BAB II
PELAKSANAAN PKL
2.1 Aktivitas Kerja
Kegiatan penulis selama praktek kerja lapangan, ada yang bersifat
rutin dan ada pula yang bersifat insidential.
Kegiatan rutin adalah kegiatan yang sudah dijadwalkan dan harus
dilakukan dalam jangka waktu yang tetap. Sementara, kegiatan insidential
adalah kegiatan yang tidak dilakukan setiap hari dan hanya dilakukan bila
diadakan event atau untuk urusan tertentu.
2.1.1 Jadwal Kegiatan Selama PKL
Tabel 2.1
Jadwal Kegiatan Selama PKL
No. Tanggal Hari Kegiatan Sifat
1 4 Juli 2008 Jum'at Pengenalan hotel Insidential
Orientasi hotel Insidential
Reservasi manual Rutin
2 5 Juli 2008 Sabtu Melakukan Reservasi online Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Mengirimkan fax Rutin
Menerima telepon Rutin
3 7 Juli 2008 Senin Merapikan dokumen tertulis Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
34
35
4 8 Juli 2008 Selasa Merapikan dokumen tertulis Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
5 9 Juli 2008 Rabu Merapikan dokumen tertulis Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat desain brosur untuk Insidential
merdeka package
Mengikuti photo taking untuk Insidential
pembuatan newsletter
6 10 Juli 2008 Kamis Merapihkan monthly report Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat tanda terima untuk Insidential
complimentary voucher
Memberitahu penggunaan jenis Insidential
ruangan untuk morning briefing
kepada seluruh kepala divisi via
telepon.
Membuat desain merdeka Insidential
package
7 11 Juli 2008 Jum'at Memberitahu penggunaan jenis Insidential
ruangan untuk morning briefing
kepada seluruh kepala divisi via
telepon. Rutin
Menerima telepon Rutin
Fotokopi dokumen Insidential
Merevisi desain brosur merdeka Insidential
package
36
Membuat desain brosur lain Insidential
untuk pilihan merdeka package
Mengikuti photo taking untuk Rutin
pembuatan newsletter
Merapikan dokumen tertulis Rutin
8 12 Juli 2008 Sabtu Mengikuti kegiatan olahraga Rutin
pagi
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merevisi desain brosur merdeka Insidential
package
Merapihkan data promosi di Insidential
media
Merapikan dokumen tertulis Rutin
9 14 Juli 2008 Senin Membuat template internal Insidential
newsletter dengan judul MACA!
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Melakukan Photo Taking untuk Insidential
area hotel untuk keperluan desin
newsletter
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Memfax surat Insidential
10 15 Juli 2008 Selasa Merevisi desain brosur merdeka Insidential
package
Fotokopi dokumen Rutin
Merevisi desain template Insidential
MACA!
Membuat minutes meeting Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
37
11 16 Juli 2008 Rabu Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat complimentary form Insidential
Mengikuti trainee gathering. Insidential
12 17 Juli 2008 Kamis Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat tanda terima untuk Insidential
complimentary voucher.
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Mengikuti photo taking Insidential
13 18 Juli 2008 Jum'at Membuat minutes Dept Head Rutin
Meeting
Membuat minutes meeting Rutin
Mengirimkan minutes dept head Rutin
kepada semua dept head via
email.
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
14 19 Juli 2008 Sabtu Mengikuti kegiatan olahraga Rutin
pagi
Membuat weekly report Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
15 22 Juli 2008 Selasa Membuat minutes meeting Rutin
Mengirimkan DRR via email Rutin
38
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
16 23 Juli 2008 Rabu Membuat minutes meeting Rutin
Mengirimkan DRR via email Rutin
Menerima telepon Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Membuat congratulations card Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
17 24 Juli 2008 Kamis Membuat minutes meeting Rutin
Mengirimkan DRR via email Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merevisi congratulations card Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
18 25 Juli 2008 Jum'at Membuat minutes meeting Rutin
Membuat weekly report Rutin
Menerima telepon Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Merevisi congratulations card Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
19 26 Juli 2008 Sabtu Merevisi congratulations card Insidential
Mengirimkan congratulations Insidential
card
Menerima telepon Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Merevisi weekly report Rutin
Mengirimkan weekly report Rutin
Rutin
Merapikan dokumen tertulis
39
20 31 Juli 2008 Kamis Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Mengirimkan DRR via email Rutin
Merevisi desain iklan promosi Insidential
untuk bandung map
Merapikan dokumen tertulis Rutin
21 1 Agustus 2008 Jum'at Mengirimkan DRR via email Rutin
Membuat minutes dept head Rutin
meeting
Membuat weekly report Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Mengirimkan minutes dept head Rutin
kepada semua dept head via
email.
Rutin
Merapikan dokumen tertulis
Insidential
Membuat complimentary
voucher
22 2 Agustus 2008 Sabtu Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Mengirimkan weekly report Rutin
Membuat tanda terima untuk Insidential
complimentary voucher
Mengirimkan fax tanda terima Insidential
voucher
23 4 Agustus 2008 Senin Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
40
Merapikan dokumen tertulis Rutin
24 5 Agustus 2008 Selasa Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat desain untuk Insidential
congratulations card Rutin
Merapikan dokumen tertulis
25 6 Agustus 2008 Rabu Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat desain untuk pilihan Insidential
congratulations card
Merapikan dokumen tertulis Rutin
26 7 Agustus 2008 Kamis Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merevisi desain congratulations Insidential
card
Merapikan dokumen tertulis Rutin
27 8 Agustus 2008 Jum'at Membuat weekly report Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Mengirimkan Congratulations Insidential
card via email
Merapikan dokumen tertulis Rutin
28 9 Agustus 2008 Sabtu Melakukan Photo taking Insidential
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
41
Merapihkan monthly report Rutin
29 11 Agustus Senin Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat desain FB voucher Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
30 12 Agustus Selasa Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Memberitahu penggunaan jenis Insidential
ruangan untuk morning briefing
kepada seluruh kepala divisi via
telepon.
Merevisi desain FB voucher Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
31 13 Agustus Rabu Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan data di komputer Insidential
Merevisi akhir desain FB vocher Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
32 14 Agustus Kamis Membuat minutes meeting Rutin
2008 Membuat proposal untuk Grand Insidential
Opening
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan data di komputer Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Rutin
Membuat weekly report
42
33 15 Agustus Jum'at Membuat desain welcome note Insidential
2008 Membuat minutes dept head Rutin
meeting
Mengirimkan minutes dept head Rutin
kepada semua dept head via
email.
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat weekly report Rutin
Rutin
Merapikan dokumen tertulis
34 16 Agustus Sabtu Membuat teks-teks untuk Insidentil
2008 upacara bendera
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
35 19 Agustus Selasa Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Menggantikan tugas sekretaris Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
36 20 Agustus Rabu Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menggantikan tugas sekretaris Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Membuat serah terima package Insidential
gift di bagian FO untuk
ramadhan package
37 21 Agustus Kamis Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
43
Menerima telepon Rutin
Menggantikan tugas sekretaris Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
38 22 Agustus Jum'at Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat weekly report Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
39 23 Agustus Sabtu Men-scan desain ruang spa yg Insidential
2008 baru
Merevisi weekly report Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Cleaning day Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
40 25 Agustus Senin Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Memasukan nama dan email ke Insidential
dalam contact list email
Merapikan dokumen tertulis Rutin
41 26 Agustus Selasa Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat desain untuk Insidential
congratulations card
Merapikan dokumen tertulis Rutin
42 29 Agustus Jum'at Memberitahu penggunaan jenis Insidential
2008 ruangan untuk morning briefing
44
kepada seluruh kepala divisi via
telepon.
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat minutes meeting Rutin
Membuat weekly report Rutin
Merevisi desain kartu ramadhan Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
43 30 Agustus Sabtu Menggantikan tugas sekretaris Insidential
2008 Mengikuti general staff meeting Insidential
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
44 1 September Senin Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
45 3 September Rabu Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
46 5 September Jum'at Membuat minutes dept head Rutin
2008 meeting
Membuat minutes meeting Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat weekly report Rutin
Mengirimkan weekly report Rutin
Rutin
Merapikan dokumen tertulis
45
47 8 September Senin Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
48 10 September Rabu Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Merapihkan monthly report Rutin
49 12 September Jum'at Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Membuat complimentary Insidential
voucher Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat weekly report Rutin
Merapikan dokumen tertulis
50 13 September Sabtu Membuat desain kartu ramadhan Insidential
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Membuat label identitas Arion Insidential
Swiss-Belhotel pada kotak kue
Membuat tanda terima untuk Insidential
complimentary voucher
51 6 Oktober 2008 Senin Merapihkan dokumen tertulis Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Membuat complimentary Insidential
voucher
46
Mengikuti festive meeting Insidential
Membuat notulen festive Insidential
meeting Rutin
Merapikan dokumen tertulis
52 7 Oktober 2008 Selasa Membuat notulen festive Insidential
meeting
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
53 8 Oktober 2008 Rabu Merevisi akhir notulen festive Insidential
meeting
Membuat monthly report divisi Rutin
public relations
Membuat tanda terima Rutin
complimentary voucher
Menerima telepon Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Merevisi budget planning Insidential
Insidential
Merevisi action plan
Rutin
Merapikan dokumen tertulis
54 9 Oktober 2008 Kamis Membuat desain untuk Insidential
congratulations card dan
condolence card
Menerima telepon Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Membuat desain FB Promotion Insidential
55 10 Oktober Jum'at Membuat minutes dept head Rutin
2008 meeting
Membuat minutes meeting Rutin
47
Merapihkan monthly report Rutin
Membuat weekly report Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
56 11 Oktober Sabtu Menyusun monthly report Rutin
2008 Fotokopi dokumen Insidential
Menerima telepon Rutin
Merevisi budget planning Insidential
Merapikan dokumen tertulis Rutin
57 13 Oktober Senin Mengirimkan DRR via email Rutin
2008 Membuat minutes meeting Rutin
Membuat desain untuk Insidential
congratulations card
Fotokopi dokumen Rutin
Memberi komentar atas desain Insidential
newsletter terbaru
Merapikan dokumen tertulis Rutin
58 15 Oktober Rabu Membuat minutes meeting Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
59 17 Oktober Jum'at Membuat weekly report Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Menerima telepon Rutin
Merapikan dokumen tertulis Rutin
60 18 Oktober Sabtu Mengirimkan weekly report Rutin
2008 Fotokopi dokumen Rutin
Memberitahu penggunaan jenis Insidential
48
ruangan untuk morning briefing
kepada seluruh kepala divisi via
telepon.
Merapikan dokumen tertulis Rutin
61 20 Oktober Senin Photo Taking manajemen Arion Insidential
2008 bersama menteri Sosial dan
Ketenagakerjaan Belanda : Mr.
JHP Donner
Merapikan dokumen tertulis Rutin
Menerima telepon Rutin
Fotokopi dokumen Rutin
Membuat minutes meeting Rutin
Membuat desain tempat untuk Insidential
peletakan kartu MIWA
Sumber : Catatan (dokumentasi) penulis selama PKL
2.1.2 Deskripsi Kegiatan Rutin
Membuat Reservasi manual & online
Pada awal masa PKL, penulis ditempatkan di bagian Front
Office khususnya bagian reservation selama dua hari. Bagian
itu adalah salah satu bagian dari hotel yang bertugas menerima
booking-an kamar. Proses ini disebut reservasi.
Reservasi pada awalnya dilakukan secara manual, yaitu dengan
mencatatnya di lembar reservation form. Tujuannya sebagai
catatan tertulis (arsip).
Kemudian, catatan itu dipindahkan ke dalam sistem komputer
perhotelan (system power pro) agar pihak lain yang menerima
49
reservasi (bagian sales atau front desk) mengetahui jumlah
kamar tersisa yang bisa terjual. Kegiatan ini disebut kegiatan
reservasi online.
Merapikan dokumen tertulis
Posisi staff Public Relations di Arion Swiss-Belhotel Bandung
juga sekaligus merangkap sekretaris. Maka dari itu, salah satu
tugas rutin sehari-hari adalah menerima surat masuk dan
mengatur surat keluar. Surat-surat tersebut dibedakan menurut
klasifikasinya dan diletakkan dalam odner berbeda. Adapun
dokumen lainnya berupa majalah. Majalah-majalah tersebut
dikondisikan untuk dibagikan sesuai dengan kebutuhan.
Fotokopi dokumen
Salah satu fungsi Public Relations adalah mengatur jalannya
komunikasi. Karena itu, bila ada surat masuk, selalu dilaporkan
dahulu ke General Manager. General Manager meneruskan ke
divisi yang bersangkutan. Terkadang satu dokumen bisa
ditujukan untuk banyak divisi, karena itu, dokumen tersebut
difotokopi dan dibagikan melalui pigeon hole. Sementara,
dokumen asli disimpan sebagai arsip.
Menerima dan mengirimkan fax
Ketika berada di bagian reservasi, penulis diajarkan tentang
cara menggunakan fax. Bagian reservasi adalah bagian yang
paling banyak menerima fax. Selama penulis berada di bagian
50
sekretaris dan public relations, fax digunakan sebagai penerima
surat masuk atau penawaran dan juga untuk mengirimkan surat
keluar yang harus dikirim secara cepat.
Penggunaan telepon
Sebagai pusat/sumber informasi, public relations selalu
menerima laporan bila terjadi segala sesuatu yang berhubungan
dengan perusahaan. Cara cepat untuk menyalurkan informasi
adalah melalui telepon. Karena itu, Public Relations erat sekali
kaitannya dengan penggunaan telepon sebagai alat komunikasi.
Ada tata cara yang khusus diberlakukan oleh perusahaan untuk
semua karyawan yang mengangkat telepon. Format yang
diberlakukan digunakan dengan bahasa Inggris, mengingat
bahwa Arion Swiss-Belhotel adalah hotel berbintang empat
dengan standar internasional.
Format tata cara ketika karyawan mengangkat telepon adalah:
- Salam Pembuka. (Good morning/afternoon/night)
- Divisi/Nama
- May I help you?
Membuat dan mengirimkan minutes meeting
Minutes meeting adalah notulen yang dibuat mengenai kegiatan
morning briefing yang biasanya diadakan setiap pagi (kecuali
hari Sabtu) dan dihadiri oleh semua kepala bagian atau yang
mewakilinya bila kepala bagian berhalangan.
51
Kegiatan ini dilakukan untuk membahas semua kejadian dan
masalah yang terjadi di hari sebelumnya. Setelah dibuat,
minutes meeting disebarkan kepada semua kepala bagian atau
orang-orang yang menghadirinya melalui email.
Membuat dan mengirimkan dept head minutes meeting
Dept Head minute meeting adalah notulen rapat yang dilakukan
oleh semua kepala bagian yang biasanya diadakan setiap hari
Jumat selama dua minggu sekali. Rapat kepala bagian biasanya
membahas secara umum tentang rencana kerja dan rapat ini
tidak bisa diwakilkan. Dept head minutes meeting dibagikan
kepada semua kepala bagian melalui email.
Membuat dan mengirmkan weekly report
Weekly report adalah penyatuan dari laporan-laporan yang
dibuat oleh setiap kepala bagian mengenai segala sesuatu yang
terjadi yang berhubungan dengan perusahaan selama seminggu.
Weekly report selalu dikumpulkan kepada bagian Sekretaris
dan Public Relations paling lama pada hari Jumat agar dapat
disatukan dalam suatu format laporan mingguan utama.
Weekly report ini dikirimkan kepada General Manager, pihak
owner dan pihak manajemen Swiss-Belhotel agar mereka dapat
mengetahui dan memantau perkembangan hotel, jumlah aliran
uang (budget & revenue), dan juga termasuk kegiatan-kegiatan
apa saja yang terjadi di dalam hotel selama sepekan.
52
Mengirimkan DRR
DRR adalah singkatan dari daily revenue report. DRR dibuat
setiap hari oleh tim accounting dan dikirimkan kepada General
Manager, pihak owner dan pihak manajemen Swiss-Belhotel
untuk mengetahui revenue yang didapat perharinya.
2.1.3 Deskripsi Kegiatan Insidentil
Pengenalan hotel
Pengenalan hotel adalah penjelasan mengenai keadaan hotel
secara umum dan juga penjelasan tentang pihak owner dan
pihak manajemen, arus kepemimpinan dari HRD manager.
Dalam pengenalan hotel juga dibagikan tata tertib kepada
mahasiswa magang agar dapat mengetahui dan mengikuti
peraturan perusahaan selama melaksanakan kerja praktek.
Orientasi hotel
Orientasi hotel adalah kegiatan mengelilingi seluruh tempat di
hotel dan pengenalan secara langsung oleh asisten HRD kepada
semua bagian. Kegiatan ini ditujukan agar setiap trainee baru
mengetahui segala tempat yang ada di hotel.
Photo Taking
Kegiatan photo taking adalah kegiatan mengambil gambar-
gambar tentang bagian hotel yang diperlukan. Contohnya pada
kerusakan properti hotel, keperluan promosi, dan lain-lain.
53
Biasanya untuk keperluan newsletter, hotel menyewa tim
fotografer dan desain yang profesional. Staff Public Relations
hanya memandu dan memberikan informasi tentang hal-hal
yang dibutuhkan dan menyiapkan segala keperluan dari hotel.
Membuat desain-desain gambar
Public relations harus mahir dalam membuat desain-desain
gambar elektronik. Hal ini sesuai dengan kemajuan teknologi
yang memudahkan pengiriman kartu-kartu ucapan hanya
melalui email karena dianggap hemat biaya dan waktu.
Beberapa desain yang telah penulis buat diantaranya desain
promosi FB, welcome note, kartu ucapan selamat, kartu ucapan
turut berduka cita dan juga promosi untuk iklan dan brosur.
Complimentary form
Complimentary form adalah pengajuan untuk mendapatkan
complimentary voucher yang biasanya merupakan voucher
gratis menginap di kamar deluxe Arion Swiss-Belhotel.
Complimentary voucher dibuat oleh bagian EDP perusahaan.
Tanda terima complimentary voucher
Untuk mengetahui bahwa complimentary voucher jatuh pada
tangan yang tepat, maka Arion pihak hotel juga menyertakan
tanda terima yang harus ditandatangani oleh pihak penerima
dan dikembalikan lagi kepada perusahaan. Hal ini dilakukan
agar tidak terjadi penyelewengan penggunaan voucher.
54
Merapihkan data di komputer
Data-data di komputer terkadang berantakan karena dikerjakan
secara cepat. Karena itu perlu diadakan pembenahan data
selama waktu tertentu agar data tersimpan dengan rapih dan
lebih mudah untuk mencarinya. Begitupun dengan kontak-
kontak yang ada di email. Harus disusun rapih sehingga bisa
dibedakan menurut keperluan email bersangkutan.
Membuat teks upacara bendera
Kegiatan ini dilakukan ketika akan mengadakan upacara
bendera berkaitan dengan hari kemerdekaan RI. Teks-teks yang
dibuat antara lain : teks susunan upacara, teks pancasila, dan
teks proklamasi.
Membuat proposal Grand Opening
Sejak awal beroperasi, Arion Swiss-Belhotel belum melakukan
Grand Opening. Untuk itulah, dalam rangka meresmikan
bangunan barunya, Arion Swiss-Belhotel juga akan
menyelenggarakan Grand Opening dengan mengundang artis
ibukota. Untuk acara ini, maka dibuatlah proposal untuk
proposal pengajuan untuk perencanaan yang lebih matang.
Menggantikan tugas sekretaris
Hal ini terjadi ketika pembimbing penulis mengambil masa
cutinya. Penulis diberi tanggung jawab penuh oleh pembimbing
untuk melaksanakan tugas sekretaris dan public relations secara
55
langsung. Kegiatan kesekretarisan yang dilakukan adalah
seperti mengatur jadwal General Manager, memberitahu
agenda General Manager, mengingatkan jadwal meeting, dan
menyiapkan segala hal yang diperlukan oleh General Manager.
Serah terima package gift
Biasanya bila berdekatan atau menjelang peringatan hari-hari
raya atau special occasion, pihak hotel membuat promosi
berupa paket menginap yang mendapatkan fasilitas-fasilitas
diskon juga hadiah berupa bingkisan dari pihak hotel.
Bingkisan-bingkisan itu disiapkan oleh public relations dan
diserahterimakan kepada bagian front office yang berhubungan
langsung dengan tamu.
Mengikuti trainee gathering
Trainee gathering adalah kegiatan dari HRD manager dimana
trainee dari semua bagian berkumpul untuk mengadakan
pertemuan dalam rangka pengarahan dari HRD untuk semua
trainee. Di kegiatan ini juga diadakan sharing tentang
pengalaman yang telah mereka dapati selama masa magang dan
menceritakan masalah atau keluhan yang dialaminya selama
mengadakan praktek kerja lapangan.
Selain itu, kegiatan ini juga dimaksudkan untuk menambah
keakraban antar sesama trainee dengan diadakannya sebuah
permainan ringan setelah abis acara.
56
Mengikuti cleaning day
Kegiatan Cleaning day adalah kegiatan HRD untuk
membersihkan bagian-bagian yang kotor di kantor. Hal ini
dilakukan agar meningkatkan kesadaran dan rasa kebersamaan
pegawai akan kebersihan kantor tempat bekerja.
Mengikuti general staff meeting
General staff meeting adalah pertemuan semua pegawai yang
ada di Arion Swiss-Belhotel, termasuk para trainee, namun
terkecuali pegawai operasional yang sedang bertugas.
Melalui kegiatan ini, semua pegawai dapat mengetahui
perkembangan perusahaan karena diumumkan hal-hal penting
mengenai apa saja yang terjadi di perusahaan. Dan juga
kegiatan ramah tamah untuk lebih meningkatkan keakraban
antar sesame karyawan.
Mengikuti rapat festive meeting
Festive meeting adalah rapat khusus yang diadakan untuk
membahas hal-hal apa saja yang perlu disiapkan untuk
menyambut perayaan Natal dan tahun baru.
Penulis di sini bertindak sebagai sekretaris yang berada
langsung di bawah ketua panitia festive yang dijabat oleh FB
manager. Dalam kegiatan ini, penulis juga membuat notulen
tentang hasil-hasil rapat dan dibagikan kepada semua peserta
festive meeting.
57
Membuat label identitas Arion Swiss-Belhotel pada kotak kue
Dalam rangka mempererat hubungan dan silahturahmi dengan
partner kerjanya, Arion Swiss-Belhotel memberikan sekotak
kue sebagai ucapan selamat merayakan hari raya Idul Fitri.
Sebagai identitas, public relations mencantumkan label yang
terbuat dari kertas sticker untuk ditempelkan pada kotak kue.
Gambar 2.1
Label Kotak Kue
Sumber : Desain Penulis
Membuat budget planning
Budget planning adalah pengajuan perencanaan mengenai hal-
hal apa saja yang akan diperlukan oleh public relations selama
satu tahun ke depan.
Membuat action plan
Action plan adalah pengajuan perencanaan mengenai kegiatan-
kegiatan apa saja yang akan diadakan oleh public relations
selama satu tahun ke depan.
58
2.2 Analisa Kegiatan
2.2.1 Analisa kegiatan selama PKL
Penulis melakukan kegiatan praktek kerja lapangan di salah
satu hotel berbintang empat di Bandung, tepatnya untuk divisi
Public Relations. Karenanya, penulis melakukan kegiatan-kegiatan
public relations seperti yang ada di pembagian kerja untuk divisii
public relations.
Karena Arion Swiss-Belhotel adalah hotel berbintang
empat yang standar pelayanan berskala internasional, maka arus
komunikasi yang berlangsung kebanyakan menggunakan bahasa
Inggris dalam pelaksanaannya. Biasanya lebih ditekankan dalam
komunikasi tertulis (wirtten). Hal ini dapat terlihat jelas dengan
notulen-notulen rapat yang ditulis dalam format bahasa Inggris,
surat penawaran yang masuk banyak dalam format bahasa Inggris,
serta memo-memo yang dibuat dalam format bahasa Inggris.
Kegiatan yang dilakukan oleh public relations pada
hakekatnya adalah untuk membentuk dan menjaga citra perusahaan
agar selalu baik di mata publiknya. Kegiatan ini juga dilakukan oleh
karyawan public relations hotel dan penulis belajar bagaimana
mempersiapkan strategi dan juga melakukan penerapan fungsi ini
dalam bentuk konkrit kerja.
Untuk menjaga citra yang baik tentang perusahaan, maka
public relations pun harus mempunyai penampilan yang terbaik di
59
setiap harinya. Karena kegiatan public relations selalu berhubungan
dengan publik eksternal dan berbicara di depan publiknya.
Pembimbing Public Relations di Arion Swiss-Belhotel
tidak hanya mengajarkan penulis menjadi seorang Public Relations
yang baik, tetapi juga berbagi ilmu tentang dunia kesekretarisan,
mengingat pembimbing penulis adalah seorang lulusan dari
akademi kesekretarisan.
Kegiatan yang dilakukan oleh penulis dalam bidang public
relations banyak berada di sekitar wilayah promosi. Contohnya
membuat desain untuk iklan, brosur dan juga menyusun agenda
promosi yang ada di media cetak.
Selain itu, public relations juga mempunyai tugas untuk
menjalin hubungan baik dengan pihak owner dan pihak manajemen.
Karenanya, bila ada suatu event, perayaan, pengangkatan jabatan
ataupun berita dukacita, public relations wajib untuk membuat kartu
ucapan dan mengirimkannya.
Biasanya kartu ucapan itu dibuat dalam format elektronik
sehingga dapat dikirim langsung melalui e-mail kepada pihak yang
bersangkutan. Hal ini disadari dengan adanya kemajuan teknologi
sehingga pengiriman bisa berlangsung cepat dan langsung diterima
oleh pihak berkepentingan secara langsung.
Banyak pengetahuan lain tentang dunia perhotelan dan
etika dunia kerja yang didapatkan penulis selama penulis
60
mengadakan praktek kerja lapangan di sini. Dukungan dari semua
karyawan hotel, khususnya pembimbing dan human resources
manager, membuat penulis merasa dunia perhotelan ada bidang
kerja yang menarik, khususnya bidang kerja public relations.
2.2.2 Analisa tentang Public Relations
Public Relations adalah suatu bidang profesi yang sifatnya
sangat luas dan berhubungan dengan banyak pihak. Public
Relations tidak sama dengan menjual senyum, propaganda dengan
tujuan memperoleh kemenangan sendiri, ataupun mendekati pers
dengan tujuan untuk mendapatkan suatu pemberitaan. Lebih dari
itu, Public Relations harusnya lebih mengandalkan strategi, yaitu
agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak-pihak yang
berhubungan dengan perusahaan.
Tujuan dan fungsi utama Public Relations adalah untuk
menciptakan citra/image yang baik tentang perusahaan di mata
publiknya. Baik itu publik internal ataupun publik eksternal. Oleh
karena itu, Public Relations harus mempunyai kemampuan
berkomunikasi dua arah (two way communication) yang baik. Hal
ini dimaksudkan agar opini yang terbentuk bagi perusahaan adalah
opini yang positif dan dapat menguntungkan bagi perusahaan.
Public Relations harus mempunyai kemampuan komunikasi
yang baik agar missunderstanding bisa diminimalisir sekecil
61
mungkin agar efektivitas kinerja kerja bisa tercapai dengan hasil
yang maksimal.
Public Relations pada hakikatnya mempunyai dua tugas
utama, yaitu : menjaga hubungan baik dengan publik internal dan
publik eksternal. Publik internal adalah segala sumber daya manusia
yang dipekerjakan untuk kepentingan perusahaan. Sementara publik
eksternal adalah macam publik yang secara langsung atau tidak
langsung berhubungan dengan perusahaan.
Selama melakukan praktek kerja lapangan, penulis
dibimbing oleh Public Relations hotel yang merangkap sebagai
Sekretaris. Oleh karena itu, fungsi utama Public Relations kurang
berjalan dengan maksimal. Namun itu bisa diatasi dengan bantuan
pihak-pihak lain yang diberi kepercayaan.
Berbeda dengan yang penulis dapatkan di perkuliahan,
fungsi public relations di hotel lebih menekankan fungsi public
relations itu sendiri hanya kepada menjaga hubungan baik dengan
publik eksternal. Sementara fungsi menjaga hubungan baik dengan
publik internal ada pada divisi human resouces.
Public Relations Arion Swiss-Belhotel lebih menekankan
fungsinya dalam menjaga hubungan baik dengan publik eksternal.
Sementara, fungsi untuk mengatur hubungan baik dengan publik
internal diurus oleh bagian Human Resources Manager (HRD).
62
Public Relations adalah profesi multifungsional dan harus
mempunyai banyak pengetahuan tentang segala bidang. Namun,
public relations di Arion Swiss-Belhotel kurang kompeten dalam
bidang desain, sehingga fungsi dan tugas untuk mendesain kartu
ucapan biasanya diserahkan kepada pegawai bagian Electronic Data
Processing (EDP).
Untuk keperluan newsletter pihak hotel menyewa tim desain
dan fotografer profesional. Public relations biasanya hanya
memberitahu konsep, informasi dan segala hal yang dibutuhkan
oleh tim tersebut saja.
Begitu pula dalam pemasangan iklan, Public Relations
biasanya hanya memberikan data-data yang akan ditampilkan
sebagai topik utama promosi. Sementara desain dalam media lebih
diserahkan kepada pihak advertensi. Terkadang bilamana pihak
advertensi meminta desain dari perusahaan, tugas untuk membuat
desain itu kembali dilakukan oleh EDP hotel.
2.2.3 Analisa mengenai aktivitas PR
Karena posisi rangkap yang dimiliki oleh public relations
hotel, maka aktivitas public relations hanya berada pada menjaga
hubungan baik dengan publik eksternal (external relations).
63
Adapun, fokus utama dari kegiatan Public Relations di
Arion Swiss-Belhotel adalah di bagian promosi, khususnya yang
berhungan dengan bidang advertensi atau periklanan.
Public relations juga berfungsi untuk menjaga hubungan
baik dengan pers. Bila hotel hendak mengadakan event, maka
menjadi tugas seorang public relations untuk mengundang pers
untuk datang meliput. Public relations jugalah yang mempunyai
tugas menyiapkan press kit, press conference & press relase.
Selama ini aktivitas public relations bisa ditangani dengan
baik sehingga opini yang ada di masyarakat sudah cukup baik. Hal
ini membuat citra hotel di mata publiknya sudah menjadi baik dan
tugas selanjutnya dari public relatios adalah menjaga citra itu
sendiri dan menggembangkan citra itu sehingga lebih positif dan
lebih dikenal oleh banyak publik. Hal ini ditujukan untuk menarik
minat para wisatawan dan dapat menambah pendapatan hotel.
2.2.4 Analisa pelayanan PR kepada mahasiswa PKL
Selama melakukan praktek kerja lapangan (PKL), penulis
dibimbing dengan sangat baik. Bukan hanya dari Public Relations
yang berlaku sebagai pembimbing, namun berasal dari semua
pegawai dan juga sesama trainee Arion Swiss-Belhotel yang
memberikan pengetahuan bagi penulis tentang dunia pariwisata dan
perhotelan dan juga dunia kerja.
64
Pembimbing mengajarkan kedisplinan kepada penulis
dengan memberikan deadline tugas yang diminta, sehingga penulis
dapat melaksanakan tugas dengan baik dan tepat waktu sehingga
pekerjaan tidak menumpuk dan tidak terbengkalai dan penulis lebih
bertanggung jawab pada tugas yang diberikan.
Pembimbing telah mengajarkan kepada penulis untuk dapat
menjadi seorang pegawai public relations yang baik dalam segala
hal, baik penampilan dan juga hasil kerja. Pembimbing juga
mengajarkan dan mempraktekkan penerapan teori dalam dunia
kerja. Sehingga penulis dapat mempraktekan sendiri tugas dan
tanggung jawab seorang public relations sebagaimana yang
didapatkan penulis selama kuliah.