Il n’y a pas de Cocktail
sans (G)RHUM !
Le référentiel socle du SGI
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Le schéma directeur de 1993: Cocktail 0.1
Le SI (système d’informations)
“poussé” par le SI (Système Informatique)!
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La gestion de services de bases : le 1er levier
• Approche encouragée par des postes de travail sous le système NEXTSTEP
(Unix BSD) (Mac OS X aujourd’hui) :
• Des services de base intégrés:
– une messagerie multimédia,
– une télécopie en réseau,
– un minitel réseau,
– les clients Oracle, Sybase, Informix,
– une gestion documentaire,
– tous les services réseaux TCP/IP et UDP, ...
– Outils de développements incomparables (celui qui fait le succès
aujourd’hui de … l’iPhone !!
• Des coûts complets très faibles (peu de personnels)
• Une base (annuaire) NetInfo (sorte d’Active Directory pour Unix en 1993!)
référentiel du système informatique!
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Le référentiel informatique est alors issu du
référentiel du SI => SSO global.
Application informatique
lecture/écriture lecture
Remote commandes Base NIS
SGBDR création de comptes SendMail
modif mot de passe Samba
annuaires de messagerie Netinfo
Active Directory
…
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Un autre levier important :
La maîtrise des charges d’enseignement.
« immobilisations »
GRH
Salles et autres
objets
Enseignant(s) GRH
(vidéoprojecteurs,
…)
Enseignement prévu Contrôle /
Groupe étudiants => emplois du temps validation / Paie €
certification
ECUEs
GFC
Scolarité
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Le système d ’information
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L’architecture Cocktail
Annuaire LDAP (référentiel externe)
ENT
GFC GRH Application N
Référentiel interne unique!
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Le SGI = Système Global d’Informations
Objectif :
La « capitainerie » du SI
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Le Système Global
d’Informations COCKTAIL
« avec une salle machine optimale »
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« La cible »
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Le référentiel GRHUM
• C’est la racine du système d’information
• Aucune application ne peut fonctionner sans
• Il est naturel voire trivial
• Il n’est pas la conséquence mais la cause
d’une gestion intégrée et d’un bon pilotage.
• Il est dynamique (au sens structurel) et
s’enrichit ou se modifie sans cesse de
manière incrémentale
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Le référentiel GRHUM
• C’est la matrice de croisement du SI,
indispensable pour un pilotage temps réel.
• C’est LA source fiable et unique des référentiels
externes à synchroniser tel que l’annuaire LDAP
et d’une manière générale de toutes autres cibles
(Esup, BV, TOIP, …)
• Il est maintenu dans une base de données
relationnelle offrant les outils de gestion
d’intégrité et de sécurité nécessaire.
• Fédérateur il impose une gestion fine des droits
et privilèges et la mise en place de workflow.
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Le référentiel
• Réduit les problèmes de synchronisation des
données partagées :
– Pas de double / triple / … saisie!
• Décloisonne les domaines fonctionnels :
– Grâce au partage des entités communes
(personne, structures, …).
• Décloisonne les informaticiens :
– Grâce au travail collaboratif induit.
• S’oppose à la balkanisation du système d’information
et à la multiplication des référentiels distincts
responsables de l’émiettement et de la répétition des
tâches
• Responsabilise fonctionnels et informaticiens
• Factorise les données et les traitements (framework)
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Le référentiel
• Le référentiel concerne toutes les données ayant un rôle
transversal dans le SI :
• Les nomenclatures statiques ou dynamiques
• Certains paramètres
• Les structures
• Les personnes (physiques et morales)
• Les infrastructures
• MAIS aussi les informations semi-structurées
(GED)
• …
– L’entité PERSONNE est l’entité la plus manipulée!
• GRHUM n’intègre pas, aujourd’hui, nécessairement toutes
les données partagées.
• L’annuaire LDAP est un sous-référentiel déduit!
• Son élaboration est alors industrialisable
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Le référentiel
• Ces données présentent des facettes aussi multiples que le
nombre d'outils les manipulant!
• Les clefs d’accès à ces outils deviennent essentielles dans la
chaînes de production et de validation / certification des données
• Une telle approche, beaucoup plus responsabilisante que
l’approche mono-outil, peut nécessiter une révolution culturelle
chez certains utilisateurs.
• Le maintien de la cohérence de ces données doit être un
pré-requis à la réalisation ou à l'acquisition d'un nouvel
outil.
• La manipulation des structures de données doit s’effectuer au
travers des frameworks associés
– Les CCTP internes ou externes devraient l'exiger.
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Nourrir GRHUM
• Doit être l’affaire de toutes celles et tous ceux
qui disposent de l’information la plus fiable.
• Ce n’est pas que l’affaire des grandes
applications de gestion intervenant souvent
« après coup »
• Il faut mettre en place des outils appropriés
(simples et efficaces à fort retour sur
investissement) et dans certains des
workflows de certification et validation.
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Les leviers du référentiel
• Référentiels :
– Téléphonique
• Gestion de la taxation
– Électronique
• Groupes de mél privés et publics, forums et listes de diffusions
– Géographique
• Signalétique
• Occupation bureaux => patrimoine
• Plannings :
– Emplois du temps, congés, absences, agendas, …
– Salles
• Organigramme des services et de l’établissement,
• Etiquettes, mailing, exportations tableur, publication sur le
WEB, ….
• Gestion des contacts
• Gestion des accès (Carte professionnelle)
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Les leviers du référentiel
• Le référentiel des personnels:
– IATOSS, Enseignants, Chercheurs, Invités, Hébergés, stagiaires,
autres
• Le référentiel des étudiants par cycle, par diplôme, par
discipline,..
• La gestion des comptes informatiques
• L’annuaire des entreprises, des partenaires, des fournisseurs et
des contacts
• Le référentiel des droits et des privilèges associés à :
– Contrôle d’accès physique
– Contrôle d’accès au réseau
– Contrôle d’accès aux applications informatiques et aux données
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Les leviers du référentiel
• L’annuaire des applications informatiques
• L’annuaire des manifestions : colloques, séminaires, congrès,
soutenances, présentations, portes ouvertes, …
• L’annuaire des compétences (portefeuille de compétences de
l’établissement)
• Le référentiel des formations:
– initiales,
– continues,
– ouvertes à distance,
– diplomantes ou non diplomantes,
– par cycle, par discipline, par type: professionnalisante, par public,
par débouché, …
• Les ressources pédagogiques liées aux formations
• Les catalogues de prestations
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Le gestion des « groupes »
Type
Membres
Rôle / Association
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Les “Groupes”, “Structures” et
Personnes morales
• Sont des “structures” étant :
– Soit des groupes « typés » (typologie) :
• Diplôme,
• Equipe de recherche,
• Composante,
• Groupe système,
• Agenda
• …
– Soit des personnes morales / juridiques :
• Entreprises, établissements, fournisseurs, partenaires, …
• Les membres des groupes sont des personnes physiques
(individus) ou des structures (des personnes morales le plus
souvent)
• Le membre d’un groupe peut appartenir à plusieurs groupes
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Associations, relations, rôles
• Chaque groupe a au moins un groupe ou une
structure père. (sauf la racine)
• Un groupe peut avoir plusieurs pères
• Une structure peut être membre d’une autre structure
• Les structures et leurs membres peuvent voir leur
appartenance qualifiée
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Les groupes “classiques”!
• Les grandes communautés:
– Intranet, Extranet, Enseignants, Chercheurs, Employés, Etudiants, Partenaires,
etc …
• Les groupes institutionnels
– Services, laboratoires, composantes, diplômes, Conseils, …
• Les groupes pédagogiques
– UE / EC / AP / Projets / Libres / …
• Le provisionning se fait à partir des inscriptions pédagogiques
– Connecteur apogée nécessaire en cas de non utilisation de ScolariX
• Les groupes d’autorisations ou de communication:
– Droits / Listes / Groupes de mail / Push / …
• Les groupes individuels:
– MesGroupes
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Gestion des rôles et fonctions
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Référentiel des personnes
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CMS
La GEIDE « l’autre » référentiel de Cocktail
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La GEIDE
Partie intégrante du Référentiel!
• L’information non structurée est celle accessible, produite
et reçue par tous les acteurs de l’établissement :
– Lettres (courriers internes et externes), projets,
rapports, mails, documents pédagogiques, sites Web
statiques, comptes-rendus, procès-verbaux, etc etc
• => mais aussi tout type de fichiers bureautiques, …
– Et bien sûr :
• Les publications, Thèses, CV, résultats de
recherches, ...
• Les contrats, arrêtés, notes de service,
Conventions, Brevets, appels d’offres, réponses,
description des formations, …
• Devis, ...
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La GEIDE
Partie intégrante du Référentiel!
• Concerne toutes les activités de
l'université.
• Est aussi à l’origine de toute l’information
structurée de l’établissement!
• Est encore trop rarement associée aux actes
de gestion.
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La GEIDE
Partie intégrante du Référentiel!
• Nécessite :
– Un référencement homogène.
• Un identifiant unique sur l’établissement par
exemple!
– Indexation
– Semi-structuration (méta-données, mots clefs,
schémas XML, sémantiques, …)
– Datation et durée de vie
– Versionning, sauvegarde et archivage
– Contrôle, partage et sécurité d’accès
– Respect des schémas standards permettant
l’interopérabilité, la réutilisation et le partage
– Sémantiques contextuelles
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La gestion du courrier l’outil de base!
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Le rôle central du référentiel
Et jamais définitif !!
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Bon rafraîchissement
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