Formato

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: S



PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 0



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia Fecha: 26

FORMULACIÓN SE

Acción









Semanas

del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del Unidad de Fecha de Fecha de Acciones Ejecutadas









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la Medida de la Responsable Iniciación finalización los resultados de la

Mejora

Subproceso Meta Meta DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA .Observaciones d



PROCESO - SUBPROCESO FAVOR CLASIFICAR

3 Ajustar el

procedimiento para

Establecer el requisito que todos los sellos de que defina con

radicación tanto de entrada como de salida de claridad las

documentos se coloquen en lugares en los cuales actividades de

Secretaria

su información quede clara y legible. Igualmente Ingreso de

General

Auditoria para el caso de las notificaciones es importe Cumplir con la norma de correspondencia,

Grupo Gestión

Administrativa

externa x garantizar estas mismas condiciones a fin de que Calidad ISO 9001 y la Distribución Alejandra Paez Osorio 2/1/2010 4/15/2010 10

Icontec no existan dificultades para la contabilización de NTCGP 1000 dentro del

Gestion

términos. Es importante que se aclare que para Ministerio del

Documental?

esta contabilización de términos la fecha inicial es Interior y de

la de radicación de salida y no la fecha de Justicia, y la

elaboración del documento por parte del proceso entrega de

correspondencia

externa, de

5

Revisar y en caso

La coordinación con el proceso de gestión de ser necesario

documental para que se revisen las series ajustar el

documentales y se garantice que incluyen todos procedimiento

Secretaria Auditoria Cumplir con la norma de

los documentos y registros que elaboran los Organización del

General Gestion externa x

procesos y para que se establezcan las

Calidad ISO 9001 y

archivo de

Alejandra Paez Osorio 2/1/2010 2/15/2010 2

Documental? Icontec NTCGP 1000

condiciones para foliar los expedientes aún cuando Gestión. Continuar

estén en los archivos de gestión con el fin de que con el ajuste y

se puedan controlar en términos de integralidad. aprobación de las

TRD.





17

Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Grupo Auditoria Cumplir con la norma de

contrataciones mediante el fortalecimiento Pendiente por

Administrativo externa x

institucional de la planeación en la ejecución

Calidad ISO 9001 y

definir.

Alejandra Paez Osorio 2/1/2010 6/15/2010 19

Contratación ? Icontec NTCGP 1000

presupuestal.





PROCESO - SUBPROCESO ; INVENTARIOS FONDO PARA LA PARTICIPACION Y EL FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA - ADMINISTRATIVA



Página 3 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: S



PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 0



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia Fecha: 26

9 Demora en el proceso de

FONDO PARA De acuerdo al

LA rendido por la

depuración de los

PARTICIPACIO

inventarios del Fondo para AUDITORI Grupo de G

la Participación y el

N Y EL

A INTERNA

x Alejandra Paez Osorio 1/1/2009 12/31/2009 52

FORTALECIMIE Administrativa s

Fortalecimiento

NTO DE LA una reducción d

Democrático FPFD.

DEMOCRACIA entre el año 200

PROCESO - SUBPROCESO ; GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRATIVA

1 No se cuenta con el equipo

que controla humedad de Adelantar los trámites administrativos y Formato de

Gestión Dar cumplimiento al Coordinador Grupo de

los documentos del archivo

Documental

1 x presupuestales necesarios para adquirir el equipo

Acuerdo 038 de 2002

requerimientos de 1

Gestión Administrativa

12/1/2009 12/31/2011 109

central de acuerdo a norma de control de humedad gastos generales

Acuerdo 038 de 2002



2 Actualizar la Resolución Enviar proyecto de

El proyecto de resolu

Gestión Actualizar la Coordinador Grupo de a la Dirección Jurí

1336 de 2003 "Comité de

Documental

1 x Elaborar proyecto de resolución

normatividad

resolución a 1

Gestión Administrativa

10/22/2009 11/6/2009 2 documento MEM09

Archivo" Dirección Jurídica

0401 del 6 de nov

3 El folder que contiene el

plan de compras no se

encuentra rotulada de Gestión Rotular la carpeta de acuerdo al procedimiento GD- Dar cumplimiento al Edgar Orlando Flórez Se rotulo la carpera

acuerdo con el Documental

1 x

P-01 procedimiento

Carpeta rotulada 1

Ch.

10/20/2009 10/20/2009 0 04.01.01.05

procedimiento organización

del archivo de gestión

4 Definir claramente cómo se

organizan los documentos Hacer claridad al almacenamiento de documentos Enviar solicitud de

Gestión Facilitar la aplicación del

en las carpetas

Documental

1 x definido en el numeral 5.3.5 del procedimiento GD-

procedimiento

modificación al 1 Luis Hernán Ochoa D. 12/1/2009 1/31/2010 9

Procedimiento GD-P-01 P-01 Grupo SIGI

Item 5,3,5



5 En carpeta "Petición y

consulta" no cumple en

rótulo con lo establecido en Gestión Dar cumplimiento al se rotulo la ca

Documental

1 x Corregir rótulo

procedimiento

Carpeta rotulada 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/21/2009 0

el procedimiento mencio

"Organización de archivo

de gestión" V2 (5.3.6)

6 La carpeta que contiene el

OFI09-28278 DP-GGA-

0401, no cumple con el Gestión Dar cumplimiento al se rotulo la ca

procedimiento organización Documental

1 x Corregir rotulación

procedimiento

Carpeta rotulada 1 Rosalba Silva V. 10/21/2009 10/21/2009 0

del archivo de gestión en

mencio

cuanto a la rotulación de la

carpeta o AZ

Página 4 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: S



PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 0



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia Fecha: 26

7 Centralizar el archivo de

Justicia y organizarlo en Gestión Coordinador Grupo de

estanterías como lo Documental

1 x Centralizar el archivo Organizar el archivo Archivo organizado 1

Gestión Administrativa

12/1/2009 12/31/2009 4

determina la norma

8



Para el GGA no aplica porque el procedimiento GD-

No se evidencia en el Publicar en la página

P-02 enviado en octubre 7/09 a la Oficina de

procedimiento GD-P-02 / Gestión web del MIJ el Procedimiento

No existe especificación de Documental

1 x Planeación con el memorando 19288 no había sido

procedimiento para publicado

1 Grupo SIGI 0

publicado a la fecha de la auditoria de calidad

criterio de confidencialidad oficializar su vigencia.

realizada en octubre 20/09







9 No se cuenta con un

procedimiento

documentado que defina y El procedimiento se e

Gestión Documentar el procedimiento de correspondencia Elaborar y publicar el

controle (4.2.4) el manejo

Documental

1 x

externa procedimiento

Procedimiento 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/28/2009 1 octubre/09, vía correo

de la correspondencia al Grupo S

tanto en ingreso como de

salida (4.2.1.d)

PROCESO - SUBPROCESO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

1 No se cuenta con el equipo

que controla humedad de Adelantar los trámites administrativos y Formato de

Gestión Dar cumplimiento al Coordinador Grupo de









108

los documentos del archivo 1 x presupuestales necesarios para adquirir el equipo requerimientos de 1 12/1/2009 12/31/2011

Documental Acuerdo 038 de 2002 Gestión Administrativa

central de acuerdo a norma de control de humedad gastos generales

Acuerdo 038 de 2002



2 Actualizar la Resolución Enviar proyecto de

El proyecto de resolu

Gestión Actualizar la Coordinador Grupo de a la Dirección Jurí

1336 de 2003 "Comité de 1 x Elaborar proyecto de resolución resolución a 1 10/22/2009 11/6/2009









2

Documental normatividad Gestión Administrativa documento MEM09

Archivo" Dirección Jurídica

0401 del 6 de nov

3 El folder que contiene el

plan de compras no se









0.14

encuentra rotulada de Gestión Rotular la carpeta de acuerdo al procedimiento GD- Dar cumplimiento al Edgar Orlando Flórez

1 x Carpeta rotulada 1 10/20/2009 10/20/2009

acuerdo con el Documental P-01 procedimiento Ch.

procedimiento organización

del archivo de gestión

4 Definir claramente cómo se

organizan los documentos Hacer claridad al almacenamiento de documentos Enviar solicitud de

Gestión Facilitar la aplicación del

en las carpetas 1 x definido en el numeral 5.3.5 del procedimiento GD- modificación al 1 Luis Hernán Ochoa D. 12/1/2009 1/31/2010









8

Documental procedimiento

Procedimiento GD-P-01 P-01 Grupo SIGI

Item 5,3,5

Página 5 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: S



PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 0



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia Fecha: 26

5 En carpeta "Petición y

consulta" no cumple en









0.14

rótulo con lo establecido en Gestión Dar cumplimiento al

1 x Corregir rótulo Carpeta rotulada 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/21/2009

el procedimiento Documental procedimiento

"Organización de archivo

de gestión" V2 (5.3.6)

6 La carpeta que contiene el

OFI09-28278 DP-GGA-

0401, no cumple con el









0.14

Gestión Dar cumplimiento al

procedimiento organización 1 x Corregir rotulación Carpeta rotulada 1 Rosalba Silva V. 10/21/2009 10/21/2009

Documental procedimiento

del archivo de gestión en

cuanto a la rotulación de la

carpeta o AZ

7 Centralizar el archivo de

Justicia y organizarlo en Gestión Coordinador Grupo de









56

1 x Centralizar el archivo Organizar el archivo Archivo organizado 1 12/1/2009 12/31/2009

estanterías como lo Documental Gestión Administrativa

determina la norma

8



Para el GGA no aplica porque el procedimiento GD-

No se evidencia en el Publicar en la página

P-02 enviado en octubre 7/09 a la Oficina de

procedimiento GD-P-02 / Gestión web del MIJ el Procedimiento

1 x Planeación con el memorando 19288 no había sido 1 Grupo SIGI

No existe especificación de Documental procedimiento para publicado

publicado a la fecha de la auditoria de calidad

criterio de confidencialidad oficializar su vigencia.

realizada en octubre 20/09







9 No se cuenta con un

procedimiento

documentado que defina y El procedimiento se e

Gestión Documentar el procedimiento de correspondencia Elaborar y publicar el

controle (4.2.4) el manejo 1 x Procedimiento 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/28/2009 octubre/09, vía correo









1

Documental externa procedimiento

de la correspondencia al Grupo S

tanto en ingreso como de

salida (4.2.1.d)









Página 6 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: S



PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 0



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia Fecha: 26









Página 7 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: S



PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 0



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia Fecha: 26









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso









Página 8 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

los resultados de las acciones

.Observaciones del auditor



ESO - SUBPROCESO FAVOR CLASIFICAR









RA LA PARTICIPACION Y EL FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA - ADMINISTRATIVA



Página 9 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

De acuerdo al informe

rendido por la Jefe del

Grupo de Gestión

Administrativa se observa

una reducción del 84.34%

entre el año 2003 al 2008,

ROCESO ; GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRATIVA









El proyecto de resolución se envió

a la Dirección Jurídica con el

documento MEM09-21603-gga-

0401 del 6 de noviembre/09







Se rotulo la carpera en mencion

04.01.01.05.02









se rotulo la carpeta en

mencion









se rotulo la carpeta en

mencion





Página 10 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008









El procedimiento se envió el 28 de

octubre/09, vía correo institucional,

al Grupo SIGI







UBPROCESO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD









El proyecto de resolución se envió

a la Dirección Jurídica con el

CUMPLIDA

documento MEM09-21603-gga-

0401 del 6 de noviembre/09







CUMPLIDA









Página 11 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008





CUMPLIDA









CUMPLIDA









El procedimiento se envió el 28 de

octubre/09, vía correo institucional, CUMPLIDA

al Grupo SIGI









Página 12 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008









Página 13 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008









Página 14 de 489

* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:

Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida

PLAN DE MEJORAMIENTO FUN



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva

Objetivo de la Acción









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Mejora

Subproceso



PROCESO - SUBPROCESO

1 Revisar los objetivos de los procesos y las

actividades que desarrollan con el fin de garantizar

Democracia y Auditoria que este despliegue y/o la documentación

Participación externa X soporte (documentos y registros) permitan

Ciudadana Icontec evidenciar cómo el proceso ejecuta todas las

actividades que le han sido asignadas y le

corresponden de acuerdo con su misionalidad. Ej.

Vigilancia y participación Ciudadana - Registro de

1 Revisar los objetivos de los procesos y las

actividades que desarrollan con el fin de garantizar

Fondo para la que este despliegue y/o la documentación

Participación y Auditoria soporte (documentos y registros) permitan

el externa X evidenciar cómo el proceso ejecuta todas las

Fortalecimiento Icontec actividades que le han sido asignadas y le

de Democracia corresponden de acuerdo con su misionalidad. Ej.

Vigilancia y participación Ciudadana - Registro de

Libros

2 En relación con las actividades que se tienen

descritas en las funciones, procesos y/o

Democracia y Auditoria procedimientos la revisión debe orientarse a

Participación externa X verificar que estos documentos reflejan el actuar

Ciudadana Icontec actual de la entidad, incluidas las mejoras o

cambios que se hayan realizado, buscando entre

otros aspectos que la documentación sea el

soporte para los procesos de capacitación y

2 En relación con las actividades que se tienen

Fondo para la descritas en las funciones, procesos y/o

Participación y Auditoria procedimientos la revisión debe orientarse a

el externa X verificar que estos documentos reflejan el actuar

Fortalecimiento Icontec actual de la entidad, incluidas las mejoras o

de Democracia cambios que se hayan realizado, buscando entre

otros aspectos que la documentación sea el

soporte para los procesos de capacitación y

4

En los casos que aplique, indicar en la resolución

Democracia y Auditoria los recursos que proceden frente a los actos

Participación externa X administrativos, las autoridades frente a quienes

Ciudadana Icontec deben interponerse y los plazos, con el fin de dar

mayor orientación a los usuarios.





4

Fondo para la En los casos que aplique, indicar en la resolución

Participación y Auditoria los recursos que proceden frente a los actos

el externa X administrativos, las autoridades frente a quienes

Fortalecimiento Icontec deben interponerse y los plazos, con el fin de dar

de Democracia mayor orientación a los usuarios.

6

La formulación de los indicadores buscando que

Democracia y Auditoria cuando sea aplicable se establezcan mediciones

Participación externa X de eficiencia y efectividad con base en los datos

Ciudadana Icontec con que cuentan los procesos del sistema, para tal

fin se deben fortalecer y aclarar estos conceptos.





6

Fondo para la La formulación de los indicadores buscando que

Participación y Auditoria cuando sea aplicable se establezcan mediciones

el externa X de eficiencia y efectividad con base en los datos

Fortalecimiento Icontec con que cuentan los procesos del sistema, para tal

de Democracia fin se deben fortalecer y aclarar estos conceptos.





8

En la formulación y gestión de riesgos es

Democracia y Auditoria importante valorar los riesgos antes de controles y

Participación externa X después de controles con el fin de no incurrir en

Ciudadana Icontec formular planes que pueden no sean eficientes por

tratarse de acciones que ya se están ejecutando.





8

Fondo para la En la formulación y gestión de riesgos es

Participación y Auditoria importante valorar los riesgos antes de controles y

el externa X después de controles con el fin de no incurrir en

Fortalecimiento Icontec formular planes que pueden no sean eficientes por

de Democracia tratarse de acciones que ya se están ejecutando.







10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos

de revisión, verificación y validación del diseño con

los diferentes procesos en concordancia con los

Democracia y Auditoria trámites particulares e instancias que surte cada

Participación externa X uno de ellos, para que se facilite su comprensión

Ciudadana Icontec y aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad

para los cambios de acuerdo con la versión de la

NTCGP 1000:2009, es conveniente que esta

revisión se haga extensiva a la metodología para la

Revisar y concertar la aplicación de los guías

formulación de programas, proyectos y conceptos

10

de revisión, verificación y validación del diseño con

Fondo para la los diferentes procesos en concordancia con los

Participación y Auditoria trámites particulares e instancias que surte cada

el externa X uno de ellos, para que se facilite su comprensión

Fortalecimiento Icontec y aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad

de Democracia para los cambios de acuerdo con la versión de la

NTCGP 1000:2009, es conveniente que esta

revisión se haga extensiva a la metodología para la

11 formulación de la aplicación y si se determina

La divulgación, programas, proyectos y guías

necesario la adecuación de los formularios:

“Elaboración de Políticas y Lineamientos

Democracia y Auditoria Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

Participación externa X Elaboración de Proyectos de Ley/acto legislativo,

Ciudadana Icontec Decretos, Circulares, Resoluciones de Carácter

General. DN-P-01-F01, buscando que su

diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios a

determinar los elementos de entrada del diseño y

a registrar las actividades de revisión de las

11 La divulgación, la aplicación y si se determina

necesario la adecuación de los formularios:

Fondo para la “Elaboración de Políticas y Lineamientos

Participación y Auditoria Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

el externa X Elaboración de Proyectos de Ley/acto legislativo,

Fortalecimiento Icontec Decretos, Circulares, Resoluciones de Carácter

de Democracia General. DN-P-01-F01, buscando que su

diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios a

determinar los elementos de entrada del diseño y

14 Revisar la caracterización de revisión dede

a registrar las actividades del proceso, las

Vigilancia y Participación Ciudadana-

Federaciones, por cuanto solo se incluye la

Dirección de

Auditoria ejecución de la función a través de las visitas, lo

Democracia y

externa X cual al contar con tan poco recursos no permite

Participación

Icontec ejercer una efectiva y oportuna vigilancia e

Ciudadana

inspección a todas las federaciones del país. Es

viable considerar que la ley también permite

realizar la función a través de petición de

15 información. Igualmente se deben evidenciar

Hacer énfasis en la planificación de las actividades

del Fondo para la Participación y Fortalecimiento

Dirección

Auditoria de la Democracia, considerando el plan de

Democracia y

externa X inversión así como la gestión de recursos de tal

Participación

Icontec manera que se establezcan los lineamientos del

Ciudadana

proceso como parte del Sistema de Gestión de

Calidad



16

Es importante que la organización considere

Dirección establecer formalmente los criterios o parámetros

Auditoria

Democracia y para la aprobación y priorización en el

externa X

Participación mencionado Fondo de los proyectos, de tal

Icontec

Ciudadana manera que se estandarice esta actividad a partir

de elementos objetivos





17



Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Democracia y Auditoria

contrataciones mediante el fortalecimiento

Participación externa X

institucional de la planeación en la ejecución

Ciudadana Icontec

presupuestal.







17

Fondo para la

Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Participación y Auditoria

contrataciones mediante el fortalecimiento

el externa X

institucional de la planeación en la ejecución

Fortalecimiento Icontec

presupuestal.

de Democracia

14 Revisar la caracterización del proceso, de

Vigilancia y Participación Ciudadana-

Federaciones, por cuanto solo se incluye la

Dirección de

Auditoria ejecución de la función a través de las visitas, lo

Democracia y

externa X cual al contar con tan poco recursos no permite

Participación

Icontec ejercer una efectiva y oportuna vigilancia e

Ciudadana

inspección a todas las federaciones del país. Es

viable considerar que la ley también permite

realizar la función a través de petición de

15 información. Igualmente se deben evidenciar

Hacer énfasis en la planificación de las actividades

del Fondo para la Participación y Fortalecimiento

Dirección

Auditoria de la Democracia, considerando el plan de

Democracia y

externa X inversión así como la gestión de recursos de tal

Participación

Icontec manera que se establezcan los lineamientos del

Ciudadana

proceso como parte del Sistema de Gestión de

Calidad



16

Es importante que la organización considere

Dirección establecer formalmente los criterios o parámetros

Auditoria

Democracia y para la aprobación y priorización en el

externa X

Participación mencionado Fondo de los proyectos, de tal

Icontec

Ciudadana manera que se estandarice esta actividad a partir

de elementos objetivos





PROCESO - SUBPROCESO FONDO PARA LA PART

9

AUDITOR

FONDO PARA

Demora en el proceso de IA

LA

depuración de los INDEPEN

PARTICIPACIO

inventarios del Fondo para DIENTE

N Y EL X

la Participación y el DE

FORTALECIMIE

Fortalecimiento CONTRO

NTO DE LA

Democrático FPFD. L

DEMOCRACIA

INTERNO



PROCESO - SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NO

Se observa que los

servidores públicos no

cuentan con los

lineamientos y

procedimientos para la

adecuada recepción y Contar con los

depuración de los AUDITOR lineamientos y

documentos del cliente , Aplicación de 1. Solicitar a la instancia responsable los

IA procedimientos pa

esto se evidencia con las normas, lineamientos y procedimientos para la adecuada

INTERNA X controlar el ingreso

diversas solicitudes que se Democracia y recepción y depuraciòn de los documentos del

DE trámite de los

recepcionan, en diferentes Participación cliente interno y externo.

CALIDAD documentos del clie

tiempos y sitios sobre el interno y externo.

mismo requerimiento , lo

que ocaciona mayor

desgaste administrativo.





1

Se pudo evidenciar que no

AUDITOR Acompañamiento para el aprendizaje en el puesto Aplicar los

se aplican los Aplicación de

IA de trabajo con cada uno de los funcionarios de la procedimientos de

Procedimientos de normas,

INTERNA X DDP sobre la aplicación de estos procedimientos Producto no Conform

Producto No Conforme, Democracia y

DE por parte del funcionario encargado internamente Acciones Correctiva

Acciones Correctivas ni Participación

CALIDAD en la DDP. Acciones Preventiva

Acciones Preventivas









2









Se pudo evidenciar que no AUDITOR

Aplicación de Registrar y consolidar por parte de funcionario Hacer el seguimient

existen registros de IA

normas, responsables las acciones de seguimiento que se los riesgos en todo

seguimiento a los riesgos INTERNA X

Democracia y han venido realizando para los riesgos subproceso Democra

identificados en el DE

Participación identificados en el periodo correspondiente. y Participación

subproceso. CALIDAD









3



No se observa la

aplicación del

procedimiento de

"Organización y Control del

Archivo de Gestión" (GD-P-

01 versión 2, del 1 de

octubre de 2009), para la

identificación y ubicación AUDITOR

Aplicación de Identificar y ubicar l

de los documentos y IA

normas, Programar el cronograma para la organización del documentos de la T

registros del proceso, en INTERNA X

Democracia y archivo según el procedimiento del SIGI de acuerdo con lo

los gabinetes, estantes, DE

Participación procedimientos del S

carpetas, o AZs. El CALIDAD

subproceso no cuenta con

una Tabla de Retención

Documental debidamente

aprobada, lo que hace que

los documentos del mismo

no cumplan con los

requisitos exigidos.



4

Se evidenció que no se

encuentran documentadas

algunas actividades del

AUDITOR

subproceso "Democracia y Aplicación de Actualizar la activid

IA

Participación Ciudadana" normas, Programar reuniones con el SIGI para realizar la del Centro de Estud

INTERNA X

de manera que le permitan Democracia y caracterización del Centro de estudios de acuerdo con el S

DE

cumplir con los objetivos Participación y demás responsabl

CALIDAD

asignados. (Participación y

Centro de Estudios

Políticos).



5









Se pudo evidenciar que en AUDITOR Aplicar registros e

Aplicación de

el subproceso no se mide IA informes sobre

normas, Diseño de los macanismos para medición de la

ni se hace seguimiento al INTERNA X medición de

Democracia y satisfacción del cliente de este subproceso.

nivel de satisfacción del DE satisfaccion de los

Participación

cliente. CALIDAD clientes de la DDP







6









Se pudo evidenciar que

algunos funcionarios no

AUDITOR Acompañamiento para el aprendizaje en el puesto Aplicar los

cuentan con el Aplicación de

IA de trabajo con cada uno de los funcionarios de la procedimientos de

conocimiento suficiente normas,

INTERNA X DDP sobre la aplicación de estos procedimientos Producto no Conform

sobre el Sistema Integrado Democracia y

DE por parte del funcionario encargado internamente Acciones Correctiva

de Gestión Institucional- Participación

CALIDAD en la DDP. Acciones Preventiva

SIGI, lo que dificulta su

comprensión y aplicación.









7

Se evidenció que no existe

registro de seguimiento a

los indicadores del

subproceso que permitan

medir los resultados AUDITOR

Aplicación de Registrar y consolidar por parte de funcionario Hacer el seguimient

obtenidos o proporcione IA

normas, responsables las acciones de seguimiento que se los riesgos en todo

evidencia de los mismos, INTERNA X

Democracia y han venido realizando para los riesgos subproceso Democra

conforme lo dispone el DE

Participación identificados en el periodo correspondiente. y Participación

Procedimiento para la CALIDAD

Definición y Control de

indicadores y su respectivo

formato código SI-AS-P-F-

01 del 18 de junio de 2009.



8

Código: SI-AS-P-



EJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/200

SEGUIMIENTO

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro d

Objetivo de la Acción de Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

Para todas las

Direcciones se

debe analizar el

Decreto 4530 de Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 4/15/2010 10

2008, con el objeto

de ajustar la

caracterización,

procedimientos,

Para todas las

Direcciones se

debe analizar el

Decreto 4530 de

2008, con el objeto Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 4/15/2010 10

de ajustar la

caracterización,

procedimientos,

formatos y demás

Verificar en cada

proceso que las

actividades, los

formatos y demás Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 3/15/2010 6

documentos

definidos en los

procedimientos se

cumplan para

Verificar en cada

proceso que las

actividades, los

formatos y demás Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 3/15/2010 6

documentos

definidos en los

procedimientos se

cumplan para

El Grupo SIGI

Ajustara el

Procedimiento de

Elaboración y Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 3/15/2010 6

Control de

Documentos con el

objeto de definir

que todo acto

El Grupo SIGI

Ajustara el

Procedimiento de

Elaboración y Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 3/15/2010 6

Control de

Documentos con el

objeto de definir

que todo acto

Ajustar el

procedimiento de

Indicadores (Grupo

SIGI-Planes y Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 4/15/2010 10

programas).

Divulgar el

Procedimiento y

los conceptos de

Ajustar el

procedimiento de

Indicadores (Grupo

SIGI-Planes y Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 4/15/2010 10

programas).

Divulgar el

Procedimiento y

los conceptos de

Ajustar el

procedimiento de

Riesgos. Ajustar

el Procedimiento Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 4/15/2010 10

de acciones

preventivas.

.(Grupo SIGI) Las

direcciones y

Ajustar el

procedimiento de

Riesgos. Ajustar

el Procedimiento

de acciones Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 4/15/2010 10

preventivas.

.(Grupo SIGI) Las

direcciones y

dependencias

aplicaran la

Ajustar los

procesos

elaboración de

Políticas y Diseño

de Normas en los Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 5/15/2010 15

requisitos de

Diseño y

Desarrollo con los

responsables de

las dependencias.

Ajustar los

procesos

elaboración de

Políticas y Diseño

de Normas en los Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 5/15/2010 15

requisitos de

Diseño y

Desarrollo con los

responsables de

las dependencias.

Revisar los

procesos de

elaboración de

políticas y diseño

de normas, para Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 5/15/2010 15

validar la

aplicación de los

formatos. Aplicar

los procedimientos

de manera que su

Revisar los

procesos de

elaboración de

políticas y diseño

de normas, para Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 5/15/2010 15

validar la

aplicación de los

formatos. Aplicar

los procedimientos

Revisar la que su

de manera

caracterización del

proceso y definir

las actividades

(procedimiento) Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 5/15/2010 15

necesarios para

aplicar otros

mecanismo de

seguimiento de

Vigilancia e

Elaborar plan de

trabajo para el

Fondo de

Participación y

Fortalecimiento de Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 3/15/2010 6

la Democracia ,

considerando el

plan de inversión,

así como la

gestión de

Revisar la

caracterización y

definir en el

procedimiento los

criterios o Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 3/15/2010 6

parámetros que

definen como se

aprueba y priorizar

la aprobación de

los proyectos







Pendiente por

definir.

Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 6/15/2010 19









Pendiente por

definir.

Maria C. Castillo Aguilar 2/1/2010 6/15/2010 19

Revisar la

caracterización del

proceso y definir

las actividades

(procedimiento) William Gaitán 2/1/2010 5/15/2010 15

necesarios para

aplicar otros

mecanismo de

seguimiento de

Vigilancia e

Elaborar plan de

trabajo para el

Fondo de

Participación y

Fortalecimiento de William Gaitán 2/1/2010 3/15/2010 6

la Democracia ,

considerando el

plan de inversión,

así como la

Revisar de

gestión la

caracterización y

definir en el

procedimiento los

criterios o William Gaitán 2/1/2010 3/15/2010 6

parámetros que

definen como se

aprueba y priorizar

la aprobación de

los proyectos

CESO FONDO PARA LA PARTICIPACION Y EL FORTALECIMIENTO DE LA DEMOCRACIA

De acuerdo al informe

rendido por la Jefe del

Grupo de Gestión

Administrativa se observa

1/1/2009 12/31/2009 52 una reducción del 84.34%

entre el año 2003 al 2008,

demostrando con ello que

el proceso de depuración

se viene adelantando de

ROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - DEMOCRACIA Y PARTICIPACION CIUDADANA









La Dirección solicitó al SIG

mediante MEM09-22598

Contar con los

lineamientos y del 18 de noviembre de

procedimientos para Procedimientos y 2009, los lineamientos y

Secretaría General

controlar el ingreso y lineamientos 1 11/17/2009 11/18/2009 procedimientos para la

1









DDP

trámite de los definidos recepción y depuración d

documentos del cliente

los documentos del cliente

interno y externo.

Petición que ya fue

atendida.

La Dirección realizó un

programa de

autocapacitación

Número de

personalizado al interior d

Aplicar los Todos los la dependencia. Elaboró

funcionarios

procedimientos de funcionarios de la

que conocen Todos los funcionarios distribuyó un material par

Producto no Conforme, DDP conocen y 11/19/2009 12/4/2009









2

y aplican los de la DDP la preparación de los

Acciones Correctivas y aplican estos

procedimient funcionarios y mediante

Acciones Preventivas. procedimientos.

os.

correos email convocó a

jornadas de capacitación

los días 24, 25 y 30 de

noviembre de 2009.







La Dirección elaboró una

matriz para el seguimient

a los riesgos identificados

Evidencias en el subproceso.

Hacer el seguimiento a Igualmente envió al SIGI

debidamente Número de

los riesgos en todo el Coordinadores de grupo

registradas del evidencias 11/18/2009 12/2/2009 (Dra Olga Mendoza),









2

subproceso Democracia en la DDP

seguimiento a los registradas. mediante correo email de

y Participación

riesgos.

10 de noviembre de 2009

último reporte de

seguimiento a mapa de

riesgos.





La Dirección elaboró y

remitio a la Secretaría

General la Tabla de

Retención Documental,

mediante MEM09-22238

Archivos de DDP-del 13 de noviembre

Número de

gestión de 2009,. De igual maner

procesos Todos los funcionarios

Identificar y ubicar los debidamente la Dirección elaboró un

con de la DDP de acuerdo

documentos de la TRD organizados y

documentaci con sus tareas en el 11/23/2009 12/4/2009 Cronograma para la

2







de acuerdo con los controlados de

ón procedimiento de organización del archivo

procedimientos del SIGI acuerdo con los

organizada y archivo

procedimientos del según el procedimiento de

controlada.

SIGI SIGI y se socializó entre lo

funcionarios, mediante

CIR09-282-DDP-0210 de

23 de noviembre de 2009

El cronograma se ha venid

cumpliendo.

La Dirección programó

reuniones con SIGI, las

1 cuales se han venido

Documento realizando. Una de ellas s

Actualizar la actividad

de

del Centro de Estudios Actualizar llevó a cabo el 24 de

caracterizaci SIGI y DDP 11/17/2009 12/4/2009









3

de acuerdo con el SIGI Caracterización noviembre de 2009, en la

ón del centro

y demás responsables. que se coordinó la

de estudios

en el SIGI caracterización del

procedimiento del Centro

de Estudios Políticos.









Número de

Aplicar registros e La Dirección se encuentr

Medir y hacer informes

informes sobre

seguimiento a la sobre diseñando el mecanismo

medición de DDP y SIGI 11/30/2009 12/4/2009









1

satisfación de los satisfacción para medir el nivel de

satisfaccion de los

clientes de la DDP de los satisfacción del cliente.

clientes de la DDP

clientes









La Dirección brindó

acompañamiento para e

aprendizaje en el puesto d

trabajo a cada uno de los

funcionarios, sobre la

Número de aplicación de los

Aplicar los Todos los

funcionarios procedimientos. Se les

procedimientos de funcionarios de la

que conocen Todos los funcionarios

Producto no Conforme, DDP conocen y 11/19/2009 12/4/2009 mandó correos informativo





2

y aplican los de la DDP

Acciones Correctivas y aplican estos y se les elaboró un

procedimient

Acciones Preventivas. procedimientos.

os. documento guia sobre e

SIGI. El día viernes 4 de

Diciembre de 2009 , los

funcionarios de la Direcció

presentaran evaluación

interna sobre el sistema.

La acción de mejora

propuesta no responde a

Evidencias hallazgo encontrado. El

Hacer el seguimiento a funcionario encargado se

debidamente Número de

los riesgos en todo el Coordinadores de grupo

registradas del evidencias 11/18/2009 12/2/2009 comprometió a corregirlo









2

subproceso Democracia en la DDP

seguimiento a los registradas. a cumplir la acción de

y Participación

riesgos.

mejora que se necesite

para el día 10 de diciembr

del 2009

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO

Estado de









Acciones Ejecutadas- Registro de

la meta









os resultados de las acciones

Observaciones del auditor

De acuerdo al informe

rendido por la Jefe del

Grupo de Gestión

Administrativa se observa

una reducción del 84.34%

entre el año 2003 al 2008,

demostrando con ello que

el proceso de depuración

se viene adelantando de









La Dirección solicitó al SIGI

mediante MEM09-22598

del 18 de noviembre de

2009, los lineamientos y

procedimientos para la

recepción y depuración de

los documentos del cliente.

Petición que ya fue

atendida.

La Dirección realizó un

programa de

autocapacitación

personalizado al interior de

la dependencia. Elaboró y

distribuyó un material para

la preparación de los

funcionarios y mediante

correos email convocó a

jornadas de capacitación

los días 24, 25 y 30 de

noviembre de 2009.







La Dirección elaboró una

matriz para el seguimiento

a los riesgos identificados

en el subproceso.

Igualmente envió al SIGI

(Dra Olga Mendoza),

mediante correo email del

10 de noviembre de 2009 el

último reporte de

seguimiento a mapa de

riesgos.





La Dirección elaboró y

remitio a la Secretaría

General la Tabla de

Retención Documental,

mediante MEM09-22238-

DDP-del 13 de noviembre

de 2009,. De igual manera

la Dirección elaboró un

Cronograma para la

organización del archivo

según el procedimiento del

SIGI y se socializó entre los

funcionarios, mediante

CIR09-282-DDP-0210 del

23 de noviembre de 2009.

El cronograma se ha venido

cumpliendo.

La Dirección programó

reuniones con SIGI, las

cuales se han venido

realizando. Una de ellas se

llevó a cabo el 24 de

noviembre de 2009, en la

que se coordinó la

caracterización del

procedimiento del Centro

de Estudios Políticos.









La Dirección se encuentra

diseñando el mecanismo

para medir el nivel de

satisfacción del cliente.









La Dirección brindó

acompañamiento para el

aprendizaje en el puesto de

trabajo a cada uno de los

funcionarios, sobre la

aplicación de los

procedimientos. Se les

mandó correos informativos

y se les elaboró un

documento guia sobre el

SIGI. El día viernes 4 de

Diciembre de 2009 , los

funcionarios de la Dirección

presentaran evaluación

interna sobre el sistema.

La acción de mejora

propuesta no responde al

hallazgo encontrado. El

funcionario encargado se

comprometió a corregirlo y VENCIDA

a cumplir la acción de

mejora que se necesite

para el día 10 de diciembre

del 2009

PLAN DE MEJ



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Preventiva

Nombre del Proceso









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Acción de Mejoramiento

o Subproceso



P

1 Revisar los objetivos de los proceso

que desarrollan con el fin de garanti

despliegue y/o la documentación s

Auditoria externa (documentos y registros) permitan e

Dirección del Riesgo x

Icontec proceso ejecuta todas las actividade

asignadas y le corresponden de acu

misionalidad. Ej. Vigilancia y particip

Registro de Libros

2 En relación con las actividades que

descritas en las funciones, proceso

Auditoria externa procedimientos la revisión debe orie

Dirección del Riesgo x

Icontec que estos documentos reflejan el ac

entidad, incluidas las mejoras o cam

hayan realizado, buscando entre otr

4 En los casos que aplique, indicar en

Auditoria externa recursos que proceden frente a los a

Dirección del Riesgo x

Icontec administrativos, las autoridades fren

deben interponerse y los plazos, co

6 La formulación de a los usuarios. bu

mayor orientación los indicadores

Auditoria externa cuando sea aplicable se establezcan

Dirección del Riesgo x eficiencia y efectividad con base en

Icontec

cuentan los procesos del sistema, p

deben fortalecer y aclarar estos con

8 En la formulación y gestión de riesg

valorar los riesgos antes de controle

Auditoria externa

Dirección del Riesgo x controles con el fin de no incurrir en

Icontec

que pueden no sean eficientes por t

acciones que ya se están ejecutand

10 Revisar y concertar la aplicación de

revisión, verificación y validación de

diferentes procesos en concordanc

Auditoria externa trámites particulares e instancias qu

Dirección del Riesgo x

Icontec de ellos, para que se facilite su com

aplicabilidad. Con el fin de aprestar

los cambios de acuerdo con la versi

1000:2009, es conveniente que esta

extensiva a la metodología para la fo

La divulgación, la aplicación y si se

11

necesario la adecuación de los form

“Elaboración de Políticas y Lineamie

Auditoria externa FP-P01-F01” y Requisitos para la E

Dirección del Riesgo x

Icontec Proyectos de Ley/acto legislativo, D

Circulares, Resoluciones de Caráct

01-F01, buscando que su diligenciam

facilite a los usuarios a determinar lo

17



Mejorar la oportunidad en la formaliz

Auditoria externa contrataciones mediante el fortalecim

Dirección del Riesgo x

Icontec institucional de la planeación en la e

presupuestal.







PROCESO - SUBPROCESO GE

1 La diferencia que en el último lustro ha persistido

entre la cantidad de cargos que resultan de los DIRECCIÓN DE La DPAD solicitará a la Oficina Ase

estudios técnicos y los ocupados por personal de GESTIÓN DEL Planeación del Ministerio el apoyo té

planta y contratistas demuestra: fallas en las AUDITORIA

RIESGO Y acompañamiento para efectuar una

técnicas administrativas y estadísticas aplicadas INDEPENDIENTE

ATENCIÓN DE X actuales cargas de trabajo de la Dir

en los análisis de las cargas de trabajo que se DE CONTROL

DESASTRES Y Gestión del Riesgo para la Atención

realizan para el proceso de fusión en el 2003 INTERNO

FONDO NACIONAL Desastres, a fin de definir el número

como para el actual proceso de reestructuración, DE CALAMIDADES perfiles necesarios para el cumplimi

o fallas en la planeación,organización, dirección y

control de las actividades que se deben

3 La DPAD efectuará una revisión a lo

DIRECCIÓN DE PT-PAD 010 "Giros directos por em

GESTIÓN DEL PAD-014 "Seguimiento y control a lo

AUDITORIA

RIESGO Y FNC y sus subcuentas administrada

Revisar procedimientos bajo el nuevo enfoque de INDEPENDIENTE

ATENCIÓN DE X Fiduprevisora" teniendo en cuenta lo

gestión por procesos. DE CONTROL

DESASTRES Y Resoluciones No. 001 de septiembr

INTERNO

FONDO NACIONAL 002 de octubre de 2000 de la Junta

DE CALAMIDADES Fondo Nacional de Calamidades, y

vigentes.

4

DIRECCIÓN DE

GESTIÓN DEL La DPAD solicitara y verificadra que

Dar aplicación a los procedimientos jurídicos y de AUDITORIA

RIESGO Y implemente un plan de choque para

saneamiento contable para ejecución o INDEPENDIENTE

ATENCIÓN DE X saneamiento contable refererido a lo

liquidación de los contratos sin giro de recursos o DE CONTROL

DESASTRES Y giro de recursos o con saldos pendie

pendientes de ejecución (12 años). INTERNO

FONDO NACIONAL ejecución y que datan desde hace 1

DE CALAMIDADES





9



DIRECCIÓN DE

Asignación de un profesional especializado en GESTIÓN DEL

AUDITORIA

Contaduría que supervise las transacciones RIESGO Y

INDEPENDIENTE

contables del Fondo de Calamidades, depure ATENCIÓN DE X

DE CONTROL

cuentas y efectúe saneamiento contable DESASTRES Y

INTERNO

(razonabilidad estados financieros). FONDO NACIONAL

DE CALAMIDADES







PROCES

No se observó la aplicación del

Procedimiento de "Organización y

Control del Archivo de Gestión". El Contratar una firma que

Gestión del

1 1 X Subproceso en cuanto a la

Subproceso no cuenta con una Tabla Riesgo

implementación de la

de Retención Documental actualizada y

aprobada.

Se evidenció que no existe registro de

seguimiento a los indicadores del

Construir las hojas d

Subproceso que permitan medir los

correspondientes en el forma

resultados obtenidos o proporcione Gestión del

2 1 X 01 y acompañar las hojas

evidencia de los mismos, conforme lo Riesgo

evidencia que respalde los re

dispone el Procedimiento para la

medición.

definició y control de indicadores y su

respectivo formato de hoja de vida.







Sensibilizar a los funcionaros

No se evidencian registros de la

del Subproceso de Gestión

aplicación de los procediemintos de: Gestión del

3 1 X especificamente del Grupo

"Producto No Conforme" y "Acciones Riesgo

Emergencias, en la aplica

preventivas y correctivas"

procedimientos en m





Se observa que la mayoría de los

servidores públicos que participan en el

Subproceso de Gestión del Riesgo, no

Gestión del Capacitar los funcionar

4 cuentan con el conocimiento del 1 X

Riesgo conocimiento del S

Sistema Integrado de Gestión

Institucionla- SIGI, lo que limita su

comprensión y aplicación.







Se pudo evidenciar que no se

Continuar documentando m

encuentran documentadas las

Gestión del formatos de caracteriza

5 actividades del Subproceso "Gestión 1 X

Riesgo procedimientos, las actividad

del Riesgo" de manera que le permitan

del Subproceso de Gestión

cumplir con la misión asignada.

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS









Unidad de

Descripción del resultado de

ción de Mejoramiento Objetivo de la Acción de Mejora Medida de la Responsable

la Meta

Meta



PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

visar los objetivos de los procesos y las actividades Para todas las Direcciones se

e desarrollan con el fin de garantizar que este debe analizar el Decreto 4530

spliegue y/o la documentación soporte de 2008, con el objeto de

cumentos y registros) permitan evidenciar cómo el ajustar la caracterización, Luz Amanda Pulido

ceso ejecuta todas las actividades que le han sido procedimientos, formatos y

gnadas y le corresponden de acuerdo con su demás elementos del Sistema

sionalidad. Ej. Vigilancia y participación Ciudadana - de Gestión de la Calidad,

gistro de Libros como mecanismo para la

relación con las actividades que se tienen Verificar en cada proceso que

scritas en las funciones, procesos y/o las actividades, los formatos

cedimientos la revisión debe orientarse a verificar y demás documentos Luz Amanda Pulido

e estos documentos reflejan el actuar actual de la definidos en los

idad, incluidas las mejoras o cambios que se procedimientos se cumplan

yan realizado, buscando entre otros aspectos que para reflejar el actuar del MIJ.

los casos que aplique, indicar en la resolución los El Grupo SIGI Ajustara el

ursos que proceden frente a los actos Procedimiento de Elaboración

Luz Amanda Pulido

ministrativos, las autoridades frente a quienes y Control de Documentos con

ben interponerse y los plazos, con el fin de dar el objeto de definir que todo

yor orientación los indicadores

formulación de a los usuarios. buscando que Ajustar el procedimientoel

acto administrativo que de

ando sea aplicable se establezcan mediciones de Indicadores (Grupo SIGI-

ciencia y efectividad con base en los datos con que Planes y programas). Luz Amanda Pulido

entan los procesos del sistema, para tal fin se Divulgar el Procedimiento y

ben fortalecer y aclarar estos conceptos. los conceptos de eficiencia,

Ajustar el procedimiento de

la formulación y gestión de riesgos es importante

orar los riesgos antes de controles y después de Riesgos. Ajustar el

ntroles con el fin de no incurrir en formular planes Procedimiento de acciones Luz Amanda Pulido

e pueden no sean eficientes por tratarse de preventivas. .(Grupo SIGI)

ciones que ya se están ejecutando. Las direcciones y

dependencias aplicaran la

visar y concertar la aplicación de los conceptos de Ajustar los procesos

isión, verificación y validación del diseño con los elaboración de Políticas y

erentes procesos en concordancia con los Diseño de Normas en los

mites particulares e instancias que surte cada uno requisitos de Diseño y

Luz Amanda Pulido

ellos, para que se facilite su comprensión y Desarrollo con los

icabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad para responsables de las

cambios de acuerdo con la versión de la NTCGP dependencias. Divulgar los

00:2009, es conveniente que esta revisión se haga conceptos de revisión,

ensiva a la metodología para la formulación de

divulgación, la aplicación y si se determina Revisar los y validación.

verificación procesos de

cesario la adecuación de los formularios: elaboración de políticas y

aboración de Políticas y Lineamientos Sectoriales diseño de normas, para

-P01-F01” y Requisitos para la Elaboración de validar la aplicación de los Luz Amanda Pulido

oyectos de Ley/acto legislativo, Decretos, formatos. Aplicar los

culares, Resoluciones de Carácter General. DN-P- procedimientos de manera

F01, buscando que su diligenciamiento oriente y que su diligenciamiento

ilite a los usuarios a determinar los elementos de oriente y facilite a los usuarios

jorar la oportunidad en la formalización de las

ntrataciones mediante el fortalecimiento

Pendiente por definir. Luz Amanda Pulido

titucional de la planeación en la ejecución

supuestal.







PROCESO - SUBPROCESO GESTIÓN DEL RIESGO Y ATENCIÓN DE DESASTRES Y FONDO NACIONAL DE CALAMIDADES



DPAD solicitará a la Oficina Asesora de

neación del Ministerio el apoyo técnico y

Revisar técnica y objetivamente las

ompañamiento para efectuar una revisión a las Revisión de las cargas de Grupo de SGR

cargas de trabajo que soportan la

uales cargas de trabajo de la Dirección de trabajo de la DPAD Estudio UN

definición de ventiun (21) cargos para

stión del Riesgo para la Atención y Prevención de realizado. (Funcionario por definir

el actual proceso de reestructuración.

sastres, a fin de definir el número real de cargos y

files necesarios para el cumplimiento de su misión.





DPAD efectuará una revisión a los procedimientos

-PAD 010 "Giros directos por emergencia" y PT-

D-014 "Seguimiento y control a los recursos del Revisar los procedimientos

Grupo de SGR

C y sus subcuentas administradas por la Revisión de los procedimientos bajo PT-PAD 010 y PT-PAD 014

uprevisora" teniendo en cuenta lo contenido en la el nuevo enfoque de gestión de Procedimientos PT-PAD 010 UN

(Julio Cesar

soluciones No. 001 de septiembre de 1999 y No. procesos. y PT-PAD 014 revisados y

Castellanos)

2 de octubre de 2000 de la Junta Consultora del aprobados.

ndo Nacional de Calamidades, y demás normas

entes.





Dar aplicación a los procedimientos

DPAD solicitara y verificadra que la fiduprevisora

jurídicos y de saneamiento contable Implementar un Plan Choque Fiduprevisora

plemente un plan de choque para lograr el

para ejecutar o liquidar los contratos para logar el saneamiento

neamiento contable refererido a los contratos sin %

sin giro de recursos o pendientes de contable % de Plan de

o de recursos o con saldos pendientes de

ejecución y que datan desde hace Choque Cumplido (Constanza Gómez)

cución y que datan desde hace 12 años

(12) años.









PROCESO - SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS GESTION DEL RIESGO





Contar con con una

Contar con asesoria para

Contratar una firma que apoye al firma especializada que

empezar a organizar el Reina Amparo

Subproceso en cuanto a la elaboración e apoye en la elaboración Contrato

archivo documental Gallego

implementación de la TRD e implementación de las

correctamente

TDR:

Hojas de

Construir las hojas de vida Documentar las hojas

Registrar en el formato de vida de

orrespondientes en el formato SI-AS-P-F- de vida de los dos (2)

hojas de vida de indicadores indicadore

01 y acompañar las hojas de vida con indicadores que se Adriana Cuevas

el seguimiento a los s

idencia que respalde los resultados de la plasmaron en la

indicadores del Subproceso. document

medición. caracterización.

adas







Dejar registro mediante

Empezar a aplicar los Acta de la sensibilización

ensibilizar a los funcionaros y contratistas

procedimientos de Producto al grupo en mención. Lo

del Subproceso de Gestión del Riesgo, anterior, considerando que Acta de

No Conforme y de Acciones Adriana Cuevas -

especificamente del Grupo de Apoyo a los formatos de producto sensibiliza Alejandro Olano

Preventivas y Correctivas,

Emergencias, en la aplicación de los No Conforme y de ción

cuando exista la necesidad de

procedimientos en mención. Acciones Preventivas y

su uso.

Correctivas, solo se

utilizarán si se presenta la



Tener el 100% de los Hugo Gamba,

Fortalecer el conocimiento e

funcionarios y German Jimenez,

implementación del SIGI por Personas

Capacitar los funcionarios en el contratistas del Adriana Cuevas,

parte de los funcionarios y capacitad

conocimiento del SIGI Subproceso de Gestión Reina Amparo

contratistas del Subproceso as

del Riesgo capacitados Gallego, Capitan

de Gestión del Riesgo.

en el SIGI. Fernando Álvarez







Hugo Gamba,

Contar con el 100% de

Continuar documentando mediante los Dejar registro documental de Actividade German Jimenez,

las actividades que

formatos de caracterización y de las actividades que ejerce el s Adriana Cuevas,

adelanta el Subproceso

ocedimientos, las actividades pendientes Subproceso de Gestión del document Reina Amparo

de Gestión del Riesgo

del Subproceso de Gestión del Riesgo. Riesgo adas Gallego, Capitan

Documentadas

Fernando Álvarez

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de

Semanas

Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

ponsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









Amanda Pulido 2/1/2010 4/15/2010 10









Amanda Pulido 2/1/2010 3/15/2010 6







Amanda Pulido 2/1/2010 3/15/2010 6







Amanda Pulido 2/1/2010 4/15/2010 10







Amanda Pulido 2/1/2010 4/15/2010 10









Amanda Pulido 2/1/2010 5/15/2010 15









Amanda Pulido 2/1/2010 5/15/2010 15

Amanda Pulido 2/1/2010 6/15/2010 19









No se ha realizado la tarea.

El mecanismo de control es

inadecuado el para para

po de SGR

2/1/2009 6/30/2009 21 esta accion ya que ha 0%

ncionario por definir pasado casi tres meses

desde que se envio la

comunicación a Planeación.

Esta meta tiene fecha de Avance:A 30 de octubre de 2009. No se tiene respuesta por parte de la Oficina As

ok no



No se cuantifica el % de

po de SGR avance en la actividad ya

que fue esto lo medida de

o Cesar

1/15/2009 8/30/2009 32 50%

las metas acordada. No es

tellanos) posible asignar avance a la

actividad. no hay evidencias

Avance:A 30 de Octubre de 2009. Se reporta actualizado y aprobado el "Procedim

Anexo copia del Procedimiento GF

No se cuantifica el % de

avance en la actividad ya

previsora que fue esto lo medida de

1/15/2009 8/30/2009 32 las metas acordada. No es 62%

posible asignar avance a la

nstanza Gómez)

actividad. definir la la

liquidacion y depurar

ciontratos antes de agosto Avance: Se continua avanzando en el Plan Choque previsto para el proceso de liq

Anexo informe con corte de fecha









ok Hallazgo Relacionado en

0 Memorando MEM09-251 0%



del Despacho del Ministro







Avance:No se ha recibidook no al Oficio No. 5931-1 del 30 de Septiembre de

respuesta







La Dirección solicito

propuesta a 3 firmas, de las

cuales se seleccionó a la

Reina Amparo Empresa "Sofware y EN

11/18/2009 12/31/2009 6

Gallego Documentación Integrados.

PROCESO



La empresa contratada

empieza a laborar el 14 de

diciembre de 2009 , incluye

El subproceso cuenta con 2

indicadores. Ya se

construyeron las Hojas de

Vida de los mismos y las

remitieron al Dr. Edgar

driana Cuevas 11/18/2009 12/2/2009 2 Franco del SIGI, junto con CUMPLIDA

el avance de los

indicadores al mes de

noviembre de 2009. Esto

fue mediante correo e-mail

del 24 de noviembre de

2009.

Se evidenció acta de la jornada de

capacitación realizada el 19 de

noviembre de 2009 con los

funcionarios del procedimiento de

driana Cuevas - "Apoyo a Emergencias", allí

11/18/2009 11/25/2009 1 CUMPLIDA

lejandro Olano mismo se socializaron los

hallazgos y el informe de auditoría

interna. Se hizo enfasis en los

procedimientos obligatorio de la

norma NTCGP1000-2004

La Dirección se encuentra

Hugo Gamba,

capacitando al Grupo de

erman Jimenez,

Capacitación y Formación,

driana Cuevas, EN

11/18/2009 4/30/2010 23 el día 7 de diciembre

Reina Amparo PROCESO

termina esta actividad y

allego, Capitan

continua con los demás

ernando Álvarez

grupos.



La Dirección caracterizó la

Hugo Gamba, actividad de "Formación y

erman Jimenez, Capacitación", y documentó

driana Cuevas, los procedimientos de EN

11/18/2009 4/30/2010 23

Reina Amparo "Divulgación de Información PROCESO

allego, Capitan de la gestión del Riesgo" y

ernando Álvarez el de "Organización y

Suministro de información

el Proceso o Subproceso

exo copia del Procedimiento GF- P-05 Giros Directos de Recursos Versión 02.









exo informe con corte de fecha al 31 de Octubre de 2009

PLAN DE MEJORAMIENTO FUN



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SUBPROCESO

1 Revisar los objetivos de los procesos y las

actividades que desarrollan con el fin de garantizar

que este despliegue y/o la documentación soporte

Dirección de Auditoria (documentos y registros) permitan evidenciar cómo

x

Infraestructura externa Icontec el proceso ejecuta todas las actividades que le han

sido asignadas y le corresponden de acuerdo con

su misionalidad. Ej. Vigilancia y participación

Ciudadana - Registro de Libros

2 En relación con las actividades que se tienen

descritas en las funciones, procesos y/o

Dirección de Auditoria procedimientos la revisión debe orientarse a

x

Infraestructura externa Icontec verificar que estos documentos reflejan el actuar

actual de la entidad, incluidas las mejoras o

cambios que se hayan realizado, buscando entre

2 otros aspectos que la documentación sea el soporte

En relación con las actividades que se tienen

descritas en las funciones, procesos y/o

Dirección de Auditoria procedimientos la revisión debe orientarse a

x

Infraestructura externa Icontec verificar que estos documentos reflejan el actuar

actual de la entidad, incluidas las mejoras o

cambios que se hayan realizado, buscando entre

4 otros aspectos que la documentación sea el soporte

En los casos que aplique, indicar en la resolución

los recursos que proceden frente a los actos

Dirección de Auditoria

x administrativos, las autoridades frente a quienes

Infraestructura externa Icontec

deben interponerse y los plazos, con el fin de dar

mayor orientación a los usuarios.





4

En los casos que aplique, indicar en la resolución

los recursos que proceden frente a los actos

Dirección de Auditoria

x administrativos, las autoridades frente a quienes

Infraestructura externa Icontec

deben interponerse y los plazos, con el fin de dar

mayor orientación a los usuarios.



6



La formulación de los indicadores buscando que

cuando sea aplicable se establezcan mediciones de

Dirección de Auditoria

x eficiencia y efectividad con base en los datos con

Infraestructura externa Icontec

que cuentan los procesos del sistema, para tal fin

se deben fortalecer y aclarar estos conceptos.

6

La formulación de los indicadores buscando que

cuando sea aplicable se establezcan mediciones de

Dirección de Auditoria

x eficiencia y efectividad con base en los datos con

Infraestructura externa Icontec

que cuentan los procesos del sistema, para tal fin

se deben fortalecer y aclarar estos conceptos.





7

En los diferentes procesos se evidencio que los

Secretaria Auditoria riesgos “falta de personal” e “infraestructura

x

General externa Icontec deficiente” se les dio el tratamiento por medio de

“enviar comunicaciones”.







8





En la formulación y gestión de riesgos es importante

valorar los riesgos antes de controles y después de

Dirección de Auditoria

x controles con el fin de no incurrir en formular planes

Infraestructura externa Icontec

que pueden no sean eficientes por tratarse de

acciones que ya se están ejecutando.









10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos

de revisión, verificación y validación del diseño con

los diferentes procesos en concordancia con los

trámites particulares e instancias que surte cada

Dirección de Auditoria uno de ellos, para que se facilite su comprensión y

x

Infraestructura externa Icontec aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad para

los cambios de acuerdo con la versión de la NTCGP

1000:2009, es conveniente que esta revisión se

haga extensiva a la metodología para la formulación

de programas, proyectos y guías

10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos

de revisión, verificación y validación del diseño con

los diferentes procesos en concordancia con los

Dirección de Auditoria trámites particulares e instancias que surte cada

x uno de ellos, para que se facilite su comprensión y

Infraestructura externa Icontec

aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad para

los cambios de acuerdo con la versión de la NTCGP

1000:2009, es conveniente que esta revisión se

haga extensiva a la metodología para la formulación

17



Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Dirección de Auditoria contrataciones mediante el fortalecimiento

x

Infraestructura externa Icontec institucional de la planeación en la ejecución

presupuestal.

17





Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Dirección Auditoria contrataciones mediante el fortalecimiento

x

Infraestructura externa Icontec institucional de la planeación en la ejecución

presupuestal.









PROCESO - SUBPROCESO D

6

La Dirección de Infraestructura conformara un plan

El Grupo de Supervisión y

dechoque con un abogado y un tecnico profesional

Liquidación de contratos

AUDITORIA haciendo un seguimiento personalizado de cada

de la Dirección Jurídica de

DIRECCION DE INDEPENDIEN una de las liquidaciones que actualmente se

la Entidad, no siempre

INFRAESTRUC TE DE X encuentran en curso. Asi mismo remitira la

cumple con sus funciones

TURA CONTROL información necesaria y realizará seguimiento de la

de liquidación de contratos

INTERNO mismapara que la dirección juridica efectue los

y convenios, bien sea de

mecanismos necesarios para la finalización de

forma bilateral o unilateral.

dichos procesosen el menor tiempo posible.





PROCESO / SUBPROCESO: APLIC









1. Emitir circular por medio de la cual se reitera la

1. Se evidencia que la lista

obligación de todos los funcionarios asignados a la

de chequeo para la

Dirección de Infraestructura para utilizar los

revisión de requisitos que

Aplicación de documentos que han sido implementados para la

deben cumplir los

Normas - operación del proceso y se informa que el despacho

proyectos a financiar con

Infraestructura AUDITORIAS de la Dirección se abstendrá de suscribir o firmar

recursos de Fonsecon, no

1 se aplica de conformidad

para la Justicia, INTERNAS DE X documentos que no cumplan con la preceptiva de la

la seguridad y la CALIDAD correcta gestión y control de la documentación, lo

con el procedimiento

Convivencia anterior incluye el Formato “Lista de requisitos para

“viabilización de

Ciudadana la postulación de proyectos - código: SC-DI-P-01-F-

Proyectos”, lo cual se

03, que fue implementado por la Dirección de

constituye en una

Infraestructura, para el registro de proyectos a

observación.

viabilizar.

Se evidencia que en

algunos memorandos y

oficios guardados en la

carpeta de

Aplicación de

correspondencia, no se 2. Identificar todos los documentos establecidos en

Normas -

señala en la parte inferior el marco del SIGI, con el código de la serie

Infraestructura AUDITORIAS

de éstos, el código y documental de la tabla de retención documental

2 nombre de la serie de la

para la Justicia, INTERNAS DE X

donde han de conservarse, tal como lo señala el

la seguridad y la CALIDAD

tabla de retención procedimiento “elaboración y control de

Convivencia

documental donde se han documentos”.

Ciudadana

de archivar y conservar, lo

cual se constituye en una

observación, (numeral

4.2.3 NTCGP1000).









2









Se evidencia que no se

siguen los lineamientos del

procedimiento

“organización y control del

Aplicación de

archivo de gestión” para la

Normas -

identificación y ubicación

Infraestructura AUDITORIAS Solicitar capacitación de los funcionarios de la

de los documentos y

3 registros del proceso, en

para la Justicia, INTERNAS DE X Dirección en el uso y aplicación del procedimiento

la seguridad y la CALIDAD organización del archivo de gestión

los gabinetes, estantes,

Convivencia

carpetas u AZs, lo cual se

Ciudadana

constituye en una no

conformidad (numeral

4.2.4 Control de los

Registros).

Se evidencia que no se

siguen los lineamientos del

procedimiento

“organización y control del

Aplicación de

archivo de gestión” para la

Normas -

identificación y ubicación Organizar todos los documentos del archivo de

Infraestructura AUDITORIAS

de los documentos y gestión de acuerdo con los lineamientos

3 registros del proceso, en

para la Justicia, INTERNAS DE X

establecidos en el procedimiento “organización del

la seguridad y la CALIDAD

los gabinetes, estantes, archivo de gestión”.

Convivencia

carpetas u AZs, lo cual se

Ciudadana

constituye en una no

conformidad (numeral

4.2.4 Control de los

Registros).









Se evidencia que aun

cuando se manejan

Aplicación de

acciones preventivas; el

Normas -

manejo de éstas no sigue

Infraestructura AUDITORIAS Solicitar capacitación de los funcionarios de la

los lineamientos del

4 procedimiento “acciones

para la Justicia, INTERNAS DE X Dirección en el uso y aplicación del procedimiento

la seguridad y la CALIDAD de acciones preventivas y correctivas

preventivas y correctivas”,

Convivencia

lo cual se constituye en

Ciudadana

una observación, (numeral

8.5.2, 8.5.3)









No se han implementado

mecanismos para la Aplicación de

medición de la satisfacción Normas -

del cliente pos entrega, lo Infraestructura AUDITORIAS Solicitar lineamientos al SIGI para elaborar e

5 cual se constituye en una para la Justicia, INTERNAS DE X implementar un mecanismo para la medición de la

no conformidad (numeral la seguridad y la CALIDAD satisfacción del cliente.

8.2.1 NTC GP 1000). (Ver Convivencia

Nota de la DIN sobre este Ciudadana

punto abajo)





PROCESO / SUBPROCESO: APLIC

1. Emitir circular por medio de la cual se reitera la

1. Se evidencia que la lista

obligación de todos los funcionarios asignados a la

de chequeo para la

Dirección de Infraestructura para utilizar los

revisión de requisitos que

Aplicación de documentos que han sido implementados para la

deben cumplir los

Normas - operación del proceso y se informa que el despacho

proyectos a financiar con

Infraestructura de la Dirección se abstendrá de suscribir o firmar

recursos de Fonsecon, no

1 se aplica de conformidad

para la Justicia, 1 X documentos que no cumplan con la preceptiva de la

la seguridad y la correcta gestión y control de la documentación, lo

con el procedimiento

Convivencia anterior incluye el Formato “Lista de requisitos para

“viabilización de

Ciudadana la postulación de proyectos - código: SC-DI-P-01-F-

Proyectos”, lo cual se

03, que fue implementado por la Dirección de

constituye en una

Infraestructura, para el registro de proyectos a

observación.

viabilizar.









Se evidencia que en

algunos memorandos y

oficios guardados en la

carpeta de

Aplicación de

correspondencia, no se 2. Identificar todos los documentos establecidos en

Normas -

señala en la parte inferior el marco del SIGI, con el código de la serie

Infraestructura

de éstos, el código y documental de la tabla de retención documental

2 nombre de la serie de la

para la Justicia, 1 X

donde han de conservarse, tal como lo señala el

la seguridad y la

tabla de retención procedimiento “elaboración y control de

Convivencia

documental donde se han documentos”.

Ciudadana

de archivar y conservar, lo

cual se constituye en una

observación, (numeral

4.2.3 NTCGP1000).









2

Se evidencia que no se

siguen los lineamientos del

procedimiento

“organización y control del

Aplicación de

archivo de gestión” para la

Normas -

identificación y ubicación

Infraestructura Solicitar capacitación de los funcionarios de la

de los documentos y

3 registros del proceso, en

para la Justicia, 1 X Dirección en el uso y aplicación del procedimiento

la seguridad y la organización del archivo de gestión

los gabinetes, estantes,

Convivencia

carpetas u AZs, lo cual se

Ciudadana

constituye en una no

conformidad (numeral

4.2.4 Control de los

Registros).









Se evidencia que no se

siguen los lineamientos del

procedimiento

“organización y control del

Aplicación de

archivo de gestión” para la

Normas -

identificación y ubicación Organizar todos los documentos del archivo de

Infraestructura

de los documentos y gestión de acuerdo con los lineamientos

3 registros del proceso, en

para la Justicia, 1 X

establecidos en el procedimiento “organización del

la seguridad y la

los gabinetes, estantes, archivo de gestión”.

Convivencia

carpetas u AZs, lo cual se

Ciudadana

constituye en una no

conformidad (numeral

4.2.4 Control de los

Registros).









Se evidencia que aun

cuando se manejan

Aplicación de

acciones preventivas; el

Normas -

manejo de éstas no sigue

Infraestructura Solicitar capacitación de los funcionarios de la

los lineamientos del

4 procedimiento “acciones

para la Justicia, 1 X Dirección en el uso y aplicación del procedimiento

la seguridad y la de acciones preventivas y correctivas

preventivas y correctivas”,

Convivencia

lo cual se constituye en

Ciudadana

una observación, (numeral

8.5.2, 8.5.3)

No se han implementado

mecanismos para la Aplicación de

medición de la satisfacción Normas -

del cliente pos entrega, lo Infraestructura Solicitar lineamientos al SIGI para elaborar e

5 cual se constituye en una para la Justicia, 1 X implementar un mecanismo para la medición de la

no conformidad (numeral la seguridad y la satisfacción del cliente.

8.2.1 NTC GP 1000). (Ver Convivencia

Nota de la DIN sobre este Ciudadana

punto abajo)

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN

Fecha de

Descripción del Unidad de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Acción de Mejoramiento resultado de la Medida de la Responsable

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta

A

PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

visar los objetivos de los procesos y las Para todas las

ividades que desarrollan con el fin de garantizar Direcciones se

e este despliegue y/o la documentación soporte debe analizar el

cumentos y registros) permitan evidenciar cómo Decreto 4530 de Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

proceso ejecuta todas las actividades que le han 2008, con el objeto

o asignadas y le corresponden de acuerdo con de ajustar la

misionalidad. Ej. Vigilancia y participación caracterización,

dadana - Registro de Libros procedimientos,

relación con las actividades que se tienen Verificar en cada

scritas en las funciones, procesos y/o proceso que las

cedimientos la revisión debe orientarse a actividades, los

Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

ificar que estos documentos reflejan el actuar formatos y demás

ual de la entidad, incluidas las mejoras o documentos

mbios que se hayan realizado, buscando entre definidos en los

os aspectos que la documentación sea el soporte

relación con las actividades que se tienen procedimientos se

Verificar en cada

scritas en las funciones, procesos y/o proceso que las

cedimientos la revisión debe orientarse a actividades, los

Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

ificar que estos documentos reflejan el actuar formatos y demás

ual de la entidad, incluidas las mejoras o documentos

mbios que se hayan realizado, buscando entre definidos en los

os aspectos que la documentación sea el soporte procedimientos se

El Grupo SIGI

los casos que aplique, indicar en la resolución Ajustara el

recursos que proceden frente a los actos Procedimiento de

ministrativos, las autoridades frente a quienes Elaboración y Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

ben interponerse y los plazos, con el fin de dar Control de

yor orientación a los usuarios. Documentos con el

objeto de definir

que todo acto

El Grupo SIGI

los casos que aplique, indicar en la resolución Ajustara el

recursos que proceden frente a los actos Procedimiento de

ministrativos, las autoridades frente a quienes Elaboración y Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

ben interponerse y los plazos, con el fin de dar Control de

yor orientación a los usuarios. Documentos con el

objeto de definir

Ajustar el

procedimiento de

Indicadores (Grupo

formulación de los indicadores buscando que SIGI-Planes y

ando sea aplicable se establezcan mediciones de programas).

ciencia y efectividad con base en los datos con Divulgar el Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

e cuentan los procesos del sistema, para tal fin Procedimiento y

deben fortalecer y aclarar estos conceptos. los conceptos de

eficiencia, eficacia

y efectividad por

parte del Grupo

Ajustar el

procedimiento de

formulación de los indicadores buscando que Indicadores (Grupo

ando sea aplicable se establezcan mediciones de SIGI-Planes y

ciencia y efectividad con base en los datos con programas). Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

e cuentan los procesos del sistema, para tal fin Divulgar el

deben fortalecer y aclarar estos conceptos. Procedimiento y

los conceptos de

eficiencia, eficacia

Ejecutar los

proyectos de

los diferentes procesos se evidencio que los inversión

sgos “falta de personal” e “infraestructura “Adquisición y

Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

iciente” se les dio el tratamiento por medio de Adecuación de

viar comunicaciones”. Oficinas del

Edificio Bancol

para el MIJ en

Ajustar el

procedimiento de

Riesgos. Ajustar

la formulación y gestión de riesgos es importante el Procedimiento

orar los riesgos antes de controles y después de de acciones

ntroles con el fin de no incurrir en formular planes preventivas. Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

e pueden no sean eficientes por tratarse de .(Grupo SIGI) Las

ciones que ya se están ejecutando. direcciones y

dependencias

aplicaran la

metodología para

valorar los riesgos

visar y concertar la aplicación de los conceptos Ajustar los

revisión, verificación y validación del diseño con procesos

diferentes procesos en concordancia con los elaboración de

mites particulares e instancias que surte cada Políticas y Diseño

o de ellos, para que se facilite su comprensión y de Normas en los

Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

icabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad para requisitos de

cambios de acuerdo con la versión de la NTCGP Diseño y

00:2009, es conveniente que esta revisión se Desarrollo con los

ga extensiva a la metodología para la formulación responsables de

programas, proyectos y guías las dependencias.

visar y concertar la aplicación de los conceptos Divulgar los

Ajustar los

revisión, verificación y validación del diseño con procesos

diferentes procesos en concordancia con los elaboración de

mites particulares e instancias que surte cada Políticas y Diseño

o de ellos, para que se facilite su comprensión y de Normas en los Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

icabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad para requisitos de

cambios de acuerdo con la versión de la NTCGP Diseño y

00:2009, es conveniente que esta revisión se Desarrollo con los

ga extensiva a la metodología para la formulación responsables de





jorar la oportunidad en la formalización de las

ntrataciones mediante el fortalecimiento Pendiente por

Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

titucional de la planeación en la ejecución definir.

supuestal.

jorar la oportunidad en la formalización de las

ntrataciones mediante el fortalecimiento Pendiente por

Andrea Alarcon Aguilar 2/1/2010

titucional de la planeación en la ejecución definir.

supuestal.









PROCESO - SUBPROCESO DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA





Dirección de Infraestructura conformara un plan

choque con un abogado y un tecnico profesional Numero de

ciendo un seguimiento personalizado de cada convenios por

a de las liquidaciones que actualmente se liquidar/ Numero

cuentran en curso. Asi mismo remitira la de proyectos de 2/15/2009

ormación necesaria y realizará seguimiento de la liquidacionen

smapara que la dirección juridica efectue los juridica y/o

canismos necesarios para la finalización de liquidados

hos procesosen el menor tiempo posible.





PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS INFRAESTRUCTURA









Emitir circular por medio de la cual se reitera la

ligación de todos los funcionarios asignados a la

Dirección de Infraestructura para utilizar los Concientizar al personal

ocumentos que han sido implementados para la de la Dirección en el

eración del proceso y se informa que el despacho uso y aplicación de los

e la Dirección se abstendrá de suscribir o firmar instrumentos Directora y

Circular informativa

cumentos que no cumplan con la preceptiva de la establecidos y Circular Coordinadores de 11/1/2009

socializada

orrecta gestión y control de la documentación, lo aprobados para la Grupo

erior incluye el Formato “Lista de requisitos para operación del proceso,

postulación de proyectos - código: SC-DI-P-01-F- dentro del marco del

03, que fue implementado por la Dirección de SIGI

Infraestructura, para el registro de proyectos a

viabilizar.

Todos los oficios,

Buscar que todos los memorandos y

oficios, memorandos y documentos de la

Identificar todos los documentos establecidos en documentos que se Dirección tienen

Oficios,

el marco del SIGI, con el código de la serie produzcan en la registrado al final

memorando Directora,

documental de la tabla de retención documental Direcciòn de del texto la serie y

sy coordinadores de Grupo 11/1/2009

onde han de conservarse, tal como lo señala el Infraestructura cumplan subserie de la TRD

documentos y funcionarios

procedimiento “elaboración y control de con los requerimientos de acuerdo con el

del proceso

documentos”. del procedimiento procedimiento

"elaboración y control "elaboración y

de documentos" control de

documentos".









Solicitar al SIGI

capacitación de los

funcionarios de la

Solicitar capacitación de los funcionarios de la

Dirección en el uso y Solicitud escrita

rección en el uso y aplicación del procedimiento Memorando Directora 11/16/2009

aplicación del entregada al SIGI

organización del archivo de gestión

procedimiento

organización del archivo

de gestión

Archivo de gestión

de año 2009

Organizar todos los documentos del archivo de organizado

2. Organizar todos los Directora,

gestión de acuerdo con los lineamientos conforme los Documentos

documentos del archivo coordinadores de Grupo 11/16/2009

tablecidos en el procedimiento “organización del lineamientos del organizados,

de gestión, y funcionarios

archivo de gestión”. procedimiento

"organización de

archivo de gestión"









Solicitar al SIGI

capacitación de los

Solicitar capacitación de los funcionarios de la funcionarios de la

Solicitud escrita

rección en el uso y aplicación del procedimiento Dirección en el uso y Memorando Directora 11/16/2009

entregada al SIGI

de acciones preventivas y correctivas aplicación del

procedimiento de acción

preventiva y correctiva









Obtener orientación y

lineamientos para

Solicitar lineamientos al SIGI para elaborar e

establecer un Lineamientos

plementar un mecanismo para la medición de la Memorando Directora 11/17/2009

mecanismo para medir dados por el SIGI

satisfacción del cliente.

la satisfacción del

cliente









PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS INFRAESTRUCTURA

Emitir circular por medio de la cual se reitera la

ligación de todos los funcionarios asignados a la

Dirección de Infraestructura para utilizar los Concientizar al personal

ocumentos que han sido implementados para la de la Dirección en el

eración del proceso y se informa que el despacho uso y aplicación de los

e la Dirección se abstendrá de suscribir o firmar instrumentos Directora y

Circular informativa

cumentos que no cumplan con la preceptiva de la establecidos y Circular Coordinadores de 11/1/2009

socializada

orrecta gestión y control de la documentación, lo aprobados para la Grupo

erior incluye el Formato “Lista de requisitos para operación del proceso,

postulación de proyectos - código: SC-DI-P-01-F- dentro del marco del

03, que fue implementado por la Dirección de SIGI

Infraestructura, para el registro de proyectos a

viabilizar.









Todos los oficios,

Buscar que todos los memorandos y

oficios, memorandos y documentos de la

Identificar todos los documentos establecidos en documentos que se Dirección tienen

Oficios,

el marco del SIGI, con el código de la serie produzcan en la registrado al final

memorando Directora,

documental de la tabla de retención documental Direcciòn de del texto la serie y

sy coordinadores de Grupo 11/1/2009

onde han de conservarse, tal como lo señala el Infraestructura cumplan subserie de la TRD

documentos y funcionarios

procedimiento “elaboración y control de con los requerimientos de acuerdo con el

del proceso

documentos”. del procedimiento procedimiento

"elaboración y control "elaboración y

de documentos" control de

documentos".

Solicitar al SIGI

capacitación de los

funcionarios de la

Solicitar capacitación de los funcionarios de la

Dirección en el uso y Solicitud escrita

rección en el uso y aplicación del procedimiento Memorando Directora 11/16/2009

aplicación del entregada al SIGI

organización del archivo de gestión

procedimiento

organización del archivo

de gestión









Archivo de gestión

de año 2009

Organizar todos los documentos del archivo de organizado

2. Organizar todos los Directora,

gestión de acuerdo con los lineamientos conforme los Documentos

documentos del archivo coordinadores de Grupo 11/16/2009

tablecidos en el procedimiento “organización del lineamientos del organizados,

de gestión, y funcionarios

archivo de gestión”. procedimiento

"organización de

archivo de gestión"









Solicitar al SIGI

capacitación de los

Solicitar capacitación de los funcionarios de la funcionarios de la

Solicitud escrita

rección en el uso y aplicación del procedimiento Dirección en el uso y Memorando Directora 11/16/2009

entregada al SIGI

de acciones preventivas y correctivas aplicación del

procedimiento de acción

preventiva y correctiva

Obtener orientación y

lineamientos para

Solicitar lineamientos al SIGI para elaborar e

establecer un Lineamientos

plementar un mecanismo para la medición de la Memorando Directora 11/17/2009

mecanismo para medir dados por el SIGI

satisfacción del cliente.

la satisfacción del

cliente









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Semanas









Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor









4/15/2010 10









3/15/2010 6









3/15/2010 6









3/15/2010 6









3/15/2010 6









4/15/2010 10

4/15/2010 10









3/15/2010 6









4/15/2010 10









5/15/2010 15









5/15/2010 15









6/15/2010 19

6/15/2010 19









12/31/2009 46 63%









De un total propuesto de 190 convenios que estaban para liquidar, se









11/30/2009 4

12/31/2009 8









12/31/2009 6

12/31/2009 6









12/31/2009 6









11/30/2009 2

11/30/2009 4









12/31/2009 8

12/31/2009 6









12/31/2009 6









12/31/2009 6

11/30/2009 2









eso o Subproceso

nios que estaban para liquidar, se han enviado a la dirección juridica documentos de 120 para su respectiva liquidacion . Es decir que la d

spectiva liquidacion . Es decir que la dirección de Infraestrcutura ha realizado la gestion de 120 proyectos para su respectiva liquidación. S

yectos para su respectiva liquidación. Se mostro a la OCI la base de datos con la relacion de los memorandos de remisorios de la documetn

morandos de remisorios de la documetnacion a la direccin Juridica. Se verificaron en SIGOV varios de ellos aleatoriamente

e ellos aleatoriamente

PLAN DE MEJORAMIENTO F



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SUBPROC

1

Revisar los objetivos de los procesos y las actividades que

desarrollan con el fin de garantizar que este despliegue y/o

Dirección de Auditoria la documentación soporte (documentos y registros)

Política Criminal externa x permitan evidenciar cómo el proceso ejecuta todas las

y Penitenciaria Icontec actividades que le han sido asignadas y le corresponden de

acuerdo con su misionalidad. Ej. Vigilancia y participación

Ciudadana - Registro de Libros





2 En relación con las actividades que se tienen descritas en

las funciones, procesos y/o procedimientos la revisión debe

Dirección de Auditoria orientarse a verificar que estos documentos reflejan el

Política Criminal externa x actuar actual de la entidad, incluidas las mejoras o cambios

y Penitenciaria Icontec que se hayan realizado, buscando entre otros aspectos que

la documentación sea el soporte para los procesos de

capacitación y formación de nuevos funcionarios. Ej.

4

En los casos que aplique, indicar en la resolución los

Dirección de Auditoria

recursos que proceden frente a los actos administrativos,

Política Criminal externa x

las autoridades frente a quienes deben interponerse y los

y Penitenciaria Icontec

plazos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios.





6

La formulación de los indicadores buscando que cuando

Dirección de Auditoria sea aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y

Política Criminal externa x efectividad con base en los datos con que cuentan los

y Penitenciaria Icontec procesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y

aclarar estos conceptos.





8

En la formulación y gestión de riesgos es importante valorar

Dirección de Auditoria los riesgos antes de controles y después de controles con el

Política Criminal externa x fin de no incurrir en formular planes que pueden no sean

y Penitenciaria Icontec eficientes por tratarse de acciones que ya se están

ejecutando.

10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de

revisión, verificación y validación del diseño con los

diferentes procesos en concordancia con los trámites

Dirección de Auditoria particulares e instancias que surte cada uno de ellos, para

Política Criminal externa x que se facilite su comprensión y aplicabilidad. Con el fin

y Penitenciaria Icontec de aprestar a la entidad para los cambios de acuerdo con la

versión de la NTCGP 1000:2009, es conveniente que esta

revisión se haga extensiva a la metodología para la

formulación de programas, proyectos y guías

11 La divulgación, la aplicación y si se determina necesario la

adecuación de los formularios: “Elaboración de Políticas y

Dirección de Auditoria Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

Política Criminal externa x Elaboración de Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos,

y Penitenciaria Icontec Circulares, Resoluciones de Carácter General. DN-P-01-

F01, buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a

los usuarios a determinar los elementos de entrada del

17

Dirección de Auditoria Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Política Criminal externa x contrataciones mediante el fortalecimiento institucional de la

y Penitenciaria Icontec planeación en la ejecución presupuestal.





PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITIC

No se siguen los lineamientos

del procedimiento elaboración y

control de documentos, la Formulación y

caracterización y el adopción de AUDITORIAS Ajustar los documentos adelantados, o cuando

procedimiento de formulación

1 de políticas vigente desde el 10

políticas y INTERNAS X corresponda, los planes de acción que los desarrollan, a los

Diseño de DE CALIDAD procedimientos y manuales estipulados en el SIGI

de agosto de 2009 (Numeral

7.3). normas





No se lleva un registro

adecuado para la medición de

los indicadores señalados para

Formulación y

el plan de acción y los

definidos para los procesos de adopción de AUDITORIAS

Diseñar el registro para alimentar periódicamente el

2 formulación de políticas y políticas y INTERNAS X

resultado de los indicadores de gestión

diseño de normas, (numeral Diseño de DE CALIDAD

4.1.c, e, f; 7.5.1.e NTC GP normas

1000).





No se realiza medición directa

de la satisfacción del cliente

sobre los productos elaborados Formulación y

por la Dirección (numerales adopción de AUDITORIAS Ajustar al perfil del cliente de la DPCP, las herramientas

3 7.2.3 y 8.2.1) políticas y INTERNAS X aprobadas (procesos de participación) para medir la

Diseño de DE CALIDAD satisfacción del cliente.

normas





PROCESO / SUBPROCESO: VIGILANC

Se pudo evidenciar que la

política de Calidad, sus

objetivos, la misión y visión no

está totalmente entendida y

comprendida por los

funcionarios de la entidad AUDITORIAS

Emprender acciones de conocimiento de la política de calidad y sus

1 incumpliendo con el numeral Vigilancia y control INTERNAS X

objetivos, la misión y visión del Ministerio

5.3 literal “e” de la Norma DE CALIDAD

NTCGP1000-2004.

Se pudo evidenciar que no

existe hoja de vida del

indicador que soporte su

comportamiento y seguimiento,

incumpliendo el numeral 4.1

literal “e” de la Norma

NTCGP1000-2004. Son pocos

los indicadores para la

complejidad del proceso.







AUDITORIAS

2 Vigilancia y control INTERNAS DE X Rediseñar los indicadores y el correspondiente registro

CALIDAD









Se pudo establecer que no se

efectúa la revisión de los

requisitos relacionados con el

producto (Salidas de la

Caracterización), lo que implica

el incumplimiento del numeral AUDITORIAS

Enriquecer el control de los requisitos relacionados con el producto

3 7.2.2 literal “a” y “c” de la Vigilancia y control INTERNAS X

por parte del Director

Norma NTCGP1000-2004. DE CALIDAD









No es clara la identificación de

la interacción del proceso con

los demás procesos del

Sistema, lo que implica el

incumplimiento del numeral 4.1.

literal “b” de la Norma AUDITORIAS

Elaborar un mapa en el que se relacionen los procesos de la

4 NTCGP1000-2004. Vigilancia y control INTERNAS X

Dirección

DE CALIDAD









No se evidencia la Tabla de

Retención Documental ni su

aplicación, lo que implica el

incumplimiento del numeral

4.1.2 literal 2 y 3 de la Norma

NTCGP1000-2004. AUDITORIAS

Poner a disposición del Grupo de Gestión Administrativa la Tabla de

5 Vigilancia y control INTERNAS X Retención Documental de la Dirección

DE CALIDAD

Se pudo evidenciar que no se

conoce ni se aplica el proceso

de control de documentos, lo

que implica el incumplimiento

del numeral 4.2.2. literal “b” de

la Norma NTCGP1000-2004. AUDITORIAS

Definición de los diferentes formatos para la ejecución del control de

6 Vigilancia y control INTERNAS X documentos

DE CALIDAD









Se pudo establecer en este

proceso, en la Dirección de

Política Criminal y

Penitenciaria, que no cuenta

con los equipos necesarios

para el desarrollo y que hacer AUDITORIAS

7 del proceso de Vigilancia y Vigilancia y control INTERNAS X

Control, lo que implica el DE CALIDAD

incumplimiento del numeral 6.3

literal “ b” y “c” y numeral 4.1

literal “d” de la Norma

NTCGP1000-2004.



Se pudo establecer en los 3

subprocesos que no se

encontró especificado los

requisitos del Cliente sobre la

prestación del servicio, lo que

implica el incumplimiento del AUDITORIAS

Especificar, en cada subproceso, los requisitos que el cliente

8 numeral 7.2.1 literal “a” de la Vigilancia y control INTERNAS X

establece para la prestación del servicio y el producto ofrecido

Norma NTCGP1000-2004. DE CALIDAD

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN

Fecha de

Descripción del Unidad de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Acción de Mejoramiento resultado de la Medida de la Responsable

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta

A

PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

Para todas las

Direcciones se

evisar los objetivos de los procesos y las actividades que

debe analizar el

sarrollan con el fin de garantizar que este despliegue y/o

Decreto 4530 de

la documentación soporte (documentos y registros)

2008, con el objeto

permitan evidenciar cómo el proceso ejecuta todas las Andres Ormaza 2/1/2010

de ajustar la

ividades que le han sido asignadas y le corresponden de

caracterización,

cuerdo con su misionalidad. Ej. Vigilancia y participación

procedimientos,

Ciudadana - Registro de Libros

formatos y demás

elementos del

relación con las actividades que se tienen descritas en Verificar en cada

funciones, procesos y/o procedimientos la revisión debe proceso que las

orientarse a verificar que estos documentos reflejan el actividades, los

uar actual de la entidad, incluidas las mejoras o cambios formatos y demás Andres Ormaza 2/1/2010

e se hayan realizado, buscando entre otros aspectos que documentos

la documentación sea el soporte para los procesos de definidos en los

capacitación y formación de nuevos funcionarios. Ej. procedimientos se

El Grupo SIGI

Ajustara el

En los casos que aplique, indicar en la resolución los

Procedimiento de

ecursos que proceden frente a los actos administrativos,

Elaboración y Andres Ormaza 2/1/2010

s autoridades frente a quienes deben interponerse y los

Control de

azos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios.

Documentos con el

objeto de definir

Ajustar el

a formulación de los indicadores buscando que cuando procedimiento de

ea aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y Indicadores (Grupo

efectividad con base en los datos con que cuentan los SIGI-Planes y Andres Ormaza 2/1/2010

procesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y programas).

aclarar estos conceptos. Divulgar el

Procedimiento y

los conceptos de

Ajustar el

procedimiento de

la formulación y gestión de riesgos es importante valorar

Riesgos. Ajustar

riesgos antes de controles y después de controles con el

el Procedimiento

n de no incurrir en formular planes que pueden no sean Andres Ormaza 2/1/2010

de acciones

eficientes por tratarse de acciones que ya se están

preventivas.

ejecutando.

.(Grupo SIGI) Las

direcciones y

Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de Ajustar los

revisión, verificación y validación del diseño con los procesos

diferentes procesos en concordancia con los trámites elaboración de

rticulares e instancias que surte cada uno de ellos, para Políticas y Diseño

ue se facilite su comprensión y aplicabilidad. Con el fin de Normas en los Andres Ormaza 2/1/2010

aprestar a la entidad para los cambios de acuerdo con la requisitos de

rsión de la NTCGP 1000:2009, es conveniente que esta Diseño y

revisión se haga extensiva a la metodología para la Desarrollo con los

formulación de programas, proyectos y guías responsables de

divulgación, la aplicación y si se determina necesario la Revisar los

ecuación de los formularios: “Elaboración de Políticas y procesos de

eamientos Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la elaboración de

aboración de Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos, políticas y diseño Andres Ormaza 2/1/2010

irculares, Resoluciones de Carácter General. DN-P-01- de normas, para

01, buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a validar la

os usuarios a determinar los elementos de entrada del aplicación de los



Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Pendiente por

ntrataciones mediante el fortalecimiento institucional de la Andres Ormaza 2/1/2010

definir.

planeación en la ejecución presupuestal.





PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ POLITICA CRIMIINAL Y PENITENCIARIA

Con los documentos

ajustados a la norma,

podrán unificarse los

Seguir los lineamientos requisitos y actualizar el

Ajustar los documentos adelantados, o cuando de forma para la trabajo elaborado en la

Documentos

responda, los planes de acción que los desarrollan, a los formulación y adopción Dirección Funcionarios DPCP 1/1/2010

ajustados

procedimientos y manuales estipulados en el SIGI de políticas y diseño de

normas





Con los indicadores

establecidos, se evaluará,

de manera más clara, el

cumplimiento de la labor

Evaluar la prestación de formulación y

Diseñar el registro para alimentar periódicamente el adopción de política Registro

del servicio y los Funcionarios DPCP 12/1/2009

resultado de los indicadores de gestión criminal y penitenciaria, diseñado

productos ofrecidos teniendo en cuenta

número de documentos,

reuniones, compromisos,

acciones, etc.



A partir de la definición

de las estrategias, de

Diseñar herramientas

acuerdo con el perfil de

que midan el grado de los clientes de la DPCP,

Ajustar al perfil del cliente de la DPCP, las herramientas Estrategias de

satisfacción del cliente, se avanzará en la

aprobadas (procesos de participación) para medir la medición de los índices

medición de Funcionarios DPCP 12/1/2009

acorde con su perfil, satisfacción

satisfacción del cliente. de satisfacción.

entorno y capacidad de

respuesta.



PROCESO / SUBPROCESO: VIGILANCIA Y CONTROL POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA

El pleno conocimiento

de la política de

calidad y sus

objetivos, la misión y

visión permite

Tener claridad sobre los

identificar en qué

mprender acciones de conocimiento de la política de calidad y sus parámetros que guían todas Acciones de

medida las acciones SIGI 11/30/2009

objetivos, la misión y visión del Ministerio las labores que se conocimiento

de la Dirección están

adelantan en el Ministerio

encaminadas a

cumplirlos.

Con los indicadores

establecidos, y su

registro, se evaluará

el cumplimiento de la

labor.



Indicadores









Evaluar la prestación del

Rediseñar los indicadores y el correspondiente registro servicio y los productos SIGI - Director DCP 12/15/2009

ofrecidos









Registro

diseñado









El control sobre los

productos permite

conocer en qué grado

se está cumpliendo

con lo planificado en

Cumplir con las virtud de las

nriquecer el control de los requisitos relacionados con el producto Control en Director de Política

características de las expectativas del 1/15/2010

por parte del Director ejecución Criminal

salidas del proceso cliente.









El pleno conocimiento

de los procesos

misionales, y su

interacción, permite

conformar un mapa

Identificar la interacción de general de la

Elaborar un mapa en el que se relacionen los procesos de la Mapa Director de Política

los procesos que la Dirección. 1/15/2010

Dirección elaborado Criminal y funcionarios

Dirección adelanta









Con la tabla de

retención documental

se tendrá pleno

control sobre los

documentos de la Tabla de

Controlar y administrar los

Dirección y mayor Retención

ner a disposición del Grupo de Gestión Administrativa la Tabla de documentos que inciden en

comprensión de sus Documental Secretaria General - DCP 11/30/2009

Retención Documental de la Dirección la ejecución de los procesos

distintos procesos y elaborada y

misionales de la Dirección

requerimientos. aprobada

Con todos los

formatos definidos, el

proceso se agiliza y

queda estandarizado.

Unificar los criterios y

Formatos

formatos de productos que

finición de los diferentes formatos para la ejecución del control de definidos y Director de Política

se originan al interior del 1/15/2010

documentos radicados en el Criminal y funcionarios

proceso de vigilancia y

SIGI

control









Alta Gerencia









Con los requisitos

especificados, los

servicios y productos

que se ofrecen

pueden definirse y

Determinar los requisitos mejorarse atendiendo

Especificar, en cada subproceso, los requisitos que el cliente Requisitos Director de Política

relacionados con el a criterios concretos. 11/30/2009

establece para la prestación del servicio y el producto ofrecido específicos Criminal y funcionarios

producto y el servicio

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de

Semanas









Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









2/1/2010 4/15/2010 10









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 4/15/2010 10









2/1/2010 4/15/2010 10

2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 6/15/2010 19





IA









1/1/2010 8/7/2010 31









12/1/2009 12/15/2009 2









12/1/2009 12/15/2009 2









11/30/2009 -5735

2









12/15/2009 12/30/2009









0









1/15/2010 4/15/2010 13









1/15/2010 4/15/2010 13









11/30/2009 -5735

1/15/2010 1/30/2010 2









0









11/30/2009 12/15/2009 2

roceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENT



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SUB

6





La formulación de los indicadores buscando que

cuando sea aplicable se establezcan mediciones

Auditoria externa de eficiencia y efectividad con base en los datos

Grupo SIGI x

Icontec con que cuentan los procesos del sistema, para

tal fin se deben fortalecer y aclarar estos

conceptos.









9

La formulación de los objetivos de calidad para

que estos reflejen con mayor precisión la

coherencia con la política de calidad. Se debe

Oficina Asesora

Auditoria externa buscar que reflejen ambiciones o pretensiones

de Planeación – x

Icontec que vayan más allá de cumplir las actuaciones

Grupo SIGI

dentro del marco legal toda vez que esta es una

condición inherente a la naturaleza de la

Institución



10 Revisar y concertar la aplicación de los

conceptos de revisión, verificación y validación

del diseño con los diferentes procesos en

concordancia con los trámites particulares e

instancias que surte cada uno de ellos, para que

Auditoria externa

Grupo SIGI x se facilite su comprensión y aplicabilidad. Con

Icontec

el fin de aprestar a la entidad para los cambios

de acuerdo con la versión de la NTCGP

1000:2009, es conveniente que esta revisión se

haga extensiva a la metodología para la

formulación de programas, proyectos y guías



11 La divulgación, la aplicación y si se determina

necesario la adecuación de los formularios:

“Elaboración de Políticas y Lineamientos

Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

Auditoria externa Elaboración de Proyectos de Ley/acto legislativo,

Grupo SIGI x

Icontec Decretos, Circulares, Resoluciones de Carácter

General. DN-P-01-F01, buscando que su

diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios a

determinar los elementos de entrada del diseño

y a registrar las actividades de revisión de las

mismas.

21

Los análisis de causa deben desarrollarse

evitando detenerse en justificaciones utilizando

Auditoria externa

Grupo SIGI x para ello metodologías que permitan llegar a la

Icontec

causas raíz del problema Ej. Diagrama causa-

efecto, por qué.





PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLIT

Se desconocen los Del 22 al 29 de octubre reunir al equipo de

documentos de: 1) trabajo conocer y estudiar los documentos

Caracterizaciones, 2) asociados, dos o una hora al día y solicitar

Adopción de

Procedimientos y 3) acompamienteo al SIGI

Politicas y

Formatos de Formulación

Diseño de AUDITORIAS

y Adopción de Políticas y

1 de Diseño de Normas,

Normas INTERNAS DE X

Subproceso CALIDAD

difundidos en la pagina

Defensa Juridica

web MIJ en el link SIGI

del Estado

No se aplican los

Procedimientos y los

Formatos que permiten

planificar y controlar los Imprimir el formato elaboración de Politicas y

Adopción de Requisitos para el diseño de Proyectos de Ley,

No se aplica el

Politicas y diligenciarlo y archivarlo en carpeta

Procedimiento Elaboración

Diseño de AUDITORIAS

y control de documentos

2 V02. SI-AS- P01 Numeral

Normas INTERNAS DE x

Subproceso CALIDAD

4.2.3.

Defensa Juridica

del Estado



No se cuenta con la TRD Adopción de Complementar la TRD por procesos por el

por procesos y de Politicas y orden de los procesos misionales solicitando

acuerdo con los Diseño de AUDITORIAS asesoria del Grupo SIGI

3 documentos de salida de Normas INTERNAS DE x

las caracterizaciones Subproceso CALIDAD

aplicables numeral 4.2.4. Defensa Juridica

del Estado

8 PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLIT

1. Desconocimiento de Asistir y participar en las capacitaciones

algunos de los elementos programadas por el Grupo SIGI o solicitar la

AUDITORIAS misma al Grupo SIGI

de los documentos Gobernabilidad

1 difundidos en la página Territorial

INTERNAS DE X

CALIDAD

WEB de los documentos

1. Proceso Adopción de

Políticas y 2. Proceso Estudiar los procedimientos obligatorios y

Ajustar la TRD los documentos que se generen

diseño de Normas, así en la aplicación del proceso Adopción de

como de algunas AUDITORIAS Políticas y Diseño de Normas

generalidades del SIGI y Gobernabilidad

INTERNAS DE x

procedimientos Territorial

CALIDAD

obligatorios de carácter

transversal 4.2.3.

PROCESO SISTEMA

La tabla de retención

documental que esta

AUDITORIAS Remitir la Tabla de Retención Documental de la

siendo utilizada no se

5 encuentra aprobada por el

SIGI INTERNAS DE X Oficina Asesora de Planeación al Comite de

CALIDAD Archivo para su aprobación

comite de archivo de la

entidad

N DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN

Fecha de

Unidad de Fecha de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Descripción del resultado de la Meta Medida de la Responsable finalización

Mejora DD/MM/AAA

Meta DD/MM/AAAA

A

PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso





Ajustar el procedimiento de Indicadores

(Grupo SIGI-Planes y programas).

Divulgar el Procedimiento y los conceptos

de eficiencia, eficacia y efectividad por

parte del Grupo SIGI. Las direcciones

deben mejorar los indicadores de Eficacia, 2/1/2010 4/15/2010

Eficiencia y Efectividad con las

orientaciones de la Oficina de Planeación

(Grupo Planes y Programas - Grupo SIGI)

definir las fuentes y responsables de

información apropiadas para la medición.









Revisar la Política de Calidad y definir

nuevos objetivos de calidad, que sean

2/1/2010 3/15/2010

coherentes y vayan más allá de el

cumplimiento de la norma.







Ajustar los procesos elaboración de

Políticas y Diseño de Normas en los

requisitos de Diseño y Desarrollo con los

responsables de las dependencias.

Divulgar los conceptos de revisión,

verificación y validación. Ajustar el 2/1/2010 5/15/2010

procedimiento de Formulación actualización

y seguimiento de proyectos de Inversión y

el de Programas Misionales de

Funcionamiento. Los responsables de los

procesos deben aplicar y hacer cumplir los

requisitos de Diseño y Desarrollo



Revisar los procesos de elaboración de

políticas y diseño de normas, para validar la

aplicación de los formatos. Aplicar los

procedimientos de manera que su 2/1/2010 5/15/2010

diligenciamiento oriente y facilite a los

usuarios definir los elementos de entrada

como elemento base.

Revisar y ajustar los procedimiento de

Acción Correctiva y Preventiva para definir

el método adecuado que permitan

implementar acciones efectivas para 2/1/2010 6/15/2010

atacar la causa raíz del problema.

Socializar el procedimiento entre los

funcionario para su correcta aplicación.



CION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS / SUBPROCESO DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

Dar a conocer las

herramientas para

adoptar Politicas y

Diseñar Normas

Director Defensa

Programar y ejecutar capacitaciones u 6 horas de

Juridica del Estado y 10/22/2009 10/29/2009

otros medios para conocer el SIGI capacitación

Grupo SIGI









Contar con mecanismos

para planificar y carpetas

controlar las Adopcion de

actividades para la Diligenciar y actualizar formatos de las Director Defensa

Politica y

adopción de Politicas y caracterizaciones Adopción de Politicas y Diseño de Juridica del Estado y 10/22/2009 11/30/2009

Diseño de Normas Diseño de Norma Grupo SIGI

Normas con

formatos



Organizar y controlar

os registros y

documentación de los Director Defensa

Programar y ejecutar capacitaciones u

procesos aplicables Juridica del Estado y 10/22/2009 11/30/2009

otros medios para conocer el SIGI

Grupo SIGI







ACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS / SUBPROCESO GOBERNABILIDAD TERRITORIAL





Directora

Cumplir con los Programar y ejecutar capacitaciones u 1

Gobernabilidad 10/28/2009 12/15/2009

objetivos de calidad otros medios para conocer el SIGI capacitación

Territorial y Grupo SIGI









Cumplir con los Directora Gobernabilida

TRD ajustada y aprobada 1 TRD 10/28/2009 11/28/2009

objetivos de calidad Territorial y Grupo SIGI







PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI

Mantener una tabla de

Tabla de retención actualizada y aprobada

retención debidamente uno Edgar Franco Ruiz 11/10/2009 12/15/2009

por el comite de Archivo del MIJ

actualizada y aprobada

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Semanas









Acciones Ejecutadas- Registro de





la meta

los resultados de las acciones

.Observaciones del auditor









10









6









15









15

19









1









6









6









7









4

Se elaboró la tabla de

retención documental que

se encuentra pendiente de

remitir mediante

5.00









PENDIENTE

memorando a la Dra. María

del Pilar Serrano solicitando

su aprobación por el comite

de Archivo del MIJ.

PLA



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia









Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción d

Subproceso





1



Revisar los objetivos de los pr

desarrollan con el fin de garan

Política Lucha Auditoria documentación soporte (docu

contra las externa x evidenciar cómo el proceso ej

Drogas Icontec han sido asignadas y le corres

misionalidad. Ej. Vigilancia y p

Libros







2

En relación con las actividade

funciones, procesos y/o proce

orientarse a verificar que esto

actual de la entidad, incluidas

Política Lucha Auditoria realizado, buscando entre otro

contra las externa x sea el soporte para los proces

Drogas Icontec Ej. Pro

nuevos funcionarios.

seguimiento y control de

seguimiento a cartas de

comités



4

En los casos que aplique, indi

Política Lucha Auditoria

proceden frente a los actos ad

contra las externa x

a quienes deben interponerse

Drogas Icontec

mayor orientación a los usuar



6

La formulación de los indicado

Política Lucha Auditoria

aplicable se establezcan med

contra las externa x

con base en los datos con que

Drogas Icontec

para tal fin se deben fortalece





8

En la formulación y gestión de

Política Lucha Auditoria

riesgos antes de controles y d

contra las externa x

incurrir en formular planes que

Drogas Icontec

tratarse de acciones que ya s

10



Revisar y concertar la aplicac

verificación y validación del di

concordancia con los trámites

Política Lucha Auditoria

cada uno de ellos, para que s

contra las externa x

aplicabilidad. Con el fin de ap

Drogas Icontec

de acuerdo con la versión de

conveniente que esta revisión

para la formulación de progra







11

La divulgación, la aplicación y

adecuación de los formulario

Lineamientos Sectoriales FP-

Política Lucha Auditoria

Elaboración de Proyectos de

contra las externa x

Circulares, Resoluciones de C

Drogas Icontec

buscando que su diligenciami

determinar los elementos de e

actividades de revisión de las





17



Política Lucha Auditoria Mejorar la oportunidad en la fo

contra las externa x mediante el fortalecimiento in

Drogas Icontec ejecución presupuestal.









PROCESO

1. No aplicación del proceso de formulación y adopción de política y Formulacion y 1. En cuanto a los dos proce

Diseño de Normas. (numeral 7.3). Los auditados no presentaron Adopcion de política y el de diseño de norm

documentos que evidencien el cumplimiento de los procesos. Politica. adelanta la direccion con res

Diseño de cuanto al planear, hacer, ve

Normas. formatos establecidos para e

se evidencian los avances qu

cuanto a estos dos procesos

de avance en los dos proce

auditores.









AUDITORIAS

INTERNAS DE X

CALIDAD









2. No se ha dado la capacitación adecuada en el tema de calidad X Se capacito a los funcionar

al personal de la dirección (numeral 5.1.a y 5.5.3). Los calidad y se termino la caracte

funcionarios manifiestan que han recibido acompañamiento para cual ya fue entregada al Grup

la caracterización del proceso, el cual no ha sido terminado.









AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD

3. No se sigue el proceso de la organización y control de archivo X Los funcionarios de la direc

de gestión (numeral 4.2.4 de la NTCGP1000). Las carpetas de manera que las carpetas se

archivo no están debidamente rotuladas ni archivadas de archivadas de acuerdo a cad

acuerdo con el procedimiento para la organización del Archivo señala el procedimiento para

de Gestión GD-P-01. La tabla de retención documental se

encuentra en proceso de elaboración.





AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD









4. No se lleva un registro adecuado para la medición de los Formulacion y X En cuanto a los dos proceso

indicadores señalados para el plan de acción y los definidos Adopcion de política y el de diseño de norm

para los procesos de formulación de políticas y diseño de Politica. adelanta la direccion con res

normas, (numeral 4.1.c, e, f; 7.5.1.e NTCGP 1000). Diseño de cuanto al planear, hacer, ve

Normas. formatos establecidos para e

se evidencian los avances qu

el nivel de cumplimiento de lo

procesos.









AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD









5. Las plantillas de elaboración de correspondencia no se están X Los funcionarios de la Direcc

aplicando conforme al procedimiento de elaboración y control de elaboración de correspondenc

documentos







AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD

6. No se realiza medición directa de la satisfacción del cliente sobre Formulacion y X Consideramos que si se ha

los productos elaborados por la Dirección Adopcion de satisfaccion que nuestros clie

Politica. productos elaborados. De he

Diseño de trabajo, nos han llegado come

Normas.



AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD









7. Falta de apoyo de la Alta Dirección (numerales 5.1; 6.1 y 6.3). De X El Director seguira gestio

acuerdo con las funciones que tiene la dirección, se verificó que nombramiento de los profesi

el personal profesional con que cuenta la Dirección es de cuatro nuemro de funcionarios requ

(4) y el estudio de reestructuración señaló que se requerían seis computo ya se realizo la asign

(6). Igualmente se evidenció que los equipos no son los más

adecuados para el cumplimiento de las labores y las

instalaciones de cableado estructurado no cuentan con canaletas

y otros elementos de seguridad.





AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD









P

Se pudo evidenciar que la política de Calidad, sus objetivos, la misión y

visión no está totalmente entendida y comprendida por los funcionarios de

la entidad incumpliendo con el numeral 5.3 literal “e” de la Norma

NTCGP1000-2004.





Emprender acciones de conocimie

1 Vigilancia y control 1 X

la misión y









Se pudo evidenciar que no existe hoja de vida del indicador que soporte su

comportamiento y seguimiento, incumpliendo el numeral 4.1 literal “e” de la

Norma NTCGP1000-2004. Son pocos los indicadores para la complejidad

del proceso.









2 Vigilancia y control 1 X Rediseñar los indicado

2 Vigilancia y control 1 X Rediseñar los indicado









Se pudo establecer que no se efectúa la revisión de los requisitos

relacionados con el producto (Salidas de la Caracterización), lo que implica

el incumplimiento del numeral 7.2.2 literal “a” y “c” de la Norma

NTCGP1000-2004.





Enriquecer el control de los requis

3 Vigilancia y control 1 X

d









No es clara la identificación de la interacción del proceso con los demás

procesos del Sistema, lo que implica el incumplimiento del numeral 4.1.

literal “b” de la Norma NTCGP1000-2004.









4 Vigilancia y control 1 X Elaborar un mapa en el que se









No se evidencia la Tabla de Retención Documental ni su aplicación, lo que

implica el incumplimiento del numeral 4.1.2 literal 2 y 3 de la Norma

NTCGP1000-2004.







Poner a disposición del Grupo

5 Vigilancia y control 1 X

Retención Doc









Se pudo evidenciar que no se conoce ni se aplica el proceso de control de

documentos, lo que implica el incumplimiento del numeral 4.2.2. literal “b”

de la Norma NTCGP1000-2004.







Definición de los diferentes fo

6 Vigilancia y control 1 X

do

Se pudo establecer en este proceso, en la Dirección de Política Criminal y

Penitenciaria, que no cuenta con los equipos necesarios para el desarrollo y

que hacer del proceso de Vigilancia y Control, lo que implica el

incumplimiento del numeral 6.3 literal “ b” y “c” y numeral 4.1 literal “d” de

la Norma NTCGP1000-2004.



7 Vigilancia y control 1 X









Se pudo establecer en los 3 subprocesos que no se encontró especificado

los requisitos del Cliente sobre la prestación del servicio, lo que implica el

incumplimiento del numeral 7.2.1 literal “a” de la Norma NTCGP1000-2004.







Especificar, en cada subproceso,

8 Vigilancia y control 1 X

la prestación del se

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN





Objetivo de la Acción de

Acción de Mejoramiento Descripción del resultado de la Meta

Mejora



PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso





Para todas las Direcciones se debe analizar el Decreto

Revisar los objetivos de los procesos y las actividades que 4530 de 2008, con el objeto de ajustar la caracterización,

desarrollan con el fin de garantizar que este despliegue y/o la procedimientos, formatos y demás elementos del Sistema

documentación soporte (documentos y registros) permitan de Gestión de la Calidad, como mecanismo para la

evidenciar cómo el proceso ejecuta todas las actividades que le planificación de trabajo. Se debe mantener registros de la

han sido asignadas y le corresponden de acuerdo con su aplicación de la documentación en la gestión (tablas de

misionalidad. Ej. Vigilancia y participación Ciudadana - Registro de retención documental). Donde se requiera debe

Libros elaborarse cronogramas para planificar las actividades a

realizar.







En relación con las actividades que se tienen descritas en las

Verificar en cada proceso que las actividades, los

funciones, procesos y/o procedimientos la revisión debe

formatos y demás documentos definidos en los

orientarse a verificar que estos documentos reflejan el actuar

procedimientos se cumplan para reflejar el actuar del

actual de la entidad, incluidas las mejoras o cambios que se hayan

MIJ. Elaborar la tabla de Retención Documental

realizado, buscando entre otros aspectos que la documentación

como mecanismo de control y fácil recuperación de los

sea el soporte para los procesos de capacitación y formación de

registros que se generan en todos los procesos del MIJ.

Ej. Proceso diagnóstico,

nuevos funcionarios. Los nuevos funcionarios se capacitaran con la

seguimiento y control del sistema carcelario, documentación del Sistema Integrado de Gestión, para lo

seguimiento a cartas de internos- realización de cual se deja constancia de asistencia respectiva con el

objeto de que apliquen la documentación.

comités

El Grupo SIGI Ajustara el Procedimiento de Elaboración y

En los casos que aplique, indicar en la resolución los recursos que Control de Documentos con el objeto de definir que todo

proceden frente a los actos administrativos, las autoridades frente acto administrativo que el Ministerio del Interior y de

a quienes deben interponerse y los plazos, con el fin de dar Justicia elabore, debe contener los recursos que proceden

mayor orientación a los usuarios. frente a los actos administrativos, las autoridades frente a

quienes deben interponerse y los plazos, con el fin de dar

Ajustar el procedimiento de Indicadores (Grupo SIGI-

Planes y programas). Divulgar el Procedimiento y los

La formulación de los indicadores buscando que cuando sea

conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad por parte

aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y efectividad

del Grupo SIGI. Las direcciones deben mejorar los

con base en los datos con que cuentan los procesos del sistema,

indicadores de Eficacia, Eficiencia y Efectividad con las

para tal fin se deben fortalecer y aclarar estos conceptos.

orientaciones de la Oficina de Planeación (Grupo Planes y

Programas - Grupo SIGI) definir las fuentes y



Ajustar el procedimiento de Riesgos. Ajustar el

En la formulación y gestión de riesgos es importante valorar los

Procedimiento de acciones preventivas. .(Grupo SIGI)

riesgos antes de controles y después de controles con el fin de no

Las direcciones y dependencias aplicaran la metodología

incurrir en formular planes que pueden no sean eficientes por

para valorar los riesgos antes y después de su

tratarse de acciones que ya se están ejecutando.

formulación.

Ajustar los procesos elaboración de Políticas y Diseño de

Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de revisión,

Normas en los requisitos de Diseño y Desarrollo con los

verificación y validación del diseño con los diferentes procesos en

responsables de las dependencias. Divulgar los

concordancia con los trámites particulares e instancias que surte

conceptos de revisión, verificación y validación. Ajustar el

cada uno de ellos, para que se facilite su comprensión y

procedimiento de Formulación actualización y seguimiento

aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la entidad para los cambios

de proyectos de Inversión y el de Programas Misionales

de acuerdo con la versión de la NTCGP 1000:2009, es

de Funcionamiento. Los responsables de los procesos

conveniente que esta revisión se haga extensiva a la metodología

deben aplicar y hacer cumplir los requisitos de Diseño y

para la formulación de programas, proyectos y guías

Desarrollo









La divulgación, la aplicación y si se determina necesario la

adecuación de los formularios: “Elaboración de Políticas y

Revisar los procesos de elaboración de políticas y diseño

Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

de normas, para validar la aplicación de los formatos.

Elaboración de Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos,

Aplicar los procedimientos de manera que su

Circulares, Resoluciones de Carácter General. DN-P-01-F01,

diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios definir los

buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios a

elementos de entrada como elemento base.

determinar los elementos de entrada del diseño y a registrar las

actividades de revisión de las mismas.









Mejorar la oportunidad en la formalización de las contrataciones

mediante el fortalecimiento institucional de la planeación en la Pendiente por definir.

ejecución presupuestal.









PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ LUCHA CONTRA LAS DROGAS

1. En cuanto a los dos procesos el de formulación y adopción de Ajustar a la carac Los Documentos que hasta el momento dan cuenta de la

política y el de diseño de normas, ajustaremos las actividades que terizacion de cada aplicación de estos dos grandes procesos se ajustaran a

adelanta la direccion con respecto a estos dos grandes ejes en proceso las diferentes los formatos establecidos y agotaremos las actividades

cuanto al planear, hacer, verificar y actuar. 2. Aplicaremos los actividades que hemos que debemos cumplir para estos dos temas.

formatos establecidos para estos procesos. Solo en esa medida adelantado en el marco

se evidencian los avances que hasta el momento hemos tenido en de la formulacion de la

cuanto a estos dos procesos. Que cabe aclarar son documentos Politica Antidrogas y la

de avance en los dos procesos que fueron socializados con los reforma a la ley 30 de

auditores. 1986.









Se capacito a los funcionarios de la Direccion en el tema de 1. Capacitar a los Los funcionarios de la Direccion se capacitaron en cuanto

calidad y se termino la caracterizacion de procesos de la oficina, la funcionarios de la al tema de calidad de tal manera que sus actividades han

cual ya fue entregada al Grupo SIGI. Direccion en el proceso ido en constante mejora al igual que los productos

de calidad para que resultantes. Se realizo la caracterización de la

mejoren la ejecucion de oficina de acuerdo a los procesos que son propios de la

sus actividades. misma.

2. Terminar y ajustar la

caracterizacion de los

procesos de la

Direccion.

Los funcionarios de la direccion organizamos el archivo, de tal Organizar Documentos del archivo organizados en carpetas y

manera que las carpetas se encuentran debidamente rotuladas y adecuadamente los rotulados adecuadamente.

archivadas de acuerdo a cada proceso misional y tal y como lo documentos de gestion

señala el procedimiento para la organización del archivo. que permitan el acceso

fácil a la información de

todos los procesos

estratégicos, misionales

y de apoyo de la

Direccion Politica de

Lucha contra las Drogas

y Actividades

relacionadas.









En cuanto a los dos procesos el de formulación y adopción de Hacer un registro Los Documentos que hasta el momento dan cuenta de la

política y el de diseño de normas, ajustaremos las actividades que ordenado y adecuado aplicación de estos dos grandes procesos se ajustaran a

adelanta la direccion con respecto a estos dos grandes ejes en de las actividades que los formatos establecidos y agotaremos las actividades

cuanto al planear, hacer, verificar y actuar. 2. Aplicaremos los implica cada proceso de que debemos cumplir para el cumplimiento de los

formatos establecidos para estos procesos. Solo en esa medida tal manera que refleje el indicadores.

se evidencian los avances que hasta el momento hemos tenido y cumplimiento de los

el nivel de cumplimiento de los indicadores en cuanto a estos dos indicadores

procesos. establecidos.









Los funcionarios de la Direccion nos encontramos aplicando en la Elaborar La elaboracion de la correspondencia se ajusta a la tabla

elaboración de correspondencia el procedimiento adecuado. adecuadamente las de retención documental y por lo tanto dara cuenta del

correspondencia de tal proceso al que pertenece, el responsable de la

manera que permitan el elaboracion y de la revision.

acceso fácil a la

información de todos los

procesos estratégicos,

misionales y de apoyo

de la Direccion Politica

de Lucha contra las

Drogas y Actividades

relacionadas.

Consideramos que si se ha realizado una medicion directa de la Realizar una medicion Productos misionales mejorados de acuerdo a los ajustes

satisfaccion que nuestros clientes han tenido con respecto a los constante de la realizados por nuestros clientes.

productos elaborados. De hecho hemos realizado reuniones de satisfacción del cliente

trabajo, nos han llegado comentarios de manera escrita, etc.. sobre los productos

elaborados por la

Dirección









El Director seguira gestionando ante la alta Dirección el Gestionar el apoyo Incremento en el personal profesional de la Direccion y

nombramiento de los profesionales que faltan para completar el logistico y administrativo mejores instalaciones fisicas de la oficina.

nuemro de funcionarios requeridos. En cuanto a los equipos de para el mejor

computo ya se realizo la asignacion de unos nuevos. funcionamiento de la

Direccion.









PROCESO / SUBPROCESO: VIGILANCIA Y CONTROL POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA

El pleno conocimiento de la política de calidad y sus objetivos, la

misión y visión permite identificar en qué medida las acciones de la

Dirección están encaminadas a cumplirlos.





Tener claridad sobre los

Emprender acciones de conocimiento de la política de calidad y sus objetivos, parámetros que guían todas

la misión y visión del Ministerio las labores que se

adelantan en el Ministerio









Con los indicadores establecidos, y su registro, se evaluará el

cumplimiento de la labor.









Evaluar la prestación del

Rediseñar los indicadores y el correspondiente registro servicio y los productos

ofrecidos

Evaluar la prestación del

Rediseñar los indicadores y el correspondiente registro servicio y los productos

ofrecidos









El control sobre los productos permite conocer en qué grado se está

cumpliendo con lo planificado en virtud de las expectativas del

cliente.





Cumplir con las

Enriquecer el control de los requisitos relacionados con el producto por parte

características de las

del Director

salidas del proceso









El pleno conocimiento de los procesos misionales, y su interacción,

permite conformar un mapa general de la Dirección.









Identificar la interacción de

Elaborar un mapa en el que se relacionen los procesos de la Dirección los procesos que la

Dirección adelanta









Con la tabla de retención documental se tendrá pleno control sobre

los documentos de la Dirección y mayor comprensión de sus

distintos procesos y requerimientos.





Controlar y administrar los

Poner a disposición del Grupo de Gestión Administrativa la Tabla de documentos que inciden en

Retención Documental de la Dirección la ejecución de los procesos

misionales de la Dirección









Con todos los formatos definidos, el proceso se agiliza y queda

estandarizado.





Unificar los criterios y

formatos de productos que

Definición de los diferentes formatos para la ejecución del control de

se originan al interior del

documentos

proceso de vigilancia y

control

Con los requisitos especificados, los servicios y productos que se

ofrecen pueden definirse y mejorarse atendiendo a criterios

concretos.





Determinar los requisitos

Especificar, en cada subproceso, los requisitos que el cliente establece para

relacionados con el

la prestación del servicio y el producto ofrecido

producto y el servicio

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproc

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 4/15/2010 10









Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 3/15/2010 6









Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 3/15/2010 6









Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 4/15/2010 10









Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 4/15/2010 10

Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 5/15/2010 15









Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 5/15/2010 15









Enrique Homez

Vanegas

2/1/2010 6/15/2010 19









AS

Documentos Director y equipo de 11/17/2009 12/17/2009

de avance trabajo.

de los dos

procesos.









4









Documento Director y equipo de 10/26/2009 11/6/2009

de trabajo.

caracterizaci

on de la

Dirección de

Lucha

Contra Las

Drogas y

Actividades

Relacionada

s. 2

Carpetas Director y equipo de 11/3/2009 11/12/2009

archivadas y trabajo.

rotuladas

correctamen

te.









2









Documentos Director y equipo de 8/31/2009 12/30/2009

de Politica trabajo.

formulados y

adoptados.

Mecanismos

Conpes para

la aplicación

de la

Política.

Proyecto de

ley

planificado y

controlado



17









Documentos Director y equipo de 11/3/2009 11/3/2016

de trabajo.

corresponde

ncia

ajustados al

procedimient

o de

elaboracion

y control de

documentos.

Documentos Director y equipo de 11/3/2009 11/3/2016

ajustados y trabajo.

mejorados.









##









Equipos de Director 4/20/2009 12/30/2009

trabajo

modernos,

seis (6)

profesionale

s nombrados

en la

Direccion

Politica de

Lucha contra

las Drogas y

Actividades 36

Relacionada

s.









Acciones de

SIGI 11/30/2009

conocimiento









Indicadores









SIGI - Director DCP 12/15/2009 12/30/2009

SIGI - Director DCP 12/15/2009 12/30/2009









Registro

diseñado









Control en Director de Política

1/15/2010 4/15/2010

ejecución Criminal









Mapa Director de Política

1/15/2010 4/15/2010

elaborado Criminal y funcionarios









Tabla de

Retención

Documental Secretaria General - DCP 11/30/2009

elaborada y

aprobada









Formatos

definidos y Director de Política

1/15/2010 1/30/2010

radicados en el Criminal y funcionarios

SIGI

Alta Gerencia









Requisitos Director de Política

11/30/2009 12/15/2009

específicos Criminal y funcionarios

ble del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO F



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SUBPROC

1

Revisar los objetivos de los procesos y las actividades que

desarrollan con el fin de garantizar que este despliegue y/o

Dirección de la documentación soporte (documentos y registros) permitan

Auditoria externa

Ordenamiento x evidenciar cómo el proceso ejecuta todas las actividades que

Icontec

Jurídico le han sido asignadas y le corresponden de acuerdo con su

misionalidad. Ej. Vigilancia y participación Ciudadana -

Registro de Libros



2 En relación con las actividades que se tienen descritas en

las funciones, procesos y/o procedimientos la revisión debe

orientarse a verificar que estos documentos reflejan el actuar

Dirección de actual de la entidad, incluidas las mejoras o cambios que se

Auditoria externa

Ordenamiento x hayan realizado, buscando entre otros aspectos que la

Icontec

Jurídico documentación sea el soporte para los procesos de

capacitación y formación de nuevos funcionarios. Ej.

Proceso diagnóstico, seguimiento y control del

4 sistema carcelario, seguimiento a cartas de



En los casos que aplique, indicar en la resolución los

Dirección de

Auditoria externa recursos que proceden frente a los actos administrativos, las

Ordenamiento x

Icontec autoridades frente a quienes deben interponerse y los

Jurídico

plazos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios.







6

La formulación de los indicadores buscando que cuando sea

Dirección de aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y

Auditoria externa

Ordenamiento x efectividad con base en los datos con que cuentan los

Icontec

Jurídico procesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y

aclarar estos conceptos.





8

En la formulación y gestión de riesgos es importante valorar

Dirección de los riesgos antes de controles y después de controles con el

Auditoria externa

Ordenamiento x fin de no incurrir en formular planes que pueden no sean

Icontec

Jurídico eficientes por tratarse de acciones que ya se están

ejecutando.

10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de

revisión, verificación y validación del diseño con los

diferentes procesos en concordancia con los trámites

Dirección de particulares e instancias que surte cada uno de ellos, para

Auditoria externa

Ordenamiento x que se facilite su comprensión y aplicabilidad. Con el fin de

Icontec

Jurídico aprestar a la entidad para los cambios de acuerdo con la

versión de la NTCGP 1000:2009, es conveniente que esta

revisión se haga extensiva a la metodología para la

formulación de programas, proyectos y guías

11 La divulgación, la aplicación y si se determina necesario la

adecuación de los formularios: “Elaboración de Políticas y

Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

Dirección de

Auditoria externa Elaboración de Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos,

Ordenamiento x

Icontec Circulares, Resoluciones de Carácter General. DN-P-01-

Jurídico

F01, buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a los

usuarios a determinar los elementos de entrada del diseño y

a registrar las actividades de revisión de las mismas.

17



Dirección de Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Auditoria externa

Ordenamiento x contrataciones mediante el fortalecimiento institucional de la

Icontec

Jurídico planeación en la ejecución presupuestal.









PROCESO /SUBPROCESO : APLIC









Aplicación y Caracterizar y establecer los procedimientos de las

Es importante caracterizar

Ejecución de AUDITORIAS actividades de divulgación y racionalización normativa, para

los procedimientos de

1 divulgación normativa y

Normas- INTERNAS DE X lo cual se deberán realizar reuniones con los 20 sectores de

Ordenamiento CALIDAD la administración. Por el número de sectores, se prevé

racionalización normativa.

Juridico que la caracterización esté lista en marzo de 2010

1. No aplicación del proceso Formulacion y X 1. En cuanto a los dos procesos el de formulación y

de formulación y adopción Adopcion de adopción de política y el de diseño de normas, ajustaremos

de política y Diseño de Politica. las actividades que adelanta la direccion con respecto a

Normas. (numeral 7.3). Diseño de estos dos grandes ejes en cuanto al planear, hacer, verificar

Los auditados no Normas. y actuar. 2. Aplicaremos los formatos establecidos para

presentaron documentos estos procesos. Solo en esa medida se evidencian los

que evidencien el avances que hasta el momento hemos tenido en cuanto a

cumplimiento de los estos dos procesos. Que cabe aclarar son documentos de

procesos. avance en los dos procesos que fueron socializados con los

auditores.









AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD









2. No se ha dado la X Se capacito a los funcionarios de la Direccion en el tema de

capacitación adecuada en calidad y se termino la caracterizacion de procesos de la

el tema de calidad al oficina, la cual ya fue entregada al Grupo SIGI.

personal de la dirección

(numeral 5.1.a y 5.5.3).

Los funcionarios

manifiestan que han

recibido acompañamiento

para la caracterización del

proceso, el cual no ha sido AUDITORIAS

terminado. INTERNAS DE

CALIDAD

3. No se sigue el proceso de X Los funcionarios de la direccion organizamos el archivo, de

la organización y control de tal manera que las carpetas se encuentran debidamente

archivo de gestión rotuladas y archivadas de acuerdo a cada proceso misional y

(numeral 4.2.4 de la tal y como lo señala el procedimiento para la organización

NTCGP1000). Las del archivo.

carpetas de archivo no

están debidamente

rotuladas ni archivadas de

acuerdo con el AUDITORIAS

procedimiento para la INTERNAS DE

organización del Archivo CALIDAD

de Gestión GD-P-01. La

tabla de retención

documental se encuentra

en proceso de elaboración.









4. No se lleva un registro Formulacion y X En cuanto a los dos procesos el de formulación y adopción

adecuado para la medición Adopcion de de política y el de diseño de normas, ajustaremos las

de los indicadores Politica. actividades que adelanta la direccion con respecto a estos

señalados para el plan de Diseño de dos grandes ejes en cuanto al planear, hacer, verificar y

acción y los definidos para Normas. actuar. 2. Aplicaremos los formatos establecidos para estos

los procesos de procesos. Solo en esa medida se evidencian los avances

formulación de políticas y que hasta el momento hemos tenido y el nivel de

diseño de normas, cumplimiento de los indicadores en cuanto a estos dos

(numeral 4.1.c, e, f; 7.5.1.e procesos.

NTCGP 1000).









AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD









5. Las plantillas de X Los funcionarios de la Direccion nos encontramos aplicando

elaboración de en la elaboración de correspondencia el procedimiento

correspondencia no se adecuado.

están aplicando conforme

al procedimiento de

elaboración y control de

AUDITORIAS

documentos

INTERNAS DE

CALIDAD

6. No se realiza medición Formulacion y X Consideramos que si se ha realizado una medicion directa

directa de la satisfacción Adopcion de de la satisfaccion que nuestros clientes han tenido con

del cliente sobre los Politica. respecto a los productos elaborados. De hecho hemos

productos elaborados por Diseño de realizado reuniones de trabajo, nos han llegado comentarios

la Dirección Normas. de manera escrita, etc..



AUDITORIAS

INTERNAS DE

CALIDAD









7. Falta de apoyo de la Alta X El Director seguira gestionando ante la alta Dirección el

Dirección (numerales 5.1; nombramiento de los profesionales que faltan para completar

6.1 y 6.3). De acuerdo con el nuemro de funcionarios requeridos. En cuanto a los

las funciones que tiene la equipos de computo ya se realizo la asignacion de unos

dirección, se verificó que el nuevos.

personal profesional con

que cuenta la Dirección es

de cuatro (4) y el estudio

de reestructuración señaló

que se requerían seis (6).

Igualmente se evidenció AUDITORIAS

que los equipos no son los INTERNAS DE

más adecuados para el CALIDAD

cumplimiento de las

labores y las instalaciones

de cableado estructurado

no cuentan con canaletas

y otros elementos de

seguridad.

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN

Fecha de

Descripción del Unidad de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Acción de Mejoramiento resultado de la Medida de la Responsable

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta

A

PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

Para todas las

evisar los objetivos de los procesos y las actividades que Direcciones se

sarrollan con el fin de garantizar que este despliegue y/o debe analizar el

documentación soporte (documentos y registros) permitan Decreto 4530 de

denciar cómo el proceso ejecuta todas las actividades que 2008, con el objeto Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

han sido asignadas y le corresponden de acuerdo con su de ajustar la

misionalidad. Ej. Vigilancia y participación Ciudadana - caracterización,

Registro de Libros procedimientos,

formatos y demás

n relación con las actividades que se tienen descritas en Verificar en cada

s funciones, procesos y/o procedimientos la revisión debe proceso que las

entarse a verificar que estos documentos reflejan el actuar actividades, los

tual de la entidad, incluidas las mejoras o cambios que se formatos y demás

hayan realizado, buscando entre otros aspectos que la documentos Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

documentación sea el soporte para los procesos de definidos en los

capacitación y formación de nuevos funcionarios. Ej. procedimientos se

cumplan para

Proceso diagnóstico, seguimiento y control del

reflejar el actuar

sistema carcelario, seguimiento a cartas de El Grupo SIGI

Ajustara el

En los casos que aplique, indicar en la resolución los Procedimiento de

ursos que proceden frente a los actos administrativos, las Elaboración y

Control de Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

autoridades frente a quienes deben interponerse y los

lazos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios. Documentos con el

objeto de definir

que todo acto

administrativo que

Ajustar el

procedimiento de

formulación de los indicadores buscando que cuando sea Indicadores (Grupo

aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y SIGI-Planes y

efectividad con base en los datos con que cuentan los programas). Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

procesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y Divulgar el

aclarar estos conceptos. Procedimiento y

los conceptos de

eficiencia, eficacia

Ajustar el

procedimiento de

n la formulación y gestión de riesgos es importante valorar Riesgos. Ajustar

riesgos antes de controles y después de controles con el el Procedimiento

n de no incurrir en formular planes que pueden no sean de acciones Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

eficientes por tratarse de acciones que ya se están preventivas.

ejecutando. .(Grupo SIGI) Las

direcciones y

dependencias

Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de Ajustar los

revisión, verificación y validación del diseño con los procesos

diferentes procesos en concordancia con los trámites elaboración de

articulares e instancias que surte cada uno de ellos, para Políticas y Diseño

e se facilite su comprensión y aplicabilidad. Con el fin de de Normas en los Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

aprestar a la entidad para los cambios de acuerdo con la requisitos de

ersión de la NTCGP 1000:2009, es conveniente que esta Diseño y

revisión se haga extensiva a la metodología para la Desarrollo con los

formulación de programas, proyectos y guías responsables de

a divulgación, la aplicación y si se determina necesario la Revisar los

ecuación de los formularios: “Elaboración de Políticas y procesos de

neamientos Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la elaboración de

aboración de Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos, políticas y diseño

de normas, para Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

Circulares, Resoluciones de Carácter General. DN-P-01-

1, buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a los validar la

uarios a determinar los elementos de entrada del diseño y aplicación de los

a registrar las actividades de revisión de las mismas. formatos. Aplicar

los procedimientos







Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Pendiente por

ntrataciones mediante el fortalecimiento institucional de la Fernando Gómez Mejía 2/1/2010

definir.

planeación en la ejecución presupuestal.









PROCESO /SUBPROCESO : APLICACIÓN DE NIORMAS / ORDENAMIENTO JURIDICO



Establecer las

relaciones de las

actividades de

divulgación y

Identificar los rasgos

racionalización con

distitivos de los

los otros del

Caracterizar y establecer los procedimientos de las subprocesos de Dr(s) Fernando Gomez

suproceso y del

tividades de divulgación y racionalización normativa, para Divulgación y Mejia, Carlos Mario

Ministerio, así

cual se deberán realizar reuniones con los 20 sectores de racinalización. Número Mejia Olarte, Guillermo 11/15/2009

como con los

a administración. Por el número de sectores, se prevé Igualmente, recoger las Jose Pedroza V. Rafael

insumos y las

que la caracterización esté lista en marzo de 2010 tareas y los Salazar Jaramillo

salidas, como lo

movimientos del

determinan las

subproceso

formas diciendo:

quien, como,

cuando y donde, lo

hace

En cuanto a los dos procesos el de formulación y Ajustar a la carac Los Documentos Documentos Director y equipo de 11/17/2009

opción de política y el de diseño de normas, ajustaremos terizacion de cada que hasta el de avance trabajo.

actividades que adelanta la direccion con respecto a proceso las diferentes momento dan de los dos

os dos grandes ejes en cuanto al planear, hacer, verificar actividades que hemos cuenta de la procesos.

actuar. 2. Aplicaremos los formatos establecidos para adelantado en el marco aplicación de estos

os procesos. Solo en esa medida se evidencian los de la formulacion de la dos grandes

ances que hasta el momento hemos tenido en cuanto a Politica Antidrogas y la procesos se

os dos procesos. Que cabe aclarar son documentos de reforma a la ley 30 de ajustaran a los

ance en los dos procesos que fueron socializados con los 1986. formatos

ditores. establecidos y

agotaremos las

actividades que

debemos cumplir

para estos dos

temas.









capacito a los funcionarios de la Direccion en el tema de 1. Capacitar a los Los funcionarios Documento Director y equipo de 10/26/2009

dad y se termino la caracterizacion de procesos de la funcionarios de la de la Direccion se de trabajo.

cina, la cual ya fue entregada al Grupo SIGI. Direccion en el proceso capacitaron en caracterizaci

de calidad para que cuanto al tema de on de la

mejoren la ejecucion de calidad de tal Dirección de

sus actividades. manera que sus Lucha

2. Terminar y ajustar la actividades han ido Contra Las

caracterizacion de los en constante Drogas y

procesos de la mejora al igual que Actividades

Direccion. los productos Relacionada

resultantes. s.

Se realizo la

caracterización de

la oficina de

acuerdo a los

procesos que son

propios de la

misma.

s funcionarios de la direccion organizamos el archivo, de Organizar Documentos del Carpetas Director y equipo de 11/3/2009

manera que las carpetas se encuentran debidamente adecuadamente los archivo archivadas y trabajo.

uladas y archivadas de acuerdo a cada proceso misional y documentos de gestion organizados en rotuladas

y como lo señala el procedimiento para la organización que permitan el acceso carpetas y correctamen

archivo. fácil a la información de rotulados te.

todos los procesos adecuadamente.

estratégicos, misionales

y de apoyo de la

Direccion Politica de

Lucha contra las Drogas

y Actividades

relacionadas.









cuanto a los dos procesos el de formulación y adopción Hacer un registro Los Documentos Documentos Director y equipo de 8/31/2009

política y el de diseño de normas, ajustaremos las ordenado y adecuado que hasta el de Politica trabajo.

ividades que adelanta la direccion con respecto a estos de las actividades que momento dan formulados y

s grandes ejes en cuanto al planear, hacer, verificar y implica cada proceso de cuenta de la adoptados.

uar. 2. Aplicaremos los formatos establecidos para estos tal manera que refleje el aplicación de estos Mecanismos

cesos. Solo en esa medida se evidencian los avances cumplimiento de los dos grandes Conpes para

e hasta el momento hemos tenido y el nivel de indicadores procesos se la aplicación

mplimiento de los indicadores en cuanto a estos dos establecidos. ajustaran a los de la

cesos. formatos Política.

establecidos y Proyecto de

agotaremos las ley

actividades que planificado y

debemos cumplir controlado

para el

cumplimiento de

los indicadores.









s funcionarios de la Direccion nos encontramos aplicando Elaborar La elaboracion de Documentos Director y equipo de 11/3/2009

la elaboración de correspondencia el procedimiento adecuadamente las la correspondencia de trabajo.

ecuado. correspondencia de tal se ajusta a la tabla corresponde

manera que permitan el de retención ncia

acceso fácil a la documental y por ajustados al

información de todos los lo tanto dara procedimient

procesos estratégicos, cuenta del proceso o de

misionales y de apoyo al que pertenece, elaboracion

de la Direccion Politica el responsable de y control de

de Lucha contra las la elaboracion y de documentos.

Drogas y Actividades la revision.

relacionadas.

nsideramos que si se ha realizado una medicion directa Realizar una medicion Productos Documentos Director y equipo de 11/3/2009

la satisfaccion que nuestros clientes han tenido con constante de la misionales ajustados y trabajo.

pecto a los productos elaborados. De hecho hemos satisfacción del cliente mejorados de mejorados.

lizado reuniones de trabajo, nos han llegado comentarios sobre los productos acuerdo a los

manera escrita, etc.. elaborados por la ajustes realizados

Dirección por nuestros

clientes.









Director seguira gestionando ante la alta Dirección el Gestionar el apoyo Incremento en el Equipos de Director 4/20/2009

mbramiento de los profesionales que faltan para completar logistico y administrativo personal trabajo

nuemro de funcionarios requeridos. En cuanto a los para el mejor profesional de la modernos,

uipos de computo ya se realizo la asignacion de unos funcionamiento de la Direccion y seis (6)

evos. Direccion. mejores profesionale

instalaciones s nombrados

fisicas de la en la

oficina. Direccion

Politica de

Lucha contra

las Drogas y

Actividades

Relacionada

s.









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de

Semanas









Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









2/1/2010 4/15/2010 10









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 4/15/2010 10









2/1/2010 4/15/2010 10

2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 6/15/2010 19









El diseño del proceso

terminará en marzo de

EN

11/15/2009 3/31/2010 2010, por razón de las PROCESO

actividades de la acción de

mejoramiento.

4

11/17/2009 12/17/2009









2









10/26/2009 11/6/2009

2

11/3/2009 11/12/2009









18









8/31/2009 12/30/2009









11/3/2009 11/3/2016

11/3/2009 11/3/2016









37









4/20/2009 12/30/2009









roceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P







FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO

PROCESO -RECURSOS FINANCIE

Solicitar Capacitación al

Grupo de Gestión

Capacitación Capacitacion

1 Administrativa en lo

Funcionarios Funcionarios

No se utilizan rótulos del Gestión relacionado con los

SIGI para identificar las Financiera y 1 X rotulos del SIGI

carpetas. Contable A partir del mes de

noviembre de 2009 se

Utilización Rotulos Rotulos Utilizados

utilizaran los rotulos del

SIGI



Solicitar al Grupo de

No se legajan ni se folian

Gestión Administrativa

adecuadamente los Gestión

los utiles de papeleria Contar con los utiles de Oficio Solicitando

2 documentos en cada Financiera y 1 x

necesarios para dar papeleria para archivar utiles de papeleria

carpeta , de conformidad Contable

cumplimiento con las

con las normas del archivo

normas del archivo .







No se utilizan los formatos Gestión Utilización de los Cumplir con la

Utilización

3 registrados en los Financiera y 1 x formatos registrados en utilización de los

Formatos

procedimientos Contable los procedimientos formatos







Entregar al SIGI los

Falta aprobar los Gestión

procedimientos para Entrega Procedimientos Oficio Entregando

4 procedimientos de Financiera y 1 x

aprobación mediante aprobación procedimientos

tesoreria y Presupuesto Contable

oficio





Entregar a los

funcionarios

Entrefa Hoja de Vida Entrega Hoja de

Resposables la Hoja de

mediante oficio Vida Indicadores

Vida de los

Falta diligenciar el formato Gestion IndicadoresS

5 de la hoja de vida de los Financiera y 1 x

indicadores Contable

Utilizacion de la Hoja de Cumplimiento utilización Utilizacion hoja de

Vida de los indicadores hoja de vida indicadores Vida Indicadores





PROCESO / SUBPROCESO

Procedimientos de

Implementación de las

contabilidad y

resoluciones 356 y 357 Dar cumplimiento a la

Manual de

de la CGN, según Acta normatividad de la CGN

Politícas Cont.

del 25/06/2009.

Implementados.









Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO

OCESO -RECURSOS FINANCIEROS



Se envio el memorando

MEM 09-22781-66F-0402









0.86

Capacitacion Grupo de Gestión

Capacitación 11/15/2009 11/21/2009 Cumplida

Funcionarios Financiera y Cotable de 19/11/2009, se realzio la

capacitacion el 25/11/2009.



se vienen utilizando los

2.14

Archivos Grupo de Gestión

Rotulos Utilizados 11/15/2009 11/30/2009 cumplida

Rotulados Financiera y Cotable rotulos







se solicito mediante

0.86







Oficio Solicitando Grupo de Gestión

utiles de papeleria

Oficio

Financiera y Cotable

11/15/2009 11/21/2009 MEM09-23494-GGF-0402 cumplida



de 26/11/2009









se estan utilizando los

4.14









Utilización Grupo de Gestión

Formatos 11/1/2009 11/30/2009 cumplida

Formatos Financiera y Cotable formatos





se manifiesta que se ha

solicitado apoyo del SIGI

0.00









Oficio Entregando Grupo de Gestión

Oficio 11/20/2009 11/20/2009 No se cumplio

procedimientos Financiera y Cotable para su revision y este aun

no se ha satisfecho.



se entrego mediante

memorando MEM09-23493-

0.00









Entrega Hoja de Grupo de Gestión

Oficio 11/17/2009 11/17/2009 cumplida

Vida Indicadores Financiera y Cotable GGF-04-02 la hoja de vida

del indcador..





No se evidencia aun la

4.14









Utilizacion hoja de Hoja de Vida Grupo de Gestión

11/1/2009 11/30/2009 No se cumplio

Vida Indicadores Indicadores Financiera y Cotable utiizacion de la hoja de vida



PROCESO / SUBPROCESO

Procedimientos de Los procedimientos de

contabilidad y contabilidad se elaboraron









13.00

Manual de 1 Área de Contabilidad 7/1/2009 31/11/2009 100%, en cuanto al manual 0.75

Politícas Cont.

de politicas se esta

Implementados.

elaborando ;mediante









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAM



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMUL

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCES

1

Revisar los objetivos de los procesos y las actividades

que desarrollan con el fin de garantizar que este

Dirección despliegue y/o la documentación soporte

Auditoria

Defensa (documentos y registros) permitan evidenciar cómo el

externa x

Jurídica del proceso ejecuta todas las actividades que le han sido

Icontec

Estado asignadas y le corresponden de acuerdo con su

misionalidad. Ej. Vigilancia y participación Ciudadana -

Registro de Libros





2

En relación con las actividades que se tienen descritas

en las funciones, procesos y/o procedimientos la

revisión debe orientarse a verificar que estos

documentos reflejan el actuar actual de la entidad,

Dirección incluidas las mejoras o cambios que se hayan

Auditoria

Defensa realizado, buscando entre otros aspectos que la

externa x

Jurídica del documentación sea el soporte para los procesos de

Icontec

Estado Ej.

capacitación y formación de nuevos funcionarios.

Proceso diagnóstico, seguimiento y control

del sistema carcelario, seguimiento a cartas

de internos- realización de comités



4



En los casos que aplique, indicar en la resolución los

Dirección

Auditoria recursos que proceden frente a los actos

Defensa

externa x administrativos, las autoridades frente a quienes deben

Jurídica del

Icontec interponerse y los plazos, con el fin de dar mayor

Estado

orientación a los usuarios.

6



La formulación de los indicadores buscando que

Dirección

Auditoria cuando sea aplicable se establezcan mediciones de

Defensa

externa x eficiencia y efectividad con base en los datos con que

Jurídica del

Icontec cuentan los procesos del sistema, para tal fin se deben

Estado

fortalecer y aclarar estos conceptos.









8

En la formulación y gestión de riesgos es importante

Dirección

Auditoria valorar los riesgos antes de controles y después de

Defensa

externa x controles con el fin de no incurrir en formular planes

Jurídica del

Icontec que pueden no sean eficientes por tratarse de

Estado

acciones que ya se están ejecutando.





10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de

revisión, verificación y validación del diseño con los

diferentes procesos en concordancia con los trámites

Dirección particulares e instancias que surte cada uno de ellos,

Auditoria

Defensa para que se facilite su comprensión y aplicabilidad.

externa x

Jurídica del Con el fin de aprestar a la entidad para los cambios de

Icontec

Estado acuerdo con la versión de la NTCGP 1000:2009, es

conveniente que esta revisión se haga extensiva a la

metodología para la formulación de programas,

proyectos y guías



11 La divulgación, la aplicación y si se determina

necesario la adecuación de los formularios:

“Elaboración de Políticas y Lineamientos Sectoriales

Dirección FP-P01-F01” y Requisitos para la Elaboración de

Auditoria

Defensa Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos, Circulares,

externa x

Jurídica del Resoluciones de Carácter General. DN-P-01-F01,

Icontec

Estado buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a

los usuarios a determinar los elementos de entrada del

diseño y a registrar las actividades de revisión de las

mismas.



17





Dirección

Auditoria Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Defensa

externa x contrataciones mediante el fortalecimiento institucional

Jurídica del

Icontec de la planeación en la ejecución presupuestal.

Estado









PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN DE

Se desconocen los Del 22 al 29 de octubre reunir al equipo de trabajo

documentos de: 1) conocer y estudiar los documentos asociados, dos o

Caracterizaciones, 2) una hora al día y solicitar acompamienteo al SIGI

Adopción de

Procedimientos y 3)

Politicas y

Formatos de Formulación

Diseño de AUDITORIAS

y Adopción de Políticas y

5 1 de Diseño de Normas,

Normas INTERNAS X

Subproceso DE CALIDAD

difundidos en la pagina

Defensa Juridica

web MIJ en el link SIGI

del Estado

No se aplican los

Procedimientos y los

Formatos que permiten

planificar y controlar los Imprimir el formato elaboración de Politicas y

Adopción de Requisitos para el diseño de Proyectos de Ley,

No se aplica el

Politicas y diligenciarlo y archivarlo en carpeta

Procedimiento Elaboración

Diseño de AUDITORIAS

y control de documentos

6 2 V02. SI-AS- P01 Numeral

Normas INTERNAS x

Subproceso DE CALIDAD

4.2.3.

Defensa Juridica

del Estado



No se cuenta con la TRD Adopción de Complementar la TRD por procesos por el orden de

por procesos y de Politicas y los procesos misionales solicitando asesoria del Grupo

acuerdo con los Diseño de AUDITORIAS SIGI

7 3 documentos de salida de Normas INTERNAS x

las caracterizaciones Subproceso DE CALIDAD

aplicables numeral 4.2.4. Defensa Juridica

del Estado

PROCESO / SUBPROCE

1 Se evidencia que en Colocar en la parte inferior de los documentos, el

algunos memorandos y código y nombre de la serie de la trd donde se han de

oficios guardados en la archivar y conservar estos documentos.

carpeta de

Dirección de

correspondencia, no se AUDITORIAS

Defensa

señala en la parte inferior INTERNAS X

Jurídica del

de éstos, el código y DE CALIDAD

Estado

nombre de la serie de la

trd donde se han de

archivar y conservar



2 Se observa que en la Remitir formalmente para aprobación y codificación los

operación del proceso de formatos utilizados en el proceso de Defensa Jurídica

Defensa Jurídica del del Estado al Grupo SIGI.

Estado se utilizan formatos Defensa AUDITORIAS

que aunque avalados por Jurídica del INTERNAS X

la legislación que rige el Estado DE CALIDAD

proceso, no están

formalizados por la

normativa interna



3 Se evidencia que no se Complementar la TRD conforme el proceso de

siguen los lineamientos del ejecución y aplicación de normas solicitando asesoría

procedimiento al Grupo SIGI y al archivo general del MIJ.

“organización y control del Adicionalmente solicitar capacitación a la oficina de

archivo de gestión” para la Defensa AUDITORIAS sistemas del MIJ sobre el manejo y uso del aplicativo

identificación y ubicación Jurídica del INTERNAS X SIGOB correspondencia.

de los documentos y Estado DE CALIDAD

registros del proceso, en

los gabinetes, estantes,

carpetas u Azs

4 Se evidencia que aun Las acciones preventivas y correctivas que la DDJE

cuando se manejan realiza se ajustaran a los lineamientos del

acciones preventivas, el procedimiento.

Defensa AUDITORIAS

manejo de éstas no sigue

Jurídica del INTERNAS X

los lineamientos del

Estado DE CALIDAD

procedimiento “acciones

preventivas y correctivas”,





5 En relación con las Desde el 22 de octubre todo el equipo de trabajo se

preguntas realizadas a los reúne de 4 a 6 de la tarde para conocer el sistema

servidores de la Dirección SIGI, planear su adopción y realizar las acciones

de Defensa Jurídica del necesarias para adecuar todos los procedimientos de

Estado, respecto de la la DDJE al sistema de calidad

documentación del SIGI,

Defensa AUDITORIAS

se observa que sus

Jurídica del INTERNAS

respuestas muestran

Estado DE CALIDAD

deficiencias conceptuales

y de conocimiento de los

documentos del Sistema

Integrado de Gestión

Institucional

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN



Unidad de

Objetivo de la Acción de

Acción de Mejoramiento Descripción del resultado de la Meta Medida de la Responsable

Mejora

Meta



PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso



Para todas las Direcciones se debe analizar el Decreto

visar los objetivos de los procesos y las actividades

4530 de 2008, con el objeto de ajustar la

e desarrollan con el fin de garantizar que este

caracterización, procedimientos, formatos y demás

spliegue y/o la documentación soporte

elementos del Sistema de Gestión de la Calidad, como

cumentos y registros) permitan evidenciar cómo el

mecanismo para la planificación de trabajo. Se debe Franky Urrego

ceso ejecuta todas las actividades que le han sido

mantener registros de la aplicación de la documentación

gnadas y le corresponden de acuerdo con su

en la gestión (tablas de retención documental). Donde se

sionalidad. Ej. Vigilancia y participación Ciudadana -

requiera debe elaborarse cronogramas para planificar las

gistro de Libros

actividades a realizar.







relación con las actividades que se tienen descritas

las funciones, procesos y/o procedimientos la Verificar en cada proceso que las actividades, los

isión debe orientarse a verificar que estos formatos y demás documentos definidos en los

cumentos reflejan el actuar actual de la entidad, procedimientos se cumplan para reflejar el actuar del

uidas las mejoras o cambios que se hayan MIJ. Elaborar la tabla de Retención Documental

lizado, buscando entre otros aspectos que la como mecanismo de control y fácil recuperación de los

Franky Urrego

cumentación sea el soporte para los procesos de registros que se generan en todos los procesos del MIJ.

Ej.

pacitación y formación de nuevos funcionarios. Los nuevos funcionarios se capacitaran con la

documentación del Sistema Integrado de Gestión, para

oceso diagnóstico, seguimiento y control

lo cual se deja constancia de asistencia respectiva con el

l sistema carcelario, seguimiento a cartas objeto de que apliquen la documentación.

internos- realización de comités



El Grupo SIGI Ajustara el Procedimiento de Elaboración

y Control de Documentos con el objeto de definir que

todo acto administrativo que el Ministerio del Interior y de

los casos que aplique, indicar en la resolución los Justicia elabore, debe contener los recursos que

ursos que proceden frente a los actos proceden frente a los actos administrativos, las

ministrativos, las autoridades frente a quienes deben autoridades frente a quienes deben interponerse y los Franky Urrego

erponerse y los plazos, con el fin de dar mayor plazos, con el fin de dar mayor orientación a los

entación a los usuarios. usuarios. Los responsables de los actos que deban

cumplir este requisito deberán ajustar las plantillas para

garantizar el cumplimiento del requisito. Los directivos,

coordinadores y funcionarios deberán verificar su

cumplimiento. requisito de norma.

Ajustar el procedimiento de Indicadores (Grupo SIGI-

Planes y programas). Divulgar el Procedimiento y los

formulación de los indicadores buscando que conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad por parte

ando sea aplicable se establezcan mediciones de del Grupo SIGI. Las direcciones deben mejorar los

ciencia y efectividad con base en los datos con que indicadores de Eficacia, Eficiencia y Efectividad con las Franky Urrego

entan los procesos del sistema, para tal fin se deben orientaciones de la Oficina de Planeación (Grupo Planes

alecer y aclarar estos conceptos. y Programas - Grupo SIGI) definir las fuentes y

responsables de información apropiadas para la

medición.







la formulación y gestión de riesgos es importante Ajustar el procedimiento de Riesgos. Ajustar el

orar los riesgos antes de controles y después de Procedimiento de acciones preventivas. .(Grupo SIGI)

ntroles con el fin de no incurrir en formular planes Las direcciones y dependencias aplicaran la metodología Franky Urrego

e pueden no sean eficientes por tratarse de para valorar los riesgos antes y después de su

ciones que ya se están ejecutando. formulación.





visar y concertar la aplicación de los conceptos de

Ajustar los procesos elaboración de Políticas y Diseño

isión, verificación y validación del diseño con los

de Normas en los requisitos de Diseño y Desarrollo con

erentes procesos en concordancia con los trámites

los responsables de las dependencias. Divulgar los

ticulares e instancias que surte cada uno de ellos,

conceptos de revisión, verificación y validación. Ajustar

a que se facilite su comprensión y aplicabilidad.

el procedimiento de Formulación actualización y Franky Urrego

n el fin de aprestar a la entidad para los cambios de

seguimiento de proyectos de Inversión y el de

uerdo con la versión de la NTCGP 1000:2009, es

Programas Misionales de Funcionamiento. Los

nveniente que esta revisión se haga extensiva a la

responsables de los procesos deben aplicar y hacer

todología para la formulación de programas,

cumplir los requisitos de Diseño y Desarrollo

yectos y guías



divulgación, la aplicación y si se determina

cesario la adecuación de los formularios:

aboración de Políticas y Lineamientos Sectoriales

Revisar los procesos de elaboración de políticas y

-P01-F01” y Requisitos para la Elaboración de

diseño de normas, para validar la aplicación de los

oyectos de Ley/acto legislativo, Decretos, Circulares,

formatos. Aplicar los procedimientos de manera que su Franky Urrego

soluciones de Carácter General. DN-P-01-F01,

diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios definir

scando que su diligenciamiento oriente y facilite a

los elementos de entrada como elemento base.

usuarios a determinar los elementos de entrada del

eño y a registrar las actividades de revisión de las

smas.









jorar la oportunidad en la formalización de las

ntrataciones mediante el fortalecimiento institucional Pendiente por definir. Franky Urrego

la planeación en la ejecución presupuestal.









PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS / SUBPROCESO DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

22 al 29 de octubre reunir al equipo de trabajo Dar a conocer las

nocer y estudiar los documentos asociados, dos o herramientas para

a hora al día y solicitar acompamienteo al SIGI adoptar Politicas y

Diseñar Normas

Director Defensa

Programar y ejecutar capacitaciones u otros medios para 6 horas de

Juridica del Estado

conocer el SIGI capacitación

Grupo SIGI









Imprimir el formato elaboración de Politicas y Contar con mecanismos

Requisitos para el diseño de Proyectos de Ley, para planificar y carpetas

diligenciarlo y archivarlo en carpeta controlar las Adopcion de

actividades para la Diligenciar y actualizar formatos de las Director Defensa

Politica y

adopción de Politicas y caracterizaciones Adopción de Politicas y Diseño de Juridica del Estado

Diseño de

Diseño de Normas Norma Grupo SIGI

Normas con

formatos



omplementar la TRD por procesos por el orden de Organizar y controlar

procesos misionales solicitando asesoria del Grupo os registros y

SIGI documentación de los Director Defensa

Programar y ejecutar capacitaciones u otros medios para

procesos aplicables Juridica del Estado

conocer el SIGI

Grupo SIGI







PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

ocar en la parte inferior de los documentos, el Toda la documentación Correspondencia con codificación según TRD

digo y nombre de la serie de la trd donde se han de y correspondencia de la

hivar y conservar estos documentos. DDJE contiene la

codificación de la TRD

Funcionarios de la

100%

DDJE









mitir formalmente para aprobación y codificación los Todos los formatos de

matos utilizados en el proceso de Defensa Jurídica la DDJE cuenta con la

Estado al Grupo SIGI. codificación SIGI



Director DDJE y Gru

Formatos con codificación 100%

SIGI









mplementar la TRD conforme el proceso de Ajustar TRD de acuerdo

cución y aplicación de normas solicitando asesoría con procedimiento SIGI

Grupo SIGI y al archivo general del MIJ.

cionalmente solicitar capacitación a la oficina de

emas del MIJ sobre el manejo y uso del aplicativo Funcionarios de la

GOB correspondencia. TRD ajustada 100%

DDJE

s acciones preventivas y correctivas que la DDJE Las acciones

liza se ajustaran a los lineamientos del preventivas y

cedimiento. correctivas se realizan

de acuerdo con el

Plan de mejora diseñado y cumplido 100% Director DDJE

procedimiento SIGI









sde el 22 de octubre todo el equipo de trabajo se Los funcionarios de la

ne de 4 a 6 de la tarde para conocer el sistema DDJE aprenden y

GI, planear su adopción y realizar las acciones conocen los procesos

cesarias para adecuar todos los procedimientos de misionales y de apoyo

DDJE al sistema de calidad necesarios para

implementar la norma

de calidad en sus Funcionarios de la

Funcionarios DDJE capacitados 100%

actividades DDJE y Grupo SIG









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









Franky Urrego 2/1/2010 4/15/2010 10









Franky Urrego 2/1/2010 3/15/2010 6









Franky Urrego 2/1/2010 3/15/2010 6

Franky Urrego 2/1/2010 4/15/2010 10









Franky Urrego 2/1/2010 4/15/2010 10









Franky Urrego 2/1/2010 5/15/2010 15









Franky Urrego 2/1/2010 5/15/2010 15









Franky Urrego 2/1/2010 6/15/2010 19









DICA DEL ESTADO

Director Defensa

Juridica del Estado y 10/22/2009 10/29/2009 1

Grupo SIGI









Director Defensa

Juridica del Estado y 10/22/2009 11/30/2009 6

Grupo SIGI









Director Defensa

Juridica del Estado y 10/22/2009 11/30/2009 6

Grupo SIGI









Funcionarios de la

DDJE

11/17/2009 12/31/2009 7









Director DDJE y Grupo

SIGI

11/23/2009 12/15/2009 3









Funcionarios de la

DDJE

11/17/2009 12/31/2009 7

Director DDJE 11/17/2009 12/31/2009









Funcionarios de la

11/17/2009 12/31/2009

DDJE y Grupo SIGI









o o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FU



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SUBPROCES

2 En relación con las actividades que se tienen descritas en

las funciones, procesos y/o procedimientos la revisión debe

Dirección Auditoria orientarse a verificar que estos documentos reflejan el actuar

Justicia Formal externa x actual de la entidad, incluidas las mejoras o cambios que se

y del Derecho Icontec hayan realizado, buscando entre otros aspectos que la

documentación sea el soporte para los procesos de

capacitación y formación de nuevos funcionarios. Ej.

4

En los casos que aplique, indicar en la resolución los recursos

Dirección Auditoria

que proceden frente a los actos administrativos, las

Justicia Formal externa x

autoridades frente a quienes deben interponerse y los plazos,

y del Derecho Icontec

con el fin de dar mayor orientación a los usuarios.





6

La formulación de los indicadores buscando que cuando sea

Dirección Auditoria aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y

Justicia Formal externa x efectividad con base en los datos con que cuentan los

y del Derecho Icontec procesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y aclarar

estos conceptos.



10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de revisión,

verificación y validación del diseño con los diferentes

Dirección Auditoria procesos en concordancia con los trámites particulares e

Justicia Formal externa x instancias que surte cada uno de ellos, para que se facilite

y del Derecho Icontec su comprensión y aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la

entidad para los cambios de acuerdo con la versión de la

NTCGP 1000:2009, es conveniente que esta revisión se haga

11 extensiva a la metodología para la formulación de

La divulgación, la aplicación y si se determina necesario la

adecuación de los formularios: “Elaboración de Políticas y

Dirección Auditoria Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

Justicia Formal externa x Elaboración de Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos,

y del Derecho Icontec Circulares, Resoluciones de Carácter General. DN-P-01-F01,

buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a los

usuarios a determinar los elementos de entrada del diseño y

17 a registrar las actividades de revisión de las mismas.



Dirección Auditoria Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Justicia Formal externa x contrataciones mediante el fortalecimiento institucional de la

y del Derecho Icontec planeación en la ejecución presupuestal.







PROCESO / SUBPROCESO : APLICACIÓ

Se evidencio la no

AUDITORI

aplicación de los formatos

Aplicación y AS

de memoarandos en lo La directora informa a sus funcionarios tener encuenta

1 refente al diligenciamiento

ejecucion de INTERNA x

documentacion del SIGI para elaborar memorando

normas S DE

de las opciones:elaboro y

CALIDAD

revisó









Se evidencio que no se AUDITORI

identifican los cambios de Aplicación y AS

se identifica los cambios de versionamiento y se justifican en

2 versionamiento de la ejecucion de INTERNA x

el documento de caracterizacion de procesos

caracterizacion de normas S DE

procesos CALIDAD









es importante construir los AUDITORI

procedimientos que Aplicación y AS

3 permitan estandrizar las ejecucion de INTERNA x se documentan los procedimientos de la direccion

actividades que desarrollen normas S DE

en el proceso CALIDAD









AUDITORI

No existe registro de

Aplicación y AS

indicadores que presenten Elaborar registro de seguimiento de los indicadores de la

4 los resultos obtenidos que

ejecucion de INTERNA x

direccion - carpeta de indicadores-

normas S DE

proporcione evidencia

CALIDAD

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN

Fecha de

Descripción del Unidad de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Acción de Mejoramiento resultado de la Medida de la Responsable

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta

A

PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

n relación con las actividades que se tienen descritas en Verificar en cada

s funciones, procesos y/o procedimientos la revisión debe proceso que las

entarse a verificar que estos documentos reflejan el actuar actividades, los

Maria Angustias Gelvez

tual de la entidad, incluidas las mejoras o cambios que se formatos y demás 2/1/2010

Albarracin

hayan realizado, buscando entre otros aspectos que la documentos

documentación sea el soporte para los procesos de definidos en los

capacitación y formación de nuevos funcionarios. Ej. procedimientos se

cumplan SIGI

El Grupo para

Ajustara el

los casos que aplique, indicar en la resolución los recursos

Procedimiento de

que proceden frente a los actos administrativos, las Maria Angustias Gelvez

Elaboración y 2/1/2010

oridades frente a quienes deben interponerse y los plazos, Albarracin

Control de

con el fin de dar mayor orientación a los usuarios.

Documentos con el

objeto de definir

que todo acto

Ajustar el

formulación de los indicadores buscando que cuando sea procedimiento de

aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y Indicadores (Grupo

Maria Angustias Gelvez

efectividad con base en los datos con que cuentan los SIGI-Planes y 2/1/2010

Albarracin

cesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y aclarar programas).

estos conceptos. Divulgar el

Procedimiento y

visar y concertar la aplicación de los conceptos de revisión, conceptos

los Ajustar los de

verificación y validación del diseño con los diferentes procesos

procesos en concordancia con los trámites particulares e elaboración de

Maria Angustias Gelvez

stancias que surte cada uno de ellos, para que se facilite Políticas y Diseño 2/1/2010

Albarracin

u comprensión y aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la de Normas en los

entidad para los cambios de acuerdo con la versión de la requisitos de

CGP 1000:2009, es conveniente que esta revisión se haga Diseño y

extensiva a la metodología para la formulación de

a divulgación, la aplicación y si se determina necesario la Desarrollo con los

Revisar los

decuación de los formularios: “Elaboración de Políticas y procesos de

neamientos Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la elaboración de

Maria Angustias Gelvez

laboración de Proyectos de Ley/acto legislativo, Decretos, políticas y diseño 2/1/2010

Albarracin

culares, Resoluciones de Carácter General. DN-P-01-F01, de normas, para

buscando que su diligenciamiento oriente y facilite a los validar la

uarios a determinar los elementos de entrada del diseño y aplicación de los

a registrar las actividades de revisión de las mismas. formatos. Aplicar



Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Pendiente por Maria Angustias Gelvez

ntrataciones mediante el fortalecimiento institucional de la 2/1/2010

definir. Albarracin

planeación en la ejecución presupuestal.







PROCESO / SUBPROCESO : APLICACIÓN DE NORMAS JUSTICIA FORMAL Y DEL DERECHO

aplicación correcta de la

memorando

La directora informa a sus funcionarios tener encuenta documentacion del SIGI

acordes a las 1 Directora 11/3/2009

documentacion del SIGI para elaborar memorando en la elaboracion de

plantillas del SIGI

memorandos









los cambios que se le

realicen a la cambios

identifica los cambios de versionamiento y se justifican en caracterizacion de identificados en la

1 Yina Garcia 11/3/2009

el documento de caracterizacion de procesos procesos seran caracterizacion de

identificados en el procesos

mismo









diseñar los procedimientos

se documentan los procedimientos de la direccion 2 coordinadores 11/3/2009

procedimientos elaborados









Elaborar registro de seguimiento de los indicadores de la elaborar carpeta de carpeta de

1 directora 11/3/2009

direccion - carpeta de indicadores- indicadores indicadores









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de

Semanas









Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 4/15/2010 10









2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 6/15/2010 19

11/3/2009 11/30/2009 4









11/3/2009 11/30/2009 4









11/3/2009 11/30/2009 4









11/3/2009 11/30/2009 4









roceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNC



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SUBPROCESO F

5 La coordinación con el proceso de gestión

documental para que se revisen las series

documentales y se garantice que incluyen

Secretaria Auditoria externa todos los documentos y registros que

x

General Icontec elaboran los procesos y para que se

establezcan las condiciones para foliar los

expedientes aún cuando estén en los

archivos de gestión con el fin de que se

7 En los diferentes procesos se evidencio

que los riesgos “falta de personal” e

Secretaria Auditoria externa

x “infraestructura deficiente” se les dio el

General Icontec

tratamiento por medio de “enviar

comunicaciones”.



PROCESO - SUBPROCESO : ASUNTOS JUR









Se evidenció que el riesgo

"Deficiencia enla oportuna

respuesta de las

dependencias requeridas

por el Grupo para Se consignará en los oficios que requieren

consolidar la información información a las demás dependencias el

Control

necesaria" no es clara, es otorgamiento de un término de cinco (5)

1 Disciplinario X

días para responder, so pena del inicio de

decir, que los controles Interno

establecidos en la las acciones disciplinarias

caracterización No. AJ-C- correspondientes.

CD versión 2, del 23 de

junio de 2009 no eliminan

y/o reducen el riesgo, por

cuanto la causa no es

coherente con el riesgo.

Se evidenció que no existe

Se elaborará una estadística mensual de

una hoja de vida del Control

las quejas e informes que ingresan al

2 indicador que soporte su Disciplinario X

despacho y de las decisiones que se

comportamiento y el Interno

profieran en los procesos disciplinarios.

seguimiento establecido.









Se evidenció el 1. Solicitar al SIGI se complete el número

desconocimiento del mapa Control de 16 horas de capacitación establecido

3 de procesos del sistema y Disciplinario x como objetivo de calidad de la entidad. 2.

no existe un control de Interno Solicitar al SIGI la aprobación de la tabla

documentos documental que lleva este Grupo.









Se evidenció el

desconocimiento de los

Control 1. Solicitar al SIGI se complete el número

procesos del sistema

4. (Producto no conforme,

Disciplinario X de 16 horas de capacitación establecido

Interno como objetivo de calidad de la entidad.

Acciones Correctivas,

Acciones Preventivas)









Se evidenció que no es

entendida la política de

calidad, la misión, la visión,

Control 1. Solicitar al SIGI se complete el número

ni los objetivos de calidad

5 del Ministerio del Interior y

Disciplinario X de 16 horas de capacitación establecido

Interno como objetivo de calidad de la entidad.

de Justicia, evideciándose

una no conformidad de la

norma.

Se evidenció que no Se elaborará un cronograma de

existen acciones actividades a realizar durante el año 2010,

planificadas que indiquen en el que se especificarán las actividades

Control

la mejora continua del semestrales de capacitación, las

6 proceso. No existe

Disciplinario X

reuniones en las que analicen las

Interno

cronograma de trabajo propuestas para el mejoramiento del

documentado en la grupo y casos jurídicos de especial

caracterización. discusión.

Código: SI-AS-P-04



EJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

FORMULACIÓN SEGUIMIENTO

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de

Objetivo de la Acción de Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

Revisar y en caso

de ser necesario

ajustar el

procedimiento Maria del Pilar Serrano

Buendia

2/1/2010 2/15/2010 2

Organización del

archivo de

Gestión. Continuar

con el ajuste y

Ejecutar los

proyectos de

inversión Maria del Pilar Serrano

“Adquisición y Buendia

2/1/2010 3/15/2010 6

Adecuación de

Oficinas del

- SUBPROCESO : ASUNTOS JURIDICOS- Edificio Bancol

CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

Seguimiento

del

cumplimient

o de las

solicitudes

realizadas

Eliminar y/o reducir el por este Se controla la salida de

riesgo de no

Respuesta

Despacho a documentos del

contestación de los las subproceso a través de la

oportuna de las

requerimientos diferentes

dependencias a las Grupo de Control planilla que emite el

efectuados, logrando oficinas del 11/23/2009 12/31/2009

6





cuales se les ha Disciplinario Interno SIGOB; igualmente se

con ello la gestión Ministerio

solicitado elaboro planilla de control

oportuna de los del Interior y

información..

procesos disciplinarios de Justicia a de salida y entrada de

a cargo del Grupo. través de documentos.

impresiones

diarias del

SIGOB y

formato de

control de

entrada de

Seguimiento

de la

estadística

de las

quejas e

informes que

Tener las herramientas Tener un indicador

ingresan al

que faciliten el que soporte el

despacho y Grupo de Control Se elaboro cuadro de

seguimiento de los desarrollo de los 01/12/09 31/12/09









6

de las Disciplinario Interno estadística mensual

procesos que cursan en procesos

decisiones

el despacho. disciplinarios.

proferidas

en los

procesos, a

través de la

alimentación

diaria de un









1.

1. Capacitación de los

1. Capacitación Capacitación Grupo de Control Se elaboro oficio petitorio

funcionarios. 01/12/09 31/12/09









5

2, Aprobación 2, Disciplinario Interno MEM09-2379 del 02-12-09

2. Aprobación SIGI

Aprobación









Capacitación

Capacitación de los Capacitación de Grupo de Control Se elaboro oficio petitorio

de los 01/12/09 31/12/09









5

funcionarios. los funcionarios. Disciplinario Interno MEM09-2379 del 02-12-09

funcionarios.









Capacitación

Capacitación de los Capacitación de Grupo de Control Se elaboro oficio petitorio

de los 01/12/09 31/12/09

5





funcionarios. los funcionarios. Disciplinario Interno MEM09-2379 del 02-12-09

funcionarios.

Seguimiento

del

cumplimient

o de las

Procurar la mejora Cumplimiento

actividades

continua del proceso, a oportuno de las

a través del Grupo de Control

través de la planeación actividades 2/01/2010 30/01/2010









5

cronograma Disciplinario Interno

de las actividades a planificadas en el

de

desarrollar. cronograma.

actividades

a realizar

durante el

año 2010.









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO

Estado de









Acciones Ejecutadas- Registro de

la meta









los resultados de las acciones

.Observaciones del auditor









Se controla la salida de

documentos del

subproceso a través de la

planilla que emite el

CUMPLIDA

SIGOB; igualmente se

elaboro planilla de control

de salida y entrada de

documentos.

Se elaboro cuadro de

CUMPLIDA

estadística mensual









Se elaboro oficio petitorio

CUMPLIDA

MEM09-2379 del 02-12-09









Se elaboro oficio petitorio

CUMPLIDA

MEM09-2379 del 02-12-09









Se elaboro oficio petitorio

CUMPLIDA

MEM09-2379 del 02-12-09

PLAN DE MEJ



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia









Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



P







En los diferentes procesos se evidencio que los riesg

Secretaria

Auditoria externa Icontec x personal” e “infraestructura deficiente” se les dio el tra

General

medio de “enviar comunicaciones”.



7









Subproceso de

No se está dando Registro y

cumplimiento al Control y

AUDITORIAS INTERNAS Revisión, ajuste y aprobación de las tablas de retenció

2 procedimiento de Gestión para el

DE CALIDAD

X

gestión Humana.

organización de archivos Desarrollo y

de gestión Protección del

Talento Humano

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN



Unidad de

Objetivo de la Acción de

Acción de Mejoramiento Descripción del resultado de la Meta Medida de la

Mejora

Meta



PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

Ejecutar los proyectos de inversión

“Adquisición y Adecuación de Oficinas del

En los diferentes procesos se evidencio que los riesgos “falta de Edificio Bancol para el MIJ en Bogotá por valor

personal” e “infraestructura deficiente” se les dio el tratamiento por de $664.631.722 y “Adecuación

medio de “enviar comunicaciones”. Estructural Cede de MIJ – Edificio CITIBANK

– Previo concepto DNP por valor de $

744.226.000

PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO









tramite

(revisión,

Dar cumplimiento al

ajuste y

visión, ajuste y aprobación de las tablas de retención del Grupo de procedimiento de Archivos organizados de conformidad con el

aprobación

stión Humana. organización de procedimiento diseñado para tal fin

de las tablas

archivos

de

retención)

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproce

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









Marina Segura Saenz 2/1/2010 3/15/2010 6









La implementación estará

sujeta a aprobación de las

Grupo de Gestión

Humana

11/17/2009 12/31/2009 6 tablas de retención y al Por iniciar



suministro de materiales

como plan general del MIJ.

e del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Mejora

Subproceso



PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasifici

La formulación de los

objetivos de calidad

Oficina Asesora Auditoria para que estos reflejen

de Planeación – externa x con mayor precisión la

Grupo SIGI Icontec coherencia con la

política de calidad. Se

debe buscar que reflejen

9

ambiciones o

PROCESO - SUBPROCESO: PLANEACION Y





Revisión, ajuste y

Se pudo evideciar que las aprobación del a TDR

carpetas del año 2008 y por parte de la OAP

algunas del 2009 Cumplir con lo

AUDITORI

(Comunicaciones, actas, establecido en el

Plan y AS

planillas de asistencia, procedimiento GD-P01

Direccionamient INTERNAS X Organización del archivo

informes) no cumplen con Procedimiento de

o DE vigencia 2009 TRD

el procedimiento GD-P01 Organización del

CALIDAD

Procedimientos Archivo de Gestión V02.

Organización del Archivo Preparar el archivo de

de Gestión V 02. vigencias anteriores

para entrega al archivo

1 central



Coorcinar capacitación

Se evidencia que el con el grupo SIGI

proceso de Planeación y dirigida a todos los

Direccionamiento se ha funcionarios de la OAP

realizado mejoras que no relacionada con el Aplicar el procedimiento

se encuentran AUDITORI alcance y apllicación del de acciones preventivas

documentadas conforme al Plan y AS procedimiento de y correctivas para

procedimiento SI-AS-P-04 Direccionamient INTERNAS X Acciones preventivas y

efectuar las mejoras a

Acciones Preventivas y o DE correctivas los procesos y

Correctivas V01 y CALIDAD

procedimientos

numerales 8.5.2 y 8.5.3 Documentar las

"Acciones Prevenctivas y acciones preventivas,

Acciones Correctivas de la correctivas o de mejora

norma NTCGP1000:2004 conforme al

2 procedimiento

Se evidenció que no todos Realizar y aporbar las

los documentos aprobados modificaciones a los

al 30 de septiembre de documentos cuando se

2009 se encontraban requiere y remitirlos al

disponibles en punto de grupo SIGI

AUDITORI Publicar oportunamente

uso (Página Web) en el

Plan y AS las modificaciones de

momento de la auditoria lo

Direccionamient INTERNAS X los documentos de los

que pordría incumplir con

o DE procedimientos en la

el procedimiento SI-AS-P- Publicar oportunamente

CALIDAD página Web del MIJ

01 "Elaboración y control en la página Web los

de documentos" y el documentos

Numeral 4.-2.3 letra d) de suministrados por la

la norma OAP

NTCGP1000:2004

3

Fprtalecer las

No se encontraron

competencias de los

registros que evidenciaran

Realizar eventos de sos funcionarios de la

que todos los funcionarios AUDITORI

socialización de los OAP para mejorar la

de Planeación participaron Plan y AS

riesgos identificados adminitración de los

en le identificación y Direccionamient INTERNAS X

para el proceso y riesgos asociados al

documentación de los o DE

procedimientos proceso y

riesgos asociados al CALIDAD

asociados procedimiento de

proceso de Planeación y

planeación y

Direccionamiento

4 Direccionamiento

PROCESO - SUBPROCESO favor clasific

10 Ajustar los procesos

elaboración de Políticas

y Diseño de Normas en

los requisitos de Diseño

y Desarrollo con los

responsables de las

Auditoria dependencias. Divulgar

Grupo de planes los conceptos de

externa x

y programas revisión, verificación y

Icontec

validación. Ajustar el

procedimiento de

Formulación

actualización y

seguimiento de

proyectos de Inversión y

el de Programas









Nombre y Fi

Código: SI-AS-P-04-F-02



MIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

ACIÓN SEGUIMIENTO

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

SO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

Revisar la Política

de Calidad y definir

nuevos objetivos

de calidad, que Nubia P Lopez Mendez 2/1/2010 3/15/2010 6

sean coherentes y

vayan más allá de

el cumplimiento de

la norma.

- SUBPROCESO: PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO

Se evidenció revisión,

ajuste de a TRD, con

27 de 17 de

Octubre/09 Noviembre/09

MEM09-22219-OAP011 de

12 de noviembre de 2009

Archivo organizado 4 remitieron para aprobación

Jefe y Funcionarios

de acuerdo con el

Porcentaje Oficina Asesora de 27 de 31 de

procedimiento GD-

Plenación Octubre/09 Diciembre/09

P-01.

11



11/17/2009 2/19/2010 13







Se evidenció jornada de

capacitación sobre

17 de 30 de acciones preventivas,

Noviembre/09 Noviembre/09 7

Acciones levantaron acta asistencia

preventivas

Jefe y Coordinadores

con fecha 30 de noviembre

correctivas y Porcentaje de 2009

del Grupo OAP

preventivas

documentadas





17 de 31 de

Noviembre/09 Diciembre/09 12

Jefe y Coordinadores 27 de 31de

del Grupo OAP Octubre/09 Diciembre/09 11

Documentos de

procedimientos

modificados y

actualizados Porcentaje

publicados en la

página Web del

MIJ. 27 de 31 de

Coordinador Grupo SIGI

Octubre/09 Diciembre/09 11







Fortalecer las

competencias del

sos funcionarios de

la OAP para

Jefe OAP y

mejorar la 1 de 1 1de

administración de

Porcentaje Coordinadores de

Diciembre/09 Diciembre/09 2

Grupo

los riesgos

asociados al

proceso y

procedimientos de

planeación y

SO - SUBPROCESO favor clasificar por subproceso

Revisar y concertar

la aplicación de los

conceptos de

revisión,

verificación y

validación del

diseño con los

diferentes 01/02/1020 15/05/1020

procesos en

concordancia con

los trámites

particulares e

instancias que

surte cada uno de

ellos, para que se

facilite su









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

SI-AS-P-04-F-02



01



6/11/2008

EGUIMIENTO

Estado de

la meta









En

proces

o









Se

cumpli

ó

PLAN DE MEJORAMIENT



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SUBP

1

Revisar los objetivos de los procesos y las actividades

que desarrollan con el fin de garantizar que este

Asuntos despliegue y/o la documentación soporte (documentos y

Auditoria externa

Indígenas x registros) permitan evidenciar cómo el proceso ejecuta

Icontec

Minorías y Rom todas las actividades que le han sido asignadas y le

corresponden de acuerdo con su misionalidad. Ej.

Vigilancia y participación Ciudadana - Registro de Libros





2 En relación con las actividades que se tienen descritas

en las funciones, procesos y/o procedimientos la revisión

debe orientarse a verificar que estos documentos reflejan

Asuntos el actuar actual de la entidad, incluidas las mejoras o

Auditoria externa cambios que se hayan realizado, buscando entre otros

Indigenas x

Icontec aspectos que la documentación sea el soporte para los

Minorias y Rom

procesos de capacitación y formación de nuevos

funcionarios. Ej. Proceso diagnóstico,

seguimiento y control del sistema carcelario,

4 seguimiento a cartas de internos- realización



En los casos que aplique, indicar en la resolución los

Asuntos

Auditoria externa recursos que proceden frente a los actos administrativos,

Indigenas x

Icontec las autoridades frente a quienes deben interponerse y los

Minorias y Rom

plazos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios.









6



La formulación de los indicadores buscando que cuando

Asuntos sea aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y

Auditoria externa

Indigenas x efectividad con base en los datos con que cuentan los

Icontec

Minorias y Rom procesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y

aclarar estos conceptos.

8



En la formulación y gestión de riesgos es importante

Asuntos valorar los riesgos antes de controles y después de

Auditoria externa

Indigenas x controles con el fin de no incurrir en formular planes que

Icontec

Minorias y Rom pueden no sean eficientes por tratarse de acciones que

ya se están ejecutando.







10 Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de

revisión, verificación y validación del diseño con los

diferentes procesos en concordancia con los trámites

Asuntos particulares e instancias que surte cada uno de ellos,

Auditoria externa para que se facilite su comprensión y aplicabilidad. Con

Indigenas x

Icontec el fin de aprestar a la entidad para los cambios de

Minorias y Rom

acuerdo con la versión de la NTCGP 1000:2009, es

conveniente que esta revisión se haga extensiva a la

metodología para la formulación de programas,

proyectos y guías

11 La divulgación, la aplicación y si se determina necesario

la adecuación de los formularios: “Elaboración de

Políticas y Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y

Asuntos Requisitos para la Elaboración de Proyectos de Ley/acto

Auditoria externa

Indigenas x legislativo, Decretos, Circulares, Resoluciones de

Icontec

Minorias y Rom Carácter General. DN-P-01-F01, buscando que su

diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios a

determinar los elementos de entrada del diseño y a

registrar las actividades de revisión de las mismas.

17





Asuntos Mejorar la oportunidad en la formalización de las

Auditoria externa

Indigenas x contrataciones mediante el fortalecimiento institucional de

Icontec

Minorias y Rom la planeación en la ejecución presupuestal.









PROCESO / SUBPROCES

No se evidencia la

Realizar la propuesta de TRD y solicitar la aprobación de

aplicación del proceso

la misma.

gestión documental. El

Dirección de Solicitar el personal indóneo que se encargue de la labor

subproceso no cuenta con

Asuntos de archivo y control del mismo y solicitar una capacitación

7 TRD debidamente

Indígenas,

1 x

a todos lo funcionarios de la dirección en cuanto a la

aprobada, lo que hace que

Minorías y Rom. forma de implementar la TRD y forma de archivar.

los documentos del mismo

Además se solicitarán los implementos necesarios para

no cumplan con los

llevar a cabo esta labor.

requisitos.









Se pudo evidenciar que los

servidores públicos no

cuentan con la

infraestructura física y con

los equipos necesarios Solicitar formalmente a la Administración el mejoramiento

para lograr la conformidad, Dirección de de Infraestructura física de la Dirección, también solicitar

esto se observa entre Asuntos los equipos necesarios, los insumos necesarios para

1 otros, por la falta de Indígenas,

1 X

llevar a cabo las actividades diarias y el personal idóneo

recursos suficientes para Minorías y Rom. para llevar a cabo el manejo y control del archivo de la

dar continuidad al proceso Dirección.

del manejo y control del

archivo de vigencias

anteriores, sumado al de la

vigencia actual.









Se pudo evidenciar que no

se ha completado la

formulación y/o

actulaización de las

actividades del Sub

proceso en los Dirección de

Formular la documentación de los procedimientos de

documentos de Asuntos

2 caracterización, Indígenas,

1 X Estudios etnológicos, gestión de denuncias y mediación

de conflictos.

procedimientos y formatos Minorías y Rom.

que permitan cumplir con

los objetivos, entre otros

los temas de: estudios

etnológicos, derechos

humanos y conflictos.

Se evidencio que los

servidores públicos que

aplican el subproceso no

Dirección de

cuentan con los

Asuntos Adoptar un formato de atención al usuario que permita

3 lineamientos y

Indígenas,

1 X

medir su satisfacción

procedimientos para la

Minorías y Rom.

adecuada atención y

medición de la satisfacción

del cliente.









No existe personal

suficiente para la atención

de las actividades y

cumplimiento de los Dirección de Realizar la solicitud de personal que apoye la actividad de

objetivos, se pudo Asuntos estudios etnológicos, y adelantar convenios con

4 evidenciar que hay Indígenas,

1 X

entidades territoriales que aporten recursos para la

aproximádamente 400 Minorías y Rom. elaboración de dichos estudios.

solicitudes de

reconocimiento que no han

sido atendidas.









Se observó que algunos

servidores públicos

desconocen los

procedimientos

obligatorios de la

Dirección de

NTCGP1000:2004, en Adelantar una jornada de capacitación a los funcionarios

Asuntos

5 consecuencia su

Indígenas,

1 x de la Dirección, fortaleciendo la aplicación de la NTCGP

aplicación es deficiente. 1000:2004

Minorías y Rom.

Esto se evidencó entre

otros aspectos en

documentos en los que no

registra la identificación del

Elaboró, Revisó y Aprobó.

Se observa que los

servidores públicos no

cuentan con los

lineamientos y

procedimientos para la

adecuada recepción y Proyectar un memorando exponiendo la problemática

Dirección de

depuración de los presentada en el procedimiento de recepción y

Asuntos

6 documentos del cliente,

Indígenas,

1 x codificación de la correspondencia lo cual genera

esto se evidencia con las duplicidad la recepción, codificación y posiblemente en

Minorías y Rom.

diversas solicitudes que se las respuestas.

recepcionan, en diferentes

tiempos y sitios sobre el

mismo requerimiento, lo

que ocasiona mayor

desgaste administrativo.









No se evidencia la

Realizar la propuesta de TRD y solicitar la aprobación de

aplicación del proceso

la misma.

gestión documental. El

Dirección de Solicitar el personal indóneo que se encargue de la labor

subproceso no cuenta con

Asuntos de archivo y control del mismo y solicitar una capacitación

7 TRD debidamente

Indígenas,

1 x

a todos lo funcionarios de la dirección en cuanto a la

aprobada, lo que hace que

Minorías y Rom. forma de implementar la TRD y forma de archivar.

los documentos del mismo

Además se solicitarán los implementos necesarios para

no cumplan con los

llevar a cabo esta labor.

requisitos.

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN



Unidad de

Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la

Acción de Mejoramiento Medida de la Responsable

Mejora Meta

Meta



PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso

Para todas las Direcciones se

Revisar los objetivos de los procesos y las actividades debe analizar el Decreto 4530

que desarrollan con el fin de garantizar que este de 2008, con el objeto de

spliegue y/o la documentación soporte (documentos y ajustar la caracterización,

egistros) permitan evidenciar cómo el proceso ejecuta procedimientos, formatos y Pedro Santiago Posada

todas las actividades que le han sido asignadas y le demás elementos del Sistema

corresponden de acuerdo con su misionalidad. Ej. de Gestión de la Calidad, como

gilancia y participación Ciudadana - Registro de Libros mecanismo para la

planificación de trabajo. Se

debe mantener registros de la

n relación con las actividades que se tienen descritas Verificar en cada proceso que

las funciones, procesos y/o procedimientos la revisión las actividades, los formatos y

be orientarse a verificar que estos documentos reflejan demás documentos definidos

el actuar actual de la entidad, incluidas las mejoras o en los procedimientos se

ambios que se hayan realizado, buscando entre otros cumplan para reflejar el actuar Pedro Santiago Posada

spectos que la documentación sea el soporte para los del MIJ. Elaborar la tabla

procesos de capacitación y formación de nuevos de Retención Documental

funcionarios. Ej. Proceso diagnóstico, como mecanismo de control y

fácil recuperación de los

eguimiento y control del sistema carcelario,

registros que se generan en

eguimiento a cartas de internos- realización El Grupo SIGI Ajustara el

Procedimiento de Elaboración y

Control de Documentos con el

En los casos que aplique, indicar en la resolución los objeto de definir que todo acto

cursos que proceden frente a los actos administrativos, administrativo que el Ministerio Pedro Santiago Posada

autoridades frente a quienes deben interponerse y los del Interior y de Justicia

zos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios. elabore, debe contener los

recursos que proceden frente a

los actos administrativos, las

autoridades frente a quienes

Ajustar el procedimiento de

Indicadores (Grupo SIGI-

a formulación de los indicadores buscando que cuando Planes y programas).

ea aplicable se establezcan mediciones de eficiencia y Divulgar el Procedimiento y los

fectividad con base en los datos con que cuentan los conceptos de eficiencia, Pedro Santiago Posada

rocesos del sistema, para tal fin se deben fortalecer y eficacia y efectividad por parte

aclarar estos conceptos. del Grupo SIGI. Las

direcciones deben mejorar los

indicadores de Eficacia,

Eficiencia y Efectividad con las

Ajustar el procedimiento de

Riesgos. Ajustar el

En la formulación y gestión de riesgos es importante

Procedimiento de acciones

valorar los riesgos antes de controles y después de

preventivas. .(Grupo SIGI) Las

ntroles con el fin de no incurrir en formular planes que Pedro Santiago Posada

direcciones y dependencias

ueden no sean eficientes por tratarse de acciones que

aplicaran la metodología para

ya se están ejecutando.

valorar los riesgos antes y

después de su formulación.



Revisar y concertar la aplicación de los conceptos de Ajustar los procesos

revisión, verificación y validación del diseño con los elaboración de Políticas y

iferentes procesos en concordancia con los trámites Diseño de Normas en los

particulares e instancias que surte cada uno de ellos, requisitos de Diseño y

ra que se facilite su comprensión y aplicabilidad. Con Desarrollo con los Pedro Santiago Posada

el fin de aprestar a la entidad para los cambios de responsables de las

acuerdo con la versión de la NTCGP 1000:2009, es dependencias. Divulgar los

conveniente que esta revisión se haga extensiva a la conceptos de revisión,

metodología para la formulación de programas, verificación y validación.

proyectos y guías Ajustar el procedimiento de

divulgación, la aplicación y si se determina necesario Revisar los procesos de

la adecuación de los formularios: “Elaboración de elaboración de políticas y

Políticas y Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y diseño de normas, para validar

equisitos para la Elaboración de Proyectos de Ley/acto la aplicación de los formatos.

legislativo, Decretos, Circulares, Resoluciones de Aplicar los procedimientos de Pedro Santiago Posada

Carácter General. DN-P-01-F01, buscando que su manera que su

diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios a diligenciamiento oriente y

determinar los elementos de entrada del diseño y a facilite a los usuarios definir los

registrar las actividades de revisión de las mismas. elementos de entrada como

elemento base.







Mejorar la oportunidad en la formalización de las

ntrataciones mediante el fortalecimiento institucional de Pendiente por definir. Pedro Santiago Posada

la planeación en la ejecución presupuestal.









PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS ASUNTOS INDIGENAS

alizar la propuesta de TRD y solicitar la aprobación de

misma.

icitar el personal indóneo que se encargue de la labor Proyectar memorandos

Director de Asuntos

archivo y control del mismo y solicitar una capacitación para realizar las

Memorando 4 Indígenas, Minorías y

odos lo funcionarios de la dirección en cuanto a la solicitudes

Rom

ma de implementar la TRD y forma de archivar. correspondientes

emás se solicitarán los implementos necesarios para

ar a cabo esta labor.









icitar formalmente a la Administración el mejoramiento Contar con la

Infraestructura física de la Dirección, también solicitar infraestructura, equipos,

Director de Asuntos

equipos necesarios, los insumos necesarios para implementos y personal

Memorandos 3 Indígenas, Minorías y

ar a cabo las actividades diarias y el personal idóneo necesarias para cumplir

Rom

a llevar a cabo el manejo y control del archivo de la con los objetivos del

ección. Subproceso.









Contar las actividades,

mular la documentación de los procedimientos de Director de Asuntos

sugeridas por la

udios etnológicos, gestión de denuncias y mediación Procedimientos 3 Indígenas, Minorías y

auditoría, debidamente

conflictos. Rom

documentadas

Implementar un formato

de atención al usuario

Director de Asuntos

optar un formato de atención al usuario que permita que tenga un

Formato 1 Indígenas, Minorías y

dir su satisfacción componente de

Rom

medición de la

satisfacción del mismo









alizar la solicitud de personal que apoye la actividad de

Proyectar Memorando Director de Asuntos

udios etnológicos, y adelantar convenios con Memorando

de solicitud y firma de 3 Indígenas, Minorías y

idades territoriales que aporten recursos para la Convenios

convenios. Rom

boración de dichos estudios.









elantar una jornada de capacitación a los funcionarios Director de Asuntos

Adelantar una jornada

la Dirección, fortaleciendo la aplicación de la NTCGP Jornada de Capacitación 1 Indígenas, Minorías y

de capacitación

00:2004 Rom

oyectar un memorando exponiendo la problemática

sentada en el procedimiento de recepción y Director de Asuntos

dificación de la correspondencia lo cual genera Proyectar memorando Memorando 1 Indígenas, Minorías y

plicidad la recepción, codificación y posiblemente en Rom

respuestas.









alizar la propuesta de TRD y solicitar la aprobación de

misma.

icitar el personal indóneo que se encargue de la labor Proyectar memorandos

Director de Asuntos

archivo y control del mismo y solicitar una capacitación para realizar las

Memorando 4 Indígenas, Minorías y

odos lo funcionarios de la dirección en cuanto a la solicitudes

Rom

ma de implementar la TRD y forma de archivar. correspondientes

emás se solicitarán los implementos necesarios para

ar a cabo esta labor.









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de

Semanas





Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A









2/1/2010 4/15/2010 10









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 3/15/2010 6









2/1/2010 4/15/2010 10

2/1/2010 4/15/2010 10









2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 5/15/2010 15









2/1/2010 6/15/2010 19

Se encuentra vencida

debido a la dificultad para

concertarla con los

Noviembre 17 Noviembre 30 funcionarios. La Dirección

Vencida

2



de 2009 de 2009. se comprometió a tenerla

lista para envio a Secretaría

General el próximo 11 de

diciembre del año en curso.









La Dirección solicitó al

Grupo de Administrativa,

mediante MEM09-23658

del 1o de diciembre de

Noviembre 17 Noviembre 27

2009, el mejoramiento de CUMPLIDA

2









de 2009 de 2009.

la infraestructura física, los

equipos necesarios y el

personal idóneo para la

organización del archivo.







La Dirección elaboró 3

procedimientos y los

remitió mediante correo

email del 2 de diciembre de

2009, al Grupo de SIGI

(Dra. Luz Gámez) para su

revisión y posterior

Noviembre 17 Noviembre 30 inclusión dentro del

CUMPLIDA

2









de 2009 de 2009. Sistema. Los

procedimientos son:

procedimiento para

promover la resolución de

conflictos de las

comunidades indígenas de

conformidad con sus usos y

costumbres. Proc.

Estudios Etnológicos y

La Dirección diseñó un

instrumento que consiste

Noviembre 17 Noviembre 30 en el diligenciamiento de un

CUMPLIDA









2

de 2009 de 2009. cuadro para la medición del

nivel de satisfacción del

cliente





La Dirección le escribió a la

Dra. María Ederlinda

Segura solicitando recurso

humano, mediante el

MEM09-23654-DAI-0220.

Se elaboraron 5 Convenios

Noviembre 12 Noviembre 30 con la Gobernación del

CUMPLIDA

3









de 2009 de 2009. Tolima (2), Huila (1) y las

Alcaldías de Neiva (1) y

Pitalito(1). Los convenios

son para la cofinanciación

de estudios etnologicos.

Ellos contratan pero el

estudio se dirige desde la





La Dirección programó dos

jornadas de

autocapacitación para los

días 3 y 4 de diciembre de

2009, en forma

personalizada. La jornada

del día 3 ya se realizó,

queda pendiente la del día

Noviembre 30 Diciembre 4 EN

4 de diciembre de 2009 la PROCESO

1









de 2009 de 2009

cual ya se convocó. El

Director mando a todos los

funcionarios, un

memorando recordándoles

el compromiso de la

Dirección en este proceso.

El MEM09 fue el No.23780

del 2 de diciembre de 2009.

La Dirección solicitó a la

Secretaría General,

mediante MEM09-23656-

DAI-0220 implantar

Noviembre 17 Noviembre 30 mecanismos que permitan

2 CUMPLIDA

de 2009 de 2009. detectar si el documento

radicado ha sido recibido

con anterioridad, para evitar

duplicidad en su

contestación.









Se encuentra vencida

debido a la dificultad para

concertarla con los

Noviembre 17 Noviembre 30 funcionarios. La Dirección

Vencida

2









de 2009 de 2009. se comprometió a tenerla

lista para envio a Secretaría

General el próximo 11 de

diciembre del año en curso.









oceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN









* A. Origen del

Acción

Número









Nombre del









hallazgo

Objetivo de la Acción de

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento









Mejora

Mejora









Preventiva



Correctiva

Subproceso









PROCESO - SUBPROCESO









Revisar los objetivos de los procesos y

las actividades que desarrollan con el

fin de garantizar que este despliegue

y/o la documentación soporte

(documentos y registros) permitan

evidenciar cómo el proceso ejecuta

todas las actividades que le han sido

asignadas y le corresponden de

acuerdo con su misionalidad. Ej.

Vigilancia y participación Ciudadana -

Registro de Libros





En relación con las actividades que se

tienen descritas en las funciones,

procesos y/o procedimientos la revisión

debe orientarse a verificar que estos

documentos reflejan el actuar actual de

la entidad, incluidas las mejoras o

cambios que se hayan realizado,

buscando entre otros aspectos que la

documentación sea el soporte para los

procesos de capacitación y formación

de nuevos funcionarios. Ej. Proceso

diagnóstico, seguimiento y control del

sistema carcelario, seguimiento a

cartas de internos- realización de

comités

En los casos que aplique, indicar en la

resolución los recursos que proceden

frente a los actos administrativos, las

autoridades frente a quienes deben

interponerse y los plazos, con el fin de

dar mayor orientación a los usuarios.









La formulación de los indicadores

buscando que cuando sea aplicable se

establezcan mediciones de eficiencia y

efectividad con base en los datos con

que cuentan los procesos del sistema,

para tal fin se deben fortalecer y aclarar

estos conceptos.









En la formulación y gestión de riesgos

es importante valorar los riesgos antes

de controles y después de controles

con el fin de no incurrir en formular

planes que pueden no sean eficientes

por tratarse de acciones que ya se

están ejecutando.

Revisar y concertar la aplicación de los

conceptos de revisión, verificación y

validación del diseño con los diferentes

procesos en concordancia con los

trámites particulares e instancias que

surte cada uno de ellos, para que se

facilite su comprensión y aplicabilidad.

Con el fin de aprestar a la entidad para

los cambios de acuerdo con la versión

de la NTCGP 1000:2009, es

conveniente que esta revisión se haga

extensiva a la metodología para la

formulación de programas, proyectos y

guías





La divulgación, la aplicación y si se

determina necesario la adecuación de

los formularios: “Elaboración de

Políticas y Lineamientos Sectoriales FP-

P01-F01” y Requisitos para la

Elaboración de Proyectos de Ley/acto

legislativo, Decretos, Circulares,

Resoluciones de Carácter General.

DN-P-01-F01, buscando que su

diligenciamiento oriente y facilite a los

usuarios a determinar los elementos de

entrada del diseño y a registrar las

actividades de revisión de las mismas.









Mejorar la oportunidad en la

formalización de las contrataciones

mediante el fortalecimiento institucional

de la planeación en la ejecución

presupuestal.









PROCESO - SUBPROCESO: A

Se observa que

algunos funcionarios no

cuentan con el

Subproceso Mantener al personal

conocimiento suficiente

Aplicación y Solicitar al SIGI la debida capacitacion en capacitado para la

sobre el Sistema x

Ejecucion de lo que tiene que ver con el tema. debida aplicación del

Integrado de Gestion

Normas programa

Institucional - SIGI- lo

que impide su

aplicación.

1



Se observa que no se

encuentran

documentados la

totalidad de los

Procedimientos del

Subproceso "Justicia

Solicitar al SIGI la debida inclusión de los

Transicional", de

temas en el listado maestro para que se Mantener

manera que le permitan

Subproceso puede identificar los procedimientos. identificados los

cumplir con la misión

Aplicación y (Desmovilización individual de Miembros cambios y las

asignada, x

Ejecucion de de Grupos de Guerrilla Privados de la versiones de los

(Desmovilización

Normas Lbertad Decreto 1059 de 2008, y el de procedimientos

individual de Miembros

Postulacion de Desmovilizados para vigentes,

de Grupos de Guerrilla

acceder a la Ley de Justicia y Paz)

Privados de la Lbertad

Decreto 1059 de 2008,

y el de Postulacion de

Desmovilizados para

acceder a la Ley de

Justicia y Paz)

2





Se evidencio que en la

operación del

Solicitar al SIGI la debida inclusión

Subproceso de Justicia

Subproceso aplicación de los formato estipulado por la

Transicional se utiliza Se solicito sea

Aplicación y Presidencia de la Republica en el listado

formatos que no estan incluido en los

Ejecucion de maestro para que se puede identificar el

formalizados por la formatos del Sigi

Normas procedimiento a seguir en los temas en

normatividad interna, lo

mención.

cual constituye una no

conformidad



3

Se pudo evidenciar que

el trámite publicado en

la pagina Web de

Gobierno en Linea

denominado

REPATRIACiÓN, refleja Solicitar la debida aplicación del tema por

que este procedimiento Subproceso la respectiva Oficina encargada del Manejo

no corresponde al Aplicación y y Procedimiento estipulado enDecreto No. Darle el tramite

x

Proceso de Aplicación Ejecucion de 4530 de 2008 en su Artículo 21 por correspondiente

de Normas - Normas considerarlo un tema que no corresponde a

Subproceso Justicia la Dirección de Justicia Transicional.

Transicional y tampoco

es claro en el Decreto

No. 1530 de 2008 a que

proceso y subproceso

debe pertenecer.

4



Se observa la

aplicación del

Procedimiento de

"Organización y Control

de Archivo de Gestión"

(GD-P-01 versión 2 del

1 de octubre de 2009).

no cuentan con una

Table de Retencion de

Documental

debidamente aprobada, Remitir la Tabla de Retención Documental

ylo que hace que los Subproceso al responsable del Proceso de Gestión

Dar cumplimiento a

documentos del mismo Aplicación y Documental para que le de aplicación de

x la Ley 594 de 2000

no cumplen con los Ejecucion de acuerdo al Procedimiento para la

artículo 24

requisitos exigidos. Es Normas organización del Archivo de Gestion GD-P-

así como por ejemplo 01.

se aplican las plantillas

de memorando y

oficios, con cierta

regularidad y no se

señala en la parte

inferior de estos

documentos, el codigo

y nombres de la serie

de la tabla de retencion

documental.

5



Dar cumplimiento al

Se pudo evidenciar numeral 8.2

Subproceso solicitar al SIGI un mecanismo para para

que en el subproceso seguimiento y

Aplicación y evaluar la sastifación del cliente externo.

no se mide ni se hace x medicion, 8.2.1

Ejecucion de Por medio de encuestas o buzon de

seguimiento al nivel de Sastifacion del

Normas sugerencia.

sastifación del cliente Cliente, de la Norma

NTCGP 1000:2004.

6

Dar cumplimiento al

numeral 8.3 Control

Se pudo evidenciar que del Producto o

no se aplican los Subproceso Servicio No

Procedimientos de Aplicación y Aplicar formatos. (Llevar registro de copias Conforme. Numeral

x

Producto No Conforme, Ejecucion de de las diferentes acciones) 8.5.2 Acción

Acciones Correctivas ni Normas Correctiva. 8.5.3

Acciones Preventivas Acción Preventiva de

la Norma NTCGO

1000;2004

7

N DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN





Fecha de

Unidad de Fecha de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Descripción del resultado de la Meta Medida de la Responsable finalización

Mejora DD/MM/AAA

Meta DD/MM/AAAA

A









Para todas las Direcciones se debe

analizar el Decreto 4530 de 2008, con

el objeto de ajustar la caracterización,

procedimientos, formatos y demás

elementos del Sistema de Gestión de la

Calidad, como mecanismo para la

2/1/2010 4/15/2010

planificación de trabajo. Se debe

mantener registros de la aplicación de

la documentación en la gestión (tablas

de retención documental). Donde se

requiera debe elaborarse cronogramas

para planificar las actividades a realizar.





Verificar en cada proceso que las

actividades, los formatos y demás

documentos definidos en los

procedimientos se cumplan para

reflejar el actuar del MIJ. Elaborar

la tabla de Retención Documental como

mecanismo de control y fácil

recuperación de los registros que se 2/1/2010 3/15/2010

generan en todos los procesos del MIJ.

Los nuevos funcionarios se capacitaran

con la documentación del Sistema

Integrado de Gestión, para lo cual se

deja constancia de asistencia

respectiva con el objeto de que apliquen

la documentación.

El Grupo SIGI Ajustara el

Procedimiento de Elaboración y Control

de Documentos con el objeto de definir

que todo acto administrativo que el

Ministerio del Interior y de Justicia

elabore, debe contener los recursos

que proceden frente a los actos

administrativos, las autoridades frente a 2/1/2010 3/15/2010

quienes deben interponerse y los

plazos, con el fin de dar mayor

orientación a los usuarios. Los

responsables de los actos que deban

cumplir este requisito deberán ajustar

las plantillas para garantizar el

cumplimiento del requisito. Los

directivos, coordinadores y funcionarios



Ajustar el procedimiento de Indicadores

(Grupo SIGI-Planes y programas).

Divulgar el Procedimiento y los

conceptos de eficiencia, eficacia y

efectividad por parte del Grupo SIGI.

Las direcciones deben mejorar los

2/1/2010 4/15/2010

indicadores de Eficacia, Eficiencia y

Efectividad con las orientaciones de la

Oficina de Planeación (Grupo Planes y

Programas - Grupo SIGI) definir las

fuentes y responsables de información

apropiadas para la medición.









Ajustar el procedimiento de Riesgos.

Ajustar el Procedimiento de acciones

preventivas. .(Grupo SIGI) Las

2/1/2010 4/15/2010

direcciones y dependencias aplicaran la

metodología para valorar los riesgos

antes y después de su formulación.

Ajustar los procesos elaboración de

Políticas y Diseño de Normas en los

requisitos de Diseño y Desarrollo con

los responsables de las dependencias.

Divulgar los conceptos de revisión,

verificación y validación. Ajustar el

procedimiento de Formulación

2/1/2010 5/15/2010

actualización y seguimiento de

proyectos de Inversión y el de

Programas Misionales de

Funcionamiento. Los responsables de

los procesos deben aplicar y hacer

cumplir los requisitos de Diseño y

Desarrollo









Revisar los procesos de elaboración de

políticas y diseño de normas, para

validar la aplicación de los formatos.

Aplicar los procedimientos de manera 2/1/2010 5/15/2010

que su diligenciamiento oriente y facilite

a los usuarios definir los elementos de

entrada como elemento base.









Pendiente por definir. 2/1/2010 6/15/2010









ROCESO - SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - JUSTICIA TRANSICIONAL

Heidi Abuchaibe

Mantener al personal

Abuchaibe. Directora.

capacitado para la Enviar memorando solcitando fechas y Memorand

Augusto Cesar 11/17/2009 3/17/2010

debida aplicación del horas para la capacitacion del personal o

Moscarella Profesi.

programa

Espec.









Mantener

Heidi Abuchaibe

identificados los

Abuchaibe. Directora.

cambios y las Solicitar sean incluidos los procedmientos a Memorand

Augusto Cesar 11/18/2009 3/17/2010

versiones de los los Subprcesos correspondientes o

Moscarella Profesi.

procedimientos

Espec.

vigentes,









Heidi Abuchaibe

Enviar memorando solcitando incluir en los

Se solicito sea Abuchaibe. Directora.

formatos de aplicación de SIGI el de Memorand

incluido en los Augusto Cesar 11/17/2009 12/17/2009

Resolucion de Indultos estipulado por La o

formatos del Sigi Moscarella Profesi.

Presidencia de la Republica

Espec.

Heidi Abuchaibe

Enviar oficio solicitando que trámite se debe

Abuchaibe. Directora.

Darle el tramite dar al tema de Repatriacion considerando

Oficio Augusto Cesar 11/17/2009 1/17/2010

correspondiente que no se encuentra entre las funciones de

Moscarella Profesi.

la Dirección de Justicia Transicional

Espec.









Enviar memorando remisorio con la Tabla Heidi Abuchaibe

de Retencion Documental al responsable Abuchaibe. Directora.

Dar cumplimiento a

del proceso de Gestion Documental Memorand Augusto Cesar

la Ley 594 de 2000 11/17/2009 5/17/2010

solicitando que de aplicación de acuerdo al o Moscarella Profesi.

artículo 24

Procedimiento para la organización del Espec. Secretaria

archivo de Gestión GD-P-01 General









Dar cumplimiento al

numeral 8.2 Heidi Abuchaibe

seguimiento y Abuchaibe. Directora.

medicion, 8.2.1 Crear registros de sastifacion del Cliente. Carpetas Juan Carlos 11/17/2009 12/17/2009

Sastifacion del Bermudez

Cliente, de la Norma Contratista.

NTCGP 1000:2004.

Dar cumplimiento al

numeral 8.3 Control

del Producto o

Heidi Abuchaibe

Servicio No

Abuchaibe. Directora.

Conforme. Numeral

Carpetas de seguimientos Carpetas Augusto Cesar Permanente Permanente

8.5.2 Acción

Moscarella Profesi.

Correctiva. 8.5.3

Espec.

Acción Preventiva de

la Norma NTCGO

1000;2004

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de la

Semanas









Acciones Ejecutadas- Registro de



meta

los resultados de las acciones

.Observaciones del auditor

La Dirección solicitó al SIGI

mediante MEM09-22348 del

17 de noviembre de 2009,

CUMPLIDA

capacitación para todos los

funcionarios. Petición que ya

fue atendida.









La Dirección se encuentra

documentando los EN PROCESO

procedimientos faltantes









La Dirección solicitó al SIGI,

mediante MEM09-22365 del

17 de noviembre de 2009, la

inclusión del Formato CUMPLIDA

estipulado por la Presidencia

de la República, relacionado

con la Resolución de Indultos

La Dirección envio al Señor

Viceministro de Justicia,

solicitud escrita mediante

MEM09 39444-DJT-0330 del

17 de noviembre de 2009, con

el fin de que se defina y aclare

la situación presentada con el CUMPLIDA

trámite de Repatriación.

Igualmente envió MEM09

23579 del 1o. de diciembre de

2009 solicitando el cambio de

dicho trámite a la oficina

respectiva.









La Dirección elaboró la Tabla

de Retención Documental y la

envió al Señor Hernán Ochoa

del grupo de archivo,

mediante MEM09-22343-DJT-

0330 del 17 de noviembre de

EN PROCESO

2009. Se encuentra pendiente

la respuesta del Grupo de

Archivo y el envio de la misma

a la Secretaría General para la

presentación y aprobación del

Comité de Archivo.









La Dirección se encuentra

diseñando un mecanismo en

coordinación con el SIGI para EN PROCESO

evaluar la satisfacción del

cliente.

La Dirección se encuentra

capacitando a los funcionarios

EN PROCESO

en el uso de estos

procedimientos.

Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

Número









Descripción del Hallazgo Nombre del









Se pudo evidenciar que no estan claramente entendida la aplicación

1 del Sistema de Gestiòn de la Calidad (Capacitaciòn al Talento Gestión de C

Humano)









Se pudo evidenciar que no se encuentran documentados los

procedimientos y documentos que le permiten cumplir con la misión

2 Gestión de C

que le fue asignada, como tampoco se documenta la interacción entre

el proceso auditado y los demás que hacen parte del Sistema









Se pudo Evidenciar que no se cuenta con mecanismo que midan la

satisfacción del cliente (No se Cuenta con hoja de vida de los

3 Gestión de C

indicadores registrados en la caracterización del proceso No. CI-C

Versión 2)

Se pudo evidenciar dentro del análisis del riesgo en la caraterización

4 Gestión de C

CI-C que se encuentran riesgos no controlables dentro del proceso









Se pudo evidenciar que no se cuenta con los recursos tecnológicos

5 Gestión de C

para ejecutar los aplicativos con las entidades cooperantes (OEA)









Se Observa que la infraestructura física requiere reparaciones

6 locativas ya que se podrían presentar pérdida o daño en información Gestión de C

de documentos (techo con humedad)









Se observa que el proceso no cuenta con los servicios de apoyo

necesarios para envío oportuno de los documentos que se tramitan

7 Gestión de C

dentro del proceso auditado hacia las entidades externas (Servicios

de apoyo para la correspondencia)

Se pudo evidenciar que existen trámites a cargo del proceso de

Gestión de Cooperación Internacional que están publicados y

difundidos al público que no cuenta con un procedimiento

8 documentado dentro del proceso . Trámite "Información sobre asuntos Gestión de C

de Carácter Internacional". No se evidencia la prestación de este

servicio. Trámite aprobado por el DAFP y Publicado en Gobierno en

Línea.









Se pudo evidenciar que se cuenta con documentos que reflejan el

conocimiento y la idoneidad del proceso (Guías e instructivos). Más no

9 Gestión de C

cumplen con los requerimientos de documentaciñon del Sistema de

Gestión de Calidad y que sin embargo se utilizan dentro del proceso)









Se pudo evidenciar que no se aplican los procedimientos de producto

10 no conforme, acciones correctivas y preventivas y control de registros Gestión de C

y control de documentos.









11 No se evidencia la tabla de retención documental y su aplicación Gestión de C

La información que presentan las dependencias para un mismo tema, es diferente,

como en el convenio Programa de Fortalecimiento de la Justicia en Colombia- Plan

Colombia, ya que la información entregada por la Oficina de Asuntos de Cooperación

Internacional, sobre el aporte de USAID para el año 2008, es de 235.500 millones de Coop

pesos, en tanto que la Dirección de Acceso a la Justicia, manifiesta no conocer el

monto.









1









La información que presentan las dependencias para un mismo tema, es diferente,

como en el convenio Programa de Fortalecimiento de la Justicia en Colombia- Plan

Colombia, ya que la información entregada por la Oficina de Asuntos de Cooperación

Internacional, sobre el aporte de USAID para el año 2008, es de 235.500 millones de Coop

pesos, en tanto que la Dirección de Acceso a la Justicia, manifiesta no conocer el

monto.









2

Acción









* A. Origen del

hayazgo









Mejora

Nombre del Proceso o Subproceso









Preventiva

Gestión de Cooperación Internacional 1









Gestión de Cooperación Internacional 1









Gestión de Cooperación Internacional 1

Gestión de Cooperación Internacional 1 x









Gestión de Cooperación Internacional 1 x









Gestión de Cooperación Internacional 1 x









Gestión de Cooperación Internacional 1 x

Gestión de Cooperación Internacional 1 x









Gestión de Cooperación Internacional 1









Gestión de Cooperación Internacional 1









Gestión de Cooperación Internacional 1

Cooperación Internacional Control Interno x









Cooperación Internacional Control Interno x

Acción







Acción de Mejoramiento Objetivo de la Acción

Correctiva









Lograr un entendimiento de la aplicación

Solicitar al SIGI la capacitacion necesaria en la aplicación del Sistema

Calidad releva









Actualizar la documentacion de los subprocesos y procedimientos del Documentar de manera clara los subpro

X

proceso de Gestión de Cooperación Internacional los lineamientos d









Llevar un registro de satisfaccion del c

Realizar seguimiento sobre la satisfacción con los temas tratados en

X con respecto a las organizaciones o

las diferentes instancias en que participa la Oficina

interactúa

Realizar una revisión a la caracterización del proceso y determinar el

Evitar la aceptación de riesgos no contro

alcance de las medidas de tratamiento del riesgo, identificar las

definir medidas sobre riesgo controlables

responsabilidades y reformular lo pertinente









Poder interactuar con las distintas entidades y organismos que Contar con los recursos tecnológicos ad

participan del proceso de los aplicativos









Contar con un espacio de trabajo q

Realizar las reparaciones locativas necesarias

utilizacion.









Lograr una entrega oportuna de la corres

capacidad laboral y el tiempo de los func

Oficina

Revisar la normatividad de Acción Social (Manual de acceso "Sobre la

obligatoriedad del trámite como punto de contacto con el público en Lograr claridad sobre la presta

los temas que atañen al Ministerio del Interior y de Justicia)









Elaborar procedimientos o guías que correspondan a los documentos Tener la documentación completa, ide

x

utilizados pero dentro de los lineamientos establecidos por le SIGI Sitema de Gestion d









Lograr un entendimiento de la aplicación

x Solicitar al SIGI la capacitación necesaria en la aplicación del Sistema

calidad releva









Enviar a Secretaria General la tabla de finida para su aprobacion por Tener la documentación completa, ide

x

parte del comité. Sitema de Gestion d

1) La Oficina de Asuntos de Cooperación Internacional citará a una reunión informativa Sensibilizar e instruir a las áreas misionales d

y de coordinación con las áreas misionales. La reunión se llevará a cabo el día 8 de principales de la OACI, en especial en el eje de C

julio a las 9:00 a.m. con la asistencia de la Dirección Jurídica, la Oficina Asesora de se presenten duplicidad de funciones, y quede cl

Planeación y el Grupo de Gestión Contable y Financiera. responsable de todo









2) Ajustar la información consolidada por la OACI de los convenios existentes a partir

de los datos suministrados por las áreas misionales con especial atención a la Obtener una informacion mucho mas consolidad

información finaciera reportada. Esta información deberá constar por escrito para que existentes en el

no se vuelvan a presentar inconsistencias, ni confusiones.

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS









Objetivo de la Acción de Mejora Descripción del resultado de la Meta









Lograr un entendimiento de la aplicación del Sistema y las Normas de

Recibir la capacitaciòn requerida

Calidad relevantes









Documentar de manera clara los subprocesos y procedimientos según

3 Subprocesos actualizados con procedimientos

los lineamientos del SIGI









Llevar un registro de satisfaccion del cliente por parte de la Oficina

con respecto a las organizaciones o entidades con las cuales Elaborar un indicador con base en preguntas de satisfaccion al client

interactúa

vitar la aceptación de riesgos no controlables por este proceso, Caracterización revisada con base en el ejercio de identificación de

efinir medidas sobre riesgo controlables riesgos según los lineamientos del SIGI









Contar con los recursos tecnológicos adecuados para las exigencias Aprobación por parte del Ministerio del Interior y de Justicia para la

e los aplicativos consecución de los recursos tecnológicos









Contar con un espacio de trabajo que garantize su adecuada

Oficina de Cooperacion Internacional libre de problemas fisicos

utilizacion.









ograr una entrega oportuna de la correspondencia y aprovechar la

Flujos de correspondencia o informacion efectiva y eficaz entre los

apacidad laboral y el tiempo de los funcionarios profesionales de la

actores del proceso

Oficina

Definir si el trámite aplica o no aplica y tomar las acciones necesaria

Lograr claridad sobre la prestacion de este servicio

en cualquiera de los dos casos









Tener la documentación completa, identificada y vigente dentro del Documento(s) revisadados de acuerdo a lineamientos exigidos por e

Sitema de Gestion de Calidad SIGI









Lograr un entendimiento de la aplicación del Sistema y las normas de

Recibir la capacitación requerida

calidad relevantes









Tener la documentación completa, identificada y vigente dentro del Tener una tabla de retencion documental aprobada para su utilizacio

Sitema de Gestion de Calidad dentro del proceso

Sensibilizar e instruir a las áreas misionales del Ministerio sobre las funciones

rincipales de la OACI, en especial en el eje de Cooperación Internacional, para que no

Compromisos por parte de las áreas misionales del MIJ

se presenten duplicidad de funciones, y quede claramente establecido el camino y el

responsable de todo trámite.









Obtener una informacion mucho mas consolidada de los convenios de cooperacion

Informe consolidado

existentes en el MIJ.

NCIONAL O POR PROCESOS









del resultado de la Meta Unidad de Medida de la Meta









capacitaciòn requerida 1 Memorando al SIGI









ualizados con procedimientos Documentacìón actualizada









e en preguntas de satisfaccion al cliente Hoja de vida del indicador

base en el ejercio de identificación de

Caracterización actualizada

s del SIGI









nisterio del Interior y de Justicia para la

1 Memorando al responsable de los recursos tecnológicos

e los recursos tecnológicos









ternacional libre de problemas fisicos 1 Memorando al área responsable de la infraestructurra física









o informacion efectiva y eficaz entre los

1 Memorando a Secretraria General

res del proceso

o aplica y tomar las acciones necesarias

Comunicaciones o elaboración de procedimientos si es el caso

iera de los dos casos









e acuerdo a lineamientos exigidos por el

Documentos revisados

SIGI









1

capacitación requerida

Memorando al SIGI









documental aprobada para su utilizacion 1

tro del proceso Memorando

rte de las áreas misionales del MIJ Una Acta de compromiso









orme consolidado un Informe consolidado

Responsable Fecha de Iniciación DD/MM/AAAA









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional 11/12/2009









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional Funcionarios

11/13/2009

responsables de la Oficina de Asuntos de Cooperaciòn Internacional









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional Funcionarios

11/13/2009

responsables de la Oficina de Asuntos de Cooperaciòn Internacional

Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional Funcionarios

11/13/2009

responsables de la Oficina de Asuntos de Cooperaciòn Internacional









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional Funcionarios

11/13/2009

responsables de la Oficina de Asuntos de Cooperaciòn Internacional









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional 11/12/2009









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional 11/12/2009

Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional Funcionarios

11/13/2009

responsables de la Oficina de Asuntos de Cooperaciòn Internacional









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional Funcionarios

11/13/2009

responsables de la Oficina de Asuntos de Cooperaciòn Internacional









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional 11/12/2009









Jefe de la Oficina de Cooperaciòn Internacional 11/12/2009

Oficina de Asuntos de Cooepración Internacional 6/23/2009









Oficina de Asuntos de Cooepración Internacional 6/23/2009

SEGUIMIEN









Semanas

Fecha de finalización Acciones Ejecutadas- Registro de los

Fecha de Iniciación DD/MM/AAAA

DD/MM/AAAA las acciones .Observaciones del audit









Con memorando 22414 de 17 novie









0.71

11/12/2009 11/17/2009

solicitaron capacitación la cual se realizó









4.86





11/13/2009 12/17/2009

4.86









11/13/2009 12/17/2009

4.86

11/13/2009 12/17/2009









Con memorando 22461 de 17 novie









0.57

11/13/2009 11/17/2009

solicitaron equipos. No ha habido respue









Con memorando 22427 de 17 novie









0.71

11/12/2009 11/17/2009 solicitaron las mejoras de infraestructura

ha habido respuesta









4.29







11/12/2009 12/12/2009

4.86

11/13/2009 12/17/2009









4.86

11/13/2009 12/17/2009









Con memorando 22414 de 17 novie

0.71





11/12/2009 11/17/2009

solicitaron capacitación la cual se realizó









La caracterización de los procedimiento

cambios que afectan la tabla de retenc

0.71









11/12/2009 11/17/2009

definitiva. Para a caracterización de los

tienen plazo hasta diciembre 17 de 2009

6/23/2009 7/31/2009









A la fecha no se ha recibido ningún

seguimiento a los Convenios de Co

6/23/2009 7/31/2009

Internacional por parte de la Dirección

justicia, pese a los reiterados requerimie

Código: SI-AS-P-04-F-02





Versión: 01





Fecha: 26/11/2008



SEGUIMIENTO









Estado de la meta

Acciones Ejecutadas- Registro de los resultados de

as acciones .Observaciones del auditor









Con memorando 22414 de 17 noviembre de 2009

Cumplido

olicitaron capacitación la cual se realizó el 20-XI-09

Con memorando 22461 de 17 noviembre de 2009

En proceso

olicitaron equipos. No ha habido respuesta









Con memorando 22427 de 17 noviembre de 2009

olicitaron las mejoras de infraestructura necesarias. No En proceso

a habido respuesta

Con memorando 22414 de 17 noviembre de 2009

Cumplido

olicitaron capacitación la cual se realizó el 20-XI-09









a caracterización de los procedimientos ha generado

ambios que afectan la tabla de retención documental

En proceso

efinitiva. Para a caracterización de los procedimientos

enen plazo hasta diciembre 17 de 2009

100%









A la fecha no se ha recibido ningún informe de

seguimiento a los Convenios de Cooperación

100%

Internacional por parte de la Dirección de Acceso a la

usticia, pese a los reiterados requerimientos realizados.

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCION



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Mejora

Subproceso



PROCESO - SUBPROCESO



Revisar los objetivos de los procesos y las

actividades que desarrollan con el fin de

garantizar que este despliegue y/o la

documentación soporte (documentos y

registros) permitan evidenciar cómo el

proceso ejecuta todas las actividades que le

han sido asignadas y le corresponden de

acuerdo con su misionalidad. Ej. Vigilancia y

participación Ciudadana - Registro de Libros



En relación con las actividades que se tienen

descritas en las funciones, procesos y/o

procedimientos la revisión debe orientarse a

verificar que estos documentos reflejan el

actuar actual de la entidad, incluidas las

mejoras o cambios que se hayan realizado,

buscando entre otros aspectos que la

documentación sea el soporte para los

procesos de capacitación y formación de

nuevos funcionarios. Ej. Proceso diagnóstico,

En los casos que aplique, indicar en la

resolución los recursos que proceden frente a

los actos administrativos, las autoridades

frente a quienes deben interponerse y los

plazos, con el fin de dar mayor orientación a

los usuarios.



La formulación de los indicadores buscando

que cuando sea aplicable se establezcan

mediciones de eficiencia y efectividad con

base en los datos con que cuentan los

procesos del sistema, para tal fin se deben

fortalecer y aclarar estos conceptos.





En la formulación y gestión de riesgos es

importante valorar los riesgos antes de

controles y después de controles con el fin de

no incurrir en formular planes que pueden no

sean eficientes por tratarse de acciones que

ya se están ejecutando.

Revisar y concertar la aplicación de los

conceptos de revisión, verificación y

validación del diseño con los diferentes

procesos en concordancia con los trámites

particulares e instancias que surte cada uno

de ellos, para que se facilite su comprensión

y aplicabilidad. Con el fin de aprestar a la

entidad para los cambios de acuerdo con la

versión de la NTCGP 1000:2009, es

conveniente que esta revisión se haga

extensiva a la metodología para la formulación

de programas, proyectos y guías







La divulgación, la aplicación y si se determina

necesario la adecuación de los formularios:

“Elaboración de Políticas y Lineamientos

Sectoriales FP-P01-F01” y Requisitos para la

Elaboración de Proyectos de Ley/acto

legislativo, Decretos, Circulares, Resoluciones

de Carácter General. DN-P-01-F01, buscando

que su diligenciamiento oriente y facilite a los

usuarios a determinar los elementos de

entrada del diseño y a registrar las

actividades de revisión de las mismas.









Mejorar la oportunidad en la formalización de

las contrataciones mediante el fortalecimiento

institucional de la planeación en la ejecución

presupuestal.









El mejoramiento de las liquidaciones de los

contratos. Esta situación generó solicitud de

acciones por parte de organismos de control

que se encuentran en ejecución.









PROCESO - SUBPROCESO; ASUNTOS JURIDIC



Se pudo evidenciar que no

es entendida la politica de

calidad, la misión, la visión, Interiorizar el SIGI y

ni los objetivos de calidad contribuir al

Asuntos Dedicar 1 hora semanal para conocer la

del ministerio del interior y 1 cumplimiento de los

Juridicos politicas, objetivos, mision y vision del MIJ

de justicia. Evidenciando objetivos del

una no conformidad de la Subproceso

norma de los numerales

5.1,5.3 y e.

1

Se evidenció

desconocimiento de

manual de operación del

Interiorizar el SIGI y

MIJ 4.2.2 No

contribuir al

conformidad.Se pudo Asuntos Dedicar 1 hora semanal para conocer el

1 cumplimiento de los

establecer mediante Juridicos manual de operación del MIJ

objetivos del

entrevista con los

Subproceso

responsables del proceso y

la formula continua. 6.1 y b

No conformidad

2







No se conocen ni se Interiorizar el SIGI y

aplican los procedimientos Dedicar 1 hora semanal para conocer los contribuir al

Asuntos

del sistema.No 1 procedimientos obligatorios del SIGI y cumplimiento de los

Juridicos

conformidad numeral 4.2.1 determinar como aplican al Subproceso objetivos del

c.8.3,8.5.2. Subproceso







3





En los riesgos identificados

no es clara la metodología Comunicar las necesidades en materia de Mayor claridad en la

ni los puntos de control, Asuntos toda clase de recursos a la Secretaria General identificación de los

1

tampoco se evidencia su Juridicos y efectuar seguimiento a esta comunicación riesgos y evidenciar su

seguimiento No. en orden de los hallazgos seguimiento

conformidad 4.1.g.





4

Se evidencia falta de

funcionarios que apoyen el Asegurar que el

desarrollo del proceso.Un servicio que se presta

Asuntos Reiterar memorando MEM09-08419 de 27 de

abogado puede tener a su 1 cumpla con los

Juridicos abril de 2009

cargo 400 procesos objetivos del

ubicados en todo el pais. Subproceso

4.1 d No conformidad

5



La organización no

proporciona la Asegurar que el

infraestructura necesaria Comunicar las necesidades en materia de servicio que se presta

Asuntos

para lograr la conformidad 1 toda clase de recursos a la Secretaria General cumpla con los

Juridicos

de los requisitos del y efectuar seguimiento a esta comunicación. objetivos del

servicio. No conformidad Subproceso

6.3 a,b,c 6.4

6

Se pudo establecer

mediante entrevista con

los responsables del Asegurar que el

proceso que no se cuenta Comunicar las necesidades en materia de servicio que se presta

Asuntos

con los recursos 1 toda clase de recursos a la Secretaria General cumpla con los

Juridicos

necesarios para mantener y efectuar seguimiento a esta comunicación objetivos del

el proceso y la mejora Subproceso

continua : 6.1 a y b. No

7 conformidad

Ajustar la

documentación del

Se debe hacer más clara

Actualizar la caracterización, procedimientos y Subproceso a las

la interacción del proceso Asuntos

1 demás formatos en coordinación con el Grupo necesidades que

con los demás procesos Juridicos

SIGI facilite el cumplimiento

del Sistema.Observación

de los objetivos del

Subproceso

8

Se evidencia que no

Ajustar la

existen acciones

documentación del

planificadasque identifique Incluir el procedimiento de liquidación de

Subproceso a las

la mejora continua del Asuntos sentencias, actualizar la caracterización y

1 necesidades que

proceso No. existen el Plan Juridicos procedimientos y demás formatos en

facilite el cumplimiento

de acción documentado en coordinación con el Grupo SIGI

de los objetivos del

la caracterización No.

Subproceso

Conformidad 4.11

9



No se cuenta con tabla de Contar con la tabla de

retención documental, retención documental

Asuntos Elaborar la tabla de retención documental y

incumplimiento de la 1 que permita controlar

Juridicos presentarla al comité de archivo.

norma numeral 4.2.4 No. los documentos

Conformidad producidos



10

No existe una hoja de vida Ajustar la

del indicador que soporte documentación del

su comportamiento y el Elaborar la Hoja de vida de los indicadores del Subproceso a las

Asuntos

seguimiento establecido. 1 Proceso y demás formatos en coordinación necesidades que

Juridicos

No son claros los con el Grupo SIGI facilite el cumplimiento

indicadores definidos 4.1 e de los objetivos del

11 NC Subproceso

PROCESO - SUBPROCESO:ASUNTOS JURIDIC

Acción

del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del

Preventiva



Correctiva









Objetivo de la Acción de

Mejora









Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Mejora

Subproceso

Eliminar las

Se envidencia que no imprecisiones

Coordinar con el SIGI la eliminación de la

existen acciones contenidas en la

mención al "Plan de Acción" en el Subproceso

planificadas que indiquen Actuaciones Audi caracterización para

1 X de Actuaciones Administrativas, por ser una

la mejora continua del Administrativas toría ajustarla a la naturaleza

actividad de apoyo, y en su lugar, se

proceso. No hay Plan de de subproceso de

mantendrán sólo los indicadores.

Acción. actuaciones

administrativas.









Implementar una Guía o Instructivo de

No existe una hoja de vida Soportar el

Pautas, así como el diligenciamiento de la

del indicador que soporte Actuaciones Audi Comportamiento y

2 X Hoja de Vida del Indicador; aplicando el

su comportamiento y el Administrativas toría seguimiento de los

procedimiento para la definición y control de

seguimiento establecido. indicadores.

Indicadores SIASP01.

En los riesgos identificados Implementar una Guía de Acción o

no se observa una Instrumento que contenga las pautas para Identificar posibles

Actuaciones Audi

3 metodología de X identificar y hacer seguimiento a los riesgos; riesgos y hacer el

Administrativas toría

identificaión y seguimiento. aplicando el procedimiento SIASP 05. seguimiento.

No conformidad 4.1.g (Administración del Riesgo).}









Se evidenció que se Aplicación del formato que diseñe el Ára de

cuenta con instrumentos Quejas y Reclamos. También tendremos en Tener herramientas de

Actuaciones Audi

4 para medir la satisfacción X cuenta el resultado de la evaluación que la medición para evaluar la

Administrativas toría

del cliente. Se deben Secretaría General realice sobre "Calificación satisfación del cliente.

mejorar. Observación. del Servicio".









Lograr que los

No existe un mecanismo

funcionarios del Grupo y

documentado para

Implementar una Guía de Acción o un demás servidores o

asegurar la identificación y

Actuaciones Audi Instrumento que contenga las pautas a seguir personas interesadas

5 control de los documentos X

Administrativas toría para identificar y controlar los documentos conozcan dónde están

externos. Aunque existe un

externos. las normas y demás

sistema de radicación

documentos que rigen

interna.

nuestras actuaciones.









Capacitar a los

No se conocen ni se

El Coordinador hará una reunión de su Grupo funcionarios del

aplican los procedimientos

para socializar y aprender el manejo de estos Subproceso en el

del Sistema (Producto no

Actuaciones Audi instrumentos, para utilizarlos cuando a ello manejo,

6 conforme, acciones X

Administrativas toría haya lugar, y de ser necesario, se solicitará la diligenciamiento y

correctivas, accione

asistencia de un Asesor del Grupo SIGI, para trabajo con los

spreventivas, control de

la orientación. instrumentos

documentos)

enunciados.

Contar con la Tabla de

Retensión Documental

Se evidenció que no se Aud y aplicarla para

Actuaciones Diseño, aprobación y posterior aplicación de

7 encuentra Tabla de otorí X establecer ubicación y

Administrativas la Tabla de Retención Documental.

Retención Documental. a permanencia de los

documentos del

subproceso.









Producto de las gestiones realizadas, en la

Contar con personal

Semana del 23 al 27 de noviembre está

Se evidencia falta de suficiente para atender

Actuciones prevista la asignación de una contratista para

8 funcionarios que apoyen el X oportuna y eficazmente

Administrativas apoyar las funciones del subproceso y así

desarrollo del proceso los asuntos confiados al

mismo, continuamos en el trámite de vincular

subproceso.

judicantes.









Estudiar los conceptos

Se pudo evidenciar que no Asuntos relacionados con las

Este hallazgo se analizó con los integrantes

es entendida la Política de Religiosos y normas de calidad con

del Grupo, y se recordó que fue resuelto

Calidad, la Misión, la Entidades los funcionarios

9 X correctamente ( Se sugiere revisar

Visión, ni los Objetivos de Extranjeras sin responsables del

evidencias). No obstante, se continuará

calidad del Ministerio del Ánimo de Subproceso,

estudiando y asimilando los conceptos.

Interiro y de Justicia. Lucro. socializarlas y

discutirlos.





PROCESO / SUB

1 Establecer una DIRECCIO AU Modificar política de seguimiento Habilitar la posibilidad

ajustandolas a las verdaderas competencias, para la Dirección

política permanente N DI de las Direcciones, Jefaturas y Jurídica-Grupo de

que permita JURIDICA TO Coordinaciones y de la Dirección Jurídica- Gestión Contractual, de

realizar control y RI Grupo de Gestión Contractual. La supervisión resolver y asesorar en

debe hacerse rigurosamente y de manera los verdaderos

seguimiento por A permanente por el Supervisor quien debe problemas que originen

parte del Grupo IN registrar sus actuaciones, esta las ejecuciones o

Contractual a la TE documentación se conserva y custodia por el incumplimientos de los

supervisor y sólo se remite a la Dirección contratos y convenios,

supervisión de RN Jurídica, cuando se presenten circunstancias atendiendo a su

contratos, donde A que hagan temer por la continuidad en la veradera competencia

dicho grupo cumpla ejecución normal del contrato o cuando se de orientar, acompañar,

incie la liquidación del Contrato o Convenio; sugerir y asesorar.

con la función de así mismo sus anotaciones en el SIC siguen

orientar, siendo permanentes.

acompañar,

sugerir, asesorar,

revisar los informes

y responder las

inquietudes de los

supervisores y de

liquidar los mismos

de manera bilateral

y/o unilateral,

dentro de los

términos legales y Como todo programa o sistema de Optimizar el Sistema

2 Evaluar la utilidad y DIRECCIO AU

información debe adecuarse a las

funcionalidad del N DI necesidades por tanto se solicitará al hacedor

Sistema de JURIDICA TO del programa, las adecuaciones respecto a

Contratación del RI los cambios en la politica de seguimiento para

hacerlo mas ilustrativo se afianzara la

MIJ, identificando A instrucción de nutrirlo permanentemente con

los inconvenientes IN cada actuación ejercida en el seguimiento e

que se presentan TE incorporar a él los archivos que sirvan de

mejor soporte para la actividad.

con mayor RN

frecuencia con el A

fin de solicitar los

ajustes técnicos

pertinentes para el

mismo.

3 Designar por parte DIRECCIO AU Prorrogar las fechas anteriormente Cumplir con los

comprometidas, para entregar las compromisos para

del grupo N DI liquidaciones de los años 2006 y 2007, en las asegurar el reintegro de

contractual un JURIDICA TO cuales estan incluidas las mencionadas- recursos no ejecutados

profesional que se RI Hallazgo 17 de la Contraloría o ajustes de acciones

inconclusas

dedique a liquidar A

finiquitar encargos IN

fiduciarios que TE

terminaron en el RN

año 2006 A

(Derechos

Humanos) 2007

(Programa para la

Reincorporación a

4 Requerir con DIRECCIO AU Esta incorporado a la acción de mejoramiento anterior



carácter perentorio N DI

a la Dirección de JURIDICA TO

Gestión del Riesgo RI

para la Prevención A

y Atención de IN

Desastres, con el TE

objeto que rinda RN

informe de la A

inversión de los

recursos asignados

mediante los

convenios

administrativos No.

143/06 y 195/06, y

se inicie el proceso

5 de liquidación.

Realizar la DIRECCIO AU Solo se deben publicar en el portal unico de

contratación las actuaciones que

publicación de los N DI corresponden a convocatorias públicas; en el

actos y JURIDICA TO año 2009, no se ha iniciado ninguna.

documentos RI

relacionados con la A

etapa contractual y IN

6 postcontractual en DIRECCIO TE

Definir un AU Elaborar y socializar el procedimiento . Obtener un resultado

favorable para la

procedimiento de N DI Entidad a través de los

liquidación de JURIDICA TO ajustes y saneamientos

contratos para la RI que permite la

liquidación.

entidad, dado que A

es importante tener IN

PROCESO - SUBPROCESO: CONTRATACION PUBLICA

Se evidencia que no Se tramitarán las solicitudes en el orden Evitar el riesgo de

existe un consecutivo

que garantize el tramite audi

de solicitudes en el CONTRATACI toria

x

estricto orden de ON PUBLICA inter

llegada, lo que puede na

1 ocasionar reclamos por de llegada de los oficios SIGOB reclamos

parte de la ciudadania Registrar mensualmente el indicador

No se evidencia la Mantener la

audi

existencia de enunciado en la caracterización: Número información para ser

CONTRATACI toria

mecanismos que x publicada y

ON PUBLICA inter

permitan medir la de solicitudes/Número de Contratos entregada a quien la

na

satisfaccion del cliente requiera.

2 perfeccionados

Solicitar una capacitación para definitr



audi

Se evidencio que no se

CONTRATACI toria

encuentra tabal de x Cumplir con la norma

ON PUBLICA inter

retencion documental

na

3 nuevas tablas y tramitar su aprobación



No existe hoja de vida

audi

del indicador que

CONTRATACI toria Se abrirá un record del comportamiento

soporte su x Medir resultados

ON PUBLICA inter del indicador de gestión

comportamiento y el

na

segumiento establecido

4



Se evidencio que en la

caracterizacion No. CP- audi Hacer coherente y

C los controles de los CONTRATACI toria documentada la

x Ajuste de la caracterización

riesgos establecidos no ON PUBLICA inter información del

son coherentes con las na Grupo

causas definidas

5

Se evidencia que no

exite acciones

planificadas que audi Se abrirá un cronograma conforme a la Hacer coherente y

indiquen la mejora CONTRATACI toria planificación general de la contratación documentada la

x

continua del proceso. ON PUBLICA inter adicional al record del comportamiento información y gestión

No existe un na del indicador de gestión del Grupo



6 cronograma de trabajo

docuemntado ni se

No se conocenen la

aplican los

precedimientos del audi Hacer coherente y

sistema (producto no CONTRATACI toria documentada la

x Ajuste de la caracterización

conforme, acciones ON PUBLICA inter información del

correctivas, acciones na Grupo



7 preventivas, control

documental),

No se evidencia la

existencia de audi Hacer coherente y

procedimientos CONTRATACI toria Se entregarán documentos contentivos documentada la

x

establecidos para llevar ON PUBLICA inter de Procedimientos información del

a cabo en el proceso na Grupo

contractual

8

No se evidencio Se solicita a la Ordenadora del Gasto, Erradicar el

planeacion por parte de ordenar a quien corresponda la acumulamiento de la

la alta direccion, en el audi

elaboración de un Plan para la gestión en el último

desarrollo de la CONTRATACI toria

x contratación 2010 y se sugieran medidas trimestre del año

contratacion general del ON PUBLICA inter de constreñimiento, así como participar facilitando el manejo

ministerio del interior y na

la DJ en las reuniónes de ejecución de imprevistos en la

9 de justicia, y presupuestal. selección

especialmente teniendo

Redistribuir

Se evidencio falta de audi racionalmente las

Se solicita a la Secretaria General,

funcionarios para el CONTRATACI toria funciones y cumplir

x autorise el numero de funcionarios

desarrollo de las ON PUBLICA inter oportunamente con

requeridos en oportunidades anteriores

actividades na los trámites

solicitados

10

Se pudo evidenciar que

los espacios fisicos

donde se encuentran audi Se presenta un plan de adecuación Ambiente propicio

ejecutandose el CONTRATACI toria costeada adecuada al numero de para el desempeño y

x

subproceso, no facilita ON PUBLICA inter funcionarios requeridos y al manejo cumplimiento de los

un ambiente de trabajo na documental procesos



11 que cumpla con los

requisitos del producto PROCESO - SUBPROCESO:ASUNTOS JUR

Acción

del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del

Preventiva



Correctiva









Objetivo de la Acción de

Mejora









Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Mejora

Subproceso

Contar con un archivo

ordenado, accesible y

Solicitar a través de Memorando dirigido al Grupo de

seguro, que garantice la

Gestión Administrativa Dra. Alejandra Paez ,

archivadores rodantes funcionales que sustituyan y conservación de la

aumenten los actuales y permitan conservar los mas totalidad de los

de 7000 expedientes que se manejan en el Grupo. documentos y el acceso

Se evidenció que el Se solicita la dotación de los elementos necesarios ordenado a los mismos.

archivo correspondiente a como carpetas, cajas, legajadores, AZs, para El Archivo deberá estar

las carpetas contentivas Asuntos reestructurar el archivo existente. Se solicita un en un solo lugar, para

del subproceso se Religiosos y espacio adecuado y amplio con las garantías evitar la pérdida de

técnicas necesarias para que los expedientes se

encuentran apiladas en Entidades documentos, facilitar el

1 1 X conserven y sean de fácil acceso. Este espacio debe

diferentes sitios de la Extranjeras sin quedar en el mismo lugar donde se encuentren los

trabajo de los

oficina sin ninguna Ánimo de funcionarios del Grupo, por ser de permanente funcionarios y optrimizar

seguridad y no ofrecen las Lucro. consulta por parte de cada uno de ellos. El Archivo el servicio prestardo, a

mejores condiciones para reestructurado (espacio amplio archivadores la vez que se garantiza

conservar un archivo. suficientes), evitará el apiñamiento actual de los la seguridad de los

expedientes y los constantes accidentes laborales funcionarios (evitar

(cortadas, infecciones, heridas, hongos) que los accidentes) y de la

funcionarios presentan frecuentemente, por el dificil

totalidad del Archivo del

manejo físico de las carpetas y archivadores

Grupo, y asi cumplir

existentes.

con el proceso de

Gestión Documental

Contar con un espacio

Solicitar a través de Memorando dirigido al

físico amplio, que

dueño del Proceso de Asuntos

facilite la atención al

Administrativos, la readecuación de los

público sin perturbar el

espacios físicos del Sexto Piso del Edificio

estudio y la labor de los

donde se ejecuta el Subproceso de Asuntos

Se puede evidenciar que profesionales, que

Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras Sin Ánimo

los aspectos físicos donde permita la realización de

Religiosos y de Lucro, con la finalidad de contar con un

se encuentra ejecutando el este subproceso. Este

Entidades ambiente de trabajo acorde con la naturaleza

2 subproceso, no facilita un X espacio debe estar

Extranjeras sin del servicio que se presta, que implica una

ambiente de trabajo que habilitado para la

Ánimo de permanente atención al público, el manejo

cumpla con los requistos necesaria ampliación

Lucro. continuo de un archivo voluminoso, lo que

del producto y/o servicios. del Grupo y el

amerita espacios amplios, que cumplan

mantenimento en un

además con los stándares mínimos de calidad

solo lugar de la totalidad

y salubridad para el funcionario, toda vez que

del Archivo, sin

a la fecha se presente hacinamiento en el

aumentar el

Grupo.

hacinamiento.

Contar con un espacio

físico amplio, que

facilite la atención al

Solicitar a través de Memorando dirigido al público sin perturbar el

Grupo de Gestión Administrativa Dra. estudio de los

Alejandra Paez, la readecuación de los expedientes, y que

espacios físicos del Sexto Piso del Edificio permita la realización de

Asuntos donde ejecutándose el Subproceso, con la este subproceso. Este

La Organización no

Religiosos y finalidad de contar con un ambiente de trabajo espacio debe permitir a

proporcionba la

Entidades acorde con la naturaleza del servicio que se su vez la ampliación del

3 Infraestructura necasaria 1 X

Extranjeras sin presta, que implica una permanente atención Grupo y el

para lograr la conformidad

Ánimo de al público, el manejo continuo de un archivo manetenimento en un

del servicio

Lucro. voluminoso, lo que amerita espacios amplios, solo lugar del archivo en

que cumplan además con los stándares condiciones de

mínimos de calidad y salubridad para el seguridad tanto para los

funcionario, toda vez que a la fecha se docuemntos como para

presente asinamiento en el Grupo los funcionarios que los

manipulan y de

accesibilidad

permanente.









Contar con un Grupo

fortalecido que tenga

Solicitar a través de Memorando dirigido a la

funcionarios suficientes

dueña del Proceso de Talento Humano, la

Asuntos de los niveles

asignación de dos abogados, una secretaria

Religiosos y Profesional, secretarial

Se evidencia falta de de dedicación exclusiva y un auxiliar

Entidades y auxiliar administrativo

4 funcionarios que apoyen 1 X administrativo que se encargue del Archivo.

Extranjeras sin que permita responder

el desarrollo del proceso Previa adecuación del espacio físico solicitado

Ánimo de integralmente a la

para la ampliación del Grupo.(con copia a la

Lucro. creciente demanda

Dra. Maria del Pilar Serrano Buendia,

externa del serviocio

Secretaria General)

que se presta en el

Grupo.

La Coordinadora hará una reunión de su

Asuntos Grupo para socialzar y aplicar los formatos

Dar estricto

Religiosos y adoptados por el SIGI (Plan de Mejoramiento,

cumplimiento al numeral

No se evidencia el control Entidades formato de actas, Hojas de vida de los

5 1 X de la norma 7.5.3.

de los registro del sistema Extranjeras sin indicadores, formato reporte acción no

Identificación y

Ánimo de conforme y que seràn de obligatorio uso por

Trazabilidad de NTC.

Lucro. parte de los funcionarios que componen el

Grupo.









Contar con normas y

Asuntos

No existe un mecanismo Establecer un espacio físico donde se textos de interes

Religiosos y

documentado para encuentren en medio magnético y/o impreso general organizados,

Entidades

6 asegurar la identificación y 1 X la compilación de normas que son aplicables disponibles y de fácil

Extranjeras sin

control de los documentos al Subproceso de Asuntos Religiosos y acceso para los

Ánimo de

externos. Entidades Extranjeras Sin Ánimo de Lucro. funcionarios y usuarios

Lucro.

que los necesiten.









Asuntos Medir la satisfacción del

No se observan Religiosos y cliente y establecer

mecanismos que permitan Entidades Establecer mecanismos que midan y se mejoras al subproceso

7 1 X

medir la satisfacción del Extranjeras sin evalue la satisfacción del cliente. de Asuntos Religiosos y

cliente Ánimo de Entidades sin änimo de

Lucro. Lucro









No s econocen ni se

Asuntos Capacitar a los

aplican los procedmientos

Religiosos y Conocer e implementar los los procedmientos funcionarios del Grupo

del Sistema (Producto no

Entidades del Siestema (Producto no conforme, en el manejo,

8 conforme, acciones 1 X

Extranjeras sin acciones correctivas, accione spreventivas, diligenciamiento y

correctivas, accione

Ánimo de control de documentos) trabajo con estos

spreventivas, control de

Lucro. aplicativos enunciados.

documentos)

Se evidencia que no

Asuntos

existen acciones

Religiosos y

planificadas que indiquen Elaborar e implementar una matriz de gestión Establecer acciones

Entidades

9 la mejora contínua del 1 X dirigida al Subproceso de Asuntos Religiosos que faciliten la mejora

Extranjeras sin

proceso. No existe el Plan y Entidades Extranjeras Sin Animo de Lucro- continua

Ánimo de

de Acción documentado en

Lucro.

la caracterización.









Contar con indicadores

Asuntos

evaluables, medibles y

No existe una hoja de vida Religiosos y

Revisión de cada indicador y eleboración de que permitan un

del indicador que soporte Entidades

10 1 X una hoja de vida individual para cada seguimiento

su comportamiento y el Extranjeras sin

indicador según los modelos SIGI permanente a través de

seguimiento establecido. Ánimo de

la hoja de vida diseñada

Lucro.

para cada uno de ellos.









Se puede evidenciar que Asuntos

en la caracterización No. Religiosos y Caracterización

Revisar la caracterización No. AJ-C-Re y

AJ-C-RE los controles de Entidades coherente en materia de

11 1 X ajustar los controles de los riesgos a las

los riesgos no son Extranjeras sin controles y causas

causas definidas.

coherentes con las causas Ánimo de definidas.

establecidas. Lucro.









Asuntos Identificar los requisitos

Religiosos y Identificar y establecer los items identificados del cliente y establecer

Se pudo evidenciar que no

Entidades (Anexo 1) requeridos en subproceso de un control de los

12 se encuentra evidenciados 1 X

Extranjeras sin asuntos religiosos y entidades extranjeras sin mismos (Se anexa

los requisitos del cliente

Ánimo de ánimo de lucro borrador de formato de

Lucro. requisitos del cliente)









Asuntos

Religiosos y Identificar la interacción del Sistema de

No es clara la interacción Cumplir con lo

Entidades Gestión de Calidad con el subproceso de

13 del Proceso con los demás 1 X establecido en la

Extranjeras sin Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras

porcesos del Sistema NTCGP1000

Ánimo de sin Ánimo de Lucro.

Lucro.

Aplicar y sensibilizar

dentro de las

Se evidenció que no es actividades definidas en

entendida la Política de Asuntos Socializar y Sensibilizar con los funcionarios el subproceso de

calidad, la Misión, la Religiosos y que participan en el subproceso de Asuntos Asuntos Religiosos y

Visión, ni los Objetivos de Entidades Religiosos y Entidades Extranjeras sin Ánimo Entidades Extranjeras

14 1 X

calidad del Ministerio del Extranjeras sin de Lucro,la Política de calidad, la Misión, la sin Ánimo de Lucro, la

Interior y de Justicia Ánimo de Visión, los Objetivos de calidad del Ministerio Política de calidad, la

evidenciandose una NO Lucro. del Interior y de Justicia (Capacitación al SIGI) Misión, la Visión, los

conformidad de la norma. Objetivos de calidad del

Ministerio del Interior y

de Justicia.









Aplicar y sensibilizar

dentro de las

Asuntos Socializar y Sensibilizar con los funcionarios

actividades definidas en

Religiosos y que participan en el subproceso de Asuntos

Se evidenció el subproceso de

Entidades Religiosos y Entidades Extranjeras sin Ánimo

15 desconocimiento del Mapa 1 X Asuntos Religiosos y

Extranjeras sin de Lucro,la Política de calidad, la Misión, la

de Procesos del Sistema Entidades Extranjeras

Ánimo de Visión, los Objetivos de calidad del Ministerio

sin Ánimo de Lucro, el

Lucro. del Interior y de Justicia (Capacitación al SIGI)

Mapa de Procesos del

Sistema









Asuntos Cumplir con un

Religiosos y procedimiento

Se evidenció que no se Gestionar trámite de aprobación del Comité

Entidades obligatorio la norma

16 encuentra Tabla de 1 X de Archivo sobre la aplicación de la Tabla de

Extranjeras sin NTCGP1000, num

Retensión Documental. Retención Documental

Ánimo de 4.2.4. (Control de

Lucro. Registros)

Código: SI-AS-P-04-F-02



AMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

MULACIÓN SEGUIMIENTO

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de

Objetivo de la Acción de Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A





Para todas las

Direcciones se

debe analizar el

Decreto 4530 de

2008, con el objeto

de ajustar la 2/1/2010 4/15/2010

caracterización,

procedimientos,

formatos y demás

elementos del

Sistema de

Verificar en cada

proceso que las

actividades, los

formatos y demás

documentos 2/1/2010 3/15/2010

definidos en los

procedimientos se

cumplan para

reflejar el actuar

del MIJ.

El Grupo SIGI

Ajustara el

Procedimiento de

Elaboración y 2/1/2010 3/15/2010



Control de

Documentos con el

objeto de definir

Ajustar el

procedimiento de

Indicadores (Grupo

SIGI-Planes y 2/1/2010 4/15/2010

programas).

Divulgar el

Procedimiento y

los conceptos de el

Ajustar

procedimiento de

Riesgos. Ajustar

el Procedimiento

de acciones 2/1/2010 4/15/2010



preventivas.

.(Grupo SIGI) Las

direcciones y

dependencias

Ajustar los

procesos

elaboración de

Políticas y Diseño

de Normas en los

requisitos de

Diseño y

2/1/2010 5/15/2010

Desarrollo con los

responsables de

las dependencias.

Divulgar los

conceptos de

revisión,

verificación y

Revisar los

procesos de

elaboración de

políticas y diseño

de normas, para

validar la

aplicación de los

formatos. Aplicar 2/1/2010 5/15/2010

los procedimientos

de manera que su

diligenciamiento

oriente y facilite a

los usuarios definir

los elementos de

entrada como







Pendiente por

2/1/2010 6/15/2010

definir.









Elaborar

inventarios de los

contratos que no

han sido liquidados

a la fecha.

Elaborar 2/1/2010 6/15/2010



cronograma de

actividades para

liquidar los

contratos

inventariados.

PROCESO; ASUNTOS JURIDICOS- GESTION DE LO CONTENCIOSO







Interiorizar el SIGI y Conocer y

Funcionarios del Grupo

contribuir al comprender las

Gestión de lo

cumplimiento de los politicas, objetivos, 11/23/2009 12/4/2009

Contencioso de la

objetivos del mision y vision del

Dirección Jurídica

Subproceso MIJ









3 (Horas)

Interiorizar el SIGI y

Conocer y Funcionarios del Grupo

contribuir al

comprender el Gestión de lo

cumplimiento de los 11/23/2009 12/4/2009

manual de 3 (Horas) Contencioso de la

objetivos del

operación del MIJ Dirección Jurídica

Subproceso









Conocer y

Interiorizar el SIGI y comprender los

Funcionarios del Grupo

contribuir al procedimientos

Gestión de lo

cumplimiento de los obligatorios del 11/23/2009 12/4/2009

Contencioso de la

objetivos del SIGI y determinar

Dirección Jurídica

Subproceso como aplican al

Subproceso









Comunicaciones y

oficios que

Mayor claridad en la determinen Funcionarios del Grupo

identificación de los claramente la Gestión de lo

11/23/2009 11/27/2009

riesgos y evidenciar su identificación, Contencioso de la

seguimiento administración y Dirección Jurídica

seguimiento de los

riesgos









Asegurar que el

Funcionarios del Grupo

servicio que se presta

Elaborar y aprobar Gestión de lo

cumpla con los 11/23/2009 11/27/2009

comunicación Contencioso de la

objetivos del

Dirección Jurídica

Subproceso

1(Documento)







Asegurar que el

Funcionarios del Grupo

servicio que se presta

Elaborar y aprobar Gestión de lo

cumpla con los 11/23/2009 11/27/2009

comunicación Contencioso de la

objetivos del

Dirección Jurídica

Subproceso









Asegurar que el

Funcionarios del Grupo

servicio que se presta

Elaborar y aprobar Gestión de lo

cumpla con los 11/23/2009 11/27/2009

comunicación Contencioso de la

objetivos del

Dirección Jurídica

Subproceso

Ajustar la

documentación del

Reuniones para Funcionarios del Grupo

Subproceso a las

desarrollar Gestión de lo

necesidades que 11/23/2009 12/4/2009

actualización de Contencioso y Grupo

facilite el cumplimiento

documentacion SIGI

de los objetivos del

Subproceso







Ajustar la

documentación del

Reuniones para Funcionarios del Grupo

Subproceso a las

desarrollar Gestión de lo

necesidades que 11/23/2009 12/4/2009

actualización de Contencioso y Grupo

facilite el cumplimiento

documentacion SIGI

de los objetivos del

Subproceso 3 (Horas)







Contar con la tabla de

Reuniones para Funcionarios del Grupo

retención documental

desarrollar Gestión de lo

que permita controlar 11/23/2009 12/4/2009

actualización de Contencioso y Grupo

los documentos

documentacion SIGI

producidos





Ajustar la

documentación del

Reuniones para Funcionarios del Grupo

Subproceso a las

desarrollar Gestión de lo

necesidades que 11/23/2009 12/4/2009

actualización de Contencioso y Grupo

facilite el cumplimiento

documentacion SIGI

de los objetivos del

Subproceso

ROCESO:ASUNTOS JURIDICOS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

Fecha de

Semana





Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de

Objetivo de la Acción de Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

s







Mejora DD/MM/AAA DD/MM/AAAA

Meta Meta .Observaciones del auditor

A

Eliminar las

imprecisiones

Sujeta a una

contenidas en la Desanotación en la Life Armando Delgado

Caracterizac reunión y

caracterización para caracterización de Mendoza. Coordinador

ión 11/30/2009 concertación

ajustarla a la naturaleza la alusión al Plan Grupo Actuaciones

actualizada. entre SIGI y

de subproceso de de Acción. Administrativas

GAA.

actuaciones

administrativas.









El instructivo de

Pautas indicará la

periodicidad de

10/12/09/11/0

Soportar el evaluación del Formato Life Armando Delgado

9 Primer

Comportamiento y indicador así como Hoja de Vida Mendoza. Coordiandor

diligenciamien

seguimiento de los los instrumentos del Indicador Grupo Actuacines 01/12/2009

to y

indicadores. que se tendrán en diligenciado Administrativas

alimentarlo

cuenta para ello y

para el

seguimiento.

Teniendo en

cuenta el

instructivo y el Life Armando Delgado

Identificar posibles

procedimeinto Formato Mendoza. Coordinador

riesgos y hacer el 11/30/2009

diligenciar el diligenciado Grupo Actuacines 01/12/2009

seguimiento.

Formato de Administrativas.

Identificación de

Riesgos.









Depende del

Analizar los Life Armando Delgado

Tener herramientas de Grado de diseño y

resultados de la Mendoza. Coordiandor Depende de

medición para evaluar la satisfacción adopción del

herramienta de Grupo Actuaciones un tercero

satisfación del cliente. evaluada. Manual por

medición Administrativas.

otro proceso









Lograr que los

Al finalizar la meta

funcionarios del Grupo y

se espera que los Archivos

demás servidores o Life Armando Delgado

usuarios puedan digitales y

personas interesadas Mendoza. Coordinador

ubicar las normas documentos 12/1/2009 12/18/2009

conozcan dónde están Grupo Actuaciones

y documentos físicos

las normas y demás Administrativas.

físicos y en medio identificados

documentos que rigen

magnético

nuestras actuaciones.









Producto de la

reunión de

Capacitar a los Personal del

capacitación y del Life Armando Delgado

funcionarios del subproceso

diligenciamiento de Mendoza. Coordinador

Subproceso en el capacitado

Formatos, los Grupo de Actuaciones

manejo, en el manejo

integrantes del Administrativas y demás 11/25/2009 12/31/2009

diligenciamiento y de los

subproceso funcionarios que

trabajo con los procedimient

debemos estar en contribuyen con el

instrumentos os del

condiciones de Proceso.

enunciados. Sistema.

aplicarlo cuando

sea necesario.

Una vez dieseñada

la Tabla de

Contar con la Tabla de

Retención con la

Retensión Documental Tabla de

colaboración del Life Armando Delgado

y aplicarla para Retención

Sigi y del Grupo de Mendoza. Coordiandor Depende de

establecer ubicación y Documental 11/27/2009

Archivo, se Grupo actuaciones un tercero

permanencia de los adoptada y

someterá a Administrativas

documentos del aplicada

aprobación del

subproceso.

Comité de archivo

y luego se aplicará.







Personal

suficente

Contar con personal para

Reforzar el Grupo Life Armando Delgado

suficiente para atender adelantar

con una Secretaria Mendoza. Coordinar Depende de

oportuna y eficazmente labores del 11/27/2009

y con personal Grupo Actuaciones terceros

los asuntos confiados al Subproceso

judicante Administrativas.

subproceso. Actuaciones

Administrativ

as.





Estudiar los conceptos Funcionarios

relacionados con las Tener claros los del

normas de calidad con conceptos Subproceso Life Armando Delgado

los funcionarios relacionados con capacitados Mendoza. Coordinador

12/7/2009 12/31/2009

responsables del las normas de en Política, Grupo Actuaciones

Subproceso, calidad para su misión visión Administrativas.

socializarlas y mejor aplicación. y opbjetivos

discutirlos. de calidad.





PROCESO / SUBPROCESO

Habilitar la posibilidad Modificación Tres DJ-GGC 7/6/2009 ######## 23 Corresponde al Hallazgo

para la Dirección Manual de modificacion

Jurídica-Grupo de Contratación, es No 51 de la Contraloria

Gestión Contractual, de Modificación General de la Republica

resolver y asesorar en programación SIC el cual esta reportado en

los verdaderos y Modificación

problemas que originen Guia Supervisión un 100%, El hallazgo fue

las ejecuciones o notificación a los ratificado por la

incumplimientos de los supervisores. contraloria en la misma

contratos y convenios,

atendiendo a su vigencia evaluada

veradera competencia hallazgo 9 D y Hallazgo

de orientar, acompañar, 11 de la auditoria

sugerir y asesorar.

integral de la CGR

vigencia 2008. Por lo

que el hallazgo subsiste

* y por medio de Oficio

No SIGOB OFI09-33781-

OCI-0120 la solicitud de

prorroga de estas metas

para el 15 de Diciembre

de 2009









Optimizar el Sistema Sistema funcional Ajuste en la OAS/DJ-GGC 9/10/2009 ######## 4 Favor allegar y

y util aplicación

de establecer evidenciuas

supervisión de % avances a raiz de

la evaluacion de

sistemas de MEM09-473

del 14 de Enero de

2009. Hallazgo 41 meta

2 de la auditoria integral

CGR vigencia 2007

Cumplir con los 102 actas de Actas DI/DJ-GGC 7/3/2009 ######## 21 Corresponde

compromisos para

asegurar el reintegro de liquidación parcialmente al hallazgo

recursos no ejecutados No. 41 de la CGR el cual

o ajustes de acciones solo cubre la liquidacion

inconclusas

de los contratos de 2006

en promedio estaria en

un 99% a Sep 30 de

2009 (Hallazgo 20 antes

41 meta 1 de la auditoria

integral CGR vigencia

2008)





0 Allegar Solicitud de

Información de los

convenios a la DGRPAD

según lo mnecionado en

MEM 09-2682 y

evidencias de la

rendicion de cuentas y

el inicio del proceso de

liquidación. Ausencia de

informes de supervisión

de convenios

interadministrativos No

146 de 2006 y 195 de

2006 de la DGR







0 A la fecha esta todo

2008 publicado según

listado del SECOP hasta

ahora se comienza a

publicar 2009



Obtener un resultado Un Procedi DJ-GGC 7/3/2009 9/30/2009 13 Se elaboró el manual de

favorable para la

Entidad a través de los procedimient miento contratación aprobado

ajustes y saneamientos o socializado por resoulucion 604 de

que permite la 2009

liquidación.







CONTRATACION PUBLICA

Evitar el riesgo de



Coordinador Grupo

Un orden Enero 2 de Diciembre









52

Un orden Gestión Contractual-

cronológico 2010 31 de 2010

Secretaria Grupo



reclamos



Mantener la Coordinador Grupo

información para ser Gestión Contractual-

Diciembre Diciembre









54

publicada y indicador Indice Funcionario

15 de 2009 30 de 2010

entregada a quien la Asignado para el

requiera. registro









Una tabla Coordinador Grupo Diciembre Abril 30 de









18

Cumplir con la norma Uno

aprobada Gestión Contractual 15 de 2009 2010









Coordinador Grupo

Gestión Contractual-

Diciembre Diciembre









54

Medir resultados Un record Uno Funcionario

15 de 2009 30 de 2010

Asignado para el

registro







Hacer coherente y Coordinador Grupo

documentada la Gestión Contractual- Diciembre Abril 30 de

18

Ajuste Uno

información del Funcionario 15 de 2009 2010

Grupo Asignado









Hacer coherente y

Director Jurídico

documentada la Enero 30 de Diciembre

48









Un cronograma Uno Coordinador Grupo

información y gestión 2010 30 de 2010

Gestión Contractual

del Grupo









Hacer coherente y

documentada la Coordinador Grupo Diciembre Abril 30 de

18









Ajuste Uno

información del Gestión Contractual 15 de 2009 2010

Grupo

Hacer coherente y Coordinador Grupo

Procedimientos

documentada la Gestión Contractual- Diciembre Enero 30 de

redactados y Dos









6

información del Funcionario 15 de 2009 2010

aprobados

Grupo Asignado





Erradicar el

acumulamiento de la

gestión en el último Director Jurídico-

Diciembre Diciembre

trimestre del año Solicitud formal Una Coordinador Grupo









2

15 de 2009 30 de 2009

facilitando el manejo Gestión Contractual

de imprevistos en la

selección



Redistribuir

racionalmente las

Director Jurídico-

funciones y cumplir Noviembre Noviembre

Solicitud formal Una Coordinador Grupo









1

oportunamente con 27 de 2010 30 de 2010

Gestión Contractual

los trámites

solicitados







Ambiente propicio

Director Jurídico-

para el desempeño y Enero 2 de Enero 30 de

Solicitud formal Una Coordinador Grupo









4

cumplimiento de los 2010 2010

Gestión Contractual

procesos





UBPROCESO:ASUNTOS JURIDICOS EXPEDICION DE IGLESIAS

Descripción del Unidad de Fecha de Fecha de Semana Acciones Ejecutadas- Registro de

Objetivo de la Acción de Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización s los resultados de las acciones

Mejora DD/MM/AAA DD/MM/AAAA

Meta Meta .Observaciones del auditor

A

Contar con un archivo

ordenado, accesible y

seguro, que garantice la

conservación de la

totalidad de los

documentos y el acceso

ordenado a los mismos.

El Archivo deberá estar

en un solo lugar, para Memorando

evitar la pérdida de enviado a la Dra.

Katherine Rodríguez 5 meses

documentos, facilitar el Alejandra Paez,

2 López Coordinadora del 11/18/2009 (Depende de

trabajo de los con copia a la Dra.

Grupo terceros).

funcionarios y optrimizar María del Pilar

el servicio prestardo, a Serrano

la vez que se garantiza

la seguridad de los

funcionarios (evitar

accidentes) y de la

totalidad del Archivo del

Grupo, y asi cumplir

con el proceso de

Gestión Documental

Contar con un espacio Memorando

físico amplio, que dirigido al dueño

facilite la atención al del Proceso de

público sin perturbar el asuntos

estudio y la labor de los Admnistrativos.

profesionales, que Emprender con el

permita la realización de Grup las Acciones

este subproceso. Este de Mejoramiento Katherine Rodríguez 5 meses

espacio debe estar que estén al 1 López Coordinadora del 11/18/2009 (Depende de

habilitado para la alcance de Grupo terceros).

necesaria ampliación nuestras

del Grupo y el capacidades, de

mantenimento en un acuerdo a la

solo lugar de la totalidad implementación

del Archivo, sin del Sistema de

aumentar el Gestión de Calidad

hacinamiento. de la Entidad.

Contar con un espacio

físico amplio, que

facilite la atención al

público sin perturbar el Memorando

estudio de los dirigido al Grupo

expedientes, y que de Gestión

permita la realización de Administrativa Dra.

este subproceso. Este Alejandra Paez, la

espacio debe permitir a readecuación de

Katherine Rodríguez 5 meses

su vez la ampliación del los espacios

2 López Coordinadora del 11/18/2009 (Depende de

Grupo y el físicos del Sexto

Grupo terceros).

manetenimento en un Piso del Edificio

solo lugar del archivo en donde

condiciones de ejecutándose el

seguridad tanto para los Subproceso, con

docuemntos como para copia a la

los funcionarios que los Secretaria General

manipulan y de

accesibilidad

permanente.









Contar con un Grupo

fortalecido que tenga

funcionarios suficientes

de los niveles Memorando

Profesional, secretarial dirigido a la dueña Tener en

Katherine Rodríguez 5 meses

y auxiliar administrativo del Proceso de cuenta

López Coordinadora del 11/18/2009 (Depende de

que permita responder Talento Humano, sugerencia

Grupo terceros).

integralmente a la con copia a la item 1 y 2

creciente demanda Secretaria General

externa del serviocio

que se presta en el

Grupo.

Dar estricto

Memorando

cumplimiento al numeral Katherine Rodríguez

dirigido a los

de la norma 7.5.3. 1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/18/2009

funcionarios del

Identificación y Grupo

Grupo

Trazabilidad de NTC.









Un Archivo

digital en un

Contar con normas y

computador

textos de interes

Designación de con esa

general organizados, Katherine Rodríguez

funcionarios y información

disponibles y de fácil López Coordinadora del 11/18/2009 12/18/2009

ubicación de compartida.

acceso para los Grupo Margarita Reyes

espacio físico 4

funcionarios y usuarios

dpocumento

que los necesiten.

s físicos en

Azs









Elaboración de una

encuesta para

medir la

satisfacción del

Medir la satisfacción del

cliente, de manera

cliente y establecer

agil y rápida. Los

mejoras al subproceso 18/11/2009 - 31/12/2009 30-

formatos serán 1 Dora Stella Martínez

de Asuntos Religiosos y 30-11-09 01-10

entregados a los

Entidades sin änimo de

funcionarios del

Lucro

Grupo, para que se

hagan diligenciar

por cada usuario. -

Analizar y

presentar informe









Capacitar a los

funcionarios del Grupo Katherine Rodríguez

en el manejo, López Coordinadora del

Capacitación 2 11/18/2009 1/30/2010

diligenciamiento y Grupo Funcionarios del

trabajo con estos Grupo

aplicativos enunciados.

Elaborar e

Katherine Rodríguez

Establecer acciones implementar matriz

López Coordinadora del

que faciliten la mejora estratégica 1 12/24/2009 30/02/2010

Grupo Funcionarios del

continua (aprobada por

Grupo

Planeación)









Contar con indicadores

evaluables, medibles y Elaboración Hoja

Katherine Rodríguez

que permitan un de vida

López Coordinadora del

seguimiento Indicadores 11/18/2009 12/19/2009

Grupo. Funcionarios del

permanente a través de participativa del

Grupo

la hoja de vida diseñada Plan de Acción.

para cada uno de ellos.



4

Establecer

controles dentro de

Caracterización la caracterizacion

Katherine Rodríguez

coherente en materia de del proceso de

2 López Coordinadora del 11/18/2009 12/24/2009

controles y causas asuntos juridicos y

el subproceso Grupo.

definidas.

Asuntos Religiosos

y Entidades

extranjeras sin







2 Formatos

Identificar los requisitos de requisitos

Diseño e

del cliente y establecer (Asuntos Katherine Rodríguez

implementación de

un control de los Religiosos y López Coordinadora del

formato de 11/18/2009 12/24/2009

mismos (Se anexa Entidades Grupo. Reina Cardozo

requisitos del

borrador de formato de Extranjeras Dora Stella

cliente

requisitos del cliente) sin Ánimo

de Lucro)









1. Capacitacion; 2.

Ajuste de la

Caracterización del 1.

Cumplir con lo Katherine Rodríguez

subproceso de Capacitación 18/11/2009 - 24/12/2009 -

establecido en la López Coordinadora del

Asuntos Religiosos . 2. Ajuste 18/11/2009 24/12/2009

NTCGP1000 Grupo.

y Entidades 100%

Extranjeras sin

Ánimo de Lucro

Aplicar y sensibilizar

dentro de las

actividades definidas en

el subproceso de

Asuntos Religiosos y

Katherine Rodríguez

Entidades Extranjeras Reunión - Lista de

1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/24/2009

sin Ánimo de Lucro, la Asistentes

Grupo

Política de calidad, la

Misión, la Visión, los

Objetivos de calidad del

Ministerio del Interior y

de Justicia.









Aplicar y sensibilizar

dentro de las

actividades definidas en

el subproceso de Katherine Rodríguez

Reunión - Lista de

Asuntos Religiosos y 1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/31/2009

Asistentes

Entidades Extranjeras Grupo

sin Ánimo de Lucro, el

Mapa de Procesos del

Sistema









Remitir al Comité

Cumplir con un

de Archivo la Tabla

procedimiento

de Retención Katherine Rodríguez

obligatorio la norma

Documental para 1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/24/2009

NTCGP1000, num

su aprobación a Grupo

4.2.4. (Control de

través de un

Registros)

memorando

go: SI-AS-P-04-F-02



ón: 01



a: 26/11/2008

SEGUIMIENTO

Estado de









cutadas- Registro de

la meta









os de las acciones

iones del auditor

cutadas- Registro de

Estado



meta

de la









os de las acciones

iones del auditor

nde al Hallazgo 100% Doctor Garcia, como lo opinamos en anteriores reuniones, para el asesoramiento,

acompañamiento, sugerencias y respuesta que se recomienda, DEBEMOS

a Contraloria DISMINUIR la oportunidad de ingerencia nuestra (DJ- GGC), pues no es competencia

e la Republica de la Dirección Jurídica ni del Grupo, Supervisar a los supervisores, quedamos en que

a reportado en MODIFICARIAMOS MANUAL DE CONTRATACION e INSTRUCTIVO a los

supervisores y el Sistema para solicitar informes no mensuales sino cada dos meses o

El hallazgo fue cada tres meses, es decir de acuerdo a la naturaleza del contrato, dejando en la parte

por la tecnica o dependencia del Supervisor el SEGUIMIENTO al centimetro¡ IGUAL

a en la misma PROPONGO como lo exprese en las reuniones con los asesores de Secretaria y

Control Interno, que ELABORAREMOS Plan Interno o institucional a la par con el muy

valuada proximo de la Contraloria, pues tambien refiere al los mismos puntos. Jefe le anexo

D y Hallazgo modelo de la carta a Contro, Interno sobre el particular. Jefe le anexo modelo de la

uditoria carta a ControL, Interno sobre el particular.



e la CGR

008. Por lo

azgo subsiste

dio de Oficio

B OFI09-33781-

la solicitud de

e estas metas

de Diciembre









gar y 100%

evidenciuas

nces a raiz de

ion de

de MEM09-473

Enero de

azgo 41 meta

ditoria integral

ncia 2007

nde 100% La recomendación es inaplicable para cumplir a 30 de junio ya que es imposible

entregar los faltantes ya que faltan 4 personas con perfiles profesionales o técnicos y

nte al hallazgo solicitan que se averigüe si esto afecta el hallazgo correspondiente con la contraloría

la CGR el cual (41) y cual seria el procedimiento a seguir. Consideran que la solución va más allá de

la liquidacion responsabilizar a la Dirección Jurídica de la Liquidación, se debe de convocar a las

dependencias ejecutoras para que en consenso se determinen los pasos a seguir, qué

tratos de 2006 mecanismos de presión se van a implementar y que tipo de acciones se van a

dio estaria en emprender con los Órganos de Control Fiscal y Disciplinario, en lo que respecta

Sep 30 de especialmente a la ejecución de los convenios Fonsecon. van el 50% de los contrasus

de 2006 (53/2) y el 50% de los de 2007 (27/2) lo 1que daria untotal de 80 de 102

azgo 20 antes contratos liquidados.

de la auditoria

GR vigencia







olicitud de 50% Se dio respuesta en Memo MEM 09-2682 de la doctora

ón de los Samaris Ceballos donde se comprometen a solicitar a la

a la DGRPAD Dirección de Gestión del Riesgo para la Prevención y atención

mnecionado en de Desastres.

682 y

s de la

de cuentas y

el proceso de

n. Ausencia de

de supervisión

ios

istrativos No

06 y 195 de

a DGR







esta todo 100%

cado según

SECOP hasta

comienza a

009



ó el manual de 100%

ón aprobado

ucion 604 de

cutadas- Registro de

Estado



meta

de la









os de las acciones

iones del auditor

111111

El proyecto

de

SUPERVISI

ON Y

LIQUIDACIO

N está muy Se entregó

avanzado y el 9 de

muy noviembre

seguramente los textos de

lo los DOS

entreguemos procedimient

ya verificado os a SIGI,

y aprobado aprobados "

por SIGI y Supervisión

Planeación Contractual y

a la fecha evaluación a

ofrecida; me proveedores"

refiero a que y

ya estan los Procedimient

textos y se o para la

estan elaboración,

haciendo aprobacvión

ajustes; y

respecto al publñicación

Manual de 80% de contratos" 100%









OJO OJO

No hubo

avance. Los

contratistas

contratados

De junio 30 a para atender

Octubre 7 se esta tarea,

liquidaron 41 solo se

contratos ( autorizacon a

30 del 2006 y partir de

11 del 2007) 55% 89/102 octubre 20 Y se llevan









El Convenio

146 de 2006,

esta dentro

de los

liquidados 50%

De las Todos los

convocatoria procesos de

s públicas convocatoria

inciadas en pública,

Agosto, iniciados en

Selección Octubre se

Abreviada han

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO

La coordinación con el Revisar y en caso

proceso de gestión de ser necesario

documental para que se ajustar el

revisen las series procedimiento

documentales y se Organización del

garantice que incluyen archivo de

todos los documentos y Gestión. Continuar

registros que elaboran con el ajuste y

PROCESO - SUBPROCESO ; GESTION DOCUMENT

1 No se cuenta con el equipo Adelantar los trámites

que controla humedad de administrativos y Formato de

los documentos del archivo Gestión presupuestales Dar cumplimiento al

1 x requerimientos de

central de acuerdo a Documental necesarios para adquirir Acuerdo 038 de 2002 gastos generales

norma Acuerdo 038 de el equipo de control de

2002 humedad

2 Actualizar la Resolución Enviar proyecto de

Gestión Elaborar proyecto de Actualizar la

1336 de 2003 "Comité de 1 x resolución a

Documental resolución normatividad

Archivo" Dirección Jurídica



3 El folder que contiene el

plan de compras no se

Rotular la carpeta de

encuentra rotulada de Gestión Dar cumplimiento al

1 x acuerdo al Carpeta rotulada

acuerdo con el Documental procedimiento

procedimiento GD-P-01

procedimiento

organización del archivo de

4 Definir claramente cómo Hacer claridad al

se organizan los almacenamiento de Enviar solicitud de

Gestión Facilitar la aplicación

documentos en las 1 x documentos definido en modificación al

Documental del procedimiento

carpetas Procedimiento el numeral 5.3.5 del Grupo SIGI

GD-P-01 Item 5,3,5 procedimiento GD-P-01



5 En carpeta "Petición y

consulta" no cumple en

rótulo con lo establecido Gestión Dar cumplimiento al

1 x Corregir rótulo Carpeta rotulada

en el procedimiento Documental procedimiento

"Organización de archivo

de gestión" V2 (5.3.6)

6 La carpeta que contiene el

OFI09-28278 DP-GGA-

0401, no cumple con el Gestión Dar cumplimiento al

procedimiento 1 x Corregir rotulación Carpeta rotulada

Documental procedimiento

organización del archivo de

gestión en cuanto a la

rotulación de la carpeta o

7 Centralizar el archivo de

Justicia y organizarlo en Gestión

1 x Centralizar el archivo Organizar el archivo Archivo organizado

estanterías como lo Documental

determina la norma

8 Para el GGA no aplica

porque el procedimiento

GD-P-02 enviado en

No se evidencia en el octubre 7/09 a la Oficina Publicar en la página

procedimiento GD-P-02 / Gestión de Planeación con el web del MIJ el Procedimiento

1 x

No existe especificación de Documental memorando 19288 no procedimiento para publicado

criterio de confidencialidad había sido publicado a oficializar su vigencia.

la fecha de la auditoria

de calidad realizada en

octubre 20/09

9 No se cuenta con un

procedimiento

documentado que defina y Documentar el

Gestión Elaborar y publicar el

controle (4.2.4) el manejo 1 x procedimiento de Procedimiento

Documental procedimiento

de la correspondencia correspondencia externa

tanto en ingreso como de

salida (4.2.1.d)









Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO

Revisar y en caso

de ser necesario

ajustar el

procedimiento 2/1/2010 2/15/2010

Organización del

archivo de

Gestión. Continuar

con el ajuste y

OCESO ; GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRATIVA





Formato de

Coordinador Grupo de

108

requerimientos de 1 12/1/2009 12/31/2011

Gestión Administrativa

gastos generales





El proyecto de resolución se envió

Enviar proyecto de

Coordinador Grupo de a la Dirección Jurídica con el

resolución a 1 10/22/2009 11/6/2009

2









CUMPLIDA

Gestión Administrativa documento MEM09-21603-gga-

Dirección Jurídica

0401 del 6 de noviembre/09

0.14









Edgar Orlando Flórez Se rotulo la carpera en mencion

Carpeta rotulada 1 10/20/2009 10/20/2009 CUMPLIDA

Ch. 04.01.01.05.02









Enviar solicitud de

modificación al 1 Luis Hernán Ochoa D. 12/1/2009 1/31/2010

8









Grupo SIGI









se rotulo la carpeta en

0.14









Carpeta rotulada 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/21/2009 CUMPLIDA

mencion









se rotulo la carpeta en

0.14









Carpeta rotulada 1 Rosalba Silva V. 10/21/2009 10/21/2009 CUMPLIDA

mencion

Coordinador Grupo de









56

Archivo organizado 1 12/1/2009 12/31/2009

Gestión Administrativa









Procedimiento

1 Grupo SIGI

publicado









El procedimiento se envió el 28 de

Procedimiento 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/28/2009 octubre/09, vía correo









1

CUMPLIDA

institucional, al Grupo SIGI









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO

Revisar los objetivos de Para todas las

los procesos y las Direcciones se

actividades que debe analizar el

desarrollan con el fin de Decreto 4530 de

garantizar que este 2008, con el objeto

despliegue y/o la de ajustar la

documentación soporte caracterización,

(documentos y procedimientos,

registros) permitan formatos y demás

En relación con las Verificar en cada

actividades que se proceso que las

tienen descritas en las actividades, los

funciones, procesos y/o formatos y demás

procedimientos la documentos

revisión debe orientarse definidos en los

a verificar que estos procedimientos se

documentos reflejan el cumplan para

actuar actual de la reflejar el actuar

En los casos que El Grupo SIGI

aplique, indicar en la Ajustara el

resolución los recursos Procedimiento de

que proceden frente a Elaboración y

los actos Control de

administrativos, las Documentos con el

autoridades frente a objeto de definir

quienes deben que todo acto

interponerse y los administrativo que

La formulación de los Ajustar el

indicadores buscando procedimiento de

que cuando sea Indicadores (Grupo

aplicable se establezcan SIGI-Planes y

mediciones de eficiencia programas).

y efectividad con base Divulgar el

en los datos con que Procedimiento y

cuentan los procesos los conceptos de

del sistema, para tal fin eficiencia, eficacia

En la formulación y Ajustar el

gestión de riesgos es procedimiento de

importante valorar los Riesgos. Ajustar

riesgos antes de el Procedimiento

controles y después de de acciones

controles con el fin de preventivas.

no incurrir en formular .(Grupo SIGI) Las

planes que pueden no direcciones y

sean eficientes por dependencias

Revisar y concertar la Ajustar los

aplicación de los procesos

conceptos de revisión, elaboración de

verificación y validación Políticas y Diseño

del diseño con los de Normas en los

diferentes procesos en requisitos de

concordancia con los Diseño y

trámites particulares e Desarrollo con los

instancias que surte responsables de

La divulgación, la Revisar los

aplicación y si se procesos de

determina necesario la elaboración de

adecuación de los políticas y diseño

formularios: de normas, para

“Elaboración de validar la

Políticas y Lineamientos aplicación de los

Sectoriales FP-P01- formatos. Aplicar

F01” y Requisitos para los procedimientos

La implementación de la En coordinación

herramienta tecnológica con el contratista

“Sistema de control, ajustar la

inspección y vigilancia herramienta

de centros de tecnológica

conciliación y entidades “Sistema de

avaladas” SICV de tal control, inspección

manera que permita y vigilancia de

incluir en forma virtual, centros de

Adoptar reglamentación Revisión de la

o manuales para el normatividad para

reporte de la elaborar proyecto

información en el SECIV que permita

en el que se señalen reglamentar el

fechas de registro de la reporte y registro

información, de la información

requerimientos, entre en el SECIV.

otros, a fin de que se Elaborar el

Revisar la En coordinación

caracterización del con el contratista

proceso, de Vigilancia y ajustar la

Participación Ciudadana- herramienta

Federaciones, por tecnológica

cuanto solo se incluye la “Sistema de

ejecución de la función control, inspección

a través de las visitas, lo y vigilancia de

cual al contar con tan centros de

Mejorar la oportunidad

en la formalización de

las contrataciones

mediante el Pendiente por

fortalecimiento definir.

institucional de la

planeación en la

ejecución presupuestal.

PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO

Oficiar a todos los

Fornulacion y funcionarios para que Que todos los

Desconocimiento dsel Adopción de revisen y estudien los funcionarios conozcan y

Funcionarios

1 Sistema de Calidad por Politicas y 1 x conceptos basicos de la apliquen en su actividad

capacitados

algunos funcionarios Diseño de politica de calidad del el manual de Calidad

Normas MIJ- Manual de Calidad - del MIJ

Operación







PROCESO / SUBPROCESO

1 Existen ciudades y departamentos DIRECCION DE AUDITORI Ninguna, porque no hay niguna

con alta concentración de ACCESO A LA A relación directa entre el

desplazados que no cuentan con la JUSTICIA INTERNA establecimiento de casas de

oferta de los programas de Centros justicia y el crecimiento de los

de Convivencia Ciudadana y de desplazados, no son variales

Casas de Justicia, es decir, el dependiente las unas de las

acercamiento de la justicia para la otras, tal como se respondio

población vulnerable no guarda mediante MEM09-1551 - DAJ-

relación con el crecimiento de 0500 del 2 de febrero de 2009

desplazados en el período de 2002

a 2007.









2 El Programa no cuenta con un DIRECCION DE AUDITORI x Diseño, desarrollo e Contar con información veraz y

sistema de información unificado ACCESO A LA A implemetación de unsistema de oportuna acerca del programa

que cuantifique la demanda, los JUSTICIA INTERNA información para las casas de Nacional de Casas de Justicia.

motivos o servicios requeridos por la Justicia. Piloto en 5 casas de

misma y las características de la justicia en el país.

población solicitante.

3 Formular indicadores para el DIRECCION DE AUDITORI x

programa de conciliación en ACCESO A LA A

derecho. JUSTICIA INTERNA

4 Dar celeridad a la ejecución de DIRECCION DE AUDITORI

recursos de inversión. ACCESO A LA A

JUSTICIA INTERNA









5 Realizar evaluación de impacto al DIRECCION DE AUDITORI x

programa de casas de justicia. ACCESO A LA A

JUSTICIA INTERNA





PROCESO / SUBPROCESO VIGILANCIA Y CONTROL



se pudo evidenciar en la

Dirección de Acceso a la

Justicia que no se conocen

Inspección, Se realizarán reuniones Funcionarios

los documentos del Generar conocimiento

Control y 1 X de capacitación en el capacitados en

Sistema no son aplicados acreca del SIGI

Vigilancia SIGI SIGI

lo que constituye al

incumplimiento del

numeral 5.1.

1

Se pudo evidenciar que la

política de Calidad, sus

objetivos, la misión y visión

no esta totalmente

Inspección, Se realizarán reuniones Funcionarios

entendida y comprendida Generar conocimiento

Control y 1 X de capacitación en el capacitados en

por los funcionarios de la acreca del SIGI

Vigilancia SIGI SIGI

entidad incumpliendo con

el numeral 5.3 literal “e” de

la Norma NTCGP1000-

2 2004.

Se pudo evidenciar que no

existe hoja de vida que

soporte su comportamiento

y seguimiento, Se diligenciará el

Inspección, Controlar el desempeño

incumpliendo el numeral formato de hoja de vida Indicadores

Control y 1 X de los indicadores del

4.1 literal “e” de la Norma del indicador controlados

Vigilancia proceso

NTCGP1000-2004. Son establecido por el SIGI

pocos los indicadores para

la complejidad del proceso.

3

Se pudo evidenciar en el

subproceso de Acceso a la

Justicia que no se cuenta

con documentación eficaz Se implementarán

que permita regular la Inspección, mecanismos de Conocer el grado de Grado de

comunicación con los Control y 1 X evaluación de la satisfacción de los satisfacción de los

clientes, incumpliendo con Vigilancia satisfacción del cliente clientes clientes evaluado

el numeral 7.2.3 literal a-b- externo

c de la Norma

NTCGP1000-2004.

4

Se pudo establecer que

no se efectúa la revisión En la caracterización de

de los requisitos inspección, control y

relacionados con el Inspección, vigilancia se revisarán Definir la interrelación

Caracterización

producto (Salidas de la Control y 1 X las entradas y salidas entre entradas y salidas

redifinida

Caracterización) lo que Vigilancia del proceso la relación del proceso

implica el incumplimiento entre causas del riesgo

del numeral 7.2.2 literal “a” y puntos de control

5 y “c” de la Norma

NTCGP1000-2004.

No es claro la

identificación de la En la caracterización de

interacción del proceso inspección, control y

con los demás procesos Inspección,

vigilancia se Definir la interrelación Caracterización

del Sistema lo que implica Control y 1 X

incorporarán los de procesos redifinida

el incumplimiento del Vigilancia

procesos que

numeral 4.1. literal “b” de interactúan con éste.

la Norma NTCGP1000-

6 2004.

No se evidencia la tabla de

Retención Documental ni

su aplicación lo que Inspección, Se construirá e Adoptar e implementar

Tabla formulada e

implica el incumplimiento Control y 1 X implementará la tabla de la tabla de retención

implementada

del numeral 4.1.2 literal 2 y Vigilancia retención documental documental

3 de la Norma

NTCGP1000-2004.

7

Se pudo evidenciar que no

se conoce ni se aplica el

proceso de control de Inspección, Se implementará el Implementar el proceso Proceso de control

documentos lo que implica Control y 1 X proceso de control de de control de de documentos

el incumplimiento del Vigilancia documentos documentos implementado

numeral 5.1 de la Norma

8 NTCGP1000-2004.

Se pudo establecer en los

3 subprocesos que no se

encontró especificado los

En este tema no

requisitos del Cliente sobre

Inspección, sabemos como

la prestación del servicio,

Control y 1 X identificar los requisitos

lo que implica el

Vigilancia de los clientes puesto

incumplimiento del

que son los vigilados.

numeral 7.2.1 literal “a” de

la Norma NTCGP1000-

9 2004.

Se pudo establecer para el

proceso en Acceso a la

Justicia, los riesgos

identificados en el punto

En la caracterización de

de control, no es coherente

inspección, control y

con la causa, como Inspección, Definir la interrelación

vigilancia se revisará la Caracterización

tampoco se evidencia una Control y 1 X entre causas de riesgo

relación entre causas redifinida

metodología para su Vigilancia y puntos de control

del riesgo y puntos de

identificación y

control

seguimiento lo que implica

el incumplimiento del

numeral 4.1 literal “g” de la

10 Norma NTCGP1000-2004.

Código: SI-AS-P-04-F-02



ENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

ÓN SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO

Para todas las

Direcciones se

debe analizar el

Decreto 4530 de

2008, con el objeto 2/1/2010 5/15/2010

de ajustar la

caracterización,

procedimientos,

formatos y demás

Verificar en cada

proceso que las

actividades, los

formatos y demás

documentos 2/1/2010 3/15/2010



definidos en los

procedimientos se

cumplan para

reflejar el actuar

El Grupo SIGI

Ajustara el

Procedimiento de

Elaboración y

Control de 2/1/2010 3/15/2010



Documentos con el

objeto de definir

que todo acto

administrativo que

Ajustar el

procedimiento de

Indicadores (Grupo

SIGI-Planes y

programas). 2/1/2010 4/15/2010



Divulgar el

Procedimiento y

los conceptos de

eficiencia, eficacia

Ajustar el

procedimiento de

Riesgos. Ajustar

el Procedimiento

de acciones 2/1/2010 5/15/2010



preventivas.

.(Grupo SIGI) Las

direcciones y

dependencias

Ajustar los

procesos

elaboración de

Políticas y Diseño

de Normas en los 2/1/2010 4/15/2010



requisitos de

Diseño y

Desarrollo con los

responsables de

Revisar los

procesos de

elaboración de

políticas y diseño

de normas, para 2/1/2010 5/15/2010



validar la

aplicación de los

formatos. Aplicar

los procedimientos

En coordinación

con el contratista

ajustar la

herramienta

tecnológica 2/1/2010 5/15/2010



“Sistema de

control, inspección

y vigilancia de

centros de

Revisión de la

normatividad para

elaborar proyecto

que permita

reglamentar el 2/1/2010 5/15/2010



reporte y registro

de la información

en el SECIV.

Elaborar el

En coordinación

con el contratista

ajustar la

herramienta

tecnológica 2/1/2010 5/15/2010



“Sistema de

control, inspección

y vigilancia de

centros de







Pendiente por

2/1/2010 5/15/2010

definir.









OPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ ACESO A LA JUSTICIA

Se evidenció el mensaje del

11 de noviembre de 2009 a

la 1:00 p.m.enviado a los

funcionarios de la dirección.

Cumpli









2.00

Funcionarios Judhy Stella Velasquez

capacitados

1/1/1900

Herrera

11/11/2009 11/25/2009 El 3 de diciembre de 2009,

NO habian remitido el plan do

de mejoramiento del

proceso de aplicación de

normas

PROCESO / SUBPROCESO

0 No aplica El procedimiento establecido no N/a

permite acciones proactivas ya que funciona

por Demanda. El procedimiento no contempla

nada acerca de fenomenos de grupos

humanos desplazados ni de casas de Justicia

retirar del plan de mejoramiento









número Carolina Tenorio 7/15/2009 12/15/2009 22 Nos encontramos en la fase de ejecución del 50%

contrato firmado entre la FIU y la UT

Procalculo - Abits. Ya se superó la fase de

diseño del sistema y se encuantra en la fase

de desarrollo.

0 Cumplido , se encuentra en la parte privada 100%

del SIC. Ya se enviaron los listados de

consultas

0 ya se esta ejcutando, en proceso de 50%

contratación









0 No hay fecha ya que la actividad no se puede 0

realizar hasta tanto no se consigan los

recursos para su financiamiento





OCESO VIGILANCIA Y CONTROL ACCASEO A LA JUSTICIA









Funcionarios No. De 20 de

21de

capacitados en funcionarios Coordinadores diciembre de

1









diciembre

SIGI capacitados 2009









Funcionarios No. De 20 de

21de

capacitados en funcionarios Coordinadores diciembre de

1









diciembre

SIGI capacitados 2009

Hoja de Vida 31 de

Indicadores 15 de enero









48

del Indicador Coordinadores diciembre de

controlados de 2010

Diliganciada 2010









No. De

Grado de 31 de

mecanismos 15 de enero









48

satisfacción de los Coordinadores diciembre de

implementad de 2010

clientes evaluado 2010

os









Caracterización Caracterizac 15 de enero 15 de febrero de

Coordinadores





4

redifinida ión redifinida de 2010 2010









Caracterización Caracterizac 15 de enero 15 de febrero de

Coordinadores

4









redifinida ión redifinida de 2010 2010









Tabla

Tabla formulada e formulada e 15 de enero 15 de febrero de

Coordinadores

4









implementada implementad de 2010 2010

a







15

de

Proceso de control ene

15 de febrero de

de documentos Coordinadores ro

4









2010

implementado de

201

0

4

Caracterización Caracterizac 15 de enero 15 de febrero de

Coordinadores









4

redifinida ión redifinida de 2010 2010

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO

PROCESOS DE Revisar el

EVALUACION Y procedimiento

CONTROL La redacción Auditorias Internas

de las no conformidades de Calidad,

evitando el enunciar definiendo el

dentro de la No método para la

conformidad las redacción de las

posibles causas del no conformidades.

Revisar y ajustar

Promover que los los procedimiento

líderes de los procesos de Acción

formulen los planes de Correctiva y

mejoramiento en Preventiva para

coherencia con las definir el método

causas establecidas y adecuado de

establecer las fechas en análisis que

las cuales estos deben permita eliminar la

ser cumplidas. causa que generan

la no conformidad









Solicitar al SIGI

identificar el original

Se pudo evidenciar que el impreso de la version

Subproceso

procedimiento SC-P-01 obsoleta que reposa en El SIGI debe

Administración Mantener identificados

"Auditorias Internas de la Oficina Asesora de relacionar la

del Sistema los cambios y las

Calidad" version 2 fue Planeación Grupo SIGI, version 01 en el

1 1 modificado sin que se

Integrado de 1 x

con la leyenda

versiones de los

Listado maestro de

Gestión procedimientos

hubiese encontrado “Documento obsoleto” Documentos

Institucional vigentes.

registros sobre la para prevenir su uso Obsoletos.

SIGI

necesidad del cambio. inadecuado y conservar

para preservar el

conocimiento.

Se pudo Evidenciar por

entrevista a la jefe de la Subproceso El SIGI realiza la

dependencia y dos Administración correccion del listado Mantener identificados

funcionarios mas que no del Sistema maestro de documentos los cambios y las

El SIGI ya realizo

2 2 identifican el mecanismo Integrado de 1 x para que los versiones de los

la correccion

de control contenido en el Gestión funcionarios puedan procedimientos

procedimiento SI AS-P-01: Institucional identificar el documento vigentes.

Identificar Documento SIGI vigente

Vigente







Enviar memorando

remisorio con la

tabla de retencion

Remitir la tabla de documental al

retencion documental al responsable del

responsable del proceso de

Se pudo evidenciar que la

Proceso de Gestión Gestion

dependencia no cuenta Proceso de

Documental para que le Dar cumplimiento a ley Documental

3 3 con una tabla de retención Gestion 1 x

de aplicación de 594 de 2000 articulo 24 solicitando que e

de documentos Documental

acuerdo al de aplicación de

debidamente aprobada

Procedimiento para la acuerdo al

organización del Archivo Procedimiento

de Gestión GD-P-01 para la

organización del

Archivo de

Gestión GD-P-01





Realizar la

auditoria que

quedo pendientes.

Identificar como

Se evidencio que no se riesgo el no

Cumplir con el plan de cumplimiento del

realizaron tres auditorias Proceso de

Auditorias Aprobado en Realizar las auditorias plan de auditorias

4 4 dentro del cronograma Seguimiento y 1 x

los tiempos pendientes

establecido en el programa Control por parte del

programados. auditor y

de auditorias

establecer las

medidas de

tratamiento del

mismo dentro del

procedimiento.

Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO

Revisar el

procedimiento

Auditorias Internas

de Calidad, 2/1/2010 6/15/2010

definiendo el

método para la

redacción de las

no conformidades.

Revisar y ajustar

los procedimiento

de Acción

Correctiva y

Preventiva para

definir el método

adecuado de

análisis que

permita eliminar la

causa que generan

la no conformidad









El SIGI debe

relacionar la

24.00









version 01 en el 1 Jefe de la Oficina

11/4/2009 4/21/2010

Listado maestro de Memorando Control Interno

Documentos

Obsoletos.

0.00

El SIGI ya realizo 1 Jefe de la Oficina

11/4/2009 11/4/2009 Cumplida

la correccion Memorando Control Interno









Enviar memorando

remisorio con la

tabla de retencion

documental al

responsable del

proceso de

Gestion









24.57

Documental 1 Jefe de la Oficina

10/31/2009 4/21/2010

solicitando que e Memorando Control Interno

de aplicación de

acuerdo al

Procedimiento

para la

organización del

Archivo de

Gestión GD-P-01





Realizar la

auditoria que

quedo pendientes.

Identificar como

riesgo el no 3 auditoria Jefe de la Oficina

cumplimiento del Realizada.---- Control Interno y Equipo

3.00









plan de auditorias 1

Auditor No.14 - Equipo 11/4/2009 11/25/2009

por parte del procedimient Auditor No.7 y Equipo

auditor y o

Auditor No 4

establecer las Actualizado

medidas de

tratamiento del

mismo dentro del

procedimiento.

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAM



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULAC

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO

1

Para todas las Direcciones se debe analizar el Decreto

4530 de 2008, con el objeto de ajustar la

caracterización, procedimientos, formatos y demás

Auditoria elementos del Sistema de Gestión de la Calidad, como

Gobernabilidad

externa x mecanismo para la planificación de trabajo. Se debe

Territorial

Icontec mantener registros de la aplicación de la documentación

en la gestión (tablas de retención documental). Donde se

requiera debe elaborarse cronogramas para planificar las

actividades a realizar.







2 Verificar en cada proceso que las actividades, los

formatos y demás documentos definidos en los

procedimientos se cumplan para reflejar el actuar del

MIJ. Elaborar la tabla de Retención Documental

Auditoria

Gobernabilidad como mecanismo de control y fácil recuperación de los

externa x

Territorial registros que se generan en todos los procesos del MIJ.

Icontec

Los nuevos funcionarios se capacitaran con la

documentación del Sistema Integrado de Gestión, para lo

cual se deja constancia de asistencia respectiva con el

objeto de que apliquen la documentación.



4

El Grupo SIGI Ajustara el Procedimiento de Elaboración y

Control de Documentos con el objeto de definir que todo

acto administrativo que el Ministerio del Interior y de

Justicia elabore, debe contener los recursos que

proceden frente a los actos administrativos, las

Auditoria

Gobernabilidad autoridades frente a quienes deben interponerse y los

externa x

Territorial plazos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios.

Icontec

Los responsables de los actos que deban cumplir este

requisito deberán ajustar las plantillas para garantizar el

cumplimiento del requisito. Los directivos, coordinadores

y funcionarios deberán verificar su cumplimiento. requisito

de norma.

6 Ajustar el procedimiento de Indicadores (Grupo SIGI-

Planes y programas). Divulgar el Procedimiento y los

conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad por parte

Auditoria del Grupo SIGI. Las direcciones deben mejorar los

Gobernabilidad

externa x indicadores de Eficacia, Eficiencia y Efectividad con las

Territorial

Icontec orientaciones de la Oficina de Planeación (Grupo Planes

y Programas - Grupo SIGI) definir las fuentes y

responsables de información apropiadas para la

medición.

8 Ajustar el procedimiento de Riesgos. Ajustar el

Auditoria Procedimiento de acciones preventivas. .(Grupo SIGI)

Gobernabilidad

externa x Las direcciones y dependencias aplicaran la metodología

Territorial

Icontec para valorar los riesgos antes y después de su

formulación.

10 Ajustar los procesos elaboración de Políticas y Diseño de

Auditoria Normas en los requisitos de Diseño y Desarrollo con los

Gobernabilidad

externa x responsables de las dependencias. Divulgar los

Territorial

Icontec conceptos de revisión, verificación y validación. Ajustar el

11 procedimiento de elaboración de políticas y diseño

Revisar los procesosde Formulación actualización y

Auditoria de normas, para validar la aplicación de los formatos.

Gobernabilidad

externa x Aplicar los procedimientos de manera que su

Territorial

Icontec diligenciamiento oriente y facilite a los usuarios definir los

elementos de entrada como elemento base.

17

Auditoria

Gobernabilidad

externa x Pendiente por definir.

Territorial

Icontec





PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN D

Asistir y participar en las capacitaciones programadas

1. Desconocimiento de AUDITORIA por el Grupo SIGI o solicitar la misma al Grupo SIGI

1 algunos de los elementos INTERNA DE X

de los documentos CALIDAD

difundidos en la página

WEB de los documentos Estudiar los procedimientos obligatorios y transversales

1. Proceso Adopción de AUDITORIA que se aplican en los Procesos Adopción de Políticas y

Gobernabilidad INTERNA DE x

Políticas y 2. Proceso Diseño de Normas

Territorial CALIDAD

diseño de Normas, así

como de algunas

generalidades del SIGI y Ajustar la TRD los documentos que se generen en la

procedimientos AUDITORIA aplicación del proceso Adopción de Políticas y Diseño de

obligatorios de carácter INTERNA DE x Normas

transversal 4.2.3. CALIDAD





PROCESO / SUBPROCE

Se evidencia que en

algunos memorandos y

oficios guardados en la

carpeta de

correspondencia, no se La Directora, antes del 30 de noviembre, mediante

Aplicación de

señala en la parte inferior Circular Interna, solicitará a los funcionarios y contratistas

Normas – AUDITORIAS

de éstos, el código y de la Dirección que para TODOS los documentos de

1 Subproceso INTERNAS x x

nombre de la serie de la Gestión, se evidencie el cumplimiento del procedimiento

Gobernabilidad DE CALIDAD

tabla de retención documentado “procedimiento elaboración y control de

Territorial

documental donde se han documentos código SI-AS-P-01”

de archivar y conservar, lo

cual se constituye en una

observación, numeral 4.2.3

NTCGP1000.





Se evidencia que no se Se programará en coordinación con el responsable del

siguen los lineamientos del proceso de gestión documental una Capacitación para el

procedimiento personal de la dirección en el uso y aplicación del

“organización y control del Aplicación de procedimiento organización del archivo de gestión, Se

archivo de gestión” para la Normas – AUDITORIAS solicitara a todos los funcionarios la organización de todos

2 identificación y ubicación Subproceso INTERNAS x los documentos del archivo de gestión de la Dirección

de los documentos y Gobernabilidad DE CALIDAD conforme el procedimiento organización del archivo de

registros del proceso, en Territorial gestión. Complementariamente, vamos reforzar las

los gabinetes, estantes, medidas de auto-control en las etapas del proceso de

carpetas u AZs, lo cual se gestión de documentos, con el fin de repasar las

constituye en una no normativas del caso y fortalecer las herramientas de auto-

conformidad (numeral control involucradas en dicho proceso, con el propósito de



Se evidencia que aun

cuando se manejan

acciones preventivas en el

Mediante Memorando Interno se solicitará a los

tema de seguridad

funcionarios que intervienen en esta parte del proceso,

ciudadana y de orden Aplicación de

para que se manejen las acciones preventivas en el tema

público; el manejo de éstas Normas – AUDITORIAS

de seguridad ciudadana y de orden público; acorde con

3 no sigue los lineamientos Subproceso INTERNAS x

los lineamientos del procedimiento “acciones preventivas

del procedimiento Gobernabilidad DE CALIDAD

y correctivas”, así mismo, conservar la evidencia de los

“acciones preventivas y Territorial

respectivos mapas de riesgo, como herramienta para

correctivas”, lo cual se

determinar las acciones preventivas

constituye en una

observación, (numeral

8.5.2, 8.5.3)





Se elaborarán los formatos de hoja de vida de cada

No se lleva un registro

indicador (SI-AS-P-F-01), para la implementación del

adecuado para la medición

seguimiento y la medición (7.5.1 e.), de igual manera, se

de los indicadores

Aplicación de realizarán las advertencias en materia de auto-control en

definidos para el plan de

Normas – AUDITORIA las etapas de medición, especialmente en el control de

acción y los definidos para

4 Subproceso INTERNA DE x los datos requeridos para calcular el indicador, y las

el proceso, lo cual

Gobernabilidad CALIDAD fuentes de datos para mantener la información. Sin

constituye una no

Territorial detrimento de la información que se reporta al sistema de

conformidad, (numeral

Evaluación del Plan de Acción BOT, la cual es

4.1.c, e, f; 7.5.1.e NTC GP

complementaria y fortalece los resultados de los

1000).

indicadores definidos para el proceso

No se aplican instrumentos

para medir la satisfacción Elaborar los instrumentos de medición para las

del cliente con relación al Aplicación de actividades principales del proceso, en el proceso de

cumplimiento de sus Normas – AUDITORIA diseño de los instrumentos se efectuarán las

5 requisitos, necesidades o Subproceso INTERNA DE x correspondientes prueba piloto para determinar si los

expectativas, lo cual se Gobernabilidad CALIDAD resultados son significativos respecto a la gestión de

constituye en una no Territorial calidad, por tal razón, el valor esperado de su

conformidad (numeral implementación será desde el 1 de enero de 2010

7.5.1 NTC GP 1000).

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN



Unidad de

Objetivo de la Acción de

Acción de Mejoramiento Descripción del resultado de la Meta Medida de la Responsable

Mejora

Meta



PROCESO - SUBPROCESO Favor Clasificiar por sub proceso







ara todas las Direcciones se debe analizar el Decreto Revisar los objetivos de los procesos y las

4530 de 2008, con el objeto de ajustar la actividades que desarrollan con el fin de

caracterización, procedimientos, formatos y demás garantizar que este despliegue y/o la

ementos del Sistema de Gestión de la Calidad, como documentación soporte (documentos y

Sandra Patricia Devia

mecanismo para la planificación de trabajo. Se debe registros) permitan evidenciar cómo el

Ruíz

antener registros de la aplicación de la documentación proceso ejecuta todas las actividades que le

la gestión (tablas de retención documental). Donde se han sido asignadas y le corresponden de

quiera debe elaborarse cronogramas para planificar las acuerdo con su misionalidad. Ej. Vigilancia y

actividades a realizar. participación Ciudadana - Registro de Libros







En relación con las actividades que se

Verificar en cada proceso que las actividades, los

tienen descritas en las funciones, procesos

formatos y demás documentos definidos en los

y/o procedimientos la revisión debe

rocedimientos se cumplan para reflejar el actuar del

orientarse a verificar que estos documentos

MIJ. Elaborar la tabla de Retención Documental

reflejan el actuar actual de la entidad,

omo mecanismo de control y fácil recuperación de los Sandra Patricia Devia

incluidas las mejoras o cambios que se

gistros que se generan en todos los procesos del MIJ. Ruíz

hayan realizado, buscando entre otros

Los nuevos funcionarios se capacitaran con la

aspectos que la documentación sea el

cumentación del Sistema Integrado de Gestión, para lo

soporte para los procesos de capacitación y

ual se deja constancia de asistencia respectiva con el

objeto de que apliquen la documentación. formación de nuevos funcionarios. Ej.

Proceso diagnóstico, seguimiento y

Grupo SIGI Ajustara el Procedimiento de Elaboración y

ontrol de Documentos con el objeto de definir que todo

acto administrativo que el Ministerio del Interior y de

Justicia elabore, debe contener los recursos que En los casos que aplique, indicar en la

proceden frente a los actos administrativos, las resolución los recursos que proceden frente

utoridades frente a quienes deben interponerse y los a los actos administrativos, las autoridades Sandra Patricia Devia

zos, con el fin de dar mayor orientación a los usuarios. frente a quienes deben interponerse y los Ruíz

os responsables de los actos que deban cumplir este plazos, con el fin de dar mayor orientación a

quisito deberán ajustar las plantillas para garantizar el los usuarios.

mplimiento del requisito. Los directivos, coordinadores

uncionarios deberán verificar su cumplimiento. requisito

de norma.

Ajustar el procedimiento de Indicadores (Grupo SIGI-

anes y programas). Divulgar el Procedimiento y los

La formulación de los indicadores buscando

onceptos de eficiencia, eficacia y efectividad por parte

que cuando sea aplicable se establezcan

del Grupo SIGI. Las direcciones deben mejorar los

mediciones de eficiencia y efectividad con Sandra Patricia Devia

dicadores de Eficacia, Eficiencia y Efectividad con las

base en los datos con que cuentan los Ruíz

entaciones de la Oficina de Planeación (Grupo Planes

procesos del sistema, para tal fin se deben

y Programas - Grupo SIGI) definir las fuentes y

fortalecer y aclarar estos conceptos.

responsables de información apropiadas para la

medición.



Ajustar el procedimiento de Riesgos. Ajustar el En la formulación y gestión de riesgos es

Procedimiento de acciones preventivas. .(Grupo SIGI) importante valorar los riesgos antes de

controles y después de controles con el fin Sandra Patricia Devia

s direcciones y dependencias aplicaran la metodología

de no incurrir en formular planes que Ruíz

para valorar los riesgos antes y después de su

formulación. pueden no sean eficientes por tratarse de

acciones que ya se están ejecutando.

ustar los procesos elaboración de Políticas y Diseño de Revisar y concertar la aplicación de los

ormas en los requisitos de Diseño y Desarrollo con los conceptos de revisión, verificación y Sandra Patricia Devia

responsables de las dependencias. Divulgar los validación del diseño con los diferentes Ruíz

nceptos de revisión, verificación y validación. Ajustar el procesos en concordancia con los trámites

procedimiento de elaboración de políticas y diseño

visar los procesosde Formulación actualización y particulares e instancias que surte cada uno

La divulgación, la aplicación y si se

de normas, para validar la aplicación de los formatos. determina necesario la adecuación de los

Sandra Patricia Devia

Aplicar los procedimientos de manera que su formularios: “Elaboración de Políticas y

Ruíz

genciamiento oriente y facilite a los usuarios definir los Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y

elementos de entrada como elemento base. Requisitos para la Elaboración de Proyectos

de Ley/acto legislativo, Decretos, Circulares,

Mejorar la oportunidad en la formalización

de las contrataciones mediante el Sandra Patricia Devia

Pendiente por definir.

fortalecimiento institucional de la planeación Ruíz

en la ejecución presupuestal.





PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS / SUBPROCESO GOBERNABILIDAD TERRITORIAL

stir y participar en las capacitaciones programadas

el Grupo SIGI o solicitar la misma al Grupo SIGI Directora

Programar y ejecutar capacitaciones u otros 1

Gobernabilidad

medios para conocer el SIGI capacitación

Territorial y Grupo SIGI



udiar los procedimientos obligatorios y transversales Directora

e se aplican en los Procesos Adopción de Políticas y Programar y ejecutar capacitaciones u otros 1 Gobernabilidad

Cumplir con los

eño de Normas medios para conocer el SIGI capacitación Territorial y Equipo de

objetivos de calidad

Trabajo de la Dirección

star la TRD los documentos que se generen en la

icación del proceso Adopción de Políticas y Diseño de

rmas Directora Gobernabilida

TRD ajustada y aprobada 1 TRD

Territorial y Grupo SIGI





PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - GOBERNABILIDAD TERRITORIAL

La Directora, antes del 30 de noviembre, mediante

cular Interna, solicitará a los funcionarios y contratistas Circular

Corregir la observación, El cumplimiento del procedimiento Directora de

de la Dirección que para TODOS los documentos de Interna en

numeral 4.2.3 documentado “procedimiento elaboración y Gobernabilidad

estión, se evidencie el cumplimiento del procedimiento cumplimient

NTCGP1000. control de documentos código SI-AS-P-01” Territorial

ocumentado “procedimiento elaboración y control de o

documentos código SI-AS-P-01”









e programará en coordinación con el responsable del

oceso de gestión documental una Capacitación para el

personal de la dirección en el uso y aplicación del

rocedimiento organización del archivo de gestión, Se Acción preventiva para Capacitación

citara a todos los funcionarios la organización de todos eliminar las causas de El cumplimiento del procedimiento realizada

os documentos del archivo de gestión de la Dirección una no conformidad documentado “procedimiento elaboración y Archivo de Todos los funcionarios

onforme el procedimiento organización del archivo de (numeral 4.2.4 Control control de documentos código SI-AS-P-01” gestión

gestión. Complementariamente, vamos reforzar las de los Registros organizado

medidas de auto-control en las etapas del proceso de

gestión de documentos, con el fin de repasar las

mativas del caso y fortalecer las herramientas de auto-

ntrol involucradas en dicho proceso, con el propósito de









Mediante Memorando Interno se solicitará a los

uncionarios que intervienen en esta parte del proceso,

Corrección que

ra que se manejen las acciones preventivas en el tema Memorando

disminuye el riesgo de El cumplimiento del procedimiento

e seguridad ciudadana y de orden público; acorde con Interno Funcionarios de Apoyo

ocurrencia de la documentado “acciones preventivas y

s lineamientos del procedimiento “acciones preventivas implementad a la Seguridad

observación, (numeral correctivas”

correctivas”, así mismo, conservar la evidencia de los o

8.5.2, 8.5.3)

espectivos mapas de riesgo, como herramienta para

determinar las acciones preventivas









Se elaborarán los formatos de hoja de vida de cada

ndicador (SI-AS-P-F-01), para la implementación del

guimiento y la medición (7.5.1 e.), de igual manera, se

Formatos de

alizarán las advertencias en materia de auto-control en Acciones correctivas y

hoja de vida

s etapas de medición, especialmente en el control de preventivas de la no Cumplir con los debes de la documentación Directora de

de cada

los datos requeridos para calcular el indicador, y las conformidad, (numeral del sistema de indicadores numeral 4.1 y Gobernabilidad

indicador (SI-

fuentes de datos para mantener la información. Sin 4.1.c, e, f; 7.5.1.e NTC 7.5.1 Territorial

AS-P-F-01)

rimento de la información que se reporta al sistema de GP 1000).

elaborados

Evaluación del Plan de Acción BOT, la cual es

complementaria y fortalece los resultados de los

indicadores definidos para el proceso

Instrumento

s de

Elaborar los instrumentos de medición para las medición de

actividades principales del proceso, en el proceso de la

Acción correctiva para Efectuar el control en la prestación del satisfacción

diseño de los instrumentos se efectuarán las Directora de

una no conformidad servicio y medir la satisfacción de los de los

correspondientes prueba piloto para determinar si los Gobernabilidad

(numeral 7.5.1 NTC GP usuarios respecto a los requisitos y criterios usuarios,

resultados son significativos respecto a la gestión de Territorial

1000). definidos para las

calidad, por tal razón, el valor esperado de su

implementación será desde el 1 de enero de 2010 actividades

principales

del proceso

(en prueba









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de Fecha de

Semanas

Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación finalización

Responsable los resultados de las acciones

DD/MM/AAA DD/MM/AA

.Observaciones del auditor

A AA





4/15/2010









Sandra Patricia Devia

Ruíz

2/1/2010 #######









3/15/2010









Sandra Patricia Devia

2/1/2010

Ruíz









3/15/2010









Sandra Patricia Devia

2/1/2010

Ruíz

4/15/2010







Sandra Patricia Devia

2/1/2010

Ruíz









4/15/2010



Sandra Patricia Devia

2/1/2010

Ruíz





5/15/2010

Sandra Patricia Devia

2/1/2010

Ruíz



5/15/2010

Sandra Patricia Devia

2/1/2010

Ruíz





6/15/2010



Sandra Patricia Devia

2/1/2010

Ruíz







AD TERRITORIAL



Directora

6.86









Gobernabilidad 10/28/2009 12/15/2009

Territorial y Grupo SIGI



Directora

6.86









Gobernabilidad

10/28/2009 12/15/2009

Territorial y Equipo de

Trabajo de la Dirección

4.43









Directora Gobernabilida

10/28/2009 11/28/2009

Territorial y Grupo SIGI

no

Directora de se

esta en proceso, esta se encuentra para

Gobernabilidad 11/18/2009 11/30/2009 2 cu

la firma y la jefe ha estado ausente

Territorial mpli

o









cu

se evidencia la lista de asitencia de la

Todos los funcionarios 11/18/2009 11/30/2009 2 mpli

capacitacion

da









no

se

Funcionarios de Apoyo

11/18/2009 11/30/2009 2 manifiesta estar en proceso cu

a la Seguridad

mpli

o









Directora de

Gobernabilidad 11/18/2009 12/31/2009 2

Territorial

Directora de

Gobernabilidad 11/18/2009 12/31/2009 2

Territorial









eso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIEN



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PROCESO - SU

1

Para todas las Direcciones se debe analizar el

Decreto 4530 de 2008, con el objeto de ajustar

Asuntos la caracterización, procedimientos, formatos y

Comunidades demás elementos del Sistema de Gestión de la

Auditoria

Negras, Calidad, como mecanismo para la planificación

externa x

Afrocolombinas de trabajo. Se debe mantener registros de la

Icontec

Raizales y aplicación de la documentación en la gestión

palenqueras (tablas de retención documental). Donde se

requiera debe elaborarse cronogramas para

planificar las actividades a realizar.



2

Verificar en cada proceso que las actividades,

los formatos y demás documentos definidos en

los procedimientos se cumplan para reflejar el

Asuntos actuar del MIJ. Elaborar la tabla de

Comunidades Retención Documental como mecanismo de

Auditoria

Negras, control y fácil recuperación de los registros que

externa x

Afrocolombinas se generan en todos los procesos del MIJ.

Icontec

Raizales y Los nuevos funcionarios se capacitaran con la

palenqueras documentación del Sistema Integrado de

Gestión, para lo cual se deja constancia de

asistencia respectiva con el objeto de que

apliquen la documentación.





4

El Grupo SIGI Ajustara el Procedimiento de

Elaboración y Control de Documentos con el

objeto de definir que todo acto administrativo que

el Ministerio del Interior y de Justicia elabore,

Asuntos debe contener los recursos que proceden frente

Comunidades a los actos administrativos, las autoridades

Auditoria

Negras, frente a quienes deben interponerse y los

externa x

Afrocolombinas plazos, con el fin de dar mayor orientación a los

Icontec

Raizales y usuarios. Los responsables de los actos que

palenqueras deban cumplir este requisito deberán ajustar las

plantillas para garantizar el cumplimiento del

requisito. Los directivos, coordinadores y

funcionarios deberán verificar su cumplimiento.

requisito de norma.

6

Ajustar el procedimiento de Indicadores (Grupo

SIGI-Planes y programas). Divulgar el

Asuntos Procedimiento y los conceptos de eficiencia,

Comunidades eficacia y efectividad por parte del Grupo SIGI.

Auditoria

Negras, Las direcciones deben mejorar los indicadores

externa x

Afrocolombinas de Eficacia, Eficiencia y Efectividad con las

Icontec

Raizales y orientaciones de la Oficina de Planeación (Grupo

palenqueras Planes y Programas - Grupo SIGI) definir las

fuentes y responsables de información

apropiadas para la medición.



8 Asuntos

Ajustar el procedimiento de Riesgos. Ajustar el

Comunidades

Auditoria Procedimiento de acciones preventivas. .(Grupo

Negras,

externa x SIGI) Las direcciones y dependencias aplicaran

Afrocolombinas

Icontec la metodología para valorar los riesgos antes y

Raizales y

después de su formulación.

palenqueras



10 Ajustar los procesos elaboración de Políticas y

Diseño de Normas en los requisitos de Diseño y

Desarrollo con los responsables de las

Asuntos

dependencias. Divulgar los conceptos de

Comunidades

Auditoria revisión, verificación y validación. Ajustar el

Negras,

externa x procedimiento de Formulación actualización y

Afrocolombinas

Icontec seguimiento de proyectos de Inversión y el de

Raizales y

Programas Misionales de Funcionamiento. Los

palenqueras

responsables de los procesos deben aplicar y

hacer cumplir los requisitos de Diseño y

Desarrollo



11

Asuntos Revisar los procesos de elaboración de políticas

Comunidades y diseño de normas, para validar la aplicación de

Auditoria

Negras, los formatos. Aplicar los procedimientos de

externa x

Afrocolombinas manera que su diligenciamiento oriente y facilite

Icontec

Raizales y a los usuarios definir los elementos de entrada

palenqueras como elemento base.



17

Asuntos

Comunidades

Auditoria

Negras,

externa x Pendiente por definir.

Afrocolombinas

Icontec

Raizales y

palenqueras



PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE N

Se elaboraran los memorandos internos dirigidos

a Secretaria General, Administrativa, Gestión

Humana y Sistema Integrado de Gestión

Institucional -SIGI- con el fin de que como

responsables o coadyuvantes del tema de

archivo, espacios físicos adecuados y tablas de

retención documental, nos brinden el

acompañamiento respectivo, en la adecuación

No se evidencia la aplicación del de los archivos, en la elaboración de las tablas

proceso de gestión documental. El de retención documental y adecuación de

subproceso no cuenta con una Aplicación espacios para llevar el archivo de conformidad

tabla de retención documental Normas - AUDITORI con la norma que regula la materia. En este caso

debidamente aprobada, lo que hace Comunidades AS los oficios requiriendo el apoyo corresponderán

que los documentos del mismo no Negras, INTERNA x al grupo de gestión humana solicitando la

cumplan con los requisitos exigidos. Afrocolombinas S DE asignación de pasantes para tal fin y al grupo de

No se observa la aplicación del Raizales y CALIDAD gestión administrativa solicitando el apoyo con

procedimiento de conservación, palenqueras personal de correspondencia y archivo y de igual

custodia y trasferencia de manera la asesoría en este proceso. A la fecha

documentos. se han elaborado memorandos internos dirigidos

a Secretaria General, Administrativa y la oficina

SIGI solicitando apoyo en el tema de espacio

físico, archivo, asesoría en la elaboración de la

tabla de retención documental y solicitud de

equipos de cómputo. Se efectuaron los

requerimientos respectivos por parte de esta

dirección, para la ubicación de pasantes o de

1 personal, teniendo en cuenta que la dirección no

cuenta con personal suficiente encapacitación al

Se han realizado jornadas de este momento

interior de la D.A.C.N, y se tienen previstas 3

Aplicación capacitaciones mas, es decir una por semana.

Se observa que los funcionarios no Normas - AUDITORI Además cada uno de los funcionarios firmara un

cuentan con el conocimienbto Comunidades AS acta de compromiso en la cual se compromete a

suficiente sobre el sistema Negras, INTERNA x visitar la página web del Ministerio del Interior y

integrado de gestión Institucional - Afrocolombinas S DE de justicia en el link SIGI y aplicar los formatos

SIGI lo que impide su aplicación. Raizales y CALIDAD allí establecidos. El día viernes 13 de noviembre

palenqueras se socializaron con todos los servidores públicos

de la dirección los hallazgos encontrados en la

auditoría interna y se les informo acerca de las

2

acciones correctivas.

Se pudo evidenciar que existe un Se han realizado jornadas de capacitación al

desconocimiento de los interior de la D.A.C.N, y se tienen previstas 3

procedimientos obligatorios de capacitaciones mas, es decir una por semana.

norma NTCGP 1000 - 2004, en Además cada uno de los funcionarios firmara un

Aplicación

consecuencia no se aplican la acta de compromiso en la cual se compromete a

Normas - AUDITORI

totalidad de los formatos y plantillas visitar la página web del Ministerio del Interior y

Comunidades AS

necesarios para el buen de justicia en el link SIGI y aplicar los formatos

Negras, INTERNA x

funcionamiento del sistema. allí establecidos. El día viernes 13 de noviembre

Afrocolombinas S DE

Especificamente se observo que no se socializaron con todos los servidores públicos

Raizales y CALIDAD

se conocen ni aplican de la dirección los hallazgos encontrados en la

palenqueras

procedimientos como los auditoría interna y se les informo acerca de las

relacionados con producto no acciones correctivas.

conforme, acción preventiva y

acción correctiva.

3

Se ha avanzado en el suministro e información

Aplicación

de quejas y reclamos y en consecuencia se

Normas - AUDITORI

Se pudo evidenciar que en el viene analizando la información para hacer los

Comunidades AS

subproceso no se mide ni se hace correctivos pertinentes. - Elaboración y

Negras, INTERNA x

seguimiento al nivel de satisfacción aplicación de la encuesta de satisfacción del

Afrocolombinas S DE

del cliente cliente con el apoyo del grupo SIGI. - Suministro

Raizales y CALIDAD

de información en tiempo y adecuada acerca de

palenqueras

quejas y reclamas

4



Se vienen tomando medidas de autocorrección

en la utilización del formato de registro y

seguimiento de los riesgos identificados en el

subproceso de acuerdo a la norma NTC1000-

2004. Se solicitara apoyo al equipo de SIGI para

Aplicación la implementación del formato registro al

Normas - AUDITORI seguimiento de riesgos identificados en el

Se pudo evidenciar que no existen

Comunidades AS subproceso. - Elaboración de oficio mediante el

registros de seguimiento a los

Negras, INTERNA x cual se solicitara al grupo SIGI el formato de

riesgos identificados en el

Afrocolombinas S DE registro al seguimiento de riesgos identificados

subproceso

Raizales y CALIDAD en el subproceso. - Preparación y remisión de

palenqueras un memorando interno a la oficina administrativa

y a secretaria general con el fin de que se

efectué la adecuación de los espacios físicos

necesarios para que los funcionarios públicos

puedan manejar correctamente su

documentación y el archivo de la misma

5

PLANES DE MEJORAMIENTO A



Establecer y documentar las

Se ha dispuesto la conformación al interior de la

responsabilidades Internas para la

dirección de un grupo de funcionarios

formulación , el seguimineto y el AUDITORI

encargados de la parte administrativa y

control de las tareas, asi como para AS

presupuestal que permita identificar procesos.

el analisis de los resultados, de los INDEPEN

Fuentes de recursos de cooperación ,

indicadores, de tal manera que se DIENTES x

formulación de proyectos, presupuesto y la

ciuente con la Informacion en DE

formulación de indicadores y manejo de plan de

"tiempo real", Asi mismo registrar CONTROL

accion, que nos permitira ajustar el seguimiento

alertas y restricciones que faciliten INTERNO

y control de tareas de la direccón y facilitar la

tomar decisiones de ajuste

toma de decisiones.

oportunamente.

1



Efectuar una revisión de los indicadores de la

dirección para adelantar las correcciones del

caso. Es de señalar que en el informe de control

AUDITORI Interno No. 18, Se señala que de las 16 metas

AS intermedias establecidas para la vigencia 2008,

Establecer indicadores que evaluen INDEPEN se cumplieron 12(75%) y se dejaron de cumplir 4

la eficiencia y eficacia en el DIENTES x (25%), lo cual dificulta el logro total de los

cumplimiento de las metas. DE objetivos establecidos, al respecto es importante

CONTROL señalar que no es que no se haya cumplido con

INTERNO las metas sino que el indicador esta mal

formulado al señalar numeros exactos de

resultados, por lo que si es necesariorevisar la

formulación de estos indicadores

2

AUDITORI

Definir un procedimiento de AS

INDEPEN Se verificará el procedimientoa seguir y se

selección de los participantes en las x

DIENTES adoptaran las acciones pertinentes

capacitaciones

3 DE

CONTROL



Efectuar los requeirimientos a las dependencias

pertinentes que tienen que ver con este proceso,

AUDITORI

se hace la claridad de la falta de personal que

AS

Elaborar las tablas de retencion existe en la dirección. En este caso los oficios

INDEPEN

documental en pos de contar con requiriendo el apoyo corresponderan al grupo de

DIENTES x

un archivo mejor organizado de facil gestion humana Solicitando la asignación de

DE

manejo. pasantes para tal fin y al grupo de gestión

CONTROL

administrativa solicitando el apoyo con personal

INTERNO

de correspondencia y archivo y de igual manera

la asesoria en este proceso

4









* 1. Auditoria Interna

Una vez realizado el seguimiento este proceso, no se evidencian avances ni soportes a las acciones de mejorameinto

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN



Unidad de

Objetivo de la Acción de

Acción de Mejoramiento Descripción del resultado de la Meta Medida de la Responsable

Mejora

Meta



PROCESO - SUBPROCESO favor clasificar por subproceso



ara todas las Direcciones se debe analizar el Revisar los objetivos de los procesos y las

ecreto 4530 de 2008, con el objeto de ajustar actividades que desarrollan con el fin de

caracterización, procedimientos, formatos y garantizar que este despliegue y/o la

más elementos del Sistema de Gestión de la documentación soporte (documentos y

alidad, como mecanismo para la planificación registros) permitan evidenciar cómo el

Rosa Carlina Garcia

e trabajo. Se debe mantener registros de la proceso ejecuta todas las actividades que

plicación de la documentación en la gestión le han sido asignadas y le corresponden

(tablas de retención documental). Donde se de acuerdo con su misionalidad. Ej.

equiera debe elaborarse cronogramas para Vigilancia y participación Ciudadana -

planificar las actividades a realizar. Registro de Libros



En relación con las actividades que se

tienen descritas en las funciones,

erificar en cada proceso que las actividades,

procesos y/o procedimientos la revisión

s formatos y demás documentos definidos en

debe orientarse a verificar que estos

s procedimientos se cumplan para reflejar el

documentos reflejan el actuar actual de la

actuar del MIJ. Elaborar la tabla de

entidad, incluidas las mejoras o cambios

Retención Documental como mecanismo de

que se hayan realizado, buscando entre

ntrol y fácil recuperación de los registros que

otros aspectos que la documentación sea Rosa Carlina Garcia

se generan en todos los procesos del MIJ.

el soporte para los procesos de

os nuevos funcionarios se capacitaran con la

capacitación y formación de nuevos

documentación del Sistema Integrado de

Gestión, para lo cual se deja constancia de funcionarios. Ej. Proceso

asistencia respectiva con el objeto de que diagnóstico, seguimiento y control

apliquen la documentación. del sistema carcelario,

seguimiento a cartas de internos-



El Grupo SIGI Ajustara el Procedimiento de

Elaboración y Control de Documentos con el

eto de definir que todo acto administrativo que

l Ministerio del Interior y de Justicia elabore,

be contener los recursos que proceden frente En los casos que aplique, indicar en la

a los actos administrativos, las autoridades resolución los recursos que proceden

frente a quienes deben interponerse y los frente a los actos administrativos, las

Rosa Carlina Garcia

azos, con el fin de dar mayor orientación a los autoridades frente a quienes deben

usuarios. Los responsables de los actos que interponerse y los plazos, con el fin de dar

ban cumplir este requisito deberán ajustar las mayor orientación a los usuarios.

plantillas para garantizar el cumplimiento del

requisito. Los directivos, coordinadores y

ncionarios deberán verificar su cumplimiento.

requisito de norma.

ustar el procedimiento de Indicadores (Grupo

SIGI-Planes y programas). Divulgar el

La formulación de los indicadores

Procedimiento y los conceptos de eficiencia,

buscando que cuando sea aplicable se

icacia y efectividad por parte del Grupo SIGI.

establezcan mediciones de eficiencia y

as direcciones deben mejorar los indicadores

efectividad con base en los datos con que Rosa Carlina Garcia

de Eficacia, Eficiencia y Efectividad con las

cuentan los procesos del sistema, para tal

entaciones de la Oficina de Planeación (Grupo

fin se deben fortalecer y aclarar estos

Planes y Programas - Grupo SIGI) definir las

conceptos.

fuentes y responsables de información

apropiadas para la medición.





En la formulación y gestión de riesgos es

ustar el procedimiento de Riesgos. Ajustar el

importante valorar los riesgos antes de

ocedimiento de acciones preventivas. .(Grupo

controles y después de controles con el fin

GI) Las direcciones y dependencias aplicaran Rosa Carlina Garcia

de no incurrir en formular planes que

metodología para valorar los riesgos antes y

pueden no sean eficientes por tratarse de

después de su formulación.

acciones que ya se están ejecutando.



Revisar y concertar la aplicación de los

ustar los procesos elaboración de Políticas y conceptos de revisión, verificación y

seño de Normas en los requisitos de Diseño y validación del diseño con los diferentes

Desarrollo con los responsables de las procesos en concordancia con los

dependencias. Divulgar los conceptos de trámites particulares e instancias que

evisión, verificación y validación. Ajustar el surte cada uno de ellos, para que se

rocedimiento de Formulación actualización y facilite su comprensión y aplicabilidad. Rosa Carlina Garcia

eguimiento de proyectos de Inversión y el de Con el fin de aprestar a la entidad para los

ogramas Misionales de Funcionamiento. Los cambios de acuerdo con la versión de la

esponsables de los procesos deben aplicar y NTCGP 1000:2009, es conveniente que

hacer cumplir los requisitos de Diseño y esta revisión se haga extensiva a la

Desarrollo metodología para la formulación de

programas, proyectos y guías

La divulgación, la aplicación y si se

visar los procesos de elaboración de políticas determina necesario la adecuación de los

iseño de normas, para validar la aplicación de formularios: “Elaboración de Políticas y

los formatos. Aplicar los procedimientos de Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y

Rosa Carlina Garcia

anera que su diligenciamiento oriente y facilite Requisitos para la Elaboración de

los usuarios definir los elementos de entrada Proyectos de Ley/acto legislativo,

como elemento base. Decretos, Circulares, Resoluciones de

Carácter General. DN-P-01-F01, buscando





Mejorar la oportunidad en la formalización

de las contrataciones mediante el

Pendiente por definir. Rosa Carlina Garcia

fortalecimiento institucional de la

planeación en la ejecución presupuestal.





PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - COMINUDADES AFROCOLOMBINAN RAIZALES Y PALENQUERAS

elaboraran los memorandos internos dirigidos

Secretaria General, Administrativa, Gestión

mana y Sistema Integrado de Gestión

titucional -SIGI- con el fin de que como

ponsables o coadyuvantes del tema de

hivo, espacios físicos adecuados y tablas de

ención documental, nos brinden el

ompañamiento respectivo, en la adecuación

los archivos, en la elaboración de las tablas

retención documental y adecuación de

pacios para llevar el archivo de conformidad

n la norma que regula la materia. En este caso Mejora continua en el Manejo adecuado de la documentación, Memorando

oficios requiriendo el apoyo corresponderán manejo de la para su correspondiente archivo. Archivo s internos, Coordinadores de grupo

grupo de gestión humana solicitando la documentación y de documentos oportuno y de facil tabla de y servidores públicos de

gnación de pasantes para tal fin y al grupo de archivo que maneja la consulta de acuerdo con las normas retención la D.A.C.N

stión administrativa solicitando el apoyo con direccón. legales al respecto documental.

sonal de correspondencia y archivo y de igual

nera la asesoría en este proceso. A la fecha

han elaborado memorandos internos dirigidos

Secretaria General, Administrativa y la oficina

GI solicitando apoyo en el tema de espacio

co, archivo, asesoría en la elaboración de la

la de retención documental y solicitud de

uipos de cómputo. Se efectuaron los

uerimientos respectivos por parte de esta

ección, para la ubicación de pasantes o de

sonal, teniendo en cuenta que la dirección no

han realizado jornadas de este momento

enta con personal suficiente encapacitación al

erior de la D.A.C.N, y se tienen previstas 3 Convocatori

pacitaciones mas, es decir una por semana. as, correos

Mejorar los niveles de

emás cada uno de los funcionarios firmara un electronicos,

conocimiento con

a de compromiso en la cual se compromete a actas de

relación al Sistema Coordinadores de grupo

tar la página web del Ministerio del Interior y Manejo e implementacion adecuado del compromiso,

Integrado de Gestión y servidores públicos de

justicia en el link SIGI y aplicar los formatos SIGI listados de

Institucional - SIGI- por la D.A.C.N

establecidos. El día viernes 13 de noviembre asistencia a

parte de los Servidores

socializaron con todos los servidores públicos las

públicos

la dirección los hallazgos encontrados en la capacitacion

ditoría interna y se les informo acerca de las es

ciones correctivas.

han realizado jornadas de capacitación al

erior de la D.A.C.N, y se tienen previstas 3

pacitaciones mas, es decir una por semana. Convocatori

emás cada uno de los funcionarios firmara un as, correos

Mejorar los niveles de

a de compromiso en la cual se compromete a electronicos,

conocimiento con

tar la página web del Ministerio del Interior y actas de

relación al Sistema Coordinadores de grupo

justicia en el link SIGI y aplicar los formatos Manejo e implementacion adecuado del compromiso,

Integrado de Gestión y servidores públicos de

establecidos. El día viernes 13 de noviembre SIGI listados de

Institucional - SIGI- por la D.A.C.N

socializaron con todos los servidores públicos asistencia a

parte de los Servidores

la dirección los hallazgos encontrados en la las

públicos

ditoría interna y se les informo acerca de las capacitacion

ciones correctivas. es

ha avanzado en el suministro e información

quejas y reclamos y en consecuencia se

ne analizando la información para hacer los Archivo de

Coordinadores de grupo

rectivos pertinentes. - Elaboración y Medir la satisfacción del Efectiva y adecuada atención a los documentos

y servidores públicos de

icación de la encuesta de satisfacción del cliente requerimentos de los usuarios de quejas y

la D.A.C.N

nte con el apoyo del grupo SIGI. - Suministro reclamos

información en tiempo y adecuada acerca de

ejas y reclamas







vienen tomando medidas de autocorrección

la utilización del formato de registro y

guimiento de los riesgos identificados en el

bproceso de acuerdo a la norma NTC1000-

04. Se solicitara apoyo al equipo de SIGI para

implementación del formato registro al

guimiento de riesgos identificados en el Mejora continua en el Archivo de

bproceso. - Elaboración de oficio mediante el seguimiento y control de registro de Coordinadores de grupo

Efectivo registro de seguimiento a los

al se solicitara al grupo SIGI el formato de los registros en el seguimiento y servidores públicos de

riesgos.

istro al seguimiento de riesgos identificados seguimiento a los a los la D.A.C.N

el subproceso. - Preparación y remisión de riesgos. riesgos.

memorando interno a la oficina administrativa

a secretaria general con el fin de que se

ctué la adecuación de los espacios físicos

cesarios para que los funcionarios públicos

edan manejar correctamente su

cumentación y el archivo de la misma







PLANES DE MEJORAMIENTO AUDITORIAS INDEPENDIENTES DE CONTROL INTERNO



ha dispuesto la conformación al interior de la

ección de un grupo de funcionarios

cargados de la parte administrativa y

supuestal que permita identificar procesos.

Mejora continua en el Wilson Torres Romero

entes de recursos de cooperación , Oportunidad en la información y manejo de Entrega de

manejo de de la Fernando Quintero

mulación de proyectos, presupuesto y la los recursos en la dirección Documentos

direccón en estos temas Quiroga

mulación de indicadores y manejo de plan de

cion, que nos permitira ajustar el seguimiento

ontrol de tareas de la direccón y facilitar la

ma de decisiones.







ctuar una revisión de los indicadores de la

ección para adelantar las correcciones del

so. Es de señalar que en el informe de control

erno No. 18, Se señala que de las 16 metas

ermedias establecidas para la vigencia 2008,

Contar con indicadores

cumplieron 12(75%) y se dejaron de cumplir 4 Wilson Torres y

bien formulados que Adecuada formulación de indicadores de Indicador de

%), lo cual dificulta el logro total de los Fernando Quintero

evaluen la gestión y los gestión gestion

etivos establecidos, al respecto es importante Quiroga

resultados esperados.

ñalar que no es que no se haya cumplido con

metas sino que el indicador esta mal

mulado al señalar numeros exactos de

ultados, por lo que si es necesariorevisar la

mulación de estos indicadores

Tener claridad frente a Funcionario a cargo del

verificará el procedimientoa seguir y se llevar un control de los participantes de la Convocatori

la convocatoria de los proyecto en el momento

optaran las acciones pertinentes capacitación a

participantes. de su ejecución.







ctuar los requeirimientos a las dependencias

tinentes que tienen que ver con este proceso,

hace la claridad de la falta de personal que

ste en la dirección. En este caso los oficios Archivo de

Organizar el archivo y Archivo de documentos oportuno y de facil Funcionarios o

uiriendo el apoyo corresponderan al grupo de documentos

establecer las tablas de consulta de acuerdo con las normas pasantes que sean

stion humana Solicitando la asignación de de la

retencion documental. legales al respecto asignados para tal fin

santes para tal fin y al grupo de gestión dirección

ministrativa solicitando el apoyo con personal

correspondencia y archivo y de igual manera

asesoria en este proceso









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso







es ni soportes a las acciones de mejorameinto

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de

Semanas





Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A





### ### ### 4/15/2010 #









### ### ### 3/15/2010 #









### ### ### 3/15/2010 #

### ### ### 4/15/2010 #









### ### ### 4/15/2010 #









### ### ### 5/15/2010 #









### ### ### 5/15/2010 #









### ### ### 6/15/2010 #









AS

11/13/2009 12/10/2009 3.9









11/13/2009 12/10/2009 3.9









11/13/2009 12/10/2009 3.9

11/13/2009 12/10/2009 3.9









11/13/2009 12/10/2009 3.9









6/11/2009 12/31/2009 29









6/25/2009 6/24/2010 52

7/1/2009 6/30/2010 52









7/1/2009 12/31/2009 26









48%

PLAN DE MEJORAMIENTO



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva

Objetivo de la Acción d









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Mejora

Subproceso



P

1

Para todas las Direcciones se debe

analizar el Decreto 4530 de 2008, con el

objeto de ajustar la caracterización,

procedimientos, formatos y demás

elementos del Sistema de Gestión de la

Dehechos Auditoria externa Calidad, como mecanismo para la

X

Humanos Icontec planificación de trabajo. Se debe

mantener registros de la aplicación de la

documentación en la gestión (tablas de

retención documental). Donde se

requiera debe elaborarse cronogramas

para planificar las actividades a realizar.





2



Verificar en cada proceso que las

actividades, los formatos y demás

documentos definidos en los

procedimientos se cumplan para

reflejar el actuar del MIJ. Elaborar

la tabla de Retención Documental como

mecanismo de control y fácil

Dehechos Auditoria externa

X recuperación de los registros que se

Humanos Icontec

generan en todos los procesos del MIJ.

Los nuevos funcionarios se capacitaran

con la documentación del Sistema

Integrado de Gestión, para lo cual se

deja constancia de asistencia respectiva

con el objeto de que apliquen la

documentación.

4

El Grupo SIGI Ajustara el Procedimiento

de Elaboración y Control de Documentos

con el objeto de definir que todo acto

administrativo que el Ministerio del

Interior y de Justicia elabore, debe

contener los recursos que proceden

frente a los actos administrativos, las

autoridades frente a quienes deben

Dehechos

X interponerse y los plazos, con el fin de

Humanos

dar mayor orientación a los usuarios. Los

responsables de los actos que deban

cumplir este requisito deberán ajustar las

plantillas para garantizar el cumplimiento

del requisito. Los directivos,

coordinadores y funcionarios deberán

verificar su cumplimiento. requisito de

norma.





6

Ajustar el procedimiento de Indicadores

(Grupo SIGI-Planes y programas).

Divulgar el Procedimiento y los

conceptos de eficiencia, eficacia y

efectividad por parte del Grupo SIGI.

Dehechos Las direcciones deben mejorar los

X

Humanos indicadores de Eficacia, Eficiencia y

Efectividad con las orientaciones de la

Oficina de Planeación (Grupo Planes y

Programas - Grupo SIGI) definir las

fuentes y responsables de información

apropiadas para la medición.





8

Ajustar el procedimiento de Riesgos.

Ajustar el Procedimiento de acciones

Dehechos preventivas. .(Grupo SIGI) Las

X

Humanos direcciones y dependencias aplicaran la

metodología para valorar los riesgos

antes y después de su formulación.





10

Ajustar los procesos elaboración de

Políticas y Diseño de Normas en los

requisitos de Diseño y Desarrollo con los

responsables de las dependencias.

Divulgar los conceptos de revisión,

verificación y validación. Ajustar el

Dehechos

X procedimiento de Formulación

Humanos

actualización y seguimiento de proyectos

de Inversión y el de Programas

Misionales de Funcionamiento. Los

responsables de los procesos deben

aplicar y hacer cumplir los requisitos de

Diseño y Desarrollo

11





Revisar los procesos de elaboración de

políticas y diseño de normas, para

validar la aplicación de los formatos.

Dehechos

X Aplicar los procedimientos de manera

Humanos

que su diligenciamiento oriente y facilite

a los usuarios definir los elementos de

entrada como elemento base.









17

Dehechos

X Pendiente por definir.

Humanos







PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN

Se observó que los

Servidores públicos Se diseñará y ejecutará un plan de

desconocen algunos de capacitación interno para reforzar el

los elementos de las Formulación de Conocer a cabalidad e

AUDITORIA conocimiento sobre las caracterizaciones

caracterizaciones de los Políticas y procedimiento de

1 Diseño de

INTERNA DE x de los Proceso Adopción de Políticas y

adopción de política y

Proceso Adopción de CALIDAD de Diseño de Normas. Se solicitará

Políticas y de Proceso Normas Diseño de normas

asesoría técnica por parte del SIGI, en

Diseño de Normas caso de requerirlo.





Se observó que los

Servidores públicos Se diseñará y ejecutará un plan de

desconocen los capacitación interno para reforzar el

Formulación de Conocer a cabalidad lo

procedimientos AUDITORIA conocimiento sobre los procedimientos

Políticas y procedimientos

2 Obligatorios de la NTGP

Diseño de

INTERNA DE x Obligatorios de la NTGP 1000-2004,

obligatorios del Sistem

1000-2004, difundidos en CALIDAD difundidos en la página WEB del MIJ.

Normas de Gestión Instituciona

la página WEB, en Se solicitará asesoría técnica por parte

consecuencia su del SIGI, en caso de requerirlo.

aplicación es deficiente.



PROCESO / SUBPROCESO



Se evidencio que no

existen mecanismos de Enviar un memorando a los servidores

Gestión

seguridad de los AUDITORIA públicos de la Dirección Derechos Evitar que personal no

Documental

1 documentos físicos en el

Derechos

INTERNA DE x Humanos informando que no es permitio autorizado ingrese al

área de archivo al permitir CALIDAD el ingreso al archivo por razones de Área de Archivo

Humanos

el ingreso de los seguridad

funcionarios



Visibilizar en el

Se evidencio que existe un Remitir al Grupo de Gestión

procedimiento para el

procedimiento para el Administrativa del Ministerio el

Gestión manejo y control de la

manejo y control de la AUDITORIA procedimiento para el manejo y control

Documental correspondencia que

2 correspondencia que no se

Derechos

INTERNA DE x de la correspondencia que diseñó la

diseñó la Dirección de

encuentra dentro del CALIDAD Dirección de DDHH, con el objeto de que

Humanos DDHH en el Sistema

Sistema de Gestión de la sea tenido en cuenta en el Proceo de

Integrado de Gestión

Calidad. Gestión Documental

Institucional

El volumen de los

documentos que se

encuentran en el archivo

de la Dirección de de

Se elevará una petición a Secretaría Contar con un espacio

Derechos Humanos

Gestión General, relacionada con la posiblidad adicional para el archiv

requiere realizar AUDITORIA

Documental de contar con un espacio físico adicional de la Dirección teniend

3 transferencia primaria para

Derechos

INTERNA DE x

para la conservación y custodia de la en consideración

abrir espacio a nuevos CALIDAD

Humanos información, teniendo en conideración criterios de seguridad y

documentos que han sido

criterios de seguridad y confiabilidad . confiabilidad .

imposibles archivarlos.

Esta trasferencia requiere

criterios de seguridad y

confiabilidad .



Se evidencia que en el

oficio 21795 del 16 de

octubre de 2009 no cumple

con el formato del Oficio Enviar un memorando a los servidores

que se encuentra en el públicos de la Dirección Derechos

Gestión Cumplir con el

Proceso del SIGI, en el AUDITORIA Humanos informando que en virtud del

Documental prcedimiento

4 cual no aparece la Tabla Derechos

INTERNA DE x proceso de certificación de calidad se

elaboración y control d

de Retención Documental, CALIDAD debe señalar en la parte inferior de los

Humanos documentos

Quien elabora, quien registros el código y nombre de la serie

revisa y quien aprueba el de la tabla de retención documental.

documento









Se evidencia en la carpeta

donde se encuentra el

Identificar los estantes, gabinetes,

oficio No. 2469 del 29 de

Gestión carpetas y carpetas que hacen falta con Cumplir con el

enero de 2009 no presenta AUDITORIA

Documental los rótulos establecidos en el prcedimiento

5 el rotulo de identificación

Derechos

INTERNA DE X

procedimiento “organización y control del organización y control

de carpeta como lo CALIDAD

Humanos archivo de gestión” a partir de la del archivo de gestión

establece el Procedimiento

recomendación

de Organización de

Archivo de Gestión.





Se suguiere realizar

capacitación del tema de

manejo de archivo al Actualizar los

personal que labora en conocimientos de las

este proceso en la Se elevará una petición al Grupo de personas intervienen e

Dirección de Derechos Gestión Gestión Humana, relacionada con la el procesos de gestión

Humanos con el fin de que AUDITORIA

Documental posiblidad de que sean incluidas las docuemntal sobre

6 conozcan y apliquen Derechos

INTERNA DE x

personas que laboran en el archivo en algunas modificacione

algunas modificaciones CALIDAD

Humanos capacitaciones que adelante el Ministerio que se han realizado a

que se han realizado al en esta materia respecto por parte del

respecto por parte del Archivo General de la

Archivo General de la Nación

Nación





PROCESO / SUBPROCESO

Se evidencia que en

algunos registros

guardados en las carpetas

utilizadas para su

conservación, no se señala

en la parte inferior de

éstos, el código y nombre

Enviar un memorando a los servidores

de la serie de la tabla de

Aplicación y públicos de la Dirección Derechos

retención documental Cumplir con el

Ejecución de AUDITORIA Humanos informando que en virtud del

donde se han de archivar y prcedimiento

1 conservar, lo cual se

Normas INTERNA DE X proceso de certificación de calidad se

elaboración y control d

Derechos CALIDAD debe señalar en la parte inferior de los

constituye en una documentos

Humanos registros el código y nombre de la serie

observación,

de la tabla de retención documental.

procedimiento elaboración

y control de documentos

(numeral 4.2.3

NTCGP1000).









Se evidencia que no se

siguen los lineamientos del

procedimiento

“organización y control del

archivo de gestión” para la Identificar los estantes, gabinetes,

Aplicación y

identificación y ubicación carpetas y carpetas que hacen falta con Cumplir con el

Ejecución de AUDITORIA

de los documentos y los rótulos establecidos en el prcedimiento

2 registros del proceso, en

Normas INTERNA DE X

procedimiento “organización y control del organización y control

Derechos CALIDAD

los gabinetes, estantes, archivo de gestión” a partir de la del archivo de gestión

Humanos

carpetas u AZs, lo cual se recomendación

constituye en una no

conformidad (numeral

4.2.4 Control de los

Registros).





No se lleva un registro

adecuado que defina la

Contar con un registro

fuente de información de

adecuado que defina la

los indicadores, las Aplicación y Se elaborarán las hojas de vida de los

fuente de información

variables y responsables Ejecución de AUDITORIA indicadores que hacen falta, teniendo en

de los indicadores, las

3 de su medición y análisis Normas INTERNA DE X cuanta que algunos de éstos cuentan

variables y

periódico, lo cual Derechos CALIDAD con hojas de vida de acuerdo a los

responsables de su

constituye una no Humanos requisitos establecidos por el DNP.

medición y análisis

conformidad, (numeral

periódico

4.1.d,e, 7.5.1.e NTC GP

1000).

No se aplican instrumentos

para medir la satisfacción

del cliente con relación al

cumplimiento de sus Aplicación y Conocer la percepción

requisitos, necesidades o Ejecución de AUDITORIA del cliene sobre el

Diseñar el instrumento para medir el

4 expectativas, lo cual se Normas INTERNA DE X

nivel de satisfacción del cliente

servicio prestado por la

constituye en una no Derechos CALIDAD Dirección de Derechos

conformidad (numeral Humanos Humanos

7.5.1 NTC GP 1000).

Se observa que en la

operación del proceso de

Derechos Humanos se

utilizan formatos que

Tener claridad sobre e

obedecen a convenios de

manejo que se le darán

cooperación y otros que Se elevará una petición formal al

a los formatos que

hacen parte de la Sistema Integrado de Gestión de Calidad

Aplicación y obedecen a convenios

operación normal, los para que se defina la utilización de los

Ejecución de AUDITORIA de cooperación

cuales no están formatos que obedecen a convenios de

5 formalizados por la

Normas INTERNA DE X

cooperación internacional y los formatos

internacional y los

Derechos CALIDAD formatos que se utiliza

normativa interna para el que se utilizan en los espacios

Humanos en espacios

control documental, lo cual interinstitucionales en los que participa la

interinstitucionales en

se constituye en una Dirección

los que participa la

observación (numeral

Dirección

4.2.1.d Generalidades NTC

GP 1000).







Se observa en la carpeta

de comisiones del Director,

que no se están aplicando

los formatos “Solicitud de

autorización de Comisión y Cumplir con el

Utilizar los formatos “Solicitud de

Formato de entrega de prcedimiento

Aplicación y autorización de Comisión y Formato de

informe firmado por el jefe procedimiento Caja

Ejecución de AUDITORIA entrega de informe firmado por el jefe

inmediato” de acuerdo con Menor de Viáticos y

6 Normas INTERNA DE X inmediato” de acuerdo con el

el procedimiento Caja Gastos de Viaje del

Derechos CALIDAD procedimiento Caja Menor de Viáticos y

Menor de Viáticos y proceso transversal de

Humanos Gastos de Viaje del proceso transversal

Gastos de Viaje del Gestión del Talento

de Gestión del Talento Humano

proceso transversal de Humano

Gestión del Talento

Humano. No conformidad





Existen varios modelos de

actas que no se ajustan a

los lineamientos

establecidos en el

procedimiento elaboración

y control de documentos Aplicación y

del SIGI, ej acta de apoyo Unificar los formatos porpios de la

Ejecución de AUDITORIA Tener homogeneidad e

de reubicación temporal Dirección que no se encuentran

7 Normas INTERNA DE X

documentados en el SIGI, con el objeto

los formatos propios de

del 28 de octubre de 2009 Derechos la Dirección

CALIDAD

(entrega de medidas). de remitirlos para su publicación

Humanos

Observación,

(procedimiento elaboración

y control de documentos

del SIGI)

Se observa que en el área

de correspondencia

externa se tiene represada

8 paquetes de solicitudes

enviadas a la Dirección

desde el mes de octubre a

la fecha; las cuales aun no Ingresar al sistema de

Aplicación y

han sido registrada en el información la

Ejecución de AUDITORIA

Sistema de Información, Contratar una persona adicional para el correspondecia

8 para luego ser

Normas INTERNA DE X

área de correspondencia represada y

Derechos CALIDAD

direccionada al funcionario direccionarla al servido

Humanos

responsable para dar correspondiente

respuesta al usuario, lo

cual se constituye en una

no conformidad, (numeral

4.1.d, Objetivos de Calidad

vigentes y 6.1. a

NTCGP1000:2004)





AUDITORIAS INDE

1 En general se detectaron y DIRECCION DE AUDITORIA Ejercer mayor control sobre la supervisión de Fortalecer la acción de

verificaron serias fallas en el DERECHOS INDEPENDIENTE DE contratos. supervisión de los contratos

ejercicio de las funciones que deben HUMANOS CONTROL INTERNO derevados de la Fiucia Pública

cumplir los supervisores de los 187 de 2007.

contratos.

1 En general se detectaron y DIRECCION DE AUDITORIA Realizar un control periódico a la supervisión de los Fortalecer la acción de

verificaron serias fallas en el DERECHOS INDEPENDIENTE DE contratos por parte de la Dirección, adicional a la que supervisión de los contratos

ejercicio de las funciones que deben HUMANOS CONTROL INTERNO realizan los supervisores. derevados de la Fiucia Pública

cumplir los supervisores de los 187 de 2007.

contratos.





2 No existe organización en el DIRECCION DE AUDITORIA Continuar solicitando las certificaciones para contratar Mejorar el procedimiento para l

proceso de evaluación, selección y DERECHOS INDEPENDIENTE DE como se ha venido realizando ante la Oficina de contratación del personal por

contratación del personal por parte HUMANOS CONTROL INTERNO Gestión Humana parte de la empresa temporal

de la temporal “Seleccionemos de "seleccionesmos de Colombia"

Colombia”.







2 No existe organización en el DIRECCION DE AUDITORIA Ajustar el procedimiento para contratar a través de la Mejorar el procedimiento para l

proceso de evaluación, selección y DERECHOS INDEPENDIENTE DE empresa temporal contratación del personal por

contratación del personal por parte HUMANOS CONTROL INTERNO parte de la empresa temporal

de la temporal “Seleccionemos de "seleccionesmos de Colombia"

Colombia”.



3 La Dirección de Derechos Humanos DIRECCION DE AUDITORIA Utilizar los benficios acumulados a la fecha, derivados Brindarle a la Dirección de

ha utilizado “tiquetes beneficio” DERECHOS INDEPENDIENTE DE de los contratos de tiquetes aéreos, para la expedición Derechos Humanos un

recibidos del Convenio Corporativo HUMANOS CONTROL INTERNO de tiquetes a los beneficiarios del Programa de mecanismo que le permita

de millas, celebrado con Avianca, en Protección y a los funcionarios y contratistas en maximizar los beneficios

actividades diferentes a la razón de cumplimiento de funciones inherentes a su cargo, recibidos a través del contrato

ser del Programa de Protección. hasta donde las restricciones para su utilización lo celebrado con Avianca

permitan.









3 La Dirección de Derechos Humanos DIRECCION DE AUDITORIA Realizar la gestión ante Avianca para lograr que a Brindarle a la Dirección de

ha utilizado “tiquetes beneficio” DERECHOS INDEPENDIENTE DE cambio de acumular millas y pesos beneficio, se Derechos Humanos un

recibidos del Convenio Corporativo HUMANOS CONTROL INTERNO otorgue un descuento directo sobre los pasajes aéreos mecanismo que le permita

de millas, celebrado con Avianca, en que se utilicen, dada la dificultad que existe para maximizar los beneficios

actividades diferentes a la razón de utilizar este tipo de beneficio. recibidos a través del contrato

ser del Programa de Protección. celebrado con Avianca





4 Existen desigualdad en la DIRECCION DE AUDITORIA Realizar una revisión de las funciones desempeñadas Realizar un diagnóstico de la

remuneración respecto del personal DERECHOS INDEPENDIENTE DE por el personal que labora en la Dirección situación señalada por la

de planta y contratista con el mismo HUMANOS CONTROL INTERNO auditoria para adoptar las

nivel de responsabilidad, medidas que sean necesarias

desempeñando funciones similares.

4 Existen desigualdad en la DIRECCION DE AUDITORIA Adoptar una política integral para la contratación de Realizar un diagnóstico de la

remuneración respecto del personal DERECHOS INDEPENDIENTE DE personal situación señalada por la

de planta y contratista con el mismo HUMANOS CONTROL INTERNO auditoria para adoptar las

nivel de responsabilidad, medidas que sean necesarias

desempeñando funciones similares.





5 En la ejecución de la Fiducia No DIRECCION DE AUDITORIA Actualizar el Manual de Contratación de la Fiducia 187 Mantener actualizado el manua

187/07 se utilizan modalidades de DERECHOS INDEPENDIENTE DE de 2007, especialmente en cuanto las obligaciones de de contratación.

selección de contratación, no HUMANOS CONTROL INTERNO cada una de las partes y en lo que se refiere a las

establecidas en la Ley: Contratación modalidades de contratación.

Excepcional

6 La asignación de vehículos a DIRECCION DE AUDITORIA Asignar de manera permanante los vehículos Acatar la observación de la

personas no autorizadas en la DERECHOS INDEPENDIENTE DE destinados para relevos y el de apoyo a los Programas Oficina de Control Interno

normatividad vigente, contraviene HUMANOS CONTROL INTERNO de Protección de Víctimas y Testigos en el marco de la

las medidas de austeridad del gasto Ley de Justicia y Paz y de Población en Situación de

y podría configurarse en destinación Desplazamiento. Se hace claridad en cuanto a que la

diferente dada a los recursos del Dirección DDHH, no podrá suplir reemplazos

tesoro nacional destinados al temporales de vehículos que requieran mantenimiento

Programa de Protección de la correctivo.

Dirección de Derechos Humanos.



7 Se entregan vehículos a los DIRECCION DE AUDITORIA Revisar y ajustar el acta de entrega de los vehículos Mejorar el acta de entrega que

beneficiarios del programa de DERECHOS INDEPENDIENTE DE de protección asignados a los beneficiarios de acuerdo se venía trabajando para la

protección, sin el cumplimiento de HUMANOS CONTROL INTERNO con los requerimientos de la Oficina de Control asignación de los vehículos,

los requisitos mínimos Interno. tanto de propieda del Ministerio

indispensables, que permitan así como los alquilados,

garantizar el buen uso y cuidado de ampliando los derechos y

los mismos. obligaciones de las personas

7 Se entregan vehículos a los DIRECCION DE AUDITORIA Solicitar la adopción del acta ajustada a los demás que son beneficiarias de este

Mejorar el acta de entrega que

beneficiarios del programa de DERECHOS INDEPENDIENTE DE administradores de vehículos asignados a los se venía trabajando para la

protección, sin el cumplimiento de HUMANOS CONTROL INTERNO beneficiarios del Programa de Protección. asignación de los vehículos,

los requisitos mínimos tanto de propieda del Ministerio

indispensables, que permitan así como los alquilados,

garantizar el buen uso y cuidado de ampliando los derechos y

los mismos. obligaciones de las personas

que son beneficiarias de este

tipo de medida.



8 Se suministra combustible a DIRECCION DE AUDITORIA Diseñar un procedimiento para la entrega de vales Mejorar el acta de entrega de

vehículos de esquemas que no se DERECHOS INDEPENDIENTE DE intercambiables por combustible atendiendo la los vales de combustible, para

encuentran relacionados dentro del HUMANOS CONTROL INTERNO observación. especificar la procedencia del

parque automotor que administra la vehículo al que se le asigna es

Dirección de Derechos Humanos. insumo para el fincionamiento

de los esquemas de protección

asignados.





8 Se suministra combustible a DIRECCION DE AUDITORIA Aclarar en las actas de entrega de combustible, si el Mejorar el acta de entrega de

vehículos de esquemas que no se DERECHOS INDEPENDIENTE DE vehículo es de propiedad del Ministerio del Interior y los vales de combustible, para

encuentran relacionados dentro del HUMANOS CONTROL INTERNO de Justicia o si es un vehículo alquilado asignado a un especificar la procedencia del

parque automotor que administra la beneficiario del Programa de Protección vehículo al que se le asigna es

Dirección de Derechos Humanos. insumo para el fincionamiento

de los esquemas de protección

asignados.



9 Los inventarios se encuentran DIRECCION DE AUDITORIA Actualizar los inventario de la Dirección DDHH Mejorar el seguimiento de la

desactualizados, incluyendo los DERECHOS INDEPENDIENTE DE ubicación y destinación de los

inventarios del parque automotor. HUMANOS CONTROL INTERNO vehículos del Programa de

Protección

N DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN

Fecha de

Unidad de Fecha de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Descripción del resultado de la Meta Medida de la Responsable finalización

Mejora DD/MM/AAA

Meta DD/MM/AAAA

A

PROCESO - SUBPROCESO

### ### ### 4/15/2010 #





Revisar los objetivos de los procesos y las

actividades que desarrollan con el fin de

garantizar que este despliegue y/o la

documentación soporte (documentos y

Rafael Bustamante

registros) permitan evidenciar cómo el

Perez

proceso ejecuta todas las actividades que le

han sido asignadas y le corresponden de

acuerdo con su misionalidad. Ej. Vigilancia y

participación Ciudadana - Registro de Libros









### ### ### 3/15/2010 #





En relación con las actividades que se

tienen descritas en las funciones, procesos

y/o procedimientos la revisión debe

orientarse a verificar que estos documentos

reflejan el actuar actual de la entidad,

incluidas las mejoras o cambios que se

hayan realizado, buscando entre otros

Rafael Bustamante

aspectos que la documentación sea el

Perez

soporte para los procesos de capacitación y

formación de nuevos funcionarios. Ej.

Proceso diagnóstico, seguimiento y

control del sistema carcelario,

seguimiento a cartas de internos-

realización de comités

### ### ### 3/15/2010 #









En los casos que aplique, indicar en la

resolución los recursos que proceden frente

a los actos administrativos, las autoridades Rafael Bustamante

frente a quienes deben interponerse y los Perez

plazos, con el fin de dar mayor orientación a

los usuarios.









### ### ### 4/15/2010 #









La formulación de los indicadores buscando

que cuando sea aplicable se establezcan

mediciones de eficiencia y efectividad con Rafael Bustamante

base en los datos con que cuentan los Perez

procesos del sistema, para tal fin se deben

fortalecer y aclarar estos conceptos.









### ### ### 4/15/2010 #

En la formulación y gestión de riesgos es

importante valorar los riesgos antes de

controles y después de controles con el fin Rafael Bustamante

de no incurrir en formular planes que Perez

pueden no sean eficientes por tratarse de

acciones que ya se están ejecutando.





### ### ### 5/15/2010 #

Revisar y concertar la aplicación de los

conceptos de revisión, verificación y

validación del diseño con los diferentes

procesos en concordancia con los trámites

particulares e instancias que surte cada

uno de ellos, para que se facilite su

Rafael Bustamante

comprensión y aplicabilidad. Con el fin de

Perez

aprestar a la entidad para los cambios de

acuerdo con la versión de la NTCGP

1000:2009, es conveniente que esta

revisión se haga extensiva a la metodología

para la formulación de programas,

proyectos y guías

### ### ### 5/15/2010 #

La divulgación, la aplicación y si se

determina necesario la adecuación de los

formularios: “Elaboración de Políticas y

Lineamientos Sectoriales FP-P01-F01” y

Requisitos para la Elaboración de Proyectos

de Ley/acto legislativo, Decretos, Circulares, Rafael Bustamante

Resoluciones de Carácter General. DN-P- Perez

01-F01, buscando que su diligenciamiento

oriente y facilite a los usuarios a determinar

los elementos de entrada del diseño y a

registrar las actividades de revisión de las

mismas.



### ### ### 6/15/2010 #

Mejorar la oportunidad en la formalización

de las contrataciones mediante el Rafael Bustamante

fortalecimiento institucional de la planeación Perez

en la ejecución presupuestal.



SO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ DERECHOS HUMANOS









Conocer a cabalidad el Coordinadores de

procedimiento de Grupo, Líderes de

1 plan diseñado y ejecutado 1 11/18/2009 12/4/2009

adopción de política y Áreas y Asistente de

Diseño de normas Dirección de Derechos









Conocer a cabalidad los Coordinadores de

procedimientos Grupo, Líderes de

1 plan diseñado y ejecutado 1 11/18/2009 12/4/2009

obligatorios del Sistema Áreas y Asistente de

de Gestión Institucional Dirección de Derechos









PROCESO / SUBPROCESO: GESTION DOCUMENTAL - DERECHOS HUMANOS







Evitar que personal no

servidores públicos informados sobre el 1 Director de Derechos

autorizado ingrese al 11/26/2009 11/27/2009

acceso al Área de Archivo Memorando Humanos

Área de Archivo









Visibilizar en el

procedimiento para el

manejo y control de la

1

correspondencia que Director de Derechos

Porcedimietno publicado Procedimien 11/26/2009 12/4/2009

diseñó la Dirección de Humanos

to

DDHH en el Sistema

Integrado de Gestión

Institucional

Contar con un espacio

adicional para el archivo

de la Dirección teniendo 1 Director de Derechos

1 Petición elevada a Secretaría General 11/26/2009 12/4/2009

en consideración Petición Humanos

criterios de seguridad y

confiabilidad .









Cumplir con el servidores públicos informados sobre la

prcedimiento utilización en la parte inferior de los registros 1 Director de Derechos

11/18/2009 11/19/2009

elaboración y control de el código y nombre de la serie de la tabla de Memorando Humanos

documentos retención documental









El 100% de los estantes, gabinetes,

Cumplir con el

carpetas y carpetas están identificacdos con

prcedimiento

los rótulos establecidos en el procedimiento 100% Área de Archivo 11/19/2009 1/31/2010

organización y control

organización y control del archivo de

del archivo de gestión

gestión” a partir de la recomendación









Actualizar los

conocimientos de las

personas intervienen en

el procesos de gestión

docuemntal sobre 1 Petición elevada al Grupo de Gestión 1 Director de Derechos

11/26/2009 12/4/2009

algunas modificaciones Humana Petición Humanos

que se han realizado al

respecto por parte del

Archivo General de la

Nación







PROCESO / SUBPROCESO : APLICACIÓN DE NORMAS DERECHOS HUMANOS

Cumplir con el servidores públicos informados sobre la

prcedimiento utilización en la parte inferior de los registros 1 Director de Derechos

11/18/2009 11/19/2009

elaboración y control de el código y nombre de la serie de la tabla de Memorando Humanos

documentos retención documental









El 100% de los estantes, gabinetes,

Cumplir con el

carpetas y carpetas están identificacdos con Coordiandores de

prcedimiento

los rótulos establecidos en el procedimiento 100% Grupo y líderes de 11/19/2009 1/31/2010

organización y control

organización y control del archivo de Áreas

del archivo de gestión

gestión” a partir de la recomendación









Contar con un registro

adecuado que defina la

fuente de información

2 Coordiandores de

de los indicadores, las 2 hojas de vida de los indicadores que

Hojas de Grupo y líderes de 11/18/2009 12/4/2009

variables y hacen falta

vida Áreas

responsables de su

medición y análisis

periódico









Conocer la percepción

del cliene sobre el 1 Coordinadores de

Contar con un instrumento que mida el nivel

servicio prestado por la instrumento Grupo y lìderes de 11/18/2009 12/4/2009

de satisfacciòn del cliente

Dirección de Derechos elaborado áreas

Humanos

Tener claridad sobre el

manejo que se le darán

a los formatos que

obedecen a convenios

de cooperación

1 Director de Derechos

internacional y los 1 Petición elevada al SIGI 11/18/2009 11/20/2009

Petición Humanos

formatos que se utilizan

en espacios

interinstitucionales en

los que participa la

Dirección









Cumplir con el

El 100% de las solicitudes de autorización

prcedimiento

de comisión y formato de entrega de

procedimiento Caja

infrome firmado por el jefe inmediato están

Menor de Viáticos y Director de Derechos

conformes a los establecido en 100% 11/11/2009 12/31/2009

Gastos de Viaje del Humanos

procedimiento Caja Menor de Viáticos y

proceso transversal de

Gastos de Viaje del proceso transversal de

Gestión del Talento

Gestión del Talento Humano

Humano









Tener homogeneidad en Coordinadores de

100% Formatos propios de la Dirección

los formatos propios de 100% Grupo y lìderes de 11/17/2009 12/4/2009

publicados en el SIGI

la Dirección áreas

Ingresar al sistema de

información la

1 Coordinador Grupo de

correspondecia

Persona contratada Persona Ejecución para la 11/17/2009 12/4/2009

represada y

contratada Seguriad

direccionarla al servidor

correspondiente









AUDITORIAS INDEPENDIENTES DE CONTROL INTERNO

Fortalecer la acción de 100% de los contratos suscritos con informes de 100 Alfredo Mendoza Fortich 01/09/2008 12/31/2009

supervisión de los contratos supervisión mensual. Mantener una supervisión efectiva

derevados de la Fiucia Pública sobre la ejecución de los contratos. % de los contratos

187 de 2007. suscritos por la Dirección de Derechos Humanos que

cuentan con informe de supervisión

Fortalecer la acción de 10 Informes mensuales sobre las etapas precontractual, 10 Alfredo Mendoza Fortich 01/03/2009 12/31/2009

supervisión de los contratos contractual y postcontractual de los contratos dereviados

derevados de la Fiucia Pública de la fiducia pública No 187 de 2007 Hacer seguimiento

187 de 2007. mensual sobre los contratos derivados de la fiducia pública

No 187 de 2007 # de informes mensuales





Mejorar el procedimiento para la 100% contratos de personal para la Dirección de Derechos 100 Alfredo Mendoza Fortich 01/01/2009 12/31/2009

contratación del personal por Humanos cuentan con la autorización para su suscripción

parte de la empresa temporal Mantener un control sobre la contratación de personal a

"seleccionesmos de Colombia" través de la empresa temporal % de contratos de personal

para la Dirección de Derechos Humanos que cuentan con

la autorización para su suscripción





Mejorar el procedimiento para la Un Reglamento ajustado e implementado Ajustar el 1 Alfredo Mendoza Fortich 01/02/2009 31/12/2009

contratación del personal por reglamento para la contratación a través de la empresa

parte de la empresa temporal temporal "Seleccionemos de Colombia" e implementarlo .

"seleccionesmos de Colombia" Reglamento





Brindarle a la Dirección de 100% de los benficios derivados de los tiquetes aéreos son 100 Alfredo Mendoza Fortich 01/01/2009 31/12/2009

Derechos Humanos un utilizados por los benficiarios del Programa de Protección,

mecanismo que le permita así como para funcionarios y contratistas en cumplimiento

maximizar los beneficios de funciones inherentes a su cargo, hasta donde las

recibidos a través del contrato restricciones para su utilización lo permitan. Maximizar los

celebrado con Avianca beneficios derivados del contrato celebrado con Avianca

% de benficios derivados de los tiquetes aéreos que son

utilizados por los benficiarios del Programa de Protección,

así como para funcionarios y contratistas en cumplimiento

de funciones inherentes a su cargo, hasta donde las

restricciones para su utilización lo permitan.



Brindarle a la Dirección de 1 convenio suscrito con Avianca para lograr un descuento 1 Alfredo Mendoza Fortich 4/1/2009 7/30/2009

Derechos Humanos un en los pasajes aéreos que reemplazaría los beneficios

mecanismo que le permita derivados del contrato vigente. Maximizar los beneficios

maximizar los beneficios derivados del contrato celebrado con Avianca Convenio

recibidos a través del contrato suscrito con Avianca

celebrado con Avianca





Realizar un diagnóstico de la Un protocolo documentado Establecer un protocolo 1 Alfredo Mendoza Fortich 1/1/2009 2/1/2009

situación señalada por la documentado de las medidas adoptadas por la Dirección

auditoria para adoptar las de acuerdo con los resultados del diagnóstico realizado

medidas que sean necesarias Protocolo documentado

Realizar un diagnóstico de la 100% contratos con autorización del Ministro y de la 100 Alfredo Mendoza Fortich 1/1/2009 12/31/2009

situación señalada por la Secretaria General. Mantener un control sobre la

auditoria para adoptar las contratación de personal % de contratos que cuentan con

medidas que sean necesarias autorización del Ministro y de la Secretaria General.







Mantener actualizado el manual Un Manual de contratación actualizado Mantener 1 Alfredo Mendoza Fortich 3/1/2009 4/30/2009

de contratación. actualizado el manual de contratación. Manual de

contratación







Acatar la observación de la Ningún vehículo asignados para relevos o de apoyo para 0 Alfredo Mendoza Fortich 2/1/2009 12/31/2009

Oficina de Control Interno los Programas de Protección de Víctimas y Testigos en el

marco de la Ley de Justicia y Paz y de Población en

Situación de Desplazamiento. Asignar todos los vehículos

que cumplían funciones de relevos o apoyo a los

Programas de Protección de Víctimas y Testigos en el

marco de la Ley de Justicia y Paz y de Población en

Situación de Desplazamiento. # de vehículos asignados

para relevos o de apoyo para los Programas de Protección

de Víctimas y Testigos en el marco de la Ley de Justicia y

Mejorar el acta de entrega que Acta de entrega de en Situación de Desplazamiento.

Paz y de Población vehículos ajustada. Incorporar, de 1 Alfredo Mendoza Fortich 1/15/2009 1/30/2009

se venía trabajando para la manera amplia, en el acta de entrega de los vehículos los

asignación de los vehículos, derechos y deberes de las personas beneficiadas con esta

tanto de propieda del Ministerio medida de protección. Acta de entrega de vehículos

así como los alquilados,

ampliando los derechos y

obligaciones de las personas

que son beneficiarias de este

Mejorar el acta de entrega que Una solicitud de adopción del acta ajustada elevada a los 1 Alfredo Mendoza Fortich 2/1/2009 3/30/2009

se venía trabajando para la demás administradores de vehículos asignados a los

asignación de los vehículos, beneficiarios del Programa de Protección Socializar los

tanto de propieda del Ministerio cambios incorporados al acta de entrega de los vehículos

así como los alquilados, Acta de entrega de vehículos socializada

ampliando los derechos y

obligaciones de las personas

que son beneficiarias de este

tipo de medida.



Mejorar el acta de entrega de Un Procedimiento para entrega de vales intercambiables 1 Alfredo Mendoza Fortich 2/1/2009 4/30/2009

los vales de combustible, para por combustible implementado. Ajustar el procedimiento de

especificar la procedencia del entrega de vales de gasolina # de procedimiento para

vehículo al que se le asigna este entrega de vales intercambiables por combustible

insumo para el fincionamiento

de los esquemas de protección

asignados.





Mejorar el acta de entrega de 100 % de las actas de entrega de combustible con su 1 Alfredo Mendoza Fortich 3/11/2009 12/31/2009

los vales de combustible, para respectiva aclaración sobre la propiedad del vehículo.

especificar la procedencia del Aclarar, en las actas de entrega de combustible, la

vehículo al que se le asigna este propiedad del vehículo % de actas de entrega de

insumo para el fincionamiento combustible que cuentan con su respectiva aclaración

de los esquemas de protección sobre la propiedad del vehículo.

asignados.



Mejorar el seguimiento de la 100% de los inventarios actualizados Mantener 100 Alfredo Mendoza Fortich 2/1/2009 12/31/2009

ubicación y destinación de los actualizados los inventarios de la Dirección % de los

vehículos del Programa de inventarios que han sido actualizados

Protección

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Semanas









Acciones Ejecutadas- Registro de







la meta

los resultados de las acciones

.Observaciones del auditor

Se entregaron listas de

asistencia capacitación de

2.40 los días 18, 26, 27 y 30 de CUMPLIDA



noviembre y 1 y 3 de

diciembre del año en curso









Se entregó Plan de

2.40 CUMPLIDA

capactiación interno









se realizo y envio

0.14 cumplida

memorando









El procedimiento esta

elaborado, asi mismo el

2 oficio remisorio, ambos cumplida



estan a la espera de la

firma

2 esta elborado falta firma cumplida









se envio memorando sobre

0.14 codificaciond e la tabla el cumplida



dia 18/11/2009









10









la peticion esta elaborada,

2 cumplida

falta la firma del jefe.

0.14









2.4









2.4

0.42









4









2.4

2.4









69 Hallazgo corresponde al hallazgo No 9 de PM

CGR donde esta reportado con 100%









44 No se ha cumplido Aun, aun no se ha vencido









52 Sujeto a Verificacion de Cumplimineto se

anexo protocolo de contratación









48 No se ha cumplido/ No se ha vencido









52 se anexo Convenio Con avianca









17 No se ha cumplido/ No se ha vencido









4 Sujeto a Verificacion

52 Sujeto a Verificacion









9 No se ha cumplido









48 Sujeto a Verificacion









2 Se anexo acta de entrega









8 Sujeto a Verificacion de socializacion









13 Se anexan actas de entrega de vales y

protocolo









42 Se anexan actas de entrega de vales









48 No se Ha cumplido/ No se ha vencido

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NOR

No se siguen los lineamientos Con los documentos

Ajustar los documentos ajustados a la norma,

del procedimiento elaboración y

control de documentos, la adelantados, o cuando podrán unificarse los

Formulación y Seguir los lineamientos requisitos y actualizar el

caracterización y el corresponda, los planes

adopción de de forma para la trabajo elaborado en la

procedimiento de formulación de acción que los

1 de políticas vigente desde el 10

políticas y 1 X

desarrollan, a los

formulación y adopción Dirección

Diseño de de políticas y diseño de

de agosto de 2009 (Numeral procedimientos y

7.3). normas normas

manuales estipulados

en el SIGI

No se lleva un registro Con los indicadores

adecuado para la medición de establecidos, se evaluará,

de manera más clara, el

los indicadores señalados para

Formulación y Diseñar el registro para cumplimiento de la labor

el plan de acción y los

adopción de alimentar Evaluar la prestación de formulación y

definidos para los procesos de adopción de política

2 formulación de políticas y políticas y 1 X periódicamente el del servicio y los criminal y penitenciaria,

diseño de normas, (numeral Diseño de resultado de los productos ofrecidos teniendo en cuenta

4.1.c, e, f; 7.5.1.e NTC GP normas indicadores de gestión número de documentos,

1000). reuniones, compromisos,

acciones, etc.



No se realiza medición directa A partir de la definición

de la satisfacción del cliente

Ajustar al perfil del de las estrategias, de

Diseñar herramientas

sobre los productos elaborados Formulación y cliente de la DPCP, las acuerdo con el perfil de

que midan el grado de los clientes de la DPCP,

por la Dirección (numerales adopción de herramientas aprobadas

satisfacción del cliente, se avanzará en la

3 7.2.3 y 8.2.1) políticas y 1 X (procesos de

acorde con su perfil, medición de los índices

Diseño de participación) para de satisfacción.

entorno y capacidad de

normas medir la satisfacción del

respuesta.

cliente.

Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ POLITICA CRIMIINAL Y PENITENCIARIA

Con los documentos

ajustados a la norma,

podrán unificarse los

requisitos y actualizar el









31.14

trabajo elaborado en la

Documentos

Dirección Funcionarios DPCP 1/1/2010 8/7/2010

ajustados









Con los indicadores

establecidos, se evaluará,

de manera más clara, el

cumplimiento de la labor

de formulación y

2.00





adopción de política Registro

Funcionarios DPCP 12/1/2009 12/15/2009

criminal y penitenciaria, diseñado

teniendo en cuenta

número de documentos,

reuniones, compromisos,

acciones, etc.



A partir de la definición

de las estrategias, de

acuerdo con el perfil de

los clientes de la DPCP,

Estrategias de

2.00









se avanzará en la

medición de los índices

medición de Funcionarios DPCP 12/1/2009 12/15/2009

de satisfacción. satisfacción

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE

1. No aplicación del proceso Formulacion y Audi X 1. En cuanto a los dos Ajustar a la carac Los Documentos

de formulación y adopción Adopcion de toria procesos el de terizacion de cada que hasta el

de política y Diseño de Politica. Inter formulación y adopción proceso las diferentes momento dan

Normas. (numeral 7.3). Diseño de na de política y el de actividades que hemos cuenta de la

Los auditados no Normas. diseño de normas, adelantado en el marco aplicación de estos

presentaron documentos ajustaremos las de la formulacion de la dos grandes

que evidencien el actividades que Politica Antidrogas y la procesos se

cumplimiento de los adelanta la direccion reforma a la ley 30 de ajustaran a los

procesos. con respecto a estos 1986. formatos

dos grandes ejes en establecidos y

cuanto al planear, agotaremos las

hacer, verificar y actuar. actividades que

2. Aplicaremos los debemos cumplir

formatos establecidos para estos dos

para estos procesos. temas.

Solo en esa medida se

evidencian los avances

que hasta el momento

hemos tenido en cuanto

a estos dos procesos.

Que cabe aclarar son

documentos de avance

en los dos procesos que

fueron socializados con

los auditores.

2. No se ha dado la Audi X Se capacito a los 1. Capacitar a los Los funcionarios

capacitación adecuada en toria funcionarios de la funcionarios de la de la Direccion se

el tema de calidad al Inter Direccion en el tema de Direccion en el proceso capacitaron en

personal de la dirección na calidad y se termino la de calidad para que cuanto al tema de

(numeral 5.1.a y 5.5.3). caracterizacion de mejoren la ejecucion de calidad de tal

Los funcionarios procesos de la oficina, sus actividades. manera que sus

manifiestan que han la cual ya fue entregada 2. Terminar y ajustar la actividades han ido

recibido acompañamiento al Grupo SIGI. caracterizacion de los en constante

para la caracterización del procesos de la mejora al igual que

proceso, el cual no ha sido Direccion. los productos

terminado. resultantes.

Se realizo la

caracterización de

la oficina de

acuerdo a los

procesos que son

propios de la

misma.







3. No se sigue el proceso de Audi X Los funcionarios de la Organizar Documentos del

la organización y control de toria direccion organizamos adecuadamente los archivo

archivo de gestión Inter el archivo, de tal manera documentos de gestion organizados en

(numeral 4.2.4 de la na que las carpetas se que permitan el acceso carpetas y

NTCGP1000). Las encuentran fácil a la información de rotulados

carpetas de archivo no debidamente rotuladas y todos los procesos adecuadamente.

están debidamente archivadas de acuerdo a estratégicos, misionales

rotuladas ni archivadas de cada proceso misional y y de apoyo de la

acuerdo con el tal y como lo señala el Direccion Politica de

procedimiento para la procedimiento para la Lucha contra las Drogas

organización del Archivo organización del y Actividades

de Gestión GD-P-01. La archivo. relacionadas.

tabla de retención

documental se encuentra

en proceso de elaboración.

4. No se lleva un registro Formulacion y Audi X En cuanto a los dos Hacer un registro Los Documentos

adecuado para la medición Adopcion de toria procesos el de ordenado y adecuado que hasta el

de los indicadores Politica. Inter formulación y adopción de las actividades que momento dan

señalados para el plan de Diseño de na de política y el de implica cada proceso de cuenta de la

acción y los definidos para Normas. diseño de normas, tal manera que refleje el aplicación de estos

los procesos de ajustaremos las cumplimiento de los dos grandes

formulación de políticas y actividades que indicadores procesos se

diseño de normas, adelanta la direccion establecidos. ajustaran a los

(numeral 4.1.c, e, f; 7.5.1.e con respecto a estos formatos

NTCGP 1000). dos grandes ejes en establecidos y

cuanto al planear, agotaremos las

hacer, verificar y actuar. actividades que

2. Aplicaremos los debemos cumplir

formatos establecidos para el

para estos procesos. cumplimiento de

Solo en esa medida se los indicadores.

evidencian los avances

que hasta el momento

hemos tenido y el nivel

de cumplimiento de los

indicadores en cuanto a

estos dos procesos.









5. Las plantillas de Audi X Los funcionarios de la Elaborar La elaboracion de

elaboración de toria Direccion nos adecuadamente las la correspondencia

correspondencia no se Inter encontramos aplicando correspondencia de tal se ajusta a la tabla

están aplicando conforme na en la elaboración de manera que permitan el de retención

al procedimiento de correspondencia el acceso fácil a la documental y por

elaboración y control de procedimiento información de todos los lo tanto dara

documentos adecuado. procesos estratégicos, cuenta del proceso

misionales y de apoyo al que pertenece,

de la Direccion Politica el responsable de

de Lucha contra las la elaboracion y de

Drogas y Actividades la revision.

relacionadas.





6. No se realiza medición Formulacion y Audi X Consideramos que si se Realizar una medicion Productos

directa de la satisfacción Adopcion de toria ha realizado una constante de la misionales

del cliente sobre los Politica. Inter medicion directa de la satisfacción del cliente mejorados de

productos elaborados por Diseño de na satisfaccion que sobre los productos acuerdo a los

la Dirección Normas. nuestros clientes han elaborados por la ajustes realizados

tenido con respecto a Dirección por nuestros

los productos clientes.

elaborados. De hecho

hemos realizado

reuniones de trabajo,

nos han llegado

comentarios de manera

escrita, etc..

7. Falta de apoyo de la Alta Audi X El Director seguira Gestionar el apoyo Incremento en el

Dirección (numerales 5.1; toria gestionando ante la alta logistico y administrativo personal

6.1 y 6.3). De acuerdo con Inter Dirección el para el mejor profesional de la

las funciones que tiene la na nombramiento de los funcionamiento de la Direccion y

dirección, se verificó que el profesionales que faltan Direccion. mejores

personal profesional con para completar el instalaciones

que cuenta la Dirección es nuemro de funcionarios fisicas de la

de cuatro (4) y el estudio requeridos. En cuanto a oficina.

de reestructuración señaló los equipos de computo

que se requerían seis (6). ya se realizo la

Igualmente se evidenció asignacion de unos

que los equipos no son los nuevos.

más adecuados para el

cumplimiento de las

labores y las instalaciones

de cableado estructurado

no cuentan con canaletas

y otros elementos de

seguridad.









Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

N DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ LUCHA CONTRA LAS DROGAS

Los Documentos Documentos Director y equipo de 11/17/2009 12/17/2009

que hasta el de avance trabajo.

momento dan de los dos

cuenta de la procesos.

aplicación de estos

dos grandes

procesos se

ajustaran a los

formatos

establecidos y

agotaremos las

actividades que

debemos cumplir

para estos dos

temas.

4.29

2.00

Los funcionarios Documento Director y equipo de 10/26/2009 11/6/2009

de la Direccion se de trabajo.

capacitaron en caracterizaci

cuanto al tema de on de la

calidad de tal Dirección de

manera que sus Lucha

actividades han ido Contra Las

en constante Drogas y

mejora al igual que Actividades

los productos Relacionada

resultantes. s.

Se realizo la

caracterización de

la oficina de

acuerdo a los

procesos que son

propios de la

misma.









2.00

Documentos del Carpetas Director y equipo de 11/3/2009 11/12/2009

archivo archivadas y trabajo.

organizados en rotuladas

carpetas y correctamen

rotulados te.

adecuadamente.

Los Documentos Documentos Director y equipo de 8/31/2009 12/30/2009

que hasta el de Politica trabajo.

momento dan formulados y

cuenta de la adoptados.

aplicación de estos Mecanismos

dos grandes Conpes para

procesos se la aplicación

ajustaran a los de la

formatos Política.

establecidos y Proyecto de

agotaremos las ley

actividades que planificado y

debemos cumplir controlado

para el









17.29

cumplimiento de

los indicadores.









La elaboracion de Documentos Director y equipo de 11/3/2009 11/3/2016

la correspondencia de trabajo.

se ajusta a la tabla corresponde

de retención ncia

documental y por ajustados al

lo tanto dara procedimient

cuenta del proceso o de

al que pertenece, elaboracion

el responsable de y control de

la elaboracion y de documentos.

la revision.







Productos Documentos Director y equipo de 11/3/2009 11/3/2016

misionales ajustados y trabajo.

mejorados de mejorados.

acuerdo a los

ajustes realizados

por nuestros

365.29









clientes.

Incremento en el Equipos de Director 4/20/2009 12/30/2009

personal trabajo

profesional de la modernos,

Direccion y seis (6)

mejores profesionale

instalaciones s nombrados

fisicas de la en la

oficina. Direccion

Politica de

Lucha contra

las Drogas y









36.29

Actividades

Relacionada

s.









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO / SUBPROCESO: RECURSOS TECN

En el Procedimiento RT-P-04

Copias de seguridad de bases

de Datos. No se especifican las

políticas a que se refiere en su

Alcance (Numeral 2Ni se

aclaran las normas (para el Corregir la redacción del

almacenamiento y respaldo) en Corregir la redacción del alcance y la política del

Actualización del

1 la Política. No hay consistencia Gestión Recursos X

alcance y la política del procedimiento de Copias de

Procedimiento RT-P-

en el objetivo con la norma ISO Tecnológicos procedimiento de Copias de Seguridad, con el fin de

04

27001 anexo 10.5 (la cual esta Seguridad aclarar el Anexo 10 de la

referenciada íntegramente en el nora ISO 27001

procedimiento RT-P-04 Copias

de seguridad de bases de

Datos.)





No se evidencia ningún registro

de la aplicación del

procedimientos “Producto No Aplicar los registros de Dar cumplimiento al

Conforme (SI-AS-p-03) ni de producto no conforme, numeral 8.3 Control

“Acciones Preventivas y acciones preventivas y del Producto o

Aplicar los registros de

Correctivas” (SI-AS-P-04). acciones correctivas. Servicio No Conforme.

Gestión Recursos producto no conforme,

2 X Realizar el seguimiento y Numeral 8.5.2 Acción

Tecnológicos acciones preventivas y

No se evidencia ningún registro medir las características del Correctiva. 8.5.3

acciones correctivas

de la aplicación del servicio para verificar que Acción Preventiva de

procedimientos “Producto No se cumplen los requisitos la Norma NTCGO

Conforme (SI-AS-p-03) ni de del mismo 1000:2004

“Acciones Preventivas y

Correctivas” (SI-AS-P-04).

Se evidencia falta de X Reuniones periódicas con Coordinar con la Dirección Seguimiento a los

seguimiento a los Sistemas de las personas encargadas de de Derechos Humanos la Sistemas de

Información y manejo de los los sistemas, con el fin de administración y seguridad Información de la

sistemas de las Dirección de coordinar la administración y de los sistemas de Dirección de

Derechos Humanos de las Gestión Recursos seguridad de la información información. Derechos Humanos

3

Direcciones de Derechos, para Tecnológicos

su administración y seguridad.









No están establecidos los

términos de selección de Poseer la documentación de Documentos de

proveedores de bienes y Documentar los términos de los términos de selección de criterios de selección

servicios en un documento Gestión Recursos

4 X selección de proveedores de proveedores de bienes y de proveedores de

específico para ello. Tecnológicos

bienes y servicios servicios de recursos bienes y servicios de

tecnológicos. recursos tecnológicos

Las quejas y reclamos aunque

están documentadas, no Resolver las peticiones,

reflejan las acciones de mejora Evaluación de la queja para quejas, reclamos o

para su posterior aplicación en determinar la aplilcación de sugerencias, de acuerdo al Implementar las

la mejora del proceso. Gestión Recursos una acción inmediata, o si Procedimiento Atención del acciones de

5 X

Tecnológicos se requiere la declaración de Derecho de mejoramiento

una acción correctiva o Petición, Quejas, Reclamos cuando aplique.

preventiva. y

Sugerencias



Se evidencia que el archivo Mediante memorando

central (carrera 10 No. 15-22 MEM09-22728 del 19 de

Piso 8) no reúne las noviembre de 2009 se Reunir las condiciones

condiciones de seguridad para Solicitó a la Directora de Realizar las acciones

de seguridad para el

el almacenamiento, vigilancia y Gestión de Riesgo para la pertinentes para la

almacenamiento,

custodia de las copias de Gestión Recursos Prevención y Atención de consecución del servicio de

6 X vigilancia y custodia

respaldo que produce la Tecnológicos Desastres que nos permita salvaguarda y custodia de

de las copias de

entidad. hacer uso del servicio de las copias de seguridad, en

respaldo que produce

Custodia y Salvaguarda de un lugar externo al MIJ.

la entidad.

copias de seguridad con el

que cuenta esa

Dependencia.

Se evidencia que el personal

de planta requiere capacitación Que el Grupo de Gestión

en nuevas herramientas Mediante memorando Humana coordine

tecnológicas apropiadas para el MEM09-22010-OSI-043 del capacitaciones de

funcionamiento del proceso de Gestión Recursos 10 de noviembre de 2009 se actualización en nuevas

7 X Capacitación

Gestión de Recursos Tecnológicos transfirió el hallazgo a la herramientas tecnológicas

Tecnológicos. Coordinadora del Grupo de para el personal del proceso

Gestión Humana. de Gestión de Recursos

Tecnológicos.



No se evidencia una Informe de los

metodología clara para la Diseño de encuesta de Definición y diseño o

resultados de la

medición de los niveles de Gestión Recursos satisfacción. Frecuencia de rediseño de la Encuesta de

8 X medición de la

satisfacción del cliente interno. Tecnológicos la realización de la medición de la satisfacción

satisfacción del

medición. de los usuarios diligenciada

usuario

El número de indicadores en la

Evaluar el proceso, para

caracterización es bajo en

establecer si se requieren

relación con las actividades que

más mediciones y controles

desarrolla. No se evidencia

Programar y desarrollar a las actividades.

claramente el seguimiento de Gestión Recursos No de actividades

9 X ajustes a las mediciones y Determinar la periodicidad

estos. Tecnológicos controladas y medidas

controles de las actividades de su medición para

garantizar la efectividad de

las acciones que se están

llevando a cabo.

Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

/ SUBPROCESO: RECURSOS TECNOLOGICOS









Actualización del

Procedimiento RT-P- Procedimiento Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

04









Dar cumplimiento al

numeral 8.3 Control

del Producto o

Servicio No Conforme.

Numeral 8.5.2 Acción Procedimiento Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

Correctiva. 8.5.3

Acción Preventiva de

la Norma NTCGO

1000:2004





Seguimiento a los Administración

Sistemas de y copias de

Información de la seguridad de

Dirección de los Sistemas

Derechos Humanos de Información

Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

de la Dirección

de Derechos

Humanos







Documento

Documentos de

Criterios de

criterios de selección

selección de

de proveedores de Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

Proveedores

bienes y servicios de

de bienes y

recursos tecnológicos

servicios

Implementar las

acciones de Acciones de

Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

mejoramiento Mejora

cuando aplique.









Reunir las condiciones

de seguridad para el

almacenamiento,

vigilancia y custodia Sitio seguro Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

de las copias de

respaldo que produce

la entidad.









Capacitación Capacitación Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4









Informe de los

resultados de la

medición de la Encuesta Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

satisfacción del

usuario









No de actividades

Indicadores Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4

controladas y medidas

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P







FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO

PROCESO / SUBPROCESO: COMUNICACIÓN





organizar el archivo y

COMUNICACIÓ Jornadas para la Archivo y video

ROTULACION DE video de acuerdo a la

N INTERNA Y X rotulación de archivo y organizados e

CARPETAS Y VIDEOS caracterización del

EXTERNA video identificados

subproceso de la TDR



1.

Se va a reforzar la

retroalimentación del

personal

Se evidencio, que no todas sitema de gestion de

Coordinación y Tener los suficientes capacitado y con

las personas que Cara calidad solicitando

Promoción de conocimientos en el pleno conocimiento

intervienen en el cteri capacitación adicional al

1 Mecanismo de x sistemas integrado de del sistema de

subproceso tienen pleno zaci Sigi, con el fin de que

Participación gestion institucional de gestión

conocimiento del sistema ón todo el personal

Ciudadana calidad sigi institucional de

de Gestión de Calidad. integrante del

calidad.

subproceso dominen el

tema.









Se evidencio, que dentro

Se compromete a

de la caracterización se

continuar con la

encuentran los 3

consolidación trimestral el 100% de las

indicadores establecidos

de la información y quejas , reclamos,

por los responsables del

Coordinación y elaborar la medición y petición de

subproceso en su Cara

Promoción de porcentual del 1o.y el tener indicadores información han

momento, de los cuales se cteri

2 Mecanismo de x 2o. Indicador y el 3o. medibles 100% sido respondidos

evidencia una gran labor zaci

Participación Por ser un indicador confiables en tiempor

en la recopilación y ón

Ciudadana imposible de medir en oportuno y sus

elaboración del informe

tiempo real, se suprimira indicadores son

trimestral, faltandole la

en la caracterización medibles

medición en procentaje de

que se ajustara

los ultimos indicadores,

prontamente

con su respectivo analisis.

Se compromete a

Se ecidenció que la

solicitar la actualización

conservación y

Coordinación y de la plantilla de quejas

organización de Cara elaborar documentos documentos con

Promoción de y reclamos en el sigob,

documentos deben estar cteri con base a las plantillas el estandar de

3

acorde al procedmiento

Mecanismo de

zaci

x para unificar todos los

establecidas diesñadas calidad de la

Participación oficios externos e

para la conservación, ón en el sistema de calidad entidad.

Ciudadana internos con las

custodia y transferencia de

plantillas autorizadas

documentos.

por SIGI









Se evidencio que la

realización de las

actividades tareas y pasos

de acuerdo con la Se compromete a Tener un

Coordinación y Ajustar todas

entrevista realizada con los Cara actualizar el procedimiento

Promoción de actividades y tareas que

funcionarios que cteri procedimiento y la actualizado que

4 Mecanismo de X se realizan en el

intervienen en esta, no zaci caracterización que se desarrolle todas

Participación subproceso al nuevo

corresponde al ón encuentran en estudios las actuvidades del

Ciudadana procedimiento

procedimiento atención de y elaboración. subproceso

las quejas, los reclamos,

las sugerencias y los

derecho de petición







Se compromete a

Se evidencio en la Nuevo nombre

Coordinación y solicitar al Sigi la Acordar con sigi un

entrevista realizada a los Cara para el subproceso

Promoción de modificación del nombre nuevo nombre para el

auditados, que el nombre cteri de quejas,

5 Mecanismo de X del Subproceso tanto subproceso de

del subproceso no zaci reclamos,sugerenc

Participación en el nuevo cpmunicación y

identifica plenamente la ón ias y petición de

Ciudadana procedimiento como en divulgación institucional.

actividad que desarrollan información

la caracterización.

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SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO

BPROCESO: COMUNICACIÓN Y DIVULGACION







Archivo y video

Carpetas y el archivo se encuentra

organizados e

videos

Edna Janneth Beltran 10/14/2009 11/30/2009 6 Cumplida

identificados organizado









personal

capacitado y con

pleno conocimiento

El conocimiento del SIGI no es

del sistema de Capacitación María Teresa Parra 10/30/2009 12/30/2009 EN PROCESO

claro en algunos funcionarios.

gestión

institucional de

calidad.



9









el 100% de las

quejas , reclamos,

y petición de Se evidencia el trabajo realizado

información han en los indicadores, sin embargo se

sido respondidos Informe María Teresa Parra 10/30/2009 2/28/2010 11 deben organizar según la TRD, así EN PROCESO

en tiempor como la generación del análisis de

oportuno y sus los mismos.

indicadores son

medibles

100% de los

documentos

uniformes en

la Los oficios y memorandos no

documentos con

elaboración cumplen con las plantillas

el estandar de

de los Maria Teresa Parra 10/30/2009 12/30/2009 9 establecidas en la institución con EN PROCESO

calidad de la

oficios respecto a la Tabla de Retención

entidad.

institucionale Documental.

s emitidos

dentro del

subproceso









Tener un procedimient

procedimiento o 100%

actualizado que ajustado a

Maria Teresa Parra 10/30/2009 30/12/099 9 Procedimiento desactualizado. EN PROCESO

desarrolle todas todas las

las actuvidades del actividades,

subproceso tareas y









Nuevo nombre

para el subproceso

El nombre del subproceso no está

de quejas,

No aplica María Teresa Parra 10/30/2009 30/12/099 9 a corde a las actividades EN PROCESO

reclamos,sugerenc

realizadas.

ias y petición de

información

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO:APLICACIÓN DE NORM





Se evidenció que el

archivo del área que

contiene documentación

relacionada con el

subproceso de

extradiciones, se

encuentra en el sótano del Oficiar al Proceso de

edificio, sin que se tenga Gestión Documental a

Cumplir con el Proceso

en cuenta las medidas fin de que al área de

de Gestión Documental

preventivas de guarda de extradiciones le asignen

Aplicación y (Conservar el archivo

la documentación. Sitio un sitio adecuado para Memorando No.

Ejecución de del subproceso de

que no presta la seguridad conservar el archivo del 23054 del 24 de

1 debida ya que la puerta de

Normas. 1 X

subproceso de

extradiciones en un

noviembre de

Subproceso: lugar que cuente con

acceso se encuentra en extradiciones, que 2009.

Extradiciones. las medidas preventivas

mal estado, no puede ser cumpla con las medidas

de guarda y custodia de

cerrada, y este sitio preventivas de guarda y

la documentación).

también alberga archivo de custodia de la

correspondiente al documentación

Despacho del Ministro que

se encuentra esparcido por

el piso y planos

correspondientes a la

Dirección de

Infraestructura.







Se evidenció que se

desconocía los Aplicar el Procedimiento

procedimientos Aplicación y obligado de la

obligatorios de la Norma. Ejecución de NTCGP100

Cumplir con Procedimiento

2 No se encontró Normas. 1 X "Procedimiento para el

NTCGP1000 Aplicado

seguimiento al Producto no Subproceso: control del Producto No

conforme, a las acciones Extradiciones. Conforme, Cód SI-AS-P-

correctivas realizadas a la 03"

caracterización.

Oficiar al Grupo de

Gestión Administrativa a

fin de lograr la

reubicación de los

Se evidenció que para el puestos de trabajo de

desarrollo del subproceso los funcionarios que

Aplicación y

no existe un ambiente de hacemos parte del Mejorar el ambiente de Memorando No.

Ejecución de

trabajo necesario para equipo que desarrolla el trabajo para lograr la 23057 del 24 de

3 lograr la conformidad con

Normas. 1 X

subproceso de conformidad con los noviembre de

Subproceso:

los requisitos del servicio, extradiciones con el requisitos del servicio. 2009.

Extradiciones.

dado que se presenta objeto de contar con un

hacinamiento. espacio más amplio y

adecuado que permita

mejorar el ambiente de

trabajo y eliminar el

hacinamiento actual









Oficiar al Grupo de

Gestión Administrativa

con el objeto de que se

adopten las medidas

necesarias para dotar

Se evidenció que el los puestos de trabajo Mejorar el espacio de

Aplicación y

subproceso no cuenta con de los funcionarios que trabajo y conseguir los Memorando No.

Ejecución de

el espacio de trabajo y los hacemos parte del equipos necesarios para 23059 del 24 de

4 equipos necesarios para

Normas. 1 X

equipo que desarrolla el lograr la conformidad noviembre de

Subproceso:

lograr la conformidad con subproceso de con los requisitos del 2009.

Extradiciones.

los requisitos del servicio. extradiciones con los servicio.

equipos y demás

elementos necesarios

que permitan lograr la

conformidad con los

requisitos del servicio

Oficiar al dueño del

Proceso de Gestión

Documental con el fin

de remitirle la Tabla de

Retención Documental –

TRD del subproceso de

Se evidenció que aunque extradiciones, con el

se cuenta con una tabla de objeto de que sea

Aplicación y Lograr la aprobación de

retención, ésta no ha sido llevada al Comité de Memorando No.

Ejecución de la tabla de retención

aprobada por el Comité de Archivo para su 23062 del 24 de

5 Archivo del Ministerio del

Normas. 1 X

respectiva aprobación,

por parte del Comité de

noviembre de

Subproceso: Archivo del Ministerio

Interior y de Justicia, por con la advertencia que 2009.

Extradiciones. del Interior y de Justicia.

cuanto no existe resolución se ha hecho por parte

alguna de aprobación. de la Alta Dirección en

cuanto a que la

numeración que allí

aparece (Serie 1000

102) para el subproceso

de extradiciones quedó

mal asignada.









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SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

OCESO:APLICACIÓN DE NORMAS EXTRADICIONES









Memorando No.

23054 del 24 de Noviembre 23 Noviembre 30 Se entregó copia del

1 Carolina Bayona Parga

1





CUMPLIDA

noviembre de de 2009 de 2009 MEM09-23054 del 24/11/09

2009.









Se entregó formato de

Procedimiento Noviembre 23 Noviembre 30 Seguimiento de Producto

100% Carolina Bayona Parga

1









CUMPLIDA

Aplicado de 2009 de 2009 No Conforme y Acciones

Correctivas

Memorando No.

23057 del 24 de Noviembre 23 Noviembre 30 Se entregó copia del

1 Carolina Bayona Parga









1

CUMPLIDA

noviembre de de 2009 de 2009 MEM09-23057 del 24/11/09

2009.









Memorando No.

23059 del 24 de Noviembre 23 Noviembre 30 Se entregó copia del

1 Carolina Bayona Parga

1







CUMPLIDA

noviembre de de 2009 de 2009 MEM09-23059 del 24/11/09

2009.

Memorando No.

23062 del 24 de Noviembre 23 Noviembre 30 Se entregó copia del

1 Carolina Bayona Parga









1

CUMPLIDA

noviembre de de 2009 de 2009 MEM09-23062 del 24/11/09

2009.









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NOR

Asignar un puesto 1. Compra de

de trabajo propio a suministros de

cada funcionario- oficina como

contratista. Contar carteleras,

en el despacho con carpetas,

Adquirir a través de el servicio de fax y toner, etc.,

La organización no

Aplicación y Aud la ejecución del optimizar el computadores

proporciona la

ejecución de itori convenio suscrito servicio telefónico. de escritorio,

infraestructura

1 normas /a x x entre el MIJ - ANH Optimizar las portátiles,

necesaria para lograr

consulta inte elementos de herramientas de GPS,

la conformidad del

previa rna oficina y comunicación con grabadoras,

servicio

comunicaciones. las comunidades cámaras; 2.

indígenas y negras, solicitud de

afrocolombianas, escritorios,

Raizales y puestos de

Palenqueras y los trabajo

operadores adicionales; 3.

Definir con el área Disminuir el El número de

competente del número de reclamos por

Aplicación y Aud Ministerio del reclamos por demora en las

Se evidencia falta de

ejecución de itori Interior y de demora en las respuestas a

funcionarios que

2 normas /a x Justicia el personal respuestas a las las solicitudes

apoyen el desarrollo

consulta inte que se requiera y solicitudes y en y en general de

del proceso

previa rna establecer general de las las

mecanismos para inconformidades inconformidade

el mismo que se presentan s disminuirán

La acción de

Se evidenció que al mejoramiento inicia

solicitar el equipo con una 1.

auditor la carpeta del campaña de

proceso de consulta concientización en Evitar la pérdida de

previa al publo Kofan, los contratistas y documentos, evitar

esta no fue funcionarios sobre el desorden en el

entregada, lo que APLICACIÓ la importancia del manejo de la

refleja que se deben N Y Aud buen manejo de la documentación, Organización

implementar EJECUCION itori documentación en lograr un manejo del archivo del

3 controles en el DE a x x x vista de que en el integro en la grupo de

manejo de NORMAS/ inte despacho no hay documentación de Consulta

documentos, CONSULTA rna archivo y custodio los proyectos Previa del MIJ

teniendo en cuenta el PREVIA de archivo. 2. Una independiente del

proceso de gestión segunda medida funcionario que

documental como lo incluye una maneje cada etapa

establece la norma Solicitud al proceso del proceso

para evitar el riesgo de Asuntos

de pérdida de Administrativos de

información. espacio para

archivo y custodia

de archivo

Realizar el

No existe una hoja de seguimiento a los

Aplicación y Aud Solicitud de una procedimientos

vida del indicador que

ejecución de itori nueva revisión para indicados dentro de Matriz de

soporte su

4 normas /a x de esta manera la caracterización seguimiento a

comportamiento y el

consulta inte confirmar o negar del grupo de Indicadores

seguimiento

previa rna el hallazgo. Consulta con el fin

establecido.

de medir su

desempeño y

Compromiso de

parte de los

contratistas y Obtener un

funcionarios del conocimiento

MIJ que hacen amplio de los

parte del Grupo de procedimientos del

No se conocen ni se Consulta de. Sistema con el fin Aplicación de

aplican los Conocer los

Aplicación y Aud de realizar las los

procedimientos del procedimientos

ejecución de itori acciones procedimientos

Sistema (producto no

5 normas /a x obligatorio de la correspondientes obligatorios de

conforme, Acciones norma de calidad.;

consulta inte para optimizar las norma del

Correctivas, Acciones 2. Capacitación en

previa rna actividades del Sistema de

Preventivas, Control el manejo del SIGI. grupo bajo el Calidad

de Documentos) en lo relacionado enfoque de

del Sistema. procesos. 2.

Solicitud formal Capacitación en el

(memorando) de manejo del SIGI

parte de la

Coordinadora del

Grupo a los

Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

SO: APLICACIÓN DE NORMAS CONSULTA PREVIA

1. Compra de

suministros de

oficina como

carteleras,

carpetas,

toner, etc.,

computadores

de escritorio, Memoran

Claudia Caceres 9/1/2009 1/1/2010 18

portátiles, do

GPS,

grabadoras,

cámaras; 2.

solicitud de

escritorios,

puestos de

trabajo

adicionales; 3.

El número de

reclamos por No. de

demora en las profesion

respuestas a ales en

31









las solicitudes los Claudia Caceres 12/1/2009 7/1/2010

y en general de diferentes

las perfiles

inconformidade

s disminuirán

Organización 1. No. de

del archivo del campaña









32

grupo de s ; 2. Claudia Caceres 11/19/2009 3/1/2010

Consulta Memoran

Previa del MIJ do









Matriz de

seguimiento a 1 Claudia Caceres

Indicadores









Aplicación de

los 1. No. de

procedimientos Capacitac

obligatorios de iones. 2. Claudia Caceres 12/1/2009 12/31/2009

4









norma del Memoran

Sistema de do

Calidad

Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO



Ministerio del Interior y de Justicia

Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del









Preventiva



Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento

Subproceso



PRO

1 Después de 2 años del CONPES 3437, no se ha conformado el EJECUCIÓN AUDITORIA X Se realizaran las labores necesarias para conformar el comité

Comité Técnico. PROYECTO SIES INTERNA técnico del proyecto SIES a través del proyecto definido como

“Sala de Estrategia de Seguridad y Convivencia Ciudadana”,

entre las cuales tenemos:

1. Suscripción de Convenios: Se encuentra en proceso la

suscripción de los diferentes convenios con las entidades

adscritas al Ministerio de Defensa, las cuales son: Policía

Nacional, Defensa Civil, Ejercito Nacional, Armada Nacional,

Fuerza Aérea Colombiana, INPEC y DAS y coordinado por la

Dirección de Gobernabilidad Territorial de este Ministerio,

conformándose de esta manera, un Comité Técnico para

realizar la planeación, seguimiento y control de los Sistemas

Integrados de Emergencia y Seguridad SIES Colombia, una

vez inicie la puesta en marcha oficial del proyecto.

2. Invitación al Señor Ministro: Se realizará por parte de la

Secretaría General invitación oficial al Dr. Fabio Valencia

Cossio, para que presida el comité técnico del proyecto SIES.

3. Solicitud Delegados Comité: Una vez entre en

funcionamiento la Sala de Estrategia se realizará la solicitud

formal de designación para el Proyecto SIES de dos delegados

por los Ministerios de Hacienda, Defensa y uno por el DNP.

4. Definición logística del comité: una vez asignados los

representantes de las entidades de los puntos anteriores, se

procederá a realizar una reunión para definir los detalles

logísticos y administrativos del comité.

5. Acto administrativo: se procederá a suscribir Acto

Administrativo que conforme el comité técnico recomendado

por el Documento CONPES 3437.



2 Presunta falta disciplinaria por infringir normas administrativas y EJECUCIÓN AUDITORIA Se realizarán las siguientes acciones correctivas:

de contratación. PROYECTO SIES INTERNA 1. Se realizara revisión de los archivos correspondientes a los

hallazgos de la oficina de Control Interno.

2. Se presentarán los descargos correspondientes a la misma

Oficina, pidiendo una revaluación de la recomendación.

3. Se dará trámite oportuno a la recomendación final de la

Oficina de control Interno

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN

Fecha de

Descripción del Unidad de

Objetivo de la Acción de Iniciación

Acción de Mejoramiento resultado de la Medida de la Responsable

Mejora DD/MM/AAA

Meta Meta

A

PROCESO / SUBPROCESO

ealizaran las labores necesarias para conformar el comité * Conformar el comité técnico Cumplimiento de cada Mauricio Ortega 1/5/2009

ico del proyecto SIES a través del proyecto definido como para estructurar el plan de una de las labores

a de Estrategia de Seguridad y Convivencia Ciudadana”, ejecución del proyecto SIES con planteadas en la Acción

e las cuales tenemos: la participación del correctiva, cada acción

uscripción de Convenios: Se encuentra en proceso la Departamento Nacional de equivale a un 20% del

ripción de los diferentes convenios con las entidades Planeación, el Ministerio de indicador

ritas al Ministerio de Defensa, las cuales son: Policía Hacienda y Crédito Público y el

onal, Defensa Civil, Ejercito Nacional, Armada Nacional, Ministerio de Defensa Nacional,

za Aérea Colombiana, INPEC y DAS y coordinado por la habida cuenta que el proyecto

cción de Gobernabilidad Territorial de este Ministerio, tiene prevista una fase de

ormándose de esta manera, un Comité Técnico para operación que concluye en el

zar la planeación, seguimiento y control de los Sistemas año 2018. * Se recomienda

grados de Emergencia y Seguridad SIES Colombia, una que en el comité técnico tenga

nicie la puesta en marcha oficial del proyecto. asiento el señor Ministro del

vitación al Señor Ministro: Se realizará por parte de la Interior y de Justicia o, en su

etaría General invitación oficial al Dr. Fabio Valencia defecto, el Viceministro del

sio, para que presida el comité técnico del proyecto SIES. Interior dada la temática y la

olicitud Delegados Comité: Una vez entre en naturaleza del proyecto SIES y,

ionamiento la Sala de Estrategia se realizará la solicitud que la Secretaria General del

al de designación para el Proyecto SIES de dos delegados MIJ continúe como responsable

os Ministerios de Hacienda, Defensa y uno por el DNP. en la ejecución habida cuenta

efinición logística del comité: una vez asignados los que en el proyecto de

esentantes de las entidades de los puntos anteriores, se reestructuración del Ministerio,

ederá a realizar una reunión para definir los detalles la Dirección de Infraestructura

sticos y administrativos del comité. formará parte de la estructura

cto administrativo: se procederá a suscribir Acto organizativa de la Secretaria

inistrativo que conforme el comité técnico recomendado General.

el Documento CONPES 3437.



ealizarán las siguientes acciones correctivas: * Adelantar investigación #N/A Mauricio Ortega 1/1/2009

e realizara revisión de los archivos correspondientes a los disciplinaria a los funcionarios

azgos de la oficina de Control Interno. que han infrigido normas

e presentarán los descargos correspondientes a la misma administrativas, de contratación

na, pidiendo una revaluación de la recomendación. o legales en general.

e dará trámite oportuno a la recomendación final de la

na de control Interno

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Semanas









Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor





3/30/2009 12 Se han firmado los convenios INPEC, 70%

POLICIA, DAS y está en trámite la firma del

convenio con las Fuerzas Armadas.

A la fecha, los señores Ministros del Interior y

de Hacienda y Crédito Público han firmado la

resolución para la creación del Comité

Técnico del SIES. Se encuentra en trámite la

firma de los delegados del Departamento

Nacional de Planeación y el Ministerio de

Defensa Nacional.









3/30/2009 13 Se realizó la revisión respectiva de archivos, 100%

se presentaron los descargos

correspondientes y se dio oportuno trámite a

las recomendaciones finales.

85%

Ministerio del Interior y de Justicia

Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia

República de Colombia









Acción









* A. Origen del

hallazgo

Número









Nombre del









Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoram









Preventiva

Correctiva

Subproceso









1 Establecer una política permanente DIRECCIO AUDITO Modificar política de seguimiento ajustandola

competencias, de las Direcciones, Jefaturas y

que permita realizar control y N RIA Dirección Jurídica-Grupo de Gestión Contract

seguimiento por parte del Grupo JURIDICA INTERN hacerse rigurosamente y de manera permane

Contractual a la supervisión de A debe registrar sus actuaciones, esta docume

custodia por el supervisor y sólo se remite a la

contratos, donde dicho grupo cumpla cuando se presenten circunstancias que haga

con la función de orientar, en la ejecución normal del contrato o cuando

acompañar, sugerir, asesorar, revisar Contrato o Convenio; así mismo sus anotacio

siendo permanentes.

los informes y responder las

inquietudes de los supervisores y de

liquidar los mismos de manera

bilateral y/o unilateral, dentro de los

términos legales y contractuales.

2 Evaluar la utilidad y funcionalidad del DIRECCIO AUDITO Como todo programa o sistema de informació

necesidades por tanto se solicitará al hacedor

Sistema de Contratación del MIJ, N RIA adecuaciones respecto a los cambios en la po

identificando los inconvenientes que JURIDICA INTERN hacerlo mas ilustrativo se afianzara la instrucc

se presentan con mayor frecuencia A permanentemente con cada actuación ejercid

incorporar a él los archivos que sirvan de me

con el fin de solicitar los ajustes actividad.

técnicos pertinentes para el mismo.









3 Designar por parte del grupo DIRECCIO AUDITO Prorrogar las fechas anteriormente comprom

liquidaciones de los años 2006 y 2007, en las

contractual un profesional que se N RIA mencionadas- Hallazgo 17 de la

dedique a liquidar finiquitar encargos JURIDICA INTERN

fiduciarios que terminaron en el año A

2006 (Derechos Humanos) 2007

(Programa para la Reincorporación a

la Vida Civil ), 2008. (Adquisición de

Tierras Masacre del Nilo, La Maria y

Piéndamo y otros).









4 Requerir con carácter perentorio a la DIRECCIO AUDITO Esta incorporado a la acción de mejo



Dirección de Gestión del Riesgo para N RIA

la Prevención y Atención de JURIDICA INTERN

Desastres, con el objeto que rinda A

informe de la inversión de los

recursos asignados mediante los

convenios administrativos No. 143/06

y 195/06, y se inicie el proceso de

liquidación.

5 Realizar la publicación de los actos y DIRECCIO AUDITO Solo se deben publicar en el portal unico de c

que corresponden a convocatorias públicas; e

documentos relacionados con la N RIA iniciado ninguna.

etapa contractual y postcontractual JURIDICA INTERN

en el Portal Único de Contratación. A







6 Definir un procedimiento de DIRECCIO AUDITO Elaborar y socializar el procedimiento .



liquidación de contratos para la N RIA

entidad, dado que es importante JURIDICA INTERN

tener en cuenta que la liquidación de A

un contrato es la etapa final de todo

su procedimiento; es un acto de









* Hallazgo 9 Informes de supervisión. (D)



Se encontraron contratos en los que a pesar de estar contemplada como una de

las obligaciones de la supervisión la presentación de informes mensuales con

indicación detallada de las labores adelantadas por los respectivos contratistas, no

se encontraron en las carpetas respectivas dichos informes durante ciertos lapsos

o los informes presentados no cumplen con la descripción de lo adelantado por el

contratista, como se evidenció en los contratos 081, 144, 53, 206, 283, 168, 287,

337, 245 y 271 de 2008. Lo anterior evidencia debilidades en el control que se

ejerce sobre el cumplimiento de las labores de supervisión, situación que ya se

viene advirtiendo desde auditorías anteriores y que genera incertidumbre sobre la

información contenida en las carpetas contractuales.



Este hallazgo tiene connotación disciplinaria.



Hallazgo 11 Liquidación de los contratos



En algunos de los contratos revisados se evidenció la ausencia de liquidación de

los mismos, a pesar de haberse ya cumplido el término para realizarla, de acuerdo

con la normatividad vigente y con los plazos de cada contrato, como se determinó

en los contratos 352, 168, 24, 171 y 115 de 2008. Lo anterior se debe a

deficiencias en la supervisión de los contratos y genera inoportunidad en la gestión

contractual.

Hallazgo 11 Liquidación de los contratos



En algunos de los contratos revisados se evidenció la ausencia de liquidación de

los mismos, a pesar de haberse ya cumplido el término para realizarla, de acuerdo

con la normatividad vigente y con los plazos de cada contrato, como se determinó

en los contratos 352, 168, 24, 171 y 115 de 2008. Lo anterior se debe a

deficiencias en la supervisión de los contratos y genera inoportunidad en la gestión

contractual.

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS







FORMULACIÓN





Descripción

Acción de Mejoramiento Objetivo de la Acción de Mejora del resultado

de la Meta







PROCESO / SUBPROCESO

dificar política de seguimiento ajustandolas a las verdaderas Habilitar la posibilidad para la Dirección Jurídica-Grupo de Gestión Modificación

mpetencias, de las Direcciones, Jefaturas y Coordinaciones y de la Contractual, de resolver y asesorar en los verdaderos problemas que Manual de

ección Jurídica-Grupo de Gestión Contractual. La supervisión debe originen las ejecuciones o incumplimientos de los contratos y convenios, Contratación,

cerse rigurosamente y de manera permanente por el Supervisor quien atendiendo a su veradera competencia de orientar, acompañar, sugerir y Modificación

be registrar sus actuaciones, esta documentación se conserva y asesorar. programación SIC

stodia por el supervisor y sólo se remite a la Dirección Jurídica, y Modificación

ando se presenten circunstancias que hagan temer por la continuidad Guia Supervisión

la ejecución normal del contrato o cuando se incie la liquidación del notificación a los

ntrato o Convenio; así mismo sus anotaciones en el SIC siguen supervisores.

ndo permanentes.

mo todo programa o sistema de información debe adecuarse a las Optimizar el Sistema Sistema funcional

cesidades por tanto se solicitará al hacedor del programa, las y util

ecuaciones respecto a los cambios en la politica de seguimiento para

cerlo mas ilustrativo se afianzara la instrucción de nutrirlo

manentemente con cada actuación ejercida en el seguimiento e

orporar a él los archivos que sirvan de mejor soporte para la

ividad.









Prorrogar las fechas anteriormente comprometidas, para entregar las Cumplir con los compromisos para asegurar el reintegro de recursos no 102 actas de

uidaciones de los años 2006 y 2007, en las cuales estan incluidas las ejecutados o ajustes de acciones inconclusas

mencionadas- Hallazgo 17 de la Contraloría liquidación









Esta incorporado a la acción de mejoramiento anterior

o se deben publicar en el portal unico de contratación las actuaciones

e corresponden a convocatorias públicas; en el año 2009, no se ha

iado ninguna.









borar y socializar el procedimiento . Obtener un resultado favorable para la Entidad a través de los ajustes y Un

saneamientos que permite la liquidación.

procedimient

o socializado









da como una de

mensuales con

s contratistas, no

te ciertos lapsos

delantado por el

6, 283, 168, 287,

l control que se

ación que ya se

dumbre sobre la









de liquidación de

zarla, de acuerdo

mo se determinó

erior se debe a

dad en la gestión

de liquidación de

zarla, de acuerdo

mo se determinó

erior se debe a

dad en la gestión

Código: SI-AS-P-04-F-02



Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO



Unidad Acciones Ejecutadas-

Fecha de Fecha de









Semanas

Descripción de Registro de los

Iniciación finalización

del resultado Medida Responsable resultados de las

DD/MM/AAA DD/MM/AAA

de la Meta de la acciones .Observaciones

A A

Meta del auditor





Modificación Tres DJ-GGC 7/6/2009 12/15/2009 23 Corresponde al Hallazgo

Manual de modificacion

Contratación, es No 51 de la Contraloria

Modificación General de la Republica

programación SIC el cual esta reportado en

y Modificación

Guia Supervisión un 100%, El hallazgo fue

notificación a los ratificado por la

supervisores. contraloria en la misma

vigencia evaluada

hallazgo 9 D y Hallazgo

11 de la auditoria

integral de la CGR

vigencia 2008. Por lo

que el hallazgo subsiste

* y por medio de Oficio

No SIGOB OFI09-33781-

OCI-0120 la solicitud de

prorroga de estas metas

para el 15 de Diciembre

de 2009

Sistema funcional Ajuste en la OAS/DJ-GGC 9/10/2009 10/10/2009 4 Favor allegar y

y util aplicación

de establecer evidenciuas

supervisión de % avances a raiz de

la evaluacion de

sistemas de MEM09-473

del 14 de Enero de

2009. Hallazgo 41 meta

2 de la auditoria integral

CGR vigencia 2007









102 actas de Actas DI/DJ-GGC 7/3/2009 11/30/2009 21 Corresponde

liquidación parcialmente al hallazgo

No. 41 de la CGR el cual

solo cubre la liquidacion

de los contratos de 2006

en promedio estaria en

un 99% a Sep 30 de

2009 (Hallazgo 20 antes

41 meta 1 de la auditoria

integral CGR vigencia

2008)





0 Allegar Solicitud de

Información de los

convenios a la DGRPAD

según lo mnecionado en

MEM 09-2682 y

evidencias de la

rendicion de cuentas y

el inicio del proceso de

liquidación. Ausencia de

informes de supervisión

de convenios

interadministrativos No

146 de 2006 y 195 de

2006 de la DGR

0 A la fecha esta todo

2008 publicado según

listado del SECOP hasta

ahora se comienza a

publicar 2009



Un Procedi DJ-GGC 7/3/2009 9/30/2009 13 Se elaboró el manual de

procedimient miento contratación aprobado

o socializado por resoulucion 604 de

2009









% Cumplimiento

I-AS-P-04-F-02



01



/11/2008

UIMIENTO

Estado de la meta









COMENTARIOS A

OCTUBRE 7 09









100% Doctor Garcia, como lo opinamos en anteriores reuniones, para el asesoramiento,

acompañamiento, sugerencias y respuesta que se recomienda, DEBEMOS

DISMINUIR la oportunidad de ingerencia nuestra (DJ- GGC), pues no es competencia

de la Dirección Jurídica ni del Grupo, Supervisar a los supervisores, quedamos en que

MODIFICARIAMOS MANUAL DE CONTRATACION e INSTRUCTIVO a los

supervisores y el Sistema para solicitar informes no mensuales sino cada dos meses o

cada tres meses, es decir de acuerdo a la naturaleza del contrato, dejando en la parte El proyecto de

tecnica o dependencia del Supervisor el SEGUIMIENTO al centimetro¡ IGUAL SUPERVISION Y

PROPONGO como lo exprese en las reuniones con los asesores de Secretaria y LIQUIDACION está muy

Control Interno, que ELABORAREMOS Plan Interno o institucional a la par con el muy

proximo de la Contraloria, pues tambien refiere al los mismos puntos. Jefe le anexo

avanzado y muy

modelo de la carta a Contro, Interno sobre el particular. Jefe le anexo modelo de la seguramente lo

carta a ControL, Interno sobre el particular. entreguemos ya verificado

y aprobado por SIGI y

Planeación a la fecha

ofrecida; me refiero a que

ya estan los textos y se

estan haciendo ajustes;

respecto al Manual de

Contratación, es la

actualización que requiere

el existente, por razón de

todas las modificaciones

introducidas por el Decreto

2025 de junio 3 de 2009 y

el más reciente el 3576 de

septiembre 17 de 2009.

100%









100% La recomendación es inaplicable para cumplir a 30 de junio ya que es imposible

entregar los faltantes ya que faltan 4 personas con perfiles profesionales o técnicos y

solicitan que se averigüe si esto afecta el hallazgo correspondiente con la contraloría

(41) y cual seria el procedimiento a seguir. Consideran que la solución va más allá de

responsabilizar a la Dirección Jurídica de la Liquidación, se debe de convocar a las

dependencias ejecutoras para que en consenso se determinen los pasos a seguir, qué

mecanismos de presión se van a implementar y que tipo de acciones se van a

emprender con los Órganos de Control Fiscal y Disciplinario, en lo que respecta

especialmente a la ejecución de los convenios Fonsecon. van el 50% de los contrasus

de 2006 (53/2) y el 50% de los de 2007 (27/2) lo 1que daria untotal de 80 de 102

contratos liquidados.









De junio 30 a Octubre 7 se

liquidaron 41 contratos ( 30

del 2006 y 11 del 2007)

50% Se dio respuesta en Memo MEM 09-2682 de la doctora

Samaris Ceballos donde se comprometen a solicitar a la

Dirección de Gestión del Riesgo para la Prevención y atención

de Desastres.









El Convenio 146 de 2006,

esta dentro de los

liquidados

100% De las convocatorias

públicas inciadas en

Agosto, Selección

Abreviada No. 1, Selección

Abreviada No 2 y Selección

Abreviada No 3, así como

las licitaciones 1 y 2 , como

100%









92%

COMENTARIOS A NOV 17









Se entregó el 9 de noviembre

los textos de los DOS

procedimientos a SIGI,

aprobados " Supervisión

Contractual y evaluación a

proveedores" y Procedimiento

para la elaboración, aprobacvión

80% y publñicación de contratos" 100%

OJO OJO









No hubo avance. Los contratistas

contratados para atender esta

tarea, solo se autorizacon a partir

55% 89/102 de octubre 20 Y se llevan









50%

Todos los procesos de

convocatoria pública, iniciados

en Octubre se han publivado en

todas sus etapas, Selección

Abreviada Menor Cuantía No. 4,

Selección Abrevida No. 5 y la

segunda Licitación Pública No. 2,

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso

PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O P



Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia





FORMULACIÓN

Acción









del hallazgo

* A. Origen

Número









Nombre del Descripción del









Preventiva

Objetivo de la Acción de









Correctiva

Mejora

Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento resultado de la

Mejora

Subproceso Meta



PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma d

Código: SI-AS-P-04-F-02



NTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01



Fecha: 26/11/2008

SEGUIMIENTO









Estado de

Fecha de









Semanas

Descripción del Unidad de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro de









la meta

Iniciación

resultado de la Medida de la Responsable finalización los resultados de las acciones

DD/MM/AAA

Meta Meta DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor

A

PROCESO - SUBPROCESO









Nombre y Firma del Responsable del Proceso o Subproceso