Services personnel will staff the 
       telephones and summon additional support as directed by the Assistant 
       Director of Nursing: 

            a.    Orderlies and aids shall report to Head Nurse or Assistant 
                  Director of Nursing at the emergency scene.  Follow 
                  instructions for patient care, fire containment, and other needs; 

            b.    Other Nursing Service personnel, Central Supply, and others 
                  shall remain at their duty post and be prepared to support the 
                  emergency area as directed by an Assistant Director of 

            c.    Professional and practical nurse students, and others shall 
                  remain at posts unless otherwise directed by a Nursing 
                  Service Supervisor or an Administrative Officer;
                 d.    If fire is in a remote part of the building wait for instructions 
                       before leaving post or evacuating patients; 

                 e.    Keep corridor doors closed.  Reassure patients and visitors. 
                       Ask visitors to remain with patients until emergency is over 
                       and to help where needed. 

      2.     Nurses in charge of patient area where fire is located will make rapid 
             rounds to be sure that: 

                 a.    Any patient in immediate danger is removed from their room to 
                       an area of safety; 

                 b.    Alert others to the problem.  Transmit the alarm by  dialing 
                       46666 and activating the manual fire alarm pull station; 

                 c.    Close doors to confine the fire, (open outside windows as 
                       needed for fresh air), turn off oxygen if necessary; 

                 d.    Keep someone at phone for instructions; 

                 e.    Horizontal evacuation of patients will be determined by nurse 
                       in charge and will be carried out in accordance with PART 

                 f.    Collect all patient records and remove from unit. 

C.      Respiratory Therapy: 

            1.  Upon notification Respiratory Therapy Supervisors will report to the 
                fire area to assist in: 

                 a.  Determining the need for cutting off oxygen and other medical 
                     gas service to the affected area; 

                 b. Providing portable oxygen apparatus; 

                 c. Relocating patients to a safe area; 

                 d. Fire control function, if necessary; 

D.  Environmental Services: 

      1.  Daytime Environmental Services personnel in the vicinity of the fire will 
          report to the nurse in charge and follow his/her instructions. Others will 
          remain at their posts until instructed otherwise.
       2.  Weekend and Evening Environmental Services personnel: 

             a.    A Supervisor will call all personnel to departmental office and will 
                   follow instructions of the Fire Safety  Specialist, Safety Officer, or 
                   Assistant Director of Nursing; 

             b.  Keep someone available to answer phone; 

             c.    Assist in evacuation of patients as directed; 

             d.  Assist in operation of fire extinguishers and fire hose; 

             e.    Obtain supply of blankets and robes, if needed. 

 E.          Patient Accounts: 

       1.  The following specific instructions should be carried out by  Patient 
           Accounts personnel in the event of a fire elsewhere  in the Hospital or 
           Medical School: 

             a.    Bookkeeper ­ If fire or water threatens office area, gather all 
                   cash together in one receptacle and place  all valuables and 
                   important books in fireproof safes; 

        b.  Assistant Bookkeeper ­ Gather all accounts receivable cards 
             ready to be moved.  Keep track of file containing names and 
             accounts of patients in the hospital. 
F.  Radiology: 

       1.  Turn off electric current.  Keep lights on.  Close doors and windows. 
           Do not remove patients from your department if fire is elsewhere in the 
           hospital. Assume responsibility for patients. Wait for instructions before 
           leaving your area or evacuating patients. 

G.  Physical Facilities: 

       1.      The Physical Facilities dispatcher on duty will announce CODE 1 and 
               location of fire over the Physical Facilities radio.  A Campus Police 
               representative will meet the City Fire Department personnel in the 
               service court and at the west (main) entrance and guide them to the 
               location of the fire. 

       2.      The Fire Response Team members will report to the scene of the fire 

                   a.    Check for removal of persons in immediate danger;
                  b.     Contain or extinguish fire by turning off all services   that are 
                        spreading the fire and/or apply the correct     fire extinguisher 
                        on source; 

                  c.    Use in­house fire hose when needed; 

                  d.    Follow instructions of the Fire Safety Specialist or Safety 
                        Officer and City Fire Chief. 

  H.  Laboratories: 

      1.     Turn off oxygen, other gases, and electrical equipment.  Leave lights 
             on.  Close doors and windows. If fire is in laboratory, Leave Area 
             Immediately.  If fire is in another part of hospital, remain in laboratory 
             and wait for instruction. 

  I.  Laundry: 

      1.     Close doors and windows.  Turn off machinery. Assemble bathrobes 
             and blankets.  Remain at telephone for instructions as to where to 
             deliver them or where to give help. 

  J.  Kitchen: 

      1.     Close doors and windows.  Turn off gas and electrical machinery. 
             Report to Fire Safety Specialist or Safety Officer for instructions. 

                                             PART VII 

VII. Specific Responsibilities in the Event of a Fire in Non­Patient Care 

   A.  All non­patient care buildings and areas occupied by UMMC employees will 
       observe the same quality fire safety inspections, maintenance, and 
       protection set by the appropriate building and fire codes. 

   B.  All occupants of these buildings will follow the same procedures as 
       established by the R.A.C.E. system as explained in PART II and follow 
       PART III, sections A, B, and C of this the Fire Safety Program in reporting a 

   C.  Every building will have a fire plan that contains the proper procedures to 
       take during a fire alarm and evacuation. 

   D.  For Mississippi Methodist Rehabilitation Center, the UMMC Fire Response 
       Team will proceed to first floor connecting corridor for defense and to 
       provide assistance, if needed.
E.  External Fire on Grounds or Parking Lots: 

      1.  Grass and/or brush fires will be reported to the Physical Facilities 
          dispatcher by dialing 46666; 

      2.  An automobile or other fire in parking lots will be reported by dialing 
          46666.  The City Fire Department will be called to respond by the 
          Physical Facilities dispatcher; 

      3.  The Physical Facilities dispatcher must exercise care when notifying 
          the City Fire Department of an external fire, being sure to advise the 
          city dispatcher of the nature of the problem so that an excess of 
          equipment will not be dispatched. 

      4.  In the event of an external fire incident on campus during the normal 
          workday, the Fire Safety Specialist will be notified.  Campus Police 
          personnel will guide the City Fire Department to the fire site.

BUILDING EVACUATION                                                     Tab P 

The Medical Center Evacuation Plan consists of six key parts. 

I. Activation 
II. Notification Process 
III. Request of Assistance 
IV. Staging of Resources 
V. Relocation of Patients 
VI. Recovery 


Activation of Evacuation Plan: 

The decision to evacuate a patient care area will rest with the Incident 
Commander (IC), with input given by the other members of the Incident 
Command Center (ICC). The IC may request two primary types of evacuations, 
lateral evacuation and vertical evacuation. These are described in detail below. 
A.      Lateral Evacuation is the preferred method of evacuating patients from 
        one patient care area to another area located on the same building level 
        (e.g. PICU to PACU). 
B.      Vertical Evacuation is the movement of patients from one patient care 
        area to another area located on a different building level (e.g. CICU to 



Upon activation of the evacuation plan, the acting Safety Officer is responsible 
for ensuring that nurse managers and/or area supervisors of the affected patient 
care areas are notified of the requested evacuation and to which area they 
should plan to relocate. The individual units are then to prepare their staff for the 
implementation of the evacuation plan. 

Assistance Request: 

Given the intense manpower required to perform an evacuation of a patient care 
area, outside assistance should be requested. These resources may include

American Medical Response, Jackson Fire Department, or institutional 


Staging of Resources: 

After notification of the request to evacuate a patient care area the manager 
and/or supervisor of that area should begin to gather any needed resources. 

                         Examples of these resources are: 
A.     Patient Transportation – cots, stretchers, backboards, wheelchairs, etc. 
B.     Patient Monitoring – transport monitors, portable SpO2 monitors, etc. 
C.     Patient Treatment – battery­powered IV pumps, Ambu Bags, portable 
       suction, etc. 
The area to be evacuated should perform a preliminary headcount and record a 
patient census log. Each patient should have proper identification methods in 
place either, traditional armbands, or disaster triage tags. Complete medical 
records should accompany the patient at all times to allow accurate treatment to 
be performed during relocation. 

Simultaneously, the alternate patient care site should be prepared for the 
reception of the planned transfers. The IC (or his designee) will determine 
staffing of the secondary site. All alternative patient care supplies should be 
established prior to beginning patient transfers. 


Relocation of Patients: 

The institution’s Safety Officer (or his designee) will provide operational 
command during any evacuation of a patient care site. Patient transportation will 
require intensive use of manpower resources, especially patients that are 
critically ill and require multiple treatment modalities. A triage of manpower 
resources may be performed based on the patient’s pre­assigned evacuation 
code, as described below. 
1 – Ambulatory without assistance. 
2 – Ambulatory with one­person assistance. 
3 – Wheelchair with one­person assistance. 
4 – Stretcher with one­person assistance 
5 – Stretcher with two­person assistance. 
During any vertical evacuation operation it should be noted that stretcher­bound 
patient will require a minimum of 4 staff members to carry them down stairwells. 
Critically ill patients with multiple treatment modalities (i.e. ventilator dependent, 
chest tubes, traction, etc.) will require additional staff for transport.

A.    Prior to beginning the transfer of every patient, the transporting staff 
      members must verify proper identification methods are in place either, 
      traditional armbands, or disaster triage tags. Patient medical records 
      should accompany the patient during transport to the established 
      secondary care site. 
B.    Patient relocation should be performed in a calm, orderly fashion and 
      continuity of care maintained. 
C.    One healthcare provider should oversee each patient transfer, with the 
      more experienced provider(s) accompanying the more critical patients. 
D.    During the transfer of critically ill patients, all life­sustaining interventions 
      must be continued and special care given to maintain all airway devices. 
E.    Complications noted during transport should be triaged and treated 
      appropriately given available resources. 



Upon arrival to the secondary care area patient stabilization and care should 
resume to the full capacity of the available resources. Patient counts should be 
performed and patient census logs compared ­ any discrepancies should be 
reported to the Safety Officer immediately.

MORGUE OVERFLOW PLAN                                                  Tab Q 

1.    Primary Site: 
            UMMC Morgue (can accommodate up to 7 patients) 

2.    Alternate Site: 

      Refrigerated Truck 
             a.    Location­ To Be Determined 
             b.    Accommodate up to ____ patients 

3.    Contingency Site: 
            Jackson Medical Mall 

4.    Location of Body Bags: 
             a.    Emergency Department – 250 
             b.    APCS #1 – 50 
             c.    APCS #2 – 50 

5.    Patient Identification Information: 
             I.D. will be affixed to the outside of the body bag. 

6.    Log: 
              A separate written log will be maintained at each location.  This log 
              will contain all available patient information. 

7.    Bodies with Suspected NBC Contamination: 
            Bodies with suspected NBC contamination will be stripped, hosed 
            down with water, and placed in body bags by personnel wearing 
            protective gear.  Body bags will then be hosed down with water 
            again prior to movement to storage sites.

SECURITY PLAN                                                             Tab R 

I.      Purpose: 

        To provide for the adequate and systematic deployment of personnel and 
        utilization of resources in response to a calamitous event in order to 
        maintain the safety and security of the Medical Center. 

II.     Policy: 

        The Department of Campus Police/Security, in the event of a calamitous 
        event, will ensure that sufficient police department resources are deployed 
        to maintain public order, safety, and provide for the security of the 
        institution in order to allow for the continued uninterrupted operation of the 
        Medical Center. 

III.    Definitions: 

        Natural Disaster:  a sudden calamitous event causing catastrophic 
        destruction, injury, and/or death caused by a force of nature.  (e.g.: 
        hurricane, tornado, earthquake, fire, blizzards, etc.) 

        Man­made Disaster:  an unexpected calamitous event resulting from 
        human error, negligence, or accident causing catastrophic damage, 
        injuries, and/or death.   (e.g.:  aircraft crashes, chemical spills, train 
        derailment, radiological accidents, etc.) 

        Terrorism:  an act committed for the intended purpose of causing 
        widespread anxiety, fear, intimidation and disruption of the normal activity 
        of the population.   (e.g.:  use of or threatening the use of biological, 
        chemical, or radiological weapons, conventional explosions, etc.) 

IV.     Alert Stages/Response Posture 

        Generally law enforcement agencies are capable of handling daily 
        activities, even when confronted with unusual circumstances or events, 
        with a normal compliment of personnel.  However, an unexpected 
        catastrophic event (whether natural, man­made, or resulting from a 
        terrorist act) may occur which will severely tax on­hand resources 
        available to law enforcement.  Such events may occur outside of this 
        jurisdiction which may directly or indirectly impact the Campus of the 
        University of Mississippi Medical Center and its operational ability to 
        deliver health care. 

        Law enforcement agencies establish four levels of alert or response 

      A.    Level I:      Consist of routine police operations.  Normal staffing 
            levels and daily security measures are adequate for the department 
            to complete it mission, 

      B.    Level II:     A calamitous event restricted to a confined 
            geographic area which can be/is controlled with the deployment of 
            resources readily available by the department without affecting 
            other routine operations. 

      C.    Level III:    A calamitous event effecting a wide geographic area 
            and may involve massive destruction and/or resulting in massive 
            numbers of injuries or death.  Department response requires the 
            massive deployment of personnel and resources achieved through 
            the cancellation of personnel’s days off and/or alternate scheduling 
            of personnel. 

      D.    Level IV:     A wide spread calamitous event of which the effects 
            are so massive that the response requirements exceeds the 
            department resources when all departmental personnel are 
            deployed.  Such circumstances generally result in the declaration of 
            a “State of Emergency” and “Curfew”;  and requires the mobilization 
            of other law enforcement agencies and/or the National Guard. 

V.    Operational Procedure 

      A.    Level I:       Routine staffing levels are established by the Campus 
            Police Command staff based upon post assignments, crime 
            patterns, calls for service, and institution activities.  Operational 
            effectiveness is routinely monitored and personnel adjustments are 
            made as required.   Operations are conducted consistent with daily 
            standard operating practices and procedures. 

      B.    Level II: 

            1.     Should an event occur within the jurisdictional boundaries of 
                   the Campus Police Department the Watch Commander will: 

                   a.    Redeploy personnel in order to effectively respond to 
                         the circumstances. 
                   b.    Disseminate all pertinent information relative to the 
                         situation via the chain of command to the Campus 
                         Police Command Staff. 
                   c.    Monitor the circumstances of the event accessing the 
                         possibility of a potential threat increase which may 
                         require a greater response. 

            2.     In the event that area law enforcement agencies or other 
                   governmental emergency response agencies encounter and
                event of a Level II category the Watch Commander or 
                Ranking Officer in Charge will: 

                a.     Monitor the local agency’s activity and coordinate with 
                       the primary jurisdictional agency’s ranking officer or 
                       incident commander to obtain up­dates regarding the 
                       situation in order to access what impact the event 
                       may have on the Medical Center.  (e.g.: security 
                       concerns, extent of violence, nature of disaster, extent 
                       and type of injuries, etc.) 
                b.     Deploy campus police personnel in order to respond 
                       to circumstances 
                c.     Disseminate all pertinent information relative to the 
                       event via the chain of command, to the hospital 
                       administrator on call, and emergency department. 

         3.     The Director and/or Chief of Campus Police will authorize 
                the department’s response level based on the severity of the 
                situation and the anticipated impact that the event may have 
                on this institution. 

C.       Level III & IV: 

         1.     Watch Commander or Ranking Officer in Charge will: 

                a.     Establish communication and coordinate with the 
                       emergency response agency having jurisdiction in 
                       order to determine the magnitude of the situation. 
                b.     Deploy on­duty personnel as circumstances dictate to 
                       ensure facility security, access to emergency areas, 
                       and traffic control. 
                c.     Ensure that police personnel who are assigned 
                       security positions associated with or in close proximity 
                       to decon operations are utilizing protective gear. 
                d.     Notify the command staff of the situation 
                e.     If instructed initiate “Emergency Call­up” or 
                       “Activation” of campus police personnel. 
                f.     Coordinate the initial police response with the 
                       hospital’s Administrator on Call (AOC), who until 
                       relieved will assume the responsibility of “Incident 
                       Commander” relative to the delivery of health care 
                       and hospital operations. 
                g.     Direct the institution’s “Card Access System” into 
                       closed hours to restrict entrance into buildings or it 
                       critical conditions an emergency lock down of the 
                       access system. 

      2.  Campus Police Command Staff will:
              a.  Establish a staging area for law enforcement personnel 
                   being mobilized in response to the event. 
              b.  Assign a member of the command staff as liaison to the 
                   Medial Center’s Disaster Command Center 
              c.  Assign a supervisor to personally supervise perimeter and 
                   external security, traffic control, emergency department 
                   security, building interior, and institution command center. 
              d.  In the event that the emergency department may be 
                   inundated with trauma victims, the campus police 
                   department will coordinate with the medical center incident 
                   commander to ensure appropriate security measures are in 
                   place at alternate sites designated as treatment locations. 
                   (e.g.: Medical Pavilion, Nelson Student Union Building, 
                   Jackson Medical Mall, Batson Children’s Hospital Out 
                   Patient Clinic, etc.) and the lobby of the Batson Children’s 
                   Hospital which will serve as the Emergency Department 
                   waiting area. 
              e.  Should the emergency circumstances appear to continue for 
                   an extended duration of time campus police personnel will 
                   be deployed to twelve hours shifts and cancellation of days 
                   off.  Evening shift personnel will be assigned tours of duty 
                   and assignments following a condition assessment. 
               f.  In the event that the UMMC Campus Police Department is 
                   unable to appropriately respond or deal with an emergency 
                   situation with available resource, the Director of Campus 
                   Police or in his absence his designee, will request mutual aid 
                   assistance from other city, county, or state law enforcement 
                   agencies and when appropriate the National Guard. 

VII.    Activation of Personnel 

        Campus Police Department personnel can be activated for an 
        emergency response or alert by the UMMC Vice Chancellor,  UMMC 
        Vice Chancellor of Administrative Affairs, Director of Campus Police, or 
        Chief of Police when circumstances dictate. 

        Activation or Emergency Call­up: 

            a.  Supervisors will be contacted and briefed regarding the 
                circumstances of the emergency response. 

            b.  Supervisors will be responsible for contacting and relaying 
                specific instructions to subordinates under their command 

            c.  In the event telephone communications are inoperable the 
                command staff shall request the assistance of other
                    government agencies and/or the electronic news media in 
                    contacting and/or relaying notification to department personnel. 

               d.  Campus Police personnel, upon hearing of an event via the 
                   local and/or national news media which may require an 
                   emergency response by the Campus Police Department are 
                   responsible for contacting the department for instructions 

VII.    Critical Issues: 

        A.    Staffing:  Emergency activation of Campus Police personnel will 
              provide for the deployment of: 

              1.      Ten Supervisors 
              2.      Forty­nine Police Officers 
              3.      Twenty three Security Officers 
              4.      Three Administrative personnel 

        B.    Communications:  Routine campus police communications is 
              facilitated by utilizing the infrastructure of the Hinds County Sheriff’s 
              Department digital communication system which allows for 
              interagency interoperability.   In the event of a failure of the county’s 
              communications system infrastructure, local communications for 
              campus security purposes can be achieved by tuning radios to the 
              Zone 2 Talk­a­Round frequency. 

        C.    Access Control System:  During critical incidents access to the 
              Medical Center will be controlled by use of the institution’s card 
              access control system which can be electronically manipulated. 
              After hours activation restricts entry to the main hospital entrance 
              and the emergency department except for personnel who have 
              been granted “After Hour Access Privileges”.  Should 
              circumstances become critical the access control system may be 
              placed into emergency lockdown, which will disable access to 
              everyone except those possessing “Executive Privilege.”  In the 
              event of a system failure, Campus Police Personnel will hard lock 
              secondary entrances and deploy personnel to those remaining 

        D.    Base of Operations:  Campus Police Headquarters will be utilized 
              as the primary base of operations, staging location for campus law 
              enforcement operations, and holding location for prisoners.  Should 
              campus police headquarter become unusable or the subject of 
              utility failures police dispatch operations will be relocated to the 
              basement telecommunications office.  Other police operations will 
              be moved to ground floor level of the Dental School.

COMMUNITY PLAN                                                  Tab S 

    A.    National Disaster Medical System Plan (NDMS) ­ being revised 
          by the Jackson­Vicksburg Hospital Council. 

    B.    Metropolitan Medical Response System (MMRS) ­ initial plan 
          has been sent to Health and Human Services for approval. 

    C.    Hinds County Emergency Operations Plan (Hinds EOC)­ copy 
          is maintained in the Emergency Preparedness Coordinator's office. 

    D.    Mississippi Comprehensive Emergency Management Plan 
          (MEMA)­ copy is maintained in the Emergency Preparedness 
          Coordinator's office. 

    E.    Institutes of Higher Learning Emergency Preparedness Plan 
          (IHL) – copy is maintained in the Emergency Preparedness 
          Coordinator’s office. 

    F.    SMAT – State Medical Assistance Team ­ UMMC is the host 
          agency for two of the 50 bed hospitals and will respond accordingly. 

    G.    VIPR ­ VIPR (Volunteers’ In Preparedness Registry) is Mississippi's 
          Emergency System for the Advance Registration of Volunteer 
          Health Professionals (ESAR­VHP).  VIPR is the online registration 
          system for medical, health and non­medical responders for the 
          State of Mississippi.  It is a secure database of pre­credentialed 
          health care professionals and pre­registered non­medical 
          volunteers who are trained to provide a coordinated response to 
          emergencies in support of our established public health and 
          emergency response systems.
EMERGENCY CREDENTIALING PROGRAM                                               S-1


In the event of an emergency, UMMC will allow volunteer licensed individuals in
the state of Mississippi to provide care and treatment to patients seeking
treatment in the times of a disaster. Individuals holding a valid license to practice
medicine may volunteer to provide services during a disaster. The scope of
services provided must be within the individual’s scope of practice as outline by
their state board. The individual must have a valid, current license on file with
their appropriate state board.

Any person volunteering to provide medical services during a disaster must
identify himself/herself with their appropriate title (i.e., MD, DO, PA, ARNP) and
provide to the Command Center or Medical Staff Office a valid government-
issued photo identification issued by a state or federal agency (e.g., driver’s
license or passport) and at least one of the following:
              Current License to practice
              Current picture hospital ID that clearly identifies professional
              designation accompanied by the license number
              Verification of the volunteer practitioner’s identify by a current
              hospital or medical staff member
              Identification indicating that the individual is a member of a Disaster
              Medical Assistance Team (DMAT), SMAT, MRC, ESAR-VHP, or
              other recognized state or federal organization or group

Upon presentation of appropriate identification, the privilege to provide patient
care during the disaster may be granted by the CEO and/or the designee and/or
the Chief of Staff. The determination to grant temporary privileges will be made
on a case-by-case basis, dependent upon the needs of the patient population
and the facility during the time of the disaster. These privileges will automatically
terminate fourteen (14) days after the date of issuance. The individual(s) will be
given a laminated name tag so that he./she will be readily identifiable to patients
and UMMC personnel.

The volunteer’s name, title, and license number will be documented by the
Medical Staff Office and/or the designee. Upon receipt, as time permits pursuant
to the disaster, the UMMC Medical Staff Office and/or the designee will verify the
licensure with the appropriate state board. The Medical Staff Office and/or the
designee will keep the name, title, and license number of the volunteer on file for
future reference if needed.

University of Mississippi Medical Center ­ Credential Form                                     S­2 

        Emergency/Disaster Information Release Authorization 
I, ____________________________________, wish to give assistance during this 
emergency/disaster situation and hereby authorize my employer/former employer to release to 
________________________ or its agents by any party, including but not limited to law 
enforcement agencies; and employers, the following information and documentation concerning 
my employment. I authorize and agree to permit ___________________________ or its agents 
to initially secure and review and / or periodically secure and review such information. I further 
release ___________________________ and / or its agents, pursuant to this authorization, from 
any and all claims or liability connected therewith. I understand that any falsification of this 
information including omission or misrepresentation of any kind whatsoever may result in a 
criminal investigation for fraud or other applicable criminal violations. 

                                         Personal Data: 
_________________________ _______________________ _________________ 
Signature                               Print Name                   Date 
_______­______­____________ ______/_______/_______ (____) ­_____­_________ 
Social Security Number         Date of Birth                  Phone Number 
_________________________ _______ ______________ 
City                                    State  Zip                   ™Male         ™Female
Email address: _________________________________ 

                                           Licensure Data: 
Position volunteering for _______  _____________________________________________ 

Dept. you desire to volunteer for ______________________________________________ 

                         Licensure/Certification Type (copy and attach) 

                _____________________________________ _____________________ 
                     State Issued                        Expiration Date 

                          Licensure/Certification Number (copy and attach) 
               _____________________________________ _____________________ 
                    State Issued                                   Expiration Date 

                                         Employer Data: 

Employment Status:     resently Employed
                   ™P                                    U
                                                        ™  nemployed        R
                                                                           ™  etired 
_____________________________                    ______________________________________ 
_____________________________                           Address 

If employed, Employer name                       ___________________ ______ _________ 
                                                 City                State        Zip 

________________________                 (_________)­__________­_____________ 
If employed, Contact name                                     Phone Number 

                         UMMC Verification:  ________________(Date) 

__________________________________               ______________________________________ 
Name                                             Title

PATIENT REGISTRATION PLAN                                               Tab T 

       I.       Patient Registration 

   After triage and any decontamination needs are completed patients will be 
   registered by Patient Access Management and assigned a generic alpha­ 
   numeric identification code. This identification code will be found on the 
   patient’s triage tag. The identification code will be entered as the patient’s 
   name and a pre­determined disaster medical record and visit number will be 
   assigned during the registration process. There are five hundred pre­ 
   determined medical record numbers approved and prepared by Medical 
   Records for use with any declared disaster. The registration process will 
   occur either at an on­campus site or alternative location as determined by the 
   Incident Commander (or his designee).  If it is determined by the Incident 
   Commander that the following registration process is impeding or hindering 
   patient throughput the process is subject to change and/or modification. 

             A.  On­campus registration. 

                     i.  Immediate. Patient Access Management will reconcile any 
                         generic identification code with one of the aforementioned 
                         medical record numbers and a visit number. 
                    ii.  Delayed. Patient Access Management will reconcile any 
                         generic identification code with one of the aforementioned 
                         medical record numbers and a visit number. 
                   iii.  Minimal. Patient Access Management will reconcile any 
                         generic identification code with one of the aforementioned 
                         medical record numbers and a visit number. 
                   iv.  Expectant. Patients will be registered in the standard manner 
                         for any patient visit. 

             B.  Pre­determined site location. 

                     i.  Immediate. Patient Access Management will reconcile any 
                         generic identification code with one of the aforementioned 
                         medical record numbers and a visit number. 
                    ii.  Delayed.  Patient Access Management will reconcile any 
                         generic identification code with one of the aforementioned 
                         medical record numbers and a visit number 
                   iii.  Minimal.  Patient Access Management will reconcile any 
                         generic identification code with one of the aforementioned 
                         medical record numbers and a visit number 
                   iv.  Expectant. Registration will be registered in the standard 
                         manner for any patient visit. 

Patient Access Management will be responsible for reconciling all initial triage 
identification numbers with the five hundred available generic patient registration
numbers available and/or the patient’s existing medical number before the 
patient is discharged. 

      II.       Patient Information 

All patients will be identified by the triage code and/or the following color coding 
until reconciliation of any medical record needs are completed. 

                Red = Immediate. 
                Yellow = Delayed. 
                Green = Minimal. 
                Black = Expectant. 

Patient demographics will be attempted by utilizing name and date of birth. After 
this is accomplished a formal medical record number will be either assigned or 
reconciled as per Access Management guidelines. 

1.           Patient Information: 

                    The critical decision is to determine a usable form with basic patient 
                    information, 1­2 carbon copies to tear away for filing, military 
                    tagging system being reviewed. 

2.           Degree of Injury: 

                    Will need to designate an alpha/numeric system that identifies 
                    med/surg/peds/degree of injury.

DISASTER EQUIPMENT                                                 Tab U 

Disaster Equipment ­ A complete listing of all equipment is available at under Inventory. 

Location: Wiser Basement 

Access:      Disaster Committee Chairman 
             Emergency Preparedness Coordinator 
             Charge Nurse PED 
             Charge Nurse AED 
             Associate Vice Chancellor 

             A.    Training supplies – equipment 
             B.    Triage equipment/sets – trauma gear, flags, tents, tape, tools 
             C.    Decontamination equipment – PPE 
             D.    Transfer Surge Supplies 
             E.    Alternate PT Ward 
             F.    Alternate Clinic Site 
             G.    Alternate ICU Site 
             H.    Generators/Lighting/Flashlights 
             I.    Respiratory Surge Equipment 

To check out radios:  Please contact the Emergency Preparedness Coordinator 
to complete the request form.  (See Appendix U)

PHARMACY DISASTER PLAN                                               Tab V 

      The purpose of this plan is to delineate the responsibility of the 
Department of Pharmacy Services and its staff in the event of a disaster. 

      The Department of Pharmacy Services will acquire and distribute needed 
medications and medication related products for patients, personnel and other in 
the event of a disaster. 


   1.  In the event of a disaster, the pharmacist on duty must immediately notify 
       the Director of Pharmacy Services and the Clinical Coordinator. 

   2.  The Administrative Assistant or Secretary will maintain a current listing of 
       all employees’ names, addresses, and telephone numbers. This list will be 
       used to contact additional personnel as deemed necessary by the Director 
       or their designee. This list will be maintained in the Position Control Book 
       located in Pharmacy Administration. 

   3.  Personnel contacted to report to duty will be given specific assignments 
       for their shift by the Supervisor or their designee. The shifts may be 
       designated for 12 hour shifts. 

   4.  Assessment of personnel needs will be conducted throughout the disaster 
       period.  Schedules will be made based on the greatest influx of patients 
       and patient care needs or as other needs arise. Couriers may be obtained 
       from the institution’ manpower pool as designated by Incident Command. 

   5.  Pharmacy will maintain an accurate inventory of Centers for Poison 
       Control mandated disaster medications within the pharmacy. This 
       inventory count will be no less than every month. See Appendix V 

   6.  In the event of a disaster and based on the disaster type, the medications 
       required may differ. Ascertainment of the types and numbers of patients 
       that are expected will be made from Incident Command. Then an 
       assessment of the medication inventory will be conducted. Needed 
       medications will then be ordered from the Wholesaler by the Purchasing 

   7.  At the discretion of the Incident Command Chief Executive Officer, the 
       Mississippi State Department of Health will be contacted for additional 
       medication and supply needs. This is in the event that other institutions 
       within the Jackson city area are also involved in the disaster event and are 
       unable to assist as well.

   8.  In the event that the Strategic National Stockpile (SNS) is released, the 
       Department of Pharmacy Services will take receipt of the SNS and store in 
       a secure location. The SNS would then be dispersed to the appropriate 
       areas for use. 

   9.  The Central Pharmacist in Charge along with the Controlled Substance 
       Technician will coordinate the dispensing of controlled substance and 
       maintenance of the disposition records. 

   10. The Pharmacy Department will coordinate with the Storeroom regarding 
       the distribution of intravenous fluids throughout the facility. 

   11.  As soon as possible and throughout the day an inventory of all 
      automated dispensing machines will be conducted to provide for stocking 
      of the machines as necessary to maintain adequate supplies. 

   12. The Disaster Carts located in the Central Pharmacy will be dispersed to 
       the needed areas, such as Emergency Departments or other areas of 
       critical needs. The pharmacist in the Emergency Department will assess 
       the need for the Disaster Carts in this area. In the event that the 
       automated dispensing machines are not operational, the medication carts 
       can be distributed to the Emergency Department. The carts will be 
       checked every month for expiration of medications. The contents of the 
       carts are listed in Exhibit B of this section. 

Specific Events Requiring Special Distribution Centers 

Biological Events 

   1.  In the case of a biological event, a dispensing center will be established. 
       The Dispensing Center can be configured as described in Appendix V. 
       This center will be staffed by pharmacists, pharmacy technicians, and 
       volunteers. Campus Police will provide security of the area as warranted 
       to ensure security medications and prevent masses of people from 
       overwhelming the area. 

   2.  We are to provide at least a 3 day up to a 10 day therapy of the 
       appropriate medication(s). See Tab G Biological Disaster. This section 
       provides dosing information related to the medication and patient 
       handouts related to biological events.  See Exhibit C of this section for a 
       table with dosing guidelines for medications and patient handouts in both 
       English and Spanish. A sheet for Anthrax Exposure is also included in this 
       section. Additional Fact Sheets about biological events can be obtained 
       from the following resources (See Appendix D): 

          a.  www.hopkins­ – John Hopkins University Center for 
              Civilian Biodefense Studies web site
          b. ­ Association for 
              Professionals in Infection Control and Epidemiology 
          c. ­ United States 
              Army Medical Research Institute of Infectious Diseases handbook 
              on medical management of biological casualities 
          d. – CDC web site 
          e. ­ APHA 
              Pharmacist Response Center 
          f. – ASHP Counterterrorism Resource Center for 

   3.  Disaster Carts will be dispersed to areas on an as needed basis. The 
       automated dispensers stock will be assessed in the critical care and 
       emergency departments frequently throughout the day. Based on these 
       assessments and the medication on hand – orders will be placed with the 
       wholesaler and / or Health Department. 

   Chemical Events 

   1.  In the event of a chemical disaster, the disaster carts will be dispersed to 
       the needed areas which include but are not limited to the Emergency 
       Departments. These carts will have medications for treating most 

   2.  Most chemical events will require Atropine and Pralidoxime as antidotes. 

   3.  Due to the often experienced shortages of Pralidoxime (2­PAM; 
       Protopam), this medication will be part of the Bulk Supply in the Central 
       Pharmacy. As indicated for the management of a chemical event then the 
       Pharmacy will be contacted to bring the supply of pralidoxime to the 
       needed area(s). 

   4.  Atropine is available in the automated dispensers and emergency 
       preparedness pharmacy carts as 1mg/10ml syringes. The Bulk Pharmacy 
       Storage area also has the 8mg / 20ml vials. In the event of a chemical 
       exposure, these vials will also be delivered to the needed areas. 

   5.  Appendix F – has the common types of Chemical Agents utilized as well 
       as the Treatment and antidotes needed. 

Radiation Disasters 

   1.  The most high yield exposure would be through use of a dirty bomb. First 
       responders will be at minimal risk of low­level radiation. 

   2.  The primary risk from a dirty bomb is the psychological impact in the 
   3.  The longer the person is exposed the greater the dose will be to that 
       person.  Immediate removal of person from the source is needed. The 
       further away from the source the lower the exposure. 

   4.  Lead and concrete are the best sources to shield from gamma rays and x­ 
       rays. Plastics shield for beta particles. Water and concrete for shielding 
       neutrons. Concrete or earth is the best all around for shielding from any 

   5.  Treatment consists of removal of clothing and washing with copious 
       amounts of water and soap and water. Those patients with severe 
       external burns are subject to secondary infections and should receive 
       antiseptic wound care. The life­threatening injuries should be addressed 
       first and then the radiation treatment except decontamination. 
       Antibiotics are needed for patients with neutropenic fever. 
       For the radiation exposure – Potassium Iodide­ should be administered 
       empirically as a single dose for 3 days 
               Adult and children > 1 year: 130 mg/ day 
               Children <1 year old: 65 mg/day 
       Aggressive oral or intravenous hydration facilitates excretion of 
       radioactive materials. 

Natural Disasters 

Natural disasters include but are not limited to tornadoes, hurricanes, 
earthquakes, and floods. Preparation for the initial trauma patients will be 
paramount. In most all of these incidences the trauma will be hypothermic/ 
hyperthermic, burn, orthopedic, neurologic, and/ or multi­system trauma. It will 
involve patients from all ages and patients with special needs such as pregnant 
patients, paralyzed patients, etc. 

Issues that are addressed in these patients will initially be cardiovascular 
support; anti­infectives – including vaccination prophylaxis and psychological 
support to name a few. 

   1.  The system may or may not be overwhelmed with trauma or patients 
       utilizing the bulk of the systems supplies including medications. In the 
       event that this occurs, immediate needs will be assessed and 
       additional supplies obtained by any means available. 

   2.  Many patients will need antibiotics and prophylactic tetanus diphtheria 
       vaccination. Considering the ethnic diversity of the population, many 
       patients may also require Tetanus Immune Globulin – dose for Tetanus 
       prone wound is 250 units IM for adult or pediatric patient. 

   3.  Water decontamination

           a.  Safest method is to boil the water for 1 minute. Let cool before 
               drinking – pouring the water back and forth between 2 containers 
               will improve the taste (adds oxygen back to the water). 
           b.  Alternate method, chlorine bleach – only regular household bleach 
               can be used – none of the color safe products. The following 
               dilutions are recommended: 
                     i.  4 drops bleach per quart or liter container 
                    ii.  8 drops per 2 quart or 2 liter or ½ gallon container 
                   iii.  16 drops (1/4 teaspoonful) per gallon or 4 liter container. 
               Stir and then let stand for 30 minutes to allow for purification. 

After the initial crisis, is the long term care of the patients and families. This can 
often lead to overwhelming an already over taxed ambulatory clinic(s). The 
providing of maintenance medications can be challenging. As demonstrated by 
Hurricane Katrina in August 2005, a system can be overwhelmed not by critical 
patients but the patients that were evacuated and would be present for an 
extended period of time. 

   1.  The most needed medications were those for chronic diseases and 
       maintenance use. Disaster preparedness has not typically included 
       patients of this type. The medications were often expensive and the 
       evacuees had no method of procuring future products. Many left their 
       medications with thoughts of returning the next day. The widespread 
       unpreparedness was demonstrated in the length of time it took to obtain 
       extensive supplies of the most needed medications. 

   2.  Many instances, the patients were unaware of the names and the dosage 
       regimen for their medication. This also resulted in extensive therapeutic 
       initiation of therapy and extensive therapeutic exchange in many patients. 

   3.  A Therapeutic Exchange Clinic may be established at the discretion of 
       the Director of Pharmacy in conjunction with the Hospital Administration. 

   4.  The acute needs seemed to most be medications for hypertension; 
       dyslipidemia; diabetes; gastrointestinal disorders; asthma; psychiatric 
       illnesses. Chronic pain medications became a large portion of the visits to 
       the Dmergency Department as well as the clinics. 

   5.  Medications for HIV, dialysis and methadone therapy can be referred the 
       most appropriate areas. Currently there is a Methadone Clinic in 
       Jackson, MS – the telephone number is 601­362­3131. 

   6.  Medication samples can be collected from throughout the institution to fill 
       the needs of as many patients as possible. Donations from 
       pharmaceutical manufacturers can be utilized as they are received. 
       Spreadsheet can be utilized based on the supply – categorized by 
       therapeutic category and updated daily.
  7.  Once the all clear to return to the evacuated areas, many challenges 
      arose to vaccinate and provide prophylaxis for patients and health 
      care providers as well as other volunteers. Supplies of Tetanus, 
      Hepatitis B and Hepatitis A supplies need to be sufficient to vaccinate as 
      needed versus the rationing that had to occur during Hurricane Katrina. 

  8.  Donations of medications from sources other than pharmaceutical 
      manufacturers and wholesalers, must be assess as to expiration, damage, 
      need, and storage availability. Many supplies from alternate sources were 
      not in a condition to be dispensed to the public. Donations must be 
      specific and designated that only the identified medications will be 

Exhibit C ­ Antidotes Stocked in the Central Pharmacy Bulk 

Acetylcysteine (Mucomyst ®) inhalation solution 
Acetylcysteine (Acetadote ®) 
Activated Charcoal 
Activated Charcoal with Sorbitol 
Fomepizole (Antizol ®) 
Calcium Gluconate 
Coral Snake Antivenin (Micururus fulvius) 
Polyvalent Crotalid Antivenin Ovine FAB (CroFab ®) 
Cyanide Antidote Kit 
Deferoxamine mesylate (Desferral ®) 
Digoxin Immune Fab (Digibind ® / Digifab ®) 
Dimercaprol (BAL in Peanut Oil ®) 
Edetate sodium (EDTA ®) 
Ethanol infusion 
Methylene Blue 
Naloxone (Narcan ®) 
Pralidoxime (Protopam ® / 2 PAM) 
Flumazenil (Romazicon ®) 
Pyridoxine (Vitamin B6) 
Succimer (Chemet ®/ DMSA) 
Phytonadione (Vitamin K)

These medications are inventoried at least monthly.  Based on the 
type of disaster, the required medications will be immediately 
inventoried and additional supplies procured as needed. 

                                 Exhibit B 
                       Pharmacy Disaster Cart Contents 

                        Pediatric Emergency Department Cart 
Date Cart Replaced 
Date Cart Expires 
RPH Initials 
Medication                           Exp     Exp     Exp     Exp     Exp     Exp 
                                     Date    Date    Date    Date    Date    Date 
Acetaminophen 325mg U/D tabs 
X 50 
Acetaminophen Elixir, 
120mg/5ml; 8 oz bottle X 6 
Ampicillin 2gm minibag system X 
Ampicillin/ sulbactam 3 gm 
minibag system X 6 
Ampicillin/ sulbactam 3 gm vial X 
Aspirin 325mg U/D tabs X 30 
Atropine 1 mg syringe X 6 
Atropine 0.4mg/ 1ml vial X 6 
Calcium Chloride 1 gm syringe X 
Cefazolin 1 gm minibag system 
Cefazolin 1 gm vial x 6 
Clindamycin 600mg minibag 
system X 6 
Clindamycin 900mg minibag 
system x 6 
Clindamycin 600mg vial X 4 
Dexamethasone 4mg/ml vial X 6 
Dextrose 50%, 50ml syringe X 6 
**Diazepam 5mg/ml, 2ml X 10 
Diphenhydramine 50mg/ml vial X 
Epinephrine 1mg/10ml syringe X 
Epinephrine 1mg/ml, 30ml vial X 
Etomidate 20mg /10ml vial x 10 
Flumazenil 1mg/10ml vial x 2 
*Fosphenytoin 500mg vials X 6 
Gentamicin 80mg/2ml vial X 6 
Gentamicin 80mg minibag X 10 
Gentamicin 100mg minibag x 10

                       Pharmacy Disaster Cart Contents 

                       Pediatric Emergency Department Cart 
Date Cart Replaced 
Date Cart Expires 
RPH Initials 
Medication                        Exp       Exp       Exp       Exp       Exp         Exp 
                                  Date      Date      Date      Date      Date        Date 
Haloperidol 5mg vial X 10 
Hydralazine 20mg vial X 10 
Hydrocrotisone 100mg vial X 8 
Hydroxyzine 50mg vial x 8 
*Insulin Human Regular U­100, 
10ml X 2 
*Insulin Human NPH U­100, 
10ml  X 2 
*Insulin Human 70/30 U­100, 
10ml X 2 
Labetalol 100mg vial x 6 
** / *Lorazepam 2mg vial x 20 
Metoprolol 5mg vial x 6 
**Midazolam 5mg vial  x 20 
**Morphine 10mg syringes X 40 
Naloxone 4mg/ 10ml vial X 8 
Norepinephrine 4mg/4ml vial X 
*Pancuronium 4mg vial X 10 
Penicillin G Potassium 5 Million 
units x 10 
**Phenobarbital 130mg vial X 4 
Phenylephrine 10mg vial X 6 
Phytonadione 10mg amp X 4 
Promethazine 25mg vial x 20 
*Rocuronium 100mg vial X 10 
Sodium Bicarboante 50meq 
syringe X 10 
Sodium Chloride Preservative 
free 10ml vial x 50 
Sodium Chloride 100ml minibag 
plus system x 12 
*Succinylcholine 200mg vial x 10 
*Tetanus Immuneglobulin 250 
units X 6 
Tetanus Diphtheria Adult 0.5ml 
syringe X 40 
Vecuronium 10mg vial X 10 
* Refrigerated items 
** Controlled Substances – all controlled substances must be recorded on records provided

                      Pharmacy Disaster Cart Contents 
            Adult Emergency Cart ­ 3 carts each with same supplies 
Date Cart Replaced 
Date Cart Expires 
RPH Initials 
Medication                           Exp     Exp     Exp     Exp     Exp     Exp 
                                     Date    Date    Date    Date    Date    Date 
Acetaminophen 325mg U/D tabs 
X 50 
Adenosine 6mg/2ml vial x 6 
Amiodarone 150mg vial x 6 
Ampicillin 2gm minibag system X 
Ampicillin/ sulbactam 3 gm 
minibag system X 10 
Ampicillin/ sulbactam 3 gm vial X 
Aspirin 325mg U/D tabs X 30 
Atropine 1 mg syringe X 20 
Atropine 0.4mg/ 1ml vial X 10 
Calcium Chloride 1 gm syringe X 
Cefazolin 1 gm minibag system 
Cefazolin 1 gm vial x 10 
Clindamycin 600mg minibag 
system X 8 
Clindamycin 900mg minibag 
system x 8 
Dexamethasone 4mg/ml vial X 
Dextrose 50%, 50ml syringe X 
**Diazepam 5mg/ml, 2ml X 10 
Digoxin 0.5mg /2ml amp x 4 
Diphenhydramine 50mg/ml vial X 
Dobutamine 500mg/ 250ml D5W 
x 4 
Dopamine 400mg/250ml D5W 
infusion x 6 
Enoxaparin 120mg syringe X 10 
Epinephrine 1mg/10ml syringe X 
Epinephrine 1mg/ml,30ml vial X 
Etomidate 20mg /10ml vial x 10 
Flumazenil 1mg/10ml vial x 2 
*Fosphenytoin 500mg vials X 10 
Gentamicin 80mg minibag X 10 
Gentamicin 100mg minibag x 10

                          Pharmacy Disaster Cart Contents 
                Adult Emergency Cart ­ 3 carts each with same supplies 
Date Cart Replaced 
Date Cart Expires 
RPH Initials 
Medication                        Exp       Exp       Exp       Exp          Exp      Exp 
                                  Date      Date      Date      Date         Date     Date 
Haloperidol 5mg vial X 10 
Heparin 10,000 unit vial X 6 
Heparin 25,000 units/250ml D5W 
x 2 
Hydralazine 20mg vial X 10 
Hydrocrotisone 100mg vial X 8 
Hydroxyzine 50mg vial x 8 
*Insulin Human Regular U­100, 
10ml X 2 
*Insulin Human NPH U­100, 
10ml  X 2 
*Insulin Human 70/30 U­100, 
10ml X 2 
Labetalol 100mg vial x 6 
Lidocaine 100mg syringe x 6 
Lidocaine 1 gram/250ml D5W x 
** / *Lorazepam 2mg vial x 20 
Metoprolol 5mg vial x 6 
**Midazolam 5mg vial  x 20 
**Morphine 10mg syringes X 40 
Naloxone 4mg/ 10ml vial X 8 
Norepinephrine 4mg/4ml vial x 
*Pancuronium 4mg vial X 10 
Penicillin G Potassium 5 Million 
units x 8 
**Phenobarbital 130mg vial X 4 
Phenylephrine 10mg vial X 8 
Phytonadione 10mg amp X 4 
Promethazine 25mg vial x 20 
*Rocuronium 100mg vial X 10 
Sodium Bicarboante 50meq 
syringe X 10 
Sodium Chloride Preservative 
free 10ml vial x 50 
Sodium Chloride 100ml minibag 
plus system x 12 
*Succinylcholine 200mg vial x 10 
*Tetanus Immuneglobulin 250 
units X 6 
Tetanus Diphtheria Adult 0.5ml 
syringe X 40 
Vecuronium 10mg vial X 10 
Ziprasidone 20mg vial x4 
* Refrigerated items 
** Controlled Substances – all controlled substances must be recorded on records provided
Biological Events – Medication Treatment and Prophylaxis 

Post Exposure Prophylaxis 

 Disease         Preferred          Adults      Children          Alternate     Adults      Children 
Or Agent        Medication                                       Medication 
 Anthrax        Ciprofloxacin       500mg      20­30 mg/kg/      Doxycycline    100mg     5 mg/kg/body 
 (Bacillus       X 60 days           twice      body weight       X 60 days      twice        weight 
anthracis)                           daily     divided into 2                    daily    divided into 2 
                                                   doses                                      doses 
                 Levofloxacin       500mg           Not 
                  X 60 days          once     recommended 
  Botulism     Investigational 
(Clostridium      Trivalent 
 botulinum)  botulinum antitoxin 
               available from 
              CDC or MS Health 
 Influenza /     Oseltamivir       75 mg  13 + y/o = 75mg 
    Avian        (Tamiflu ®)      once a    once a day x 7 
  Influenza                       day x 7­        days 
                                  10 days     <13 y/o  Not 
   Plague       Doxycycline       100mg      5 mg/kg/body  Ciprofloxacin  500mg           20­30 mg/kg/ 
  (Yersinia                       twice a   weight divided                twice a          body weight 
    pestis)                         day       into 2 doses                  day           divided into 2 
 Smallpox        Intradermal 
  (Variola       vaccination 
   virus)     available from the 
                CDC and MS 
              Health Department

     Biological Events – Medication Treatment and Prophylaxis 

     Medication Treatment 
Disease or      Preferred            Adults         Children      Alternate         Adults    Children 
Agent           Medication                                        Medication 
Anthrax         Ciprofloxacin        400mg IV       10­15         Doxycycline       100mg     >45 kg = 
(Bacillus                            q12 hr         mg/kg q                         IV q12    100mg IV 
 anthracis)                                         12hr                            hr        q12 hr 
                + 2 drugs                                         + 2 drugs 
                Vancomycin or                                     Vancomycin                  <45 kg = 
                Rifampin or AMG                                   or Rifampin or              2.2 mg/kg 
                or Clindamycin                                    AMG or                      q12hr 
Botulism        Investigational 
(Clostridium    Trivalent 
 botulinum)     botulinum 
                available from 
                CDC or MS 
Influenza /     Oseltamivir          75 mg twice    <15 kg = 
   Avian        (Tamiflu ®)           daily         30mg 
 Influenza                                          twice day 
                X 5 days 
                                                    15­23 kg 
                Avian Influenza –                   = 45 mg 
                Increase length                     twice a 
                of therapy                          day 

                                                    23­40 kg 
                                                    = 60mg 
                                                    twice a 

                                                    >40 kg = 
                                                    twice a 
Plague          Gentamicin           2 mg/kg IV     2.5 mg/kg  Doxycycline          100mg     100mg IV 
(Yersinia                            LD then 1.7    IV q 8hr                        IV        q12hr 
 pestis)                             mg/kg IV                                       q12hr 
                                     q8hr                                                     <45 kg = 
                Or Streptomycin      1 gram IM      15 mg/kg                                  2.2 mg/kg 
                                     twice a day    IM twice a                                IV q12 hr 
                                                    day – 
                                                    Max 2 gm 
Smallpox        Cidofivir            5 mg/kg IV     NA
(Variola                             once 

                     Emergency Preparedness Resources 

www.hopkins­ – John Hopkins University Center for Civilian Biodefense 
Studies web site ­ Association for Professionals in Infection 
Control and Epidemiology ­ United States Army Medical 
Research Institute of Infectious Diseases handbook on medical management of 
biological casualities – CDC web site ­ APHA Pharmacist Response 
Center – ASHP Counterterrorism Resource Center for Pharmacists

                          Chemical Agents and Treatment 

Nerve Agents 

Agents: Tabun, sarin, soman. GF, VX 

Type of Agent: Vapor – fast onset; liquid­ slow onset 

Mechanism of Action: inhibit acetylcholinesterase resulting in excessive acetylcholine 

Symptoms: nausea and vomiting; nose running; sweating; weakness; miosis; dyspnea; 
fasculations; diarrhea; seizures; respiratory center paralysis; apnea – Neurological 
symptoms may persist for weeks after treatment 

Treatment: Atropine and Pralidoxime – reassess every 3­5 minutes until secretions 
decrease and breathing is easier 

Medication Adult Dose      Adult Dose       Pediatric       Pediatric 
           Initial         Repeat           Dose Initial    Dose Repeat 
Atropine   1mg then        Up to 6mg IV     0.05 mg/kg      0.02 – 0.05 
           6mg IV or       or IM in 1 mg    IV              mg/kg IV 
           IM              doses 
Diazepam  10 mg slow                        0.2 mg/kg 
           IV                               slow IV 
Lorazepam  2 – 4mg         2mg IV as        0.05 – 0.1      0.05 mg/kg IV 
           slow IV         needed           mg/kg slow      as needed 
Pralidoxime  600 ­1000     1­2 grams        25­50 mg/kg     25­50 mg/kg 
(2­PAM)*     mg IM or      slow IV          slow IV         slow IV in 1 
             slow IV                        Reassess        hour if 
             Reassess                       every 3­5       symptomatic 
             every 3­5                      mins 

* Preparation of Pralidoxime for intravenous infusion. Vial is 1 gram powder – dilute with 
20ml of Normal Saline or Sterile Water for Injection. Then for Adults and adolescents ­ 
dilute further with 100ml NS over 15 – 30 minutes. Dilute for pediatric patients to 
concentration of 10 mg/ml of Normal Saline. 

                          Chemical Agents and Treatment 

Vesciant Agents 

Agents: Mustards like HD and HN 

Type of Agent: Liquid and vapor; color and smell variable – insidious onset 

Mechanism of action: destroys DNA, RBC and WBC, platelets; and skin
Symptoms: blister formation; sloughing of skin; respiratory tissue damage; cough; 
pulmonary edema; GI irritation 

Treatment: Decontaminate and flush eyes and skin well; topical calamine is useful; 
sulfadiazine, topical antibiotics (Bacitracin and Neosporin); and  supportive blood 

Pulmonary Agents 

Agents: Phosgene, diphosgene. Chlorine, chloropicrin 

Type of Agent: liquid or vapor – odor variable 

Mechanism of action: Direct irritant to the pulmonary system – alveolar­ capillary 
membrane damage and fluid leakage 

Symptoms: symptom free interval followed by dyspnea; productive cough; chest 
tightness; pulmonary edema; hypoxemia; hypovolemia; hypotension; laryngeal spasm 

Treatment: Decontamination and supportive care – mechanical ventilation; 
vasopressors – if survive x 48 hrs then recovery possible 

                          Chemical Agents and Treatment 

Cyanogen Agents 

Agents: Hydrogen cyanide and cyanogens chloride 

Type of Agent: volatile gas or colorless liquid – odor of bitter almonds – least toxic of 
the lethal chemical agents – ingestion – slow onset; rapid inhalation – rapid onset 

Mechanism of action: inhibits metal containing enzymes – forces cells into anaerobic 
metabolism to create metabolic acidosis 

Symptoms:  restlessness;  hyperpnea;  vomiting;  seizures;  respiratory  failure;  cardiac 

Treatment:  Therapy  is  directed  at  eliminating  from  the  body  and  preventing  re­ 
entrance  into  the  cells.  This  is  accomplished  via  the  production  of  Thiocyanate  from 
cyanide and sodium thiosulfate reaction. These agents are available in the Cyanide Kit 
– refrigerated in the Bulk Storage area of the Pharmacy. 

Sodium Nitrite – 300mg in 10ml diluent injected over 5­20 minutes 
Thiosulfate – 12.5 grams IV after Sodium Nitrite over 10 minutes 
May repeat with ½ the dose of each if needed.

Sodium Nitrite – 300mg IV in 10ml diluent over 5­20 minutes 
Thiosulfate ­ 412.5 mg/kg over 10minutes 

Riot Control Agents 

Agents: Adamsite and chloroacetophenone(Mace) 

Type  of  Agent:  Adamsite  –  emetic  agent;  yellow  to  green  solid  with  little  odor;  Mace 
solid with odor of apple blossoms 

Mechanism of Action: causes bradykinin release and pain 

Symptoms:  pain  on  skin  and  upper  airways;  tearing;  nose  running;  cough;  vomiting; 

Treatment: symptomatic – evaluate the eyes; topical irrigation and topical antibiotics; 
calamine lotion 

Departmental Procedure: 

               A.  Upon  notification  of  a  disaster,  the  pharmacist  on  duty  must 
               immediately  notify  the  Director  and  Assistant  Director  of  Pharmacy 
               B.  The  Administrative  Secretary  shall  maintain  an  up­to­date  list  of  all 
               employees'  names,  addresses  and  telephone  numbers  which  may  be 
               used  to  contact  additional  professional  and  supportive  staff.  This  list  will 
               be stored in the Position Control book. 

               C.  Three  mobile  disaster  carts  will  be  stored  in  Room  H031.  Keys  to  the 
               carts will be stored in the Pharmacy in the locked section of the bulk room. 
               Pharmacy  personnel  must  be  familiar  with  each  cart,  its  location,  and  its 
               contents.  The  carts  will  be  checked  monthly  for  out­of­date  drugs.  A 
               supply  of  disaster  medications  requiring  refrigeration  will  be  kept  under 
               proper storage conditions until carts are retrieved. 

               D.  The  Pharmacy  will  maintain  an  accurate  inventory  of  CPC  mandated 
               disaster medications located in the pharmacy. This inventory count will be 
               no less than every month. 

               E. In the event of a disaster, a pharmacist shall deliver the carts (including 
               the  refrigerated items)  and  the  keys  to  the  Emergency  Room  and  unlock 
               the carts with the corresponding keys. 

               F.  The  Director  or  Assistant  Director  of  Pharmacy  Services  will  act  as  a 
               consultant  to  the  Hospital  Disaster  Coordinator  on  needed  drugs  and 

G.  Emergency  drug  orders  will  be  placed  or  borrowed  from  other 
institutions as needed. 

H.  The  pharmacist  in  charge  will  coordinate  the  dispensing  of  controlled 
drugs and disposition records. 

I.  The  pharmacy  will  cooperate  with  the  Storeroom  regarding  the 
distribution of intravenous fluids. 

J. Couriers may be obtained from the hospital's manpower pool in S­123. 

K. If necessary, the pharmacy staff may be scheduled on 12­hour shifts.

MANPOWER POOL ORGANIZATION PLAN                                              Tab W 

1.    Location: 
      Primary – Nursing School Auditorium 
      Alternate – Medical School Auditorium 

2.    Staffing: 

      A.     RN – 2 
      B.     Secretary – 2 
      C.     Phone – 2 
      D.     Hand­Held Radios – 2 
      E.     Administrative Supplies 
      F.     UMMC/Campus Layout – 2 copies 

3.    Assumptions: 
      A certain number of people will come and offer help.  These individuals will 
      represent a variety of skill sets/job descriptions.  All such personnel, regardless 
      of where they arrive at UMMC, should be directed to this site for organization. 
      They will remain there until directed. 

4.    Log: 
      A log will be maintained cataloguing name/duty assignment (i.e.: MD, RN, 
      Technician, Cook, etc). 

5.    Updates: 
      A site leader will update the ICC Personnel Chief at least every 30 minutes on 
      personnel availability. 

6.    Litter Teams: 
      Groups of 4 will be assigned as “litter teams” and dispatched to critical areas as 
      needed.  Such personnel should be capable of lifting/carrying.

EMPLOYEE REST PLAN                                                             Tab X 

Much of the human suffering associated with a disaster happens after the event itself, 
and can be prevented through good management. It is particularly important to prevent 
the overwork and exhaustion that tend to occur as people throw themselves into 
disaster recovery operations, because exhaustion raises the risk of accidents and 
     · Post­disaster environments are often less safe and sanitary than normal ones, so 
         that people living and working in them need to exercise special care.
     · Exhaustion and lack of sleep can decrease alertness, impair judgment, and make 
         people more vulnerable to accidents.
     · People who are exhausted are at increased risk for disease and often forget to 
         take preventive steps such as drinking enough safe water, avoiding 
         contaminated water, and using whatever other precautions are appropriate in 
         the environment. 
Procedures ­ 
   1.  No person works alone; a minimum of two staff must be onsite at all times. 
   2.  A rest area away from the other activities will be designated. 
   3.  Each employee and volunteer will sign in and out each day so that an accurate 
       record of hours can be maintained. 
   4.  Staffing Shifts and Breaks ­ The maximum shift for any employee or volunteer is 
       8 to 12 hours.   Breaks should be taken on an “as needed” basis. 
Prevent overwork and exhaustion. After an initial crisis period during which overwork 
may be necessary, each department shall develop procedures to assure that 
employees do not work too many hours without rest. There are several strategies for 
assuring that people do not exhaust themselves and encouraging them to adopt safe, 
health promoting behavior:
     · Be sure to provide adequate staffing for all new responsibilities created after the 
         disaster, and for traditional responsibilities that become more demanding as a 
         result of it. Prior planning and cross­training can make a big difference.
     · Set clear priorities, including identifying work that simply will not be done in the 
         short term.
     · Train managers to monitor their subordinates and check for signs of exhaustion.

     · Since leaders are especially prone to overwork, monitor fellow leaders and set a 
         positive example for subordinates.
     · Take care to assure that no employee has an essential task that no one else 
         knows how to do, or that person will surely be overworked.

Employee Rest Area 

      A.     Site – To Be Determined by ICC or Department (needs to be secluded, 
             quiet, etc.) 

      B.     Staffing – To Be Determined by department (attendant with Log Book, 
             Hand­Held Radio) 

      C.     Equipment/Supplies – To Be Determined (cots, pillows, towels, black­out 
             curtain, alarm clocks, etc) 


      A.     Continuous operations necessitating implementation of a work/rest plan. 
      B.     Employees unable to come/go freely from UMMC. 
      C.     Some employees have brought their children to work for safety/peace of 

OFF­SITE SHELTER – when the need arises for off­site shelter, cots will be taken to 
the following sites as deemed necessary by the Vice Chancellor and/or his/her 
Designee:  (Food, water, and other essentials will be delivered to the stated site) 

             1.     Jackson Medical Mall 
             2.     Student Union 
             3.     Pavilion

CRITICAL CARE BED EXPANSION PLAN                                              Tab Y 

1.     Location: 
       To Be Determined when the need is assessed.  Sites to be used will be various 
       departments/floors of the hospital that are not inhabited, Pavilion, and various 
       schools located on the UMMC Campus. 

2.     Staffing: 
       To Be Determined when the need is assessed.  Staff will be called in and utilized 
       as per the request of the various Department Chairs, Administrators, and Vice 
       Chancellor and/or his/her designee. 

3.     Equipment/Supplies: 

       To Be Determined : (i.e.: Propaq monitors, small infusion pumps, critical 
       meds/supplies, IV poles) 

“Field Expedient” critical care area with 1:2 or 1:3 nurse/patient ratio.  Monitoring system 
would be portable Propaq monitors.

DRILL PLAN                                                                    Tab Z 

Annual Drills: 

(Conduct one of the following three times a year) 

      A.     Minor Decontamination 
      B.     Major Decontamination 
      C.     ICC Set­up with Alert Roster/Call­In Drill 
      D.     Mass Casualty 

Quarterly Inventories: 

      A.     Supplies for alternate patient care sites and patient discharge holding 
      B.     Emergency pharmacy stockpiles 
             a.  NBC 
             b.  Antibiotics 
      C.     ICC phones/computers/hand­held radios/batteries

QUICK REFERENCE                                                                   Z ­ 1 

Emergency Situations: 

   1.  If you become aware of a possible emergency situation, immediately notify the 
       Administrator on Call (AOC) at 4­4100 or 4­1000 after hours. 

   2.  Notify the senior medical person in the department. 

   3.  Notify the Emergency Preparedness Coordinator at 815­6015 or 955­5880 (cell) 

   4.  Incident Command Post will be established in the Emergency Department 
       conference room. 

   5.  Remain in your area and continue to work as normal.  You will be notified if any 
       response is required. 

   6.  The Plan is located on the UMMC web­site.  Click the labeled icon on the desk 
       top, or go to the UMMC site, click Support, select Risk Management, then the 


   The most common situation in this area is inclement weather or a tornado warning. 
   If a tornado warning is sounded, close the blinds in all patient rooms, and move the 
   bed away from the windows, if possible. 


Bomb Threat, Hostage Situation: 

      1.  Remain Calm 

      2.  Get as much information as possible 

      3.  Call Campus Police and the AOC immediately 

      4.  DO NOT call other departments 

      5.  DO NOT evacuate patients, visitors, or employees unless directed to do so by 
          the AOC, Emergency Preparedness Coordinator, or Campus Police.

MENTAL HEALTH                                                                      TAB AA 

1.          Overview 

This  plan  establishes  procedures  by  which  the  Department  of  Psychiatry,  in 
collaboration with other departments, coordinates delivery of bio­psychosocial services 
to UMMC patients and their families and visitors during any disastrous event that results 
in  activation  of  the  UMMC  Incident  Command  Center,  as  described  in  the  UMMC 
Emergency  Preparedness  Plan.  The  plan  is  written  to  comply  with  the  guidelines 
established  by  the  overall  Emergency  Preparedness  Plan,  which  requires  that  all 
departments develop and maintain an emergency plan, including a current call list. 

To  be  effective,  this  plan  not  only  must  provide  for  psychiatric  and  psychological 
services  but  also  must  be  responsive  to  a  wide  range  of  psychosocial  needs  of  those 
affected by the disastrous event. Because of this broader scope, this plan involves the 
members of the Coordinated Care Department, individuals from other departments who 
are  designated  as  psychological  first  aid  workers  and  members  of  other  departments 
whose primary function is the delivery of psychological or social services. 

This  plan  emphasizes  early  identification  of  individuals’  needs  and  coordination  of  the 
responses  to  address  these  needs.  The  former  is  implemented  by  the  deployment  of 
trained,  psychological  first  aid  workers  and  the  second  by  establishment  of  a  Mental 
Health  Resource  Center  that  will  maintain  current  information  on  available  resources 
and  provide  this information  to  psychological  first  aid  workers, persons  responsible  for 
delivering services and any UMMC employee needing guidance when trying to meet an 
identified bio­psychosocial need. 

2.          Phases of Emergency Management 

As required by the UMMC Emergency Preparedness Plan, this plan is divided into four 
phases of emergency management ­ mitigation, preparedness, response and recovery. 

      I.       Mitigation 

            The Department of Psychiatry will establish relationships with the Mississippi 
            State Department of Mental Health, local community mental health centers and 
            community service organizations and will work with these agencies to identify 
            community resources that can respond to the bio­psychosocial needs of 
            individuals evaluated at UMMC and found to be in need of these services. When 
            resource relationships are established, the Coordinated Care Department will be 
            notified so that this information will be available to the Mental Health Resource 
            Center during an emergency event. 

            During the response phase, it is the task of the Mental Health Resource Center 
            to keep up­to­date information on services provided by these external agencies, 
            including current capabilities of these agencies, and to direct UMMC staff 
            members, requesting help for someone affected by the disaster, to the 
            appropriate resource. By utilizing available external resources in a coordinated
        and expedited manner, UMMC will be able to focus resources on patients or their 
        visitors who need emergency evaluation or an inpatient admission. 

II.        Preparedness 

        The Department of Psychiatry will provide training for all psychological first aid 
        workers. Training sessions will be scheduled whenever a reasonable number of 
        new trainees are identified until an adequate number of psychological first aid 
        workers is available. Thereafter, training of new workers and review and update 
        for those already trained will then be held once a year. Psychological first aid 
        workers will come from various departments and clinical services throughout 
        UMMC. The Department of Psychiatry, with support from Hospital Administration 
        and the Office of the Vice Chancellor, will collaborate with chairmen and directors 
        of these other departments and services to identify persons who will serve as 
        psychological first aid workers, to get theses persons trained and to establish a 
        protocol that will assure that adequate psychological first aid workers are 
        available once the Incident Command Center is activated. It is estimated that a 
        minimum of thirty­two (32) workers will need to be trained to provide the 
        coverage needed. 

        In addition, the Department of Psychiatry will conduct intradepartmental 
        instruction on specific roles that various clinical services and individual staff 
        members will assume during the time that the Incident Command Center is 

        The Department of Psychiatry will work with other departments to identify 
        psychologists, licensed clinical social workers and other mental health workers 
        outside the Department of Psychiatry who could available for service under the 
        guidelines of this plan during an emergency event. 

III.       Response 

        The response phase is itself divided into four phases – Disaster Alert, Phase I, 
        Phase II and All Clear. 

           1.  Disaster Alert 

               During the initial activation of the Incident Command Center, the Chairman 
               of the Department of Psychiatry will be notified according to protocol. The 
               Chairman  will  then  notify  the  Director  of  the  Psychiatric  Emergency 
               Service,  who  will  notify  attendings  and residents  covering  the  Psychiatric 
               Emergency  Service.  The  Supervisor  of  Social  Work  for  emergency 
               services  will  activate  deployment  of  psychological  first  aid  workers  to 
               cover  the  adult  emergency  areas  and,  when  applicable,  the  pediatric 
               emergency  areas.  Also,  the  Supervisor  of  Social  Work  will  direct 
               deployment of the initial Mental Health Resource Center in the social work 
               office in the Adult Emergency Department. 

               The  Director  of  the  Psychiatric  Emergency  Service  will  meet  with  the 
               Supervisor of Social Work, as soon as possible, to assess the magnitude
   of  the  problem  and  to  assist  in  activation  of  the  Mental  Health  Resource 
   Center and deployment of psychological first aid workers. In addition, the 
   Director  of  Psychiatric  Emergency  Services  will  contact  the  Director  of 
   Child  and  Adolescent  Psychiatry  to  coordinate  coverage  of  the  Pediatric 
   Emergency  Department.  The  Director  of  the  Psychiatric  Emergency 
   Service  will  report  back  to  the  Chairman  his  initial  assessment  of  the 
   problem and expected needs. 

2.  Phase I 

   Psychological  first  aid  workers  will  be  available  at  emergency  entrance 
   areas, where family members  with acute needs  may accompany patients 
   or  may  arrive  after  being  informed  of  the  disaster.  They  will  monitor  the 
   waiting room areas to identify environmental problems and to identify and 
   assist  those  who  may  have  needs.  They  will  assist  the  triage  nurses,  as 
   needed, in diverting individuals with less acute needs to more appropriate 
   UMMC  or  community  outpatient  services.  If  needed,  an  attending  or 
   resident  assigned  to  the  Psychiatric  Emergency  Service  will  help  with 
   decisions that involve diversion of patients to less acute settings. 

   When a psychological first aid worker identifies a problem that requires a 
   specific intervention, the Mental Health Resource Center will be contacted 
   for information on resources to address the problem and for assistance in 
   getting theses resources in place. The psychological first aid worker is not 
   to  be  tied  up  arranging  complex  or  time­consuming  solutions.  In  these 
   cases,  the  person  in  need  should  be  directed  to  designated  resources 
   within  UMMC  that  can  solve  the  problem.  These  internal  resources  are 
   discussed below in Section IV and Section V. 

   The  Mental  Health  Coordinator  in  the  Incident  Command  Center  will 
   assure  that  adequate  personnel  from  the  Coordinated  Care  Department 
   are available to staff the Mental Health Resource Center and to coordinate 
   the disposition of those needing services. 

   Whenever capabilities of social workers or psychological first aid workers 
   assigned  to  the  emergency  areas  are  exceeded,  the  Mental  Health 
   Coordinator  in  the  Incident  Command  Center  will  be  notified  so  that 
   additional personnel can be deployed. 

   Persons  staffing  the  Mental  Health  Resource  Center  will  advise,  as 
   needed,  the  Mental  Health  Coordinator  in  the  Incident  Command  Center 
   of the types of social needs being identified. This will allow decisions to be 
   made  about  how  UMMC  will  respond  by  activating  internal  resources  to 
   meet these needs. 

   When  a  psychological  first  aid  worker  identifies  an  individual  with  overt 
   psychiatric symptoms or a patient at high risk for stress­related disorders, 
   the  Mental  Health  Resource  Center  will  refer  the  individual  to  the 
   appropriate resource for psychiatric or psychological evaluation. It is most 
   important that relatives and friends of hospitalized patients not be referred
   routinely  to  the  Adult  Emergency  Department  unless  they  are  psychotic, 
   acutely  agitated,  a  clear  danger  to  self  or  others  or,  otherwise,  at  risk  of 
   becoming  disruptive  in  a  less  acute  setting.  The  Chairman,  working  with 
   Hospital Administration, will establish guidelines as to how these patients 
   are to be managed. The Director of the Psychiatric Emergency Service will 
   advise the Chairman of the types of problems being seen and of need for 
   additional  psychiatrists,  psychologists  or  licensed  clinical  social  worker 

3.  Phase II 

   Because  the  scope  of  this  plan includes  not only patients but  also  family 
   members and others affected by the disaster, many more potential victims 
   are  at  risk,  thus  Phase  II  of  this  plan  may  need  to  be  activated  prior  to 
   Phase II activation at the Incident Command Center level. 

   When Phase II is activated, the Mental Health Resource Center will move 
   out of the social work office in the Adult Emergency Department to Wiser 
   Hospital,  room  W020.  The  Mental  Health  Coordinator  in  the  Incident 
   Command Center will be notified when the new center is operable, so that 
   phone numbers can be updated. 

   When  substantial numbers  of  patients  are  being  admitted  to  the  hospital, 
   the  Mental  Health  Coordinator  in  the  Incident  Command  Center  will  be 
   notified  and  will  deploy  an  adequate  number  of  psychological  first  aid 
   workers  to  monitor  affected  areas,  such  as  critical  care  waiting  rooms, 
   pediatric  waiting  rooms,  cafeterias,  etc.  Additional  psychological  first  aid 
   workers  will  be  assigned  to  periodically  assess  needs  on  all  inpatient 
   units. In addition, any staff member who identifies potential needs in his or 
   her  area  should  notify  a  psychological  first  aid  worker  or  call  the  Mental 
   Health  Resource  Center  so  that  a  psychological  first  aid  worker  can  be 
   dispatched  to  evaluate  the  problem.  During  Phase  II,  psychological  first 
   aid  workers  continue  to  contact  the  Mental  Health  Resource  Center  to 
   obtain assistance with identified problems, as noted above. 

   As  discussed  above,  it  is  most  important  that  relatives  and  friends  of 
   hospitalized  patients  not  be  referred  routinely  to  the  Adult  Emergency 
   Department.  These  patients  should  be  triaged  to  less  acute  outpatient 
   settings  inside  or  outside  UMMC  for  evaluation  and  management. 
   However, inpatients should be referred to the Psychiatry Consult Service. 
   The Director of the Psychiatry Consult Service will advise the Chairman, if 
   indicated,  regarding  the  types  of  problems  being  seen  and  the  need  for 
   additional  psychiatrists,  psychiatric  nurse  practitioners,  psychologists  or 
   licensed clinical social worker therapists. 

4.  All Clear 

   When  the  Incident  Command  Center  issues  an  All  Clear,  the  Chairman 
   will  notify  the  directors  of  the  various  services  and  will  consult  with  any 
   staff involved in on­going treatment of patients enrolled in disaster­related
                  counseling  or  psychotherapy  or  temporary  medication  management 
                  clinics,  so  that  a  plan  for  continuity  of  care  can  be  established  while 
                  recovery operations get underway. 

      IV.      Recovery 

          During the Recovery Phase, the operations of the Department of Psychiatry 
          should return to normal as soon as possible. However, patients receiving 
          services must be handled in a way that insures continuity of care. The 
          Coordinated Care Department will assist the AOPC and individual practitioners in 
          getting patients who are being seen for crisis intervention to more appropriate 
          long­term care. Patients who have started time­limited treatment for acute stress 
          related disorders should complete treatment with their current therapist when at 
          all possible, while arrangements are being made for appropriate long­term care. 

3.        General Principles 

All  persons  identified  as  being  at  risk  for  stress  related  disorders  should  be  offered 
options for evaluation and follow up. These evaluations can be done by a psychiatrist, 
psychologist  or  licensed  clinical  social  worker  trained  in  the  management  of  stress­ 
related disorders. If the psychologist or social worker determines medications might be 
indicated, a psychiatrist should evaluate the patient. 

NOTE:  All persons identified as having spiritual needs should be offered a 
referral to Pastoral Care and Counseling Services. 

4.        Standard Resources and Disaster Roles 

        I.     Coordinated Care Department 

          In the event of a disaster, it is the policy of the Coordinated Care Department to 
          provide appropriate services that may include crisis intervention, discharge 
          planning, emotional support of victims or family members and other services as 
          indicated by specific disaster circumstances.  When the department is aware that 
          the hospital has been placed under disaster alert, workers will be notified and 
          preparations made for mobilization of sufficient numbers of staff to meet 
          anticipated needs.  As part of the discharge team, social workers and nurse case 
          managers will expedite discharge plans to clear any needed patient rooms but 
          will do so in a manner that assures that the person being discharged has 
          adequate arrangements for outpatient care and follow up.  When a disaster is of 
          long duration, staff may be assigned in shifts that will rotate on an eight­hour 
          basis for the duration of the disaster. 

        II.    Adult Outpatient Psychiatry Clinic (AOPC) 

          For purposes of this action plan, potential disasters are being classified as Level I 
          through Level III with Level III being the most extensive. 

          Level I: Non­emergent patients from the UMMC Emergency Department or any 
          UMMC staffed temporary outlying clinic can be referred for same day AOPC
   assessment or can be scheduled and seen for short term follow­up care as 
   needed. Attending physicians will be asked to assist residents in seeing patients. 
   AOPC psychology residents and psychology attending staff who are already 
   scheduled in the AOPC will be asked to defer their therapy patients and to assist 
   in evaluating patients being seen as a result of the disaster. 

   Level II: When the resources of the AOPC is inadequate to handle the additional 
   patient load, the chairman will be asked to assign more help, such as nurse 
   practitioners, additional psychiatry and psychology residents, as well as 
   psychiatry and psychology attending staff. 

   Level III: In case even more extensive resources are needed to handle the 
   patient load, the regular clinic appointments can be cancelled as feasible, and 
   one resident (with access to an attending physician) can be assigned to handle 
   routine matters such as medication refills, phone calls from regular patients, etc. 
   The remainder of the residents in the AOPC (with attending supervision) could 
   then be utilized to provide acute, time­limited care for disaster victims. 

   Involvement of social workers would be imperative at any of the above levels 
   because of the need for knowledge of and access to resources to meet the basic 
   needs of the victims. 

   The nature of the disaster, the volume of patients, and the treatment modalities 
   utilized would also be determining factors as to the number and types of staff 

III.  Psychiatric Emergency Service 

   Psychiatric Emergency Service attendings and residents will be available readily 
   to evaluate those with acute psychiatric needs. In addition, a psychiatry attending 
   or resident will be available in the Adult Emergency Department at all times to 
   provide informal consultation and assistance to the emergency staff and to assist 
   with triage of patients to less acute outpatient settings. In addition, the attending 
   or resident will be available to assist social workers in arranging transfers to other 
   inpatient or residential facilities or to facilitate referral to outpatient settings. 

   Similar service will be provided to the Pediatric Emergency Department in 
   coordination with the Director of Child and Adolescent Psychiatry. If additional 
   staff members are needed, the Director of the Psychiatric Emergency Service will 
   notify the Chairman, outlining the specific need. 

IV.    Psychiatry Consult Service 

   The primary responsibility of the Psychiatry Consult Service will continue to be 
   the evaluation and management of inpatient consults. However, during the early 
   phases of a disaster and while inpatient demands are at normal levels, the 
   attending and resident on the Psychiatry Consult Service will be available to 
   provide assistance to the Psychiatric Emergency Service until the magnitude of 
   the disaster can be determined.

       Once inpatient demands for the Psychiatry Consult Service increase due to 
       disaster related consults, the Director of the Psychiatry Consult Service can 
       request that the Chairman provide additional psychiatrists or psychiatric nurse 
       practitioners to assist with the evaluations. 

       For consults regarding acute stress related disorders and psychosocial problems, 
       e.g. bereavement, the Psychiatry Consult Service can request that the Chairman 
       arrange for psychologists or licensed clinical social workers to assist with 
       evaluations and psychosocial treatments. 

       If the consulting psychiatrist determines that a patient could benefit from transfer 
       to a psychiatric unit, the unit nurse where the patient is currently located will 
       contact the nurse on the receiving unit and the two will work together to expedite 
       the transfer so as to free the medical or surgical bed. Since no patient can be 
       transferred without a voluntary consent or an emergency order, the Coordinated 
       Care Department will locate next of kin as soon as possible whenever the patient 
       is unable or unwilling to consent so that a decision regarding transfer can be 
       made as soon as possible. 

V.        Pastoral Care and Counseling Services 

       All persons identified as having spiritual or religious needs should be referred to 
       the Department of Pastoral Services for spiritual and religious assessment and 
       pastoral care. Trained in C.P.E. (Clinical Pastoral Education) and/or Board 
       Certified Chaplains and as psychological first aid workers, chaplains will provide 
       assistance and pastoral care and counseling and refer to community clergy 
       trained in disaster relief, as appropriate, and/or to community clergy for 
       sacramental or sectarian needs. 

VI.       Inpatient Psychiatry Units 

       All staff members on the psychiatric inpatient units will be considered essential 
       staff and should contact the nurse manager on his or her assigned unit for further 
       instructions. Staff nurses will assist the physicians in determining which patients 
       can be discharged to residential, outpatient or other otherwise less­intense level 
       of care and will help the case manager in developing appropriate discharge 
       plans. The charge nurses on both units will remain in contact with the Adult 
       Emergency Department charge nurse to facilitate inpatient admissions and 
       transfers. Additional nursing staff will be dispatched to the Adult Emergency 
       Department to assist with psychiatric patients if needed. 

VII.      Child and Adolescent Psychiatry Service 

          Dr. John Pruett and Dr. Will Sorey 

VIII.  Clinical Psychology Service 

       Following a declaration of an emergency and notification by the Chairman, the 
       Director of the Division of Psychology will instruct all faculty (child and adult 
       psychologists) and trainees (i.e., Psychology Residents and Postdoctoral
      Fellows) to inform the Division of Psychology Administrative Secretary of his or 
      her immediate availability and availability for the remainder of the week and how 
      best to contact them. Unless ill or on personal leave, each faculty member must 
      submit times during which he or she will be available to assist in the emergency. 
      Thereafter, and for as long as the emergency plan is in effect, all faculty and 
      trainees will inform the Division of Psychology Administrative Secretary each 
      Monday morning of his or her availability for the coming week. If the Division of 
      Psychology Administrative Secretary is ill or on personal leave, faculty and 
      trainees must contact the Administrative Secretary in the Chairman’s office. This 
      process will continue until the Chairman, deems it is no longer needed. 

      Psychology faculty members, and trainees under the supervision of licensed 
      psychology faculty members, will be available for brief consults from 
      psychological first aid workers, brief interventions for acute stress reactions and 
      assistance with referrals for longer­term care, including referrals to the Clinical 
      Psychology Service and AOPC. They will be available also to assist the 
      Psychiatric Emergency Service, the Child and Adolescent Psychiatry Service and 
      the Psychiatry Consult Service in evaluations of patients if requested by the 
      Chairman. Psychology trainees will not be contacted directly for emergency 
      service. The Division of Psychology Administrative Secretary will contact faculty 
      who will then contact trainees, when appropriate. 

IX.      Psychiatry Administrative Staff 

      An administrative secretary in the Chairman’s office will coordinate 
      communication between the Chairman and the directors of the various medical 
      and psychology services. 

      A designated member of the psychiatry administrative staff will facilitate getting 
      disaster­related pamphlets, educational material and other printed material, 
      stored in electronic form, to the Printing Department. This person will work 
      closely with faculty members and the Mental Health Resource Center to assure 
      that an adequate supply of these documents is available at all times. 

      When pharmaceutical drug samples are needed beyond those normally kept on 
      hand, a member of the psychiatry administrative staff, who has experience 
      dealing with pharmaceutical representatives, will be assigned the task of 
      coordinating requests for samples. Requests should be submitted through the 
      Mental Health Resource Center so that legitimacy of the request can be verified. 
      The request and contact phone number for the person making the request will 
      then be passed on to the designated administrative staff member, who will 
      contact the appropriate pharmaceutical representative to request if samples in 
      the amount needed can be provided to the location in need and will provide 
      feedback to the person making the request. 

X.       Hospital Volunteer Services Department 

      The Hospital Volunteer Services Department has some limited funds available for 
      meal tickets for families of patients. A screening process is utilized in order to 
      dispense these funds appropriately. Beyond this resource, the Mental Health
      Resource Center will be able to provide information on where families can be 
      referred for meals, shelter, and financial assistance. 

5.    Disaster Specific Resources and Roles 

             I.      Mental Health Resource Center 

      Upon notification by the Incident Command Center, the Coordinated Care 
      Department immediately will set up the Mental Health Resource Center. This 
      center will initially be setup in the social work office in the Adult Emergency 
      Department during Phase I operations. Once the Mental Health Emergency 
      Preparedness Plan enters Phase II operations, the center will be moved to Wiser 
      Hospital, room W020. 

      The Coordinated Care Department will coordinate with state and local agencies 
      and social work organizations to identify all available resources and will keep up­ 
      to­date information regarding current available resources at the Mental Health 
      Resource Center. These resources will include: 

                      i.  Community shelters 
                     ii.  Community food and clothing services 
                    iii.  Services to assist with transportation 
                    iv.   Programs to help with financial needs 
                     v.   Currently available mental health evaluation and treatment 
                          services provided by the UMMC Department of Psychiatry 
                    vi.  Currently available mental health evaluation and treatment 
                          services in the community 
                    vii.  Available programs to assist with medications for patients in 
                          need, including sources of medication samples. 

        The  Mental  Health  Resource  Center  will  direct  those  staff  members  working 
        with  persons  affected  by  the  disaster  to  the  appropriate  person  to  facilitate 
        access  to  a  needed  resource.  Physicians,  nurses,  pastoral  counselors,  social 
        workers,  case  managers,  psychiatric  first  aid  workers,  and  UMMC  employees 
        will be able to contact the Mental Health Resource Center whenever a need is 
        identified  and  a  resource  is  needed.  The  Mental  Health  Resource  Center  will 
        be  staffed  24  hours  each  day  until  such  time  the  Incident  Command  Center 
        deems otherwise. 

        In addition to providing resource information to healthcare workers, the Mental 
        Health Resource Center will provide computers and assistance to patients and 
        families  trying  to  get information  on  other  family  members  who  may  not  have 
        survived  the  disaster,  may  have  been  evacuated  to  another  location  or  may 
        have otherwise been separated during the incident disaster. 

             II.     Psychological First Aid Workers 

        The  psychological  approach  that  will  be  employed  by  staff  to  reduce  patient 
        acute distress is Psychological First Aid (PFA), developed by the National Child
Traumatic  Stress  Network  and  the  National  Center  for  PTSD.  Use  of  Critical 
Incident Stress Debriefing is discouraged. According to the Psychological First 
Aid:  Field  Operations  Guide,  “Psychological First  Aid is  an  evidence­informed 
modular  approach  for  assisting  children,  adolescents,  adults,  and  families  in 
the  immediate  aftermath  of  disaster  and  terrorism.  Psychological  First  Aid  is 
designed to reduce the initial distress caused by traumatic events and to foster 
short­ and long­term adaptive functioning.” 

Staff  identified  to  serve  as  psychological  first  aid  workers,  as  well  as  others 
who will likely have contact with survivors of disasters and their families, will be 
trained  in  the  provision  of  PFA.  Training  in  PFA  will  occur  once  a  year. 
Although  all  clinical  staff  (i.e.,  social  workers,  nurses,  chaplains,  physician 
assistants,  psychologists,  physicians)  will  be  trained  in  PFA,  during  an 
emergency  or  disaster,  one  individual  will  be  designated  as  the  PFA  clinician 
for  a  particular  service  (e.g.,  AED,  pediatric  inpatient  unit,  etc.).  If  a  PFA 
clinician identifies a patient or family member of a patient who appears to be at 
risk  for  developing  ongoing  psychological  problems,  as  evidence  by  elevated 
scores  on  standard  screening  tools,  the  PFA  worker  may  request  a  consult 
from psychiatry or psychology. 

Specifically,  the  PFA  clinician  will  conduct  a  needs  assessment  of  both  the 
environment and the individual. The PFA clinician will assess the current status 
of individuals, groups, and/or other healthcare workers using valid and reliable 
clinical  assessment  methods.  The  clinician  will  identify  vulnerable,  high­risk 
individuals  and groups  and  will  refer  to  a  higher level  of  care  when indicated. 
The  PFA  clinician  will  assess  how  well  needs  are  being  addressed,  what  the 
recovery  environment  offers,  what  services  are  being  provided,  and  what 
additional  interventions  are  needed.  The  clinician  will  observe  and  listen  to 
those  most  affected.  The  clinician  will  monitor  the  environment  for  stressors 
and  will  monitor  past  and  ongoing  threats.  In  order  to  provide  accurate 
information,  the  PFA  clinician  will  monitor  media  coverage  and  attempt  to 
reduce the spread of rumors. The clinician will offer information and education 
through  established  community  structures,  approved  informational  flyers, 
reliable  website  that  provide  valid  information  and  will  collaborate  with  Public 
Affairs to provide accurate information to the media (NIMH, 2002). 

     III.    Educational Material 

During and following a disaster, informational pamphlets and educational 
material may be provided to patients and family members of patients. Although 
pamphlets should not be forced upon patients or family members, pamphlets 
should be offered and should be available to individuals in waiting rooms and 
other public places. A small stockpile of pamphlets will be stored by the 
Printing Department and the Printing Department will immediately print 
additional pamphlets, when requested, from electronic versions maintained by 
the Department of Psychiatry. The pamphlets will cover topics including adult 
reactions to trauma/disaster, children’s reactions to trauma/disaster (pamphlets 
should target major developmental stages), parent’s response to 
trauma/disaster for children of different developmental stages, 
caregiver’s/treatment provider’s response to trauma/disaster, etc. These will be
           updated periodically so that current and evidence­based therapies are in use. 
           (See Appendix AA) 

                IV.      Stress Disorder Screening Centers 

         The Chairman may establish policy for screening and prevention of stress­related 
         disorders in high­risk individuals. These may include, among others, assigning 
         individual psychiatrists or psychologists at the main campus to be available for 
         referrals from the Mental Health Resource Center or assigning a psychologist to 
         the AOPC. The Mental Health Resource Center will be made aware of these 
         options and provided with referral procedures. 

                V.       Psychiatric Evaluation and Medication Management Centers 

         The Chairman may establish ways of handling psychiatric referrals from the 
         Mental Health Resource Center. These ways may include, among others, 
         assigning individual psychiatrists or psychologists at the main campus to be 
         available for referrals, assigning extra psychiatrists or psychologists to the AOPC 
         to handle referrals or establishing walk­in clinics if need demands. The Mental 
         Health Resource Center will be made aware of these options and provide with 
         referral procedures. 

6.       Call List 

Dr. Grayson Norquist, Chairman of the Department of Psychiatry 

      Office    601­984­5888 
      Cell      601­ 
      Pager     601­ 

Incident Command Center Mental Health Coordinator – Mary Mixon or Designee 

      Main      601­ 
      Pager     601­ 

Mental Health Resource Center – Room in Wiser 

      Main       601­ 
      Alternate  601­ 

Dr. G. H. Holloman, Director, Psychiatric Emergency Service 

      Office    601­984­5804 
      Home      601­977­9416 
      Cell      601­291­2159 
      Pager     601­929­5629 

Dr. John Pruett, Director, Child and Adolescent Psychiatry 

      Office    601­
   Home      601­ 
   Cell      601­ 
   Pager     601­ 

Division of Psychology Administrative Secretary 

   Office    601­984­5855 

Adult Outpatient Psychiatry Clinic 

      Direct Number 

Consultant Services 

      Person in Charge 
      Direct Number

TRANSFER SURGE PLAN                                                            Tab BB 

Given the institution’s role as a major tertiary care center for the state, a rapid increase 
in the ability to accept and assign transferring patients from outside facilities is needed 
during Mass Causality Incidents (MCI). 

I.      Staffing 

Fielding calls from referring facilities requesting transfer of multiple patients during MCI 
can become a manpower intensive task. Therefore, during MCI the Chairman of 
Emergency Medicine may elect to have extra staffing to assist with the coordination of 
the transferring patient volume. Emergency Medicine Faculty, in conjunction with 
Emergency Department Dispatchers, will accept transferring patients as appropriate. 
Acceptance will vary on hospital bed and specialty service availability.  ED Transfer 
Receipt Team – 1 Faculty; 1 Resident; 2 R.N. 

II.     Assignment 

After accepting a patient from an outside facility, the Emergency Department Dispatcher 
will notify the hospital Bed Board. The Bed Board officer should be given all available 
demographic information as well as any details regarding diagnosis and type of bed 
needed upon arrival. Patients en route from outside facilities should be assigned an 
inpatient bed upon notification and the assignment should be relayed back to the 
Dispatcher in order to ensure proper patient placement upon arrival. 

III.    Receipt and Assessment 

Upon arrival to the ED, all transferring patients should have a rapid assessment 
performed. After assessment, the transfer receipt team will call the admitting service 
and notify them of the patient.  This assessment will assist in placement of the patient in 
the most appropriate inpatient bed. If the bed assigned is appropriate based on the 
assessment information gathered, the patient will be sent directly to that bed. Should a 
patient’s condition warrant a change in bed placement, the change should be sent to 
Bed Board for a new bed assignment. Any immediate treatment(s) will be performed on 
an as needed basis in the Emergency Department or in the receiving unit at the 
discretion of the on duty Emergency Medicine Faculty. 

IV.     Delivery 

Following the assessment, the patient will be transported to the appropriate bed. Report 
will be given by the accompanying transferring provider if available. When a provider is 
not available, information should be gathered from the patient or any available medical 

ICC – Coordinates – Verifies number of patients, age, Current Rx, anticipated recovery 
service, etc. 

Patient Registration –      Assign bed to each anticipated point 
                            Notify recovery services of above

ED ­ 
        1.    Assignments 
              Staff        ­ Surge Staff 
              2 faculty    ­ transfer 
                           ­ patient triage 
                           ­ 2 residents 
                           ­ 4 RN’s 

   2.  Sets up point of recovery area with numbered gurney, clipboard, and order 
       sheets/progress notes ­ 1 gurney per anticipated patient. 

   3.  Each patient is examined and medical record review conducted to ensure 
       accuracy of information and need for further workup. 

   4.  ED Personnel contact admitting service 

   5.  Admitting Service – expedites patient admissions

MEDIA – PUBLIC RELATIONS                                                         TAB CC 

                                      Media Interaction 

The Division of Public Affairs is responsible for handling all media inquiries at the 
University of Mississippi Medical Center. Public Affairs staff have been assigned 
specific duties according to the time and severity of the disaster. The Public Affairs 
telephone number is 4­1100. 

                                        Disaster Alert 

During normal working hours (hereafter defined as 8 a.m.­5 p.m. Monday­Friday), 
Public Affairs staff will remain in the office and handle all media inquiries routinely. After 
hours (hereafter defined as 5 p.m.­8 a.m., weekends and official holidays), Public Affairs 
on­call staff will handle all media inquiries routinely without coming in to the Medical 
Center, unless circumstances indicate that the presence of one person is desirable. In 
that case, the first person on call will come in. 

Phase 1 

During normal working hours, Barbara Austin, Bruce Coleman or another designee will 
go to the emergency room/triage area and hospital communications center. Thyrie 
Bland, Patrice Guilfoyle, Jenny Woodruff and Tena McKenzie will handle all media as 
assigned. Other staff will remain in the office. 

After hours, one runner will be required in addition to Barbara Austin. Bruce Coleman, 
Thyrie Bland, Patrice Guilfoyle, or Jenny Woodruff will support Barbara Austin. Lynn 
Griffin, Mary McElroy and Dorothy Singleton will alternate assisting in the office. 

Phase 2 

During normal working hours, Barbara Austin will staff the emergency room/triage area, 
Bruce Coleman will staff the communications center, Mary McElroy will staff the Public 
Affairs office, Thyrie Bland, Patrice Guilfoyle, Jenny Woodruff and Tena McKenzie will 
handle media as assigned, and other staff will serve as runners. After hours, two 
runners may be required. 

In a prolonged emergency, Tim Irby, Cliff Leverette, Kathia Bryan, and Jay Ferchaud 
will be assigned as relief and runners as required. 

Call­in List 

During working hours, the initial call should be to anyone at office extension 4­1100. 
After hours, Public Affairs staff rotates first­ and second ­ call duty. In all instances, the 
staff member contacted is responsible for handling division responsibilities and 
contacting other personnel.

                                   Staff Responsibilities 

Staff responsibilities include: 

1.     Check sources for additional information on the magnitude of the disaster and 
       inform the hospital director and the vice chancellor. 

2.     When the disaster plan is in effect, Barbara Austin or another designee will notify 
       the vice chancellor, all deans, all associate vice chancellors and the registrar. 

3.     Barbara Austin or the first person on call will call in the division personnel 
       indicated above. 

4.     In Phase 1 and Phase 2, Barbara Austin or another designee will go to the 
       emergency room to obtain preliminary information to be telephoned or sent by 
       runner to the Public Affairs office and communications center. Bruce Coleman or 
       another designee will be in the communications center to coordinate information 
       received and transmitted there. Mary McElroy and other office staff will duplicate 
       disaster admission forms for office reference and immediately send or fax 
       originals to Sally Self or her designee in Care Planning (Social Work). 

       If the electricity is interrupted so the copier is unavailable, notes will be taken by 
       hand and the originals sent forward. Public Affairs will keep a running, updated 
       list of disaster patients for release to the media and appropriate agencies. Names 
       of DOA or patients who expire at the Medical Center will be released only after 
       Social Work has informed the next of kin. Blood appeals and other public 
       messages will be prepared, upon request, and released to the appropriate media 
       after coordinating with Mississippi Blood Services. 

       If there are media representatives on campus, Public Affairs will assign one or 
       two staff to work directly with them to provide information, give them access to 
       telephone lines not in use for patient care, and attempt to keep them out of 
       patient care areas. Usual Medical Center policies on release of information, 
       pictures, etc., will be observed. 

5.     The division will transmit the “all clear” signal in the same notification chain as the 
       initial disaster notification. 

       When the emergency has passed, the division will refine and confirm its 
       information and continue to respond to agency requests as well as media 

6.     The Public Affairs Officer will provide information to the various radio and local 
       TV stations.  Arrangements need to be made to have a battery operated radio in 
       the event of service interruption.

SPECIAL NEEDS PATIENTS                                                          Tab DD 

Special Needs (SN) people are medically dependent individuals who have physical or 
mental conditions that limit their ability to function on their own and who cannot provide 
for or arrange their own transportation or sheltering outside a risk area.  Generally, SN 
people reside in nursing homes or in other residential healthcare facilities, or are Home 
Health Patients who require home treatment or care. 

Long Term Care Patients: 

In an emergency, when long term care facilities experience a situation which displaces 
residents, University of Mississippi Medical Center will work with these area facilities to 
accommodate patients on a temporary basis.  Ideally, residents will return to their 
facilities of origin as soon as possible.  In the short term, long term care facility residents 
may be offered temporary housing in one or all of the following UMMC facilities: 
University Rehabilitation Center, University Hospital Holmes County, and Durant 
Nursing Facility.  The Administrator on Call or his/her designee will determine the 
availability of beds and personnel at the time of the emergency. 

Patients under treatment for cancer: 

Patients under treatment for cancer who present to UMMC for care while displaced from 
their primary facilities will be managed on a case­by­case basis.  The UMMC oncology 
team will review medical records to verify the patient’s disease and treatment plan in 
progress.  If the patient has no such records, the oncology team will make every effort 
to communicate with the patient’s primary oncologist or clinic to obtain such medical 
records.  In cases where no records are available, the UMMC Oncology team will 
reassess the patient to confirm diagnosis and determine the best course of action.  In all 
cases, every effort will be made to continue treatment in a timely manner. 

Dialysis Patients: 
Patients with kidney failure must undergo lifesaving dialysis several times a week to 
remove the toxins from their blood. However, in an emergency situation, many dialysis 
clinics would be unable to treat patients due to lack of electricity, running water and 
damage from winds and flooding. Many patients may be displaced from their homes 
and many must receive dialysis at outlying centers. 
Dialysis units outside of the affected areas should prepare for accepting transient 
patients without advance notice or medical records during this time. 

Emergency Contact Information for Dialysis Patients: 
There are five corporations that have traditionally provided dialysis services to over 70 
percent of the dialysis patients in the affected areas.  Each organization has emergency 
procedures in place to assist patients with obtaining dialysis services and can often 
assist with locating transportation services for dialysis, obtaining dialysis supplies, and 
with renal medications.  It is advisable that patients contact the organization where their 
traditional facility was affiliated because they will be able to access information from
 their medical record.  However, if a patient is unsure of the affiliation, or was receiving 
 services from an independent facility, they can contact any organization and will receive 
 the same level of service.  Additionally, the End Stage Renal Disease (ESRD) Networks 
 can assist patients in locating an available facility for dialysis and necessary items such 
 as transportation for dialysis, dialysis supplies, and renal medications. 
§        Toll free Davita­ Hurricane Hotline  1.800.400.8331 
§        Toll free FMCNA­ Hurricane Hotline  1.800.626.1297 
§        Toll free RCG­ Patient Transient Assistance  1.888.724.4242 
§        Toll free Gambro­ Patient Transient Assistance  1.877.842.6276 
§        Toll free Gambro­ Patient Transient Assistance  1.866.815.2394 
§        Toll free DCI­ Patient Transient Assistance ­ 1.800.969.4438 or 
§        Network 6 (Georgia, North Carolina, South Carolina) 1.800.524.7139 
§        Network 7  (Florida)    1.800.826.3773 
§        Network 8  (Alabama, Mississippi, Tennessee)  1.877.936.9260 
§        Network 13 (Arkansas, Louisiana, Oklahoma)  1.800.472.8664 
§        Network 14 (Texas)      1.877.886.4435 
 Patients who are traveling away from their home units and who require transient 
 treatments should contact one or more of the corporate providers below to locate the 
 closest available unit. Those numbers are as follows: 

                             DaVita:         800­400­8331 
                               DCI:          800­969­4438 
                         Fresenius (FMC):    800­626­1297 
                                             877­842­6276 or 
                       Gambro Healthcare: 
                      Renal Care Group (MS): 800­770­2993 
                      Renal Care Group (TN): 888­736­2573 ext. 112 

 Patients who are unable to locate a treatment facility with these options should contact 
 the Network office at 601­936­9260. 

 Other Resources for Evacuees:
     ·   ESRD Network 13 (AR/LA/OK) (link opens in a new browser)

     ·   ESRD Network 14 (TX) (link opens in a new browser)

   ·   Network 8  (Alabama, Mississippi, Tennessee) 

In some cases, an ESRD facility may be able to coordinate with a hospital to dialyze 
some ESRD patients utilizing inpatient equipment, although the patients were never 
admitted to the hospital. In all cases when a patient is being seen as a result of the 
disaster, the patient should be supplied with facility contact information, including 
corporate affiliation where appropriate.  Emergency workers use this information 
(where feasible) to ensure that patients receive services from the same facility until they 
leave the area for a better environment. Additionally, the new treating facility will be able 
to use this information where feasible) to ensure that patients receive services from the 
same facility until they leave the area for a better environment. Additionally, the new 
treating facility will be able to use this information to obtain any necessary patient and 
clinical information.  (See Appendix DD) 

Additionally, at the end of each treatment, the patient should be supplied with a hard 
copy document that includes the clinical information a provider would need at the next 
session (e.g., daily run sheet). 

Also, even if actual medications are provided to a patient on­site, the patient should be 
provided with a written prescription to ensure that they can obtain additional medication 
if they are transported from the area.

EMPLOYEE SUPPORT                                                          Tab EE 
Employee Support consists of the following categories:

    ·   Transportation
    ·   Food
    ·   Fuel
    ·   Child Care 

Transportation                                                            EE­1 

The University of Mississippi Medical Center has a contract with LeFleur Transportation 
of Tupelo, Inc. to provide transportation services for the medical center.  LeFleur 
provides transportation as directed by UMMC to transport passengers from their original 
destination point to their destinations as assigned and directed by UMMC.  In the event 
of a disaster, departments who have patients or employees with transportation needs 
are to contact the Department of Coordinated Care at extension 42468. (See Appendix 

Reviewed/Revised: 1/06

Food                                                                       EE­2 

The University of Mississippi Medical Center Department of Food and Nutrition Services 
has a policy for Emergency Preparedness.  The Department of Food and Nutrition 
Services will maintain a State of Preparedness in order to respond efficiently and 
effectively to disaster conditions.  See attached Food and Nutrition Services Policy and 
Procedure Manual Policy on Emergency Preparedness.  (See Appendix EE­2) 

Reviewed/Revised: 12/05

Fuel                                                                         EE­3 

A plan is in place to work in conjunction with a local supplier to provide fuel for 
employees.  This will be a contingent plan that will depend upon the availability of fuel 
within the state and southeastern portion of the country. 

In case of emergency situations and the need for certain individuals to report to UMMC, 
transportation will be provided by UMMC and pick­up and delivery of essential 
personnel will be scheduled through the office of the Associate Vice Chancellor for 
Administrative Affairs and/or Physical Facilities.  All will be under the direction of the 
Vice Chancellor and his/her decree of emergency action.

Child Care                                                                     EE­4 

In the event of a disaster, child care for the children of essential employees may be 
necessary to maintain the hospital’s work force. 


The Child Life Staff will be responsible for setting up the child care center and for 
providing the staff during the initial phase. Due to the limited number of staff in Child Life 
, it will be necessary to expand the staff coverage of the child care center to include 
other departments. Staff within the department of Pediatrics who work regularly with 
children will be called upon first. These include teachers, early interventionists, behavior 
therapists and behavior therapist associates, and art therapists, etc. Other departments 
assuming duties for leadership and staffing include Nursing Service and Human 

One person will be designated as the overall supervisor for each shift. The child care 
supervisor will be a person whose UMMC job title is of a supervisory nature. Possible 
supervisors include, Pediatric Education Director, Child Life Coordinator, Teacher 
Supervisor, Director of Nursing, Human Resources Managers, etc. 

Nursing students, medical students, and health related students, if dismissed from 
classes during the disaster should be strongly encouraged to volunteer at the child care 

 The Director of Volunteer services will be instrumental in communicating with our 
regular UMMC volunteers that there is an immediate need for their services in the child 
care center. 

In the event that it becomes necessary to operate the child care center for more than 3 
days, an attempt will be made with outside agencies to operate the child care center. 
Possibilities include Christ United Methodist Church, Galloway Methodist Church, Saint 
Luke Methodist Church, Woodland Hills Baptist Church. 


The child care center should be housed where the following criteria can be met: 
 *generator in case of power outage, *telephone service, *adequate restroom facilities 
for a large and mixed group   *large enough for physical activities and sleeping 
arrangements if required, *ample rooms to separate children by ages, *security 
availability, *food delivery, *equipment for movies. 

The first option for placement of the child care center would be the Student Union. Other 
possibilities include: School of Nursing Auditorium etc., Children’s Rehabilitation 
Services gym area.


Tables                            Board Games etc. 
Chairs                            Arts and Crafts 
Cots                              Coloring Books and Crayons 
Sheets and Blankets               Preschool Toys 
Pillows                           Movies 
TV, Radio, video equipment        Balls, etc. for gym or outside play 

Baby exersaucer                   First Aid Kit 
Wagons                            Towels, cloth and paper 
Diapers                           Wet Wipes 
Cribs                             Tissue 
High Chair                        Trash bags 

      Food: Meals, snacks, beverages, bottled water, baby formula 


             FOOD SERVICES: Telephone: 4­2070 FAX: 4­2075 
                 FAX ORDERS TO FOOD SERVICES with number needed and 
                 desired time of delivery 

                    ORDER MEALS AS NEEDED ­­ (suggest child friendly food and 
                    finger food if possible) 

                    FOR SNACKS ORDER Cheese, crackers, cookies, fruit, 
                    Bottled water and fruit juices 

             EQUIPMENT: 4­­4884 or 506­8410 for cots, cribs, etc. 
             LINENS: 4­2249 for sheets, blankets pillows and towels 
             HOUSEKEEPING:  4­2240 ­ request frequent cleaning and trash removal 
             ADMISSIONS: 4­2130 or 5­1650 for hospital bracelets 
             CAMPUS POLICE: 4­1360 
             PHYSICAL FACILITIES: 4­1400 
             FIRE: 4­6666 


   1.  Accept children of essential personnel only. 
   2.  Ages 3 months to 12 years will be accepted. 
   3.  Two persons will be assigned the important job of check in, registration, attaching 
       bracelets and checking identification by matching bracelets when parents pick up 

   4.  Parents will complete a registration form at check in. The form is given a number.
   5.  Each child will receive a hospital bracelet that must stay attached at all times. 
       Bracelet includes child’s name, parent’s extension and the number assigned at 
       check in. 

   6.  The parent will have a bracelet attached with the corresponding number and the 
       phone number of the child care center. 

   7.  The parent must show this bracelet to visit or pick up their child or children. 

   8.  When possible, ages groups will be divided appropriately. 

   9.  Initially, the staff may be called upon work 12 hour shifts until other personnel 

   10. Parents will be asked to retrieve their child if significant disciplinary problems 

   11. Group activities for preschool and school age children will be offered when 

   12. Nursing service will seek to provide at least one nurse to be available for every 

   13. Hospital Administration and Human Resources will be informed of the numbers 
       served and suggestions for changes in operation. 

   14. One representative from the Child Care Center will attend Command Center 

   15. Child Care Center will be issued a radio (walkie talkie) for communication. 

   16. Any adults being detained in the hospital because of the disaster will be housed 
       in an area separate from the child care center. 

(See Appendix EE­4)

                                CHILD LIFE 
                         CHILD CARE FOR DISASTER 
                        ROSTER FOR TEAM COVERAGE 

TEAM A will set up and open the Child Care Center for operation 
upon directives given by Hospital Administration. Child Life Staff coverage will continue 
through Team B, Team C and Team D. 

Depending upon the number of children needing services, additional personnel (from 
other departments) will be added to each team to assure that there are enough 
personnel to adequately and safely care for the children. 

First person listed will serve as supervisor. 

Shifts will run for 12 hours each. During a disaster, it may be necessary for some 
personnel to cover a longer period until other personnel arrive. 

This assignment is NOT VOLUNTARY. Efforts will be made to accommodate 
employees when scheduling work shifts. 

       TEAM A                                               TEAM B 

EARLY INTERVENTIONIST                               TEACHER 
CHILD LIFE ASSISTANT                                TEACHER 
CDC NURSE                                           BEH. THERAPIST ASSOC 

       TEAM C                                                 TEAM D 

TEACHER SUPERVISOR                                  HUMAN RES. MANAGER 
RECREATION THERAPIST                                TEACHER 
TEACHER                                             APPLIED BEH. THERAPIST 
CHILD LIFE ASSISTANT                                BEH. THERAPIST ASSOC. 

INFORMATION SYSTEMS                                                          TAB FF 

The term “Emergency Response Planning” is used to address recovery, continuity, and 
emergency planning; therefore, this plan will be known as the Emergency Response 
Plan (ERP) for the Division of Information Services (DIS).  ERP is incorporated into the 
Resource Profile Matrix (RPM).  It is designed for ease of use and maintenance. 
Information for the Disaster Recovery Plan (DRP) and Business Continuity Plan (BCP) 
are also available as a part of the RPM.  All changes to the RPM are immediately 
available for use in the ERP, DRP, or BCP. 

This is part of a Microsoft Access Database Application called Resource Matrix 
Application (RPM).  It can be run on any PC using Windows 98 or newer. 

All information related to the recovery of services provided by DIS Services can be 
found under the specific application or hardware function.  Example:  For Meditech 
recovery, go to Meditech software at the onset of an emergency condition, UMMC 
employees and resources will respond quickly to any condition, which could impact 
UMMC’s ability to perform the critical business functions.  The recovery procedures 
have been designed to provide clear, concise, and essential directions to recover from 
varying degrees of business interruptions and disasters. 

As a business, the University of Mississippi Medical Center (UMMC), from a DIS 
perspective, critical functions are as follows:
          · Healthcare
          · Support
          · Education
          · Research
          · Enterprise 

These categories are further broken down numerically within each group, with on (1) 
being the highest priority.  Because of the complexity of the overall infrastructure, each 
incident will be analyzed to determine the best recovery process. 

Revised 4/30/2007 

RPM Planning and Development – Support 1 Massey, Robert; Support 2 Netherland, 
Dorothy.  Client 1, Massey David; Client 2, Massey, Robert. 

Backup location – Jackson Medical Mall

AVIAN FLU                                                                     Tab GG 

The University of Mississippi Medical Center will implement the statewide health 
plan in conjunction with the Mississippi State Department of Health Strategic 
National Stockpile distribution plan that incorporates the HHS Pandemic 
Influenza Plan.  The notification of activation will be determined through the 
surveillance system being used by the State Department of Health. 


What You Should Know About Avian Flu 
This fact sheet provides general information about avian influenza (bird flu) and 
information about one type of bird flu, called avian influenza A (H5N1), that has caused 
infections in birds in Asia and Europe and in humans in Asia. (See Appendix GG)  Also 
see Questions and Answers on the CDC website and Frequently Asked Questions 
(FAQs) on the World Health Organization (WHO) website. 
Avian Influenza (Bird Flu) 

Avian influenza in birds 
Avian influenza is an infection caused by avian (bird) influenza (flu) viruses. These 
influenza viruses occur naturally among birds. Wild birds worldwide carry the viruses in 
their intestines, but usually do not get sick from them. However, avian influenza is very 
contagious among birds and can make some domesticated birds, including chickens, 
ducks, and turkeys, very sick and kill them. 
Infected birds shed influenza virus in their saliva, nasal secretions, and feces. 
Susceptible birds become infected when they have contact with contaminated 
secretions or excretions or with surfaces that are contaminated with secretions or 
excretions from infected birds. Domesticated birds may become infected with avian 
influenza virus through direct contact with infected waterfowl or other infected poultry, or 
through contact with surfaces (such as dirt or cages) or materials (such as water or 
feed) that have been contaminated with the virus. 
Infection with avian influenza viruses in domestic poultry causes two main forms of 
disease that are distinguished by low and high extremes of virulence. The “low 
pathogenic” form may go undetected and usually causes only mild symptoms (such as 
ruffled feathers and a drop in egg production). However, the highly pathogenic form 
spreads more rapidly through flocks of poultry. This form may cause disease that affects

multiple internal organs and has a mortality rate that can reach 90­100% often within 48 

Human infection with avian influenza viruses 
There are many different subtypes of type A influenza viruses. These subtypes differ 
because of changes in certain proteins on the surface of the influenza A virus 
(hemagglutinin [HA] and neuraminidase [NA] proteins). There are 16 known HA 
subtypes and 9 known NA subtypes of influenza A viruses. Many different combinations 
of HA and NA proteins are possible. Each combination represents a different subtype. 
All known subtypes of influenza A viruses can be found in birds. 
Usually, “avian influenza virus” refers to influenza A viruses found chiefly in birds, but 
infections with these viruses can occur in humans. The risk from avian influenza is 
generally low to most people, because the viruses do not usually infect humans. 
However, confirmed cases of human infection from several subtypes of avian influenza 
infection have been reported since 1997. Most cases of avian influenza infection in 
humans have resulted from contact with infected poultry (e.g., domesticated chicken, 
ducks, and turkeys) or surfaces contaminated with secretion/excretions from infected 
birds. The spread of avian influenza viruses from one ill person to another has been 
reported very rarely, and transmission has not been observed to continue beyond one 
“Human influenza virus” usually refers to those subtypes that spread widely among 
humans. There are only three known A subtypes of influenza viruses (H1N1, H1N2, and 
H3N2) currently circulating among humans. It is likely that some genetic parts of current 
human influenza A viruses came from birds originally. Influenza A viruses are constantly 
changing, and they might adapt over time to infect and spread among humans. 
During an outbreak of avian influenza among poultry, there is a possible risk to people 
who have contact with infected birds or surfaces that have been contaminated with 
secretions or excretions from infected birds. 
Symptoms of avian influenza in humans have ranged from typical human influenza­like 
symptoms (e.g., fever, cough, sore throat, and muscle aches) to eye infections, 
pneumonia, severe respiratory diseases (such as acute respiratory distress), and other 
severe and life­threatening complications. The symptoms of avian influenza may 
depend on which virus caused the infection. 
Studies done in laboratories suggest that some of the prescription medicines approved 
in the United States for human influenza viruses should work in treating avian influenza 
infection in humans. However, influenza viruses can become resistant to these drugs, 
so these medications may not always work. Additional studies are needed to 
demonstrate the effectiveness of these medicines. 
Avian Influenza A (H5N1) 
Influenza A (H5N1) virus – also called “H5N1 virus” – is an influenza A virus subtype 
that occurs mainly in birds, is highly contagious among birds, and can be deadly to 
them. H5N1 virus does not usually infect people, but infections with these viruses have 
occurred in humans. Most of these cases have resulted from people having direct or 
close contact with H5N1­infected poultry or H5N1­contaminated surfaces.

Human health risks during the H5N1 outbreak 
Of the few avian influenza viruses that have crossed the species barrier to infect 
humans, H5N1 has caused the largest number of detected cases of severe disease and 
death in humans. In the current outbreaks in Asia and Europe more than half of those 
infected with the virus have died. Most cases have occurred in previously healthy 
children and young adults. However, it is possible that the only cases currently being 
reported are those in the most severely ill people, and that the full range of illness 
caused by the H5N1 virus has not yet been defined. For the most current information 
about avian influenza and cumulative case numbers, see the World Health Organization 
(WHO) avian influenza website. 
So far, the spread of H5N1 virus from person to person has been limited and has not 
continued beyond one person. Nonetheless, because all influenza viruses have the 
ability to change, scientists are concerned that H5N1 virus one day could be able to 
infect humans and spread easily from one person to another. Because these viruses do 
not commonly infect humans, there is little or no immune protection against them in the 
human population. If H5N1 virus were to gain the capacity to spread easily from person 
to person, an influenza pandemic (worldwide outbreak of disease) could begin. For 
more information about influenza pandemics, see the CDC Pandemic Influenza website 
No one can predict when a pandemic might occur. However, experts from around the 
world are watching the H5N1 situation in Asia and Europe very closely and are 
preparing for the possibility that the virus may begin to spread more easily and widely 
from person to person. 

Treatment and vaccination for H5N1 virus in humans 
The H5N1 virus that has caused human illness and death in Asia is resistant to 
amantadine and rimantadine, two antiviral medications commonly used for influenza. 
Two other antiviral medications, oseltamavir and zanamavir, would probably work to 
treat influenza caused by H5N1 virus, but additional studies still need to be done to 
demonstrate their effectiveness. 
There currently is no commercially available vaccine to protect humans against H5N1 
virus that is being seen in Asia and Europe. However, vaccine development efforts are 
taking place. Research studies to test a vaccine to protect humans against H5N1 virus 
began in April 2005, and a series of clinical trials is under way. For more information 
about H5N1 vaccine development process, visit the National Institutes of Health website 

Types, Subtypes, and Strains 
There are three types of influenza viruses: A, B, and C. Only influenza A viruses are 
further classified by subtype on the basis of the two main surface glycoproteins 
hemagglutinin (HA) and neuraminidase (NA). Influenza A subtypes and B viruses are 
further classified by strains.

Human Influenza Viruses and Avian Influenza A Viruses 
Humans can be infected with influenza types A, B, and C viruses. Subtypes of influenza 
A that are currently circulating among people worldwide include H1N1, H1N2, and 
H3N2 viruses. 
Wild birds are the natural host for all known subtypes of influenza A viruses. Typically, 
wild birds do not become sick when they are infected with avian influenza A viruses. 
However, domestic poultry, such as turkeys and chickens, can become very sick and 
die from avian influenza, and some avian influenza A viruses also can cause serious 
disease and death in wild birds. 

Low Pathogenic versus Highly Pathogenic Avian Influenza A Viruses 
Avian influenza A virus strains are further classified as low pathogenic (LPAI) or highly 
pathogenic (HPAI) on the basis of specific molecular genetic and pathogenesis criteria 
that require specific testing. Most avian influenza A viruses are LPAI viruses that are 
usually associated with mild disease in poultry. In contrast, HPAI viruses can cause 
severe illness and high mortality in poultry. More recently, some HPAI viruses (e.g., 
H5N1) have been found to cause no illness in some poultry, such as ducks. LPAI 
viruses have the potential to evolve into HPAI viruses and this has been documented in 
some poultry outbreaks. Avian influenza A viruses of the subtypes H5 and H7,including 
H5N1, H7N7, and H7N3 viruses, have been associated with HPAI, and human infection 
with these viruses have ranged from mild (H7N3, H7N7) to severe and fatal disease 
(H7N7, H5N1). Human illness due to infection with LPAI viruses has been documented, 
including very mild symptoms (e.g., conjunctivitis) to influenza­like illness. Examples of 
LPAI viruses that have infected humans include H7N7, H9N2, and H7N2. 
In general, direct human infection with avian influenza viruses occurs very infrequently, 
and has been associated with direct contact (e.g., touching) infected sick or dead 
infected birds (domestic poultry). 

How Influenza Viruses Change: Drift and Shift 
Influenza viruses are dynamic and are continuously evolving. Influenza viruses can 
change in two different ways: antigenic drift and antigenic shift. Influenza viruses are 
changing by antigenic drift all the time, but antigenic shift happens only occasionally. 
Influenza type A viruses undergo both kinds of changes; influenza type B viruses 
change only by the more gradual process of antigenic drift. 
Antigenic drift refers to small, gradual changes that occur through point mutations in the 
two genes that contain the genetic material to produce the main surface proteins, 
hemagglutinin, and neuraminidase. These point mutations occur unpredictably and 
result in minor changes to these surface proteins. Antigenic drift produces new virus 
strains that may not be recognized by antibodies to earlier influenza strains. This 
process works as follows: a person infected with a particular influenza virus strain 
develops antibody against that strain. As newer virus strains appear, the antibodies 
against the older strains might not recognize the "newer" virus, and infection with a new 
strain can occur. This is one of the main reasons why people can become infected with 
influenza viruses more than one time and why global surveillance is critical in order to 
monitor the evolution of human influenza virus stains for selection of which strains 
should be included in the annual production of influenza vaccine. In most years, one or
two of the three virus strains in the influenza vaccine are updated to keep up with the 
changes in the circulating influenza viruses. For this reason, people who want to be 
immunized against influenza need to be vaccinated every year. 
Antigenic shift refers to an abrupt, major change to produce a novel influenza A virus 
subtype in humans that was not currently circulating among people (see more 
information below under Influenza Type A and Its Subtypes). Antigenic shift can occur 
either through direct animal (poultry)­to­human transmission or through mixing of human 
influenza A and animal influenza A virus genes to create a new human influenza A 
subtype virus through a process called genetic reassortment. Antigenic shift results in a 
new human influenza A subtype. A global influenza pandemic (worldwide spread) may 
occur if three conditions are met:
   ·   A new subtype of influenza A virus is introduced into the human population.
   ·   The virus causes serious illness in humans.
   ·   The virus can spread easily from person to person in a sustained manner. 

Influenza Type A and Its Subtypes 
Influenza type A viruses can infect people, birds, pigs, horses, and other animals, but 
wild birds are the natural hosts for these viruses. Influenza type A viruses are divided 
into subtypes and named on the basis of two proteins on the surface of the virus: 
hemagglutinin (HA) and neuraminidase (NA). For example, an “H7N2 virus” designates 
an influenza A subtype that has an HA 7 protein and an NA 2 protein. Similarly an 
“H5N1” virus has an HA 5 protein and an NA 1 protein. There are 16 known HA 
subtypes and 9 known NA subtypes. Many different combinations of HA and NA 
proteins are possible. Only some influenza A subtypes (i.e., H1N1, H1N2, and H3N2) 
are currently in general circulation among people. Other subtypes are found most 
commonly in other animal species. For example, H7N7 and H3N8 viruses cause illness 
in horses, and H3N8 also has recently been shown to cause illness in dogs. 
Only influenza A viruses infect birds, and all known subtypes of influenza A viruses can 
infect birds. However, there are substantial genetic differences between the influenza A 
subtypes that typically infect birds and those that infect both people and birds. Three 
prominent subtypes of the avian influenza A viruses that are known to infect both birds 
and people are: 
Influenza A H5 
Nine potential subtypes of H5 are known. H5 infections, such as HPAI H5N1 viruses 
currently circulating in Asia and Europe, have been documented among humans and 
sometimes cause severe illness or death. 
Influenza A H7 
Nine potential subtypes of H7 are known. H7 infection in humans is rare but can occur 
among persons who have direct contact with infected birds. Symptoms may include 
conjunctivitis and/or upper respiratory symptoms. H7 viruses have been associated with 
both LPAI (e.g., H7N2, H7N7) and HPAI (e.g., H7N3, H7N7), and have caused mild to 
severe and fatal illness in humans.

Influenza A H9 
Nine potential subtypes of H9 are known; influenza A H9 has rarely been reported to 
infect humans. However, this subtype has been documented only in a low pathogenic 

Influenza Type B 
Influenza B viruses are usually found only in humans. Unlike influenza A viruses, these 
viruses are not classified according to subtype. Influenza B viruses can cause morbidity 
and mortality among humans, but in general are associated with less severe epidemics 
than influenza A viruses. Although influenza type B viruses can cause human 
epidemics, they have not caused pandemics. 

Influenza Type C 
Influenza type C viruses cause mild illness in humans and do not cause epidemics or 
pandemics. These viruses are not classified according to subtype. 

Influenza B viruses and subtypes of influenza A virus are further characterized into 
strains. There are many different strains of influenza B viruses and of influenza A 
subtypes. New strains of influenza viruses appear and replace older strains. This 
process occurs through antigenic drift. When a new strain of human influenza virus 
emerges, antibody protection that may have developed after infection or vaccination 
with an older strain may not provide protection against the new strain. Therefore, the 
influenza vaccine is updated on a yearly basis to keep up with the changes in influenza 
Although avian influenza A viruses usually do not infect humans, more than 100 
confirmed cases of human infection with avian influenza viruses have been reported 
since 1997. For example, the World Health Organization (WHO) maintains situation 
updates and cumulative reports of human cases of avian influenza A (H5N1). Most 
cases of avian influenza infection in humans are thought to have resulted from direct 
contact with infected poultry or contaminated surfaces. However, there is still a lot to 
learn about how different subtypes and strains of avian influenza virus might affect 
humans. For example, it is not known how the distinction between low pathogenic and 
highly pathogenic strains might impact the health risk to humans. (For more information, 
see “Low Pathogenic versus Highly Pathogenic Avian Influenza Viruses” on the CDC 
Influenza Viruses Web page. 
Because of concerns about the potential for more widespread infection in the human 
population, public health authorities closely monitor outbreaks of human illness 
associated with avian influenza. To date, human infections with avian influenza A 
viruses detected since 1997 have not resulted in sustained human­to­human 
transmission. However, because influenza A viruses have the potential to change and 
gain the ability to spread easily between people, monitoring for human infection and 
person­to­person transmission is important. (See Information about Influenza 
Pandemics for more information.)
Instances of Avian Influenza Infections in Humans 
Confirmed instances of avian influenza viruses infecting humans since 1997 include:
   ·   H5N1, Hong Kong, Special Administrative Region, 1997: Highly pathogenic avian 
       influenza A (H5N1) infections occurred in both poultry and humans. This was the 
       first time an avian influenza A virus transmission directly from birds to humans 
       had been found. During this outbreak, 18 people were hospitalized and six of 
       them died. To control the outbreak, authorities killed about 1.5 million chickens to 
       remove the source of the virus. Scientists determined that the virus spread 
       primarily from birds to humans, though rare person­to­person infection was 
   ·   H9N2, China and Hong Kong, Special Administrative Region, 1999: Low 
       pathogenic avian influenza A (H9N2) virus infection was confirmed in two 
       children and resulted in uncomplicated influenza­like illness. Both patients 
       recovered, and no additional cases were confirmed. The source is unknown, but 
       the evidence suggested that poultry was the source of infection and the main 
       mode of transmission was from bird to human. However, the possibility of 
       person­to­person transmission could not be ruled out. Several additional human 
       H9N2 infections were reported from China in 1998­99.
   ·   H7N2, Virginia, 2002: Following an outbreak of H7N2 among poultry in the 
       Shenandoah Valley poultry production area, one person was found to have 
       serologic evidence of infection with H7N2.
   ·   H5N1, China and Hong Kong, Special Administrative Region, 2003: Two cases 
       of highly pathogenic avian influenza A (H5N1) infection occurred among 
       members of a Hong Kong family that had traveled to China. One person 
       recovered, the other died. How or where these two family members were infected 
       was not determined. Another family member died of a respiratory illness in 
       China, but no testing was done.
   ·   H7N7, Netherlands, 2003: The Netherlands reported outbreaks of influenza A 
       (H7N7) in poultry on several farms. Later, infections were reported among pigs 
       and humans. In total, 89 people were confirmed to have H7N7 influenza virus 
       infection associated with this poultry outbreak. These cases occurred mostly 
       among poultry workers. H7N7­associated illness included 78 cases of 
       conjunctivitis (eye infections) only; 5 cases of conjunctivitis and influenza­like 
       illnesses with cough, fever, and muscle aches; 2 cases of influenza­like illness 
       only; and 4 cases that were classified as “other.” There was one death among 
       the 89 total cases. It occurred in a veterinarian who visited one of the affected 
       farms and developed acute respiratory distress syndrome and complications 
       related to H7N7 infection. The majority of these cases occurred as a result of 
       direct contact with infected poultry; however, Dutch authorities reported three 
       possible instances of transmission from poultry workers to family members. 
       Since then, no other instances of H7N7 infection among humans have been 
   ·   H9N2, Hong Kong, Special Administrative Region, 2003: Low pathogenic avian 
       influenza A (H9N2) infection was confirmed in a child in Hong Kong. The child 
       was hospitalized and recovered.
   ·   H7N2, New York, 2003: In November 2003, a patient with serious underlying 
       medical conditions was admitted to a hospital in New York with respiratory 
       symptoms. One of the initial laboratory tests identified an influenza A virus that 
       was thought to be H1N1. The patient recovered and went home after a few 
       weeks. Subsequent confirmatory tests conducted in March 2004 showed that the 
       patient had been infected with avian influenza A (H7N2) virus.
   ·   H7N3 in Canada, 2004: In February 2004, human infections of highly pathogenic 
       avian influenza A (H7N3) among poultry workers were associated with an H7N3 
       outbreak among poultry. The H7N3­associated, mild illnesses consisted of eye 
   ·   H5N1, Thailand and Vietnam, 2004, and other outbreaks in Asia during 2004 and 
       2005: In January 2004, outbreaks of highly pathogenic influenza A (H5N1) in 
       Asia were first reported by the World Health Organization. Visit the Avian 
       Influenza section of the World Health Organization Web site for more information 
       and updates. 
Symptoms of Avian Influenza in Humans 
The reported symptoms of avian influenza in humans have ranged from typical 
influenza­like symptoms (e.g., fever, cough, sore throat, and muscle aches) to eye 
infections (conjunctivitis), pneumonia, acute respiratory distress, viral pneumonia, and 
other severe and life­threatening complications. 
Antiviral Agents for Influenza 
Four different influenza antiviral drugs (amantadine, rimantadine, oseltamivir, and 
zanamivir) are approved by the U.S. Food and Drug Administration (FDA) for the 
treatment of influenza; three are approved for prophylaxis. All four have activity against 
influenza A viruses. However, sometimes influenza strains can become resistant to 
these drugs, and therefore the drugs may not always be effective. For example, 
analyses of some of the 2004 H5N1 viruses isolated from poultry and humans in Asia 
have shown that the viruses are resistant to two of the medications (amantadine and 
rimantadine). Also, please note the January 14, 2006 CDC Health Alert Notice (HAN), in 
which CDC recommends that neither amantadine nor rimantadine be used for the 
treatment or prevention (prophylaxis) of influenza A in the United States for the 
remainder of the 2005­06 influenza season. Monitoring of avian influenza A viruses for 
resistance to influenza antiviral medications is ongoing.

Cumulative Number of Confirmed Human Cases of Avian Influenza A/(H5N1) 
Reported to WHO 

12 May 2006 
          Country        Cases         Deaths 
Azerbaijan                  8               5 
Cambodia                    6               6 
China                      17              12 
Djibouti                    1               0 
Egypt                      13               5 
Indonesia                  32              24 
Iraq                        2               2 
Thailand                   22              14 
Turkey                     12               4 
Vietnam                    93              42 
Total                     204              113 
Source: World Health Organization

UMMC Pandemic Influenza Plan

                                                 Table of Contents 

1. Disclaimer 
2. Executive Summary 
3. Surveillance Plan 
4. Communications Plan 
5. Facility Access, Triage and Admission Plan 
6. Surge Capacity Plan 
7. Student/Employee Health Plan 
8. Clinical Guidelines 
9. Education and Training Plan 
10. Medicines Plan 
11. Psychosocial Plan 
12. Mortuary Plan 
13. Reference

The UMMC Pandemic Flu Plan was developed based on currently available information 
from the Center for Disease Control (CDC), the United States CDC, the United States 
Department of Health and Human Services, and the United Nations World Health 
Organization (WHO). Ongoing situational developments and research may, and 
probably will, change these recommendations frequently. 

This plan is intended to be used as a fluid and flexible guideline for dealing with the 
problems associated with a Pandemic Influenza outbreak in our home area, and not as 
strict policy and procedure. Please keep this in mind when applying these 

Thank you.

                                                      Executive Summary 
Influenza is a highly infectious viral illness that causes yearly seasonal epidemics 
reported since at least the early 1500’s. In the U.S., complications of influenza cause an 
average of 36,000 deaths each year, primarily among the elderly. Influenza virus is 
transmitted in most cases by droplets through the coughing and sneezing of infected 
persons, but it can be transmitted by direct contact. Typical symptoms include abrupt 
onset of fever (101°F to 102°F), headache, chills, fatigue, muscular pain or tenderness, 
sore throat, and nonproductive cough, and may include runny or stuffy nose. An annual 
influenza vaccination is the best method of protection against influenza. Other 
measures, such as frequent hand washing, staying home when sick, and the institution 
of public health measures for universal respiratory hygiene and cough etiquette, will 
help stop the spread of influenza. 

Influenza viruses are unique in their ability to cause sudden infection in all age groups 
on a global scale. A pandemic – or global epidemic occurs when there is a major 
change in the influenza virus so that most or all of the world’s population has never 
been exposed previously and is thus vulnerable to the virus. Three pandemics occurred 
during the 20th century. The Spanish Flu, in 1918 caused over 500,000 U.S. deaths and 
more than 20 million deaths worldwide. The Asian Flu Pandemic of 1957­58 and the 
Hong Flu Pandemic in 1968­69 also had a significant impact causing widespread illness 
and death.  Recent outbreaks of human disease caused by avian influenza strains in 
Asia and Europe have highlighted the potential for new influenza strains to be 
introduced into the population. 

An influenza pandemic has a greater potential to cause rapid increases in illness and 
death than virtually any other natural health threat. The impact of the next pandemic 
could have a devastating effect on the health and well being of the American public. The 
Centers for Disease Control and Prevention (CDC) estimates that, in the United States 
alone, up to 200 million people will be infected, 50 million people will require outpatient 
care; two million people will be hospitalized, and between 100,000 and 500,000 persons 
will die. Using software provided by the Centers for Disease Control and Prevention 
(CDC), it was estimated that in Mississippi, there would be approximately 450,000 
outpatient visits, 99,000 hospital admissions, and 19,030 deaths during an influenza 
pandemic. Locally in our service catchment area of approximately 249,345+ people, we 
can estimate in a predicted 8­week pandemic period, to have 18,440 people infected 
with 9,000 outpatient visits resulting in 252 admissions and 60+ deaths. This will 
increase hospital capacity by 28% at peak time, ICU capacity by 105%, and ventilator 
capacity by 132%. 

Effective preventive and therapeutic measures including vaccines and antiviral agents 
will likely be in short supply, as may some antibiotics to treat secondary infections. 
Health­care workers and other first responders will likely be at even higher risk of 
exposure and illness than the general population, further impeding the care of victims. 
Widespread illness in the community will also increase the likelihood of sudden and 
potentially significant shortages of personnel who provide other essential community 

Unlike many other public health emergencies, an influenza epidemic will impact multiple 
communities and across our state and UMMC simultaneously. Therefore, contingency 
planning is required to moderate the impact through a coordinated effort between 
healthcare and state government, and in collaboration with local partners. Advanced 
planning for a large scale and widespread public health emergency is required to 
optimize health care delivery through a pandemic. 

A Pandemic Flu Committee was established to produce this response plan. It has been 
designed to ensure that University of Mississippi Medical Center and the Mississippi 
State Department of Health are prepared to implement an effective response before a 
pandemic arrives, throughout a response if an outbreak occurs, and after the pandemic 
is over. The overall goal of pandemic preparedness and response is to minimize serious 
illness and overall deaths. The plan is intended to be dynamic and interactive; it 
consists of components that are consistent with international, federal, and state 
guidelines as well as general principles of emergency response. It utilizes the NIMS 
Incident Command System as well as the Hospital Emergency Incident Command 
System (HICS). 

The UMMC Pandemic Influenza Plan will activate at set stages, based on certain trigger 
points from guidelines provided by: 

Draft Pandemic Influenza Preparedness and Response Plan. Washington, DC: U. S. 
Department of Health and Human Services; January 2006. 

WHO global influenza preparedness plan: The role of WHO and recommendations for 
national measures before and during pandemics. Switzerland, World Health 
Organization, Department of Communicable Disease Surveillance and Response 
Global Influenza Programme: 2005. 

State of Mississippi Pandemic Influenza Plan (Draft). State of Mississippi Department of 
Health, July 2006. 

Pre­pandemic / Interpandemic period ­ No new influenza virus subtypes have been 
detected in humans. An influenza virus subtype that has caused human infection may 
be present in animals, or a circulating animal influenza poses a substantial risk of 
human disease. 

Human infection(s) with a new subtype, but no human­to­human spread, or at most rare 
instances of spread to a close contact. 

Small cluster(s) with limited human­to­human transmission but spread is highly 
localized, suggesting that the virus is not well adapted to humans. 

Larger cluster(s) but human­to­human spread still localized, suggesting that the virus is 
becoming increasingly better adapted to humans, but may not yet be fully transmissible.

Pandemic Phase: Increased and sustained transmission in the general population. 

UMMC State LEVEL V Post­Pandemic 
Indices of influenza activity have returned to pre­pandemic levels. 

The UMMC Pandemic Influenza Plan was developed with the following components: 
• Surveillance Plan 
• Communications Plan 
• Facility Access, Triage and Admission Plan 
• Surge Capacity Plan 
• Student/Employee Health Plan 
• Clinical Guidelines 
• Education and Training Plan 
• Medicines Plan 
• Psychosocial Plan 
• Mortuary Plan 

This plan outlines roles, responsibilities and key activities before, during, and following a 
pandemic influenza. It is a work in progress that will be updated and added to as 
situations arise and dictate. 

All affiliates and departments who have created their own specific pandemic response 
plans must review their plans with the Vice Chancellor and/or the Associate Vice 
Chancellor for Administrative Affairs.

                                                           Surveillance Plan 
UMMC Pre­pandemic

   ·   Periodically review and revise Surveillance Plan as appropriate. 

UMMC Level I 
(Alert Period)
   ·   Test for influenza per normal lab protocol.
   ·   Increase surveillance at triage, clinics, physician offices, and outpatient services 
       by checking for influenza­like illness year round. Ask any individuals who 
       present with influenza­like symptoms whether they have recently traveled in a 
       country where bird flu has been identified.
   ·   Require testing for patients who present with influenza­like symptoms and have 
       recently traveled to a country where bird flu has been identified.
   ·   Establish electronic monitoring of the following areas: 
          ­  Numbers of individuals treated for influenza. 
          ­  Numbers of employees treated for influenza. 
          ­  Numbers of all hospitalized admissions for influenza. 
          ­  Numbers of mortality cases from influenza and/or complications of 
   ·   Add members of Pandemic Influenza Team to HAN (Health Alert Network – 
       Mississippi Hospital Status System).
   ·   Review and educate on HAN notification system: 
          ­  When a HAN fax arrives during regular hours, the ED (Emergency 
              Department) Dispatcher immediately notifies the UMMC Administrator on 
              Call and confirms that he/she has received it. 
          ­  When a HAN fax arrives during off­hours, the ED Dispatcher immediately 
              notifies the Administrator on Call and confirms that he/she has received it. 

UMMC Levels II & III 
(Evidence of pandemic flu outside the United States)

   ·   Assemble and brief the Pandemic Influenza Team within 48 hours of notification 
       of pandemic flu outside the United States.
   ·   Establish with all areas their surveillance capabilities and that they are aware of 
       heightened surveillance level.
   ·   Implement hospital surveillance for pandemic influenza in incoming and already 
       admitted patients.
   ·   Test patients and employees and report cases per the following criteria: 
       1.  Testing for avian influenza A (H5N1) is indicated for hospitalized patients 
           ­  Radiographically confirmed pneumonia, acute respiratory distress 
               syndrome (ARDS), or other severe respiratory illness for which an 
               alternate diagnosis has not been established, AND 
           ­  History of travel within 10 days of symptom onset to a country with 
               documented H5N1 avian influenza in poultry and/or humans

       2.  Testing for avian influenza A (H5N1) should be considered on a case­by­case 
           basis in consultation with Mississippi Health Department and CDC for 
           hospitalized or ambulatory patients with: 
           ­  Documented temperature of >100.4°F with one or more of the following: 
              cough, sore throat, shortness of breath, AND 
           ­  History of contact with poultry (e.g., visited a poultry farm, a household 
              raising poultry, or a bird market) or a known or suspected human case of 
              influenza A (H5N1) in an H5N1­affected country within 10 days of 
              symptom onset. 

       3.  If the above criteria are met, we must call the State CDC Disease Reporting 
           and Consultation line at 1­800­000­0000 (24 hours a day) as quickly as 
           possible (see Infection Control Surveillance Plan.)

   ·   Implement a system for early detection and treatment of healthcare personnel 
       who might be infected with the pandemic strain of influenza (see 
       Student/Employee Health Plan.) 

UMMC Levels II & III 
(Evidence of pandemic flu in the United States)

   ·   Continue with steps outlined above.
   ·   Preparedness Coordinator convenes and briefs Pandemic Influenza Team within 
       eight hours of notification of pandemic flu in the United States.
   ·   Pandemic Influenza Team contacts Administrator On­Call.
   ·   Test for influenza with split specimen being obtained on all individuals with 
       influenza­like symptoms (patients and employees).
   ·   Notify employees to report their flu­like symptoms immediately to 
       Student/Employee Health or ED (during off­hours) for testing.
   ·   Pandemic Influenza Team meets as determined by pandemic activity. 

UMMC Levels II & III 
(Evidence of pandemic flu in local area)

   ·   See steps outlined in UMMC Level IV below. 
UMMC Level IV 
(Increased and sustained transmission in the general population)

   ·   Activate Plan 
           ­  Contact the Vice Chancellor, UMMC CEO (during the day) or the 
               Administrator­on­Call (during off­hours). 
           ­  Establish Incident Command / Open the Emergency Operations Center 
           ­  Activate the Emergency Preparedness Plan of UMMC
   ·   Contact the Mississippi Health Department, State CDC, and Hinds County 
       Emergency Management Agency.
   ·   Prior to reporting to their workstations, all staff will be screened by the taking of 
       their temperature and will be questioned about having any flu­like symptoms with 
       information recorded (see Student/Employee Health Plan).

   ·   Measure vaccine availability (see Pandemic Influenza Medications Plan).
   ·   Monitor phone calls to Flu Hotline to determine where staffing and other 
       resources are needed.
   ·   View UMMC disaster web page ( for CDC influenza 
       surveillance reports that summarizes current surveillance information.
   ·   Check reports, HAN,