MOBILITE INTERNE

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MOBILITE INTERNE Powered By Docstoc
					    N° 431-11

    L’unité lycées recherche pour la direction de la construction et
    de la maintenance :
                                         Un(e) assistant(e) de direction (H/F)
                                        CADRE D’EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS
    Sous la responsabilité du directeur de la direction de la construction et de la maintenance et de son adjoint, vous assistez l’équipe de
    direction dans l’exercice de leurs fonctions et recueillez, traitez et transmettez les informations nécessaires. Vous coordonnez les
    éléments de communication et assurez la mission de correspondant informatique pour l’ensemble de la direction. Par ailleurs, vous
    participez à l’organisation matérielle et quotidienne de l’équipe de direction.

    Vos missions :
    Assistanat de direction pour le Directeur et son adjoint
        Relai pour la diffusion de l’information en interne auprès des SDT ou des autres directions de l’Unité Lycées (ex : bilan
         d’activités,…),
        Gestion du planning réunions et préparation des dossiers en coordination avec l’ensemble des sous-directions,
        Réception et première analyse du courrier « arrivée » de la Direction,
        Réception des appels téléphoniques et informations,
    Gestion et suivi des dossiers transversaux de la Direction
        Tableaux concernant les mandataires (tableaux d’organisation et de suivi des réunions mandataires),
        Tableau de l’annuaire des lycées avec ingénieurs rattachés et SDT respectives,
        Gestion du parc des véhicules de la direction,
        Ordres de mission à établir,
        suivi des mises à jour des délégations de signature,
    Gestion des demandes d’autorisation de programmes (AP) avec l’Adjoint du Directeur
    En interface avec les services budget et fonctionnement de l’Unité Lycées :
        Réception des demandes,
        Contrôle sur l’affectation budgétaire (investissement / fonctionnement / sécurité / CMR…),
        Contrôle des libellés des autorisations de programmes et demande de complément d’informations si nécessaire,
        Enregistrement sur tableaux de bord pour suivi et contrôle budgétaire,
    Correspondante informatique pour la Direction (environ 150 agents)
        Transmission et suivi des demandes faites à la DSI,
        Recensement et suivi du parc informatique de la Direction,
        Participation aux réunions avec la DSI lors de nouvelles applications ou changements de parc informatique,
    Personne relai pour la diffusion de l’information en interne auprès du service « Ressources et information des élus ». Les
    exemples de communication concernent :
        Les opérations de rénovation,
        Le plan de communication en fonction de l’activité de la direction,
        La préparation et frappe de divers documents - dont les rapports annuels d’activité,
        La mise en place de méthode ou système d’information vis-à-vis des SDT (le recueil des éléments auprès des ingénieurs dans les
         SDT,…).

    Vous travaillez avec l’ensemble de la direction, la direction de l’administration, des finances et des moyens des lycées, l(unité personnel
    et ressources humaines, l’unité patrimoine et moyens généraux, les proviseurs des lycées, les mandataires, les entreprises et les
    architectes. Vous êtes également en relation occasionnelle avec l’unité affaires juridiques, marchés, qualité et les Elus.
    Ce poste est intégré dans le Système Management de la Qualité.
    Votre profil :
       Niveau Bac et/ou expérience professionnelle équivalente,
       Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
       Compétences en informatique au sens large dont maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook,…),
       Maîtrise des techniques d’assistanat et de secrétariat,
       Sens de l’organisation et rigueur,
       Capacité de gestion de demandes multiples et adaptation en fonction des priorités,
       Sens de l’initiative, curiosité et adaptabilité,
       Qualités relationnelles, efficacité et discrétion
       Goût du travail en équipe,
       Capacité à travailler dans l’urgence,
       Sens du contact, aisance relationnelle.

    Ces postes sont ouverts, de préférence, aux agents de la fonction publique par voie de mutation, de détachement ou inscrits sur liste d’aptitude.
    Si vous répondez à ce profil, nous vous remercions d’adresser votre candidature en précisant le numéro de référence du poste, à l’unité personnel et
    ressources humaines, Conseil régional d’Ile de France, 35 boulevard des invalides 75007 PARIS ou par courriel uprh.emploi@iledefrance.fr.

				
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posted:12/10/2011
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