Proyecto
Gestión de Proyectos (PM)
¿En qué consiste la
Administración de Proyectos?
PROCESO
Que incluye:
DEFINICION
+
INICIACION
+
CONTROL
+
CONCLUSION EXITOSA
Ciclo de Vida de un Proyecto
Consiste en la división en Fases de un
Proyecto
Facilita la gestión y control
Estandariza los procesos
Induce al uso de la expresión “Entregable”
como factor clave
Genera claridad a la hora de la transición
entre fases
Ciclo de Vida de un Proyecto
Estructuración
Planificación Control
Ejecución
Cierre
Fase de Estructuración o Iniciación
Fase Inicial que
Estructuración permite Analizar y Elaborar
el Proyecto
Planificación Control
Ejecución
Cierre
Fase de Estructuración o Iniciación
Identificar la envergadura del proyecto
Identificar y consensuar el objetivo del
Negocio vs. Objetivo del Proyecto
Elaborar el Documento General del
Proyecto
Documento General del Proyecto,
Project Charter o Acta de Proyecto
Documento de Inicio Formal del Proyecto
Contiene el ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?,
¿Dónde? y ¿Con qué?
Describe Objetivos del Negocio vs. Objetivos
del Proyecto
Describe el Alcance, Entregables, Equipo
de Implementación, roles y
responsabilidades
Detalla el Plan a Alto Nivel del Proyecto
Plantea la Estrategia de Minimización de
Riesgos
Cómo definir el Alcance
(Scope Statement)
Enumerando los Objetivos del Proyecto
Describiendo técnicamente el producto entregable
Detallando los servicios a prestar
En ciertos casos, describiendo el grado de calidad
pretendido
Modelo OEP (Objetivo-Entregables-Plan)
a Alto Nivel
Entregable 1
Objetivo 1
Entregable 2
Objetivo 2
Entregable 3
Objetivo 3 Entregable 4
Entregable 5
Matriz de Roles y Responsabilidades
FASE
RECURSO Gte
Proyecto
Sponsor Líder
Funcional
Usuario
Clave
...
Análisis Requerimientos Aprueba Aprueba Lidera Participa
...
Definición Funcional Aprueba Lidera Participa
...
Diseño Técnico Lidera Revisa
...
Desarrollo de la Solución Lidera Aprueba
...
Pruebas de la Solución Revisa Aprueba Aprueba
...
Elementos necesarios para la
elaboración del Acta de Proyecto
serían:
Objetivos del Proyecto
Beneficios al Negocio
Descripción del Alcance (Scope Statement)
Entregables Identificados (Modelo OEP)
Plan del Proyecto a Alto Nivel
Equipo del Proyecto necesario
Matríz de Roles y Responsabilidades
Opcionalmente...Matríz de Perfiles y
Habilidades requeridos.
Fase de Planificación
Estructuración
Fase que
permite detallar y estimar
Planificación el Proyecto
Control
Ejecución Cierre
Ejecución de los siguientes Procesos:
Gestión del Alcance, mediante:
La planificación del Alcance
la creación del EDT (Estructura de Desglose de
Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure)
utilizando el Modelo OEP
Gestión del Tiempo, mediante:
La elaboración del diagrama de Red
La Construcción del Cronograma (Gantt)
Gestión del Costo (Presupuesto), mediante:
La elaboración del presupuesto detallado
Planificación del Alcance
En la elaboración del OEP
Entregable 1.1
Entregable 1
Objetivo 1
Entregable 1.2
Entregable 2
Objetivo 2
Entregable 3 Entregable 3.1
Objetivo 3 Entregable 4 Entregable 3.2
Entregable 5 Entregable 3.3
Construcción del EDT (Estructura de
desglose de trabajo) o WBS (Work
Breakdown Structure)
Desglose de todos los entregables hasta
el nivel más bajo (“paquetes de trabajo”)
Es programable Es asignable Es controlable
Consideraciones para la
construcción de un EDT o WBS
Que el objeto (entregable) o “paquete de trabajo”
contenga el estado esperado (ej.: foto digitalizada, foto
retocada)
Que cada “paquete de trabajo” esté asociado siempre
a un entregable del proyecto
Cada “paquete de trabajo” podrá ser subdividido por el
equipo de trabajo en otros sub-paquetes o tareas
Gestión del Tiempo
DIAGRAMA DE RED: que permitirá relacionar las tareas
del proyecto y descubrir el camino crítico
CRONOGRAMA DEL PROYECTO: que permitirá llevar
las tareas del proyecto a la vida real asociándole fechas,
recursos y dependencias de cada tarea
Objetivo
Obtener la duración total del Proyecto
Identificar el conjunto de acciones que se podrían
ejecutar en paralelo (Fast-Tracking)
Identificar las acciones del Camino Crítico que
necesitaran mayor cantidad de recursos (Crashing)
Tipos de Estimaciones
Ventaja Desventaja
Bottom-Up Es el más exacto Requiere mayor
esfuerzo
Top-Down Es el más rápido Puede resultar
inexacta sin la
experiencia adecuada
Paramétrica Se anticipa el costo por Requiere
línea de código, pantallas o conocimiento previo
puntos de función por proyecto parecido
Construcción del Cronograma
Definiendo fechas claves externas (lanzamiento del
producto, feriados, etc)
Definiendo y documentando las variables básicas del
calendario de trabajo:
Cuántos días por semana se trabaja en el proyecto
Horario – Tiempos dedicados al almuerzo
Vacaciones, Eventos de la Organización, etc
Validando la disponibilidad de recursos
Asignando los recursos a las actividades
Nivelando los recursos
Ejecución y Control del Proyecto
Estructuración
En llevar adelante el Plan,
detectar los desvíos y aplicar
las correcciones necesarias
Planificación
Control
Ejecución Cierre
Definir los planes de Gestión:
De Calidad,
De Comunicaciones,
De Riesgos del Proyecto,
De RRHH y de Adquisiciones
Realizar la reunión de Lanzamiento
interna “Kick-off”
Plan de Gestión de Comunicaciones
Determinar los procesos que aseguren:
La generación
La obtención
La distribución
El almacenamiento
La recuperación
Y el destino final de la Información del Proyecto
en Tiempo y Forma
Mediante la elaboración:
Del Plan de Quién necesita
la información,
Comunicaciones del cuándo y cómo
Proyecto
Finalidad, frecuencia,
Del Plan de distribución fechas, forma-medio
de la Información y responsable
De la Modalidad de Sobre el alcance,
Cronograma,
Informar el Rendimiento Recursos y costos
del Proyecto
Y... Construir la Matriz de
Reportes
Destinatario Información necesaria Frecuencia Medio
Sponsor Calendario Alto nivel Mensual o a Presentación
Cambios aceptados acordar Llamado
Cambios c/riesgos Mail
Equipo del Tareas detalladas Semanal Reunión
Proyecto Cambios aceptados Diaria Mail
Otras noticias Informal
Equipo Status de todos los grupos del Quincenal Reunión
Extendido Proyecto Mail
Informal
Proveedores Calendario Alto nivel Mensual Llamado
Cambios aceptados bajo su Mail
responsabilidad
Organización Calendario Alto nivel Mensual Boletín
Cambios aceptados Intranet
RIESGO ISSUE
=
Eventualidad que se Eventualidad potencial
puede anticipar y que se gesta y aparece
se trata antes de que sorpresivamente durante
suceda la ejecución
Herramientas
Minutas de Reunión
Bitácora de Issues
Reportes de Gestión (Avance y Estado)
Aprobaciones de Cambios
Documentos contables (remitos, facturas)
Certificados de avance y finalización (Aceptación
Formal)
Matríz de reportes emitidos y a recibir
Dispositivos de almacenamiento (CDs, carpetas)
Plan de Gestión de Riesgos
Identificación de los Riesgos: detección de amenazas y
documentación de sus características
Evaluación de los Riesgos: categorización y priorización de
acuerdo a la probabilidad de ocurrencia
Ordenamiento de los Riesgos: determinación de impacto o
consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto
Planificación de la respuesta a los Riesgos: acciones de
reducción de amenazas y potenciamiento de oportunidades
Seguimiento y Control de los Riesgos: detección de
soluciones y nuevos riesgos del proyecto
Categorías para la
identificación de Riesgos
El PMI identifica 4 categorías de Riesgos que pueden servir
como guía al momento de la elaboración de la Matriz:
• Riesgos Técnicos Propios de la industria
• Riesgos de PM Mala Planificación
• Riesgos Organizacionales Cambio de Sponsor
• Riesgos Externos Ajeno al Alcance
Estrategias de mitigación
Evitar: Cambiar el plan para llevar la probabilidad
o impacto a cero
Mitigar: Ajustar el plan para disminuir la
probabilidad o impacto del riesgo
Transferir: Trasladar a un tercero la respuesta en
caso que se produzca el riesgo
Aceptar: Realizar una acción si el riesgo sucede
en el momento para salvar la situación
Gestión de los RRHH
Planificación de los Recursos: Matriz de roles y
responsabilidades y Matriz de perfiles y competencias.
Desarrollo de los Recursos: Mejora de competencias e
interacción de los integrantes
Gestión de los Recursos: Seguimiento del rendimiento,
retroalimentación, manejo de conflictos y variables de
performance
Fase de Cierre del Proyecto
Estructuración
Permite finalizar todas las
actividades de los diferentes
grupos de procesos para
Planificación cerrar formalmente el proyecto
Control
Ejecución
Cierre
Es el conjunto de procesos que va a permitir:
Formalizar la aceptación del Producto, servicio o resultado
y
Terminar ordenadamente el Proyecto
A través de:
La finalización formal de las actividades del Proyecto
Cierre de Contratos
Cierre administrativo del Proyecto
La entrega del producto a terceros
El cierre del Proyecto en caso que sea cancelado
Entradas Salidas
Plan de Gestión del Procedimiento de Cierre
Proyecto administrativo
Productos Entregables Criterios de Aceptación
Documentación de Validación del Producto
Contratación Auditorías Finales
Evaluación del Proyecto
Información sobre el
rendimiento de trabajo Procedimiento de Cierre de
Factores ambientales de Contrato
la empresa Producto, Servicio o
Resultado final