Tabla comparativa de los Libros de Contabilidad que llevarían las
Pequeñas Empresas de la Ley 1429 de 2010 según su naturaleza
(fecha de Elaboración: Julio 12 de 2011)
De acuerdo con lo indicado en la Ley 1429 de diciembre 29 de 2010, las nuevas pequeñas empresas que se constituyan
o formalicen después de dicha fecha podrán beneficiarse durante sus primeros cinco ó diez años de los importantes
beneficios fiscales contemplados en la citada Ley.
Al respecto, el artículo 2 de la misma Ley 1429 indica que se considera como "Pequeña Empresa" aquella cuyos activos totales
(valuados conforme a las normas contables) no supere los cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, y que
no posean más de 50 trabajadores.
Al respecto, sucede que esas nuevas pequeñas empresas que se constituyan pueden ser tanto empresas de Persona Natural
como empresas de Persona Jurídica pues así lo indica el Decreto 545 de febrero 25 de 2011. Y si se opta por constituir la
nueva pequeña empresa como una empresa de Persona Jurídica, en ese caso puede utilizarse cualquiera de los tipos societarios
que hoy día existen en la legislación mercantil (Ltda., S.A., S.A.S., Empresa Unipersonal, etc.)
El artículo 8 de la Ley 1429 establece que todas esas Pequeñas Empresas deben cumplir con sus obligaciones formales entre las
cuales estaría la de inscribirse en el registro mercantil. Al inscribirse en dicho registro surge la obligación de llevar contabilidad
(ver artículo 19 del Código de Comercio). Y dicha contabilidad la deberán llevar conforme a lo indicado en el Decreto 2649 de 1993.
Incluso, aunque la DIAN haya indicado en su concepto 15456 de Febrero de 2006 que los comerciantes personas naturales en el
Régimen simplificado del IVA los considera como "no obligados a llevar contabilidad", debe entenderse que ese concepto solo tiene
efectos en la parte fiscal pero que toda persona natural comerciante (sin importar a qué régimen del IVA pertenezca), sí tiene obligación
de llevar su contabilidad para todos los efectos mercantiles pues en caso de que no la lleve entonces la norma del artículo 67 del Código
de Comercio indica que ante un pleito mercantil le será probado en su contra todo lo que se argumente contra ella. Así mismo, debe
tenerse presente que cuando una persona natural realiza actividades mercantiles, en ese caso su contabilidad es una sola, es decir, debe
involucrar todos sus activos y no solo los del negocio.
(ver concepto 0010 de Marzo de 2006 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública)
Por lo anterior, es conveniente tener presente que la norma contenida en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 estable que los
entes económicos (entiéndase "empresas") deberán llevar una cantidad mínima de libros oficiales de contabilidad pero que dicha cantidad de libros
variará según la naturaleza de dicho ente económico. Dicho artículo establece lo siguiente:
"Art. 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar
una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Parágrafo 1°. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3
del artículo 2° de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2° de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no
comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1° del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en
este artículo, deben llevar los libros necesarios para:
1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.
2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.
5. Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.
6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.
7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Los libros con los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este parágrafo, deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada
tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3;
y en el caso de las empresas unipersonales no será obligatorio el libro señalado en el numeral 2 de este parágrafo."
Nótese que en el inciso primero del parágrafo 1 de esta norma se hace referencia a "empresas comerciales que se encuentren en las condiciones del numeral 3
del artículo 2 de la Ley 590 de 2000" . Al respecto, sucede que esa norma del artículo 2 de la Ley 590 de 2000, a pesar de que fue recientemente modificada
con el artículo 43 de la Ley 1450 de Junio 16 de 2011, es una norma en la que se debe seguir leyendo el texto con el que quedó después de haber sido modificada
con la Ley 905 de 2004 pues así lo dispuso el parágrafo 2 del mismo artículo 43 de la Ley 1450 (ver editorial nuestro reciente al respecto)
Por consiguiente, en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 590 de 2000 se sigue leyendo lo siguiente:
"3. Microempresa:
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,
b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes"
Obsérvese que estos topes de la Ley 590 de 2000 no son exactamente los mismos que se señalan en la Ley 1429 de 2010. Por tanto, aunque una Pequeña
Empresa sí tenga los requisitos para acogerse a los beneficios de la Ley 1429 (pues sus activos totales, incluido casa de habitación, no exceden los 5.000
salarios mínimos legales mensuales vigentes ni tampoco vinculan a más de 50 trabajadores), es posible que en todo caso sí excedan los topes de esta norma de la
Ley 590 de 2000 y por consiguiente no puedan acogerse a lo que indica el parágrafo 1 del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993
De acuerdo con lo anterior, podríamos decir que las nuevas Pequeñas Empresas de la Ley 1429 de 2010 tendrían que llevar los siguientes libros según las condiciones
de dicha Pequeña Empresa
Tipo de Pequeña Empresa Libro Diario Libro Mayor Libro de inventarios Libros auxiliares Libro de registro de Libros
y balances (ver socios o accionistas de Actas
artículo 52 del (ver artículos 195 y
Código de comercio, 361 del Código de
y la Orientación Comercio, y el
Profesional 005 del artículo 130 del
2003 del C.T.C.P.) Decreto 2649 de
1993)
1. De Persona Natural que sí cumple los topes del numeral 3 del art. 2 de la Ley
590 de 2000
No Sí Sí Sí No No
2. De Persona Natural que no cumple los topes del numeral 3 del art. 2 de la Ley
590 de 2000, pero que en todo caso sí cumple los topes del art. 2 de la Ley 1429
de 2010.
Sí Sí Sí Sí No No
3. De Empresa Unipersonal (Ley 222 de 1995) que sí cumple los topes del
numeral 3 del art. 2 de la Ley 590 de 2000. No Sí Sí sí No Sí
4. De Empresa Unipersonal (Ley 222 de 1995) que no cumple los topes del
numeral 3 del art. 2 de la Ley 590 de 2000, pero que en todo caso sí cumple los
topes del art. 2 de la Ley 1429 de 2010
Sí Sí Sí sí No Sí
5. De cualquier otro tipo societario distinto al de "Empresa Unipersonal", y que sí
cumple los topes del numeral 3 del art. 2 de la Ley 590 de 2000,
No Sí Sí Sí Sí Sí
6. De cualquier otro tipo societario distinto al de "Empresa Unipersonal", que no
cumple los topes del numeral 3 del art. 2 de la Ley 590 de 2000, pero que en
todo caso sí cumple los topes del art. 2 de la Ley 1429 de 2010.
Sí Sí Sí Sí Sí Sí