KERTAS KERJA CADANGAN
PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH SEBAGAI
PUSAT REPOSITORI
(INSTITUTIONAL REPOSITORY) – (IR))
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
DISEDIAKAN OLEH:
JAWATANKUASA KECIL PELAKSANA UTM-IR
Puan Kamariah binti Nor Mohd Desa - Pengerusi
Encik Anuar bin Talib - Koordinator UTM-IR
Puan Noraziah binti Sharuddin - Setiausaha
Cik Haslina binti Nasir - Ahli Jawatankuasa
Puan Kamariah binti Mohamed Jong - Ahli Jawatankuasa
Encik Mohd Fuad bin Mohamed Yusof - Ahli Jawatankuasa
Encik Mohd Nasir bin Ibrahim - Ahli Jawatankuasa
Encik Mohd Razib bin Karno - Ahli Jawatankuasa
Cik Nazrinda binti A. Samah - Ahli Jawatankuasa
Encik Noor Effendy bin Hamzah - Ahli Jawatankuasa
PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA, SKUDAI
JANUARI 2007
1
KERTAS KERJA CADANGAN PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
SEBAGAI PUSAT REPOSITORI (INSTITUTIONAL REPOSITORY- (IR))
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
1.0 TUJUAN
Tujuan penyediaan kertas cadangan ini ialah untuk memohon
kelulusan Jawatankuasa Senat Universiti Teknologi Malaysia bagi
menubuhkan satu Pusat Repositori UTM di Perpustakaan Sultanah
Zanariah.
2.0 DEFINISI PUSAT REPOSITORI UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
Pusat Repositori Universiti Teknologi Malaysia adalah himpunan
koleksi ilmiah dan penyelidikan universiti dalam bentuk digital. Wadah
ilmiah ini menjadi pusat pengumpulan, pemeliharaan dan mengadaptasi
konsep akses secara terbuka (open access) yang dapat mengetengahkan
bahan ilmiah dan hasil penyelidikan masyarakat UTM ke peringkat
global.
3.0 JAWATANKUASA IR UTM
Sebagai langkah awal Jawatankuasa IR UTM telah ditubuhkan
dengan tugas dan tanggungjawab seperti di Lampiran 1 – Tugas dan
Tanggungjawab Jawatankuasa. Jawatankuasa telah pun mengambil
inisiatif dengan menghasilkan Dasar IR UTM (rujuk Lampiran 2 - Dasar)
4.0 LATAR BELAKANG
4.1 Peranan UTM
Universiti Teknologi Malaysia (UTM) yang berteraskan sains
dan teknologi, sebagai pemangkin dalam penjanaan ilmu
memainkan peranan yang penting ke arah menyediakan sumber
tenaga manusia yang berkelayakan dan mahir bagi memenuhi
keperluan dan aspirasi negara. Justeru itu, UTM melengkapkan
graduannya dengan pelbagai ilmu supaya dapat bersaing di
peringkat negara dan antarabangsa. Kemudahan pembelajaran,
infrastruktur yang baik dan teknologi maklumat terkini
2
dipertingkatkan bagi memastikan kecemerlangan akademik
pelajarnya.
Sejajar dengan matlamat untuk menjadi sebuah universiti
penyelidikan dan bertaraf dunia UTM bergiat aktif dalam aktiviti
penyelidikan dan pembangunan (R&D). Aktiviti R&D yang pesat
ini akan meningkatkan lagi bilangan pelajar pasca ijazah dari
dalam dan luar negara. Pada tahun 2005 jumlah keseluruhan
pelajar melebihi 25,000 orang. Daripada jumlah ini, pelajar pasca
ijazah pada tahun 2004 ialah seramai lebih dari 3,622 orang dan
pada tahun 2005 seramai lebih dari 3,170. Penubuhan 22 buah
pusat kecemerlangan juga menunjukkan komitmen UTM dalam
menerajui penyelidikan di bidang sains dan teknologi, dan
seterusnya menyumbang kepada pembangunan negara.
4.2 Perkembangan Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ)
Perkembangan UTM yang pesat dan perubahan-perubahan
yang berlaku merupakan cabaran kepada PSZ untuk
meningkatkan keupayaan perkhidmatan yang diberikan. Sebagai
Jabatan yang menyokong aktiviti pengajaran dan pembelajaran,
PSZ berperanan penting dalam memastikan perkhidmatan yang
diberikan dapat memenuhi keperluan dan kehendak semasa
pengguna.
Peranan PSZ kini bukan sahaja sebagai sebuah
perpustakaan akademik yang memberi penekanan kepada
perkhidmatan maklumat dan pembangunan koleksi, tetapi juga
sebagai sebuah perpustakaan digital yang menyediakan sistem
rangkaian maklumat secara elektronik.
Perkembangan dan perubahan semasa seperti peningkatan
bilangan pelajar dan perubahan permintaan fakulti kepada
kemudahan mendapat maklumat dan kepantasan pencapaian
3
kepada maklumat adalah antara ciri-ciri pengwujudan sebuah
perpustakaan digital. Perkembangan teknologi maklumat (IT) juga
memerlukan PSZ membuat perancangan yang serba lengkap dan
bersesuaian dengan infrastruktur yang diperlukan oleh sesebuah
perpustakaan yang berkonsepkan Perpustakaan Digital.
Salah satu daripada kekuatan PSZ adalah sebagai
penanggungjawab mengumpul dan mengemaskini bahan-bahan
Koleksi Khas. Bahan-bahan ini terdiri daripada bahan bercetak,
bahan media serta bahan khas lain yang dihasilkan oleh para
pelajar, staf, fakulti/jabatan di UTM dan juga penerbitan
mengenai UTM dari sumber luar.
Bahan-bahan bercetak tersebut adalah seperti buku,
tesis/kertas projek, laporan penyelidikan, dokumen kontrak,
Memorandum Persefahaman (MOU), kertas kerja Senat, artikel,
kertas kerja persidangan/seminar/kursus anjuran UTM.
Manakala bahan-bahan media pula adalah seperti kaset video,
kaset, disket, slaid, cakera padat, lukisan terukur, fotograf dan
lain-lain lagi. Justeru, adalah tepat pada masanya untuk
menubuhkan satu Pusat Repositori universiti di PSZ berdasarkan
keterangan koleksi dan sistem perpustakaan yang sedia ada.
4.3 Kenyataan Masalah Perpustakaan Sultanah Zanariah
4.3.1 Kandungan digital sedia ada
Kandungan digital adalah bahan yang dihasilkan
dalam pelbagai format seperti Portable Document Format
(pdf), pemprosesan kata (word processing), ‘desktop
publication’, audio, video dan sebagainya.
4
4.3.2 Kandungan asal yang ditukar kepada format digital
Kandungan digital adalah di mana bahan analog
ditukar kepada format digital dan terdiri dari tiga bahagian
iaitu :
a) Bahan bercetak ditukar kepada format digital dalam
format PDF
b) Audio
c) Video
PSZ telah membangunkan dan mengurus repositori
UTM dan terdiri daripada :
Tesis pasca ijazah (abstrak dan teks penuh)
Kertas projek sarjana muda (abstrak)
Laporan penyelidikan (abstrak dan sebahagian kecil
teks penuh)
Artikel jurnal UTM
Keratan akhbar
Kertas soalan peperiksaan UTM
Fotograf UTM
Profil pegawai kanan UTM
Statistik Dokumen Digital PSZ (2001 – 11 Disember
2006)
Jumlah keseluruhan tesis pasca ijazah adalah 1616 judul
dimana 1194 judul tesis ijazah sarjana dan 422 judul tesis
peringkat doktor falsafah. Hanya 13.8% tesis teks penuh
siap diimbas. Jumlah ini akan bertambah anggaran 5%
peningkatan setiap tahun.
Jumlah keseluruhan laporan penyelidikan yang ada di PSZ
adalah sebanyak 1018 judul. 33.4% abstrak judul siap
diimbas manakala hanya 6% teks penuh telah diimbas.
5
Jumlah profil dokumen keseluruhan adalah 30,839 rekod
dimana 1,567 rekod adalah terdiri dari tesis, laporan
penyelidikan dan artikel jurnal. Statistik berikut
dikeluarkan dari Sistem Pengurusan Dokumen PSZ ia
meliputi dari tahun 2002 sehingga 11 Disember 2006.
Terdapat 4,026 rekod keratan akhbar dan kertas soalan
peperiksaan yang perlu ditukar format PDF dan ianya
dirancang dibuat sebagai projek housekeeping rekod untuk
tahun 2007.
Kategori Jumlah Format Akses oleh Housekeeping
Bahan rekod dokumen pengguna rekod tahun 2001
(tiff & htm)
Tesis 444
Abstrak 221
Teks penuh 223
Laporan 398
penyelidikan
Abstrak 340
Teks penuh 58
Artikel jurnal 725
UTM
Keratan 25,796 htm – 447
akhbar 2,537
Kertas soalan 3,476 tiff – 110 932
peperiksaan
UTM
JUMLAH 30,839 2,647 1,379
6
Kategori Jumlah Format Akses oleh pengguna
Bahan rekod dokumen
Media 14 Preview
streaming Prehear
Fullview
4.3.3 Penerimaan bahan
Masih terdapat segelintir staf akademik dan penyelidik
yang tidak menyerahkan kertas kerja yang
dibentangkan di luar UTM kepada PSZ walaupun
perkara ini telah ada di dalam polisi dan surat tuntutan
telah dihantar daripada PSZ.
Masih terdapat beberapa fakulti yang tidak
menyerahkan tesis pasca ijazah dalam bentuk cakera
padat kepada PSZ walaupun telah diputuskan di
Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Mengenai
Perpustakaan
Secara keseluruhan, masih terdapat fakulti/jabatan
yang tidak mematuhi polisi penyerahan bahan yang
telah ditetapkan oleh universiti.
4.3.4 Polisi
a) Hakcipta tesis / latihan ilmiah
Hakcipta tesis / latihan ilmiah adalah milik individu
tetapi penemuannya menjadi milik bersama individu
dan universiti sekiranya ia dikomersilkan. (Minit
Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Mengenai
Perpustakaan Bil. 1/92 pada 17 Mac 1992)
b) Penyerahan Bahan
Kertas kerja seminar bukan anjuran UTM, peserta
dikehendaki menghantar kerta kerja terus ke
perpustakaan.
7
Kertas projek yang mencapai gred B dan ke atas
dihantar ke PSZ.
(Minit Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat
Mengenai Perpustakaan Bil. 2/92 pada 21 Julai
1992)
Kakitangan yang telah diluluskan cuti belajar
dikehendaki menyerahkan satu salinan tesis/latihan
ilmiah kepada Pejabat Timbalan Naib Canselor
(Pembangunan) untuk dimajukan ke perpustakaan.
Hanya salinan asal tesis diserahkan kepada
perpustakaan.
Kerta kerja persidangan
Penganjur dikehendaki menyerahkan 8 naskhah
bahan bercetak atau 5 naskhah bahan tidak
bercetak ke perpustakaan dimana 5 naskhah bahan
bercetak dan 2 naskhah bahan tidak bercetak akan
diserahkan ke Perpustakaan Negara Malaysia
sementara 3 naskhah lagi adalah untuk koleksi khas
PSZ. (Merujuk Akta Penyerahan bahan Perpustakan
1986 (Akta 331), penerbit/penganjur
seminar/persidangan dikehendaki menyerahkan 5
naskhah bahan bercetak dan 2 naskhah bahan tidak
bercetak ke Perpustakaan Negara Malaysia) - (Minit
Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Mengenai
Perpustakaan Bil. 2/91 pada 14 Oktober 1991)
c) Akses Kepada Bahan
Dokumen yang telah dihasilkan seperti tesis
(abstrak), laporan penyelidikan (abstrak), kertas
soalan dan keratan akhbar sahaja yang boleh
diakses oleh pengguna dari INFOLAN2 kerana perlu
mengikut polisi yang sedia ada yang telah
ditetapkan.
8
Tesis digital (teks penuh), laporan penyelidikan (teks
penuh) dan artikel jurnal UTM yang telah dihasilkan
tidak diberikan akses kepada komuniti UTM secara
atas talian.
Polisi sedia ada menetapkan kandungan asal hanya
boleh diberikan akses kepada komuniti UTM sahaja
misalnya datang sendiri ke PSZ (akses terhad)
Tesis asal boleh dirujuk di dalam perpustakaan
(dasar JPM)
Tesis yang akan dirujuk oleh pengguna di PSZ
adalah dalam bentuk cetak manakala cakera padat
untuk disimpan.
5 JUSTIFIKASI
5.3 Menjadi pusat penyerahan dan akses kepada hasil pendidikan
dan penerbitan ilmiah UTM.
5.4 Menyokong dan menambah-baikkan kewujudan dan
kegunaannya PR.
5.5 Menggalakkan perkongsian pengetahuan dengan penyerahan
salinan hasil penyelidikan setelah disemak dan boleh diterima
sebagai bahan PR.
5.6 Menggunakan sistem pengkelasan yang standard untuk
penyerahan dan akses kepada bahan digital.
5.7 Menyumbang kepada jumlah akses terbuka dokumen digital dan
secara tidak langsung menaikkan ‘ranking’ UTM dalam senarai
universiti terbaik sedunia.
5.8 Menggunakan indikator ‘webometric’ bagi menunjukkan
komitmen universiti dalam penerbitan Web dan menjurus ke arah
inisiatif akses terbuka.
5.9 Memberi impak atas salah satu kriteria yang dinilai iaitu Kualiti
Penyelidikan (Research Quality) dalam senarai universiti terbaik
sedunia
9
6 KEPERLUAN
6.1 Platform sistem
Di peringkat permulaan Jawatankuasa IR UTM telah
memutuskan untuk menggunakan 2 perisian ‘open source’ iaitu
EPrints dan Dspace bagi menyokong usaha ini.
6.2 Perkakasan
Item Perkara Kuantiti Kos (RM)
1. Server & software 1 set 50,000.00
2. Software development 1 50,000.00
3. High end scanner (A4 size) 1 unit 950,000.00
4. Conversion workstation 2 unit 100,000.00
5. Scanner for A2 size 1 unit 200,000.00
6. Storage management system + 1 set 800,000.00
backup system (auto-loader)
7. Staff PC 10 unit 35,000.00
8. MySQL & Apache -
9. Training 200,000.00
Jumlah 2,385,000.00
6.2.1 Justifikasi keperluan perkakasan
- Lihat Lampiran 3 – Justifikasi Keperluan Perkakasan
10
6.3 Penstrukturan semula PSZ
6.3.1 Menaiktaraf unit-unit tertentu kepada jabatan
Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD) di bawah
Jabatan Pembangunan Sumber perlu dinaiktaraf dan
dibangunkan sebagai jabatan baru di PSZ. Sebahagian
tugas dan aktiviti di Unit Aplikasi dan Multimedia (JBA),
Unit Media Pemeliharaan dan Pemuliharaan (JPK), dan
Unit Koleksi Khas (JPK) diselaraskan di bawah satu
jabatan baru.
6.3.2 Objektif jabatan baru
Membangunkan dan menguruskan Repository UTM (IR)
dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran,
pengajaran, penyelidikan dan perundingan dalam
perkhidmatan perpustakaan.
6.3.3 Fungsi Jabatan
Memproses, membangun dan memantau penghasilan
dokumen digital mengikut piawaian yang telah ditetapkan
bagi tujuan pengumpulan, penyimpanan, penyebaran dan
penyediaan akses maklumat IR melalui Internet.
Menyediakan kemudahan aplikasi dan multimedia yang
terbaik dalam membantu perkhidmatan perpustakaan
berfungsi ketahap yang paling optima.
Menghasilkan video on demand bagi tujuan akses kepada
pengguna melalui laman web PSZ
6.4 Penempatan jabatan
Ditempatkan di bangunan sedia ada PSZ
Keperluan ruang untuk penempatan staf dan peralatan
11
6.5 Staf
1 Ketua Jabatan (S48)
1 Pustakawan Kanan (S44)
2 Pustakawan (S41)
5 Pembantu Perpustakaan (S17)
1 Juruteknik (J17)
1 Jurutaip (N11)
7.0 KESIMPULAN
Jawatankuasa Senat UTM dengan segala hormatnya diminta untuk
mempertimbang serta meluluskan cadangan penubuhan Pusat Repositori UTM
ini.
17 Januari 2007
12
LAMPIRAN 1 – TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KERJA
‘INSTITUTIONAL REPOSITORY’
JAWATANKUASA KERJA ‘INSTITUTIONAL REPOSITORY’
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
JAWATANKUASA
Prof. Dr. Ahmad Kamal bin Idris - Pengerusi
Puan Kamariah binti Nor Mohd Desa - Timbalan Pengerusi
Encik Anuar bin Talib - Koordinator UTM-IR
Puan Noraziah binti Sharuddin - Setiausaha
Prof. Madya Mohd Mun’im bin Ahmad Zabidi - Koodinator IT
AHLI JAWATANKUASA
Prof. Dr. Safa’ai bin Deris - Ahli
Jawatankuasa
Dr. Nor Azman bin Ismail - Ahli
Jawatankuasa
Prof. Dr. Rose Alinda binti Alias - Ahli Jawatankuasa
Prof. Dr. Hishamuddin bin Jamaluddin - Ahli Jawatankuasa
Prof. Madya Dr. Mohamed Noor bin Hassan - Ahli Jawatankuasa
Prof. Madya Hanizam bin Sulaiman - Ahli Jawatankuasa
Puan Siti Mariyam binti Mamat - Ahli
Jawatankuasa
Encik Syed Rahazuan bin Syed Deraman - Ahli Jawatankuasa
Encik Abdul Karim bin Abd Aziz - Ahli
Jawatankuasa
Cik Mardiah Hayati binti Abu Bakar - Ahli
Jawatankuasa
Encik Khalid bin Mazlan - Ahli
Jawatankuasa
Cik Nazrinda binti A. Samah - Ahli Jawatankuasa
Encik Noor Effendy bin Hamzah - Ahli Jawatankuasa
Cik Haslina binti Nasir - Ahli Jawatankuasa
Encik Mohd Razib bin Karno - Ahli Jawatankuasa
Puan Kamariah binti Mohamed Jong - Ahli Jawatankuasa
Encik Mohd Nasir bin Ibrahim - Ahli Jawatankuasa
Encik Mohd Fuad bin Mohamed Yusof - Ahli Jawatankuasa
13
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KERJA ‘INSTITUTIONAL
REPOSITORY’
1. Merancang dan melaksanakan pelan tindakan pembangunan
‘Institutional Repository’ UTM.
2. Memantau dan menyelaraskan perlaksanaan ‘Institutional Repository’
serta mengenalpasti isu yang berkaitan yang dapat menjejaskan
kelancaran perlaksanaan ‘Institutional Repository’ UTM.
3. Menjadi unit/kumpulan rujukan kepada fakulti/jabatan dan staf
Universiti dalam melaksanakan ‘Institutional Repository’ UTM.
4. Memastikan ‘Institutional Repository’ yang dibangun berkualiti,
memenuhi kehendak Universiti dan bersesuaian dengan tanda aras yang
ditetapkan.
5. Menyediakan laporan perkembangan dan/atau laporan tahunan untuk
dimajukan kepada pihak Universiti.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
AHLI JAWATANKUASA KERJA ‘INSTITUTIONAL REPOSITORY’
1. Memberi komitmen dan idea bagi memastikan usaha-usaha ke arah
pembentukan ‘Institutional Repository’ dapat dilaksanakan dengan
jayanya
2. Memberi input ke atas usaha-usaha merangka rancangan kerja dan
melaksanakan pembentukan ‘Institutional Repository’ UTM
3. Mengambil tanggungjawab dalam memastikan ‘Institutional Repository’
dilaksanakan sepertimana yang diputuskan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa ‘Institutional Repository’ UTM.
4. Memberi maklumbalas terhadap isu-isu yang timbul berkait dengan
‘Institutional Repository’ di Mesyuarat Jawatankuasa ‘Institutional
Repository’ atau apabila diperlukan.
14
5. Mengambil tanggungjawab terhadap perkara-perkara berkait dengan
‘Institutional Repository’ yang melibatkan fakulti/jabatan yang diwakili
6. Mengambil tanggungjawab melaporkan sebarang masalah yang dihadapi
dalam perlaksanaan program dari masa kesemasa kepada
Jawatankuasa ‘Institutional Repository’.
7. Mengambil inisiatif dalam meningkatkan lagi kelancaran pembangunan
‘Institutional Repository’ UTM seta memastikan ‘Institutional Repository’
yang dibangun berkualiti dan memenuhi kehendak Universiti.
15
Lampiran 2 – Dasar
* telah diedarkan pada Mesy. J/Kerja UTM-IR Bil. 3/07 (18/01/07)
Lampiran 3 - Justifikasi Keperluan Perkakasan
Ditempatkan di bangunan sedia ada PSZ
1. Pengimbas
Bagi mempertingkatkan produktiviti mengimbas sediada di PSZ, Pengimbas
dokumen automatik (Automatic page turning scanner) diperlukan dan berikut
adalah keperluan dan ciri-ciri peralatan yang diperlukan :
a) Pengimbas berteknologi tinggi diperlukan
bagimembolehkanpengimbasan bahan terutama bahan berjilid dapat
dilakukan pada kadar kelajuan 1,200 mukasurat/jam. Ia boleh
mengurangkan 80% penurunan kos berbanding mengimbas secara
manual menggunakan pengimbas flatbed. Kadar mengimbas dapat
dipertingkatkan berbanding kaedah konvensional iaitu hanya 900
mukasurat/jam (jika menggunakan kaedah ADF – sesuai bagi bahan
tidak berjilid). Peralatan ini secara tidak langsung dapat membantu
meningkatkan kesediaan maklumat diakses dengan cepat melalui
proses pendigitalan bahan yang efektif.
b) Boleh mengimbas dokumen yang mempunyai ketebalan sehingga 4 inci.
c) Mukasurat bahan diimbas satu persatu secara automatik tanpa
membuka secara manual berbanding menggunakan pengimbas
flatbed.
d) Bahan tidak perlu diterbalikkan dan ini akan
mengurangkan/mengekalkan kerosakan fizikal bahan asal.
e) Peningkatan produktiviti disebabkan kadar pengimbasan yang
tinggi dan kos yang berkesan dapat dicapai
f) Kualiti dokumen digital yang dihasilkan bermutu tinggi
16
2. Video Editing Room
Kemudahan ini diperlukan bagi aktiviti animasi, audio video, grafik dan
dokumentasi multimedia dan produksi video. Cadangan bilik kedap bunyi bagi
tujuan proses editing audio video.
17