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Cuerpo del Documento (Excel) Powered By Docstoc
					                                                                     PROCESO:PROVEEDURIA
                                                                   PROCEDIMIENTO: DESPACHO




1. OBJETIVO
Describir el proceso de Despacho de Civalco Ltda., con el fin de asegurar la entrega oportuna y el buen estado de los productos C



2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a partir del momento en que se ha verificado la inspección del producto y se programan las fechas de d



3. TERMINOS Y DEFINICIONES
3.1. TERMINOS
. Póliza Automática: Es una póliza global con la que cuenta la organización y que cubre los siguientes riesgos: perdida total, falt
huelga.
 . Proveedor: Organización o persona que suministra bienes o servicios.
4. DESARROLLO
El Coordinador de Importaciones y lógistica y/o el asignado por el Gestor del proyecto debe verificar que el producto ha sido inspe
El Coordinador de Importaciones y lógistica debe realizar el seguimiento de la movilización de la compra internacional y nacional y
(Fecha de llegada a Clombia, Fecha de liberación, Fecha de Recepción). e informar al Gestor del proyecto la fecha de despacho pa
el proceso de facturación.
Para las Ordenes de Compra ya sean internacionales o nacionales, el Gerente de Proveeduria y contratos o el Gerente de Contrato
con el cliente y hará el control de los proveedores y del tiempo de entrega al cliente..
Ver: Diagrama de Flujo (Pestaña Verde)

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FR-02-IN-GPY-001                Formato de Marcado Archivo del Negocio
        N.A                    Inscripción de Proveedores: "Genoma" *Registro Virtual*(Ruta Genoma:g/obra/OCP/k/Inscripción d
DOCUMENTO EXTERNO:             Ver Docuemnetos Externos - nodo: Proveediria (sección -Despacho)
MACROPROCESO                   CALIDAD
                                                                 Revisión 16
                                                                 24 de Junio de 23011
ROVEEDURIA                                                       Código
 TO: DESPACHO                                                     PR-GPY-002

                                                                 Página




oportuna y el buen estado de los productos Cumpliendo con los requisitos especificados.




n del producto y se programan las fechas de despacho hasta la entrega y la facturación.




cubre los siguientes riesgos: perdida total, faltante de entrega, Avería particular, saqueo y




to debe verificar que el producto ha sido inspeccionado.
 zación de la compra internacional y nacional y dejar registro en la plataforma genoma
al Gestor del proyecto la fecha de despacho para que este coordine junto con contabilidad

veeduria y contratos o el Gerente de Contratos de Servicios será el canal de comunicación
..




ual*(Ruta Genoma:g/obra/OCP/k/Inscripción de Proveedores)
ón -Despacho)
                                                                                                                                                                                           Revisión 16
                                                                                                                                                                                           24 de Junio de 23011
                                                                                                     PROCESO:PROVEEDURIA
                                                                                                                                                                                           Código
                                                                                                   PROCEDIMIENTO: DESPACHO
                                                                                                                                                                                            PR-GPY-002
                                                                                                                                                                                           Página


ITEM                ACTIDAD                       REFERENCIA                                                 DETALLE                                               RESPONSABLE                      FORMATO
                                                                                                                                                                                               FR-02-PR-GPY-001
                                                                                                                                                                 Gestor del proyecto/
                Recepción de                                          El Gestor del proyecto envia al coordinador de importaciones y logistica la orden de                                    Orden de compra/servicio
 1.                                                                                                                                                                Coordinador de
                documentos                                            compra y el reconocimiento del Proveedor.                                                                                 FR-03-PR-GPY-001
                                                                                                                                                               Importaciones y Logistica
                                                                                                                                                                                                  Purchase Order
       No        Es una comprar
                  Internacional?

                            SI

                                                                                                                                                                                                FR-03-PR-GPY-001
                 Notificación al                                      Se le envia al Agente de Carga Internacional la orden de compra de civalco con las           Coordinador de
 2.                                                                                                                                                                                               Purchase Order
                Agente de Carga                                       instrucciones de envio, Via correo eléctrónico                                           Importaciones y Logistica
                                                                                                                                                                                                Correo electrónico


                    LLegada del                     "Genoma"          El agente de carga internacional informara al coordinador de Importaciones y                                                     "Genoma"
                  suminsitro a la                    Arco Iris        logistica sobre la llegada del suministro a sus bodegas, emite el Warehouse y lo                                              Registro virtual
                 agencia de carga                                                                                                                                  Coordinador de          (Registro de llegada de suministro a
 3.                                               (Ruta genoma:       envia via correo electronico, con esta fecha el coordinador de importaciones y
                   internacional                                                                                                                               Importaciones y Logistica   la Agencia de carga -internacional -
                                                g/obra/Recepción/     logistica registra en la plataforma genoma en la casilla de "recepcion" la fecha real                                 Ruta genoma: g/obra/Recepción/
                                                Registrar proceso)    de despacho del proveedor.                                                                                                    Registrar proceso)


                                                    "Genoma"
                                                     Arco Iris        El coordinador de importaciones y logistica Confirma el modo de despacho via correo                                                "Genoma"
                                                  (Ruta genoma:       electrónico al agente de carga internacional, ya sea para transporte Aereo o                                                    Registro virtual
                  Seguimiento a
                                                    g/obra/ocp/       maritimo. Este a su vez informara al coordinador de importaciones y logistica la             Coordinador de          (Registro Seguimiento a transporte -
 4.                 transporte
                  Internacional                    Trazabilidad x     llegada de los equipos a territorio aduanero nacional. La fecha de llegada a             Importaciones y Logistica        Ruta genoma: g/obra/ocp/
                                                                                                                                                                                           Trazabilidad x proceso/Casilla "Fecha
                                                  proceso/Casilla     Colombia, sera registrada en la seccion de orden de compra de la plataforma
                                                                                                                                                                                                     llegada Colombia")
                                                  "Fecha llegada      Genoma, en la casilla "Fecha de llegada Colombia"
                                                    Colombia")
                                                                      El coordinador de importaciones y logistica envia la Factura, descripción en español y
            Envío de documentación a la        DOCUMENTO EXTERNO
            sociedad de intermediación                                la Clasificación arancelaria al agente de aduanas via correo electronico, ademas             Coordinador de
 5.                                              (Nodo: Proveeduria
                     aduanera
                                                 Sección Despacho)    realiza la solicitud de pago de impuestos de nacionalizacion al departamento de          Importaciones y Logistica
                                                                      Tesoreria.


                                                   IN-GPY 001         En la carpeta del negocio se archiva la Factura de Agencia de Carga, warehouse o
                                                                                                                                                                   Coordinador de
 6.          Archivo de Información            Instructivo de control recibo de bodega, factura de Agencia de aduanas, Declaración de Importación,
                                                                                                                                                               Importaciones y Logistica
                                                de documentos en Factura comercial del proveedor.
                                                     proyectos

                    Es un Envio           No
                     Urgente?


                           SI

                                                                                                                                                                                                  "Genoma"
              Selección del courier
                                                                                                                                                                                             *Registro Virtual*
                                                  PR-GPY-001                                                                                                       Coordinador de         Inscripción de Proveedores
 7.                                                                   Aplica para equipos que tienen un valor menor o igual a US$2,000 y 50 Kg
                                                    compras                                                                                                    Importaciones y Logistica        (Ruta Genoma:
                                                                                                                                                                                         g/obra/OCP/k/Inscripción de
                                                                                                                                                                                                 Proveedores)
                                                                                              PROCESO:PROVEEDURIA
                                                                                            PROCEDIMIENTO: DESPACHO
                                                                                                                                                                                      Página


ITEM              ACTIDAD                REFERENCIA                                                  DETALLE                                                 RESPONSABLE                       FORMATO

                                                               Se realiza seguimiento al transporte y envía un correo electrónico con la solicitud de
            Ingreso de los equipos
                                                               pago de impuestos al gerente administrativo y grupo de apoyo de contabilidad con             Coordinador de
 8.          al territorio aduanero
                    Nacional y                                 copia a subgerencia. Tambien es responsable de notificar las instrucciones de            Importaciones y Logistica
                                                               entrega al courier.
                                          IN-GPY 001
                                      Instructivo de control
            Archivo de información                           Se archiva en la carpeta del negocio la Guia aerea, factura de transporte                      Coordinador de
 9.                                    de documentos en
                  del courier                                internacional y la factura de impuesto nacionales.                                         Importaciones y Logistica
                                            proyectos

                                                               El coordinador de Importaciones y logistica o el asignado por él. Recibe los equipos.
                                          IN-GPY 001           Debe verificar que le entreguen: La guia Aerea, el Packing List (Opcional) si es una                                      FR-02-PR-GPY-001
                                      Instructivo de control   compra Internacional o la Remision si es una compra Nacional , La orden de compra            Coordinador de              Orden de compra/servicio
10.           recibo de Equipos
                                       de documentos en        ya sea internacional o nacional, La Factura comercial, el DI (declaración de             Importaciones y Logistica         FR-03-PR-GPY-001
                                            proyectos          Importación si aplica) y el certificado de procedencia (si se requiere) y/o calidad si                                       Purchase Order
                                                               aplica)

                       1


                      1

                                                               El coordinador de importaciones y logistica realiza la Inspección de la mercancia
                                                                                                                                                              Coordinador de             FR-02-PR-GPY-001
                                                               verificando lo fisico vs los documentos. Si la mercancia es muy especializada se
                                                                                                                                                         Importaciones y Logistica      Orden de compra/servicio
11.         Registro la Inspección                             apoya en el gestor del proyecto. Esta actividad se evidencia dejando registro de la
                                                                                                                                                        o el asignado por el Gestor       FR-03-PR-GPY-001
                                                               inspección en la orden de compra con la respectiva firma, fecha y nombre de la
                                                                                                                                                                del proyecto.               Purchase Order
                                                               persona que realizo la actividad

                                                               Se toman fotografias de los equipos para dejar evidencia del estado de recepción,
                                                                                                                                                            Coordinador de
                  Evidencia                                    esta información es enviada por correo electronico al gerente de proveeduria y
12.            fotografica de la                                                                                                                        Importaciones y Logistica              Fotografías
                                                               contratos quien tiene la responsabilidad de enviarla al cliente si esto es requerido por
                                                                                                                                                          o el asignado por el.
                                                               el. Posteriormente se le comunica al Gestor del proyecto el estado de la misma.

       SI
               Estan Conformes
                 los equipos?


                           No

                                         PR-GGC-005
                                                          Entregar la información pertinente (Fotos, ordenes de compra del cliente, ordenes de
               Producto No             Procedimiento para                                                                                          Coordinador de
13.                                                       compra al proveedor y el packing list) para la entrada al procedimiento de producto
                conforme                 el producto no                                                                                        Importaciones y Logistica
                                                          no conforme.
                                            conforme

                                                                                                                                                             Coordinador de
                                         PR-GGC-005
                                                                                                                                                        Importaciones y Logistica /
              Liberación de los        Procedimiento para
 14               equipos                                 Se realiza conforme a lo establecido en el procedimiento de producto no conforme                gestor del proyecto /
                                         el producto no
                                                                                                                                                        gerente de proveedurias y
                                            conforme
                                                                                                                                                                proyectos

                                                               se verifica que los equipos hayan sido inspeccionados (Esta actividad se evidencia en                                      FR-02-PR-GPY-001
            Coordina de entrega                                                                                                                           Gestor del proyecto/
                                                               el campo de Inspección en los formatos : orden de compra/Servicio y Purchase                                             Orden de compra/servicio
15.            de los equipos                                                                                                                               Coordinador de
                                                               Order) y se procede al envio siguiendo las instrucciones establecidas en la orden de                                      FR-03-PR-GPY-001
                                                                                                                                                        Importaciones y Logistica
                                                               compra del cliente.                                                                                                          Purchase Order
                                                                                           PROCESO:PROVEEDURIA
                                                                                         PROCEDIMIENTO: DESPACHO
                                                                                                                                                                                 Página


ITEM             ACTIDAD            REFERENCIA                                                    DETALLE                                               RESPONSABLE                       FORMATO
                                      "Genoma"
                                       Arco Iris
                                  (REMISIÓN: Ruta
                                 genoma:g/obra/remi                                                                                                                                 FR-01-PR-GPY-002
                                                             El coordinador de importaciones y logistica envia la documentacion correspondinete
                                     sión/registrar                                                                                                                                        Remisión
                Embalaje y                                   al despacho (de forma virtual) al gerente de proveedurias y contratos quien es el
                                   proceso/agregar                                                                                                                                        "Genoma"
             preparacion de la                               responsable de informar al cliente. los documentos de despacho son los siguientes
                                      cabecera de                                                                                                       Coordinador de               *Registro Virtual*
16.         documentación para                               (según aplique): manual de instalación y operación, certificación de origen,
                 el cliente          Documento),                                                                                                    Importaciones y Logistica     (Check Box: Ruta genoma:
                                                             declaración de importación (SIN VALORES), y la remisión, (cuando se este
                                 (CHECK BOX: Ruta                                                                                                                                      g/obra/Remisión/
                                                             generando la remision, se debe marcar el icono check box para las ordenes que
                                        genoma:                                                                                                                                  Trazabilidad Proceso/ Casilla
                                                             afecten los indicadores de gestion de calidad).
                                   g/obra/Remisión/                                                                                                                                 "Indicador Despacho")
                                 Trazabilidad Proceso/
                                   Casilla "Indicador
                                      Despacho")
                                     PR-GPY-001
                                      COMPRAS
             Procedimiento              (Inscripción de      Para la selección del transportador y emisión de orden de compra se debe seguir el         Coordinador de              FR-02-PR-GPY-001
17.                               Proveedores: "Genoma"
              de compras                                     procedimiento de compras y realizar la orden de servicio para el transportador         Importaciones y Logistica      Orden de compra/servicio
                                   *Registro Virtual* Ruta
                                 Genoma:g/obra/OCP/k/Ins
                                  cripción de Proveedores)

                                     PR-GPY-001              Se informa por medio de un correo electrónico a la aseguradora la movilización de
                                       COMPRAS               los equipos para que esta la incluya dentro de la poliza automatica de transporte,
        Coordinar el proveedor        (Inscripción de                                                                                                                               FR-02-PR-GPY-001
                                                             esto aplica para despachos fuera de bogotá. En caso que la mercancia sea pequeña           Coordinador de
18.         de transporte         Proveedores: "Genoma"                                                                                                                            Orden de compra/servicio
                                                             (aproximadamente menor a los 50 Kg., y metro cúbico (m3).), no se requiere la          Importaciones y Logistica
                                   *Registro Virtual* Ruta                                                                                                                          Correo electrónico
                                 Genoma:g/obra/OCP/k/Ins
                                                             poliza automatica ya que se reemplaza por la guia que utiliza un proveedor de
                                  cripción de Proveedores)   envios urgentes como Servientrega, inter rapidisimo entre otras.


                     2



                     2



       No       Retrazos en
                la entrega?

                          Si

                                                             cuando hay un retrazo en el transpòrte de los equipos se informa al gestor del              Coordinador de
                Informar al
19.               cliente                                    proyecto y al gerente de proveedurías y contratos quien debe informar al cliente el    Importaciones y Logistica      Comunicación al cliente
                                                             motivo del retrazo y dejar registro de las comunicacion                                 y/o Gestor del proyecto

                                                             Al transportador de los quipos se le entregara la remision y copia de el DI Se debe
                                                             diligenciar el campo de firma y sello por parte del cliente como evidencia de la
                                                                                                                                                         Coordinador de
                                                             entrega a satisfaccion.
               Entrega de los                                                                                                                       Importaciones y Logistica       FR-01-PR-GPY-002
20.                                                          En el caso que sean equipos que hayan sido enviados en modalidad urgente quedara
                  equipos                                                                                                                           y/o el Gestor del proyecto           Remisión
                                                             adjunto a la remisión la guia de transporte y/o Remesa de empresas paqueteras, la
                                                                                                                                                       o el asignado por él
                                                             cual reemplaza la firma del recibido por el cliente. Archiva en la carpeta del negocio
                                                             la remisión firmada y sellada
                                                                                   PROCESO:PROVEEDURIA
                                                                                 PROCEDIMIENTO: DESPACHO
                                                                                                                                                                         Página


ITEM        ACTIDAD            REFERENCIA                                                 DETALLE                                               RESPONSABLE                       FORMATO

                                                                                                                                                                            FR-02-IN-GPY-001
                                                                                                                                                                             Formato de Marcado
                                   "Genoma"          Una vez completada la operacion de envio, el gestor del proyecto diligencia la casilla
                                                                                                                                                                             Archivo del Negocio
                                    Arco Iris        correspondiente a la fecha de entrega en el formato de marcado archivo del negocio.
                                                                                                                                            Gerente de proveeduria y              "Genoma"
                                (Ruta genoma:        (Carpeta verde o AZ) y coordina junto con contabilidad el envío de la factura de
                                                                                                                                              Contratos/ Gestor del            Registro virtual
21.    Cierre del despacho   g/obra/remisión/traz    acuerdo a lo acordado con el cliente. El gerente de proveeduria y contratos
                                                                                                                                            proyecto/ Coordinador de      (Fecha Entrega al Cliente:
                             abilidad por proceso/   diligencia la fecha de entrega al cliente en la seccion orden de compra en la
                                                                                                                                            Importaciones y lógistica.    Ruta genoma: g/obra/ocp/
                              Fecha de entrega al    casilla"fecha de entrega a Cliente". El coordinador de Importaciones y lógistica
                                                                                                                                                                                 Trazabilidad x
                                     cliente         registra en genoma la fecha de entrega al cliente.
                                                                                                                                                                            proceso/Casilla "Fecha
                                                                                                                                                                              llegada Colombia")



              FIN

				
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posted:12/13/2011
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