Annual Textbook Calendar District Adoption

Annual Textbook Calendar 



District Adoption 



The district, in general, follows the state adoption schedule established by 

the Department of Education. After state adoptions are completed, district 

area specialists and adoption committees examine the state adopted 

materials and select the most appropriate for the Escambia County 

Schools. The district adoption may be made during the summer or fall 

following the state adoption. 





Textbook Adoption Timeline 



SAS = Subject Area Specialist  MS= Media Services 





During the school year

· SAS: School committees meet to look at state­adopted titles and choose 

the titles they want. Subject area specialist will create list of course(s) and 

selected title(s). 



October

· MS & SAS: Meet to discuss committee progress 



November

· MS & SAS: Meet with subject area specialists to get committee 

membership list(s). Lay people should be identified on the list(s). 



December

· SAS: By December, committees select titles to recommend for adoption.

· SAS: Request a sample of materials to be sent to Media Services for 

public viewing.

· MS: Send Memo to advertise material display to Cindy Paulk, Public 

Relations Department (469­6135, office; 469­6379, fax); adds to run in 

January. 



January

· MS: Run the Pensacola News Journal ad for display of materials.

· SAS: Materials due into the Professional Library for public viewing (Jan. 

th 

6  ).

th 

· MS: Materials are ready for public viewing by January 30  . 



February

· MS & SAS: Meet with subject area specialist to discuss projected school 

numbers (due in early March).

· SAS: Contact information technology for a print­out of student enrollment 

for all the courses and grade levels covered by the textbook adoption by 

school and by district. Use this data to verify the district projections.

· SAS: Create projection spreadsheets and ask schools to verify student 

and teacher counts.

· SAS: Subject area specialists meet to consider public comments (Feb. 

th 

6  ).

th 

· SAS: Deadline for final recommendation (Feb. 20  ). 



March

· MS: Executive Summary due to Assistant C&I (includes the list of 

Instructional Materials recommended by District Textbook Adoption 

Committees for approval at the March School Board Meeting).

· SAS: Prepare final orders for schools (final student/teacher counts 

provided to vendor(s) to prepare final orders for the schools).

· SAS: Once the final orders (PQs) have been received, they should be 

checked for accuracy. If errors are discovered, contact the vendor and 

request corrected PQs. When the SAS has received and verified the PQs, 

they should be forwarded to Media Services. In addition to the individual 

school PQs, please remember to request a district total sheet form each 

vendor.

· MS & SAS: Towards the end of March, the School Board votes on 

textbooks.

· MS: Begin inputting total book order numbers in FIMWEB. 



April

· MS: District textbook projections due to DOE FIMWEB (April 1st).

· MS & SAS: School orders sent to Sandi Lyle to order from FSBD. 



May

· MS & SAS: New adoption textbooks begin arriving at warehouse and are 

processed.

· MS: Media Services adds records to Destiny and sends barcoding kits to 

schools. 





Other Important Textbook Dates 



August:     Textbooks checked out in Destiny by the end of the second week of 

school. At the end of the second week of school, reports should be 

run by the textbook coordinator to ensure that this is complete. 



February: Media Services creates draft “free materials” orders and emails them 

to the schools. Schools edit and/or approve the draft orders and send 

them back to Sheila Brandt (sbrandt@escambia.k12.fl.us) in the 

media services office by the deadline listed in the email. 



April:        Media Services sends email to all schools to begin planning for the 

pick­up of off­adoption textbooks. Materials off of adoption will be 

listed and instructions packaging will be included. It is the school’s 

responsibility to notify Media Services of the intent to participate in 

the book pick­up and to prepare for the pick­up date.

Media Services will initialize textbook inventories for all Destiny 

schools in late April. 



Media Services and the Warehouse will send the Annual Physical 

Inventory to the schools not using the Destiny textbook management 

system. 



May:  All Destiny schools will finish their inventories by mid May. Then, 

Media Services will finalize all inventories. Once the inventories are 

finalized, the schools will submit their finalized inventory report to 

Media Services. For more information about this process, visit the 

inventory section of this handbook. 

th 

June:  Deadline to check­in books. On June 30  , all books still checked­out 

will be moved to Lost status. 





Summer:  Old textbooks are picked up for disposal.