Get documents about "IGeID
Shared by: HC111215072934
-
Stats
- views:
- 10
- posted:
- 12/14/2011
- language:
- pages:
- 95
Document Sample
Federale overheidsdienst Binnenlandse Zaken
Algemene Directie Instellingen en Bevolking
Dienst Bevolking en Identiteitskaarten
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische
identiteitskaarten van Belg
Versie van 1 juli 2010
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Inhoudstafel
Inleiding ................................................................................................................................................................................................ 7
HOOFDSTUK I: Wettelijke en reglementaire fundamenten ......................................................................................... 11
HOOFDSTUK II: De partners van de gemeenten in het uitreikingsproces. .......................................................... 17
1. Het Rijksregister van de natuurlijke personen (RR) – Helpdesk Belpic, Call center RR en andere
diensten ................................................................................................................................................................................................ 17
2. De producent, de personalisator en de initialisator van de kaart (ZETES CARDS) ................................................... 19
3. De infrastructuurbouwer (STERIA) .............................................................................................................................................. 19
4. De erkende certificatiedienst (CERTIPOST) ............................................................................................................................ 19
HOOFDSTUK III: Algemene gegevens betreffende de elektronische identiteitskaart voor Belgen. ......... 22
1. Gegevens die op de kaart worden vermeld .............................................................................................................................. 22
1.1. De zowel met het blote oog zichtbare als de elektronisch leesbare persoonsgegevens ................... 22
1.2. De enkel met het blote oog zichtbare persoonsgegevens ................................................................. 22
1.3. De elektronisch leesbare persoonsgegevens ................................................................................... 23
2. Taalgebruik. ......................................................................................................................................................................................... 24
3. Geldigheidsduur ................................................................................................................................................................................. 26
4. Prijs van de identiteitskaart ............................................................................................................................................................ 27
5. Het dragen van de identiteitskaart ............................................................................................................................................... 27
6. De identiteitscontrole........................................................................................................................................................................ 28
HOOFDSTUK IV: Uitreikingswijze van de elektronische identiteitskaart. ............................................................ 30
1. Voorafgaande opmerking: Beheer van de toegangsrechten van het personeel.......................................................... 30
1.1 Beschrijving van de kolommen in het bestand .................................................................................. 30
1.2 Wijziging van de bestaande machtigingen van personen die al opgenomen zijn in het
bestand ............................................................................................................................................. 31
1.3 Om machtigingen te geven aan een persoon die nog niet in het bestand voorkomt ......................... 31
2. Algemeen ............................................................................................................................................................................................. 32
3. Annulering van een identiteitskaart ............................................................................................................................................. 32
4. Gevallen van hernieuwing .............................................................................................................................................................. 32
5. Basisprocedure .................................................................................................................................................................................. 34
5.1 Opvragen van de oproepingslijsten door de gemeente en eventuele afdruk van de
oproepingen door het Rijksregister ................................................................................................... 34
5.2 Eventueel vervoer van de oproepingsbrieven van het Rijksregister naar de gemeenten. ................. 36
5.3 Eventuele ontvangst van de oproepingsbrieven door de gemeente .................................................. 36
5.4 Verzending van de oproepingsbrieven door de gemeente naar de burgers. ..................................... 36
5.5 Wat te doen als de betrokkene niet reageert op zijn oproepingsbrief? .............................................. 37
5.6 Verwerking van het basisdocument .................................................................................................. 37
5.6.1. Speciale tekens ............................................................................................................................. 39
5.6.2. Samengestelde namen en hun codering.............................................................................................. 40
5.6.3. Foto ............................................................................................................................................ 40
2
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.6.4. Ondertekening .............................................................................................................................. 42
5.6.5. Bijzondere problemen bij de behandeling van de basisdocumenten ........................................................... 44
5.6.6. Bijzondere problemen na de afdruk van het basisdocument ..................................................................... 44
5.7 Verzending van de basisdocumenten van de gemeente naar de producent van de kaarten
(ZETES CARDS) .............................................................................................................................. 45
5.7.1. Sealbag « PRODUCTIE »:» ............................................................................................................. 45
5.7.2. Sealbag « VARIA » (1x/maand of op gemotiveerde aanvraag gericht aan de Helpdesk Belpic van het
Rijksregister) ................................................................................................................................ 47
5.7.3. Sealbag « TE VERNIETIGEN »: (1x/maand of volle sealbag) ................................................................... 47
5.7.4. Sealbag « spoedprocedure» ............................................................................................................. 47
5.7.5. Samenvatting ................................................................................................................................ 47
5.8 Aanmaak van de elektronische identiteitskaart door de onderneming ZETES CARDS ..................... 48
5.8.1. Verwerping van basisdocumenten ..................................................................................................... 48
5.9 Verzending van de elektronische identiteitskaarten van ZETES CARDS naar de gemeente. ........... 48
5.9.1. Verzending van de kaarten naar de gemeente ...................................................................................... 48
5.9.2. Wat doet de gemeente wanneer de kaarten van slechte kwaliteit blijken te zijn ............................................. 49
5.9.3. Aanmaak van de pin-/pukcode en verzending naar de burger (door Zetes) .................................................. 49
6. Afgifte van de kaart aan de burger .............................................................................................................................................. 49
6.1 Wat te doen als de betrokkene zijn elektronische identiteitskaart niet komt afhalen bij het
gemeentebestuur? ............................................................................................................................ 49
6.2 Bezoek van de burger aan de gemeente .......................................................................................... 50
6.3 Activeren van de kaart ...................................................................................................................... 51
Certificaten: bijzondere gevallen ................................................................................................ 52
6.4 Vernietiging van de oude kaart ......................................................................................................... 52
7. Welke oplossingen bij niet-ontvangst, verlies, vergeten of blokkering van de codes? .............................................. 53
7.1 Als de kaart nog niet geactiveerd werd en de burger zijn pin-/pukcode niet ontvangen heeft ........... 53
7.2 De kaart werd al geactiveerd ............................................................................................................ 53
7.2.1 De burger is zijn codes vergeten en heeft zijn pin-/pukbrief waarin deze vermeld staan niet
meer ................................................................................................................................................. 53
7.2.2 Oplossingen als de burger zijn pincode geblokkeerd heeft maar zijn pin-/pukbrief nog heeft ............ 54
7.2.2.1 Het is mogelijk om de pincode te ontgrendelen met de pukcode ...................................................... 54
7.2.2.2 Het is mogelijk om een nieuwe pincode aan te vragen met de pukcode ........................................... 54
8. Rekeying procedure (aanmaak van een nieuw paar certificaten) ..................................................................................... 54
HOOFDSTUK V: Speciale gevallen ......................................................................................................................................... 56
Voorafgaande opmerking .............................................................................................................................................................................. 56
1. Bijzondere gevallen van « tijdelijke afwezigheid », zoals bepaald in artikel 18 van het koninklijk
besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister met een
I.T. 026 opgenomen in het Rijksregister van de natuurlijke personen. ........................................................................... 57
2. Personen die verblijven in verpleeginrichtingen, homes… ................................................................................................. 58
2.1. De instelling ligt in de gemeente waar de persoon ingeschreven is: ................................................. 58
2.2 De instelling ligt in een andere gemeente dan die waar de persoon ingeschreven is: ....................... 59
3. Personen die tijdelijk van hun vrijheid beroofd zijn ................................................................................................................ 60
3.1 Gedetineerden en geïnterneerden in strafinrichtingen en instellingen voor sociale
bescherming. .................................................................................................................................... 60
3. 2. Minderjarigen geplaatst in instellingen met toepassing van de wet van 8 april 1965
betreffende de jeugdbescherming en van de communautaire wetgevingen ...................................... 60
3
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
3.3 Bij wijziging van de verblijfplaats van een gezin, waarvan één van de leden tijdelijk van zijn
vrijheid beroofd is .............................................................................................................................. 60
4. Personen die in een mobiele woning verblijven en personen die bij gebrek aan voldoende
bestaansmiddelen geen verblijfplaats hebben of meer hebben en die ingeschreven zijn op een
referentieadres ................................................................................................................................................................................... 61
5. Personen die zich niet kunnen verplaatsen (bejaarden, gehandicapten...) ................................................................... 61
5.1. Indien deze personen behoren tot een van de categorieën vermeld onder punt 2 van dit hoofdstuk ............ 61
5.2. Indien deze personen behoren tot een gezin ................................................................................................ 61
5.3. Betreft het een alleenstaande ....................................................................................................................... 62
6. Ambtshalve afgevoerde of naar het buitenland afgevoerde personen ........................................................................... 62
7. Speciale situaties tijdens de uitreikingsprocedure. ................................................................................................................ 63
7.1. Oproepingen / basisdocumenten ...................................................................................................... 63
a) De persoon heeft een procedure van overbrenging van zijn hoofdverblijfplaats ingezet .......... 63
b) De persoon is overleden ........................................................................................................... 63
c) De persoon is afgevoerd voor het buitenland ........................................................................... 63
d) De persoon is ambtshalve afgevoerd ....................................................................................... 64
e) Verloren basisdocument ........................................................................................................... 64
f) Oproeping bestemd voor een andere gemeente ...................................................................... 64
7.2. Identiteitskaarten die niet uitgereikt kunnen worden aan de betrokkenen ......................................... 64
a) De betrokkene is overleden. ..................................................................................................... 64
b) De betrokkene heeft zijn hoofdverblijfplaats overgebracht naar een andere gemeente
(inschrijving in een andere gemeente). ............................................................................................... 65
c) De betrokkene heeft zijn hoofdverblijfplaats overgebracht binnen dezelfde gemeente ............ 65
d) De betrokkene werd afgevoerd naar het buitenland of ambtshalve afgevoerd. ........................ 65
HOOFDSTUK VI: Verlies, diefstal of vernietiging van de elektronische identiteitskaart ............................... 67
1. Principes ............................................................................................................................................................................................... 67
2. Aangifte van verlies (V), diefstal (D) of vernietiging (V). ...................................................................................................... 68
2.1. Verklaring VDV bij de gemeente ....................................................................................................... 68
2.2. Verklaring VDV bij de politie ............................................................................................................. 69
2.3. Verklaring VDV eerst bij Helpdesk DOC STOP................................................................................. 69
3. Kaart van een derde teruggevonden .......................................................................................................................................... 70
4. Beschrijving van de toepassing DOC STOP ............................................................................................................................ 71
4.1. Toepassing «DOCSTOP»: dringende aangifte van verlies of diefstal van een
identiteitsdocument, een vreemdelingenkaart of een paspoort. ........................................................ 71
4.1.1. Beschrijving .................................................................................................................................. 71
4.1.2. Doel............................................................................................................................................ 72
4.1.3. Gebruik ....................................................................................................................................... 72
4.1.4. Voordelen .................................................................................................................................... 73
4.2. Beschrijving van de databanken .................................................................................................................................................. 73
4.2.1. Buffer database ............................................................................................................................. 73
4.2.2. Database van de geraadpleegde nummers en de HIT LOG- database ....................................................... 74
5. Website «CHECKDOC»: onlinecontrole van de Belgische identiteitsdocumenten .................................................... 75
5.1. Beschrijving ...................................................................................................................................... 75
5.2. Doel .................................................................................................................................................. 75
5.3. Gebruik ............................................................................................................................................. 75
4
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.4. Strijd tegen vervalste documenten .................................................................................................... 76
5.5. Voordelen ......................................................................................................................................... 76
HOOFDSTUK VII: Diverse bepalingen betreffende de identiteitskaarten. ............................................................ 77
1. Facturatie van de elektronische identiteitskaarten ................................................................................................................. 77
2. Vernietiging van de elektronische identiteitskaarten. ............................................................................................................ 77
3. Diefstal van identiteitskaarten of basisdocumenten bij de besturen. ............................................................................... 78
3.1. Inleiding ............................................................................................................................................ 78
3.2. Preventie .......................................................................................................................................... 78
3.3. Maatregelen te nemen bij vaststelling van de diefstal ....................................................................... 79
3.4. Publicatie .......................................................................................................................................... 79
3.5 Kostprijs ............................................................................................................................................ 79
HOOFDSTUK VIII: Spoedprocedure voor de afgifte van de elektronische identiteitskaart. ......................... 80
1. Nut .......................................................................................................................................................................................................... 80
2. Procedures .......................................................................................................................................................................................... 81
HOOFDSTUK IX: Uitzonderlijke procedure: Terugbetalingen en verrichtingen in geval van gebreken aan
de kaart ............................................................................................................................................................................................... 84
1. Inleiding .......................................................................................................................................................................................................... 84
2. Procedure die de gemeente moet volgen wanneer de kaart van een burger defect is of de chip ervan is
losgekomen ......................................................................................................................................................................................... 84
2.1. Stappen die de gemeentebeambte moet ondernemen ..................................................................... 84
2.1.1. Als de kaart sporen van onzorgvuldig gebruik door de burger vertoont ....................................................... 84
2.1.2. Als de kaart geen sporen van onzorgvuldig gebruik door de burger vertoont, de kaart naar Zetes of Helpdesk
Belpic sturen................................................................................................................................. 85
2.1.2.1. Probleemkaarten voor Zetes .............................................................................................................. 85
2.1.2.2. Probleemkaarten voor de Helpdesk Belpic ............................................................................................. 85
3. Procedure die een burger moet volgen om een klacht in te dienen bij het Rijksregister over de
terugbetaling van de bijkomende kosten voor een defecte kaart. .................................................................................... 86
3.1. Lijst van bewijsstukken en bewijzen .................................................................................................. 86
3.1.1 Situaties die als ‘dringend’ kunnen worden aanvaard, dit met het oog op de recuperatie van de betaalde
kostprijs van de nieuwe eID bekomen via de spoedprocedure: ................................................................. 86
3.1.2 Bewijsstukken die in de situaties bedoeld onder punt 3.1.1. in aanmerking worden genomen: .......................... 87
3.1.3. Extra kosten die in aanmerking komen om terugbetaald te worden die voortvloeien uit een productiefout ........... 88
4. Opvolging van de aanvragen om terugbetaling door de Helpdesk Belpic: Uitleg bij de
wekelijkse/maandelijkse mails ...................................................................................................................................................... 88
4.1. Algemeen ......................................................................................................................................... 88
4.2. Uitleg over de wekelijkse mail. .......................................................................................................... 89
4.3. Uitleg over de maandelijkse mail. ..................................................................................................... 91
5. Opvolging van de problematiek .................................................................................................................................................... 92
WOORDENLIJST............................................................................................................................................................................. 93
5
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Onderhavige Algemene Onderrichtingen, alsmede alle andere nuttige informatie
betreffende de elektronische identiteitskaart van Belg, kan geraadpleegd worden op
onze website: www.ibz.rrn.fgov.be (Deel “Identiteitsdocumenten en elektronische
kaarten” – eID).
Raadpleeg eveneens regelmatig de nieuwe federale portaalsite voor de eID:
http://my.belgium.be of www.mybelgium.be. U vindt er veel eID-toepassingen!
6
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Inleiding
De invoering van de elektronische identiteitskaart maakt deel uit van de verwezenlijking van e-government die gepaard
gaat met een administratieve vereenvoudiging en met de modernisering van federale overheidsdiensten. Deze
hervormingen streven ernaar om de besturen zo goed mogelijk ten dienste te stellen van de burger.
De invoering van de elektronische identiteitskaart wordt hoofdzakelijk gerechtvaardigd door de beveiliging van de
identificatie van personen in het kader van de elektronische communicatie.
De eigenlijke identiteitskaart heeft, door haar functies en haar bijzondere eigenschappen, een elektronisch karakter. Ze
heeft het formaat van een bankkaart en is uitgerust met een elektronische microprocessor.
De elektronische identiteitskaart vervult een dubbele rol: ze laat de houder toe om zijn identiteit te kennen te geven en een
echt verklaarde handtekening te gebruiken. Deze kaart laat een beveiligde en betrouwbare communicatie op de open en
gesloten informaticanetwerken toe.
Volgens de wet heeft de elektronische handtekening dezelfde juridische waarde als deze op papier.
Op deze manier wordt een snellere dienstverlening gecreëerd die de burgers respecteert, zonder dat de beveiliging van
de persoonsgegevens in gevaar wordt gebracht. Het respect van de persoonlijke levenssfeer wordt immers verzekerd
door de invoering van een reeks veiligheidsmaatregelen en door de oprichting van een comité dat belast is met de
controle op de strikte toepassing van de regels die toegang geven tot persoonsgegevens.
De afgifte van de identiteitskaarten gebeurt via de gemeentebesturen waarmee de burger in nauw contact staat. Het
Rijksregister van de natuurlijke personen speelt een sleutelrol in de verfijning én in de controle van het systeem. De
exploitatiestructuur van het Rijksregister en de informaticastructuur van de gemeenten werden aangepast om de uitreiking
van de identiteitskaarten in een beveiligde omgeving mogelijk te maken.
De gemeenten bepalen hun eigen beleid inzake beheer van de kaarten en dienstaanbod. De gemeenten bepalen zelf hun
werkritme, dit wil zeggen het aantal kaarten dat de gemeente per dag, per week of per maand aanvraagt en aflevert,
vermits ze kunnen kiezen voor de plaatselijke afdruk van de basisdocumenten voor de aanvraag van de kaart. Dit procédé
is veel eenvoudiger dan de gecentraliseerde creatie van de basisdocumenten door het Rijksregister (bijkomend vervoer
van deze documenten naar de gemeenten en bijkomende inventaris en opslag van deze documenten in de gemeente).
De rol van het Rijksregister is voortaan beperkt tot de periodieke vermelding (maandelijks) van de identiteitskaarten die in
de komende periode moeten worden aangevraagd en afgeleverd (deze van de vorige periodes die niet werden
aangevraagd of afgeleverd moeten opnieuw worden vermeld, met aanduiding van het aantal maal dat deze kaart al werd
vermeld) of, in andere woorden de monitoring van het proces op het niveau van de gemeente.
Onderhavige onderrichtingen houden rekening met de wensen van de gemeenten, alsook met hun praktische
bedenkingen.
7
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Het staat vast dat het succes van het gebruik van de elektronische identiteitskaart grotendeels afhangt van de
toepassingen die worden aangeboden aan de burgers, niet enkel door de openbare besturen (online inzage van de
persoonsgegevens van verschillende dossiers, toegang tot allerhande diensten via een portaalsite), maar ook door de
privé-instanties. De nieuwe toepassingen zijn een meerwaarde voor de burger en voor de betrokken instantie.
De elektronische identiteitskaart stelt de burger nu in staat om (deze lijst van toepassingen is zeker niet volledig):
zijn belastingsaangifte geldig in te dienen op elektronische wijze (toepassing « tax on web », toegankelijk vanaf
het federale portaal), zijn BTW-aangifte (Intervat) en zijn verklaring van bedrijfsvoorheffing (Finprof) te doen;
zijn fiscale dossier in te kijken via het online fiscale dossier My Minfin van de FOD Financiën;
zijn persoonlijke gegevens die opgenomen zijn in het bevolkingsregister of het Rijksregister van de natuurlijke
personen te raadplegen en kennis te nemen van de overheden, organismen en personen die de laatste zes
maanden zijn gegevens hebben geraadpleegd of bijgewerkt (https://mijndossier.rrn.fgov.be), behalve van de
administratieve en gerechtelijke overheden die belast zijn met de opsporing of bestraffing van misdrijven. Een
nieuwe webtoepassing, ontwikkeld door het Rijksregister van de natuurlijke personen, zal zeer binnenkort, door
authentificatie via de elektronische identiteitskaart, de mogelijkheid bieden om via een elektronische mededeling
een eventueel verschil aan te geven dat werd opgemerkt tussen de informatiegegevens van het Rijksregister van
de natuurlijke personen en de bevolkingsregisters. Voor meer informatie over deze nieuwe toepassing, gelieve
de omzendbrieven te raadplegen die u werden verzonden op 7 december 2007 en 27 juni 2008. De burger kan
eveneens fouten melden via onze website (deel “Rijksregister” – Rubriek “Fouten melden”);
Sinds februari 2010, zijn adreswijziging aan te geven via “Mijn Dossier” (zie omzendbrief van 2 februari 2010).
een «elektronische» of «gedrukte» aangetekende brief te versturen, de facturen van openbare nutsbedrijven,
verzekeringsmaatschappijen, enz. via bepaalde diensten van Certipost elektronisch te ontvangen en te betalen;
met zijn pc documenten (samenstelling van het gezin, woonplaatsverklaring,…) aan te vragen bij de
gemeentelijke overheden die meestal een verplaatsing en soms lange wachttijden impliceren;
online informatie uit te wisselen met het bestuur of met privé-ondernemingen via beveiligd elektronisch verkeer,
ongeacht het ogenblik en de plaats waar hij zich bevindt;
contact op te nemen met het gemeentebestuur (internetsite van de gemeente die nuttige inlichtingen geeft:
bibliotheek, sport, openbaar vervoer, enz.), met regionale en federale besturen (internetsites). De gemeentelijke
en federale ambtenaren kunnen, met hun elektronische identiteitskaart, de kaart van medeburgers activeren en
hun persoonlijke gegevens inkijken, de opvolging en de begeleiding van de dossiers verzekeren. Veel steden en
gemeenten, alsook het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (www.irisbox.irisnet.be) hebben zich reeds voorzien van
een online loket. De Waalse regering (www.wallonie.be) is ook bezig met de invoering van het gebruik van de
elektronische handtekening voor administratieve handelingen die onder de bevoegdheid van het Waals niveau
vallen, inzonderheid via bepaalde Waalse elektronische formulieren die toegankelijk zijn op
formulaires.wallonie.be. De elektronische identiteitskaart is de hoeksteen van e-government;
lichte misdrijven aan te geven via police-on-web;
aan bepaalde leeftijdsgroepen toe te staan om in alle veiligheid de chatten (voorbeeld: chat enkel voor kinderen);
aan de zorgverleners toe te staan om hun getuigschriften voor verstrekte hulp en hun overeenstemmingsstroken
te bestellen via de website van het RIZIV;
de persoonlijke dossiers binnen bepaalde mutualiteiten te beheren;
aan de ziekenhuizen en de professionele zorgverleners toe te staan om informatie uit te wisselen op internet via
CareNet;
8
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
zijn wagen in te schrijven bij DIV;
boeken te reserveren en het uitlenen te verlengen in bepaalde openbare bibliotheken;
aan de huisdokters toe te staan om hun patiënten te registreren of hun voorschriften digitaal te handtekenen;
via de aanmaak van verscheidene toepassingen door de FOD Sociale Zekerheid, aan bijvoorbeeld
professionelen toe te staan om toegang te hebben tot eWorkspace (Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid) of
aan gehandicapten om een aanvraag tot uitkering in te voeren, om aangiften in te voeren en te bekijken, om de
trimestriële aangifte aan de RSZ te doen, …;
de mogelijkheid te bieden aan verschillende banken en verzekeringsmaatschappijen om hun klanten te
registreren of te identificeren, toegang te geven tot banktoepassingen op afstand, de toegang tot hun bestanden
te beveiligen of de gegevens in te geven in hun databanken;
de toegang te controleren tot bepaalde container- en recyclageparken;
zich te identificeren als actief lid in bepaalde hobbyclubs;
zich in te schrijven in bepaalde interimkantoren, universiteiten of scholen;
zijn aanwezigheid te registreren op het werk;
via Mijn Selor en eRecruiting online: te solliciteren, de lijst van vacatures te ontvangen, zijn cv in te geven of aan
te passen, na te kijken of zijn profiel overeenkomt met de contractuele functies of interne vacatures, zich voor te
bereiden op taalexamens, …
op een beveiligde manier commerciële transacties op het Internet uit te voeren, als koper én als verkoper (on-line
aankoop en verkoop). De gebruikers kunnen geïdentificeerd worden en daardoor wordt het vertrouwen tussen
kopers en verkopers groter;
documenten elektronisch te ondertekenen waarbij de elektronische handtekening dezelfde juridische waarde
heeft als met een handtekening op papier; rechtsgeldig ondertekende berichten te versturen en zelfs contracten
af te sluiten met medeburgers, enz.;
deel te nemen aan alle toepassingen die in de toekomst worden voorgesteld door de overheidsbesturen en door
de privésector: reservaties, inschrijvingen, bestellingen, betalingen, annuleringen en nog vele andere en dit alles
op volledig veilige manier;
enz...
Tenslotte wordt aan de gemeentebesturen ten zeerste de raad gegeven de website van de Algemene Directie Instellingen
en Bevolking www.ibz.rrn.fgov.be (Onderdeel: “Identiteitsdocumenten en elektronische kaarten” – rubriek: “eID”), of de
nieuwe federale portaalsite voor de eID: http://my.belgium.be of www.mybelgium.be. regelmatig te raadplegen. Deze sites
worden regelmatig bijgewerkt en houden rekening met de regelgeving die momenteel van kracht is,, alsmede met de
technologische ontwikkelingen van de BELPIC- software. U kunt er verschillende toepassingen vinden. U kunt eveneens
de website van Fedict (= de Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie) raadplegen. Als
administratie van de Minister voor Ondernemen en Vereenvoudigen werkt Fedict aan de invulling van de e-
governmentstrategie van België.
Sinds de veralgemening van de elektronische identiteitskaart zijn andere interessante, omvangrijke projecten ontstaan
over het hele Rijk en in het buitenland, die vooral de digitalisering van de «kartonnen» of «geplastificeerde»
identiteitsdocumenten tot doel hebben, onder andere: de digitalisering van de verblijfskaarten en –documenten voor
vreemdelingen, de digitalisering van het identiteitscertificaat voor kinderen jonger dan 12 jaar en de vervanging hiervan
door de Kids-ID en, ten slotte, de digitalisering van de identiteitskaart van de Belgen in het buitenland die geleidelijk aan
vervangen wordt door een elektronische identiteitskaart.
9
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Er zijn eveneens andere projecten bezig:
Constante verbetering van het productieproces van de elektronische identiteitskaart
Begin 2007 werd besloten veel aandacht te wijden aan de ondersteuning van het productieproces. In die zin werden
initiatieven genomen om tot een meer gestructureerde aanpak te komen, om zo een goede werking van het
productieproces van de eID te verzekeren.
In 2008 zijn “ondersteuningsprocessen” in werking getreden. Er werden metaprocessen toegevoegd. Het gaat
inzonderheid om de Quality Management processen die een betere algemene veiligheid en kwaliteit verzekeren.
Deze maatregelen helpen bij de goede informatie-uitwisseling tussen de verschillende actoren van het eID-project, en bij
een snellere en gerichtere tussenkomst in geval van problemen.
Integratie van de SIS-kaartgegevens op de eID
In samenwerking met de Sociale Zekerheid loopt ook een project dat moet leiden tot de veralgemening van het gebruik
van de elektronische identiteitskaart in de medische sector en tot de geleidelijke verdwijning van de huidige SIS-kaart. De
bedoeling is dat de burger gebruik maakt van zijn elektronische identiteitskaart bij een bezoek aan de dokter, het
ziekenhuis of een apotheek en dat de medische actoren toegang hebben via de eID tot gegevens met betrekking tot de
verzekerbaarheid van de persoon. In deze context is het ook noodzakelijk om een interoperabiliteit uit te bouwen op het
niveau van kaartlezers, middleware en applicatiesoftware. Ook moet er gedacht worden aan het beschikbaar stellen van
een lijst met geannuleerde elektronische identiteitskaarten ten behoeve van de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid.
« Live enrollement »
In het kader van de strijd tegen het terrorisme, wordt de vraag naar het gebruik van biometrische gegevens steeds
dwingender, vooral op Europees niveau. Vandaar de groeiende belangstelling voor de techniek van “Live-enrollement” die
het mogelijk maakt om biometrische en andere gegevens onmiddellijk op te slaan bij de gemeente of in de Belgische
diplomatieke of consulaire posten in het buitenland., waardoor het hele proces van aanmaak en verzending van het
basisdocument voor de elektronische identiteitskaart, elektronisch kan verlopen. Het beveiligde transport dat een grote
kost is, zou op die manier aanzienlijk verminderd worden. In 2007 werd hiertoe een bestek opgesteld.
Naar analogie met de elektronische identiteitskaart voor Belgen, maakt de ontwikkeling van bovenvernoemde projecten
deel uit van de verwezenlijking van het “e-government”, van de administratieve vereenvoudig, van de strijd tegen de
fraude en van de modernisering van de openbare diensten. Deze hervormingen hebben inzonderheid als doel om de
diensten te verbeteren van de administraties aan de burger.
10
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
ALGEMENE ONDERRICHTINGEN BETREFFENDE DE
ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAART
HOOFDSTUK I: Wettelijke en reglementaire fundamenten
Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de
verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de
natuurlijke personen (Belgisch Staatsblad van 3 september 1991);
Wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de
natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten
en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen
(Belgisch Staatsblad van 28 maart 2003);
Wet van 15 mei 2007 waarbij de bevoegdheid om toegang te verlenen tot de informatiegegevens van het
wachtregister en van het Register van de identiteitskaarten toevertrouwd wordt aan het sectoraal comité van het
Rijksregister (Belgisch Staatsblad van 8 juni 2007).
Koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten (Belgisch Staatsblad van 28 maart 2003);
Koninklijk besluit van 25 maart 2003 houdende overgangsmaatregelen met betrekking tot de elektronische
identiteitskaart (Belgisch Staatsblad van 28 maart 2003);
Ministerieel besluit van 26 maart 2003 tot bepaling van het model van basisdocument met het oog op het
opmaken van de elektronische identiteitskaart (Belgisch Staatsblad van 28 maart 2003);
Koninklijk besluit van 5 juni 2004 tot vaststelling van het stelsel van de rechten tot inzage en verbetering van de
gegevens die op elektronische wijze opgeslagen zijn op de identiteitskaart en van de informatiegegevens die zijn
opgenomen in de bevolkingsregisters of in het Rijksregister van de natuurlijke personen (Belgisch Staatsblad van
21 juni 2004);
Koninklijk besluit van 1 september 2004 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 houdende
overgangsmaatregelen met betrekking tot de elektronische identiteitskaart (Belgisch Staatsblad van 15
september 2004);
Koninklijk besluit van 1 september 2004 houdende de beslissing om de elektronische identiteitskaart
veralgemeend in te voeren (Belgisch Staatsblad van 15 september 2004).
Koninklijk besluit van 13 februari 2005 tot vaststelling van de datum van inwerkingtreding en van het stelsel van
het recht tot kennisname van de overheden, instellingen en personen die de informatiegegevens die zijn
opgenomen in de bevolkingsregisters of in het Rijksregister van de natuurlijke personen hebben geraadpleegd of
bijgewerkt (Belgisch Staatsblad van 28 februari 2005);
Koninklijk besluit van 25 mei 2005 tot bepaling van de personen en instellingen die toegang hebben tot het
Register van de Identiteitskaarten (Belgisch Staatsblad van 27 juni 2005);
Koninklijk besluit van 7 december 2006 tot vaststelling van de specificaties en registratieprocedure van de
leesapparatuur voor de elektronische identiteitskaart en tot wijziging van het koninklijk besluit van 13 februari
1998 houdende specificaties van de leesapparatuur voor de sociale identiteitskaart (Belgisch Staatsblad van 12
januari 2007);
Koninklijk besluit van 18 januari 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 houdende
overgangsmaatregelen in verband met de elektronische identiteitskaart (Belgisch Staatsblad van 28 februari
2008).
11
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Het koninklijk besluit van 1 oktober 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de
identiteitskaarten. (Belgisch Staatsblad van 7 november 2008).
Artikel 6 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten
en de verblijfsdocumenten bepaalt in het bijzonder dat de gemeente een identiteitskaart geeft aan de Belgen, een
vreemdelingenkaart aan de vreemdelingen die toegelaten of gemachtigd zijn om voor een langere termijn dan drie
maanden in het Rijk te verblijven of die gemachtigd zijn zich er te vestigen en een verblijfsdocument aan de
vreemdelingen die om een andere reden ingeschreven worden in de bevolkingsregisters overeenkomstig de bepalingen
van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de
verwijdering van vreemdelingen. De identiteitskaart, de vreemdelingenkaart en het verblijfsdocument gelden als bewijs
van inschrijving in de bevolkingsregisters.
De elektronische iidentiteitskaart biedt zowel op het vlak van haar formaat als op elektronisch vlak de waarborgen die
worden opgelegd door de geldende Europese normen en standaarden.
De beslissing om de elektronische identiteitskaart veralgemeend in te voeren, werd genomen bij koninklijk besluit dat in de
Ministerraad werd besproken na een positieve evaluatie door de Ministerraad op 20 maart 2004 en door de bevoegde
commissie van de Kamer van Volksvertegenwoordigers op 24 maart 2004.
De veralgemeende uitreiking van de elektronische identiteitskaart werd over een periode van vijf jaar gespreid.
Er wordt voorzien in garanties wat de transparantie betreft van de gegevens die gebruikt worden voor de elektronische
identiteitskaart en er is een systeem voor elektronische identificatie van de burgers gepland.
Er dient hierbij verwezen te worden naar artikel 6, § 3, van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de
identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983
tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, namelijk:
"De houder van de kaart kan, via deze kaart of bij de gemeente waar hij in de bevolkingsregisters ingeschreven is, steeds
inzage vragen van de gegevens die op elektronische wijze opgeslagen zijn op de kaart of via de kaart toegankelijk zijn en
heeft het recht op verbetering van zijn persoonsgegevens die niet op nauwkeurige, volledige en juiste wijze zouden
opgenomen zijn op de kaart.”
Wat betreft de mogelijkheid om, via de kaart, ook inzage te hebben van de hem desbetreffende informatiegegevens in
het Rijksregister en, desgevallend, tot verbetering van deze gegevens, dient te worden verwezen naar het koninklijk
besluit van 3 april 1984 betreffende het recht op toegang en verbetering door personen ingeschreven in het Rijksregister
van de natuurlijke personen (Belgisch Staatsblad van 13 juni 1984) en het koninklijk besluit van 5 juni 2004 tot
vaststelling van het stelsel van de rechten tot inzage en verbetering van de gegevens die op elektronische wijze
opgeslagen zijn op de identiteitskaart en van de informatiegegevens die zijn opgenomen in de bevolkingsregisters of in
het Rijksregister van de natuurlijke personen (Belgisch Staatsblad van 21 juni 2004).
Artikel 1, eerste lid, van het KB van 16 juli 1992 betreffende het recht op toegang tot de bevolkingsregisters en het
vreemdelingenregister en betreffende het recht op verbetering van deze registers, bepaalt het volgende:
“Elke persoon die ingeschreven of vermeld is in de registers bepaald in de artikelen 1 en 2 van het koninklijk besluit van
16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, heeft recht op mededeling van de hem
betreffende informatiegegevens die in zijn registers zijn vermeld, zonder dat hij moet doen blijken van een bijzonder
belang.”
12
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De houder van de kaart heeft dus het recht:
1°- tot inzage van de hem betreffende informatiegegevens die zijn opgenomen:
- in het Rijksregister van de natuurlijke personen, door middel van een kaartlezer, en via de website van het
Rijksregister: https://mijndossier.rrn.fgov.be;
- in de plaatselijke bevolkingsregisters, door middel van een kaartlezer, en via de website van zijn gemeente,
indien een dergelijke toepassing er reeds ontwikkeld werd;
- in het Rijksregister van de natuurlijke personen of in het bevolkingsregister bij de gemeente waar hij
1
ingeschreven is in de bevolkingsregisters ;
2°- tot verzoek aan het gemeentebestuur om verbetering van deze gegevens indien ze niet op nauwkeurige,
volledige of juiste wijze zijn opgenomen;
3°- tot kennisname van alle overheden, instellingen en personen die, gedurende de laatste zes maanden, zijn
gegevens bij het bevolkingsregister (via de website van de gemeente, als een dergelijke toepassing er reeds
ontwikkeld werd) en het Rijksregister van de natuurlijke personen (via https://mijndossier.rrn.fgov.be) hebben
geraadpleegd of bijgewerkt, met uitzondering van de bestuurlijke en gerechtelijke overheden die belast zijn met
de opsporing en bestraffing van misdrijven (alsook de Veiligheid van de Staat en de Algemene Dienst Inlichting
en Veiligheid van de Krijgsmacht).
Wat is het juridische kader van de elektronische handtekening?
Wat de Europese wetgeving betreft:
De Europese richtlijn (1999/93/CE) van het Europese Parlement en de Europese Raad van 13 december 1999
betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen: het artikel 5 van deze richtlijn legt de
principes die de rechtsgevolgen bepalen van elektronische handtekeningen vast. Het artikel 5.1 gaat enkel over
elektronische handtekeningen die aan bepaalde voorwaarden voldoen (waarvan de “elektronische handtekening in
elektronische vorm is gesteld, gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat en met een veilig middel is aangemaakt”).
Een geavanceerde elektronische handtekening is een handtekening die voldoet aan volgende eisen:
a) Zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
b) Zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
c) Zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
d) Zij is op zodanige wijze aan de gegevens waarop zij betrekking heeft, verbonden, dat elke wijziging achteraf van
de gegevens kan worden opgespoord.
Een gekwalificeerd certificaat is een certificaat dat voldoet aan de eisen voorzien in de bijlage I van de richtlijn en dat is
afgegeven door een certificatiedienstverlener die voldoet aan de eisen van bijlage II. Een veilig middel voor het aanmaken
van handtekeningen is een middel voor het aanmaken van handtekeningen dat voldoet aan de eisen voorzien in de
bijlage III van de richtlijn.
Het artikel 9 van de Europese richtlijn (2000/31/C.E.) over de elektronische handel, bepaalt hierover dat: “de lidstaten
zorgen ervoor dat hun rechtsstelsel het sluiten van contracten langs elektronische weg mogelijk maakt. Zij vergewissen
zich er met name van dat de regels met betrekking tot de totstandkoming van contracten geen belemmering vormen voor
1
Artikel 3 van het koninklijk besluit van 5 juni 2004 tot vaststelling van het stelsel van de rechten tot inzage en verbetering
van de gegevens die op elektronische wijze opgeslagen zijn op de identiteitskaart en van de informatiegegevens die zijn
opgenomen in de bevolkingsregisters of in het Rijksregister van de natuurlijke personen.
13
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
het gebruik van langs elektronische weg gesloten contracten, noch ertoe leiden dat dergelijke contracten, omdat zij langs
elektronische weg tot stand zijn gekomen, zonder rechtsgevolg blijven en niet rechtsgeldig zijn”.
Wat de nationale wetgeving betreft:
De Belgische wetgever heeft ervoor gekozen om de Europese richtlijnen over de elektronische handtekening om te zetten
in 2 wetten:
1) De wet van 20 oktober 2000 (Belgisch Staatsblad van 22 december 2000) tot invoering van het gebruik van
telecommunicatiemiddelen en van de elektronische handtekening in de gerechtelijke en de buitengerechtelijke procedure,
die het Burgerlijk Wetboek en het Gerechtelijk Wetboek inzake de “kennisgeving” wijzigt.
Deze wijzigingen hebben als doel een functionele definitie in te voeren van de elektronische handtekening, zodat deze
dezelfde waarde krijgt als een handgeschreven handtekening. De elektronische handtekening moet toestaan om met
zekerheid de auteur van een boodschap te identificeren en zijn akkoord met de tekst te bewijzen.
Deze wet voegt in het bijzonder een tweede lid toe aan het artikel 1322 van het Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt dat:
« Kan, voor de toepassing van dit artikel, voldoen aan de vereiste van een handtekening, een geheel van elektronische
gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de
akte aantoont”.
2) De wet van 9 juli 2001 (BS 29 september 2001) houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het
juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten, die de algemene voorwaarden voor officiële
goedkeuring en de regels te respecteren door de certificatieautoriteiten die tussenkomen in het proces, vastlegt.. Dankzij
een digitaal certificaat garanderen deze certificatieautoriteiten de identiteit van de verzender van een bericht of van een
elektronische transactie.
Het toepassingsgebied van deze wet wordt gepreciseerd in artikel 3:
“Deze wet legt bepaalde regels vast in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en bepaalt het
juridisch stelsel van toepassing op de activiteiten van de certificatiedienstverleners evenals de door deze laatste en de
certificaathouders na te leven regels, zonder afbreuk te doen aan de wettelijke bepalingen met betrekking tot de
bevoegdheid tot het stellen van rechtshandelingen voor rekening van rechtspersonen”.
Het artikel 4, §4, bepaalt dat
“Onverminderd de artikelen 1323 en volgende van het Burgerlijk Wetboek wordt een geavanceerde elektronische
handtekening, gerealiseerd op basis van een gekwalificeerd certificaat en aangemaakt door een veilig middel voor het
aanmaken van een handtekening, geassimileerd met een handgeschreven handtekening ongeacht of deze handtekening
gerealiseerd wordt door een natuurlijke dan wel door een rechtspersoon”.
Dit artikel verzekert de omzetting van het assimilatieprincipe voorzien in voornoemd artikel 5.1. van de Europese richtlijn
over elektronische handtekeningen. Concreet zijn het de elektronische handtekeningen die aan deze voorwaarden
voldoen, die gelijkwaardig zijn aan een geschreven handtekening. De wet van 9 juli 2001 bekrachtigt dus het
“assimilatieprincipe”, waardoor de elektronische handtekening dezelfde rechtsgeldigheid heeft als de handgeschreven
handtekening op voorwaarde dat deze handtekening werd gerealiseerd op basis van een gekwalificeerd certificaat en
werd aangemaakt met een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen. Dit soort handtekening
wordt soms gekwalificeerde elektronische handtekening genoemd, of sterke handtekening.
Deze wet definieert eveneens de noties “geavanceerde elektronische handtekening” (art. 2, lid 2,2°), “gekwalificeerd
certificaat” (art.2, lid 2,4°) en “veilig middel voor het aanmaken van handtekeningen “(art. 2, lid 2,7°), voornamelijk
verwijzend naar de bijlagen I, II, III van de wet.
De “geavanceerde elektronische handtekening” wordt gedefinieerd als een « eenvoudige » elektronische handtekening,
die bovendien beantwoordt aan verscheidene aanvullende eisen, namelijk:
- Zij maakt het mogelijk om de ondertekenaar te identificeren (identificatie);
14
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
- Zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden (authentificatie);
- Zij wordt aangemaakt met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden
(veiligheid);
- Zij is op zodanige wijze aan de gegevens waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke latere wijziging
van de gegevens kan worden opgespoord (integriteit).
Het non-discriminatieprincipe is vastgelegd in artikel 4, § 5 van de wet. Deze bepaling herneemt letterlijk artikel 5, § 2 van
de richtlijn over de elektronische handtekening. Deze bepaalt inderdaad “Een elektronische handtekening kan geen
rechtsgeldigheid worden ontzegd en niet als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures worden geweigerd louter op grond
van het feit dat:
- de handtekening in elektronische vorm is gesteld, of
- niet is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, of
- niet is gebaseerd op een door een geaccrediteerd certificatiedienstverlener afgegeven certificaat, of
- zij niet met een veilig middel is aangemaakt.”
Andere interessante nationale wetten
De wetten over de elektronische handel: de wet van 11 maart 2003 betreffende bepaalde juridische aspecten van de
diensten van de informatiemaatschappij (Belgisch Staatsblad van 17/03/2003) en de wet van 11 maart 2003 betreffende
bepaalde juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij als bedoeld in artikel 77 van de Grondwet
(Belgisch staatsblad van 17/03/2003): het gaat om belangrijke teksten die :
o de fundamentele concepten definiëren ter ondersteuning van de elektronische handel,
o eisen stellen tot informatie en transparantie, inzonderheid naar de consumenten toe;
o reclame op de netwerken reglementeert (bijvoorbeeld inzake ongevraagde reclame die per e-mail
verzonden wordt “spamming”),
o de obstakels wegnemen om een contract langs elektronische weg af te sluiten,;
o de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de tussenpersonen vastlegt (websitebeheerder,
internetproviders,…).
Het doel van deze wetten is om het vertrouwen van de gebruikers te winnen tegenover deze bijzondere soort van handel
op afstand. Ze zetten de Europese richtlijn 2000/31/EG van het Europees Parlement en de Raad van 8 juni 2000 die over
hetzelfde onderwerp gaat, om.
In het bijzonder wordt de aandacht gevestigd op artikel 16, § 1 en 2, van de wet van 11 maart 2003 betreffende bepaalde
juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij:
Ҥ 1. Aan elke wettelijke of reglementaire vormvereiste voor de totstandkoming van contracten langs elektronische weg is
voldaan wanneer de functionele kwaliteiten van deze vereiste zijn gevrijwaard.
§ 2. Voor de toepassing van § 1, moet in overweging worden genomen dat:
- aan de vereiste van een geschrift is voldaan door een opeenvolging van verstaanbare tekens die toegankelijk zijn voor
een latere raadpleging, welke ook de drager en de transmissiemodaliteiten ervan zijn;
- aan de uitdrukkelijke of stilzwijgende vereiste van een handtekening is voldaan wanneer deze laatste beantwoordt aan
de voorwaarden van ofwel artikel 1322, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek, ofwel van artikel 4, § 4, van de wet van 9
juli 2001 tot vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridische kader voor elektronische handtekeningen en
certificatiediensten;
- aan de vereiste van een geschreven vermelding van degene die zich verbindt, kan worden voldaan door om het even
welk procedé dat waarborgt dat de vermelding effectief uitgaat van deze laatste.”
Praktisch:
De regering heeft ervoor gekozen om de R.S.A.-technologie en de P.K.I.-infrastructuur te gebruiken, om de functie van de
elektronische handtekening te voorzien voor de identiteitskaarten, waardoor hun houders kunnen genieten van de
assimilatie- en onweerlegbaarheidsprincipes. Als gevolg hiervan kan een persoon die elektronisch een document
15
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
ondertekent met zijn identiteitskaart genieten van dezelfde bescherming als bij een handgeschreven handtekening. Om
een bericht te ondertekenen met een elektronische identiteitskaart, zal het echter nodig zijn om een pincode te kennen en
over een kaart te beschikken waarop de elektronische sleutels geactiveerd werden : de privésleutel zal geheim blijven
binnen de elektronische identiteitskaart en de openbare sleutel zal door iedereen gekend zijn via een publicatielijst.
De geavanceerde elektronische handtekening is een digitale handtekening met asymmetrische cryptografie. Het gaat om
een handtekening die beschouwd wordt als één van de meest veilige en meest verspreide om elektronisch te tekenen.
Deze techniek doet een driehoeksrelatie ontstaan tussen de ondertekenaar, de ontvanger van de boodschap en een
certificatieautoriteit.
Praktisch gezien vraagt de burger die elektronisch wil kunnen tekenen, aan de certificatieautoriteit om hem een
privésleutel (= wiskundige formule) af te geven, die geheim moet blijven en onder de exclusieve controle van de
ondertekenaar. Terzelfdertijd creëert de certificatieautoriteit een openbare sleutel, die complementair is aan de
privésleutel. Deze openbare sleutel is toegankelijk voor iedereen door de oprichting van een systeem om een dergelijk
overzicht te publiceren. Deze wordt bijgehouden in een certificaat dat nadrukkelijk de relatie vastlegt tussen een bepaalde
persoon en zijn openbare sleutel.
Wanneer deze voorafgaande stappen uitgevoerd zijn, past de ondertekenaar de privésleutel toe op de tekst, indien hij een
bericht wil versturen naar de geadresseerde. Door deze handeling zal de boodschap versleuteld worden volgens de
wiskundige formule van de privésleutel. Bij de ontvangst van de boodschap, zal de geadresseerde de boodschap
proberen te ontcijferen met behulp van de openbare sleutel van de veronderstelde verzender van de boodschap. Indien
de twee sleutels overeenkomen, kan de boodschap ontcijferd worden en zal de geadresseerde dus zeker zijn dat de
boodschap wel degelijk getekend werd door de privésleutel van de verzender. De functie die de verzender van de
boodschap identificeert, is zo vastgelegd. Als de ontcijfering mislukt, betekent dit dat de boodschap niet ondertekend werd
met de privésleutel van de veronderstelde verzender.
De functie van de instemming van de verzender met de inhoud van de akte kan beschouwd worden als zijnde “vervuld” te
zijn zodra de hierboven vermelde controle met succes werd uitgevoerd en de privésleutel vrijwillig werd toegepast door
zijn eigenaar, met uitzondering van elk automatisch ondertekeningsproces.
Ten slotte wordt de functie van het behoud van de integriteit van de inhoud van het document verzekerd door de codering
met behulp van de privésleutel van het gecodeerd bericht, doorgestuurd samen met het niet-gecodeerde bericht.
16
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK II: De partners van de gemeenten in het uitreikingsproces.
1. Het Rijksregister van de natuurlijke personen (RR) – Helpdesk Belpic, Call center RR en andere diensten
Het Rijksregister van de natuurlijke personen is de draaischijf van het systeem. Deze dienst verzekert de coördinatie
tussen de aanvrager van de elektronische identiteitskaart in de gemeente en het contact met de producent, de
personalisator en de initialisator van de kaart. Alle fasen van het productieproces worden aan het Rijksregister gemeld.
Het RR vraagt ook de certificaten van de authentificatie en de elektronische handtekening aan de certificatiedienst. De
initialisator bereidt de veiligheidssleutels voor. Het RR controleert of het toegekende sleutelpaar uniek is: de openbare
sleutel wordt gecontroleerd, de privésleutel is niet gekend. Het RR bereidt de gegevens voor om een certificaat voor het
gecontroleerde sleutelpaar aan te vragen: het RR geeft het certificaatnummer en vraagt een erkende certificatiedienst om
een certificaat af te leveren. De erkenning van de certificatiedienst voldoet aan de voorwaarden van de wet van 9 juli 2001
houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en
certificatiediensten en aan de Europese eisen op dit domein.
Het Rijksregister van de natuurlijke personen houdt een centraal bestand van de identiteitskaarten bij dat "Register van de
identiteitskaarten" wordt genoemd.
Het bevat:
Voor elke houder: het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen, de foto van de
houder die overeenkomt met deze van de laatste kaart, de gevraagde taal voor de uitgifte van de kaart (laatste
kaart) en zijn volgnummer.
Technisch wordt deze foto opgeslagen in een andere databank dan het Rijksregister voor identiteitskaarten. De
transactie WEBFOT (via het RRNWeb) heeft als doel om de identiteitsfoto te bezorgen die werd opgeslagen in
de fotodatabank. Deze foto komt overeen met de foto ontvangen bij de productie van het identiteitsdocument.
Deze foto wordt doorgestuurd door ZETES CARDS. Deze foto wordt verstuurd in het antwoord van de webdienst
naar aanleiding van een aanvraag over het nationaal nummer van de betrokkene.
Voor elke uitgereikte identiteitskaart (of voor elk uitgereikt basisdocument):
- de datum van de aanvraag met de datum van de uitgifte van het basisdocument, de datum van uitgifte
en de vervaldatum van de identiteitskaart en, desgevallend, de datum van de annulering;
- de datum van aflevering en de gemeente die de kaart afgeleverd heeft;
- het nummer van de kaart;
- de gegevens waaruit blijkt dat de kaart geldig, vervallen of geannuleerd is en, in dat geval, de reden en
de datum van annulatie;
- het type van kaart;
- de aanduiding van het bestaan of van de afwezigheid van de functie "elektronische handtekening";
17
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
- de datum van de laatste bijwerking met betrekking tot de hoofdverblijfplaats.
- de andere bij wet opgelegde vermeldingen.
Het sectoraal comité van het Rijksregister, opgericht door artikel 15 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een
Rijksregister van de natuurlijke personen, geeft aan de Belgische openbare diensten de toestemming om toegang te
krijgen tot het Register van de identiteitskaarten en het Register van de vreemdelingenkaarten voor de
informatiegegevens waartoe zij toegang mogen krijgen op grond van een wet, een decreet of een ordonnantie.
Het sectoraal comité schat in of de doelstellingen waarmee toegang wordt aangevraagd tot de gegevens van het
Register van de identiteitskaarten en het Register van de vreemdelingenkaarten goed gedefinieerd zijn, duidelijk
omschreven zijn en legaal zijn, desgevallend, of de opgevraagde informatiegegevens die van het Register van de
identiteitskaarten en van het Register van de vreemdelingenkaarten komen, bevredigend zijn ten opzichte van de
doelstellingen en niet te uitgebreid in verhouding hiertoe.
Vooraleer goedkeuring te geven, gaat het sectoraal comité na of de toegang of de mededeling conform zijn aan deze
wet, aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking
van de persoonsgegevens en aan hun uitvoeringsbesluiten, zowel als aan andere relevante normen inzake de
bescherming van het privé-leven of van persoonsgegevens. Het sectoraal comité verstuurt binnen de dertig dagen een
kopie van zijn beslissing naar de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justitie.
De gemeenten door bemiddeling van het Rijksregister enerzijds en de onderneming belast met de productie van de
kaarten en de geaccrediteerde certificatiedienstverlener anderzijds zenden aan de Federale Overheidsdienst
Binnenlandse Zaken - Algemene Directie Instellingen en Bevolking, de gegevens die nodig zijn om het Register van de
identiteitskaarten bij te werken.
De Helpdesk Belpic is een dienst van het Rijksregister waarbij hulp verkregen kan worden bij alles wat te maken heeft
met de Belpic-toepassing en over de RA-PC, de opvolging van de aanmaak van de kaarten, de eventuele problemen
samenhangend met de activatie van de kaarten en de te ondernemen.
E-mail: Helpdesk.belpic@rrn.fgov.be
Telefoonnummer:
FR: 02/ 518.21.16
NL: 02/ 518.21.17
Fax.: 02/ 518.26.16
Het Call center van het Rijksregister is een dienst van het Rijksregister waarbij men terecht kan voor hulp om gegevens
in te geven in het Rijksregister en met vragen over de reglementering over de elektronische identiteitskaarten. Sinds
januari 2010 werd het Call center opgenomen in de Helpdesk Belpic.
E-mail: callcenter.rrn@rrn.fgov.be
Telefoonnummer: 02/518.21.31
Fax.: 02/210.10.31
18
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De vragen betreffende de reglementering over identiteitsdocumenten en elektronische identiteitskaarten kunnen eveneens
gesteld worden aan de dienst Bevolking en Identiteitskaarten. De opvolging bij de gemeenten (politiek van vernieuwing
van de kaarten, beheer van de herinneringen, technische opvolging en opvolging van de toepassingen) wordt verzekerd
door de eID-coördinatoren. De volledige gegevens van deze diensten werden opgenomen onder bijlage 17.
2. De producent, de personalisator en de initialisator van de kaart (ZETES CARDS)
De productie zelf van de identiteitskaart met een elektronische microprocessor is een voorafgaande eerste fase.
Het tweede stadium bestaat uit de personalisatie van de kaart. De personalisator van de kaart zorgt ervoor dat de niet-
gepersonaliseerde kaart met elektronische microprocessor in een gepersonaliseerde elektronische identiteitskaart wordt
omgezet door de afdruk van de identiteitsgegevens en de overname van de identiteitsfoto van het basisdocument.
Het derde stadium is de initialisatie van de kaart, dat wil zeggen het genereren van de basissleutels voor de authentificatie
van de kaart en de creatie van sleutelparen voor de identiteits- en handtekeningscertificaten, alsook de inschrijving van
het identiteitscertificaat en het handtekeningscertificaat (in samenwerking met CERTIPOST).
Een enkele onderneming, de vennootschap naar privé-recht ZETES CARDS die een contract heeft afgesloten met de
Belgische Staat, staat in voor de levering van de gepersonaliseerde identiteitskaarten (productie van de kaarten en
personalisatie), alsook voor de levering van de diensten voor de initialisatie (beslissing van de Ministerraad van 16
oktober 2002 – Overeenkomst van 14 november 2002).
3. De infrastructuurbouwer (STERIA)
De onderneming STERIA BENELUX werd bij overeenkomst van 3 januari 2002 aangeduid voor de ontwikkeling van de
exploitatiestructuur met betrekking tot de elektronische identiteitskaarten bij het Rijksregister en aanvankelijk in de elf
pilootgemeenten. Ze werd vervolgens belast met de uitrusting van de overige 578 gemeenten (Overeenkomst van 24 juni
2004).
Deze onderneming staat ook in voor de opvolging en de begeleiding van de installatie van de BELPIC-infrastructuur in de
gemeenten.
4. De erkende certificatiedienst (CERTIPOST)
De erkende certificatiedienst kent het certificaat toe dat het RR vraagt.
Momenteel vervult de onderneming NV CERTIPOST, die een contract heeft met de Belgische staat, de functie van
certificatiedienstverlener (beslissing van de Ministerraad van 16 oktober 2002 – Overeenkomst van 14 november 2002).
Een certificaat is een elektronisch document dat onder andere voor een verbinding tussen de veiligheidssleutels en de
identiteit van de houder van de kaart zorgt. Het bevat informatie over de houder van de identiteitskaart, de openbare
sleutel en de gebruikstoelating (mogelijkheid tot authentificatie en digitale handtekening), de referentie naar de
validiteitsdiensten en het adres van de certificatiesite. De certificatiedienst tekent het certificaat met behulp van zijn
privésleutel. De kaart kent ook de openbare sleutel van de certificatiedienst. Op deze manier kan men nagaan of het
certificaat geldig is.
19
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De onderneming NV CERTIPOST beheert ook een elektronisch jaarboek van de actieve en geldige certificaten
(www.certipost.be/eID/diensten/).
De Ministerraad heeft op 26 september 2008 de wijziging goedgekeurd van het contract tussen de Staat en Certipost voor
de aanmaak, personalisatie, initialisatie en verdeling van de elektronische identiteits- en verblijfskaart en de levering van
certificatiediensten. De wijziging houdt in dat De Post de garanties voor de continuïteit van het eID-project van Belgacom
overneemt.
De overheid had namelijk in 2002 een contract voor de levering van identificatie- en handtekeningencertificaten en de
levering van certificatiediensten met Belgacom gesloten. Toen dat contract in 2004 aan Certipost werd overgedragen, had
de regering garanties gevraagd om de continuïteit van de levering van de identiteitskaarten te waarborgen. Nu Belgacom
zijn aandelen in Certipost heeft verkocht, wordt De Post de enige aandeelhouder. De Post heeft bevestigd dat hij
de garanties die de overheid vraagt zal overnemen.
Voor de certificaten van de elektronische identiteitskaarten, werd een specifieke certificatenautoriteit (CA) opgericht onder
de naam “Citizen CA”.
We moeten onderstrepen dat:
De “Citizen CA” informatiegegevens over de digitale certificaten ter beschikking stelt, informatiegegevens die een
lijst vormen en onderhouden van alle certificaten die werden afgegeven en de informatiegegevens over hun
status. Deze informatie bevindt zich in de online archieven onder de domeinnaam “belgium.be” en is toegankelijk
voor het publiek.
2
Meer specifiek publiceert de CA regelmatig CRL’s (lijst van ingetrokken certificaten) op http://crl.eid.belgium.be
en van de Delta CRL (lijst die de wijzigingen in de status van de certificaten weergeeft tussen twee
opeenvolgende publicaties van een CRL). Elke nieuwe CRL die gepubliceerd wordt, bevat alle verbeteringen van
de Delta CRL’s die tot op heden gepubliceerd zijn.
3
De CA stelt ook een OCSP-server ter beschikking op: http://ocsp.eid.belgium.be
Deze server geeft ons informatie over de status van een certificaat dat door de CA werd uitgegeven op aanvraag van een
partij en is een alternatief voor het CRL-systeem.
De status van een certificaat kan online geraadpleegd worden op volgend adres: http://status.eid.belgium.be. De status
van elk certificaat dat wordt opgesomd in een CRL of een delta CRL, moet overeenstemmen met de informatie die
gegeven wordt door de OCSP-server.
De CA bewaart de CRL en de informaties over deze URL totdat elk certificaat dat de CRL bevat, vervalt.
De “Citizen CA” is een online lijst met documenten waarin bepaalde aspecten van de activiteiten en de
procedures bekend zijn. Daarom is de inhoud van de politieke keuzes die vastgelegd werden onder de vorm van
“Certification Practice Statement” (CPS), online beschikbaar op het adres: http://repository.eid.belgium.be.
2
Een CRL of lijst van ingetrokken certificaten is een lijst die gepubliceerd wordt door een CA en die digitaal getekend is en serienummers
bevat van ingetrokken en geschorste certificaten. Dergelijke lijsten moeten geconsulteerd worden door de partijen vooraleer zij
vertrouwen op de informatiegegevens die een certificaat bevat.
3
Het online protocol voor de status van het certificaat (RFC 2560) is een directe informatiebron over de status van een certificaat die
gebruikt wordt om de huidige status van een certificaat te bepalen zonder de CRL’s te raadplegen. Technisch gezien is dit een beter
alternatief, omdat er geen vertraging bestaat tussen de verandering van status en de online toegang van de verandering van status.
20
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Onderstaande tabel herneemt de leeftijdsklassen waarvoor de certficaten geactiveerd zal worden:
Met certificaten Zonder certificaten
Leeftijd Authentificatie Handtekening Authentificatie Handtekening
+18 jaar actief actief ingetrokken ingetrokken
-18 jaar actief ingetrokken ingetrokken ingetrokken
-12 jaar actief ingetrokken ingetrokken ingetrokken
-6 jaar ingetrokken ingetrokken ingetrokken ingetrokken
21
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK III: Algemene gegevens betreffende de elektronische identiteitskaart voor Belgen.
1. Gegevens die op de kaart worden vermeld
In het bovenste deel aan de voorzijde van de kaart worden de woorden "België" en "identiteitskaart" vermeld.
De identiteitskaart bevat, naast de handtekening van de houder en de handtekening van de gemeentelijke ambtenaar of
van zijn gemachtigde die de kaart aflevert, persoonsgegevens die zowel met het blote oog zichtbaar zijn, als elektronisch
leesbaar zijn:
1.1. De zowel met het blote oog zichtbare als de elektronisch leesbare persoonsgegevens
4
zijn de volgende :
1) de naam;
2) de eerste twee voornamen;
3) de eerste letter van de derde voornaam;
4) de nationaliteit;
5) de geboorteplaats en -datum;
6) het geslacht;
7) de plaats van afgifte van de kaart (gemeente van uitgifte);
8) de begin- en einddatum van geldigheid van de kaart;
9) de benaming en het nummer van de kaart;
10) de foto van de houder;
11) het identificatienummer van het Rijksregister;
12) desgevallend: de staat van verlengde minderjarigheid.
1.2. De enkel met het blote oog zichtbare persoonsgegevens
zijn:
1) de handtekening van de houder;
2) de handtekening van de gemeentelijke ambtenaar.
4
In geval van informatiegegevens waarvan het aantal karakters de technische mogelijkheden overschrijdt, kunnen deze
informatiegegevens eventueel afgekort worden. De gemeente kan hiervoor contact opnemen met de helpdesk van het Rijksregister en er
zal, indien mogelijk, na overleg een oplossing gebracht voor het probleem.
22
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
1.3. De elektronisch leesbare persoonsgegevens
zijn:
1) de identiteit- en handtekeningcertificaten;
2) de geaccrediteerde certificatiedienstverlener;
3) de informatie nodig voor de authentificatie van de kaart en voor de beveiliging van de elektronisch leesbare gegevens
voorkomend op de kaart;
4) de andere vermeldingen opgelegd door de wet;
5) de hoofdverblijfplaats van de houder.
Een actueel proefexemplaar van de kaart en de veiligheidselementen ervan kunnen geraadpleegd worden op onze
website: www.ibz.rrn.fgov.be (Onderdeel: “Identiteitsdocumenten en elektronische kaarten – eID” – rubriek
“Documentatie”).
De houder van de kaart kan desgewenst afzien van de activering van zijn identiteits- en handtekeningcertificaten.
Er valt op te merken dat:
Sinds 1 januari 2004, het adres niet meer zichtbaar is op de identiteitskaart, maar enkel opgenomen is op de
elektronische chip.
De parlementaire werkzaamheden (Parl. St., Kamer, zitting 2002-2003, 2226/001, p.25),wijzen erop dat deze
beslissing ingegeven door verschillende argumenten:
1. De wetgever wou een te variabel gegeven vermijden: naar schatting verandert 10% van de bevolking
per jaar van adres waardoor het moeilijk wordt om de juistheid van het adres op de kaart te verzekeren;
2. de wetgever wou vermijden dat de adreswijziging, een te frequente vervanging van de elektronische
kaart zou meebrengen. De verwijdering van het met het blote oog zichtbare adres is ook een maatregel
om het leven van de burger te vereenvoudigen. Indien deze verhuist, zal hij geen nieuwe kaart meer
nodig hebben zoals voordien, aangezien de adreswijziging voortaan enkel op de chip voorkomt.;
3. De Raad van Europa vindt dat het adres niet beschouwd moet worden als een identiteitsgegeven van
de persoon (Resolutie 77 (26) van het Comité van de ministers van de Raad van Europa betreffende
de instelling en de harmonisatie van de nationale identiteitskaarten, goedgekeurd op 28 september
1977);
.
4. in geval van diefstal of verlies van de kaart is het om veiligheidsredenen verkieslijk dat het adres niet
direct leesbaar is, zodat de associatie bemoeilijkt wordt tussen een kaart en de inhoud van een
gestolen portefeuille of zak (bijvoorbeeld bankkaart, huis- of autosleutels enz.). Het koninklijk besluit
van 25 maart 2003 houdende overgangsmaatregelen met betrekking tot de elektronische
identiteitskaart, bepaalt echter dat de hoofdverblijfplaats van de houder met het blote oog zichtbaar
blijft op de identiteitskaarten die vóór 1 januari 2004 werden aangevraagd
Sinds 1 december 2004 wordt de ICAO-norm (International Civil Aviation Organisation), een internationale norm
voor grenscontrole, hernomen op de achterkant van de kaart. Het gaat om een automatisch leesbare zone
waarop verschillende informatiegegevens gecodeerd staan.
De burgerlijke staat wordt niet meer aangegeven op de identiteitskaart, noch op de elektronische chip.
De adellijke titel wordt vermeld op de identiteitskaart voor zover deze opgenomen is in het Rijksregister van de
natuurlijke personen (Informatietype 012).
23
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De geboorteplaats is de naam van de gemeente. Indien de geboorteplaats, een plaats in het buitenland is, wordt
deze niet meer tussen haakjes gevolgd door het land en de eventuele afkorting ervan. Bijvoorbeeld: “Hanoi” en
niet meer “Hanoi(Vietnam)”. Indien de geboorteplaats niet gekend is, wordt het geboorteland opgenomen in het
Rijksregister en weergegeven op de kaart in het veld «geboorteplaats». Het gaat om de naam van het
geboorteland op het moment van de geboorte (bijvoorbeeld: desgevallend, Zaïre en niet Kongo).
Vanaf 1 maart 2010 zullen alle gecreëerde basisdocumenten aanleiding geven tot de creatie van eID met
barcode als bijkomend veiligheidselement.
2. Taalgebruik.
De afgedrukte teksten en de teksten die opgenomen zijn op de elektronische identiteitskaart zijn in de volgende taal:
1) In het Nederlands als de gemeente van afgifte zich bevindt in het Nederlandse taalgebied, zoals dit bepaald is in
artikel 3, §1, van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
2) In het Frans als de gemeente van afgifte zich bevindt in het Franse taalgebied, zoals dit bepaald is in artikel 4 van
dezelfde gecoördineerde wetten.
De afgedrukte teksten en de teksten die opgenomen zijn op de elektronische identiteitskaart worden, naargelang van de
keuze van de houder, opgesteld:
A- In het Nederlands of in het Frans:
1°- in de gemeenten van het arrondissement van Brussel-Hoofdstad, bedoeld in artikel 6 van dezelfde
gecoördineerde wetten;
2°- in de gemeenten bedoeld in artikel 7 van dezelfde gecoördineerde wetten (randgemeenten met een eigen
taalstatuut: Drogenbos, Kraainem, Linkebeek, Sint-Genesius-Rode, Wemmel en Wezembeek-Oppem);
3°- in de gemeenten met een speciaal taalstatuut met het oog op de bescherming van minderheden (artikel 8, 3° tot
10° van dezelfde gecoördineerde wetten): Mesen, Spiere-Helkijn, Komen-Waasten, Moeskroen, Ronse,
Vloesberg, Bever, Edingen, Voeren en Herstappe;
B- In het Duits of in het Frans:
1°- in de gemeenten uit het Duitse taalgebied, bedoeld in artikel 8, 1° van dezelfde gecoördineerde wetten (Kelmis,
Eupen, Lontzen, Raeren, Amel, Bullingen, Butgenbach, Burg-Reuland en Sankt Vith);
2°- in de gemeenten van de streek van Malmédy, bedoeld in artikel 8, 2°, van dezelfde gecoördineerde wetten:
Malmédy en Weismes.
De titels van de rubrieken op de voorzijde van de kaart worden gedrukt:
24
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
1°- Wat de naam van de Staat en het woord "identiteitskaart" betreft: in de taal van afgifte van de kaart, gevolgd
door de twee andere nationale talen en het Engels;
2°- Wat de andere rubrieken betreft, in de taal van afgifte van de kaart en in het Engels.
Wanneer de keuze van de taal mogelijk is, verricht de betrokken persoon deze keuze schriftelijk.
Om te voldoen aan het voorschrift van artikel 4, §2, van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de
identiteitskaarten wordt het formulier waarvan het model verder wordt weergegeven, aangeboden aan de burger die zich bij
de gemeente aanbiedt, en dit zowel bij de initiële afgifte als bij de hernieuwing van de kaarten in de tweetalige gemeenten en
de gemeenten met taalfaciliteiten:
Gemeentebestuur van
Ondergetekende (naam en voornamen)
wonende straat, nr.
wenst een identiteitskaart in de taal
(datum) (Handtekening)
Hij geeft op dit formulier de taal aan waarin hij wil dat de vermeldingen bedoeld in voormeld artikel 4, § 2, opgesteld worden.
Het gebruikte formulier is eentalig, maar het wordt door de betrokken gemeente aan iedere persoon, die in het bezit gesteld
moet worden van een identiteitskaart, voorgelegd in de talen waarin de kaart opgemaakt kan worden.
Het spreekt voor zichzelf dat de gemeentelijke ambtenaren bij de uitreiking van de formulieren geen enkele rechtstreekse of
onrechtstreekse druk mogen uitoefenen in verband met de taalkeuze, noch op geen enkele manier de uit te reiken
formulieren vooraf invullen.
De betrokken gemeentebesturen bewaren de gebruikte formulieren zorgvuldig om elke latere betwisting te voorkomen.
Ten slotte moet erop gewezen worden dat indien een burger van een bepaalde taalgemeenschap naar een andere verhuist
(bijvoorbeeld: van Luik naar Oostende), zijn kaart geldig blijft (tenzij deze vervallen is). Het volstaat dat de nieuwe gemeente
het adres aanpast op de chip. Deze aanpassing gebeurt vanzelfsprekend in de administratieve taal van de nieuwe
gemeente. De identiteitskaart kan vergeleken worden met een uittreksel uit de bevolkingsregisters aangezien de
informatiegegevens die ze bevat, aan de oorsprong liggen van het bevolkingsregister. Een uittreksel uit het
bevolkingsregister dat werd uitgereikt door een gemeente met een andere taalrol dan de taalrol van de gemeente waar de
betrokken persoon nu woont, behoudt zijn waarde. Als hij dit wenst, kan de burger natuurlijk een nieuwe identiteitskaart
vragen indien hij verhuist naar een andere taalgemeenschap. Deze wordt echter niet gratis afgegeven.
25
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
3. Geldigheidsduur
De identiteitskaart moet vervangen worden ingeval van herinschrijving in België na een afvoering van ambtswege.
De identiteitskaart wordt beschouwd als vervallen bij de afvoering van ambtswege. In dit geval annuleert de gemeente de
identiteitskaart op de datum van de beslissing van de gemeente tot afvoering van ambtswege (annulatiecode 4).
In geval van vertrek naar het buitenland, blijft de identiteitskaart echter geldig tot de geldigheidsdatum die vermeld staat
op de identiteitskaart.
De Belg die zijn vertrek komt melden bij zijn Belgische gemeente van beheer geeft zijn elektronische identiteitskaart af
aan de gemeentebeambte die de code 00992 (= vertrek naar het buitenland) ingeeft in de zone “adreswijziging” van de
chip van de identiteitskaart. Er wordt geen bijwerking uitgevoerd in het Register van de Identiteitskaarten. Sinds 1
september 2008 wordt de annulatiecode 03 (= vertrek naar het buitenland) niet meer gebruikt voor de elektronische
identiteitskaarten van Belgen en is deze niet meer toegankelijk voor de gemeentebesturen (zie punt 6 van Hoofdstuk V
van onderhavige Onderrichtingen voor meer informatie over de personen die afgevoerd worden voor het buitenland).
Bij een eventuele terugkeer van een Belg naar België, blijft de elektronische identiteitskaart op dezelfde wijze geldig tot de
geldigheidsdatum die vermeld staat op zijn identiteitskaart. Bij zijn inschrijving of zijn herinschrijving in een Belgische
gemeente, wordt het nieuwe adres bijgewerkt in de “chip” van de elektronische identiteitskaart.
In principe zal elke burger in het bezit moeten zijn van een elektronische identiteitskaart. Er is geen enkele uitzondering
voorzien voor personen van vijfenzeventig jaar en ouder.
Volgens het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten, moet iedere Belg die de volle vijftien
jaar oud is, houder zijn van een identiteitskaart die als bewijs van inschrijving in het bevolkingsregister geldt of, in geval
van verlies, diefstal of vernieling van deze kaart, van een attest dat bij verlies, diefstal of vernieling van de identiteitskaart
wordt afgeleverd.
De gemeentebesturen leveren eveneens een identiteitskaart af aan Belgische kinderen van meer dan 12 en minder dan
15 jaar. Zij dienen houder te zijn van de identiteitskaart vanaf de datum die zal vastgesteld worden door de Minister van
Binnenlandse Zaken.
De uitreiking van een identiteitskaart is eveneens vereist aan personen die nooit een kaart ontvangen hebben in
overeenstemming met het koninklijk besluit van 25 maart 2003 (Belg die terugkomt uit het buitenland - afgevoerd is uit het
bevolkingsregister of nooit ingeschreven werd in België - verwerving van de Belgische nationaliteit door een buitenlandse
ingezetene - hernieuwde inschrijving in het bevolkingsregister na afvoering van ambtswege, enz...) of aan personen die
een kaart bezitten in overeenstemming met het koninklijk besluit van 29 juli 1985 die geannuleerd is (ten gevolge van een
afvoering van ambtswege, afvoering naar het buitenland, vergissing in de gegevens op de kaart, verandering van
nationaliteit, enz...).
De straffen bepaald in artikel 7 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten
kunnen toegepast worden op de personen die door hun nalatigheid nog altijd in het bezit zijn van kaarten van het oude
model. Bij identiteitscontroles moeten de politiediensten de geldigheid van de kaarten nagaan en een proces-verbaal
opstellen voor de houders van vervallen kaarten.
26
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
4. Prijs van de identiteitskaart
Op basis van artikel 6, §8, van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de
vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten, worden de kosten voor de aanmaak van de identiteitskaarten door de
Minister van Binnenlandse Zaken ingevorderd bij wege van ambtshalve heffingen op de rekening die op naam van de
gemeenten geopend is bij een kredietinstelling die naargelang het geval, voldoet aan de artikelen 7, 65 of 66 van de wet
van 22 maart 1993 op het statuut van en toezicht op de kredietinstellingen.
Sinds haar uitreiking in 2003 in enkele pilootgemeenten, en de start van haar veralgemeende invoering op 1 september
2004 werd de elektronische identiteitskaart steeds gefactureerd aan de prijs van 10 € aan de gemeenten. Ondertussen
heeft elke Belgische burger de mogelijkheid gehad om een elektronische identiteitskaart aan dezelfde prijs te verkrijgen,
namelijk 10 €. Rekening houdend met de stijging van de kostprijs van de elektronische identiteitskaart van Belg in het
bijzonder, de stijging van de prijsindex, wordt de prijs die door de FOD Binnenlandse Zaken aan de gemeentebesturen
voor de elektronische identiteitskaart verrekend wordt op 1 april 2010 gebracht naar 12 €.
Indien ze het wenst, kan de gemeente een gemeentebelasting toevoegen aan hoger vermeld basisbedrag. Deze belasting
is facultatief en wordt overgelaten aan een beslissing van de Gemeenteraad.
Het bedrag van de kaart dat van de burger wordt gevraagd, moet worden vermeld in zijn oproeping en moet worden geïnd
bij de ondertekening van zijn basisdocument.
De kostprijs van de kaart zonder elektronische handtekening is dezelfde als voor deze met een elektronische
handtekening.
5. Het dragen van de identiteitskaart
Met een omzendbrief van 5 juni 2008 werden de gemeenten herinnerd aan de principes van het verplicht dragen van de
elektronische identiteitskaart vanaf de volle leeftijd van 15 jaar.
De Belgische identiteitskaart geldt als inschrijvingsbewijs in het bevolkingsregister van de gemeente waar de betrokkene
zijn hoofdverblijfplaats heeft. Ze staat eveneens aan Belgen toe om hun nationaliteit en hun identiteit in het buitenland te
bewijzen. De identiteitskaart wordt automatisch door de gemeente van de hoofdverblijfplaats afgegeven aan alle Belgen
van minstens 12 jaar die ingeschreven zijn in het bevolkingsregister.
Krachtens het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten, moet iedere Belg die de volle vijftien
jaar oud is, houder zijn van een identiteitskaart.
De inbreuken voor niet-houderschap van een identiteitskaart worden strafrechtelijk bestraft door de wet van 19 juli 1991
betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten . In artikel 7
van deze wet wordt bepaald dat het niet tonen van de identiteitskaart kan bestraft worden met een geldboete van 26 tot
500 euro. De bepalingen van het eerste boek van het Strafwetboek zijn eveneens van toepassing.
Het koninklijk besluit van 25 maart 2003 bepaalt eveneens aan wie de kaart overgelegd moet worden, inzonderheid bij
elke vordering van de politie in het kader van haar wettelijke en reglementaire opdrachten, alsmede bij elke aanvraag van
getuigschriften of uittreksels bij gemeentelijke of andere diensten, wanneer de betrokkene bewijs van zijn identiteit dient te
leveren of wanneer hij hiertoe verzocht wordt door een gerechtsdeurwaarder.
27
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Als een identiteitskaart geannuleerd werd bij het Centrale Register van de Identiteitskaarten, verliest deze automatisch
haar geldigheid. De burger wordt hiervan naar behoren verwittigd en wordt uitgenodigd om zich aan te bieden bij de
bevolkingsdienst van de gemeente van zijn verblijfplaats om zijn identiteitskaart te laten vernieuwen.
De omzendbrief van 28 februari 2008 betreffende de vervanging van de niet-vervallen identiteitskaarten van het "oude
model" door elektronische identiteitskaarten preciseert in detail de procedure die in dit geval gevolgd wordt. De
herinneringen die naar de burger worden verstuurd, vermelden de risico’s die hij loopt indien hij hieraan geen gevolg
geeft. Indien hij geen geldige identiteitskaart heeft, loopt de burger het risico op om moeilijkheden, in het bijzonder, bij de
administratieve en financiële instellingen of bij zijn verplaatsingen in België of in het buitenland.
Elke burger die minstens 12 jaar oud is, moet zijn identiteitskaart om de vijf jaar vernieuwen. Dit is voor de gemeente een
gelegenheid om indien nodig de bevolkingsregisters bij te werken. Aangezien de identiteitskaart van Belg geldt als
inschrijvingsbewijs in het bevolkingsregister, is zij eveneens een wezenlijk bestanddeel in verschillende reglementeringen
en dient in fiscale, sociale en administratieve aangelegenheden.
Om uw medeburgers beter te informeren dat het verplicht is een geldige identiteitskaart vanaf de volle leeftijd van 15 jaar
bij zich te hebben, dient het informatieve document toegevoegd als bijlage 25 te worden afgegeven aan elke persoon aan
wie een elektronische identiteitskaart afgegeven wordt. Dit informatiedocument kan ook weergegeven worden op de
gemeentelijke uithangborden en/of op de website van uw gemeente. Dit document kan ook geraadpleegd worden op onze
website www.ibz.rrn.fgov.be (gedeelte “Identiteitsdocumenten en elektronische kaarten” – “eID” – “Omzendbrieven”).
Krachtens het koninklijk besluit van 25 maart 2003 is de uitreiking van een identiteitskaart eveneens vereist aan personen
die nooit een kaart ontvangen hebben (Belg die terugkomt uit het buitenland - afgevoerd is uit het bevolkingsregister of
nooit ingeschreven werd in België – na de verwerving van de Belgische nationaliteit door een vreemdeling- de
herinschrijving in het bevolkingsregister na afvoering van ambtswege, enz...) of aan personen die een kaart bezitten in
overeenstemming met het koninklijk besluit van 29 juli 1985 die geannuleerd is (ten gevolge van een afvoering van
ambtswege, afvoering naar het buitenland, vergissing in de gegevens op de kaart, verandering van nationaliteit, enz...).
6. De identiteitscontrole.
De identiteitscontrole is een handeling waarmee een persoon aangehouden wordt en verzocht om zijn identiteit aan te
tonen door voorlegging van zijn identiteitskaart of van elk ander document die deze vervangt.
Artikel 34 van de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt voorziet 4 gevallen waarin een persoon het voorwerp kan
worden van een identiteitscontrole:
Indien de vrijheid van de personen wordt benomen ten gevolge van een bestuurlijke of gerechtelijke aanhouding
of indien de persoon een misdrijf heeft gepleegd.
Indien er, op grond van de gedragingen, materiële aanwijzingen of omstandigheden van tijd of plaats, redelijke
gronden zijn om te denken dat een persoon wordt opgespoord (BCS, Schengen), dat hij heeft getracht of
voorbereidt om een misdrijf te plegen (verdenking, inductie of deductie) of dat hij de openbare orde zou kunnen
verstoren of heeft verstoord.
Indien de persoon een plaats wenst te betreden (openbare plaats of bijeenkomst) die het voorwerp is van een
bedreiging voor de openbare orde.
In bepaalde gevallen, vastgelegd door de besturende overheden (bijvoorbeeld: in een bepaald risicogebied, in
een luchthaven) om de openbare veiligheid te kunnen behouden of het respect te verzekeren voor de bepalingen
met betrekking tot de toegang tot het grondgebied.
28
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Het doel van de controle moet de verificatie van de identiteit van een persoon zijn, in principe via de identiteitskaart of het
paspoort. De wet sluit andere identificatiemogelijkheden echter niet uit (bijvoorbeeld: bankkaart, rijbewijs, getuigenis…).
Dat wordt overgelaten aan het oordeel van de politieagent.
Wat betreft de voorlegging van de documenten: de politieambtenaar mag de documenten niet langer inhouden dan nodig
voor de controle. Dat kan afhangen van de omstandigheden en van de overlegde stukken. . Er kan een administratieve
ophouding plaatsvinden die geen vrijheidsbeneming is, indien een persoon zijn identiteit niet kan bewijzen, weigert deze
te bewijzen of een twijfelachtige identiteit geeft. Deze ophouding duurt maximum twaalf uur.
De identiteitscontrole heeft verscheidene doeleinden:
De handhaving en de controle verzekeren van het naleven van de wet betreffende de toegang tot het
grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.
De overtredingen vaststellen op de reglementering betreffende de identiteitskaarten. In dit opzicht kan de
persoon, zelfs als deze zijn identiteit heeft kunnen bewijzen met andere middelen, nog steeds vervolgd worden
voor het niet dragen van de identiteitskaart.
Nagaan of er geen frauduleus gebruik is van de overlegde documenten (vervalsing, diefstal, openbaar
aannemen van valse naam).
Zich ervan verzekeren dat de gecontroleerde persoon niet gesignaleerd wordt als gezocht in het centrale
inlichtingenbulletin, desgevallend met technische middelen.
Op grond van het eerste artikel van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten moet iedere
Belg ouder dan vijftien jaar houder zijn van een identiteitskaart en moet hij deze overleggen bij elke vordering van de
e
politie. De overtredingen van deze bepaling worden bestraft overeenkomstig artikel 7, 1 lid van de wet van 19 juli 1991
betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten. De niet-overlegging van de identiteitskaart is een overtreding
die bestraft kan worden met 26 tot 500 euro boete. Desgevallend wordt artikel 1 toegepast van de wet betreffende de
voorlopige hechtenis (op heterdaad ontdekte niet-beschikking over de identiteitskaart).
De bepalingen van artikel 1, tweede en derde lid, van het koninklijk besluit van 29 juli 1985 betreffende de
identiteitskaarten werden behouden in het koninklijk besluit betreffende de identiteitskaarten van 25 maart 2003. Deze
bepalingen leggen vast aan wie de identiteitskaart getoond moet worden. Dit is het geval bij elk verzoek van de politie, in
het kader van haar wettelijke en reglementaire opdrachten, alsmede bij elke vraag naar certificaten en uittreksels door
gemeentelijke of door andere openbare diensten, indien de betrokken persoon zijn identiteit moet bewijzen en in geval
van tussenkomst door de gerechtsdeurwaarder.
29
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK IV: Uitreikingswijze van de elektronische identiteitskaart.
1. Voorafgaande opmerking: Beheer van de toegangsrechten van het personeel
Om de toegang tot de Belpic-interface te regelen, is het gemeentebestuur verplicht om de wijzigingen betreffende het
personeel dat bevoegd is om elektronische identiteitskaarten uit te reiken, mee te delen aan de helpdesk Belpic door
middel van het bestand NIS_Habi_Belpic.
Procedure:
Het is noodzakelijk om het laatste NIS_Habi_Belpic bestand dat met de Helpdesk gebruikt werd, op te slaan (bij
elke aanvraag van verandering van machtigingen, verstuurt de Helpdesk een excelbestand naar de gemeente
met de machtigingen van de gemeente).
Opgelet: de naam van het bestand moet een unieke structuur hebben: NIS-code van de gemeente_ Habi_Belpic
Om de machtigingen van een gemeente te veranderen, moet men het laatste bestand nemen en het wijzigen
zoals voorzien.
Het naar wens gewijzigde bestand doorsturen naar de Helpdesk Belpic.
Opgelet: in het onderwerp van de e-mail moet enkel het volgende staan: NIS_Habi_Belpic
NB: Indien de structuur van de naam van het bestand en van het onderwerp van de e-mail nageleefd wordt, maakt dit een
automatische behandeling van de aanvraag door de Helpdesk Belpic mogelijk.
1.1 Beschrijving van de kolommen in het bestand
Kolom A: « RRN »
De eerste kolom vermeldt het rijkregisternummer van de persoon die gemachtigd is om Belpic te gebruiken.
Kolom B: « Name »:
Deze kolom vermeldt de namen en voornamen van de personen die momenteel gemachtigd zijn om Belpic te gebruiken.
Kolom C: « Type Card »:
Deze kolom vermeldt het type machtiging waarover deze persoon momenteel beschikt.
Kolom D: « Action »:
Deze kolom geeft aan welke actie ondernomen moet worden op niveau van de machtigingen; een keuzemenu stelt 2
mogelijke acties voor:
ADD: om toe te voegen.
DELETE: om te verwijderen.
Kolom E: « EID Card »:
Deze kolom dient voor de machtiging om elektronische identiteitskaarten voor Belgen af te geven.
Een keuzemenu stelt twee mogelijke acties voor:
30
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
YES (indien u wenst dat de betrokken persoon elektronische identiteitskaarten voor Belgen kan afgeven)
NO (indien u wenst dat de betrokken persoon geen elektronische identiteitskaarten voor Belgen kan afgeven)
Kolom F: « Foreigner Card »:
Deze kolom dient voor de machtiging om vreemdelingenkaarten af te geven.
Een keuzemenu stelt twee mogelijke acties voor:
YES (indien u wenst dat de betrokken persoon vreemdelingenkaarten kan afgeven)
NO (indien u wenst dat de betrokken persoon geen vreemdelingenkaarten kan afgeven)
Kolom G: « KIDS Card »
Deze kolom dient voor de machtiging om Kids-ID’s af te geven.
Een keuzemenu stelt twee mogelijke acties voor:
YES (indien u wenst dat de betrokken persoon Kids-ID’s kan afgeven)
NO (indien u wenst dat de betrokken persoon geen Kids-ID’s kan afgeven)
Kolom H: « Convocation List »
Deze kolom dient voor de machtiging om de lijsten van de oproepingen te downloaden via de Belpic-toepassing.
Een keuzemenu stelt twee mogelijke acties voor:
YES (indien u wenst dat de betrokken persoon de bestanden van de oproepingen kan downloaden)
NO (indien u wenst dat de betrokken persoon de bestanden van de oproepingen niet kan downloaden)
.
1.2 Wijziging van de bestaande machtigingen van personen die al opgenomen zijn in het bestand
Als u de machtingen van een persoon uit de lijst wilt wijzigen:
1. Kies in kolom D de optie « ADD » uit het keuzemenu
2. Vul vervolgens uw keuze voor deze persoon in in de kolommen E, F, G et H.
Als u alle machtingingen van deze persoon uit de lijst wilt verwijderen:
1. Kies in kolom D de optie « DELETE » uit het keuzemenu
2. Als u deze optie aanvinkt, is het niet meer nodig om de andere kolommen (E, F, G, H) aan te vullen.
Alle machtigingen zullen automatisch verwijderd worden.
1.3 Om machtigingen te geven aan een persoon die nog niet in het bestand voorkomt
1. Voer het rijksregister in in kolom A.
2. Kies in kolom D de optie « ADD » uit het keuzemenu
3. Vul vervolgens uw keuze voor deze persoon in in de kolommen E, F, G en H (Yes of NO)
(NB: Het is niet nodig om de kolommen B « Name » en C « Type Card » in te vullen)
31
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
2. Algemeen
Binnen een termijn van twee weken te rekenen vanaf de verzendingsdatum van de oproepingsbrief, moet de burger
worden uitgenodigd om zijn basisdocument te komen invullen.
De elektronische identiteitskaart is meestal beschikbaar bij de gemeente binnen een termijn van drie weken na de
verzending van het basisdocument aan de onderneming ZETES CARDS. Vanaf die datum en op voorwaarde dat de
burger zijn PIN- en PUK-codes van de onderneming ZETES CARDS gekregen heeft, kan hij zijn kaart gaan afhalen en
met behulp van de aangestelde van de gemeente activeren.
3. Annulering van een identiteitskaart
Het is belangrijk te benadrukken dat de burger nooit in het bezit mag zijn van twee (actieve) kaarten. Daarom is het
cruciaal dat de oude kaart teruggegeven en vernietigd wordt vooraleer de burger een nieuwe kaart ontvangt. De oude
kaart moet geannuleerd worden met de toepassing Belpic bij de aanvraag van een nieuwe kaart.
De keuze van de annulatiecode heeft immers een niet te verwaarlozen impact op de nieuwe kaart die nadien zal
afgeleverd worden:
De lijst die de annulatiecodes herneemt voor de Belgen die beschikbaar zijn op RA-PC, alsmede hun gebruik, is
opgenomen als bijlage 15.
Een nieuwe, completere nomenclatuur van de annulatiecodes zal u binnen de komende maanden meegedeeld worden.
Deze nomenclatuur zal de verschillende annulatiecodes integreren die gebruikt moeten worden voor de elektronische
identiteitskaarten, de kaarten en documenten voor het verblijf van vreemdelingen en de Kids-ID.
Indien een fout werd begaan bij de keuze van de annulatiecode, kan contact worden opgenomen met de Helpdesk Belpic,
die de foutieve code kan vervangen door de juiste annulatiecode. De Helpdesk Belpic kan een geannuleerde kaart echter
niet opnieuw activeren.
Er dient opgemerkt te worden dat het Rijksregister, bij omzendbrief van 3 december 2008, heeft laten weten dat zijn
programma’s aangepast werden, waardoor de voor de invoering van bijwerkingen aan bepaalde informatietypes, het
noodzakelijk is om eerst de identiteitskaart van de betrokkene te annuleren in het centrale register van de
identiteitskaarten. De controle van de voorafgaande annulatie van de identiteitskaart werd uitgebreid tot de invoering van
de informatie “afvoering van ambtswege” (code 99991) in het IT 001. In bepaalde gevallen is het mogelijk dat de
informatie “afvoering van ambtswege” toch ingevoerd moet worden zonder dat de identiteitskaart geannuleerd moet
worden. Deze bijwerking zal enkel uitgevoerd kunnen worden door de regionale diensten van het Rijksregister door de
dienstcode 4 te gebruiken en enkel bij gegronde omstandigheden.
4. Gevallen van hernieuwing
De hernieuwing van alle identiteitskaarten, bedoeld in het koninklijk besluit van 29 juli 1985 betreffende de
identiteitskaarten:
De hernieuwing van al deze kaarten door elektronische identiteitskaarten verloopt in 5 jaar tijd. Een in het Belgisch
Staatsblad bekendgemaakt koninklijk besluit zal de datum bepalen waarop deze hernieuwing volledig zal zijn. Tengevolge
32
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
van de inwerkingtreding van dit koninklijk besluit zullen de identiteitskaarten bedoeld in het koninklijk besluit van 29 juli
1985 niet meer geldig zijn.
Elke identiteitskaart wordt hernieuwd:
1°- bij het verstrijken van de geldigheidsduur van de identiteitskaart of tijdens de hierboven vermelde hernieuwingsperiode
met het oog op het naleven van de hoger vermelde termijn van vijf jaar;
2°- wanneer de houder een kaart wenst in een andere taal dan deze waarin zijn kaart is opgesteld, op voorwaarde dat hij
in een gemeente verblijft die bevoegd is om de kaarten uit te reiken in de taal die de betrokkene gekozen heeft;
3°- wanneer de foto van de houder niet meer gelijkend is;
5
4°- wanneer de kaart beschadigd is ;
5°- wanneer de houder van naam of voornaam verandert;
6°- wanneer de houder van geslacht verandert;
7°- na verlies of diefstal van de identiteitskaart;
8°- na wijziging van het statuut van verlengde minderjarigheid van de houder;
9°- wanneer de houder hiervoor de aanvraag doet (tijdens de hierboven in punt 2a) vermelde hernieuwingperiode);
Opmerkingen
1. Elke elektronische identiteitskaart waarvan het basisdocument werd uitgegeven na 31 december 2003 moet niet
langer worden hernieuwd in geval van adreswijziging (de wijziging wordt op de chip aangebracht) voor zover de
kaart niet verlopen is;
2. Indien wijzigingen van straatnamen en huisnummers en eventueel postnummers plaatsgevonden hebben, is het
evenmin nodig om de kaart te vervangen. De betrokken burgers worden door de gemeente uitgenodigd om hun
adreswijziging te komen doorvoeren op de chip van de kaart. De eventuele kosten hiervoor vallen ten laste van
de gemeente.
In alle bovenvermelde gevallen van hernieuwing, alsook bij verlies van de Belgische nationaliteit of bij overlijden van de
houder, wordt de elektronische identiteitskaart teruggegeven aan het gemeentebestuur.
5
De kaart kan beschadigd zijn wanneer de burger ze niet gebruikt als "een goede huisvader" (verboden wijze van gebruik: kaart in langdurig contact met
water, kaart en/of chip versleten tengevolge van verkeerde handelingen, enz…). In dit geval zal de hernieuwing van de kaart ten laste vallen van de burger.
De kaart kan eveneens als beschadigd beschouwd worden als de elektronische functionaliteiten onbruikbaar zijn. Als de gemeente denkt dat het gaat om
een fabricatiefout, dient zij contact op te nemen met de Belpic-helpdesk van het Rijksregister, die de nodige maatregelen zal nemen. In dat geval, indien de
kaart geanalyseerd moet worden, wordt een attest afgeleverd aan de burger (bijlage 12). Als er vastgesteld wordt dat de kaart defect is tengevolge van een
klaarblijkelijke fabricatiefout, zal de kostprijs voor de vervanging van de kaart ten laste vallen van het productiecentrum en niet van de burger. Voor meer
details, cf. procedure hoofdstuk X van onderhavige Algemene Onderrichtingen.
33
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Elke identiteitskaart of attest van verlies, diefstal of vernietiging wordt met de nodige voorzichtigheid afgegeven,
om identiteitsfraude te voorkomen:
Bij de afgifte van een identiteitskaart of attest van verlies, diefstal of vernietiging (bijlage 12), moet de gemeentebeambte
blijk geven van de nodige voorzichtigheid om identiteitsfraude te voorkomen (in het bijzonder in het geval van
herhaaldelijke diefstallen of verliezen van identiteitskaarten of attesten op naam van eenzelfde aanvrager).
Bij twijfel en om zich ervan te verzekeren dat de aanvrager van de betrokken identiteitskaart of het attest geen valse
identiteit gebruikt, kan de gemeentebeambte verschillende controlemogelijkheden toepassen:
de door de aanvrager voorgelegde pasfoto, die dient voor op het basisdocument of op het attest,
vergelijken met de foto van de aanvrager horend bij de laatste eID, waarvan een digitale versie is
opgeslagen bij het Register van de identiteitskaarten;
door het stellen van enkele gerichte vragen aan de aanvrager van het attest (in de zin van: wat is de
naam van uw vader en of moeder?; wat was is uw vorig adres?, …) en het verifiëren van het antwoord
van betrokkene aan de hand van het Rijksregister van de natuurlijke personen;
tevens kan de betrokken Belg zijn identiteit bewijzen aan de hand van een rijbewijs, waarvan de
echtheid kan worden gecontroleerd via de databank van de rijbewijzen;
indien er twijfel blijft bestaan, contact opnemen met de politiediensten voor een meer diepgaand
onderzoek.
In geval van verlies, diefstal of vernietiging bepaalt artikel 6 van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de
identiteitskaarten bovendien duidelijk dat de identiteitskaart wordt vernieuwd na een onderzoek naar de omstandigheden
waarin de kaart verloren, gestolen of vernietigd is en tegen inlevering van het attest. Bij verlies, diefstal of vernieling van
het attest wordt gehandeld op dezelfde wijze als bij verlies, diefstal of vernieling van de identiteitskaart.
5. Basisprocedure
5.1 Opvragen van de oproepingslijsten door de gemeente en eventuele afdruk van de oproepingen door het
Rijksregister
Het Rijksregister vraagt maandelijks de maandlijsten op van de oproepingen en de verzending ervan, bij hernieuwing
wegens het verstrijken van de geldigheidsduur van het document of bij vervroegde hernieuwing teneinde te verzekeren
dat de kaarten binnen een periode van vijf jaar hernieuwd worden, of voor de eerste toekenning van een identiteitskaart
aan elke Belg van twaalf jaar.
Het Rijksregister stelt dan, per gemeente, de maandelijkse oproepingsbrieven ter beschikking, die de namen van de op te
roepen personen bevatten.
Het is voortaan mogelijk om de oproepingslijsten van uw gemeente te downloaden (zie lijst met downloadbare bestanden
in bijlage 28).
De aangestelde van de gemeente moet zich verbinden met Belpic en in het menu de optie “convocatielijsten” kiezen.
Daarvoor moet hij eerst een machtiging gekregen hebben van de Helpdesk Belpic. Hij moet nadien de volgende acties
ondernemen:
Kies “overzicht bestanden ophalen” beneden aan het scherm;
De beschikbare dossiers verschijnen maar zijn nog op te halen;
34
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Selecteer de te downloaden dossiers;
Kies “Bestanden ophalen” onderaan het scherm;
De kolom “status” verandert dan van “nog op te halen” naar “opgehaald”;
De convocatielijsten worden opgeslagen onder C:\Program Files\Belpic\LCR. De documenten zijn er
toegankelijk in excelformaat. Als Microsoft Office niet geïnstalleerd is op de RAPC, moeten de bestanden
gekopieerd worden naar een USB-stick (of een andere drager) en geraadpleegd worden op een pc waarop
Microsoft Office staat.
Een gemeente kan enkel zijn eigen documenten downloaden.
Bij problemen dient er contact te worden opgenomen met de Belpic-helpdesk op het nummer 02/518.21.17
Voortaan zijn de maandelijkse oproepingslijsten enkel nog beschikbaar zijn indien ze gedownload worden van de RAPC.
Het Rijksregister verstuurt dus geen cd-rom meer.
Op aanvraag van de gemeente kan het Rijksregister, indien nodig, de oproepingen altijd op gecentraliseerde wijze
afdrukken en verzenden, bij hernieuwing wegens het verstrijken van de geldigheidsduur van het document of bij
vervroegde hernieuwing teneinde te verzekeren dat de kaarten binnen een periode van vijf jaar hernieuwd worden, of voor
de eerste toekenning van een identiteitskaart aan elke Belg van twaalf jaar.
Het Rijksregister stelt voor elk gemeentebestuur een verzendingsborderel op (in 2 exemplaren) met aanduiding van de
naam van de gemeente en de hoeveelheid documenten. De documenten worden in sealbags met een groen etiket
gedaan vóór het Rijksregister ze onder de vorm van een beveiligde verzending via de onderneming GROUP 4
SECURICOR verstuurt.
De gemeentebesturen kunnen hun voorkeur dus meedelen: ofwel een systeem waarbij de oproepingsbrieven centraal
afgedrukt worden door het Rijksregister zoals hierboven beschreven, ofwel het systeem waarbij de afdruk van de
oproepingsbrieven plaatselijk geschiedt. In dit laatste geval zullen de gemeentebesturen nog enkel het bestand met de
namen van de op te roepen personen ontvangen via Belpic. Deze keuze moet medegedeeld worden aan de regionale
eID-coördinatoren of aan hun assistenten, die dan het nodige zullen doen
35
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.2 Eventueel vervoer van de oproepingsbrieven van het Rijksregister naar de gemeenten.
De oproepingen die gecentraliseerd bij het Rijksregister worden gedrukt, komen in de gemeente aan onder de vorm van
een beveiligde verzending (sealbags – beveiligde transportzakken) met tussenkomst van de onderneming "GROUP 4
SECURICOR, Koning Boudewijnlaan 30 – 1800 Vilvoorde ".
Contactpunt documententransport:
G4S Courier Services (Belgium)
Willem Elsschotstraat 5
B-1800 Vilvoorde
Tel : 02 257 20 63
Fax: 02 257 20 99
Courierservices@be.g4s.com
5.3 Eventuele ontvangst van de oproepingsbrieven door de gemeente
De chauffeur van de GROUP 4 SECURICOR biedt zich bij het gemeentebestuur aan voor de overhandiging van de
oproepingen en eventueel de identiteitsdocumenten, opgeborgen in sealbag(s). Bij overhandiging wordt (worden) de
sealbag(s) gescand door de chauffeur.
De aangestelde van het gemeentebestuur en de chauffeur van de GROUP 4 SECURICOR vullen het begeleidende
document GROUP 4 SECURICOR in en ondertekenen het. Dit document vermeldt de datum en het uur van de transactie
en de identificatie van de sealbag(s). Een exemplaar van het document wordt voor ontvangst aan de aangestelde van het
gemeentebestuur overhandigd.
5.4 Verzending van de oproepingsbrieven door de gemeente naar de burgers.
Het is niet nodig om de oproepingskaarten in een omslag te steken.
De oproepingen worden naar de burgers verstuurd zodra de gemeentebesturen ze ontvangen hebben of, in voorkomend
geval, zodra de gemeentebesturen ze afgedrukt hebben.
De aangestelde van de gemeente zal volgende gegevens in de oproeping vermelden: de openingsuren van het
gemeentehuis, de datum waarop de burger naar de bevolkingsdienst moet komen om het basisdocument te verwerken,
de prijs die de burger moet betalen voor zijn kaart.
Conform het koninklijk besluit van 18 januari 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 houdende
overgangsmaatregelen in verband met de elektronische identiteitskaart, moet de oproeping vermelden dat de kaart die de
burger momenteel in zijn bezit heeft, geannuleerd zal worden bij het Register van de Identiteitskaarten indien hij zich niet
gemeld heeft bij de dienst Bevolking van de gemeente binnen de drie maanden na de datum die door de dienst werd
aangegeven op de oproeping.
De listings ter opvolging zullen door de diensten van het Rijksregister verzonden worden naar de gemeenten betreffende
de gevallen van tijdelijke afwezigheid (TIO26).
De modellen van de oproeping worden bij deze onderrichtingen gevoegd (cf. bijlagen 1: vervanging van een
“geplastificeerde” kaart door een elektronische identiteitskaart; 1 bis: vervanging van een vervallen elektronische
36
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
identiteitskaart door een nieuwe elektronische identiteitskaart en 1c: uitreiking van een eerste elektronische identiteitskaart
aan de burgers die 12 jaar oud zijn). De gemeenten die dit wensen, mogen deze modellen van oproeping aanpassen.
5.5 Wat te doen als de betrokkene niet reageert op zijn oproepingsbrief?
Hieronder vindt u de procedure zoals omschreven in de omzendbrief dd. 28 februari 2008 (Belgisch Staatsblad van 10
april 2008). De termijnen die in deze omzendbrief opgenomen waren, betroffen de vervanging van identiteitskaarten van
het “oude model” door elektronische idenitteitskaarten. Deze termijnen werden nu bijgewerkt voor de vervanging van een
vervallen eID door een andere eID.
Als de betrokkene burger niets van zich laat horen, stuurt de gemeente hem een eerste herinnering 1 maand na de
datum waarop hij zich had moeten aanmelden bij de bevolkingsdienst (zie model als bijlage 21 – vervanging van een
vervallen eID door een andere eiD). Deze herinnering zal de datum vermelden waarop de identiteitskaart, die momenteel
in zijn bezit is, zal worden
geannuleerd.
Als de betrokkene 15 dagen na de eerste herinnering nog steeds niet komt opdagen, stuurt de gemeente hem een
tweede herinneringsbrief (zie model als bijlage 22) waarin hem ter kennis gebracht wordt dat zijn huidige
identiteitskaart zal geannuleerd worden en bijgevolg haar geldigheid zal verliezen.
De nalatige burger loopt het risico een straf te krijgen wegens het niet bezitten van een geldige identiteitskaart en
kan veel moeilijkheden ondervinden bij zijn administratieve en financiële verrichtingen en bij reizen in binnen- en
buitenland.
Als twee maanden na de datum waarop de betrokkene zich had moeten aanmelden bij de bevolkingsdienst hij
nog niets van zich heeft laten horen, is het raadzaam dat de gemeente een onderzoek instelt om te vernemen
waarom de herinneringsbrieven zonder gevolg zijn gebleven : woont de betrokkene nog altijd op hetzelfde adres,
is betrokkene tijdelijk afwezig, …? Als hij niet aanwezig is, wordt een ondertekend bericht in zijn brievenbus
gestoken waarin de burger gevraagd wordt naar de bevolkingsdienst te gaan.
Drie maanden na de datum waarop de burger zich had moeten aanmelden bij de bevolkingsdienst (=datum die
vermeld is op de oproepingsbrief + 3 maanden), wordt de elektronische identiteitskaart die in het bezit is van de
betrokkene geannuleerd (annuleringscode: “titularis niet verschenen”) in het centrale identiteitskaartenbestand.
De termijn van uitreiking van de elektronische identiteitskaart wordt op maximaal één jaar gebracht voor de
personen die zich bevinden in één van de gevallen van tijdelijke afwezigheid, zoals bedoeld in artikel 18 van het koninklijk
besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. Dit artikel bepaalt de
categorieën van burgers die als tijdelijk afwezig worden beschouwd. Deze tijdelijke afwezigheid wordt verder toegelicht in
de punten 104 tot 109 van de algemene onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters. Voor de
personen van wie de verdwijning sinds zes maanden of langer gesignaleerd werd aan de lokale of federale politie, dient
men de omzendbrief van 27 augustus 2008 te raadplegen (het komt toe aan de gemeente om, op basis van de code 02
van het IT 026, te oordelen of het al dan niet opportuun is nog briefwisseling te richten aan de verdwenen persoon, dit ten
einde bepaalde pijnlijke situaties ten aanzien van de gezinsleden van deze verdwenen persoon te voorkomen.
Vóór zijn kaart geannuleerd wordt, moet de burger steeds een laatste herinnering van de gemeente krijgen waarin de
datum vermeld wordt waarop de kaart die hij in zijn bezit heeft, geannuleerd zal worden.
5.6 Verwerking van het basisdocument
Uiterlijk op de datum die vermeld staat op de oproepingsbrief moet de burger zich persoonlijk bij de bevolkingsdienst van
de gemeente van zijn hoofdverblijfplaats aanmelden met het oog op de aanmaak en de behandeling van het
basisdocument, dat het mogelijk maakt door middel van digitale procédés de identiteitskaart aan te maken.
37
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De burger moet een foto bij zich hebben die beantwoordt aan de vereiste eigenschappen, alsook de te hernieuwen
identiteitskaart of bij ontstentenis daarvan (initiële uitreiking van een identiteitskaart of hernieuwing van een verloren,
beschadigde of gestolen identiteitskaart), een ander document dat zijn identiteit bewijst. Voor kinderen die nog geen kaart
hebben is het aan te raden dat zij vergezeld worden door hun wettelijke vertegenwoordiger en het trouwboekje van de
ouders of een uittreksel uit de geboorteakte meebrengen.
Wanneer de burger zich bij de gemeente aanbiedt, moet de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn afgevaardigde alle
wettelijke en reglementaire vermeldingen controleren. Hij vraagt ook aan de burger of hij binnen de termijn van één
maand van plan is te verhuizen. Als dit het geval is, verzoekt hij de burger te wachten tot hij in zijn nieuwe gemeente
ingeschreven is en daar zijn elektronische identiteitskaart te gaan aanvragen.
De burger overhandigt de oproeping aan de aangestelde van de gemeente en meldt, desgevallend, de fouten in de
gegevens die al op de voorzijde van de oproeping gedrukt zijn.
De aangestelde van de gemeente die bevoegd is voor de uitreiking van elektronische identiteitskaarten start de BELPIC-
toepassing op. Met de invoering van zijn elektronische identiteitskaart in de lezer « ambtenaar », authentificeert hij zich bij
het Rijksregister via de invoering van zijn PIN-code. Deze wordt gevraagd telkens wanneer de BELPIC-toepassing wordt
opgestart om het recht op toegang van de gemeente te verifiëren.
De BELPIC-omgeving stelt hem in staat om basisdocumenten uit te reiken en te annuleren, maar ook om
identiteitskaarten in alle veiligheid te activeren.
Met behulp van de BELPIC-toepassing gaat de aangestelde van de gemeente de burger identificeren en, in het geval van
een nieuwe aanvraag van identiteitskaart, de annulering van de bestaande identiteitskaart uitvoeren en een aanvraag
invoeren voor een nieuw basisdocument (cf. handleiding Belpic V20.03, rubriek “kaart aanvragen”).
In dit stadium kan de door de burger ingediende aanvraag tot niet-activering van de certificaten ingevoerd worden via de
RA-PC. In geval van klaarblijkelijk verzet van de burger tegen het gebruik van de elektronische handtekening en
authentificatie, zal hij verzocht worden het formulier in te vullen waarbij hij afziet van het gebruik van zijn certificaten (zie
bijlage 3).
Indien de burger het voorwerp is van de vermelding van het statuut van verlengde minderjarigheid, kruist de aangestelde
van de gemeente het gepast vakje in de rubriek « Statuut » van het basisdocument aan.
Bij aanvraag van een basisdocument met vermelding van het statuut van verlengde minderjarigheid, vraagt de BELPIC-
interface aan de aangestelde van de gemeente om zijn PIN-code in te voeren om het gevraagde statuut met behulp van
zijn elektronische handtekening te bekrachtigen. De elektronische handtekening van de gemachtigde aangestelde van de
gemeente is enkel vereist bij vermelding van dit speciale statuut.
Nadat hij de gegevens die op het scherm staan aandachtig heeft gecontroleerd, valideert de aangestelde van de
gemeente de afdruk van het basisdocument.
Het basisdocument vermeldt:
- Een volgnummer dat is samengesteld volgens de onderrichtingen van de Federale overheidsdienst Binnenlandse
Zaken. Dit volgnummer mag geen gegevens over de persoon van de houder of verwijzingen naar dergelijke
gegevens bevatten;
- een streepjescode (PDF) voor de automatische verwerking;
- de wettelijke en reglementaire vermeldingen die op de identiteitskaart zullen staan;
- de eventuele staat van verlengde minderjarigheid (onder de vorm van een streepjescode) teneinde deze
vermelding aan te brengen op de identiteitskaart van de persoon voor wie deze maatregel wordt getroffen.
38
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Een model van basisdocument wordt als bijlage aan onderhavige onderrichtingen toegevoegd (zie bijlage 2).
NB. Het basisdocument moet in het bijzijn van de burger afgedrukt worden, behalve in enkele speciale gevallen (zie
Hoofdstuk V van deze Algemene Onderrichtingen, of eventuele technische problemen).
In het welbepaalde en uitzonderlijke geval dat de gemeente het basisdocument niet ter plaatse kan afdrukken, kan ze, via
de RA-PC, vragen dat het Rijksregister dit basisdocument (en de bijhorende oproeping) zou afdrukken.
Als een probleem zich voordoet bij de afdruk van het basisdocument, kan de gemeente beslissen om
het basisdocument door het Rijksregister te laten afdrukken door op de knop “afdruk gestopt” te klikken. Het
Rijksregister zal het basisdocument en een oproeping ’s avonds afdrukken en zal deze aan de gemeente
bezorgen via Group4 in een groene sealbag.
Als een basisdocument uitgegeven moet worden voor een persoon met het statuut van verlengde
minderjarigheid, zal het statuut enkel op het basisdocument vermeld worden als de afdruk ervan gevraagd
wordt aan het Rijksregister. In dat geval moet men klikken op de knop “afdruk gestopt”
Het Rijksregister zal het basisdocument en een oproeping ’s avonds afdrukken en zal deze aan de
gemeente bezorgen via Group4 in een groene sealbag.
5.6.1. Speciale tekens
Als de naam of de voornaam van de burger speciale karakters (die daadwerkelijk opgenomen zijn in het Rijksregister van
de natuurlijke personen) bevat, die niet correct kunnen afgedrukt worden door middel van de BELPIC-toepassing, kan de
aangestelde van de gemeente in deze uitzonderlijke gevallen vragen dat het basisdocument zou afgedrukt worden door
het Rijksregister.
Het is belangrijk dat de gegevens van het document door de aangestelde van de gemeente vergeleken worden met de
gegevens die opgeslagen zijn in het Rijksregister. Speciale tekens kunnen soms niet correct afgedrukt zijn op het
basisdocument.
Twee gevallen kunnen zich voordoen met de speciale tekens:
o Op het basisdocument staat bijvoorbeeld een vraagteken waar normaal een « ú” moet staan, maar het speciale
teken verschijnt correct in het Rijksregister (bijvoorbeeld: Bo?aert – Boúaert). Met andere woorden, de juiste
codering werd gebruikt bij het ingeven in het Rijksregister. In dat geval stelt dat geen probleem: normaal gezien zal
de naam normaal verschijnen op de elektronische kaart.
o Indien in het Rijksregister zelf echter vraagtekens verschijnen in de naam (bijvoorbeeld Horva?th Franky), betekent
dit dat de codering niet correct is verlopen. De foute codering moet eerst en vooral worden verbeterd, vooraleer de
procedure van aanmaak en aflevering van de kaart te hervatten. Bij twijfel over de juistheid van de codering moet er
contact opgenomen worden met het Rijksregister op de hierna opgegeven contactgegevens.
Het Rijksregister zal dan een nieuwe code creëren. Deze dienst zal de gemeente een nieuwe code toesturen waarmee de
gemeentelijke ambtenaar de registratie in het Rijksregister zal kunnen doen.
Voor meer informatie over de codering bij het invoeren van namen in het Rijksregister, zie de Onderrichtingen voor het
bijhouden van de informatiegegevens in het Rijksregister: Hoofdstuk 4 – T.I. 010 (www.rijksregister.fgov.be – Onderdeel
Rijksregister – Tab Onderrichtingen).
39
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.6.2. Samengestelde namen en hun codering
Op de elektronische identiteitskaart en de vreemdelingenkaart worden opgenomen: de twee eerste voornamen en de
eerste letter van de derde voornaam. In de praktijk wordt vastgesteld dat de definitie van ‘een voornaam’ niet steeds
duidelijk is. Het probleem met samengestelde voornamen hangt samen met de manier hoe de voornaam is gecodeerd in
het Rijksregister.
Voorbeeld: de eerste voornaam ‘Abd El Aziz’ moet integraal als eerste voornaam op de elektronische identiteitskaart
verschijnen. Echter, deze voornaam werd als drie voornamen gecodeerd met als gevolg dat op het basisdocument ‘Abd El
A.’ verschijnt (enkel de eerste letter van de derde voornaam). De oplossing kan er enkel in bestaan deze voornaam als 1
voornaam te coderen (d.w.z. 1 code voor ‘Abd El Aziz’).
Concreet dient volgende procedure te worden toegepast:
Via de naamlijsten van het Rijksregister dient men te verifiëren of de naamcode bestaat;
Als ‘Abd El Aziz’ reeds als naamcode bestaat, kan de rechtzetting via de interne diensten van de gemeente
gebeuren;
Als ‘Abd El Aziz’ nog niet als naamcode bestaat, of indien men twijfelt aan de juistheid van de gegevens, dient er
een nieuwe aanvraag te gebeuren via de diensten van het Rijksregister in Brussel.
Hierbij kan verwezen worden naar de Onderrichtingen voor het Bijhouden van de Informatiegegevens
(www.rijksregister.fgov.be): Hoofdstuk 4 - T.I. 010
Wat het drukken van het basisdocument na wijziging van het statuut betreft: het speciaal statuut (“verlengde
minderjarigheid) staat niet op het basisdocument dat gedrukt wordt door de gemeente. Als de aangestelde van de
gemeente een basisdocument met vermelding van het speciaal statuut verlangt, moet hij vragen dat het drukken verricht
wordt door het Rijksregister.
Nadat de betrokkene en de aangestelde van de gemeente gecontroleerd hebben of de gegevens op het basisdocument
juist zijn, wordt de foto op de voorziene plaats aangebracht en wordt het document ondertekend door de gemeentelijke
ambtenaar of door zijn gemachtigde en door de houder.
5.6.3. Foto
Een strikte houding van de gemeenten is noodzakelijk wat de specificaties van de foto's en hun behandeling betreft. De
gemeente, en meer in het bijzonder de aangestelde van de gemeente die het basisdocument meeondertekent, is ervoor
verantwoordelijk dat de foto beantwoordt aan de vereiste normen.
Deze foto zal immers gedigitaliseerd worden (gescand in het productiecentrum) om in de elektronische chip te worden
opgenomen en op de eID te worden gereproduceerd via een laser-procédé. De foto’s moeten van goede kwaliteit zijn om
deze digitalisering onder goede omstandigheden te laten verlopen. Verder is de foto een element van de identificatie van
de houder van de kaart en dus van veiligheid voor deze laatste.
40
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Kwaliteit.
De foto's moeten overeenstemmen met de normen van de fotomatrix (aanvaardingscriteria voor de foto). Ze
worden in vooraanzicht genomen en zonder hoofddeksel (behalve als het hoofddeksel gedragen wordt om
godsdienstige of medische redenen). De beide ogen moeten zichtbaar zijn (geen donkere bril, behalve voor
visueel gehandicapten op voorlegging van een medisch attest).
De kleuren- of zwartwitfoto’s moeten een lichte en egale achtergrond hebben (geen uitgesproken blauwe of rode
achtergrond).
De foto's moeten schoon (geen beschadigingen door papierklemmen), recent en gelijkend zijn. Oude en niet-
gelijkende foto's moeten systematisch geweigerd worden.
Bepaalde richtlijnen waaraan de foto moet voldoen zijn vermeld in de oproeping (zie bijlage 1bis en c).
Het traditionele zilverhoudende procédé ruimt geleidelijk plaats voor nieuwe fotoprocédés, zoals het
videothermische procédé of het digitale procédé.
Deze nieuwe fotoprocédés moeten niet a-priori worden geweigerd maar het gemeentepersoneel moet heel
aandachtig zijn bij de presentatie van foto's die via deze procédés werden gemaakt. Enkele jaren ervaring tonen
aan dat dergelijke foto's, wanneer zij niet verwezenlijkt werden door een professionele fotograaf, in sommige
gevallen fouten vertonen die de weigering van deze foto's met zich mee kunnen brengen.
Afmetingen.
De afmetingen van de rechthoekige foto's zijn 35 bij 45 mm, zonder witte rand.
De hoofdhoogte van de houder moet tussen minimum 25 mm en maximum 40 mm liggen.
Het hoofd van de houder moet volledig en in het midden op de foto staan en van vooraf gefotografeerd worden.
Kleven van de foto’s.
De foto mag enkel opgeplakt worden met een langs beide zijden klevende kleefband die de volledige achterkant
van de foto bedekt.
De kleefband mag niet van onder de rand van de foto uitsteken. De foto moet het centrale kruis op het
basisdocument volledig bedekken. Het is aangeraden de kleefband op de achterkant van de foto te kleven en
deze zo vast te kleven op het basisdocument, eerder dan het tegenovergestelde te doen.
De foto mag in geen geval worden vastgeniet of met gewone kleefband worden opgeplakt. Men dient tevens
ervoor te zorgen dat er geen vingersporen aangebracht worden op de foto, hetgeen merktekens zou kunnen
nalaten op de foto wanneer die gescand wordt door ZETES CARDS.
De foto wordt in aanwezigheid van de burger op het basisdocument aangebracht.
41
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Foto’s met hoofddeksel.
Om onbetwistbare godsdienstige of medische redenen, kan een foto met hoofddeksel toegestaan worden, op
voorwaarde dat het gezicht volledig vrij is, d.w.z. het voorhoofd, de wangen, de ogen, de neus en de kin moeten
volledig onbedekt zijn. Het is wenselijk maar niet vereist dat het haar, evenals de oren vrij zijn. Deze oplossing
kan slechts aanvaard worden als de betrokken burger een ernstige rechtvaardiging voorlegt.
Er doen zich af en toe problemen voor met foto's waarop de persoon een sluier draagt. Er moet duidelijk worden gesteld
dat de foto het mogelijk moet maken een persoon te identificeren en dat het gezicht dus niet gedeeltelijk verborgen mag
zijn. Enkel om gerechtvaardigde medische of religieuze redenen kan een foto met sluier worden toegestaan voor zover de
essentiële elementen van het gezicht zichtbaar zijn, zoals vermeld in de vorige alinea.
De basisdocumenten met dit soort foto’s worden, naar de firma ZETES CARDS gestuurd, samen met het document dat
als bijlage 18 is toegevoegd (niet geniet).
N.B. De gemeentebesturen kunnen eveneens, gratis en in geval van uitputting van hun voorraad, fotomatrices en
plastieken hoesjes bestellen, door te schrijven naar: FOD Binnenlandse Zaken, Helpdesk Belpic, Park Atrium,
Koloniënstraat 11, 1000 BRUSSEL, of door te telefoneren naar de Belpic-helpdesk op het nummer: 02/518.21.17.
Sinds de inwerkingtreding van de wet van 15 mei 2007 waarbij de bevoegdheid om toegang te verlenen tot de
informatiegegevens van het wachtregister en van het register van de identiteitskaarten toevertrouwd wordt aan het
sectoraal comité van het Rijksregister, wordt in artikel 6bis, §1 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de
bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet
van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, voorzien dat in het Register van de
Vreemdelingenkaarten voortaan voor elke kaarthouder wordt opgenomen: het identificatienummer van het Rijksregister
van de natuurlijke personen, de foto van de houder horend bij de laatste kaart, de gevraagde taal voor de uitgifte van de
kaart en het volgnummer van de kaart.
Met de Belpic-toepassing is het nu mogelijk om de foto die opgenomen is in het systeem te vergelijken met de aanvrager
en om een fotografische vergelijking te verwezenlijken. Daartoe dient men de betrokkene op zijn nationaal nummer te
zoeken en de optie “foto” te kiezen (zie Handleiding Belpic V20.03 – rubriek “Identiteit opzoeken” – “Opzoeken op het
rijksregisternummer” – “Resultaat van een foto opvraging”).
Een goede fotografische vergelijking is bovendien een belangrijke stap in de strijd tegen fraude met de identiteitskaart.
Een persoon die verklaart dat zijn identiteitskaart verloren of gestolen werd, kan zo geïdentificeerd worden en kan dus niet
meer voor iemand anders doorgaan. Sinds februari 2010 en de versie 20.05 van de Belpic-toepassing, kan de foto die
aan deze persoon gelinkt is en die opgenomen is in het Register van de Identiteitskaarten, afgedrukt worden op het attest
van verlies, diefstal of vernietiging (bijlage 12). Dat is bovendien interessant voor de persoon die zijn papieren verliest of
slachtoffer wordt van een diefstal tijdens het weekend. In dergelijke gevallen heeft de persoon immers geen identiteitsfoto
bij zich en geen geld om er een te maken, terwijl een attest van verlies pas geldig is als er een foto op staat.
5.6.4. Ondertekening
a. De twee handtekeningen (van gemeentebestuur en burger) moeten op het basisdocument aangebracht worden
met een zwarte stift met fijne punt die voldoende inkt afgeeft en waarop voldoende kracht uitgeoefend wordt. Er
mag geen stempel aangebracht worden op de plaats van de handtekeningen.
De handtekeningen mogen niet verbeterd of overschreven worden. Ze moeten aangebracht worden op de
voorziene plaatsen zonder de teksten of de zone die voor optische lezing bestemd is (onderaan en bovenaan het
42
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
document) te bedekken; het gebruik van plastieken maskers die de FOD Binnenlandse Zaken levert, wordt ten
zeerste aangeraden.
Opmerking: de wetgeving bepaalt niet expliciet aan welke vereisten een handtekening moet voldoen. Noch de
wet van 19 juli 1991 betreffende de identiteitskaarten en de uitvoeringsbesluiten hiervan, noch het Burgerlijk
Wetboek, geven een definitie van de handtekening.
Volgen het Franstalige woordenboek “Petit Robert” is de handtekening de ondertekening die een persoon
aanbrengt in zijn naam, onder een bijzondere en constante vorm, om de juistheid en eerlijkheid van een geschrift
te bevestigen of er de verantwoordelijkheid voor op te nemen. Een van de eigenschappen van de handtekening
is dus het constante gebruik van dezelfde handtekening. Bovendien is een constante handtekening vereist om
identiteitsfraude en misbruiken te bestrijden.
Overeenkomstig de rechtsleer en de rechtspraak – aangezien de wet geen enkele definitie van de handtekening
geeft – is de enige handtekening die in aanmerking genomen mag worden dus de handgeschreven
ondertekening die op constante en gewoontelijke manier wordt gebruikt. Het is deze op gewoontelijke wijze
aangebrachte handtekening die het mogelijk maakt om niet de persoon die deze aanbrengt te identificeren
(handtekeningen zijn vaak onleesbaar), maar wel om de persoonlijkheid van de ondertekenaar te erkennen in de
ogen van derden.
De beambte van de gemeente moet de inhoud van de handtekening van de kaarthouder niet nagaan. Zijn
controlemacht is ertoe beperkt te controleren of de handtekening aangebracht wordt op het basisdocument. Hij
moet zich ertoe beperken om na te gaan of het wel degelijk de titularis is die, met de hand, zijn persoonlijke en
gewoonlijke ondertekening aanbrengt op de plaats die voor de handtekening voorzien is.
De handtekening op de identiteitskaart is een onderdeel van de identificatie van de houder van deze
identiteitskaart. Daarom is het nodig dat de handtekening op de identiteitskaart overeenkomt met de
handtekening die de betrokkene dagelijks gebruikt. Zo niet, is een correcte identificatie onmogelijk.
b. Wanneer de houder door analfabetisme, lichamelijke of mentale handicap of ernstige en langdurige ziekte, niet
tot ondertekening in staat is, wordt op de plaats voor de handtekening de vermelding "vrijgesteld" aangebracht,
gevolgd door de paraaf van de ambtenaar van de burgerlijke stand of van zijn gemachtigde. Deze vermelding
moet met de hand geschreven worden; het gebruik van een stempel zoals vermeld onder a) is verboden.
Behoudens in het geval duidelijk kan worden vastgesteld dat de betrokken burger niet tot ondertekening in staat
is (vb. bij een duidelijk zichtbare lichamelijke of mentale handicap die de mogelijkheid tot het zetten van de
handtekening verhindert), dient de onmogelijkheid tot ondertekening door de burger te worden aangetoond aan
de hand van een recent medisch attest.
De vermelding ‘vrijgesteld’ kan even echter niet zo maar worden aangebracht, dit omdat deze vermelding ook
reeds voorkwam op de vorige identiteitskaart van betrokkene.
De vrijstelling van ondertekening geldt uitsluitend voor de hierboven vermelde situaties.
Na inning van de prijs van de kaart, wordt een ontvangstbewijs overhandigd aan de betrokkene. De gemeente moet een
samenvattende lijst bijhouden met alle bewoners die hun elektronische identiteitskaart al betaald hebben.
43
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De aangestelde van de gemeente dient de burger ervan op de hoogte te brengen dat de codes opgestuurd worden naar
het adres van zijn hoofdverblijfplaats, en dat hij na ontvangst van deze codes moet terugkomen naar de bevolkingsdienst
om zijn kaart te doen activeren zodat zij uitgereikt kan worden. Het is aanbevolen, aan de burger een infofolder te
overhandigen die door de FOD Binnenlandse Zaken ter beschikking gesteld wordt van de gemeenten.
5.6.5. Bijzondere problemen bij de behandeling van de basisdocumenten
a) De gemeente kan oordelen dat het basisdocument beschadigd of ongeldig is (gescheurd, doorgehaald,
bevlekt, ondertekend door een niet gemachtigde persoon, foto op de verkeerde plaats, enz...).
Wanneer het basisdocument verkeerd is (fout in de identificatiegegevens), is het verboden en nutteloos
om handgeschreven of getypte correcties aan te brengen. De nodige verbeteringen worden per
teleprocessing aangebracht in het Rijksregister.
In die gevallen dient het per teleprocessing in het centrale identiteitskaartenbestand geannuleerd te
worden via de invoering van de annuleringscode 01 “Foutieve informatie voor PPH”. Het basisdocument
wordt vernietigd met behulp van een papierversnipperaar.
Indien het basisdocument door het Rijksregister werd gedrukt wordt de bijhorende oproeping
onmiddellijk en op dezelfde manier door het gemeentebestuur vernietigd. Vervolgens dient het
gemeentebestuur een nieuwe aanvraag voor een kaart in.
b) In geval van verlies of diefstal van het basisdocument, wordt het via teleprocessing geannuleerd bij het
centrale bestand van de identiteitskaarten met gebruik van de annuleringscode 11 bij verlies en van de
annuleringscode 12 bij diefstal.
5.6.6. Bijzondere problemen na de afdruk van het basisdocument
In bepaalde uitzonderlijke situaties, wordt het basisdocument op voorhand afgedrukt (inzonderheid door het Rijksregister
in geval van een technisch probleem bij de gemeente). Wanneer het basisdocument is afgedrukt, moet de elektronische
identiteitskaart geactiveerd en uitgereikt worden binnen de drie maanden.
Indien deze termijn verstreken is na de verzending van een oproeping, wordt dit document geannuleerd, door
teleprocessing in het centrale dossier met de annulatiecode “Titularis niet gekomen” en wordt het onmiddellijk vernietigd
met behulp van een papierversnipperaar. Indien de gemeente niet over een papierversnipperaar beschikt, trekt de
aangestelde van de gemeente een schuine streep over het document en schrijft hij er “geannuleerd” op. De streep zal
getrokken worden van de linkerbovenhoek naar de rechteronderhoek. Een streep zal eveneens getrokken worden ter
hoogte van de optisch leesbare zone die zich bevindt tussen in het onderste en bovenste deel van het basisdocument, om
die zone onleesbaar te maken. Dit document wordt in een sealbag gestopt met een rood etiket.
Er wordt aan herinnerd dat men niet te snel moet beslissen om basisdocumenten te annuleren om volgende reden:
“Titularis niet verschenen”. Vooraleer over te gaan tot de annulering, is het aangeraden om uit te zoeken waarom de
herinneringen zonder gevolg zijn gebleven.
Indien abnormale zaken worden vastgesteld (bijvoorbeeld: overmatig gebruik van de annulatiecode “Titularis niet
verschenen”), zullen controles uitgevoerd worden. Er zal eveneens aan de gemeentelijke overheden worden gevraagd om
de nodige maatregelen te treffen om de onregelmatige situaties op te lossen.
44
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.7 Verzending van de basisdocumenten van de gemeente naar de producent van de kaarten (ZETES
CARDS)
Na voornoemde verwerking worden de basisdocumenten verzonden naar de onderneming die belast is met de aanmaak
van de elektronische identiteitskaarten, en dit in beveiligde zakken (sealbags) die door GROUP 4 SECURICOR worden
vervoerd.
Wanneer GROUP 4 SECURICOR langskomt bij de gemeente (eenmaal of verscheidene malen per week), heeft de
gemeentelijke ambtenaar de sealbags ingedeeld volgens het type verwerking dat ZETES CARDS moet uitvoeren. De
sealbags kunnen besteld worden bij de chauffeur van de GROUP 4 SECURICOR.
Alle sealbags die aan GROUP 4 SECURICOR zijn afgegeven, moeten gesloten en niet beschadigd zijn geweest, zo niet
heeft de chauffeur van GROUP 4 SECURICOR het recht om ze te weigeren. Wanneer hij ze komt afhalen bij het
gemeentebestuur, scant de chauffeur van GROUP 4 SECURICOR de sealbags. De aangestelde van de gemeente en de
chauffeur van GROUP 4 SECURICOR vullen een begeleidend document in en ondertekenen het (zie bijlage 5). Dat
document vermeldt de datum van de transactie en herneemt de identificatie van de beveiligde zakken. Een exemplaar van
dit document wordt voor ontvangst overhandigd aan de aangestelde van het gemeentebestuur. De chauffeur van GROUP
4 SECURICOR plaatst de beveiligde zakken in kwestie in een gesloten, stevige, plastic koffer.
De gemeente maakt een onderscheid tussen:
5.7.1. Sealbag « PRODUCTIE »:»
De gemeentelijke beambte verstuurt de basisdocumenten voor de productie van de elektronische identiteitskaarten in een
sealbag waarop hij een groen etiket aanbrengt.
Bij het verzenden van de basisdocumenten van de gemeente naar ZETES, doet de gemeentelijke ambtenaar de volgende
zaken in de sealbag:
De nieuwe ingevulde en getekende basisdocumenten
De basisdocumenten die geweigerd werden bij de eerste scanning, waarvan de gemeente beslist ze te laten
aanmaken zoals ze zijn (zie hierover punt 5.8.1. hierna). De foutcodes voor de basisdocumenten zijn opgenomen
onder bijlage 16.
NB: 1) Sinds 15 maart 2009 werd de toe te passen procedure bij verwerping van niet-conforme basisdocumenten
gewijzigd (Hierover meer in punt 5.8.1. hierna).
2) Geen papierklemmen gebruiken.
3) De basisdocumenten mogen in geen enkel geval geplooid worden.
Deze sealbag, die een unieke streepjescode heeft, moet gesloten zijn en vergezeld worden van een
verzendingsdocument. Per sealbag mag slechts 1 verzendingsdocument gevoegd worden.
Dit verzendingdocument maakt het mogelijk voor ZETES CARDS om snel de inhoud van de sealbag na te gaan; voor de
efficiëntie is het belangrijk dat het als volgt is opgesteld: bovenaan op de eerste bladzijde van het verzendingdocument
moeten volgende gegevens vermeld worden:
Sealbagnummer
Datum
45
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
NIS-code
Aantal basisdocumenten in de sealbag
Als voornoemde gegevens correct zijn weergegeven in het bovenste gedeelde, wordt bij de scanning van de
basisdocumenten door ZETES CARDS een vergelijking opgemaakt tussen het aantal aangekondigde basisdocumenten
en het aantal gescande basisdocumenten.
Deze controle moet het aantal aan elkaar gekleefde basisdocumenten verminderen, en het opzoeken ervan tot een
minimum herleiden.
Indien er een verschil wordt vastgesteld tussen het aantal aangekondigde basisdocumenten en het aantal gescande
basisdocumenten, moeten de basisdocumenten manueel geteld worden door Zetes.
Indien er na het manueel tellen nog een verschil wordt vastgesteld, dan stuurt ZETES CARDS een fax naar de gemeente
om die ervan op de hoogte te brengen dat er een verschil is tussen het aantal in het verzendingdocument aangekondigde
basisdocumenten en het aantal basisdocumenten die wel degelijk aanwezig zijn in de sealbag.
De gemeente kan contact opnemen met de Helpdesk Belpic voor meer informatie over de verloren basisdocumenten.
Voorbeeld van een verzendingdocument:
NB:
Indien de gemeente de verzendingsdocumenten afdrukt via een bevolkingsapplicatie, en deze gegevens
bevinden zich niet (allemaal) bovenaan het borderel, is het noodzakelijk om de leverancier te vragen om de lay-
out van het verzendingsdocument aan te passen
Gelieve geen manuele aanpassingen te doen op het verzendingsdocument, dit om het document overzichtelijk te
houden.
Het is belangrijk dat er de gemeente een exemplaar bijhoudt van elk verzendingsdocument, dit om te kunnen
voorleggen bij eventuele problemen.
46
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.7.2. Sealbag « VARIA » (1x/maand of op gemotiveerde aanvraag gericht aan de Helpdesk
Belpic van het Rijksregister)
De sealbag “varia” kan het volgende bevatten:
De te onderzoeken kaarten (probleem met de werking of de kwaliteit);
De kaarten, oproepingen en eventuele basisdocumenten die per vergissing naar de gemeente gestuurd werden
en door ZETES CARDS naar de juiste gemeente doorgestuurd moeten worden.
De aangestelde van de gemeente kleeft een GEEL etiket op de sealbag.
5.7.3. Sealbag « TE VERNIETIGEN »: (1x/maand of volle sealbag)
Deze sealbag bevat de kaarten die vernietigd moeten worden en, in voorkomend geval, de geannuleerde
basisdocumenten die niet door middel van een papierversnipperaar vernietigd werden.
De aangestelde van de gemeente kleeft een ROOD etiket op de sealbag.
De inhoud van deze laatste sealbag wordt niet gecontroleerd door ZETES CARDS en gaat rechtstreeks naar de
vernietigingszone.
5.7.4. Sealbag « spoedprocedure»
Er bestaat een blauwe zelfklever met het opschrift “Dringende aanvragen” en een andere met “ZEER dringende
aanvragen”. De gemeente moet in het kader van de spoedprocedure naargelang het type van aanvraag de juiste
zelfklever gebruiken. De mogelijke formules die in het kader van de spoedprocedure kunnen worden gehanteerd, worden
toegelicht in hoofdstuk VIII van onderhavige Onderrichtingen.
5.7.5. Samenvatting
ZELFKLEVER SEALBAG GEBRUIK
GROEN Productie
GEEL Te onderzoeken kaarten en verkeerd
verzonden documenten
ROOD Vernietigen
BLAUW Spoedprocedure en zeer dringende
spoedprocedure
WIT (aangebracht door ZETES CARDS) PIN/PUK mailing niet ontvangen
47
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.8 Aanmaak van de elektronische identiteitskaart door de onderneming ZETES CARDS
De productiecyclus van de toekomstige elektronische identiteitskaarten kan beginnen vanaf de basisdocumenten die de
gemeente terugstuurt naar de onderneming ZETES CARDS. Naar aanleiding van een zeker aantal beveiligde
uitwisselingen van gegevens tussen het Rijksregister en de producent van de kaarten (meer bepaald de toelating om de
productie op te starten) en de uitwisseling van informatie tussen de producent van de kaarten, het Rijksregister en de
certificatiedienst (genereren van de certificaten), wordt de kaart uiteindelijk geproduceerd.
Het productiecentrum bewaart het basisdocument gedurende maximum acht weken na de aanmaak van de kaart.
5.8.1. Verwerping van basisdocumenten
Een operator van ZETES CARDS voert een visuele controle van de foto’s en de handtekeningen uit vóór ze worden
gescand. ZETES CARD stuurt de niet-conforme basisdocumenten terug naar de gemeente, samen met een formulier
“Niet-conforme basisdocumenten” (zie bijlagen 4a en 4b), nadat zij hierop een stempel heeft aangebracht met de
vermelding “STOP”.
Wat de verworpen basisdocumenten betreft die vergezeld worden door de bijlage 4a, kan de gemeente op eigen
verantwoordelijkheid beslissen om de kaart te laten aanmaken door gebruik te maken van het niet-conforme
basisdocument. Om dit te doen, volstaat het om het basisdocument met de vermelding “STOP” terug te zenden
naar Zetes in de sealbag met groen etiket.
Wat de verworpen basisdocumenten betreft die vergezeld worden door de bijlage 4b, moet de gemeente
verplicht een nieuw basisdocument aanmaken.
5.9 Verzending van de elektronische identiteitskaarten van ZETES CARDS naar de gemeente.
5.9.1. Verzending van de kaarten naar de gemeente
De onderneming ZETES CARDS zendt naar de betrokken gemeente de gepersonaliseerde en geïnitialiseerde maar niet
geactiveerde elektronische identiteitskaarten per beveiligde verzending via GROUP 4 SECURICOR.
Bij ontvangst van de elektronische identiteitskaarten, controleert de dienst identiteitskaarten van de gemeente de
grafische kwaliteit van de kaarten (kwaliteit van de foto, leesbaarheid van de identificatiegegevens, volledige en juiste
gegevens, plaatsing van de handtekeningen, controle op de aanwezigheid en de zichtbare materiële kwaliteit van de
chip,…).
48
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5.9.2. Wat doet de gemeente wanneer de kaarten van slechte kwaliteit blijken te zijn
De gemeente moet:
contact opnemen met de Belpic Helpdesk om een ticketnummer te krijgen
de betwiste kaarten binnen een termijn van vijf dagen, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de
kaarten of ten laatste bij het eerste voorbijkomen van de GROUP 4 SECURICOR, naar ZETES CARDS
terugsturen.
Deze betwiste kaarten worden, samen met het ingevulde formulier « Opnieuw te behandelen
identiteitsdocument» (dit formulier wordt als bijlage bij onderhavige onderrichtingen toegevoegd (zie
bijlage 7)), in een envelop gestoken waarop het ticketnummer en de vermelding “ter attentie van Zetes”
vermeld zullen worden.
Deze envelop zal in een sealbag met geel etiket gedaan worden.
ZETES CARDS zal de kaarten opnieuw aanmaken.
5.9.3. Aanmaak van de pin-/pukcode en verzending naar de burger (door Zetes)
Nadat hij zich ervan vergewist heeft dat de geproduceerde elektronische identiteitskaarten bij de gemeente van
bestemming zijn aangekomen, zorgt de producent van de kaarten voor het beveiligd genereren van de pin/pukmailings die
bestemd zijn voor de houders van de geproduceerde kaarten.
De burger ontvangt een pin- en pukbrief (beveiligde brief, vergelijkbaar met deze die wordt gebruikt om de code van een
bankkaart mee te delen) op het adres van zijn hoofdverblijfplaats met de uitnodiging om met zijn codes naar zijn
gemeentebestuur te gaan voor de activering en de afgifte van zijn elektronische identiteitskaart.
De onderneming ZETES CARDS stuurt de pin- en pukmailing naar de burger op de dag volgend op de levering van de
kaarten aan de gemeente. Deze verzending gebeurt per post op het adres van de toekomstige houder van een
elektronische identiteitskaart.
Een model van pin- en pukmailing wordt als bijlage aan de onderhavige onderrichtingen toegevoegd (bijlage 8). De
gemeente wordt aangeraden dit model, ter informatie van de burgers, uit te plakken. De aangestelde van de gemeente
vestigt de aandacht van de betrokkene erop dat hij een brief zal ontvangen met de pin- en pukcode en dat hij zich zal
moeten aanbieden bij de gemeente wanneer hij deze brief heeft ontvangen.
6. Afgifte van de kaart aan de burger
6.1 Wat te doen als de betrokkene zijn elektronische identiteitskaart niet komt afhalen bij het
gemeentebestuur?
Hieronder vindt u de procedure zoals omschreven in de omzendbrief dd. 28 februari 2008 (Belgisch Staatsblad van 10
april 2008).
Wanneer de elektronische identiteitskaart vervaardigd is en zij overgemaakt werd aan de gemeente voor afgifte, dient de
burger, zodra hij zin pin/pukmailing ontvangen heeft, zich binnen de kortste termijn aan te melden bij het gemeentebestuur
teneinde zijn elektronische identiteitskaart te laten activeren en af te halen. De burger heeft immers zijn elektronische
identiteitskaart bij de uitgifte van zijn basisdocument betaald.
49
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Wegens veiligheidsredenen is het eveneens zeer belangrijk dat de elektronische identiteitskaarten zo vlug mogelijk
afgegeven worden aan de burgers.
Derhalve moet er een herinnering (zie model als bijlage 24 – vervanging van een vervallen eID door een andere eID)
de
gestuurd worden naar de betrokken burger vanaf de 15 dag na de levering van de identiteitskaart aan het
gemeentebestuur.? In het grootste aantal gevallen zal deze herinnering volstaan. Vooraleer deze herinnering verstuurd
wordt, is het aangewezen dat de gemeente de toestand van de betrokkene in de bevolkingsregisters controleert
(Overlijden? Adreswijziging? Vertrek naar het buitenland?).
Als de betrokkene niet naar de bevolkingsdienst komt binnen de termijn die opgegeven staat in de herinnering, moet de
gemeente één maand na de ontvangst van het document alles in het werk stellen om in contact te treden met de
betrokkene (tweede herinneringsbrief via de post, telefonisch contact, bezoek aan huis,… opdat zijn identiteitskaart zou
kunnen geactiveerd worden (in geval van ernstige belemmering: opname in ziekenhuis, opsluiting in de gevangenis, …
kan een mandataris bij schriftelijk en ondertekend mandaat aangewezen worden met het oog op de activering) en
overhandigd worden.
Drie maanden nadat de eerste herinneringsbrief opgestuurd werd door het gemeentebestuur, worden de niet opgeëiste
kaarten geannuleerd (annuleringscode: “Titularis niet verschenen”) en vernietigd.
De termijn voor uitreiking van een elektronische identiteitskaart wordt op maximaal één jaar gebracht voor de personen
die zich bevinden in één van de gevallen van tijdelijke afwezigheid zoals bedoeld in artikel 18 van het koninklijk besluit van
16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.
Voor de personen van wie de verdwijning sinds zes maanden of langer gesignaleerd werd aan de lokale of federale
politie, dient men de omzendbrief van 27 augustus 2008 te raadplegen (het komt toe aan de gemeente om, op basis van
de code 02 van het IT 026, te oordelen of het al dan niet opportuun is nog briefwisseling te richten aan de verdwenen
persoon, dit ten einde bepaalde pijnlijke situaties ten aanzien van de gezinsleden van deze verdwenen persoon te
voorkomen).
Vóór zijn kaart geannuleerd wordt, moet de burger steeds een laatste herinnering van de gemeente krijgen waarin de
datum vermeld wordt waarop de kaart die hij in zijn bezit heeft, geannuleerd zal worden.
6.2 Bezoek van de burger aan de gemeente
De burger kan zich dan, voorzien van zijn pin- (Private Identification Number) en pukcodes (Personal Unblokking Key) en
zijn identiteitskaart die hij op dit moment in zijn bezit heeft, naar de bevolkingsdienst van zijn gemeente begeven om zijn
elektronische identiteitskaart af te halen. In het geval dat de burger zich niet persoonlijk kan aanbieden, kan hij een
andere persoon machtigen (via een volmacht die gegeven wordt aan de volmachtdrager – zie bijlage 27) om zijn
elektronische identiteitskaart te activeren en mee te nemen.
De aangestelde van de gemeente dient het toekomstige nut van deze codes uit te leggen en de burger de raad te geven
de brief met zijn codes zorgvuldig te bewaren, op een andere plaats dan waar zijn identiteitskaart zich bevindt. De burger
moet ervan bewust gemaakt worden dat het meedelen van deze codes (in het bijzonder de pukcode) hem eventuele
ongemakken kan besparen.
50
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
6.3 Activeren van de kaart
Het activeren van de kaart moet verricht worden in de gemeente waar de houder ingeschreven is, behalve in enkele
bijzondere gevallen (cf. Hoofdstuk V: Bijzondere gevallen). Bij uitzondering mag de elektronische identiteitskaart van een
Belg die in het buitenland verblijft en die ontvangen werd via een ambassade of consulaat, geactiveerd worden in een
gemeente van het Rijk.
Vooraleer de activeringsfase van de kaart aan te vatten, vraagt de aangestelde van de gemeente aan de burger of hij zijn
pin- en pukcode wel degelijk bij zich heeft. Indien dit niet het geval is, kan de activering niet gebeuren.
Als de burger zegt dat hij zijn codes niet ontvangen heeft, zie punt 7.1. hierna.
Na controle van de identiteit van de burger en van de situatie van de identiteitskaart die hem gaat worden afgeleverd (cf.
handleiding Belpic, rubriek “Opzoeken identiteit”) start de aangestelde van de gemeente de deblokkeringprocedure van de
chip en de activeringsprocedure van eventuele certificaten. Hiervoor voert de gemeentebediende de elektronische
identiteitskaart in de kaartlezer « burger » in en nodigt de betrokkene uit om zijn code via het numerieke toetsenbord van
de kaartlezer « burger » in te voeren. De gemeentelijke ambtenaar wordt door de BELPIC-interface ingelicht over het
verloop van deze procedure.
Wanneer de deblokkeringfase van de elektronische identiteitskaart geslaagd is, gaat het systeem automatisch over naar
de activeringsfase van eventuele certificaten. Tijdens deze fase wordt de burger tweemaal uitgenodigd om zijn pincode in
te voeren en om deze te bevestigen (cf. handleiding Belpic, rubriek “Activeren en Afleveren”).
De activering genereert automatisch de informatie over de afgifte van de kaart in het Centraal Register van de
identiteitskaarten, alsook in het Rijksregister van de natuurlijke personen onder het informatietype 195 (I.T. 195) en het
informatietype 180 (I.T. 180). In bepaalde bijzondere gevallen kunnen fouten voorkomen waardoor de automatische
bijwerking van het I.T. 195 en het I.T. 180 niet gebeurt. De aangestelde van de gemeente zal de bijwerking dan manueel
moeten verrichten.
De aangestelde van de gemeente zal de inhoud van de chip kunnen afdrukken en het gedrukte document kunnen
overhandigen aan de burger (cf. handleiding Belpic V 20.03, rubriek “Kaart lezen”). De burger kan dit document altijd
aanvragen.
Als er zich problemen voordoen tijdens de activering van de kaart en deze niet opgelost kunnen worden door de
gemeente, moet de aangestelde van de gemeente een beroep doen op de Belpic-helpdesk van de FOD Binnenlandse
Zaken, die 24 uur op 24 beschikbaar is (Tel. 02/518.21.17 (Nederlands) en 02/518.21.16 (Frans)).
Als het probleem niet opgelost kan worden door de Helpdesk Belpic, wordt een ticketnummer geopend. Indien een
analyse van de kaart nodig geacht wordt door de Helpdesk Belpic, steekt de aangestelde van de gemeente de kaart
samen met het formulier “analyse van een identiteitskaart” (bijlage 26) in een gesloten omslag ter attentie van de Belpic-
helpdesk, met vermelding van het ticketnummer.
Deze omslag moet in een sealbag met geel etiket gestopt worden. ZETES CARDS zal het nodige doen om deze over te
maken aan de Belpic-helpdesk. De resultaten van het onderzoek en de acties die ondernomen dienen te worden, zullen
binnen de 3 weken worden meegedeeld aan de gemeente.
51
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Certificaten: bijzondere gevallen
Overeenkomstig de wet van 25 maart 2003 wordt het gekwalificeerd handtekeningcertificaat op de identiteitskaart niet
bekrachtigd voor personen die overeenkomstig de vigerende wetgeving niet handelingsbekwaam zijn (niet-onvoogde
minderjarigen, personen onder het statuut van verlengde minderjarigheid, de meerderjarigen onder een voorlopig
bewindvoerder geplaatst, de wettelijke onbekwamen, de gerechtelijke onbekwamen en de onder gerechtelijke raadsman
gestelden). Deze personen kunnen immers niet geldig ondertekenen.
Voor de niet-ontvoogde minderjarigen wordt, bij de activering van de kaart, het handtekeningcertificaat automatisch
ingetrokken en wordt het authenticatiecertificaat geactiveerd.
Voor de personen die als onbekwaam erkend worden en die hierboven vermeld worden, wordt na activering van de kaart
het handtekeningcertificaat ingetrokken (BELPIC-software – Menu “Beheer certificaten”).
Na afloop van de activeringsprocedure van de kaart van een meerderjarige of van een ontvoogde minderjarige vraagt de
aangestelde van de gemeente aan de betrokkene of hij al dan niet gebruik wil maken van de elektronische functies
(handtekeningcertificaat en authenticatiecertificaat) van zijn kaart. Indien de burger beslist om af te zien van het gebruik
van één of van beide certificaten van zijn kaart, herroept de aangestelde van de gemeente één of beide certificaten
onmiddellijk (zie BELPIC-software, menu « Beheer certificaten»). Daarna kan de elektronische identiteitskaart aan de
burger worden uitgereikt.
6.4 Vernietiging van de oude kaart
Bij de aflevering van de elektronische identiteitskaart aan de burger, moet deze zijn oude kaart overhandigen aan de
gemeenteambtenaar (behalve indien hij er niet of niet langer in het bezit van is).
De identiteitskaart die overeenkomstig is met het koninklijk besluit van 29 juli 1985 moet volledig worden vernietigd (de
kaart moet hiervoor met een schaar stukgeknipt worden). De foto mag niet teruggegeven worden.
Wat de elektronische identiteitskaarten betreft, verwijzen we naar de procedure, waarin voorzien is onder punt 2 van
hoofdstuk VIII van onderhavige onderrichtingen.
Deze vernietigde kaarten worden door de gemeente overhandigd aan GROUP 4 SECURICOR in een sealbag met rood
etiket, met het oog op de definitieve vernietiging bij ZETES CARDS.
Overeenkomstig het koninklijk besluit van 18 januari 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 maart 2003
houdende overgangsmaatregelen in verband met de elektronische identiteitskaart, kunnen de niet afgehaalde
elektronische identiteitskaarten geannuleerd (annulatiecode “Titularis niet verschenen”) en vernietigd worden 3 maanden
nadat het gemeentebestuur de eerste herinnering heeft verstuurd.
De termijn voor aflevering van de elektronische identiteitskaart is maximum een jaar voor de personen die tijdelijk afwezig
zijn, zoals bedoeld in artikel 18 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het
vreemdelingenregister.
52
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
7. Welke oplossingen bij niet-ontvangst, verlies, vergeten of blokkering van de codes?
De codes zijn noodzakelijk voor de activering van de kaart, een adreswijziging en het gebruik van de kaart. Na 3 mislukte
pogingen om een code in te voeren, wordt hun gebruik geblokkeerd.
De burger kan zich natuurlijk aanbieden bij de dienst Bevolking van de gemeente voor een herafdruk van zijn pin-
/pukcodes, maar de gemeente mag deze aanvraag eveneens telefonisch of per e-mail aanvaarden.
Voor deze aanvragen heeft de gemeentebeambte volgende gegevens nodig van de burger: zijn naam en
rijksregisternummer. Hij gaat eveneens na of er geen adreswijziging bezig is voor de betrokken burger.
Sinds 22 april 2010 is het eveneens mogelijk voor de burger om een herafdruk van zijn pin-/pukcodes te vragen via onze
website www.ibz.rrn.fgov.be (Identiteitsdocumenten en elektronische kaarten – eID – pin-pukcodes) op volgend adres:
http://www.ibz.rrn.fgov.be/index.php?id=2698&L=1. In dat geval is het de Helpdesk Belpic die de aanvraag behandelt en
doorgeeft aan ZETES.
Deze nieuwe praktische bepalingen, die zowel niet-geactiveerde als geactiveerde kaarten betreffen, houden een dubbel
voordeel in:
- de burger moet zich niet meer verplaatsen naar de dienst Bevolking van de gemeente. De burger moet enkel nog naar
de gemeente gaan als de nieuwe pin-/pukcodes ontvangen worden bij de gemeente;
- de gemeenten kunnen de wachtrijen aan hun loketten verminderen.
Er wordt aangeraden om uw medeburgers via uw website te informeren over deze nieuwe mogelijkheden.
Welke oplossingen in geval van problemen?
7.1 Als de kaart nog niet geactiveerd werd en de burger zijn pin-/pukcode niet ontvangen heeft
Het is mogelijk om, via de gemeente, een herafdruk van deze codes aan te vragen.
De burger gaat naar de gemeente, vult een verklaring op erewoord van niet-ontvangst van de codes (zie bijlage
9) in en tekent deze. Als de burger zijn aanvraag van herafdruk van de codes bij de gemeente doet per telefoon
of e-mail, kan de bijlage 9 vooraf ingevuld worden door de dienst Bevolking en zal deze ondertekend worden
door de betrokkene bij ontvangst van zijn codes;
De gemeente vraagt via e-mail aan de Helpdesk Belpic om deze codes opnieuw af te drukken. Het onderwerp
van deze e-mail moet verplicht gestructureerd zijn als volgt: [Pinpuk]NN ;
De Helpdesk Belpic geeft de aanvraag door aan Zetes ;
Zetes stuurt de pin-/pukmailing opnieuw naar de gemeente waar de kaart werd uitgegeven in een sealbag met
wit etiket.
7.2 De kaart werd al geactiveerd
7.2.1 De burger is zijn codes vergeten en heeft zijn pin-/pukbrief waarin deze vermeld staan niet meer
53
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Het is eveneens mogelijk om via de gemeente een herafdruk van deze codes aan te vragen.
Opgelet: om dit te doen, mag er geen adreswijziging bezig zijn:
De burger gaat naar de gemeente, waar hij een verklaring op erewoord van verlies van de codes (zie
bijlage 9) invult en tekent. Als de burger zijn aanvraag van herafdruk van de codes bij de gemeente doet
per telefoon of e-mail, kan de bijlage 9 vooraf ingevuld worden door de dienst Bevolking en zal deze
ondertekend worden door de betrokkene bij ontvangst van zijn codes;
De gemeente vraagt via e-mail aan de Helpdesk Belpic om deze codes opnieuw af te drukken. Het
onderwerp van deze e-mail moet verplicht gestructureerd zijn als volgt: [Pinpuk]NN;
De Helpdesk Belpic stuurt de aanvraag door naar Zetes nadat de Helpdesk de situatie van de kaart
heeft gecontroleerd (deze moet actief zijn) ;
Zetes stuurt een pukcode naar de gemeente van beheer van de burger in een sealbag met wit etiket;
Met deze pukcode kan een pincode aangevraagd worden via Belpic.
7.2.2 Oplossingen als de burger zijn pincode geblokkeerd heeft maar zijn pin-/pukbrief nog heeft
7.2.2.1 Het is mogelijk om de pincode te ontgrendelen met de pukcode
Hoe?
De burger gaat naar de gemeente;
De beambte kiest de rubriek « deblokkeren pincode » (Zie Handleiding Belpic V20.03 - Rubriek
« Deblokkeren pincode »);
De burger moet zijn pukcode ingeven;
Na deze verrichting wordt de oorspronkelijke pukcode gedeblokkeerd en is deze opnieuw bruikbaar.
7.2.2.2 Het is mogelijk om een nieuwe pincode aan te vragen met de pukcode
Hoe?
De burger gaat naar de gemeente;
De beambte kiest de rubriek « Nieuwe pincode aanvragen» (zie Handleiding Belpic V20.03 - rubriek «Reset
pincode») ;
De burger moet zijn pukcode ingeven;
Een nieuwe pincode wordt weergegeven op de lezer van de burger; deze code is onmiddellijk bruikbaar.
8. Rekeying procedure (aanmaak van een nieuw paar certificaten)
De annulering van een identiteitskaart is niet hetzelfde als de annulering van een certificaat.
Bij de annulering van een kaart wordt alles ongeldig en is de kaart onherroepelijk verloren.
54
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Bij de intrekking van een certificaat is de kaart zelf nog altijd geldig en kan men via de Rekeying procedure een
nieuw certificaat aanvragen.
In de Belpic-applicatie van de RA-PC kunnen de burgercertificaten op de kaart vernieuwd worden. Dit gebeurt via het
menupuntje “Vernieuwen certificaten” in het menu “Elektronische Identiteitskaart”.
Het proces van de “Rekeying” is analoog aan het proces van de adreswijziging, en verloopt geheel binnen de Belpic-
transactie.
Als de ambtenaar de transactie “Vernieuwen certificaten” start, wordt er een “Secure Channel” opgezet tussen de kaart en
het Rijksregister. De RA-PC-toepassing onderhoudt in dit proces enkel de communicatie tussen de kaart en het
Rijksregister zonder aan het eigenlijke proces deel te nemen.
Voor de « Rekeying » gestart wordt, voert de RA-PC een aantal controles uit op de kaart om te verzekeren of deze laatste
operationeel is:
- Lezen van de ID-gegevens;
- Lezen van de burgercertificaten;
- Lezen en decoderen van het CA-certificaat;
- Controle van het kaartnummer.
Indien deze controles een goed resultaat geven, wordt het “Rekeying” proces uitgevoerd, indien niet, wordt de
gemeenteambtenaar aan de hand van een foutboodschap op de hoogte gebracht van deze situatie.
Tijdens het “Rekeying” proces zal na enige tijd ofwel de pincode (digitale handtekening aanwezig) ofwel de pukcode (geen
digitale handtekening aanwezig) gevraagd worden op de kaartlezer. Deze invoer is noodzakelijk voor het opzetten van de
“Secure Channel”.
Verder is er geen interactie meer tot de certificaten herschreven zijn. Via een “status”-scherm wordt de ambtenaar continu
geïnformeerd over het verloop van het proces.
Na afloop van het herschrijven van de certificaten door het Rijksregister, zal de RA-PC een « Genereer nieuwe PIN »
operatie starten wanneer voor deze kaart oorspronkelijk geen certificaten aangevraagd werden (burger had nog geen
pincode). Tijdens de generatie van de pincode zal de burger gevraagd worden zijn pukcode in te tikken.
Voor de kaarten met bestaande pincode (certificaten aangevraagd tijdens kaartaanmaak) zal de bestaande pincode
verder gebruikt kunnen worden.
Zodra de burger zijn nieuwe pincode heeft ingevoerd (door “ok” te drukken op de lezer) zal de RA-PC een test van de
nieuwe certificaten starten, identiek aan de “Test van de Certificaten” in het menu.
Een positief testresultaat zal de goede afloop van het “Rekeying” proces bevestigen aan het Rijksregister.
Indien tijdens de uitvoering van het “Rekeying” proces onderbrekingen vastgesteld worden, kan het proces van vooraf aan
terug gestart worden.
De operatie van Rekeying of levering van nieuwe certificaten is gratis voor de gemeente en voor de burger.
55
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK V: Speciale gevallen
Voorafgaande opmerking
Wat de punten 2, 3 en 5 hierna aangaat, zullen de basisdocumenten niet ondertekend worden bij het gemeentebestuur
(het afdrukken van het basisdocument kan enkel op de dag van het bezoek zelf gebeuren). Men dient dus de kaart met
elektronische handtekening te vragen. Na activering dienen het of de certificaten in voorkomend geval naargelang van de
keuze van de burger ingetrokken te worden.
Impact op de gevallen van tijdelijke afwezigheid van het koninklijk besluit van 18 januari 2008 tot wijziging van
het koninklijk besluit van 25 maart 2003 houdende overgangsmaatregelen in verband met de elektronische
identiteitskaart
Overeenkomstig het koninklijk besluit van 18 januari 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 maart 2003
houdende overgangsmaatregelen in verband met de elektronische identiteitskaart:
Het tweede lid, 1° van het koninklijk besluit houdende overgangsmaatregelen in verband met de elektronische identiteitskaart
wordt als volgt aangevuld: “Indien de houder zich niet bij de bevolkingsdienst heeft gemeld ten laatste drie maanden na de
datum vermeld op de oproepingsbrief van het gemeentebestuur waarbij hij uitgenodigd wordt om zijn basisdocument in te
vullen voor het bekomen van een nieuwe elektronische identiteitskaart, wordt zijn huidige identiteitskaart geannuleerd in het
register van de identiteitskaarten; op de oproepingsbrief wordt hiervan melding gemaakt. De termijn wordt op maximum
één jaar gebracht voor de personen die in één van de gevallen van tijdelijke afwezigheid verkeren, zoals bedoeld in
artikel 18 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het
vreemdelingenregister”.
Er wordt een derde lid toegevoegd aan artikel 2 dat hierboven werd hernomen, opgesteld als volgt: “In de gevallen bedoeld in
het tweede lid wordt, indien de houder zijn nieuwe kaart niet afgehaald heeft binnen drie maanden na de eerste aanmaning
door het gemeentebestuur, deze kaart geannuleerd in het register van de identiteitskaarten en vernietigd. De termijn wordt
op maximum één jaar gebracht voor de personen die in één van de gevallen van tijdelijke afwezigheid verkeren,
zoals bedoeld in artikel 18 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het
vreemdelingenregister”.
Na de inwerkingtreding van voornoemd koninklijk besluit van 18 januari 2008, kunnen 2 praktijksituaties zich voortaan
voordoen wat betreft de speciale gevallen van « tijdelijke afwezigheid »:
a) Oproeping van de burger om zijn basisdocument te komen invullen
1- ofwel is geen enkel I.T. 026 vermeld in het Rijksregister op het moment van de oproeping van de burger, dan blijft de
vroegere procedure beschreven in punt 1 tot 3 hieronder van toepassing;
2- ofwel was er een I.T. 026 ingegeven in het Rijksregister op het moment van de oproeping van de burger en wordt de
termijn vastgesteld op maximum een jaar voor de personen die zich in een geval van tijdelijke afwezigheid bevinden, zoals
bedoeld in artikel 18 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het
vreemdelingenregister (= datum die vermeld is op de oproepingsbrief + 1 jaar.)
56
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
b) Afhalen van de aangemaakte kaart bij de gemeente door de burger
1- ofwel is geen enkel I.T. 026 vermeld in het Rijksregister op het moment van de ontvangst van de kaart die werd
e
aangemaakt bij de gemeente, en wordt de algemene procedure toegepast (datum van de 1 herinnering + 3 maanden =
annulering en vernietiging van de kaart)
2- ofwel was er een I.T. 026 ingegeven in het Rijksregister op het moment van de ontvangst van de kaart die werd
aangemaakt bij de gemeente, en wordt de termijn vastgelegd op maximum een jaar voor de personen die zich in een geval
van tijdelijke afwezigheid bevinden, zoals bedoeld in artikel 18 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de
bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister (datum van de eerste herinnering + 1 jaar = annulering en vernietiging van
de kaart);
De gemeente moet dus bijzonder aandachtig zijn betreffende het bijhouden van het I.T. 026 (tijdelijke afwezigheid) in
het Rijksregister en betreffende haar beleid van vernieuwingen van kaarten en herinneringen.
De lijsten ter opvolging van de gevallen van tijdelijke afwezigheid (I.T. 026) zullen door de diensten van het Rijksregister naar
de gemeenten verstuurd worden.
1. Bijzondere gevallen van « tijdelijke afwezigheid », zoals bepaald in artikel 18 van het koninklijk besluit van
16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister met een I.T. 026 opgenomen in
het Rijksregister van de natuurlijke personen.
De bepalingen die vermeld zijn onder dit punt zijn enkel toepasselijk op de burgers voor wie het informatietype 026 (=
tijdelijke afwezigheid) is opgenomen in het Rijksregister van de natuurlijke personen.
De betrokkene staat ingeschreven in een gezin of op een referentieadres:
a) De oproepingsbrief wordt opgestuurd naar het gezin of het referentieadres. De omslag met de geheime codes wordt
eveneens naar dit adres opgestuurd.
b) Op de oproepingsbrief wordt de termijn die aan de burger toegestaan wordt om zich bij de gemeente aan te melden,
gebracht op maximaal één jaar.
c) Als wegens een uitzonderlijke reden het basisdocument gedrukt is door het Rijksregister, blijft dit document maximum één
jaar geldig. In dit geval wordt, ten laatste 3 maanden na het versturen van de oproeping, een eerste herinnering gestuurd om
mee te delen dat het basisdocument geannuleerd zal worden binnen de termijn vermeld op deze herinnering.
d) Als het basisdocument ondertekend is en als de betrokkene zich niet heeft aangemeld om zijn identiteitskaart af te halen
binnen een termijn van maximaal één jaar nadat het gemeentebestuur hem minstens één herinnering heeft gestuurd, wordt
de identiteitskaart geannuleerd en vernietigd.
Een eerste herinnering om aan te kondigen dat de kaart zal vernietigd worden, wordt verstuurd 3 maanden na het zenden
van de oproeping.
N.B.: Voor de personen van wie de verdwijning sinds zes maanden of langer gesignaleerd werd aan de lokale of federale
politie, dient men de omzendbrief van 27 augustus 2008 te raadplegen (het komt toe aan de gemeente om, op basis van
57
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
de code 02 van het IT 026, te oordelen of het al dan niet opportuun is nog briefwisseling te richten aan de verdwenen
persoon, dit ten einde bepaalde pijnlijke situaties ten aanzien van de gezinsleden van deze verdwenen persoon te
voorkomen.
2. Personen die verblijven in verpleeginrichtingen, homes…
Personen die verblijven in verpleeginrichtingen en andere openbare en private instellingen die zieken opvangen,
rusthuizen, rust- en verzorgingstehuizen, ziekenhuizen of gedeelten van ziekenhuizen gelijkgesteld met rust- en
verzorgingstehuizen, psychiatrische instellingen, evenals bejaarde personen die geplaatst werden bij
particulieren door een publiek- of privaatrechtelijke instelling of door een particulier. Het gaat om personen
ingeschreven op het adres van hun gezin of van een onthaalgezin (of op een ander referentieadres).
2.1. De instelling ligt in de gemeente waar de persoon ingeschreven is:
a) de oproepingskaart wordt besteld op het adres van het gezin waartoe de betrokkene behoort; het gezin kan de
6
instelling zelf zijn ;
b) een lid van het gezin meldt zich aan bij de bevolkingsdienst van de gemeente met de oproepingskaart en een
medisch attest waaruit blijkt dat de betrokkene zich niet persoonlijk kan melden, alsmede een foto (eventueel
bekomen door tussenkomst van de directie van de instelling). Na betaling van het verschuldigde bedrag wordt
een ontvangstbewijs aan de voormelde persoon teruggegeven;
c) een beambte van de gemeente drukt een basisdocument af en gaat naar de instelling en laat, in samenwerking
met de directie ervan, het basisdocument tekenen door de betrokkene na verificatie. De foto wordt aangebracht
op dat document, dat nadien getekend wordt door de verantwoordelijke van de gemeente. Eventueel wordt
vermeld dat de betrokkene vrijgesteld is van ondertekening;
d) de aangestelde van de gemeente licht de betrokkene in over de modaliteiten voor de afgifte en de activering van
de elektronische kaart en nodigt hem uit om:
zijn keuze betreffende de al dan niet activering van de elektronische certificaten mee te delen;
de mandataris aan te duiden die de kaart bij de gemeente zal activeren en afhalen (de betrokkene kiest
vrij de mandataris: het kan gaan om een familielid, een vertegenwoordiger van de instelling, een
maatschappelijk assistent van het OCMW, de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn afgevaardigde,
…). De machtiging moet ondertekend worden door de houder van de kaart en duidelijk vermelden dat
de gemachtigde de kaart moet activeren en afhalen. Indien de lastgever wenst dat de mandataris
eveneens de PIN-code wijzigt na activatie, moet hij hiervoor een mandaat geven;
De nodige schikkingen te treffen opdat de omslag met de codes en de ondertekende machtiging, met
het oog op de activering, ter beschikking zouden gesteld worden van de mandataris. Deze omslag
wordt verstuurd naar het adres van de hoofdverblijfplaats die op de bevolkingsfiche van de burger staat.
De keuzes van de betrokkene worden genoteerd door de aangestelde van de gemeente.
6
Indien de persoon ingeschreven is op het adres van de instelling, wordt de gewone procedure toegepast. De directeur van de
instelling vervult hier de rol van de referentiepersoon van het gezin voor de persoon die zich in de onmogelijkheid bevindt om
zich te verplaatsen. Dezelfde procedure wordt gevolgd indien de betrokken persoon nog over een woning beschikt die niet door
derden betrokken wordt.
58
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
e) In het bezit van de codes, de machtiging en de oude identiteitskaart van de lastgever, begeeft de mandataris zich
naar de gemeente van inschrijving teneinde de kaart van de eerstgenoemde te activeren en af te halen;
f) De mandataris overhandigt, binnen de kortstmogelijke termijn, de elektronische identiteitskaart en de
documenten die er betrekking op hebben aan de lastgever.
2.2 De instelling ligt in een andere gemeente dan die waar de persoon ingeschreven is:
a) de oproepingsbrief wordt besteld op het adres van het gezin waartoe de betrokkene behoort;
b) een lid van het gezin meldt zich bij de bevolkingsdienst van de gemeente van inschrijving aan met de
oproepingsbrief, een medisch attest waaruit blijkt dat de betrokkene zich niet persoonlijk kan melden, alsmede
een foto (eventueel bekomen door tussenkomst van de directie van de instelling). Na betaling van het
verschuldigde bedrag wordt een ontvangstbewijs aan de voormelde persoon gegeven
c) de bevolkingsdienst van de gemeente van inschrijving verstuurt het basisdocument en de foto naar de
bevolkingsdienst van de gemeente waar de instelling zich bevindt; dit versturen geschiedt per gewone of per
aangetekende zending;
d) een aangestelde van de gemeente begeeft zich naar de instelling en laat het basisdocument na controle en in
samenwerking met de directie van de instelling door de betrokkene ondertekenen. De foto wordt aangebracht op
het document. Er wordt eventueel vermeld dat de betrokkene vrijgesteld is van ondertekenen;
e) de aangestelde van de gemeente licht de betrokkene in over de modaliteiten voor de afgifte en de activering van
de elektronische kaart en nodigt hem uit om:
zijn keuze betreffende de al dan niet activering van de elektronische certificaten mee te delen;
de mandataris aan te duiden die de kaart bij de gemeente zal activeren en afhalen (de betrokkene kiest
vrij de mandataris: het kan gaan om een familielid, een vertegenwoordiger van de instelling, een
maatschappelijk assistent van het OCMW, de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn afgevaardigde,
…). De machtiging moet ondertekend worden door de houder van de kaart en duidelijk vermelden dat
de gemachtigde de kaart moet activeren en afhalen (zie bijlage 27). Indien de lastgever wenst dat de
mandataris eveneens de pincode wijzigt na activering, moet hij hiervoor een mandaat geven;
De nodige schikkingen te treffen opdat de omslag met de codes en de ondertekende machtiging, met
het oog op de activering, ter beschikking zouden gesteld worden van de mandataris. Deze omslag
wordt verstuurd naar het adres van de hoofdverblijfplaats die op de bevolkingsfiche van de burger staat.
De keuzes van de betrokkene worden genoteerd door de aangestelde van de gemeente.
f) deze documenten worden door de gemeente, waar de instelling zich bevindt, verstuurd naar de gemeente, waar
de betrokkene is ingeschreven en waar het basisdocument wordt ondertekend door de gemeentelijke overheid,
die het dan doorstuurt naar ZETES CARDS, via een sealbag met groen etiket, met het oog op de aanmaak van
de kaart.
g) in het bezit van de codes, de machtiging en de oude identiteitskaart van de lastgever, begeeft de mandataris zich
naar de gemeente van inschrijving teneinde de kaart van de eerstgenoemde te activeren en af te halen. Wanneer
de mandataris echter uitdrukkelijk verlangt dat de kaart geactiveerd wordt in de gemeente waar de instelling zich
bevindt, moet de niet-geactiveerde kaart verstuurd worden van de gemeente van inschrijving naar de gemeente
59
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
van de instelling. De activeringshandeling genereert automatisch de informatie met betrekking tot de aflevering
van de kaart in het Centraal Register van de Identiteitskaarten, evenals in het Rijksregister van de natuurlijke
personen onder het informatietype 195 (I.T. 195) en het informatietype 180 (I.T. 180). In bepaalde uitzonderlijke
gevallen kunnen fouten voorkomen waardoor de automatische bijwerking van het I.T. 195 en 180 niet uitgevoerd
is. De aangestelde van de gemeente zal deze dan manueel moeten bijwerken.
h) De mandataris overhandigt, binnen de kortstmogelijke termijn, de elektronische identiteitskaart en de codes aan
de lastgever.
3. Personen die tijdelijk van hun vrijheid beroofd zijn
3.1 Gedetineerden en geïnterneerden in strafinrichtingen en instellingen voor sociale bescherming.
Er dient gehandeld te worden zoals voorgeschreven onder punt 2 van dit hoofdstuk voor personen opgenomen in
verpleeginrichtingen enz. Het medisch attest is niet van toepassing. Een controle van het bevolkingsregister volstaat.
Het bezoek van een aangestelde van de gemeente of van zijn gemachtigde wordt een week van tevoren bij de directie
van de instelling aangekondigd teneinde de afhandeling van de procedure te vergemakkelijken.
3. 2. Minderjarigen geplaatst in instellingen met toepassing van de wet van 8 april 1965 betreffende de
jeugdbescherming en van de communautaire wetgevingen
Hieronder dienen begrepen te worden de personen geplaatst in opvoedingsgestichten van de Gemeenschappen, in
private instellingen en toevallig geplaatste personen (psychiatrische afdeling in klinieken).
Men handelt zoals voorgeschreven onder punt 2 van dit hoofdstuk. In plaats van een medisch attest wordt hier de
kennisgeving van de plaatsing door de jeugdrechtbank of het jeugdbeschermingcomité voorgelegd.
3.3 Bij wijziging van de verblijfplaats van een gezin, waarvan één van de leden tijdelijk van zijn vrijheid
beroofd is
a) De verandering van verblijfplaats geschiedt in de gemeente van inschrijving. Het volstaat om het adres op
de elektronische chip te wijzigen. Hiervoor moet de identiteitskaart door het betrokken gemeentebestuur
opgevraagd worden bij de directeur van de instelling. De persoon die van zijn vrijheid beroofd is zal een
gemachtigde moeten aanwijzen om de adresverandering in de gemeente van inschrijving te laten verrichten.
Met het oog hierop zal de persoon die van zijn vrijheid beroofd is zijn codes mededelen aan de persoon die
hij aangewezen heeft als gemachtigde.
Na wijziging van het adres op de chip, geeft de mandataris de kaart terug aan de betrokkene, samen met de
codes van de kaart.
b) De verandering van verblijfplaats geschiedt naar een andere gemeente: men handelt op dezelfde manier.
Opmerking: Inlichtingen vermeld in het centraal register van opsluitingen kunnen slechts op schriftelijk verzoek
bekomen worden.
60
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
4. Personen die in een mobiele woning verblijven en personen die bij gebrek aan voldoende bestaansmiddelen
geen verblijfplaats hebben of meer hebben en die ingeschreven zijn op een referentieadres
De oproepingsbrieven worden verzonden naar het referentieadres van de betrokkene, d.w.z. naar het adres van de
natuurlijke persoon die ingestemd heeft met deze inschrijving of, wat de daklozen betreft - in voorkomend geval - naar het
adres van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, waar ze als referentieadres ingeschreven zijn. Voormelde
natuurlijke persoon of dit centrum zorgt ervoor dat de oproepingsbrief aan de betrokkene overhandigd wordt. De
enveloppe met de codes wordt ook naar dit referentieadres verzonden.
5. Personen die zich niet kunnen verplaatsen (bejaarden, gehandicapten...)
5.1. Indien deze personen behoren tot een van de categorieën vermeld onder punt 2 van dit hoofdstuk
De daar beschreven procedure wordt toegepast.
5.2. Indien deze personen behoren tot een gezin
a) Een gezinslid meldt zich aan bij de bevolkingsdienst met de oproepingskaart, een medisch attest waaruit blijkt dat
de betrokkene zich niet persoonlijk kan melden en een foto. Na betaling van het verschuldigde bedrag krijgt hij een
ontvangstbewijs.
b) Het basisdocument wordt dan ten huize van de betrokkene ter ondertekening aangeboden door een aangestelde
van de gemeente.
c) De aangestelde van de gemeente licht de betrokkene in over de modaliteiten voor de afgifte en de activering van
de elektronische kaart en nodigt hem uit om:
- zijn keuze betreffende de al dan niet activering van de elektronische certificaten mede te delen;
- de mandataris aan te wijzen die de kaart bij de gemeente zal komen activeren en afhalen (de betrokkene kiest vrij
de mandataris; het kan gaan om een familielid, een vertegenwoordiger van de instelling, een maatschappelijk
assistent van het OCMW, de ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn afgevaardigde,…). De machtiging wordt
ondertekend door de houder van de kaart en zij moet duidelijk vermelden dat de mandataris de kaart zal komen
activeren en afhalen (zie bijlage 27). Indien de lastgever wenst dat de mandataris eveneens de PIN-code wijzigt
na activatie, moet hij hiervoor een mandaat geven.
- de nodige schikkingen te treffen opdat de omslag met de codes en de ondertekende machtiging met het oog op
de activering van de kaart, ter beschikkig zouden gesteld worden van de mandataris.
De keuzes van de betrokkene worden opgetekend door de aangestelde van de gemeente.
61
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
d) In het bezit van de codes, de machtiging en de oude identiteitskaart van de lastgever, begeeft de mandataris zich
naar de gemeente van inschrijving teneinde de kaart van de eerst genoemde te activeren en af te halen.
e) De mandataris overhandigt, binnen de kortstmogelijke termijn, de elektronische identiteitskaart en de documenten,
die er betrekking op hebben, aan de lastgever.
5.3. Betreft het een alleenstaande
Een aangestelde van het gemeentebestuur, eventueel in samenwerking met een sociale organisatie, dient de onder van
punt 5.2 vermelde taken uit te voeren.
Een persoon die zich onmogelijk kan verplaatsen, mag in geen geval worden “vrijgesteld van identiteitskaart”. Het
gemeentebestuur moet eventueel de nalatigheid compenseren van de andere gezinsleden of van de directie van de
instelling waar de persoon verblijft.
6. Ambtshalve afgevoerde of naar het buitenland afgevoerde personen
De uitreiking van de identiteitskaarten geschiedt alleen systematisch voor de personen die behoorlijk in het
bevolkingsregister ingeschreven zijn. Ambtshalve afgevoerde of naar het buitenland afgevoerde personen worden nooit
opgeroepen. Wanneer een ambtshalve afgevoerde zich opnieuw aanmeldt bij een Belgisch gemeentebestuur, moet zijn
inschrijving in het bevolkingsregister geregulariseerd worden vooraleer per teleprocessing een aanvraag bij het centrale
identiteitskaartenbestand voor een nieuwe identiteitskaart kan worden ingediend.
Bij vertrek naar het buitenland, blijft de identiteitskaart nog geldig vanaf datum van afvoering voor het buitenland in de
bevolkingsregisters tot de geldigheidsdatum die is vermeld op de identiteitskaart. De informatie dat de identiteitskaart
geldig blijft tot de geldigheidsdatum, die is vermeld op de kaart, blijft opgenomen in het Register van de identiteitskaarten.
De Belg, die zijn vertrek naar het buitenland komt melden bij zijn Belgische gemeente van beheer, overhandigt zijn
elektronische identiteitskaart aan de gemeentelijke ambtenaar, die enkel in de "chip" van de identiteitskaart in de zone
adresverandering de code 00992 (= vertrek naar het buitenland) aanbrengt. Meer in het bijzonder moet de procedure
gevolgd worden die opgenomen is in de Onderrichtingen voor het bijhouden van de informatiegegevens in het
Rijksregister, onder rubriek 186bis (IT 018) en 161-162 (IT 001). Volgende verrichtingen moeten in volgende volgorde
uitgevoerd worden:
1) In het Rijksregister van de natuurlijke personen wordt eerst in het IT 018 ten
eerste het land en/of het nieuwe adres in het buitenland ingebracht.
2) Vervolgens moet men, nog steeds in het Rijksregister van de natuurlijke
personen, op dezelfde datum, de code 00992 (afgevoerd naar het buitenland)
invoeren in het IT 001. De twee data moeten identiek zijn. Ze moeten altijd
recenter zijn dan de datum van het huidige IT 001 dat in het dossier vermeld
staat.
3) Na de aanpassing van de IT’s moet het adres gewijzigd worden op de chip van
de elektronische identiteitskaart van de burger. Om dit te doen, dient men, op
het moment dat de kaart van de burger in de lezer zit, de procedure
“adreswijziging” van de Belpic-toepassing te lanceren: Belpic zal automatisch
62
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
de vermelding “Vertrek naar het buitenland” inschrijven in de adreszone van de
chip van de kaart van de burger (deze vermelding moet niet ingevoerd worden
door de gemeentebeambte).
In het Register van de Identiteitskaarten wordt geen enkele bijwerking gedaan.
De annulatiecode 03 ( = vertrek naar het buitenland) wordt niet meer gebruikt en is niet meer toegankelijk voor de
gemeentebesturen sinds 1 september 2008.
Bij een eventuele terugkeer van een Belg naar België blijft de elektronische identiteitskaart eveneens geldig tot de
einddatum die is vermeld op zijn identiteitskaart. Bij zijn (weder)inschrijving in een Belgische gemeente wordt dan het
nieuwe adres bijgewerkt op de "chip" van de identiteitskaart.
7. Speciale situaties tijdens de uitreikingsprocedure.
7.1. Oproepingen / basisdocumenten
a) De persoon heeft een procedure van overbrenging van zijn hoofdverblijfplaats ingezet
Twee mogelijkheden:
- ofwel stuurt de vertrekgemeente de kaart terug naar de nieuwe gemeente waar de hoofdverblijfplaats van de burger zich
bevindt, via een sealbag met geel etiket;
- ofwel nodigt de nieuwe gemeente waar de hoofdverblijfplaats van de burger zich bevindt, de betrokkene uit om zijn
nieuwe identiteitskaart te gaan afhalen in zijn oude gemeente.
b) De persoon is overleden
De gemeente is in het bezit van een oproepingsbrief (en soms een basisdocument) voor een persoon die
overleden is.
De oproeping wordt vernietigd. Desgevallend wordt het basisdocument door middel van teleprocessing
geannuleerd in het Register van de identiteitskaarten (annulatiecode 02 “Persoon overleden”) en onmiddellijk
vernietigd.
c) De persoon is afgevoerd voor het buitenland
De gemeente is in het bezit van een oproepingsbrief (en soms een basisdocument) voor een persoon die
afgevoerd werd voor het buitenland.
De oproeping wordt vernietigd. Desgevallend wordt het basisdocument door middel van teleprocessing
geannuleerd in het Register van de identiteitskaarten (code 03 “Vertrek naar het buitenland”).
63
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
d) De persoon is ambtshalve afgevoerd
De gemeente is in het bezit van een oproepingsbrief (en soms een basisdocument) voor een persoon die ambtshalve
afgevoerd werd.
De oproeping wordt vernietigd. Desgevallend wordt het basisdocument door teleprocessing bij het Register van de
identiteitskaarten geannuleerd (annulatiecode 04 “Afvoering via ambtswege”) en vernietigd.
e) Verloren basisdocument
Wanneer een basisdocument werd afgedrukt bij de gemeente en verloren is, dient contact opgenomen te worden met de
Belpic Helpdesk en moeten de verloren basisdocumenten aangegeven worden. Dit document zal door teleprocessing
geannuleerd moeten worden in het Register van de identiteitskaarten (annulatiecode 11 “Verlies”).
Indien een basisdocument bestemd voor een andere gemeente ontvangen wordt door uw gemeente, dient u dit document
in een sealbag met geel etiket terug te sturen naar ZETES CARDS. De gemeenten moet dit melden bij de Helpdesk
Belpic en een ticketnummer vragen.
f) Oproeping bestemd voor een andere gemeente
Wanneer een gemeente een document of een oproeping voor een andere gemeente ontvangt, moet het document, via
een sealbag met geel etiket, naar de firma gestuurd worden die belast is met de aanmaak van de identiteitskaarten en
moet de vergissing in de verzending haar schriftelijk gemeld worden. De gemeente dient contact op te nemen met de
helpdesk van het Rijksregister, die dan contact zal opnemen met ZETES CARDS opdat het verdwaalde document
opnieuw op de goede weg zou gebracht worden.
OPMERKING
Als een basisdocument geannuleerd moet worden, vernietigt de gemeente, nadat ze de annulering verricht heeft via
teleprocessing, dit basisdocument door middel van een papierversnipperaar.
Als de gemeente niet in het bezit is van een papierversnipperaar, dient de aangestelde van de gemeente een schuine
streep te trekken door dit document en er de vermelding "geannuleerd" op aan te brengen. Deze streep wordt
aangebracht vertrekkende van de linkerbovenhoek naar de rechterbenedenhoek.
Een teken of tekst moet aangebracht worden in de zone voor optische lezing onderaan het document teneinde het
onbruikbaar te maken.
Deze documenten moeten gestopt worden in een sealbag met rood etiket.
7.2. Identiteitskaarten die niet uitgereikt kunnen worden aan de betrokkenen
Het is mogelijk dat een identiteitskaart die door het productiecentrum aan de gemeente wordt toegezonden niet aan de
betrokkene overhandigd kan worden (cf. Hoofdstuk VII, punt 2, van deze Algemene Onderrichtingen).
a) De betrokkene is overleden.
De identiteitskaart wordt per teleprocessing geannuleerd bij het Register van de identiteitskaarten (code 02)
en vernietigd.
64
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
b) De betrokkene heeft zijn hoofdverblijfplaats overgebracht naar een andere gemeente (inschrijving in een
andere gemeente).
De betrokkene moet worden ingelicht over volgende mogelijkheden:
a) Met betalingsakkoord recupereert de nieuwe gemeente van inschrijving de kaart via aangetekende
zending. Daarna zorgt deze gemeente voor de activering van de kaart en voor de adreswijziging.
b) Hij kan zijn kaart gaan halen bij de vorige gemeente van inschrijving en ze daar laten activeren. De
activering genereert automatisch de informatie over de afgifte van de kaart in het Register van de
identiteitskaarten, alsook in het Rijksregister van de natuurlijke personen onder het informatietype 195
(I.T. 195) en het informatietype 180 (I.T. 180). In bepaalde bijzondere gevallen kunnen fouten
voorkomen waardoor de automatische bijwerking van het I.T. 195 en het I.T. 180 niet gebeurt. De
aangestelde van de gemeente zal de bijwerking dan manueel moeten verrichten.
c) De vorige identiteitskaart wordt geannuleerd en de betrokkene wordt, tegen betaling, uitgenodigd om
het opstarten van de uitgifteprocedure van een nieuwe kaart aan te vragen.
c) De betrokkene heeft zijn hoofdverblijfplaats overgebracht binnen dezelfde gemeente
Indien er zich binnen de gemeente een adreswijziging (interne mutatie) voordoet voordat de kaart werd geactiveerd, zal
het nieuwe adres op de chip aangebracht worden.
Hiervoor gaat de burger met zijn codes naar de gemeente. De gemeentelijke ambtenaar identificeert de burger met
behulp van de toepassing BELPIC. Bij de activering van de kaart wordt het elektronisch weergegeven adres vergeleken
met het adres van de houder van de kaart in het bestand van het Rijksregister (I.T. 020). Indien het systeem een verschil
vaststelt, wordt de wijziging van het elektronisch weergegeven adres opgestart. Na afloop van deze procedure worden de
gewijzigde gegevens weergegeven in een venster van de toepassing BELPIC.
d) De betrokkene werd afgevoerd naar het buitenland of ambtshalve afgevoerd.
Ambtshalve afgevoerde persoon
De identiteitskaart wordt beschouwd als vervallen in geval van afvoering van ambtswege. In dit geval gaat de gemeente
over tot de annulering van de identiteitskaart in het Register van de identiteitskaarten op de beslissingsdatum van de
afvoering van ambtswege van de gemeente (annulatiecode 04) en vernietigt de kaart.
De vernietiging gebeurt het best door de kaart met een schaar door te knippen; de stukken ervan worden in de sealbag
met rood etiket geplaatst.
65
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Naar het buitenland afgevoerde persoon
Als een persoon bij zijn gemeente een verklaring aflegt van vertrek naar het buitenland en de elektronische identiteitskaart
van deze persoon net aangemaakt wordt, moet de gemeentebeambte de betrokken ervan op de hoogte brengen dat deze
over een termijn van 3 maanden beschikt om zijn nieuwe identiteitskaart af te halen. Indien de betrokkene zich niet bij de
gemeente heeft aangemeld binnen de 3 maanden na de datum van ontvangst van de kaart door de gemeente, moet deze
geannuleerd worden.
66
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK VI: Verlies, diefstal of vernietiging van de elektronische identiteitskaart
1. Principes
Bij verlies, diefstal of vernietiging van de kaart, moet de houder zo snel mogelijk aangifte doen bij het gemeentebestuur
van zijn hoofdverblijfplaats of bij het dichtstbijzijnde politiekantoor. Indien de houder van de kaart in de onmogelijkheid
verkeert om zijn aangifte van verlies of diefstal te doen, moet hij onmiddellijk contact opnemen met de helpdesk van het
Rijksregister bedoeld in artikel 6ter van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten,
de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten om elk frauduleus gebruik van de kaart te voorkomen.
Sinds 8 december 2008 is het eveneens mogelijk voor de burger om dringend per telefoon het verlies of de diefstal van
zijn elektronische identiteitskaart aan te geven bij de Helpdesk DOC STOP van de Algemene Directie Instellingen en
Bevolking.
De helpdesk Belpic wordt georganiseerd door de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken (Dienst Rijksregister
van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking).
Hij is 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 operationeel en is bereikbaar op de volgende nummers: 02/518.21.17 (N) of
02/518.21.16 (F) – fax: 02/518.26.16 –
e-mail: helpdesk.belpic@rrn.fgov.be.
De helpdesk Belpic (of de Helpdesk DOC STOP) mag in geen geval de bevoegdheden van het gemeentebestuur of van
de politiediensten overnemen. Hij levert geen attesten af.
Bij telefonisch contact met de helpdesk Belpic (of de Helpdesk DOC STOP) moet de burger steeds nog aangifte doen bij
het gemeentebestuur of op het politiekantoor van de gemeente.
Het gemeentebestuur of het politiekantoor levert een bewijs af van aangifte van verlies, diefstal of vernietiging van de
identiteitskaart (zie het model van bewijs van aangifte van verlies, diefstal of vernietiging van een identiteits- of
vreemdelingenkaart - Bijlage 12).
Sinds februari 2010 en de versie 20.05 van de Belpic-toepassing, wordt de bijlage 12 die aangemaakt wordt met de RAPC
afgedrukt met de foto van de burger. Deze foto wordt uit de databank van de foto’s gehaald, die zich bij het Rijksregister
bevindt.
Twee mogelijke situaties kunnen zich voordoen:
- de foto bestaat in de database. Deze wordt dan afgebeeld en vervolgens afgedrukt op de bijlage 12. De
gemeentebeambte moet nagaan of de voorgelegde foto nog steeds gelijkend is en het nog steeds mogelijk maakt om de
betrokkene te identificeren. Indien dit niet het geval is, moet de burger een recente en gelijkende foto doorsturen;
- de foto bestaat niet in de database. In dit geval wordt in de zone voor de afbeelding van de foto op de bijlage 12
volgende boodschap vermeld: “foto niet beschikbaar”. De burger moet dus een recente en gelijkende foto doorsturen.
Het zegel van de autoriteit dient eveneens (gedeeltelijk) aangebracht te worden op de foto van de declarant.
Voornoemd bewijs moet teruggegeven worden aan het gemeentebestuur wanneer de kaart die verloren of gestolen is
verklaard, teruggevonden wordt, of wanneer een nieuwe kaart wordt afgegeven. Het is aangeraden om dit document een
jaar te bewaren om aan eventuele politie- of juridische onderzoeken te kunnen beantwoorden. Na een jaar mag de bijlage
12 vernietigd worden.
67
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De helpdesk Belpic (of de Helpdesk DOC STOP) van de FOD Binnenlandse Zaken mag enkel de schorsing van de
elektronische functie(s) van de kaart verrichten op verzoek van de burger, nadat deze door de helpdesk geïdentificeerd
werd, of op verzoek van de politiepost waar de betrokkene het verlies van zijn kaart heeft aangegeven.
De onmiddellijke intrekking van de elektronische functie(s) van de kaart kan enkel verricht worden door het
gemeentebestuur van de hoofdverblijfplaats van de houder van de kaart.
Het is aangeraden voor de burger om ook contact op te nemen met zijn bankinstelling(en) in geval van verlies of diefstal
van de identiteitskaart.
2. Aangifte van verlies (V), diefstal (D) of vernietiging (V).
2.1. Verklaring VDV bij de gemeente
- De burger stelt VDV van zijn elektronische identiteitskaart vast en geeft dit aan bij de gemeente ;
- De gemeentebeambte identificeert de declarant en het betrokken document en kiest in de RAPC-interface van de Belpic-
toepassing de menurubriek “Verlies, Diefstal, Vernietiging”;
- De titel van het scherm verschijnt: “Verlies, Diefstal, Vernietiging [EID]”;
- De gemeentebeambte kiest de soort van aanvraag: “Aangifte van Verlies, Diefstal of Vernietiging” en kiest de gepaste
code: 11 “Verlies”, 12 “Diefstal” of 33 “Onbruikbare of beschadigde kaart”. Hij kiest eveneens de gewenste taal en
bevestigt de aanvraag door op de klop “Aanvragen” te klikken (bijlage 12 zal afgedrukt worden in de gewenste taal bij
deze stap);
- Bij ontvangst van de aanvraag van het Rijksregister, wordt de situatie van de kaart aangepast op vlak van de
databanken; De kaart wordt VDV verklaard en is dus niet meer actief;
- De actieve certificaten worden gedurende maximum 7 dagen geschorst (het is mogelijk om de toestand van zo’n kaart
zichtbaar te maken met een ondervraging 27 of 27 met de toestand van de certificaten – transactie “Historiek CI/DI”). Als
er echter een fout wordt vastgesteld bij de schorsing van de certificaten, verschijnt een waarschuwing: “De certificaten
werden niet ingetrokken/geschorst”;
- In dat geval moet de gemeentebeambte ze zelf intrekken (via het menu “Beheer certificaten”) in de Belpic-toepassing;
- De toestand van de kaart is: “melding van de gemeente op …”;
- Er wordt voorgesteld om bijlage 12 af te drukken. Er wordt een kopie van bijlage 12, per fax en ter informatie, verzonden
naar de politie van de gemeente van de hoofdverblijfplaats van de betrokkene;
- De kaart wordt automatisch als gestolen, verloren of vernietigd aangegeven in de databank “DOC STOP” en er wordt
een e-mail ter bevestiging van deze toestand gestuurd naar de houder van de kaart.
- Als de burger zijn kaart terugvindt binnen de 7 kalenderdagen vanaf de schorsing van de certificaten, moet hij de
gemeente of de helpdesk DOCSTOP hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen.
De gemeentebeambte activeert de certificaten op de kaart dan opnieuw via de Belpic-toepassing, door de rubriek VDV te
kiezen en de volgende aanvraag te kiezen: “Intrekken van aangifte van Verlies, Diefstal of Vernietiging”.
Hij selecteert eveneens de gewenste taal en bevestigt de aanvraag door op de knop “Aanvragen” te klikken.
Bij ontvangst van de aanvraag wordt de kaart in de databanken van het Rijksregister opnieuw op “actief” gezet en worden
de certificaten die geschorst waren, opnieuw geactiveerd. De kaart wordt automatisch uit de databank “DOC STOP”
gehaald.
De toestand van de kaart en van de certificaten wordt bevestigd op het scherm.
68
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
- Als de burger zijn kaart niet terugvindt binnen de 7 kalenderdagen vanaf de schorsing van de certificaten, worden
de certificaten automatisch ingetrokken door de certificatiedienstverlener.
De gemeentebeambte annuleert de verloren, gestolen of vernietigde kaart (Handleiding Belpic V.20.03, rubriek “Annulatie
(algemeen)” – annulatiecode 11 of 12 naargelang het geval); deze wordt dan waardeloos, zelfs als ze nadien
teruggevonden wordt.
Als de burger zich niet spontaan aanbiedt bij de gemeente met een foto om samen met de gemeentebeambte het
basisdocument in te vullen dat nodig is voor de aanmaak van een nieuwe kaart, zal hij uitgenodigd worden met een
oproepingsbrief van de gemeente, waaraan hij gevolg moet geven.
2.2. Verklaring VDV bij de politie
- De burger stelt VDV van zijn elektronische identiteitskaart vast en legt zijn verklaring af bij de politie als het
gemeentebestuur van zijn verblijfplaats gesloten is of als het verlies, de diefstal of de vernietiging van de kaart
plaatsgevonden heeft buiten de verblijfplaats van de betrokkene;
- De politieagent identificeert de declarant en het betrokken document;
- De politieagent stelt de bijlage 12 op en stuurt deze (ondertekend door de burger en de politieagent) door naar de
Helpdesk DOC STOP op het nummer 02 518 26 16;
- De Helpdesk DOC STOP:
* verklaart de kaart als verloren, gestolen of vernietigd via het menu “Verlies, Diefstal, Vernietiging” in Belpic gedurende 7
dagen om misbruiken te voorkomen;
* schorst de certificaten gedurende een periode van 7 dagen (als er geactiveerde certificaten op het document staan) om
misbruiken te voorkomen. De ondervraging 27 of 27 met de toestand van de certificaten – transactie “Historiek CI/DI”
geeft van dan af aan de volgende toestand van de kaart weer: “Melding door de politie op …”;
* informeert de burger erover dat hij zich naar zijn gemeente of politiebureau moet gaan voor afgifte van een bijlage 12;
* stuurt een e-mail naar de gemeente van verblijf van de kaarthouder om deze op de hoogte te brengen van de aangifte
van verlies/diefstal/vernietiging van een document;
* stuurt een brief naar de kaarthouder om deze op de hoogte te brengen van zijn verklaring van verlies, diefstal of
vernietiging en van de mogelijkheid om de certificaten en de kaart opnieuw te activeren binnen de 7 dagen;
* activeert de certificaten eventueel opnieuw en verwijdert het statuut “Aangifte van verlies, diefstal of vernietiging” binnen
de 7 dagen na de verklaring bij de Helpdesk DOC STOP of bij de gemeente. De burger krijgt op het adres van zijn
hoofdverblijfplaats een schriftelijke bevestiging van deze heractivering.
- Als de burger zijn kaart niet terugvindt binnen de 7 kalenderdagen vanaf de schorsing van de certificaten, worden
de certificaten automatisch ingetrokken door de certificatiedienstverlener.
De gemeentebeambte annuleert de verloren, gestolen of vernietigde kaart (Handleiding Belpic V.20.03, rubriek “Annulatie
(algemeen)” – annulatiecode 11 of 12 naargelang het geval); deze wordt dan waardeloos, zelfs als ze nadien
teruggevonden wordt. Als de burger zich niet spontaan aanbiedt bij de gemeente met een foto om samen met de
gemeentebeambte het basisdocument in te vullen dat nodig is voor de aanmaak van een nieuwe kaart, zal hij uitgenodigd
worden met een oproepingsbrief van de gemeente, waaraan hij gevolg moet geven.
2.3. Verklaring VDV eerst bij Helpdesk DOC STOP
- De burger stelt VDV van zijn elektronische identiteitskaart vast en legt zijn verklaring af bij de gemeente;
69
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
- De ambtenaar van de helpdesk identificeert de declarant en het betrokken document;
- De Helpdesk DOC STOP:
* verklaart de kaart als verloren, gestolen of vernietigd via het menu “Verlies, Diefstal, Vernietiging” in Belpic gedurende 7
dagen om misbruiken te voorkomen;
* schorst de certificaten gedurende een periode van 7 dagen (als er geactiveerde certificaten op het document staan) om
misbruiken te voorkomen. De ondervraging 27 of 27 met de toestand van de certificaten – transactie “Historiek CI/DI”
geeft van dan af aan de volgende toestand van de kaart weer: “Melding door de helpdesk op …”;
* informeert de burger erover dat hij zich naar zijn gemeente of politiebureau moet gaan voor afgifte van een bijlage 12;
* stuurt een e-mail naar de gemeente van verblijf van de kaarthouder om deze op de hoogte te brengen van de aangifte
van verlies/diefstal/vernietiging van een document;
* stuurt een brief naar de kaarthouder om deze op de hoogte te brengen van zijn verklaring van verlies, diefstal of
vernietiging en van de mogelijkheid om de certificaten en de kaart opnieuw te activeren binnen de 7 dagen;
* activeert de certificaten eventueel opnieuw en verwijdert het statuut “Aangifte van verlies, diefstal of vernietiging” binnen
de 7 dagen na de verklaring bij de Helpdesk DOC STOP of bij de gemeente. De burger krijgt op het adres van zijn
hoofdverblijfplaats een schriftelijke bevestiging van deze heractivering.
- Als de burger zijn kaart niet terugvindt binnen de 7 kalenderdagen vanaf de schorsing van de certificaten, worden
de certificaten automatisch ingetrokken door de certificatiedienstverlener.
De gemeentebeambte annuleert de verloren, gestolen of vernietigde kaart (Handleiding Belpic V.20.03, rubriek “Annulatie
(algemeen)” – annulatiecode 11 of 12 naargelang het geval); deze wordt dan waardeloos, zelfs als ze nadien
teruggevonden wordt. Als de burger zich niet spontaan aanbiedt bij de gemeente met een foto om samen met de
gemeentebeambte het basisdocument in te vullen dat nodig is voor de aanmaak van een nieuwe kaart, zal hij uitgenodigd
worden met een oproepingsbrief van de gemeente, waaraan hij gevolg moet geven.
3. Kaart van een derde teruggevonden
Elke dienst van de lokale of federale politie die door een particulier of een gerechtelijke overheid in het bezit gesteld wordt
van een identiteitskaart ingevuld op naam van een derde, moet deze bezorgen aan het gemeentebestuur. Als de
identiteitskaart ingeleverd moet worden bij de griffie of het parket, wordt het genoemde gemeentebestuur daarvan op de
hoogte gebracht.
Elke identiteitskaart die teruggevonden wordt moet teruggegeven worden aan het dichtstbijzijnde gemeentebestuur. Dit
controleert de situatie van de kaart in het Register van de identiteitskaarten (zie handleiding Belpic, rubriek “Opzoeken
identiteit – opzoeken op identiteitskaartnummer) en neemt de gepaste maatregelen:
- Indien de kaart geannuleerd werd, dient de gemeente deze, door middel van een sealbag met rood etiket, voor
vernietiging op te sturen naar ZETES CARDS. Deze kaart zal vooraf in stukken geknipt worden volgens de
procedure voorzien in hoofdstuk VII, punt 2, van deze Algemene Onderrichtingen.
- Indien de kaart als actief geregistreerd staat en niet als verloren, gestolen of vernietigd werd aangegeven:
a) Neemt de gemeente, waar de kaart teruggebracht werd, dezelfde dag contact op met de gemeente van
inschrijving van de betrokkene. Hiervoor kan de gemeente het modelformulier gebruiken dat vertaald werd in
de drie nationale talen en dat hier bijgevoegd is als bijlage 13.
70
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
b) Onmiddellijk na ontvangst van de fax of e-mail richt de gemeente van inschrijving van de betrokkene een
schrijven aan de betrokkene waarin zij hem het volgende voorstelt:
o Hetzij om zelf zo vlug mogelijk zijn kaart te gaan halen in de gemeente waar zijn kaart werd neergelegd;
o Hetzij om zijn kaart, via een aangetekende zending, op zijn kosten te laten opsturen door de gemeente,
waar de kaart werd teruggebracht, naar zijn gemeente van inschrijving;
o Hetzij om zich te begeven naar de bevolkingsdienst van de gemeente van inschrijving teneinde er zijn
kaart te laten annuleren en de procedure voor de aanmaak van een nieuwe identiteitskaart te doen
starten.
In het schrijven dat gericht wordt aan de burger, moet er eveneens bepaald worden:
a) Dat de burger verplicht is zijn identiteitskaart bij zich te hebben en dat hij zich blootstelt aan straffen als hij
dat niet doet;
b) Dat, als de burger ondertussen het certificaat of de certificaten van de kaart heeft doen opschorten, deze
automatisch en onherroepelijk ingetrokken wordt of worden op de zevende kalenderdag te rekenen vanaf de
datum van opschorting.
De betrokkene dient de meest gepaste optie te kiezen om al dan niet zijn kaart terug in zijn bezit te krijgen en
hierbij dient hij vooral rekening te houden met een eventuele aanvraag van zijnentwege om de certificaten te
laten schorsen.
N.B. : Indien de gemeente van inschrijving intussen al in het bezit is van een attest van aangifte van verlies of
diefstal van de kaart, verwittigt zij het betreffende politiebureau wanneer de kaart teruggevonden is. De
politiediensten die aldus verwittigd zijn, gaan over tot de annulering van alle gerechtelijke verspreide berichten.
4. Beschrijving van de toepassing DOC STOP
Met een omzendbrief van 12 december 2008, die medeondertekend werd door de Ministers van Binnenlandse Zaken en
van Buitenlandse Zaken, werden de gemeenten ervan op de hoogte gebracht dat op 8 december 2008 een online
systeem werd gelanceerd voor de controle van de geldigheid van identiteitsdocumenten, elektronische
vreemdelingenkaarten en paspoorten, om de identiteitsfraude tegen te gaan – Website ‘CHECKDOC’ en toepassing ‘DOC
STOP’. Hieronder vindt u de onderrichtingen betreffende DOC STOP – CHECKDOC.
4.1. Toepassing «DOCSTOP»: dringende aangifte van verlies of diefstal van een identiteitsdocument, een
vreemdelingenkaart of een paspoort.
4.1.1. Beschrijving
De toepassing DOCSTOP biedt de burger de mogelijkheid om het verlies of de diefstal van zijn identiteitsdocument, een
vreemdelingenkaart, een verblijfstitel of een paspoort dringend en telefonisch te melden aan de Helpdesk DOCSTOP van
de Algemene Directie Instellingen en Bevolking.
In een eerste fase gaat het om de volgende documenten: de elektronische identiteitskaarten (of de identiteitskaarten van
het «oude model») van Belg, de elektronische vreemdelingenkaarten (met uitsluiting van de kaarten in karton), de
elektronische identiteitsdocumenten voor kinderen jonger dan 12 jaar («Kids-ID») en de paspoorten.
71
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
4.1.2. Doel
Het verlies of de diefstal van identiteitsdocumenten maakt het jaarlijks voor duizenden documenten mogelijk om in
verkeerde handen te vallen… Elk jaar doen zich inderdaad vele gevallen voor van oplichting via identiteitsfraude en met
behulp van echte documenten die verloren of gestolen werden. Het gaat daarbij soms om aanzienlijke bedragen.
Bij verlies of diefstal moet de burger de feiten aangeven bij de gemeente of de politie. Hij krijgt dan een attest van verlies,
diefstal of vernietiging van een identiteitskaart. Dit attest is een voorlopig identiteitsdocument dat enkel geldig is in België
en dat wordt uitgereikt in afwachting van het aanmaken van de nieuwe identiteitskaart. In de meeste gevallen dient de
burger ook een klacht in bij de politie wegens de diefstal of het verlies van zijn identiteitsdocument.
Het is belangrijk om een hulpmiddel te creëren waarmee de burger het verlies, de diefstal of de vernietiging van zijn
identiteitsdocument, zijn vreemdelingenkaart of zijn paspoort onmiddellijk kan melden. Dit hulpmiddel is de Helpdesk
DOCSTOP van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking.
De informatie die de burger via DOCSTOP meldt, wordt onmiddellijk ingevoerd in de website CHECKDOC (zie punt 2)
teneinde een «HIT» uit te lokken bij een controle van het bewuste document. De Helpdesk DOCSTOP moet zo optreden
als loket voor dringende registratie.
De Helpdesk stuurt de aangifte van verlies, diefstal of vernietiging onmiddellijk door naar de overheden die belast zijn met
het beheer van de administratieve bestanden waarin de betrokken documenten zijn geïnventariseerd.
4.1.3. Gebruik
Het gebruik van DOCSTOP is eenvoudig voor de gebruiker. Hij moet alleen maar contact opnemen met de Helpdesk
DOCSTOP van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking via de volgende nummers:
00 800 2123 2123 (in België – gratis nummer). Indien dit nummer onbereikbaar zou zijn, kan men op het nummer +322
518 21 23 terecht.
+800 2123 2123 (in het buitenland – in principe gratis nummer). Het plusteken moet vervangen worden door het
internationale kengetal dat wordt gebruikt in het land van waar er wordt gebeld voor een internationale oproep, gewoonlijk
«00».
Opgelet: het 00800-nummer is niet in alle landen beschikbaar en is evenmin noodzakelijkerwijze beschikbaar voor alle
diensten en operatoren (gsm). De beschikbaarheid van het 00800-nummer in de verschillende landen en voor de
verschillende diensten en operatoren evolueert voortdurend en is met name afhankelijk van de akkoorden die Belgacom
sluit met de verschillende operatoren en landen. Deze situatie is ook afhankelijk van de diensten die elk land aanbiedt. Zo
zijn er landen waar het principe van het gratis nummer eenvoudigweg niet bestaat. De informatie m.b.t. de
beschikbaarheid van het nummer naargelang het land kan teruggevonden worden op de website www.docstop.be.
+322 518 21 23 (betalend maar overal beschikbaar nummer)
We wijzen erop dat DOCSTOP en ook CHECKDOC alleen werken voor Belgische documenten.
Een aangifte van diefstal of verlies bij de politie volstaat niet, zoals ook de aangifte bij de politie de privépersoon niet
ontslaat van de verplichting om zijn gestolen of verloren debet- of kredietkaarten te blokkeren bij CARDSTOP. We wijzen
erop dat in geval van verlies van een identiteitskaart of een paspoort, de aangifte bij de politie zinloos is indien men zich
bevindt in de gemeente waar men woont en het gemeentebestuur open is, en dat het niet past de aangifte bij de politie te
eisen. Een aangifte bij uw gemeentebestuur of een oproep naar DOCSTOP volstaat. Anderzijds blijft de aangifte bij de
politie verplicht in geval van verlies van een elektronische vreemdelingenkaart. In alle gevallen (behalve voor het paspoort
en de elektronische identiteitskaart van een Belg die in het buitenland verblijft) moet de burger, nadat hij naar DOCSTOP
heeft gebeld voor zijn aangifte van verlies, diefstal of vernietiging van zijn document, naar de gemeente of de politie gaan
om er zijn Bijlage 12 te krijgen die, uitsluitend in België, als voorlopig identiteitsbewijs geldt.
72
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Het publiek moet bijgevolg worden gesensibiliseerd om elk verlies of elke diefstal van een identiteitsdocument of
een paspoort zo snel mogelijk aan te geven bij DOCSTOP teneinde misbruiken met zijn document te voorkomen.
Teneinde het annuleren van de kaart te vermijden, alsook de kosten en de last die hieraan verbonden is, dient het
publiek ook gesensibiliseerd te worden om binnen de termijn van 7 dagen dringend te melden dat de kaart werd
teruggevonden.
NB: In geval van diefstal van identiteitsdocumenten of paspoorten in lokalen van de gemeente, zijn de gemeentebesturen
eveneens ertoe gehouden DOCSTOP hiervan op de hoogte te brengen.
4.1.4. Voordelen
1) Het wordt mogelijk voor elke houder van een Belgisch identiteitsdocument, een elektronische
vreemdelingenkaart of een paspoort, indien hij deze verliest of het slachtoffer is van een diefstal, om dit feit
onmiddellijk te melden via de toepassing DOCSTOP, ten einde een «HIT» uit te lokken indien dit document door
een derde zou worden gebruikt in het kader van een handels- of andere (financiële of administratieve) transactie;
2) De toepassing DOCSTOP is 24 uur per dag en 7 dagen per week toegankelijk van om het even waar ter
wereld;
3) De gebruiker heeft in principe gratis toegang tot deze dienst;
4) De dringende melding maakt een snelle actie m.b.t. de verloren of gestolen documenten mogelijk (opschorting
of intrekking van de certificaten en tijdelijke – of definitieve - intrekking van de geldigheid van het document).
4.2. Beschrijving van de databanken
4.2.1. Buffer database
Deze database wordt geüpdatet door de Helpdesk DOCSTOP.
Ze bevat twee soorten artikelen. Ten eerste het artikel «gemeld document»:
• Nummer van het dossier DOCSTOP (unieke referentie)
• De actie: Verlies/Diefstal/Vernietiging
• De datum en het tijdstip van de aangifte
• De naam van het document (identiteitskaart, paspoort)
• Het nummer van het document
• Bewerkte database (update CIK/FCIK/AE)
Vervolgens het artikel «eventuele heractivering van een document binnen de 7 dagen» (behalve voor paspoorten en
elektronische identiteitskaarten van Belgen die in het buitenland verblijven):
• Nummer van het dossier DOCSTOP (unieke referentie)
• De actie: heractivering
• De datum en het tijdstip van de aangifte
• De naam van het document (identiteitskaart)
• Het nummer van het document
• Databank bewerkt (update CIK/FCIK/AE)
• Nummer van het dossier DOCSTOP van het geheractiveerde artikel
Het nummer van het dossier DOCSTOP werkt als primaire sleutel in de databank.
73
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De burger ontvangt op het adres van zijn hoofdverblijfplaats een schriftelijke bevestiging van deze heractivering.
4.2.2. Database van de geraadpleegde nummers en de HIT LOG- database
De FOD Binnenlandse Zaken en de FOD Buitenlandse Zaken beheren elk en op hun eigen verantwoordelijkheid deze
databases met de documenten die tot hun bevoegdheden behoren. Deze databases kunnen door de federale politie
worden geraadpleegd via een verrichting op de website RRNWeb, na authentificatie met behulp van een elektronische
identiteitskaart. Deze databanken zijn niet toegankelijk via RA-PC.
De database van de geraadpleegde nummers houdt het spoor bij van alle verrichtingen op CHECKDOC en maakt het
mogelijk om na te gaan welke documenten werden geraadpleegd evenals vanaf welke bron en op welk tijdstip dat is
gebeurd.
De HIT LOG-database bevat de verschillende documenten die een HIT hebben gegenereerd.
74
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
5. Website «CHECKDOC»: onlinecontrole van de Belgische identiteitsdocumenten
5.1. Beschrijving
De website www.checkdoc.be heeft tot doel identiteitsfraude en de diefstal van identiteitsdocumenten te bestrijden. De
Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Binnenlandse Zaken, draagt de verantwoordelijkheid voor de
website, die wordt gehost bij de diensten van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking.
CHECKDOC zal het mogelijk maken het aantal diefstallen van identiteitsdocumenten te verminderen door ze waardeloos
en zonder enig nut te maken voor de handelaars.
CHECKDOC zal de identiteitsfraude beperken, met name in het kader van financiële transacties, en zal dus de schade
beperken voor handelaars, bankiers… die het slachtoffer zijn van oplichting.
CHECKDOC zal de houder van een verloren of gestolen identiteits- of reisdocument beschermen tegen bedrieglijke
handelstransacties waarbij zijn naam onrechtmatig gebruikt wordt.
Meer algemeen zal CHECKDOC de geloofwaardigheid van Belgische identificatie- en reisdocumenten versterken.
Het idee is eenvoudig: CHECKDOC is een zoekmotor die een opzoeking uitvoert in administratieve referentiedatabanken
op basis van het meegedeelde identificatienummer van het document. Een opzoeking kan 24 uur per dag en 7 dagen per
week worden uitgevoerd, van om het even waar ter wereld. De zoekmotor is beschikbaar in vier talen: Nederlands, Frans,
Duits en Engels.
In een eerste fase heeft deze controlemogelijkheid betrekking op de volgende documenten: elektronische
identiteitskaarten (en identiteitskaarten «oud model») van Belg, elektronische vreemdelingenkaarten (het zal niet mogelijk
zijn een verzoek tot controle van een kaart of een document in karton te behandelen), elektronische identiteitsdocumenten
voor kinderen jonger dan 12 jaar («Kids-ID»), de elektronische identiteitskaarten van Belgen die in het buitenland
verblijven en de paspoorten.
Aangezien de toepassing DOCSTOP binnenkort van start gaat, zal de controle van identiteitsdocumenten die vóór deze
datum worden verloren of gestolen slechts aanleiding geven tot een «HIT» indien de houder zijn gemeentebestuur
daarvan kennis heeft gegeven in het kader van de aanvraag van een nieuw document.
CHECKDOC maakt evenmin de controle mogelijk van vreemdelingenkaarten van het oude model (in karton) noch van
verloren, gestolen of vernielde identiteitsdocumenten die niet bij DOCSTOP zijn aangegeven, zolang ze niet het voorwerp
zijn geweest van een aangifte bij het gemeentebestuur. Wegens juridische redenen volstaat het indienen van een klacht
bij de politie niet om DOCSTOP te activeren: politionele gegevens mogen niet worden gebruikt in het kader van een
internettoepassing.
5.2. Doel
Elke natuurlijke of rechtspersoon die een financiële, handels- of administratieve transactie wil verrichten waarvoor een
identiteitsdocument wordt voorgelegd, kennis geven of het voorgelegde identiteitsdocument bij de Belgische overheden
bekend staat als gestolen, verloren, verstreken of ongeldig en aldus voor de gebruiker van CHECKDOC vermijden dat hij
het slachtoffer wordt van een oplichting gebaseerd op identiteitsfraude.
5.3. Gebruik
Het gebruik van CHECKDOC is eenvoudig:
1. Bij het eerste gebruik registreert de gebruiker zich via een inschrijvingsformulier en aanvaardt hij de
gebruiksvoorwaarden van de website.
75
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
2. Hij ontvangt een wachtwoord op het adres dat hij op het formulier heeft vermeld (en dat tegelijkertijd zijn
gebruikersnaam is).
3. Om een controle te verrichten in www.checkdoc.be meldt de gebruiker zich aan (login) en kiest hij tussen twee
werkwijzen: een werkwijze «basic», die didactischer is, en een «vlugge» werkwijze die bijzonder snel gaat. In de
werkwijze «basic» krijgt de gebruiker hulp bij het kiezen van het document met behulp van foto’s die de plaats
aanduiden van het nummer dat hij moet invoeren. De «vlugge» werkwijze kan in de voorkeuren van de gebruiker
als optie worden gekozen en is bestemd voor de ervaren gebruiker die het document dat hij in handen heeft kent
en die CHECKDOC kan ondervragen met slechts twee muisklikken.
4. Het resultaat van de opzoeking wordt na enkele seconden verstuurd in de vorm «HIT/NO HIT».
«HIT»: bericht dat door de website CHECKDOC naar de gebruiker wordt verstuurd wanneer het document dat het
voorwerp is van het verzoek tot controle bij de Belgische administratieve overheden bekend staat als gestolen, verloren,
verstreken of ongeldig gemaakt of wanneer deze overheden geen document met het bewuste nummer hebben uitgereikt.
- de gebruiker ontvangt geen informatie over de reden van deze «HIT»;
- de houder van het document ontvangt op het adres van zijn hoofdverblijfplaats een schrijven van de Helpdesk
DOCSTOP waarmee hij kennis krijgt van het voorkomen van deze «HIT», zodat hij op de hoogte wordt gebracht
wanneer een transactie toch werd uitgevoerd met zijn identiteitsdocument;
- de federale politie, Centrale dienst voor de bestrijding van valsheden, krijgt elektronisch kennis van het nummer
van het document dat een «HIT» heeft gegenereerd en van de gegevens van de gebruiker die voorkomen op het
inschrijvingsformulier, met het oog op het verrichten van een onderzoek.
«NO HIT»: bericht dat door de website CHECKDOC naar de gebruiker wordt verstuurd wanneer het document dat het
voorwerp is van het verzoek tot controle wel degelijk door een Belgische administratieve overheid is uitgegeven en niet
bekend staat als gestolen, verloren, verstreken of ongeldig gemaakt.
Eens het antwoord is verstuurd, ongeacht om welk antwoord het gaat, beslist de gebruiker, in functie van zijn criteria wat
betreft vertrouwen en risico, om al dan niet gevolg te geven aan het verzoek dat hij ontvangen heeft.
5.4. Strijd tegen vervalste documenten
Het vervalsen van documenten is ook een «modus operandi» van identiteitsfraude. CHECKDOC maakt het alleen in de
onderstaande gevallen mogelijk om een vals document te ontdekken:
- het nummer dat op het valse stuk wordt gebruikt, is niet uitgereikt;
- het nummer dat op het valse stuk wordt gebruikt, is het nummer van een verloren, gestolen, verstreken of
ongeldig document.
Om de waakzaamheid van de gebruikers van CHECKDOC te vergroten en hen te helpen bij het ontdekken van vervalste
identiteitsdocumenten of valse documenten, bevat CHECKDOC, in de zonder identificatie toegankelijke pagina’s, vergrote
foto’s van de verschillende versies van de identiteitsdocumenten en videoanimaties waarin de veiligheidselementen van
de meest verspreide documenten worden voorgesteld.
5.5. Voordelen
1) Aan de economische actoren de mogelijkheid bieden correcte en bijgewerkte informatie te ontvangen om hen
toe te laten hun beslissing te verbeteren en te weten of de transactie waarvoor een identiteitsdocument wordt
vereist, een risico inhoudt op dit vlak;
2) De aantrekkelijkheid verminderen van de diefstal, heling en handel in Belgische identiteitsdocumenten en
paspoorten, daar deze documenten, eens gemeld door CHECKDOC, niet langer bruikbaar zullen zijn voor de
potentiële dieven/oplichters.
3) De houders van de verloren of gestolen documenten op de hoogte brengen van de pogingen tot fraude die
met hun documenten worden gedaan.
4) De persoonlijke levenssfeer beschermen: persoonlijke, administratieve of politionele informatie wordt in geen
enkel geval verwerkt of doorgestuurd.
76
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK VII: Diverse bepalingen betreffende de identiteitskaarten.
1. Facturatie van de elektronische identiteitskaarten
De fabricatiekosten van de identiteitskaarten worden, door tussenkomst van de Minister van Binnenlandse Zaken,
gerecupereerd via automatische inhoudingen op de rekening open voor de gemeenten in een kredietinstelling die,
afhankelijk van het geval, voldoet aan de artikelen 7, 65 of 66 van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het
toezicht op de kredietinstellingen en op basis van artikel 6, § 8, van de wet van 19 juli 1991 betreffende de
bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaart en de verblijfsdocumenten.
Enkel die elektronische identiteitskaarten die werden opgemaakt en die als dusdanig als uitgereikte elektronische
identiteitskaarten geregistreerd zijn bij het centrale bestand van de identiteitskaarten worden gefactureerd. Het spreekt
vanzelf dat de gefactureerde kaarten op een andere datum bij uw bestuur aankomen dan de datum waarop ze werden
gefactureerd.
Sinds 1 januari 2009 is een nieuwe procedure van toepassing voor de facturatie van de elektronische identiteitskaarten.
Elke maand wordt een algemene schuldvordering verzonden naar de gemeente. Deze verklaring vermeldt het aantal
kaarten dat door de gemeente betaald moet worden en de kaarten die aan de gemeente terugbetaald zullen worden. Er is
eveneens een onderscheid per transporttype: dringend, hoogdringend, afgeleverd door Group4, per gemeente…
De gratis kaarten of de terugbetaalde kaarten (bijvoorbeeld: productiefout, losgekomen chip) staan eveneens vermeld op
deze schuldvordering.
De verzending gebeurt via de post en via e-mail.
Elke maand wordt een samenvattende lijst per e-mail naar de gemeente gestuurd. Deze lijst omvat de details van de
kaarten die betaald moeten worden door de gemeente en van de kaarten die terugbetaald worden aan de gemeente. Dit
maakt het mogelijk voor de gemeente om een gedetailleerd zicht te krijgen en de facturatie te controleren.
De maandelijkse e-mail van alle terugbetalingen met referentie “Terugbetaling EID -> REF: Terugbetaling EID – xxxx – xx”
zal niet meer naar de gemeente verstuurd worden. Voor alle vragen betreffende de facturatie moet contact opgenomen
worden met de Helpdesk Belpic.
2. Vernietiging van de elektronische identiteitskaarten.
Elke kaart die door een gemeentebestuur om welke reden dan ook (overlijden, wijziging van naam, transfer van de
hoofdverblijfplaats naar een andere gemeente, hernieuwing naar aanleiding van het verval, enz.) wordt geannuleerd,
moet bij teruggave aan dit bestuur, onmiddellijk worden vernietigd.
Wanneer de aangifte van het overlijden gebeurt in een andere gemeente dan deze waarin de persoon in het
bevolkingsregister werd ingeschreven, vraagt de gemeente waar de aangifte werd gedaan, de teruggave van de kaart
met het oog op de vernietiging. Ze verwittigt de gemeente van inschrijving bij de overdracht van het uittreksel uit de
overlijdensakte met vermelding van het nummer van de vernietigde kaart op het model nr. 7.
77
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Indien er geen kaart kan worden teruggegeven, wordt dit eveneens vermeld op voormeld model.
De gemeente van inschrijving annuleert de identiteitskaart van de overleden persoon in elk geval via teleprocessing in
het Register van de identiteitskaarten.
Aangeraden vernietigingswijze:
a) De aangestelde van de gemeente zorgt ervoor dat hij de chip, de foto’s en het alfagram onmiddellijk vernietigt
door de kaart met behulp van een schaar in stukken te knippen volgens de procedure in bijlage (cf. bijlage 14);
b) De elektronische identiteitskaarten die onbruikbaar werden gemaakt, worden in de brandkast bewaard tot de
datum van het beveiligde vervoer. De kaarten worden op dat ogenblik in sealbag(s) met rood etiket geplaatst en,
via GROUP 4 SECURICOR verzonden naar de producent van de kaarten met het oog op de beveiligde
vernietiging. De gemeente stelt een lijst op van de nummers van de kaarten die voor vernietiging worden
verzonden. Het is aanbevolen dat de gemeentebesturen een register bijhouden van de elektronische
identiteitskaarten die voor vernietiging werden verzonden.
c) De producent van de kaarten gaat over tot de eindvernietiging van de kaarten. De gesloten sealbags worden
door versnippering vernietigd zonder te worden geopend. Er wordt een proces-verbaal van vernietiging opgesteld
met vermelding van de datum van vernietiging, het aantal vernietigde gesloten sealbags. De lijst met de
identificatie van de sealbags wordt als bijlage aan het proces-verbaal van vernietiging toegevoegd
3. Diefstal van identiteitskaarten of basisdocumenten bij de besturen.
3.1. Inleiding
De volgende omzendbrieven en onderrichtingen hadden tot op heden betrekking op de diefstal van
identiteitsdocumenten in gemeentehuizen:
- de omzendbrief van 16 december 1996 betreffende de preventieve veiligheidsmaatregelen tegen diefstal van
de identiteitsdocumenten, die bij de gemeentebesturen opgeslagen zijn;
- de omzendbrief van 24 april 2001 betreffende de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van diefstal van
identiteitskaarten in gemeentehuizen.
Deze omzendbrieven blijven geldig. Naar aanleiding van de introductie van de nieuwe elektronische identiteitskaart
werd één en ander geactualiseerd door de omzendbrief van 5 januari 2006.
3.2. Preventie
De ingevulde basisdocumenten, afgewerkte identiteitskaarten, sealbags en etiketten dienen afzonderlijk te worden
2
opgeslagen. Ze worden bewaard in brandkasten die verankerd zijn .
2
cf. artikel 3, 4° van het koninklijk besluit van 28 oktober 1993 betreffende de beveiliging van de commissariaten van de gemeentepolitie tegen inbraak.
78
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
De politie stelt vaak vast dat de dieven tijdens het gebruik van slijpschijven of snijbranders, grote stukken papier of
karton tegen het venster plaatsen. Het is dus aangeraden dergelijke stukken niet in de bureaus te laten liggen.
Het spreekt vanzelf dat elke vorm van verdacht gedrag tijdens een bezoek aan de gebouwen van het gemeentebestuur
aan de politie moet gesignaleerd worden
3.3. Maatregelen te nemen bij vaststelling van de diefstal
Bij de vaststelling van de diefstal verwittigt de gemeente onmiddellijk:
- de politie;
- de helpdesk DOC STOP bij het Rijksregister. Deze is immers steeds bereikbaar (tel.: 02/518.21.23);
- de regionale delegatie van het Rijksregister.
De gemeente gaat onmiddellijk over tot het annuleren van de gestolen identiteitskaarten en/of basisdocumenten.
De gemeente maakt dadelijk een schriftelijk en omstandig verslag op van de vastgestelde feiten, dat dadelijk aan de
helpdesk Belpic gefaxt of gemaild wordt (fax.: 02/518.26.16) (e-mail: docstop@rrn.fgov.be).
De gemeente maakt ook een gedetailleerde lijst op van de nummers van de gestolen identiteitskaarten, ingevulde
basisdocumenten, en sealbags. Ook deze lijst wordt onmiddellijk naar de helpdesk DOC STOP gefaxt of gemaild.
3.4. Publicatie
Het Rijksregister zorgt voor publicatie van de lijst van de gestolen documenten in het Belgisch Staatsblad.
3.5 Kostprijs
De burger waarvan de identiteitskaart gestolen werd in het gemeentehuis, heeft recht op een nieuwe identiteitskaart,
die hem gratis verstrekt moet worden. De gemeenteoverheid is immers zelf verantwoordelijk voor de veiligheid in het
gemeentehuis.
79
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK VIII: Spoedprocedure voor de afgifte van de elektronische identiteitskaart.
1. Nut
Om in hoogdringendheid kaarten te kunnen afleveren, werd een bijzondere spoedprocedure uitgewerkt tussen de
onderneming ZETES CARDS en het Rijksregister. (cfr. de omzendbrief van 29 november 2005).
Bij deze procedure voert ZETES CARDS geen kwaliteitscontrole uit op het basisdocument en de gegevens die dit bevat.
Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenten om de kwaliteit van de basisdocumenten na te gaan en te controleren
en deze verantwoordelijkheid is vooral belangrijk wat betreft de documenten voor hoogdringende kaarten.
Deze spoedprocedure kan bijvoorbeeld nuttig zijn in volgende gevallen:
a. De elektronische kaart als reisdocument: een burger vertrekt op reis naar een Europees land of een land dat de
elektronische identiteitskaart aanvaardt als reisdocument. Hij kan echter geconfronteerd worden met volgende situaties:
- Hij beschikt niet meer over zijn identiteitskaart door verlies of diefstal;
- Hij heeft geen gevolg gegeven aan een oproepingsbrief van zijn gemeente om een basisdocument te komen
vervolledigen met het oog op de afgifte van een nieuwe kaart;
- Hij heeft nagelaten zijn nieuwe elektronische kaart, die zich op het gemeentehuis bevindt, op te halen en het
gemeentebestuur heeft vervolgens de kaart geannuleerd.
b. De kaart doet bovendien dienst als werkinstrument, in de eerste plaats voor de gemeenteambtenaren die gebruik
maken van het Belpic-programma.
c. Ten slotte biedt de kaart ook verschillende toepassingsmogelijkheden, in het bijzonder dankzij de elektronische
handtekening. De kaart wordt eveneens meer en meer gebruikt bij contractuele uitwisselingen tussen partijen.
In al deze gevallen dient de burger snel te worden geholpen, ofwel omdat hij hoogdringend nood heeft aan een nieuwe
kaart die met het blote oog leesbare gegevens bevat, ofwel omdat hij de elektronische functie van de kaart wenst te
gebruiken, ofwel omdat hij moet kunnen beschikken over zowel de gegevens die op de kaart zijn gedrukt als de
elektronische functie.
Daarom werd er een spoedprocedure uitgewerkt, die toelaat aan de burger die zijn aanvraag vóór 15 uur indient, om een
nieuwe elektronische identiteitskaart te krijgen binnen de twee dagen.
De kostprijs van de aanmaak van de kaart en het transport zullen vanzelfsprekend door de burger gedragen worden.
80
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
2. Procedures
Er werden een viertal procedures uitgewerkt zodat de gemeenten die het wensen verschillende organisatiemogelijkheden
(en dus ook wat betreft de snelheid en de prijs) kunnen aanbieden aan hun burgers. De gemeente vult hiertoe bijlage 19
in.
De procedures onder punt b) en c) waarbij het transport geheel of gedeeltelijk gebeurt door de gemeenten, zijn evenwel
facultatief. De gemeente is zelf het beste geplaatst om te oordelen op welke wijze de burger het vlotst geholpen wordt.
a. Transport enkel uitgevoerd door Group 4
De procedure is dezelfde als deze die gebruikt wordt voor de paspoorten:
1. De gemeente krijgt een (zeer) dringend verzoek van een burger voor een identiteitskaart.
2. De gemeente vult het document “elektronische identiteitskaart – spoedprocedure” in en faxt dit door aan Group 4 vóór
15 uur (faxnummer 0800/12.228).
3. De gemeente steekt het basisdocument in een sealbag met blauwe zelfklever (te leveren door ZETES CARDS). Er
bestaat een blauwe zelfklever met het opschrift “Dringende aanvragen” en een andere met “ZEER dringende aanvragen”.
De gemeente moet naargelang het type van aanvraag de juiste zelfklever kiezen.
4. Group 4 haalt het basisdocument nog dezelfde dag op voor de zeer dringende aanvragen, en een dag later voor de
dringende aanvragen.
5. De tweede werkdag na het ophalen van de basisdocumenten levert Group 4 de elektronische identiteitskaarten en het
document met de pin-/pukcodes aan de gemeente.
6. De kostprijs van een identiteitskaart afgeleverd volgens de zeer dringende procedure is 145,61 euro zonder BTW. Met
BTW maakt dit: 145,61 euro + 30,58 euro (21% BTW) = 176,19 euro. Verkoopprijs: 177 euro.
7. De kostprijs van een identiteitskaart afgeleverd volgens de dringende procedure is 92,73 euro zonder BTW. Met BTW
maakt dit: 92,73 euro + 19,47 (21% BTW) = 112,20 euro. Verkoopprijs: 113 euro.
8. Het staat de gemeente vrij, na goedkeuring door de gemeenteraad, een gemeentetaks aan te rekenen voor de aan de
burger geleverde dienst.
b. Transport gedeeltelijk uitgevoerd door de gemeente.
1. De gemeente heeft de mogelijkheid om deel te nemen aan het transport. Ze kan het basisdocument voor de zeer
dringende aanvragen zelf aan ZETES CARDS bezorgen.
2. De gemeente ontvangt een zeer dringend verzoek voor een elektronische identiteitskaart.
81
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
3. De gemeente vult het document "spoedprocedure elektronische identiteitskaart" en faxt dit naar ZETES CARDS voor
15 uur (nummer: 02/334.22.30).
4. De gemeente levert het basisdocument af op het productieadres van ZETES CARDS vóór 16 uur (afleveringsadres:
Villalaan 13, 1601 Ruisbroek).
5. De tweede werkdag na de afgifte van het basisdocument, levert Group 4 de elektronische identiteitskaart en de pin-
/pukcodes aan de gemeente.
6. De kostprijs van een elektronische identiteitskaart, afgeleverd volgens de zeer dringende procedure, met transport door
de gemeente, is 68,40 euro + 14,36 euro (21% BTW) = 82,76 euro. Verkoopprijs: 83 euro.
7. Het staat de gemeente vrij, na goedkeuring door de gemeenteraad, een gemeentetaks aan te rekenen voor de aan de
burger geleverde dienst.
c. Transport volledig door de gemeente.
1. De gemeente heeft de mogelijkheid om het transport volledig zelf af te handelen. Ze heeft de optie om het
basisdocument voor de zeer dringende procedure af te leveren bij ZETES CARDS en de elektronische identiteitskaart en
de pin-/pukcode de volgende dag zelf op te halen.
2. De gemeente ontvangt een zeer dringend verzoek voor de elektronische identiteitskaart.
3. De gemeente vult het document "spoedprocedure elektronische identiteitskaart" in en faxt het naar ZETES CARDS
vóór 15 uur.
4. De gemeente levert het basisdocument af op het productieadres van ZETES CARDS vóór 16u. (afleveringsadres:
Villalaan 13, 1601 Ruisbroek)
5. De tweede werkdag daarop pikt de ambtenaar de identiteitskaart en de pin-/pukcode op bij ZETES CARDS.
6. De kostprijs van een elektronische identiteitskaart, afgeleverd volgens de zeer dringende procedure, met transport van
het basisdocument en de identiteitskaart door de gemeente is 44,07 euro + 9,26 euro (21% BTW) = 53,33 euro.
Verkoopprijs: 54 euro.
7. Het staat de gemeente vrij, na goedkeuring door de gemeenteraad, een gemeentetaks te rekenen aan de burger voor
de geleverde dienst.
d. Algemene bemerkingen.
1. De namen van de ambtenaren die gemachtigd zijn om de basisdocumenten aan ZETES CARDS te bezorgen en de
identiteitskaarten daar op te halen, moeten meegedeeld worden aan het Rijksregister. Het Rijksregister zal deze namen
doorgeven aan ZETES CARDS.
Omwille van de eenvoud zijn de gemachtigde ambtenaren deze die toegang hebben tot de Belpic-toepassing op de RA-
PC.
82
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
2. In geval van spoedprocedure moet de gemeente zelf de kwaliteit van de handtekening en de foto nagaan. ZETES
CARDS kijkt deze niet na. Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan deze controle. De verantwoordelijkheid
hiervoor ligt volledig bij de gemeenten.
3. De aanmaak van de kaart kan opgevolgd worden via Extranet door contact op te nemen met de Helpdesk Belpic. Om
de diensten van de Helpdesk Belpic niet teveel te belasten, wordt deze optie enkel bij strikte noodzakelijkheid gebruikt.
4. Zaterdag, zondag en feestdagen worden niet als werkdagen beschouwd.
5. De kosten voor de aanmaak van de identiteitskaarten volgens de spoedprocedure worden door de FOD Binnenlandse
Zaken teruggevorderd van de gemeenten via ambtshalve afname van hun rekening.
83
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
HOOFDSTUK IX: Uitzonderlijke procedure: Terugbetalingen en verrichtingen in geval van
gebreken aan de kaart
1. Inleiding
Om het voor de gemeenten mogelijk te maken om een beter overzicht te hebben van de verschillende mogelijkheden tot
terugbetaling, vindt u hieronder de verschillende situaties die zich kunnen voordoen, alsmede de verrichtingen die
ondernomen moeten worden.
Sinds 01/07/08 werd een nieuwe cel opgericht binnen de helpdesk. Deze is belast met alle problemen en
informatie betreffende de terugbetalingen.
Voor de aanvraag van een ticketnummer voor de terugbetaling is het nummer 02/518.21.17 u nog steeds van
dienst.
De nieuwe cel is alle werkdagen bereikbaar van 10u - 12u en van 14u – 16u.
De procedure is veranderd sinds 01/07/08. Gelieve deze grondig na te kijken. Bij het niet volgen van de
procedure, zal uw aanvraag niet behandeld worden. Er zal vanaf 01/07/08 streng opgetreden worden d.w.z. dat de
procedure zowel door de Helpdesk als door ZETES strikt zal toegepast worden.
Indien de procedure niet gevolgd werd, zal uw aanvraag tot terugbetaling gewoon terug gestuurd worden naar uw
diensten zonder behandeling.
2. Procedure die de gemeente moet volgen wanneer de kaart van een burger defect is of de chip ervan is
losgekomen
Indien een kaart defect is door een productiefout of een losgekomen chip en vastgesteld is dat de burger niet
verantwoordelijk is voor de situatie, worden de kosten die desgevallend verbonden zijn aan aanmaak van een nieuwe
kaart niet ten laste van de burger.
De eventuele kosten die verbonden zijn aan het gebruik van de spoedprocedure zullen ook niet ten koste van de burger
zijn, als hij duidelijk de noodzaak van deze procedure kan aantonen.
Een aanvraag tot terugbetaling moet altijd ingediend worden door de gemeente en vooraleer een beslissing wordt
genomen, wordt de situatie onderzocht.
2.1. Stappen die de gemeentebeambte moet ondernemen
2.1.1. Als de kaart sporen van onzorgvuldig gebruik door de burger vertoont
De gemeenteambtenaar maakt een eerste analyse en onderzoekt de kaart op onachtzaam gebruik. Is het defect te wijten
aan onzorgvuldig gebruik door de burger, dan deelt hij dit mee aan de burger en zal de spoedprocedure niet worden
terugbetaald.
In geval van nalatigheid van de burger mag geen terugbetaling aangevraagd worden.
84
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
2.1.2. Als de kaart geen sporen van onzorgvuldig gebruik door de burger vertoont, de kaart
naar Zetes of Helpdesk Belpic sturen
De gemeentebeambte moet:
Contact opnemen met de Helpdesk Belpic op het nummer 02/518.21.17 (of via e-mail
helpdesk.belpic@rrn.fgov.be)
Een ticketnummer aanvragen
De kaart opsturen voor analyse
De betrokken dienst analyseert de kaart en laat de gemeente weten welke beslissing genomen werd. Als deze beslissing
in het voordeel van de burger is, zal de spoedprocedure terugbetaald worden aan de gemeente.
2.1.2.1. Probleemkaarten voor Zetes
De non-actieve kaarten met zichtbare gebreken
De actieve kaarten met defecte of losgekomen chip
N.B.: In het geval van actieve kaarten, een ingevulde bijlage 12 aan de burger geven en hem informeren dat zijn kaart
teruggestuurd moet worden voor onderzoek.
Hoe de kaarten naar Zetes sturen?
Zoals hierboven vermeld, contact opnemen met de Helpdesk Belpic en een ticketnummer vragen;
Elke kaart in een envelop steken;
In deze envelop eveneens het correct ingevulde formulier “Analyse Identiteitskaart” steken (bijlage 26);
Op de envelop het ticketnummer en “ter attentie van Zetes” schrijven;
De envelop in een sealbag met geel etiket steken en deze aan Group 4 geven
Deze procedure moet juist nageleefd worden, anders zal de aanvraag niet behandeld worden.
2.1.2.2. Probleemkaarten voor de Helpdesk Belpic
De actieve kaarten (behalve de kaarten met losgekomen chip, die voor Zetes bestemd zijn)
NB: Een ingevulde bijlage 12 afgeven aan de burger en hem ervan op de hoogte brengen dat zijn kaart
teruggestuurd moet worden voor onderzoek.
De non-actieve kaarten die geen zichtbaar defect vertonen, maar die men bij de gemeente niet kan activeren.
Hoe de kaarten naar de Helpdesk Belpic sturen?
Zoals hierboven vermeld, contact opnemen met de Helpdesk Belpic en een ticketnummer vragen;
85
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Elke kaart in een envelop steken;
In deze envelop eveneens het correct ingevulde formulier “Analyse Identiteitskaart” steken (bijlage 26);
Op de envelop het ticketnummer en “ter attentie van de Helpdesk Belpic” schrijven;
De envelop in een sealbag met geel etiket steken en deze aan Group 4 geven
Deze procedure moet juist nageleefd worden, anders zal de aanvraag niet behandeld worden.
3. Procedure die een burger moet volgen om een klacht in te dienen bij het Rijksregister over de terugbetaling
van de bijkomende kosten voor een defecte kaart.
Een burger die zich benadeeld voelt ten gevolge van een productiefout van een elektronische kaart (zie de lijst met
productiefouten) kan een schriftelijke klacht indienen bij het Rijksregister om de terugbetaling van deze bijkomende kosten
te vragen.
Om zijn klacht in te dienen, wordt de burger verzocht om bij de gemeente een ‘formulier van terugbetaling’ in te vullen
(beschikbaar op onze website: Deel “eID” – Rubriek “Praktische info”), hij voegt er de nodige originele bewijsstukken bij en
stuurt het naar het adres vermeld op het formulier.
De burger zal van de dienst een ontvangstbewijs toegestuurd krijgen.
De analyse van de defecte kaart wordt door de bevoegde diensten uitgevoerd aan de hand van een lijst die is opgesteld
door een erkende expert.
Wanneer na de analyse blijkt dat de kaart defect is door onachtzaam gebruik van de burger zal deze een schrijven
ontvangen met de mededeling dat de kosten niet zullen worden terugbetaald.
Wanneer de burger niet verantwoordelijk wordt gesteld voor de defecte kaart zullen de bewijsstukken worden
geanalyseerd door de bevoegde diensten van de Federale Overheid Binnenlandse Zaken.
Deze analyse zal gemaakt worden op basis van een lijst met alle aanvaarde situaties en bewijsstukken.
Het resultaat van deze analyse zal de burger worden toegestuurd met de lijst van de al dan niet terugbetaalde kosten. Het
bedrag zal worden gestort op het rekeningnummer dat de burger heeft genoteerd op het formulier.
3.1. Lijst van bewijsstukken en bewijzen
3.1.1 Situaties die als ‘dringend’ kunnen worden aanvaard, dit met het oog op de recuperatie van
de betaalde kostprijs van de nieuwe eID bekomen via de spoedprocedure:
a. Wanneer de burger vaststelt dat zijn eID defect is en hij binnen een korte termijn noodzakelijk naar het buitenland
dient te vertrekken omwille van één van de volgende redenen:
1. Betrokkene heeft een reis geboekt;
2. Betrokkene heeft een hotel of overnachting(en) in het buitenland vastgelegd;
86
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
3. Betrokkene heeft een vliegtuigvlucht, een internationale treinreis of een internationale bootreis of cruisereis
geboekt
4. Betrokkene heeft een belangrijke zakenafspraak gepland in het buitenland;
5. Betrokkene dient omwille van beroepsredenen dringend naar het buitenland te gaan;
6. Betrokkene dient dringend in het buitenland aanwezig te zijn voor het volgen van onderwijs waarvoor hij is
ingeschreven;
7. Betrokkene dient dringend (een) examen(s) af te leggen aan een buitenlandse onderwijsinstelling of
universiteit waar hij is ingeschreven;
8. Betrokkene dient dringend aanwezig te zijn op een belangrijke familiegebeurtenis in het buitenland (huwelijk,
begrafenis,…);
9.Betrokkene dient dringend naar het buitenland te vertrekken om er een gezinslid of één van zijn naaste
familieleden die in nood verkeert (vb. in geval van ernstige ziekte, ongeval,...) bij te staan;
10. Betrokkene dient dringend in het buitenland een sollicitatiegesprek- of test af te leggen.
b. Wanneer een burger, die in de uitoefening van zijn beroep regelmatig gebruik maakt van zijn eID en deze
dringend nodig heeft, vaststelt dat zijn eID defect is (vb. ambtenaren, notarissen, gerechtsdeurwaarders,...).
3.1.2 Bewijsstukken die in de situaties bedoeld onder punt 3.1.1. in aanmerking worden
genomen:
A. Indien de burger vaststelt dat zijn eID defect is en hij deze op korte termijn nodig heeft om naar het buitenland te
gaan, kunnen volgende bewijsstukken voorgelegd worden:
1. Een kopie van de reisreservatie (met duidelijke vermelding van de datum van reservatie en van de
aanvangsdatum van de reis);
2. Een kopie van de hotelreservatie of van de boeking van de overnachting (met duidelijke vermelding van de
datum van reservatie en van de aanvang van het hotelverblijf of het verblijf in het logementshuis);
3. Een kopie van de reservatie van de vliegtuigvlucht, internationale trein- of bootreis of van de cruisereis (met
duidelijke vermelding van de datum van de reservatie en van de datum van de geplande vliegtuigvlucht of de
internationale trein- of bootreis of van de aanvangsdatum van de cruisereis);
4. Een kopie van een brief of een e-mail waarbij de zakenafspraak wordt vastgelegd of een uitnodiging hiervoor;
5. Een schriftelijke door de werkgever ondertekende verklaring dat de betrokken werknemer omwille van
beroepsredenen dringend in het buitenland dient aanwezig te zijn (indien betrokkene zelfstandig is, volstaat een
door betrokkene zelf ondertekende schriftelijke verklaring);
6. Een bewijs van inschrijving voor de opleiding in het buitenland, dit met vermelding van de aanvangsdatum
van de opleiding;
7. Een attest van de buitenlandse onderwijsinstelling of universiteit waaruit blijkt dat betrokkene is ingeschreven
en dat zijn aanwezigheid op de beweerde datum is vereist;
8. Een attest van de buitenlandse onderwijsinstelling of universiteit waaruit blijkt dat betrokkene is ingeschreven
+ een kopie van het examenprogramma of een schriftelijke verklaring van de desbetreffende onderwijsinstelling
of universiteit waarbij wordt bevestigd dat betrokkene op de beweerde datum in het buitenland aanwezig dient te
zijn voor het afleggen van een examen;
9. Een kopie van de uitnodiging voor de familiegebeurtenis in het buitenland (uitnodiging voor een
huwelijksfeest, rouwbrief,...). Indien dit niet kan worden voorgelegd, volstaat een schriftelijke verklaring op eer.
10. Een schriftelijke verklaring op eer van betrokkene waarin wordt gesteld dat hij dringend naar het buitenland
dient te vertrekken om een gezinslid of een naast familielid in nood bij te staan (met uitdrukkelijke vermelding van
87
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
de gezins-of familieband ten aanzien van de persoon in nood en de reden waarom de bijstand van betrokkene
dringend is vereist).
11. Een schriftelijke bevestiging van het buitenlands verblijf of van de persoon in het buitenland bij wie de
betrokken burger solliciteert. De datum van het sollicitatiegesprek moet vermeld staan.
B. Indien de burger voor de uitoefening van zijn beroep regelmatig gebruik maakt vaan zijn eID en deze dringend
nodig heeft, mag volgend bewijs gegeven worden:
Een schriftelijke verklaring op eer van de betrokkene waarin wordt verduidelijkt waarom betrokkene, in het kader
van de uitoefening van zijn beroep, dringend gebruik dient te maken zijn eID.
3.1.3. Extra kosten die in aanmerking komen om terugbetaald te worden die voortvloeien uit
een productiefout
- de kosten voor het aanmaken van een nieuwe pasfoto;
- de vervoerskosten die de burger dient te maken voor de bijkomende verplaatsingen naar de
bevolkingsdienst van zijn gemeente (dit zowel voor de ondertekening van het basisdocument, als
voor het ophalen van de eID);
- de kosten voor de aflevering van een paspoort via de spoedprocedure (indien dit sneller kan
worden afgeleverd dan een eID via de spoedprocedure) en indien dit echt noodzakelijk blijkt te zijn
(in dit geval dient de urgentie te worden verantwoord aan de hand van een bewijsstuk bepaald
onder 1.);
- In het geval van annulatie van een reis naar het buitenland, van een verblijf in het buitenland of van
een deelname aan een colloqium of een opleiding in het buitenland: het betalingsbewijs van de
reis, het verblijf in het buitenland, de inschrijving voor het colloqium of de opleiding in het buitenland
+ een document waaruit blijkt dat de betaalde kosten niet kunnen worden terugbetaald (eventueel
een schriftelijke verklaring op eer van betrokkene);
- In het geval de burger toch op reis vertrekt met enkele dagen vertraging: een kopie van het nieuwe
vliegtuigticket dat de getroffen burger dient aan te kopen + kopie van de betalingsbewijzen voor
het bijkomend luchthavenvervoer of andere extra transferten + een schriftelijke verklaring op eer
van getroffen burger waarbij precies wordt vermeld hoeveel dagen vakantie (van de geboekte
vakantieduur) betrokkene heeft gederfd + een kopie van de factuur van het reisagentschap;
- In het geval de burger wordt geweigerd tot een rijexamen omdat de chip van zijn eID defect is: een
schriftelijke verklaring van het rijexamencentrum. Hieruit moet eveneens blijken dat het betaalde
inschrijvingsgeld niet terugbetaald werd. Indien geen dergelijke verklaring van het
rijexamencentrum kan worden bekomen, volstaat een schriftelijke verklaring op eer van de
betrokken burger + een bewijs van betaling van het inschrijvingsgeld.
4. Opvolging van de aanvragen om terugbetaling door de Helpdesk Belpic: Uitleg bij de
wekelijkse/maandelijkse mails
4.1. Algemeen
Wekelijks wordt er een mail verstuurd naar de gemeente om hen op de hoogte te brengen van de status tot terugbetaling.
Maandelijks wordt er een mail verstuurd met kaartnummers die worden terugbetaald samen met dezelfde referentie. Deze
referentie is terug te vinden op de creditnota. Daarop staat een vermelding die vermeld zal worden op het uittreksel (vb
vf0-0001).
88
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
4.2. Uitleg over de wekelijkse mail.
Voorbeeld van wekelijkse mail
Aan de dienst bevolking van de gemeente: xxxxxxxxxxxxxx
Hieronder vindt u de status van de openstaande tickets ivm "aanvragen tot terugbetaling".
OLD EID: 590-0212851-59 NEW EID: 590-8049898-88 CALL: 358504
RRN: 83.04.22 317-18
Probleem: Acties:
De chip van de kaart is losgekomen. Als alle gegevens compleet zijn ( = nieuw
kaartnummer is hierboven ingevuld ) hoeven er geen
acties meer uitgevoerd te worden.
Op het einde van de maand zal de terugbetaling
doorgegeven worden aan de boekhouding.
OLD EID: 590-0571659-64 NEW EID: 590-8049934-27 CALL: 358563
RRN: 60.06.28 165-06
Probleem: Acties:
De chip van de kaart is losgekomen. Zetes wacht op de kaart. Gelieve de kaart op te sturen
volgens volgende procedure:
Kaart + formulier "Analyse EIK" in omslag steken
Ticketnummer op de omslag vermelden + "tav
ZETES"
Omslag in sealbag met gele klever steken
Dit alles opsturen via Group 4
OLD EID: 590-0689840-02 NEW EID: 590-8051657-04 CALL: 358711
RRN: 93.06.24 303-02
Probleem: Acties:
De gegevens die op de kaart staan, zijn niet correct of Gelieve de Helpdesk Belpic zo snel mogelijk in te
onvolledig. lichten. Dit kan zowel via mail als via telefoon
(02/518.21.17).
Zij wachten nog steeds op de codes om verder
analyse te kunnen uitvoeren.
OLD EID: 590-0124874-61 NEW EID: 590-8051658-05 CALL: 338483
89
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
RRN: 91.10.23 513-02
Probleem: Acties:
Er is een probleem met de handtekening op de kaart. De kaart zal niet opnieuw geproduceerd worden aan
de hand van het basisdocument in ons bezit. De kaart
is vier weken ter beschikking bij de kaartproducent.
OLD EID: 590-1504627-86 NEW EID: 590-8052016-72 CALL: 358839
RRN: 80.10.03 011-97
Probleem: Acties:
De gegevens die op de chip staan zijn niet correct. De kaart wordt kosteloos opnieuw geproduceerd.
OLD EID: 590-5778720-68 NEW EID: 590-8052098-57 CALL: 358804
RRN: 56.08.19 041-39
Probleem: Acties:
De chip van de kaart is losgekomen. Er hoeven geen acties meer uitgevoerd te worden.
De kaart zal opgestuurd worden naar de helpdesk
voor een tweede analyse.
# Tickets: ##
Indien u bijkomende informatie wenst omtrent de genomen beslissingen, kunt u contact opnemen met de helpdesk.
Gelieve steeds het ticketnummer te vermelden.
90
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Uitleg bij het voorbeeld.
Wekelijks zullen we een mail sturen met de status van de terugbetalingen.
In deze mail kan u volgende gegevens vinden:
Call number: is uniek en nodig voor iedere communicatie over het ticket met de helpdesk. Zonder ticket wordt een te
onderzoeken kaart niet behandeld.
OLD EID: is het oud kaartnummer dus van de kaart waaraan gebreken zijn.
NEW EID: is het nieuw kaartnummer. De gemeente moet dit kaartnummer doorgeven aan de helpdesk. Zoals vermeld
in de status wordt de kaart niet terugbetaald zonder deze gegevens.
Probleem: de beschrijving van het probleem die ons opgegeven werd bij de aanvraag van het ticketnummer
Acties: De acties die nog moeten genomen worden door de gemeenteambtenaar indien de helpdesk over gaat tot
terugbetaling. Zoniet krijgt de gemeenteambtnaar de reden van niet-terugbetaling.
4.3. Uitleg over de maandelijkse mail.
Voorbeeld van maandelijkse mail
Aan de dienst bevolking van de gemeente: xxxxxxxxxxxxx
Onderstaande vragen tot terugbetalingen zijn doorgestuurd naar onze financiële dienst.
Deze zullen terugbetaald worden onder referentie: Terugbetaling EID - 2008-06
OLD EID: 590-0212851-59 NEW EID: 590-8049898-88 CALL: 358504
RRN: 83.04.22 317-18
OLD EID: 590-1531313-97 NEW EID: 590-8049918-11 CALL: 358511
RRN: 85.06.20 041-22
OLD EID: 590-1508398-74 NEW EID: 590-8051964-20 CALL: 358730
RRN: 89.12.13 191-14
# Tickets: 3
91
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Indien u bijkomende informatie wenst omtrent de genomen beslissingen, kunt u contact opnemen met de helpdesk.
Gelieve steeds het ticketnummer te vermelden.
Uitleg bij het voorbeeld.
Maandelijks zullen we een mail sturen met de kaarten die zullen terugbetaald worden. Op deze mail staat een referentie
vermeld die terug te vinden zal zijn op de creditnota die u zal toegestuurd worden.
5. Opvolging van de problematiek
Iedereen kent het probleem van de chips die loskomen van de kaart. Er is immers veel sprake van geweest in de media.
Sinds het begin van het productieproces, volgt de helpdesk Belpic van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking
nauwkeurig het aantal kaarten op dat door de burger teruggestuurd werd naar de gemeente.
Hoewel het om een beperkt aantal gevallen gaat (ongeveer 0,4%) in vergelijking met het aantal geproduceerde kaarten,
blijft dit een vervelende zaak voor de burger. Als vastgesteld wordt dat de productiefout aan de oorsprong ligt van het
verlies van de chip, moet de burger niet betalen voor de vervanging van zijn kaart. Bovendien bestaat er een procedure
die het voor hem mogelijk maakt om, in geval van een productiefout, de terugbetaling te vragen van de veroorzaakte
kosten op voorlegging van de originele documenten, zoals de bestaande wetgeving bepaalt (artikel 1382 van het
Burgerlijk Wetboek).
Maar natuurlijk is voorkomen beter dan genezen. Onze diensten hebben eveneens alles in het werk gesteld om de
productiefouten op te sporen en om deze zoveel mogelijk te beperken. Op basis van een statistische analyse van de eID’s
die ons werden teruggestuurd, kunnen de productiefouten gemonitord worden en werd een “kwaliteitsbarometer”
opgesteld. Deze moet het mogelijk maken om de productieproblemen zo snel mogelijk te melden.
Als het gaat om productiefouten, zullen de burgers die hier het slachtoffer van zijn, dit gemakkelijker kunnen bewijzen
dankzij de statistische basis van de monitoring. Het gaat dus eveneens om een dienst aan de burgers die nood hebben
aan een geldig bewijs om terugbetaald te worden (bedoeld in artikel 1382 van het Burgerlijk Wetboek).
Via deze dienst aan de burger, willen wij eveneens de kaartproducent met zijn verantwoordelijkheid confronteren en op
deze manier aanzetten tot een verbetering van de kwaliteit.
De kwaliteitsbarometer activeert immers ook het systeem om de kwaliteit van de kaartproducent te beheren. In
samenwerking met de producent schatten wij de impact in en zorgen we voor een oplossing. Alles wordt bewaard in een
databank. Zo wordt voorkomen dat een probleem zich opnieuw voordoet.
92
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
WOORDENLIJST
Aanmaak van een sleutel: Wiskundig proces waarbij cijfers (sleutels) aangemaakt worden die voldoen aan wiskundige
formules, die opgelegd zijn door het gebruik van het betrokken cryptografische algoritme.
Asymmetrische cryptografie: Cryptografische methode die verschillende, asymmetrische sleutels gebruikt voor het
versleutelen en ontsleutelen. Elke gebruiker krijgt een sleutelpaar toegewezen: een openbare sleutel, die voor iedereen
toegankelijk is, en een privésleutel die enkel gekend is door de gebruiker. Een beveiligde transactie kan gebeuren indien
de openbare en de bijbehorende privésleutel overeenkomen, waardoor de ontsleuteling van de transactie mogelijk wordt.
Deze methode is eveneens gekend als “cryptografie met een sleutelpaar”. Dit in tegenstelling tot de symmetrische
cryptografie, die slechts één sleutel gebruikt.
Attest van verlies, diefstal of vernieling van de identiteitskaart: Document afgeleverd overeenkomstig artikel 6 van
het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten in geval van verlies, diefstal of vernieling van de
identiteitskaart. Dit attest dat in geen geval als identiteitskaart kan gelden, is geldig gedurende één maand en de
geldigheidsduur kan worden verlengd door het bestuur van de gemeente waar de betrokkene zijn hoofdverblijfplaats
heeft.
Authentificatie (certificaat): Technische of organisatorische procedure met als doel te verzekeren dat een element wel
degelijk voortkomt van de oorsprong die beweerd wordt. Staat aan de houder van de identiteitskaart toe om te bewijzen
dat hij wel degelijk is wie hij beweert te zijn. Voor de elektronische authentificatie moet de titularis van de elektronische
identiteitskaart deze in een geschikte lezer steken en een geheime code (pincode) invoeren die enkel hij zelf mag kennen.
Certificaat: Opname van technische en identiteitsgegevens van de titularis, getekend door de uitgever van het certificaat.
Het certificaat verbindt de identiteit en de openbare sleutel van zijn titularis op een onvervalsbare manier. Het gaat over
een elektronisch attest dat gegevens voor het verifiëren van een handtekening aan een natuurlijke of rechtspersoon
verbindt en de identiteit van die persoon bevestigt.
Certificatieautoriteit: Onafhankelijk organisme dat verantwoordelijk is voor de certificaten getekend in zijn naam en het
geheel van de infrastructuur met openbare sleutel (Public Key Infrastructure, PKI) dat het heeft opgericht. De
certificatieautoriteit verzekert inzonderheid volgende functies: het certificatiebeleid toepassen, de certificaten uitgeven en
beheren, de Lijst van Herroepen Certificaten publiceren, evenementen en informatiegegevens met de betrekking tot de
werking van de PKI bijhouden en archiveren. De certificatieautoriteit verzekert deze functies rechtstreeks of door ze te
delegeren, volledig of gedeeltelijk. In elk geval behoudt de certificatieautoriteit de verantwoordelijkheid hierover.
Cryptogram: Bericht opgesteld met een gecodeerd systeem.
Cryptografie: De handeling die gegevens omzet om de betekenis ervan te verbergen.
Elektronische identiteitskaart: Document afgegeven aan Belgen door de gemeente van de hoofdverblijfplaats, geldig
als inschrijvingscertificaat in de bevolkingsregisters. De elektronische identiteitskaart blijft maximum vijf jaar geldig vanaf
de afleveringsdatum. Deze identiteitskaart is conform het formaat ID1 en bevat een elektronische microprocessor. De
elektronische identiteitskaart legt enkel de identiteit van een persoon vast en bevat geen enkel ander elektronisch
gegeven. De identiteitskaart biedt alle garanties die vereist zijn volgens de geldige Europese normen en standaarden.
Geactiveerde kaart: Elektronische kaart waarop de certificaten op de chip (geïnitialiseerde kaart) geactiveerd werden
met de pin-/pukcodes die de betrokkene thuis heeft ontvangen.
93
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Geavanceerde handtekening: Handtekening gebonden aan de ondertekenaar, die enkel aangemaakt kan worden door
de ondertekenaar, en waarvan het verlies van de integriteit (van het ondertekende document of van de handtekening)
opgespoord kan worden.
Geïnitialiseerde kaart: Elektronische kaart waarop certificaten die te maken hebben met de burger, op de chip zijn
aangebracht. De kaart is nog niet geactiveerd.
Gekwalificeerd certificaat: Certificaat dat voldoet aan de eisen van bijlage 1 (samenstelling van en gegevens in het
certificaat) van de Europese Richtlijn en dat is afgegeven door een certificatiedienstverlener.
Geldigheid (certificaat): Periode gedurende welke een certificaat potentieel geldig is. De geldigheid wordt beëindigd
indien het certificaat wordt herroepen.
Gepersonaliseerde kaart: Elektronische kaart waarop de producent van de kaart de persoonsgegevens van de titularis
heeft afgedrukt.
Handtekening (certificaat): Cryptogram dat het mogelijk maakt om de integriteit en de oorsprong van een boodschap na
te gaan. De elektronische handtekening maakt het mogelijk voor de titularis van de elektronische identiteitskaart (waarvan
de certificaten actief zijn) om elektronisch een boodschap te ondertekenen, en zich dus akkoord te verklaren met de
inhoud hiervan.
Herroeping: Actie waarbij het gebruiksrecht van het certificaat ontnomen wordt.
Identificatie: Het vastleggen van de identiteit van de auteur van een document of een dienstverzoek. De identificatie
wordt gerealiseerd door het gebruik van een certificaat in de elektronische uitwisselingen.
Ondertekenaar: Persoon die de handtekening zet en titularis is van zijn certificaat.
Onweerlegbaarheid: Dankzij de onweerlegbaarheid kan een persoon de uitgevoerde handeling niet ontkennen.
Openbare sleutel: Sleutel om een handtekening na te kijken (of om te versleutelen). Deze sleutel zit in het certificaat en
is een openbaar informatiegegeven. Deze wiskundige sleutel wordt gebruikt om de handtekeningen te controleren die
werden aangemaakt met de bijbehorende privésleutel. Volgens het algoritme kunnen de openbare sleutels ook dienen om
berichten of bestanden te versleutelen die nadien ontsleuteld zullen worden met de bijbehorende privésleutel.
PKI (Public Key Infrastructure): Geheel van technologieën, organisaties, procedures en praktijken die de implementatie
en het beheer ondersteunt van de certificaten gebaseerd op de cryptografie met openbare sleutels. De rol van de PKI is
om te verzekeren dat de openbare sleutels wel degelijk overeenkomen met de entiteiten waarmee zij zouden moeten
overeenkomen. Een infrastructuur met openbare sleutel kan inzonderheid diensten aanbieden voor de bescherming van
de vertrouwelijkheid, de integriteit, de authentificatie en de onweerlegbaarheid.
P.K.I.-technologie: Dit is de infrastructuur rondom de R.S.A.-techniek die, inzonderheid door het gebruik van certificaten
uitgegeven door de certificatiedienstverleners, de zekerheid zal geven dat de handtekening als vertrouwenswaardig
beschouwd mag worden, door de overeenstemming te verzekeren tussen de openbare sleutel en de identiteit van de
titularis.
94
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
Privésleutel: Sleutel die geheim wordt gehouden door zijn titularis. Deze sleutel wordt gebruikt om boodschappen te
tekenen (of te ontcijferen). Deze wiskundige sleutel wordt gebruikt om een elektronische handtekening aan te maken en
om, volgens het algoritme, boodschappen of gecodeerde bestanden te ontsleutelen met de overeenkomstige openbare
sleutel.
R.S.A.-technologie: Maakt het mogelijk om op een veilige manier een handtekening te plaatsen door een co-relatie
tussen een asymmetrisch elektronisch sleutelpaar, dat bestaat uit een privésleutel enerzijds en een openbare sleutel
anderzijds.
Schorsing: Tijdelijke ongeldigheid van het gebruiksrecht van een certificaat.
Sleutel: Cijfer gebruikt met een cryptografisch algoritme (wiskundige formule).
Sleutelpaar: Een sleutelpaar is een paar bestaand uit een privésleutel (die geheim gehouden moet worden) en een
openbare sleutel. Dit is nodig voor het verrichten van versleutelingen gebaseerd op asymmetrische algoritmen.
Vernieuwing van de kaart: Operatie waarbij de nieuwe elektronische identiteitskaart wordt aangemaakt wanneer de
geldigheidsduur van de vorige kaart verstreken is of in één van de andere gevallen bepaald in artikel 5 van het koninklijk
besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten en in punt 3 van het vijfde hoofdstuk van onderhavige
Onderrichtingen.
Versleuteling, codering: Cryptografisch proces waardoor een gegeven omgezet wordt in een cryptogram. De
versleuteling wordt uitgevoerd met een transformerend algoritme en een sleutel. Het doel kan zijn om de informatie te
verhullen (gegevens vertrouwelijk houden door ze onbegrijpelijk te maken) en/of om gegevens te authentificeren.
95
Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaarten van Belg – Versie van 1 juli 2010
