PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso de
auditoría que fundamentan su informe. Pueden definirse en los siguientes términos.
1.CONCEPTO Y PROPOSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Es el conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor registra los datos y la
información obtenidos, así como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen que
le permitirá sustentar sus condiciones. Por lo tanto, los papeles de trabajo son el resumen de la
labor realizada por el auditor para obtener suficiente, competente y pertinente evidencia
comprobatoria.
Los principales propósitos de los papeles de trabajo son los siguientes.
- Registrar las labores y los resultados. Proporcionar un registro sistemáticos y detallado
de la labor efectuado, así como de la información y evidencia obtenidas y desarrolladas, en
respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.
- Respaldar el informe del auditor. El contenido de los papeles de trabajo que tiene que ser
suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditoría.
El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos no respaldados por los
papeles de trabajo. Dichos papeles deben fundamentar la evidencia comprobatoria, en la cual se
basa el juicio del auditor y constituyen la prueba de la validez de las operaciones y registros
examinados y el contenido del informe de auditoría.
- Indicar el grado de confianza de la estructura de control interno. Los papeles de trabajo
incluyen los resultados del examen y evaluación de la estructura de control interno, asi como los
comentarios sobre los elementos de control.
- Servir como fuente de información. Los datos utilizados por el auditor al redactar el
informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta
cuando se necesitan algunos datos específicos para futuros exámenes y, si están bien elaborados
llaman la atención sobre los asuntos importantes y garantizan el que se dé atención adecuada a
los asuntos más significativos.
- Facilitar la revisión y supervisión. Los papeles de trabajo son indispensables para la
etapa de revisión del informe antes de emitirlo.
Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario)revisar los
detalles del examen registrados dichos papeles.
En el caso de cualquier pregunta duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de
trabajo están para responderlas o aclararlas.
- Ayudar en el desarrollo profesional. La elaboración correcta de los papeles de trabajo
puede ser una ayuda importante en el desarrollo profesional del personal de auditoría .
El requisito de establecer por escrito los procedimientos empleados y las conclusiones
resultantes de su aplicación, exige que el auditor piense tanto en los propósitos de los
procedimientos, como en la claridad de su expresión y la organización de los materiales de
información.
Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la competencia del personal de la
auditoría y basados en dicha evidencia se puede reconocer la competencia especial o la falta de
ella en el personal y tomar las medidas más convenientes.
- Respaldar el informe de auditoría en los proceso judiciales. En los casos que se llevan a
los tribunales, normalmente asociados con fraudes y otros delitos encontrados, los papeles de
trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditoría. Muchas
veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a
recordar la situación y su examen, a pesar de haber transcurrido varios años de su ejecución. en
el caso de una demanda legal, los papeles de trabajo sirven para defender la posición del auditor.
De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una
importancia similar a la del informe de auditoría.
El auditor no solo debe saber planear y efectuar la auditoría, así como redactar el
informe correspondiente, sino que también debe saber que la naturaleza de su trabajo exige la
elaboración, durante todo el proceso de auditoría, de una documentación completa de sus
procedimientos, hallazgos y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe.
La información obtenida al realizar una auditoría es de poco o ningún valor, si el
personal la tiene solo mentalmente.
Para disminuir errores u omisiones, la información obtenida verbalmente debe
registrarse en los papeles de trabajo lo antes posible.
2. CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo incluyen toda la información relativa a una auditoría específica.
Los papeles de trabajo contienen lo siguiente:(Lo indicado(AF) únicamente se aplica en
la auditoría financiera).
- Borrador del informe de auditoría;
- Programa de auditoría;
- Cuestionarios sobre el examen y evaluación de la estructura de control interno, (AF);
- Hojas principal de Trabajo o Balance de Comprobación,(AF);
- Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor,(AF);
- Conciliaciones, (AF);
- Computaciones, (AF);
- Extractos y copias de documentos importantes, por ejemplo: copias de la legislación
vigente y su reglamentación, organización de la entidad, contratos, etc.
- Análisis de cuenta, (AF);
- Confirmaciones obtenidas de terceros;
- Notas y observaciones del auditor sobre:
o Procedimientos empleados y su alcance;
o Asuntos por aclarar durante el curso de auditoría (notas recordatorias);
o Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc; y ,
o Recomendaciones posibles;
- Otros documentos o información pertinentes a la auditoría.
Obviamente el orden, índice y cuidado de los papeles de trabajo es muy importante.
El auditor tiene que emplear su buen juicio en la determinación de lo que constituye material
significativo para los papeles de trabajo, con el fin de evitar que éstos lleguen a ser una
transcripción completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de una
resumen de las labore de auditoría.
El contenido de los papeles de trabajo debe estar constituido por todos los asuntos de
información, datos y evidencias significativas, que haya acumulado el auditor durante su examen,
en su lugar de un resumen de las labores de auditoría.
- La información acumulada necesaria para elaborar el informe de auditoría y apoyar su
contenido.
- La información que demuestra la extensión de la pruebas realizadas por el auditor
.
3- IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La elaboración de papeles de trabajo requiere una planificación cuidadosa antes y durante el
curso de auditoría.
Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo
que puede presentar la evidencia de una manera concisa y efectiva.
El empleo de papeles de trabajo no planificado que se hicieron con mucha prisa puede dar como
resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentación no sea el mejor o que sea
necesario repetir los papeles para incluir toda la información.
En condiciones normales hay mucha maneras de elaborar cualquier tipo de papel de trabajo. El
auditor debe revisar la cédula empleada en la auditoría anterior, si la hubo, y determinar si el
formato utilizado es adecuado o si puede mejorarse.
Es preferible emplear una hoja o cédula separada para cada asunto, rubro cuenta analizada. sin
embargo, de vez en cuando, es más práctico y lógico incluir el análisis de distintas cuentas
relacionadas del mayor general, en un solo papel de trabajo.
Por ejemplo, el análisis de bonos, también puede incluir los intereses devengados o acumulados
que están relacionados con dichos bonos.
Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaños . En general las hojas de siete u ocho columnas,
son las más adecuadas para la mayoría de los análisis. Para la hoja principal de trabajo y otros
papeles más amplios, se puede usar hojas de catorce o dieciséis columnas.
Para los papeles que documentan entrevistas, observación ocular y otras labores presentadas en
forma narrativa debe utilizarse hojas rayadas. Por supuesto, el papel debe ser de buena calidad y
solo debe usarse una cara de cada hoja.
4.1 Claridad y explicación completas. Es de suma importancia que cada hoja de los papeles
de trabajo, sea clara y de una explicación completa del asunto que trata.
El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, título de su
contenido, prueba específica y el periodo o la fecha correspondiente .
Los siguientes, son ejemplos de encabezamientos de papeles de trabajo:
(Entidad) Instituto X
(Titulo) Cuentas por cobrar
(Prueba específica) Análisis de antiguedad
(Fecha) 31-12-19XX
-------------------
Significa que en la entidad “instituto X” se está examinando el rubro del Balance General
“Cuentas por cobrar” y que está evaluando o examinando la antiguedad de las cuentas por
cobrar; por el ejercicio correspondiente al año 19XX (12 meses).
(Entidad) “Instituto “Y”
(Título) Costo de producción
(Prueba específica) Análisis de gastos personales
(Fecha) Del 15-09-19XX
al 30-7-19XX
---------------
Significa que en la entidad “Instituto X” se está examinando el rubro del Balance General
“Cuentas por cobrar” y que está examinando el rubro del Balance General ”Cuentas por
cobrar” y que está evaluando o examinando la antiguedad de las cuentas por cobrar; por el
ejercicio correspondiente al año 19XX (12 meses).
(Entidad) Instituto “Z”
(Título) Costo de producción
(Prueba específica) Análisis de gastos personales
(Fecha) Del 15-09-19XX
Mes de Junio, 19XX.
--------------------
Significa que en la entidad “Instituto Z” se está examinado el programa de Explotación petrolera,
durante junio de 19XX (el mes actual) para determinar la efectividad, eficiencia y economía
alcanzada por dicho programa y la necesidad de posibles mejoras.
El auditor que prepara en papel de trabajo debe incluir sus iniciales y la fecha en que la
confección en una parte especial de dicha hoja.
El contenido de cada hoja debe incluir fechas, datos completos o los montos y explicaciones
suficientes, de modo que cualquier otro auditor con respecto a los datos mencionados.
Además de los datos que contiene cada papel, éste debe indicar en forma clara el alcance de la
labor del auditor con respecto a los datos mencionados.
5. PREPARACION
Algunos principios que fundamentan la preparación de los papeles de trabajo son los siguientes:
- Deben ser totalmente preparados incluyendo todos los datos necesarios;
- Deberán incluirse en ellos los datos que son pertinentes;
- Incluirán los datos que sustenten alguna afirmación o concepto expresado.
- Presentarán todos los datos necesarios que sustenten alguna afirmación o concepto
expresado.
- Presentarán todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los
registros y operaciones;
- Todos los papeles de trabajo deberán elaborarse con limpieza y matemáticamente
exactos; y,
- Deberán contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexión con su
preparación.
6. ORDENAMIENTO, REVISION Y APROBACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Debido al gran volumen de las diversas clases de papeles de trabajo, su ordenamiento lógico es
de primordial importancia, tanto durante el curso de las labores de auditoría como después de
haberlas terminado e inclusive para el archivo de los papeles de trabajo.
En la auditoría financiera el orden lógico usado por los auditores es aquel sigue la secuencia de
las cuentas en el balance de comprobación (orden igual al plan de cuentas).
En otras palabras; los papeles de trabajo se arreglan según su relación con las diversas cuentas y
en el orden de los activos, pasivos, ingresos y gastos.
En la auditoría de desempeño el orden lógico está dado por las actividades u operaciones
principales y las tareas críticas examinadas en profundidad, según esquema determinado or el
auditor encargado.
6.1 Índice. Es importante tener un índice del orden de los papeles de trabajo, así como
también , que todos ellos contengan referencias cruzadas cuando están relacionados entere sí.
El índice de los papeles específicos en la auditoría financiera se elaborará agrupando las
cuentas del balance de comprobación presentado por la entidad auditada, formando en cuenta su
finalidad y secuencia lógica. Los resultados de esta agrupación serán presentados en las cédulas
sumarias.
El índice de los papeles específicos puede constar de letras mayúsculas simples o dobles para las
cédulas sumarias y, letras seguidas de números correlativos para los papeles de análisis o
auxiliares, o algún esquema similar a efecto de asegurar un ordenamiento uniforme.
Normalmente se escribe el código en el ángulo superior derecho de cada hoja con lápiz de color
rojo o azul.
6.2 Revisión y aprobación de los papeles de trabajo, Tanto para lograr la máxima utilidad y
eficiencia, como para garantizarla calidad de la auditoría, es necesaria una revisión completa de
los papeles de trabajo.
Por cierto, el auditor jefe del equipo, revisará los papeles de trabajo elaborados por los miembro
del equipo de auditoría al tiempo que reúne el juego completo.
La revisión final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del auditor supervisor.
Por supuesto, durante el curso de la auditoría el supervisor debe haber revisado muchos de los
papeles de trabajo elaborados; sin embargo, es necesaria una revisión final del juego completo.
Siempre resulta más eficiente y económico efectuar esta revisión final dentro de las oficinas de la
entidad bajo examen, porque es natural que el auditor supervisor crea conveniente que se debe
agregar alguna información o formular algunas preguntas que solamente se pueden responder
teniendo acceso a la información y los funcionarios.
El auditor supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en señal de aprobación
de los procedimientos de auditoría y las conclusiones del auditor.
Al revisar los papeles de trabajo debe determinar la evidencia resumida en ellos es suficiente a su
juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinión, tal como están expresadas en el borrador
del informe.
La aprobación final que da el auditor supervisor al borrador del informe, fácilmente indica la
aprobación de todos los papeles de trabajo relacionados con él y la suficiencia de su contenido
para respaldar el informe en su totalidad, además ratifica que se han cumplido con las normas de
auditoría.
Las preguntas que se originen de la revisión y sus respuestas deben incluirse en cada grupo de
papeles de trabajo.
El proceso de revisión es importante y no debe efectuarse de manera superficial o a la ligera.
Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que se cuente con evidencia clara,
demostrable y objetiva en respaldo de las labores de auditoría y de los hallazgos relacionados.
Debe aceptarse que los papeles de trabajo han sido sometidos a una revisión supervisora y que
todo el material incluido ha sido ya aceptado o evaluado por el jefe de equipo, indicando la forma
en la que deben tratarse los asuntos en cuestión.
Al revisar los papeles de trabajo, se debe tomar en cuenta factores tales como:
- Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instrucción específica;
- Precisión, confiabilidad, razonabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los
papeles de trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados o
hallazgos presentados.
- Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas;
- Naturaleza y alcance de la discusión con funcionarios de la entidad así como la
consideración que ha dado a los hallazgos y conclusiones y,
- Conformidad con las normas para la presentación de papeles de trabajo.
El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una vez
que se ha efectuado la labor al aclarar cualquier asunto, evitando la interrupción causadas por
una revisión de los problemas cuando el personal involucrado ha sido asignado a otras fases de
la auditoría.
7- NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condición de especial importancia
debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoría y la extensión y naturaleza de
las pruebas aplicadas en forma selectiva.
Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curo de la auditoría y después de realizada
ésta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos.
En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo,
mostrándose a otras personas o hacer copias o extractos de los mismo. Debe dejar los papeles de
trabajo guardados bajo las debidas seguridades, cuando no estén en su poder.
El acceso al archivo de los papeles de trabajo de las diversas auditorías, tiene que limitarse
exclusivamente al personal de la auditoría o en cualquier caso como intercambio y relación con
las firmas de auditores independientes.
8- ARCHIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los archivos de los papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos:
- Archivo corriente o de papeles de trabajo; y,
- Archivo permanente técnico y administrativo
8.1 Archivo corriente. El material que se coloque en el archivo corriente debe estar
constituido por la información relacionada principalmente con las fases corrientes de la auditoría
y que no se consideran de uso continuo en auditorías superiores. El tipo de material que debe
incluirse en éste archivo es el siguiente:
- Revisiones corrientes del control interno;
- Análisis y otros papeles que respalden el examen y prueba detallada;
- Nota sobre las discusiones con funcionarios de la entidad u otros ejecutivos;
- Correspondencia corriente;
- El programa de auditoría;
- Papeles que se van acumulando en respaldo de los hallazgos; y
- Materiales y papeles que se van acumulando durante la preparación del informe,
inclusive los borradores.
El archivo debe organizarse básicamente y según las necesidades de cada auditoría específica. La
prueba principal es la conveniencia en su utilización y la facilidad para ubicar el material.
8.2 Archivo permanente técnico y administrativo. Este archivo debe contener la información
de interés, utilización continuo necesaria en auditorías subsiguientes. Así como en el caso de los
archivos corrientes, deben organizarse de tal manera que sirvan mejor a las necesidades de la
auditoría.
El archivo permanente debe incluir material de referencia como el siguiente:
- Historial legislativo sobre el establecimiento de la entidad y sus programa y
actividades;
- Leyes y reglamentos de aplicación específica a la entidad;
- Financiamiento;
- Organización y personal;
- Políticas procedimientos de presupuesto, contabilidad e informes;
- Evaluaciones de la estructura de control interno de años anteriores;
- Antecedentes de estadísticas sobre asignaciones, desembolsos, logros, etc;
- Ubicación de las actividades;
- Contratos a largo plazo;
- Análisis detallados de activos fijos;
- Manual de contabilidad y plan de cuentas;
- Extractos de actas de: Directorios, Comités y Juntas, etc., de interés
permanente; y,
- Otros manuales y documentos, etc.
El material puede incluir: correspondencia, manuales, cuadros, informes de la entidad, leyes,
reglamentos, memorándums de la unidad de auditoría interna.
El archivo permanente debe contener así mismo, un registro que explique lo que se ha hecho con
el archivo corriente de auditorías de años anteriores y una lista de las fechas en que pueden ser
destruídas.
El archivo permanente debe servir como información básica al planificar futuras auditorías. Debe
proporcionar información resumida de rápida utilización y acceso, sobre labores efectuadas e
informes medidos de exámenes exteriores incluyendo una lista de las principales áreas cubiertas
en las auditorías efectuadas, las fechas en que se efectuaron y los resultados obtenidos.
Normalmente, el archivo permanente completo se acumulará y mantendrá en la sede de la
auditoría donde se encontrará el personal para ejecutar la mayoría de las auditorías.
El archivo permanente debe revisarse y actualizarse periódicamente. Para que los archivos
activos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de uso
corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos identificando y
registrando los motivos de dicho traslado.
Por lo general, el archivo corriente o papeles de trabajo de las dos últimas auditorías y el archivo
permanente actualizado, deben estar a disposición del auditor.
El archivo corriente de las auditorías anteriores a las indicadas deben guardarse por el periodo
establecido por la ley para la retención de documentos financieros cualquier periodo adicional
necesario para los procesos judiciales si los hubiere.
8.3 Responsabilidades básicas sobre el archivo y custodia de papeles de trabajo.
En las entidades del sector público, ésta responsabilidad la tiene el auditor jefe de la
unidad de auditoría interna.
8.4 Material Obsoleto en Archivo Permanente. El material del archivo permanente debe
retenerse mientras se le considere de interés o utilidad a la labor, por lo tanto deben revisarse
estos archivos en forma periódica. Para lo exámenes subsecuentes, se debe revisar este archivo
durante el próximo examen. El material obsoleto que no tenga valor debe transferirse al archivo
inactivo.
Los papeles de trabajo válidos se deben ordenar en base a un índice numérico.
Además de proporcionar un índice para los papeles de trabajo, se debe establecer para cada
examen un sistema que facilite la identificación, almacenaje y ubicación de los archivos. Debe
existir un índice maestro, en el cual figuren los números de código y el tema de cada archivo.
9- CLASES DE PAPELES
Se agrupan en dos categorías:
a. Papeles de trabajo generales
b. Papeles de trabajo específicos
9.1 Papeles de trabajo generales. Los papeles de trabajo generales son aquellos que
no corresponden a una cuenta operación específica y que por su naturaleza o significado
tienen uso y aplicación general.
Básicamente comprenden los siguientes:
i. Borrador de informe;
ii. Programas de auditoría;
iii. Evaluación de control interno;
- Hoja principal de trabajo o balance de comprobación (auditoría financiera); y,
iv. Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el
auditor (auditoría financiera); y,
v. Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.
9.2 Papeles de trabajo específicos. Los papeles de trabajo específicos comprenden
básicamente los siguientes:
vi. Cédulas principales de las cuentas del mayor general,preparados por el auditor
(auditoría financiera); y,
vii. Otros documentos que prepara o solicita el audtor, relacionados con:
o Análisis de cuentas elaborados por el auditor interno o personal de la entidad,
(auditoría financiera);
o Confirmaciones recibidas de: bancos, clientes, proveedores y otros, (auditoría
financiera);
o Confirmaciones recibidas de: bancos, clientes, proveedores y otros, (auditoría
financiera);
o Análisis de operaciones y actividades;
o Resultados de entrevistas y conferencias específicas; y,
o Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o indirectamente se
utilice para la sustentación del informe.
9.3 Notas del auditor. Un grupo especial de papeles de trabajo son las “notas del auditor”.
En realidad, este tipo de papeles de trabajo sirven al auditor para registrar ciertos asuntos que
debe recordar para el beneficio propio y del examen. Existen tres clases distintas de estas notas:
- Notas recordatorias sobre asuntos que están pendientes de examinarse, aspectos que requieren
investigación adicional, etc. Son asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar
la redacción del informe;
- Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias que han de ser
incluidos en el informe como conclusiones; y,
- Notas que han de ser incluidas en el informe en calidad de recomendaciones.
Algunos auditores prefieren hacer una sola lista de las notas, pero la manera más ordenada es
hacer tres listas separadas e ir registrando cada clase de nota.
En las hojas de notas, el auditor registra la información suficiente para recordar el asunto en
referencia a otros papeles de trabajo relacionados, si los hubiere. Las notas deben ser
explicativas y completas, pero no deben repetir o duplicar datos que estén contenidos en otros
papeles de trabajo.
10. MARCAS DE AUDITORIA
Las marcas del auditor son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el
tipo de trabajo o prueba efectuada.
Las marcas básicas de auditoría pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de
dos clases: con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, que s empleen en
cualquier auditoría o examen de alcance limitado.
Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto e emplean frecuentemente en
cualquier auditoría o examen de alcance limitado y que han sido adoptadas uniformemente por
los Organismos Superiores de Control o la unidad de auditoría interna.
Si durante el curso de la auditoría fuese necesario utilizar marcas adicionales, se emplearán éstas
a criterio del auditor, describiendo obligatoriamente su significado en las cédulas respectivas.
Por supuesto , los empleados de la entidad no deben conocer el significado de las diversas
marcas, pero la aplicación debe incluirse en los papeles de trabajo.
El empleo de las marcas de auditoría en los papeles de trabajo sirven para documentar el
procedimiento específico de auditoría que se ha aplicado a una transacción, grupo de
transacciones o saldo de cuentas, también sirven para la información futura del mismo auditor,
para fines de revisión y supervisión y para usar dichas marcas como posibles referencias. Por
ejemplo, en la compilación bancaria al fin de año, el auditor puede marcar los cheque pendientes
de pago y que fueron pagados en el primer mes del año siguiente:
“Verifique los cheques pagados por el banco en el mes de Enero, según estado bancario; me
aseguré además que los endosos fuesen del beneficiario”.
Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca
empleada, para que tanto el auditor como otras personas comprendan dicho significado, aún en
años futuros.
Para las marcas de significado uniforme una hoja explicando los significado ubicada al principio
del juego de papeles de trabajo es suficiente, el significado de las otras debe indicarse en cada
hoja en la cual se utiliza.
11. PAPELES DE TRABAJO IMPORTANTES EN EL EXAMEN DE ESTADOS
FINANCIEROS.
11.1 Hoja principal de trabajo (Balance de comprobación). De todos los papeles de
trabajo al que reviste más importancia para el auditor, es la “hoja principal de trabajo” o
“balance de comprobación”.
Esta hoja presenta el balance de comprobación compuesto de los saldos de todas las cuentas del
mayor general y los ajustes necesarios para llegar a los estados financieros.
La hoja principal de trabajo contiene la información básica sobre el contenido de los libros, los
ajustes necesarios en la opinión del auditor y los saldos finales de las cuentas del mayor general
de la entidad.
Además, sirve como un índice de los papeles de trabajo.
La hoja principal de trabajo presenta la información siguiente:
a. Código y nombre completo de cada cuenta del mayor general (o en otras palabras,
el plan de cuentas completo de la entidad) estas cuentas deben ser agrupadas según sus
activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, dejando algunas líneas en blanco
entre cada grupo para insertar las sumas y otros datos;
b. El balance de comprobación final correspondiente al año anterior. Los saldos finales
ajustados de las cuentas del año anterior. Sirven como base de comprobación con los
saldos del año bajo examen.
El tener los saldos de los dos años juntos, permite al auditor tomar nota de los cambios o
fluctuaciones importantes, que pueden necesitar el examen y verificación profunda y como
consecuencia los asientos de ajuste o reclasificación;
c. El balance de comprobación del periodo bajo examen con los saldos actuales de las
cuentas del mayor general al fin de año;
d. Columnas para ajustes y reclasificaciones de auditoría que son los asientos de ajuste o
reclasificaciones recomendadas por el auditor, para perfeccionar los estados financieros;
e. El balance de comprobación del periodo bajo examen después de los ajustes y
reclasificaciones, es decir las cuentas del mayor general con sus saldos finales; y,
f. El índice de los papeles de trabajo relacionados con la hoja principal consiste en una
columna que presenta las claves alfa numéricas de los papeles de trabajo relacionados con las
cuentas examinadas o analizadas.
Algunos auditores prefieren separar el balance de comprobación después de los ajustes en dos
categorías: las cuentas que muestran la situación financiera y las cuentas que muestran los
resultados de las operaciones.
Durante el curso de sus labores, el auditor verifica los saldos de las cuentas para satisfacerse de
su corrección o elaborando asientos de ajustes y reclasificación para corregir los saldos. Si el
saldo de una cuenta es correcto, pasa directamente a la última columna (balance de
comprobación después de los ajustes). Si es incorrecto el auditor anota los asientos de ajuste o de
reclasificación en las columnas apropiadas y computa el nuevo saldo correcto.
Cuando todos los saldos son correctos y/o ajustados o reclasificados, la última columna presenta
los “saldos finales” del año para la elaboración de los estados financieros.
En el caso de la utilización de mayores auxiliares de ingresos y7o gastos que contengan las
cuentas detalladas, sería necesario hacer una hoja de trabajo que contenga los balances de
comprobación respectivos de los mayores auxiliares.
El uso de la hoja principal de trabajo facilita la labor del auditor, lo que es más importante,
permite tanto al jefe de equipo como al supervisor mirar el progreso de la auditoría en cualquiera
de sus fases.
Cuando en los sistema empíricos o tradicionales de contabilidad del sector público no existe un
mayor general u otro resumen organizado de los saldos, una de las primeras tareas del auditor
debe ser la obtención y resumen de los mismos en un formato similar al descrito arriba para
constituirse en su hoja principal de trabajo.
12. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES
Los ajustes y reclasificaciones por auditoría son aquellos asientos recomendados
para perfeccionar la presentación de los estados financieros, y resultan cuando se ha
dejado de contabilizar una transacción o cuando aparece cargada o abonada una
cuenta indebidamente.
En teoría, la administración es responsable de llevar su sistema contable y elaborar los estados
financieros. La responsabilidad del auditor se limita al examen de aquellos estados financieros., y
a la expresión de su opinión sobre los mismos.
En la práctica, el auditor durante el curso de su examen, casi siempre encuentra algo que
requiere un ajuste de los estados financieros elaborados por la entidad. Pueden ser errores,
omisiones, clasificaciones incorrectas, o acumulaciones no registradas.
Los asientos de ajustes recomendados por el auditor son aquellos necesarios para que los estados
financieros de la entidad presenten adecuadamente la situación financiera y los resultados de sus
operaciones.
Loa ajustes de auditoría tienen que ser sometidos a análisis y juicio de importancia relativa. En
otras palabras, el auditor sólo debe recomendar asientos de ajustes significativos. Si el auditor
encuentra un faltante de L.10.00 en caja chica debe revelar este faltante en su papel de trabajo
que contiene el arqueo, pero no debe elaborar un asiento de ajuste, porque el monto en cuestión
es inmaterial.
Los asientos de ajuste, se registran en tres sitios importantes:
- En el papel de trabajo específico relacionado con la cuenta ajustada (con el fin de que
su saldo sea igual al saldo de la cuenta, después de hecho el ajuste);
- En las columnas para ajustes de la hoja principal de trabajo y las cédula sumarias con el
fin de que muestren el saldo ajustado; y
- En el papel de trabajo resumen de asientos de ajuste de auditoría.
Los papeles de trabajo de ajustes de auditoría son los formatos en los cuales el auditor registra
los asientos recomendados en forma similar a la de su registro en el diario general. Un típico
asiento de ajuste puede ser lo siguiente:
Ajuste N 1 Código Debe Haber
Materiales de Construcción 244 5,000.00 5,000.00
Para registrar ña factura n.3456 de Empresas X.S.A. de 3-1-XX, por materiales recibidos el 28-
12-XX.
Cuando se registra el asiento en la hoja principal de trabajo el número del asiento formulado al
lado del monto en un círculo sirve como índice al asiento completo.
Es conveniente señalar en cualquier asiento de diario, una explicación completa como parte
integral y necesaria del asiento.
Los ajustes de auditoría con regulaciones a los estados financieros. Al terminar sus labores, el
auditor presenta a la entidad una copia completa de los asientos de ajustes.
Por lo general, la entidad acepta estos asientos y los registra antes de cerrar oficialmente los
libros, (si la auditoría es a un ejercicio recientemente fenecido).
En el caso que la entidad no aceptara uno o más asientos recomendados por el auditor, este
tendría que determinar la acción a seguirse, lo que según la importancia del asiento podría
incidir en:
- Una opinión negativa sobre los estados financieros;
- Salvedades en su opinión;
- Notas aclaratorias a los estados financieros, aceptables a la entidad; y,
- Una mención a los comentarios del informe (cuando es de menor significado).
Los ajustes de auditoría son recomendaciones técnicas del auditor, con el propósito de regular
operaciones o transacciones indebidamente contabilizadas o no registradas o estimaciones
contables mal establecidas por los funcionarios de la entidad.
Al respecto pueden presentarse dos alternativas:
- Que la entidad aún no haya cerrado sus libros de contabilidad: y,
- Que la entidad tenga cerrados sus libros de contabilidad.
Para el primer caso es necesario registrar los ajustes para que los estados financieros presenten
razonablemente la situación financiera de la entidad y los estados de sus operaciones a la fecha
examinada.
En el segundo caso es necesario analizar el efecto que producen en los activos, pasivo y
resultados de la entidad examinada a fin de considerar la procedencia de su registro.
Cuando un ejercicio financiero ha sido cerrado y liquidado, un asiento de ajuste para regularizar
una operación o transacción puede ser extemporáneo y muchas veces implicable.
Sin embargo puede suceder que la deficiencia detectada sea de tal trascendencia, que su efecto en
la entidad distorciona la situación financiera del periodo en que se produjo y que indudablemente
afectará a ejercicios futuros.
En este sentido el auditor gubernamental, debe aplicar su buen juicio y criterio profesional, a fin
de determinar si el asunto observado, afecta substancialmente la situación financiera de la
entidad examinada, a tal punto que se hace necesario la regulación mediante el asiento de ajustes
a periodos anteriores (retroactivos) que modifiquen las utilidades o pérdidas acumuladas así
como los activos o pasivos de la entidad.
Los siguientes son ejemplos de operaciones o transacciones que podrían originar la obligación de
reguralizarlas:
- Omitir el registro de activos fijos de importancia;
- Otros de registrar pasivos u obligaciones; y,
- Operaciones o transacciones mal contabilizadas que afectarán la futura
presentación de estados financieros.
12.1 Cédulas Específicas. Cédulas específicas son aquellas que se relacionan con una cuenta
del mayor general preparadas por el auditor; y,
- Cédulas sumarias de las cuentas del mayor general preparadas por el auditor; y,
- Otros documentos que prepara el auditor;
- Análisis de cuentas (forma más típica de papel de trabajo en la auditoría financiera).
- Conciliaciones bancarias.
- Confirmaciones de bancos, deudores, acreedores y de otros.
- Cualquier otro documento que elabora u obtiene el auditor para respaldar su informe.
Estas cédulas varían según las actividades y naturaleza de la entidad. Son ampliamente ilustradas
en los textos universitarios sobre la auditoría profesional.
13. EXTRACTOS Y COPIAS DE DOCUMENTOS
Varios documentos legales u oficiales son de importancia para el auditor, tales como la
legislación, reglamentación, actas oficiales, resoluciones, contratos, etc.
Para tener una información completa en los papeles de trabajo el auditor puede:
- Obtener copias completas (en el caso de documentos publicados tales como leyes,
manuales, etc.);
- Obtener fotocopias de los documentos o partes de ellos; y,
- Preparar extractos manuscritos de porciones de los documentos.
En la determinación de cuál de los métodos antes descritos ha de emplear el auditor debe tener
presente que:
- Sólo debe incluir información que corresponda a los papeles de trabajo, por ésta razón
los extractos o porciones pertinentes son preferibles de las fotocopias e incluirlas como
papeles de trabajo); y,
- El auditor debe aprovechar los análisis elaborados por la entidad siempre que sea
posible. Por ejemplo, puede usar una copia de la conciliación bancaria elaborada por la
entidad comprobando su veracidad, evitando así la necesidad de
efectuar otra conciliación.
En general el auditor debe aprovechar el método sencillo y económico para incluir en los papeles
de trabajo la información significativa básica y necesaria.
14. PREPARACIÓN DE HOJAS DE RESUMEN
La naturaleza y resultados de la labor en cada segmento de un examen debe, como asunto de
operación sistemática y buen artificio, resumirse de manera clara y concisa en los papeles de
trabajo.
Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto o grupo de aspectos de un
hallazgos o tema.
Como resultado de la auditoría se acumula gran cantidad de papeles de trabajo que contienen
una variedad de información de diversas formas, por ejemplo, copias de leyes, reglamentos y
procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de las entrevistas y una variedad de
cuadros y programas relacionados con una o varias fases de un examen.
A pesar de que esta información puede ser interesante, útil y pertinente es de poco valor si no se
analiza y organiza en forma lógica e interrelacionada. En la mayoría de los casos esto esto puede
lograrse con mayor efectividad por medio de la preparación de hojas de apuntes, de hallazgos, o
de resúmenes.
El propósito de dichos apuntes o resúmenes, como su nombre lo indica, es extractar en forma
clara, precisa y convincente la esencia de la labor efectuada, para hacer resaltar los resultados
logrados, las conclusiones alcanzadas y cualquier recomendación, según se reflejan en los
papeles de trabajo que lo respaldan.
Si las hojas de apuntes están bien concebidas y preparadas, según las circunstancias de una
auditoría, ocupan un muy importante y especial en la labor del auditor. Dichos resúmenes sirven
a dos propósitos fundamentales e interrelacionados:
- Obligan a un análisis oportuno y crítico de la evidencia obtenida y de la labor efectuada,
ayudando a identificar requerimientos adicionales; también sirven de base para decidir acerca de
la incluión de los resultados de la labor en el informe;
- Hacen posible la preparación del borrador del informe, como parte integral de la
labor;
- Permiten un flujo ordenado y lógico de los papeles y facilitan la supervisión u
otras revisiones de la labor en particular;
- Cuando existe un adecuado índice y buena referencia cruzada, éstos se convierten
en un punto importante de los papeles de trabajo para cualquier parte de la labor y
proporcionan un medio de control mecánico para dichos papeles; y,
- Brindan a los nuevos miembros del personal la oportunidad de familiarizarse con la
exactitud y precisión requeridas en el análisis de la información y con la claridad,
brevedad, legibilidad y organización necesarias en la preparación del borrador del
informe. Más aún, en muchos casos, los apuntes presentan el criterio fundamental y la
opinión original que fueron el motivo de las conclusiones a las que se han llegado en
los informes.
Los elementos básicos de las hojas de halazgos o resúmenes son los siguientes:
a. Resultados logrados. Debe incluirse un resumen de los hechos y la evidencia
obtenida en relación con el objetivo. No deben contener conclusiones. La evidencia en sí debe
presentarse como un resumen de los hechos y no como concusiones a las cuales ha
llegado el auditor. Esta sección del resumen debe contener la evidencia y no la
interpretación de la misma;
b. Conclusiones. Aunque frecuentemente son visibles al conocer la evidencia, se
deben indicar las conclusiones en relación a los objetivos. Se deben presentar los criterios
utilizados para llegar a las conclusiones , las cuales tienen que estar en relación con la
labor efectuada y los resultados obtenidos; y,
c. Recomendaciones. Cualquier recomendación de acciones correctivas debe
presentarse luego en forma lógica. Las partes narrativas de los resúmenes deben redactarse
con claridad.
Los auditores encargados no deben aceptar resúmenes preparados en forma
descuidada, teniendo que volverse a preparar (por parte del miembro del equipo asignado)
hasta que sean satisfactorios.
Al mismo tiempo, los resúmenes no son informes ni tampoco está destinados a extraños, por lo
tanto no deben prepararse con tanto cuidado en lo relacionado a un lenguaje pulido, estilo y
explicaciones detalladas a términos y conceptos utilizados en los informes.
15. SALVAGUARDA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Todos los papeles de trabajo deben protegerse para asegurarse que son accesibles sólo a
personas autorizadas, en la forma siguiente:
- No se deben dejar los papeles de trabajo durante el día en lugares donde pueden ser
accesibles al público, personal de la entidad u otras personas que no están autorizadas a
examinarlos.
- El material confidencial, como por ejemplo los planes de la entidad para futuras
operaciones o extensión de las mismas e informes de investigación o de auditoría interna de
naturaleza dedicada, deben guardarse con las seguridades necesarias cuando no se les
utilice, para evitar una revelación no autorizada.
- También es necesario tomar precauciones especiales para el material de naturaleza
especialmente delicada, como por ejemplo los informes o papeles relacionados con solicitudes
especiales o denuncias. Debe colocarse dicho material en armarios de seguridad.
Si esto no es posible, se debe utilizar algún tipo de salvaguarda que no sea del tipo
archivo, generalmente utilizado en la entidad y para el cual hay llaves disponibles
fácilmente.
- Se deben tomar precauciones especiales para el material confidencial.
- Cuando sea necesario llevar los papeles a una habitación en un hotel, no deben dejarse a
la vista cuando el auditor no esté en la habitación, sino guardarse en maletines con
seguridad.
- Cuando haya que dejar los papeles de trabajo en su automóvil, deben guardarse con
llave en la maleta en vez de dejarse sobre el asiento o en el piso del mismo.
Si no se pueden hacer los arreglos satisfactorios para salvaguardar los papeles de trabajo en
forma adecuada en lugares fuera de las oficinas de la Contraloría General de la República o
unidades de auditoría interna, el auditor debe informar al superior jerárquico, para que
determine las medidas necesarias para su solución.
16. REGLAS PARA LA ELABORACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Las siguientes reglas mínimas para la elaboración de los papeles de trabajo
adecuados:
1. Identifique cada hoja. El encabezamiento debe incluir el orden siguiente:
a. El nombre de la entidad;
b. La descripción de la información presentada; y,
c. El periodo cubierto correspondiente.
2. Use una hoja separada para cada asunto. Cualquier dato que sea de suficiente valor
para ser incluido en los papeles de trabajo, merece una hoja completa con encabezamiento
explicativo.
3. Use solo una cara de cada hoja, así todos los datos serán legibles.
4. Identifique a la persona que elaboró el papel de trabajo. El responsable de cada papel
debe registrar su iniciales y la fecha de elaboración.
5. Identifique al Supervisor. La persona que revisa los papeles antes de aprobar el informe final y
los papeles de trabajo, debe registrar sus iniciales, indicando su aprobación.
6.Incluya la información completa específica.
El auditor debe proporcionar datos completos, nombres, títulos, códigos, etc., en cada caso de
análisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de documentos, etc.
7. Suministre índice completos. Todos los papeles de trabajo deben tener su índice. Cada
hoja debe incluir su propio número o letra que la identifique y cuando sea necesario, las
referencias cruzadas.
8. Proporcione en forma clara la fuente de los datos. No dé lugar a dudar sobre la fuente de
donde extrajo la información para los papeles de trabajo ya sea libro, registro, documento,
cuenta del mayor u otra fuente.
9. Indique la naturaleza de las labores de verificación. Se debe incluir una descripción de
las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una descripción de los procedimientos de
verificación aplicados, antes que los detalles de cifras y datos.
10. Incluya la extensión y alcance de las pruebas selectivas aplicadas. Cuando aplique
pruebas selectivas, debe reflejar los procedimientos de selección del muestreo y el porcentaje de
transacciones examinadas en relación a todas las transacciones similares.
11. Determine claramente el propósito de cada papel de trabajo y su relación con los
objetivos de la auditoría. No debe incluir datos significativos o sin importancia para los objetivos
de la auditoría.
12. Mantenga hojas de notas para recordar asuntos por aclarar o examinar durante el curso
del examen.
Todos estos deben ser aclarados o resueltos antes de terminarse la auditoría.
13. Incluya en cada papel de trabajo el código de las marcas de auditoría sin significado
uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de auditoría. Además su leyenda, es
necesaria en las etapas de revisión.
14. Efectúe el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditoría. Una
interrupción puede hacer no se cumpla con el procedimiento, pero la marca significaria que se ha
cumplido con él.
15. Incluya observaciones generales o resúmenes de comentarios sobre los resultados de
cada fase o aspectos del examen. El auditor debe registrar sus observaciones sobre todos los
hallazgos.
16. Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos. Cada vez que el
auditor determine un papel de trabajo, debe ponerlo en el orden que le corresponde entre todos
los papeles. Normalmente, todos los papeles terminados deben ser guardados en el orden
establecido para la auditoría.
17. No redacte de nuevo la hojas ya elaboradas. La repetición de los papeles de trabajo es
evidencia de falta de eficiencia y planificación. El Auditor, como contador, deben ¨ redactar una
vez y de manera correcta ¨.
18. Lleve consigo todos los artículos y materiales necesarios para efectuar sus labores. El
auditor debe llevar a la oficina de la identidad, los lápices, papeles en blanco y otros materiales
que requiera su trabajo, para evitar en lo posible la necesidad de solicitar artículos y materiales
de la entidad auditada.
19. Utilice lápiz. Los papeles de trabajo deben prepararse a lápiz.
20. Ahorre tiempo. Para ganar tiempo obtenga copias extras de material impreso o utilice el
equipo reductor. Sin embargo, se debe velar por que la utilización de tal equipo no dé como
resultado el sacar más copias de las que en realidad se necesitan.
21. Indique las fuente de documentación. Se deben indicar clara y específicamente las
fuentes de documentación incluida en los papeles de trabajo.
Cuando se trate de un documento de una entidad, se debe indicar en dicho papel quien preparó
dicho documento y por que, si dicha información no aparece en el documento.
22. Escriba los comentarios a doble espacio. Para facilitar futuras añadiduras y revisiones y
para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los papeles de trabajo deben estar
escritos a doble espacio.
23. Utiliza la técnica de referenciación cruzada. Hasta donde sea posible, los papeles de
trabajo deben tener una referencia cruzada con el programa de auditoría. Una referencia cruzada
con el programa de auditoría. Una efectiva referencia cruzada a menudo disminuye la necesidad
de copiar los datos.
24. Haga referencia a los ajustes y reclasificaciones, si los hay. Si se efectúan ajustes o
reclasificaciones de auditoría en las cifras de la entidad, esto se debe indicar claramente en todos
los papeles de trabajo en los cuales aparecen dichas cifras.
25. Verifique los totales de las columnas. Se debe efectuar una verificación independiente de
los totales de las columnas, totales cruzados y computaciones de datos numéricos.
26. Totalidad y precisión. Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para
proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para
permitir demostrar la naturaleza y alcance del examen, cuando sea necesario.
27. Claridad y responsabilidad. Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin
necesidad sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias. La información que revelen
debe ser clara, completa y concisa. Cualquier persona que utilice los papeles de trabajo debe
poder determinar de inmediato su propósito, la naturaleza y alcance de la labor efectuada y las
conclusiones de quien los preparó.
Recuerde que los papeles de trabajo pueden llegar a ser revisados por abogados, ingenieros, etc.
Que pueden ser profesionales no técnicos en auditoría, pero que con las evidencias
comprobatorias pueden llegar a la misma conclusión u opinión del auditor. El que sean concisos
es importante pero no debe sacrificar la claridad ni la comprensión sólo por ahorrar tiempo o
papel.
28. Legibilidad y pulcritud. Los papeles de trabajo deben ser legibles y los más pulcros
posibles. De no ser así, se desperdiciará tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los
informes.
Papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como evidencia. Debe evitarse el amontonar las
palabras y escribir entre líneas, dejado espacios adecuados antes de describirlas.
29. Pertenencia . La información contenida en los papeles de trabajo debe limitarse a los
asuntos que son materialmente importantes, pertinentes y útiles con relación a los objetivos
establecidos para la auditoría.
No hay ningún substituto para un entendimiento de los objetivos específicos de la auditoría, las
razones por las cuales se efectúa una tarea específica y su relación con los objetivos aprobados.
Este conocimiento proviene de programas de trabajo bien planificados y organizados y de
instrucciones efectivas por parte del auditor jefe de equipo.
Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaración clara de propósito, lo
cual es muy útil para asegurar que la información acumulada está en relación con los objetivos y
el informe de auditoría. No debe prepararse ni acumularse papeles y documentos innecesarios
papa el logro de loa objetivos de la auditoría.
La acumulación y retención de estos papeles estorban en la administración de un examen y
complican las operaciones de almanaque y archivo. Antes de determinar una auditoría, el
supervisor debe hacer los arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo
que son necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada. Si se reúne una gran cantidad
de información o papeles innecesarios, la información importante puede pasarse por alto u
obscureserse.
Al efectuar auditorías, especialmente durante las entrevistas y al examinar los archivos de la
entidad, se obtiene información sobre material que no está directamente relacionado con los
objetivos corrientes, pero que podría ser relevante conforme avanza la labor. Para evitar una
acumulación de detalles excesivos en los papeles de trabajo, se deben hacer notas breves sobre
dicho material y Estas deben retenerse en archivos informantes hasta que determine su
pertinencia. Este proceso se adapta en especial a los estudios y exámenes preliminares.
El costo de preparación de papeles de trabajo es parte importante del costo total del examen que
se efectúa y debe estar justificado por la información, no por la cantidad de papel, que figura en
ellos.
30. Evitar detalles excesivos. Es necesario cuidarse de los detalles excesivos en los
papeles de trabajo. Por ejemplo, generalmente no será necesario tener copias o resúmenes
detallados de cuentas del mayor general, largas listas de los comprobantes
examinados y descripciones de los procedimientos.
Resúmenes y breves descripciones de las cuentas examinadas, pasos de auditoría
aplicados, alcance del trabajo y hallazgos y conclusiones son mucho más importantes e
informativos.
31. Identificar los archivos. La cubierta de cada archivo debe incluir una identificación
como la siguiente:
- Nombre de la dirección de auditoría y número de código;
- Nombre y ubicación de la entidad examinada;
- Tema de la labor efectuada;
- Periodo abarcado por la auditoría u otra fecha
aplicable; y,
HOJA DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
CAJA - CAJA CHICA
Saldo al 31.12.0x
Arqueo
4 billetes de Gs. 500 Gs. 2.000.-
20 billetes de Gs.100 Gs. 2.000.-
2 monedas de Gs 50 Gs. 100
------------
TOTAL EFECTIVO Gs. 4.100.-
Comprobantes de gastos
- N. De Venta al Contado de ”campo Cía S.A.”
por compra Utiles de escritorio Gs. 18.000.-
- N. De Venta al Contado de “Ñaro S.A.”
por compra artículos de limpieza Gs. 6.000.-
- Comprobante legalizado por Impuestos
Internos por compras de
estampillas (utilizadas) Gs. 6.000.-
------------
Gs.30.000.-
------------
Vales de empleados
A. González - Fecha 00.00.00 c/autorización Gs.15.000.-
F.Araujo - Fecha 00.00.00 s/autorización Gs.30.000.-
G.Arroyos - Fecha 00.00.00 c/autorización Gs.6.900 .-
E.Martinez - Fecha 00.00.00 C/autorización Gs.15.000.-
---------
TOTAL VALES Gs.66.900.-
---------
TOTAL EFECTIVO Y COMPROBANTES Gs.101.000.-
Firma del cajero
Firma Asiento de corrección
Firma Puntos de control interno
HOJA DE ABALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
CAJA - CAJA CHICA
Asientos de corrección
Gastos Administrativos
Impresos y útiles de la oficina
compras “Campo Vía” Gs 10.000.-
Gastos Varios
Compras “Ñaró S.A.” Gs. 6.000.-
Impuestos y Patentes Gs. 6.000.-
Ley 10003/64 - estampillas
Préstamo a Empleados Gs. 66.900.-
------------------
Gs.96.900.-
a Caja Gs. 96.900.-
------------- ------------------
Los vales representan préstamos a
empleados, a descontar de sueldos en
plazo medio de 90 días.
Los comprobantes de egresos corresponden
afectar a gastos del período.
METODO II
A HOJA DE TRABAJO BALANCE GENERAL
B HOJA DE TRABAJO CUADRO DE RESULTADOS
C OTROS INFORMES Y RELACIONES
D ASIENTOS DE AJUSTES
E ACTIVO
EA CAJA
EB BANCOS
EB1 BANCOX
EC CUENTAS Y DOCUMENTOS A COBRAR
EC1 CUENTAS A COBRAR - CLIENTES
EC2 DOCUMENTOS A COBRAR - CLIENTES
EC3 OTRAS CUENTAS A COBRAR
.........................................................................................
.........................................................................................
F PASIVO
F1 PROVEEDORES
FB ACREEDORES BANCARIOS
FB1 BANCO X
...........................................................................................
G CAPITAL Y RESERVAS
GA CAPITAL
GB RESERVAS
GB1 RESERVA LEGAL
..............................................................................................
H INGRESOS
HA VARIAS
I COSTOS MERCADERIAS VVARIAS
J GASTOS
JA GASTOS ADMINISTRATIVOS
JB GASTOS DE VENTAS
JC FINANCIEROS
PAPELES DE TRABAJO
CODIFICACION
I- PUNTOS DE ATENCIÓN
I1, I2,I3 (PARA EL ORDEN DE LAS HOJAS)
II - CUENTAS DE PUBLICACION
II1, BALANCE GENERAL
II2, CUADRO DE RESULTADOS
III - BALANCE DE SUMAS Y SALDOS
IV - OTROS CUADROS O INFORMES ADICIONALES
CEDULA MATRIZ O PLANILLA LLAVE
A- DISPONIBILIDADES (CAJA Y BANCOS)
B- CREDITOS (CUENTAS Y DOCUMENTOS A COBRAR)
C- BIENES DE CAMBIO (INVENTARIOS O EXISTENCIAS)
D- INVERSIONES (INCLUYENDO LAS CORRESPONDIENTES A EMPRESAS
E- GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO
F- BIENES DE USO
G- BIENES INMATERIALES
H- GASTOS DIFERIDOS
II- LARGOS DIFERIDOS
AA- DEUDAS COMERCIALES
BB- DEUDAS BANCARIAS Y/O FIANANCIERAS
IE- IMPUESTO A LA RENTA Y OTROS
IF- CAPITAL LIQUIDO (CAPITAL INTEGRADO)
GG- RESERVAS
HH- UTILIDADES ACUMULADAS
MM- CUENTAS DE ORDEN
SS- CUENTAS DE RESULTADOS
PLANILLA LLAVE U HOJA MAESTRA
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 198X
DISPONIBILIDADES
ACTIVO CORRIENTE (saldos según balance)
Caja A 1/1-A ¼ Gs. 7.301.000.- A1
Bancos - Cuentas Corrientes A2 Gs. 6.300.000.- A2
Bancos - Caja de Ahorro A3 Gs. 10.000.000.-A3
----------------
Gs. 23.601.000.-
NOTAS DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
Saldo según balance Gs. 7.301.000.-
Composición
Caja chica Gs. 101.000.-A1/1 y A1/2
Recaudación a depositar Gs. 600.000.- A1/3
Valores al Cobro Gs. 6.600.000.- A1/4
-------------------------
Gs. 7.301.000.-
HOJA DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
RECAUDACION A DEPOSITAR
Saldo al 31.12.0x Gs. 600.000.-
Composición s/arqueo
dinero efectivo Gs. 120.000.-
Cheques corrientes Gs. 480.000.-
---------------
Gs. 600.000.-
El efectivo fue contado en presencia del Tesorero y detallado en hoja de arqueo que lleva su
firma.
Los cheques fueron detallados en hojas de arqueo, en su totalidad fueron depositados por el
senior a cargo en el Banco de Asunción S.A. en la fecha del arqueo.
HOJA DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
VALORES AL COBRO
Saldo al 31.12.0X
Arqueo:
Cheque N. 101470 c/Banco Asunción S.A.., fechado
00..00.00, librado por X Gs.1.300.000.-
Cheque N. 310904 c/Banco Boston , fechado
00.00.00, librado por X2 Gs. 1.000.000.-
Cheque N. 141107 c/Banco Exterior S.A., fechado
00.00.00, librado por Y Gs. 950.000.-
Cheque N. 13100711 c/Banco Unión S.A., fechado
00.00.00, librado por ZZ Gs.1.650.000.-
Cheque N. 1719045 c/Banco Brasil S.A., fechado
00.00.00, librado por XX Gs. 1.700.000.-
------------------
Gs.6.600.000.-
Todos los valores verificados corresponden a cheque postdatados recibidos de clientes.
La firma tiene como práctica habitual recibir en pago de facturas cheques postdatados
entregar recibo formal de cancelación a sus clientes.
Observaciones para control interno
No se lleva control individual de los cheques, no se controla los depósitos y/o cancelaciones, no
existe autorización expresa de Gerencia.
Puntos de atención para supervisor y/o Socio
1. Determinar la materialidad del monto y su incidencia sobre los estados contables.
2. Incluir el hecho en “Carta de Gerencia” para determinar la responsabilidad por la ,
aceptación de cheques postdatados que configuran delito de acción penal.
HOJA DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
BANCOS - CUENTA CORRIENTE
Saldo según balance Gs. 6.300.000.-
Banco de Asunción Gs. 1.700.000.-
Banco Boston S.A. Gs. 2.300.000.-
Banco Unión Gs. 1.300.000.-
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
Saldo según balance
Composición
Caja chica Gs. 101.000.- A1/1 y A1/2
Recaudación a depositar Gs. 600.000.- A1/3
Valores al Cobro Gs. 6.000.000.-A1/4
------------------------
Gs, 7.301.000.-
HOJA DE ANALISIS
RECAUDACION A DEPOSITAR
Saldo al 31.12.0x Gs 600.000.-
Composición s/arqueo
Dinero efectivo Gs 480.000.-
-------------------
Gs. 600.000.-
El efectivo fue contado en presencia del tesorero y detallado en hoja de arqueo que lleve su firma.
Los cheques fueron detallados en hojas de arqueo, en su totalidad fueron depositados por el
senior a cargo en el Banco de Asunción S.A. en la fecha del arqueo
HOJA DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
VALORES AL COBRO
Saldo al 31.12.ox
Arqueo:
Cheque N.101470 c/Banco Asunción S.A., fechado
00.00.00, librado por X Gs.1.300.0000.-
Cheque n. 310904 c/Banco de Boston, fechado
00.00,00, librado por X2 Gs. 1.000.000.-
Cheque n. 141107 c/ Banco Exterior S.A., fechado
00.00.00, librado por ZZ Gs. 1.650.000.-
Cheque n. 1719045 c/Banco Brasil S.A., fechado
00.00.00, librado por XX Gs. 1.700.000.-
------------------
Gs. 6.600.000.-
Todos los valores verificados corresponden a cheques postdatados recibidos de clientes.
La firma tiene como práctica habitual recibir en pago de facturas cheques post-datados y
entregar recibo formal de cancelación a sus clientes.
Observaciones para control interno
No se lleva el control individual de los cheques, no se controla los depósitos y/o cancelaciones,
no existe autorización expresa de Gerencia.
Puntos de atención para supervisor y/o Socio
1. Determinar la materialidad del monto y su incidencia sobre los estados contables.
2. Incluir el hecho en “Carta de Gerencia” para determina la responsabilidad por la aceptación
de cheques postdatados que configura delito de acción penal.
HOJA DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
VALORES AL COBRO
Saldo al 31.12.OX Gs. 6.600.000.-
Arqueo:
Cheque N.310904 c/Banco Asunción S.A., fechado
00.00.00, librado por X Gs.1.300.000.-
Cheque N. 310904 c/Banco Boston, fechado
00.00.00, librado por X2 Gs.1.000.000.-
Cheque N. 141107 c/Banco Exterior S.A., fechado
00.00.00, librado por Y Gs. 950.000.-
Cheque N. 13100711 c/Banco Unión S.A., fechado
00.00.00, librado por ZZ Gs. 1.650.000.-
Cheque N. 1719045 c/Banco Brasil S.A., fechado
00.00.00, librado por XX Gs.1.700.000.-
Gs. 6.600.000.-
Todos los valores verificados corresponden a cheques postdatados recibidos de clientes.
La firma tiene como práctica habitual recibir en pago de facturas cheques post-datados y
entregar recibo formal de cancelación a sus clientes.
La firma tiene como práctica habitual recibir en pago de facturas cheques postdatados y entregar
recibo formal de cancelación a sus clientes.
Observaciones para control interno
No se lleva control individual de los cheques, no se controla los depósitos y/o cancelaciones, no
existe autorización expresa de Gerencia.
Puntos de atención para supervisor y/o Socio
1. Determinar la materialidad del monto y su incidencia sobre los estados contables.
2. Incluir el hecho en “Carta de Gerencia” para determinar la responsabilidad por la
aceptación de cheques postdatados que configura delito de acción penal.
HOJA DE ANALIIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
BANCOS - CUENTA CORRIENTE
Saldo según balance Gs. 1.700.000.-
Banco de Asunción Gs. 2.300.000.-
Banco de Boston S.A. Gs. 1.300.000.-
Banco Unión S.A. Gs. 1.000.000.-
------------------
Gs. 6.300.000.-
Saldos circularizados al 31 de diciembre, circulares enviadas al 31 de enero.
1. Conciliación cuenta Nro. 25087/0 Banco Asunción S.A.
Saldo según libros de la empresa Gs. 1.700.000.-
Saldo según extracto bancario Gs. 1.910.000.-
------------------
Gs. (210.000)
Cheques emitidos y no cobrados:
Cheque Nro. 1314709 Gs. 110.000.- pago factura ande ciclo 12
Cheque Nro. 13147711 Gs. 110.000.- pago procesamiento contable diciembre
--------------
Gs. 210.000.-
--------------
2. Banco de Boston, Banco Exterior y Banco Unión S.A.
Visto extractos bancarios, saldos coincidentes con Registros Contables.
3.Puntos de Atención para verificación posterior
Verificar Depósito en Banco Asunción S.A. realizado como consecuencia del arqueo de la cuenta
“Recaudaciones a Depositar” se incluyó cheques de terceros por Gs. 480.000.-
HOJA DE ANALISIS
EMPRESA “B” SOCIEDAD ANONIMA
BANCOS - CAJA DE AHORRO
Saldo según balance
Composición:
Banco de Asunción S.A. - Depósito plazo fijo
1 año - Vto.: 00.00.00 Gs. 4.000.000.-
Banco Exterior S.A. - Depósito plazo fijo
1 año - Vto.:00.00.00 Gs.6.000.000.-
-----------------
Gs. 10.000.000.-
Saldos circularizados al 31 de diciembre, circulares enviados al 31 de enero.
Saldos de libretas coincidentes con registros contables.
Intereses
En ambas cuentas, están pendientes de registración contable los intereses correspondientes al 4to.
Trimestre:
Banco Asunción S.A. Gs. 100.000.-
Banco Exterior Gs. 150.000.-
----------------
Gs. 250.000.-
Intento de corrección
Bancos - Caja de Ahorro Gs. 250.000.-
Bancos de Asunción S.A. Gs. 100.000.-
Bancos Exterior S.A. Gs. 150.000.-
a ingresos en Caja de Ahorro -----------------
Gs. 250.000.-
Corresponden a interese devengados a contabilizar.
Observaciones para Control interno
No existe un sistema establecido para el control de las inversiones realizadas, ni comprobación de
que el producto de las mismas se registren en la oportunidad debida. El tesorero custodia las
libretas, único medio de control.
AUDITORIA
INFORME DE AUDITORES INDEPENDIENTES
(Destinatario)
Hemos auditado el balance general adjunto de la Compañia X al 31 de Diciembre de 19XX y los
correspondientes estados de resultados, de patrimonio de los accionistas y flujos de efectivo por el
año terminado en esa fecha. Estos estados financieros basados en nuestra auditoría.
Nuestra auditoría fue efectuada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estas
normas requieren que una auditoría sea diseñada y realizada para obtener certeza razonable de si
los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen, a base
de pruebas, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados
financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra opinión.
En nuestra opinión , los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en
todos los aspectos importantes, las situación financiera de la Compañia X al 31 de diciembre de
19XX, los resultados de sus operaciones y su conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptados.
(Firma)
(Fecha)
INFORME DE AUDITORES ESTANDAR SOBRE
ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS
INFORME DE AUDITORES INDEPENDIENTES
(Destinatario)
Hemos auditado los balances generales adjuntos de la Compañía X al 31 de diciembre de 19X2 y
19X1 y los correspondientes estados de resultados , utilidades retenidas, y flujos de efectivo por
los años terminados en esas fechas . Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia
de la Compañia. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros
basados en nuestras auditorías.
Nuestras auditorías fueron efectuadas de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas.
Estas normas requieren que una auditoría sea diseñada y realizada para obtener certeza razonable
de si los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen , a
base de pruebas, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los
estados financieros. Consideramos que nuestras auditorías proveen una base razonable para nuestra
opinión.
En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todos
los aspectos importantes, la situación financiera de la Compañía X al 31 de diciembre de 19X2 y
19X1, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por los años terminados en esas
fechas , de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
(Firma)
(Fecha)
INFORME CON OPINION SIN SALVEDADES CONTENIENDO
TERMINOLOGIA O PARRAFO EXPLICATIVO
(A) UNA PARTE DE LA OPINION DEL AUDITOR ESTA
BASADA EN EL INFORME DE
OTRO AUDITOR INDEPENDIENTE
DIVISION DE RESPONSABILIDADES
INFORME DE AUDITORES INDENDIENTE
(Destinatario)
Hemos auditado los balances generales consolidados de la Compañía A, B, y C al 31 de diciembre
de 19X2 y 19X1 y los correspondientes estados consolidados de resultados, patrimonio de los
accionistas y flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas. Estos estados financieros
son responsabilidad de la gerencia de la Compañía. Nuestra responsabilidad es expresar una
opinión sobre estos estados financieros basados en nuestras auditorías. No hemos auditado los
estados financieros de la Compañía C. Una subsidiaria poseída totalmente, cuyas estados
financieros reflejan activos totales por S---------------------------- y S-----------------
al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1. Respectivamente. E ingresos totales de S---------------------- y
S------------------- por los años terminados por otros auditores cuyo reporte nos ha sido entregado.
Nuestra opinión en lo que relaciona con los montos presentados por la Compañía B están basados
únicamente en el informe de los otros auditores.
Nuestra auditoría fue efectuada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estas
normas requieren que una auditoría sea diseñada y realizada para obtener certeza razonable de si
los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen, a base
de pruebas, de la evidencia que soporta las cantidades revelaciones presentadas en los estados
financieros. Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las
estimaciones importante hechas por la gerencia, así como la evaluación de la presentación general
de los estados financieros. Consideramos que nuestras auditorías y el informe de los otros auditores
proveen una base razonable para nuestra opinión.
En nuestra opinión, basada en nuestras auditorías en el informe de los otros auditores, los estados
financieros consolidados arriba mencionados, presentan razonablemente, en los aspecto
importantes, la situación financiera de las Compañías A, B, y C al 31 de diciembre de 19X2 y
19X1, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por los años terminados en esas
fechas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
(Firma)
(Fecha)
INFORME CON OPINION ADVERSA SOBRE
ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS RELACIONADA
CON DESVIACIONES A LOS PRINCIPIOS DE
CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
INFORME DE AUDITORES INDEPENDIENTES
(Destinatario)
Hemos auditado los balances generales adjuntos de la Compañía X al 31 de diciembre de 19X2 a
19X1 y los correspondientes estados de resultados , utilidades retenidas, y flujos de efectivo por
los años terminados en esas fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de la gerencia de
la Compañía. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros
basados en nuestras auditorías.
Nuestras auditorías fueron efectuadas de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas.
Estas norma requieren que una auditoría sea diseñada y realizada para obtener certeza razonable de
si los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen , a
base de pruebas, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los
estados financieros. Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de
las estimaciones importantes hechas por la gerencia, así como una evaluación de la presentación
general de los estados financieros. Consideramos que nuestras auditorías proveen una base
razonable para nuestra opinión.
Como se discute en la nota X a los estados financieros, la Compañía registra la propiedad , planta y
equipo al valor de tasación y los desprecia con bases en dichos valores. Además, la Compañía no
provisiona el impuesto a la renta sobre las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad
tributable, que surgen de la utilización, con propósitos fiscales , del método de ventas a plazos para
reportar la utilidad sobre cierto tipos de ventas. Los principios de contabilidad generalmente
aceptados requieren que la propiedad, planta y equipo se lleve a un monto que no exceda el costo,
disminuido por la depreciación tasada en ese monto y que se provisionen los impuesto diferidos.
Debido a las desviaciones a principios de contabilidad generalmente aceptados descritas en el
párrafo anterior, los inventarios al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1 están incrementados en
s---------- y s-----------, por la inclusión de la depreciación en exceso con respeto a la basada en el
costo: La propiedad, planta y equipo menos la depreciación acumulada , esta aumentando en s-----
----- y s--------- sobre el monto basado en el costo, los impuestos diferidos por s-----------------
y s--------------- en las utilizadas retenidas y de s---------------- y s---------------------- en las utilidades
retenidas y de s------------------ y s------------- en el superávit por revalorización, respectivamente, a
causa de efectos de la contabilización mencionada anteriormente: y, el impuesto a la renta diferido
de s------------ y s------------------- no ha sido provisionado, ocasiona en incremento en la utilidad de
s----------------- y s--------------, respectivamente.
En nuestra opinión , debido a los efecto de los asunto discutidos en los párrafos precedentes, los
estados financieros arriba mencionados no presentan razonablemente la situación financiera de la
Compañía X, los resultados de sus operaciones su flujo de efectivo por los años terminados en
esas fechas, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
(Firma)
(Fecha)
INFORME CON ATENCION DE OPINION, SOBRE
ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS
POR LA IMPOSIBILIDAD DE OBTENER EVIDENCIA
SUFICIENTE Y COMPETENTE
POR LIMITACIONES EN EL ALCANCE
INFORME DE AUDITORES INDEPENDIENTES
(Destinatario)
Fuimos contratados para auditar los balances generales adjuntos de la Compañía X al 31 de
diciembre de 19X2 y 19X1 y los correspondientes estados de resultados, de patrimonio de los
accionistas y de título de efectivo por los años terminados en esas fechas.
La Compañía se efectuó un conteo físico de sus inventarios en 19X2 y 19X1 y los correspondientes
estados de resultados, de patrimonio de los accionistas y de flujo de efectivo por los años
terminados en esas fechas.
La Compañía se efectuó en conteo físico de sus inventarios en 19X2 o 19X1, cuyos saldos se
presentan en los estados financieros adjuntos por s--------------------- al 31 de diciembre de 19X2 y
s------------------------- al 31 de diciembre de 19X1. Adicionalmente la evidencia que soporta el
costo de propiedad y equipo adquirido entes de 31 de diciembre de 19X1, no se encuentra
disponible. Los registros de la Compañía no permiten la aplicación de otros procedimientos de
auditoría para los inventarios o para propiedad y equipo.