Docstoc

TUTORIAL MEMBUAT RAPOR ATAU KHS

Document Sample
TUTORIAL MEMBUAT RAPOR ATAU KHS Powered By Docstoc
					                                       TUTORIAL
                      MEMBUAT KARTU HASIL STUDI
                                    (KHS / RAPOR)




L
        aporan Hasil Belajar Siswa (Rapor) atau yang sekarang lebih dikenal dengan
        istilah Kartu Hasil Studi (KHS) sangat penting bagi orang tua / wali siswa, sebab
        KHS merekam secara detil prestasi akademik dan non akademik siswa. Untuk itu
validitas KHS sangat perlu untuk diperhatikan, terutama bagi Wali Kelas yang diberikan
mandat untuk menyusun KHS bagi siswa-siswi binaannya.

Tapi sebagian orang, mungkin belum tahu caranya. Nah… Bagi teman-teman yang belum
menguasai cara pembuatan Rapor (KHS) dengan aplikasi Microsoft Word dan Excel,
berikut akan saya bagikan tutorialnya. Dibaca ya….. 

Tutorial ini akan terbagi menjadi 3 bagian, yaitu:
A. Pembuatan Format KHS
B. Pembuatan Database
C. Pembuatan KHS dengan Mailmerge

Oke… kita segera mulai tutorialnya:

A. Membuat Format KHS
   KHS (Kartu Hasil Studi) memuat hal-hal berikut ini:
   1. Identitas Siswa
   2. Nama Kompetensi Keahlian
   3. Tahun / tingkat / semester saat KHS diterbitkan
   4. Nama-nama mata diklat
   5. Standar kompetensi
   6. Nilai perolehan siswa
   7. KKM per standar kompetensi dalam suatu mata diklat
   8. Deskripsi ketuntasan standar kompetensi



                                   A Really Simple Tutorial
                                 Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                       By: Abdul Syukri
                   Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
   Jika dibuat dalam bentuk table, maka tampilannya adalah seperti contoh berikut ini:




   Catatan : Bunyi standar kompetensi dan nilai KKM harus disesuaikan dengan KTSP
             yang berlaku di masing-masing sekolah.

   Format diatas kelak akan digunakan sebagai master Mail Merge untuk pencetakan
   Kartu Hasil Studi bagi masing-masing siswa. Bagi anda yang belum memiliki contoh
   format KHS, dapat mendownload contoh format KHS kami melalui link ini.

B. Membuat Database
   Setelah selesai membuat format KHS, langkah selanjutnya adalah membuat Database
   Data KHS. Data KHS merupakan pengembangan dari Leger masing-masing kelas yang
   merupakan bahan laporan wali kelas. Jadi, sebelum membuat database Data KHS,
   secara otomatis kita harus mempersiapkan terlebih dahulu Leger Nilai yang menjadi
   sumbar data utama database Data KHS tersebut.
   Selain Leger Nilai, kita juga memerlukan sumber data yang lain, yaitu table deskripsi
   nilai. Tabel deskripsi nilai memiliki fungsi untuk menjelaskan nilai-nilai yang
   diperoleh oleh siswa, yakni penjelasan tentang ketuntasan suatu standar kompetensi,
   apakah tuntas dengan nilai sangat baik, baik, cukup, atau bahkan belum tuntas.


                                  A Really Simple Tutorial
                                Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                      By: Abdul Syukri
                  Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
Berikut adalah contoh tampilaln Leger Nilai siswa:




Seperti yang bisa anda lihat, dalam leger tersebut diatas mayoritas data berbentuk
angka (tipe data numeric). Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan dalam membuat
Leger Nilai adalah, kita harus berhati-hati dalam menginput nilai, sebab salah sedikit
saja akan mengakibatkan ‘error’ yang berujung pada keabsahan data KHS.
Maka dari itu dalam proses entri data nilai, ada beberapa hal yang harus dihindari:
1. Jangan sampai ‘menekan’ salah satu huruf/alphabet
2. Jangan menggunakan spasi antar karakter karena akan dianggap sebagai sebuah
   karakter.
Bila kedua hal tersebut diabaikan, maka akan terjadi error (#Value!). Karena itu,
berhati-hatilah agar anda tidak capek meng-edit nantinya. Selanjutnya tinggal membuat
database Data KHS. Adapun contoh tampilan Data KHS adalah sebagai berikut:




                               A Really Simple Tutorial
                             Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                   By: Abdul Syukri
               Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
Dan…. Masih ada satu table lagi yang tidak kalah pentingya, yaitu Tabel Deskripsi
Nilai. Mengapa penting? Sebab darinya kita bisa mengambil data berupa kalimat-
kalimat yang mendeskripsikan tingkat ketuntasan belajar siswa sesuai dengan nila
akhir yang diperoleh siswa. Contoh Tabel Deskripsi Nilai tersebut adalah:




Contoh format Leger Nilai dan Database KHS bisa anda download melalui link ini.
Perlu anda ingat, bahwa ketiga table tersebut terkoneksi satu sama lain. Pada kasus ini,
yang merupakan table utama adalah Data KHS, sedangkan Leger Nilai dan Deskripsi
Nilai merupakan pelengkap atau ‘supplier’ bagi kedua buah table tersebut.
Nah… agar bisa membuat kunci penghubung antar table, sepertinya kita harus kembali
belajar komputer, khususnya Microsoft Excel. Kita harus membuat sejumlah formula
yang akan menjadi kata kunci penghubung diantara ketiga table diatas.
Khusus untuk table Leger Nilai dan Data KHS, yang menjadi kunci penghubung antar
kedua table adalah NIS (Nomor Induk Siswa). NIS menjadi pilihan yang paling
reliable, sebab data NIS bersifat UNIK (beda dari yang lain). NIS siswa pertama
dengan yang kedua maupun yang ketiga pasti akan berbeda sehingga tidak
memungkinkan adanya data ganda. Hal ini beda dengan data Nama atau data-data
sejenis lainnya yang kemungkinan besar memiliki data ganda. Dibawah ini anda bisa
melihat bahwa kolom NIS ada pada kedua buah table dengan data-data yang unik.




                               A Really Simple Tutorial
                             Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                   By: Abdul Syukri
               Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
Oke…! Setelah ada kunci penghubung antar table, langkah selanjutnya apa???

Kali ini kita akan belajar memakai rumus fungsi Vertical Lookup (=vlookup).
Mungkin pertanyaan pertama dibenak anda adalah: apa sih fungsi =vlookup itu???


Baiklah ini dia penjelasan singkatnya:
=Vlookup adalah rumus fungsi pembacaan table secara vertical. Sintaksnya adalah:
=vlookup(sel kunci, range data, nomor kolom data, teknik validasi data).         Bila
diaplikasikan ke dalam rumus yang sebenarnya maka anda akan melihat rumus seperti
berikut:



                               A Really Simple Tutorial
                             Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                   By: Abdul Syukri
               Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
Dimana…..
       $B6 adalah sel kunci pembacaan data yang ada di table utama
       LEGER adalah nama (definisi) range data
       2 adalah nomor kolom data sumber yang diinginkan
       FALSE adalah teknik validasi data, yang artinya data yang dihasilkan dari
        rumus tersebut harus persis sama seperti sumber aslinya.

Untuk lebih jelasnya mengenai fungsi Vlookup anda bisa membaca tulisan saya yang
lain mengenai Fungsi Vlookup dan penerapannya dalam pekerjaan.


Setelah mengetahui sedikit tentang fungsi vlookup, ada baiknya sekarang kita mulai
mengisi atau melengkapi table Data KHS dengan data-data yang bersumber dari table
Leger Nilai. Langkah-langkahnya adalah…..
1. Blok area, mulai dari NIS siswa yang pertama s/d siswa yang terakhir, terus sampai
   kolom Ranking pada cell yang terakhir.
2. Beri nama range data tersebut dengan nama LEGER. (Tentang cara memberi nama
   range data silahkan       buka:    http://olah-olah.web.id/tips-excel-memakai-name-
   definition-dalam-formula/
3. Aktifkan lembar kerja Data KHS.
4. Pastikan NIS yang sama seperti yang tertera di table Leger Nilai juga ada pada
   table Data KHS.
5. Aktifkan cell pertama pada kolom nama yang harus diisi.
6. Ketikkan rumus vlookup: =vlookup($B6,leger,2,false) akhiri dengan menekan
   tombol Enter. Bila regional setting yang anda gunakan adalah Indonesian, maka
   tanda ‘koma’ harus diganti dengan tanda ‘titik koma’). Serta ingat! Tidak boleh ada
   spasi pada rumus, sebab akan menyebabkan Error.


   Bila berhasil, maka data yang akan muncul di layar adalah nama siswa yang sesuai
   dengan NIS yang bersangkutan. Dalam hal ini, silahkan lakukan validasi dengan
   cara mengecek data sumber (table Leger Nilai).
7. Bila sudah valid, silahkan copy dan paste rumus tersebut ke kolom-kolom lain yang
   menggunakan table sumber yang sama, missal kolom dengan judul Ag_1, Ag_2,
   dst… s/d kolom dengan judul Rank.



                               A Really Simple Tutorial
                             Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                   By: Abdul Syukri
               Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
   8. Lakukan peng-editan terhadap Nomor Kolom referensi data pada rumus-rumus
      yang baru saja telah di copy. Untuk langkah awal, missal aktifkan cell pertama
      pada kolom Ag_1. Tekan tombol fungsi F2 untuk mengaktifkan cell, arahkan
      kursor ke nomor kolom, yaitu ‘2’. Hapus angka 2 tersebut dang anti dengan angka
      3, sebab nilai untuk Ag_1 ada pada kolom ke-3 di sumber data.


      Lakukan pengeditan yang sama pada kolom-kolom lain yang telah berisi rumus.
      INGAT!!! Anda hanya diwajibkan mengganti nomor kolomnya, bukan yang lain,
      Oke…! Kalau sudah semua, silahkan lakukan validasi.


C. Membuat KHS dengan Mail Merge
   Walaupun judulnya Mail Merge atau yang biasanya diterjemahkan ke dalam Bahasa
   Indonesia menjadi Surat Massal, namun fungsinya tidak melulu untuk mengetik atau
   membuat surat secara missal atau dalam jumlah besar.                Namun, fasilitas yang
   disediakan Microsoft Word ini dapat pula digunakan untuk hal-hal lain, seperti
   membuat ID Card (Kartu Tanda Pengenal), Daftar Harga, Sertifikat atau Piagam
   Penghargaan, dan lain-lain. Hal yang terpenting dalam fasilitas ini adalah: harus ada
   sumber data (data source) yang terdiri dari Field Name, Field dan Record. Nah lho….
   Ketiga hal tersebut kan merupakan struktur dari sebuah table database!? Ya iyalah….
   Makanya sebelum belajar Mail Merge kita harus tahu dulu tentang database, Oke……?
   Baiklah, anggap saja kita sudah paham tentang database, maka selanjutnya kita harus
   mulai melakukan setting terhadap mail merge kita. Dalam tutorial kali ini, saya akan
   merujuk kepada pemakaian Microsoft Word versi 2007. Adapun beberapa langkah
   mudah yang perlu kita lakukan adalah:
   1. Buka file Format KHS yang telah siap untuk digunakan.
   2. Klik menu Mailings untuk mengaktifkan Mailing Ribbons




   3. Klik pada tombol ‘Start Mail Merge’, kemudian klik E




                                  A Really Simple Tutorial
                                Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                      By: Abdul Syukri
                  Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
4. Klik pada tombol ‘Select Recipients  Use Existing List….




5. Pilih file sumber pada drive / folder penyimpanannya.




6. Pilih table Database KHS yang akan digunakan, misalnya Database yang diberi
   nama ISLAM.

                               A Really Simple Tutorial
                             Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                   By: Abdul Syukri
               Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
   Nama database boleh menggunakan nama apapun, namun yang paling penting jelas
   dan langsung merujuk kepada database yang dimaksudkan, sehingga kita tidak
   kesulitan untuk mencari database yang kitab butuhkan. Tentang bagaimana cara
   memberi nama database, silahkan kunjungi website kami: http://olah-olah.web.id
   untuk membuka tutorial Membuat Name Definition.


7. Langkah yang tidak kalah pentingnya adalah memeriksa validitas data. Untuk
   memastikan keabsahan data, ada baiknya anda memeriksa data-data yang terdapat
   pada data sumber, yaitu dengan cara mengklik tombol Edit Recipient List…




                              A Really Simple Tutorial
                            Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                  By: Abdul Syukri
              Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
   Sehingga tampilannya menjadi…




   Silahkan scroll ke bawah untuk memeriksa apakah ada data-data yang belum
   masuk kedalam database, ataukah terdapat error pada database. Bila tidak terdapat
   masalah dengan data-data tersebut diatas, anda bisa mulai menyisikan Field Name
   ke dalam dokumen.


8. Untuk menyisipkan field ke dalam dokumen, klik
   Insert Merge Field.




   Sehingga tampilannya menjadi…..




                              A Really Simple Tutorial
                            Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                  By: Abdul Syukri
              Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
   Langkah selanjutnya klik pada salah satu Field Name yang tertera. Namun
   sebelumnya, pastikan posisi kursor berada pada tempat yang seharusnya, yaitu
   pada Cell yang akan di isi dengan data yang bersumber dari table database.
   Contoh tampilannya adalah….




9. Bila semua Field Name telah di sisipkan pada tempat yang seharusnya, langkah
   berikutnya adalah menampilkan hasil penggabungan (merger) antara Format KHS
                                                         dengan Database KHS. Caranya
                                                         yaitu   dengan    cara   mengklik
                                                         tombol Preview Results.




   Contoh hasil
   penggabungannya
   adalah….




                              A Really Simple Tutorial
                            Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                  By: Abdul Syukri
              Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id
   10. Cek semua Record (baris data) dengan cara mengklik tombol Next atau Previous



   11. Selanjutnya bila semua record tidak bermasalah alias semua data sudah valid, kita
          sudah bisa menggabungkan data secara permanent, baik dalam bentuk soft copy
          maupun hard copy.
             Untuk menghasilkan soft copy file gabungan, cukup dengan satu langkah
              mudah, yaitu Klik tombol Finish and Merge, kemudian pilih dan klik Edit
              Individual Documents…




             Untuk langsung mencetak hasil penggabungan, cukup anda klik pilihan



             Sedangkan bagi yang ingin mengirimkan hasilnya via email bisa mengklik

              pilihan



Demikianlah tutorial singkat tentang cara membuat Kartu Hasil Studi dengan fasilitas Mail
Merge yang disediakan Microsoft Word. Saya rasa pekerjaan ini cukup mudah untuk
dilakukan. Bagi anda Bapak/Ibu guru Wali Kelas saya ucapkan selamat bekerja, semoga
sukses.
                    Akhir kata, Silahakan mencoba dan semoga bermanfaat.




                                        A Really Simple Tutorial
                                      Membuat Kartu Hasil Studi (KHS)
                                            By: Abdul Syukri
                        Email: syukreee@gmail.com Website: http://olah-olah.web.id

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Stats:
views:2714
posted:12/7/2011
language:
pages:13
Description: Tutorial Membuat Rapor atau KHS mencoba mengupas tentang langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat Rapor menggunakan fasilitas Mail Merge yang tersedia pada Microsoft Word plus Database yang dipersiapkan dengan Microsoft Excel.
Abdul Syukri Abdul Syukri Sekolah Menengah Kejuruan http://smkn1lingsar.sch.id
About Hi, I'm a teacher. I teach at a vocational school in Lombok. I teach English and some computer related subjects. I'm particularly interested in the development of teaching media.