Le Sch�ma directeur

							Les bibliothèques nationales en Afrique francophones au
                    XXIème siècle

                   Dakar, 5 – 7 mai 2003




   Schéma directeur informatique d’une bibliothèque




                      Alioune Thioune
                Chef du Service Informatique
                   Bibliothèque centrale
                Université Cheikh Anta Diop
              Schéma directeur de l’informatisation d’une bibliothèque

INTRODUCTION

DEFINITIONS

Qu’est ce qu’un schéma directeur ?
        « Un schéma directeur est une opération de courte durée visant l’anticipation à moyen
terme, la prospective et la planification stratégique afin d’assurer la cohérence entre les
finalités, les stratégies, les objectifs et sa politique de «mobilisation des ressources
organisationnelles, technologiques, humaines et financières. »
Les mots résumant bien le schéma directeur sont « anticiper ensemble ».
Donc le schéma directeur est une opportunité pour communiquer.

        C’est aussi un plan d’évolution à moyen terme (2 à 5 ans) qui précise les objectifs du
projet, décrit dans la trajectoire retenue et les étapes pour atteindre ces objectifs en tenant
compte des contraintes organisationnelles, humaines et techniques et propose des moyens de
mesure pour faciliter la réalisation et l’évolution du projet..

         Le concept de schéma directeur de l'informatique (SDI) est né dans la banque et la
grande administration face au besoin de planifier des investissements de plus en plus lourds,
de maîtriser les aspects humains liés à la modification des méthodes de travail. Des travaux de
réflexions importants ont été menés pour proposer une démarche systématique. Ils ont donné
lieu à la publication de méthodes dont la plus connue est "RACINE".
Toutes ces méthodes traitent d'une informatique administrative centralisée ou répartie en
plusieurs sous-systèmes centralisés.

       L'objectif du schéma directeur est de proposer un plan d'automatisation progressive
des tâches de gestion d'une entreprise, d'une administration, d’une bibliothèque, c'est-à-dire
des tâches bien définies dans un ensemble organisé.

        Mais au sein même du domaine de la gestion, ce concept ne couvre plus l'ensemble
des usages de l'informatique. Depuis quelques années l'informatique s'introduit dans des
activités plus difficilement codifiables, plus directement dépendantes du mode de réflexion,
des méthodes de travail propres à chaque individu. Cette situation qui s'oppose à des systèmes
bien codifiés comme les bibliothèques a fait naître le concept d'info-centre, de centre de
ressource, de poste de travail du cadre. C'est-à-dire qu'on ne se préoccupe plus d'automatiser
des tâches générales d'administration, plus ou moins répétitives mais que l'on met à la
disposition d'un ensemble d'utilisateurs des outils très divers : calcul, statistiques, édition de
graphiques, gestion de données... sans présager de l'utilisation qui en sera faite. Le schéma
directeur s'arrête, dans ce cadre là, devant l'usage individuel de l'informatique, pour lequel il
se contente d'estimer la demande et d'harmoniser les équipements.

    Notre ambition n’est pas d’élaborer un schéma directeur informatique des bibliothèques
figé, clé en main, mais de poser la problématique à travers les questions souvent posées :
- Quels sont les points essentiels à traiter dans le cadre d’un schéma directeur visant à
    piloter de façon « adaptative » le développement et l’évolution de l’informatique dans la
    bibliothèque ?
-   Comment tenir compte au cours de l’élaboration, des exigences aussi contradictoires que
    la réduction des budgets informatiques, le besoin de flexibilité et de résultats à court
    terme, la prise en compte optimale des nouvelles technologies ?
-   quels sont aujourd’hui les différentes approches, les méthodes et outils disponibles
-   Quels sont les pièges ?

        Donc nous essayerons de cerner les difficultés, de proposer un canevas dans l’étude de
sa démarche en dégageant les différents paramètres agissants et les options déterminantes
dans la démarche.
                    Schéma directeur informatique d’une bibliothèque

Le schéma directeur d’une bibliothèque a pour objectif de fixer les grandes étapes de
développement du projet d’informatisation : étude préalable, étude détaillée, réalisation et
mise en œuvre. Il comporte généralement plusieurs niveaux : la définition de la politique
stratégique de la bibliothèque et les orientations fondamentales du projet d’informatisation, un
scénario de développement à moyen et long terme, un plan d’action annuel. Ces trois niveaux
précisent les objectifs à atteindre, les moyens mis en œuvre, les coûts prévus et les délais
attendus.

Qui sont les principaux acteurs ?

        La conduite du projet reposant avant tout sur des facteurs humains, il sera bon de
cibler les différents acteurs. Deux grandes classes d’acteurs :

Le client ou maître d’ouvrage (c’est le propriétaire du projet)
       Son rôle :
               définir les objectifs du projet et les besoins fonctionnels
               fixer le cadre des travaux confiés
               s’assurer du financement du projet
               organiser le planning de formation
       Ses acteurs :
               les décideurs
               le chef de projet
               le personnel et usagers, futurs utilisateurs du système

Le fournisseur ou maître d’œuvre
      Son rôle :
              identifier et planifier les tâches,
              déterminer les moyens
              réaliser les travaux
              fournir les logiciels ou progiciels
              rendre compte de l’avancement
      Ses acteurs
              le chef de projet responsable vis à vis du client mais aussi animateur de
                 l’équipe du projet
              les concepteurs et réalisateurs


Quatre grandes étapes sont à distinguer :

Première étape : étude des besoins et de l’existant
Deuxième étape : étude préalable
Troisième phase : étude détaillée
Quatrième phase : réalisation


L’élaboration du schéma directeur repose sur une définition claire des objectifs et une étude
des besoins et de l’existant
SCHEMA DIRECTEUR DE L’INFORMATISATION
          D’UNE BIBLIOTHEQUE


  Etude des besoins                     Etude de l’existant



                  Schéma directeur                 maître
  Décision    =
                      Etude préalable            d’ouvrage
              >
                  Etude de faisabilité
  Décision   =
                      Etude détaillée
             >                                       maître
  Décision   =          Réalisation
             >                                      d’œuvre
                      Mise en œuvre
   1. Première phase.

   1.1 Définition des besoins

Elle consiste à :
- définir la stratégie globale d’organisation de l’informatisation des services de la
    bibliothèque,
- définir les objectifs de l’ensemble des fonctions à informatiser.
Cette analyse doit être aussi exhaustive que possible sur les aspects organisationnels,
fonctionnels et techniques.
La définition des besoins consiste donc, non pas à développer une capacité à prévoir
l’imprévisible, mais, pour la plus grande part, à élaborer une stratégie dont le but sera
d’affiner la réflexion concernant l’informatisation de la bibliothèque et à définir les règles qui
en découlent en tenant compte de certains facteurs dans l’environnement de la bibliothèque
tels que :
- la nature administrative de la bibliothèque et son environnement de tutelle
- le public qu’elle a pour mission de desservir ;
- sa place dans un réseau
- éventuellement son propre environnement informatique etc …

1.1.1 Facteurs clés de la réussite dans l’analyse des besoins

1.1.1.1 Facteurs liés à l’application
        Dans le cas d’une option de développement, il faut éviter de définir ses besoins au fur
et à mesure de l’avancement du développement du système ou du paramétrage (pour une
application clés en main). Il est nettement indiqué de définir globalement les objectifs car elle
permet au concepteur d’utiliser des simulations
        Le champ de l’application doit aussi être bien délimité, l’introduction de nouvelles
fonctions pouvant générer des dérives mettant en cause la cohérence de l’ensemble du
système.
        La durée de vie de l’application n’est un critère absolument déterminant mais elle doit
entrer en ligne de compte ; avec l’évolution rapide de l’informatique, il faut compter une
durée de vie de cinq à dix ans suivant le type d’application.
        Les composantes de l’application aussi doivent entrer en jeu et être détaillées
notamment au niveau de l’identification des règles de gestion dans les procédures ou modules,
des procédures de saisie et de visualisation des données, et l’identification des résultats à
générer, des contrôles souhaités dans la validation.

1.1.1.2 Facteurs liés à la solution

        La complexité de la solution attendue peut être un handicap au développement de
l’application à cause du découpage modulaire étendu qu’il va entraîner et qui risque de mettre
en cause la cohérence de l’ensemble du système. Ainsi, la formulation d’objectifs très
spécifiques peut être un facteur bloquant.
        Des axes de réflexions sur les options techniques souhaitées doivent figurer dans le
document de l’étude des besoins :
- Architecture du système
- Système de gestion de bases de données
- Outils de communication
- Protocoles
- Normes
- Format
- Taille des fichiers
- Taille mémoire
- Les interfaces de recherche
- Les droits et niveau d’accès
- Les options de paramétrages sur les fonctions etc…
-
1.1.1.2 Autres facteurs

Il est impératif d’associer dans la démarche tous les utilisateurs. La réussite du projet dépend
de l’acception par les usagers de


1.1.2 Contraintes dans la définition des besoins

Il est toujours préférable de mentionner les contraintes dans la définition des besoins. Ces
contraintes pouvant être d’ordre environnemental, technique, social et financier

1.1.2.1 Au de l’environnement
L’intégration des besoins dans l’environnement institutionnel où tous les paramètres et
options techniques ne sont pas bien connus.

1.1.2.2 Au niveau technique
La nature du matériel qui va être utiliser et devant s’intégrer dans un existant technique avec
toutes ses composantes (systèmes d’exploitation, compatibilité des données pour la
récupération dans le futur système) peut être une contrainte pour une bonne définition des
besoins.

1.1.2.3 Au niveau compétence technique du personnel

Certains paramètres ne sont pas aussi bien maîtriser lors de la définition des besoins :
- La difficulté d’appréhender le niveau de compétence requis pour une bonne gestion future
   du système ;
- la difficulté d’adaptation du personnel dans la nouvelle organisation imposée
- le temps de récupération de l’existant dans les nouveaux systèmes
- la gestion des droits d’accès et le degré de sécurisation du système.

1.1.2.4 Au niveau financier

La non maîtrise du coût du projet est une contrainte qui influe dans la définition des besoins.

L’ensemble de ses contraintes peut être un facteur limitant, mais il est bon de les noter pour
une bonne maîtrise du projet.

1.1.3. Principe de formalisation des besoins

Deux méthodes pour la formalisation des besoins :
1.1.3.1 la méthode descriptive

       Elle consiste à décrire toutes les fonctions nécessaires à informatiser ; elle est plus
accessible au bibliothécaire


1.1.3.2 La modélisation

 Elle est plus précise, plus complète, mais plus complexe. Elle consiste à découper les
besoins en « objets » (données, fichiers), « événements » (traitements, interface
homme/machine) et « processus » (relation entre objets et événements)

L'analyse des besoins permettra d'identifier les besoins fonctionnels pour toute catégorie
d'utilisateurs bien identifiée. Elle précisera en outre toutes les fonctions à informatiser et
nécessaires aux utilisateurs.

 Au terme de cette phase, le chef de projet élaborera un rapport de description fonctionnelle
de l’informatisation de la bibliothèque traduisant les besoins exprimés ainsi que les objectifs
de la direction. Document de synthèse à produire par le chef de projet et à faire valider par le
Comité Directeur (Autorité, personnels et utilisateurs).


1.2. Etude de l’existant

Elle est indispensable et constitue l’épine dorsale du projet.

1.2.1 Objectif général
L’objectif est de fournir les éléments nécessaires à la recherche de la solution la plus adaptée
au problème spécifique posé dans la formulation des besoins

1.2.2 Principe
Il consiste à faire une analyse qualitativement et quantitativement du fonctionnement de la
bibliothèque. Le projet commence par un état des lieux.

Les aspects suivants seront analysés :
- aspects organisationnels
- aspects fonctionnels
- aspects sur les données
- aspects sur le traitement
- aspects sur le réseau existant

1.2.3 Eléments constitutifs

Tous les éléments concourant à la bonne connaissance de la bibliothèque doivent être cerner :
- locaux,
- gestion ressources humaines
- missions actuelles
- secteurs d’activités principales
- collections
- mode de fonctionnement
-   moyens techniques disponibles
-   configuration réseau actuel etc…




1.2.4 les procédures de traitement

Les procédures de traitement dans la bibliothèque doivent aussi faire l’objet d’une analyse en
montrant ses limites et ses inconvénients pour le bon déroulement des missions de la
bibliothèque. Ainsi une description de l’organisation de la bibliothèque et ses différentes
composantes, des données bibliographiques et factuelles, du circuit des documents à
l’intérieur comme à l’extérieur est un atout certain.

Les acteurs principaux de ces deux études sont principalement les responsables de la
bibliothèque et tout doit être fait dans le but de convaincre l’autorité du bien fondé de leur
argumentaire.

L’étude de l’existant sera confrontée à celle des besoins pour déceler toute incohérence
fonctionnelle.

Une validation par les décideurs est nécessaire au niveau de ses étapes pour poursuivre le
processus d’informatisation.

       La prise en compte de toutes ses études ne peut se faire, sans une approche
méthodologique rigoureuse permettant de traduire les besoins dans une démarche de
processus d’informatisation.

1.3. Quelle approche méthodologique ?

        Les techniques de management spécifiques aux bibliothèques ont été fort longtemps
limitées à l’organisation du traditionnel « circuit du livre » dans la bibliothèque ; c’est cette
circulation que l’on a cherchée toujours à optimiser. Les techniques modernes d’organisation
et de gestion d’entreprise montrent que ce schéma est correct, mais désormais insuffisant pour
appréhender l’organisation générale d’une bibliothèque en vue de son informatisation.
L’arrivée de l’informatique doit donc être l’occasion de revoir de façon globale la gestion de
la bibliothèque en utilisant des approches méthodologiques formelles.
Il existe différentes méthodes d’analyse qui ne sont pas toutes universelles ; certaines
méthodes sont plus aptes à résoudre certains problèmes que d’autres.
Il existe plusieurs méthodes :
- la méthode PERT (Program Evaluation and Review technique), qui décompose
    l’ensemble des procédures en tâches élémentaires, utilise de nombreux diagrammes qui
    permettent la définition et la visualisation aisée de chemins critiques et le suivi des
    tâches ;
- la méthode ONE est une méthode de conduite de projet qui permet la planification, la
    prévision et le suivi des procédures d’une application d’informatisation ;
- la méthode MERISE, méthode qui permet le découpage de la procédure en plusieurs
    étapes avec analyse fine de l’utilisateur ; elle est surtout utilisée dans l’étape conception ;
- la méthode RACINE, la plus connue qui aborde les processus en filières de traitement et
    la méthode AXIAL très souvent utilisés dans l’élaboration du schéma directeur ;
-   on peut citer aussi la méthode SDMS, méthode américaine axée sur la description
    minutieuse du découpage en étapes et phases et qui est souvent couplée avec MERISE.
    Elle est très pratique dans la conduite du projet.
-   La Méthode MARION utilisé dans le cas de la sécurité informatique
-   La méthode MOUGLI pour la veille technologique etc…

Les critères dans le choix de la méthode

La méthode choisie devra :
- permettre des points de contrôle possible pour vérifier si l’analyse ne dérive pas des
   objectifs définis et si le déroulement dans le temps est bien conforme aux prévisions ;
- être suffisamment souple pour supporter quelques aménagements au cours de la
   conception du système, sans avoir à reprendre intégralement le processus ;
- être facile à mettre en œuvre, dans les délais raisonnables.

Le bibliothécaire n’est pas forcément un spécialiste en organisation, mais il ne doit pas être
totalement extérieur à cette démarche méthodologique et doit participer étroitement à la
réalisation de l’étude ; même si parfois un consultant extérieur est souvent sollicité pour la
formalisation de l’expression des besoins soit par manque de compétence local ou par manque
de temps.

2. La phase de l’étude préalable

Elle a pour buts :

-   définition de l’opportunité et la faisabilité du projet
-   identification des finalités, des stratégies et des objectifs du projet
-   Orientations et architectures fonctionnelles sous forme de scénarios (maximun trois seront
    proposés)
-   Enjeux et risques des différents scénarios
-   Choix du scénario retenu

3. La phase étude détaillée

-   C’est l’analyse détaillée de la solution retenue.
-   Son but est de définir les spécifications externes visant à obtenir l’accord du personnel et
    utilisateurs
-   Elle précise l’évolution technologique du marché
-   Le marketing du système ciblé
-   La stratégie technologique (matériel, architecture réseau, etc…)
-   Le plan de formation
-   Le planning de réalisation
-   Le coût estimatif

Cette étape constitue le cœur du schéma directeur, elle doit être exhaustive notamment dans
les fonctionnalités du système ciblé en donnant tous les critères de choix et veiller à ce que
tous les modules soient disponibles et opérationnels.
- d’abord choix sur les exigences générales du système
- puis choix sur les exigences de chaque module
Dans le cas d’un système intégré de bibliothèque, les exigences générales du système peuvent
porter sur les rubriques suivantes :
                 Ecrans, menus, messages
                 Accessibilité en fonction des usagers
                 Statut de la notice
                 Opérations
                 Type bibliographique
                 Format
                 Recherche
                Etc …
Cette phase aboutit à l’élaboration du cahier des charges

4. La phase réalisation

Elle comprend deux étapes :
              l’étude technique qui définit les spécifications internes intégrant les
                 contraintes matérielles
              la production du logiciel ou l’implémentation du progiciel pour sa mise en
                 œuvre
             Cette quatrième et dernière phase a pour buts :
              mise en œuvre de tous les outils ciblés
              consensus sur la répartition des rôles et des responsabilités
              bilan économique
              politique des ressources humaines
              échéancier, calendriers de développement et de mise en œuvre
              un plan sécurité et qualité doit être disponible (accès sécurisé au niveau
                 interne comme au niveau externe)
              maintenance (logiciels applicatifs et matériels)

4.1 Au niveau l’étude technique tous les aspects devront être spécifiés :
               équipements (serveurs et postes professionnels ou de consultations avec les
                  capacités disque et mémoire sur une projection de cinq années et
                  périphériques)
               logiciels d’exploitation et logiciel applicatif
               le contrôle d’accès pour le personnel
               les accès intranet et internet

4.2 Au niveau implémentation de l’application pour sa mise en œuvre, veiller sur les aspects
suivants :
              installation et paramétrage sur le site en présence du futur gestionnaire du
                 système
              disponibilité du code source
              implantation progressive des modules pour laisser un temps suffisant pour
                 les tests
              formation modulaire des personnes ressources et des utilisateurs
              assistance additionnelle pour toute installation de mise à jour ou de
                 nouvelle version
              documentation complète sur les systèmes d’exploitation, les applications et
                 pour l’usager
Conclusion
Le schéma directeur informatique d’une bibliothèque est un outil d’adaptation
aux nouvelles exigences des objectifs et de l’environnement.. Il s’inscrit sur le
moyen et long terme ; il n’est pas figé. Il doit être mis à jour régulièrement car
les nouvelles technologies évoluent rapidement et permettre au bibliothécaire
d’anticiper sur les moyens humains, matériels et financiers de l’informatisation.

La composante ressource humaine est au début et à la fin du schéma directeur.
C’est pourquoi dès la définition des besoins, il est nécessaire prendre en
compte tout le personnel dans l’ébauche de la solution retenue. Sa bonne
formation est un gage de réussite du projet d’informatisation.
Bibliographie

Balantzian, G. – Les schémas directeurs stratégiques. Masson, 1992

Duchemin, Pierre-Yves. – L’art d’informatiser une bibliothèque : guide pratique.- Editions
Cercle de la Librairie, 1996

Jacquesson, Alain.- L’informatisation des bibliothèques : historique, stratégie et perspectives.-
Cercle de la Librairie, 1995