Proyecto
Fundamentos de la Gestión de
Proyectos
Tercera Parte
Agenda
Repasar las características claves de la
Fase de Planificación
Identificar las actividades y características
especiales del PM en la Fases de
Ejecución y Control
Repaso de las sesión anterior...
Estructuración
Fase que
permite detallar y estimar
Planificación
el Proyecto
Control
Ejecución Cierre
Que consistió...
En la elaboración del denominado:
Plan de Gestión del Proyecto
utilizando el enfoque de
“la Triple Limitación”
Triple Limitación (Restricción)
-Idoneidad para
el uso
Alcance / Calidad -Cumplimiento de
requerimientos
Tiempo Costo
Y la ejecución de los siguientes
Procesos:
Gestión del Alcance, mediante:
La planificación del Alcance y
la creación del EDT (Estructura de Desgloce de
Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure)
utilizando el Modelo OEP
Gestión del Tiempo, mediante:
La elaboración del diagrama de Red y
La Construcción del Cronograma
Gestión del Costo (Presupuesto), mediante:
La elaboración del presupuesto detallado
¿En qué consiste la Ejecución y Control
del Proyecto?
Estructuración
En llevar adelante el Plan,
detectar los desvíos y aplicar
las correcciones necesarias
Planificación
Control
Ejecución Cierre
Consideraciones claves para
dar inicio a la ejecución del
Proyecto
Haber realizado una Planificación detallada,
utilizando el enfoque de la “Triple Limitación”
Definir los correspondientes planes de Gestión:
De Calidad,
De Comunicaciones,
De Riesgos del Proyecto,
De RRHH y de Adquisiciones
Realizar la reunión de Lanzamiento interna
“Kickoff”
¿En qué consistiría la elaboración
del Plan de Gestión de la
Calidad?
Detección de las actividades
que determinen:
Políticas + Objetivos + Responsabilidades
que permitan que el Proyecto
satisfaga las necesidades por las que se creó
Incluyendo los siguientes
Procesos
Identificación de las normas de Planificación de
Calidad relevantes y aplicables La Calidad
al Proyecto
Planificación de las actividades Realización de
detectadas relativas a la Aseguramiento de
Calidad La Calidad
Supervisión de los resultados
específicos del Proyecto para Realización del
determinar el grado de Control de
La Calidad
cumplimiento de las normas
¿En qué Fases del Ciclo de Vida del
Proyecto participarían los procesos
de la Gestión de Calidad?
Estructuración Planificación de Aseguramiento de
la Calidad la Calidad
Planificación Control de
la Calidad
Control
Ejecución Cierre
Y considerando lo siguiente:
La Calidad es “el grado en que un conjunto de
características inherentes cumplen con los requisitos”
Pero, no se lo debe interpretar como la
conversión de las necesidades, expectativas
y deseos de los interesados
La baja Calidad es El grado bajo puede
en cambio
un problema no serlo
Entradas y Salidas
Factores ambientales de Plan de Gestión de Calidad
la Organización del Proyecto
Procesos activos de la Métricas de Calidad
Organización
Listas de Control de Calidad
Alcance del Proyecto
Plan de mejoras de los
Plan del Proyecto Procesos
Dificultades que se pueden
presentar para lograr la Calidad
en el Proyecto
Que muchas veces el Proyecto se realiza a través de
un equipo temporario
Que el nivel de compromiso del equipo con los
entregables no es el deseado
Que no siempre el equipo estará cuando los
entregables sean utilizados
Que no siempre se verifica el nivel de los entregables,
para evitar establecer esfuerzo y tiempo de dedicación
a dicha tarea
Que no existe alta probabilidad que el mismo equipo
realice otro proyecto o el mismo proyecto a futuro
¿En qué consistiría la elaboración del
Plan de Gestión de Comunicaciones?
Determinar los procesos que aseguren:
La generación
La obtención
La distribución
El amacenamiento
La recuperación
Y el destino final de la Información del Proyecto
en Tiempo y Forma
Mediante la elaboración:
Del Plan de Quién necesita
la información,
Comunicaciones del cuándo y cómo
Proyecto
Finalidad, frecuencia,
Del Plan de distribución fechas, forma-medio
de la Información y responsable
De la Modalidad de Sobre el alcance,
Cronograma,
Informar el Rendimiento Recursos y costos
del Proyecto
Relacionado con
De la Gestión de los la Gestión de las
Interesados comunicaciones
Preguntas a realizar para hacer
una buena planificación de las
comunicaciones
¿Qué información se necesitará?
¿Quién la necesitará? Lista de interesados
¿Cuándo la necesitará? Lista de Frecuencias
¿Cómo se entregará? Elección de Medios
Y... Construir la Matriz de
Reportes
Destinatario Información necesaria Frecuencia Medio
Sponsor Calendario Alto nivel Mensual o a Presentación
Cambios aceptados acordar Llamado
Cambios c/riesgos Mail
Equipo del Tareas detalladas Semanal Reunión
Proyecto Cambios aceptados Diaria Mail
Otras noticias Informal
Equipo Status de todos los grupos del Quincenal Reunión
Extendido Proyecto Mail
Informal
Proveedores Calendario Alto nivel Mensual Llamado
Cambios aceptados bajo su Mail
responsabilidad
Organización Calendario Alto nivel Mensual Boletín
Cambios aceptados Intranet
Y, también elaborar la
siguiente matriz
Oral Escrita
Formal Presentación del Plan del Elaboración y revisión de
Proyecto documentos
Presentación de Issues Presentación de Informes y
memos
Informal Reuniones con el equipo Mensajes electrónicos
para anticipación de como resultado de
situaciones anticipación de situaciones
Reuniones con el usuario Mensajería instantánea
(medición de temperatura)
Haciendo uso de las siguientes
herramientas
Minutas de Reunión
Bitácora de Issues
Reportes de Gestión (Avance y Estado)
Aprobaciones de Cambios
Documentos contables (remitos, facturas)
Certificados de avance y finalización (Aceptación
Formal)
Lecciones Aprendidas (positivas y negativas)
Matríz de reportes emitidos y a recibir
Dispositivos de almacenamiento (CDs, carpetas)
Comentarios Adicionales
Para la gestión exitosa de la comunicación, el PM debiera
tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Que existirán tantos canales como el resultado de
aplicar la siguiente fórmula n(n-1)/2 (n=interesados)
Que requerirá determinar y limitar quién se comunicará
con quién y quién recibirá la información
Que contemplará la generación de entregables
adicionales que demandarán esfuerzo y tiempo
Que tendrá que considerar la metodología y tecnología
a utilizar en la comunicación
¿En qué consistiría la
elaboración del Plan de Gestión
de Riesgos?
En la ejecución de los procesos que permitirán identificar y
administrar los riesgos del proyecto, utilizando la siguiente
metodología:
Identificación de los Riesgos: detección de amenazas y
documentación de sus características
Evaluación de los Riesgos: categorización y priorización
de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia
Ordenamiento de los Riesgos: determinación de impacto o
consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto
Planificación de la respuesta a los Riesgos: acciones de
reducción de amenazas y potenciamiento de oportunidades
Seguimiento y Control de los Riesgos: detección de
soluciones y nuevos riesgos del proyecto
Circuito de detección y
administración de riesgos
Identificación
Evaluación Monitoreo y Control
Planificación de
Ordenamiento
Respuestas
Aclaración
RIESGO = ISSUE
Eventualidad que se Eventualidad potencial
puede anticipar y que se gesta y aparece
se trata antes de que sorpresivamente durante
suceda la ejecución
Categorías para la
identificación de Riesgos
El PMI identifica 4 categorías de Riesgos que pueden servir
como guía al momento de la elaboración de la Matriz:
• Riesgos Técnicos Propios de la industria
• Riesgos de PM Mala Planificación
• Riesgos Organizacionales Cambio de Sponsor
• Riesgos Externos Ajeno al Alcance
Preguntas Frecuentes para
Identificar Riesgos
¿Cuántos recursos hay en el ¿El Proyecto modifica los procesos
equipo del Proyecto? de negocio de ciertas áreas?
¿Se conocen entre sí?.¿Han ¿Esta modificación implicaría
trabajado antes con el PM? nuevas asignaciones de
¿El equipo está en la misma funciones?
ciudad y edificio? ¿El impacto organizacional del
¿Existe experiencia previa del proyecto influye sobre una o varias
equipo para este tipo de áreas?
Proyectos?
¿Es un equipo multicultural? ¿La Tecnología es nueva en el
mercado?
¿Es nueva para el equipo del
Proyecto? y ¿para los usuarios?
Causas comunes de riesgos en
Proyectos
Cambios en los requerimientos de entregables
Errores de diseño u omisiones relacionados
con el Alcance
Mala definición de roles y responsabilidades
Estimaciones incorrectas
Equipo no entrenado suficientemente
Usuarios finales no entrenados lo suficiente
Cultura de la organización incompatible con la
modalidad de trabajo en el proyecto
En cuanto a la Evaluación y al
Ordenamiento de los Riesgos
Evaluación Ordenamiento
Analizar las Multiplicar para cada
probabilidades de riesgo la probabilidad de
ocurrencia y ponderar ocurrencia por el
(ej: Poco probable a impacto
Muy probable) Ordenar de mayor a
Analizar el impacto de menor
cada riesgo y ponderar: Decidir los riesgos que
(ej. Muy bajo impacto a necesitarán plan de
Muy alto impacto) respuesta
Y... Para los riesgos que
necesiten la planificación de
respuestas
Elegir una de las siguientes estrategias de
tratamiento:
Evitar: Cambiar el plan para llevar la probabilidad o
impacto a cero
Mitigar: Ajustar el plan para disminuir la
probabilidad o impacto del riesgo
Transferir: Trasladar a un tercero la respuesta en
caso que se produzca el riesgo
Aceptar: Realizar una acción si el riesgo sucede.
Siendo de dos tipos: Activa: plan de contingencia
elaborado o Pasiva: realizar algo en el momento
para salvar la situación
Consideraciones para una
Administración de Riesgos Exitosa
Anticipar el Plan de Gestión de Riesgos
Identificar, documentar y priorizar los riesgos
del Proyecto
Comunicar anticipadamente los riesgos
detectados
Realizar monitoreo contínuo de los factores de
riesgo
Administrar Acciones de Contingencias como
issues
¿En qué consistiría la
la Gestión de los RRHH?
En la ejecución de los procesos que permitirán
organizar y dirigir al equipo del proyecto, mediante:
Planificación de los Recursos: Matriz de roles y
responsabilidades y Matriz de perfiles y competencias.
Adquisición de los Recursos: Contratación y acuerdos
Desarrollo de los Recursos: Mejora de competencias e
interacción de los integrantes
Gestión de los Recursos: Seguimiento del rendimiento,
retroalimentación, manejo de conflictos y variables de
performance
Comentarios Adicionales
Para la planificación de Recursos, el PM debiera hacerse
un conjunto de preguntas, tales como:
¿Provendrán de la misma organización ó de fuentes
externas?
¿Los miembros del equipo trabajarán en un sitio
centralizado ó podrían trabajar en lugares distantes?
¿Qué costos tiene asociado cada nivel de experiencia
necesarios para el proyecto?
Contar con métodos claros para la liberación de recursos y
criterios claros de recompensas y reconocimientos
Y para Finalizar, el desarrollo
de todos estos planes
¿Qué es lo que van a permitir?
Tener todas las herramientas necesarias para
efectuar el Control del Proyecto
Permitir que el equipo de Proyecto tenga a
mano todo lo necesario para cumplir con las
actividades para las que fue contratado
Contar con las herramientas necesarias
para manejar los desvíos y realizar las
correcciones al cronograma del Proyecto
Con lo cual, la fase de
Control serviría para que el
PM:
Efectúe mediciones respecto del avance del plan
Verifique el grado de cumplimiento del Alcance
Apruebe cambios y efectúe acciones preventivas
o correctivas
Audite los riesgos
Ayude a resolver los conflictos que se pudiesen
generar
Mida la performance del equipo de proyecto
Administre los contratos del proyecto y
Cree reportes de efectividad del proyecto