Show 1 Name: Show 2 Name: Show 3 Name: Show 4 Name: Show 5 Name: Show 6 Name: Show 7 Name:
Show name AAAA BBBB CCCC DDDD EEEE FFFF GGGG
Show date Put first show date here
Show city Put first show city here
Booth number(s) Put first booth number here
Booth size(s) Put first booth size here
Website
Trade Show Costs Notes Acct# Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance
Booth space About 1/3 entire budget usually. $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Exhibit-related costs
Pro-rated for each show use, or expense at
Exhibit use at show major show. Add show-specific graphics. $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Exhibit storage (per show) $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Subtotal: $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Promotions
Pre-Show Promo Printing, postage, mail house, list rental $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Ads, press kits, sponsorships, giveaways, at-
At-Show Promo show events, or professional talent at show $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Post-Show Promo Follow-up and lead fulfillment $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Reinvest 1 to 3% of show budget to prove and
Measurement of ROI & ROO improve $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Subtotal: $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
At-Show Services
Freight Exhibit, product, literature, giveaways $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Cost to bring the exhibit and crates from
Drayage storage into the hall and back. $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Electric Lights, computers, refrigerators, installation. $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Internet connection, computers, monitors,
AV & Technology at show flatscreen rental? $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Show I&D Supervision, labor, rigging, forklifts $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Carpet or flooring Rental or purchase cost prorated per show $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Booth cleaning Cleaning exhibit, carpet, trash removal. $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Card readers Machine rental, forms $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Floral Mum's the word $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Furniture rental $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Security $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Subtotal: $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Staffer Costs
Travel $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Hotel $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Meals $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Booth Staffer Attire Have an extra set or wash every day. $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Taxi, ground transport, parking Sometimes limos cost less for a group $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Staffer show registration Some shows require registration for staffers $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Training Trained booth staffers pull in more leads $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Subtotal: $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Miscellaneous
Total $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Calculate Your ROI Per Show Enter in data in blue cells only
Calculated cells in green
Enter Data in the following 8 lines if you know your closure rate, but not show sales
Leads enter data 0 0 0 0 0 0 0
Cost per lead calculated - - - - - - -
Closure rate enter data 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Number of Sales calculated 0 0 0 0 0 0 0
Average Sale enter data $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
ROI calculated - to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1
Estimated Sales calculated $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
% of all Trade Show Generated Sales calculated - - - - - - -
Enter Data in the following 5 lines if you know each show's sales, but not closure rate
Leads enter data 0 0 0 0 0 0 0
Cost per lead calculated - - - - - - -
Known Show Sales enter data $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
ROI calculated - to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1
% of all Trade Show Generated Sales calculated - - - - - - -
Show 8 Name: Show 9 Name: Show 10 Name: Show 10 Name:
HHHH IIII JJJJ KKKK All Show Totals
Recalculate equations if you add shows
Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance Plan Actual Variance
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0 $ - $ -
Recalculate equations if you add shows
0 0 0 0 0
- - - - -
0% 0% 0% 0% -
0 0 0 0 0
$ - $ - $ - $ - -
- to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1
$ - $ - $ - $ - $0
- - - - -
0 0 0 0 0
- - - - -
$0 $0 $0 $0 $0
- to 1 - to 1 - to 1 - to 1 - to 1
- - - - -