SENARAI DOKUMEN SPK PTSL
PROSEDUR UTAMA
PROSEDUR UTAMA NOMBOR RUJUKAN
1. Prosedur Perolehan Bahan UKM/PTSL/PU/1
1.1 Arahan Kerja
i. Arahan Kerja Penilaian dan Pemilihan Pembekal UKM/PTSL/PU/1/AK-1
ii. Arahan Kerja Pesanan Yang Tidak Dibekalkan UKM/PTSL/PU/1/AK-2
iii. Arahan Kerja Mengurus Pembaharuan dan UKM/PTSL/PU/1/AK-3
Pembatalan langganan Jurnal Bercetak dan PDK
iv. Arahan Kerja Mengurus Tuntutan Jurnal Bercetak, UKM/PTSL/PU/1/AK-4
PDK dan bayaran Balik
v. Arahan Kerja Mengurus Bahan Hadiah UKM/PTSL/PU/1/AK-5
1.2 Dokumen Sokongan
i. Borang Permohonan Bahan PTSL/OLEH-B1
ii. Borang Pemeriksaan Buku PTSL/OLEH-B2
iii. Borang Pemeriksaan Bahan Media PTSL/OLEH-B3
iv. Borang pengesahan Penerimaan Bahan Monograf PTSL/OLEH-B4
v. Borang Daftar Bil PTSL/OLEH-B5
vi. Borang Statistik Harian Perolehan Bahan PTSL/OLEH-B6
vii. Borang Statistik Pesanan Buku PTSL/OLEH-B7
viii. Borang Statistik Penerimaan Buku PTSL/OLEH-B8
ix. Borang Statistik Pesanan dan Penerimaan Media PTSL/OLEH-B9
x. Borang Statistik Pesanan dan Penerimaan Tesis PTSL/OLEH-B10
xi. Borang Pengesahan Penerimaan Bahan Media PTSL/OLEH-B11
xii. Borang Pengesahan Penerimaan Bahan Mikro PTSL/OLEH-B12
xiii. Borang Permohonan Melanggan Jurnal/PDK PTSL/OLEH-JUR-B1
xiv. Borang Penilaian Jurnal JKPU PTSL/OLEH-JUR-B2
xv. Borang Pesanan Jurnal/PDK PTSL/OLEH-JUR-B3
xvi. Borang Daftar Bil PTSL/OLEH-JUR-B4
xvii. Borang Statistik Perbelanjaan Jurnal/PDK PTSL/OLEH-JUR-B5
Mengikut Pembekal
xviii. Borang Statistik Perbelanjaan Jurnal/PDK PTSL/OLEH-JUR-B6
xix. Borang Pemeriksaan Jurnal PTSL/OLEH-JUR-B7
xx. Borang Tuntutan Jurnal/PDK PTSL/OLEH-JUR-B8
xxi. Borang Statistik Penerimaan Jurnal/PDK PTSL/OLEH-JUR-B9
xxii. Borang Pengesahan Penerimaan Jurnal/PDK PTSL/OLEH-JUR-B10
2. Prosedur Pemusakaan Terbitan UKM UKM/PTSL/PU/2
2.1 Brosur Perkhidmatan Koleksi Arkib UKM
2.3 Borang Rujukan Koleksi Arkib UKM
2.3 Susunan Rak Koleksi Arkib UKM
1
PROSEDUR UTAMA NOMBOR RUJUKAN
3. Prosedur Pengkatalogan Bahan UKM/PTSL/PU/3
3.1 Arahan Kerja
i. Arahan Kerja Pengkatalogan Asal UKM/PTSL/PU/3/AK-1
ii. Arahan Kerja Pengkatalogan Bahan Naskhah UKM/PTSL/PU/3/AK-2
Tambahan
iii. Arahan Kerja Pengkatalogan Penyalinan (Rekod UKM/PTSL/PU/3/AK-3
Yang Didownload)
iv. Arahan Kerja Pengkatalogan Penyalinan (Rekod UKM/PTSL/PU/3/AK-4
Yang Diinput)
v. Arahan Kerja Pengkatalogan bahan Perlu UKM/PTSL/PU/3/AK-5
Pembetulan
vi. Arahan Kerja Pengkatalogan Bahan Terbitan UKM/PTSL/PU/3/AK-6
Bersiri
3.2 Panduan Kerja
i. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Virtua
(Bahan Elektronik)
ii. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Virtua
(Bahan Media)
iii. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Virtua
(Bahan Monograf)
iv. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Virtua
(Bahan Terbitan Bersiri)
v. Panduan Penampalan Label Nombor Panggilan
vi. Panduan Penyediaan Kad Susunan Rak
vii. Panduan Penyediaan Label Nombor Panggilan
viii. Panduan Penyediaan Label Nombor Panggilan
Bagi Keluaran Yang Telah Dijilid
ix. Panduan Penampalan Label Nombor Panggilan
Bagi Keluaran yang Telah Dijilid
x. Panduan Penyemakan Rekod Bahan Dalam
Pangkalan Data Virtua Melalui Browse Searching
xi. Panduan Penyemakan Rekod bahan Dalam
Pangkalan Data Virtua Melalui Control Number
xii. Panduan Penyemakan Rekod Bahan Dalam
Pangkalan Data ITSMARC
xiii. Panduan Penyemakan Rekod Bahan Dalam
pangkalan Data LCWeb
xiv. Panduan Penyuntingan Rekod Katalog Bahan
Terbitan Bersiri Dalam Sistem Virtua
3.3 Dokumen Sokongan
i. Borang Statistik hairan Untuk Pembantu Tadbir PTSL/KAT-B1
ii. Borang Statistik harian Untuk Kerja PTSL/KAT-B2
Pengkatalogan Bahan Monograf
2
PROSEDUR UTAMA NOMBOR RUJUKAN
iii. Borang Kemasukan Tajuk Perkara dan Nombor PTSL/KAT-B3
Panggilan
iv. Borang Bahan Seminar Siap Proses (Bahan PTSL/KAT-B4
ditempatkan di Koleksi Asia Tenggara dan Khas)
v. Borang Statistik Harian Untuk Kerja Pemprosesan PTSL/KAT-B5
Bahan Siap Katalog
vi. Borang Pengesahan Penerimaan Bahan PTSL/KAT-B6
Perpustakaan (Bahan Tesis Islam Yang Siap Di
katalog)
vii. Borang Penyelenggaraan Entri Utama Nama/ PTSL/KAT-B7
Tajuk/Perkara/Judul Siri
viii. Borang Statistik Penyuntingan Rekod Dalam PTSL/KAT-B8
Virtua
ix. Brang Statistik harian Untuk Kerja PTSL/KAT-B9
Pengkatalogan/Pemprosesan Bahan Terbitan
Bersiri
x. Borang Statistik Harian Untuk Kerja PTSL/KAT-B10
Pengkatalogan/Pemprosesan Bahan Media
4. Prosedur Penyelenggaraan Rekod Katalog Virtua UKM/PTSL/PU/4
4.1 Arahan Kerja
i. Pembetulan/Penyeragaman Entri Dalam UKM/PTSL/PU/4/AK-1
Pangkalan Data Sistem Virtua
ii. Arahan Kerja Pewujudan Failkuasa Dalam UKM/PTSL/PU/4/AK-2
Pangkalan Data Sistem Virtua
4.2 Panduan Kerja
i. Panduan Memadam Tag
ii. Panduan Menambah Tag
iii. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Dalam
Sistem Virtua (Bahan elektronik)
iv. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Dalam
Sistem Virtua (Bahan Media)
v. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Dalam
Sistem Virtua (Bahan Monograf)
vi. Panduan Mengisi Tag Dalam Sistem Dalam
Sistem Virtua (Bahan Terbitan Bersiri)
vii. Panduan Penyemakan Rekod Bahan Dalam
Pangkalan Data Virtua Melalui Browse Searching
viii. Panduan Penyemakan Rekod Dalam Pangkalan
Data ITSMARC
ix. Panduan Penyemakan Rekod Dalam Pangkalan
Data LCWeb
3
PROSEDUR UTAMA NOMBOR RUJUKAN
4.3 Dokumen Sokongan
i. Borang Penyelenggaraan Entri Nama/Tajuk PTSL/KAT-B7
Perkara/Judul Siri
ii. Borang Statistik Penyuntingan Rekod Dalam PTSL/KAT-B8
Virtua
iii. Jadual Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekod
Katalog Virtua
5. Prosedur Pengindeksan Bahan UKM/PTSL/PU/5
5.1 Panduan Kerja
i. Panduan Kemasukan Data Artikel Akhbar
ii. Panduan Kemasukan Data Tesis
iii. Panduan Kemasukan Data Artikel Jurnal
iv. Panduan Kemasukan Data Seminar
v. Panduan Penyuntingan Data
5.2 Borang
i. Borang Pengindeksan Akhbar PTSL/IND-B1
ii. Borang Pengindeksan Tesis PTSL/IND-B2
iii. Borang Pengindeksan Jurnal PTSL/IND-B3
iv. Borang Pengindeksan Seminar/Persidangan PTSL/IND-B4
6. Prosedur Penyusunan Bahan UKM/PTSL/PU/6
6.1 Arahan Kerja
i. Arahan Kerja Urusan Buku Rosak UKM/PTSL/PU/6/AK-1
6.2 Dokumen Sokongan
i. Borang Statistik Penyusunan Bahan di Rak PTSL/SUSUN-B1
ii. Borang Laporan Bacaan Susunan Rak PTSL/SUSUN-B2
7. Prosedur Pendaftaran Keahlian UKM/PTSL/PU/7
7.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Pendaftaran Ahli PTSL/PLG-B1
8. Prosedur Pinjaman dan Pemulangan Bahan UKM/PTSL/PU/8
8.1 Arahan Kerja
i. Arahan Kerja Pinjaman dan Pemulangan Bahan UKM/PTSL/PU/8/AK-1
Koleksi Asia Tenggara dan Koleksi Dokumen
ii. Arahan Kerja Pinjaman dan Pemulangan bahan UKM/PTSL/PU/8/AK-2
Koleksi Media
iii. Arahan Kerja Pinjaman dan Pemulangan Bahan UKM/PTSL/PU/8/AK-3
Koleksi Jurnal dan Koleksi Rujukan
iv. Arahan Kerja Pinjaman dan pemulangan Bahan UKM/PTSL/PU/8/AK-4
Koleksi Arkib dan Koleksi Khas
4
PROSEDUR UTAMA NOMBOR RUJUKAN
8.2 Panduan Kerja
i. Panduan Pembayaran Denda
ii. Panduan Penyelesaian Masalah Buku Dari Koleksi
Am/Arab dan Tamadun Islam Yang Tidak Boleh
Dipinjam
iii. Panduan Mengakses Gemilang Web Gateway
8.3 Dokumen Sokongan
i. Slip Urusan Buku Tempahan/Rosak PTSL/PLG-B19
ii. Borang Slip Pinjaman Bahan PTSL/PLG-B2
iii. Borang Membawa Keluar Bahan Perpustakaan PTSL/PLG-B3
iv. Borang Permohonan Merujuk Bahan Pelanggan PTSL/PLG-B9
IPTA/IPTS PERPUN
v. Borang Statistik PTSL/ST/KATD-B1
vi. Resit Bayaran Denda
9. Prosedur Perkhidmatan Sistem Pembekalan Penerbitan UKM/PTSL/PU/9
(SPP daripada Perpustakaan Tun Seri Lanang [PTSL]
kepada Institusi Luar)
9.1 Panduan Kerja
i. Panduan Permohonan Sistem Pembekalan
Penerbitan
ii. Panduan Pengendalian dan Penghantaran Bahan
9.2 Dokumen Sokongan
i. Borang Permohonan Sistem Pembekalan PTSL/PLG-B4
Penerbitan
ii. Surat Makluman/Pengesahan Sistem Pembekalan PTSL/PLG-B22
Penerbitan
10. Prosedur Perkhidmatan Sistem Pembekalan Penerbitan UKM/PTSL/PU/10
(SPP kepada Perpustakaan Tun Seri Lanang [PTSL]
daripada Institusi Luar)
10.1 Panduan Kerja
i. Panduan Permohonan Sistem Pembekalan
Penerbitan
ii. Panduan Pengendalian dan Penghantaran Bahan
10.2 Dokumen Sokongan
i. Surat Pengesahan Pinjaman Sistem Pembekalan PTSL/PLG-21
Penerbitan
5
PROSEDUR UTAMA NOMBOR RUJUKAN
11. Prosedur Perkhidmatan Pencarian Maklumat UKM/PTSL/PU/11
11.1 Arahan Kerja
i. Arahan Kerja Mengesan Buku Yang Tiada di Rak UKM/PTSL/PU/11/AK-1
11.2 Panduan Kerja
i. Panduan Menggubal Strategi Pencarian Maklumat
ii. Panduan Penggunaan Indeks dan Abstrak Secara
Manual
iii. Panduan Penggunaan Perpustakaan Digital UKM
iv. Panduan Penggunaan CD-ROM
v. Panduan Penggunaan Pangkalan Data Dalam
Talian
vi. Panduan Penggunaan Internet-Pencarian
Maklumat
vii. Panduan Penggunaan Pencetak PTSL/BPM-B1
viii. Panduan Penggunaan Mesin Kirawang
ix. Panduan Penggunaan/Tempahan Makmal
Internet/Multimedia
11.3 Dokumen Sokongan
i. Borang Statistik Pertanyaan di Meja Penasihat PTSL/BPM-B2
Pembaca
ii. Borang Soalan Rujukan Lanjutan PTSL/BPM-B3
iii. Borang Perkhidmatan Pakej Maklumat PTSL/BPM-B4
iv. Borang Mengesan Buku Yang Tiada di Rak
v. Laporan Tahunan BPM
12. Prosedur Pendidikan dan Bimbingan Pelanggan UKM/PTSL/PU/12
12.1 Panduan Kerja
i. Panduan Pendaftaran dan Kelayakan Keahlian
Perpustakaan UKM
ii. Panduan Mengendalikan Kursus Kemahiran
Maklumat Perpustakaan UKM
iii. Panduan Penggunaan/Tempahan Makmal Internet/
Multimedia
iv. Panduan Mengakses GEMILANG Web Gateway
v. Panduan Penggunaan CD-ROM
vi. Panduan Penggunaan Pangkalan Data Dalam
Talian
vii. Panduan Penyediaan Bahan Pengajaran
viii. Panduan Penggunaan Indeks dan Abstrak Secara
Manual
ix. Panduan Kursus Kemahiran Maklumat
6
PROSEDUR SOKONGAN
PROSEDUR SOKONGAN NOMBOR RUJUKAN
1. Prosedur Penggunaan Bilik Karel dan Lokar UKM/PTSL/PS/1
1.1 Panduan Kerja
i. Panduan Pendaftaran Keahlian dan Kelayakan
Perpustakaan
2.1 Dokumen Sokongan
i. Kad Sewa Bilik Karel
ii. Kad Sewa Lokar
iii. Borang Permohonan/Tempahan Menggunakan PTSL/PLG-B10
Bilik Karel/Lokar
iv. Senarai Semakan Bilik Karel PTSL/PLG-B11
v. Senarai Semakan Lokar PTSL/PLG-B12
vi. Resit Rasmi
vii. Baucar Penerimaan PTSL/PLG-B13
2. Prosedur Penggunaan Bilik Perbincangan UKM/PTSL/PS/2
1.1 Dokumen Sokongan
i. Resit Rasmi
ii. Buku Daftar Penggunaan Bilik Perbincangan
iii. Senarai Semakan Bilik Perbincangan PTSL/PLG-B14
iv. Borang Tempahan Bilik Perbincangan PTSL/PLG-B17
3. Prosedur Penggunaan Bilik Serbaguna dan Bilik Tayangan UKM/PTSL/PS/3
1.1 Panduan Kerja
i. Panduan Penggunaan Bahan Media
2.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Tempahan Peralatan dan Kemudahan PTSL/PLG-B6
ii. Jadual Tempahan Bulanan Bilik Serbaguna/ PTSL/PLG-B18
Tayangan
iii. Senarai Semakan Bilik Serbaguna/Tayangan PTSL/PLG-B15
iv. Buku Daftar Penggunaan Bilik Serbaguna/
Tayangan
4. Prosedur Perolehan Perkakasan, Perisian, Bahan Media UKM/PTSL/PS/4
dan Peralatan Media
1.1 Arahan Kerja
i. Pemilihan dan Penilaian Pembekal Perkakasan/ UKM/PTSL/PS/4/AK-1
Perisian/Bahan Media/Peralatan Media
ii. Arahan Kerja Permohonan Pesanan Rasmi UKM/PTSL/PS/4/AK-2
iii. Arahan Kerja Pelawaan Sebutharga Secara UKM/PTSL/PS/4/AK-3
Bertulis
iv. Arahan Kerja Pemantauan Bekalan Perkakasan/ UKM/PTSL/PS/4/AK-4
Perisian/Bahan Media/Peralatan Media
7
PROSEDUR SOKONGAN NOMBOR RUJUKAN
v. Arahan Kerja Penerimaan dan Pemeriksaan UKM/PTSL/PS/4/AK-5
Perkakasan/Perisian/Bahan Media/Peralatan
Media
vi. Arahan Kerja Menguruskan Bayaran UKM/PTSL/PS/4/AK-6
2.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Harga Tender
ii. Borang Laporan Sebutharga
iii. Borang Pembukaan Sebutharga
iv. Borang Permohonan Import
v. Borang Perolehan Komputer
vi. Borang Permohonan Untuk Mentenderkan
Barang/Perkhidmatan
vii. Borang Spesifikasi Tender
viii. Borang Penilaian Prestasi Pembekal
ix. Senarai Pembekal Perkakasan/Perisian/Bahan
Media/Peralatan Media
x. Borang Permohonan Pesanan Rasmi PTSL/BP-1
xi. Borang Penyelenggaraan Alat Radas/Mesin
Pejabat
xii. Surat Permohonan Pesanan Rasmi
xiii. Surat Panggilan Sebutharga
xiv. Borang Pemeriksaan Perkakasan/Perisian/Bahan
Media/Peralatan Media
xv. Borang Ketidakpatuhan Produk/Perkhidmatan
xvi. Pelekat PTSL PTSL/BP-3
xvii. Borang Penerimaan Barang-barang/
Perkhidmatan PTSL/KKP-B1
5. Prosedur Penyelenggaraan Perkakasan, Perisian dan UKM/PTSL/PS/5
Peralatan Media
1.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Aduan Kerosakan PTSL/BA-B1
ii. Borang Penyelenggaraan Perkakasan/Perisian PTSL/BA-B2
iii. Borang Kebenaran Membawa Keluar Borang PK18
Hartabenda Milik UKM
iv. Borang Rekod Penyelenggaraan Peralatan PTSL/MEDIA-B2
Media/Mikro
v. Borang Rekod Aduan Kerosakan Perlatan PTSL/MEDIA-B3
Media. Mikro
vi. Borang Penyelenggaraan Alat Radas/Mesin
Pejabat
8
PROSEDUR SOKONGAN NOMBOR RUJUKAN
6. Prosedur Penyimpanan Alat Tulis UKM/PTSL/PS/6
1.1 Arahan Kerja
i. Arahan Kerja Penerimaan dan Pemeriksaan UKM/PTSL/PS/4/AK-5
Perkakasan/Perisian/Bahan Media/Peralatan
Media
2.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Pesanan-Stor Pusat
ii. Borang Pengeluaran Barang-Barang PTSL/BP-2
iii. Kad Daftar Stok Bekalan
7. Prosedur Penyimpanan Bahan Media UKM/PTSL/PS/7
1.1 Arahan Kerja
i. Arahan Kerja Penerimaan dan Pemeriksaan
Perkakasan/Perisian/Bahan Media/Peralatan
Media
2.1 Dokumen Sokongan
i. Buku Permohonan Bahan/Pinjaman Peralatan
Media
ii. Borang Pemeriksaan Perkakasan/Perisian/Bahan PTSL/BP-3
Media/Peralatan Media
8. Prosedur Aduan Pelanggan UKM/PTSL/PS/8
1.1 Panduan Kerja
i. Panduan Pengendalian Aduan pelanggan Melalui
Peti Cadangan
ii. Panduan Pengendalian Aduan Pelanggan
Melalui Surat
iii. Panduan Pengendalian Aduan Pelanggan
Melalui E-mel
iv. Panduan Pengendalian Aduan Pelanggan
Melalui Telefon
2.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Aduan Pelanggan
ii. Borang Tindakan Pencegahan dan Pembetulan
9. Prosedur Latihan UKM/PTSL/PS/9
1.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Latihan Pegawai/Kakitangan Baru PTSL/LAT-B1
ii. Borang Latihan Pegawai/Kakitangan Baru PTSL/LAT-B2
(Bukan Pustakawan/Pembantu Perpustakaan)
iii. Borang Penilaian Kursus/Ceramah PTSL/LAT-B3
iv. Borang Penilaian Selepas Tiga Bulan PTSL/LAT-B4
Berkhidmat
10. Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan UKM/PTSL/PS/10
9
PROSEDUR SOKONGAN WAJIB
PROSEDUR SOKONGAN WAJIB NOMBOR RUJUKAN
1. Prosedur Perolehan Bahan UKM/PTSL/PSW/1
1.1 Dokumen Sokongan
i. Senarai Edaran Dokumen Induk
ii. Nota Penerimaan dan Serahan Dokumen
iii. Borang Permintaan Pengeluaran/Pindaan
Dokumen
iv. Senarai Induk Dokumen PTSL
v. Senarai Dokumen Bahagian
vi. Senarai Induk Dokumen Luar PTSL
vii. Senarai Dokumen Luar Bahagian
2. Prosedur Kawalan Rekod UKM/PTSL/PSW/2
2.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Daftar Rekod PTSL/KR-B1
ii. Borang Daftar pergerakan Fail Bahagian PTSL/KR-B2
iii. Borang Daftar Pelupusan Rekod/Fail PTSL/KR-B3
3. Prosedur Audit Dalaman UKM/PTSL/PSW/3
3.1 Dokumen Sokongan
i. Jadual Perancangan Audit
ii. Surat Pelantikan Auditor
iii. Program Audit
iv. Senarai Semakan Audit
v. Laporan Ketidakpatuhan Audit PTSL/AUD-B1
vi. Laporan Ringkasan Audit PTSL/AUD-B2
vii. Audit Log PTSL/AUD-B3
4. Prosedur Kawalan Ketidakpatuhan Produk/Perkhidmatan UKM/PTSL/PSW/4
4.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Kawalan Ketidakpatuhan Produk/ PTSL/KPP-B1
Perkhidmatan
ii. Borang Penilaian Prestasi Pembekal bahan PTSL/OLEH-B1
iii. Borang Penilaian Prestasi Pembekal Perkakasan/ PTSL/BP-B1
Perisian/Bahan Media/Peralatan Media
iv. Borang Statistik Harian Untuk Kerja PTSL/KAT-B2
Pengkatalogan
v. Slip Urusan Buku Tempahan/Rosak
vi. Borang Laporan Bacaan Susunan Rak
vii. Borang Analisa Keberkesanan Kursus
viii. Slip Buku Bermasalah
10
PROSEDUR SOKONGAN WAJIB NOMBOR RUJUKAN
5. Prosedur Kawalan Rekod UKM/PTSL/PSW/5
5.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Tindakan Pembetulan PTSL/TB/B1
ii. Log Tindakan Pembetulan PTSL PTSL/TB-B2
iii. Log Tindakan Pembetulan Bahagian PTSL/TB-B3
6. Prosedur Kawalan Rekod UKM/PTSL/PSW/6
6.1 Dokumen Sokongan
i. Borang Tindakan Pencegahan PTSL/TC-B1
ii. Log Tindakan Pencegahan PTSL/TC-B2
11