UNIVERSIDAD NACIONAL
CENTRO DE GESTION INFORMATICA
AREA DE SISTEMAS
ELABORADO POR:
ING. ESTEBAN JOSE GONZALEZ SANDOVAL
FECHA DE REALIZACION:
ENERO DEL 2007
INDICE
INTRODUCCION ............................................................................................................ 3
INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................ 4
ERRORES COMUNES DE INGRESO ........................................................................... 5
FORMULARIO DE DATOS PERSONALESY LABORALES. .................................... 6
ERRORES COMUNES DE DATOS PERSONALES Y LABORALES. ...................... 7
FORMULARIO DE DECLARACION JURADA ........................................................... 8
LLENAR FORMULARIO DE DECLARACION ADMINISTRATIVO. ...................... 9
ERRORES COMUNES EN UNA DECLARACION JURADA ................................... 12
LLENAR FORMULARIO DE DECLARACION DOCENCIA. .................................. 14
ERRORES COMUNES EN UNA DECLARACION DE DOCENCIA ........................ 15
ELIMINAR DECLARACION JURADA ...................................................................... 16
REPORTES .................................................................................................................... 17
CAMBIAR CLAVE DE USUARIO .............................................................................. 18
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INTRODUCCION
La declaración jurada de horario se deriva de las disposiciones del reglamento
del articulo 41 del convenio de coordinación de la educación superior
universitaria estatal en Costa Rica, aprobado en sesión 86-07 de 4 de marzo
del 1986.
El reglamento establece lo siguiente:
“Ningún servidor de las instituciones signatarias podrá desempeñar otro puesto
con Superposición horaria, ni trabajar en instituciones estatales mas de tiempo
y medio. La violación de lo aquí dispuesto será justa causa de despido del
servidor, si dentro del termino que se conceda para que regularice su situación,
no lo hiciere.”
Por estas disposiciones y debido a que este proceso se ha realizado de
manera manual, se ha desarrollado un sistema de información Web, donde se
pretende minimizar los errores y poseer un mayor control de la forma en como
se completa un horario según la actividad que desarrolle el funcionario
universitario.
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INGRESO AL SISTEMA
Por tratarse de un sistema de Información Web, se debe acceder por medio de
un navegador, como por ejemplo, Internet Explorer (se recomienda versión 6 o
superior). La dirección que se debe digitar para ingresar al sistema es:
www.cc.una.ac.cr/horario
Una vez digitada la dirección en la barra del navegador, se muestra la pantalla
de ingreso del Sistema de Declaraciones Juradas de Horario y Trabajo.
En esta pantalla, se debe digitar los siguientes datos:
a) Cédula: Este campo acepta una cédula con formato de nueve números
(sin guiones) para identificaciones nacionales; por ejemplo: 510120456.
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En el caso de funcionarios extranjeros, la cédula es el número asignado
por recursos Humanos para su identificación; por ejemplo: 741.
b) Clave: Este campo es alfanumérico, donde el funcionario digita la clave
asignada inicialmente y que posteriormente puede ser modificada según
el criterio de cada usuario.
ERRORES COMUNES DE INGRESO
En la digitación de su cédula de identidad y/o clave de ingreso, pueden
presentarse diferentes errores y validaciones que el Sistema posee. Entre
estos están:
a) Por la digitación incorrecta de la cédula de identidad, el sistema muestra
el mensaje: FUNCIONARIO NO SE HA ENCONTRADO.
b) Por la digitación incorrecta de la clave de acceso, el sistema muestra el
mensaje: CLAVE O CÉDULA INCORRECTA.
c) Por la omisión de escribir la cédula de identidad, la clave de acceso o
ambas, el sistema muestra el siguiente mensaje: DIGITE
CORRECTAMENTE SUS DATOS.
Es importante acotar en este punto, que el sistema hace diferencia en la
digitación de letras en mayúscula y minúscula, por lo tanto se debe poner
atención en este aspecto, concretamente en cuanto a la clave de acceso.
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FORMULARIO DE DATOS PERSONALESY LABORALES.
Una vez que se ingresa al sistema, este identifica al funcionario y presenta la
pantalla donde se solicitan los datos laborales del mismo. La pantalla es la
siguiente:
Los datos que se deben llenar en el formulario son los siguientes:
a) Centro de Trabajo: Se debe seleccionar del combo, el lugar donde va a
laborar el funcionario. En esta opción se muestran todas las unidades o
centros de trabajo de la universidad nacional.
b) Nombre de Puesto: Se debe seleccionar el nombre del puesto que
tendrá el funcionario en el centro de trabajo donde va a laborar.
c) Tipo de Actividad: Se debe seleccionar la actividad que realiza el
funcionario en la institución, por ejemplo: Administrativa, docencia,
investigación, etc.
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d) Dedicación Exclusiva: El funcionario debe seleccionar el tipo de
dedicación que posee, si es que posee alguna, si no es así debe
seleccionar Ninguna.
e) Prohibición: El funcionario debe seleccionar si posee o no prohibición.
f) Disponibilidad: El funcionario debe seleccionar si posee o no
disponibilidad.
g) Nombramiento: El funcionario debe seleccionar el tipo de
nombramiento que posee, si es Interino o Propietario.
h) Jornada Laboral: En este campo se debe digitar la cantidad de horas
semanales a laborar en la institución. Recuerde que las jornadas
laborales pueden ser 40 horas (tiempo completo), 30 horas (tres cuartos
de tiempo), 20 horas (medio tiempo), entre otras.
i) Fecha inicio: En el primer botón fecha seleccione en el calendario que
se muestra la fecha de inicio de su nombramiento, ya sea interino o
propietario.
j) Fecha final: En el segundo botón fecha seleccione la fecha final del
nombramiento, esto solo en casos de nombramientos interinos, para
el caso de propietarios ya el campo en este momento se habrá llenado
con ceros (0000-00-00), por lo que NO se debe seleccionar una fecha
final.
Una vez que se han ingresado los datos correspondientes a la información
personal y laboral, presione el botón Siguiente para proceder a llenar la
declaración jurada de horario y trabajo.
ERRORES COMUNES DE DATOS PERSONALES Y LABORALES.
Dentro de los posibles errores que puedan presentarse en esta sección se
encuentran los siguientes:
a) Campos vacíos: En el caso de que no se haya seleccionado o digitado
alguno de los campos requeridos por el sistema, este procederá a enviar
los mensajes correspondientes solicitando el dato faltante.
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b) Fechas: El sistema valida que la fecha de inicio del nombramiento sea
menor o igual a la fecha final. En caso de lo contrario se envía el
mensaje correspondiente. Esto para casos de interinos, en el caso de
los propietarios no se realiza la validación de las fechas. Por otro lado,
para colocar fechas superiores al año 2009, solo debe seleccionar este
año (2009), presionar el botón “Ir a este mes”, e inmediatamente al
desplegar el combo de años, se muestran 2 años mas. Es decir hasta el
2011.
FORMULARIO DE DECLARACION JURADA
Una vez digitados los datos personales y laborales se procede a llenar el
horario correspondiente a la jornada laboral. Para esto se presenta la siguiente
pantalla:
Esta pantalla presenta los datos personales y laborales introducidos en la
pantalla anterior, por lo que a continuación solo se debe llenar los campos del
horario.
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Es importante recordar que según la actividad que vaya a desarrollar el
funcionario, así es la codificación que se debe llenar en este apartado, de ahí lo
importante de la correcta selección en la pantalla anterior del tipo de actividad,
debido a que los códigos varían según la actividad. Estos son:
Área de Docencia: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 10, 11, 12.
Área Administrativa: 07.
Área de Investigación: 08.
Área de Extensión: 09.
Otras Actividades: 13 14 15.
LLENAR FORMULARIO DE DECLARACION ADMINISTRATIVO.
Cuando se selecciona en el tipo de actividad el Área Administrativa, el sistema
automáticamente asigna el código correspondiente (07) para el llenado del
formulario.
Para completar este horario siga los siguientes pasos:
1) Haga clic en una celda de la cuadricula del horario, automáticamente se
asignara el código 07 en ese campo. Un ejemplo lo vemos en la
siguiente imagen donde se hace clic el lunes a las 07 horas.
El sistema automáticamente realiza las sumas horizontales, verticales y
totales del horario. Así sucesivamente puede seguir haciendo clic hasta
completar el horario
2) Otra forma de ingresar un horario de manera ágil es:
a. Haga solo UN clic en la celda inicial del horario. Por ejemplo el
Lunes a las 7 a.m.
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b. Posteriormente haga DOBLE clic en la celda final del horario. Por
ejemplo el Viernes a las 11 horas. Y se llenan todas las celdas de
la siguiente forma:
3) Una vez completado el horario a declarar, se presenta la sección de
observaciones, el cual es un campo de texto (alfanumérico). En esta
sección se realizan las aclaraciones necesarias, como por ejemplo, si se
desea declarar un horario de trabajo de medias horas. En este campo
puede digitarse la justificación debida.
Ejemplo de una leyenda en el campo de observaciones:
“Declaro que mi horario durante el presente año debe leerse
correctamente de 7:30 a.m. a las 4:30 p.m.”
4) Seguidamente se procede a declarar horarios en otras instituciones
públicas o privadas. Este apartado solo se declara en caso de que
realmente posea horarios extras a la Universidad. La pantalla que se
visualiza es:
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5) Para realizar esta declaración de otras actividades siga los siguientes
pasos:
a. Seleccione el día en que labora en otra institución.
b. Seleccione la hora de inicio.
c. Seleccione la hora final
d. Presione el botón Agregar.
e. Repita los pasos del a) al d) hasta completar el horario semanal.
f. Digite el nombre de la institución privada o pública donde labora
en el campo siguiente.
g. Seleccione si la institución donde labora es pública o privada.
6) Por ultimo, para guardar la información suministrada, presione el botón
Guardar. Si la información se almacena correctamente, se muestra la
siguiente pantalla:
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En caso de algún error a la hora de guardar la información, el sistema
informa que se presenta un error a al hora de almacenar la información en
la base de datos.
ERRORES COMUNES EN UNA DECLARACION JURADA
Dentro del sistema de declaraciones juradas de horario y trabajo existen
varios controles, que permiten que la información suministrada sea correcta
según los parámetros establecidos por el departamento de Recursos
Humanos. Por lo tanto, a la hora de ingresar la información en la
declaración, pueden mostrarse varios mensajes de error debido a los
controles establecidos. Entre estos mensajes de error están:
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1) Un posible primer error es la diferencia en la cantidad de horas
declaradas en el formulario con respecto a la jornada digitada
anteriormente en los datos laborales. Esto produce que se muestre el
siguiente error:
2) Otro error que puede presentarse es la superposición de horarios
declarados en la universidad con otras instituciones. Para este caso se
muestra el mensaje:
3) Al intentar guardar una declaración si haber llenado el formulario da
paso a que se muestre el siguiente error:
4) Si se digita una jornada mayor a un tiempo y medio, el sistema muestra
el siguiente mensaje, debido a que un funcionario no puede laborar mas
de 50 horas en la universidad.
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Es importante acotar que de la misma manera en que se llena el
formulario para un administrativo, así se llena el formulario para un
funcionario en el área de extensión e investigación.
En el caso del Área de docencia y otras actividades se describe a
continuación.
LLENAR FORMULARIO DE DECLARACION DOCENCIA.
Luego de ingresar los datos personales y laborales (ver Pág. 6), se muestra la
pantalla para digitar el horario docente, con la diferencia de que
inmediatamente debajo de la cuadricula aparecen los distintos códigos que
pueden ser utilizados en la declaración.
La forma de llenar la declaración es prácticamente igual a la declaración de un
administrativo (ver Página 9), con las siguientes diferencias:
1) Se puede cambiar la codificación, seleccionando el numero a utilizar en
las opciones que aparecen debajo de la cuadricula.
2) Los controles que posee una declaración de docencia son diferentes a
los de un administrativo, en cuanto a la distribución de los códigos en la
jornada según sea esta. Para obtener ayuda sobre esta distribución,
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haga clic en el link Ayuda Distribución que se encuentra junto a los
códigos, y se muestra la siguiente pantalla:
ERRORES COMUNES EN UNA DECLARACION DE DOCENCIA
En cuanto a los errores que pueden presentarse en este apartado, también
abarcan los errores vistos en la Página 12. Sin embargo, existen otros
controles, como es el caso de la distribución de la jornada docente, por lo que
si una declaración docente no es completada según estas reglas, el sistema
puede presentar un error como el siguiente:
Este mensaje se muestra cuando no se han completado correctamente los
códigos 01 (horas contacto) en una jornada de un cuarto de tiempo.
En cuanto los otros aspectos de la declaración jurada como los horarios de
otras instituciones, el procedimiento para agregarlos es igual al explicado en la
Página 10.
Por ultimo proceda a presionar el botón Guardar.
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ELIMINAR DECLARACION JURADA
En caso de que una declaración de horario se ha completado de manera
incorrecta, el sistema permite la anulación de la misma. Para realizar este
proceso siga estos pasos:
a) Seleccione la opción de Reportes en la parte superior derecha de la
pantalla.
b) Se muestra una pantalla con las declaraciones juradas vigentes a la
fecha actual.
c) Al final de cada línea del listado de las declaraciones, puede observarse
un icono que permite la eliminación de una declaración específica.
Presione este icono para eliminar la declaración.
d) Seguidamente se muestra un mensaje de confirmación para la
cancelación de la declaración.
e) Presione el botón Aceptar para eliminar la declaración.
f) La declaración queda eliminada satisfactoriamente.
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REPORTES
Para poder imprimir el reporte de la declaración jurada de horario y trabajo,
presione la opción de Reportes que se encuentra en la parte superior derecha
del sistema. Seguidamente se muestra la siguiente pantalla:
En esta pantalla se muestran las declaraciones juradas vigentes a la fecha
actual. Para poder visualizar el reporte, haga clic en el número consecutivo
correspondiente que desea observar. A continuación se puede observar el
reporte de la siguiente manera:
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Por ultimo presione el botón IMPRIMIR para generar el reporte físico.
CAMBIAR CLAVE DE USUARIO
Para poder cambiar la clave de accesos al sistema, presione la opción Clave
en la parte superior derecha del sistema; seguidamente se muestra la siguiente
pantalla:
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Este formulario posee los siguientes campos:
a) Clave: Es un campo alfanumérico, donde se digita la clave de acceso a
utilizar en el sistema.
b) Confirmar: Campo alfanumérico donde se confirma la clave digitada en
el campo anterior.
c) Funcionario: Campo No editable, que presenta el nombre del
funcionario responsable.
Para actualizar la nueva contraseña, presione el botón ACTUALIZAR.
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